Nghiên cứu việc khai thác và ứng dụng phân hệ bổ sung và biên mục của phần mềm quản trị thư viện libol tại trung tâm thông tin thư viện đại học y tế công cộng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN    NGHIÊN CỨU VIỆC KHAI THÁC VÀ ỨNG DỤNG PHÂN HỆ BỔ SUNG VÀ BIÊN MỤC CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN LIBOL TẠI TRUNG TÂM THÔNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

  

NGHIÊN CỨU VIỆC KHAI THÁC VÀ ỨNG DỤNG PHÂN HỆ BỔ SUNG VÀ BIÊN MỤC CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN LIBOL TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI

HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

LỚP:

ĐỖ THỊ HỒNG TV39

HÀ NỘI - 2011

TH.S NGUYỄN THỊ NGÀ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG VÀ VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL 5

1.1.Khái quát về Thư viện Đại học Y tế công cộng 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 6

1.1.4 Vốn tài liệu 8

1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin 10

1.1.6 Cơ sở vật chất - Hạ tầng công nghệ thông tin 11

1.1 Việc ứng dụng phần mềm Libol 11

1.2.1 Khái quát về Libol và ứng dụng phần mềm Libol tại các thư viện Việt Nam hiện nay 11

1.2.2 Ứng dụng phần mềm Libol tại Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y tế công cộng 19

CHƯƠNG 2: KHAI THÁC VÀ ỨNG DỤNG PHÂN HỆ BỔ SUNG VÀ BIÊN MỤC CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN LIBOL TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG 21

2.1 Phân hệ bổ sung 22

2.1.1 Đơn đặt 23

2.1.2 Bổ sung 27

2.1.3 Kế toán 36

2.1.4 Kho 37

2.1.5 Thống kê 40

2.2 Phân hệ biên mục 41

2.2.1 Biên mục 42

2.2.2 Từ điển 51

2.2.3 Danh mục 52

2.2.4 Mẫu biên mục 53

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG VÀ PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG BỔ SUNG VÀ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG 55

3.1 Nhận xét 55

3.1.1 Mặt mạnh 55

3.1.2 Mặt yếu 56

3.2 Phương hướng chung 59

3.3 Giải pháp cụ thể 59

3.3.1 Về công tác chuyên môn nghiệp vụ 60

3.3.2 Về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin 60

3.3.3 Về kinh phí 61

3.3.4 Về biên chế 61

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

PHỤ LỤC 66

BẢNG TRA CÁC TỪ VIẾT TẮT

TTTT-TV ĐHYTCC: Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Y tế công cộng

CBTV : Cán bộ thư viện TT-TV : Thông tin-Thư viện

ĐH YTCC : Đại học Y tế công cộng CSDL : Cơ sở dữ liệu

CNTT : Công nghệ thông tin

LỜI NÓI ĐẦU

Thời đại thông tin bùng nổ vừa là cơ hội, vừa là thách thức cho những người làm công tác thông tin – thư viện Đối với các thư viện đại học, nắm bắt nhu cầu người dùng tin, lựa chọn được những tài liệu phù hợp và có giá trị nhất, cân đối nguồn kinh phí để có thể vừa đảm bảo có được nguồn tài liệu phục

vụ đội ngũ người dùng tin đông đảo nhất là sinh viên, đồng thời với việc phục vụ các yêu cầu đào tạo mũi nhọn của một số ngành và nhu cầu nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu là những thách thức lớn

Gần một thế kỷ qua, vai trò của tin học trong các đơn vị thông tin - thư viện không ngừng gia tăng và ngày càng chiếm một vị trí quan trọng hơn Hoạt động của các thư viện đã được hỗ trợ hữu hiệu bởi các thành tựu của công nghệ thông tin hiện đại nói chung và các phần mềm tích hợp quản trị thư viện nói riêng Việc ứng dụng các phần mềm tích hợp quản trị thư viện giúp cán bộ thư viện tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tạo điều kiện cho nhu cầu của bạn đọc được đáp ứng tốt hơn Một trong số đó là Phần mềm Libol do công ty Công nghệ Tin học Tinh Vân sản xuất, với nhiều những ưu điểm phù hợp đặc điểm riêng của các thư viện hiện đại Việt Nam

Trong hoạt động thư viện, hoạt động bổ sung và biên mục là hai khâu công tác nghiệp vụ quan trọng giúp cho thư viện hoàn thành các chức năng xã hội của mình, tạo điều kiện để thư viện thỏa mãn tối đa nhu cầu tin của người dùng

Nhận thấy tầm quan trọng của hai hoạt động bổ sung và biên mục, đồng thời qua khảo sát thấy được sự ứng dụng rộng rãi của phần mềm Libol trong các cơ quan thông tin thư viện trên cả nước hiện nay, em đã chọn đề tài:

“Nghiên cứu việc khai thác và ứng dụng phân hệ bổ sung và biên mục của phần mềm quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học

Y tế công cộng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp đại học chuyên ngành Thư viện thông tin của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Khóa luận lấy quá trình khai thác và ứng dụng phần mềm Libol làm đối tượng nghiên cứu Việc khảo sát thực trạng được tiến hành tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Y tế công cộng từ khi bắt đầu tiến hành ứng dụng phần mềm Libol từ năm 2004 đến nay

3 Mục đích nghiên cứu

Với đề tài: “Nghiên cứu việc khai thác và ứng dụng phân hệ bổ sung và biên mục của phần mềm quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Y tế công cộng”, em mong muốn có thể góp phần nhỏ bé của mình giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện ĐHYTCC nói chung

và công tác bổ sung, biên mục nói riêng; để thư viện ngày càng phát triển, hoàn thiện trở thành một trong những TTTTTV hiện đại, đứng đầu cả nước về hiệu quả hoạt động

4 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận, em đã thực hiện các phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu sau:

Phân tích – tổng hợp tài liệu

Khảo sát thực tế tại trung tâm

Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các cán bộ thư viện

Phân tích số liệu, điều tra, tổng hợp đánh giá

5 Ý nghĩa và giá trị thực tiễn của đề tài

Trong quá trình khai thác và ứng dụng phần mềm Libol vào công tác bổ sung, biên mục, các CBTV đã đạt được những thành công cũng như hiệu quả nhất định, tuy nhiên không phải không có những hạn chế và những điểm cần khắc phục Với đề tài của mình em có chỉ ra một số những mặt hạn chế, thiếu sót đồng thời có đề xuất giải pháp khắc phục với mong muốn Thư viện có thể sửa đổi để hoàn thiện hơn nữa hoạt động nghiệp vụ của mình, góp phần nâng cao hiệu quả công tác phục vụ bạn đọc

6 Bố cục của khoá luận

Trong khoá luận của mình em đã phân chia thành các chương mục cụ

Trong quá trình thực hiện khóa luận, dù đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ và kinh nghiệm có hạn của một sinh viên, thời gian thực tập tại trung tâm ít nên khóa luận gặp nhiều hạn chế và không tránh khỏi những sai sót

Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Trong quá trình thực hiện bài khóa luận này em đã nhận được sự giúp

đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Ngà, em xin chân thành cảm ơn cô cùng các thầy giáo, cô giáo Khoa Thư viện Thông tin, trường Đại học Văn hóa Hà Nội Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các cán bộ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Y tế công cộng đã có những đóng góp quý báu, cung cấp tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành bài khóa luận của mình

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG

TV trường ĐHYTCC bắt đầu từ 26/04/2001, đến nay, sau 10 năm xây dựng

và phát triển Thư viện đã đạt được những thành công nhất định trong công tác

nghiệp vụ thư viện nói riêng và trong hiệu quả đào tạo của trường nói chung

Với hai phòng sử dụng làm Kho Mở và Kho Đóng có diện tích gần

270 m2, thư viện phục vụ hơn 1100 cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường, Thư viện cũng mở cửa phục vụ các đối tượng là giảng viên, nhà nghiên cứu, làm việc trong lĩnh vực y tế công cộng trong cả nước hoặc những ngành có liên quan qua các hình thức mượn đọc tài liệu tại chỗ hoặc mang về nhà và hỗ trợ tra cứu thông tin trên Internet, các cơ sở dữ liệu lớn như PubMed, MedlinePlus, và các cơ sở dữ liệu khác thông qua hệ thống Internet không dây tại thư viện Ngoài ra, thư viện còn định kỳ tổ chức các khóa học ngắn hạn về nguyên tắc và phương pháp tra cứu thông tin trên mạng cho sinh viên cao học và cử nhân Y tế công cộng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

* Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện có chức năng đảm bảo

việc thu thập, lưu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học về y tế công cộng, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho

công tác giảng dạy học tập và NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường cũng như các bạn đọc bên ngoài có quan tâm

*Nhiệm vụ: Bổ sung, trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản các loại hình

tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư liệu một cách hiệu quả Đồng thời, cung cấp các dịch vụ thư viện chất lượng cao như: Dịch vụ mượn - trả, mượn liên thư viện, hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thư điện tử, cung cấp thông tin theo yêu cầu, dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình, đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng, hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc Ngoài ra, thư viện còn định kỳ mở các lớp đào tạo người dùng tin: Định kỳ hàng tuần có các buổi hướng dẫn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu về các chủ đề khác nhau: Các kỹ năng tìm kiếm

cơ bản; Hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin y tế công cộng; Hướng dẫn tra cứu trên một số cơ sở dữ liệu nhất định như: HINARI, PubMed, EBSCO; Hướngdẫn viết thư mục tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu khoa học Đối với các sinh viện mới nhập học sẽ có các lớp giảng dạy kiến thức

cơ bản về sử dụng thư viện, hỗ trợ cho các sinh viên trong quá trình học tập

và nghiên cứu tại trường

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

* Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của TTTTTV ĐHYTCC gồm: 1 Giám đốc trung tâm

và 4 CBTV làm công tác chuyên môn nghiệp vụ ở hai phòng chức năng

Thư viện được tổ chức thành hai phòng chức năng cụ thể sau:

- Kho Đóng: Đây là phòng thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu phù hợp với nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong toàn ĐHYTCC, là phòng làm chức năng xử lý nội dung tài liệu, xây dựng CSDL tài liệu thư viện: Định ký hiệu phân loại, từ khoá, nhập máy

Đồng thời, đây cũng là phòng máy tính phục vụ nhu cầu sử dụng máy tính, tham khảo tài liệu luận văn, khoá luận, mượn giáo trình phôtô, mua

và thuê sách của bạn đọc Tuy đảm nhiệm nhiều chức năng, nhưng các CBTV tại Kho Đóng luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, đảm bảo cho hoạt động thư viện được thông suốt và thuận lợi

- Kho Mở: Đây là phòng nhận tài liệu bổ sung sau khi đã được xử lý nội dung tại Kho Đóng, tiếp tục xử lý hình thức cho tài liệu: Dán nhãn, dán số ĐKCB, dán thẻ từ, nạp từ Tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu để phục

vụ bạn đọc

Tổ chức các loại hình dịch vụ thông tin phục vụ bạn đọc của Trung tâm: mượn - trả tài liệu, gia hạn tài liệu, phôtô tài liệu Quản lý bạn đọc và làm thẻ cho các đối tượng bạn đọc; đồng thời, đây là phòng đọc tại chỗ cho bạn đọc khi tới thư viện

Với việc phân công công việc rõ ràng giữa các phòng hoạt động của thư viện luôn được đảm bảo, có thể hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, trở thành một TTTTTV hiện đại, đạt hiệu quả hoạt động cao

Đội ngũ cán bộ

Đội ngũ cán bộ của thư viện trường Y tế công cộng gồm 5 cán bộ, 100% cán bộ có trình độ đại học và sau đại học Trong đó, có 1 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành ngoại ngữ, 4 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành thư viện Để không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện mặt khác để thích ứng với các yêu cầu tin học hóa, hiện đại hóa thư viện, các cán bộ thư viện tại đây luôn luôn nỗ lực học hỏi, trau dồi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình Trong số đó có 2 cán bộ đã hoàn thành khóa học thạc sĩ tại Đại học Simmons, Boston, Massachusetts, Hoa Kỳ, 3 cán bộ còn lại trong quá trình tiếp tục hoàn thành khoá học Thạc sĩ trong nước Các cán bộ không cố định công việc ở phòng nào mà sẽ thường xuyên luân

chuyển theo yêu cầu của công việc, việc nắm vững chuyên môn và nghiệp vụ đồng thời với sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm Libol, các cán bộ thư viện đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình, đảm bảo cho hoạt động của thư viện được liên tục

và hiệu quả

1.1.4 Vốn tài liệu

Thư viện có tổng số các ấn phẩm đơn bản là 6011 ấn phẩm, số tài liệu xếp giá là hơn 13701 lài liệu Loại hình tài liệu phong phú về hình thức cũng như nội dung, đáp ứng hầu hết nhu cầu tin của bạn đọc khi đến với thư viện Tài liệu trong thư viện hầu hết là loại hình tài liệu truyền thống và được sắp xếp trong kho Đóng và kho Mở theo các nguyên tắc sắp xếp nhất định Kho Mở của thư viện chứa hầu hết các tài liệu giáo trình in, tài liệu tham khảo tiếng Anh, tiếng Việt, tài liệu tra cứu, báo, tạp chí là nơi xử lý hình thức tài liệu trước khi tài liệu được đưa ra phục vụ Kho Đóng là nơi tiến hành các hoạt động xử lí về nội dung tài liệu bao gồm luận văn, khóa luận, giáo trình phôtô, sách bán và cho thuê

Về cơ bản tài liệu trong thư viện gồm:

Kho Mở:

- Tài liệu giáo trình : Tổng số giáo trình in 3275 cuốn Đây là các tài liệu phục vụ cho việc dạy và học các bộ môn trong chương trình đào tạo của trường, mỗi đầu sách sẽ được nhập về với số lượng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên và giảng viên Tài liệu giáo trình được chia làm 3 loại là giáo trình đọc tại chỗ giáo trình mượn về nhà và giáo trình phôtô

- Tài liệu tham khảo :

+ Tài liệu tham khảo tiếng Việt: 1767 đầu sách với số lượng 4590 cuốn, hầu hết đều là sách về y học, các môn ngành liên quan tới chuyên ngành đào tạo của trường có tác dụng hỗ trợ sinh viên, học viên, giảng viên trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường

+ Tài liệu tham khảo tiếng Anh: 3088 đầu sách với số lượng 4497 cuốn, hầu hết các tài liệu này được hỗ trợ từ các tổ chức, cơ quan quốc tế, các

dự án đầu tư Các tài liệu tham khảo bằng tiếng Anh có nội dung thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Hiện tại, các tài liệu tham khảo tiếng Anh được phục vụ dưới hình thức đọc tại chỗ

+ Tài liệu tra cứu: Thư viện có 50 tên sách là tài liệu tra cứu với 2 ngôn ngữ chủ yếu là tiếng Anh và Tiếng Việt Có các tài liệu tra cứu dạng từ điển: từ điển ngôn ngữ, từ điển y học; tài liệu tra cứu chuyên ngành, đa ngành

+ Báo- Tạp chí: thư viện có hơn 70 đầu báo và tạp chí, gồm báo, tạp chí đặt mua và biếu Các báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Y tế công cộng, Tạp chí chính sách y tế, AIDS và cộng đồng, Tạp chí dược Các báo thời sự phản ánh tin tức trong và ngoài nước như: Giáo dục và thời đại, VietNamnews, An ninh thế giới Các loại báo mang tính chất giải chí cho sinh viên như Sinh viên Việt Nam, Hoa học trò, Tri thức trẻ

- Luận văn gồm 1308 cuốn, khoá luận 39 cuốn Đây là loại hình tài liệu đặc biệt, được xử lý và bảo quản theo quy trình chặt chẽ, phục vụ tại chỗ cho bạn đọc có nhu cầu học tập và nghiên cứu

Bảng 2: Tài liệu Kho Đóng

Ngoài các tài liệu đã có sẵn trong thư viện là sách tham khảo, giáo trình in, phôtô, thư viện còn có các nguồn tài liệu điện tử khá phong phú, hỗ trợ đắc lực cho việc đáp ứng các nhu cầu tin của bạn đọc

+ Tạp chí điện tử Tiếng Việt: Tạp chí cây thuốc quý, T/c Chính sách

y tế, T/c Dân số và phát triển, T/c Tia sáng, T/c Y học Thành phố Hồ Chí Minh, T/c Y học thực hành, T/c Y tế công cộng, T/c Khoa học Việt Nam trực tuyến (VJOL)

+ Tạp chí điện tử Tiếng Anh: HINARI, ProQuest, BioMed Central, Highwire Press – Stanford University, PubMed, PubMed Central, Free Medical Journals

+ Sách điện tử: Giáo trình điện tử - Bộ Y tế, Giáo trình điện tử bộ Giáo dục và đào tạo, ebooks cộng đồng, Popline,WHO library databases… Các cơ sở dữ liệu thống kê: Cơ sở dữ liệu về phát triển ở Việt Nam ( Viet Info), Niên giám thống kê năm 2009, Điều tra Vị thành niên và Thanh niên năm 2003…

1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin

Đối tượng bạn đọc của TTTTTV ĐHYTCC khá đa dạng gồm đội ngũ cán bộ quản lí, lãnh đạo; cán bộ giảng viên trong trường; các chuyên gia hợp

tác trong các dự án về y tế; sinh viên trong trường: hệ chính quy, hệ tại chức,

hệ vừa học vừa làm, hệ cao học; nghiên cứu sinh và bạn đọc ngoài… Do thành phần bạn đọc của thư viện khá đa dạng và thuộc nhiều trình độ khác nhau nên các cán bộ của thư viện rất chú trọng việc tìm hiểu nhu cầu tin bạn đọc cũng như phân chia đối tượng bạn đọc thành từng nhóm để có thể đưa ra các hình thức phục vụ hợp lí, đạt hiệu quả cao

1.1.6 Cơ sở vật chất - Hạ tầng công nghệ thông tin

Trung tâm TT - TV Đại học Y tế công cộng có diện tích gần 270 m2chia thành 2 kho: kho Đóng và kho Mở Mặc dù là một thư viện vừa và nhỏ, không có nhiều phòng chức năng riêng biệt nhưng thư viện được sắp xếp hơp

lý, thoáng mát đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu tin của bạn đọc cũng như đảm bảo cho công tác nghiệp vụ chuyên môn được tiến hành thuận lợi Bắt đầu từ năm 2004, thư viện tiến hành ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol vào hoạt động của mình, hầu hết các khâu hoạt động nghiệp vụ như biên mục, in nhãn, quản lí bạn đọc, mượn trả tài liệu…đều được tiến hành trên máy tính Hiện tại, thư viện có 11 máy tính để phục vụ công tác tra cứu của bạn đọc, và 7 máy tính phục vụ công tác chuyên môn của cán bộ thư viện Mặt khác, thư viện cũng được trang bị 5 máy điều hòa cùng hệ thống ánh sáng đạt tiêu chuẩn Với mục đích chống tình trạng mất mát tài liệu, thư viện có trang bị hệ thống cổng từ và một máy chuyên nạp từ, khử từ

triển khai giải pháp trên mạng Internet/Web ở Việt nam, có uy tín về phương

diện bảo mật và an toàn dữ liệu trên môi trường mạng

Libol (LIBrary OnLine) là giải pháp phần mềm tự động hóa thư viện tổng thể và trọn vẹn được Công ty Tinh Vân, Thư viện Quốc Gia và Trung tâm Thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia phối hợp nghiên cứu

và phát triển Phần mềm Libol đã nhận được tài trợ chính thức từ Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Công nghệ thông tin trong chương trình tài trợ cho các phần mềm nội địa năm 1998 Được triển khai trên khoảng 150 thư viện lớn nhỏ: công cộng, thư viện chuyên - đa ngành, thư viện các trường đại học trên toàn quốc…, hiện Libol được đánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam (theo Website Tinh Vân)

Libol có thể được triển khai trên nhiều mô hình thư viện khác nhau Các thư viện này có thể là thư viện đóng hoặc mở, là những thư viện truyền thống như những thư viện công cộng, thư viện của các trường đại học, các trung tâm thông tin, các thư viện chuyên ngành cho đến những thư viện điện tử quy mô lớn

Năm 1997, ý tưởng xây dựng phiên bản đầu tiên của phần mềm quản

lý nghiệp vụ thư viện Libol được hình thành Phiên bản Libol 1.0 được Ban chỉ đạo Chương trình Quốc Gia về Công nghệ Thông Tin hỗ trợ chính thức trong đợt hỗ trợ kinh phí cho các sản phẩm phần mềm xuất sắc của Việt Nam vào năm 1998

Trong năm 1999, Công ty Tinh Vân tiếp tục hoàn thiện và phát triển các phiên bản phần mềm quản lý tích hợp nghiệp vụ thư viện Libol 2.0 và 3.0 Bước đầu thành công, công ty đã cung cấp phần mềm Libol cho Học viện Kỹ thuật quân sự, Bảo tàng Lịch sử và Ban chỉ đạo khắc phục sự cố Y2K

Tiếp tục phát triển, trong năm 2000, Công ty tin học Tinh Vân tiến hành đăng ký bản quyền sáng chế cho phần mềm Libol, hoàn thiện tiếp phiên bản mới - phiên bản Libol 4.0

Năm 2001, Tinh Vân chính thức thành lập Chi nhánh Tinh Vân TP

Hồ Chí Minh – hoàn thành và đóng gói sản phẩm Libol 4.02 Libol 4.02 với nhiều tính năng vượt trội: hoàn toàn trong khâu tùy biến dữ liệu và được chuẩn hoá theo các chuẩn của thư viện Việt Nam và quốc tế do Hiệp hội Thư viện Quốc tế IFLA ban hành

Kết quả cho sự sáng tạo không ngừng là việc trong năm 2002, phần mềm Libol Được trao Cúp vàng sản phẩm Công nghệ thông tin xuất sắc tại tuần lễ Tin học lần thứ 11 trong lĩnh vực “Phần mềm đóng gói – Phần mềm thương phẩm”

Không chỉ dừng lại ở đó, cũng trong năm 2002 và 2003 Tinh Vân đánh dấu bước phát triển mạnh mẽ của mình trong việc triển khai thành công

hệ thống thư viện điện tử tại một loạt các trường đại học: Đại học Quốc gia

Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc Dân, Đại học Kiến Trúc, Đại học Nông Nghiệp

I, Đại học Y dược Tp HCM, Đại học Sư Phạm Tp HCM, Đại học Đà Lạt, Đại học Công nghệ Dân lập Tôn Đức Thắng Tp HCM …(2002), Học viện Tài chính, Đại học Ngoại Ngữ Hà Nội, Đại học Sư Phạm Hà Nội II, Đại học Hồng Đức, Trung tâm Thông tin Nông nghiệp và phát triển Nông thôn…(2003)

Năm 2004, Tinh Vân trúng thầu xây dựng Thư viện điện tử cho Thư viện Quốc hội – Trung tâm Thông tin thư viện và nghiên cứu khoa học – Văn phòng Quốc hội Đây là Dự án do tổ chức DANIDA của Đan Mạch tài trợ Tiếp tục khẳng định vị thế của Libol trong thị trường phần mềm Thư viện phục vụ các trường Đại học, Cao đẳng, Tinh Vân cung cấp phần mềm Thư

viện Libol cho Cao đẳng Sư phạm Đồng Nai và Đại học Mỹ thuật TP Hồ Chí Minh, Đại học Sư phạm Hà Nội

Ngày 27/03/2005, Libol vinh dự được nhận giả Sao Khuê – Giải thưởng cao quý dành cho ngành phần mềm và công nghệ thông tin Việt Nam cho phần mềm giáo dục xuất sắc Thành công nối tiếp khi Libol lại liên tiếp được trao 2 giải thưởng Sao Khuê: Phần mềm thư viện điện tử - thư viện số Libol năm 2007, trong đó Libol là 1 trong 3 sản phẩm được xếp hạng cao nhất: phần mềm ưu việt 5 sao và Phần mềm giải pháp Giáo dục Libol của TV2 năm 2010

Là sản phẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp

vụ thư viện, Libol ứng dụng CNTT một cách triệt để, tự động hoá tất cả các chu trình hoạt động của một thư viện hiện đại, cung cấp các tính năng cần thiết cho một thư viện để sẵn sàng hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế, cũng như quản lý các xuất bản phẩm điện tử

Đặc điểm nổi bật của phần mềm thư viện điện tử Libol là chuẩn hoá, tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, khả năng tuỳ biến cao và đặc biệt thích hợp với môi trường Việt Nam

Tuân thủ chặt chẽ các chuẩn nghiệp vụ của Việt Nam và quốc tế trong lĩnh vực thư viện, Libol cho phép các thư viện trao đổi dữ liệu dễ dàng với các đơn vị trong nước và quốc tế, giảm nhẹ công sức quản lý, xây dựng kho

tư liệu, tăng hiệu suất làm việc của cán bộ thư viện Libol cho phép chuyển các quy trình nghiệp vụ của thư viện từ thủ công sang hoạt động tự động hoá một cách nhanh chóng, không gây xáo trộn các chu trình bình thường của thư viện Đây là một đặc điểm hết sức cần thiết khi triển khai ứng dụng phần mềm, do thư viện phải thường xuyên phục vụ trong quá trình chuyển đổi Libol còn được sử dụng rộng rãi nhờ được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu hết sức đa dạng của hệ thống thư viện với các quy mô từ nhỏ đến lớn

Tháng 10/2005, phòng Giải pháp Thư viện Điện tử Công ty Tinh Vân

đã hoàn thiện phiên bản 6.0 của Bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử - Thư viện số LIBOL sau gần 2 năm phát triển Phiên bản 6.0 với ưu điểm nổi bật cho phép thư viện quản lý các dạng tài liệu số phổ biến (âm thanh, hình ảnh, video, text), cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng, đồng thời các thư viện có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng

Libol có các tính năng ưu việt và cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc tế:

- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD

- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings

- Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709

- Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên

Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH

- Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hoá dữ liệu BER/MIME

- Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID

- Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2

- Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

- Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI, TCVN 6909

- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

- Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD

- Tìm kiếm toàn văn

- Khả năng tuỳ biến cao

- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

- Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối

tượng

- Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn hàng triệu bản ghi

- Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server

- Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

- Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

- Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông…

Sau gần 15 năm nghiên cứu và phát triển, với sự ghi nhận và đánh giá cao của khách hàng và giới chuyên môn Libol đã thực sự trở thành phần mềm thư viện điện tử ưu việt hàng đầu tại Việt Nam

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống nhất Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách

rõ ràng, chương trình Libol hiện thời được chia thành 9 phân hệ chính Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở dữ liệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin

ít hơn rất nhiều.Tuy nhiên, các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của các phân hệ khác Từ mọi điểm trong chương trình, người dùng luôn luôn có thể hoán chuyển vị trí làm việc giữa các phân hệ Các phân hệ mới sẽ được tiếp tục cập nhật thêm vào chương trình và các phân hệ hiện có cũng sẽ luôn được cập nhật để đáp ứng được những nhu cầu thực tế của thư viện cũng như tận dụng được những công nghệ mới của ngành công nghệ thông tin Libol có khả năng quản lý được các loại

ấn phẩm đa dạng với số lượng lớn, có thể tới hàng triệu bản ghi

Các phân hệ Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý thống nhất Để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ ràng, Libol đã chia thành những phân hệ chức năng cụ thể:

1 Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:

Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc

và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác

2 Phân hệ bổ sung:

Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

3 Phân hệ biên mục:

Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng

4 Phân hệ ấn phẩm định kỳ:

Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng

ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san ) như bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có số thiếu

5 Phân hệ bạn đọc:

Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

6 Phân hệ lưu thông:

Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết

7 Phân hệ sưu tập số:

Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng Quản

lý kho tư liệu số hoá của thư viện; Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh

8 Phân hệ mượn liên thư viện (ILL)

Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác

9 Phân hệ quản lý:

Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP hoặc Microsoft AD Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chương trình

Các phân hệ trong phần mềm Liol được phân chia hết sức rõ ràng và có từng chức năng riêng biệt, giúp cho cán bộ thư viện quản lí được dễ dàng các chức năng nghiệp vụ cũng như phát huy tối đa các tính năng sử dụng của chúng Sự có mặt của Libol trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tích cực trong hoạt động của ngành Thông tin - thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện điện tử - thư viện số trở thành thực tiễn thuyết phục

Thực tế triển khai Libol tại các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học, thư viện, các trung tâm thông tin, viện nghiên cứu trên cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho

xã hội Với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ, Libol đã khẳng định vị thế của mình, giúp cho thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại, giúp các thư viện tăng cường nguồn lực thông tin của mình và góp phần hình thành một không gian thông tin chung

1.2.2 Ứng dụng phần mềm Libol tại Trung tâm thông tin - thư viện Đại học

Y tế công cộng

Để hòa nhập với xu thế phát triển mạnh mẽ của CNTT, từ năm 2004, TTTTTV ĐHYTCC bắt đầu áp dụng phần mềm Libol vào các chu trình hoạt động của mình Mọi hoạt động của thư viện hầu hết được tiến hành trên hệ thống máy tính

Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Y tế cộng cộng được xây dựng và phát triển trên cơ sở thư viện trường Cán bộ quản lý y tế (tiền thân của trường ĐH YTCC hiện nay) từ năm 2001, với xuất phát điểm là một thư viện truyền thống, hiệu quả hoạt động chưa cao; đến nay thư viện đã trở thành một trung tâm thông tin thư viện hiện đại, với những thành tựu đáng khen ngợi Thư viện đạt được kết quả như này hôm nay, một phần không thể thiếu đó là nhờ vào việc ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol Nhận thấy được những tiện ích cũng như ứng dụng thông minh của Libol trong hoạt động thư viện, ngay từ những ngày đầu tiến hành tin học hoá thư viện, các CBTV ở đây đã không ngần ngại lựa chọn Libol trong hoạt động quản lý cũng như nghiệp vụ của mình Thực tế đã chứng minh lựa chọn là hoàn toàn đúng đắn, sau 8 năm ứng dụng, Libol đã thể hiện được vai trò, hiệu quả hoạt động của mình đối với thư viện Mọi công việc trong thư viện được tiến hành nhanh chóng, giảm thiểu thời gian cũng như công sức cho CBTV trong quá trình làm việc

Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm tích hợp Libol 5.5, phiên bản hiện đại nhất trong thời điểm đó Bên cạnh ứng dụng Libol là việc trang

bị các thiết bị hỗ trợ hoạt động thư viện hiệu quả: máy tính, máy in mã vạch,

in thẻ, máy quét mã vạch, hệ thống cổng từ

Các Modul của phần mềm Libol đã hoạt động hiệu quả trong việc Biên mục, Lưu thông, OPAC Tài liệu được gắn mã số mã vạch thuận tiện cho việc quản lý cũng như thực hiện tra cứu, mượn - trả trên máy của bạn đọc

Hiện tại, Thư viện được trang bị 01 máy chủ dùng để cài đặt phần mềm quản lý thư viện hiện đại Libol 5.5 Toàn bộ tài liệu thư viện được xếp giá, thông qua mạng LAN hoặc Internet, bạn đọc có thể truy cập vào hệ thống Website thư viện để tra cứu, đặt chỗ và gia bạn tài liệu

CHƯƠNG 2 KHAI THÁC VÀ ỨNG DỤNG PHÂN HỆ BỔ SUNG VÀ BIÊN MỤC CỦA PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN LIBOL TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG

Sự xuất hiện và phát triển nhanh của Internet đã đẩy nhanh xu thế toàn cầu hóa kinh tế bằng con đường thương mại điện tử và đã khẳng định vị trí quan trọng của nền kinh tế tri thức, của xã hội tri thức Ðó là cơ hội không chỉ dành cho các nước giàu đã phát triển, mà là cho nhiều quốc gia Thông tin và tri thức đang nhanh chóng trở thành nguồn lực chủ đạo của các nền kinh tế phát triển Trong nhiều ngành, tri thức đang thay thế vốn, tài nguyên và lao động với tư cách là nhân tố cạnh tranh có tính quyết định Công nghệ thông tin và truyền thông đã giúp thông tin và tri thức phát huy được những mặt mạnh của mình, giúp con người thâm nhập tới mọi nguồn tri thức dễ dàng và kịp thời hơn, tạo nhiều cơ hội hợp tác vượt qua giới hạn không gian và thời gian và đặc biệt về văn hóa

Trong xu thế phát triển mạnh mẽ hiện nay của công nghệ thông tin (CNTT) và ảnh hưởng sâu rộng của mạng thông tin toàn cầu Internet, vai trò quản lý và cung cấp thông tin của các thư viện trong trường đại học là vô cùng quan trọng Nhận thức rõ nhiệm vụ xã hội quan trọng của mình, TTTTTV ĐHYTCC đã không ngừng phấn đấu, hoàn thiện và phát triển để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin của các đối tượng bạn đọc Để hỗ trợ hoạt động của thư viện, trong năm 2004 Thư viện đã ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol vào các khâu trong hoạt động của thư viện mình Đặc biệt, trong hai khâu công tác nghiệp vụ bổ sung và biên mục tài liệu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như rút ngắn thời gian làm việc trong hai khâu của cán bộ thư viện Đến thời điểm hiện tại, Thư viện đang ứng dụng

phiên bản Libol 5.5 với nhiều những tính năng và ứng dụng hiện đại, hỗ trợ đắc lực cho mọi hoạt động của thư viện

Với quy mô là một thư viện vừa và nhỏ, TTTTTV ĐHYTCC có hai phòng chức năng: Kho Đóng và Kho Mở, hầu hết công tác bổ sung và biên mục được tiến hành bên Kho Đóng Sách được bổ sung sẽ được chuyển đầu tiên tới Kho Đóng thực hiện các thao tác đầu tiên như đăng ký, biên mục: mô

tả thư mục, phân loại tài liệu, định từ khoá ; xếp giá trên máy sau đó sẽ được chuyển qua Kho Mở cùng với nhãn, số đăng ký cá biệt đã được in bên Kho Đóng, tại đây các cán bộ thư viện sẽ tiến hành xử lý hình thức cho tài liệu: đóng dấu, dán nhãn, dán số đăng ký cá biệt, dán thẻ từ, nạp từ và khâu cuối cùng đó là xếp lên các giá sách, bắt đầu cho quá trình phục vụ bạn đọc của thư viện

2.1 Phân hệ bổ sung

Phân hệ bổ sung là quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt

kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác Tại TTTTTV ĐHYTCC, phân hệ này được xây dựng chủ yếu nhằm hỗ trợ cho việc đặt mua và quản lý các nguồn tài liệu mới, ngoài ra còn có các chức năng khác như quản lý, kế toán, thống kê đảm bảo các công đoạn của quá trình bổ sung được tiến hành thuận lợi và hiệu quả Với giao diện thân thiện, thuận lợi cho người sử dụng, phân

hệ bổ sung của phần mềm Libol 5.5 thể hiện trên màn hình là một giao diện gồm: thanh thực đơn chính ở phía trên với các chức năng chính: Đơn đặt, Bổ sung, Kế toán, Thống kê, Kho Ngay khi nhấp chuột vào mỗi chức năng trong quá trình làm việc, một menu con sẽ hiện ra với những chức năng cụ thể đã được lập trình sẵn, các CBTV sẽ làm việc với sự hỗ trợ của chương trình Việc tồn tại liên tục của thanh thực đơn chính trên màn hình sẽ giúp CBTV thuận lợi trong việc thay đổi từ chức năng này đến chức năng khác

2.1.1 Đơn đặt

Giao diện đơn đặt

Trước khi các ấn phẩm được bổ sung vào thư viện, cán bộ của Kho Đóng sẽ tiến hành khảo sát vốn tài liệu trong các kho, thống kê các tài liệu còn và thiếu, lập danh sách những ấn phẩm đặt mua, lập những đơn dặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp và duyệt những yêu cầu bổ sung Chức năng Đơn đặt của phần mềm Libol giúp cho các CBTV thực hiện những công việc này một cách thuận lợi và nhanh chóng Tại TTTV ĐHYTCC với tính chất là một thư viện đại học chuyên ngành y tế nên hầu hết các tài liệu bổ sung sẽ là những tài liệu về lĩnh vực y tế, tuy nhiên nguồn tài liệu bổ sung của thư viện không chỉ

là nguồn tài liệu được đặt mua, mà phần lớn còn được tặng, hỗ trợ bởi các quỹ, tổ chức trong nước cũng như quốc tế Tài liệu đặt mua chủ yếu nằm trong loại hình tài liệu giáo trình, tài liệu tham khảo tiếng Việt cần thiết cho chương trình giảng dạy, nghiên cứu và học tập của các giảng viên, nghiên cứu sinh cũng như sinh viên trong trường Với ứng dụng chức năng Đơn đặt của

Libol các CBTV ít khi sử dụng hơn trong quá trình làm việc, với tài liệu giáo

trình bổ sung bản mới do tài liệu cũ nát cần thay thế, hay những tài liệu giáo

trình mới xuất bản, tài liêu tham khảo các CBTV sẽ tiến hành lập yêu cầu bổ

sung Các tài liệu tham khảo tiếng Anh thường là các tài liệu được tặng biếu,

hỗ trợ từ các tổ chức trong và ngoài nước hay những ấn phẩm định kỳ, báo tạp

chí do số lượng nhỏ, các CBTV sẽ không lập danh sách bổ sung Vì vậy, với

hai loại yêu cầu bổ sung là yêu cầu bổ sung ấn phẩm đơn bản và yêu cầu bổ

sung ấn phẩm định kỳ, em chỉ xin trình bày thao tác lập yêu cầu bổ sung ấn

phẩm đơn bản

Sau khi được các CBTV thiết lập, các yêu cầu sẽ được duyệt và in

thành danh sách các yêu cầu bổ sung qua các chức năng duyệt yêu cầu và báo

cáo duyệt mua của nhóm chức năng Trước đơn đặt

Giao diện lập yêu cầu bổ sung ấn phẩm đơn bản

Với việc nhập những thông tin vào các ô trong cửa sổ gioa diện để

lập yêu cầu bổ sung, CBTV làm theo các trình tự sau:

Nhập nhan đề tài liệu cần bổ sung vào ô “ Nhan đề”

Tại ô “Dạng tài liệu”, “Vật mang tin”, “Mức độ quan trọng”, có các giá trị định sẵn trong ô, CBTV chỉ cần click chuột đẻ chọn giá trị phù hợp với

ấn phẩm cần bổ sung

Sau khi đã hoàn tất những thao tác trên, nhấp vào ô “Lập yêu cầu”

để hoàn tất quá trình lập yêu cầu bổ sung

Nhấp vào ô “Làm lại” để nhập những thông tin thư mục của ấn phẩm Trong quá trình lập yêu cầu bổ sung, phần mềm Libol con cung cấp cho CBTV một khả năng rất tiện dụng, đó là khả năng kiểm tra trùng trước khi đặt mua ấn phẩm, giúp kiểm soát tốt nguồn tài liệu trong kho, tránh tình trạng bổ sung trùng lặp gây lãng phí, thừa thãi

Ngoài ra, Phân hệ Bổ sung còn cung cấp cho CBTV một chức năng rất tiện dụng khác, đó là cổng Z39.50 có khả năng lấy thông tin về các ấn phẩm cần bổ sung qua một CSDL của một thư viện khác Chỉ bằng một thao tác đơn giản trên Libol, trên giao diện lập yêu cầu bổ sung ấn phẩm, nhấp vào nút “Tải về qua Z39.50”, chương trình sẽ hiển thị cổng Z39.50, chỉ cần thực hiện các thao tác:

Giao diện Z39.50

Nhập địa chỉ máy chủ Z39.50 vào ô “Tên máy chủ Z39.50”

Nhập mã cổng dịch vụ vào CSDL vào ô “Cổng dịch vụ”

Nhập tên CSDL tìm kiếm vào ô “Tên cơ sở dữ liệu”

Nhập điều kiện tìm kiếm: Lựa chon các thông tin về ấn phẩm cần tìm kiếm trong ô chọn và kết hợp các điều kiện tìm bằng các toán tử trong ô chọn bên cạnh để tìm được các ấn phẩm phù hợp

Chọn kiểu hiển thị của ấn phẩm bằng cách nhấp vào một trong ba ô

“MARC”, “ISBD”, hoặc “Đơn giản”

Khi giao diện hiện ra, CBTV chỉ cần nhập đầy đủ thông tin ấn phẩm trong các ô trống:

Nhập tên đơn yêu cầu vào ô “Tiêu đề đơn yêu cầu”

Chọn đợn vị tiền tệ phù hợp để điền vào ô “Đơn vị tiền tệ đẻ tính tổng” Cán bộ thư viện có thể lựa chọn danh sách các ấn phẩm cần in bằng cách tích vào một trong các ô “Xét toàn bộ yêu cầu”, “Chỉ xét các yêu cầu chư duyệt”, “Chỉ xét các yêu cầu đã duyệt”

Nhập các thông tin cần thiết về các ấn phẩm yêu cầu bổ sung: Nhà xuất bản, Dạng tài liệu, Mức độ quan trọng, Vật mang tin, Đơn vị tiền tệ

Chọn mẫu đơn trong hộp lựa chọn “Mẫu đơn” để in

Với những thao tác trên đã có được một danh sách yêu cầu ấn phẩm cần bổ sung, nhanh chóng và tiện lợi, tiết kiệm nhiều thời gian cũng như công sức cho CBTV trong quá trình làm việc, tiếp đó với những mục đích sử dụng

khác nhau của danh sách vừa tạo lập, CBTV chỉ cần: Nhấp vào “Email” nếu muốn gửi mail, nhấp vào “Ghi thành tệp Rich-text” nếu muốn ghi ra tệp, nhấp vào “In” nếu muốn in danh sách yêu cầu bổ sung

Cùng với những ứng dụng và tiện ích của mình, chức năng đơn đặt dù trong TTTTTV ĐHYTCC ít khi ứng dụng nhưng cũng đã thể hiện được hiệu quả của mình trong quá trình sử dụng

2.1.2 Bổ sung

Bất kỳ cơ quan thông tin, thư viện nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả hoạt động tốt nhất, điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin

Vì vậy, khâu công tác bổ sung được coi là khâu đầu tiên quyết định số lượng, chất lượng kho sách báo, tác động đến mọi hoạt động thư viện, tạo nên tiềm lực thông tin của từng đơn vị cũng như toàn ngành thư viện Công tác bổ sung có ý nghĩa đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là tiêu chí cơ bản trong việc xác định vị thế của thư viện và vai trò của sách báo trong đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội, nhất là trong giai đoạn chúng ta đang xây dựng đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa

Tại TTTTTV ĐHYTCC khâu công tác này được đặc biệt quan tâm

và chú trọng, với việc ứng dụng phần mềm Libol trong tất cả các khâu công tác nghiệp vụ, quản lý; công tác bổ sung cũng đã được tiến hành tự động hoá dựa trên ứng dụng của phân hệ Bổ sung của phần mềm Libol, công việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn trước rất nhiều

Giao diện chức năng bổ sung

Chức năng này bước đầu xử lý tài liệu khi đưa vào kho, trước khi một ấn phẩm được đưa vào kho, bước đầu tiên nó sẽ được CBTV biên mục sơ lược một số thông tin có liên quan đến ấn phẩm, công việc này được thực hiện qua chức năng Biên mục sơ lược của nghiệp vụ bổ sung

Trong chức năng này, Libol cung cấp cho người dùng hai cách biên mục sơ lược sách được bổ sung:

- Cách 1: Đối với những sách mua về theo đơn đặt hàng (xem :Đơn đặt), người dùng có thể chọn tên sách trong hộp lựa chọn "Chọn ấn phẩm" Những thông tin về cuốn sách trong hợp đồng sẽ được hiển thị trong giao diện (ví dụ: nhan đề chính, thông tin trách nhiệm, ), lúc này người dùng chỉ việc hoàn thiện thêm những thông tin cần thiết khác cho cuốn sách như mã tài liệu, vật mang tin

- Cách 2: Đối với những sách được bổ sung không theo những hợp đồng mua ví dụ như quà biếu , người dùng sẽ phải nhập đầy đủ những thông tin cần thiết về cuốn sách đó

Sau khi đã cập nhật hoàn thiện những thông tin cần thiết cho sách, người dùng nhấn nút "Cập nhật" để tiếp tục quá trình biên mục sơ lược Chú ý: Đối với những ô nhập tin có ký hiệu *, người dùng bắt buộc phải nhập đầy đủ thông tin

Những thông tin về ấn phẩm vừa nhập sẽ được hiển thị trong giao diện này Bước này cung cấp cho người dùng hai lựa chọn

- Nếu tiếp tục quá trình biên mục cho ấn phẩm khác, CBTV nhấn nút "Biên mục cho ấn phẩm khác" Lúc này, CBTV sẽ quay trở lại thao tác ban đầu

- Nếu muốn cập nhật dữ liệu về mã xếp giá, CBTV nhấn nút "Tiếp tục cập nhật dữ liệu xếp giá" Lúc này, người dùng tiếp tục quá trình biên mục sơ lược

Đối với TTTTTV ĐHYTCC, việc ứng dụng chức năng Biên mục sơ lược sẽ chỉ tiến hành trên các tài liệu mua về theo đơn đặt hàng, còn đối với những tài liệu được bổ sung không theo những hợp đồng mua ví dụ như quà biếu, các CBTV sẽ tiến hành biên mục chi tiết luôn cho các tài liệu này, mà không qua quá trình biên mục sơ lược

Giao diện chức năng Biên mục sơ lược

Sau khi tài liệu đã được biên mục sơ lược sẽ tiến hành xếp giá đối với những tài liệu đó, mỗi tài liệu sẽ có một số đăng ký cá biệt riêng

Giao diện Dữ liệu xếp giá

Hiện nay, ở thư viện, vị trí xếp giá của tài liệu bao gồm 4 vị trí kho ứng với 4 loại ký hiệu:

Tài liệu tham khảo Tiếng Việt Tài liệu tham khảo Tiếng Anh

Giáo trình Giáo trình đọc tại chỗ Tại liệu tra cứu

Mỗi ký hiệu được quy ước tương ứng với một loại tài liệu trong thư viện, sau khi đã nhập đầy đủ các dữ liệu của tài liệu cần xếp giá , CBTV nhấn

vào đường liên kết “Sinh giá trị”, chương trình sẽ sinh số ĐKCB tự động theo từng loại ấn phẩm, tiếp đó nhấn nút “Bổ sung” để chương trình cập nhập và xuất hiện mảng thông tin xếp giá hiện thời cho ấn phẩm

Những chỉ số ĐKCB sau khi được thay thế hay bổ sung mới được liệt kê theo một danh sách ngay phía dưới giao diện nhập thông tin Với cách phân chia vị trí xếp giá theo từng loại tài liệu như đã nói, trong thư viện sách

sẽ được sắp xếp như sau:

Sơ đồ sắp xếp sách trên 1 giá sách

Mỗi ký hiệu định ra ứng với mỗi loại tài liệu sẽ quy ước chức năng

sử dụng khác nhau cho tài liệu:

+ Với những tài liệu có ký hiệu V trên số ĐKCB: bạn đọc sẽ được đọc tại chỗ, mượn về (trong thời hạn 14 ngày hoặc gia hạn thêm thời hạn 14 ngày tiếp theo nếu có nhu cầu sử dụng tiếp)

+ Với những tài liệu có ký hiệu E trên số ĐKCB: bạn đọc sẽ chỉ được đọc tại chỗ

+ Tài liệu có ký hiệu GT trên số ĐKCB là tài liệu giáo trình, bạn đọc

có thể đọc tại chỗ, mượn về nhà trong thời hạn 5 tháng

+ Tài liệu có ký hiệu R trên số ĐKCB là những tài liệu giáo trình đọc tại chỗ, gồm 5 bản được lưu tại thư viện, với những tài liệu có ký hiệu này, bạn đọc sẽ không được mượn về nhà

Tại Kho Mở do diện tích sắp xếp tài liệu không lớn, đồng thời cũng

là nơi mượn, trả tài liệu; phòng đọc tại chỗ cho bạn đọc, nên tài liệu phải được sắp xếp gọn gẽ, phân chia rõ ràng theo từng khu vực:

Sơ đồ sắp xếp trong Kho Mở

Ngoài ra, chức năng Dữ liệu xếp giá còn cung cấp cho CBTV một tiện ích nữa, đó là, nếu muốn sửa chữa lại hoặc xoá các dữ liệu xếp giá trước

đó, thông qua bảng ĐKCB bằng cách nhấn chuột vào số ĐKCB của ấn phẩm rồi thực hiện công việc sửa Nếu muốn xoá sẽ thực hiện những thao tác sau:

+ Chọn số ĐKCB cần xoá, nhấn “Chọn tất” để chọn tất cảc những số ĐKCB cần xoá và ngược lại là “Bỏ tất”

+ Chọn hoặc nhập lý do laọi bỏ số ĐKCB

+ Nhấn nút “Loại bỏ” để thực hiện công việc laọi bỏ số ĐKCB của ấn phẩm Việc ứng dụng tiện ích này giúp cho số ĐKCB luôn được chính xác, đảm bảo mỗi số ĐKCB là một tài liệu, không còn tình trạng có số ĐKCB trong danh sách mà tài liệu của số ĐKCB đó lại không có trên giá

Bên cạnh đó, cũng thông qua bảng ĐKCB, CBTV có thể in mã vạch bằng cách lựa chọn những ĐKCB cần in Thông thường, sau khi xếp giá xong cho tài liệu, CBTV sẽ tiến hành biên mục cho tài liệu, sau đó sẽ tiến hành đồng thời in mã vạch và in nhãn cho tài liệu, kết thúc quy trình xử lý nội dung của tài liệu Tiếp theo tài liệu sẽ được chuyển qua Kho Mở để làm những khâu xử lý hình thức tiếp theo

Nhưng ở đây em xin trình bày trước chức năng in mã vạch trước khi tiến hành biên mục cho tài liệu, theo quy trình thường làm ở Trung tâm thư viện

Giao diện In mã vạch cho tài liệu Giao diện in mã vạch được chia lam 3 cột thông tin:

- Cột điều kiện lọc: Tại cột này, CBTV xác nhận nhóm những ấn phẩm cầnin mã vạch thông qua những điều kiện lọc:

+ Tên thư viện

+ Tên kho

+ Từ số ĐKCB nào tới số ĐKCB nào

Hoặc CBTV có thể chỉ định cụ thể những ấn phẩm cần in bằng cách gõ

số thứ tự của ấn phẩm vào ô cuối cùng của cột

- Cột nội dung in: Tại đây, CBTV xác định những trường thông tin cần hiển thị trong mã vạch, tại TTTTTV ĐHYTCC các CBTV sử dụng số ĐKCB

để đưa vào nội dung in mã vạch

- Cột khuôn dạng mã vạch: xác định số lượng mã vạch trên một hàng

và mỗi trang in

Sau khi đã xác định những thông tin cần thiết để in, CBTV sẽ in trực tiếp ra máy in bằng cách nhấn nút “In ra máy in mã vạch” Mỗi mã vạch sẽ tương ứng với một tài liệu, sau khi được chuyển qua Kho Mở sẽ được các CBTV ở đây tiếp tục công việc xử lý hình thức trước khi đem ra phục vụ

Tại TTTTTV ĐHYTCC, những tài liệu sau khi được trải qua khâu biên mục sẽ được dán nhãn tài liệu Để in nhãn cho tài liệu, CBTV sẽ nhấn vào đường liên kết “In nhãn” trong nhóm chức năng “Báo cáo đầu ra” trên giao diện chức năng Bổ sung thuộc phân hệ Bổ sung Các thao tác in nhãn được tiến hành tương tự như các thao tác khi tiến hành in mã vạch cho tài liệu, tuy nhiên giao diện in nhãn tài liệu đơn giản hơn giao diện của in mã vạch, việc thực hiện in nhãn cũng vì thế mà nhanh chóng và dễ dàng hơn cho các CBTV

Giao diện chức năng In nhãn cho tài liệu

Dưới đây là mẫu nhãn tài liệu tại TTTTTV ĐHYTCC:

Việc in mã vạch, in nhãn cho tài liệu được hỗ trợ bởi phần mềm Libol đã giúp CBTV tiến hành công việc của mình được nhanh chóng và hiệu quả, so với trước đây việc làm nhãn cho tài liệu được tiến hành một cách thủ

công, không những hiệu quả công việc của CBTV giảm mà chất lượng của những nhãn tài liệu không được cao, tính cả về mặt thẩm mỹ và tuổi thọ; thì đến nay, các nhãn tài liệu được in ấn nhanh chóng, không tốn về nhân công cũng như thời gian làm việc mà lại đảm bảo chất lượng cho các nhãn tài liệu

2.1.3 Kế toán

Libol 5.5 cung cấp chức năng Kế toán nhằm giúp cho Thư viện có được sự quản lý chi tiêu của các quỹ trong thư viện một cách thống nhất, minh bạch, đặc biệt trong công tác bổ sung cũng như thanh lý tài liệu được hiệu quả

Giao diện chức năng Kế toán

Tại TTTTTV ĐHYTCC sử dụng chức năng này chủ yếu trong việc

bổ sung và thanh lý tài liệu, hai chức năng được sử dụng chủ yếu là chức năng

“Khai báo chi” và chức năng “Khai báo thu”