Tìm hiểu phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp lạc việt vebrary

Có thể kể qua một số vai trò của việc ứng dụng CNTT như: Nhờ ứng CNTT mà các thư viện không chỉ đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng các nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc, tổ chức tốt các h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

  

TÌM HIỂU PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TÍCH HỢP LẠC VIỆT –

VEBRARY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

SINH VIÊN THỰC HIỆN: Bùi Thị Mai

LỚP: TV37

HÀ NỘI - 2009

Ths.Nguyễn Hữu Nghĩa

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU……… 1

1 Tính cấp thiết của đề tài……….1

2 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thưc tiễn của đề tài……….3

3 Mục đích nghiên cứu……….3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……….3

5 Tình hình nghiên cứu……….3

6 Phương pháp nghiên cứu……… ………3

7 Kết cấu của bài khoá luận……… 4

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM TÍCH HỢP QUẢN LÝ THƯ VIỆN……… ……… 5

1.1 Sơ lược quá trình ứng dụng tin học trong hoạt động TT- TV……….5

1.2 Khái niệm về phần mềm tích hợp quản lý thư viện………8

1.3 Các tiêu chí đánh giá phần mềm thư viện……… ………… 10

1.3.1 Nhóm các tiêu chí về công nghệ thông tin và truyền thông……….10

1.3.2 Nhóm các tiêu chí về chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện… ……12

1.3.3 Nhóm các tiêu chí với các phân hệ chức năng………… ……… 13

Chương 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TÍCH HỢP LẠC VIỆT – VEBRARY……….……22

2.1 Đặc điểm nổi bật của Lạc Việt – Vebrary ……… ……… 22

2.1.1 Quá trình xây dựng và ứng dụng phần mềm……… …………22

2.1.2 Đặc điểm nổi bật của Lạc Việt – Vebrary…… ……… 28

2.1.2.1 Yêu cầu về CNTT và thiết kế phần mềm… ……… 29

2.1.2.2 Yêu cầu về nghiệp vụ thư viện……… ……… 30

2.2 Các phân hệ của Lạc Việt – Vebrary.……… 33

2.2.1 Phân hệ bổ sung……… ……… 33

2.2.2 Phân hệ biên mục……… ……… 35

2.2.3 Phân hệ quản lý lưu thông………….……… 37

2.2.4 Phân hệquản lý xuất bản phẩm nhiều kì……….…… 43

2.2.5 Phân hệ quản lý kho……… 45

2.2.6 Phân hệ mượn liên thư viện……….47

2.2.7 Phân hệ ấn phẩm điện tử……… 48

2.2.8 Phân hệ quản trị hệ thống……….51

2.2.9 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC………52

2.3 Cổng thông tin thư viện ……… ……….55

2.3.1 Vebrary dễ dàng thay đổi thông tin trên Portal và giao diện… 55

2.3.2 Tin tức………… ……… 56

2.3.3 Tạo chuyên đề giới thiệu tài liệu……… ……… 57

2.3.4 Nhặt tin và xuất bản tin theo chuẩn RSS………… ………… 58

2.3.5 Diễn đàn……… … 59

2.3.6 Wap……….60

2.3.7 Cá nhân hoá……… 60 2.3.8 Đăng kí làm thẻ trực tuyến và dịch vụ trang

Web cá nhân……… 61

2.3.9 Quản lý sự kiện và công tác……… 62

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ……… 63

3.1 Nhận xét……… 63

3.2 Kiến nghị………66

KẾT LUẬN ……… 68 PHỤ LỤC

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới, việc ra nhập WTO (11/01/2007) đã đánh dấu bước ngoặt to lớn cho nền kinh tế Việt Nam Mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực đều cần phải vươn cao và vươn xa hơn nữa để

có thể bắt kịp và sánh ngang với các nước trên thế giới Để đáp ứng nhu cầu

đó thì ứng dụng tin học trong mọi ngành nghề là xu thế tất yếu để nâng cao hiệu suất lao động, nâng cao chất lượng trong từng ngành nghề, từng lĩnh vực Việc ứng dụng tin học đã làm thay đổi hình thái của nền kinh tế Việt Nam nói riêng cũng như nền kinh tế thế giới nói chung, từ nền kinh tế truyền thống sang nền kinh tế tri thức

Nhìn chung tin học đã xâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực đời sống xã hội, phạm vi quốc gia và quốc tế Công nghệ thông tin (CNTT) được coi là chìa khóa của mọi hoạt động sáng taọ, là yếu tố thiết yếu của sự đổi mới Vì vậy việc ứng dụng CNTT vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội là một điều kiện hết sức quan trọng và cấp bách, trong đó có lĩnh vực thông tin thư viện (TT-TV)

Công nghệ thông tin đã giúp cho thư viện tổ chức và khai thác hiệu quả nhất nguồn tài nguyên thông tin tạo điều kiện cho mọi thành viên xã hội tiếp nhận được nhiều thông tin hơn, phong phú kịp thời và chính xác hơn mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý

Việc ứng dụng tin học trong hoạt động TT-TV đã làm thay đổi diện mạo của các thư viện và ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của các thư viện trong xã hội hiện đại ngày nay Từ những thư viện truyền thống trang bị thô

sơ, tra cứu mang tính chất thủ công thì nay hầu hết các thư viện đã được tin học hóa Những thành tựu của CNTT đã làm biến đổi sâu sắc hệ thống thư viện trên thế giới tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục tìm kiếm thông tin và các hoạt động kĩ thuật khác

Ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện là sử dụng các trang thiết bị, máy tính và phần mềm quản lý thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và

mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin, phục vụ thông tin điện tử Vai trò của việc ứng dụng CNTT ngày càng được khẳng định trong xã hội thông qua việc cung cấp thông tin nhanh, đầy đủ, chính xác, nhằm giải quyết những vấn đề cấp bách trong sự phát triển của xã hội Với những vai trò to lớn và thiết thực đó, việc cài đặt cũng như sử dụng phần mềm thư viện là một tất yếu của các thư viện Việt Nam và Thế giới

Trong những năm gần đây Việt Nam rất coi trọng việc xây dựng và phát triển các phần mềm thư viện Những phần mềm thư viện điện tử, thư viện số ngày càng phát triển mạnh mẽ về số lượng và chất lượng Bên cạnh những phần mềm thư viện điện tử tích hợp như ILIB của Công ty Máy tính Truyền thông CMC; LIBOL của Công ty Tinh Vân; ELIB của Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Đầu tư và Phát triển Phần mềm Việt Nam (VNnetsoft); phần mềm GLOC, phần mềm mã nguồn mở Greenstone là phần mềm Vebrary của Công

ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Vebrary là một trong những công cụ mạnh với các tính năng cần thiết cho một thư viện hiện đại Qua tìm hiểu tại Thư viện thực hành của Khoa Thư viện Thông tin, Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, tôi được biết trước đây chưa có khoá luận nào tìm hiểu về phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp Lạc Việt – Vebrary Bởi những lý do trên tôi đã lựa chọn

đề tài: “Tìm hiểu phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp Lạc Việt -

Vebrary” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa lý luận: Đề tài cung cấp những lý thuyết chung về phần mềm

thư viện cũng như những kiến thức về phần mềm Vebrary nói riêng Giúp cho sinh viên cũng như các nhà quản lý có thể vận dụng có hiệu quả vào thực tiễn

- Ý nghĩa thực tiễn: Giúp nâng cao trình độ, kỹ năng quản lý, xử lý,

khai thác tài liệu điện tử cho các cán bộ thư viện, giúp cho độc giả có

thể tra cứu tài liệu nhanh chóng, dễ dàng

3 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu về các tính năng của phần mềm Vebrary nhằm giới thiệu cho các sinh viên - những cán bộ thư viện tương lai cũng như những nhà quản lý thư viện hiện tại để họ có thêm thông tin hữu ích, những hiểu biết về phần mềm Giới thiệu một số thư viện đã ứng dụng phần mềm, đánh giá những kết

quả đạt được trong quá trình sử dụng phần mềm tại các thư viện

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phần mềm Vebrary của Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt và các thư viện, trung tâm thông tin có sử dụng và khai thác phần mềm Vebrary trên toàn quốc

5 Tình hình nghiên cứu

Hiện tại có rất nhiều đề tài nghiên cứu về các phần mềm thư viện điện tử tích hợp như Libol, Ilib tại Khoa Thư viện Thông tin Trường Đại học Văn hoá

Hà Nội xong vẫn chưa có đề tài nào tìm hiểu về phần mềm Vebrary

6 Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu: tổng hợp tài liệu từ sách báo, tạp chí, tạp chí thông tin tư liệu, tạp chí thư viện, các tài liệu trên mạng về thư viện

- Trao đổi phỏng vấn với nhân viên của Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt; trao đổi với cán bộ thư viện tại các thư viện, trung tâm thông tin

có sử dụng phần mềm Vebrary

7 Kết cấu khoá của bài khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, cơ cấu của bài khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về phần mềm tích hợp quản lý thư viện

Chương 2 : Phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp Lạc Việt - Vebrary

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Trong quá trình thực hiện đề tài này do năng lực của bản thân còn nhiều hạn chế nên không thể tránh được những thiếu sót nhất định Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng bạn đọc để bài khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Qua đây tôi cũng gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến thầy giáo Th.s Nguyễn Hữu Nghĩa người đã hướng dẫn chỉ đạo tận tình giúp tôi hoàn thành khóa luận này Đồng thời xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Thư viện Thông tin Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội, cảm ơn anh Nguyễn Thanh Hùng, nhân viên Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt và các anh chị tại Trung tâm Học liệu Huế đã cung cấp tài liệu giúp tôi hoàn thành khóa luận này

Xin chân thành cảm ơn!

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM TÍCH HỢP

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1.1 Sơ lược quá trình ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin thư viện

Ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV, đó là việc làm thiết yếu Trên thế giới CNTT đã được áp dụng vào thư viện từ những năm 50 của thế kỷ

XX Tính từ khi máy tính điện tử ra đời 1946 thì có thể nói CNTT đã được áp dụng trong hoạt động thư viện tương đối sớm Đặc biệt với cuộc cách mạng vi

xử lý vào những năm 70 cùng với sự ra đời của hàng triệu máy vi tính, sự ra đời của mạng viễn thông toàn cầu Internet đã kết nối hàng triệu người từ khắp mọi nơi trên Thế giới Điều này đã làm cho hệ thống thư viện trên thế giới biến đổi sâu sắc

Nằm trong hệ thống thư viện thế giới thư viện Việt Nam cũng dần thay đổi để phù hợp với sự nghiệp phát triển thư viện trên thế giới Năm 1981-

1982 Việt Nam đã bắt đầu thử nghiệm ứng dụng tin học trong hoạt động thư viện và kết quả là 1985 thư viện Quốc gia Việt Nam đã là một trong những thư viện đầu tiên ở Việt Nam ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện Những thành quả của việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực thư viện nói riêng đã đẩy mạnh sự quan tâm của Đảng và nhà nước thể hiện qua một số chính sách, văn bản pháp luật về ứng dụng và phát triển CNTT Có thể kể đến một số văn bản như:

Ngày 30/3/1991 Bộ Chính trị đã có quyết định số 26/NQ-TW về Khoa học Công nghệ trong sự nghiệp đổi mới khẳng định CNTT là phương tiện chủ lực để Việt Nam “đi tắt, đón đầu” nhằm rút ngắn khoảng cách so với các nước công nghiệp tiên tiến

Ngày 4/3/1993, Chính phủ có nghị quyết 49/CP về phát triển CNTT đến năm 2000 nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT vào mọi lĩnh vực sản xuất, kinh tế văn hoá của đất nước, trong đó “nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý” là một nhiệm vụ quan trọng

Ngày 17/10/2000, Bộ Chính trị đã có chỉ thị số 58-CT/TW về đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá

đã khẳng định: “CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển Ứng dụng CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới

Được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, việc ứng dụng CNTT trong thư viện ngày một đẩy mạnh Tuy việc tin học hoá trong thư viện của nước ta bắt đầu khá muộn so với thế giới nhưng không thể phủ nhận những thành quả

mà việc ứng dụng tin học mang lại Có thể kể qua một số vai trò của việc ứng dụng CNTT như:

Nhờ ứng CNTT mà các thư viện không chỉ đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng các nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc, tổ chức tốt các hoạt động thông tin mà còn góp phần thay đổi mối quan hệ giữa bạn đọc với thư viện, giữa bạn đọc với cán bộ thư viện, giữa cán bộ thư viện với kho tài liệu của thư viện mình Nhờ có ứng dụng CNTT mà thư viện dần trở nên thân thuộc với tất cả mọi người Thư viện không chỉ là giảng đường thứ hai với các bạn sinh viên

mà còn là một giảng đường lớn của loài người, một kho tri thức vô giá của

nhân loại Nhờ có ứng dụng CNTT đã đem lại nhiều lợi ích cho cả bạn đọc và cán bộ thư viện

Với bạn đọc có thể tìm được tài liệu mà họ cần qua mạng Internet mà

không cần trực tiếp đến thư viện Bạn đọc có thể lựa chọn tài liệu họ cần mà không mất thời gian chờ đợi Nếu như là thư viện truyền thống thì số người tra cứu thư mục phải hạn chế, bạn đọc đến sau sẽ phải chờ người đến trước tra cứu xong mới đến lượt mình như vậy vừa mất thời gian, hiệu quả lại không cao Với việc ứng dụng tin học trong thư viện hàng ngàn người có thể cùng truy cập một lúc để tìm những tài liệu mà họ cần, nâng cao khả năng tiếp cận và truy cập thông tin, và với CNTT thì dường như không có một bức tường nào ngăn cản bạn đọc đến với thư viện

Với những cán bộ TT-TV thì hiệu quả đạt được càng lớn hơn, không chỉ

tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ mà còn dễ dàng khẳng định vai trò của một người cán bộ trong xã hội hiện đại - xã hội thông tin Một cán bộ thư viện giỏi sẽ luôn đáp ứng các nhu cầu tin của độc giả thông qua dịch vụ tìm tin Nhờ có ứng dụng CNTT người cán bộ sẽ dễ dàng tìm tin thoả mãn nhu cầu của bạn đọc, tạo niềm tin cho độc giả vào cán bộ thư viện và cũng từ những việc như vậy người cán bộ sẽ tự tin hơn, yêu nghề hơn và càng cống hiến hết mình vì sự nghiệp thư viện của đất nước

Nhờ có ứng dụng CNTT thư viện có thể lưu giữ được nhiều tài liệu hơn Tài liệu trong thư viện không chỉ đơn thuần là báo, tạp chí mà còn là các dạng tài liệu điện tử, vi phim, vi phiếu, đĩa quang, đĩa CD…Lượng thông tin lưu giữ dưới những dạng tài liệu này rất lớn và phong phú có cả âm thanh và hình ảnh Tài liệu được lưu giữ lâu hơn mà không chịu nhiều ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu, mối mọt, giúp tiết kiệm được diện tích kho lưu trữ Những tài liệu quý hiếm sẽ được lưu giữ tồn tại mãi cùng thời gian, bạn đọc có nhiều

cơ hội tiếp xúc với những tài liệu quý đó Vì những lý do trên, ứng dụng

CNTT luôn là sự lựa chọn của các thư viện

1.2 Khái niệm phần mềm tích hợp quản lý thư viện

Đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của các thư viện trong hoạt động quản

lý cũng như phục vụ bạn đọc thì nhất thiết các thư viện cần được trang bị một phần mềm thích hợp Vậy phần mềm là gì?

Phần mềm là tập hợp cấu trúc các lệnh cho phép thực hiện các công việc tính toán và quản lý Các lệnh này có thể biểu diễn bằng ngôn ngữ máy, dựa trên các số nhị phân hoặc bằng ngôn ngữ lập trình, nó sẽ được máy tính dịch

ra ngôn ngữ máy

Phần mềm là các công cụ giúp ta sử dụng máy tính, mạng máy tính thực hiện một số thao tác xử lý dữ liệu Mỗi phần mềm có thể thực hiện một số thao tác nhất định trên một số loại dữ liệu nhất định

Phần mềm là những chỉ dẫn, các lệnh cho phần cứng về những hoạt động cần thực hiện Nó còn gọi là các chương trình Có các loại phần mềm như:

- Phần mềm hệ thống hay hệ điều hành

- Phần mềm ứng dụng

- Phần mềm truyền thông

Hệ điều hành là tập hợp có tổ chức các chương trình hệ thống sử dụng làm giao diện giữa người sử dụng với máy tính Phần mềm hệ thống cho phép phần mềm ứng dụng giao tiếp với máy tính Hệ điều hành quản lý các tài nguyên phần cứng, quản lý CPU hỗ trợ việc chia thời gian thực hiện quá trình

xử lý, quản lý bộ nhớ, phân phối định vị các nguồn bộ nhớ một cách linh hoạt, quản lý vào/ ra, điều khiển quá trình đọc ghi

Phần mềm ứng dụng là tập hợp các lệnh được thiết kế để thực hiện những ứng dụng cụ thể như xử lý văn bản, kế toán, biên mục…Có 3 loại phần mềm ứng dụng:

- Phần mềm ứng dụng chung, ví dụ như phần mềm xử lý văn bản, tạo lập bảng biểu

- Phần mềm quản lý công việc chung như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự

- Phần mềm chuyên dạng đặc biệt như phần mềm quản lý thư viện, phần mềm tìm tin và lưu trữ thông tin

Như vậy phần mềm tích hợp quản lý thư viện thuộc phần mềm chuyên dạng đặc biệt có chức năng quản lý các khâu công tác của thư viện như: theo dõi bổ sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mượn tài liệu của bạn đọc, quản lý kho, quản lý lưu thông tài liệu, trao đổi thông tin thư mục với các hệ thống khác…Mỗi phần mềm thư viện được xây dựng với các phân hệ chính như:

- Phân hệ bổ sung

- Phân hệ biên mục

- Phân hệ tra cứu trực tuyến

- Phân hệ lưu thông

- Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ

- Phân hệ mượn liên thư viện

- Phân hệ quản trị hệ thống

Với những phân hệ trên phần mềm tích hợp quản lý thư viện đã phát huy

tối đa vai trò của một phần mềm chuyên dạng đặc biệt

1.3 Các tiêu chí đánh giá lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử

Đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử (TV-ĐT) luôn là một vấn đề phức tạp Vấn đề này cần được giải quyết trên cơ sở kết hợp chặt chẽ phương pháp tiếp cận hệ thống với nguyên tắc lịch sử - phát triển

Phương pháp tiếp cận hệ thống đòi hỏi nhìn nhận hoạt động TT-TV nói chung và TV-ĐT nói riêng như một hệ thống, một chỉnh thể cấu thành từ nhiều phân hệ khác nhau, cùng nhằm một mục tiêu chung là đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu tin của một cộng đồng người dùng tin xác định Mặt khác, mỗi TV-ĐT cụ thể lại là một phân hệ của các hệ thống thông tin lớn hơn Nguyên tắc lịch sử và phát triển luôn đòi hỏi phải thừa nhận thư viện

là thiết chế văn hoá, có truyền thống, có khả năng thích ứng với môi trường phát triển

Bởi vậy đánh giá và lựa chọn phần mềm cho TV-ĐT cần phải dựa trên các tiêu chí khách quan bao gồm 3 nhóm tiêu chí chủ yếu: CNTT và truyền

thông, về các chuẩn nghiệp vụ TT-TV, về các phân hệ chức năng

1.3.1 Nhóm các tiêu chí về công nghệ thông tin và truyền thông

TV-ĐT là một hệ thống thư viện được thiết kế, triển khai, vận hành trên

cơ sở áp dụng những thành tựu tiên tiến của CNTT và truyền thông, hoạt động trong môi trường kết nối Internet Do vậy các phần mềm thư viện cần tuân theo một số tiêu chí sau về CNTT:

- Phần mềm phải được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm

các phân hệ mới mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đạt được

- Xây dựng theo mô hình khách/chủ (client/ server)

- Phần mềm phải hỗ trợ các giao thức TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện tử trên thế giới

- Làm việc trên môi trường Web, bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc một

số ngôn ngữ phổ biến khác

- Xây dựng theo kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng và được tích hợp thành một hệ thống thống nhất

- Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu mô hình quan hệ

- Máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows 2000 Advanced Server, Windows NT Server và có thể chuyển sang Linux một cách dễ dàng

- Máy trạm có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào để hỗ trợ Web

- Cho phép theo dõi và giám sát được mọi hoạt động trên hệ thống

- Phần mềm phải hỗ trợ nhiều mức và cơ chế đảm bảo an ninh hệ thống khác nhau

- Ngôn ngữ sử dụng trên giao diện các phân hệ của chương trình tiếng Anh và Việt

- Bảng mã và lưu trữ dữ liệu trong hệ thống: là Unicode tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909 với bảng mã dựng sẵn, có bộ chuyển đổi để chuyển đổi sang bảng mã tổ hợp khi cần thiết

- Bảng mã hiển thị dữ liệu trên giao diện phải hỗ trợ đồng thời các bảng

mã TCVN 6909 (dựa trên Unicode); VNI; TCVN5712

- Phần mềm có khả năng sắp xếp dữ liệu tiếng Việt theo đúng trật tự từ điển (chữ cái, dấu thanh ), không hoặc có phân biệt chữ hoa/ thường

- Đảm bảo làm việc ổn định và tốc độ truy cập cơ sở dữ liệu (CSDL) lớn

- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho hệ thống

- Khả năng mở rộng thêm các phân hệ, tính năng, máy trạm và máy chủ với số lượng người dùng không hạn chế

- Cài đặt dễ dàng, người dùng có khả năng tự đặt cấu hình cho hệ thống với trợ giúp tối thiểu của nhà cung cấp

- Cho phép in mã vạch trực tiếp theo số liệu trong CSDL theo các khuôn dạng mã vạch khác nhau Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liên quan (bổ sung, lưu thông)

- Cán bộ thư viện có thể tự định dạng cho các loại báo cáo dữ liệu khác nhau: các sản phẩm thư muc, thư từ, hợp đồng, nhãn, phích, phiếu, thẻ đọc mà không cần sự can thiệp của đơn vị cung cấp phần mềm

- Liên kết với các phần mềm khác như E-mail trong một mạng

1.3.2 Nhóm các tiêu chí về chuẩn nghiệp vụ TT-TV

Các chuẩn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến và các chuẩn hiện hành phải được tính đến để đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình TT-TV và trao đổi các sản phẩm, dịch vụ TT-TV trong môi trường nối mạng toàn cầu Các tiêu chí về chuẩn nghiệp vụ thư viện như:

- Phần mềm sử dụng khổ mẫu biên mục theo chuẩn MARC 21, MARC21VN

- Phần mềm phải hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho nghiệp vụ mượn liên thư viện bao gồm cả việc tuân thủ các giao thức và định dạng dữ liệu

- Phần mềm hỗ trợ các khung phân loại đang được sử dụng phổ biến trên quốc tế và tại Việt Nam như: BBK, DDC, LC, UDC, khung đề mục quốc gia

- Hỗ trợ đề mục chủ đề và hệ thống từ khoá không kiểm soát

- Phần mềm tuân thủ các chuẩn ISBD, AACR2, TCVN 4743-89

- Phần mềm có khả năng trao đổi dữ liệu biên mục 2 chiều với các phần mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC 21

- Trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS

- Trao đổi dữ liệu với các hệ quản lý siêu dữ liệu theo chuẩn Dublin Core, RDF/XML, chuẩn truy cập các kho lưu trữ mở…

- Thích hợp với các kiến trúc kho khác nhau, thích hợp với thư viện có nhiều kho, điểm cho mượn

- Phần mềm phải gồm các phân hệ chức năng: bổ sung, biên mục, số hoá tài liệu, quản lý kho, ấn phẩm định kỳ, quản lý lưu thông, OPAC, mượn liên thư viện, xuất bản, tạp chí điện tử, quản trị hệ thống

1.3.3 Nhóm các tiêu chí đối với các phân hệ chức năng

Với các phân hệ chức năng, mỗi phân hệ lại có những tiêu chí riêng cơ

- Tối ưu danh sách ấn phẩm trong đặt mua

- Phần mềm phải cho phép ghi nhận mọi khoản chi tại thời điểm khác nhau trong khi thực hiện hợp đồng/ đơn đặt hàng

- Phần mềm phải cho phép đối chiếu danh sách thực nhận và danh sách đăt hàng

- Phần mềm cho phép lập và in thư khiếu nại cho nhà cung cấp, đối tác của hợp đồng, thư khiếu nại có thể được in ra hoặc gửi qua email, thời gian in thư khiếu nại phải được kiểm tra trong hợp đồng xem đã quá hạn nhận tài liệu chưa?

- Phần mềm cần duy trì một CSDL các nhà cung cấp cùng với mọi thông tin liên lạc của họ

Quản lý quỹ bổ sung bao gồm:

- Phần mềm phải cho tạo lập một số lượng không hạn chế các quỹ cho các mục đích khác nhau

- Quỹ có thể được cập nhật thông qua khai báo thu, chi trực tiếp hoặc qua các khai báo gián tiếp trong quá trình bổ sung

- Phần mềm phải đưa ra được các báo cáo cân đối thu, chi định kì hàng tháng cho từng quỹ

- Phần mềm phải có khả năng cùng tham gia chi trả cho một hợp đồng

- Phần mềm phải ghi nhận mọi giao dịch với quỹ

- Phần mềm phải có khả năng báo cáo về những tên ấn phẩm (kèm theo

số lượng của chúng) được bổ sung bằng tiền của một quỹ trong khoảng một thời gian Hỗ trợ nhiều đơn vị tiền tệ

Bổ sung

- Phần mềm phải cho phép biên mục sơ lược ấn phẩm ngay trong quá trình bổ sung thông tin biên mục có thể lấy từ một bản ghi biên mục có sẵn

- Phần mềm phải có khả năng phát hiện sự trùng lặp của đăng ký cá biệt, cho phép nhập một chuỗi đăng ký cá biệt liên tục bằng cách chỉ ra giá trị đầu

và giá trị cuối

- Quản lý nhiều nguồn bổ sung khác nhau Phần mềm cho phép in nhãn, định đạng nhãn, in nhãn gáy, nhãn túi ấn phẩm, có thể in theo lô hoặc cho từng ấn phẩm

- Cho phép in ra mã vạch các đăng ký cá biệt theo nhiều chuẩn mã vạch khác nhau,cho phép in ra danh sách các đăng ký cá biệt được bổ sung, loại bỏ khỏi một kho trong khoảng một thời gian

- Cho phép thống kê số liệu bổ sung theo một số tiêu chí ngôn ngữ, phân loại chủ đề, theo thời gian

 Phân hệ biên mục

Biên mục

- Người dùng có thể dùng chuột hoặc các tổ hợp bàn phím để thực hiện các thao tác trong khi biên mục Các phím tắt phù hợp với các phím tắt thông dụng của Window, Office

- Dữ liệu biên mục phải hỗ trợ kiểm tra chính tả thông qua một chức năng được tích hợp trong phân hệ

- Hỗ trợ mọi trường MARC 21 chuẩn và MARC21VN, cho phép biên mục cho mọi trường con và cặp indicator của các trường này

- Người dùng có thể nhận được mức trợ giúp khác nhau khi biên mục các trường MARC21 và MARC21VN như: biên mục theo từng trường con, hiển

thị thuộc tính của các trường/ trường con, hiển thị các giá trị có thể của indicator

- Hỗ trợ biên mục các trường MARC21 và MARC21VN Cho phép biên mục các trường, trường con lặp theo qui định của MARC 21 và MARC21VN

- Trong quá trình biên mục người dùng có thể bổ sung thêm trường vào mẫu biên mục mà công việc không bị gián đoạn Nếu nhan đề ấn phẩm đang đưa vào biên mục đã tồn tại trong một biểu ghi biên mục khác, phần mềm cần đưa ra thông báo

- Cho phép biên mục phối hợp với các từ điển cho một số trường như tác giả, phân loại, chủ đề… đảm bảo tính nhất quán

- Thông tin biên mục có thể dễ dàng được tái sử dụng

- Các thông tin quản lý như tên cán bộ biên mục/duyệt, thời điểm biên mục cần được lưu trữ

- Quyền xóa, sửa các bản ghi biên mục cần được cấp phát theo tài khoản

Từ điển ( kiểm tra tính nhất quán)

- Với các từ điển chủ đề, tác giả cần cho phép chỉ ra các mục từ liên quan (VD: tên thật và bút danh, các chủ đề tham khảo thêm)

- Khi sửa một mục từ từ điển, người dùng có thể ra lệnh cập nhật đồng thời giá trị của mục từ này trong các bản ghi biên mục tham chiếu tới nó

- Các mục từ dư thừa (nhiều phiên bản) có thể được gộp lại để kiểm soát tính nhất quán

- Cho phép duyệt toàn bộ các mục từ trong một từ điển

Sản phẩm thư mục ( phích, phiếu, danh mục, nhãn)

- Cho phép các sản phẩm thư mục có thể sắp xếp theo đồng thời một nhóm bất kì trong các trường MARC21, MARC21VN

- Cho phép người dùng chỉ ra các cụm từ thay thế để phục vụ sắp xếp (ví

dụ 40 sẽ thay bằng “ bốn mươi” khi sắp xếp)

- Có thể đặt ra tiêu chí nhóm các đầu mục trong danh mục theo một trong các trường MARC21 MARC21VN, tiêu chí nhóm sẽ được xét trước khi sắp xếp

- Cho phép người dùng giới hạn các biểu ghi đưa vào sản phẩm thư mục thông qua tiêu chí lọc

- Danh mục có thể tạo nhiều phần riêng biệt có trật tự trước sau

- Phích in ra được sắp xếp theo một hay nhiều trường dữ liệu biên mục, những trường này do người dùng chỉ ra

Xuất/ nhập dữ liệu trực tuyến

- Cho phép nhập đè một biểu ghi biên mục lấy từ nguồn bên ngoài vào một biểu ghi có sẵn, người dùng có thể lựa chọn những trường nào không được phép nhập đè

- Cho phép người dùng mở một lệnh tìm kiếm theo Z.3950 đến một thư viện khác và nhập thẳng vào kết quả CSDL cục bộ

- Người dùng tin (NDT) có thể xuất dữ liệu ( khuôn dạng ISO2709 hoặc tagged) trong quá trình biên mục

 Phân hệ lưu thông

Mượn-trả

- Nếu thư viện có nhiều điểm lưu thông tương ứng với nhiều kho, vị trí địa lý, phần mềm cần cảnh báo nếu ấn phẩm lưu thông( khi mượn/ trả) không thuộc về địa điểm lưu thông hiện thời

- Làm việc với nhiều mã vạch khác nhau thông qua các thiết bị đọc mã vạch gắn với máy tính

- Hỗ trợ nhập mã vạch bằng tay trong trường hợp các dữ liệu đưa vào không sẵn sàng để nhập qua mã vạch

- Hỗ trợ nhập nhanh bản ghi bạn đọc, bản ghi biên mục và đăng ký cá biệt Hiển thị thông tin bạn đọc khi ghi mượn

- Ghi mượn nhiều ấn phẩm với một lần nhập số thẻ duy nhất, tránh ghi mượn hai lần

- Tự động chuyển đổi bạn đọc, tính toán hạn trả, thay đổi hạn trả và ngày trả

- In biên lai nhận, mượn, biên lai phạt, bỏ qua tiền phạt

- Tự động hợp lệ giao dịch mượn, mượn tại chỗ và mượn về

- Ghi chú nội bộ, hủy yêu cầu mượn, gia hạn mượn, khóa thẻ, lập lịch làm việc

Giữ chỗ

- Cho phép bạn đọc giữ chỗ một tên ấn phẩm (cho mọi đăng kí cá biệt gắn với ấn phẩm) hoặc cho một bản ấn phẩm (cho một đăng kí cá biệt cụ thể của ấn phẩm) với thời gian nhất định

- Tránh giữ chỗ hai lần, giới hạn số yêu cầu giữ chỗ cho một bạn đọc, hủy yêu cầu giữ chỗ, hỗ trợ xếp hàng, hỗ trợ mức ưu tiên

- Báo cáo thống kê: Báo cáo ấn phẩm quá hạn, in và gửi thông báo quá

hạn, báo cáo ấn phẩm đang lưu thông, báo cáo hoạt động lưu thông Thống kê các tên ấn phẩm ưa thích, bạn đọc tích cực Thống kê lưu thông, in danh sách

bạn đọc, thống kê bạn đọc

 Phân hệ quản lý ấn phẩm định kì

Đối với phân hệ quản lý ấn phẩm định kì bao gồm đặt nhận và đăng ký cập nhật từng số của ấn phẩm, biên mục tên tài liệu mới, kiểm soát lưu thông nếu có chế độ mượn cho báo, tạp chí, lập báo cáo thống kê liên quan đến ấn phẩm định kì, kế toán ngân sách bổ sung

 Phân hệ mượn liên thư viện

Phân hệ mượn liên thư viện quản lý việc mượn, cho mượn tài liệu từ/ đến các thư viện khác Quy định chế độ mượn liên thư viện, quản lý hồ sơ các

thư viện mượn Kiểm soát việc xuất, nhập tài liệu Cho phép trao đổi dữ liệu thư mục qua khuôn dạng trung gian quy chuẩn theo tiêu chuẩn ISO 2709 Theo dõi việc mượn giữa các thư viện và lập báo cáo thống kê

 Phân hệ quản trị hệ thống

Đối với phân hệ quản trị hệ thống cần bảo đảm hệ thống vận hành tốt và

an toàn dữ liệu Thực hiện quản trị người dùng của hệ thống theo cơ chế phân quyền nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu cho thư viện Cho phép thực hiện các chức năng bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu Có các biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống cũng như các biện pháp kỹ thuật đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt, liên tục

 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC

Với phân hệ tra cứu trực tuyến các tiêu chí cơ bản như:

- Giao diện của mẫu tìm kiếm là giao diện Web bằng tiếng Việt và tiếng Anh, thân thiện với người dùng

- Có các mức độ tìm kiếm đơn giản và chi tiết thích ứng với các mức nhu cầu, khả năng khác nhau của người dùng, có các chỉ dẫn giúp việc tìm kiếm được dễ dàng và chính xác

- Với một số dạng dữ liệu như: ấn phẩm định kỳ, luận án, tài liệu nghe nhìn… có mẫu tìm kiếm riêng với một số tiêu chí đặc thù cho dạng dữ liệu

đó

- Cho phép người dùng kết hợp các tiêu chí tìm kiếm bằng toán tử AND,

OR, NOT và các toán tử tìm kiếm khác lân cận trong trường, cho phép tìm trong khoảng thời gian

- Cho phép tìm kiếm trên mọi trường biên mục hoặc theo một số trường theo yêu cầu của người dùng, có trợ giúp tìm kiếm theo bảng từ khóa

- Cho phép người dùng phối hợp các điều kiện tìm kiếm thông qua một biểu thức gõ tự do có thể sử dụng ngoặc và các toán tử logic

- Cho phép người dùng tìm kiếm không phân biệt hoa thường trên các bảng mã tiếng Việt khác nhau trên giao diện (TCVN 5712, VNI, Unicode)

- Cho phép lưu trữ tạm thời trong khoảng thời gian ít nhất là 30 phút các lệnh tìm, kết quả tìm để sử dụng cho các lần tiếp theo Người dùng không nhất thiết phải nhập đầy đủ mục từ cho một trường tìm kiếm

- Các định dạng ISBD và định dạng chú dẫn với trang kết quả, định dạng MARC và định dạng thẻ thư mục LC với trang chi tiết ấn phẩm, người dùng

tự lựa chọn kiểu định dạng phù hợp với họ

- Với các trường từ điển (tác giả, phân loại, từ khóa, nhà xuất bản) người dùng có thể dùng từ điển để xác minh mục từ chính xác muốn tra cứu

- Thông tin xếp giá (số định danh, số đăng kí cá biệt) được hiển thị với trạng thái tương ứng (bận, rỗi), với các tư liệu “ký sinh” trên một ấn phẩm khác cần chỉ ra nguồn trích và trạng thái xếp giá của “ấn phẩm mẹ”

- Từ vị trí một ấn phẩm cho phép người tìm theo các mục từ tác giả, phân loại, chủ đề của ấn phẩm đó

- Cho phép bất kì một Z39.50 client có sẵn nào có thể tra cứu CSDL do phần mềm quản lý và các TV-ĐT có kết nối với Internet

- Cho phép kết nối tới một Z39.50 server nào qua mạng Internet

- Cho phép người dùng đưa ra một yêu cầu tra cứu và gửi yêu cầu này đồng thời tới nhiều Z39.50 server, kết quả người dùng nhận được sẽ là tổng hợp các kết quả đạt được các hệ thống đích trả lại

- Cho phép người dùng đánh dấu và lựa chọn khuôn dạng/cách thức lấy

về các bản ghi này

Chương 2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TÍCH

HỢP LẠC VIỆT – VEBRARY

2.1 Đặc điểm nổi bật của Lạc Việt – Vebrary

2.1.1 Quá trình xây dựng và ứng dụng phần mềm

 Giới thiệu về công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt

Lạc Việt là một trong các công ty chuyên về CNTT hàng đầu tại Việt Nam Lạc Việt đã xây dựng một số phần mềm hoàn chỉnh, một vài trong số

đó là sản phẩm hàng đầu trong thị trường ở Việt Nam

Được thành lập 1994 và buổi đầu tham gia các dự án trong lĩnh vực tích hợp mạng Năm 1995 công ty cho ra đời sản phẩm đầu tiên là “Phần mềm Từ điển Mtd Vietnanese – English” đã trở thành phần mềm được sản xuất trong nước được sử dụng rộng rãi nhất Việt Nam Năm 1996, Công ty Lạc Việt trở thành nhà phân phối cho Dell và đồng thời cho ra đời Phần mềm Kế toán Accnet sau đó công ty trở thành nhà phân phối cho Công ty IT Quốc tế và đã khai thác các phần mềm ứng dụng

Tháng 8-2000 Lạc Việt trở thành IT Việt Nam thứ hai nhận chứng chỉ ISO 9001

Trải qua 15 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay Lạc Việt đã có được những thành quả to lớn trong lĩnh vực CNTT, góp phần không nhỏ vào

sự nghiệp phát triển đất nước, cho ra các phần mềm hữu ích, trong đó có phần mềm Lạc Việt - Vebrarry

 Quá trình xây dựng phần mềm Vebrary

Hệ thống phần mềm quản lý thư viện điện tử tích hợp Lạc Việt Vebrary được Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển từ năm 1998, là phần mềm TV-ĐT tích hợp cho phép truy cập từ xa và quản lý tài liệu trong thư viện một cách hữu hiệu tiện lợi nhất theo mô hình tiên tiến

Với sự kết hợp chặt chẽ của các chuyên gia CNTT về thiết kế phần mềm

và các chuyên gia TT-TV phần mềm Vebrary đã dần hoàn thiện và đưa vào sử dụng

Trong hai ngày 25 và 26/11/2005 tại trung tâm Khoa học Công nghệ Quốc gia đã diễn ra hội nghị toàn quốc ngành Thông tin Khoa học và Công nghệ lần 5 Trong thời gian hội nghị trung tâm đã tổ chức “Triển lãm hoạt động Thông tin Khoa học và Công nghệ” với sự tham gia của 13 đơn vị nhằm giới thiệu sản phẩm, thành tựu CNTT chuyên ngành TT-TV Tại triển lãm này Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt đã giới thiệu tới người xem phần mềm quản lý TV-ĐT tích hợp Lạc Việt - Vebrary 2005 Đến nay qua nhiều lần điều chỉnh và nâng cấp nghiệp vụ phiên bản mới nhất có tên là Lạc Việt Vebrary

2008 Đây là giải pháp phần mềm quản lý thư viện đã được ứng dụng thành công tại các thư viện lớn nhất tại Việt Nam như:Trung tâm Học liệu Huế, Trung tâm Thông tin Học liệu Đà nẵng thư viện tỉnh Đồng Nai…

 Trung tâm Học liệu Đại học Huế

Trung tâm Học liệu Đại học Huế là đơn vị thuộc Đại học Huế là trường đầu tiên thành lập tại miền Trung (1957) với 7 trường Đại học thành viên là Đại học Y khoa, Đại hoc Khoa học, Đại học Nghệ thuật, Đại học Nông Lâm, Đại học Sư phạm và Đại học Kinh tế, Trường Đại học Ngoại ngữ và Khoa Giáo dục Thể chất, Khoa Du lịch trực thuộc Đại học Huế.với tổng số 21 nghìn sinh viên chính quy

Tổng số cán bộ của thư viện là 50 người Diện tích sử dụng của thư viện

là 6100 m2, chỗ học tập và nghiên cứu cho cùng một lúc gần 900 sinh viên và giáo viên, 250 chỗ ngồi cho các phòng họp, hội nghị, hội thảo, 350 chỗ ngồi cho cá nhân, 110 chỗ ngồi cho thảo luận nhóm

Thư viện có 2 phòng máy tính, 2 phòng nghe nhìn với 500 máy tính trong đó có 2 phòng máy vi tính với 60 máy tính kết nối Internet và cài đặt phần mềm chuyên dụng, 1 phòng nghe nhìn và 2 phòng chiếu phim , 14 máy

in, 9 máy photo, 6 máy chiếu máy quét

Tổng số sách hiện có 21.236 nhan đề/13.011 bản trong đó tài liệu đã biên mục và sẵn sàng đưa vào sử dụng là 16.870 nhan đề / 80.604 bản bao gồm:

 Tổng số sách: 15.778 nhan đề / 58.617 bản

- Sách tiếng Anh: 4.807 nhan đề / 9.806 bản

- Sách tiếng Việt: 10.971 nhan đề / 48.811 bản

- Sách chuyên khảo: 9.110 nhan đề / 49.951 bản

- Sách tham khảo: 1.078 nhan đề /1835 bản

 Tổng số luận văn: 1.918 nhan đề / 1922 bản

Tổng cộng Trung tâm có 30.423 thẻ đã in bao gồm sinh viên, học viên cao học, giảng viên, cán bộ, độc giả nước ngoài, độc giả ngoài Đại học Huế

Số thẻ đang sử dụng hợp lệ là 12.821 thẻ trong đó: 12.101 thẻ thư viện của

sinh viên, 548 thẻ của học viên Cao học, 90 thẻ của giảng viên, 60 thẻ của cán

bộ, 20 thẻ của độc giả ngoài Đại học Huế, 02 thẻ của độc giả nước ngoài Trung tâm học liệu được xây dựng với mục đích cung cấp các tài liệu dạy và học hiện đại cho cán bộ giảng dạy và sinh viên Đại học Huế và các chương trình đào tạo trực tuyến Đây cũng là đầu mối tiếp cận và trao đổi các chương trình giáo dục, thông tin với các đại học khác trong và ngoài nước Trung tâm học liệu được trang bị các máy tính hiện đại và tiện lợi, có các khu học tập cùng cơ sở vật chất để tiến hành các hội nghị, hội thảo và đào tạo Hoạt động của trung tâm luôn đi sát với mục tiêu và chiến lược của Đại học Huế Trung tâm có nhiệm vụ đóng góp vào sự phát triển của Đại học Huế Trung tâm sử dụng phần mềm đem lại nhiều hiệu quả: tra cứu tài liệu dề dàng, các tài nguyên điển tử được khuyến khích sử dụng Để đạt hiệu quả cao hơn nữa trung tâm đã không ngừng tạo điều kiện thuận lợi để sinh viên sử dụng thông tin một cách độc lập, dạy cho sinh viên các kĩ năng tìm và sử dụng thông tin kết hợp sử dụng tài nguyên với các chương trình chính khóa, thu hút cán bộ giảng dạy vào các hoạt động của trung tâm

 Trung tâm Thông tin - Học liệu Đại học Đà Nẵng (LIRC)

Trung tâm Thông tin - Học liệu Đại học Đà Nẵng (LIRC) bao gồm Trung tâm Thông tin Tư liệu (IRC) và Trung tâm Học liệu (LRC), là một trong những Trung tâm thông tin hiện đại tại Việt Nam, trực thuộc Đại học

Đà Nẵng - một trong năm đại học quốc gia và khu vực hàng đầu của Việt Nam thành lập theo Quyết định số 1044 QĐ/TCCB ngày 28/09/1999 của Giám đốc Đại học Đà Nẵng và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 28/09/2000

Trung tâm Thông tin Tư liệu có tổng diện tích sử dụng 3.000m2 gồm 6 tầng với 600 chỗ ngồi đọc, một phòng truy cập internet 96 máy tính dành cho

sinh viên, một phòng 25 máy dành cho cán bộ, giảng viên và nhiều máy trạm phục vụ tra cứu thông tin tại các phòng đọc

Trung tâm Học liệu có tổng diện tích 4.500m2 gồm 3 tầng với 1000 chỗ ngồi và 250 máy tính kết nối Internet

Với mục tiêu hoạt động là tổ chức, khai thác, lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu trong các lĩnh vực Khoa học, Công nghệ, Kinh tế, Xã hội, Nhân văn phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của hơn 1.400 cán

bộ, giảng viên và trên 35.000 sinh viên các hệ cao đẳng, đại học và sau đại học trong toàn Đại học Đà Nẵng thông qua:

- Hệ thống các kho tài liệu mở

- Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử

- Hệ thống mạng thông tin nội bộ được kết nối để truy cập, khai thác và

sử dụng các nguồn thông tin qua mạng internet

Hiện tại, Trung tâm đang thực hiện chính sách miễn phí việc sử dụng thông tin tư liệu đối với các đối tượng trong diện phục vụ của Trung tâm Nguồn tài nguyên của thư viện:

 23 tên báo hàng ngày với hơn 11.000 tờ

 193 tên tạp chí tiếng Việt và các ngôn ngữ khác với gần 7.000

bản

 Hơn 1.000 luận án tiến sĩ, thạc sĩ và báo cáo khoa học

 500 bản từ điển các loại và bách khoa toàn thư

 Trên 45.000 bản sách tham khảo ,chuyên khảo

 Các cơ sở dữ liệu điện tử, đĩa CD ROM, sách điện tử …

420 máy trạm Dell cấu hình mạnh kết nối Internet theo đường truyền

128 Mbps và ADSL

 Thư viện Đồng Nai và 13 thư viện thành viên

Đây là thư viện đầu tiên ở Việt Nam có kế hoạch xây dựng TV-ĐT từ thư viện tỉnh đến 13 thư viện huyện trực thuộc

Toàn tỉnh có 8 thư viện trực thuộc huyện, thị xã, thành phố và công ty cao su với 177.960 loại sách và 282 loại tạp chí

Bình quân mỗi thư viện có 2000 bản sách, báo chí có từ 5 đến 10 loại

14 thư viện phường xã: vốn sách bình quân từ 1500-2000 bản; tạp chí, báo từ 5-10 loại

Bưu điện văn hóa xã: 90 địa điểm, bình quân 800 bản sách báo, tạp chí Hiện nay, các huyện của tỉnh Đồng Nai đã có thư viện riêng (trừ huyện Cẩm

Mỹ mới tách từ huyện Long Khánh nên chưa có thư viện Phần mềm quản lý TV-ĐT của hệ thống thư viện Đồng Nai Vebrary được cài đặt và triển khai đồng bộ từ tỉnh xuống huyện (10 huyện và 1 thư viện công ty cao su Đồng Nai)

Thư viện trực thuộc Huyện, Thị Xã, Thành phố và Công ty Cao su:

- Thư Viện Công ty Cao su

- Thư Viện Huyện Định Quán

- Thư Viện Huyện Long Thành

- Thư Viện Thị xã Long Khánh

- Thư Viện Huyện Xuân Lộc

- Thư Viện Huyện Vĩnh Cửu

- Thư Viện Thiếu nhi Tp Biên Hòa

- Thư Viện Huyện Trảng Bom

- Thư Viện Huyện Nhơn Trạch

- Thư Viện Huyện Thống Nhất

- Thư Viện Huyện Tân Phú

- Thư Viện Huyện Cẩm Mỹ

Mô hình triển khai tại thư viện tỉnh Đồng Nai và các thư viện huỵên thành viên được các chuyên gia đầu ngành thư viện tại Việt Nam đánh giá cao, đây chính là mô hình thư viện công cộng của một tỉnh ứng dụng triển khai phần mềm thư viện được đánh giá thành công nhất tại Việt Nam.Việc xây dựng TV-ĐT góp phần làm thay đổi cơ bản phương thức hoạt động của toàn bộ hệ thống Thư viện công cộng của tỉnh Đồng Nai trong các khâu: từ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu đến phục vụ bạn đọc

2.1.2 Đặc điểm nổi bật của Lạc Việt – Vebrary

Cũng như các phần mềm thư viện khác phần mềm Vebrary tích hợp hiệu quả các nghiệp vụ, quy trình của thư viện; có khả năng khai thác, kết nối đến cộng đồng thư viện trên thế giới Vebrary đã được kiểm chứng bởi Đại học RMIT, thư viện Quốc gia Canada, tổ chức Research Libraries Group Vebrary

là phần mềm duy nhất ở Đông Nam Á có trong danh sách tổ chức Quốc tế về phát triển và bảo trì chuẩn ứng dụng mượn liên thư viện ILL ASMA (ILL Applications Standards Maintenance Agency - www.nlc-bnc.ca/iso/ill), được thư viện Quốc gia Canada kiểm chứng nghiệp vụ (www.nlc-bnc.ca), RLG (www.rlg.org) Ngay từ năm 2002, Vebrary của Lạc Việt được nhắc đến như những hệ thống phần mềm ngang hàng các hệ thống phần mềm TV-ĐT nổi

tiếng trên thế giới tại hội thảo chuyên ngành thư viện Quốc tế ở New Zealand Vebrary là một giải pháp TV-ĐT tích hợp đáp ứng mọi nghiệp vụ quản lý thư viện hiện đại có khả năng tuỳ biến cao, linh hoạt, khả năng kế thừa dữ liệu của các chương trình cũ (như CDS/ISIS) Những đặc điểm của Vebrary đáp ứng những yêu cầu chung với phần mềm thư viện

2.1.2.1 Yêu cầu về công nghệ thông tin và thiết kế phần mềm

 Môi trường và Mô hình ứng dụng

Môi trường và mô hình ứng dụng là rất quan trọng với mỗi phần mềm Phần mềm Vebrary chạy trên mạng theo các chuẩn công nghệ về truyền thông của môi trường Internet/Intranet, xây dựng theo mô hình khách chủ (Client/Server) nhiều lớp để đảm bảo khả năng mở rộng trong đó các máy khai thác tra cứu của bạn đọc chỉ sử dụng các trình duyệt Web để truy cập qua Portal Cung cấp giao diện bằng tiếng Việt và tiếng Anh riêng biệt cho bạn đọc và cán bộ thư viện Riêng giao diện cho cán bộ thư viện thoả mãn yêu cầu

có 06 ngôn ngữ: Việt, Anh, Pháp, Nga, Hoa, Nhật

 Hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Phần mềm hoạt động tốt trên các hệ điều hành: MS Windows Server

2003 Với máy trạm, thì Vebrary hoạt động tốt trên các hệ điều hành: MS Windows XP/ 2000 Pro

- Phần mềm hoạt động trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ: IBM

RDMBS DB2 IBM DB2 for WorkGroup RDBMS cho máy chủ Database

Server IBM DB2 RDBMS sẽ được cài đặt trên Database Server chính

Máy chủ, máy trạm tra cứu và máy trạm nghiệp vụ

Phần mềm có thể hoạt động tốt trên máy chủ với cấu hình tối thiểu: PIII/800 MHz, 1GB RAM Các máy trạm tra cứu không đòi hỏi phải cài đặt

thêm các thành phần phụ trợ nào khác ngoài trình duyệt web để đơn giản sử dụng, bảo trì, nâng cấp và mở rộng hệ thống cũng như đảm bảo tương thích với các máy trạm có cấu hình cao thấp khác nhau Máy trạm nghiệp vụ sẽ được tự động cập nhật phiên bản mới một khi có cập nhật ngay từ máy chủ

Số lượng máy trạm nghiệp vụ và máy trạm tra cứu không hạn chế

2.1.2.2 Yêu cầu về nghiệp vụ thư viện

Để có thể quản lý tốt các khâu công tác của thư viện thì phần mềm cần được thiết kế tuân theo các yêu cầu về nghiệp vụ thư viện Vebrary cũng đã đáp ứng được các yêu cầu đó

 Quản lý thư viện hiện đại

Lạc Việt Vebrary là một hệ tích hợp bao gồm nhiều phân hệ đáp ứng yêu cầu tự động hoá các nghiệp vụ chuẩn của thư viện với các chức năng: bổ sung tài liệu, biên mục, quản lý lưu thông, quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, quản lý kho, mượn liên thư viện, quản lý tài liệu điện tử, quản trị hệ thống và quản lý

- thiết kế báo biểu Các phân hệ này được thiết kế nhằm bảo đảm các nghiệp

vụ chuẩn của thư viện, dễ sử dụng và có khả năng tùy biến cao, các phân hệ là độc lập, có chế độ phân quyền cho người sử dụng theo cấp độ quản lý hành chính, uyển chuyển, có khả năng liên kết với nhau trong những chức năng nghiệp vụ liên quan và liên kết chặt chẽ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, có

thể đáp ứng tối đa trong việc quản lý thư viện hiện đại

 Các chuẩn quốc tế về hoạt động TT-TV

Phần mềm Vebrary tuân theo các chuẩn quốc tế trong hoạt động TT-TV,

đó là:

- Khổ mẫu trao đổi ISO 2709

- Khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, MARC21XML

- Chuẩn tìm kiếm liên thư viện Z39.50

- Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2

- Hỗ trợ khung phân loại khác nhau như khung phân loại thập phân của Dewey (DC), khung phân loại thập phân bách khoa (UDC), khung đề mục chủ đề

 Khả năng tích hợp dữ liệu số

Đó là khả năng thu thập, bổ sung, tổ chức và khai thác các ấn phẩm và các loại tư liệu đa phương tiện và các dữ liệu số hoá (văn bản toàn văn, âm thanh, hình ánh, bản đồ, ) Lạc Việt Vebrary phép hỗ trợ hệ thống quản lý file

tư liệu có thể lớn hơn 650MB (tương đương 1 VCD) và đặc biệt quan trọng là

có thể chứa nhiều file tư liệu trên cùng biểu ghi

 Hỗ trợ ngôn ngữ

Phần mềm Vebrary giải quyết triệt để vấn đề tiếng Việt, hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ (Anh, Pháp, Đức, Nga , Trung, và tất cả mọi ngôn ngữ trên thế giới, hơn 160 ngôn ngữ) trong giao diện và sử dụng Đối với tiếng Việt, tuân thủ hoàn toàn theo bảng mã Unicode TCVN 6909 Nhiều ngôn ngữ

có thể nhập trên một trường dữ liệu Phần mềm cũng hỗ trợ kiểm tra chính tả

4 ngôn ngữ Việt, Anh, Pháp và Nga, hỗ trợ giao diện người dùng là các cán

bộ nghiệp vụ với 6 ngôn ngữ: Việt, Anh, Pháp, Nga, Hoa, Nhật

 Hỗ trợ mã vạch và RFID

Để quản lý tài liệu và bạn đọc phần mềm đã hỗ trợ công nghệ mã vạch Tích hợp chức năng đọc RFID trong tất cả các phân hệ Mã vạch đảm bảo độ nén tốt và tương thích với tất cả các máy đọc mã vạch, nhờ có mã vạch mà các

thư viện quản lý bạn đọc được dễ dàng, thống kê bạn đọc cũng như trong việc bảo quản kiểm kê sách

 Tính liên thông - Khả năng kết nối liên thư viện

Phần mềm bảo đảm tính liên thông - kết nối liên thư viện trong hệ thống thư viện cấp huyện, các thư viện công cộng đúng chuẩn và hội nhập thư viện với các thư viện khác trên thế giới, phần mềm có khả năng: xuất nhập dữ liệu theo chuẩn ISO2709, MARC21, MARC21XML,tra cứu liên thư viện với chuẩn Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10160/10161

 Khả năng lưu trữ thông tin lớn

Do phần mềm sử dụng IBM RDBMS DB2 làm cơ sở dữ liệu chính của mình, chính vì vậy mà CSDL có khả năng:

- CSDL thư mục có khả năng lưu trữ trên 1 triệu biểu ghi

- CSDL toàn văn có khả năng lưu trữ dữ liệu đa phương tiện, tài liệu dưới dạng đã số hoá như DOC, PDF, RTF, XML, HTML, PosstScript, Scanned image có khả năng tìm kiếm mạnh và chính xác

- Tìm kiếm toàn văn thông tin trong CSDL, với tiếng Việt, hỗ trợ cả chế độ tiếng Việt có dấu và không dấu

 Đảm bảo yếu tố về công nghệ

Phần mềm đảm bảo các CNTT hiện đại, trong nước cũng như quốc tế như: hỗ trợ chuẩn định dạng XML, hỗ trợ bao gồm cả biểu ghi thư mục và MARC 21 XML, làm việc với giao thức truyền thông Internet TCP/IP, giao diện Web với độc giả và bạn đọc qua trang Web dịch vụ của thư viện trên (Portal, forum, OPAC), các dịch vụ độc giả được thực hiện từ cổng này

 Khả năng tuỳ biến các sản phẩm đầu ra của cơ sở dữ liệu

Khả năng này thể hiện ở việc cho phép người dùng định dạng một số lượng không hạn chế các khuôn dạng sản phẩm đầu ra (cả hình thức và nội dung) như các báo cáo, phích, danh mục, thẻ đọc, thư từ, giấy báo cho tất các các báo biểu Cho phép người dùng tự thay đổi, hiệu chỉnh báo cáo, thêm báo cáo

2.2 Các phân hệ của Lạc Việt Vebrary

Để có thể quản lý tốt thư viện , quản lý CSDL của mình đồng thời có thể trao đổi với các thư viện khác và ngược lại thì việc sử dụng các phân hệ là hết sức cần thiết Mỗi phân hệ mang một tính chất riêng và đem lại những hiệu quả tốt trong việc quản lý cũng như người dùng tin nhanh chóng tìm được tài liệu mà mình cần Từ yêu cầu thực tế đó, việc thiết kế kĩ thuật cho mỗi phân

hệ cũng đòi hỏi ở mức độ chi tiết thích hợp, cụ thể như sau:

2.2.1 Phân hệ bổ sung

Bổ sung tài liệu là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt

động nghiệp vụ của thư viện, công tác này nhằm xây dựng và phát triển vốn tài liệu của thư viện, đồng thời theo dõi, kiểm soát toàn bộ nguồn tài chính của thư viện Công tác bố sung tài liệu phức tạp nhiều công đoạn vì vậy phân

hệ bổ sung ra đời đã góp phần đơn giản hoá công tác bổ sung tài liệu trong

thư viện Phân hệ bổ sung của Lạc - Việt Vebrary có các chức năng như:

- Quản lý toàn bộ hoạt động của nghiệp vụ bổ sung tài liệu: tạo các đơn đặt hàng theo dõi và kiểm soát quá trình đặt nhận tài liệu, theo dõi hiện trạng thực hiện đơn hàng và nhận tài liệu, quản lý các quỹ bổ sung, phân bổ tài liệu

- Lập đơn đặt tài liệu, xây dựng hồ sơ về các cơ sở cung cấp tài liệu, phát hiện trùng và xử lý trùng

- Biên mục thô cho các tài liệu bổ sung chưa có trong CSDL

- Cho phép thêm số bản đối với tài liệu đã có trong CSDL, gửi đơn đặt, thư khiếu nại bằng thư tín điện tử, quản lý các quỹ bổ sung, cung cấp khả năng phân bổ tài liệu đến từng kho của hệ thống

- In các loại phiếu mục lục ( mục lục chữ cái, mục lục tác giả, mục lục chủ đề), nhãn gáy sách, mã vạch, thông báo tài liệu mới và các ấn phẩm thư mục

- Cho phép định số cá biệt cho từng cuốn sách, có thể kết hợp với phân

hệ lưu thông đề xuất ý kiến bổ sung tài liệu hợp lý

- Thực hiện các chức năng báo cáo thống kê, cho phép quản lý các tài liệu bổ sung và kế toán ngân sách bổ sung Đảm bảo thực hiện các chức năng

bổ sung mua, bổ sung trao đổi, bổ sung nhận nộp (lưu chiểu) và biếu tặng

- Biểu ghi về việc bổ sung có thể truy tìm thông qua những trường được phân chỉ mục, theo quy định của thư viện và kể cả các bảng chỉ mục thư mục cũng như số dơn đặt hàng và số hoá đơn

- Hệ thống cung cấp khả năng xoá những biểu ghi bản sao và những biểu ghi tạo ra do không cố ýđồng thời hệ thống cũng cung cấp đường dẫn từ phân hệ tra cứu trực tuyến đến các biểu ghi bổ sung

Phân hệ này đã mang lại nhiều hiệu quả cho các thư viện có sử dụng phần mềm Vebrary:

Tại thư viện tỉnh Đồng Nai công tác bổ sung tài liệu đã mang lại nhiều hiệu quả giúp cho việc tra trùng tài liệu của thư viện được chính xác hơn Việc đặt mua, trao đổi tài liệu giữa thư viện với các nhà sách được thực hiện trực tiếp trên máy tính nhanh chóng và thuận lợi thông qua việc gửi file Marc từ nhà cung cấp Đồng thời với việc sử dụng phần mềm Vebrary, cán bộ

thư viện tận dụng được cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp nhờ đó giúp giảm thiểu được thời gian biên mục Ứng dụng CNTT còn giúp cán bộ làm công tác

bổ sung kiểm soát được chế độ bổ sung tài liệu nhằm cân đối nội dung kho tài liệu trong hệ thống thư viện, đem đến hiệu quả cao trong quá trình phục vụ bạn đọc, tránh được việc bổ sung không phù hợp với đối tượng bạn đọc của địa phương

- Tạo các biểu ghi thư mục mới theo format tuân theo khổ mẫu MARC21, sửa đổi hoặc xoá các biểu ghi hiện có

- Tạo giá trị ngầm định, hướng dẫn nhập dữ liệu cho từng biểu ghi, sao chép biểu ghi

- Có khả năng tùy biến các yếu tố mô tả tùy theo yêu cầu của thư viện

- Người sử dụng có thể thêm bớt các trường, trường con trong mẫu biên mục có sẵn hoặc tạo ra mẫu biên mục mới

- Hỗ trợ quá trình biên mục theo MARC21 như hiển thị thuộc tính trường/trường con, các chỉ thị

- Có khả năng xử lý các trường dữ liệu với độ dài thay đổi, có khả năng nhận biết trường lặp, trường con có khả năng kiểm tra trùng

- Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2 và theo các khung phân loại khác nhau như khung phân loại thập phân của Dewey (DC), khung phân loại thập phân bách khoa (UDC), khung đề mục chủ đề

- Có khả năng xuất/nhập dữ liệu thư mục với các hệ thống khác, dựa trên khổ mẫu MARC và tiêu chuẩn ISO2709

- Hỗ trợ nhập xuất các biểu ghi MARC21XML, Dublin Core, MODS

- Có khả năng chuyển đổi biểu ghi thư mục từ CSDL trên CSD/ISIS, vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung các trường đã được xác lập theo yêu cầu, hỗ trợ hồi

cố tư liệu

- Kiểm soát tính quy định thống nhất để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình xác lập các điểm truy nhập thông tin như tác giả, nhan đề, từ khoá, theo MARC21

- In các loại phiếu mục lục (mục lục chữ cái, mục lục tác giả, mục lục chủ đề) nhãn gáy sách, mã vạch, thông báo tài liệu mới và các ấn phẩm thư mục với định dạng in có khả năng tuỳ biến

Phân hệ này đã giúp cho Trung tâm Thông tin Học liệu Đại học Đà Nẵng biên mục được nguồn tài liệu lớn cho các trường thành viên như:

 Tại thư viện trường Đại học Sư Phạm:

- Biên mục: 88.689 tổng số tài liệu in giấy

- Biên mục: 45.850 cuốn giáo trình

- Biên mục: 17.639 tài liệu chuyên khảo