Sau khi đánh mất đơn hàng từ Huda Huế, công ty nhận thấy rằng mình có thể gánh chịu những rủi ro tiềm tàng do thị trường và đối thủ cạnh tranh đem lại. Đối thủ cạnh tranh phá giá, khách hàng thay đổi nhu cầu, mẫu mã bất ngờ,… là những rủi ro mà công ty phải đối mặt. Do đó, trong các cuộc họp HĐQT thường niên, Ban lãnh đạo công ty đã đặt ra mục tiêu cũng như nghiên cứu về tình hình của các đối thủ trên thị trường. Dưới đây là trích đoạn về việc xác định mục tiêu và phân tích đối thủ cạnh tranh trong văn bản họp HĐQT của công ty vào cuối năm 2018: “1. Đặt ra mục tiêu kinh doanh 2019: Từng bước mở rộng thị trường, tăng cường khả năng nhận diện thương hiệu để tăng trưởng sản lượng, giảm chi phí và tăng lợi nhuận; Hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng; Cơ cấu sắp xếp lại lực lượng sản xuất; 2. Nghiên cứu và phân tích thị trường: Hiện nay trên địa bàn có các công ty sản xuất bao bì carton như sau: 1 Công ty bao bì carton Cẩm Giang: Khách hàng chủ lực là các công ty sản xuất sợi, các khách hàng ở trung tâm TP Huế … 2 Công ty bao bì carton Thiên An Phát: khách hàng chủ lực là các công ty may và sợi thuộc Tổng Công ty Dệt May Huế; 3 Công ty bao bì carton Hải Tiến: khách hàng chủ lực là các công ty may ở Phú Đa và các khách hàng ở trung tâm TP Huế. 4 Công ty bao bì carton Đăng Tuấn: phục vụ nội bộ về ngành giày và các khách hàng phía bắc TP Huế. So với các công ty trên thì Công ty Tài Phát có năng lực cạnh tranh hơn về giá, chất lượng và số lượng lớn cho các khách hàng có yêu cầu khắt khe. Hiên nay, trên địa bàn còn có khách hàng là Công ty CP Việt Nam và Công ty May Scavi ở KCN Phong Điền; Công ty bánh gạo One One ở Khu TM Chân Mây là các khách hàng lớn đòi chất lượng cao nhưng giá thì rất căng. Trường Đại học Kinh tế Huế
NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ được xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán, sau đó lan rộng sang các lĩnh vực khác Có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, được thể hiện trong các công bố của các tổ chức nghề nghiệp khác nhau như Hiệp hội Kếtoán viên công chứng Hoa Kỳ(AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳvềviệc chống gian lận về BCTC,… Một sốkhái niệm vềKiểm soát nội bộcó thểkể đến như sau:
Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC- The International Federation Of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệtài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủpháp luật; bảo đảm hiệu quảhoạt động và hiệu năng quản lý.”
TheoChuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400:“Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủtục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽvà hiệu quảcác hoạt động trong khả năng có thể Các thủtục này đòi hỏi việc tuân thủcác chính sách quản lý, bảo quản tài sản,ngăn ngừa và phát hiện các sai sót gian lận, tính chính xác và đầy đủcủa các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.”
Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants):“Kiểm soát nội bộbao gồm kếhoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ
Trường Đại học Kinh tế Huế liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quảcủa hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủtục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủpháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; đểlập BCTC trung thực, hợp lý và sửdụng có hiệu quảtài sản của đơn vị.” Định nghĩa được chấp nhận và sửdụng rộng rãi nhất về hệthống KSNB là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985 TheoCOSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.” Theo định nghĩa này, KSNB chính là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và giám sát tại đơn vị, được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm HĐQT, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO 2013đã xácđịnh ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sửdụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo: gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vịcung cấp cho cảbên trong và bên ngoài.
- Nhóm mục tiêu về tuân thủ:nhấn mạnh đến việc tuân thủpháp luật và các quy định, cụthể là các quy định pháp luật ban hành và quy định của công ty.
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp là một công cụ hữu hiệu nhằm giúp nhà quản lý giám sát, kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp, loại bỏcũng như phòng
Trường Đại học Kinh tế Huế ngừa các rủi ro có thểxảy ra, từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu đặt ra một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng dựa trên năm bộ phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kếvà vận hành kiểm soát nội bộtrong một đơn vị Môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, các yếu tố cho phép HĐQT thực hiện trách nhiệm giám sát; cơ cấu tổchức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về kết quả đạt được.
Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được năm nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Đểthểhiện được sựcam kết vềtính trung thực và các giá trị đạo đức, đơn vịcần lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao nhất trong đơn vị: HĐQT và các nhà quản lý cấp cao cần có quan điểm đúng đắn trong việc xây dựng các giá trị của đơn vị, xác định triết lý kinh doanh và thể hiện thông qua phong cách điều hành Quan điểm vềtính chính trực và các giá trị đạo đức trong đơn vịbị tác động và chi phối bởi phong cách điều hành và ứng xửcá nhân của người quản lý cũng như HĐQT, thái độ đối với rủi ro, quan điểm trong việc lựa chọn các chính sách hay ước tính, và mức độ hình thức trong các quy định Như vậy, quan điểm củaHĐQTvà nhà quản lý cấp cao trong đơn vịlà nhân tốquan trọng trong việc thiết kếvà vận hành hệthống kiểm soát nội bộ,
Trường Đại học Kinh tế Huế nhà quản lý cấp cao nhất có thể được xem là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời có thể xem là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc vào quan điểm điều hành của chính nhà quản lý đó.
- Các tiêu chuẩnứng xử: Các tiêu chuẩnứng xử được thiết lập nhằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hằng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát
Công ty cổphần Tài Phát được thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất, cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng Khi mới thành lập, công ty chỉ nhận được các đơn hàng nhỏ, lẻtừ các đối tác thuộc địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Sau hơn 12 năm hoạt động, công ty cổ phần Tài Phát không ngừng phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm Giờ đây, công ty đã nhận được các đơn hàng lớn, thường xuyên vàổn định từcác khách hàng lớn trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế như Công ty Scavi Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto,… và các khách hàng ở các tỉnh lận cận như Quảng Trị, Quảng Nam,… Công ty Cổ phần Tài Phát đang ngày càng nỗ lực để mở rộng thị trường, cung cấp những sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔPHẦN TÀI PHÁT.
Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: TAI PHAT Co
Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
Thành phần cổ đông gồm:
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty
Công ty Cổphần Tài Phát chuyên sản xuất, in ấn bao bì carton, nhận sản xuất các đơn hàng thùng carton theo yêu cầu của khách hàng Ngoài ra còn có hoạt động mua
Trường Đại học Kinh tế Huế bán giấy và vận chuyển hàng hóa, tuy nhiên sản xuất, in ấn bao bì carton vẫn là hoạt động chính và đem lại nguồn doanh thu lớn nhất cho công ty.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a Chức năng
Với hơn 12 năm hoạt động và phát triển, công ty không ngừng khẳng định vị thế và tầm quan trọng trong xã hội với chức năng sản xuất và inấn bao bì carton Công ty đang nỗlực đểmởrộng thị trường rộng rãi hơn sang các tỉnh thành lân cận, nhằm đem đến cho khách hàng nhiều sựlựa chọn hơn trong lĩnh vực này. b Nhiệm vụ
Không ngừng phát triển các hoạt động sản xuất, thương mại dịch vụ, phát huy tối đa lợi nhuận, tăng lợi tức cho các cổ đông, cải thiện đời sống, tăng thu nhập cho người lao động và hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ 2.1ởtrang 30, bao gồm những bộphận sau:
- HĐQT: Là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, đề ra các quy chế, các quyết định và giao nhiệm vụcho Tổng Giám đốc công ty thực hiện, đây là cơ quan có quyền quyết định đến mọi hoạt động của công ty.
- Ban giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, có quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sựvà phòng mua hàng.
+ Phòng kinh doanh: Có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty; điều độkiểm tra việc thực hiện kếhoạch; tìm hiểu nghiên cứu thị trường; tổchức công tác bán hàng có hiệu quả, tăng thu giảm nợ; tổ chức công tác mua hàng hiệu quảnhất; tiếp nhận, xửlý các thông tin vềý kiến, khiếu nại của khách hàng được phân chia thực hiện bởi ba phòng ban đó là phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng mua hàng Thực tế, Phòng kinh doanh của công ty chỉ có một người đảm nhận mọi
Trường Đại học Kinh tế Huế việc từ tiếp nhận, xử lý các đơn hàng cũng như xét duyệt bán chịu Nhân viên kinh doanh cũng chính là Trưởng phòng kinh doanh và là Phó giámđốc của công ty.
+ Phòng hành chính nhân sự: Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực; thực hiện công tác quản lý hành chính; tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực.
+ Phòng mua hàng: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu mua hàng: màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật; lập kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị… phục vụcho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ
BAN ĐIỀU HÀNH BAN KẾ TOÁN
BAN KỸ THUẬT BAN SẢN XUẤT
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Ban kế toán: Gồm phòng kếtoán và phòng vật tư kho.
+Phòng kế toán:Tham mưu cho Ban Giám đốc vềcông tác tài chính nhằm nâng cao hiệu quảkinh doanh, tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kếtoán, chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính, kê khai quyết toán thuế.
+ Phòng vật tư – kho: Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho; đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho; kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
- Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế.
+ Phòng KCS: Bao quát chung về công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm; theo dõi, kiểm tra tỉ lệ và đánh giá cụ thể tình hình chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng; phân tích các phát sinh vềchất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất.
+ Phòng thiết kế: Phối hợp với bộ phận liên quan họp bàn, triển khai lên ý tưởng đểthiết kếmẫu mã, bao bì sản phẩm của công ty, đảm bảo đặc điểm nhận dạng thương hiệu doanh nghiệp và phù hợp với thị hiếu của đối tượng khách hàng mục tiêu; thực hiện việc thiết kếbao bì, vỏhộp, tem, nhãn… cho các sản phẩm của công ty theo ý tưởng đã thống nhất.