TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC
Khái quát chung về Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
1.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ể n, ch ứ c n ă ng, nhi ệ m v ụ
Trường ĐHGTVT được thành lập theo Quyết định số 42/CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 24 tháng 03 năm 1962 với các khoa: Khoa Công trình;
Cơ khí; Kinh tế; Điện - Điện tử sau này tách ra thành Khoa Điện - Điện tử và
Khoa Công nghệ Thông tin Tiền thân là Trường Cao đẳng Công chính Việt
Ngày 15 tháng 11 năm 1945, Nam được khai giảng lại dưới chính quyền Cách mạng theo Sắc lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh Mục tiêu hiện nay của trường ĐHGTVT là trở thành một đại học kỹ thuật và kinh tế đa ngành với chất lượng cao, dẫn đầu trong lĩnh vực giao thông vận tải cả nước, đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn.
Kể từ khi thành lập, thư viện thuộc phòng Giáo dục đã được tổ chức để phục vụ nhu cầu đào tạo và nghiên cứu Ban đầu, thư viện chỉ là một đơn vị nhỏ với hai cán bộ đảm nhiệm tất cả các công việc từ bổ sung tài liệu đến phục vụ bạn đọc, trong khi cơ sở vật chất còn hạn chế Tài liệu chủ yếu là sách tham khảo tiếng Nga và tiếng Trung do các giảng viên du học sinh tặng, sau đó được dịch và in roneo làm giáo trình Do nguồn tài liệu còn ít, thư viện chưa được tổ chức và quản lý một cách chặt chẽ.
Trong khoảng thời gian từ 1965-1973 thư viện phải đi sơ tán để phục vụ việc học tập và giảng dạy của giảng viên cũng như sinh viên trong trường
Năm 1976, thư viện đã phải chia thành hai phần do sự tách biệt của ĐHGTVT thành hai trường: Đại học Giao thông Đường sắt và Đường bộ tại Hà Nội, và Đại học Đường thủy tại Hải Phòng.
Năm 1975, Nhà trường đã chú trọng hơn đến công tác thư viện, tổ chức thành các nhóm nghiệp vụ và phục vụ Đến năm 1980, thư viện được chia thành hai tổ độc lập: tổ giáo trình với 5 người thuộc phòng Giáo vụ và tổ thư viện.
7 người thuộc phòng Nghiên cứu khoa học
Năm 1984, thư viện chính thức trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu, đảm nhận chức năng và nhiệm vụ riêng Tuy nhiên, trong giai đoạn này, sự thay đổi cơ sở vật chất của trường đã dẫn đến nhiều lần di chuyển của thư viện, gây khó khăn trong quản lý và tổ chức.
Ngày 21/02/2002, Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHGTVT chính thức được công nhận theo quyết định số 753 QĐ/BGD và ĐT/TCCB của Bộ Giáo dục - Đào tạo, với 1 giám đốc, 2 phó giám đốc và phòng quản trị mạng gồm 25 cán bộ Đồng thời, Trung tâm cũng được trang bị thêm phòng Internet trong khuôn khổ dự án xây dựng thư viện của Ngân hàng Thế giới.
Cuối năm 2003 và đầu năm 2004, dự án xây dựng thư viện mức C của Ngân hàng Thế giới đã hoàn toàn thay đổi diện mạo của Trung tâm thông tin thư viện Trường ĐHGTVT Từ đây, Trung tâm trở thành một trong những thư viện hiện đại nhất trong hệ thống thư viện các trường đại học miền Bắc.
Trung tâm thông tin thư viện ĐHGTVT, tọa lạc trong khuôn viên Trường Đại học Giao thông Vận tải, là một tòa nhà 7 tầng và được công nhận là một trong những thư viện hiện đại nhất miền Bắc.
Hi vọng rằng trong tương lai Trung tâm ngày càng phát triển hơn nữa, phục vụ ngày một tốt hơn nhu cầu của bạn đọc
Thư viện trường ĐHGTVT đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức mới cho sinh viên, nhằm đáp ứng thách thức của sự phát triển công nghệ thông tin Với sứ mệnh hỗ trợ quá trình học tập và nghiên cứu trong bối cảnh đổi mới giáo dục, thư viện hướng tới phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Chúng tôi thu thập, bổ sung, xử lý và cung cấp tài liệu cùng thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ bản và chuyên ngành, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu, bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin
Xây dựng một hệ thống tra cứu thông tin hiện đại và thiết lập mạng lưới truy cập thông tin hiệu quả nhằm giúp bạn đọc trong trường dễ dàng khai thác và sử dụng kho tài liệu của Trung tâm.
Nhà trường thu thập và xuất bản các tài liệu nghiên cứu, bao gồm luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, cùng với các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên, cả trong nước và quốc tế.
Xây dựng cơ sở dữ liệu và xuất bản ấn phẩm cùng thông tin thư mục là những hoạt động quan trọng nhằm phục vụ cho công tác quản lý, đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thông qua Nhà sách
Tổ chức các khóa đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao kỹ năng quản lý thông tin thư viện cho cán bộ thư viện, đồng thời cải thiện kỹ năng sử dụng thư viện cho bạn đọc.
Đội ngũ cán bộ của trung tâm Thông tin - thư viện hiện gồm 18 thành viên, tất cả đều có trình độ chuyên môn cao và khả năng đáp ứng tốt các yêu cầu phát triển của Trung tâm.
- 4 thạc sĩ chuyên ngành thư viện
- 8 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện thông tin
- 6 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác
Ý nghĩa của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
1.2.1 Khái ni ệ m, đặ c đ i ể m c ủ a s ả n ph ẩ m và d ị ch v ụ thông tin 1.2.1.1 S ả n ph ẩ m thông tin
Khái ni ệ m s ả n ph ẩ m thông tin
Sản phẩm là khái niệm chủ yếu trong kinh tế học, phản ánh kết quả của quá trình lao động nhằm phục vụ nhu cầu con người Mặc dù có nhiều định nghĩa khác nhau về sản phẩm, nhưng tất cả đều thống nhất rằng sản phẩm xuất phát từ hoạt động sản xuất và đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng.
Theo Trần Mạnh Tuấn, sản phẩm thông tin trong ngành thông tin-thư viện được định nghĩa là kết quả của quá trình xử lý thông tin, do cá nhân hoặc tập thể thực hiện để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Sản phẩm thông tin đa dạng và được phát triển với nhiều mục đích khác nhau Trong các thư viện và cơ quan thông tin, những sản phẩm thông tin phổ biến bao gồm nhiều loại hình phục vụ nhu cầu người dùng.
Hệ thống mục lục Các bản thư mục
Tạp chí tóm tắt Danh mục
Tổng luận khoa học Cơ sở dữ liệu
Chỉ dẫn, trích dẫn khoa học Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện
M ộ t s ố yêu c ầ u đố i v ớ i các s ả n ph ẩ m thông tin
Mỗi sản phẩm thông tin được thiết kế để phục vụ nhu cầu đa dạng và ở các mức độ chuyên sâu khác nhau, nhưng tất cả đều cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản nhất định.
Khả năng bao quát nguồn tin
Khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng
Khả năng tìm kiếm thông tin qua các sản phẩm
1.2.1.2 D ị ch v ụ thông tin th ư vi ệ n
Dịch vụ, tương tự như sản phẩm, xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kinh tế trước khi được áp dụng vào các lĩnh vực khác Sự vô định và khó nắm bắt của dịch vụ khiến cho nó chưa có một định nghĩa chung trên toàn cầu Các định nghĩa về dịch vụ có sự khác biệt tùy thuộc vào quan điểm của từng ngành nghề, lĩnh vực và quốc gia.
Theo David W Pearce, dịch vụ được định nghĩa là các chức năng hoặc nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, từ đó hình thành giá cả trên thị trường Dịch vụ thường được coi là hàng hóa vô hình, với đặc điểm nổi bật là được tiêu thụ ngay tại nơi sản xuất.
Theo Pierre Eiglie và Eric Langeard, dịch vụ là mục tiêu chính của hệ thống, được hình thành từ sự tương tác giữa ba yếu tố cơ bản: khách hàng, cơ sở vật chất và nhân viên tiếp xúc Sự tương tác này tạo ra lực tổng hợp, cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như việc cung cấp chỗ nghỉ ngơi cho khách sạn hay việc vận chuyển hành khách từ thành phố này sang thành phố khác đối với đoàn tàu.
Dịch vụ thông tin trong hoạt động thư viện được định nghĩa bởi tác giả Trần Mạnh Tuấn là những hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu và trao đổi thông tin của người dùng tại các cơ quan thông tin thư viện.
Dịch vụ thông tin thư viện là tổng hợp các hoạt động mà Trung tâm thông tin thư viện triển khai, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Đặ c đ i ể m c ủ a d ị ch v ụ thông tin th ư vi ệ n
Dịch vụ thông tin thư viện là một phần của dịch vụ nên nó mang đầy đủ các đặc điểm của dịch vụ nói chung Bao gồm 4 đặc điểm:
Dịch vụ khác biệt hoàn toàn so với sản phẩm hàng hóa, vì nó vô hình và không thể nhìn thấy, nắm bắt hay chạm vào Không giống như hàng hóa có hình dáng, kích thước và màu sắc cụ thể, dịch vụ không thể lưu trữ hay cất giữ Hơn nữa, dịch vụ không thể được cấp bằng sáng chế, trưng bày hay quảng bá như sản phẩm vật chất Do tính chất vô hình này, việc định giá dịch vụ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Tính không đồng nhất (tính biến động- Heterogeneity)
Tính không đồng nhất của dịch vụ thông tin thư viện được thể hiện qua ba khía cạnh chính: sự cung ứng dịch vụ và mức độ thỏa mãn của khách hàng phụ thuộc vào hoạt động của nhân viên; chất lượng dịch vụ chịu ảnh hưởng từ các yếu tố không thể kiểm soát; và không có lý thuyết nào chắc chắn khẳng định rằng dịch vụ thực tế được cung cấp hoàn toàn phù hợp với dịch vụ đã được lập kế hoạch và công bố.
Tính sản xuất và tiêu thụ đồng thời( Tính không thể tách rời- Inseparability)
Khách hàng không chỉ tham gia mà còn có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình thực hiện dịch vụ Sau khi trải nghiệm dịch vụ, họ có thể tác động lẫn nhau theo cả hai chiều hướng tích cực và tiêu cực Đặc biệt, nhân viên phục vụ đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định kết quả dịch vụ Do đó, việc phân quyền trong quy trình phục vụ là điều cần thiết để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Thuộc tính của dịch vụ bao gồm hai đặc điểm chính: khó khăn trong việc đồng bộ hóa cung và cầu, cùng với tính chất không thể hoàn trả, thu hồi hoặc bán lại của dịch vụ thông tin.
Tiêu chí đ ánh giá ch ấ t l ượ ng d ị ch v ụ thông tin- th ư vi ệ n
Chất lượng dịch vụ thông tin thư viện có thể được đánh giá qua các tiêu chí sau đây:
Độ tin cậy: Khả năng thực hiện một dịch vụ đã hứa hẹn một cách chính xác và đáng tin cậy
Cung cấp dịch vụ đúng hẹn và đáng tin cậy là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng lòng tin với khách hàng Đảm bảo thực hiện dịch vụ một cách chính xác ngay từ lần đầu và tuân thủ thời gian đã cam kết Trong trường hợp xảy ra sai sót, cần nhanh chóng khắc phục để không làm mất lòng tin của khách hàng.
Độ đảm bảo: Kiến thức và tác phong của nhân viên cũng như khả năng của họ truyền niềm tin và sự tự tin
Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng lòng tin với khách hàng, giúp họ cảm thấy an toàn khi sử dụng dịch vụ Sự lịch sự, nhã nhặn và kiến thức vững vàng của nhân viên là yếu tố then chốt để đáp ứng và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả.
Độ hữu hình: Các phương tiện vật chất và hình thức của nhân viên
THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
Sản phẩm thông tin thư viện
Sản phẩm thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT có thể chia thành 3 loại là: CSDL; Mục lục điện tử; Thư mục thông báo sách mới
CSDL là tập hợp dữ liệu về các đối tượng cần quản lý, được lưu trữ trên các thiết bị điện tử và quản lý theo cơ chế thống nhất, giúp truy cập và xử lý dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng.
CSDL (Cơ sở dữ liệu) xuất hiện vào cuối những năm 60, nhanh chóng trở thành nguồn thông tin quan trọng bên cạnh các kho tài liệu lưu trữ Cấu trúc của CSDL bao gồm một hoặc nhiều tập hợp các tệp dữ liệu, trong đó mỗi tệp chứa các biểu ghi lưu trữ thông tin về đối tượng.
Trong hoạt động thông tin thư viện, cơ sở dữ liệu (CSDL) là một phần thiết yếu trong hệ thống tra cứu hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong thư viện điện tử Nhận thức được vai trò và tiềm năng của CSDL, Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT đã phát triển hệ thống CSDL thư mục và CSDL toàn văn nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc.
CSDL thư mục là cơ sở dữ liệu chứa thông tin cấp 2 về tài liệu, còn gọi là siêu dữ liệu (metadata), bao gồm các thông tin tóm tắt về tài liệu gốc như nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, số trang và khổ cỡ Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về nội dung tài liệu như chỉ số phân loại, tóm tắt, chú giải và các thông tin về số đăng ký cá biệt, ký hiệu xếp giá Những thông tin này giúp người dùng tiếp cận địa chỉ lưu giữ tài liệu mà không cung cấp tài liệu gốc, đồng thời là nền tảng để tạo lập mục lục điện tử.
Tính đến tháng 4 năm 2013, Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT đã xây dựng 20.934 biểu ghi thư mục, được phân chia thành 4 cơ sở dữ liệu (CSDL) gồm: CSDL sách, CSDL báo tạp chí, CSDL luận văn thạc sĩ và CSDL tạp chí đóng quyển Số lượng biểu ghi trong mỗi CSDL được thống kê cụ thể như sau:
STT Tên CSDL Số lượng biểu ghi
Sách bộ-biểu ghi chung :1.152 Sách bộ-biểu ghi tập : 4.407 Tổng cộng: 15.737
Bảng 2.1: Thống kê số lượng biểu ghi trong CSDL thư mục
CSDL thư mục tại Trung tâm được xây dựng bằng phần mềm quản trị thư viện ILIB 4.0 do Công ty CMC cung cấp từ năm 2004, hỗ trợ định dạng MARC 21 Điều này đảm bảo rằng các biểu ghi thư mục tuân thủ quy định toàn cầu của ngành thư viện Tuy nhiên, Trung tâm chỉ sử dụng một số trường thông dụng và áp dụng quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2) do nhiều nguyên nhân khác nhau.
CSDL thư mục là sản phẩm thông tin quan trọng của Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT, giúp kiểm soát vốn tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng Hệ thống này cho phép cập nhật thông tin mới một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ tối ưu trong việc tìm kiếm tài liệu.
CSDL toàn văn là cơ sở dữ liệu chứa thông tin cấp 1, bao gồm bản sao hoàn chỉnh của tài liệu gốc dưới nhiều định dạng như văn bản, âm thanh và hình ảnh Nó cho phép người dùng truy cập tài liệu thông qua máy tính hoặc kết nối mạng mà không cần phải có bản gốc Đây là yếu tố quan trọng trong việc phát triển thư viện điện tử.
Trung tâm đã xây dựng một CSDL toàn văn với 200 tài liệu luận văn bằng tiếng Việt và số hóa 51 đầu giáo trình cũng bằng tiếng Việt Các tài liệu này được quản lý bằng phần mềm Ilib.Di, một sản phẩm của công ty CMC, được triển khai theo dự án thư viện của Ngân hàng Thế giới năm 2004 Ilib.Di cho phép số hóa nhiều loại dữ liệu như luận văn, luận án, ảnh, audio, video, giáo trình và sách điện tử, giúp biến chúng thành dữ liệu số và cho phép người đọc truy cập trực tuyến.
CSDL toàn văn tại Trung tâm có số lượng hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc
Mục lục điện tử là danh sách tài liệu lưu trữ trong các cơ quan thông tin thư viện được số hóa, cho phép người dùng dễ dàng tra cứu thông qua máy tính Nó được chia thành hai loại chính: mục lục trực tuyến và mục lục gián tuyến.
Mục lục điện tử gián tuyến là dạng mục lục được lưu trữ trên các thiết bị như CD-Rom và DVD, cho phép tra cứu độc lập mà không thể cập nhật thông tin ngay lập tức Ngược lại, mục lục điện tử trực tuyến là hệ thống thư viện với các biểu ghi được quản trị và lưu trữ trên máy chủ, cho phép người dùng truy cập và cập nhật thông tin qua mạng kết nối.
Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT đã phát triển một mục lục trực tuyến với hơn 20.000 biểu ghi thư mục, dựa trên cơ sở dữ liệu thư mục Đây là bộ máy tra cứu thông tin duy nhất hiện có tại Trung tâm, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin.
Mỗi loại tài liệu tại Trung tâm đều có một Worksheet nhập tin riêng biệt, trong đó các thông tin mô tả được tổ chức thành các biểu ghi với những nội dung cụ thể.
Sách lẻ bao gồm các thông tin quan trọng như giá tiền, chỉ số phân loại, mã ngôn ngữ, tiêu đề mô tả, thông tin nhan đề, và thông tin xuất bản như nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản Ngoài ra, mô tả vật lý của sách như số trang, khổ cỡ, và minh họa cũng rất cần thiết Các từ khóa không kiểm soát, số đăng ký cá biệt và nơi lưu trữ cũng là những yếu tố quan trọng trong việc quản lý và tìm kiếm sách.
Với sách bộ: Ngoài những thông tin như sách lẻ còn có thêm các thông tin về số tập, nhan đề riêng, phụ chú
Đối với luận văn thạc sỹ và luận án tiến sỹ, cần chú ý các yếu tố quan trọng như mã ngôn ngữ, chỉ số phân loại, mã chuyên ngành, và tiêu đề mô tả chính Ngoài ra, thông tin xuất bản bao gồm nhà xuất bản, nơi xuất bản và năm xuất bản cũng rất cần thiết Mô tả vật lý của tài liệu như số trang, khổ cỡ và minh họa, cùng với từ khóa không kiểm soát, tiêu đề mô tả bổ sung và số đăng ký cá biệt, sẽ giúp xác định rõ ràng nội dung và nguồn gốc tài liệu, cũng như nơi lưu trữ.
Dịch vụ thông tin thư viện
2.2.1 Dịch vụ lưu thông tài liệu
Dịch vụ lưu thông tài liệu là một phần quan trọng trong các trung tâm thông tin thư viện, giúp người dùng tiếp cận tài liệu theo nhu cầu của họ Các dịch vụ này bao gồm mượn tài liệu, đọc tài liệu tại chỗ, gia hạn tài liệu và đặt trước tài liệu.
Dịch vụ mượn tài liệu
Dịch vụ mượn tài liệu tại thư viện và cơ quan thông tin là rất quan trọng, giúp bạn đọc sử dụng tài liệu hiệu quả và phù hợp với nhu cầu cá nhân Dịch vụ này không chỉ giảm chi phí mua tài liệu mà còn tiết kiệm thời gian cho người dùng, đồng thời phát huy tối đa giá trị của nguồn tài liệu trong thư viện.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của dịch vụ cho mượn tài liệu, Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHGTVT đã triển khai dịch vụ này ngay từ khi thành lập Tài liệu trong phòng mượn được chia thành hai loại: sách giáo trình và sách tham khảo, với sách giáo trình được sắp xếp theo từng khoa và sách tham khảo theo số đăng ký cá biệt Để phục vụ bạn đọc tốt nhất, Trung tâm đã đưa ra một số quy định phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Số lượng sách tối đa bạn đọc được mượn:
Cán bộ, giảng viên, công nhân viên: 3 cuốn
Sinh viên, học viên: 2 cuốn
Sinh viên cần tuân thủ thời khóa biểu do phòng đào tạo quy định Đối với sách giáo trình, sinh viên phải nộp 25% giá bìa sách để thanh toán tiền khấu hao cho mỗi kỳ học, ngoại trừ cán bộ, giảng viên và công nhân viên.
Cán bộ, giảng viên, công nhân viên: không quá 7 cuốn
Th ờ i gian tr ả tài li ệ u
Sách giáo trình: Được mượn 150 ngày kể từ ngày làm thủ tục
Sách tham khảo: Được mượn 15 ngày từ ngày làm thủ tục
Quy trình m ượ n sách ở Trung tâm:
Bạn đọc tra cứu và viết thông tin về tài liệu cần mượn vào phiếu yêu cầu (xem hình 2.2)
Xuất trình thẻ thư viện, đưa phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện
Cán bộ thư viện lấy sách, làm thủ tục mượn cho bạn đọc sau đó giao sách cho bạn đọc
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
Mượn từ ngày:………đến ngày:……
Lưu ý: Nếu không trả sách đúng hạn, bạn đọc sẽ bị xử lý phạt theo quy định của Trung tâm
Hà Nội, ngày tháng năm
Chữ ký của sinh viên
Hình 2.2: Mẫu phiếu yêu cầu mượn sách
Độc giả có thể hỏi trực tiếp thủ thư về tài liệu cần tìm trong thư viện để nhận được câu trả lời nhanh chóng Nếu tài liệu yêu cầu không có sẵn hoặc đã được mượn, thủ thư sẽ gợi ý những tài liệu cùng môn loại Ngoài ra, độc giả có thể xem trước tài liệu để xác định xem đó có phải là tài liệu mình cần trước khi thực hiện thủ tục mượn.
Theo khảo sát tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT, 36% bạn đọc thường xuyên sử dụng dịch vụ mượn tài liệu, cho thấy đây là dịch vụ quan trọng được nhiều người ưa chuộng Để giúp bạn đọc theo dõi tình trạng mượn trả tài liệu mà không cần đến thư viện, Trung tâm đã cung cấp dịch vụ xem thông tin người dùng Để sử dụng tính năng này, bạn đọc cần thực hiện một số thao tác nhất định.
Truy cập vào OPAC của thư viện với địa chỉ:http://opac.uct.edu.vn/opac.
Chọn mục người dùng; nhập số thẻ và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống (xem thêm hình 2.3)
Hình 2.3: Giao diện người dùng
Để kiểm tra tình trạng mượn tài liệu, bạn hãy nhấp vào tab “Tình trạng mượn trả” để xem danh sách tài liệu đã mượn, thời hạn trả và tình trạng quá hạn Ngoài ra, bạn có thể thay đổi mật khẩu bằng cách chọn tab “Đổi mật khẩu” và làm theo hướng dẫn Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào tab “Ra khỏi mạng” để đăng xuất khỏi hệ thống.
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT cho phép người dùng tiếp cận thông tin mà không được mượn tài liệu về nhà Các tài liệu phục vụ tại chỗ bao gồm sách tham khảo, báo, tạp chí, luận án và nghiên cứu khoa học có giá trị cao và số lượng hạn chế Trung tâm tổ chức hai phòng đọc: phòng đọc sách tiếng Việt và phòng đọc sách ngoại văn theo hình thức kho mở, nơi độc giả có thể tự tìm kiếm và sử dụng tài liệu mà không cần viết phiếu yêu cầu Tài liệu được sắp xếp theo môn loại hoặc chủ đề, giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm Để sử dụng dịch vụ, bạn đọc cần xuất trình thẻ thư viện, không cho người khác mượn thẻ, chỉ mang một quyển vở vào ghi chép, và giữ trật tự trong phòng đọc Việc bảo vệ tài liệu và tài sản trong phòng là rất quan trọng.
Trung tâm hiện có hai phòng đọc với gần 500 chỗ ngồi, được trang bị đầy đủ hệ thống chiếu sáng, quạt và điều hòa, mang lại sự thoải mái cho người dùng Các giá sách được sắp xếp hợp lý theo tiêu chuẩn nghiệp vụ và đáp ứng các thông số kỹ thuật cần thiết Ngoài ra, hệ thống máy tính tra cứu trong các phòng giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả.
Theo thống kê của Trung tâm, trung bình mỗi ngày có khoảng 100 lượt bạn đọc sử dụng các phòng đọc, con số này tăng gấp 3 lần vào mùa thi Với không gian thoáng mát, sạch sẽ và tài liệu tham khảo phong phú, phòng đọc tự chọn của Trung tâm trở thành địa điểm lý tưởng cho việc học tập và giải trí Trong mùa thi, hai phòng đọc phục vụ hơn 300 lượt bạn đọc mỗi ngày, có những ngày không còn chỗ ngồi, đặc biệt là ở phòng đọc sách tiếng Việt tại tầng 5.
2.2.2 Dịch vụ đào tạo người dùng tin
Người dùng tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin tại thư viện, vừa là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin, vừa là người sáng tạo và xử lý thông tin Việc nâng cao trình độ và cung cấp kiến thức thông tin cho họ là cần thiết để sử dụng thư viện hiệu quả, từ đó phát triển hoạt động thông tin Mục tiêu của đào tạo người dùng tin là giúp họ nhận thức và diễn đạt nhu cầu tin, nắm vững kỹ năng tra cứu và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin hiệu quả, đồng thời có khả năng trở thành cộng tác viên cho thư viện Đào tạo người dùng tin được thực hiện theo nhóm và ở nhiều mức độ khác nhau trong các thư viện và cơ quan thông tin.
Mức độ cảm thụ: Cung cấp những hiểu biết chung
Mức độ định hướng cung cấp hướng dẫn tóm tắt về các nguồn và cách sử dụng chúng Đào tạo sơ cấp tổ chức các lớp ngắn hạn nhằm trang bị cho người dùng tin những kiến thức cần thiết về dịch vụ và phương tiện chuyển giao thông tin hiện đại Đào tạo chuyên sâu mang đến cho người dùng tin là cộng tác viên những hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực hoạt động của thư viện, giúp họ tham gia hiệu quả vào các dịch vụ thông tin cụ thể.
Nhiều độc giả lần đầu đến thư viện thường bỡ ngỡ với các sản phẩm và dịch vụ có sẵn cũng như cách thức hoạt động của thư viện Do đó, việc tổ chức các khóa đào tạo người dùng tin là cần thiết để giúp họ hiểu rõ hơn về thư viện và sử dụng hiệu quả các dịch vụ tại đây.
Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT nhận thức rõ vai trò của dịch vụ thư viện, vì vậy đã tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện dành cho sinh viên, đặc biệt là sinh viên năm nhất Các lớp học này là bắt buộc và diễn ra vào đầu năm học, nhằm giúp tân sinh viên làm quen với các hoạt động như đăng ký môn học và học tuần công tác chính trị Trong thời gian này, Trung tâm mở các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông tin có sẵn Lớp học thường được tổ chức tại phòng mượn tầng 5 trong vòng một tuần, với thời gian mỗi lớp kéo dài khoảng hai giờ và có hai cán bộ thư viện giàu kiến thức chuyên môn cùng kỹ năng giao tiếp tốt phụ trách hướng dẫn Trung tâm sẽ chia lớp dựa trên số lượng sinh viên từ phòng đào tạo và thông báo để các lớp có kế hoạch tham gia.
Trong những năm gần đây, Trung tâm đã nâng cao chất lượng đào tạo thông qua việc biên soạn nội dung hướng dẫn trên Powerpoint, giúp sinh viên dễ dàng theo dõi nhờ trang thiết bị máy chiếu hiện đại Cán bộ thư viện cũng trực tiếp thực hành trên máy tính, hướng dẫn sinh viên cách tra cứu tài liệu ngay tại lớp Bên cạnh đó, Trung tâm còn cung cấp tài liệu dạng văn bản để sinh viên có thể tìm hiểu thêm tại nhà.
Nội dung chương trình đào tạo: Với sinh viên năm nhất, chương trình đào tạo gồm 3 nội dung chính:
Nhận xét về sản phẩm và dịch vụ thông tin
Bài viết này nhằm mục đích tìm hiểu và đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT, từ đó đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng và phát triển hệ thống Tác giả đã thực hiện điều tra thông qua phiếu khảo sát, quan sát và phỏng vấn trực tiếp bạn đọc Dựa trên dữ liệu thu thập, tác giả tổng hợp và phân tích kết quả để đưa ra nhận xét về các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Trung tâm.
Sản phẩm được sử dụng nhiều nhất tại Trung tâm
Biểu đồ 2.1: Tỷ lệ sử dụng các sản phẩm thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
Chưa sử dụng loại nào CSDL toàn văn CSDL thư mục
Website của Trung tâm Thư mục thông báo sách mới
Biểu đồ cho thấy CSDL thư mục chiếm 38,1% lượt sử dụng, là sản phẩm quan trọng của Trung tâm và là cơ sở tra cứu Website thư viện đứng thứ hai với 27,3%, nhưng Trung tâm chưa có website riêng, chỉ có OPAC, dẫn đến nhầm lẫn giữa hai công cụ này Điều này chỉ ra rằng công tác đào tạo người dùng tin còn nhiều thiếu sót, chưa cung cấp đủ kiến thức cho sinh viên Thư mục thông báo sách mới thu hút 19,4% sinh viên, cho thấy họ đã bắt đầu quan tâm đến sách mới và coi Trung tâm là nguồn thông tin đáng tin cậy.
Có 6,8 % chọn đã sử dụng CSDL toàn văn Một điều đáng buồn là tỷ lệ bạn đọc chưa từng sử dụng bất cứ sản phẩm nào vẫn còn chiếm 8,4 %
Dịch vụ được sử dụng nhiều nhất
Kết quả khảo sát nhu cầu sử dụng dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT cho thấy, 21,3% sinh viên lựa chọn "Mượn tài liệu", 21,9% chọn "Đọc tại chỗ", 20,5% chọn "Đào tạo người dùng tin", 11,9% chọn "Hỏi đáp thông tin", 10,4% chọn "Tra cứu thông tin", 6,1% chọn "Sao chép in ấn tài liệu" và 7,9% chọn "Truy cập Internet" Biểu đồ dưới đây minh họa rõ nét các kết quả này.
Nhu cầu đọc tài liệu tại chỗ của sinh viên chiếm tỷ lệ cao nhất với 21,9%, cho thấy sự đầu tư lớn của thư viện vào dịch vụ này Dịch vụ mượn tài liệu đứng thứ hai với 21,3%, nhờ vào việc tiết kiệm chi phí cho sinh viên khi mượn tài liệu chuyên ngành Dịch vụ đào tạo người dùng tin cũng thu hút sự quan tâm với tỷ lệ 20,5%, cho thấy ý thức của bạn đọc trong việc tham gia các buổi hướng dẫn sử dụng thư viện Dịch vụ hỏi đáp thông tin và tra cứu thông tin gần như tương đương nhau với tỷ lệ lần lượt là 11,9% và 10,4% Cuối cùng, dịch vụ sao chép, in ấn chỉ chiếm 6,1% và truy cập Internet là 7,9% Đáng chú ý, tất cả bạn đọc khảo sát đều đã sử dụng ít nhất một dịch vụ, cho thấy tỷ lệ chưa sử dụng dịch vụ nào là 0%.
Biểu đồ 2.2: Tỷ lệ sử dụng các dịch vụ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải
Chưa sử dụng dịch vụ nào, nhưng có thể truy cập Internet để sao chép và in ấn tài liệu, tra cứu thông tin, và hỏi đáp thông tin Đào tạo NDT có thể được thực hiện qua việc đọc tại chỗ và mượn tài liệu.
Phương thức và phong cách phục vụ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ tại Trung tâm Kết quả khảo sát từ bạn đọc về cách phục vụ của cán bộ được thể hiện rõ ràng trong biểu đồ dưới đây.
Biểu đồ 2.3: Đánh giá của bạn đọc về cách phục vụ của cán bộ thư viện
Theo biểu đồ, có tới 84,8% bạn đọc đánh giá cách phục vụ của cán bộ tại Trung tâm là “Tạm được” và “Tương đối tốt”, trong khi chỉ 4,4% cho rằng là “Rất tốt” Điều này cho thấy cán bộ Trung tâm đã phần nào đáp ứng yêu cầu của bạn đọc và mang lại cảm giác thoải mái cho họ Tuy nhiên, vẫn còn 11,2% người cảm thấy thái độ phục vụ chưa tốt, chủ yếu do cán bộ thư viện có thái độ quá nghiêm khắc, tạo áp lực cho sinh viên và khiến họ cảm thấy ức chế, khó chịu khi đến học tập.
Nguồn thông tin về sản phẩm và dịch vụ thông tin
Biểu đồ 2.4: Nguồn thông tin về sản phẩm và dịch vụ thông tin
Nhiều người không hề biết đến thông tin quan trọng nào về sách, nhưng thông qua lớp hướng dẫn đầu năm, các buổi triển lãm sách, và sự giới thiệu trực tiếp từ cán bộ thư viện, thầy cô giáo, cũng như bạn bè, họ có thể khám phá và tiếp cận những nguồn tài liệu quý giá.
Biểu đồ cho thấy bạn đọc không biết thông tin về sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm do chưa tổ chức buổi triển lãm sách Điều này là nhược điểm cần khắc phục Bạn đọc chủ yếu tiếp nhận thông tin qua ba kênh: tự tìm hiểu (24,2%), bạn bè giới thiệu (31,8%) và lớp hướng dẫn sử dụng thư viện (18,8%) Đáng chú ý, 13,9% biết thông tin qua thầy cô giáo, cho thấy sự kết hợp giữa Trung tâm và giảng viên trong việc giới thiệu sản phẩm Tuy nhiên, vẫn còn 1,9% không biết thông tin nào về thư viện Trên cơ sở khảo sát tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT, tác giả đưa ra một số nhận xét.
Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHGTVT sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với tòa nhà 7 tầng, trong đó 4 tầng đang được sử dụng hiệu quả để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc Trung tâm được trang bị thang máy, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển của bạn đọc và vận chuyển tài liệu, giảm thiểu sức lao động.
Trung tâm hiện đang sử dụng phần mềm quản lý thư viện Ilib 4.0 do công ty CMC cung cấp, đây là một phần mềm nội địa phổ biến với nhiều phân hệ phù hợp cho việc quản lý thư viện Ngoài phần mềm quản trị tích hợp, Trung tâm còn áp dụng Ilib.Di để xây dựng và quản lý tài liệu điện tử, cùng với công nghệ RFID để định danh tài liệu Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ này vẫn còn hạn chế do chỉ được sử dụng trong kiểm soát tài liệu trong hệ thống kho mở và kiểm kê tài liệu.
Trung tâm sở hữu cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển đa dạng sản phẩm và dịch vụ thông tin theo hướng hiện đại hóa.
Sau nhiều năm hoạt động, một số trang thiết bị tại Trung tâm đã xuất hiện dấu hiệu hư hỏng và xuống cấp Để duy trì tuổi thọ của các thiết bị này, Trung tâm cần lập kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng hợp lý.
Trung tâm có 18 cán bộ, bao gồm 4 thạc sĩ và 8 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, cùng 6 cán bộ tốt nghiệp các chuyên ngành khác Tất cả cán bộ tại Trung tâm đều thể hiện tinh thần làm việc tích cực, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ và có thái độ phục vụ thân thiện.
Hầu hết các cán bộ tại đây thiếu kiến thức tin học, chỉ quen với việc soạn thảo văn bản và chưa thành thạo phần mềm thư viện Họ chỉ biết sử dụng một vài phân hệ phù hợp với nhiệm vụ của phòng mình, điều này tạo ra rào cản lớn cho Trung tâm trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin.
Các s ả n ph ẩ m và d ị ch v ụ thông tin
