Tìm hiểu công tác phân loại tài liệu tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn hà nội

Vì thế công tác phân loại tài liệu trong thư viện các trường đại học cần phải đựơc quan tâm một cách thích đáng để đáp ứng cao nhất nhu cầu tin của bạn đọc cũng như việc quản lí vốn tài

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN- THÔNG TIN

***

TÌM HIỂU CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI

MỘT SỐ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC

TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

(KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP)

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN : Th.s Vũ Dương Thuý Ngà

SINH VIÊN THỰC HIỆN : Vũ Thị Lương

LỚP : Thư viện 37B

Hà Nội, 2009

MỤC LỤC

Lời nói đầu 1

Nội dung 4

Chương 1 Vai trò của công tác phân loại tài liệu trong thư viện 4

1.1 Khái niệm 4

1.1.1 Phân loại tài liệu 4

1.1.2 Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại tài liệu 5

1.2 Vai trò của phân loại tài liệu trong hoạt động thư viện 9

Chương 2 Công tác PLTL tại một số trường đại học trên địa bàn HN 12 2.1 Xu hướng phân loại tài liệu tại các trường đại học ở Việt Nam hiện nay 12

2.1.1 Sử dụng khung phân loại thập phân Dewey 15

2.1.2 Sử dụng bảng phân loại dùng cho các TV khoa học tổng hợp 16

2.1.3 Sử dụng bảng phân loại của Thư viện Quốc hội 17

2.1.4 Sử dụng một số bảng phân loại khác 18

2.2 Thực trạng công tác phân loại tại một số trường đại học ở Hà Nội 19

2.2.1 Trường Đại học Quốc gia Hà Nội 19

2.2.2 Trường đại học Bách khoa Hà Nội 24

2.2.3 Trường đại học Sư phạm Hà Nội 29

2.2.4 Học viện kĩ thuật Quân sự 34

2.2.5 Đại học Luật Hà Nội 39

2.2.6 Đại học Văn hoá Hà Nội 43

Chương 3 Nhận xét và kiến nghị 46

3.1 Nhận xét về công tác phân loại tài liệu tại các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội 46 3.2 Một số ý kiến đề xuất 50

Kết luận 54 Danh mục tài liệu tham khảo

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Thế kỉ XXI là thế kỉ của bùng nổ thông tin và sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế tri thức Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, số lượng sách báo và các loại hình tài liệu cũng gia tăng nhanh chóng Vấn đề đặt ra là làm thế nào để lượng tri thức đồ sộ đó có thể đến với bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân một cách tiết kiệm, khoa học và hiệu quả nhất Chính vì thế phân loại tài liệu trở thành khâu xử lí kĩ thuật không thể thiếu ở bất kì thư viện và cơ quan thông tin nào Cho đến nay cùng với các ngôn ngữ tìm tin khác như từ khoá, chủ đề…thì ngôn ngữ tìm tin theo phân loại vẫn là một trong những phương tiện tra cứu hữu hiệu trong hoạt động tìm kiếm thông tin của bạn đọc

Tháng 11 năm 2006 Việt Nam chính thức gia nhập WTO Từ đó đến nay chúng ta đã từng bước chuyển mình để đạt được những thành tựu trên tất

cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, giáo dục, văn hoá xã hội Trong giai đoạn đổi mới giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đào tạo đại học nói riêng đang được Đảng và Nhà nước quan tâm chú trọng phát triển Hoạt động thông tin thư viện trong các trường đại học có vai trò vô cùng quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo Thư viện đại học không chỉ là nơi cung cấp tài liệu cho cán bộ, giảng viên và sinh viên mà còn là nơi lí tưởng để tự tìm hiểu,

tự học và tự nghiên cứu Việc đào tạo bậc đại học chỉ thực sự có chất lượng khi hoạt động học tập của sinh viên được thực hiện ở 4 môi trường: lớp học, thư viện, cơ sở thực tập và môi trường thực tế Vì thế công tác phân loại tài liệu trong thư viện các trường đại học cần phải đựơc quan tâm một cách thích đáng để đáp ứng cao nhất nhu cầu tin của bạn đọc cũng như việc quản lí vốn tài liệu của thư viện

Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện đại học và vai trò của công tác phân loại trong hoạt động thư viện, em quyết định thực hiện khoá

luận tốt nghiệp với đề tài “ Tìm hiểu công tác phân loại tại thư viện một số

trường đại học trên địa bàn Hà Nội”

2 Mục đích và ý nghĩa

Đề tài đi sâu tìm hiểu công tác phân loại tại thư viện một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá, ý kiến đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác phân loại của thư viện các trường đại học trong thời gian tới

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: Công tác phân loại tài liệu

Phạm vi: Do thời gian có hạn nên đề tài chỉ khảo sát sơ bộ tại 20 trường đại học và đi sâu tìm hiểu công tác phân loại ở thư viện một số trường đại học tiêu biểu như Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Quốc gia, ĐH Sư phạm,

ĐH Luật Hà Nội, Học viện Kĩ thuật quân sự và Đại học Văn hoá Hà Nội

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng một số phương pháp như:

- Phân tích, tổng hợp tài liệu có liên quan đến vấn đề

- Khảo sát thực tế Đến các thư viện quan sát việc phân loại tài liệu tại phòng nghiệp vụ của các thư viện

- Phỏng vấn trực tiếp cán bộ thư viện làm việc tại phòng nghiệp vụ về việc phân loại và ghi lại những thông tin đó

- Thống kê số liệu thu thập được trong quá trình khảo sát

5 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1 Vai trò của công tác phân loại tài liệu trong thư viện

Chương 2 Công tác phân loại tại một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội Chương 3 Nhận xét và kiến nghị

Trong quá trình thực hiện đề tài ngoài sự cố gắng của bản thân, em đã nhận được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo Th.s Vũ Dương Thuý Ngà và sự giúp đỡ của cán bộ phân loại tại thư viện các trường đại học Tuy nhiên do thời gian có hạn, trình độ của bản thân còn hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên đề tài không thể tránh khỏi những hạn chế thiếu sót

Em rất mong nhận được những lời nhận xét, đánh giá và góp ý của các thầy

cô, các cán bộ thư viện cũng như những người quan tâm đến lĩnh vực thư viện

để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2009

Vũ Thị Lương

Chương 1 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRONG

THƯ VIỆN

1.1 Khái niệm

1.1.1 Phân loại tài liệu

Ngày nay thuật ngữ phân loại không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực thông tin thư viện mà nó còn được sử dụng rông rãi trong đời sống xã hội và trong nhiều ngành khoa học Phân loại được hiểu theo nghĩa rộng là việc sắp xếp tổ chức các sự vật hiện tượng và toàn bộ tri thức hoặc thông tin theo một trật tự có hệ thống Thuật ngữ phân loại bắt nguồn từ tiếng Latinh là Classifacen Trong đó, Class là cấp bậc, loại và facen là phân chia Phân loại

là phân chia thành các lớp các cấp bậc Phân loại được chia thành 2 dạng: phân loại tự nhiên và phân loại nhân tạo Phân loại tự nhiên là dạng phân loại dựa vào những đặc điểm và dấu hiệu giống nhau và khác nhau thuộc bản chất của sự vật hiện tượng Phân loại nhân tạo là phân loại dựa vào những đặc điểm, dấu hiệu có tính chất thứ yếu, những đặc điểm hình thức của sự vật hiện tượng Trong các thư viện và cơ quan thông tin việc phân chia tài liệu theo nội dung là phân loại tự nhiên và việc phân chia tài liệu theo hình thức, khổ cỡ của tài liệu là phân loại nhân tạo Vậy phân loại tài liệu là gì?

Phân loại tài liệu là phân loại xuất bản phẩm, sách báo và các dạng tài liệu khác Trên thực tế phân loại tài liệu là một công đoạn mô tả nội dung tài liệu bên cạnh những công đoạn khác như: định từ khoá, định chủ đề, làm tóm tắt chú giải Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nó bằng một kí hiệu theo một bảng phân loại mà thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng Phân loại tài liệu không chỉ phục vụ cho lĩnh vực thư viện mà còn rất

nhiều lĩnh vực khác như lưu trữ, bảo tàng, xuất bản, triển lãm sách Có rất nhiều đĩnh nghĩa cũng như quan điểm về phân loại tài liệu Nhà phân loại học người Mỹ Lois Mai Chan cho rằng: “ Phân loại tài liệu là việc sắp xếp có hệ thống những chủ đề của sách và các dạng tài liệu khác trên giá hoặc trong mục lục theo một cách sao cho thụân tiện nhất đối với người đọc, người tìm

tin” Hay theo cuốn Hướng dẫn thực hành theo bảng phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classificasion: A patical guide) thì phân loại được

định nghĩa là việc sắp xếp có hệ thống theo môn loại các sách và tại liệu trên giá hoặc trong mục lục hoặc các bảng tra theo một cách thức tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người đọc và người tìm kiếm thông tin

Quá trình phân loại được bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các kí hiệu phân loại lên trang tên sách, phiếu mô tả hoặc điền vào trường kí hiệu phân loại trong các biểu ghi thư mục của một cơ sở

dữ liệu Các tài liệu được nhập về thư viện qua khâu phân loại chính là đã được mã hoá về mặt nội dung, những kí hiệu phân loại lúc này được thay mặt cho tài liệu phản ánh nội dung chính của tài liệu theo một bảng phân loại Có thể nói phân loại tài liệu đã cung cấp các điểm truy cập theo môn ngành tri thức giúp bạn đọc tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu tin của mình Công tác phân loại còn là cơ sở cho các hoạt động khác như bổ sung, biên soạn thư mục, tổ chức kho, phục vụ bạn đọc tra cứu

1.1.2 Các yêu cầu đặt ra trong công tác phân loại

Phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu Kết quả của quá trình này được thể hiện bằng kí hiệu phân loại Đây là một trong những ngôn ngữ tìm tin thông dụng của các thư viện và cơ quan thông tin Vì thế khi tiến hành công tác phân loại, các cán bộ phân loại phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản như xác định được mục đích của việc phân loại, nội dung chuyên ngành

phục vụ của thư viện, công cụ dùng để phân loại đồng thời cán bộ phân loại cũng phải có những phẩm chất năng lực nhất định

Trước khi tiến hành phân loại, người cán bộ phân loại cần xác định được mục đích của việc phân loại là dùng để tổ chức hệ thống mục lục, tổ chức kho mở hay biên soạn các bản thư mục Từ những định hướng đó thì phân loại tài liệu mới đáp ứng được những yêu cầu mà thực tiễn đặt ra Mỗi thư viện, cơ quan thông tin có chức năng nhiệm vụ và đối tượng phục vụ riêng do đó người cán bộ phân loại cần phải nắm được nội dung chuyên ngành mà thư viện mình phục vụ để từ đó xác định được mức độ chi tiết của từng môn loại cho phù hợp Chẳng hạn như việc phân loại các tài liệu của một thư viện chuyên ngành thì mức độ chi tiết của các kí hiệu phân loại sẽ phải cao hơn một thư viện tổng hợp Trong công tác phân loại phải đảm bảo hai yêu cầu chính:

Thứ nhất là yêu cầu về công cụ phân loại tài liệu Bảng phân loại là công cụ không thể thiếu trong quá trình phân loại Đó là một sơ đồ sắp xếp các khái niệm của các lĩnh vực khoa học theo một trật tự nhất định Hệ thống

kí hiệu của bảng phân loại là một trong những ngôn ngữ tìm tin chủ yếu được

sử dụng trong thư viện và các cơ quan thông tin Mỗi kí hiệu phân loại đại diện cho một đề mục của bảng phân loại và có kèm theo những chú giải về mặt nội dung Trong các bảng phân loại kí hiệu có thể là chữ cái, chữ số hoặc kết hợp cả chữ số và chữ cái

Ngoài hệ thống bảng chính, trong bảng phân loại người ta còn biên soạn ra các bảng trợ kí hiệu Đây là phương tiện để chi tiết hoá các đề mục theo nhiều khía cạnh khác nhau có thể là nội dung hay hình thức của tài liệu

Hệ thống bảng trợ kí hiệu phản ánh các khía cạnh phụ của tài liệu đồng thời

mở rộng khả nămg đánh kí hiệu của bảng chính Bảng phụ còn có ý nghĩa làm

rút gọn khối lượng của bảng phân loại mà vẫn không làm giảm số lượng các

đề mục

Một bộ phận không thể thiếu được trong các bảng phân loại đó là bảng tra chủ đề chữ cái được gắn trực tiếp ở cuối bảng hoặc đôi khi được xuất bản thành tập riêng Thực chất của bảng tra chủ đề chữ cái là bảng tra các khái niệm có trong bảng chính và bảng trợ kí hiệu Các khái niệm có trong bảng chính được lập thành các đề mục chủ đề ngắn gọn và sắp xếp theo vần chữ cái tên của đề mục Tác dụng của bảng tra chủ đề chữ cái là giúp người cán bộ phân loại nhanh chóng tìm ra kí hiệu môn loại cho các vấn đề cần phân loại Một bảng phân loại chuẩn phải đạt được một số yêu cầu sau:

Tính khoa học : Tính khoa học của bảng phân loại thể hiện ở cấu trúc chặt chẽ dựa trên nền tảng của phân loại khoa học, thể hiện mối liên quan hữu

cơ cũng như ranh giới giữa các ngành khoa học Các đề mục trong bảng phải phân bố đều, thể hiện được đầy đủ các lĩnh vực tri thức bằng những cấu trúc hợp lí

Tính hiện đại : Bảng phân loại phải phản ánh được hiện trạng và sự phát triển của khoa học và thực tiễn với những thành tựu mới nhất, có khả năng tiên đoán và dành chỗ cho những ngành khoa học mới trong tương lai Bảng phân loại phải thường xuyên được bổ sung cập nhật

Cấu trúc các kí hiệu khoa học, đơn giản, phổ cập thống nhất về hình thức, có các bảng phụ chi tiết tạo ra tính mềm dẻo, dễ nhớ, dễ sử dụng

Có bảng tra chủ đề chữ cái phản ánh các khái niệm trong bảng

Có các chỉ dẫn kĩ lưỡng trong các đề mục của bảng phân loại để hướng dẫn người dùng được thuận lợi

Ngoài bảng phân loại thì các tài liệu tra cứu , các sách tham khảo cũng

là những công cụ hữu ích hỗ trợ đắc lực cho công tác phân loại Đó là các từ điển tổng hợp và chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, bách khoa thư, sổ tay, cẩm nang…Ví dụ như khi phân loại các tài liệu của nước ngoài thì cán bộ phân loại cần có từ điển song ngữ hoặc đa ngữ Hay khi gặp những khái niệm thuật ngữ mới mà không phân định được khái niệm đó thuộc ngành nào thì cán bộ phân loại phải sử dụng các từ điển hoặc bách khoa thư để tìm hiểu về lĩnh vực

đó Ngay cả khi phân loại các tác phẩm văn học không phải lúc nào cũng có thể xác định ngay xem tác phẩm đó là của nước nào mà nhiều khi phải sử dụng đến từ điển văn học, từ điển nhân vật

Một số công cụ khác cũng rất quan trọng cần phải tham khảo khi phân loại tài liệu đó là hộp phiếu công vụ, hộp phiếu tra cứu chủ đề chữ cái của mục lục phân loại

Thứ hai là yêu cầu đặt ra đối với người làm công tác phân loại Cán bộ thư viện là linh hồn, là cầu nối giữa thư viện và bạn đọc Người cán bộ có vai trò vô cùng quan trọng đặc biệt là cán bộ nghiệp vụ bởi tài liêu có đến được với bạn đọc nhanh chóng và phù hợp hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xử lí tài liệu trong đó có phân loại Nếu như tài liệu được phân loại đúng, chính xác sẽ giúp bạn đọc tìm được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng Muốn vậy cán bộ phân loại phải có những phẩm chất và năng lực sau:

- Có kiến thức chung rộng, thông thạo thuật ngữ khoa học, am hiểu không chỉ lĩnh vực mà mình phục vụ mà còn cả những lĩnh vực khác

- Có kiến thức lí luận về phương pháp và kĩ năng phân loại tài liệu, biết phân tích đánh giá đúng nội dung của tài liệu, lựa chọn những kí hiệu phù hợp

và định ra các kí hiệu phản ánh chính xác nội dung của tài liệu đó

- Thông thạo và am hiểu cấu trúc của bảng phân loại, bộ máy tra cứu của thư viện Cán bộ phân loại cần có thói quen sử dụng các tài liệu tra cứu như bách khoa thư, từ điển…

- Trong quá trình phân loại, các cán bộ gặp phải rất nhiều tài liệu ngoại văn do đó có một vốn ngoại ngữ nhất định là điều hết sức quan trọng và cần thiết đối với người cán bộ phân loại Cán bộ phân loại phải luôn học hỏi kinh nghiệm, cập nhật kiến thức thường xuyên để nâng cao sự hiểu biết của bản thân cũng như chất lượng của công tác phân loại

- Đối với các thư viện chuyên ngành thì ngoài chuyên môn nghiệp vụ còn đòi hỏi người cán bộ phân loại phải có kiến thức về chuyên ngành mà thư viện phục vụ

Trong các yêu cầu trên thì yêu cầu về nghiệp vụ thông tin thư viện, ngoại ngữ và về chuyên môn khoa học là những yêu cầu quan trọng nhất Hiện nay các thư viện lớn trên thế giới có xu hướng chuyên môn hoá cán

bộ phân loại và tập trung hoá công tác phân loại Công tác biên mục tập trung

và biên mục tại nguồn đang được tiến hành ở các thư viện và cơ quan thông tin lớn Các thư viện sẽ sao chép lại kết quả biên mục có sẵn trong biên mục tại nguồn từ các thư viện lớn như Thư viện Quốc hội, OCLC Ở Viêt nam Thư viện Quốc gia đang đảm nhiệm chức năng biên mục tập trung Vì thế để tiết kiệm thời gian và có được kết quả biên mục chuẩn, các thư viện và cơ quan thông tin nhỏ cần tận dụng kết quả xử lí tài liệu ở các cơ quan lớn áp dụng vào thực tế cho phù hợp với điều kiện của thư viện mình

1.3 Vai trò của phân loại tài liệu trong hoạt động thư viện

Phân loại tài liệu là khâu xử lí được ứng dụng trọng nhiều khâu công tác củahoạt động thư viện thông tin nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức

bộ máy tra cứu theo phân loại, tổ chức kho mở, phục vụ cho việc tìm tin

Nhiều nhà thư viện học đã khẳng định “ Cơ sở của thư viện là sách và nền tảng của nghề thư viện là phân loại” Không có phân loại tài liệu cán bộ phân loại không thể xây dựng và tổ chức thư viện có hệ thống Phân loại tài liệu giúp thư viện có thể tổ chức các phương tiện tra cứu theo phân loại bao gồm mục lục phân loại và các CSDL Với việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện đặc biệt là việc xây dựng CSDL thì kí hiệu phân loại là một trong những trường cơ bản trong cấu trúc của các CSDL Để tìm tin theo file đảo kí hiệu phân loại là một trong những dấu hiệu quan trọng để có thể tìm thông tin và tài liệu trong các CSDL

Ngoài việc tổ chức mục lục và các phương tiện tra cứu theo các môn ngành tri thức phân loại tài liệu còn được ứng dụng trong việc sắp xếp kho tài liệu Sắp xếp kho theo phân loại là sắp xếp tài liệu trên giá theo các ngành khoa học của bảng phân loại cụ thể mà thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng Với việc tổ chức kho theo phân loại các thư viện và cơ quan thông tin

sẽ giúp cho người đọc, người dùng tin nhanh chóng nhận biết được vị trí của tài liệu thông qua việc tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định trên giá

Phân loại còn được ứng dụng để tổ chức, tạo lập và sắp xếp các đề mục trong bản thư mục

Phân loại đã góp phần xây dựng ngôn ngữ tìm tin trong thư viện và cơ quan thông tin giúp cho việc tìm tài liệu theo môn ngành tri thức trong mục lục truyền thống và mục lục điện tử Với việc tổ chức mục lục phân loại và kho mở theo phân loại các thư viện có thể tra tìm tài liệu theo các lĩnh vực mà

họ quan tâm

Ngoài ra ở Việt Nam và một số nước, trong việc biên mục tập trung và biên mục tại nguồn, kí hiệu phân loại được coi là yếu tố không thể thiếu để góp phần thống nhất và chuẩn hoá về mặt xử lí nghiệp vụ

Chương 2 CÔNG TÁC PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TẠI MỘT SỐ THƯ

VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

2.1 Xu hướng phân loại tại các trường đại học ở Việt Nam hiện nay

Nhìn chung kể từ sau năm 1954, công tác phân loại tài liệu ở Việt Nam

đã thực sự được quan tâm và có những bước tiến đáng kể Phân loại được áp dụng trong hầu hết các thư viện và cơ quan thông tin nhằm mục đích kiểm soát thư mục, tổ chức mục lục phân loại, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và tổ chức kho mở Nếu như trên thế giới phân loại theo 3 khuynh hướng thập tiến, phi thập tiến và phân loại theo diện thì ở Việt Nam chỉ áp dụng 2 khuynh hướng phân loại đó là phân loại thập tiến và phi thập tiến

Đối với các trường đại học, trung tâm thông tin thư viện có vai trò hết sức quan trọng Thư viện là động lực đóng góp vào việc đổi mới giáo dục đại học và đào tạo nguồn nhân lực Thư viện bổ sung và cập nhật những kiến thức mới, phương pháp giảng dạy tiên tiến, mở rộng điều kiện học tập cho sinh viên cả về không gian và thời gian Việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông và Internet vào thư viện đã biến thư viện trở thành trung tâm thông tin tư liệu thực sự góp phần đắc lực biến thông tin thành tri thức bằng cách liên kết các nguồn tài nguyên thông tin với nhau đồng thời mở rộng khả năng đáp ứng nhu cầu tin của mọi đối tượng qua hợp tác liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm Việc đào tạo ở bậc đại học chỉ thực sự có chất lượng khi hoạt động học tập của sinh viên được thực hiện ở 4 môi trường: lớp học, thư viện, cơ sở thực nghiệm và môi trường thực tế Trong đó thư viện rèn luyện tính độc lập sáng tạo cho sinh viên Người sinh viên phải học tập chủ động qua việc lựa chon, phân

tích, tổng hợp những tài liệu tra tìm đựơc Chính vì lẽ đó mà công tác phân loại đã được các thư viện trường đại học quan tâm đặc biệt

Quá trình khảo sát sơ bộ công tác phân loại tại một số trường đại học trên địa bàn Hà Nội đã thu được kết quả như sau:

4 Đại học Y Hà Nội Bảng phân loại Y học Mỹ

7 Đại học Giao thông vận tải DDC

8 Đại học Lao đông xã hội 19 lớp

13 Học viện kĩ thuật quân sự BBK

14 Học viện báo chí tuyên truyền 19 lớp

15 Đại học Kinh tế quốc dân UDC

17 Đại học Công nghiệp Hà Nội DDC

sử dụng tuy nhiên tỷ lệ thấp hơn so với DDC và 19 lớp chỉ có 3 trường sử dụng chiếm 15% Ngoài ra các thư viện còn sử dụng một số bảng phân loại khác như UDC ( Đaị học Kinh tế), LCC (Đại học Bách khoa), Bảng phân loại

y học Mỹ (Đại học Y Hà Nội)

Hiện tại thư viện các trường đại học chưa có sự thống nhất với nhau trong việc sử dụng các bảng phân loại Điều đó sẽ ảnh hưởng lớn tới việc thực hiện mạng lưới liên thư viện khối trường đại học cùng chuyên ngành Nếu như trước đây các thư viện chủ yếu sử dụng BBK và 19 lớp thì sau khi có khuyến cáo của Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch các thư viện đã chuyển sang sử dụng DDC và cũng có thể sẽ là LCC Thực tế thư viện một số trường đại học

đã chuyển sang phân loại theo DDC như ĐH Công nghiệp, ĐH Thương mại,

ĐH Giao thông vận tải…

Dưới đây là xu hướng sử dụng từng bảng phân loại của các trường đại học

2.1.1 Sử dung khung phân loại thập phân Dewey

Khung phân loại thập phân Dewey( Dewey Decimal Classification) được một nhà thư viện học người Mỹ là Melvil Dewey biên soạn năm 1873 và được xuất bản lần đầu năm 1876 Có thể nói hiện nay DDC là khung phân loại đang được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, đã có 135 nước sử dụng DDC

và nó đã đựơc dịch ra hơn 30 thứ tiếng

Ở Việt Nam, DDC cũng đã được áp dụng ở miền Nam trước năm 1975 Khung phân loại được dịch ra tiếng Việt năm 1959 và in lại năm 1969 Tháng

8 năm 2006 bản dịch DDC 14 rút gọn được hoàn tất và xuất bản Theo khuyến cáo của Bộ Văn hoá thể thao và du lịch kể từ ngày 1/6/2007 DDC sẽ được coi

là bảng phân loại chuẩn triển khai áp dụng cho tất cả các thư viện ở Việt Nam nhằm mục đích hội nhập với thế giới và tiến tới chuẩn hoá công tác nghiệp vụ

Từ đó đến nay đã có rất nhiều thư viện sử dụng DDC để phân loại tài liệu Trong tất cả các loại hình thư viện ở Việt Nam thì thư viện các trường đại học

sử dụng bảng DDC nhiều nhất Các bảng phân loại mà trước đây thư viện sử dụng đã được thay thế bằng bảng DDC chẳng hạn như TV Đại học Quốc gia

Hà Nội, Đại học Sư phạm Hà Nội, Học viện Ngân hàng, ĐH Giao thông vận tải, ĐH Ngoại thương…

Với việc sử dụng hệ thống phân loại thập phân Dewey, nhìn chung các thư viện đã phản ánh được đầy đủ, chính xác, chi tiết nội dung tài liệu, đáp ứng được nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc Hệ thống ký hiệu không chỉ được dùng làm ngôn ngữ tìm tin mà còn làm phương tiện trao đổi thông tin quốc tế,

công cụ tra tìm tài liệu trên Internet Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các trường đại học lớn như ĐHQG Hà Nội, ĐH Sư phạm…Bên cạnh đó DDC còn thường xuyên được bổ sung, cập nhật các khái niệm, các lĩnh vực mới của khoa học Tuy nhiên do bảng DDC là sản phẩm đựơc biên soạn tại một nước

tư bản chủ nghĩa nên những vấn đề về chủ nghĩa Mác Lênin, Đảng cộng sản, các vấn đề của Việt Nam chưa có một vị trí thật thoả đáng trong bảng Chính điều này đã gây rất nhiều khó khăn cho các cán bộ trong quá trình phân loại

2.1.2 Xu hướng sử dụng bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp

Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp có nguồn gốc

từ bảng phân loại thập tiến UDC của Liên Xô Từ 10 môn loại bảng đã mở rộng thành 17 môn loại tương ứng với 17 môn ngành tri thức lớn Trên cơ sở bảng phân loại của Liên Xô, Thư viện quốc gia Việt Nam đã tiến hành dịch,

bổ sung, chỉnh lý cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh của Việt Nam Nhiều đề mục bao gồm các vấn đề về chính trị xã hội, nông nghiệp, nghệ thuật…của Việt Nam được cập nhật Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp được đánh giá là bảng phân loại có nhiều ưu thế cho việc phân loại tài liệu trong các thư viện và cơ quan thông tin của Việt Nam Nó có nhiều ưu điểm như hệ thống kí hiệu đơn giản, ngắn gọn dễ nhớ, dễ hiểu Bảng

có hệ thống chú giải giúp cho việc phân loại tài liệu đựơc dễ dàng hơn Bảng phân loại này hiện nay đang đựơc nhiều cơ quan thông tin thư viện sử dụng tuy nhiên đối với thư viện các trường đại học thì xu thế sử dụng bảng phân loại này đã bắt đầu giảm Chỉ còn một số ít các trường đại học trên địa bàn Hà Nội sử dụng bảng này chủ yếu là các trường thuộc khối khoa học xã hội như trường Đại học Văn hoá Hà Nội, Đại học Luật hay Học viện báo chí tuyên truyền Bảng 19 lớp đựoc biên soạn từ năm 1991, từ đó đến nay là một khoảng thời gian không phải là ngắn những biến động trong đời sống xã hội, sự phát

triển không ngừng của khoa học công nghệ đã làm xuất hiện nhiều ngành khoa học mới, những thuật ngữ mới Những thuật ngữ cũ lỗi thời đã không còn phù hợp nữa, bảng 19 lớp đã trở nên quá chật hẹp, thiếu thốn không đủ sức chứa cho các ấn phẩm trong giai đoạn hiện nay Chính vì hạn chế này mà thư viện các trường đại học đã chuyển từ bảng 19 lớp sang sử dụng một bảng phân loại khác hiện đại hơn, đáp ứng được cao hơn về công tác xử lí tài liệu cũng như nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc như DDC hay LC Và theo như nhận định của ban giám đốc các thư viện này có thể trong thời gian sắp tới họ sẽ chuyển sang sử dụng bảng DDC để phân loại tài liệu

2.1.3 Xu hướng sử dụng bảng phân loại của thư viện Quốc hội ( LCC)

Bảng phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ có tên tiếng anh là Library

of Congress Classification đang là một trong những hệ thống phân loại được

sử dụng rộng rãi trên thế giới, hầu hết các thư viện đại học ở Bắc Mỹ, châu Âu

sử dụng và được dịch ra nhiều thứ tiếng Bảng đựơc xuất bản lần đầu tiên năm

1901, lúc này mới chỉ có bảng E- F: Lịch sử nước Mỹ Từ đó đến năm 1920, bảng được biên sọn thành nhiều khung chuyên ngành và được xuất bản với 34 tập Ngày nay LC có 43 tập với trên 10000 trang Thực chất bảng phân loại của Thư viện Quốc hội là tập hợp của các bảng phân loại chuyên ngành độc lập LCC không chỉ đựoc dùng để phân loại tài liệu mà còn làm công cụ tìm kiếm trên các website, kí hiệu phân loại của bảng đã đựơc đưa vào biểu ghi của mục lục truy cập trực tuyến

Tại Việt Nam, LCC cũng giống như DDC đã bắt đầu đựơc chú trọng nghiên cứu triển khai với mục tiêu trở thành những hệ thống phân loại chuẩn Tuy vậy các thư viện của Việt Nam nói chung và các trường đại học ở Hà Nội nói riêng, có rất ít các thư viện sử dụng bảng phân loại này Nhiều nhà nghiên cứu lí luận về phân loại đã nhận xét: bảng phân loại LCC không mang tính hệ

thống còn cồng kềnh chưa được chuẩn hoá rất khó nhớ và không thuận tiện cho việc sử dụng Hơn nữa LCC mới chỉ có phiên bản tiếng anh chưa có bản dịch đầy đủ nên việc áp dụng LCC đòi hỏi các cán bộ phân loại phải có một trình độ ngoại ngữ nhất định Đây cũng là một trong những điểm yếu của cán

bộ thư viện Việt Nam hiện nay Mặc dù những nhược điểm như vậy nhưng LCC lại có một ưu thế riêng Thư viện Quốc hội Mỹ hiện đang là thư viện lớn nhất thế giới, số lượng tài liệu phong phú đa dạng, các kí hiệu phân loại của Thư viện Quốc hội đựơc in trong biên mục tại nguồn Vì thế các thư viện khác

có thể tận dụng các sản phẩm biên mục và sao chép về thư viện mình sao cho phù hợp Nắm được ưu thế đó mà thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã là thư viện đại học đầu tiên của Việt Nam chọn LCC làm công cụ để phân loại tài liệu

2.1.4 Xu hướng sử dụng một số bảng phân loại khác

Ngoài các bảng phân loại lớn kể trên trong một số thư viện chuyên ngành và với một số loại hình tài liệu, các thư viện trường đại học trên địa bàn

Hà Nội còn sử dụng một số bảng phân loại khác Chẳng hạn như thư viện đại học Y Hà Nội sử dụng Bảng phân loại y học Mỹ để phân loại các tài liệu về y học Một số thư viện lại mở rộng các chuyên ngành thuộc các bảng phân loại lớn như BBK hay 19 lớp cho phù hợp với vốn tài liệu của thư viện mình Thư viện Đại học Luật ngay từ những ngày đầu đã sử dụng bảng 19 lớp để phân loại tài liệu nhưng do số tài liệu về luật pháp nhiều, xuất hiện nhiều ngành luật mới và bảng 19 lớp đã trở nên chật hẹp và gò bó Chính vì thế thư viện đã mở rộng mục 34: Nhà nước và pháp luật thành một bảng phân loại mới dùng để phân loại các tài liệu luật học Hay Đại học Sư phạm lại có bảng PTB (chính

là bảng 19 lớp) dùng để phân loại các sách tham khảo

Một bảng phân loại mà hiện nay cũng vẫn đựơc thư viện các trường đại học quan tâm sử dụng đó là bảng phân loại thư viện thư mục BBK Ở Việt Nam đang tồn tại nhiều BBK với các phiên bản khác nhau Các thư viện mặc dù cùng sử dụng BBK nhưng lại chưa có sự bàn bạc thống nhất với nhau Một số thư vịên các trường đại học sử dụng BBK trong công tác phân loại : Học viện qun hệ quốc tế, Đại học Lao động xã hội, Học viện kĩ thuật quân sự

Mỗi bảng phân loại mà thư viện các trường đại học sử dụng đều có những ưu điểm và ít nhiều hạn chế nhưng vì những lí do khác nhau, điều kiện của mỗi thư viện mà chúng vẫn đựơc sử dụng Nhờ có việc sử dụng các bảng phân loại khác nhau, các thư viện ở Việt Nam đã hình thành nên hệ thống các phương tiện tra cứu theo môn ngành tri thức đáp ứng đựơc nhu cầu của nhiều đối tượng bạn đọc khác nhau

2.2 Thực trạng công tác phân loại tại một số trường đại học ở

Hà Nội

2.2.1 Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội được thành lập ngày 14/1/1997 trên cơ sở hợp nhất thư viện các trường đại học thành viên: ĐH Khoa học tự nhiên, ĐH Khoa học xã hội & nhân văn, ĐH Ngoại ngữ…Ngày 12/10/1999 Đại học Sư phạm tách khỏi ĐH Quốc gia vì thế hiện nay thư viện vủa trường chỉ cơ cấu bởi 3 trường đại học thành viên và 7 khoa trực thuộc Trụ sở chính của thư viện đặt tại toà nhà 7 tầng, 144 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy Ngoài ra còn có 4 cơ sở khác là Thượng Đình, KTX Mễ Trì,

Lê Thánh Tông và trường Đại học Ngoại ngữ Hình thành trên cơ sở hợp nhất của thư viện các trường thành viên, Trung tâm thông tin thư viện trường ĐH Quốc gia Hà Nội được thừa hưởng toàn bộ vốn tài liệu hết sức đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học

xã hội, giáo dục, ngoại ngữ, sách quý hiếm của trường đại học tổng hợp được nhân bản từ thế kỉ XIX và toàn bộ sách do các tổ chức quốc tế tặng biếu như

bộ sưu tập Mahatama Gandis, bộ Lênin toàn tập, Các Mác- Ph Ăngghen toàn tập, từ điển bằng nhiều ngôn ngữ

Theo như số liệu thống kê tháng 2/2009 hiện nay thư viện có:

- 128.000 tên sách

- 2145 tạp chí

- Giáo trình 88 ngành đào tạo

- 4000 luận văn thạc sỹ, luận án tiến sĩ

- Bài giảng điện tử, tài liệu nghe nhìn

- 2000 thác bản văn bia

- CSDL bài trích với 6000 biểu ghi

Ngoài ra thư viện còn có một số lượng lớn các CSDL điện tử truy cập trực tuyến từ các trang web, các Nhà xuất bản về tất cả các lĩnh vực khoa học, kinh tế, giáo dục, công nghệ thông tin…Thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội còn là đầu mối tiếp nhận và phân phối sách của quỹ châu Á cho các thư viện trong cả nước, quan hệ với hơn 50 trường đại học, Viện nghiên cứu và tổ chức quốc tế như thư viện Harvard, ĐH Cornell, Hawaii, Thư viện Quốc hội

Mỹ, ĐH Bon Đức, Viện Hàn lâm khoa học Nga Đại học Quốc gia Hà Nội là một trung tâm nghiên cứu đào tạo chất lượng cao đa ngành, đa lĩnh vực mang tầm cỡ quốc gia vì thế thư viện của nhà trường có rất nhiều đối tượng bạn đọc bao gồm các nhà khoa học đầu ngành, cán bộ quản lí, giáo sư, tiến sỹ khoa học, sinh viên, học viên cao học, học sinh trung học trong khối chuyên năng khiếu của ĐH Quốc gia Hà Nội

Từ khi thành lập đến năm 2002 thư viện đã sử dụng bảng phân loại BBK để phân loại tài liệu Năm 2003 với mục đích giao lưu hợp tác quốc tế cũng như nhằm thoả mãn nhu cầu tra cứu tin của các đối tượng bạn đọc, thư viện đã chuyển sang sử dụng bảng phân loại thập phân Dewey làm công cụ để xây dựng ngôn ngữ tìm tin và tổ chức kho mở Việc phân loại tài liệu của thư viện do các cán bộ phòng biên mục thực hiện Khi phân loại các cán bộ cũng tuân theo đúng quy trình nghiệp vụ

Do vốn tài liệu của thư viện có nội dung liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực trong xã hội vì thế chúng sẽ được phân vào tất cả các lớp trong DDC Tuỳ theo từng loại hình tài liệu và nội dung mà tài liệu phản ánh sẽ có những kí hiệu tương ứng

+ Các tài liệu về khoa học xã hội

Ví dụ Kinh tế học vĩ mô: Giáo trình dùng trong các trường đại học và cao đẳng” có kí hiệu 339.071 trong đó:

339: Kinh tế học vĩ mô và các đề tài liên quan

071: Giáo trình

Ví dụ 2: Luyện tập toán cơ bản và nâng cao 10

Có kí hiệu: 372.7 ( Giáo dục toán học)

+ Với các tài liệu về ngôn ngữ được xếp vào lớp 400

Ví dụ: Từ điển tiếng Việt có kí hiệu 495.9223 trong đó:

495: Ngôn ngữ Đông Nam Á và Đông Á

922: Tiếng Việt

3 : Từ điển

+ Các tài liệu có nội dung về khoa học công nghệ được phân vào lớp

600

Ví dụ: Kỹ thuật điện tử số có kí hiệu 621.38 ( Kĩ thuật điện tử)

+ Các tài liệu lịch sử địa lí

Ví dụ: Từ điển địa danh hành chính Nam Bộ có kí hiệu 915.970 03 trong đó:

895.922: Văn học Việt Nam

895.922 334: Tiểu thuyết thời kì 1945-1999 + Các tài liệu thuộc lĩnh vực khác cũng được phân loại tương tự

Ví dụ 1: “ 550 bài tập vật lí sơ cấp chọn lọc dành cho học sinh 12 ôn thi

tú tài và các kì thi quốc gia” có kí hiệu 530.076 trong đó:

530: Vật lí

076: Bài tập

Ví dụ 2: Giáo trình báo chí truyền hình: 070.071 trong đó:

070: Phương tiện truyền thông tư liệu, nghề làm báo, xuất bản… 071: Giáo trình

Đánh giá về công tác phân loại của thư viện ĐHQGHN

- Nhìn chung hầu hết các kí hiệu phân loại đã phản ánh đầy đủ, chính xác và chi tiết nội dung mà tài liệu đề cập đến

- Kí hiệu phân loại chính kết hợp với trợ kí hiệu địa lí rất cụ thể chi tiết:

Ví dụ: Lịch sử cuộc viễn chinh Nam Kì năm 1861 có kí hiệu 959.702 9 trong

Ví dụ: Kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài ở Việt Nam hiện nay

Kí hiệu: 332.675 97

Việc phân loại theo bảng DDC đòi hỏi các cán bộ phân loại phải tuân theo những quy định, quy tắc hướng dẫn trong bảng một cách triệt để Điều này rất khó thực hiện , nó phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm và trình độ của người phân loại Tuy nhiên công việc này lại đựơc các cán bộ thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội làm tương đối tốt

- DDC là một bảng phân loại phản ánh khá rộng các môn ngành tri thức

vì thế khi phân loại những tài liệu thuộc chuyên ngành hẹp sẽ gặp rất nhiều khó khăn Các kí hiệu phân loại được định quá chung chung không đi sâu vào chi tiết nôi dung của tài liệu ảnh hưởng đến việc tìm tin của bạn đọc

- Khi phân loại các tài liệu có liên quan đến thời kì văn học về một tác giả nào đó, nếu như theo bảng DDC các tài liệu này sẽ được phân rải rác trong bảng Vì thế để tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ phân loại, thư viện đã làm một bộ “ Từ điển tác giả” để xử lí các tài liệu này

- Việc thay đổi các kí hiệu từ bảng BBK sang bảng DDC đã đáp ứng được yêu cầu thống nhất của chỉ số phân loại trên thế giới nhưng kéo theo một

hệ quả tất yếu là thư viện phải xử lí hồi cố một số lượng tài liệu rất lớn Công việc này sẽ đòi hỏi chi phí rất lớn về thời gian, tiền bạc và công sức của cán

bộ Mặt khác sự thay đổi này cũng tác động không nhỏ tới bạn đọc, người dùng tin những người đã quen với việc sử dụng hệ thống kí hiệu của bảng phân loại BBK

Để khắc phục những hạn chế nói trên và nâng cao hiệu quả của công tác phân loại, thư viện đã thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ phân loại, chia cán bộ để nghiên cứu từng mảng của bảng phân loại DDC rồi phổ biến lại cho các cán bộ không nghiên cứu mảng đó cùng áp dụng Hy vọng rằng với những việc làm thiết thực như vậy công tác phân loại của thư viện sẽ đạt được những kết quả nhất định đáp ứng được nhu cầu tin của độc giả góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu quả đào tạo của nhà trường

2.2.2 Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường đại học Bách khoa Hà Nội

Thư viện Tạ Quang Bửu được thành lập năm 1956 cùng với sự ra đời của trường đại học Bách khoa Hà Nội Là một thư viện khoa học tổng hợp đa ngành, đa lĩnh vực nên vốn tài liệu của thư viện cũng hết sức phong phú đa dạng cụ thể như sau:

Tài liệu truyền thống:

+ Sách: 200000 cuốn giáo trình chiếm 1/3 tổng số vốn tài liệu của thư viện với các chuyên ngành toán, lí, hoá, cơ khí, điện tử, vật liệu, năng lượng, công nghệ sinh học

+ Sách chuyên khảo với 200000 cuốn

+ Tài liệu tra cứu 6000 cuốn với các bộ bách khoa thư, từ điển, sổ tay chủ yếu bằng tiếng nước ngoài

+ Tạp chí có 1688 loại với số lượng 219926 cuốn bao gồm tạp chí tiếng Nga, Anh, Pháp, Việt và Đông Âu

+226 loại báo tiếng Việt và tiếng nước ngoài

+ Luận án, luận văn có 6342 cuốn, 230 chuyên đề nghiên cứu khoa học của các tiến sỹ khoa học kĩ thuật

Tài liệu điện tử: Tại phòng Multimedia có 4853 đĩa CD và 200 đĩa mềm

Từ khi thành lập thư viện đã sử dụng bảng phân loại 19 lớp để phân loại tài liệu Theo thời gian vốn tài liệu của thư viện ngày càng gia tăng, chuyên sâu hơn về các lĩnh vực khoa học công nghệ và kĩ thuật Chính vì thế nhu cầu đặt ra đối với thư viện là phải nghiên cứu để chọn ra một bảng phân loại vừa khoa học, hiện đại linh hoạt mà lại phù hợp với đặc điểm của thư viện chuyên ngành khoa học kĩ thuật và công nghệ Bảng phân loại của thư viện Quốc hội

Mỹ chính là kết quả nghiên cứu và chọn lọc của thư viện Đây là một bảng phân loại đầy đủ, khá chi tiết có tính linh hoạt với 5 chữ cái dự trữ cho ngành khoa học mới Sử dụng LCC, TV ĐH Bách khoa Hà Nội có thể giao lưu hội nhập với thư viện các nước trong khu vực và trên thế giới

Trong quá trình nghiên cứu lựa chọn bảng phân loại, thư viện nhận thấy DDC là một bảng phân loại có tính quốc tế cao nhưng chỉ là bản dịch chưa đầy đủ nên thư viện đã không áp dụng So với DDC các kí hiệu phân loại về

khoa học kĩ thuật và công nghệ của bảng LCC chi tiết và đầy đủ hơn Hơn nữa

ở Mỹ đã thực hiện biên mục tại nguồn nên khi sử dụng LCC ở Việt Nam nói chung và trường Đại học Bách khoa nói riêng chúng ta có thể chia sẻ chung các kí hiệu Đây sẽ là cơ hội để thư viện tiến hành biên mục sao chép tải các biểu ghi thư mục ngoại văn qua mạng Bên cạnh đó chúng ta còn nhận thấy vốn tài liệu của thư viện chủ yếu thuộc về lĩnh vực khoa học kĩ thuật trong khi

đó mục 6: Kĩ thuật của bảng 19 lớp thiếu chi tiết, cập nhật nên không thể đáp ứng được yêu cầu xử lí nguồn tài liệu ngày càng gia tăng của thư viện Với mục tiêu áp dụng một bảng phân loại khoa học hiện đại, Đại học Bách khoa

đã chọn LCC mặc dù nó chưa phổ biến ở Việt Nam Đây là một công việc không phải dễ thực hiện đòi hỏi các cán bộ phân loại vừa làm vừa tìm tòi, nghiên cứu khắc phục khó khăn

Sau khi thống nhất thư viện đã quyết định chỉ áp dụng LCC vào phân loại tài liệu còn việc đánh chỉ số Cutter sẽ theo tiêu đề mô tả và quy tắc mã hoá của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thư viện chỉ tiến hành phân loại theo LCC cho các tài liệu dạng sách và luận văn luận án Đối với báo, tạp chí và băng đĩa chưa đựơc áp dụng ngay Khi phân loại sách mỗi cuốn sách sẽ có kí hiệu riêng còn luận án thì sẽ được phân loại tập trung vào một khu vực và chỉ có kí hiệu phân loại đại diện cho ngành đó Việc phân loại đựơc các cán bộ phân loại thực hiện chi tiết đến mức tối đa nhưng khi lấy kí hiệu phân loại để tổ chức kho mở thì chỉ lấy đến trước phần thập phân Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng LCC trong quá trình phân loại, thư viện đã kết hợp với khoa ngoại ngữ tiếng anh chuyên ngành kĩ thuật của trường biên dịch phần chỉ mục của tập Q và T ra tiếng Việt Thư viện ĐH Bách khoa chia tài liệu của mình thành 2 bộ phận tài liệu ngoại văn và tài liệu tiếng Việt

Với các tài liệu ngoại văn: Vốn tài liệu ngoại văn của thư viện rất lớn

thuộc các ngôn ngữ như Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Ba Lan…Từ thực tế như vậy đòi hỏi cán bộ phân loại phải có trình đọ nhất định về các ngoại ngữ này mới có thể xử lí đựơc các tài liệu một cách chính xác và nhanh chóng Việc xác định kí hiệu phân loại theo LCC cho các tài liệu ngoại văn được thư viện tiến hành theo 2 cách

- Cách thứ nhất thư viện dựa vào công cụ trực tuyến trên Internet Tất

cả các tài liệu ngoại văn đều đựơc tập trung biên mục ngay tại các nhà xuất bản nên các cán bộ phân loại sẽ dựa vào mục lục truy cập trực tuyến của Thư viện Quốc hội tại trang web http//: www.catalog.loc.gov Các tài liệu này được phân loại theo LCC nên cán bộ nghiệp vụ có thể lấy những kí hiệu phù hợp với tài liệu mà thư viện mình có

- Cách thứ hai thư viện sử dụng trực tiếp LCC Mỗi cán bộ sẽ tra cứu thông tin các lớp trong toàn bộ bảng phân loại để xác định các mục thích hợp sau đó xem xét trật tự trong mục và các bảng phụ lục của chúng để tìm ra kí hiệu cho tài liệu

Ví dụ: “ Dictionary of nutrition and food” sau khi tra trong bảng phân loại sẽ cho kí hiệu TĐ2174

Với các tài liệu tiếng Việt

Việc phân loại theo LCC các tài liệu tiếng Việt khó khăn hơn so với các tài liệu ngoại văn Như chúng ta đã biết bảng LCC chủ yếu được biên soạn cho TV Quốc hội nên phần lớn các đề mục đều dành cho nước Mỹ trong các ngành khoa học xã hội như lịch sử, địa lí, luật, chính trị…Mặc dù LCC đã đưa ra các bảng phân chia địa lí phân cho các khu vực khác nhưng chúng chỉ mang tính đại diện chứ không cụ thể và chi tiết Chính vì thế mà việc phân loại các tài liệu về khoa học xã hội của thư viện gặp rất nhiều khó