Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý. Dưới đây là bài: “Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật” của tôi. Bài tập học kỳ này của tôi sẽ đi sâu vào phân tích về soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRUNG TÂM TƯ VẤN PHÁP LUẬT

.………

MÔN HỌC KỸ NĂNG CHUNG VỀ TƯ

VẤN PHÁP LUẬT BÀI TẬP HỌC KỲ

Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

HỌ VÀ TÊN :

MSSV : LỚP : NGÀNH :

Hà Nội, 2021

MỞ ĐẦU

Người xưa có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” ý nói về nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản giỏi, cần phải viết nhiều

và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn

đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp

lý Dưới đây là bài: “Phân tích những yêu

cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật” của tôi Bài tập học kỳ này của tôi sẽ

đi sâu vào phân tích về soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

THÂN BÀI

Tư vấn pháp luật là việc luật sư hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp khách hàng soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của họ (khoản 1 Điều 28 Luật Luật sư 2006) Tư vấn pháp luật là một loại hình dịch vụ trí tuệ, một nghề sử dụng trí tuệ của luật sư trong các lĩnh vực pháp luật, đòi hỏi người luật sư phải có kỹ năng, kiến thức hiểu biết pháp luật một cách sâu sắc, rộng rãi, có trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp Thông qua đó, luật sư góp phần tuyên truyền nhận thức pháp lý cho mọi công dân trong đời sống xã hội và góp

phần xây dựng hệ thống pháp luật được kịp thời và hoàn chỉnh hơn, do quá trình hoạt động thực tiễn luật sư nắm bắt được những

lổ hỏng của luật pháp và những vấn đề phát sinh trong thực tế mà luật chưa kịp thời điều chỉnh

Việc tư vấn bằng văn bản thông thường được tiến hành vì những lý do sau đây:

- Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp người tư vấn và không muốn tư vấn qua điện thoại

- Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy của giải pháp thông qua việc đề ra các

câu hỏi để người tư vấn trả lời bằng văn

bản

- Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho

những mục đích riêng của khách hàng

pháp luật

quan hệ với khách hàng

- Thư đề nghị mức phí

- Thư từ chối yêu cầu của khách hàng

- Thư đề nghị cung cấp thông tin hoặc tài

liệu bổ sung

- Thư tư vấn

- Thư yêu cầu thanh toán phí dịch vụ

quan hệ với bên thứ ba

- Công văn hỏi ý kiến chính thức của các

cơ quan hữu quan

- Thư đề nghị người thứ ba thanh toán, làm hoặc không làm một việc gì theo yêu

cầu của khách hàng

- Ý kiến pháp lý

4. Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật

Những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật, gồm:

- Tính chính xác

- Trả lời đúng hẹn với khách hàng

- Tính logic, chặt chẽ

- Tính súc tích

- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp, chính xác

- Kỹ thuật trình bày văn bản

Dưới đây sẽ là phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật, cụ thể:

Tính chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cả hành động tư vấn pháp luật bằng lời nói lẫn hành động tư vấn pháp luật bằng văn bản vì chỉ một từ bị hiểu sai có thể

thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Do đó khi soạn thảo văn bản, phải sử dụng từ ngữ chính xác, tránh dùng các từ đa nghĩa có thể khiến khách hàng khi đọc sẽ hiểu sai Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi

nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư Đồng thời, việc lựa chọn thuật ngữ pháp lý và trích dẫn nội dung từ các văn bản quy phạm pháp luật đòi hỏi luật sư phải tìm hiểu kỹ càng và giải thích ý nghĩa của thuật ngữ để tránh làm khách hàng hiểu sai tinh thần pháp luật

Trả lời khách hàng đúng hẹn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, ý thức, kỷ luật, sự tôn trọng của luật sư đối với khách hàng Trả lời khách hàng chậm trễ sẽ dẫn đến việc khách hàng không hài lòng, mất lòng tin ở khách hàng

và nhiều trường hợp gây ra hậu quả không

nhỏ như khách hàng sẽ tìm đến luật sư khác Nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó

và hẹn thời gian để trả lời

• Tính logic, chặt chẽ

Mỗi văn bản đều có mục đích nhất định tương ứng với mục đích của văn bản mà cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận văn bản là khách hàng Tuy nhiên, dù mục đích soạn thảo là gì thì văn bản cũng phải thể hiện rõ được điều đó để tránh việc khách hàng hiểu sai ý nghĩa mà luật sư muốn văn bản muốn truyền tải Một văn bản phải đảm bảo trật tự logic, nội dung văn bản phải có sự liên kết

đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý Mỗi phần

có thể làm rõ một vấn đề nhưng về tổng thể phải thể hiện được nội dung chính của văn bản Nếu nội dung các phần trong văn bản không liên quan đến nhau hay không giúp làm rõ cho mục đích của văn bản, thậm chí mâu thuẫn với nhau thì văn bản sẽ không đạt được mục đích truyền tải nội dung tới khách hàng của luật sư

• Tính súc tích

Mặc dù là văn bản tư vấn pháp luật, sẽ có nhiều vấn đề cần soạn ra nhưng văn bản cần phải truyền đạt nội dung một cách hiệu quả

mà không được quá dài dòng Câu văn dài

có thể gây sự khó hiểu và dễ mất đi tính chính xác Văn bản càng dài thì khách hàng khi đọc sẽ càng khó nắm bắt được nội dung chính, văn bản quá ngắn lại không cung cấp đầy đủ thông tin gây khó hiểu cho khách hàng khi đọc Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể, tuy nhiên cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì Do đó, văn bản cần có sự súc

tích, diễn đạt đầy đủ nội dung mà không sử dụng quá nhiều từ thừa, trực tiếp đi vào vấn

đề để khách hàng có thể nắm bắt được nội dung của văn bản một cách hiệu quả nhất

có thể

Mỗi văn bản có mục đích và đối tượng hướng đến khác nhau, do đó luật sư cần sử

luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư Luật sư cần lựa chọn cách hành văn và từ ngữ phù hợp với hình thức trình bày và đối tượng khách hàng Cần tạo

ra sự đồng cảm và trao đổi qua lại trong

phần trình bày với khách hàng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.Việc sử dụng ngôn ngữ có thể ảnh hưởng đến hiệu quả truyền đạt của văn bản, làm cho người nhận là khách hàng hiểu rõ quan điểm của người soạn là luật sư Nhìn chung, tùy thuộc vào

thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp

Ngoài cách hành văn sao cho người đọc dễ hiểu nội dung cần truyền đạt nhưng vẫn tạo

ra nét văn phong pháp lý và có tính nghiêm

túc, thì hình thức và kỹ thuật trình bày của văn bản cũng là điều mà luật sư cần lưu tâm

vì nó sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao sự tin tưởng của khách hàng đối với luật sư chúng ta và dịch vụ mà tổ chức hành nghề luật sư cung cấp Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến

là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu,

và hiểu được một cách thống nhất Một số lưu ý khi trình bày văn bản:

- Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng

ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản Một nguyên tắc

mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi

trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản

- Cần có sự thống nhất về phông chữ trong toàn bộ văn bản, tránh sử dụng các phông chữ khác nhau Việc văn bản tư vấn có các phông chữ khác nhau trong phần nội dung sẽ gây suy nghĩ rằng luật

sư tư vấn cẩu thả, cóp nhặt, chắp vá từ nhiều nguồn

- Cỡ chữ trong văn bản tư vấn cũng phải trùng nhau và chọn một cỡ chữ thích hợp, không to quá mà cũng không bé quá Làm sao cho người đọc đọc dễ

dàng Nếu cỡ chữ quá to sẽ khiến khách hàng có cảm giác luật sư không chuyên nghiệp Ngược lại, cỡ chữ quá nhỏ thì sẽ

khiến người đọc mỏi mắt, khó theo dõi

- Khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức hay về nội dung Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy

KẾT LUẬN

Kỹ năng soạn thảo văn bản pháp luật đóng vai trò vô cùng quan trọng dù là một trong những kỹ năng cơ bản nhất Xã hội càng phát triển thì càng đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe, yêu cầu sự chính xác, chuyên nghiệp trong công việc Kỹ năng soạn thảo văn bản cũng không nằm ngoài xu thế chung ấy Do đó trau dồi và nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản là yêu cầu cần thiết

và bắt buộc với tất cả mọi người nói chung

và luật sư khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật nói riêng

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

A. GIÁO TRÌNH

1 TS Phan Chí Hiếu, ThS Nguyễn Thị Hằng Nga (đồng chủ biên), Kĩ năng tư vấn pháp luật, Nxb Tư pháp, Hà Nội, 2011.

B. TÀI LIỆU THAM KHẢO BẮT BUỘC

1 Luật Luật sư năm 2006, Luật sửa đổi bổ sung năm 2012;