Tình hình đấu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội và một và kiến nghị

Tình hình đấu thầu tại Công ty Đầu Tư và phát triển nhà ở Hà Nội và một và kiến nghị

Lời mở đầu

Những năm gần đây, nhà ở tại Hà Nội trở thành vấn đề vô cùng bức xúc Để giải quyết tốt hơn vấn đề này Công ty Đầu T và phát triển nhà ở Hà Nội đợc thành lập theo quyết định của UBND Thành Phố Hà Nội, Công ty đã góp phần vào việc giải quyết nhà ở cho mọi ngời và đợc bằng khen của Thành Uỷ Hà Nội Đấu thầu

là một trong những khâu vô cùng quan trọng của các nhà xây dựng nói chung và Công ty nói riêng, công tác đấu thầu của Công ty trong thời gian qua đợc lãnh đạo Công ty luôn quan tâm và có chỉ đạo sát sao Trong lần thực tập giữa khoá này tôi chọn vấn đề về đầu thầu để lám báo cáo trong lần thực tập tại Công ty

Với thời gian thực tập tại Công ty là không nhiều nên trong báo cáo thực tập của tôi chỉ trình bày một phần rất nhỏ về công tác Đấu thầu của Công ty trong những năm gần đây, đó là những gì tôi nghiên cứu đợc thông qua tài liệu và sự chỉ bảo của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty Nội dung chính trình bày trong bài viết này đợc chia làm 2 phần chính sau:

Chơng i

Chức năng, nhiệm vụ của công ty đầu t và phát

triển nhà hà nội và các phòng ban

I Quá trình hình thành, phát triển của Công ty Đầu T và phát triển nhà ở Hà Nội

Công ty Đầu T và phát triển nhà ở Hà Nội đợc thành lập trên cơ sở sát nhập hai công ty là : Công Ty Đầu T -T vấn và Xây Dựng, theo quyết định số 45/QĐ-UB ngày 29/3/1997 của UBND Thành Phố Hà Nội

Địa chỉ tại: 31 Hai Bà Trng - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Tổng số vốn ban đầu của Công ty là: 24840 Triệu đồng

(Theo điều lệ hoạt động của Công ty trình lên Tổng công ty năm 2002)

•Lập, quản lý và tổ chức thực hiện các dự án kinh doanh xây dựng các khu đô thị, phát triển nhà và các dự án khác

•Xây dựng và lắp đặt các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị (sát lấp mặt bằng, hệ thống cấp thoát nớc, đờng xá, điện bu điện, ) Xây dựng các công trình xây dựng nhà ở, trang trí nội thất

•T vấn và dịch vụ cho các chủ đầu t về các công tác giải phóng mặt bằng và các dịch vụ khác về nhà đất

•Kinh doanh nhà đất, kho bãi khách sạn dịch vụ du lịch

•Liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nớc để phát triển nhà ở, các công trình đô thị

•Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao Trong quá trình phát triển Công ty đã tham gia vào xây dựng nhiều công trình nhà ở và các công trình xây dựng khác tại Hà Nội cũng nh các tỉnh lân cận đ-

ợc đánh giá cao từ các chủ đầu t

Theo số liệu mới nhất tháng 08 năm 2002, tính từ năm 1996 cho đến nay Công ty đã bán tổng cộng 753 căn hộ, đật mức doanh thu 76.342.000.000 Đồng

Tình hình công tác đấu thầu và tài chính của Công ty trong các năm vừa qua

Công trình Công ty tham gia xây dựng trong thời gian qua

(Nguồn Hồ sơ quản lý dự án - Phòng Quản lý dự án)

Bảng doanh thu và lợi nhuận của Công ty trong những năn gần đây

(Theo nguồn báo cáo tài chính từ Phòng kế toán tài chính tháng 4 năm 2002)

Bảng số liệu về các công trình đấu thầu trong thời gian.

Năm 1997 1998 1999 2000 2001

Tỷ lệ trúng thầu (%) 33.33 40.00 42.86 100.00 54.55

(Theo nguồn: Báo cáo tình hình đáu thầu của Công ty trong thời giam qua

Phòng Quản lý dự án cung cấp )

Qua các bảng số liệu trên thì về số công trình trúng thầu cũng nh lợi nhuận của Công ty trong thời gian vừa qua là một kết quả đáng mừng Tuy nhiên trong bản báo cáo tổng kết của Giám đốc công ty Trần Văn Can cuối quý I thì trong thời gian tới các chỉ tiêu này cần phải nâng cao hơn nữa để nâng cao khả năng và uy tín của Công ty đối với Tổng cũng nh đối với các chủ đầu t

II Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban

(Theo nguồn: Điều lệ hoạt động công ty Đầu T và Phát Triển Nhà ở Hà Nội)

Sơ đồ cơ cấu bộ máy Công ty Đầu T và phát triển nhà ở Hà Nội

1 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1.1 Phòng tổ chức hành chính

Chức năng

Tham mu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng bộ máy

tổ chức, hành chính, điều chỉnhquản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty

kỹ thuật

Phòng tư vấn dịch vụ

phòng quản

lý dự

án

Phòng kinh tế tài chính

• Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, bồi dỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm Theo dõi, giả quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thởng và kỷ luật ở Công ty.

• Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của cán bộ Công ty theo phân cấp của Tổng công ty

• Quản lý công việc hành chính của Công ty: Quản lý các hồ sơ công văn, giấy tờ và con dấu của Công ty

• Quản lý tài sản của Công ty bao gồm trụ sở làm việc các khu đất mà Thành phố và Tổng công ty giao cho Công ty quản lý: mua sắm, quản lý các trang thiết bị cho cơ quan

• Hớng dẫn quản lý về chế độ chính sách tiền lơng với cán bộ nhân viên công ty theo đúng quy định của luật pháp Nhà Nớc và phân cấp của Tổng công ty

• Quản lý công tác BHXH, BHYT, cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty Giúp Giám đốc quản lý nhân sự, quốc phòng toàn dân, trật tự an ninh

• Lên lịch làm việc cho Ban Giám đốc, ghi chép biên bản trong các cuộc họp giao ban

• Quản lý chặt chẽ tiền vốn, tài sản đợc giao theo đúng pháp lệnh tài chính

và các qui định của Tổng công ty

• Thực hiện thanh toán và chi trả tiền nguyên vật liệu, nhân công và các khoản dịch vụ mua ngoài khác do Công ty đảm nhận

• Theo dõi công nợ với các đối tác, với nội bộ Tổng công ty Đôn đốc công

• Kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng )

• Kế toán các khoản phải thu, phải trả khách hàng và CBCNV trong công ty

• Kế toán chi phí để tính giá thành sản phẩm

• Kế toán TSCĐ (nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại)

• Kế toán vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, thu hộ, chi hộ, chi khác và quản lý hạch toán vốn trong thanh toán với các đối tác, với Tổng công ty

• Thờng xuyên hớng dẫn kiểm tra sổ sách kế toán các chứng từ

và thực hiện việc hạch toán với các đơn vị khác trực thuộc Công ty

Biên chế

• Trởng phòng : Phụ trách chung

• Phó phòng: Trợ giúp trởng phòng trong lĩnh vực kế toán

• Nhân viên: Từ 5-6 ngời.

1.3 Phòng kế hoạch kỹ thuật

Chức năng

Tham mu cho Giám đốc trong các hoạt động sau:

• Xây dựng chỉ đạo các công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh xây lắp của Công ty hàng tháng, quý, năm

• Xây dựng phơng hớng sản xuất kinh doanh cho phù hợp với khả năng của Công ty và cơ chế thị trờng

• Quản lý khối lợng, chất lợng, kỹ thuật, an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trờng và phòng chống thiên tai theo qui định của nhà nớc

Nhiệm vụ :

• Giúp Giám đốc tổng hợp xây dựng kế hoạch và chơng trình hoạt

động của Công ty trình các thẩm quyền xét duyệt

• Tổ chức thực hiện giao kế hoạch, điều chỉnh, đôn đốc thực hiện và xét duyệt kế hoạch của đơn vị và các đơn vị trực thuộc

• Nghiên cứu tham mu cho Giám đốc về phơng án đầu t chiều sâu,

áp dụng công nghệ, kỹ thuật, thiết bị mới tiên tiến

• Giúp cho giám đốc soạn thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ hàng tháng, quý, năm về kế hoạch, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu của Tổng công ty

• Lập các hợp đồng kinh tế cụ thể, quản lý các hợp đồng để theo dõi thực hiện của các bên có liên quan cho đến khi thanh lý hợp đồng

• Kiểm tra dự toán, quyết toán các công trình do Công ty làm chủ

đầu t và trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định hiện hành

• Soạn thảo và đôn đốc thực hiện các quy định quản lý kỹ thuật, chất lợng trong xây lắp

• Hớng dẫn giám sát việc áp dụng các quy phạm tiêu chuẩn chất ợng trong xây lắp, đảm bảo theo tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế ban hành Tham gia giám sát chất lợng và nghiệm thu các công trình do xí nghiệp của Công ty thi công

l-• Kiển tra để ngăn ngừa các sai phạm trong thiết kế, thi công Tham

mu đề suất phơng án xử lý sai phạm nghiêm trọng, không ảnh ởng đến chất lợng công trình

h-• Tổng hợp kế hoạch mua sắm thiết bị hàng năm của các đơn vị trong Công ty để tổ chức trang bị

• Lập hồ sơ, quản lý thiết bị máy móc thi công của Công ty Quản lý

hồ sơ các thiết bị máy móc mà công ty trang bị, hớng dẫn các đơn

vị trong việc quản lý và sử dụng máy móc thi công

• Soạn thảo và theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý phân cấp Bảo

hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ của Công ty Giám sát thực hiện chế độ bảo hộ lao

động, an toàn lao động, vệ sinh môi trờng

• Chủ trì tổ chức hội thảo tập huấn nâng cao trình độ KHKT nắm bắt công nghệ mới cho cán bộ kỹ thuật Phối hợp cùng Phòng Tổ chức hành chính tổ chức thi tay nghề nâng bậc cho công nhân Biên chế

• Trởng phòng: Phụ trách chung kiêm phụ trách công tác kế hoạch

• Phó phòng: Phụ trách theo dõi các công tác xây lắp, an toàn, BHLĐ

• Nhân viên trong phòng : 6 -8 ngời

Nhiệm vụ:

• Tổ chức lập các dự án đầu t, xác định rõ nguồn gốc vốn đầu t, thực hiện các thủ tục về đầu nh để trình các cấp có thẩm quyền xét duyệt theo đúng quy chế đầu t và xây dựng hiện hành

• Tổ chức, quản lý thực hiện việc kinh doanh, khai thác dự án theo

đúng quyết định phê duyệt, phù hợp với chính sách của nhà nớc và tình hình thị trờng

• Lập kế hoạch vốn và huy động các nguồn vốn phù hợp với việc phát triển kinh doanh dự án

• Giúp cho Giám đốc trong công tác nhận thầu và đấu thầu các công trình

• Tuân thủ đúng các quy định tại điều 14 của quy chế quản lý và xây dựng ban hành theo nghị định 52/1999/NĐ-CP của Chính phủ

Thông t 12/2000/TT-BXD ngày 13/22/200 và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

• Thực hiện chế độ báo cáo thờng xuyên và đầy đủ với chủ đầu t Chủ đầu t thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động của ban QLDA và xử lý kịp thời những vấn đề nằm ngoài thẩm quyền của ban QLDA để đảm bảo đúng tiến độ, chất lợng và các yêu cầu khác của dự án

• Giúp Giám đốc quản lý, sử dụng các nguồn vốn đầu t từ khi chuẩn

bị đầu t và thực hiện đầu t, dự dự án vào khai thác sử dụng, thu hồi

và hoàn trả vốn đầu t Trả nợ vốn vay đúng hạn và thực hiện các

điều khoản cam kết khi huy động vốn

Biên chế

• Trởng phòng : quản lý chung các công việc

• Phó phòng: Trợ giúp trởng phòng trong các công việc chung của phòng

• Nhân viên: Gồm 5-7 ngời

1.5 Phòng t vấn dịch vụ

Chức năng

Phòng T vấn dịch vụ có chức năng giúp việc và tham mu cho Giám đốc về

kế hoạch kinh doanh - T vấn - Dịch vụ nhà đất và thực hiện một số lĩnh vực khác nhxuất nhập khẩu lao động, dịch vụ du lịch lữ hành nội địa và quốc tế,

du học tự túc

Nhiệm vụ:

• T vấn pháp luật về nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân thực hện các dịch vụ và thủ tục pháp lý về nhà đất

• T vấn về đầu t và xây dựng khu dân c và đô thị mới cho các chủ

đầu t trong và ngoài nớc

• T vấn và dịch vụ cho các chủ đầu t về đấu thầu, giao nhận thầu và công tác giải phóng mặt bằng.

• T vấn dịch vụ nhà đất: Mua bám, chuyển nhợng, sang tên nhà đất, chuyển đổi, cho nhận, chia tách, thừa kế, thế chấp nhà đất và cấp giấy phép xây dựng

• Làm dịch vu về thủ tục cấp chứng chỉ quy hoạch, giới thiệu địa

điểm xây dựng cho các chủ đầu t: Dịch vụ xin cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và quền sử dụng đất Nghị định 60/CP; Dịch

vụ mua nhà thuộc sở hữu nhà nớc theo Nghị định 61/CP; Dịch vụ chuyển nhợng, hợp đồng thuê nhà, sang tên, chuyển đổi, chia tách hợp đồng thuê nhà

• Khảo sát, lập bản vẽ hiện trạng nhà đất để phục vụ công tác giải phóng mặt bằng, điều tra xã hội học

• T vấn nhà đất theo yêu cầu của tổ chức và công dân

• T vấn, soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên doanh, liên kết

về công tác nhà đất cũng nh dịch vụ khác theo yêu cầu của tổ chức

• Dịch vụ xin giấy phép xây dựng, sửa chữa cải tạo nhà

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao

Trách nhiệm

• Triển khai tốt công tác kinh doanh - t vấn - dịch vụ cũng nhtiếp thị

về nhà đất và các dịch vụ khác có liên quan trên cơ sở cạnh tranh lành mạnh ngày càng nâng cao uy tín của công ty

• Nắm bắt xử lý thông tin kịp thời, chính xác để đề ra kế hoạch kinh doanh tối u trình lãnh đạo

• Phục vụ mục tiêu phát triển chung của công ty và hoàn thành nghĩa vụ với khách hàng

• Thờng xuyên đào tạo bồi dỡng để nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng

• Có trách nhiệm giữ bí mật thông tin của phòng cũng nhcủa Công

ty

• Đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc tạo môi trờng làm việc lành mạnh - tiến bộ - hiện đại

Biên chế

• Trởng phòng: Chịu trách nhiệm chung công việc của cả phòng

• Chuyên viên: 6-8 ngời

2 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty

Quan hệ giữa ban giám đốc và các phòng ban trong công ty

• Giám đốc công ty trực tiếp khen thởng, đề bạt, kỷ luật và cắt chức các trởng phó phòng

• Các trởng phó phòng ban chịu trách nhiệm trớc ban Giám đốc trong nhiệm vụ và quyền hạn đợc giao

• Hàng tuần đều tổ chức họp giao ban, kiểm điểm côngviệc việc đã làm, thảo luận và quyết định các công việc sẽ làm

• Các trởng phó phòng ban có trách nhiệm báo cáo trung thực với Giám đốc về những kết quả cũng nh những vớng mắc, tồn tại trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đợc giao

Quan hệ giữa các phòng ban

• Quan hệ các phòng ban trong công ty là mối quan hệ hợp tác bình

đẳng, tôn trọng lẫn nhau nhằm giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của công ty

• Khi có vớng mắc gì, các phòng ban sẽ trực tiếp giải quyết trên tinh thần giữ vững đoàn kết nội bộ, nếu không giải quyết đợc sẽ trình lên Giám đốc Công ty giải quyết và quyết định của Giám đốc là quyết định cuối cùng

Quan hệ giữa tr ởng phó phòng với nhân viên

• Trởng phòng trực tiếp phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng, có trách nhiệm quản lý đôn đốc, giám sát, tạo điều kiện để mọi nhân viên trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao

• Nhân viên chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về công việc đợc phân công và có trách nhiệm báo cáo với trởng phòng về kết quả cũng nh mọi vớng mắc, tồn tại trong công việc

• Mọi cán bộ công nhân viên trong công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đợc quy định trong văn bản này, nghiêm túc thực hiện theo đúng chức năng và nhiệm vụ của mình

Chơng II

Tình hình đấu thầu tại công ty đầu t và phát

triển nhà hà nội và một số kiến nghị

I Tình hình đấu thầu tại công ty trong thời gian qua

1 Quá trình thực hiện công tác đấu thầu của Công ty

Công ty Đầu T và phát triển nhà ở Hà Nội chuyên về lĩnh vực xây dựng nhà ở cho nên Công ty đã tham gia đấu thầu nhiều công trình trên địa bàn Thành phố Hà Nội

và các tỉnh lân cận Nhiều khi chủ đầu t là ngời nớc ngoài nên công tác đấu thầu của Công ty phải rất chặt chẽ và hợp lý Công tác đấu thầu của Công ty do 4 phòng ban đảm nhận và đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc

Sơ đồ thực hiện Công tác Đấu thầu

Giám đốc

Sau khi nhận đợc th mời thầu Giám đốc xem xét khả năng tham dự thầu Nếu quyết định tham gia đấu thầu Giám đốc giao cho phòng Quản lý dự án lên kế hoạch tham dự thầu

Giám

đốc

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng

Kế toán tài chính

Phòng Quản lý

dự án

Phòng

kế hoạch

kỹ thuật

Phòng Quản lý dự án

Sau khi nhận đợc sự phân công của Giám đốc để tổ chức mua hồ sơ mời thầu và khảo sát công trình mời thầu, áp đơn giá vào các mục về vật t sau đó cùng với các phòng ban liên quan lập hồ sơ dự thầu

Phòng Kế hoạch kỹ thuật

Khi nhận đợc đầy đủ các yêu cầu kế hoạch, bản vẽ chi tiết và thuyết minh ký thuật của công trình mời thầu, phòng kỹ thuật dựa vào đó lên biện pháp thi công công trình dự thầu và bóc tiền lơng chi tiết của từng hạng mục công trình mời thầu, thông qua đơn giá sau đó trình Giám đốc duyệt

Phòng Kế toán tài chính

Có nhiệm vụ làm các thủ tục bảo lãnh dự thầu; giấy giới thiệu năng lực tài chính

và lập kế hoạch cung cấp vốn cho công trình theo tiến độ thi công của Công ty, lập bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( nếu trúng thầu)

• B ớc 1 : Mua và nghiên cứu hồ sơ mời

Sau khi nhận đợc thông tin mời thầu giám đốc quyết định tham gia

dự thầu, sau đó giao cho Phòng Quản lý dự án xem xét và tìm hiểu khả năng trúng thầu của Công ty và báo cáo lại cho Giám đốc Sau đó phòng mua hồ sơ dự thầu và cùng các phòng khác nghiên cứu và lên

kế hoạch dự thầu

• B ớc 2 : Khảo sát hiện tr ờng