Luận văn thạc sĩ tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty vi na men

Về thông tin, KTQT còn ở mức sơ khai, chưa tạo được tính ổn định và sự nối kết với nhu cầu thông tin thực hiện các chức năng quản trị của các nhà quản trị trong doanh nghiệp.Việc ứng dụn

TR ƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NG ƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

TP H Ồ CHÍ MINH – NĂM 2014

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi với sự hướng dẫn của PGS.TS Võ Văn Nhị

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tp H ồ Chí Minh, ngày 31 tháng 10 năm 2014

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Trần Thị Phương Thảo

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến PGS.TS.Võ Văn Nhị, Thầy là người trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện đề tài ngay từ lúc bắt đầu xây dựng cho đến khi thực hiện và hoàn thành Trong quá trình thực hiện đề tài Thầy thường xuyên đặt ra các bài toán với mức độ tăng dần và có những gợi ý giúp tôi giải quyết các

vấn đề khó khăn gặp phải Thầy luôn theo sát kiểm tra tận tình và chu đáo tiến độ

thực hiện đề tài

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và cơ quan tôi đang làm việc đã

là chỗ dựa, nguồn động viên tinh thần và đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong

suốt quá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn!

Học viên: Trần Thị Phương Thảo

M ỤC LỤC

L ời cam đoan

L ời cảm ơn

M ục lục

Danh m ục chữ viết tắt

Danh m ục bảng biểu

Danh m ục sơ đồ

L ời mở đầu

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 5

1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị 5

1.1.2 Chức năng của kế toán quản trị 6

1.1.3 Mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị 7

1.2 Nội dung Kế toán quản trị và nội dung tổ chức Kế toán quản trị 8

1.2.1 Nội dung KTQT 8

1.2.2 Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp 19

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức KTQT trong doanh nghiệp 23

1.3.1 Lĩnh vực hoạt động và quy mô doanh nghiệp 23

1.3.2 Yêu cầu và trình độ quản lý doanh nhgiệp 23

1.3.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 24

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KTQT TẠI CÔNG TY TNHH VI NA MEN 26

2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 26

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 26

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 27

2.1.3 Quy mô của công ty 28

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 30

2.1.5 Quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty 32

2.1.6 Một số kết quả hoạt động của công ty các năm gần đây 33 2.1.7 Những thuận lợi, khó khăn, phương hướng và chiến lược của công ty trong

những năm tới 36

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN 39

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 39

2.2.2 Các thể lệ, chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng tại Công ty 41

2.2.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 42

2.3 Thực trạng tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 43

2.3.1 Dự toán 43

2.3.2 Hệ thống kế toán chi phí 44

2.3.3 Kế toán trách nhiệm 44

2.3.4 Thiết lập thông tin KTQT phục vụ cho các quyết định ngắn hạn và dài hạn của Công ty 47

2.4 Đánh giá tình hình tổ chức KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 48

2.4.1 Ưu điểm 48

2.4.2 Nhược điểm 48

2.4.3 Những hạn chế, khó khăn và nguyên nhân 49

CHƯƠNG 3:TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH VI NA MEN 52

3.1 Những quan điểm và lộ trình thực hiện công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 52 3.1.1 Quan điểm thực hiện công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 52

3.1.2 Lộ trình thực hiện tổ chức kế toán quản trị tại Công ty 53

3.2 Tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN 54

3.2.1 Xác định nội dung kế toán quản trị 54

3.2.2 Tổ chức kế toán quản trị 70

3.3 Những giải pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện nội dung KTQT tại Công ty TNHH VI NA MEN 73

3.3.1 Truyền đạt, nâng cao nhận thức và trình độ về kế toán quản trị 73

3.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT 74

K ết luận

Tài li ệu tham khảo

Ph ụ lục

DANH M ỤC CHỮ VIẾT TẮT

(Vi ết tắt của Chartered Institute of Management Accountants)

DANH M ỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự của công ty năm tháng 9/2014 28

Bảng 2.2 Trình độ học vấn của công nhân viên năm tháng 9/2014 29

Bảng 2.3 Thị trường kinh doanh của công ty TNHH VI NA MEN năm 2013 33

Bảng 2.4 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty TNHH VI NA MEN từ năm 2010 đến năm 2013 34

Bảng 3.1 Phân loại chi phí theo mức độ hoạt động tại công ty TNHH VI NA MEN 60

Bảng 3.2 Các chỉ tiêu do lường thành quả thực hiện của các trung tâm trách nhiệm 67

Bảng 3.3 Các báo thành quả của các trung tâm trách nhiệm 68

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Mô hình dự toán từ trên xuống 10

Sơ đồ 1.2 Mô hình dự toán từ dưới lên 11

Sơ đồ 1.3 Mô hình dự toán song song 12

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH VI NA MEN 30

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH VI NA MEN 32

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN 39

Sơ đồ 3.1 Mối quan hệ giữa các dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách 57

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ phân cấp quản lý tại công ty TNHH VI NA MEN 65

Sơ đồ 3.3 Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm tại công ty TNHH VI NA MEN 65

Sơ đồ 3.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH VI NA MEN 72

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính c ấp thiết của đề tài

Theo Tô Hoài Nam (2014), “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là loại hình doanh nghiệp chiếm đa số và chủ yếu trong nền kinh tế, và đóng vai trò quan trọng trong

việc tạo việc làm, tăng thu nhập cho người lao động, giúp huy động các nguồn lực

xã hội cho đầu tư phát triển, và xóa đói giảm nghèo… Cụ thể, hàng năm các doanh nghiệp này tạo thêm trên nửa triệu lao động mới; sử dụng tới 51% lao động xã hội

và đóng góp hơn 40% GDP…Số tiền thuế và phí mà các doanh nghiệp nhỏ và vừa

tư nhân đã nộp cho Nhà nước đã tăng 18,4 lần sau 10 năm.”

Để giữ vững vai trò quan trọng trên của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đòi hỏi các nhà khoa học kinh tế cần phải chuẩn bị và cung cấp cho các doanh nghiệp này

những công cụ và kỹ thuật quản lý khoa học, nhằm duy trì những lợi ích do loại hình doanh nghiệp này mang lại cho xã hội nói chung và cho Việt Nam nói riêng Công ty TNHH VI NA MEN là một đơn vị kinh doanh với quy mô vừa, Công ty đã, đang phát triển và đóng góp cho nền kinh tế Việt Nam, chính vì thế Công ty cũng

cần sự hỗ trợ về khoa học quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bản thân

Kế toán quản trị cung cấp nguồn thông tin đa dạng, nhanh chóng, hữu hiệu cho các nhà quản trị đối với việc ra quyết định trong kinh doanh, và mang lại hiệu quả cho quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp trong tương lai Nhận thức được

chức năng và vai trò của kế toán quản trị tác giả đề xuất áp dụng nội dung của Kế toán quản trị vào việc tổ chức quản lý của công ty TNHH VI NA MEN, với mong

muốn giúp cho lãnh đạo Công ty có phương pháp quản lý mới hiệu quả hơn để Công ty tồn tại lâu dài, mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng và xã hội Chính vì

thế, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác KTQT tại công ty TNHH

VI NA MEN”

2 T ổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài

Hiện nay, những nghiên cứu về KTQT tại Việt Nam khá nhiều và cũng đạt được những thành công nhất định trong việc đưa ra các cơ sở lý luận cũng như các

giải pháp vận dụng KTQT trong từng đối tượng nghiên cứu cụ thể.Tác giả xin giới

thiệu một số nghiên cứu ứng dụng KTQT trong thời gian từ năm 2010 đến năm

2013 tại trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh như sau:

Theo tác giả Phạm Ngọc Toàn (2010), tại Việt Nam việc áp dụng KTQT trong các DNNVV vẫn chưa được quan tâm đúng mức, thiếu tính hệ thống; nội dung lạc

hậu, trùng lắp nhiều với phân hệ kế toán tài chính; các công cụ, kỹ thuật vận dụng còn đơn giản Về thông tin, KTQT còn ở mức sơ khai, chưa tạo được tính ổn định

và sự nối kết với nhu cầu thông tin thực hiện các chức năng quản trị của các nhà

quản trị trong doanh nghiệp.Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác KTQT cũng chưa được quan tâm nhiều.Thêm vào đó, DNNVV còn gặp nhiều khó khăn về tài chính, nguồn lực nhân sự cũng như kinh nghiệm thực tiễn trong việc áp dụng KTQT.Trong đó, các doanh nghiệp vừa chỉ mới tập trung vào quản trị chi phí, lập

kế hoạch, và thông tin phục vụ các quyết định ngắn hạn, và dài hạn

Theo tác giả Nguyễn Thúy Hằng (2012), hầu hết các DNNVV trong khu công nghiệp Biên Hòa 2 chưa thực hiện công tác KTQT mà chỉ mới dừng lại ở những báo cáo có biểu hiện của KTQT là các dự toán, nhưng với nội dung chưa đầy đủ Theo tác giả Võ Thị Hồng Diễm (2013), các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn Tp.HCM cũng đã ứng dụng KTQT nhưng với tỷ lệ chưa cao (chiếm 25% trong các doanh nghiệp thương mại khảo sát) Việc ứng dụng KTQT mới chỉ dừng lại ở góc độ nhận thức và định hướng trong tương lai Cụ thể, các doanh nghiệp mới chỉ

thực hiện các khâu tập hợp thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và lập một số

dự toán như: dự toán tiêu thụ, hàng tồn kho, tiền mặt…

Theo tác giả Đặng Thị Hồng Như (2013), các doanh nghiệp ngành thương mại trên địa bàn Tp.HCM chủ yếu áp dụng các công cụ của KTQT là Dự toán vốn, Phân

bổ chi phí và Phân tích biến động trong hoạt động xoay vòng vốn và ra quyết định nhanh trong kinh doanh

Cũng theo tác giả Đặng Thị Hồng Như (2013), các doanh nghiệp vừa trên địa bàn Tp.HCM chủ yếu áp dụng công cụ, kỹ thuật KTQT là Dự toán và phân tích cho

việc ra quyết định

Theo tác giả Nguyễn Thị Kim Chung (2013), tại công ty cổ phần Vật liệu và Xây lắp Gia Lai, công tác kế toán trách nhiệm đã được triển khai thông qua sự phân

cấp quản lý và các báo cáo nội bộ, nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của nhà quản

trị các cấp trong việc đánh giá trách nhiệm và hiệu quả công việc của từng nhà quản

trị trong từng bộ phận Thêm vào đó, công tác kế toán chưa chú trọng đến kế toán

quản trị, mọi số liệu và báo cáo chủ yếu là do kế toán tài chính cung cấp

Tóm lại, qua kết quả của các nghiên cứu trên cho thấy:

− Các doanh nghiệp thương mại, với quy mô vừa đã có nhận thức cơ bản về KTQT và đã vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động cũng như quy mô

của các doanh nghiệp Tuy nhiên, việc ứng dụng nội dung KTQT trong hoạt động quản lý chưa sâu, chưa được khoa học và cụ thể

− Trình độ quản lý và nguồn nhân lực KTQT còn hạn chế chưa hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc điều hành doanh nghiệp

− Các công cụ, kỹ thuật của các doanh nghiệp áp dụng chưa đa dạng và hiện đại Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các báo cáo cơ bản trong việc tập

hợp thông tin về chi phí, thu nhập, lợi nhuận và lập một số dự toán cơ bản

phục vụ việc ra quyết định của các nhà quản trị

3 M ục tiêu nghiên cứu

Luận văn có những mục tiêu chính sau:

− Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về KTQT;

− Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán và KTQT tại Công ty TNHH

VI NA MEN;

− Thực hiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty TNHH VI NA MEN

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác KTQT và thực trạng công tác KTQT tại công ty TNHH VI NA MEN;

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH VI NA MEN trong thời gian từ tháng 1 năm 2010 đến tháng 9 năm 2014

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương phápthu thập, so sánh và tổng hợp các tài liệu có liên quan đến KTQT như các nội dung KTQT, cách thức vận dụng nội dung của

một số nghiên cứu khác Tiếp sau đó, tác giả thực hiện phân tích,đánh giá các tài

liệu trên nhằm đề ra cơ sở luận cho việc tổ chức công tác KTQT tại Công ty TNHH

VI NA MEN

Phương pháp nghiên cứu định tính: Tác giả thực hiện thu thập các số liệu thứ

cấp và sơ cấp về tình hình tổ chức hoạt động kinh doanh, cũng như tổ chức hệ thống

kế toán tại Công ty bằng việc phỏng vấn trực tiếp Ban giám đốc, Trưởng các phòng ban và các nhân viên kế toán trong Công ty Công việc thu thập số liệu trên nhằm

mục đích tìm ra được đặc điểm về quy mô quản lý, và đặc thù hoạt động kinh doanh

của Công ty; chính điều này giúp cho tác giả có thể nhận diện được ưu nhược điểm,

hạn chế và nguyên nhân dẫn tới việc Công ty chưa tổ chức công tác KTQT tại đơn

vị

6 Đóng góp mới của đề tài

Tại Việt Nam đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về việc tổ chức công tác KTQT tại các tập đoàn, các công ty cổ phần, công ty TNHH,… Tuy nhiên,đề tài

vẫn có đóng góp mới như sau:

− Một là, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán và KTQT tại công

ty TNHH VI NA MEN;

− Hai là, đề ra và thiết kế được lộ trình tổ chức công tác KTQT tại Công ty;

− Ba là,đưa ra giải pháp cụ thể trongvận dụng KTQT cho Công ty kinh doanh

mặt hàng vật liệu xây dựng và sản phẩn chủ yếu là gạch men

7 K ết cấu đề tài

Luận văn bao gồm các chương sau:

− Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị;

− Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH

VI NA MEN;

− Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH VI NA MEN

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1 M ột số vấn đề chung về kế toán quản trị áp dụng cho doanh nghiệp

1.1.1 Khái ni ệm kế toán quản trị

Trong các nghiên cứu về kế toán hiện nay, kế toán có rất nhiều khái niệm và

mỗi khái niệm thể hiện mỗi khía cạnh nghiên cứu khác nhau về kế toán Tuy nhiên,

những khái niệm này đều có những lý luận cơ bản chung là: Kế toán là một hệ

thống phương pháp thu thập, đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin cần thiết cho việc ra những quyết định tài chính

Theo Viện nghiên cứu Kế toán quản trị Mỹ, “Kế toán là một quá trình nhận

diện, tổng hợp, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế để giúp người sử dụng

thông tin đó đánh giá và ra quyết định.”(Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13)

Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật

và thời gian lao động.”[15, trang 1]

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ trong tất cả các ngành nghề, kinh tế phát triển mang tính toàn cầu làm gia tăng sức ép cạnh tranh trong thị trường, chính điều này làm cho nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp không đơn thuần là những thông tin về tình hình tài chính kinh tế, hay là việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp; mà nhu cầu thông tin các doanh nghiệp

cần là các thông tin hữu dụng phục vụ cho việc tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định Từ nhu cầu sử dụng thông tin khác biệt này, kế toán hình thành nên hai nhánh là Kế toán tài chính (KTTC) và Kế toán quản trị (KTQT)

Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc, "KTQT là một phần

của quản lý liên quan đến việc xác định, trình bày và giải thích thông tin được sử

dụng để xây dựng chiến lược, quy hoạch các hoạt động, ra quyết định kiểm soát, tối

ưu hóa việc sử dụng các nguồn tài nguyên, tiết lộ cho các cổ đông bên trong và bên

ngoài khác.”(Debarshi Bhattacharyya, 2010, trang 1)

Theo nhóm tác giả Jan R.Williams, Susan F.Haka, Mark S.Bettner, “KTQT là trình bày, giải thích những thông tin kế toán với định hướng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu thông tin của những nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp điều hành hoạt

động sản xuất kinh doanh.” (Phạm Văn Dược và Huỳnh Lợi, 2009, trang 13)

Theo Luật Kế toán Việt Nam (2003): “KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích

và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”[15, trang 1]

Tóm lại, KTQT là một hệ thống cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong đơn vị để ra quyết định, hoạch định, kiểm soát và đánh giá tất cả các hoạt động của đơn vị

Từ những khái niệm trên,chúng ta cũng thấy được các chức năng của KTQT như sau:

1.1.2 Ch ức năng của kế toán quản trị

Ngoài chức năng chung của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính của các hoạt động của doanh nghiệp thì KTQT còn có thêm chức năng là hỗ trợ việc hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm soát và ra quyết định trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị Cụ thể, KTQT hỗ trợ các chức năng quản trị như sau:

• Chức năng hoạch định

KTQT cung cấp thông tin cho việc hoạch định trong doanh nghiệp thông qua công cụ là dự toán trong ngắn hạn và dài hạn.Chính công cụ này đã cung cấp tình hình hoạt động của các đối tượng bên trong và đối tượng bên ngoài doanh nghiệp để giúp các nhà quản trị định hướng và ra quyết định trong doanh nghiệp

• Chức năng tổ chức – điều hành

KTQT cung cấp thông tin về tất cả các hoạt động đã, đang và sẽ thực hiện tại các bộ phận trong doanh nghiệp một cách thường xuyên và liên tục Chính những thông tin này giúp cho nhà quản trị có thể điều chỉnh và tổ chức lại kịp thời các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

• Chức năng kiểm soát

KTQT cung cấp thông tin về sự chênh lệch giữa kế hoạch và việc thực hiện kế

hoạch trong thực tế của các bộ phận thông qua các báo cáo kế toán quản trị.Chính

nhờ những báo cáo này, các nhà quản trị sẽ nhận diện được những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện kế hoạch; đồng thời, họ có thể kiểm soát tốt được các nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại và tương lai

• Chức năng ra quyết định

KTQT cung cấp những thông tin linh hoạt và kịp thời về các hoạt động của các phương án kinh doanh tại các bộ phận, những thông tin này hỗ trợ cho nhà quản

trị có những cái nhìn khái quát về các mặt hoạt động tương lai, và dễ dàng đưa ra

những quyết định chiến lược trong kinh doanh, sao cho mọi nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng một cách tối ưu nhất

1.1.3 M ối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán hình thành hai nhánh đó là KTTC và KTQT, sự kết hợp của hai loại

kế toán này tạo ra những công cụ quản lý có mối liên hệ mật thiết và bổ sung lẫn nhau hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản trị trong nền kinh tế cơ chế thị trường Mối quan hệ giữa KTTC và KTQT được thể hiện quan các mặt cơ bản sau:

KTTC và KTQT cùng nghiên cứu một đối tượng đó là các sự kiện kinh tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng xem xét và nghiên cứu nó ở

những khía cạnh khác nhau.KTTC nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp

sử dụng hiện tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh.KTQT không chỉ nghiên cứu nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đã sử dụng hiện tại mà còn nghiên cứu việc sẽ

sử dụng đối tượng này trong tương lai

KTTC và KTQT là công cụ quản lý phục vụ công tác quản trị và chúng gắn

liền với trách nhiệm của nhà quản trị trong doanh nghiệp KTTC gắn liền với trách nhiệm quản lý chung toàn doanh nghiệp KTQT gắn liền với trách nhiệm quản lý ở

từng bộ phận, từng hoạt động SXKD trong doanh nghiệp, vì nó hỗ trợ cho nhà quản

trị các cấp thực hiện các chức năng và mục đích của quản trị Sự kết hợp giữa KTTC và KTQT nhằm cung cấp thông tin kịp thời, linh hoạt, đầy đủ và thích hợp cho nhà quản trị thực hiện tốt trách nhiệm quản lý của mình

KTTC và KTQT cùng sử dụng các thông tin, dữ liệu ban đầu của kế toán, tuy nhiên chúng được xử lý và cung cấp ở những góc độ khác nhau để thực hiện các

chức năng riêng của mình KTTC cung cấp thông tin tổng quát về tình hình thực

hiện các chỉ tiêu kinh tế KTQT cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị Bên cạnh đó, KTQT còn cung cấp thông tin về mức độ thực hiện các

chỉ tiêu và chỉ ra những nhân tố, nguyên nhân đã ảnh hưởng đến quá trình và kết

quả thực hiện chỉ tiêu, đồng thời nêu rõ những khó khăn, cơ hội và những giải pháp

cần áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Như vậy, KTTC và KTQT là hai bộ phận khác nhau nhưng có mối liên quan

mật thiết và bổ sung lẫn nhau; là công cụ quản lý quan trọng cần thiết, tồn tại song song và không thể thay thế cho nhau KTQT giúp nhà quản trị chủ động trong việc xem xét, đánh giá và ra quyết định kịp thời nhằm ứng phó với những tình huống bất

ngờ phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; thông qua đó giúp đỡ doanh nghiệp đứng vững và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt

1.2 N ội dung Kế toán quản trị và nội dung tổ chức Kế toán quản trị

1.2.1 N ội dung KTQT

Nội dung chủ yếu của KTQT là cung cấp thông tin để thực hiện các chức năng

quản trị như định hướng, triển khai thực hiện, kiểm tra và đánh giá, ra quyết định

quản trị theo từng phương thức quản trị Nội dung kế toán bao gồm những nội dung sau:

1.2.1.1 D ự toán

a K hái quát chung về dự toán

Dự toán là công cụ giúp lập các dự án và dự báo chi phí cụ thể ở các mức độ khác nhau của hoạt động kinh doanh ở từng gian đoạn trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua dự toán các nhà quản trị xác định rõ được mục tiêu của tổ

chức và các giải pháp hữu hiệu để đạt mục tiêu chung đó Chính vì thế, dự toán là khâu quan trọng của giai đoạn hoạch định

Nhờ dự toán, các nhà quản trị nhận diện, đánh giá được thách thức và cơ hội trong quá trình thực hiện kế hoạch cũng như kết quả thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp; để từ đó có thể tận dụng và phát huy thế mạnh của các nguồn lực có sẵn; đồng thời hạn chế và khắc phục những khó khăn, rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm gia tăng sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp

b Phân loại dự toán

Các loại dự toán ngân sách thường gặp đó là dự toán ngân sách vốn (Capital Budget), và dự toán ngân sách tổng thể (Master Budget); dự toán ngân sách cố định (Static/ Fixed Budget) và dự toán ngân sách linh hoạt (Flexible Budget)

 D ự toán ngân sách vốn và dự toán ngân sách tổng thể

Dự toán ngân sách vốn thể hiện kế hoạch sử dụng và điều phối nguồn lực tài chính cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong dài hạn.Chính vì vậy, dự toán ngân sách vốn còn được gọi là dự toán ngân sách dài hạn

Dự toán ngân sách tổng thể là dự toán cung cấp kế hoạch thực hiện của các

hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính của doanh nghiệp trong một năm tài chính Dự toán ngân sách tổng thể thường được lập hàng năm theo kỳ là tháng, quý,

và năm, do vậy nó còn được gọi là dự toán ngắn hạn Dự toán ngân sách tổng thể

gồm hai loại dự toán chính là dự toán hoạt động (Operation Budget) và dự toán tài chính (Financial Budget)

− Dự toán ngân sách hoạt động là dự toán tổng kết mức độ hoạt động sản

xuất kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng và quản lý doanh nghiệp Dự toán ngân sách hoạt động bao gồm dự toán bán hàng,

dự toán sản xuất (bao gồm dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung), dự toán mua hàng,

dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

− Dự toán ngân sách tài chính liên quan đến kế hoạch hoạt động tài chính như dự án đầu tư cụ thể và tổng số tiền chi phí vốn cam kết Dự toán ngân sách bao gồm những dự toán như dự toán tiền, dự toán báo cáo thu nhập, dự toán bảng cân đối, dự toán lưu chuyển tiền, …

 Dự toán ngân sách cố định và dự toán ngân sách linh hoạt

Dự toán ngân sách cố định thể hiện kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp ở

mức độ cụ thể Thế nhưng, dự toán ngân sách cố định sẽ không hữu hiệu trong việc

hỗ trợ nhà quản trị ứng phó trong trường hợp mức độ hoạt động của doanh nghiệp

có thể thay đổi, do biến động trong điều kiện kinh doanh thực tế

Dự toán ngân sách linh hoạt là một loạt các ngân sách chi phí chuẩn bị cho

những mức độ năng lực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp.Như vậy, dự toán ngân sách linh hoạt hữu dụng trong việc hỗ trợ cung cấp thông tin cho các nhà quản

trị trong điều kiện kinh doanh thực tế có biến động

c Các mô hình dự toán

Theo Hiệp hội KTQT công chứng (CIMA), Anh Quốc (2008), các mô hình dự toán thường gặp là mô hình dự toán từ trên xuống (Top – down budgets), dự toán từ dưới lên (Bottom – up budgets), và dự toán song song (Parallel budgets)

 Mô hình dự toán từ trên xuống

Sơ đồ 1.1 Mô hình dự toán từ trên xuống

Theo mô hình hình này, nhà quản trị cao cấp sẽ định ra những mục tiêu của dự toán, sau đó sẽ chỉ định và điều phối xuống cho các nhà quản trị bộ phận.Từ những

chỉ định của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận xác định mục đích dự toán

của bộ phận mình và chỉ định xuống cho nhân viên thực hiện dự toán

 Mô hình dự toán từ dưới lên

Sơ đồ 1.2Mô hình dự toán từ dưới lên

Theo mô hình này, trình tự lập dự toán như sau:

− Nhân viên thực hiện dự toán sẽ tự đánh giá nhu cầu, khả năng của bản thân

và lập báo cáo trình lên nhà quản lý bộ phận

− Từ những báo cáo của nhân viên, nhà quản lý bộ phận tập hợp, đánh giá, xem xét, và xác định mục đích, yêu cầu về nguồn lực sau đó lập báo cáo và trình lên nhà quản trị cấp cao

− Khi tiếp nhận dự toán của nhà quản trị cấp cao sẽ xem xét, đánh giá tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp

+ Nếu nhà quản trị cấp cao không đồng ý, dự toán sẽ bị trả lại cho nhà quản

Nhân viên th ực hiện dự toán

Đánh giá nhu cầu

+ Nếu nhà quản trị cấp cao đồng ý, dự toán duyệt chuyển xuống cho nhà

quản trị bộ phận triển khai

− Khi nhận được dự toán đã có sự phê duyệt và thông qua của nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị bộ phận sẽ phê duyệt và triển khai cho nhân viên bộ phận mình thực hiện dự toán

 Mô hình dự toán song song

Sơ đồ 1.3 Mô hình dự toán song song

Theo mô hình này, Nhóm điều hành hoặc Ủy ban tài chính sẽ đưa ra mục tiêu

của dự toán và chuyển xuống cho các nhà quản trị bộ phận.Các nhà quản trị bộ phận

sẽ xem xét và tiếp nhận thông tin yêu cầu cần thiết của nhân viên bộ phận về khả năng thực hiện mục tiêu; rồi thảo luận, đàm phán với cấp trên.Khi đã thống nhất chỉ tiêu thực hiện dự toán giữa các cấp thì cấp cao nhất sẽ đưa ra quyết định điều phối

cuối cùng cho dự toán.Sau đó,nhà quản trị bộ phận tiếp nhận, chỉ định và triển khai

tới bộ phần nắm giữ dự toán

Thông qua việc trình bày ba mô hình dự toán cho thấy mỗi mô hình có những ưu,và nhược điểm riêng biệt;do đó, việc lựa chọn mô hình dự toán nào cho hoạt động lập dự toán sẽ tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất từng doanh nghiệp, cũng như các yêu cầu và trình độ quản lý của từng nhà quản trị

− Dự toán sản xuất (Đối với công ty thương mại được thay bằng dự toán mua hàng)

− Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

− Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

− Dự toán chi phí sản xuất chung

− Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

− Dự toán thu tiền

− Dự toán chi tiền

− Dự toán kết quả kinh doanh

− Dự toán bảng cân đối kế toán

− Dự toán lưu chuyển tiền tệ

Dự toán tiêu thụ là dự toán chủ đạo, được lập đầu tiên, và tất cả các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều chịu sự chi phối của dự toán tiêu thụ

e Những hạn chế của dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách đã xác định mục tiêu trước sẽ tạo áp lực thực hiện mục tiêu đối với các nhà quản trị và các nhân viên trong tổ chức; và chính do áp lực để đạt được mục tiêu của dự toán trong mọi trường hợp, các nhà quản trị và các nhân viên

sẽ phải làm mọi cách và thậm chí sử dụng những biện pháp gian lận, cung cấp thông tin không chính xác để bảo vệ bản thân và chức vụ

Dự toán ngân sách đã xác định mục tiêu trước làm hạn chế tính linh hoạt, thường tạo rào cản khi có sự thay đổi, và dễ làm cho các nhân viên cảm thấy bị đánh giá thấp,dohọ phải tuân thủ theo mục tiêu của dự toán nên các nhân viên không thể phát huy năng lực sáng tạo, tính thích nghi và dễ dẫn đến tâm lý chán nản khi không thể thực hiện công việc của bộ phận tốt nhất khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Dự toán được lập dựa trên các giả định, và chủ yếu là phỏng đoán nên sẽ dễ

tạo ra hai trường hợp đó là dự toán với mục tiêu quá cao và dự toán với mục tiêu quá thấp.Nếu mục tiêu quá cao, các nhân viên sẽ khó đạt được và dễ từ bỏ mục tiêu.Còn nếu mục tiêu quá thấp, sẽ không tạo sự hứng thú đối với các nhân viên, và

họ không thể hiện đúng năng lực của mình trong việc thực hiện mục tiêu, điều này

dễ tạo ra những sai sót trong từng bộ phận

Tóm lại, dự toán giữ vai trò chủ chốt trong việc thực hiện chức năng hoạch định và kiểm soát các hoạt động tại doanh nghiệp của nhà quản trị.Thông qua đó, giúp đỡ nhà quản trị nhận diện được những cơ hội và thách thức để có những quyết định chiến lược nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.Tuy nhiên, trong quá trình lập

dự toán ngân sách cần chú trọng đến việc xác định mục tiêu sao cho đúng đắn và linh hoạt để dự toán phát huy được tối ưu vai trò của nó

1.2.1.2 H ệ thống kế toán quản trị chi phí kinh doanh

Chi phí là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những

mục tiêu cụ thể; hay nói cách khác chi phí chính là sự vận động của nguồn lực trong doanh nghiệp Chính vì thế việc theo dõi, đo lường và nhận diện chi phí là điều cần thiết trong việc tổ chức và điều hành doanh nghiệp

a Phân loại chi phí

Chi phí được phân loại cho những mục đích sử dụng cụ thể, như một câu ngạn

ngữ cổ trong quản trị cho rằng những loại chi phí khác nhau sẽ phục vụ cho những

Chí phí ngoài sản xuất là các chi phí còn lại không phải là chí phí sản xuất.Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng, và chi phí quản lý doanh nghiệp

 Theo m ối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh: Chi phí bao

gồm chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ

Chi phí sản phẩm là chi phí phát sinh để sản xuất sản phẩm hoặc để mua sản

phẩm trong kỳ

Chi phí thời kỳ là những chi phí không phải là chi phí sản phẩm, những chi phí này dùng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán

 Theo m ối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Chi phí bao gồm chi phí trực

tiếp và chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp là những hao phí nguồn lực liên quan đến một đối tượng chi phí cụ thể

Chi phí gián tiếp là những hao phí nguồn lực liên quan đến nhiều đối tượng chi phí

 Theo m ối quan hệ mức độ hoạt động: Chi phí bao gồm biến phí, định phí

Chi phí hỗn hợp là những chi phí có thể thay đổi và không thay đổi tùy theo

mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Các loại chi phí theo các nhận diện khác

Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được:

− Chi phí kiểm soát được là chi phí mà nhà quản trị có thể nhận biết, xác định được và có quyền quyết định sự phát sinh của nó trong kỳ hoạt động

− Chi phí không kiểm soát là chi phí mà nhà quản trị không thể nhận biết, không thể xác định được và không có quyền quyết định sự phát sinh của nó trong kỳ hoạt động

Chi phí cơ hội là thu nhập tiềm tàng bị mất đi khi chọn một phương án

Chi phí chìm là chi phí phát sinh của cam kết trước đó mà không thể thu hồi

dù nhà quản trị quyết định lựa chọn phương án nào

Chi phí chênh lệch là chi phí khác biệt giữa các phương án khác nhau Chi phí này có trong phương án này nhưng không có trong phương án khác

b Phân tích biến động chi phí

Công tác nhận diện, theo dõi chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là đều cần thiết; thế nhưng, việc phân tích những biến động của chi phí cũng không kém phần quan trọng trong việc kiểm soát chi phí Việc phân tích

những thay đổi của chi phí sẽ giúp cho nhà quản trị xác định được những nguyên nhân, khó khăn và thuận lợi trong quá trình vận hành doanh nghiệp; từ đó nhà quản

trị có thể đưa ra những giải pháp để ứng phó với những tình huống khó khăn cụ thể

nhằm kiểm soát chi phí ở mức tối ưu nhất

Theo Huỳnh Lợi (2012), trình tự chung về phân tích biến động chi phí sản

xuất kinh doanh gồm các bước sau:

− Bước 1: Xác lập chỉ tiêu phân tích;

+ Trong bước này, cần xác định rõ mối quan hệ giữa các nhân tố tác động đến

nội dung chi phí cần phân tích

− Bước 2: Xác định đối tượng phân tích;

+ Những biến động của chỉ tiêu phân tích được xác định ở bước 1 chính là đối tượng phân tích

− Bước 3: Tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của chi phí;

+ Trong bước này, các phương pháp kỹ thuật tính toán sẽ được vận dụng để

do lường độ ảnh hưởng của các nhân tố đến sự biến động của chi phí

− Bước 4: Xác định nguyên nhân, xu hướng và giải pháp

+ Từ cơ sở tính toán của bước 3 để xác định được những khó khăn, thuận lợi

và nguyên nhân tác động đến sự thay đổi của chi phí; từ đó nhà quản trị sẽ

có những giải pháp hữu hiệu trong việc kiểm soát chi phí

Tóm lại, mỗi loại chi phí phục vụ cho mục đích sử dụng khác nhau, chính vì

thế mỗi loại chi phí sẽ có những đặc thù riêng về sự vận động, phương pháp nhận

diện, theo dõi, và phân tích Do vậy, việc kiểm soát chi phí đòi hỏi sự hiểu biết rõ về

chi phí đó cả về tính chất và phương pháp quản lý, sao cho việc kiểm soát chi phí là

tối ưu nhất

1.2.1.3 K ế toán trách nhiệm

Kế toán trách nhiệm là việc đo lường các yếu tố tài chính và phi tài chính

nhằm mục đích xem xét, đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị ở từng bộ phận thông qua các kết quả hoạt động và cung cấp báo cáo trong việc thực hiện mục tiêu

của tổ chức Cơ sở của hệ thống kế toán trách nhiệm là việc thiết kế các đơn vị trong tổ chức thành những trung tâm trách nhiệm cụ thể Trung tâm trách nhiệm là

một đơn vị trong tổ chức, mà tại nơi đó nhà quản trị chịu trách nhiệm về các mặt

hoạt động của đơn vị với tổ chức Từ đó, ta thấy được nội dung cơ bản của kế toán trách nhiệm bao gồm ba nội dung là xác định các trung tâm trách nhiệm, xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả thực hiện của từng trung tâm trách nhiệm và lập các báo cáo trách nhiệm quản lý

 Xác định các trung tâm trách nhiệm

Báo cáo kế toán phản ánh mức độ hiệu quả của nhà quản trị trung tâm trách nhiệm trong việc kiểm soát về doanh thu, chi phí, lợi nhuận hoặc tỷ suất sinh lời

vốn đầu tư Chính vì thế, khi chuẩn bị kế toán sẽ chia các trung tâm trách nhiệm thành bốn trung tâm là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận

và trung tâm đầu tư Trong đó:

− Trung tâm chi phí là bộ phận mà các nhà quản trị bộ phận chỉ có quyền ra quyết định đối với chi phí phát sinh trong bộ phận đó

− Trung tâm doanh thu là một bộ phận mà các nhà quản trị bộ phận chỉ được quyền ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó

− Trung tâm lợi nhuận là một bộ phận mà các nhà quản trị bộ phận chỉ được quyền ra quyết định đối với lợi nhuận đạt được trong bộ phận đó

− Trung tâm đầu tư là một bộ phận mà nhà quản trị được quyền ra quyết định đối với lợi nhuận và vốn đầu tư của đơn vị đó

 Xác định các chỉ tiêu đo lường thành quả thực hiện của từng trung tâm trách nhi ệm

Muốn đo lường và đánh giá thành quả thực hiện của từng trung tâm trách nhiệm một cách hữu hiệu, đòi buộc doanh nghiệp phải xây dựng được các chỉ tiêu

cụ thể và phù hợp với từng trung tâm

 Lập các báo cáo trách nhiệm quản lý

Kết quả của một quá trình thực hiện kế toán trung tâm trách nhiệm là việc cung cấp những báo cáo về những thành quả đạt được của các trung tâm trách nhiệm Thông qua những báo cáo này, nhà quản trị các cấp nhận diện được chênh

lệch giữa kết quả thực hiện so với dự toán để có thể điều hành và kiểm soát tốt nguồn lực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình

1.2.1.4 Thi ết lập thông tin KTQT cho việc ra quyết định

Cung cấp thông tin thích hợp và hữu dụng cho việc ra quyết định là một trong

những chức năng của kế toán quản trị nhằm giúp nhà quản trị ứng phó với những thách thức khi lựa chọn các phương án hoạt động sản xuất kinh doanh trong điều

kiện khó khăn và có biến động

Các quyết định thường gặp của nhà quản trị gồm quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn

a Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn

Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn là những thông tin phục

vụ cho những quyết định có hiệu lực, ảnh hưởng và thời gian thực hiện dưới một năm Những quyết định ngắn hạn mà các nhà quản trị thường đối mặt là những quyết định như mua ngoài hay sản xuất, nên bán hay tiếp tục chế biến, quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất bị giới hạn, Chính vì vậy, những thông tin cung

cấp trong trường hợp này thường là những thông tin kịp thời, nhanh chóng và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn trong điều kiện dễ thay đổi

Quá trình thực hiện lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn

hạn bao gồm các bước sau:

− Thực hiện việc thu thập các thông tin về khoản thu và chi liên quan đến các phương án kinh doanh cần ra quyết định;

− Tiếp hành loại bỏ các thông tin về chi và thu không thích hợp cho việc xem xét các phương án kinh doanh như chi phí chìm, doanh thu bằng nhau ở các phương án

− Từ cơ sở loại bỏ các thông tin không thích hợp ở bước thứ hai để xác định thông tin thích hợp cho ra quyết định

b Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định dài hạn

Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định dài hạn là những thông tin phục vụ cho những quyết định có hiệu lực, ảnh hưởng và thời gian thực hiện trên một năm

Những quyết định dài hạn doanh nghiệp thường phức tạp, và liên quan đến khoản đầu tư với vốn lớn để đạt được nguồn lợi kinh tế trong dài hạn như: Mở rộng quy

mô hoạt động; thay thế, cải tạo hoặc nâng cấp máy móc thiết bị, hoặc quy trình công nghệ hiện đại,…Để những quyết định dài hạn có hiệu quả, thì những thông tin cung

cấp phải chọn lọc tinh tế, linh hoạt, và hữu dụng trong dài hạn

Quá trình thực hiện lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định dài

hạn bao gồm các bước sau:

− Xác định mục tiêu đầu tư và các loại quyết định;

− Thực hiện việc thu thập, sàng lọc và phân loại các thông tin phù hợp với mục tiêu đầu tư và loại quyết định ở bước thứ nhất;

− Sử dụng phương pháp kỹ thuật phục vụ quyết định dài hạn phù hợp với mục tiêu đầu tư và loại quyết định để xác định thông tin thích hợp Những phương pháp kỹ thuật thường sử dụng là phương pháp hiện giá thuần (NPV), tỷ suất sinh lợi nội bộ (IRR), kỳ hoàn vốn (PB), …

1.2.2 N ội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp

Từ khái niệm KTQT, ta thấy chức năng nổi bật của KTQT là cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp cho nhà quản trị Để thực

hiện được chức năng cung cấp thông tin trên, KTQT cần tổ chức những nội dung chính gồm: Tổ chức thu thập thông tin ban đầu; tổ chức xử lý, tổng hợp thông tin; tổ

chức cung cấp thông tin; tổ chức bộ máy kế toán; và tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

1.2.2.1 T ổ chức thu thập thông tin đầu vào

Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn quan trọng trong quá trình thực hiện công tác KTQT, và được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ Nhờ giai đoạn này, thông tin được thu thập đầy đủ và cung cấp phù hợp, phục vụ cho những giai đoạn tiếp theo của công tác KTQT

Để việc thu thập thông tin hiệu quả, trước hết các bộ phận phải xác định yêu thông tin đầu ra cần của các hoạt động trong hiện tại và tương lai Sau đó, dựa vào

những thông tin được yêu cầu, kế toán tiến hành thiết kế các biểu mẫu chứng từ

phục vụ cho việc ghi nhận thông tin đầu vào, sao cho việc cung cấp thông tin nhanh,

kịp thời, chính xác và hữu ích

1.2.2.2 T ổ chức phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin

Việc phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin sẽ được thực hiện thông qua công

việc tổ chức tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp

Hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán được tổ chức một cách khoa học và

có hệ thống giúp cho việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin đã phát sinh trong quá khứ được dễ dàng, nhanh chóng, cụ thể, chi tiết và phù hợp với yêu cầu quản lý

của các nhà quản trị

Để thực hiện được tốt được hệ thống trên, đòi hỏi KTQT phải xem xét đến cả tính chất pháp lý và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật mà vẫn có thể thực hiện tốt các

chức năng cung cấp thông tin cho việc kiểm soát, điều hành, tổ chức và ra quyết định trong doanh nghiệp

Việc chi tiết các tài khoản và các sổ chi tiết trong doanh nghiệp cũng phải xem xét kỹ về mặt pháp lý và yêu cầu quản lý chi tiết từng đối tượng kế toán trong doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được việc cung cấp thông tin cụ thể chi tiết từng đối tượng cho việc xem xét, đánh giá và ra quyết định của nhà quản trị các cấp

1.2.2.3 T ổ chức cung cấp thông tin

Kết quả cuối cùng của quá trình công tác KTQT là báo cáo kế toán quản trị Báo cáo KTQT phản ánh và cung cấp thông tin về các chỉ tiêu tài chính, kinh tế cụ

thể từng khâu, từng bộ phận theo yêu cầu quản lý; đồng thời là công cụ hỗ trợ đắc

lực cho nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức – điều hành kiểm soát, và ra quyết định

Để báo cáo KTQT đạt hiệu quả trong công tác quản lý của doanh nghiệp, điều này đòi hỏi việc thực hiện báo cáo kế toán quản trị và các chỉ tiêu trong báo cáo

phải đáp ứng được tính phù hợp với nhu cầu nhu cung cấp thông tin phục vụ cho

việc quản trị Bên cạnh đó, báo cáo còn phải phản ánh được sự chênh lệch kết quả

thực hiện và kế hoạch, nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch đó; và so sánh số liệu với

việc thực hiện của các kỳ ở cùng thời điểm

Để phát huy hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin báo cáo KTQT, thì thông tin truyền đạt xuống các bộ phận phải thích hợp, và đúng mục đích.Các thông tin nên tránh truyền đạt tới các bộ phận không liên quan, vì dễ gây xáo trộn trong việc

thực hiện mục tiêu của bộ phận và tổ chức Đồng thời, việctruyềnđạt thông tin không phù hợp sẽ dẫn đến việc kiểm soát thông tin không hiệu quả, thông tin dễ bị

rò rỉ và gây bất lợi cho việc điều hành tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2.4 T ổ chức bộ máy kế toán

Mỗi doanh nghiệp có quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh riêng nên yêu cầu tổ chức bộ máy kế toán nói riêng và KTQT nói chung phải phù

hợp với từng doanh nghiệp Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm những mô hình như:

Mô hình kết hợp, mô hình tách biệt, và mô hình hỗn hợp

Mô hình kết hợp là việc kết hợp giữa KTTC và KTQT trong cùng một hệ

thống kế toán Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, với lợi thế tiết

kiệm được chi phí nhân sự và tổ chức do tận dụng nguồn nhân lực chung cho hai

phần hành kế toán Tuy nhiên, do sử dụng chung nguồn nhân sự này làm cho khối lượng công việc gia tăng, áp lực công việc cũng gia tăng, đặc biệt công tác KTQT không được chuyên sâu

Mô hình tách biệt là việc tách rời hai phần hành KTTC và KTQT thành hai bộ

phận riêng biệt thuộc phòng kế toán.Mỗi bộ phận sẽ có nhân sự phục vụ cho công

tác ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin riêng.Theo mô hình này, KTQT sẽ dễ thực

hiện đầy đủ các công cụ kỹ thuật của nó hơn và cung cấp thông tin hữu ích cho nhà

quản trị thực hiện tốt các chức năng quản trị trong doanh nghiệp

Mô hình hỗn hợp là việc thực hiện kế hợp giữa mô hình tách biệt và mô hình

kết hợp cho hai phần hành KTTC và KTQT; cụ thể là những phần hành chi tiết có

mối liên hệ giữa KTTC và KTQT sẽ áp dụng mô hình kết hợp, còn những phần hành chi tiết có tính đặc thù riêng sẽ được áp dụng theo mô hình tách biệt Theo mô hình này, cả nguồn nhân sự quản lý và việc tổ chức đòi hỏi phải có trình độ cao, phân công nhiệm vụ phải khoa học để việc kết hợp giữa các mô hình phải nhịp nhành, linh hoạt và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

1.2.2.5 T ổ chức ứng dụng công nghệ thông tin

Từ khi có sự ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong các ngành nói chung

và kế toán nói riêng, thì đa phần hoạt động phải thao tác thủ công trong kế toán đã được cải thiện rất nhiều, và lợi ích do việc kết hợp này là rất lớn, cụ thể khối lượng ghi chép thông tin, tính toán, xử lý và tổng hợp số liệu kế toán trở nên nhanh chóng

và chính xác hơn Các thông tin kế toán được lưu trữ dễ dàng và bảo mật hơn

Để việc ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả thì doanh nghiệp phải trang

bị những phương tiện kỹ thuật hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin như hệ

thống máy tính, phần mềm và nhân sự

Hệ thống máy tính nên đầu từ theo nhu cầu quản trị và phù hợp với đặc điểm

hoạt động sản xuất kinh doanh nghiệp

Về hệ thống phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng các loại phần mền tự thiết kế, hoặc đã được thiết kế sẵn, hoặc đặt hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, hoặc sử dụng mô hình kết hợp giữa kế toán và các phân hệ khác trong doanh nghiệp như hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning – Quản trị các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp)

1.3 Các nhân t ố ảnh hưởng đến tổ chức KTQT trong doanh nghiệp

1.3.1 Lĩnh vực hoạt động và quy mô doanh nghiệp

Đặc điểm và tính chất lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hưởng rất

lớn đến tổ chức kế toán nói chung và KTQT nói riêng tại từng doanh nghiệp cụ thể;

mỗi loại hình doanh nghiệp và cả tự bản thân mỗi doanh nghiệp lại có đặc điểm

hoạt động khác nhau Đối với doanh nghiệp thương mại dịch vụ, các hoạt động chủ

yếu là hoạt động mua, bán và cung cấp dịch vụ, do đó việc tổ chức KTQT và phân tích kinh doanh có phần đơn giản hơn loại hình khác Đối với doanh nghiệp sản

xuất thì hoạt động phức tạp hơn, phong phú hơn, do đó việc tổ chức KTQT và phân tích kinh doanh trong loại hình doanh nghiệp sản xuất sẽ phức tạp và đa dạng hơn Quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng là một trong những nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến việc tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Những doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng thì cơ cấu tổ

chức của doanh nghiệp cồng kềnh và đa dạng hơn, cơ cấu tổ chức có thể phân tán ở nhiều địa điểm, nhiều khu vực khác nhau Quy mô doanh nghiệp lớn, phạm vi hoạt động rộng đòi hỏi việc lập báo cáo bộ phận, phân tích báo cáo bộ phận, đánh giá trách nhiệm của bộ phận phải cụ thể và phức tạp hơn

Những doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thì cơ cấu tổ chức hoạt động sản

xuất kinh doanh thường ít phức tạp hơn, địa bàn hoạt động có thể ít phân tán hơn , tuy nhiên nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị để phục vụ cho công tác

quản trị vẫn là nhu cầu thiết yếu nhưng có thể chưa áp dụng đầy đủ các nội dung, phương pháp của kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng

Như vậy, muốn tổ chức công tác KTQT trong doanh nghiệp đạt hiệu quả ta

cần phải xem xét sự phù hợp của KTQT với đặc điểm, tính chất của lĩnh vực hoạt động, và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể

1.3.2 Yêu c ầu và trình độ quản lý doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu cung cấp thông tin trong hoạt động quản trị khác nhau tùy thuộc nhiều vào yêu cầu trình độ quản lý của các nhà quản trị ở các

cấp.Yêu cầu và trình độ quản lý càng cao, thông tin KTQT cung cấp càng phải linh

hoạt, kịp thời và chi tiết nhằm phục vụ hữu hiệu cho việc ra các quyết định của nhà

quản trị ở các cấp khác nhau

1.3.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán

Thông tin kế toán được theo dõi, xử lý và phân tích thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống kế toán sẽ mang lại nhiều lợi ích trong việc quản

lý kế toán như giảm tải khối lượng ghi chép, việc tính toán, xử lý, phân tích, tổng

hợp, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác hơn Việc truy xuất, tìm kiếm,

kiểm tra thông tin kế toán cũng dễ dàng và gọn gàng hơn Thêm vào đó, hệ thống công nghệ thông tin với trình độ càng cao thì việc lưu trữ,an ninh về thông tin kế toán cũng được cải thiện và an toàn hơn

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã khái quát những nội dung cơ bản về KTQT và cách thức tổ chức KTQT trong doanh nghiệp Tác giả cũng trình bày những nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức và vận hành KTQT tạo nền tảng cho việc thiết lập

những nội dung KTQT trong chương 3 tại doanh nghiệp TNHH VI NA MEN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KTQT

2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh

2.1.1 L ịch sử hình thành và phát triển

2.1.1.1 L ịch sử hình thành

Tên Công ty viết bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH VINAMEN

Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: VINAMEN Company Limited

Tên Công ty viết tắt: VINAMEN CO., LTD

Địa chỉ: 10/1A Xa lộ Hà Nội, Phường Tam Hoà, Biên Hoà, Đồng Nai, Việt Nam

Điện thoại: 061.3911.491

Fax: 061.3911.492

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là bán buôn vật liệu xây

dựng.Ngoài ra công ty còn kinh doanh cung cấp thiết bị cấp nước trong nhà và các

loại thiết bị xây dựng khác

Công ty TNHH VI NA MEN thành lập năm 2008,trong giai đoạn này ngành nghề kinh doanh của Công ty là bán buôn vật liệu; chính vì vậy,Công ty lựa chọn nhà cung cấp cho mình trong giai đoạn này chủ yếu là ở Miền Đông Nam bộ; và khách hàng lớn của công ty cũng chưa nhiều

2.1.1.2 Quá trình phát tri ển của công ty TNHH VI NA MEN

Khi mới thành lập với nguồn vốn Công ty còn hạn chế, nhà cửa, máy móc thiết bị và phương tiện chưa nhiều, trình độ công nhân viên còn yếu kém nên hoạt động công ty chỉ có thể ký kết hợp đồng với khách hàng có đơn đặt hàng với số lượng nhỏ

Cuối năm 2009, công ty TNHH VI NA MEN mới chính thức tham gia thêm

hoạt động buôn bán nhiều loại thiết bị sứ vệ sinh, vòi nước, thiết bị cấp nước trong nhà, thiết bị nhiệt và phụ tùng thay thếcho các cửa hàng, doanh nghiệp tư nhân kinh doanh bán lẻ vật liệu xây dựng

Công ty đã tiếp thu và tích luỹ nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh

vật liệu xây dựng; cũng với sự am hiểu cũng như nắm bắt được nhu cầu tiêu dùng,

thị hiếu của khách hàng hoạt động kinh doanh của Công ty tiến triển tốt hơn, có nhiều khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau hơn Nhận định được cơ hội, Ban Lãnh Đạo Công ty đã quyết định xây dựng thêm các chi nhánh ở nhiều khu vực khác nhau tại miền Đông Nam Bộ; mua sắm các trang thiết bị hiện đại, tăng cường thu mua nguồn vật liệu có phẩm chất tốt, tăng năng suất lao động nhằm nâng cao

chất lượng bán buôn, để đáp ứng nhu cầu đa dạng và những đòi hỏi khắc khe của khách hàng

Hiện công ty có 5 chi nhánh, trong đó:

− Tại Đồng Nai: 4 chi nhánh

− Tại TP Hồ Chí Minh: 1 chi nhánh

Mặt dù là Công ty còn non trẻ, song những thành quả mà Công ty đạt được đã

khẳng định được uy tín và vị thế của Công ty trong lĩnh vực kinh doanh mặt hàng

vật liệu xây dựng và các thiết bị khác trong xây dựng tại thị trường miền Đông,

miền Tây và miền Trung

2.1.2 Ch ức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.2.1 Ch ức năng của Công ty

Chuyên mua bán, phân phối các mặt hàng như: gạch men, thiết bị sứ vệ sinh, vòi nước, thiết bị cấp nước trong nhà, thiết bị nhiệt và phụ tùng thay thế… cho các

cửa hàng, doanh nghiệp tư nhân kinh doanh bán lẻ vật liệu xây dựng trên địa bàn khu vực miền Đông, miền Tây và miền Trung Tuy nhiên, mặt hàng kinh doanh chủ

yếu và thế mạnh, mang lại doanh thu cao nhất cho công ty là Gạch men

2.1.2.2 Nhi ệm vụ của Công ty

Tổ chức kinh doanh một cách liên tục và ổn định, đảm bảo thu nhập cho người lao động

Hạch toán đúng đủ các khoản chi phí sản xuất và báo cáo quyết toán kết quả

hoạt động sản xuất kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo đúng các quy định của nhà nước

Nghiên cứu thị hiếu tiêu dùng sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh để đa

dạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của thị trường Không ngừng nâng cao uy tín thương hiệu Công ty, mở rộng thị trường - nâng cao thị phần trong nước, và chủ động tìm kiếm các đơn hàng

2.1.3 Quy mô c ủa Công ty

2.1.3.1 V ốn

Vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng Bao gồm các phần vốn góp cụ thể như sau:

− Bà Trần Thị Công Anh góp 12.000.000.000 đồng, chiếm 60% trên tổng vốn điều lệ

− Ông Nguyễn Thanh Toàn góp 8.000.000.000 đồng, chiếm 40% trên tổng vốn điều lệ

1

Chi nhánh

2

Chi nhánh

3

Chi nhánh

4

Chi nhánh

b Trình độ học vấn của công nhân viên

Trình độ học vấn của công nhân viên trong công ty được thể hiện trong bảng 2.2 và biểu đồ 2.1

B ảng 2.2Trình độ học vấn của công nhân viên năm tháng 9/2014

(Người)

T ỷ lệ (%)

[Ngu ồn: Bảng thống kê nhân sự năm 2014]

Bi ểu đồ 2.1Biểu đồ tỷ lệ trình độ học vấn của nhân viên năm tháng 9/2014

[Ngu ồn: Bảng thống kê nhân sự năm 2014]

[CATEGO

RY NAME]

[PERCEN TAGE]

[CATEGO

RY NAME]

[PERCEN TAGE]

[CATEGO

RY NAME]

[PERCEN TAGE]

2.1.4 T ổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH VI NA MEN

2.1.4.2 Ch ức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

a Giám đốc

Là người có quyền hạn trách nhiệm cao nhất, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra, dẫn dắt Công ty hoạt động đúng theo điều lệ của Công ty và pháp luật của nhà nước Việt Nam, chịu trách nhiệm trước pháp luật và toàn thể các thành viên về công việc điều hành công ty Giám đốc có quyền quyết định bộ máy tổ chức quản lý Công ty, bố trí

và sử dụng cán bộ trong Công ty, đảm bảo tính đơn giản và hiệu quả

b Phó giám đốc

Chịu sự quản lý của giám đốc, có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến

bộ phận do mình phụ trách nhưng phải báo cáo với giám đốc về quyết định của mình

c Phòng tổ chức hành chánh

Xem xét tình hình sử dụng lao động như: Số lượng lao động làm việc, số lượng công nhân vắng mặt; quản lý đội xe và bốc xếp tại Công ty; điều phối lao động giữa các bộ phận, sửa chữa trang thiết bị, phương tiện đi lại của toàn Công ty

GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG

T Ổ CHỨC

HÀNH

CHÁNH

d Phòng tài chính kế toán

Lập kế hoạch thu chi tài chính thống nhất với kế hoạch kinh doanh của Công

ty Đồng thời, phòng có trách nhiệm tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác, trung

thực, kịp thời, đầy đủ các thông tin về sản xuất và tiêu thụ của Công ty.Đồng thời, phòng tiến hành quyết toán đúng quy định của Nhà Nước Ngoài ra, phòng kế toán còn lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, và số liệu kế toán

e Phòng thu mua

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm và thiết kế sản phẩm

mới, tổ chức đàm phán,ký kết hợp đồng và cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan trong Công ty về tình hình thu mua vật tư, hàng hóa Phòng thu mua phải đảm

bảo nguồn cung ứng đầu vào của Công ty Đồng thời, phòng chịu trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo về phẩm chất cho từng loại sản phẩm trước khi thu mua hàng hóa

vật tư

f Phòng kinh doanh

Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tổ chức đàm phán, ký kết hợp đồng, cung cấp thông tin cho Công ty thông qua hội chợ triển lãm, điện thoại hoặc qua Email giữa Công ty và khách hàng, tổ

chức cho khách hàng xem sản phẩm của Công ty Đồng thời, phòng tiếp nhận phản

hồi và yêu cầu từ khách hàng về mẫu mã sản phẩm nhằm cung cấp cho phòng thu mua và Ban Giám đốc để tính toán cho việc tìm kiếm sản phẩm phù hợp

g Bộ phận kho

Quản lý trực tiếp lượng hàng nhập vào, xuất ra, nhận chứng từ xuất bán từ Bộ

phận kinh doanh để giao hàng đúng số lượng; lập báo cáo về quản lý kho chuyển các bộ phận liên quan theo dõi Bộ phận kho thực hiện và gửi báo cáo lượng hàng

xuất, nhập để phòng tổ chức hành chánh có kế hoạch điều xe hợp lý

2.1.5 Quy trình ho ạt động kinh doanh tại công ty

Sơ đồ 2.2Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH VI NA MEN

 Gi ải thích quy trình

(1) Bộ phận kinh doanh nghiên cứu thị trường kết hợp với bộ phận thu mua đưa

ra các phương án lựa chọn sản phẩm bán và mẫu sản phẩm mới;

(2) Thành lập hội đồng cấp Công ty thực hiện đánh giá và lựa chọn sản phẩm từ các phương án;

(3) Sản phẩm lựa chọn, phòng thu mua tiến hành lập phương án đánh giá và lựa

chọn nhà cung cấp sản phẩm cho việc kinh doanh của Công ty;

(4) Phòng thu mua chuyển hàng cho bộ phận liên quan trong 2 trường hợp:

− Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin mua hàng từ bộ phận thu mua và thông tin khách hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành thông báo khách hàng

nhận hàng tại kho của nhà cung cấp hoặc chuyển bán hàng trực tiếp cho khách hàng

− Bộ phận kho nhận hàng để dự trữ

(5) Bộ phận kinh doanh bán hàng đã lưu tại kho;

(6) Sau cung cấp hàng hóa cho khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận các

dịch vụ sau bán hàng, cụ thể: tiếp nhận phản hồi từ khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm đã bán và thị hiếu thị trường

2.1.6 M ột số kết quả hoạt động của công ty các năm gần đây

2.1.6.1 Th ị trường kinh doanh của công ty trong năm 2013

B ảng 2.3Thị trường kinh doanh của công ty TNHH VI NA MEN năm 2013

Th ị trường T ỷ trọng

(%)

Doanh thu (đồng)

[Ngu ồn: Báo cáo doanh thutiêu thụ năm 2013]

Bi ểu đồ 2.2 Thị trường kinh doanh của công ty TNHH VI NA MEN năm 2013

[Ngu ồn: Báo cáo doanh thutiêu thụ năm 2013]