Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại trung tâm thư viện trường đại học giao thông vận tải hà nội

Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý - Phân loại, sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngàn

Bộ giáo dục vμ đμo tạo Bộ văn hoá thông tin

Trường đại học văn hoá

Nguyễn Thị Minh Tú

Hoμn thiện công tác xử lý nội dung tμi liệu

tại Trung tâm Thông tin Thư viện

Trường Đại học Giao thông Vận tải Hμ Nội

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện M∙ số : 60 32 20

Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo

Hμ Nội - 2007

Chương 1: Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học

Giao thông Vận tải Hμ Nội

8

1.2.3 Diện bao quát của vốn tài liệu 15

Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tμi liệu

tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hμ Nội

19

2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu của cán bộ tại Trung

tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

22

2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu 23

2.1.1.2 Xác định vị trí môn loại 25

2.1.1.3 Định ký hiệu phân loại 262.1.2 Đánh giá chất lượng kết quả phân loại tài liệu 30

2.2.1 Cách thức tiến hành định từ khoá của cán bộ tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

32

2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu 33

2.2.1.3 Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá 38

2.2.1.4 Trình bày từ khoá trong biểu ghi 41

2.2.2 Đánh giá chất lượng kết quả mô tả tài liệu bằng từ khoá 42

2.2.2.1 Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu 48

2.2.2.2 Chất lượng từ khoá độc lập 59

2.3 Nhận xét về chất lượng hoạt động xử lý nội dung tài liệu 59

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xử lý

nội dung tμi liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hμ Nội

62

3.1 Hiệu đính từ khoá và ký hiệu phân loại trong CSDL 62

3.2 Tiến tới dịch và xây dựng các công cụ xử lý nội dung tài liệu 63

3.3 Xây dựng mục lục công vụ để kiểm soát tính thống nhất 64

3.4 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác xử lý nội dung tài liệu 64

Danh môc tõ viÕt t¾t

CSDL : C¬ së d÷ liÖu

§HGTVT : §¹i häc Giao th«ng VËn t¶i

TTTTTV : Trung t©m Th«ng tin Th− viÖn

TTTTTV §HGTVT : Trung t©m Th«ng tin Th− viÖn §¹i häc Giao th«ng

Danh sách các bảng biểu

Bảng 1.1: Số lượng tài liệu dạng giấy 13

Bảng 1.2: Số lượng và nội dung tài liệu điện tử 14

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu 15

Sơ đồ 1: Diện bao quát vốn tài liệu 16

Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu

được Thư viện Trường ĐHGTVT xây dựng

Bảng 2.4 Đánh giá cách định ký hiệu phân loại 30

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng phân loại tài liệu:

Bảng 3.3 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khoá, hoàn chỉnh

quá trình định từ khoá của cán bộ định từ khoá

40

Bảng 3.4: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng mô tả nội

dung tài liệu bằng từ khoá 44

Bảng 3.5 Kết quả khảo sát chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá 51

Mở đầu

Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học

kỹ thuật, số lượng sách báo và các loại hình tài liệu tăng lên theo cấp số nhân

và kéo theo nó là sự bùng nổ thông tin Tổ chức liên hiệp giáo dục Quốc gia

Mỹ đã mô tả sự gia tăng tài liệu bằng hình ảnh: “Từ thiên chúa giáng sinh phải

đợi đến 1750 năm sau tri thức loài người mới tăng gấp đôi Việc tăng gấp đôi lần thứ hai thưc hiện trong 150 năm sau tức là năm 1900 Việc tăng gấp đôi lần thứ tư chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau 1950 Nói cách khác, cứ 50 năm tri thức khoa học lại tăng lên 10 lần.”

Vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để đưa được lượng tri thức đồ sộ đó tới bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân một cách khoa học, tiết kiệm và hiệu quả nhất?

Thư viện - đó là thiết chế văn hoá giáo dục ngoài nhà trường của Đảng

và Nhà nước, thực hiện chức năng của mình thông qua việc tuyên truyền, phổ biến sách báo và thoả mãn nhu cầu đọc của nhân dân

“Thư viện là người tổ chức, lựa chọn và đưa những sách tốt cần thiết nhất đến cho quảng đại quần chúng Thư viện là người giúp độc giả trong việc chọn ra những sách mà họ cần, là người cố vấn phụ đạo cho độc giả trong việc

đọc sách có hệ thống” - Crupskaia –

Để thực hiện tốt chức năng đó, trước hết đòi hỏi mỗi thư viện phải tổ chức tốt các khâu công tác kỹ thuật của mình trong đó có công tác xử lý nội dung tài liệu Có thể nói, chính bằng việc xử lý tài liệu theo từng nội dung, từng môn loại tri thức hoặc từng chủ đề cụ thể đã giúp cán bộ thư viện cũng như độc giả tìm ra cho mình tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng, tốn ít thời gian nhất

Xử lý nội dung tài liệu trở thành chiếc chìa khoá mở ra cho bạn đọc một trong những con đường tiếp cận tới tài liệu quan tâm hữu hiệu Với ý nghĩa, vai trò to lớn đó, xử lý nội dung tài liệu đã trở thành một vấn đề luôn được quan tâm trong lịch sử phát triển sự nghiệp thông tin thư viện

Thư viện trường ĐHGTVT là một thư viện khoa học chuyên ngành về giao thông vận tải phục vụ nhu cầu nghiên cứu và học tập của cán bộ, giáo viên,nghiên cứu sinh và sinh viên trong toàn trường Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu của thư viện đang diễn ra như thế nào là nội dung chính mà luận văn tập trung vào nghiên cứu

1 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

1.1 Đối tượng: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác xử lý nội dung

tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT, gồm : Công tác phân loại và công tác định từ khóa

1.2 Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu trong phạm vi TTTTTV

ĐHGTVT từ khi thành lập đến nay

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đưa ra được các giải pháp có tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT

Nhiệm vụ nghiên cứu: Luận văn thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

- Tìm hiểu các đặc điểm của hoạt động xử lý thông tin của TTTTTV

ĐHGTVT, đặc điểm của nguồn lực thông tin và đặc điểm người dùng tin của trường

- Khảo sát hiện trạng hoạt động xử lý thông tin của TTTTTV

ĐHGTVT (gồm phân loại tài liệu và định từ khoá) trên hai góc độ xem xét: Cách thức thực hiện công việc này của cán bộ và chất lượng của kết quả công việc đã thực hiện

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT

3 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn đã sử dụng các phương pháp

nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phỏng vấn cán bộ thư viện

4 ý nghĩa lý luận và thực tiễn: Góp phần hoàn thiện thực tế công tác

xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT nói riêng, đồng thời cũng góp phần vào cơ sở lý luận của ngành khoa học Thông tin – Thư viện về công tác này

Bố cục của luận văn: Ngoài phần mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn bao gồm những nội dung sau:

Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

Chương 1

Trung tâm Thông tin Thư viện

Trường Đại học Giao thông Vận tải Hμ Nội

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của TTTTTV ĐHGTVT

Trường ĐHGTVT Hà Nội tiền thân là trường Cao đẳng Giao thông Công chính – là một trong những trường đại học có chặng đường hình thành và phát triển lâu đời: 60 năm Đây cũng là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực ngành Giao thông vận tải đầu tiên trong cả nước

Trường ĐHGTVT được thành lập theo quyết định số 42/CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 24 thàng 3 năm 1962 với các khoa: Khoa Công trình, Khoa Cơ khí, Khoa Kinh tế, Khoa Điện - Điện tử sau này trở thành Khoa Công nghệ thông tin

Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường ĐHGTVT, Thư viện Trường

ĐHGTVT được manh nha ra đời từ năm 1962 ban đầu là một bộ phận trực thuộc phòng Giáo vụ cùng với ban phiên dịch và ban giao vụ Lúc này vốn tài liệu của Thư viện một phần là giáo trình do giáo viên trong trường biện soạn, còn lại một phần lớn là sách tiếng Nga được bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau Khung phân loại sử dụng trong Thư viện lúc bấy giờ là Khung Trung tiểu hình của Trung Quốc

Thư viện đã nhiều lần cùng với nhà trường đi sơ tán và sau nhiều lần tách rồi nhập, đến năm 1984 Thư viện được chính thức thành lập như một đơn

vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Trường ĐHGTVT Từ đây, Thư viện thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định chung về chức năng nhiệm vụ của

các trường đại học được quy định trong “Quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học”, đó là:

Thư viện trường đại học là trung tâm văn hoá, khoa học kỹ thuật của trường đại học Thư viện trường đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu, văn hoá khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trường

Những nhiệm vụ chính của thư viện trường đại học:

1 Nghiên cứu, đề xuất các phương hướng, chủ trương, kế hoạch phát triển vốn tư liệu văn hoá khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khao học của nhà trường đại học, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó

2 Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý

- Phân loại, sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học, kỹ thuật

- Xây dựng các biện pháp tra cứu để bạn đọc tìm tài liệu được nhanh chóng

- Thông báo kịp thời những tài liệu mới được bổ sung

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền giới thiệu các tài liệu, Tạp chí, sách báo và biên soạn bản thông tin tóm tắt giới thiệu thư mục thông tin

- Tổ chức các loại phòng phục vụ bạn đọc, phòng đọc cho cán bộ giáo dục và cán bộ nghiên cứu, phòng đọc cho học sinh, phòng tạp chí và phòng giới thiệu tài liệu sách báo quý hiếm

3 Tổng kết kinh nghiệm và nghiên cứu những vấn đề lý luận của công tác thông tin, thư mục, thư viện của các trường đại học trong nước và thế giới

để góp phần xây dựng lý luận Thư viện học, Thư mục học và Thông tin học của Việt Nam

4 Có kế hoạch, quy hoạch chủ động thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ…cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ

5 Thư viện trường đại học được đặt quan hệ đối ngoại với thư viện các nước để trao đổi tài liệu, kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà nước

6 Thư viện trường đại học có trách nhiệm phối hợp hợp tác tốt về mặt nghiệp vụ với các liên hiệp thư viện, với thư viện các trường đại học khác nằm trong khu vực hoặc cùng chuyên ngành

7 Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các luận án tốt nghiệp, luận án Tiến sĩ, Phó tiến sĩ khi luận án được bảo vệ tại trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, học sinh của trường

8 Tổ chức việc kiểm tra định kỳ các loại kho tài liệu theo quy định

9 Thư viện trường đại học có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các

đơn vị chức năng khác trong trường để làm tốt nhiệm vụ được giao [11, tr.137]

Ngày 21 thành 2 năm 2002, theo xu thế chung của các thư viện trường

đại học, Thư viện Trường ĐHGTVT được đổi tên thành Trung tâm Thông tin Thư viện và được thành lập theo quyết định số 763 QĐ - BGD&ĐT- TCCB

TTTTTV được thành lập từ sự kết hợp của hai bộ phận là bộ phận Thư viện và bộ phận Quản trị mạng

TTTTTV hiện nay bao gồm: 1 Phòng mượn, 1 Phòng đọc tiếng Việt, 1 Phòng đọc sách ngoại văn, 1 Phòng đọc điện tử, 1 Phòng đọc báo, tạp chí Ngoài ra còn có một phòng Quản trị mạng, 1 Quầy bán sách, và 2 Phòng truy cập Internet

TTTTTV trường ĐHGTVT có chức năng thông tin và thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của toàn trường Trung tâm

có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tài liệu khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên trường ĐHGTVT cụ thể là:

Tham mưu cho lãnh đạo đưa ra các quyết định về phương hướng tổ chức

và hoạt động thông tin thư viện phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy, và học tập trong trường

Thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHGTVT bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin

Xây dựng hệ thống tra cứu tin thích hợp , thiết lập mạng lưới truy nhập thông tin theo cả truyền thống lẫn hiện đại, tổ chức cho bạn đọc trong Trường khai thác, sử dụng thuận lợi và hiệu quả kho tài liệu của Trung tâm

Thu thập xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các đề tài nghiên cứu của giáo viên, cán bộ, sinh viên của trường bảo vệ trong nước và nước ngoài

Xây dựng các CSDL, xuất bản ấn phẩm thông tin thư mục dữ kiện phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo

Quản trị hệ thống mạng trong trung tâm và trong toàn trường

Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên thông qua quầy bán sách

Phục vụ truy cập Internet đáp ứng nhu cầu học tập , giải trí của Cán bộ, Giáo viên, Sinh viên trong Trường

1.2 Nguồn lực thông tin

Được thành lập và xây dựng từ những năm 60, TTTTTV đã xây dựng cho mình một vốn tài liệu khá lớn

1.2.1 Tài liệu dạng giấy

Bao gồm sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học,…

Với loại hình tài liệu là sách, Thư viện hiện nay có 74563 cuốn sách, tương đương với 8194 đầu Đây là nguồn tài liệu rất quan trọng, đáng tin cậy, giá trị thông tin cao đối với giáo viên, sinh viên trong Trường

Ngoài sách, Trung tâm còn rất chú trọng bổ sung nguồn lực báo, tạp chí

đặc biệt là tạp chí tiếng nước ngoài về chuyên ngành Giao thông vận tải Hàng năm thư viện bổ sung trên 100 tên tạp chí Báo, tạp chí cũ được đóng quyển và hiện nay số lượng tạp chí đóng quyển của thư viện là 1045 cuốn

Bên cạnh nguồn tài liệu ngoại sinh, chúng ta phải kể đến nguồn tài liệu nội sinh đặc trưng cho vốn tài liệu của các thư viện trường đại học Đó là giáo trình, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, tạp chí Cụ thể hiện nay thư viện có 250 đầu giáo trình tương đương với khoảng trên 30000 cuốn;

824 đầu luận văn, luận án tương đương 962 cuốn; 411 công trình nghiên cứu khoa học tương đương với 402 đầu

Bảng 1.1: Số lượng tài liệu dạng giấy

STT Loại hình tài liệu Số lượng đầu Số lượng cuốn

4 Công trình nghiên cứu khoa học 402 411

1.2.2 Tài liệu điện tử

Bao gồm các cơ sở dữ liệu điện tử ngoại sinh và đĩa CD

Đĩa CD: Trung tâm đã sưu tập được một khối lượng khá lớn các tài liệu

đã được số hoá dưới dạng đĩa CD nội dung chủ yếu là luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học, sách tham khảo tiếng nước ngoài

Trung tâm cũng đã bổ sung các CSDL điện tử chuyên ngành Giao thông Vận tải phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập Hiện nay Thư viện có

08 CSDL điện tử tiếng Anh Cụ thể như sau:

CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Mỹ và của Anh (AREMA Standard và ASSHTO Standard)

Các tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

Tạp chí điện tử của Viện Điện - Điện tử – Kỹ thuật Mỹ (IEEE): 118 tạp chí

Tạp chí điện tử toàn văn của Hội Kỹ thuật Điện tử Mỹ (ASME): 20 tạp chí toàn văn

Tạp chí điện tử toàn văn của Hội Kỹ thuật dân dụng Mỹ (ASCE): 30 tạp chí toàn văn

Sách điện tử KNOVEL: 377 cuốn sách điện tử

Sách điện tử EBRARY: trên 2000 đầu sách

Sách điện tử DEL: Hơn 150 cuốn sách

Ngoài ra còn phải kể đến nguồn tài liệu số hoá được thư viện tự số hoá phục vụ nhu cầu đọc, nghiên cứu tài liệu từ xa của bạn đọc Số lượng của dạng tài liệu này là 540 đĩa CD về luận văn, luận án

Bảng 1.2: Số lượng và nội dung tài liệu điện tử

đường sắt, đóng tàu, kỹ thuật máy bay, …

7 Sách điện tử EBRARY 2000 đầu sách

Kỹ thuật cơ khí, hoá học, xây dựng, vật liệu, điện tử, môi trường, công nghiệp,

1.2.3 Diện bao quát của vốn tài liệu

- ĐHGTVT đào tạo cán bộ chuyên ngành giao thông vận tải, vì vậy vốn tài liệu tại th− viện về lĩnh vực về kỹ thuật giao thông vận tải là chính, ngoài ra

là các lĩnh vực liên quan

Số liệu cụ thể đ−ợc trình bày ở bảng sau:

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu

Diện bao quát vốn tài liệu đ−ợc thể hiện ở sơ đồ sau:

Cụ thể, các CSDL này gồm có số l−ợng các biểu ghi:

Kỹ thuật (Khoa học ứng dụng) Khoa học tự nhiên và toán học Xã hội chính trị

Tổng loại Các ngành khoa học khác

CSDL sách tiếng Việt: 6185 biểu ghi

CSDL sách tiếng nước ngoài: 4710 biểu ghi

CSDL báo, tạp chí : 1045 biểu ghi

Cở sở dữ liệu luận văn luận án, công trình nghiên cứu khoa học : 1226 biểu ghi

Các CSDL có mô tả nội dung tài liệu do thư viện trường ĐHGTVT xây dựng được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu được Thư viện

1.3 Đặc điểm người dùng tin

Thư viện trường ĐHGTVT có nhiệm vụ phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học trong toàn trường Người dùng tin ở đây bao gồm cán bộ, giáo viên và sinh viên Như vậy, đối tượng người dùng tin của thư viện dựa theo tính chất nghề nghiệp sẽ có hai nhóm, đó là nhóm người dùng tin khoa học và nhóm cán bộ quản lý

Nhóm người dùng tin khoa học bao gồm giáo viên và sinh viên Đặc

điểm của nhóm này là trình độ cao, nhạy bén, linh hoạt kiên trì, bền bỉ,…vì vậy nội dung nhu cầu tin của họ có tính khoa học, vừa có tính tổng hợp vừa có tính chuyên sâu, đòi hỏi tính logic và tính hệ thống

Về hình thức thông tin, nhóm người dùng tin khoa học đòi hỏi hình thức thông tin phải đa dạng, phong phú Họ có khuynh hướng sử dụng tài liệu hiện

đại nhiều hơn bởi giá trị thông tin, tính cập nhật, đáp ứng sự thay đổi của khoa học kỹ thuật và công nghệ

Về dung lượng thông tin, đối tượng người dùng tin là giáo viên, sinh viên trong trường đòi hỏi những thông tin được cung cấp phải đầy đủ, chính xác, ngắn gọn, cập nhật

Nói cách khác, nhóm người dùng tin là các nhà nghiên cứu, giảng dạy thường có nhu cầu tin không chỉ về một vấn đề cụ thể nào đó và các khía cạnh của vấn đề mà còn về những vấn đề khác có liên quan

Số lượng của nhóm người dùng tin khoa học mà thư viện đang phục vụ

là 5000 bạn đọc Với đặc điểm trên của nhóm người dùng tin khoa học, trong quá trình xử lý nội dung tài liệu , cần chú trọng đến việc mô tả các đối tượng bậc 2 và phương diện của đối tượng bậc 1

Ngoài nhóm người dùng tin khoa học, nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý có nhu cầu tin vừa rộng vừa sâu, nhiều lĩnh vực, đa dạng về hình thức, nội dung, mức độ thông tin Tình chất thông tin phải kịp thời, chính xác, cô

đọng, logic Như vậy, nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý thưòng có nhu cầu tin về những vấn đề có tính chất tổng hợp Do đó, khi xử lý nội dung tài liệu, cán bộ thư viện cần chú ý tới việc mô tả cấp cao hơn gần nhất của đối tượng bậc 1 Số lượng người dùng tin là cán bộ quản lý trong trường khoảng

400 cán bộ

2.1 Công tác phân loại

Hình thức xử lý nội dung tài liệu bằng phương pháp phân loại là hình thức đã được thư viện áp dụng ngay từ những ngày đầu thành lập

Khung phân loại đầu tiên được sử dụng để phân loại tài liệu ở thư viện

là khung phân loại Trung tiểu hình của Trung Quốc

Năm 1975, thư viện chuyển sang sử dụng khung phân loại BBK của Nga để phân loại tài liệu

Từ năm 2002 đến nay, trước xu hướng chung của các thư viện trên thế giới và để thuận tiện cho việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc, khung phân loại DDC được sử dụng thay thế khung phân loại BBK để phân loại tài liệu

Luận văn đi vào nghiên cứu thực trạng công tác phân loại tài liệu nên chỉ tập trung khảo sát công tác phân loại tài liệu ở thời điểm hiện tại là phân loại tài liệu bằng bảng DDC với 2 khía cạnh: 1/ Cách thức tiến hành phân loại tài liệu hiện tại và 2/ Đánh giá chất lượng kết quả phân loại

Trước hết luận văn sẽ trình bày một vài nét sơ lược về khung phân loại

mà thư viện trường ĐHGTVT đang sử dụng

Khung phân loại DDC nguyên bản tiếng Anh là: Dewey Decimal Classification và được dịch là khung phân loại thập phân Dewey Khung phân loại là phát minh của ông Mevil Dewey( 1851- 1931) năm 1873 Cho tới nay

đã qua 22 lần xuất bản Đây là khung phân loại luôn được cập nhật về nội dung, bổ sung các môn loại khoa học mới

Khung phân loại hiện nay đang sử dụng tại Thư viện ĐHGTVT là bản dịch khung phân loại DDC rút gọn do thư viện cao học thuộc trường Đại học khoa học tự nhiên - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh biên soạn năm

2002 với nhan đề là: “Hướng dẫn thực hành phân loại thập phân Dewey”

Khung phân loại DDC có 10 lớp chính có ký hiệu bằng số ả Rập với 3 con số và có 2 số 0 ở cuối, thể hiện như sau:

Các lớp chính lại lần l−ợt đ−ợc chia nhỏ ra tối đa 10 lớp con, đến l−ợt mình, mỗi lớp con lại chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chi tiết hơn

Trong khung phân loại DDC hiện có 7 bảng phụ Các bảng này nhằm mục đích mở rộng ký hiệu các lớp của bảng chính Nhờ có các bảng phụ này

sẽ giúp cho việc sử dụng khung phân loại linh hoạt và có hiệu quả

Bảng 1: Tiểu phân mục tiêu chuẩn Bảng này có thể áp dụng để ghép với ký hiệu của bảng chính ở tất cả các lĩnh vực

Bảng 2: Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, nhân vật Bảng này cũng áp dụng đ−ợc với mọi ký hiệu của bảng chính

Bảng 3: Bảng phụ văn học Bảng này chỉ đ−ợc sử dụng với số phân loại

rất phức tạp đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững quy tắc ghép nối, và hạn chế việc ghép các ký hiệu bởi nếu lạm dụng quá chúng ta sẽ khó có thể nhận biết được tất cả những ký hiệu đó

2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu của cán bộ TTTTTV

Để tìm hiểu thực trạng cách thức thực hiện việc phân loại của cán bộ thư viện tại TTTTTV trường ĐHGTVT, luận văn đã xem xét hoạt động này của cán bộ thư viện dựa trên quy trình: 1/ Phân tích nội dung tài liệu; 2/ Xác

định vị trí môn loại; 3/ Định ký hiệu phân loại

Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn và phát tài liệu để cán bộ phân loại xử lý Số cán bộ tham gia phỏng vấn là 03 Số tài liệu được phát ra là

2 Bảy mươi năm Đảng Cộng Sản Việt Nam 335.5

3 Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện

hành về lao động và bảo hiểm xã hội

2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu

Quy trình phân loại tài liệu là quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung tài liệu bằng các ký hiệu phân loại

Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu Bằng việc phân tích tài liệu, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố nội dung và hình thức đặc trưng của tài liệu, các góc độ thời gian, địa điểm của vấn đề được nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và ý nghĩa của nó

Thông qua việc phân tích tài liệu, cán bộ phân loại phải xác định chính xác chủ đề và những khía cạnh phụ Trong đó, chủ đề của tài liệu chính là vấn

đề được tác giả chọn lựa trong thế giới khách quan làm đối tượng nghiên cứu Một tài liệu có thể có một hoặc nhiều chủ đề và khi đó, cán bộ phân loại phải xem xét các chủ đề này được trình bày độc lập hay trong mối liên hệ với nhau Những khía cạnh phụ, đó là quan điểm của tác giả, hình thức trình bày nội dung tài liệu Những khía cạnh phụ này đòi hỏi người phân loại phải lưu ý để thể hiện trong số phân loại nhằm chi tiết hoá nội dung tài liệu xếp trên giá

Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ thư viện dựa vào các yếu tố: tên sách, thông tin bổ sung cho tên sách, tóm tắt, lời giới thiệu, mục lục, tùng thư, từ hoặc cụm từ được gạch chân hoặc in đậm nhà xuất bản, thư mục tài liệu tham khảo, và trong trường hợp cần thiết phải đọc chính văn.[12, tr.20]

Luận văn đã tiến hành phỏng vấn 03 cán bộ về thực tế cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ Kết quả như sau:

- 3/3 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố: thư mục, mục lục, lời giới thiệu Trong đó 1/3 cán bộ cho rằng cần phải đặc biệt quan tâm tới tác giả, và lĩnh vực nghiên cứu chuyên môn của họ

- 3/3 cán bộ cho rằng do đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật không cần thiết phải đọc chính văn của tài liệu

- 3/3 cán bộ cho rằng sau khi phân tích nội dung tài liệu cần tìm ra đ−ợc

chủ đề chính và các khía cạnh phụ của tài liệu

Phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy:

- L−ợng tài liệu phân tích đúng là 6/9 tài liệu

- L−ợng tài liệu phân tích thiếu yếu tố hình thức của tài liệu là 1/9

- L−ợng tài liệu phân tích thiếu khía cạnh nghiên cứu của tài liệu là 1/9

- L−ợng tài liệu phân tích không chính xác chủ đề tài liệu do quá dựa

vào lĩnh vực nghiên cứu chuyên ngành của tác giả mà bỏ qua đối t−ợng nghiên

cứu chính của tài liệu là 1/9

Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu đ−ợc trình bày ở bảng

Thiếu: Cán bộ th− viện phân tích bỏ sót một hoặc một vài yếu tố nội

dung hoặc hình thức của tài liệu

Sai hoàn toàn: Cán bộ thư viện đã phân tích không chính xác nội dung

mà tài liệu đề cập tới

2.1.1.2 Xác định vị trí môn loại

Để xác định vị trí môn loại, người phân loại phải nghiên cứu kỹ bảng phân loại Chỉ có nắm vững bảng phân loại, nhất là nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại thư viện mình hiện đang áp dụng, nắm bắt được vị trí

và các ký hiệu các môn loại cơ bản trong bảng phân loại đó người cán bộ phân loại mới tìm ra ký hiệu thích hợp cho tài liệu

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

- 3/3 cán bộ khẳng định, muốn phân loại được một tài liệu, cán bộ phân loại cần nắm vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại

- 2/3 cán bộ khẳng định thường xác định vị trí môn loại của tài liệu thông qua bảng chỉ mục quan hệ Các cán bộ này cũng khẳng định, sau khi xác định được vị trí môn loại ở bảng chỉ mục quan hệ cần đối chiếu lại với ký hiệu trong bảng chính để có được một ký hiệu đầy đủ, phản ánh mọi khía cạnh góc độ nghiên cứu của tài liệu

- 1/3 cán bộ khẳng định thường xác định vị trí môn loại của tài liệu dựa vào phần chính của bảng phân loại Đây là phương pháp tốt nhất để hiểu biết cấu trúc của bảng phân loại

- 1/3 cán bộ nêu chính xác các quy tắc chọn số phân loại trong các trường hợp tài liệu có nhiều hơn một chủ đề 2/3 cán bộ không nêu được quy tắc “đầu tiên trong hai”, đó là khi tài liệu đề cập tới hai chủ đề ngang nhau, ta chọn chủ đề được đề cập trước

Phân tích tài liệu cán bộ xử lý cho thấy: Số tài liệu được xác định đúng

vị trí môn loại là 8/9 tài liệu, trong đó có 1 tài liệu đề cập tới 2 chủ đề ngang nhau được xử lý đúng lại do người cán bộ không nắm được lý thuyết xử lý Nguyên nhân là người cán bộ này phân loại theo cảm tính, chưa dựa trên căn

cứ khoa học

1/9 tài liệu xác định chưa chính xác vị trí môn loại bởi người cán bộ xử

lý đã phân loại tài liệu dựa vào bộ môn mà tác giả đang giảng dạy

Kết quả điều tra về cách xác định vị trí môn loại được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.3 Đánh giá cách xác định vị trí môn loại của cán bộ phân loại

2.1.1.3 Định ký hiệu phân loại

Định ký hiệu phân loại là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng

ký hiệu của bảng phân loại mà thư viện đang sử dụng

Sau khi xác định được vị trí môn loại, người cán bộ phân loại thực hiện việc định ký hiệu phân loại dựa theo nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại từ chung tới riêng, từ khái quát tới cụ thể Ký hiệu phân loại được định từ bảng chính gọi là ký hiệu phân loại chính Những khí cạnh phụ khác được thể hiện bằng các trợ ký hiệu được lấy từ các bảng phụ

Như vậy, cấu trúc của ký hiệu phân loại thường là sự kết hợp giữa ký hiệu của môn loại chính với các trợ ký hiệu Vấn đề đặt ra là phải biết phối hợp các ký hiệu phân loại chính với các trợ ký hiệu đó

Kết quả phỏng vấn cán bộ phân loại cho thấy:

- 3/3 cán bộ nêu đầy đủ cấu trúc của ký hiệu phân loại là: Ký hiệu phân loại chính, dấu ghép nối và trợ ký hiệu Và cả 3/3 cán bộ khẳng định là với bảng phân loại DDC không có dấu hiệu ngăn cách giữa ký hiệu của bảng chính với trợ ký hiệu

- 2/3 cán bộ chưa nắm chắc nguyên tắc ghép nối giữa ký hiệu chính với trợ ký hiệu hoặc ký hiệu chính với một phần ký hiệu ở mục khác trong bảng chính

Phân tích tài liệu xử lý cho thấy:

- Lượng tài liệu định ký hiệu chính xác là 4/9 tài liệu trong đó có một tài liệu có ký hiệu phân loại bị thừa dấu chấm (.) ngăn cách giữa các số phân loại

- Lượng tài liệu định ký hiệu vi phạm quy tắc ghép nối là2/9 tài liệu

- Lượng tài liệu phân loại chưa chính xác là 3/9 tài liệu

Cụ thể, tài liệu số 05 có nhan đề: “Cơ học lý thuyết” được định lý hiệu phân loại là 531.1071 trong khi bảng phân loại hướng dẫn là ký hiệu này không dùng nữa mà xếp ở mục :531.07

[.101-.109] Tiểu phân mục tiêu chuẩn

Không dùng; xếp ở 531.01- 531.09

Ký hiệu phân loại của tài liệu này đã vi phạm 02 lỗi: đó là lỗi về quy tắc ghép nối giữa ký hiệu chính với tiểu phân mục tiêu chuẩn và lỗi về trình bày hình thức ký hiệu vì trong một ký hiệu phân loại có từ 7 số trở lên thì sẽ

nhóm 3 số lại với nhau, nhóm 3 số thứ hai sẽ cách các số trước đó bằng một dấu cách “ ”

Tài liệu số 06 có nhan đề: “Dung sai trong xây dựng” được định ký hiệu phân loại là 690.002 thừa một số 0

- Lượng tài liệu định ký hiệu sai là 3/9 tài liệu, trong đó 2/9 tài liệu bị

định ký hiệu chưa chi tiết, 1/9 tài liệu bị sai do người cán bộ phân loại đã xác

định chủ đề sai ở giai đoạn phân tích nội dung tài liệu

- Lượng tài liệu định ký hiệu chưa chi tiết là 2/9 tài liệu

Tài liệu số 08 có nhan đề: “Giáo trình thi công đường sắt” có đối tượng nghiên cứu là Đường sắt, phương diện nghiên cứu là Thi công, được định ký hiệu phân loại là 625.1 thiếu ký hiệu của tiểu phân mục tiêu chuẩn về hình thức tài liệu là giáo trình, có ký hiệu là -071

Ký hiệu đầy đủ phải là: 625.107 1

Tài liệu số 09 có nhan đề là “Cơ học” nội dung chủ yếu về phần Tĩnh học, có ký hiệu phân loại là 531.1 mà lẽ ra phải là 531.12, bởi:

liệu phân loại bị sai Nguyên nhân là: lẽ ra yếu tố lĩnh vực nghiên cứu chuyên môn của tác giả chỉ được xét đến như một trong những yếu tố tham khảo trong quá trình phân tích tài liệu thì một cán bộ lại xem nó như một yếu tố chính quyết định đối tượng nghiên cứu của tài liệu Điều này là thể hiện người cán

bộ này đã nắm không chắc và không nhất quán trong cách thức phân tích nội dung tài liệu bởi có 02 tài liệu cũng do cán bộ này xử lý lại có kết quả phân loại chính xác

Có tới 2/3 cán bộ không nắm chắc quy tắc chọn số phân loại khi tài liệu đề cập tới hơn một chủ đề nhưng những tài liệu có 2 chủ đề trở lên do họ

xử lý lại chính xác Nguyên nhân là do họ đã xử lý dựa theo cảm tính, thói quen mà không phải dựa trên một cơ sở khoa học

Tất cả các cán bộ đều khẳng định rằng không có dấu ngăn cách giữa ký hiệu phân loại chính với trợ ký hiệu nhưng có một tài liệu lại có dấu chấm ngăn cách giữa chúng Nguyên nhân là người cán bộ này làm thiếu cẩn thận, không có sự kiểm tra lại sau khi định ký hiệu phân loại

Kết quả cuối cùng là:

Trong tổng số 09 tài liệu phát ra có 04 tài liệu được định ký hiệu phân loại chính xác, còn lại 05 tài liệu chưa chính xác chủ yếu là do cán bộ phân loại chưa thực sự nắm chắc nguyên tắc cấu tạo khung phân loại, chưa thực sự hiểu hết về khung phân loại mà mình đang sử dụng

Tóm lại, các cán bộ làm công tác phân loại tài liệu đã nắm chắc quy trình phân loại tài liệu Điều này có được là do họ đã có một thời gian tương

đối dài làm công tác phân loại tài liệu Tuy nhiên, cũng như với các thư viện khác, khung phân loại DDC là một khung phân loại tương đối mới, thư viện lại

không có thời gian tiếp cận, tìm hiểu kỹ càng nên cán bộ phân loại còn không

ít những bỡ ngỡ khi tiến hành phân loại cụ thể tài liệu Điều này giải thích tại

sao các cán bộ phân loại thư viện đều nắm chắc lý thuyết phân loại lại vẫn

chưa hoàn toàn chính xác khi phân loại tài liệu

Kết quả điều tra về cách định ký hiệu phân loại được thể hiện trong bảng

Sai hoàn toàn

2.1.2 Đánh giá chất lượng kết quả phân loại tài liệu

Để khảo sát chất lượng phân loại tài liệu của thư viện, luận văn chọn

ngẫu nhiên 100 biểu ghi CSDL sách tiếng Việt và tiếng nước ngoài là các

CSDL được phân loại tài liệu một các nghiêm túc nhất CSDL tạp chí cũng

được phân loại nhưng chỉ được phân sơ qua để xếp tạp chí lên giá nên luận văn

không tiến hành khảo sát

Kết quả khảo sát cho thấy:

Lượng tài liệu được phân loại chính xác chiếm 80%

Lượng tài liệu bị phân loại chưa chính xác là: 20% Trong đó 4% là bị

sai môn loại chính 16% là bị sai môn loại cấp nhỏ hơn hoặc không chính xác

đến tiểu phân mục nhỏ nhất

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng phân loại tài liệu:

Tổng số tài liệu

Chính xác Thiếu

Vi phạm quy tắc ghép nối

Sai hoàn toàn

- Mức độ chính xác chưa cao dẫn đến cùng một tài liệu chỉ khác lần,

năm xuất bản thậm chí giống nhau hoàn toàn do hai người làm khác nhau lại

được xếp ở 2, 3 nơi trong bảng phân loại

- Việc tra tìm tài liệu của bạn đọc gặp nhiều khó khăn

2.2 Công tác định từ khoá

Mô tả tài liệu bằng từ khoá (định từ khóa) có vai trò rất qua trọng trong

các công đoạn của quy trình xử lý thông tin Tra cứu tài liệu bằng từ khoá là

một trong các phương pháp hiệu quả để người dùng tin tìm được thông tin về

tài liệu phù hợp với yêu cầu tin

Tuy nhiên, công tác định từ khóa tài liệu chỉ được Thư viện áp dụng để

xử lý nội dung tài liệu kể từ năm 2002

Phương pháp định từ khoá ở đây là phương pháp định từ khoá tự do

Nghiên cứu công tác định từ khoá của thư viện trường ĐHGTVT, luận văn xem xét ở hai khía cạnh: thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá; chất lượng mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa

2.2.1 Cách thức tiến hành định từ khoá của cán bộ TTTV

Cũng giống như công tác phân loại, công tác định từ khoá tài liệu cũng phải làm theo một quy trình nhất định và luận văn sẽ tiến hành nghiên cứu thực tế việc áp dụng quy trình này tại thư viện trường ĐHGTVT, bao gồm các công đoạn : 1/ Phân tích nội dung tài liệu; 2/ Chọn từ khoá để mô tả; 3/Hoàn chỉnh quá trình định từ khoá; Công đoạn trình bày từ khoá trong biểu ghi do không được thư viện thực hiện nên luận văn sẽ không tiến hành khảo sát Tuy nhiên, luận văn vẫn nghiên cứu xem xét quan điểm của từng cán bộ về vấn đề này, từ đó sẽ đưa ra được kiến nghị thích hợp

Để nắm bắt được cách thức thực hiện các công đoạn đó, luận văn đã sử dụng phương pháp phỏng vấn cán bộ thư viện làm công tác định từ khoá tài liệu và phân tích kết quả định từ khoá của họ Tài liệu để cán bộ thư viện định

từ khoá chính là những tài liệu đã được phát để phân loại Như vậy, có tổng số

03 cán bộ tham gia phỏng vấn, và số tài liệu phát ra là 09 tài liệu ( mỗi cán bộ

sẽ xử lý 03 tài liệu)

Bảng 3.1 : Danh sách tài liệu được dùng để khảo sát

chất lượng định từ khoá

1 Chiến lược chính trị thế giới Chính trị%Thế giới%Chiến

lược%Chính trị thế giới

2 Lịch sử Đảng Cộng Sản Việt Nam Đảng Cộng Sản, Đảng Cộng Sản

Việt Nam

STT Tên tài liệu Từ khoá

2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu

Mục đích của việc phân tích nội dung tài liệu khoa học để định từ khóa

là xác định rõ tài liệu đề cập tới vấn đề gì và đối tượng này được đề cập như thế nào Cụ thể là để xác định rõ đối tượng bậc 1, đối tượng bậc 2, các phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập trong nội dung tài liệu

Đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan

được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong nội dung tài liệu- đây là đặc trưng

quan trọng nhất của tài liệu Trong một tài liệu có thể có một họăc một số đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu có thể là đối tượng bậc 1, bậc 2

Phương diện nghiên cứu của đối tượng là thông tin trả lời câu hỏi: đối tượng được nghiên cứu ở góc độ nào, trên quan điểm nào, ở đâu, thời gian nào, hình thức nào,…Phương diện cũng được phân loại thành 2 bậc: phương diện bậc 1 và phương diện bậc 2 căn cứ vào mối quan hệ đối với đối tượng nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu đặc thù trả lời câu hỏi: việc nghiên cứu đối tượng có sử dụng phương pháp gì đặc biệt

Cán bộ định từ khoá sau khi nắm bắt được được những vấn đề được trình bày trong tài liệu sẽ phải nghiên cứu xem tại sao tài liệu về vấn đề đó lại

được lựa chọn bổ sung vào vốn tài liệu của thư viện và bạn đọc sẽ thích thú ở

điểm gì,…để từ đó định từ khoá được chuẩn xác nhất [12, tr.8]

Như chúng ta đã biết, bản chất của việc định từ khoá là sử dụng từ vựng khoa học để mô tả nội dung tài liệu Do vậy, đặc điểm nội dung tài liệu có ảnh hưởng nhiều tới việc chi phối lựa chọn từ khoá Việc lựa chọn từ khoá chủ yếu căn cứ vào các yêu cầu chung về nội dung và hình thức từ khoá nhưng việc áp dụng chúng tại các thư viện đặc biệt là các thư viện chuyên ngành có những

đặc điểm khác nhau Thư viện trường ĐHGTVT là một Thư viện chuyên ngành về giao thông vận tải nên nhóm tài liệu về lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và công nghệ chiếm phần lớn trong vốn tài liệu Mà đặc

điểm của nhóm này là: nội dung thường đề cập tới những đối tượng hữu hình,

cụ thể; tài liệu thường có các đối tượng bậc 1, bậc 2 và phương diện bậc 1, bậc

2 Đặc điểm này của tài liệu sẽ dẫn đến việc xác định các đối tượng và phương diện đối tượng dễ dàng khi phân tích nội dung tài liệu Tuy nhiên, lại có khó khăn trong việc lựa chọn từ khoá mô tả đối tượng Đặc điểm thứ hai chi phối cách thức phân tích nội dung tài liệu, đó là các dạng tài liệu khác nhau trong