Tìm hiểu công tác bảo quản tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội

Với tư cách là một cơ quan thông tin chuyên ngành về khoa học xã hội và nhân văn, Viện Thông tin Khoa học xã hội có nhiệm vụ xây dựng nguồn vốn tài liệu khoa học phong phú có chất lượng

-

TÌM HIỂU CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU

TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn : ThS NGUYỄN TIẾN HIỂN Sinh viên thực hiện : TỐNG THỊ LUẬN

Hà Nội – 2012

tôi còn nhận được nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cô, gia đình và bạn bè

Đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn Th.s Nguyễn Tiến Hiển – Khoa Thông Tin - Thư Viện – Trường Đại Học Văn Hóa Hà Nội, giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi thực hiện khóa luận Thầy đã dành thời gian để thảo luận

về vấn đề cần nghiên cứu, nhiệt tình hỗ trợ tôi trong việc định hướng và đánh giá vấn đề, nhất là hướng dẫn phương pháp làm việc hiệu quả để đạt kết quả tốt nhất

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Thư viện - Thông tin trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã trang bị kiến thức cho tôi trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu

Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cô, chú, anh, chị tại Viện Thông Tin Khoa Học Xã Hội Việt Nam…là những người đã nhiệt tình giúp

đỡ và cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết trong suốt quá trình tôi làm khóa luận

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, những người thân yêu đã luôn động viên và hỗ trợ để tôi thực hiện tốt khóa luận

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên Tống Thị Luận

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CSDL: Cơ sở dữ liệu

CNTT: Công nghệ thông tin

CNH- HĐH: Công nghiệp hóa, hiện đại hóa

KHXH:Khoa học Xã hội

NCKH: Nghiên cứu khoa học

NDT: Người dùng tin

VTL: Vốn tài liệu

VHTT: Văn hóa thông tin

PCCC: Phòng cháy chữa cháy

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU 5

1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Viện Thông tin Khoa học xã hội 5

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.1.2 Cơ cấu, tổ chức 6

1.1.3 Đối tượng phục vụ của Viện Thông tin Khoa học xã hội 8

1.2 Công tác bảo quản tài liệu và vai trò của bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin khoa học xã hội 10

1.2.1 Khái niệm về bảo quản tài liệu 10

1.2.2 Ý nghĩa, mục đích của công tác bảo quản tài liệu 12

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 15

2.1 Đặc điểm tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội 15

2.2 Tổ chức kho tài liệu 20

2.2.1 Tài liệu truyền thống 20

2.2.2 Tổ chức tài liệu hiện đại 24

2.3 Điều kiện bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin KHXH 26

2.3.1 Nhân sự cho công tác bảo quản 26

2.3.2.Tài chính cho công tác bảo quản 27

2.3.3.Cơ sở vật chất cho công tác bảo quản 28

2.4 Các biện pháp bảo quản tài liệu tại Viện thông tin KHXH 29

2.4.1 Những nguyên nhân hủy hoại tài liệu ở Viện Thông tin KHXH 29

2.4.2 Các biện pháp ứng dụng để bảo quản tài liệu ở Viện Thông tin KHXH 34

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 54

1.Giải pháp 54

2 Kiến nghị 65

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Có thể nói trong xã hội ngày nay ai có được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thì người đó sẽ giành đựợc chiến thắng Đó dường như là một chân lý trong xã hội ngày nay – xã hội thông tin.Ý thức được vai trò quan trọng đó của thông tin, mọi quốc gia đều cố gắng xây dựng cho mình một xã hội thông tin có đủ khả năng hội nhập với thế giới

Tri thức của dân tộc và nhân loại đã được nhiều thế hệ tích lũy và phản ánh trong suốt hàng nghìn năm lịch sử qua các vật mang tin khác nhau Tri thức và kiến thức trong sách báo là những di sản văn hóa quan trọng bậc nhất của dân tộc và là một phần di sản văn hóa thành văn của nhân loại Bên cạnh giá trị lịch sử thì giá trị thông tin tri thức của vốn tài liệu cũng quan trọng không kém Nó góp phần đáng kể vào sự nghiệp văn hóa xã hội kinh tế của đất nứớc Bảo tồn những di sản văn hóa quý hiếm đó là trách nhiệm các trung tâm thông tin – thư viện, các cơ quan lưu trữ của cả nứớc trong đó có Viện Thông tin Khoa học xã hội Với tư cách là cơ quan đầu ngành lưu trữ, quản

lý và tổ chức khai thác thông tin khoa học xã hội

Viện Thông tin Khoa học xã hội thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam được thành lập năm 1975 Đây là một cơ quan thông tin đầu ngành về khoa học xã hội, một thư viện đa ngành về khoa học xã hội lớn nhất nước Với một kho tài liệu phong phú, đa dạng và quý giá của Viện được kế thừa từ Viện Viễn Đông Bắc cổ ( thuộc Pháp ) năm 1957, là một kho tư liệu quý về phương Đông và Đông phương học ở ĐôngNam Á Hàng vạn tư liệu chữ Hán (cổ), Nhật Bản (cổ) và Hán Nôm; hàng vạn tư liệu nghiên cứu bằng tiếng Anh

và tiếng Pháp của các nhà Đông phương học thời Pháp; hàng nghìn tập hương ước, bản đồ, hàng vạn ảnh về di tích lịch sử, về phố cổ Hà Nội, về đời sống

văn hóa các thế hệ trước…được lưu trữ ở đây cần phải dặc biệt trân trọng gìn giữ Ngay từ đầu thành lập, Viện thông tin Khoa học xã hội đã được Đảng và Nhà nước giao chức năng “ Nghiên cứu, thông báo, cung cấp tin tức và tư liệu

về khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng có trách nhiệm đối với công tác khoa học xã hội ”[(QĐ số 93/CP ngày 8/5/1975).]

Đến nay, trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, những tư tưởng chiến lược ban đầu về Viện đã từng bước được thực hiện và cụ thể hóa cho phù hợp với sự phát triển của Viện và của đất nước Với tư cách là một cơ quan thông tin chuyên ngành về khoa học xã hội và nhân văn, Viện Thông tin Khoa học

xã hội có nhiệm vụ xây dựng nguồn vốn tài liệu khoa học phong phú có chất lượng khoa học cao, đa dạng : sách, báo, tạp chí, ảnh, microfilm, cơ sở dữ liệu… Vì vậy cần phải tiến hành nhanh chóng công tác bảo quản tài liệu Tuy nhiên để có thể tiến hành chương trình bảo quản với quy mô như vậy cần phải

có sự tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng bảo quản của Viện Thông tin Khoa học

xã hội hiện nay

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện nói chung và hoạt động của

Viện nói riêng Tôi đã chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác bảo quản tài liệu tại

Viện Thông tin Khoa học xã hội ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài : Công tác bảo quản tài liệu

- Phạm vi nghiên cứu : Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học xã hội

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài

liệu tại Viện Thông tin Khoa học xã hội dề xuất những giải pháp phù hợp và khả thi nhằm tăng cường hiệu quả bảo quản tài liệu

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện được mục đích trên, đề tài sẽ giải

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và

5 Cơ cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, Kết luận và phụ lục, khóa luận được chia làm 3 chương:

Chương I : Viện Thông tin Khoa học xã hội và công tác bảo quản tài liệu tại Viện

Chương II : Thực trạng công tác bảo quản tài liệu ở Viện Thông tin Khoa học xã hội

Chương III : Giải pháp, kiến nghị

CHƯƠNG I VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ CÔNG TÁC

BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Viện Thông tin

Khoa học xã hội

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ

Viện Thông tin Khoa học xã hội trực thuộc Uỷ ban Khoa học xã hội

Việt Nam ( nay là Viện Khoa học xã hội Việt Nam ) được thành lập theo

quyết định số 93/CP ngày 08/5/1975 của Hội đồng Chính Phủ, trên cơ sở

thống nhất hai tổ chức đã có là Thư Viện Khoa học xã hội và Ban Thông tin

Khoa học xã hội

Viện có tên giao dịch quốc tế là Institute of Social Sciences

Information Viện Thông tin Khoa học xã hội có chức năng “ Nghiên cứu,

thông báo, cung cấp tin tức và tư liệu khoa học xã hội cho các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức quần chúng có trách nhiệm đối với công tác khoa

học xã hội ” ( QĐ số 93/CP ngày 8/5/1975)

Năm 2003 , Viện trở thành hội viên chính thức của Liên đoàn quốc tế

các hiệp hội và tổ chức thư viện ( International Federation of Library

Association and Institution: IFLA ), với mã số thành viên VN- 1002

Trải qua 35 năm xây dựng và trưởng thành, những tư tưởng chiến lược

ban đầu về Viện đã từng bước được thực hiện và cụ thể hóa cho phù hợp

với sự phát triển của Viện và của đất nước Tháng 4 năm 2005, theo Quyết

định số 352/2005/QĐ – KHXH ngày 25/4/2005 của Chủ tịch Viện Khoa học

xã hội Việt Nam, chức năng của Viện một lần nữa được khẳng định là:

“Nghiên cứu khoa học, hoạt động thư viện, đào tạo nguồn nhân lực và xuất bản tạp chí cùng các sản phẩm thông tin khoa học xã hội ”

Hoạt động của Viện gồm hai lĩnh vực lớn là: 1/ Nghiên cứu – thông tin

và 2/ Thư viện Thư viện khoa học xã hội do Viện quản lý là thư viện có tầm quốc gia về khoa học xã hội, có đối tượng phục vụ là cán bộ nghiên cứu và giảng dạy khoa học xã hội trong và ngoài nước, các nhà hoạt động xã hội, các

tổ chức và các nhân có nhu cầu Nhiệm vụ của Viện theo Quyết định 352/2005/QĐ – KHXH ghi rõ:

1 Thông tin khoa học cho các cấp lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các cơ quan hoạch định chính sách, các tổ chức nghiên cứu và đào tạo, các doanh nghiệp… về những vấn đề cơ bản và xu hướng phát triển của thế giới, khu vực và Việt Nam

2 Bảo tồn, khai thác và phát huy di sản truyền thống Thư viện Khoa học

xã hội Xây dựng và phát triển Thư viện là Thư viện Quốc gia về khoa học xã hội

3.Chủ trì, điều phối và hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực thông tin và thư viện trong toàn Viện Khoa học xã hội Việt Nam

4 Đào tạo, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực thông tin và thư viện khoa học xã hội

1.1.2 Cơ cấu, tổ chức

Ban lãnh đạo Viện gồm 3 cán bộ: Viện trưởng phụ trách chung, Tổng biên tập Tạp chí Thông tin KHXH, người ra quyết định cuối cùng; một phó Viện trưởng phụ trách khối thư viện; một phó Viện trưởng phụ trách khối thông tin

Viện được phân chia hai khối :

Khối Thông tin khoa học xã hội

1 Phòng Thông tin Chính trị và những vấn đề chiến lược phát triển

2 Phòng Thông tin Kinh tế

3 Phòng Thông tin Nhà nước và Pháp luật

4 Phòng Thông tin Lịch sử, Dân tộc và Tôn giáo

5 Phòng Thông tin Văn hóa và Phát triển

6 Phòng Thông tin Xã hội và Con người

7 Phòng Thông tin Toàn cầu và khu vực

8 Phòng Thông tin Ngữ văn

Khối Thư viện Khoa học xã hội

1 Phòng nghiệp vụ thư viện

2 Phòng Bổ sung – Trao đổi

3 Phòng Phân loại – Biên mục

4 Phòng Bảo quản

5 Phòng Công tác bạn đọc

6 Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu – Thư mục

Các phòng nghiệp vụ Thông tin – Thư viện

1 Phòng Biên tập – Trị sự

Các phòng sự nghiệp:

1 Phòng Quản lý hoạt động Thông tin và Thư viện

2 Phòng Hành chính – Tổng hợp

Về tổ chức nhân sự: Hiện nay, tổng số biên chế của Viện Thông tin KHXH

là 94 cán bộ, chủ yếu được đào tạo hệ chính quy thuộc các chuyên ngành thông tin – thư viện và các ngành khoa học xã hội khác, trong đó có 1 giáo sư,

1 phó giáo sư, 2 tiến sĩ,( chuyên ngành triết học, văn học ), 27 thạc sĩ ( chuyên ngành thông tin – thư viện, luật, quản lý, xã hội học, kinh tế, văn học), 65 cử nhân

Như vậy, với tư cách là một cơ quan thông tin chuyên ngành về khoa học xã hội, Viện Thông tin Khoa học xã hội có trách nhiệm đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo, thông tin phục vụ nghiên cưú khoa học, thông tin khoa học

cơ bản

1.1.3 Đối tượng phục vụ của Viện Thông tin Khoa học xã hội

Viện Thông tin KHXH do chức năng, nhiệm vụ đã được quy định thực hiện việc cung cấp các thông tin phản ánh các vấn đề khoa học xã hội của thời đại, làm cơ sở hỗ trợ thông tin cho việc hoạch định các chính sách phát triển của đất nước nói chung Là một cơ quan thông tin chuyên ngành khoa học xã hội và nhân văn, Viện Thông tin KHXH đã tiếp nhận được từ sự nghiệp đổi mới một sự khởi sắc to lớn trong lĩnh vực xây dựng nguồn vốn tài liệu khoa học phong phú và có chất lượng khoa học cao Không chỉ các loại hình sách, báo, tạp chí, microfilm, mà nhiều cơ sở dữ liệu rất phong phú trên CD- ROM, các bộ từ điển song ngữ quý hiếm, từ điển đối chiếu, từ điển giải nghĩa, bách khoa toàn thư, bách khoa thư chuyên ngành Đối tượng phục vụ

chủ yếu về lĩnh vực khoa học xã hội của Viện Thông tin KHXH không ngừng tăng lên

Có thể chia đối tượng phục vụ của Viện Thông tin KHXH thành 3 nhóm chính sau:

+ Người dùng tin là cán bộ làm công tác quản lý

+ Người dùng tin làm công tác nghiên cứu, giảng dạy

+ Người dùng tin là nghiên cứu sinh và sinh viên

Nhóm cán bộ làm công tác quản lý: Là nhóm số lượng không nhiều Họ

là những người có nhiệm vụ xây dựng đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng, Nhà nước, ra các quyết định quan trọng để điều hành và phát triển đất nước Họ cần thông tin mang tính logíc, kịp thời cô đọng, súc tích và chính xác Vì ít có thời gian đến thư viện đọc tài liệu gốc, họ thường được cung cấp thông tin theo đơn đặt hàng Sản phẩm chủ yếu phục vụ cho nhóm này là bản tin phục lãnh đạo, các tài liệu dịch, tổng thuật, lược thuật tổng thuật phân tích

… các bản tin của Viện được xuất bản theo chu kỳ trung bình là 1 tuần / 2 số (

100 số / năm)

Nhóm cán bộ làm công tác nghiên cứu giảng dạy: Đây là nhóm người dùng tin đa dạng nhất của Viện Thông tin KHXH Họ là những cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy tại các Viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành, tại các Học viện, các trường Đại học, Cao đẳng trong cả nước

Nhóm người dùng tin này thường dùng tài liệu gốc ( thông tin cấp 1), các thông tin thư mục ( thông tin cấp 2) và các thông tin đã được xử lý, gia cố

có giá trị cao như tổng thuật, lược thuật …( thông tin cấp 3)

Nhóm người đang làm nghiên cứu sinh và sinh viên Họ là những nghiên cứu sinh thuộc các cơ sở đào tạo sau đại học và sinh viên năm cuối

của các trườg Đại học chuyên ngành khoa học xã hội Nhóm người dùng tin này dành nhiều thời gian đọc tài liệu, tích lũy kiến thức, chuẩn bị cho luận án, luận văn và khóa luận tốt ngiệp

1.2 Công tác bảo quản tài liệu và vai trò của bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin khoa học xã hội

1.2.1 Khái niệm về bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu trong thư viện là hoạt động nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng tài liệu, đảm bảo tính thông tin đầy đủ của tài liệu, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, học tập một cách toàn diện và lâu dài

Thuật ngữ bảo tồn ( Conservation) và Bảo quản ( Preservation) nhiều khi được sử dụng thay thế lẫn nhau trong các tài liệu chuyên môn

Tuy nhiên, theo ý kiến của Hội thư viện Mỹ ( America Library Association (ALA), thì thuật ngữ Bảo tồn được dùng với nghĩa chung hơn và bao quát hơn, còn bảo quản tài liệu được định nghĩa một cách chuyên sâu hơn Bảo tồn nghĩa là giữ lại không để nó mất đi Bảo quản nghĩa là gìn giữ cho khỏi hư hỏng hoặc hủy hoại

Như chúng ta đã biết, có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về bảo quản tài liệu trong thư viện Theo IFLA bảo quản là những chính sách và họat động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị hư hỏng ( hoặc gây thiệt hại và hủy hoại ), bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra

Hội thư viện Mỹ cho rằng bảo quản là những hành động liên hệ đến việc bảo trì tài liệu thư viện hoặc tài liệu thuộc văn khố để sử dụng, dưới hình thức nguyên thủy của nó hoặc dưới một hình thức khác có thể dùng được

Kế thừa và phát triển các quan điểm trên, chúng tôi cho rằng bảo quản tài liệu là những hoạt động với mục đích lưu giữ, duy trì sự tồn tại của tài liệu của thư viện, phục vụ cho việc sử dụng trước mắt và lâu dài, nhằm ngăn chặn hoặc trì hoãn sự hư hỏng của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo nội dung thông tin trong tài liệu không bị mất đi

Hay nói cách khác bảo quản tài liệu là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu tránh sự mất mát, hư hỏng, đảm bảo tính thông tin đầy đủ của tài liệu

Bản chất của tài liệu là thông tin chứa trong nó, hình thức của tài liệu là dạng vật lý của tài liệu Như vậy có thể hiểu bảo quản tài liệu là tìm cách duy trì dạng vật lý có chứa thông tin của tài liệu Nói cách khác, bảo quản hướng tới cả nội dung và hình thức tài liệu

Hiện nay, trên thế giới nhiều quốc gia đã thành lập những trung tâm nghiên cứu về công tác bảo quản tài liệu ( Mỹ, Anh,Úc và ở Thái Lan…) Lý

do của mối quan tâm sâu rộng đó là ở chỗ Liên hiệp Quốc tế các hội thư viện ( IFLA) từ nhiều năm trước đây đã nêu vấn đề bảo quản thành một trong những chương trình trọng tâm của mình Bởi lẽ thực tế cho thấy, đã có nhiều

bộ sưu tập có giá trị mất mát, hư hỏng do hậu quả của các cuộc chiến tranh , thiên tai, hỏa hoạn đặc biệt là do các tác động của yếu tố môi trường thiên nhiên… Song cũng không ít có các bộ sưu tập cổ quý hiếm, độc bản bị mất mát, hư hỏng mà nguyên nhân chính lại là các nhân tố xã hội, nhất là sự hạn chế của cách bảo quản tài liệu Nhiều bộ sưu tập cổ quý hiếm đã không được quan tâm chú ý đúng mức, để có những biện pháp bảo quản thích hợp và kịp thời

Tóm lại, có thể khẳng định rằng bảo quản vốn tài liệu thư viện là một công tác khoa học, đòi hỏi đội ngũ những người làm công tác bảo quản phải

có trình độ, am hiểu nghiệp vụ, biết nghiên cứu kĩ các loại hình tài liệu cần được bảo quản, những nhân tố hủy hoại tài liệu, biết ứng dụng công nghệ, những phương tiện kĩ thuật máy móc, thiết bị chuyên dụng vào công tác bảo quản Đồng thời người làm công tác bảo quản còn phải có lòng nhiệt tình, yêu ngành, yêu nghề, luôn có ý thức phấn đấu vươn lên, học tập nâng cao trình độ hiểu biết, ứng dụng công nghệ hiện đại, kĩ thuật tiên tiến vào công tác bảo quản nói chung, vốn tài liệu thư viện nói riêng đáp ứng được nhu cầu đặt ra

Các loại hình bảo quản tài liệu: Căn cứ vào dạng tài liệu được bảo quản

có thể phân chia thành hai loại: bảo quản tài liệu truyền thống và bảo quản tài liệu hiện đại

1.2.2 Ý nghĩa, mục đích của công tác bảo quản tài liệu

Thư viện đóng vai trò rất quan trọng từ việc giữ gìn truyền bá văn hóa dân tộc, hỗ trợ phát triển khoa học kĩ thuật cung cấp các thông tin cần thiết để lãnh đạo ra quyết định, cung cấp thông tin khuyến khích đầu tư, nâng cao dân trí

Có thể nói cùng với công tác phát triển vốn tài liệu, xử lý nghiệp vụ và phục vụ người dùng tin, bảo quản tài liệu được coi là vấn đề then chốt của thư viện Nếu trước đây, việc bảo quản vốn tài liệu còn chưa được chú trọng và bị xem nhẹ thì hiện nay công tác bảo quản sách nói riêng và tài liệu nói chung đã nhận được sự quan tâm thích đáng từ các trung tâm thông tin thư viện Để đáp ứng tốt nhất về nhu cầu thông tin cũng như nâng cao hiệu quả giá trị nguồn tin, thư viện ngoài việc quan tâm tới việc thu thập, bổ sung phát triển vốn tài liệu còn cần chú ý tới khâu bảo quản tài liệu

Vốn tài liệu là nền tảng, là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu tin của

người dùng tin thì vấn đề bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lý lại càng được quan tâm

Công tác bảo quản tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện, nhằm kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc

Việc bảo quản phải có được sự quan tâm của tất cả các thành viên trong gia đình thư viện Cán bộ thư viện phải nắm được bản chất của tài liệu, tại sao chúng bị hủy hoại và bị hủy hoại ra sao để từ đó đưa ra đựơc sự kiểm soát đúng đắn ngăn ngừa các nguyên nhân bên trong, bên ngoài đe dọa và phá hoại tài liệu, phương pháp khắc phục cho mỗi loại hình tài liệu

Đối với các nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa như nước ta thì công tác bảo quản tài liệu lại càng khó khăn và phức tạp hơn Riêng đối với Viện thômg tin Khoa học Xã hội là một cơ quan thông tin chuyên ngành khoa học

xã hội và nhân văn, đối tượng phục vụ là cán bộ làm công tác quản lý, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, nghiên cứu sinh, và sinh viên thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, do vậy vốn tài liệu của Viện vô cùng phong phú, bao quát mọi lĩnh vực, chủ đề với nhiều loại hình tài liệu: tài liệu dạng truyền thống, tài liệu dạng điện tử, tài liệu dạng vi phim, vi phiếu, và vòng quay của vốn tài liệu có tần suất cao do vậy việc tổ chức và bảo quản tài liệu tại Viện càng được quan tâm hơn bao giờ hết

Hiện nay Viện Thông tin Khoa học Xã hội đang ngày càng thu hút đông đảo người dùng tin đến với thư viện Vốn tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ nhanh chóng nhu cầu cho mọi đối tượng người dùng tin Trong quá trình vận chuyển, tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng, rách nát Vì vậy vốn tài liệu cần phải được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội, góp phần giữ gìn kho tàng tri thức của nhân loại

Hoàn thành tốt công tác bảo quản là Viện đã làm tốt chức năng: bảo quản toàn bộ vốn tri thức được ghi chép trong các tài liệu để truyền lại cho các thế hệ mai sau Đó cũng chính là bảo quản kho tàng văn hóa và tài sản quốc gia

Bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội còn có ý nghĩa rất lớn lao là bảo vệ chủ quyền đất nước, biển đảo của dân tộc Việt Nam

Bảo quản tài liệu còn có ý nghĩa lớn lao giúp cho Thư viện Viện Thông tin Khoa học Xã hội tiết kiệm ngân sách Nhà nước

Như vậy, vai trò của công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với các thư viện nói chung và Viện Thông tin Khoa học Xã hội nói riêng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN

THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI 2.1 Đặc điểm tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội

Vốn tài liệu hay còn gọi là nguồn lực thông tin trong hoạt động thông

tin thư viện chính là cơ sở cho việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin

Thông tin là động lực góp phần thúc đẩy các hoạt động kinh tế và sản xuất,

đóng vai trò hàng đầu trong giáo dục và đào tạo, NCKH và là cơ sở để các

cấp lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời Nhờ có

nguồn lực thông tin mà các cơ quan thông tin, các thư viện … thực hiện tốt

chức năng và nhiệm vụ của mình Nguồn lực thông tin càng phong phú và đa

dạng thì càng có khả năng đáp ứng tốt các nhu cầu tin của người dùng tin

Căn cứ theo loại hình tài liệu hay vật mang tin thì nguồn lực thông tin

của thư viện Viện Thông tin được chia thành 2 loại hình chính như sau: Tài

liệu truyền thống và tài liệu hiện đại ( tài liệu điện tử)

Tài liệu truyền thống: là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy Bao gồm

các văn bản, các loại tài liệu quý hiếm khác như sách lá cọ, sách đồng, sách thẻ tre…

Tài liệu truyền thống được lưu giữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật

lý sách, báo, tạp chí … ở một không gian cụ thể Do tồn tại dưới một dạng

vật lí cụ thể bảo quản được, thông tin lưu trữ trong tài liệu truyền thống có độ

ổn dịnh và bền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử

Tuy nhiên, dung lượng thông tin chứa trong các dạng tài liệu truyền

thống không lớn bằng tài liệu điện tử Mặt khác, tài liệu dạng giấy cũng chịu

tác động của các yếu tố vật lý như độ ẩm, ánh sáng, oxy hoá,… gây khó khăn

trong công tác bảo quản Kinh phí cho việc bảo quản truyền thống vì vậy thường tốn kém Mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm, không thường xuyên Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dưới dạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa, bị giới hạn về không gian và thời gian Người dùng tin muốn dùng tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện rất mất thời gian

Tài liệu của Viện đựơc kế thừa từ thư viện Viện Viễn Đông Bắc Cổ (thuộc Pháp ) năm 1957 Năm 1957 Viện Thông tin KHXH được thành lập cho đến nay trải qua hơn 35 năm hình thành và phát triển, Thư viện đã phát triển được nguồn lực các tài liệu truyền thống tương đối lớn cả về số lượng và chất lượng ( khoảng gần 1000 000 bản ), đa dạng, phong phú về loại hình phù hợp về lĩnh vực khoa học xã hội, bao gồm Thần tích thần sắc, Hương ước, bản đồ, tranh, ảnh, sách nghiên cứu, sách tham khảo, sách tra cứu, báo, tạp chí, luận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học

Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống từ Viện Viễn Đông Bác cổ (thuộc

Pháp ) bàn giao cho Viện theo loại hình, số lượng

STT Loại hình tài liệu Đơn vị

Tài liệu hiện đại ( tài liệu điện tử): Tài liệu điện tử là tài liệu có chứa các

thông tin ở dạng số, được trình bày và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử : CD- ROM, băng đĩa, … chúng ta muốn truy cập tới chúng phải thông qua máy tính và mạng máy tính điện tử Nguồn tài liệu điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còn gọi là thông tin số hoá bao gồm:

+ Các CSDL chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD-ROM

+Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, các Website trên Internet, các bản tin điện tử, báo, tạp chí điện tử…

Bảng 2 Bảng thống kê tài liệu sách từ năm 1975 đến năm 2010

STT Loại hình tài liệu Đơn vị tính Số bản Tỷ lệ %(Theo số bản)

Bảng 3 Bảng thống kê báo, tạp chí từ năm 1975 đến năm 2010

STT Loại hình tài liệu Đơn vị tính Số bản Tỷ lệ %(Theo số bản)

tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất, có những thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa CD-ROM, có thông tin vòng đời ngắn như các tập tin, các bài báo trên mạng Internet

Bảng 4 Thống kê tài liệu điện tử

- Ảnh(làng xã Việt Nam)

- Ảnh ( đường phố Hà Nội )

2 CSDL toàn văn do

Thư viện xây dựng

-Tạp chí Thông tin KHXH

- Các dề tài nghiên cứu

- Văn bản pháp luật Việt Nam

- Hồ Chí Minh toàn tập

-182 đĩa

- 90 đĩa

- 75 đĩa

Có thể nói, Viện Thông tin Khoa học xã hội bên cạnh việc bổ sung các tài liệu truyền thống, Thư viện đã chú trọng phát triển các tài liệu điện tử, tài liệu số, các CSDL điện tử…so với loại hình tài liệu truyền thống, tài liệu điện

tử của Thư viện mới chỉ bắt đầu dược quan tâm từ năm 2000 đến nay Do vậy,

về số lượng còn rất hạn chế tuy nhiên đây là loại hình tài liệu đang được Thư viện đặc biệt quan tâm và đang có xu hướng phát triển mạnh về loại hình tài liệu này

2.2 Tổ chức kho tài liệu

2.2.1 Tài liệu truyền thống

Viện Thông tin khoa học xã hội ngoài những tài liệu khoa học xã hội và nhân văn có giá trị cao trong và ngoài nước được thu thập từ khi thành lập đến nay Thư viện có khối lượng tài liệu cổ quý hiếm khá lớn Trong số tài liệu hiện đang lưu giữ tại Viện Thông tin KHXH cho đến nay có một phần được bàn giao từ Viện Viễn Đông Bác Cổ với nhiều tư liệu quý hiếm về Phương Đông và Đông phương học

Ngoài ra, Viện Thông tin KHXH đã bổ sung thêm một khối lượng tài liệu cổ khá lớn bằng giấy dó Vì vậy số tài liệu chép tay của Thư viện lên đến

30172 bản ( chiếm 4,8% tổng số vốn tài liệu ) Hiện nay, Thư viện có số vốn tài liệu rất phong phú và đa dạng về lĩnh vực khoa học xã hội Tổng số sách báo chí ấn bản của Thư viện gần 1.000.000 bản và gần 600.000 sách, hơn

2000 loại báo và tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài thuộc các lĩnh vực khác nhau Có thể nói, Thư viện có một nguồn tài liệu vô cùng phong phú và

đa dạng về loại hình nên đòi hỏi phải được bảo quản bằng nhiêu cách thức khác nhau

Bảng 5: Thống kê Vốn tài liệu trong Thư viện

2 Kho tài liệu chép tay Bản 30.172 4,8%

3 Kho Trung Quốc cổ ,Trung

Quốc hiện đại

Vốn tài liệu của Thư viện hiện nay được chia thành 2 hệ thống chính:

+Giai đoạn 1: Thư viện Viện Thông tin KHXH được kế thừa cơ sở vật chất,

vốn tài liệu từ Viện Viễn Đông Bác Cổ (thuộc Pháp ) năm 1957, đây là một kho tư liệu quý về phương Đông và Phương Đông học ở Đông Nam Á Ở đây

có khoảng hơn 200 nghìn bản với những tài liệu thư tịch cổ theo ngôn ngữ: Hán Nôm 12,7%; Nhật Bản 4,5%; Latin 14,7%; Trung Quốc 13,2% Ngoài ra còn có một số tài liệu khác như Bản đồ 2,6%; Ảnh 43%; Tranh 0,4%; Bản dập nổi bia về Đông Dương 0,2%; Sách Quốc ngữ 6,6%

+ Giai đoạn 2: Được tính từ khi thành lập Viện thông tin KHXH năm 1975

đến nay Tài liệu được bổ sung hàng năm theo ngôn ngữ là trên 200 nghìn bản

cụ thể là : Sách Nga 39,7%; Latin 25,5%; Trung Quốc 5,8; Việt 29% Sách Nga với số tỉ lệ % cao là do những năm 80, theo chủ trương của lãnh đạo Viện lúc bấy giờ bổ sung 1 tên tài liệu tương đương 6-10 bản

Với mục tiêu đưa ra là phục vụ tốt nhất công tác phục vụ bạn đọc theo yêu cầu và bảo quản tốt vốn tài liệu nên Thư viện đã tổ chức tài liệu theo số đăng kí cá biệt, thứ tự xếp giá của từng loại hình tài liệu như: Ngôn ngữ tài liệu, khổ cỡ tài liệu, xếp từ trái qua phải và các sách bộ được xếp theo các kí hiệu của bộ cùng với kí hiệu xếp giá được xếp theo từng khu vực riêng biệt

Thư viện sắp xếp khá hợp lí tầng 1 của kho là toàn bộ sách, báo, tạp chí từ khi thành lập Viện, tầng 2 của kho là toàn bộ tài liệu quý hiếm tiếp quản từ Thư viện Viện Viễn Đông Bác Cổ ( thuộc Pháp) bàn giao lại Việc tổ chức sắp xếp tài liệu như vậy khá thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu trong không gian kho đóng và luôn đảm bảo tài liệu luôn trong tình trạng tốt

Hệ thống kho mở

Với nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ nghiên cứu các lĩnh vực khoa học xã hội nên Thư viện sắp xếp hệ thống kho mở bao gồm kho báo tạp chí và tài liệu

+ Kho báo, tạp chí: Kho báo, tạp chí của Thư viện Viện thông tin KHXH tổ

chức theo hình thức tự chọn Với tổng số 103 tên báo (các ngữ), 197 tên tạp chí (các ngữ ) cụ thể như sau:

Tạp chí Trung Quốc 8 tên

Tất cả tài liệu báo, tạp chí được sắp xếp trên giá gỗ theo kí hiệu ngôn ngữ, kí hiệu xếp giá rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, lựa chọn của người dùng tin Diện tích phòng đọc báo, tạp chí hơn 70m2, rất chật chội nên Thư viện chỉ trưng bày tất cả những đầu báo, tạp chí mới trong ngày, tuần, tháng, quý của năm, tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ Mỗi loại tài liệu có cách sắp xếp khác nhau để người dùng tin có thể lựa chọn tài liệu một cách dễ dàng và

Tài liệu báo: Được Thư viện tổ chức sắp xếp như sau: Sắp xếp tên báo

theo vần chữ cái, xếp từ trái qua phải Sau một thời gian khoảng 3 tháng thì Thư viện chuyển báo cũ tư giá trưng bày vào giá trong kho và cứ liên tiếp như vậy thì sau 1 năm Thư viện sẽ sắp xếp lại theo số thứ tự của từng tên báo mang đi dóng thành tập để đảm bảo không bị mất mát, thuận tiện hơn cho việc quản lí và bảo quản tài liệu Tài liệu sau khi được đóng thành tập sẽ được chuyển vào kho đóng nhường chỗ cho báo mới thay thế

Tài liệu tạp chí: Cách sắp xếp được chia theo chuyên ngành và xếp theo

vần Anpha Tài liệu được xếp sau 1 năm thì chuyển vào kho đóng Trong kho đóng tài liệu tạp chí cũng được sắp xếp theo kí hiệu xếp giá theo tháng, theo năm Từ năm 2006 do nguồn kinh phí của Viện còn hạn chế nên tài liệu khônng được đóng thành tập

+ Kho tài liệu : Với 1 nguồn tài liệu phong phú và đa dạng thì đến nay vốn

tài liệu có trong Thư viện là khoảng trên 600.000 nghìn bản Diện tích của Thư viện khoảng 2.435m2, diện tích kho bảo quản tài liệu là 850m2 Toàn bộ kho bảo quản của Viện được bố trí ở tầng 1 và tầng 2 của tòa nhà kho 5 tầng,

3 tầng trên là kho bảo quản của Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc gia

2.2.2 Tổ chức tài liệu hiện đại

Viện Thông tin KHXH đang từng ngày đổi mới và hiện đại hóa Thư viện nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc Hiện nay Thư viện bên cạnh việc đầu tư bổ sung các tài liệu truyền thống thì đang ngày càng chú trọng tới việc đầu tư kinh phí bổ sung các tài liệu hiện đại, tài liệu điện tử, tài liệu số hóa, các CSDL …Đến năm 2010 thì số lượng tài liệu điện tử có là:

+ CSDL Thư mục : Khoảng hơn 371.000 biểu ghi

+ CSDL Toàn văn : Khoảng 5000 biểu ghi

+CSDL Toàn văn trên đĩa CD-ROM : 347 đĩa

Do trình độ cán bộ Thư viện và nguồn kinh phí của Viện còn hạn chế nên công tác bảo quản tài liệu hiện đại như ( Microfilm, băng video, đĩa CD-ROM …) còn chưa được chú trọng Số lượng các tài liệu hiện đại còn ít nên việc bảo quản các dạng tài liệu này gặp không ít khó khăn cho các thư viện và các Viện nói chung trên địa bàn Hà Nội Tuy nhiên để khắc phục tình trạng trên thì hiện nay Viện đã đầu tư kinh phí áp dụng một số các biện pháp hiện đại trên thế giói vào công tác bảo quản dạng tài liệu này như sau:

CD-ROM và đĩa mềm: Đây là dạng tài liệu dễ bị hư hỏng nhất do tài liệu

lưu trữ trên CD-ROM chịu nhiều tác động của các nhân tố khách quan và chủ quan đem lại như: yếu tố thời tiết, môi trường (ánh nắng, nhiệt độ, bụi, ẩm ướt

… ), cách cầm nắm không giữ gìn cẩn thận dễ bị trầy sước, biến dạng tài liệu

…Từ những nguyên nhân trên thì các cán bộ Thư viện tại Viện đã đưa ra một

số biện pháp bảo quản như: Việc sắp xếp các đĩa CD-ROM theo số đăng kí các biệt, từ nhỏ đến lớn và được để vào trong tủ kính, tránh ánh nắng mặt trời, nơi ẩm ướt, nơi bụi bẩn và không để ở nhiệt độ cao

Việc bảo quản tài liệu hiện đại như vi phim, vi phiếu, CD-ROM là rất khó khăn nên ngoài việc tránh sự tác động của môi trường thì cán bộ bảo quản phải rất cẩn thận dể đĩa trong hộp hay bao đựng tránh gây trầy xước trên bề mặt đĩa như:

+ Lau tay khô khi cầm đĩa

+ Không cầm trực tiếp lên bề mặt đĩa

+ Không để chất lỏng hay hóa chất dính lên mặt đĩa

+ Không dè vật nặng lên đĩa

Ngoài ra, để tránh đĩa bị dính bụi cán bộ bảo quản phải dùng vải mỏng

và mịn hay dụng cụ lau đĩa để làm vệ sinh cho đĩa, thường xuyên kiểm tra dữ liệu trên đĩa Những đĩa mềm sẽ được cán bộ thư viện để trong hộp bảo vệ chúng tránh ánh nắng mặt trời và bụi bặm

Băng ghi hình: Loại tài liệu này thông thường sẽ được xếp trên giá vì nó có

vỏ bọc đủ khả năng tự bảo vệ chúng khỏi những hư hỏng

Cơ sở dữ liệu: Hiện nay Viện dã cài dặt một số phần mềm hiện đại như: Phần

mềm virus Kaspersky, Antivirus… để tránh tình trạng CSDL bị phá hủy, mất

dữ liệu do vius ăn Ngoài ra, để đảm bảo tính chủ quyền dữ liệu thì Viện sử dụng phần mềm bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu khi xảy ra sự cố

2.3 Điều kiện bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin KHXH

2.3.1 Nhân sự cho công tác bảo quản

Có thể nói phòng bảo quản là một trong những phòng đầu tiên được lập

ra của Viện để chuyên làm công tác bảo quản tài liệu: tìm ra những nguyên nhân hủy hoại tài liệu từ đó đưa ra những biện pháp phòng tránh

Hiện nay phòng Bảo quản có tất cả 7 cán bộ trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, các cán bộ khác trong phòng đảm nhận các chuyên môn khác nhau Đây được coi là 1 phòng chủ chốt trong hoạt động của công tác thư viện, vì vậy trách nhiệm của người làm công tác bảo quản có vai trò hết sức quan trọng Phòng bảo quản có chức năng như sau:

+ Xây dựng kế hoạch chiến lược về công tác quản lý

+ Xây dựng hệ thống kho quản lý

+ Bảo quản, giữ gìn và tổ chức cung cấp, khai thác sử dụng tài liệu

+Nghiên cứu đề xuất các giải pháp chống các nguyên nhân hủy hoại tài liệu

Ngoài ra, bên cạnh các chức năng thì còn có các nhiệm vụ mà phòng bảo quản phải thực hiện :

+ Tổ chức làm vệ sinh tài liệu kho tàng

+ Cung cấp tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc

+Lên kế hoạch tu sửa, phục chế tài liệu

+ Quản lý cán bộ, cơ sở vật chất trang thiết bị trong phòng

Đội ngũ cán bộ này phần lớn chưa dược đào tạo một cách bài bản về công tác bảo quản tài liệu, chưa am hiểu được công việc bảo quản dưới góc

độ khoa học Họ chủ yếu tham gia các lớp tập huấn do các trung tâm thư viện lớn tổ chức, song trong quá trình làm việc họ đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm cùng với lòng nhiệt tình yêu nghề, phòng luôn hoàn thành nhiệm vụ

và kế hoạch mà Lãnh đạo Viện đề ra Ngoài ra, Viện cũng thường xuyên dọn

vệ sinh, quay vòng tài liệu, định kì kiểm tra mối mọt và các loại côn trùng gây hại vào thứ sáu hàng tuần

Bên cạnh đó, để nâng cao trình độ cán bộ thư viện thì Viện cũng tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, cử cán bộ đi tập huấn để giúp cán bộ thư viện hiều được các biện pháp bảo quản tài liệu

2.3.2.Tài chính cho công tác bảo quản

Ngoài vấn dề nhân sự thì vấn đề tài chính cũng là một trong những yếu

tố mà Viện cần quan tâm Hàng năm nhà nước đầu tư một khoản kinh phí nhất định cho các thư viện trên cả nước và mỗi thư viện có một nguồn kinh phí khác nhau Thư viện Viện Thông tin KHXH được nhà nước đầu tư kinh phí hàng năm cụ thể cho việc bổ sung tài liệu là khoảng hơn 1 tỷ đồng

Mỗi năm nguồn kinh phí này có sự khác nhau, cụ thể như sau:

2.3.3.Cơ sở vật chất cho công tác bảo quản

Cơ sở vật chất - trang thiết bị cho công tác bảo quản còn nghèo nàn lạc hậu gây nhiều khó khăn cho việc triển khai có hiệu quả các hoạt động bảo quản tài liệu trong Thư viện Bên cạnh việc xây dựng cơ sở vật chất, tăng cường đầu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của Thư viện, các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác bảo quản gặp rất nhiều hạn chế

Với sự thiếu sót ở khâu đào tạo cơ bản về công tác bảo quản cho cán bộ Thư viện cùng với cơ sở vật chất và các trang thiết bị lạc hậu trong khi đó số lượng tài liệu của Thư viện ngày càng tăng nhanh e rằng cán bộ bảo quản khó

có thể kiểm soát được tình hình kho sách, vốn tài liệu của Thư viện

Hệ thống kho sách của Viện : Năm 1998 Thư viện sửa chữa cải tạo được

61m2 nhà kho và chuyển thành kho lưu trữ tư liệu ảnh của Pháp bàn giao lại cho Viện Riêng kho tư liệu này được ưu tiên lắp máy điều hòa và một máy hút ẩm để hạn chế sự phát triển của mối mọt

Hệ thống giá sách: Viện đã đầu tư hệ thống giá khá đảm bảo gồm 284 giá,

trong đó có 157 giá gỗ, giá sắt có phủ sơn chống rỉ là 77 giá và 50 giá Inox

Hệ thống đèn chiếu sáng, quạt, máy hút bụi, hút ẩm, 350 bóng đèn đỏ rạng đông 60W có chụp đèn, 6 quạt công nghiệp, 2 máy hút ẩm công nghiệp, 3 máy hút bụi và một số các dụng cụ khác phục vụ cho công tác bảo quản

Hệ thống cứu hỏa: Do vốn tài liệu của Thư viện khá nhiều chủ yếu là các tài

liệu dễ cháy Vì vậy, để đề phòng hỏa hoạn Viện đã trang bị một hệ thống PCCC tự động bằng khí CO2, 20 bình chữa cháy xách tay bằng khí CO2, các bình cứu hỏa được đặt ở các vị trí trong kho, phòng dọc Cùng với hệ thống chuông, loa và các nút tín hiệu báo cháy được lắp đặt ở bên cạnh đầu kho, sẵn sàng đối phó kịp thời khi có cháy nổ xảy ra Các dụng cụ được sử dụng chủ yếu để sửa chữa tài liệu trong Thư viện còn đơn giản như: dao, kéo, bàn chải mềm, kim, chỉ, keo dán, băng dính

Công việc làm vệ sinh kho sách chủ yếu tiến hành bằng phương thức thủ công với máy hút bụi , bàn chải , khăn lau…

2.4 Các biện pháp bảo quản tài liệu tại Viện thông tin KHXH

2.4.1 Những nguyên nhân hủy hoại tài liệu ở Viện Thông tin KHXH

Môi trường bảo quản không đảm bảo.

Các yếu tố môi trường như khí hậu, nhiệt độ, độ ẩm , ánh sáng và chất lượng không khí là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu gián tiếp Theo đánh giá của các chuyên gia về bảo quản tài liệu qua một cuộc khảo sát

thì trong số các yếu tố gây hư hỏng tài liệu thì yếu tố môi trường chiếm 80%, nấm mốc chiếm 15%, chuột bọ, mối mọt chiếm 5% Do đó chúng ta thấy môi trường là yếu tố vô cùng quan trọng, nó quyết định phần lớn sự sống còn của các kho tài liệu quý hiếm có tuổi thọ hàng trăm năm trong thư viện

Nhiệt độ

Nhiệt độ là sự biểu thị mức độ nóng lạnh của thời tiết Nó được đo đạc bằng nhiệt kế Nhiệt độ là nguyên nhân gián tiếp gây ra hư hỏng của tài liệu Nhiệt độ cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy dẫn đến giấy bị mờ chữ khô giòn Hầu hết mọi người đều nhận thức được rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối cao sẽ kích thích sự phát triển của nấm mốc và sự sinh sôi của côn trùng, song trong thực tế, ảnh hưởng của môi trường lên tài liệu còn phức tạp hơn nhiều

Qúa trình hư hỏng của giấy (cùng với nhiều hình thức phân hủy khác của các chất liệu hữu cơ như da, vải…) là một minh chứng về sự phá hủy hóa học và phản ứng hóa học chi phối quá trình này chủ yếu bị ảnh hưởng bởi môi trường Những dao động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối lên tài liệu là một mối lo ngại lớn đối với việc kiểm soát môi trường và khí hậu Một số công trình nghiên cứu cho thấy nếu giấy đã từng trải qua những dao động về nhiệt

độ, thì quá trình phá hủy hóa học của giấy dó diễn ra nhanh hơn so với giấy được cất tại nơi có nhiệt độ ổn định

Đối với các tài liệu phim ảnh thì nhiệt độ có sức phá hủy đặc biệt, bởi

ví nó gây ra sự mở rộng và sự co lại của phim Vì vậy nhiệt độ trong kho từ 10- 150C là tốt nhất cho các loại phim ảnh màu Nếu tất cả các tài liệu được

để trong cùng một nhiệt độ thích hợp thì vòng đời của chúng rất dài

Độ ẩm

Độ ẩm là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự hư hỏng của tài liệu Để đo độ ẩm có ba thang đo: Độ ẩm cực đại, độ ẩm tuyệt đối, độ ẩm tương đối

- Độ ẩm cực đại : Là lượng hơi nước bão hòa trong 1m3 không khí ở từng nhiệt độ nhất định

- Độ ẩm tuyệt đối: là khối lượng nước có chứa trong một thể tích không khí cho trước

- Độ ẩm tương đối : là cách đo độ ướt hoặc độ khô của không khí Nó do lượng nước trong một khoảng không khí nhất định so với lượng nước tối đa Thiết bị để đo độ ẩm tương đối là ẩm kế tóc

Trong công tác bảo quản tài liệu, các thư viện thường sử dụng thang

đo độ ẩm tương đối để đo độ ẩm không khí trong kho sách và điều kiện hơi

ẩm trên bề mặt tài liệu Độ ẩm thấp có thể là nguyên nhân dẫn đến những vấn

đề như giấy bị khô, giòn còn nhiệt độ cao sẽ tạo điều kiện cho các chất khí, các chất hóa học dễ dàng hòa tan trong giấy và gây nên những phản ứng hóa học làm gia tăng sự lão hóa của tài liệu và tài liệu sẽ bị hư hỏng rất nhanh

Ánh sáng

Tác hại của ánh sáng đối với tài liệu cũng rất lớn Ánh sáng bao gồm một chùm các điện nóng được gọi là photon (quang tử) di chuyển trong một đợt sóng giao động được hiểu là sự bức xạ điện tử Bước sóng càng ngắn thì

mức độ va chạm càng cao làm bức xạ càng mạnh Khi các hạt photon dập vào một tài liệu nào đó thì chúng tác động lên các lớp bề mặt gây ra những phản ứng hóa quang như nhạt màu, vàng giấy Ngoài ra ánh sáng còn đẩy nhanh hiện tượng bay màu đang diễn ra cùng với thời gian, làm giảm độ vững chắc

và tính đàn hồi của tài liệu

Bụi

Tồn tại trong không khí, không khí ở đâu thì ở đó có bụi, bụi rơi vào tài liệu làm xây xước bề mặt tài liệu, mờ chữ Ngoài ra, trong bụi có lẫn các tế bào nấm mốc, vi khuẩn và trứng của côn trùng gây hại, khi rơi vào tài liệu gặp điều kiện thích hợp sẽ phát triển làm hư hỏng tài liệu đồng thời chúng cũng chứa các mầm nấm mốc gây hại cho tài liệu

Vi sinh vật, côn trùng nấm mốc

Nấm mốc : Sách thường bị nấm mốc vào các tháng 3, 4, 9 và 10 hàng năm ,

đây là những tháng có độ ẩm tương đối cao Sự xuất hiện của nấm mốc làm

mờ, hư hỏng chính văn, làm cho tài liệu có mùi hắc, khó chịu Phòng kho không có phương tiện bảo quản làm cho một số tập bản đồ bị ẩm, bị nấm mốc xâm hại

Nấm mốc ít có khả năng xuất hiện nếu môi trường trung tính tuy vậy thì nó vẫn chịu được nhiều mức nhiệt độ từ 0- 600C và với độ ẩm tương đối khoảng 70%, nhiệt độ từ 220C trở lên thì có thể sinh sôi và phát triển Ở những điều kiện như vậy, nấm sẽ mọc trên các bìa sách và gây ra hư hại Thường thì chúng không gây ra những tác hại thực sự mà chỉ làm cho bìa trông xấu xí, nhưng dưới những điều kiện thuận lợi hơn đối với sự phát triển của chúng thì nấm có thể phá hoại hoàn toàn cả bìa lẫn giấy sách làm tài liệu

bị ố vàng, mờ chữ hoặc dính kết lại với nhau

Côn trùng : Một số loại côn trùng phổ biến thường làm hư hại sách trong thư

viện dó là: mối mọt, con dài đuôi, chuột, gián Việc tìm ra các biện pháp ngăn chặn tác hại mà các loại côn trùng này gây ra là nhiệm vụ hàng đầu trong công tác bảo quản Trong điều kiện kho chứa không thể mở rộng thêm cộng với môi trường xung quanh không đảm bảo vệ sinh đã làm cho mối dễ dàng sinh sôi, nảy nở để phá hủy tài liệu Do thiếu không gian chứa tài liệu, các tài liệu xếp xen kẽ nhau với không khí ẩm ướt làm cho mối xâm nhập, phá hoại một cách dễ dàng

 Sự lão hóa của tài liệu

Là một trong những nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng tới vốn tài liệu

có trong thư viện Chất lượng giấy, mực in kém do tác dộng của các phản ứng hóa học của các thành phần taọ nên nó và do sự nhạy cảm với môi trường bên ngoài là nguyên nhân chính gây ra sự lão hóa của tài liêu Mặc dù được bảo quản, giữ gìn hết sức cẩn thận, tài liệu trong thư viện vẫn bị hủy hoại, hư hỏng sau một thời gian sử dụng Người ta gọi đó là quá trình lão hóa tài liệu

Đối với các tài liệu giấy được chế tạo từ bột gỗ sau một thời gian lưu trữ đã chuyển sang màu vàng một cách rõ rệt Ngoài ra giấy còn có thể chuyển màu do tác dụng của các tia sáng chiếu trực tiếp hoặc do tính không bền của mực in và chính màu đã nhuộm giấy

Đối với những tài liệu lưu trữ trên CD- ROM sau một thời gian sử dụng

do nhiều nguyên nhân như sử dụng quá nhiều, thời tiết nóng, ẩm, bụi,… ổ đĩa

sẽ bắt đầu có những hư hỏng

 Ý thức của con người

Sự thiếu ý thức trong việc khai thác tài liệu ,bảo vệ tài liệu của cán bộ thư viện và của độc giả đã gây tổn hại không ít tới kho sách của Viện Thông

bẩn thậm chí còn cắt dán và xé trang tài liệu cần thiết khi cần Đặc biệt là có rất nhiều trang báo, tạp chí thuộc kho báo - tạp chí của Thư viện bị xé lung tung, bị ghi chằng chịt bởi bút bi và bút đánh dấu dòng và rất nhiều trang báo tài liệu bị lấy mất

Ngoài ra, việc photo tài liệu cũng là một nguyên nhân làm cho chữ chóng mờ, giấy nhanh giòn, làm giảm tuổi thọ của tài liệu Đồng thời cán bộ thư viện cũng phải chịu trách nhiệm trong việc tài liệu bị hư hại này Việc lấy sách không đúng của nhân viên thư viện cũng làm sách chóng bị long gáy, không vệ sinh kho sách theo đúng quy dịnh cũng sẽ làm giảm tuổi thọ

2.4.2 Các biện pháp ứng dụng để bảo quản tài liệu ở Viện Thông tin KHXH

 Đảm bảo môi trường bảo quản

Đặc điểm khí hậu nước ta đã tạo ra những yếu tố bất lợi cho công tác bảo quản tài liệu, do vậy môi trường bảo quản trong kho được đặt trong sự quan tâm hàng đầu của Ban lãnh đạo Viện Hiện nay do Viện Thông tin KHXH mới chuyển sang trụ sở mới nên với diện tích kho tàng hạn chế, số lượng tài liệu nhiều, Thư viện đã cố gắng tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu ở mức cao nhất

Không gian trong kho

Tầng 1: - Diện tích kho 470 m2

- Lối đi giữa các hàng giá từ 0,6m

- Lối đi ở đầu các giá từ 0,5m – 0,6m

- Lối đi chính trong kho 1m

- Chiều cao của kho 3,2 m

Tầng 2: - Diện tích kho 470 m2

- Lối đi giữa các hàng giá từ 0,6m

- Lối đi ở đầu các giá từ 0,5m – 0,6m

- Lối đi chính trong kho 1m

- Chiều cao của kho 3,2 m

Nhiệt độ và độ ẩm

Nhiệt độ trung bình trong năm là 25,10C, độ ẩm tương đối là 80%

Nhiệt độ thấp nhất vào mùa đông trung bình 160 C – 220C, độ ẩm tương đối

75 - 81% Nhiệt độ trung bình vào mùa hè trung bình 280 C-330C, độ ẩm

tương đối 85% - 89% Với nhiệt độ ẩm trong kho tương đối cao thì hiện nay

Thư viện đã khắc phục bằng cách bố trí máy hút ẩm và quạt cây Hiện tại Thư

viện đã trang bị 2 máy hút ẩm công suất lớn đặt tại tầng 1 của kho với diện

tích 470m2, 6 chiếc quạt cây công nghiệp.Việc trang bị các máy hút ẩm đã

giúp chống ẩm trong kho một cách hiệu quả nhất Hệ thống điều hòa cũng

được Thư viện đầu tư lắp tại phòng tư liệu ảnh có nhiều tư liệu quý hiếm

Ánh sáng

Với diện tích và không gian trong kho tương đối thì Thư viện đã bố trí

dọc hai bên kho của tầng 1 và tầng 2 là hệ thống của sổ gồm 21 cửa sổ với

diện tích 2,5m chiều rộng x 1,5m chiều cao giúp cung cấp một lượng ánh sáng

khá lớn vào mùa hè Đồng thời để đảm bảo ánh sáng trong kho ngoài hệ thống

của sổ thì Thư viện còn lắp một hệ thống chiếu sáng chủ yếu sử dụng bóng

đèn đỏ rạng đông công suất 60W có chụp đèn nhằm giảm hơi nóng của bóng

trực tiếp đến tài liệu Tầng 1 gồm 200 bóng, tầng 2 gồm 150 bóng Tuy nhiên

các bóng đèn này chỉ dùng khi cần thiết không sử dụng thường xuyên