Nghiên cứu công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại thư viện quốc gia việt nam giai đoạn 2000 2010

Một số bài báo như: “Về việc thực hiện chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm hiện nay” của tác giả Nguyễn Thế Đức, “Về chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm” của tác giả Từ Kính Đàm, “Công tác lưu chiểu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN

MÃ SỐ : 60.32.20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS LÊ VĂN VIẾT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

HÀ NỘI – 2011

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới Tiến sĩ Lê Văn Viết, người lãnh đạo đồng thời là người thầy tâm huyết đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo tham gia giảng dạy lớp cao học 2009-2011; các thầy, cô khoa Sau đại học trường Đại học Văn hóa Hà Nội; các đồng nghiệp Thư viện Quốc gia Việt Nam đặc biệt là các đồng nghiệp thuộc phòng lưu chiểu, đã cung cấp số liệu, chia sẻ kinh nghiệm và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu có hạn cũng như những hạn chế của bản thân nên luận văn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tác giả rất mong tiếp tục nhận được sự đóng góp của các thầy giáo, cô giáo và đồng nghiệp

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2011

Học viên

Đỗ Thị Thu Hiền

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển 10

1.2.1.2 Nội dung công tác lưu chiểu 18

1.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu 20 1.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu chiểu 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM TẠI

THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2000-2010 31 2.1 Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu 31

2.1.4 Các xuất bản phẩm khác 45 2.2 Xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiểu 47 2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia 55 2.4 Công tác tổ chức bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt 59

Nam giai đoạn 2000-2010

2.4.1 Tổ chức kho tài liệu lưu chiểu 59

2.4.2 Bảo quản tài liệu lưu chiểu 64 2.5 Đánh giá hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam giai đoạn 2000-2010 67

2.5.1 Công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu 67

2.5.2 Công tác xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia 72

2.5.3 Công tác bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu 75 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU CHIỂU XUẤT

BẢN PHẨM TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 78 3.1 Nhóm giải pháp đối với công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu 78

3.1.1 Hoàn thiện các văn bản pháp luật về lưu chiểu xuất bản phẩm 78

3.1.2 Nâng cao tầm nhận thức của việc nộp xuất bản phẩm lưu chiểu 82

3.1.3 Áp dụng các biện pháp tích cực để thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu có hiệu

3.2 Nhóm giải pháp về xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia 86

3.2.1 Thống nhất về modul quản lý các xuất bản phẩm lưu chiểu 86

3.2.2 Nâng cao chất lượng biên soạn Thư mục Quốc gia 87 3.3 Nhóm giải pháp đối với công tác bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu 89

3.3.1 Đảm bảo các điều kiện bảo quản 89

3.3.2 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản 93 3.4 Xây dựng đội ngũ cán bộ 94

TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CIP Cataloging in Publication: Biên mục tại nguồn

CONSAL Congress of Southeast Asian Library: Đại hội cán bộ Thư viện các nước Đông Nam

Á

ĐH&SĐH Đại học và Sau Đại học

IFLA International Federation of Library Associations: Hiệp hội quốc tế các Hội và cơ

quan Thư viện

ISBD International Standard Bibliographic Description: Mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế

ISBN International Standard Book number: Chỉ số sách theo chuẩn quốc tế

MARC 21 Machine - Readable Cataloguing 21st: Khổ mẫu biên mục đọc bằng máy phiên bản 21

TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Thực hiện chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm là một vấn đề hết sức quan trọng mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều quan tâm Đây chính là cơ sở để chúng ta xây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ sở tiến hành thống kê toàn bộ xuất bản phẩm đất nước, biên soạn Thư mục Quốc gia, cung cấp thông tin kịp thời về các sản phẩm trí tuệ của dân tộc, phản ảnh bức tranh toàn cảnh về tình hình xuất bản phẩm của đất nước giúp cho các thư viện bổ sung tài liệu được đầy

đủ, phù hợp hơn cũng như tạo cơ sở để trao đổi thông tin, tài liệu với các nước khác

Có thể nói: Xây dựng kho tàng thư tịch văn hoá dân tộc đã thực sự trở thành chức năng hàng đầu của công tác lưu chiểu Cũng như nhiều thư viện quốc gia trên thế giới, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Nhà nước giao nhiệm vụ thu nhận, bảo quản xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam,

đảm nhận vai trò to lớn: “Tàng trữ đời đời xuất bản phẩm đất nước”, thực hiện nhiệm vụ xây dựng kho

tàng thư tịch văn hoá dân tộc Tại điều 17, Pháp lệnh thư viện chỉ rõ: Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước được thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định, xây dựng, bảo quản lâu đời kho tàng xuất bản phẩm dân tộc

Ở Việt Nam vấn đề thu nhận, tàng trữ, bảo quản xuất bản phẩm là chức năng chung của mỗi thư viện Nhưng tàng trữ đầy đủ, bảo quản đời đời toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước thì chỉ có ở Thư viện Quốc gia Công tác này được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểu với bề dày lịch sử gần một thế kỷ, bắt đầu từ Nghị định năm 1922 do toàn quyền Pháp ở Đông Dương ban hành Đặc biệt ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, mặc dù bận trăm công ngàn việc, nhưng chủ tịch Hồ Chi Minh cũng đã quan tâm và kí Sắc lệnh 18 về chế độ lưu chiểu (ngày 31 tháng 1 năm 1946) Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá trong Sắc lệnh đây “là việc làm cần thiết cho quốc gia về phương diện văn hoá”

Trong những năm vừa qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành nhiều hoạt động nhằm thu nhận đầy đủ nhất và bảo quản tốt nhất các xuất bản phẩm đã nhận Tuy nhiên công tác lưu chiểu vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết Thực tế tình hình thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu cũng như công tác bảo quản kho tàng thư tịch quý báu của dân tộc đã làm trăn trở biết bao thế hệ những người làm công tác tại Thư viện Quốc gia nói riêng và của nước ta nói chung Vì lý do trên tôi chọn

vấn đề: “Nghiên cứu công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn

2000-2010” làm đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Khoa học Thông tin - Thư viện của mình

2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Có thể khẳng định đây là một đề tài rất quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong việc bảo tồn nền văn hoá phi vật thể quý giá - niềm tự hào dân tộc Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này vẫn chưa thực sự được xem xét một cách sâu sắc và mang lại hiệu quả cao

Năm 1997 có luận văn của Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Hiền: “Nâng cao chất lượng công tác lưu chiểu xuất bản phẩm ở Thư viện Quốc gia trong giai đoạn hiện nay” Tác giả tập trung phân tích, đánh giá các văn bản pháp luật về chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm, khảo sát công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia

và nêu lên phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu chiểu Tuy nhiên từ đó đến nay đã hơn chục năm, Nhà nước ta đã ban hành thêm những văn bản mới quy định rõ hơn về chế độ lưu chiểu và thực tế đây là một vấn đề hết sức cấp thiết cho kho tàng văn hoá nước nhà

Một số bài báo như: “Về việc thực hiện chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm hiện nay” của tác giả Nguyễn Thế Đức, “Về chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm” của tác giả Từ Kính Đàm, “Công tác lưu chiểu, thành tựu và bài học” tác giả Võ Quang Uẩn, “Thực tiễn công tác lưu chiểu của các nước trên thế giới” tác giả Lê Văn Viết… tuy nhiên các bài viết chỉ ở mức độ khảo sát, nêu ra những hiện trạng, nhận định chung chung, chưa đánh giá, hệ thống hoá rõ về công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Đặc biệt trong năm 2003,Vụ Thư viện đã phối hợp với Cục Xuất bản tổ chức hội thảo khoa học

“Mối quan hệ giữa ngành xuất bản và ngành thư viện trong cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam” trong đó Phó Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Kiều Văn Hốt có bài bài tham luận “Công tác nhận lưu chiểu sách của Thư viện Quốc gia Việt Nam” Tác giả nêu ra thực trạng, những khó khăn trong công tác thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, chỉ ra mối quan hệ giữa ngành thư viện và ngành xuất bản đồng thời đưa ra một số kiến nghị nhằm mục đích thu nhận đầy đủ hơn các xuất bản phẩm lưu chiểu sách tại Thư viện Quốc gia Trên thực tế chưa có một luận văn nào đề cập cụ thể, đưa ra những nhận định, so sánh, đánh giá sát đáng về tình hình lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, cũng như công tác tổ chức, bảo quản kho tàng văn hoá quý giá của dân tộc

Bản luận văn này sẽ đi sâu phân tích thực trạng công tác lưu chiểu xuất bản phẩm trong giai đoạn 2000 - 2010 và đưa ra những nhận định, đánh giá cũng như các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn công tác này trong thời gian tới

3 MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

3.1 Mục đích

- Nghiên cứu hiện trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

4 ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU

4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Đề tài chú trọng tới việc thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu Xử lý kỹ thuật các xuất bản phẩm lưu chiểu - biên soạn Thư mục Quốc gia Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn 2000 - 2010

5 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

5.1 Phương pháp luận

- Vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Duy vật lịch sử

- Dựa trên các quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác thư mục, xuất bản nói chung và công tác lưu chiểu xuất bản phẩm nói riêng để lý giải tầm quan trọng của công tác này và phương hướng phát triển

5.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp thống kê, so sánh các số liệu;

- Phương pháp quan sát thực tế;

- Phương pháp ý kiến chuyên gia

6 ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN

6.1 Về mặt lý luận

- Khẳng định vai trò của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Tổng kết bước đầu những kinh nghiệm trong công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

6.2 Về mặt thực tiễn

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu nhận, xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiểu, biên soạn Thư mục Quốc gia cũng như phương hướng nhằm bảo quản tốt hơn nữa kho tàng văn hoá dân tộc

- Là tài liệu tham khảo về công tác lưu chiểu xuất bản phẩm cho các nhà nghiên cứu, sinh viên các trường cao đẳng, đại học ngành thư viện

7 BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục và Danh mục tài liệu tham khảo, Nội dung của luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm

Chương 2: Thực trạng công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn

2000-2010

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

CHƯƠNG 1

THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM VỚI CÔNG TÁC

LƯU CHIỂU XUẤT BẢN PHẨM

1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương, sau này quen gọi Thư viện Trung ương trực thuộc Nha Lưu trữ, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của Toàn quyền Pháp tại Đông Dương Sau một thời gian chuẩn bị Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919 Đến năm 1935, thư viện đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (tên nhà toàn quyền Đông Dương)

Cách mạng Tháng Tám 1945 thành công thư viện mang tên Quốc gia Thư viện Từ 1946, khi Pháp chiếm lại Hà Nội, thư viện lấy tên cũ là Thư viện Trung Ương Năm 1953 do sát nhập với Viện Đại học đổi tên thành Tổng Thư viện Từ ngày 29/6/1957, Thủ tướng chính phủ cho phép lấy tên là Thư viện Quốc gia như hiện nay

Là Thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất cả nước, là thư viện trọng điểm của hệ thống thư viện công cộng thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Thư viện Quốc gia có vốn sách, báo, tài liệu lớn và phong phú nhất trong cả nước, trên 1,5 triệu bản

Đối tượng phục vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam là công dân Việt Nam có chứng minh thư nhân dân và công dân nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ Hàng năm Thư viện Quốc gia Việt Nam cấp khoảng 20.000 thẻ bạn đọc, phục vụ gần 2.000 lượt bạn đọc/ngày tại thư viện và trên 2.500 lượt bạn đọc/ngày truy cập trực tuyến trên trang Web của thư viện

Phát triển theo hướng hiện đại, áp dụng công nghệ thông tin từ những năm 80, Thư viện Quốc gia

đã và đang xây dựng được nguồn lực thông tin điện tử đa dạng, phong phú, đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc cả nước; tiến tới xây dựng, hoàn thiện và phát triển theo hình thức thư viện điện tử, thư viện số

Hiện nay, Thư viện Quốc gia Việt Nam đang là thành viên chính thức của Hiệp hội quốc tế các Hội

và cơ quan thư viện (IFLA - International Federation of Library Associations); của Đại hội cán bộ thư viện các nước Đông Nam Á (CONSAL - Congress of Southeast Asian Library); là chi nhánh của thư viện

Liên Hợp Quốc; có quan hệ trao đổi với hơn 100 thư viện, cơ quan khoa học của hơn 30 quốc gia trên thế giới

Với những đóng góp to lớn cho nền văn hoá, khoa học, giáo dục, kinh tế của nước nhà nên Thư viện Quốc gia Việt Nam đã được Đảng và Nhà nước trao tặng nhiều phần thưởng cao quý: 3 Huân chương Lao động và năm 2002 được tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Ba, năm 2007 được tặng Huân chương Độc lập hạng Hai Đây là phần thưởng quý báu ghi nhận những hy sinh, đóng góp âm thầm của các thế hệ người công tác tại thư viện; đồng thời là nguồn cổ vũ, động viên cán bộ, công chức đã, đang và sẽ làm việc tại thư viện chủ động, sáng tạo hơn, phục vụ có hiệu quả hơn nữa các mục tiêu phát triển của đất nước, của Cách mạng

Trải qua một chặng đường dài ngót một thế kỷ xây dựng và trưởng thành, đến nay thư viện rất tự hào khi nhìn lại chặng đường đi qua, tuy có nhiều thăng trầm, khó khăn nhưng thư viện đã vượt qua, ngày càng lớn mạnh và phát triển không ngừng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong từng giai đoạn lịch sử

Khi mới thành lập, Thư viện dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương

có trách nhiệm thu thập đầy đủ các sách, báo của Đông Dương; thực hiện việc thanh tra định kỳ các kho lưu trữ và thư viện công cộng địa phương; tổ chức, sắp xếp các thư viện công cộng theo những quy định thống nhất; cung cấp các bản thư mục cho các thư viện để mua tài liệu; xem xét lại cơ cấu tổ chức của các thư viện công cộng

Giai đoạn từ tháng 10/1954 đến tháng 4/1975, Thư viện Quốc gia Việt Nam ngoài chức năng truyền thống là thu nhận lưu chiểu, phục vụ quảng đại nhân dân, biên soạn thư mục còn thực hiện một số chức năng mới như: xây dựng nền thư viện học, thư mục học của Việt Nam, cùng một số thư viện lớn thực hiện việc trao đổi sách báo, thư mục, tổ chức việc mượn và cho mượn sách quốc tế

Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống nhất đất nước, thư viện thực hiện chức năng theo Quyết định số 401/TTg ngày 09/10/1976 của Thủ tướng Chính phủ, rồi quyết định số 579/TC-QĐ ngày 17/03/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa -Thông tin

Hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam đang thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định tại điều 17 của Pháp lệnh Thư viện được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 28/12/2000 Cụ thể là:

- Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu người đọc;

- Thu thập các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định: xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc; biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia và Tổng thư mục Việt Nam;

- Tổ chức phục vụ các đối tượng người đọc theo quy chế của thư viện;

- Hợp tác, trao đổi tài liệu với các thư viện trong nước và ngoài nước;

- Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thư viện;

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hóa-Thông tin nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Cũng như nhiều quốc gia khác trên thế giới, Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhà nước giao nhiệm vụ thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm trên toàn lãnh thổ Việt Nam đảm nhận vai trò to lớn

"tàng trữ đời đời các xuất bản phẩm dân tộc" Đây cũng là một vấn đề sẽ được tác giả đề cập khá rõ trong bản luận văn này

loại-Bảng 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam

Trên thực tế mỗi bộ phận, mỗi phòng ban lại có những quy định về chức năng, nhiệm vụ riêng Các chức năng đó phải có sự gắn kết, có mối quan hệ mật thiết với nhau để tạo nên chu trình đường đi của tài liệu một cách hợp lý, có hiệu quả Cụ thể từ khâu đầu vào là bộ phận lưu chiểu, bổ sung tiếp đó là khâu xử lý, lưu trữ và bảo quản cuối cùng là tìm và phổ biến thông tin

Giới hạn của luận văn này nghiên cứu về công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, tác giả xin nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Lưu chiểu để tiện theo dõi

Chức năng

Xây dựng kế hoạch bảo tồn và phát triển vốn tài liệu của dân tộc bằng việc theo dõi, nhắc nhở các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quan thông tấn báo chí nộp đầy đủ các ấn phẩm xuất bản trên phạm vi

cả nước

Nhiệm vụ

1 Thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu theo luật định về công tác lưu chiểu; thu nhận luận

án Tiến sĩ theo qui định của Nhà nước;

2 Phối hợp với các cơ quan quản lý xuất bản, các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách, báo nhằm nắm vững kế hoạch xuất bản, số lượng xuất bản phẩm hàng năm, để tìm biện pháp thu nhận đầy đủ nhất về các xuất bản phẩm trong nước;

3 Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho Lưu chiểu;

4 Thực hiện chế độ theo dõi, kiểm kê, đối chiếu số lượng ấn phẩm nộp lưu chiểu;

5 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia tháng, Thư mục Quốc gia năm;

6 Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được phân công;

7 Quản lý nhân lực, bảo quản giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thuộc phạm vi phòng quản lý;

8 Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền 1.2 Những vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm

1.2.1 Những vấn đề lý luận

1.2.1.1 Khái niệm

Lưu chiểu (Legal deposit) là công việc nạp bản để xin bản quyền tác giả, một hay nhiều bản của một ấn phẩm cần phải nộp cho cơ quan chuyên về bản quyền tác giả như là sở nạp bản (sở lưu chiểu) hoặc nộp cho những thư viện được chỉ định [7,tr.116]

Bản lưu chiểu (Deposit copy) là một bản miễn phí của một ấn phẩm mới được gửi đến cơ quan phụ trách về bản quyền hay các thư viện đã chỉ định theo các điều khoản của Luật Quốc gia về bản quyền [7,tr.62]

Hay nói cách khác, Bản lưu chiểu xuất bản phẩm là bản của mỗi xuất bản phẩm của đất nước mà mỗi nhà xuất bản, nhà in hay cơ quan đứng ra xuất bản bắt buộc phải nộp cho các cơ quan quản lý xuất bản, các thư viện lớn, được quy định chặt chẽ bằng các văn bản pháp luật của nhà nước

Thực tiễn trên thế giới tồn tại hai loại bản lưu chiểu

* Bản lưu chiểu không mất tiền: là bản của mỗi xuất bản phẩm dân tộc được gửi không thu tiền

tới các cơ quan thông tin và các thư viện lớn theo một văn bản pháp luật lớn của Chính phủ

* Bản lưu chiểu mất tiền: là bản của các xuất bản phẩm bắt buộc gửi tới các thư viện lớn của đất

nước theo hình thức trả tiền (chuyển khoản) Phân biệt bản lưu chiểu mất tiền đầy đủ (các ấn phẩm về tất

cả các môn loại tri thức) và không đầy đủ (các ấn phẩm về từng môn loại tri thức riêng biệt) Hình thức này chỉ yếu áp dụng ở các thư viện lớn

Ở Việt Nam, Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhận bản lưu chiểu không mất tiền nhằm thống kê

toàn bộ xuất bản phẩm đất nước, biên soạn Thư mục Quốc gia, xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng thư tịch văn hoá dân tộc

Điều 21 của Nghị định 79/CP đề cập đến chế độ nộp lưu chiểu đã chỉ rõ hai loại nộp lưu chiểu:

- Nộp lưu chiểu cho các cơ quan quản lý xuất bản như Cục Xuất bản, Vụ Quản lý nhà nước về báo chí để kiểm tra nhằm đảm bảo trật tự pháp luật, quyền tự do ngôn luận, tự do sáng tác, bảo đảm quyền tác giả

- Nộp lưu chiểu cho Thư viện Quốc gia Việt Nam để tiến hành công tác thống kê xuất bản phẩm quốc gia, biên soạn Thư mục Quốc gia và các bản thông tin thư mục chuyên đề, tàng trữ cho các thế hệ sau vốn di sản văn hoá chữ viết của dân tộc, của đất nước và bổ sung hoàn chỉnh vốn tài liệu cho các thư viện đó

Theo phạm vi địa lý :

- Lưu chiểu Trung ương: được nộp cho Thư viện Quốc gia, là cơ quan duy nhất được Nhà nước

giao nhiệm vụ thu nhận toàn bộ các xuất bản phẩm của đất nước, tổ chức bảo quản lâu dài kho tàng văn hóa dân tộc

- Lưu chiểu Địa phương: được nộp cho các Sở Văn hóa Thông tin, sau đó Sở giao cho các thư

viện tỉnh, thành phố để xây dựng vốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu và phát triển kinh tế xã hội ở địa phương

Ngoài ra còn có lưu chiểu nội bộ: các trường đại học ra quyết định lưu chiểu các xuất bản phẩm, công trình nghiên cứu của giảng viên, sinh viên của trường tại thư viện trường

1.2.1.2 Nội dung công tác lưu chiểu

Công tác lưu chiểu được thực hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam gồm có 4 khâu công đoạn chính:

- Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu;

Dựa trên cơ sở pháp lý được Nhà nước quy định về chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm, Thư viện Quốc gia tiến hành thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam Toàn bộ sách, báo, tạp chí, các xuất bản phẩm khác được in ấn, xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam đều phải nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Các Luận án tiến sĩ của công dân Việt bảo vệ trong và ngoài nước, người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam cũng phải nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu;

Với những xuất bản phẩm đã thu nhận, công việc tiếp theo là xử lý các xuất bản phẩm lưu chiểu (số lưu chiểu, định ký hiệu kho, đóng dấu, in dán nhãn, ) Dựa trên các dữ liệu xử lý cán bộ lưu chiểu có thể theo dõi tình hình thu nhận và làm các báo cáo định kỳ

- Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia;

Sản phẩm đầu tiên của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là các bản Thư mục Quốc gia Các xuất bản phẩm sau khi được thu nhận sẽ qua khâu xử lý (hình thức, nội dung) Trên cơ sở các dữ liệu xử lý đó, cán bộ lưu chiểu sẽ sắp xếp, biên soạn và in Thư mục Quốc gia Bên cạnh các bản Thư mục Quốc gia năm được in định kỳ vào quý II của năm sau, hàng tháng Thư viện Quốc gia cũng cung cấp các bản Thư mục Quốc gia tháng để mọi người kịp thời theo dõi cập nhật thông tin Sản phẩm thư mục thường được công

bố cập nhật trên trang web của thư viện (nlv.gov.vn)

- Tổ chức, bảo quản kho tài liệu lưu chiểu

Toàn bộ các xuất bản phẩm nhận lưu chiểu, sau khi được xử lý sơ bộ, một bản sẽ được đưa vào lưu trữ, bảo quản lâu dài tại kho lưu chiểu, số còn lại được xử lý chi tiết nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc

Tổ chức bảo quản kho lưu chiểu là việc làm tất yếu của công tác này, đây là kết quả chính của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm mà Nhà nước giao phó cho Thư viện Quốc gia Việt Nam

Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm muốn thực hiện tốt phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:

Có cơ sở pháp lý chặt chẽ sẽ đảm bảo cho việc thu nhận cũng như bảo quản tài liệu lưu chiểu được tốt hơn

Yếu tố con người, nhất là đội ngũ lãnh đạo các Nhà xuất bản, Tòa soạn báo chí đóng góp phần quyết định cho việc chấp hành quy định chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm của đất nước

Nhiều tài liệu đắt tiền, giá giấy cao và sức mua thấp mà phải nộp số bản lớn, đã phần nào ảnh hưởng tới kinh tế khi phải thực hiện chế độ lưu chiểu của các Nhà xuất bản

Những yếu tố khách quan do đường xa, quên đặc biệt đối với ấn phẩm định kỳ phải gửi thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần ), ít nhiều gây khó khăn cho việc thu nhận lưu chiểu

Trong công tác bảo quản một số yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu trong kho như:

- Điều kiện môi trường: do sự thay đổi của nhiệt độ ở nước ta (nóng, ẩm), ánh sáng, bụi

- Cơ sở vật chất: Hệ thống nhà kho không đảm bảo, diện tích không gian kho chứa tài liệu chật chội; các giá kệ dùng để sắp xếp tài liệu trong kho chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của việc bảo quản các loại hình tài liệu khác nhau; hệ thống phòng chống cháy nổ, điều hòa không khí được trang bị trong kho

- Sự phá hoại của vi sinh vật, côn trùng và động vật: nấm mốc, mối mọt, côn trùng, động vật phát triển hủy hoại chất lượng tài liệu

- Sự lão hóa của tài liệu: Qua thời gian, do chất lượng giấy, mực in kém, do tác động bởi phản ứng hóa học của các thành phần tạo nên nó và sự nhạy cảm với điều kiện môi trường luôn thay đổi nên chất lượng của tài liệu cũng dần bị hủy hoại

- Yếu tố con người cũng hết sức quan trọng tác động ít nhiều tới tuổi thọ của vốn tài liệu Việc tuân thủ không đúng quy trình bảo quản của cán bộ làm công tác bảo quản là nguyên nhân gây hủy hoại và mất mát tài liệu

1.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu

Lưu chiểu với đúng nghĩa của nó chính là sách của các Quốc gia độc lập, nó quy định đối với mỗi xuất bản phẩm khi đưa ra phát hành đều phải nộp một số lượng bản nhất định cho các cơ quan được Nhà nước uỷ quyền

Để thống kê, quản lý, lưu giữ khối lượng xuất bản phẩm ngày càng tăng, việc ban hành các văn bản mang tính pháp luật về chế độ lưu chiểu là điều cần thiết Tuỳ theo mức độ quan tâm của mỗi nước, tuỳ theo từng thời kỳ khác nhau phụ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền văn hoá, văn minh nói chung và sự nghiệp xuất bản phẩm nói riêng của các nước mà người ta ban hành các văn bản nộp lưu chiểu dưới dạng đạo luật, sắc lệnh hay nghị định

Trên thế giới, Pháp là quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm vào năm 1537 Tiếp sau đó hầu hết các nước như Nga, Anh, Đức, Thụy Điển, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapor… cũng đã ra các quy định về lưu chiểu xuất bản phẩm Nhìn chung, thư viện quốc gia của các nước đều đảm nhận công việc này, coi đây là nguồn bổ sung chủ yếu vốn tài liệu của mình

Ở Việt Nam, dưới thời Pháp thuộc, Toàn quyền Đông Dương Pháp đã ban hành Sắc lệnh lưu chiểu ngày 31/1/1922, quy định các nhà xuất bản, nhà in trên toàn cõi Đông Dương phải nộp lưu chiểu cho Thư viện Trung ương với hình thức không phải trả tiền Sắc lệnh mang ý nghĩa quan trọng, là văn bản đầu tiên về việc

áp dụng chế độ lưu chiểu tại Việt Nam Theo nhận định của nguyên Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Nguyễn Thế Đức:

Cũng nhờ chế độ lưu chiểu ở Đông Dương từ năm 1922 mà Thư viện Trung ương thời đó tức Thư viện Quốc gia Việt Nam từ năm 1957 là thư viện duy nhất trên thế giới cùng với Thư viện Quốc gia Pari - Pháp có được bộ sưu tập đầy đủ nhất về tất cả các ấn phẩm của Đông Dương, nguồn tư liệu trở nên vô cùng quý hiếm để nghiên cứu Đông Dương về mọi mặt [6,tr.1]

Để ngăn chặn những sách báo mang tư tưởng tiến bộ, việc kiểm duyệt của thực dân Pháp càng gắt gao hơn thông qua việc ban hành “Chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm” vào những năm 1945, 1946 Cụ thể: Ngày 29/01/1945, Toàn quyền Đông Dương ban hành nghị định quy định lại chế độ lưu chiểu, chính thức lấy tên là “Sở quản lý nạp bản lưu chiểu” Cơ quan này đặt dưới quyền điều hành của giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương

Nghị định nêu rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của sở quản lý nạp bản lưu chiểu - được quyền nhận các bản lưu chiểu nộp tại địa phương, giữ một bản để lập phiếu thư mục cho bộ sưu tập xuất bản phẩm địa phương và gửi những bản còn lại về Ban giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương Sau khi tái chiếm Đông Dương, thực dân Pháp đã khôi phục Nha lưu trữ và thư viện, đồng thời tiến hành chế độ lưu chiểu theo sắc lệnh ngày 17/7/1946 của Thủ tướng Bidauld về điều kiện nạp bản tại các lãnh thổ hải ngoại

Ngày 12/10/1946, Cao uỷ Pháp Bollaert tại Đông Dương ký nghị định thành lập Ty nạp bản trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện của Cao uỷ với nhiệm vụ thu thập các xuất bản phẩm, phim và đĩa hát của 5 xứ Đông Dương gửi về Pháp

Các văn bản trên quy định tất cả các xuất bản phẩm trước khi phát hành, bán, cho thuê, phát không hoặc nhượng quyền xuất bản đều phải nộp lưu chiểu: sách, báo, ấn, hoạ, địa đồ, bưu thiếp, bưu phẩm, nhiếp ảnh phẩm, phim chiếu bóng, đĩa hát

Sau Hiệp định Genevơ (1954) chế độ lưu chiểu do thực dân Pháp ban hành vẫn được thực hiện

ở Miền Nam Việt Nam từ thời điểm này cho tới năm 1961 Khi Ngô Đình Diệm củng cố được quyền lực của mình, ngày 10/10/1961, Tổng thống Ngụy quyền Sài Gòn đã ký sắc lệnh số 207-GD quy định chế độ nạp bản mới

Tiếp đó chính quyền Ngụy lại ký sắc lệnh 181-GD ngày 22/4/1964 thay thế một số điều trong sắc lệnh ngày 10/10/1961 về số lượng bản phải nộp lưu chiểu (tuỳ theo số lượng bản được xuất bản của mỗi tên sách) Văn bản thứ 3 của ngụy quyền Sài Gòn là ban hành luật số 014-73 vào ngày 30/11/1973 Nhận thấy rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, ngày 31/1/1946 Chủ tịch

Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh 18 đặt thể lệ lưu chiểu văn hoá phẩm cho nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Sắc lệnh gồm 6 chương 19 điều quy định tất cả các văn hoá phẩm in dù bán hay không, phát hành rộng rãi hay chỉ lưu hành nội bộ đều phải nộp lưu chiểu cho Nhà nước Sắc lệnh còn chỉ rõ cụ thể số lượng bản phải nộp (10 bản); thời hạn nộp; các hình thức phạt đối với các nhà in, nhà xuất bản không làm đúng nghĩa vụ lưu chiểu

Có thể nói Sắc lệnh 18 là cơ sở pháp lý cho chính quyền cách mạng thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm, nó thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với việc bảo tồn nền văn hoá dân tộc Đặc biệt văn bản còn thể hiện tính pháp luật của nhà nước mặc dù Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà lúc bấy giờ còn rất non trẻ Với sắc lệnh này từ 1946, nhất là từ tháng 10/1954 đến nay, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã thu thập được nhiều ấn phẩm làm cho kho tài liệu dân tộc ngày càng phong phú và có giá trị nghiên cứu rất lớn, phản ánh bước tiến của dân tộc trong lĩnh vực văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật

Năm 1954, miền Bắc hoàn toàn giải phóng Đảng, Chính phủ đã lãnh đạo nhân dân xây dựng chủ nghĩa xã hội Chúng ta đã nhanh chóng hàn gắn những vết thương chiến tranh, khôi phục, phát triển kinh

tế và đã đạt được những thành tựu to lớn trên mọi lĩnh vực

Để có được bộ sưu tập quý giá như hiện nay, cùng với Sắc lệnh 18 Nhà nước ta còn ban hành nhiều văn bản bổ sung để công tác lưu chiểu được hoàn thiện Cụ thể:

- Luật số 002/ST-102 ngày 20/5/1957 và Nghị định của Thủ tướng Chính phủ số 298-Ttg ngày 9/7/1957 quy định về chế độ báo chí

- Sắc luật số 003 ngày 18/06/1957 về quyền tự do xuất bản, quy định về chế độ xuất bản

- Nghị định 275-Ttg của Thủ tướng Chính phủ ngày 24/6/1957 quy định chi tiết thi hành Sắc luật

003 Nghị định nêu rõ về thể lệ nộp lưu chiểu theo chế độ xuất bản

Bộ Văn hoá thông tin cũng ban hành nhiều văn bản hướng dẫn thi hành chế độ lưu chiểu:

- Chỉ thị 559 VH-CT ngày 16/6/1957 “Về việc nộp lưu chiểu văn hoá phẩm”, trong đó giao trách nhiệm cho các sở, ty văn hoá nhắc nhở, đôn đốc các nhà xuất bản, nhà in chấp hành đầy đủ Sắc lệnh 18

- Quyết định số 570/VH ngày 24/10/1961 và thông tư số 67/VH-TT ngày 11/3/1963 quy định chi tiết và hướng dẫn việc thi hành chế độ nộp lưu chiểu xuất bản phẩm

Dựa trên Sắc lệnh 18, Sắc luật số 002 &003, Nghị định 275, Chỉ thị 559, Quyết định 570 và Thông

tư 67, Bộ Văn hoá Thông tin đã ra Thông tư 83 - VHTT/VP hướng dẫn thi hành các luật lệ về nộp lưu

chiểu văn hoá phẩm Thông tư nêu rõ tầm quan trọng, mục đích của việc nộp lưu chiểu văn hoá phẩm, quy định các cơ quan nhận lưu chiểu (trung ương, địa phương), các loại hình văn hoá phẩm phải nộp lưu chiểu, đối tượng phải nộp và thủ tục nộp lưu chiểu

Cùng với các văn bản về lưu chiểu văn hoá phẩm, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định 401-TTG ngày 9/10/1976 nêu rõ “Về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam” trong

đó khẳng định nhiệm vụ quan trọng mà Thư viện Quốc gia phải thực hiện là xây dựng bảo quản kho tàng văn hoá dân tộc trên cơ sở nhận bản lưu chiểu

Nhìn chung các văn bản trên đã được thực hiện tương đối tốt trong thời kỳ bao cấp vì thời gian này

số lượng các nhà xuất bản, nhà in còn ít lại có các cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý chặt chẽ nên rất tôn trọng pháp luật về lưu chiểu Mặt khác, các cơ quan này chưa đi vào hạch toán kinh doanh, giá thành sản xuất không cao, số lượng bản in ra cho mỗi ấn phẩm lớn

Nhưng từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, Sắc lệnh 18 cũng như các văn bản của nhà nước đã ban hành ở một chừng mực nào đó không còn phù hợp, khó thực hiện trên thực tế Chẳng hạn Sắc lệnh 18 ban hành cách đây 65 năm, thế hệ ngày nay nhiều người không biết đến, nhất

là ở các tỉnh phía Nam vì dưới thời Ngụy quyền Sài Gòn áp dụng một chế độ lưu chiểu riêng Một đặc điểm nữa là: Trong Sắc lệnh 18 quy định mỗi tên ấn phẩm phát hành phải nộp cho Phòng Lưu chiểu, Thư viện Quốc gia 8 bản Đó là một gánh nặng trong điều kiện hạch toán kinh doanh của các nhà xuất bản, đặc biệt các xuất bản phẩm có giá trị tới hàng trăm nghìn lại in nhiều bộ nhiều tập (từ điển, bách khoa thư, tổng tập văn học ) Do vậy, nhiều trường hợp nhà xuất bản cố ý không nộp lưu chiểu hoặc nộp chiếu lệ không đầy đủ số bản, mượn cớ là không rõ quy định

Đứng trước tình hình đó, để tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực xuất bản, đảm bảo bản quyền sáng tạo, tự do ngôn luận của nhân dân, đảm bảo lưu chiểu văn hoá - di sản của đất nước, việc ban hành Luật Xuất bản và quy định chặt chẽ trong việc giao nộp lưu chiểu là một đòi hỏi cấp bách

Ngày 19/7/1993, Chủ tịch nước đã công bố “Luật Xuất bản” Tiếp theo đó là nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tướng Võ Văn Kiệt ký “Quy định chi tiết thi hành Luật Xuất bản” Ngày 3/12/2004 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ 6 đã thông qua Luật Xuất bản và được Chủ tịch nước ký lệnh công bố số 26 ngày 14/12/2004 Luật Xuất bản sửa đổi có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2005, bao gồm 5 chương với 46 điều luật, thay thế Luật Xuất bản năm 1993 So với Luật Xuất bản năm 1993 gồm 6 chương, 45 điều thì rõ ràng Luật Xuất bản năm

2004 có thay đổi ít hơn một chương, bỏ một số điều của Luật Xuất bản năm 1993 đã lạc hậu không phù hợp trong điều kiện hiện nay, đồng thời thay đổi, sửa chữa, bổ sung thêm một số điều khoản mới cho phù hợp Chẳng hạn, việc nộp xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia đã ghi thành điều luật riêng chứ không

gọi chung là nộp lưu chiểu như điều 21 của Luật Xuất bản năm 1993 Cụ thể, điều 27 của Luật Xuất bản năm 2004 có tên gọi: "Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu và nộp xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia Việt

Nam" Tại mục 2 của điều luật này còn ghi rõ: " Sau khi xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ

quan xuất bản, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho Thư viện Quốc gia Việt Nam; trường hợp

số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp hai bản" Quy định, sửa đổi điều luật nộp ấn phẩm cho Thư viện

Quốc gia như vậy là đầy đủ, rõ ràng hơn so với luật năm 1993 Đặc biệt số lượng bản nộp được tăng thêm một bản (luật năm 1993 là nộp 4 bản), kể cả số lượng in dưới 300 bản

Căn cứ Luật Xuất bản ngày 03/12/2004 và Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26/3/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản, Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin đã ra quyết định số 102/2006 ngày 29/12/2006 về Quy chế Lưu chiểu xuất bản phẩm

Cùng với sách, từ năm 1976 Thư viện Quốc gia Việt Nam đã bắt đầu thu nhận Luận án tiến sĩ theo Quyết định số 401/TTg ngày 9/10/1976 của Thủ tướng Chính phủ về "Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thư viện Quốc gia", trong đó ghi rõ, Thư viện Quốc gia là cơ quan có quyền thu nhận và lưu giữ toàn bộ Luận án tiến sĩ bảo vệ trong và ngoài nước Tuy nhiên, việc thu nhận luận án trong một thời gian dài cho tới cuối năm 2004 vẫn chưa thực hiện một cách thống nhất Khá nhiều nghiên cứu sinh ở phía Nam, nhất là ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long, TP.HCM vẫn nộp luận án của mình cho thư viện TP.HCM sau khi bảo vệ thành công Việc này đã gây khó khăn cho Thư viện Quốc gia trong việc thống

kê, lưu trữ đầy đủ lâu dài, phục vụ nghiên cứu ứng dụng các công trình khoa học giàu chất xám vào thực tiễn theo đúng chức năng, nhiệm vụ đã được Nhà nước giao

Đứng trước tình hình đó, Thư viện Quốc gia đã liên hệ với Vụ sau Đại học (Bộ Giáo dục & Đào tạo) tổ chức một số cuộc tọa đàm, hội thảo song phương, nêu vấn đề cần thiết phải thu nhận đầy đủ Luận án tiến sĩ theo đúng quyết định 401 của Thủ tướng Chính phủ Kết quả là ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục & Đào tạo đã

có công văn số 8972/ĐH&SĐH gửi các cơ sở đào tạo nghiên cứu sinh trong cả nước về việc bổ sung hồ sơ bảo

vệ luận án cấp nhà nước và cấp bằng Tiến sĩ

Đối với hồ sơ đề nghị cấp bằng tiến sĩ, công văn số 8972 của Bộ GD&ĐT ghi rõ: Các luận án sau khi

bảo vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia - 31 Tràng Thi - Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc các cơ sở đào tạo phía Nam) 01 luận án (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của Thư viện Quốc gia Việt Nam trong hồ sơ cấp bằng gửi về Bộ Giáo dục & Đào tạo (áp dụng ngay đối với các luận

án đã bảo vệ nhưng chưa nộp hồ sơ về Bộ Giáo dục & Đào tạo)

Về thu nhận lưu chiểu các ấn phẩm định kỳ, được áp dụng dựa theo Luật Báo chí năm 1989, luật

sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Báo chí số 12/1999/QH10 Cụ thể theo điều 23 Luật Báo chí: Báo

chí in phải nộp lưu chiểu trước khi phát hành; báo nói, báo hình, phải lưu giữ bảo thảo, phim nhựa, băng, đĩa, ghi âm, ghi hình theo quy định của Chính phủ

Theo Nghị định 56 về xử phạt hành chính trong lĩnh vực văn hóa thông tin thì hành vi nộp lưu chiểu báo chí không đúng địa điểm, thời hạn hoặc không nộp sẽ bị xử phạt

1.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu chiểu

Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là một khâu quan trọng trong quản lý nhà nước về báo chí, xuất bản phẩm nhằm thể hiện chức năng kiểm tra trước khi cho phát hành xuất bản phẩm Về phương diện văn hóa: chính là cơ sở để xây dựng, tàng trữ lâu dài các xuất bản phẩm văn hóa dân tộc

Trong Sắc lệnh 18 ngày 31/1/1948 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký có ghi: “Tàng trữ văn hoá phẩm là việc làm cần thiết cho Quốc gia về phương diện văn hoá” Vì vậy, lưu chiểu văn hoá phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn phần tư liệu của dân tộc vì trong các xuất bản phẩm kết tinh những tinh hoa

về trí tuệ của đất nước và của nhân loại Là cơ sở hữu hiệu nhất truyền lại cho hậu thế những tri thức của loài người tích luỹ từ các thế hệ trước để các tri thức đó được phát huy, kế thừa và phát triển trong những thế hệ sau

Trên cơ sở tài liệu lưu chiểu, thư viện tiến hành thống kê các tài liệu dân tộc, biên soạn, xuất bản các loại thư mục quốc gia (tháng, quý, năm) và các loại thư mục khác để thông báo cho bạn đọc và người dùng tin trong cả nước biết những tài liệu xuất bản trong nước để có thể khai thác sử dụng chúng được dễ dàng, thuận tiện Các ấn phẩm dân tộc chính là tấm gương phản ánh toàn diện nhất, rõ nét nhất bộ mặt của một quốc gia, một dân tộc hay một vùng lãnh thổ nào đó; cung cấp thông tin về lịch sử, kinh tế, chính trị,

xã hội, trình độ dân trí, tiềm năng phát triển trong tương lai

Ngoài việc tạo ra kho tàng xuất bản phẩm dân tộc (kho lưu chiểu), với số bản còn lại sẽ được xử lý, sắp xếp, bảo quản phục vụ nhu cầu thường xuyên của bạn đọc tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và hỗ trợ các thư viện cấp dưới, không có đủ kinh phí để bổ sung tài liệu hoặc khi bị thiên tai, hỏa hoạn Đây chính

là cơ sở giúp bổ sung, tạo lập kho tài liệu địa chí ở các địa phương được đầy đủ, toàn diện Kho này chính

là một bộ phận của kho tài liệu dân tộc

Là cơ sở giúp cho các tác giả, gia đình tác giả tìm lại các tác phẩm của mình hoặc người thân qua năm, tháng đã bị thất lạc

Tài liệu lưu chiểu là một chứng cứ để giúp phân giải các vụ kiện về quyền tác giả Chẳng hạn như ở

Mỹ bản lưu chiểu là điều kiện cần để bảo vệ quyền tác giả được Luật Bản quyền thông qua vào năm

1976 Họ yêu cầu chỉ bảo quản bản lưu chiểu của mỗi xuất bản phẩm trong nước với ký hiệu quyền tác

giả Ở Việt Nam, nhiều vụ kiện về bản quyền đã được giải quyết thỏa đáng thông qua chứng cứ từ các ấn phẩm đang lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc đã thực sự trở thành chức năng hàng đầu của công tác lưu chiểu Do đó trong chế độ, thể lệ về lưu chiểu văn hoá phẩm đã quy định rõ: Mọi ấn phẩm của dân tộc dù lớn hay nhỏ in bằng mọi phương tiện từ thô sơ đến hiện đại dưới mọi hình thức không phân biệt giá trị nội dung đều phải nộp lưu chiểu cho nhà nước để tàng trữ và gìn giữ đời đời qua nhiều thế hệ Vì thế kho tàng văn hoá này là một kho sách báo dân tộc đầy đủ nhất Kho tàng văn hoá quý giá cũng giống như bảo tàng sách báo của đất nước, phản ánh đầy đủ tình hình đời sống sinh hoạt văn hoá, khoa học kỹ thuật của nhân dân các dân tộc Việt Nam

Kho tàng văn hoá dân tộc nói chung, đặc biệt là ở Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng có được

sự phong phú ấn phẩm như hiện nay là nhờ công tác lưu chiểu xuất bản phẩm do nhà nước quy định Để công tác này trở thành một nhiệm vụ bắt buộc đối với các nhà xuất bản, cơ quan báo chí thì mỗi quốc gia cần xây dựng cho mình một hệ thống đầy đủ các văn bản pháp luật trong đó quy định rõ những điều khoản thực hiện và xử phạt vi phạm luật lưu chiểu văn hoá phẩm, bắt buộc các cơ quan, đơn vị phải thực hiện

Chính vì ý nghĩa và tầm quan trọng đó nên việc quy định chế độ lưu chiểu là không thể thiếu được trong mỗi quốc gia Công tác lưu chiểu vì vậy mà đòi hỏi các cơ quan chịu trách nhiệm phải thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình

Nhìn chung các nước trên thế giới có ý thức dùng quyền lực nhà nước để thu thập và gìn giữ xuất bản phẩm nói riêng và văn hóa phẩm nói chung đã có từ hàng ngàn năm Chính đó là tiền đề của chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm mà sau đó lần lượt xuất hiện ở các quốc gia sớm có nền văn hóa phát triển Hiện nay, hầu hết các nước đều có thư viện quốc gia Tùy thuộc vào điều kiện kinh tế, xã hội, chế

độ chính trị mà mỗi thư viện thực hiện những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có chung một chức năng chính là nơi tàng trữ toàn bộ xuất bản phẩm dân tộc thu nhận chủ yếu bằng chế độ lưu chiểu, xuất bản Thư mục Quốc gia trong đó phản ánh các tài liệu đã nhận được và bổ sung đầy đủ nhất các tài liệu liên quan tới nước đó

Với ý nghĩa xã hội vô cùng to lớn như trên, chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm đã góp phần tạo ra nguồn tài liệu cho các thư viện và công tác lưu chiểu đã, đang và sẽ củng cố cho sự phát triển của sự nghiệp thư viện

Từ năm 1954, Thư viện Quốc gia là cơ quan duy nhất được Nhà nước giao nhiệm vụ thu thập, bảo quản xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam, đảm nhận vai trò đặc biệt quan trọng

"tàng trữ đời đời" các xuất bản phẩm đất nước, thực hiện nhiệm vụ xây dựng kho tàng văn hóa dân tộc

Trên thực tế, Thư viện Quốc gia đã thành lập Phòng Lưu chiểu để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ này Hiện nay phòng có 8 biên chế để thực hiện công tác lưu chiểu: thu nhận, xử lý, tổ chức lưu trữ và bảo quản kho tàng Các công việc được phân công, gắn trách nhiệm cụ thể đối với từng cán bộ (2 cán bộ quản lý điều hành chung mọi hoạt động của phòng, 5 cán bộ vừa làm công tác thu nhận vừa xử lý tài liệu sau thu nhận và 1 cán bộ làm công tác kho tàng)

2.1 Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu

2.1.1 Sách

Cơ sở pháp lý của việc thu nhận sách lưu chiểu trong giai đoạn 2000-2010, dựa theo Luật Xuất bản năm 1993 và Luật Xuất bản năm 2004 Hiện nay việc thu nhận các ấn phẩm lưu chiểu sách được áp dụng dựa theo Luật Xuất bản năm 2004

Theo điều 27 của Luật xuất bản năm 2004 có tên gọi: " Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu và nộp xuất

bản phẩm cho Thư viện Quốc gia Việt Nam" Tại mục 2 của điều luật này ghi rõ: " Sau khi xuất bản phẩm

được phát hành, nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho Thư viện Quốc gia Việt Nam; trường hợp số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp hai bản"

Theo đúng số lượng bản nộp và thời hạn như đã quy định, cơ quan xuất bản tại Hà Nội thường mang bản nộp lưu chiểu đến làm thủ tục nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Đối với các cơ quan xuất bản ở xa, thường phải gửi nộp các bản lưu chiểu qua đường bưu điện

Thông thường cơ quan xuất bản có một cuốn sổ nộp lưu chiểu hoặc biểu ghi (tờ khai nộp lưu chiểu xuất bản phẩm) thống kê tên các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu, số lượng nộp Đại diện phòng lưu chiểu (người trực tiếp nhận) sẽ kiểm tra, ký nhận, ghi rõ ngày tháng, họ tên để theo dõi tránh sự kiện cáo sau này

Sổ nộp lưu chiểu hay tờ khai nộp lưu chiểu xuất bản phẩm thường gồm có hai phần:

- Phần ghi của đơn vị nộp lưu chiểu, kê khai rõ: tên xuất bản phẩm, tác giả, số giấy phép xuất bản, số tập, số lần xuất bản, số trang, khổ sách, số lượng in, nơi in

- Phần ghi của cơ quan nhận lưu chiểu: Xác nhận rõ số lượng xuất bản phẩm thu nhận theo quy định của pháp luật, ngày tháng, kí và ghi rõ họ tên người nhận

Hiện nay có 58 đơn vị là các nhà xuất bản trung ương hoặc địa phương thường xuyên tham gia xuất bản và nộp lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Các cán bộ xuất bản theo đúng quy định thường mang xuất bản phẩm của đơn vị đến nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Đối với các cơ quan xuất bản ở xa, không trực tiếp đến nộp lưu chiểu, thường phải gửi các ấn phẩm qua đường bưu điện Để thống nhất đồng thời nắm rõ tình hình giao nhận thì sau khi Thư viện Quốc gia nhận được ấn phẩm do cơ quan xuất bản gửi đến đều phải gửi giấy báo (giấy biên nhận lưu chiểu) cho

cơ quan xuất bản biết là đã nhận được bưu kiện xuất bản phẩm mà cơ quan/đơn vị đã nộp (mẫu xem phụ lục) Song song với đó là lá thư cảm ơn với thiện chí mong rằng tiếp tục nhận được sự hợp tác lâu dài với Thư viện Quốc gia Việt Nam

Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình các cán bộ Phòng Lưu chiểu, Thư viện Quốc gia thường xuyên nhắc nhở các nhà xuất bản nộp đầy đủ, kịp thời các bản lưu chiểu theo quy định Trên thực

tế còn tồn tại một số nhà xuất bản chưa tự giác hay chỉ nộp chiếu lệ không đúng theo quy định (5 bản cho mỗi tên ấn phẩm)

Nhà xuất bản Quân đội Nhân dân là một ví dụ điển hình cho việc chưa tự giác nộp hay chỉ nộp chiếu lệ không đủ số bản theo quy định Đã rất nhiều lần cán bộ thu nhận đã phải gọi điện nhắc nhở, gửi công văn hoặc gặp trực tiếp cán bộ của nhà xuất bản nhưng được giải thích đó là các sách nội bộ hoặc do lãnh đạo Nhà xuất bản chỉ đạo nộp như thế Điều này khẳng định rằng ngay trong các cán bộ lãnh đạo vẫn chưa nhìn nhận đúng về ý nghĩa, vai trò của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm đối với nền văn hóa nước nhà

Với sự nhìn nhận đúng đắn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm đối với nền văn hoá nước nhà, đã có rất nhiều Nhà xuất bản thực hiện nghĩa vụ này tương đối nghiêm chỉnh như: Nhà xuất bản Giáo Dục, Kim Đồng, Công an Nhân dân, Sư Phạm, Phương Đông Một số Nhà xuất

bản trước năm 2000 nộp ít không đúng theo quy định nhưng do được nhắc nhở và giải thích cặn kẽ đến nay đã nộp khá đầy đủ như: Nhà xuất bản Đà Nẵng, Nghệ An, Thanh Hóa, Thuận Hoá

Để nắm bắt thông tin về các tài liệu sẽ được in phát hành, Thư viện còn liên hệ thường xuyên với Cục Xuất bản là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản Qua đó Thư viện sẽ nắm được kế hoạch các tên sách được cấp giấy phép hay duyệt đăng ký đề tài để tiện theo dõi công việc nộp lưu chiểu Làm tốt điều này Thư viện đã dựa vào: "Danh mục tài liệu sẽ phát hành" của cơ quan xuất bản để nắm được những tài liệu nào, của nhà xuất bản nào chưa thực hiện đúng nghĩa vụ lưu chiểu, có kế hoạch đòi kịp thời

Bên cạnh đó trong tạp chí chuyên ngành của Cục Xuất bản: "tạp chí xuất bản Việt Nam" thường

có danh mục những sách vừa được xuất bản - đó cũng là cơ sở để thư viện có căn cứ thực hiện công việc của mình dựa theo luật định

Để đảm bảo việc thu nhận đầy đủ, tối đa xuất bản phẩm cho kho tàng văn hóa dân tộc, Thư viện Quốc gia còn cử cán bộ chuyên trách đến trực tiếp trao đổi, đối chiếu danh mục sách nhận lưu chiểu của Thư viện với danh mục sách nhận lưu chiểu của Cục Xuất bản vì Cục Xuất bản được ưu tiên thu nhận theo chế độ "chuyển phát nhanh"

Sau khi Luật Xuất bản ra đời, sự quan tâm của giới báo chí đối với công tác lưu chiểu cũng tăng lên Một số phóng viên báo, đài đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ chuyên trách về vấn đề nhận, nộp lưu chiểu của thư viện, sau đó viết bài và đưa tin lên màn ảnh truyền hình (VTV1, Hà Nội) nên cũng gây được ý thức xã hội đối với công tác này

Mặt khác Thư viện Quốc gia đã thường xuyên gửi tặng các bản Thư mục Quốc gia (sản phẩm có giá trị trong hoạt động lưu chiểu) cho các nhà xuất bản để qua đó họ nhận được những thông tin bổ ích về hoạt động xuất bản của bản thân cơ quan mình cũng như của toàn ngành xuất bản Qua Thư mục Quốc gia các nhà xuất bản cũng dễ dàng phát hiện những trường hợp vi phạm bản quyền tác giả

Một trong những biện pháp giúp Thư viện Quốc gia thu nhận được đầy đủ hơn các xuất bản phẩm lưu chiểu đó chính là công tác biên mục tại nguồn (CIP - Cataloging in Publication) Từ tháng 12/2010, theo đề nghị của Thư viện Quốc gia, Lãnh đạo Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã cho phép Thư viện Quốc gia tiến hành hướng dẫn, chỉ đạo công tác biên mục tại nguồn Có thể khẳng định, đây là một việc làm hết sức có ý nghĩa mang lại hiệu quả thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Biên mục tại nguồn là việc in vào cuốn sách (thường là mặt sau trang tên sách) mẫu phiếu mục lục của cuốn sách đó theo quy tắc mô tả xuất bản phẩm chung Mục đích của hoạt động này là giúp tiêu chuẩn hóa mô tả các ấn phẩm theo chuẩn chung đã quy định Hoạt động này cũng mang lại hiệu quả lớn cho việc kiểm soát các xuất bản phẩm đã, đang và sẽ xuất bản của đất nước

Do nhận thức rằng nguồn tài liệu chính nhập vào Thư viện Quốc gia là do các nhà xuất bản nộp thông qua chế độ lưu chiểu nên lãnh đạo Thư viện Quốc gia Việt Nam đề nghị Bộ Thông tin truyền thông

tổ chức họp giao ban quý I/2011 tại Thư viện Quốc gia

Ngày 10/03/2011, ngay tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tổ chức thành công hội nghị giao ban của các nhà xuất bản do Bộ Thông tin truyền thông và Ban Tuyên giáo trung ương phối hợp tổ chức Hội nghị đã khẳng định thêm tầm quan trọng, mục đích, ý nghĩa, trách nhiệm của các nhà xuất bản trong hoạt động lưu chiểu đối với nền văn hóa nước nhà Tại đây, ngay sau cuộc họp đại diện lãnh đạo của các nhà xuất bản có dịp đi thăm quan các sản phẩm của cơ quan mình đã và đang được lưu trữ, bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Từ đó các nhà xuất bản, lãnh đạo các cơ quan của Bộ Thông tin truyền thông nhìn nhận rõ hơn về tầm quan trọng, trách nhiệm đối với kho tàng văn hóa dân tộc của nước nhà Một hoạt động mang lại ý nghĩa và hiệu quả không chỉ trước mắt mà lâu dài (nâng cao tầm nhận thức)

Nhìn chung công tác thu nhận lưu chiểu sách hiện nay được thực hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam tương đối ổn định và có hiệu quả Năm 2010 thu nhận được 15.688 tên sách tương ứng 78.348 bản sách

Trong đó:

* Tỉ lệ sách xuất bản ở cấp Trung ương, Địa phương là:

- Sách xuất bản ở Trung ương: 12.420 tên, chiếm tỉ lệ 79,1%

- Sách xuất bản ở Địa phương: 3.164 tên, chiếm tỉ lệ 20,2%

- Sách xuất bản ở cơ quan, Knxb: 104 tên, chiếm tỉ lệ 0,7%

* Tỉ lệ theo các tiêu chí chính để báo cáo:

- Văn học: 4128 tên, chiếm tỉ lệ 26%

- Xã hội: 4513 tên, chiếm tỉ lệ 28,8%

- Kỹ thuật: 375 tên, chiếm tỉ lệ 2,4%

- Giáo khoa: 4062 tên, chiếm tỉ lệ 26%

- Giáo trình: 2490 tên, chiếm tỉ lệ 16%

- Sách ngoại: 120 tên, chiếm tỉ lệ 0,8%

Sau đây là bảng so sánh số sách đã thu nhận vào kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia và số sách lưu chiểu tại Cục Xuất bản (nơi cấp giấy phép xuất bản) trong giai đoạn 2000 - 2010

Năm Cục xuất bản thu nhận TVQGVN thu nhận Đạt %

Bảng 2: Số liệu thu nhận sách lưu chiểu trong giai đoạn (2000-2010)

Theo con số thống kê cho thấy trong giai đoạn 2000-2010, Thư viện Quốc gia thu nhận được từ 93% (trung bình 89%) so với sách thu nhận được của Cục Xuất bản nhưng chỉ được khoảng 80% so với

85-số sách thực tế phát hành (nhiều sách phát hành lậu) không xin giấy phép qua Cục Xuất bản

Như vậy trong giai đoạn từ năm 2000-2010, Thư viện Quốc gia đã thu nhận được 154.006 tên sách Điều này cho thấy chỉ trong giai đoạn 10 năm gần đây, số lượng ấn phẩm được in, phát hành và nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam tăng đáng kể, bằng 53% tổng kho sách lưu chiểu tại Thư viện

Quốc gia (289.394 tên sách) Điều này khẳng định sự phát triển mạnh mẽ của ngành xuất bản nói chung cũng như của công tác thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm nói riêng của nước nhà

Cho đến thời điểm này Thư viện Quốc gia thu nhận được tổng số 289.394 tên sách lưu chiểu xuất bản phẩm từ năm 1954 tới T6/2011 (trước tháng 10/1954, Thư viện Trung ương Đông Dương không thành lập kho lưu chiểu riêng mà để chung vào tổng kho để phục vụ bạn đọc) Toàn bộ số sách thu nhận này, thông thường một bản sẽ được lưu trữ, bảo quản lâu dài tại kho lưu chiểu, số còn lại đưa ra phục vụ nhu cầu chung của bạn đọc

2.1.2 Ấn phẩm định kỳ

Về thu nhận lưu chiểu các ấn phẩm định kỳ, được áp dụng dựa theo Luật Báo chí năm 1989, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Báo chí số 12/1999/QH10 Tại điều 23 Luật Báo chí quy định: Báo chí in phải nộp lưu chiểu trước khi phát hành; báo nói, báo hình, phải lưu giữ bảo thảo, phim nhựa, băng, đĩa, ghi âm, ghi hình theo quy định của Chính phủ

Hiện nay có hơn 900 địa chỉ tên báo và tạp chí nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Có thể nhận thấy đây là một khâu công việc có nhiều khó khăn so với thu nhận lưu chiểu các ấn phẩm là sách, trước hết do tính liên tục và kịp thời của báo chí

Hơn thế nữa, do cơ chế thị trường chi phối nên nhiều khi một tên ấn phẩm định kỳ được cấp giấy phép nhưng để tăng thêm lượng thông tin và chủ yếu là doanh thu nên các cơ quan xuất bản đã có sáng kiến cho ra nhiều loại ấn bản bổ sung khác nhau như: phụ trương, đặc san, cuối tuần, cuối tháng, chủ nhật cũng tạo ra những phiền hà cho việc thu nhận, sắp xếp, bảo quản

Nhìn chung mảng công tác này trong nhiều năm qua, khó khăn tồn tại cố hữu vẫn là hiện tượng còn

có các cơ quan báo chí chưa làm đúng nghĩa vụ nộp lưu chiểu cho Thư viện Quốc gia đặc biệt là nộp thiếu số, thiếu bản, nộp chậm so với thời gian quy định (phát hành rồi mới nộp lưu chiểu) như: Thể thao 24h, Sài Gòn giải phóng, Truyền hình Hà Nội, Nhi Đồng,…

Cũng có những cơ quan báo chí ở xa thường phải gửi bản nộp lưu chiểu qua đường bưu điện Do nguyên nhân khách quan, chủ quan đôi khi ấn phẩm lưu chiểu bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình gửi lưu chuyển Điều này cũng gây thất thoát đáng kể và khó khăn cho công tác thu nhận lưu chiểu: Tây Ninh, Trà Vinh, Hải Phòng, Hà Nam, Quảng Bình, Quảng Trị,

Đứng trước những khó khăn đó, cán bộ Phòng Lưu chiểu luôn tìm mọi biện pháp khắc phục như gọi điện, gửi giấy đòi, nhắc nhở trực tiếp, liên hệ với bưu điện để đảm bảo thu nhận đầy đủ nhất loại hình tài liệu này Sau một thời gian do được nhắc nhở nay các các cơ quan báo chí đã thực

hiện tương đối nghiêm chỉnh như: Báo Hải quan, Sài Gòn giải phóng, Thái Bình, Thừa thiên Huế, Đầu tư, Nông nghiệp, Nhân dân,

Bên cạnh những tồn tại của mảng công tác này, cũng phải nhắc tới các cơ quan báo chí luôn luôn thực hiện nghiêm túc về nghĩa vụ lưu chiểu xuất bản phẩm do nhà nước quy định như: Báo Hà Nội mới, Văn hoá, Văn nghệ, Thể thao hàng ngày, Tài nguyên môi trường,…

Năm 2010 tình hình thu nhận ấn phẩm định kỳ tại phòng lưu chiểu Thư viện Quốc gia là: 963 loại báo, tạp chí

Trong đó:

Báo Trung ương : 168 loại - 13713 số - 68565 bản

Báo Địa phương: 157 loại - 21.300 số - 106.500 bản

Tạp chí Trung ương: 499 loại - 6301 số - 31505 bản

Tạp chí Địa phương: 139 loại - 1651 số - 8255 bản

Báo ngoại: 14 loại - 1576 số - 7880 bản

Tạp chí ngoại: 48 loại - 383 số - 12165 bản

Bản tin: 12 loại - 2433 số - 12165 bản

Đến nay, mảng thu nhận ấn phẩm định kỳ được đánh giá là tương đối phức tạp Ngoài việc quản lý các tên báo, tạp chí; định kỳ xuất bản của các báo, tạp chí đó; các cán bộ đảm nhận công tác thu nhận còn phải thường xuyên cập nhật thông tin đối với các báo, tạp chí mới xuất bản, dừng xuất bản hay thay đổi tên để có kế hoạch thu nhận đầy đủ, kịp thời

Như vậy, số lượng tên báo, tạp chí thu nhận được hàng năm có sự tăng hay giảm là do thực tế,

có các tên báo, tạp chí mới xuất bản, dừng xuất bản hay thay đổi tên

Dưới đây là bảng số liệu thu nhận các ấn phẩm định kỳ trong giai đoạn 2000-2010

Như vậy, với những nỗ lực chung từ phía các ban ngành, cho đến thời điểm này nhiều cơ quan báo chí đã thực hiện chế độ nộp lưu chiểu đều đặn, đúng quy định Hiện nay báo chí của 61 tỉnh, thành phố đã

có mặt đầy đủ trong kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

2.1.3 Luận án

Trước năm 1976 vốn tài liệu đặc thù quý giá này do nhiều cơ quan được quyền thu nhận Tuy không có văn bản chính thức nào hướng dẫn nhưng có 3 cơ quan thường nhận các bản luận án, tùy thuộc vào sở thích của người nộp Đó là:

- Thư viện Quốc gia Việt Nam thu nhận một phần luận án cả về khoa học xã hội & nhân văn và khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

- Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thu nhận một phần luận án về khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

- Viện Thông tin Khoa học Xã hội thu nhận một phần các luận án về khoa học xã hội & nhân văn Theo quyết định số 401-Ttg của Thủ tướng Chính phủ ký ngày 9/10/1976: từ năm 1976, Thư viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất được nhận tất cả các luận án Tiến sỹ, Phó tiến sĩ (nay gọi là Tiến

sĩ chuyên ngành) của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài

Như vậy theo Quyết định 401, toàn bộ các bản luận án phải được thu nộp tập trung tại Thư viện Quốc gia Tuy nhiên số bản luận án mà Thư viện Quốc gia thu nhận được vẫn ít hơn so với thực tế các luận án được bảo vệ theo quy định

Đứng trước tình hình đó, Thư viện Quốc gia đã liên hệ với Vụ sau Đại học, tổ chức một số cuộc tọa đàm, hội thảo song phương, nêu vấn đề cần thiết phải thu nhận đầy đủ Luận án tiến sĩ theo đúng quyết định 401 của Thủ tướng Chính phủ Kết quả là ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục & Đào tạo đã có công văn

số 8972/ĐH&SĐH gửi các cơ sở đào tạo nghiên cứu sinh trong cả nước về việc bổ sung hồ sơ bảo vệ luận

án cấp nhà nước và cấp bằng Tiến sĩ

Đối với hồ sơ đề nghị cấp bằng tiến sĩ, công văn của Bộ GD&ĐT ghi rõ: "Các luận án sau khi bảo

vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia - 31 Tràng Thi - Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc các cơ sở đào tạo phía Nam), 01 luận án (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của Thư viện Quốc gia Việt Nam trong hồ sơ cấp bằng gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo (áp dụng ngay đối với các luận án đã bảo vệ nhưng chưa nộp hồ sơ về Bộ Giáo dục và Đào tạo)"

Cụ thể, các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ xong phải nộp luận án tại phòng lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam Đối với các luận án bảo vệ trong nước thì phải nộp bản luận án, tóm tắt luận án ngoài

ra còn kèm theo một số văn bản dưới dạng bản sao như:

Bản nhận xét đánh giá luận án của những người phản biện

Biên bản đánh giá luận án cấp nhà nước

Quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo Đại học và sau Đại học về thành lập Hội đồng đánh giá luận án

Quyết định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và đào tạo về việc thành lập hội đồng chấm luận án, kèm theo danh sách các thành viên hội đồng chấm luận án

Đối với các luận án của nghiên cứu sinh bảo vệ ở nước ngoài thì phải nộp bản luận án, tóm tắt luận

Như vậy, khi nhận đầy đủ bộ luận án, Thư viện sẽ cấp giấy chứng nhận nghiên cứu sinh đã hoàn tất thủ tục nộp luận án cho thư viện Nếu thí sinh không có giấy biên nhận này thì coi như không đủ điều kiện được cấp bằng

Có thể nói, với sự ràng buộc này việc thu nhận luận án của Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có hiệu quả và đầy đủ hơn trước rất nhiều

Với những biện pháp tích cực nhằm thu nhận đầy đủ nhất các tài liệu luận án, đến nay vốn tài liệu luận án của thư viện là 16.000 bản, trong đó phải kể đến số luận án đã nộp tại hai thư viện: Thư viện Khoa học kỹ thuật (998 bản), Viện Thông tin Khoa học Xã hội (405 bản) đã được chuyển lại cho Thư viện Quốc gia sau khi có quyết định 401/TTg ban hành năm 1976, và năm 2005 thư viện đã nhận lại được

340 bản luận án từ Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh sau khi có công văn số 8972/ĐH&SĐH của Bộ Giáo dục & Đào tạo

Biểu đồ số liệu thu nhận luận án giai đoạn 2000-2010 Năm 2009, Thư viện Quốc gia còn được Bộ Giáo dục & Đào tạo chuyển giao 164 Luận án Tiến sĩ được bảo vệ ở miền Nam và có nội dung bảo mật

Nhìn chung cho tới thời điểm này hầu như tất cả các Luận án tiến sĩ được bảo vệ ở trong nước và các Luận án Tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ tại nước ngoài đều có mặt khá đầy đủ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Hiện nay, Thư viện Quốc gia đang lưu trữ hơn 16.000 bản luận án tiến sĩ được nghiên cứu và bảo

vệ trong nước và các luận án của người Việt Nam bảo vệ tại nước ngoài

Có thể nói đây là một nguồn tài liệu vô cùng quý giá của dân tộc, giá trị trí tuệ của nhân loại đã, đang và sẽ được tích lũy, nhân rộng mãi mãi

Băng 0

Tranh ảnh 263 Bảng 4: Số liệu thu nhận ấn phẩm đặc biệt năm 2010 Cho đến thời điểm này, Thư viện Quốc gia đã thu nhận được:

Thể loại Số lượng

Bản đồ 1.454 Sách nhạc 3.327

Tranh ảnh 7.330 Bảng 5: Số liệu thu nhận ấn phẩm đặc biệt tại TVQG Thực tế cho thấy với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, nhiều loại hình tài liệu mới lần lượt xuất hiện: băng, đĩa Việc thu nhận loại hình tài liệu mới này hiện còn một số khó khăn Chẳng hạn như khi thu nhận một cuốn băng cattset nhưng thư viện chưa có phương tiện để kiểm tra chất lượng băng, điều này là một hạn chế Thực tế mới chỉ đơn thuần là số lượng mà chưa kiểm tra, đánh giá được chất lượng sản phẩm

2.2 Xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiểu

Toàn bộ tài liệu lưu chiểu sau khi được thu nhận đều phải qua khâu xử lý kỹ thuật

Đối với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, khâu xử lý được coi là quan trọng vì nó giúp cho việc tra cứu thông tin các ấn phẩm lưu chiểu, kiểm soát việc thực hiện nộp lưu chiểu được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác và để phục vụ cho việc tổ chức bảo quản, biên soạn Thư mục Quốc gia Đặc biệt với 5 bản mà thư viện nhận được thì chỉ ưu tiên dành một bản cho kho lưu chiểu lưu giữ, số còn lại sau khi xử lý sẽ chuyển về phòng

phân loại biên mục để tiến hành xử lý nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc Do vậy việc xử lý càng nhanh, thông tin cập nhật là rất cần thiết

Trong việc xử lý cần tiến hành cập nhật mọi khâu công tác: thu nhận, đóng dấu, nhập máy, định ký hiệu kho Tiến hành xử lý tài liệu nhanh chóng, đảm bảo giao nhận sách, báo đều đặn hàng ngày, hàng tuần tới các kho, phòng ban để kịp thời triển lãm sách báo phục vụ bạn đọc Số lượng sách hàng tháng xử

lý đúng hạn để nhập vào CSDL và biên soạn Thư mục Quốc gia tháng và năm đáp ứng nhu cầu phổ biến tra cứu thông tin và ấn phẩm

Quy trình xử lý một tên sách lưu chiểu được tiến hành cụ thể như sau:

 Đóng dấu tại trang tên sách và trang 17 (theo quy định chung)

 Cho ký hiệu sách (số lưu chiểu, ký hiệu kho)

 Nhập máy quản ký sách lưu chiểu

Nhập CSDL sách lưu chiểu phục vụ tra cứu theo dõi và báo cáo kịp thời bằng phần mềm CDS/ISIS Ví dụ một biểu ghi thư mục nhập máy quản lý tại phòng lưu chiểu cho một cuốn sách gồm có các trường sau:

Số lưu chiểu: A3227

Ký kiệu kho: AN11.59%AN11.60

Số trang: 451

Số bản in: 300

 In và dán nhãn kho

 Phân phối sách cho các kho và bộ phận xử lý theo quy định thời gian

Theo quy định một bản sẽ được lưu trữ bảo quản tại kho lưu chiểu Bốn bản còn lại sẽ được xử lý nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc Với những ấn phẩm không thông dụng (sách phổ thông, sách thiếu nhi ) sẽ rút hai bản đưa về kho bổ sung để làm công tác bổ sung hoàn bị cho các thư viện công cộng khó khăn không

có điều kiện bổ sung tài liệu hoặc bị thiên tai, lũ lụt.

Các khâu quy trình nghiệp vụ trên thường cập nhật trong ngày với số lượng ấn phẩm thu được

Đối với luận án sau khi thu nhận sẽ được đóng dấu, cho ký hiệu, in dán nhãn và tiến hành đăng

ký trực tiếp trên máy trong cơ sở dữ liệu riêng của phòng lưu chiểu trên phần mềm CDS/ISIS Trước đây phòng tiến hành đăng ký luận án trong sổ đăng ký cá biệt, nhưng từ năm 2007 thì làm trực tiếp trên máy

Biểu ghi thư mục nhập máy Luận án tại phòng lưu chiểu thường gồm có các trường sau:

Tác giả: Lê Văn Hải

Tên luận án: Nghiên cứu đặc điểm sinh học của các tổ hợp lai

Đối với ấn phẩm định kỳ, việc xử lý đó là phân loại các báo, tạp chí; tiến hành nhập máy Nhập cơ

sở dữ liệu Báo, Tạp chí theo phần mềm ILIB: gồm tên báo hoặc tạp chí, số phát hành đã được nộp lưu

chiểu và tiến hành chia báo chí cho các phòng Ấn phẩm định kỳ sau khi được nộp lưu chiểu chỉ lưu trữ lại một bản tại Kho Lưu chiểu Số còn lại sẽ chuyển sang kho phòng báo và phòng bổ sung để để tiếp tục

xử lý phục vụ nhu cầu thường xuyên của bạn đọc

Tại phòng báo và phòng bổ sung việc xử lý các loại báo chí tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng Riêng số báo trước khi chuyển vào kho lưu chiểu sẽ được xử lý tại bộ phận lưu chiểu như sau:

Cán bộ tại bộ phận thu nhận ấn phẩm định kỳ, sau khi tiến hành thu nhận sẽ phân loại riêng báo và tạp chí Tiếp theo sẽ phân chia theo đặc trưng là báo và tạp chí xuất bản ở trung ương và địa phương Hai loại ấn phẩm định kỳ này trước khi được chuyển lên lưu trữ tại kho lưu chiểu đều được sắp xếp cẩn thận theo thứ tự chữ cái tên báo, tạp chí kết hợp với số phát hành của từng loại ấn phẩm

Báo, tạp chí sau khi phân chia sẽ được nhập máy, quản lý dữ liệu trên phần mềm ILIB: Modul Lưu chiểu xuất bản phẩm định kỳ cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng nghiệp vụ phục vụ công tác lưu chiểu tại phòng như:

- Dự đoán nhận lưu chiểu dựa theo định kỳ xuất bản của báo, tạp chí

- Quản lý việc nhận lưu chiểu trên cơ sở nhập, theo dõi chặt chẽ công tác lưu chiểu ấn phẩm định

kỳ tại thư viện

- Tra cứu - báo cáo các thông tin liên quan đến lưu chiểu ấn phẩm định kỳ

Màn hình minh họa phần mềm ILIB quản lý lưu chiểu báo, tạp chí:

Với mỗi tên báo, tạp chí khi lần đầu được nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, công việc xử lý bắt đầu của cán bộ lưu chiểu là phải đưa ra một định dạng cho báo chí đó (quản lý mẫu phát hành) Cụ thể các trường nhập máy khi xử lý một tên báo, tạp chí (thêm mới) tại phòng lưu chiểu như sau:

Màn hình minh họa các trường nhập báo/tạp chí

Một định dạng cụ thể cho những tên báo, tạp chí xác định khi lần đầu được nộp Vì là ấn phẩm định

kỳ (hàng ngày, tháng, ) nên dựa theo trường định kỳ xuất bản máy sẽ tự sinh ra các số phát hành tiếp theo của báo, tạp chí theo sự khai báo trước đó Điều này có nghĩa, chắc chắn đến thời điểm theo định kỳ báo, tạp chí sẽ được phát hành và phải nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, khi đó cán bộ xử lý chỉ cần kiểm tra và xác định số báo, tạp chí đó đã được nộp theo đúng quy định hay không