Phân tích thiết kế hệ thống quản lý văn bản khoa tin học trường đại học sư phạm đại học đà nẵng

Nhiệm vụ nghiên cứu Để hoàn thành khóa luận này, từ lúc bắt đầu đi tìm hiểu cho đến khi hình thành nên một hệ thống thực tế hoàn chỉnh, cần thực hiện giải quyết một số nhiệm vụ sau: -

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

KHOA TIN

- -

NGUYỄN THỊ TUYẾT ANH

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

VĂN BẢN KHOA TIN HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

SƯ PHẠM – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công nghệ thông tin hiện nay được xem là một ngành mũi nhọn của các quốc gia,

đặc biệt là các nước đang phát triển Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ

của công nghệ, yêu cầu muốn phát triển thì phải tin học hóa vào tất cả các ngành, các

lĩnh vực Quản trị dữ liệu là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ cho phép

tin học hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất

Hiện nay nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin ngày càng lớn, nhất là vấn đề quản lý

hồ sơ văn bản lưu trữ, văn bản đến, văn bản đi Nhưng hầu hết tại một số cơ quan, công

việc quản lý hồ sơ văn bản còn thủ công nên gây khó khăn cho người quản lý Thực

hiện tốt công tác điều hành, lưu trữ văn bản, giấy tờ là một trong những điều kiện để

thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn vị Công việc của một cơ

quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do văn bản, giấy tờ có

làm tốt hay không

Thực tế khoa Tin học trường ĐHSP Đà Nẵng hiện nay vẫn chưa có phần mềm

chuyên biệt để quản lý văn bản Việc tìm kiếm các văn bản còn gặp nhiều khó khăn do

quản lý trên giấy tờ thủ công

Hiện nay cũng đã có một số phần mềm quản lý văn bản như phần mềm V-DOC

của công ty cổ phần giải pháp trực tuyến ATO, phần mềm quản lý văn bản Docman,

phần mềm quản lý văn bản T-Doc Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược

điểm của chúng như: V-DOC tuy có nhiều tính năng ưu việt nhưng giá thành rất cao,

phần mềm Docman thì được sử dụng miễn phí nhưng còn gặp lỗi tiếng việt trong cập

nhật văn bản, hơn nữa chương trình tốn dung lượng máy rất nhiều Ngoài ra còn có

những phần mềm quản lý văn bản bằng ngôn ngữ C#, Pascal nhưng chưa hoàn thiện

các chức năng, giao diện chưa đẹp

Chính vì những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ

thống quản lý văn bản khoa Tin học trường Đại Học Sư Phạm – Đại Học Đà

Nẵng”

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic, phần mềm quản lý Access, cách

thức lưu trữ quản lý văn bản Từ đó xây dựng phần mềm quản lý văn bản cho khoa Tin

học - trường Đại học Sư phạm Đà Nẵng theo tiêu chuẩn ISO, giúp cho việc quản lý

được dễ dàng và hiệu quả

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ và quản lý văn bản

- Ngôn ngữ lập trình Visual basic

- Tổ chức quản trị cơ sở dữ liệu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hoàn thành khóa luận này, từ lúc bắt đầu đi tìm hiểu cho đến khi hình thành

nên một hệ thống thực tế hoàn chỉnh, cần thực hiện giải quyết một số nhiệm vụ sau:

- Tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn thư lưu trữ ở khoa Tin và những tài

liệu liên quan v.v… để có được cái nhìn khái quát về hệ thống

- Tìm hiểu hệ thống theo chuẩn ISO

- Thu thập dữ liệu từ bộ phận văn thư lưu trữ để hiệu chỉnh cho phù hợp với hệ

5 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập phân tích các tài liệu liên quan từ các nguồn tri

thức như Internet, sách báo, thực tế và từ đó phân tích hệ thống

- Nghiên cứu thực nghiệm: Sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để xây dựng chương

trình quản lý công văn cho khoa Tin học

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của hệ

thống văn bản, bởi lẽ làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính

xác, kịp thời cho hoạt động quản lý Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai

tốt, như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn

thảo văn bản đảm bảo đúng ISO sẽ nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của khoa

Tin nói riêng và hoạt động quản lý của nhà trường nói chung

7 Nội dung đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Nghiên cứu tổng quan

Trong chương này chúng tôi trình bày các cơ sở để thực hiện đề tài như: Cơ sở dữ

liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các ngôn ngữ lập trình Visual Basic và ngôn ngữ truy

vấn SQL

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

Dựa vào các kiến thức đã học, nghiên cứu một số tài liệu về phân tích thiết kế hệ

thống chúng tôi đã phân tích thiết kế hệ thống bằng phương pháp có cấu trúc Phương

pháp này phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản Sử dụng các công

cụ để phân tích như: Các sơ đồ chức năng, lưu đồ luồng dữ liệu DFD, các mô hình dữ

liệu và đặc tả các tiến trình

Chương 3: Xây dựng chương trình

Từ việc sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic kết hợp với ngôn ngữ truy vấn

SQL và việc phân tích thiết kế ở chương trước chúng tôi đã xây dựng một phần mềm

quản lý công văn hoàn thiện

Chương 1 NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN

Phần mềm được xây dựng trên ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu Visual Basic và

hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

1.1 Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.1.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL)

Dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ theo một cấu trúc nào đó để có thể

phục vụ cho nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau gọi là cơ sở dữ liệu

Hiện nay, trong phần lớn các ứng dụng người ta thường sử dụng CSDL quan hệ

Một CSDL gồm một hoặc nhiều tập tin được thiết kế theo một cấu trúc nhất định và có

quan hệ chặt chẽ với nhau

Mỗi tập tin CSDL gồm có 6 thành phần cơ bản sau:

a Table (Bảng):

Là thành phần cơ bản của CSDL, nó ghi nhận các số liệu cơ sở cần thiết của cơ sở

dữ liệu Có thể nói quá trình xử lý dữ liệu đều dựa trên các dữ liệu thô được lưu trữ

trong các table

Trong các table, số liệu được tổ chức thành các cột và các dòng Mỗi cột ứng với

một mục dữ liệu cần lưu trữ Khi thiết kế các cột cho table ta có thể ràng buộc điều

kiện để Accsess kiểm tra bản ghi nhập vào không bị sai sót Chính nhờ các bảng này

mà ta xây dựng nên được những mối quan hệ trong hệ thống (Relationship)

b Query (Truy vấn)

Query là công cụ dùng để tính toán và xử lý các dữ liệu có trong các table và các

query khác có trong CSDL

Select Query là dạng query thường được sử dụng nhất Dạng này cho phép ta lọc

các thông tin cần quan tâm từ nhiều bảng dữ liệu khác nhau của CSDL

Ngoài ra còn có các query khác như Update Query dùng để cập nhật dữ liệu

Crosstab Query dùng để tổng hợp số liệu Make table Query phục hồi dữ liệu nếu có sơ

sót xảy ra cho table Append Query dùng để ráp nối dữ liệu vào table

c Form (Biểu mẫu)

Phần hiển thị ra ngoài được dành cho người sử dụng Form phải được thiết kế đa

dạng, đẹp và tiện dụng để người sử dụng điều khiển một cách dễ dàng và không nhàm

chán Trong Form có thể chứa các Form khác gọi là Sub Form hay còn gọi là Form con

cho phép cùng lúc nhập liệu vào nhiều table khác nhau

Form có thể dùng sửa đổi hay nhập mới dữ liệu trên các table, ngoài ra còn có thể

chứa các nút lệnh để thực hiện các chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report

d Report (Báo biểu)

Là đầu ra của Access Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ

các table hay từ kết quả của Query dưới nhiều hình thức trình bày phong phú đẹp mắt

e Macro

Tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác

Macro được xem như một công cụ lập trình đơn giản giúp cho công việc quản lý số

liệu trở nên linh hoạt

f Module (Đơn thể)

Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ Access Basic Nhờ mã

Access VBA bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn,

thanh công cụ tùy biến và các tính năng khác

1.1.2 Khái niệm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Phần mềm cho phép một hoặc nhiều người tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác

cơ sở dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System -

DBMS)

Hệ quản trị CSDL là chương trình dùng để quản lý một cơ sở dữ liệu nào đó

Chẳng hạn như chương trình Access là một hệ quản trị CSDL để quản lý CSDL

Access Thông thường thì tên của hệ quản trị CSDL gắn liền với tên của loại CSDL

VD: CSDL Access ↔ Hệ quản trị CSDL Access, CSDL MySQL ↔ Hệ quản trị

CSDL MySQL…

1.1.3 Các yêu cầu cơ bản của hệ CSDL

Hệ CSDL phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Tính cấu trúc: Thông tin trong CSDL phải được lưu trữ theo cấu trúc nhất định

- Tính toàn vẹn: Các giá trị dữ liệu được lưu giữ tròn CSDL phải thỏa mãn một số

ràng buộc tùy thuộc vào hoạt động tổ chức mà CSDL phản ánh

 Tính nhất quán: Sau những thao tác cập nhật dữ liệu và ngay cả khi xảy ra sự cố

trong quá trình cập nhật, dữ liệu trong CSDL phải đảm bảo đúng đắn

 Tính an toàn và bảo mật thông tin: CSDL cần được bảo vệ an toàn, phải ngăn

chặn được những truy cập không cho phép và phải khôi phục CSDL khi có sự cố phần

cứng hay phần mềm

 Tính độc lập: Vì một CSDL phải phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nên dữ

liệu phải độc lập với các ứng dụng, không phụ thuộc vào môt bài toán cụ thể, đồng thời

dữ liệu cũng phải độc lập với phương tiện lưu trữ và xử lý

 Tính không dư thừa: CSDL thường không lưu trữ những thông tin trùng lặp

hoặc những thông tin có thể dễ dàng suy diễn hay tính toán từ những dữ liệu đã có

1.1.4 Các chức năng của hệ quản trị CSDL

Một hệ quản trị CSDL có các chức năng sau:

 Cung cấp cách tạo lập CSDL: Thông qua ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu, người

cung cấp khai báo kiểu và các cấu trúc thể lệ thông tin, khai báo các ràng buộc trên dữ

liệu được lưu trữ trong CSDL

 Cung cấp cách cập nhật dữ liệu, tìm kiếm, kết xuất thông tin: Ngôn ngữ để

người dùng diễn tả cập nhât hay tìm kiếm, kết xuất thông tin gọi là thao tác dữ liệu

Thao tác dữ liệu bao gồm:

 Cập nhật: Nhập, sửa, xóa dữ liệu

 Tìm kiếm và kết xuất dữ liệu

 Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển việc truy cập vào CSDL

1.2 Ngôn ngữ và công nghệ

1.2.1 Ngôn ngữ truy vấn SQL

Ngôn ngữ SQL (Structured Query Language) được hãng máy tính IBM phát triển

vào những năm 1970 Là một ngôn ngữ có cấu trúc Ngôn ngữ SQL cung cấp một công

cụ truy vấn (query) nhằm cho phép người sử dụng đặt câu hỏi với dữ liệu đang chứa

trong các bảng, dữ liệu được rút ra từ những truy vấn có thể có nguồn từ một hay nhiều

bảng khác nhau

Các thành phần cơ bản của SQL:

a) Kiểu dữ liệu:

SQL có các kiểu dữ liệu cơ bản sau: Integer, SmallInt, Decimal, Float, Char,

Date, Logical, Varchar, LongVarchar

Ngoài ra còn có một số kiểu dữ liệu: Kiểu tiền tệ, kiểu văn bản, kiểu âm thanh

b) Các toán tử

 Toán tử số học: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/)

 Toán tử so sánh: >, <, =, >=, <=, <>

 Toán tử logic: Hoặc (OR), và (AND), phủ định (NOT)

 Toán tử tập hợp: Hợp (UNION), Giao (INTERSECT), Hiệu (MINUS)

[Order by {colname} [ASC/DESC]]

 Lệnh Insert Into: Lệnh này dùng để chèn thêm một record dữ liệu mới vào

cho bảng

Cú pháp: Insert Into <bảng> [<danh sách thuộc tính>]

Value (<danh sách giá trị>)

 Lệnh Update: Lệnh này dùng để thay đổi dữ liệu cho các trường trong một

bảng thỏa mãn điều kiện nào đó

Cú pháp: Update <bảng>

Set <thuộc tính 1> = <biểu thức 1> [,…]

[where <điều kiện>]

 Lệnh Delete: Lệnh này để xóa một hoặc nhiều record trong một bảng hiện

hành thỏa mãn điều kiện nào đó

Cú pháp: Delete Form <bảng>

[Where <điều kiện>]

1.2.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

1.2.2.1 Giới thiệu

VISUAL BASIC (VB) là sản phẩm phần mềm của Microsoft Là một ngôn ngữ

lập trình hướng đối tượng, công cụ trực quan giúp xây dựng nhanh các ứng dụng trên

Windows

Visual Basic đã có rất nhiều phiên bản, 2 phiên bản tốt nhất có thể nói đến là

Visual Basic 6.0 (VB6) và Visual Basic.NET (VB.NET) Về mặt kiến trúc, hai phiên

bản này gần khác nhau hoàn toàn

Visual Basic bản 6.0 (1998), cung cấp một số tính năng mới phục vụ cho việc lập

trình trên Internet.VB 6.0 là chương trình 32 bít, chỉ chạy trên môi trường Win 95 trở

lên

* Ưu điểm:

- Đây là một ngôn ngữ khá mạnh vì ta có thể lập trình để làm tất cả mọi thứ nếu

cần

- Tiết kiệm được thời gian và công sức so với một số ngôn ngữ lập trình có cấu

trúc khác vì ta có thể thiết lập các hoạt động trên từng đối tượng được VB cung cấp

- Khi thiết kế chương trình có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao

diện khi thi hành chương trình

- Cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản

Là biểu mẫu lớn nhất, là đối tượng nền người sử dụng sẽ tương tác với chương

trình thông qua Form, trên From có các đối tượng điều khiển như: Nút lệnh, danh sách,

Menu, hình ảnh…

b Code:

Phần bên trong của chương trình bao gồm các đoạn lệnh thực hiện một chức năng

nào đó

Visual Basic hỗ trợ cách lập trình mới, đó là lập trình hướng đối tượng Các đối

tượng có thuộc tính và phương thức:

* Thuộc tính: Là đặc điểm tính chất của một đối tượng trong VB

Một số thuộc tính chung của các đối tượng:

- Name: Là tên của đối tượng để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác

Thuộc tính này rất quan trọng vì sẽ dùng nó để viết lệnh tình huống cho đối tượng

mang tên nó

- Height, Width: Xác định bề cao và chiều rộng của đối tượng

- Left, Top: Xác định tọa độ trái và tọa độ đỉnh của đối tượng

- Font: Xác định font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

- BackColor, ForeColor: Xác định màu nền, màu chữ của đối tượng

- Mouse Pointer: Cho biết hình dáng của trỏ chuột sẽ xuất hiện khi con trỏ chuột

nằm trên đối tượng khi chạy chương trình

- Tab Index: Cho biết thứ tự ưu tiên của con trỏ khi nó dịch chuyển từ đối tượng

này sang đối tượng khác khi ta ấn phím tab Theo mặc định thì giá trị Tab Index của

các đối tượng theo thứ tự đặt đối tượng lên Form và bắt đầu từ giá trị 0

Các thuộc tính riêng của một số đối tượng:

- Caption: Form, Lable, Command Button, CheckBox, Option Button, Frame Giá

trị của nó là một chuỗi kí tự cho ta biết tiêu đề của đối tượng

- Text: Của các đối tượng TextBox, ComboBox Thuộc tính này dùng để cập nhật

giá trị nhập từ bàn phím vào trong tập tin cơ sở dữ liệu

- Value: Của các đối tượng CheckBox, Option Buttom, HSrollBar, VScrollBar

Thuộc tính Value cho biết giá trị của các đối tượng này

- Interval: Chỉ có trên đối tượng Timmer, xác định khoảng thời gian giữa hai lần

gọi sự kiện Timmer Giá trị của nó bằng mili giây

- Picture: Của các đối tượng Image và Picture Thuộc tính này để đưa một hình có

sẵn vào đối tượng

* Phương thức:

- Là các chương trình được xây dựng sẵn để phục vụ cho việc thực hiện các thao

tác thường gặp Phương thức có tác dụng gần giống như lệnh, thủ tục được xây dựng

sẵn trong các ngôn ngữ lập trình có cấu trúc

- Cú pháp: <Tên đối tượng>.<Method>

Các phương thức thông dụng:

- Set Focus: đặt con trỏ lên đối tượng

- Show: mở một đối tượng trên form

- Hide: làm ẩn một đối tượng

- Cls (Form, Picture) hoặc Clear (TextBox, ListBox, ComboBox): xóa thông tin

trên đối tượng

- Refresh: Cập nhật lại dữ liệu hoặc hình ảnh sau khi được chỉnh sửa

- Zorder: quy định thứ tự xuất hiện các điều khiển trên màn hình

- Drag: thi hành hoạt động kéo và thả của người sử dụng

- Move: Thay đổi một vị trí đối tượng theo yêu cầu của chương trình

1.2.3 Tìm hiểu về DAO

DAO (Data Access Objects – Các đối tượng truy xuất dữ liệu) là tập hợp bao gồm

lớp các đối tượng có thể dùng để lập trình truy cập và xử lý dữ liệu trong các hệ CSDL

DAO được phát triển khá sớm, gần đây nhất là phiên bản DAO 3.5 và 3.51 Nó có thể

thực hiện tốt được trên các phiên bản Access từ 97 trở về trước Với Access 2000, XP

phải dùng phiên bản DAO 3.6 Với phiên bản mới này, DAO 3.6 sử dụng nền

Microsoft Jet 4.0 Cách thức lập trình trên một hệ CSDL được mô tả tổng quát như sau:

Hình 1: Mô tả cách thức lập trình DAO

Trong đó:

- Tầng ứng dụng: bao gồm những giao diện người sử dụng cũng như những công

cụ đơn giản mà người lập trình dùng để xử lý dữ liệu theo các bài toán;

- Tầng kết nối dữ liệu: bao gồm tập hợp các công cụ, phương thức để kết nối tới

những dữ liệu cần làm việc trong CSDL

- Tầng cơ sở dữ liệu: bao gồm các bảng, các query trong cơ sở dữ liệu thực tại

* Lớp đối tượng DAO:

Cấu trúc một CSDL bao gồm nhiều thành phần, đòi hỏi việc lập trình cũng cần có

những thành phần tương ứng để làm việc Lớp các thành phần tương ứng để có thể lập

trình được trên toàn bộ cấu trúc CSDL là lớp các đối tượng DAO

Chúng có tên gọi, có những tập thuộc tính, các phương thức làm việc và có quan

hệ mật thiết với nhau, được mô tả dạng cây như sau:

Hình 2: Mô tả lớp đối tượng DAO

Trong đó:

- Workspaces: định nghĩa tập hợp các vùng làm việc Đây có thể coi là lớp làm

việc cao nhất

- Databases: định nghĩa tập hợp các CSDL Access cần làm việc trên một dự án;

- RecordSets: định nghĩa các tập hợp bản ghi (Records) cần làm việc;

- QueryDefs: định nghĩa tập hợp các Query để làm việc Querydeft và

RecordSets là khả năng truy xuất, xử lý dữ liệu của DAO;

- TableDefts: định nghĩa tập hợp các bảng (Table) cần làm việc Đây là khả năng

định nghĩa dữ liệu (Data – Definition Language);

- Relations: định nghĩa tập hợp các quan hệ (Relationship) cần làm việc; mỗi lớp

các đối tượng trên sẽ bao gồm tất cả các đối tượng cùng loại trong một đối tượng mẹ

đang mở

1.2.4 Tìm hiểu về ADO

ADO là công nghệ truy cập CSDL hướng đối tượng tương tự như DAO và RDO

ADO hiện nay được Microsoft xem là kĩ thuật để truy cập CSDL từ Web sever

* Kiến trúc ADO

Hình 3: Kiến trúc ADO

 Có thể sử dụng VB lập trình CSDL sử dụng công nghệ ADO ta cần qua hai lớp:

ADO và OLE DB

 ADO cung cấp tập hợp các đối tượng, công cụ để có thể lập trình xử lý hệ

CSDL Trong khi đó, OLE DB là một trình cung cấp các dịch vụ giúp điều khiển các

yêu cầu xử lý dữ liệu từ ADO

* Các đối tượng của ADO

 Đối tượng Connection cho phép:

 Thiết lập một kết nối đến CSDL

 Xác định OLEDB Provider

 Thực hiện một câu truy vấn

 Đối tượng RecordSet

Cho phép lấy về một tập hợp các bản ghi Thêm, cập nhật, xóa bản ghi

 Đối tượng Command

+ Đối tượng Command trong ADO thường dùng để thực thi một câu lệnh truy

vấn SQL nào đó

1.3 Quy trình kiểm soát văn thư lưu trữ theo TCVN 9001 : 2000

1.3.1 Sơ lược về ISO

Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số

144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt

động không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong nền hành chính nhà nước Vì vậy,

việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng của công tác văn thư lưu trữ

nhằm phục vụ có hiệu quả các yêu cầu hoạt động của các cơ quan, cũng như đáp ứng

các nhu cầu của xã hội là một đòi hỏi cấp thiết và phù hợp với xu thế của nền hành

chính hiện đại

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực đã tạo được cách

làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi

phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý

thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà

nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng

được nâng cao

1.3.2 Hoạt động quản lý văn bản theo TCVN ISO 9001:2000

Để xây dựng một quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ một cách chính xác theo

tiêu chuẩn ISO và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan nhà nước, chúng ta

cần chuẩn bị những bước cơ bản sau:

 Xác định tên gọi chính xác của tiêu chuẩn

 Xác định mục đích chủ yếu và mục đích thứ yếu của việc xây dựng tiêu chuẩn

 Xác định nội dung trọng tâm của tiêu chuẩn

 Xác định một cách chính xác các đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm

liên đới và các phòng, ban, cá nhân liên quan trong việc thực hiện tiêu chuẩn

 Xác định các tài liệu liên quan đến việc thực hiện tiêu chuẩn

Các quy trình quản lý công tác văn thư bao gồm:

 Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản

 Quy trình quản lý văn bản đi đến

 Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác

định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu

Các quy trình quản lý của công tác lưu trữ bao gồm:

 Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu

 Quy trình phân loại tài liệu phông lưu trữ

 Các quy trình xác định giá trị tài liệu

 Quy trình chỉnh lý tài liệu

 Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc

 Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

1.3.3 Thuận lợi, thách thức

Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng có những thuận lợi sau:

 Việc thực hiện hệ thống quản lý theo mô hình ISO 9000 sẽ giúp cho các cơ

quan, tổ chức có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách

nhiệm cá nhân cao và đặc biệt là khắc phục được sự chồng chéo về trách nhiệm, sự

rườm rà trong các bước thực hiện công việc Chính vì vậy, áp dụng ISO 9000 trong

công tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu thế chung của công cuộc cách hành

chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính

 Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản

lược thủ tục hành chính trong các khâu nghiệp vụ nên được các đối tượng tham gia

trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ

 Sự phù hợp giữa việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ với mục

tiêu, kế hoạch và yêu cầu đổi mới công tác văn thư lưu trữ tạo ra sự thuận lợi trong việc

thống nhất chủ trương giữa các cấp lãnh đạo cũng như việc tuyên truyền vận động cán

bộ, công chức và viên chức của các cơ quan nhà nước

Ngoài ra hệ thống quản lý chất lượng còn gặp phải một số thách thức:

- Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư lưu trữ là bước đi mới, lần đầu tiên

được áp dụng trong lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, Cục văn thư và lưu trữ

nhà nước phải chịu sức ép tâm lý khi xây dựng một mô hình hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho toàn ngành

- Hiện nay, cơ sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn chế Vấn đề này

mới chỉ được quy định chung trong những văn bản quy phạm pháp luận như Pháp lệnh

Lưu trữ quốc gia và Nghị định 111/2004/NĐ-CP, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

nghiệp vụ cụ thể về công tác văn thư lưu trữ do Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước ban hành chưa đồng bộ

1.4 Khảo sát hệ thống hiện tại

1.4.1 Phân tích tổ chức hoạt động

Hệ thống quản lý lưu trữ văn bản, quản lý việc nhận và gửi văn bản đi đến, thống

kê văn bản ở Khoa Tin học hiện tại được thực hiện một cách thủ công

Các quy trình quản lý công tác văn thư bao gồm:

 Quy trình soạn thảo, ban hành và giải quyết văn bản

 Quy trình quản lý văn bản đi - đến

 Quy trình lập và quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ cơ quan, trong đó có việc xác

định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu

Các quy trình quản lý của công tác lưu trữ bao gồm:

 Các quy trình thu thập và bổ sung tài liệu

 Quy trình phân loại tài liệu lưu trữ

 Các quy trình xác định giá trị tài liệu

 Quy trình chỉnh lý tài liệu

Các danh mục hồ sơ được quản lý như sau:

- T1: Nghiên cứu khoa học

- T2: Công tác cán bộ

- T3 : Công tác sinh viên

- T4 : Công tác đào tạo

- Các biểu mẫu của Giáo viên & Sinh viên

- Văn bản đến ĐHSP-CV khác

- Văn bản đi

Các danh mục hồ sơ được quản lý như sau:

Danh mục hồ sơ T1: Nghiên cứu khoa học

Bảng 1: Danh mục hồ sơ nghiên cứu khoa học

Danh mục hồ sơ T2: Công tác cán bộ

Bảng 2: Danh mục hồ sơ công tác cán bộ

Danh mục hồ sơ T3: Công tác sinh viên

Bảng 3: Danh mục hồ sơ công tác sinh viên

Danh mục hồ sơ T4: Công tác đào tạo

Bảng 4: Danh mục hồ sơ công tác đào tạo 1.4.2 Nhận xét

* Ưu điểm

Công tác quản lý khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình

nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ trong cải cách nền hành

chính nhà nước

* Nhược điểm

 Trong văn thư lưu trữ phát sinh rất nhiều văn bản giấy tờ, việc quản lý theo

truyền thống lưu trữ bằng giấy có rất nhiều khuyết điểm như tốn chi phí, bảo mật, tìm

kiếm, mức độ rủi ro

 Tìm kiếm văn bản tìm theo ngày tháng và số thứ tự của hồ sơ văn bản vì vậy

còn rất nhiều hạn chế trong việc ghi nhận, việc tra cứu và thống kê văn bản

 Nhu cầu lưu trữ, tìm kiếm thông tin của lãnh đạo, văn thư ngày càng nhiều, việc

tìm kiếm văn bản thủ công, tốn nhiều thời gian và bất cập

Chương 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Đặc tả chức năng hệ thống

Chương trình có các chức năng chính sau:

2.1.1 Chức năng quản trị người dùng

- Quản lý người dùng: Người quản trị sẽ cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu và

cung cấp giới hạn quyền đối với hệ thống cho thành viên mới của hệ thống Qua đó

kiểm tra theo dõi quá trình hoạt động của thành viên đó trong hệ thống

- Theo dõi phiên làm việc: Người quản trị có thể theo dõi và tìm kiếm những ai đã

đăng nhập vào hệ thống, vào thời gian nào

- Thay đổi mật khẩu: Thay đổi mật khẩu sau khi đã đăng nhập được vào hệ thống

- Đăng xuất: thoát ra khỏi hệ thống

- Thoát: Dừng hẳn chương trình

2.1.2 Chức năng cập nhật

- Cập nhật bộ phận: Cập nhật các bộ phận nhằm mục đích lưu lại thông tin của

các bộ phận khác có liên quan để tiện cho việc chuyển và xử lý các văn bản

- Cập nhật Cán bộ công chức: Cập nhật mã, tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân,

điện thoại của những cán bộ phụ trách việc quản lý văn bản của các khoa, phòng ban

khác nhằm lưu lại thông tin phục vụ cho quá trình chuyển và xử lý văn bản

2.1.3 Chức năng quản lý văn bản

- Cập nhật văn bản: Cập nhật và lưu trữ thông tin chi tiết của văn bản, chọn đường

dẫn đến văn bản đã được lưu trữ trên máy để hiển thị nội dung văn bản Văn bản có thể

là file word, pdf, jpg, excel

- Chuyển xử lý văn bản: Khi ta click vào một văn bản bất kỳ và chọn chức năng

chuyển xử lý văn bản, thì hệ thống sẽ tự động chuyển đến form cập nhật xử lý và đưa

ra thông tin của văn bản Nhiệm vụ của chúng ta là chọn tên bộ phận và người xử lý

văn bản đã được chuyển xử lý nhằm lưu trữ những thông tin cần thiết về văn bản đã

được chuyển xử lý

2.1.4 Chức năng tìm kiếm văn bản

Có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như:

- Tm kiếm theo nội dung trích yếu

- Tìm kiếm theo khoảng thời gian

2.1.5 Chức năng thống kê các văn bản

Thống kê danh sách văn bản, thống kê danh sách văn bản đã xử lý, thống kê danh

sách nhân viên

2.2 Xây dựng mô hình hệ thống

2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ dưới đây mô tả các chức năng của chương trình quản lý công văn:

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN

QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG CẬP NHẬT THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TÌM KIẾM & THỐNG KÊ

THOÁT

ĐĂNG XUẤT

THAY ĐỔI MẬT KHẨU

THEO DÕI PHIÊN LÀM VIỆC

2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) là một sơ đồ hình học nhằm

diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống

a Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (mức 0)

GIÁO VỤ

CÁN BỘ - GIÁO VIÊN VĂN THƯ

y/c cập nhật hệ thống

y/c tìm kiếm & thống kê y/c cập nhật thông tin người dùng y/c cập nhật văn bản

Cn tt văn bản

CN tt người dùng

Cn danh mục b/c tìm kiếm & thống kê

Y/c cập nhật văn bản y/c tìm kiếm văn bản

Báo cáo kết quả tìm kiếm Thực hiện cập nhật văn bản y/c xem văn bản

y/c tìm kiếm văn bản

Báo cáo kết quả tìm kiếm văn bản Đưa ra văn bản

Y/c thống kê văn bản

b Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1): (Top Leval Data Flow Diagram)

ADMIN

1.0 QUẢN TRỊ NGƯỜI DÙNG

2.0 CẬP NHẬT THÔNG TIN HỆ THỐNG

3.0 QUẢN LÝ VĂN BẢN

u c ập n hậ

t v

ăn bản

C

ập nhậ

t v

ăn bản

Yêu cầu cập nhậ

t thông tin hệ thống

Cập nhậ

t thông tin hệ thống

Trả lời yêu cầu cập nhật thông tin người dùng

Yêu cầu cập nhật thông tin người dùng

Cho xem văn bản Yêu cầu xem văn bản

Đã chuy

ển xử lý văn bản của giá

o vụ

Cập nhật vă

lý v

ăn b

ản của giáo vụ

Yêu cầu cập nhật vă

c Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2) Levelling Data Plow Diagram

Mức dưới đỉnh chức năng quản trị người dùng:

1.1QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

1.2THEO DÕI PHIÊN LÀM VIỆC

1.3THAY ĐỔI MẬT KHẨU

DỮ LIỆU VĂN BẢN

GIÁO VỤYêu cầu cập nhật thông tin người dùng

CÁN BỘ - GIÁO VIÊN

VĂN THƯ

Yêu cầu xem phiê

n là m việc

Yêu cầu th

ay đổi mật khẩu

Báo cáo phiên là

m việc

Yêu cầu thay đổi mật khẩu

hiện thay đổi mật khẩu

Yêu cầu thay đổi mật khẩu