KHÁI QUÁT VỀ PHỐ HIẾN VÀ TÀI LIỆU VỀ PHỐ HIẾN TẠI THƯ VIỆN TỈNH HƯNG YÊN
Vài nét về Phố Hiến
1.1.1 Đặc điểm địa lý, lịch sử
Phố Hiến, một địa danh lịch sử tại Hưng Yên, lần đầu được nhắc đến vào cuối thế kỷ XV trong cải cách hành chính của vua Lê Thánh Tông Đến thế kỷ XVII, Phố Hiến đã phát triển thành trung tâm chính trị và kinh tế với nhiều giao lưu quốc tế, bao gồm lỵ sở của trấn thủ Sơn Nam, ty Hiến sát, và các trạm kiểm soát thuyền bè Khu vực này sầm uất với các chợ đông đúc, nơi có sự hiện diện của thương nhân và thợ thủ công người Việt, Hoa, Nhật Bản và phương Tây.
Phố Hiến, từng nằm bên bờ tả ngạn sông Hồng, giờ đây đã cách dòng sông khoảng 2 km do phù sa bồi đắp Vị trí của Phố Hiến rất quan trọng đối với các tuyến giao thông đường thủy trong hệ thống sông Hồng – sông Thái Bình, nằm trong vùng Đồng bằng Bắc.
Châu thổ Bắc Bộ được chia thành ba vùng chính theo ba thời kỳ tạo thành: Thượng châu thổ với đỉnh tại Việt Trì, Trung châu thổ với đỉnh tại Cổ Loa, và Hạ châu thổ với đỉnh tại Phố Hiến Các nhánh sông trong khu vực này trải ra như những chiếc nan quạt, tạo thành một mạng lưới giao thông đường sông phong phú Phố Hiến đóng vai trò là trung tâm giao thương quan trọng, kết nối các tuyến đường sông từ biển Bắc Bộ vào sâu trong đất liền, hướng về Kinh thành Thăng Long qua các sông Đáy, sông Hồng và sông Thái Bình.
Phố Hiến đã được kết nối với các thị trường xa hơn thông qua các tuyến giao thương đường sông và ven biển Từ thời nhà Trần, thương nhân người Hoa ở Xích Đằng đã thiết lập mối liên hệ với các cảng như Hội Triều, Càn Hải và Hội Thống Vào thế kỷ XVII - XVIII, quan hệ thương mại giữa Phố Hiến và vùng Sơn Nam với các phố cảng Đàng Trong được củng cố nhờ vào sự gia tăng của các khách buôn nước ngoài, đặc biệt tại các bến đò Phục Lễ, Phù Thạch, Thanh Hà và Hội An Nhờ vào hai hệ thống sông Đàng Ngoài và sông Đáy, Phố Hiến còn kết nối với các tuyến giao thương quốc tế ở biển Đông, bao gồm Nhật Bản, Trung Quốc, các nước Đông Nam Á, cũng như các nước phương Tây như Bồ Đào Nha và Tây Ban Nha.
1.1.2 Đời sống kinh tế, văn hóa Phố Hiến
Phố Hiến, với vị trí giao thông thuận lợi bên sông Hồng, đã trở thành trung tâm thương mại quan trọng, kiểm soát các thuyền buôn và cấp phép lên Thăng Long Nằm giữa vùng đồng bằng đông đúc, Phố Hiến phát triển mạnh mẽ khi cảng Vân Đồn mất vị trí hàng đầu, trở thành trung tâm mậu dịch lớn nhất Đằng Ngoài vào thế kỷ XVI Thương nhân từ Nhật Bản, Xiêm, Mã Lai, Manilla, Bồ Đào Nha, Hà Lan, Anh, và Pháp đã đến buôn bán tại đây Phố Hiến nổi bật với vai trò tiếp nhận hàng hóa từ khắp nơi để xuất khẩu, bao gồm các mặt hàng xa xỉ cho vua chúa, vũ khí, vật liệu chế biến thuốc súng, đồng, vàng, bạc, thuốc bắc, đồ gốm, hàng dệt, đồ nữ trang và đồ dùng sinh hoạt.
Hoạt động xuất nhập khẩu tại Phố Hiến đã góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế thủ công và thương mại trong nước Từ một đô hội cảng sông thương mại, Phố Hiến đang dần chuyển mình thành một đô thị công thương nghiệp sôi động.
Cuối thế kỉ XVII, mặc dù thương mại quốc tế suy giảm và Phố Hiến mất vai trò là trung tâm giao thông, hoạt động buôn bán tại đây vẫn diễn ra sôi động Tuy nhiên, khi cuộc chiến giữa nhà Tây Sơn và nhà Lê bùng nổ, Phố Hiến trở nên hoang vắng, và các thương nhân lần lượt rời bỏ để chuyển đến các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng.
Phố Hiến, một đô thị đa quốc tịch trong lịch sử, chủ yếu có người Việt và người Hoa sinh sống, cùng với các cộng đồng Nhật, Xiêm La, Bồ Đào Nha, Hà Lan, Anh và Pháp Sự đa dạng này đã tạo nên nhu cầu tâm linh văn hóa phong phú, thể hiện qua các công trình kiến trúc đặc sắc Nổi bật là phong cách kiến trúc Việt Nam và Trung Hoa, đặc biệt là từ vùng Phúc Kiến, cùng với ảnh hưởng của kiến trúc Châu Âu như nhà thờ Gô-tích Phố Hiến Nhiều công trình kiến trúc ở đây còn thể hiện sự pha trộn giữa các phong cách, ví dụ như nhà thờ Kitô giáo cổ xây dựng từ thế kỷ XVII theo kiểu Gô-tích.
Phố Hiến, trải qua nhiều biến cố lịch sử và sự thay đổi dòng sông Hồng, đã suy giảm nhưng vẫn giữ vị trí quan trọng về chính trị, kinh tế và văn hóa Nơi đây còn bảo tồn quần thể di tích và kiến trúc nghệ thuật đa dạng, bao gồm đền, chùa, miếu cùng với các phong tục tập quán và làng nghề thủ công độc đáo Hiện nay, Phố Hiến có 128 di tích kiến trúc nghệ thuật, thể hiện giá trị văn hóa đặc sắc của vùng đất này.
Phố Hiến sở hữu 17 di tích cấp quốc gia và 6 di tích cấp tỉnh, cùng gần 100 bia ký và hơn 11.200 hiện vật, trong đó có trên 6.000 hiện vật có giá trị lịch sử Các di tích này phân bố rộng rãi ở các phường, xã, tạo thành quần thể di tích với kiến trúc nghệ thuật độc đáo, đại diện cho phong cách kiến trúc Việt ở đồng bằng Bắc bộ như chùa Hiến và chùa Chuông, cũng như kiến trúc Phúc Kiến – Trung Quốc tại Đông Đô – Quảng Hội và đền Thiên Hậu Ngoài ra, quần thể này còn kết hợp giữa truyền thống kiến trúc Đông và Tây với các công trình như chùa Phố, Võ Miếu và nhà thờ tổ họ Ôn, họ Tiết Phố Hiến không chỉ có các công trình tôn giáo, mà còn bảo tồn nhiều di tích liên quan đến đời sống sinh hoạt như chợ, giếng và nghĩa địa người nước ngoài, cùng với nhiều di sản quý báu, ẩn chứa dấu tích lịch sử và văn hóa lớn đang nằm sâu dưới lòng đất.
Lễ hội văn hóa dân gian Phố Hiến, được phục dựng trong 4 năm qua tại thành phố Hưng Yên, là một sự kiện quan trọng gắn liền với các cụm di tích và truyền thống hàng trăm năm Lễ hội này bao gồm nhiều hoạt động văn hóa, tín ngưỡng và trò chơi dân gian, thu hút đông đảo người dân địa phương và du khách từ khắp nơi đến tham gia và khám phá.
1.1.3 Sự suy thoái của Phố Hiến
Trong thời kỳ thịnh vượng, Phố Hiến đã nổi lên như một thương cảng lớn nhất của Đằng Ngoài, điều này được nhà thơ Lê Cù, người làng Hoa Dương, ca ngợi qua bài phú Bán Nguyệt Hồ.
“Miền phủ Khoái bậc nhì danh thắng Cảnh Hiến Nam giành đệ nhất phong quang”
Phố Hiến từng là một thương cảng lớn với 2000 nóc nhà và hàng vạn dân cư, thu hút hàng nghìn khách vãng lai Tuy nhiên, mảnh đất nổi tiếng với những trái nhãn lồng ngọt ngào và câu nói “Thứ nhất kinh kỳ, thứ nhì Phố Hiến” giờ đây đã dần mờ nhạt theo thời gian.
Thời kỳ phồn thịnh nhất của Phố Hiến diễn ra từ giữa thế kỷ XVII (1730-1780), sau đó là giai đoạn suy thoái kéo dài gần 2 thế kỷ, dẫn đến việc trở thành tỉnh lị Hưng Yên Sự suy giảm rõ rệt trong hoạt động buôn bán với nước ngoài là biểu hiện chính của sự suy thoái này Trong khi đó, tình hình chính trị khu vực và hệ thống kinh tế thương mại biển Đông đã có nhiều thay đổi, với việc Trung Quốc bãi bỏ lệnh hải cấm và Nhật Bản chuyển sang chiến lược xuất khẩu bạc, vàng, tơ lụa Các tuyến buôn bán đường biển trở nên thông thoáng hơn, không còn phụ thuộc vào khâu trung gian như trước Tuy nhiên, ngoại thương Việt Nam, đặc biệt là tại Phố Hiến, đã giảm đáng kể, dẫn đến việc các thương điếm phương Tây đóng cửa và số lượng tàu buôn phương Tây tại Đàng Ngoài gần như không còn, khiến Phố Hiến vắng bóng khách buôn nước ngoài, chỉ còn lại người Trung Quốc tham gia buôn bán.
Vào thế kỷ XIX, khi kinh đô chuyển về Huế, Hà Nội chứng kiến sự gia tăng mạnh mẽ của thương nhân Trung Hoa nhập cư, trong khi nhiều gia đình Hoa Kiều từ Kẻ Chợ quay trở lại Hà Nội, dẫn đến sự vắng vẻ của Phố Hiến Đồng thời, sự suy thoái kinh tế đã làm giảm vai trò chính trị của Phố Hiến, cùng với việc bến cảng Phố Hiến ngày càng trở nên bất tiện do bồi lở của sông Hồng Do đó, vào năm 1726, chính quyền Lê - Trịnh đã quyết định chuyển trấn lị Sơn Nam sang bên hữu ngạn sông Hồng, thuộc huyện Duy Tiên.
1741, trấn Sơn Nam được tách thành Sơn Nam thượng và hạ, trọng tâm chính trị đã chuyển xuống mạn dưới, ở Vị Hoàng (Nam Định)
Nguồn tài liệu về Phố Hiến và ý nghĩa của nó với hoạt động của Thư viện tỉnh Hưng yên
1.2.1 Nguồn tài liệu về Phố Hiến
Khái ni ệm t ài li ệu địa chí
Khái niệm địa chí được hiểu là sự ghi chép về đất đai, địa hình và phong tục tập quán của các vùng miền, với ý nghĩa khoa học khác nhau qua các thời kỳ Theo GS Đào Duy Anh trong Giản yếu Hán Việt từ điển, "Địa" chỉ đất và khu vực trên mặt đất, trong khi "Chí" đề cập đến việc ghi chép và biên soạn Như vậy, địa chí không chỉ là tài liệu mô tả mà còn là nguồn thông tin quý giá về sản vật và đặc điểm địa lý của các địa phương.
Địa chí, theo Từ điển Bách khoa Tiếng Việt, là loại sách ghi chép và biên soạn thông tin về địa lý, phong tục, tập quán, nhân vật, sản vật, cũng như giới thiệu về địa lý, lịch sử và văn hóa của một địa phương.
Tài liệu địa chí bao gồm tất cả các loại hình tài liệu liên quan đến địa phương, không phân biệt tác giả, hình thức xuất bản, thời gian hay ngôn ngữ Điều này bao gồm cả tài liệu nghe nhìn và các vật mang tin đọc máy như băng từ và đĩa compact, miễn là chúng cung cấp thông tin về vùng đất đó Tài liệu địa chí không bị giới hạn bởi loại hình, phương pháp in ấn, số lượng bản, hay xu hướng chính trị và tư tưởng.
Báo cáo kết quả hội nghị toàn quốc về “Công tác địa chí thư viện tỉnh, thành phố thời kỳ đổi mới” diễn ra tại Phú Yên vào tháng 6 năm 2001 đã cung cấp khái niệm về tài liệu địa chí từ Thư viện Quốc gia Việt Nam Theo đó, tài liệu địa chí được định nghĩa là tài liệu liên quan đến đất nước và con người của địa phương, được xuất bản trên mọi loại hình vật mang tin, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào, và có thể được công bố ở bất cứ đâu trong và ngoài nước.
Xác định tài liệu địa chí là rất quan trọng, không chỉ vì nó quy định phạm vi và quy mô sưu tầm mà còn ảnh hưởng đến các công đoạn khác trong công tác địa chí Việc tổ chức và phát huy tác dụng của tài liệu này trong xã hội là điều cần thiết Nếu xác định sai tài liệu địa chí, sẽ gây lãng phí về nhân lực và tài nguyên của thư viện, đồng thời ảnh hưởng đến công việc nghiên cứu khoa học.
Tài liệu địa chí là loại tài liệu ghi chép và khảo tả về một vùng đất hay địa phương cụ thể trong một khoảng thời gian lịch sử, sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào Đây là nguồn tư liệu quý giá, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế, văn hóa và xã hội tại địa phương Tài liệu địa chí không chỉ cần thiết cho cư dân địa phương mà còn hữu ích cho những người bên ngoài có nhu cầu tìm hiểu về khu vực đó.
Ngu ồn t ài li ệu về Phố Hiến
Nghiên cứu toàn diện về một địa phương và chia sẻ kiến thức với cộng đồng là vô cùng cần thiết, vì những thông tin này không chỉ mang ý nghĩa lịch sử và văn hóa mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và xã hội của địa phương.
Công tác địa chí là việc sưu tầm, tổ chức và tuyên truyền các tài liệu liên quan đến địa phương nhằm phục vụ mọi tầng lớp nhân dân trong tỉnh Thư viện tỉnh đã kết nối hoạt động của mình với nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, phát hiện nguồn tài nguyên thiên nhiên, và giáo dục lòng yêu quê hương, tự hào về truyền thống địa phương Đồng thời, công tác này cũng nâng cao ý thức bảo vệ di sản văn hóa và phổ biến kinh nghiệm sản xuất cho người dân, đặc biệt là thế hệ trẻ, góp phần vào sự nghiệp cách mạng chung của đất nước.
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã nhận thức rõ vị trí và tầm quan trọng của công tác địa chí, vì vậy trong nhiều năm qua, Ban Giám đốc cùng đội ngũ cán bộ thư viện luôn chú trọng đến việc xây dựng và phát triển lĩnh vực này.
Ngay sau khi tái lập, phòng địa chí của thư viện đã được tổ chức và hoạt động, phục vụ nhu cầu nghiên cứu của đông đảo bạn đọc về địa phương Từ đó đến nay, công tác này đã phát triển mạnh mẽ, đạt hiệu quả cao về cả số lượng lẫn chất lượng.
Tính đến năm 2011, thư viện đã lưu giữ hơn 2500 tài liệu địa chí quý giá, trong đó có nhiều sách nổi bật về địa phương, chẳng hạn như tác phẩm "Đồng Khánh ngự lãm địa chí lược".
Hưng Yên tỉnh nhất thống chí Hưng Yên địa chí
Thư viện tỉnh Hưng Yên không chỉ lưu giữ tài liệu địa phương mà còn sở hữu nhiều bộ sách quý giá mang tính quốc chí, trong đó nổi bật là tác phẩm Đại Việt sử ký.
Lịch triều hiến chương loại chí Việt sử thông giám niên mục
Và nhiều sách Hán Nôm có giá trị khác
Thư viện Hưng Yên lưu trữ số báo địa phương đầu tiên, đó là Báo Hưng Yên số 1 phát hành vào tháng 1 năm 1961 Hiện tại, Thư viện Hưng Yên đã xây dựng được một bộ sưu tập phong phú về báo chí địa phương.
Báo Hưng Yên và Tạp chí Phố Hiến có giá trị trong việc nghiên cứu, tìm hiểu về địa phương của bạn đọc
Tài liệu về Phố Hiến là một phần quan trọng trong kho tài liệu địa chí của Thư viện Hưng Yên, với hơn 500 tài liệu tính đến năm 2011 Mặc dù số lượng không nhiều, nhưng giá trị của chúng rất lớn Tài liệu địa chí này được xuất bản dưới nhiều hình thức như sách, báo, tạp chí, văn bia, thần tích, gia phả, và các nghiên cứu khoa học, bao gồm luận văn, luận án, bảng điều tra văn hóa vật thể và phi vật thể của Phố Hiến, cùng với bản đồ, và được viết bằng nhiều ngôn ngữ như Hán Nôm, Anh, và Pháp.
- Hội thảo khoa học về Phố Hiến.- Hải Hưng: Thư viện tỉnh, 1992.- 110tr.,27cm
- Nét đẹp quê nhãn - Hưng Yên: Báo Hưng Yên.- 21cm
- Phố Hiến: Tập tư liệu về Phố Hiến - Hải Hưng: Thư viện tỉnh, 1992.-
- Phố Hiến – Hải Hưng.- Sở Văn hóa thông tin, 1992
- ĐỖ MẠNH HÙNG Nghiên cứu, bảo tồn văn hóa phi vật thể về lễ hội cổ truyền Phố Hiến/ Đỗ Mạnh Hùng.- Hưng Yên, 2009.- 135tr.; 24cm
1.2.2 Ý nghĩa của tài liệu về Phố Hiến đối với hoạt động của Thư viện tỉnh Hưng Yên
Nhu cầu nghiên cứu và hiểu biết sâu sắc về địa phương và vùng miền luôn mang ý nghĩa quan trọng trong mọi thời đại Những kiến thức này không chỉ góp phần vào việc gìn giữ lịch sử và văn hóa xã hội mà còn thúc đẩy sự phát triển toàn diện của các địa phương.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SƯU TẦM , TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU VỀ PHỐ HIẾN
Sưu tầm tài liệu về Phố Hiến
Công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí là nhiệm vụ quan trọng trong lĩnh vực địa chí, nhằm phát hiện và thu thập thông tin để xử lý, bảo quản và phổ biến kiến thức về địa phương Hoạt động này ảnh hưởng lớn đến chất lượng và nội dung kho tư liệu, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu của bạn đọc về địa phương và đất nước Việc thực hiện hiệu quả công tác này sẽ hỗ trợ các nhiệm vụ tiếp theo trong quy trình địa chí, như tổ chức kho, xây dựng bộ máy tra cứu, biên soạn thư mục và phục vụ người sử dụng tài liệu Nếu công tác sưu tầm và bổ sung bị gián đoạn hoặc không hiệu quả, sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động địa chí của thư viện Quá trình bổ sung không chỉ đảm bảo vốn tài liệu địa chí phù hợp với nhiệm vụ của thư viện mà còn giúp tài liệu luôn được cập nhật và đổi mới.
Tài liệu về Phố Hiến là một phần quan trọng trong kho tàng địa chí thư viện, đóng vai trò thiết yếu trong quy trình công nghệ địa chí Kể từ khi Phòng địa chí được thành lập vào năm 1971, công tác sưu tầm tài liệu về Phố Hiến đã nhận được sự chú ý đặc biệt và ngày càng được đánh giá cao trong thời gian gần đây.
2.1.1 Yêu cầu sưu tầm, bổ sung tài liệu về Phố Hiến
Hiện tại, Thư viện tỉnh Hưng Yên đang tiến hành bổ sung các tài liệu địa chí và tài liệu liên quan đến Phố Hiến theo những yêu cầu cụ thể.
Theo nội dung: Bổ sung tất cả các tài liệu có nội dung về Phố Hiến
Bổ sung tài liệu có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm sách, báo, tạp chí, bản viết tay, đánh máy, sao chụp, tranh ảnh, đĩa CD-ROM, thần tích, thần sắc và gia phả.
Theo ngôn ngữ: Bổ sung theo nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Việt, tiếng Pháp, tiếng Anh, Hán Nôm…
Theo thời gian: Tiến hành thu thập, bổ sung ở tất cả các thời kì lịch sử
Tất cả tài liệu liên quan đến Phố Hiến, bất kể nơi xuất bản, ngôn ngữ hay hình thức, đều được bổ sung vào kho địa chí của Thư viện tỉnh Hưng Yên.
2.1.2 Các hình thức bổ sung tài liệu về Phố Hiến
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã thực hiện hai hình thức bổ sung tài liệu về Phố Hiến, bao gồm bổ sung hiện tại và bổ sung hồi cố, nhằm thu thập tối đa tài liệu và đảm bảo cơ cấu nội dung hợp lý để đáp ứng nhu cầu của độc giả.
Bổ sung hiện tại là phương pháp thường xuyên được áp dụng tại thư viện, giúp cung cấp năng lượng cần thiết để duy trì hoạt động liên tục của thư viện.
Bổ sung hiện tại có thể khai thác từ các nguồn chủ yếu như:
B ổ sung theo chế độ nộp lưu chiểu
Theo sắc lệnh của Nhà nước về chế độ nộp lưu chiểu, thư viện đã tiếp nhận tài liệu từ nguồn này thông qua phòng bổ sung.
Theo Luật xuất bản ngày 03/12/2004, quy chế lưu chiểu xuất bản phẩm yêu cầu tất cả các nhà xuất bản, cơ quan và tổ chức, bao gồm cả các tổ chức nước ngoài và quốc tế hoạt động tại Việt Nam, phải tuân thủ quy định của Cục xuất bản.
Sở Văn hóa - Thông tin yêu cầu nộp 03 bản giấy phép cho Sở Văn hóa - Thông tin lưu trữ, và nếu số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp 02 bản Kể từ năm 2007, Sở Thông tin - Truyền thông đã được thành lập để quản lý lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương, tuy nhiên việc bổ sung tài liệu hiện tại gặp nhiều khó khăn Từ năm 2004 đến nay, việc nhận tài liệu lưu chiểu chưa được thực hiện đầy đủ, và nếu không có sự chủ động từ ban lãnh đạo cùng cán bộ chuyên trách, nguồn bổ sung này có thể dễ dàng bị bỏ qua.
B ổ sung theo h ình th ức khác
Thư viện đã bổ sung tài liệu về Phố Hiến thông qua việc trao đổi và nhận tặng biếu từ các độc giả, cộng tác viên, và tác giả, bao gồm nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu, cũng như học viên cao học và sinh viên đã sử dụng sách của thư viện để làm luận văn, khóa luận Tuy nhiên, nguồn tài liệu này chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số tài liệu của thư viện.
Thư viện cũng thực hiện việc sao chụp các tài liệu địa chí liên quan đến Phố Hiến, hiện đang được lưu giữ tại các thư viện trung ương và các viện nghiên cứu.
Nguồn trích từ báo và tạp chí là rất quan trọng để bổ sung định kỳ vốn tài liệu địa chí Cán bộ thư viện tiến hành tìm kiếm và trích dẫn các bài viết từ báo, tạp chí trung ương và địa phương liên quan đến Phố Hiến – Hưng Yên, sau đó tóm tắt và bổ sung vào kho tài liệu địa chí của thư viện.
Việc bổ sung thông tin từ các nguồn trích dẫn báo chí và tạp chí đã mang lại hiệu quả đáng kể, giúp làm phong phú thêm kho tàng tài liệu địa chí và tài liệu liên quan đến Phố Hiến.
2.1.2.2 B ổ sung hồi cố Để thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, Thư viện tỉnh Hưng Yên không chỉ sưu tầm, bổ sung những tài liệu vừa mới xuất bản mà còn bổ sung những tài liệu trong thời gian trước đây Những lỗ hổng trong vốn tài liệu không những do thiếu sót của bổ sung hiện tại mà còn do hư hao trong quá trình phục vụ, thiên tai, sự thay đổi về địa danh, địa giới khi nhập, tách tỉnh… nên yêu cầu bổ sung tài liệu địa chí càng cần thiết trong xây dựng vốn tài liệu địa chí
Các hình th ức bổ sung hồi cố
Xử lý, tổ chức và bảo quản tài liệu về Phố Hiến
2.2.1 Xử lý tài liệu về Phố Hiến
Sau khi tiếp nhận tài liệu, các bước xử lý kỹ thuật bao gồm rọc những trang bị dính, dán lại bìa cho tài liệu bị long bìa, và dán đính chính nếu cần thiết Sau đó, cán bộ nghiệp vụ sẽ thực hiện thao tác đăng ký tài liệu, đóng dấu và dán nhãn Mỗi loại hình tài liệu sẽ có phương pháp xử lý kỹ thuật riêng biệt.
Đối với sách Đăng kí tài liệu
Sau khi tiếp nhận, tài liệu sẽ được đăng ký để cán bộ thư viện có thể quản lý hiệu quả nguồn tài liệu hiện có Việc đăng ký giúp thư viện xác định điểm mạnh và điểm yếu trong bộ sưu tập của mình, từ đó điều chỉnh chính sách bổ sung nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của bạn đọc Đồng thời, đây cũng là công cụ thiết yếu cho việc kiểm kê kho sách.
Thư viện tỉnh Hưng Yên thực hiện đăng ký tài liệu theo hình thức cá biệt, chỉ áp dụng cho tài liệu địa chí và tài liệu về Phố Hiến Mỗi cuốn sách được coi là một đơn vị đăng ký độc lập, ghi vào sổ đăng ký cá biệt riêng cho từng kho sách như giáo trình phòng đọc và giáo trình phòng mượn Để dễ dàng quản lý, mỗi trang sổ có 25 dòng tương ứng với 25 cuốn sách, trong đó các dòng in đậm kết thúc bằng số 0 và 5 Mỗi sổ đăng ký cá biệt có thể chứa tối đa 2000 cuốn sách, và sách được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của chính cuốn sách đó.
Số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào dấu của thư viện ở trang tên sách và trang thứ 17 của mỗi cuốn sách.
Hình 1: Mẫu sổ đăng kí cá biệt của Thư viện Đóng dấu
Sau khi đăng ký, tài liệu cần được đóng dấu xác nhận quyền sở hữu của thư viện Đối với sách, dấu được đóng ở trang tên sách và trang thứ 17, trừ trường hợp sách có ít hơn 17 trang thì dấu sẽ được đóng ở trang tên sách và tờ trước của tờ cuối cùng Đối với sách quý hiếm, dấu không chỉ đóng ở trang tên sách và trang thứ 17 mà còn ở trang đầu của mỗi tay sách.
Tài liệu địa chí nói về Phố Hiến được đóng dấu phòng địa chí
Ví dụ: Phố Hiến lịch sử - văn hóa - Hưng Yên: Sở Văn hóa xb.,1998.-
Dấu được trình bày như sau:
Tên tác giả và tên sách
Ngày và số biên bản xuất
1/1/99 01 Phố Hiến lịch sử - văn hóa Hưng Yên 1998 23000 ĐC.9
THƯ VIỆN TỈNH HƯNG YÊN PHÒNG ĐỊA CHÍ
Việc đóng dấu của thư viện đôi khi không đạt yêu cầu về sự cẩn thận và đúng nguyên tắc, dẫn đến dấu đóng vào tài liệu không ngay ngắn, bị mờ hoặc che khuất nội dung quan trọng của tài liệu.
Tại thư viện, việc dán nhãn tài liệu được thực hiện theo quy định nghiêm ngặt, với nhãn được đặt ở góc trên bên trái Nhãn này bao gồm thông tin quan trọng như tên thư viện, tên kho, ký hiệu phân loại, kích thước tài liệu (VD: VN cho tài liệu nhỏ; VV cho tài liệu vừa) và số đăng ký cá biệt, giúp dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu.
Nhãn tài liệu tại phòng địa chí trình bày như sau:
Đối với báo, tạp chí
Tài liệu báo và tạp chí được nhập vào thư viện sẽ được đóng dấu và phục vụ độc giả Sau một năm, thư viện tiến hành đóng quyển các tài liệu này Những quyển báo và tạp chí có trên 45 trang sẽ được xem như đơn vị đăng ký cá biệt, được ghi vào sổ đăng ký, đóng dấu và dán nhãn.
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã thực hiện mô tả tài liệu địa chí, bao gồm tài liệu về Phố Hiến, theo quy tắc ISBD Kể từ năm 2002, thư viện sử dụng phần mềm CDS/ISIS để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chí, trong đó các dữ liệu được biên mục vẫn tuân thủ quy tắc mô tả ISBD.
Khảo sát việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD tại Thư viện tỉnh Hưng Yên với các tài liệu về Phố Hiến
V ới tiêu đề mô tả
Lấy tác giả làm tiêu đề mô tả trong trường hợp: Sách có từ 3 tác giả trở xuống, tác giả đầu tiên được lấy làm tiêu đề mô tả
Thư viện do tác giả người Việt Nam, thuộc nền văn hóa phương Đông, thể hiện sự nhất quán trong việc ghi tiêu đề mô tả, tuân thủ nguyên tắc ISBD: Ho, đệm tên.
Tên tác giả là người Phương Tây (Âu Mĩ): Mô tả đảo họ lên trước, sau họ có dấu phẩy: Họ, tên – đệm
Tên tác phẩm làm tiêu đề mô tả trong trường hợp:
- Tài liệu có tên tác giả tập thể
- Sách có 4 tác giả trở lên
- Người dịch, biên dich, người biên soạn, sưu tầm, tuyển chọn…
V ới trường thông tin xuất bản
Thư viện thống nhất viết tắt với nơi xuất bản là Hà Nội và Thành phố
Hà Nội được viết là H
Thành phố Hồ Chí Minh viết là Tp HCM
+Với nhà xuất bản là tên địa danh ghi: Nxb Tên nhà xuất bản
+ Với những nhà xuất bản không phải là tên địa danh thì chỉ ghi tên nhà xuất bản
Việc mô tả hình thức tài liệu tiến hành trên tờ khai Worskheet do thư viện xây dựng
Mẫu nhập tin tài liệu địa chí về Phố Hiến bao gồm 29 trường:
Nơi xuất bản Nhà xuất bản
Năm xuất bản Trang khổ
Môn loai Môn loại khác
Số ĐK đọc Số ĐK kho TC
Số ĐK kho TN Kho khác
M ẫu phiếu bổ sung trích báo tạp chí :
Bổ sung tên bài trích
Hiện nay, thư viện đã áp dụng phần mềm CDS/ISIS, giúp cán bộ thư viện không còn phải viết phiếu mô tả bằng tay Toàn bộ phiếu được in bằng máy tính, tạo điều kiện cho việc xử lý tài liệu nhanh chóng và hệ thống mục lục trở nên đẹp mắt, thuận tiện cho phục vụ và kiểm kê Hơn nữa, với sự thống nhất trong quy trình từ xử lý tiền máy đến nhập dữ liệu vào máy tính, cùng với việc kiểm tra dữ liệu trước khi in, chất lượng xử lý hình thức được đảm bảo.
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích và phản ánh thông tin đặc trưng của tài liệu qua các hình thức như ký hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề và bài tóm tắt Tùy vào yêu cầu của người dùng và điều kiện cụ thể của từng thư viện, nội dung tài liệu sẽ được mô tả theo những cách khác nhau.
Xử lý nội dung tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng:
Để tối ưu hóa việc truy cập thông tin, cần tạo ra nhiều điểm truy cập khác nhau dựa trên các đặc trưng của nội dung tài liệu như môn ngành tri thức, chủ đề, từ khóa và bài tóm tắt Việc mô tả nội dung tài liệu phải chính xác, đầy đủ và khoa học, nhằm giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu phù hợp với yêu cầu của họ.
Người dùng tin có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu liên quan đến một ngành, lĩnh vực, đề tài hoặc vấn đề chuyên môn cụ thể Thư viện cung cấp thông tin cơ bản về nội dung tài liệu thông qua các chủ đề, từ khóa và bài tóm tắt trong các biểu ghi, giúp người dùng nắm bắt nhanh chóng những nội dung cần thiết.
Việc tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho trở nên dễ dàng hơn, giúp quản lý các công cụ lưu trữ và tra cứu hiệu quả Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu vững chắc.
- Mặt khác, có thể đáp ứng nhu cầu tin mà không cần đến tài liệu gốc qua các bài tóm tắt, bài tổng luận
Xử lý nội dung tài liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của thư viện và các cơ quan Thông tin - Thư viện Việc xử lý không chính xác, không đầy đủ hoặc thiếu khoa học có thể dẫn đến hiện tượng nhiễu tin, khiến thông tin tìm thấy không chính xác, và hiện tượng mất tin, gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin.
Khai thác tài liệu về Phố Hiến
2.3.1 Đối tượng khai thác tài li ệu địa chí Ph ố Hiến
Bạn đọc là trung tâm của mọi hoạt động trong thư viện, và việc tập trung vào nhu cầu của người dùng tin là mục tiêu hàng đầu của mọi cơ quan thông tin thư viện.
Trong hoạt động địa chí của Thư viện tỉnh Hưng Yên, công tác phục vụ được xem là ưu tiên hàng đầu Bạn đọc đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của toàn bộ công tác địa chí, họ không chỉ là người tiêu dùng thông tin mà còn là khách hàng trong thị trường thông tin hiện nay.
Thư viện tỉnh Hưng Yên, nằm ở trung tâm thành phố Hưng Yên, thu hút nhiều đối tượng độc giả từ các cơ quan, nhà máy, trường học Mặc dù số lượng bạn đọc tìm hiểu tài liệu địa chí về Phố Hiến không nhiều, nhưng họ đến từ nhiều nhóm khác nhau Để hiểu rõ nhu cầu tài liệu địa chí Phố Hiến của từng đối tượng, tác giả đã thực hiện một cuộc khảo sát tại thư viện với 100 phiếu phát ra và thu về 100 phiếu Kết quả tổng hợp cho thấy nhu cầu tài liệu về Phố Hiến của từng nhóm người dùng tin rất đa dạng.
Nhóm người dùng tin chủ yếu là những cán bộ và nhà lãnh đạo tại tỉnh Hưng Yên, chiếm khoảng 16% số lượng bạn đọc tại phòng địa chí Họ là đối tượng quan trọng, thường xuyên tham khảo tài liệu địa chí để đưa ra quyết định và xây dựng chính sách phát triển cho tỉnh, thành phố Đặc biệt, trong bối cảnh khôi phục và tái tạo Phố Hiến xưa, thông tin về khu vực này là thiết yếu cho công tác quản lý và lãnh đạo của họ.
Thư viện tỉnh cần hỗ trợ và hướng dẫn người dân trong việc lựa chọn tài liệu và tổng hợp thông tin về địa phương một cách nhanh chóng, chính xác và khoa học Điều này là cần thiết vì họ thường yêu cầu thông tin khái quát, đầy đủ nhưng lại có ít thời gian để tìm hiểu tài liệu.
Nhóm người dùng tin là các nhà nghiên cứu về địa phương, chiếm 20% bạn đọc phòng địa chí Họ yêu cầu thông tin đa dạng, chất lượng cao và dưới nhiều hình thức khác nhau Đối tượng này cần các sản phẩm thông tin có nội dung xử lý sâu và dịch vụ thông tin hoàn hảo.
Tài liệu về Phố Hiến đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu văn hóa và lịch sử của khu vực này, không chỉ để trích dẫn mà còn để làm sáng tỏ các lập luận và khám phá những khía cạnh chưa rõ Sự phong phú và đa dạng của tài liệu sẽ hỗ trợ công tác nghiên cứu và biên khảo hiệu quả hơn Thư viện tỉnh Hưng Yên cần chú trọng cung cấp tài liệu một cách chính xác và kịp thời để phục vụ tốt nhất cho bạn đọc.
Nhóm bạn đọc chủ yếu tại phòng địa chí là sinh viên và học viên cao học, chiếm 53% tổng số bạn đọc Họ tìm kiếm tài liệu cho khóa luận tốt nghiệp, luận văn và đề tài nghiên cứu khoa học, thường xoay quanh các vấn đề kinh tế và văn hóa xã hội của vùng đất Phố Hiến xưa Đối tượng này rất cần sự chỉ dẫn từ cán bộ địa chí, thường cung cấp nội dung đề tài cùng với đề cương hoặc dàn ý Cán bộ địa chí sẽ hỗ trợ họ trong việc tra cứu tài liệu, giới thiệu nguồn tài liệu phù hợp và nếu không tìm thấy trong thư viện, sẽ chỉ dẫn nơi có tài liệu cần thiết.
Nhóm bạn đọc phổ thông gồm những người có nhu cầu tìm hiểu tài liệu cho mục đích cá nhân, đặc biệt là các em học sinh phổ thông viết chuyên đề về Phố Hiến theo sự phát động của nhà trường Ngoài ra, người dân địa phương cũng tham gia tìm hiểu về vùng đất và con người Phố Hiến Loại tài liệu mà họ tiếp cận thường không ổn định và không tập trung vào một vấn đề nghiên cứu cụ thể, mà phụ thuộc vào cảm hứng của từng cá nhân.
2.2.2 B ộ máy tra cứu tài li ệu về Ph ố Hiến
Sau khi hoàn tất việc xử lý tài liệu và sắp xếp sách lên giá, thư viện đã bắt đầu xây dựng hệ thống tra cứu để khai thác thông tin về Phố Hiến Hệ thống tra cứu tài liệu địa chí đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ bạn đọc.
Bộ máy tra cứu tài liệu địa chí trong thư viện phản ánh đầy đủ các thành phần và nội dung của nhiều dạng tài liệu, bao gồm tác giả, chủ đề, loại hình và ngôn ngữ Việc tổ chức hiệu quả bộ máy này không chỉ giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng mà còn hỗ trợ cán bộ thư viện trong việc tuyên truyền và giới thiệu tài liệu địa chí, từ đó nâng cao hiệu quả bổ sung thư mục địa chí.
Bộ máy tra cứu tài liệu về Phố Hiến thuộc hệ thống tra cứu tài liệu địa chí của Thư viện tỉnh Hưng Yên, bao gồm cả phương pháp tra cứu truyền thống và hiện đại.
2.2.2.1 Bộ máy tra cứu truyền thống
Tài liệu địa chí trong kho được tổ chức một cách khoa học, sắp xếp theo thứ tự chữ cái dựa trên tên tài liệu, tên tác giả hoặc kí hiệu phân loại, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.
Mục lục chữ cái là một phần thiết yếu trong hệ thống mục lục thư viện, giúp bạn đọc xác định sự tồn tại của một cuốn sách thông qua tên tài liệu, tên tác giả, hoặc các tác phẩm khác của cùng tác giả Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể tìm hiểu về các năm xuất bản khác nhau và các bản dịch của tác phẩm Mục lục chữ cái thực hiện hai chức năng chính: cung cấp thông tin về tài liệu và hỗ trợ trong việc tra cứu các tác phẩm liên quan.
- Chức năng thông tin: thể hiện ở chỗ thông báo cho bạn đọc biết tất cả những tài liệu đã nhập vào thư viện
- Chức năng tìm tin: đây chính là đặc trưng của mục lục chữ cái, giới thiệu tài liệu theo tên tác giả hay theo tên tài liệu
Thư viện tỉnh Hưng Yên đã xây dựng mục lục chữ cái tài liệu địa chí theo nguyên tắc mô tả ISBD, bao gồm các phiếu mô tả thư mục và phiếu mô tả tiêu đề để giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu Đối với các tác phẩm có giá trị địa phương, thư viện còn bổ sung các phiếu mô tả cho người dịch, hiệu đính, cũng như các tác giả thứ hai và thứ ba không được ghi trong tiêu đề mô tả.
Mẫu phiếu trong mục lục chữ cái:
Hội thảo khoa học về Phố Hiến - Hải Hưng: Thư viện tỉnh Hưng Yên, 1992.- 110tr.; 27 cm
Phố Hiến: Tập tư liệu về Phố Hiến - Hải Hưng: Thư viện tỉnh, 1992.- 20tr.; 19cm
Phố Hiến lịch sử - văn hóa.- Hưng Hưng Yên: Sở Văn hóa xb., 1998.- 78tr.+ ảnh; 25 cm
