Nghiên cứu việc thu thập tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại thư viện quốc gia việt nam

Bộ giáo dục vμ đμo tạo Bộ Văn hoá Thể thao vμ Du lịch Trường đại học văn hoá hμ nội Trần Kim Oanh Nghiên cứu việc thu thập, tổ chức vμ khai thác vốn tμi liệu luận án tại thư viện quố

Bộ giáo dục vμ đμo tạo Bộ Văn hoá Thể thao vμ Du lịch

Trường đại học văn hoá hμ nội

Trần Kim Oanh

Nghiên cứu việc thu thập, tổ chức

vμ khai thác vốn tμi liệu luận án tại thư viện

quốc gia Việt Nam

Chuyên ngμnh: Khoa học thư viện Mã số: 60 32 20

Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện

Người hướng dẫn khoa học:

Ts Lê Văn Viết

Hμ Nội - 2008

Lời Cảm ơn

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Lê Văn Viết và các thầy giáo, cô giáo Khoa sau đại học – Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, các cô, chú

và các bạn đồng nghiệp đang công tác tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nhân dịp này, cho tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với quý thầy cô, gia đình và bạn bè đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn

Do khả năng có hạn, nên những thiếu sót của luận văn là điều không tránh khỏi Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

Trần Kim Oanh

Danh môc c¸c ch÷ viÕt t¾t

TVQG Th− viÖn Quèc gia

TVQGVN Th− viÖn Quèc gia ViÖt Nam

LA LuËn ¸n

LATS LuËn ¸n TiÕn sÜ

Mục lục

mở đầu 3

Chương 1: Tầm quan trọng của tμi liệu luận án đối với Thư viện quốc gia Việt Nam 7

1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam 7

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam 10

1.3 Vai trò của tài liệu luận án đối với Thư viện Quốc gia Việt Nam 13

1.3.1 Khái niệm tài liệu luận án 14

1.3.2 Những đặc điểm của tài liệu luận án 15

1.3.3 Vai trò của tài liệu luận án 18

1.4 Người dùng tin và nhu cầu tin về luận án tại Thư viện Quốc gia 21

Chương 2: Thực trạng việc thu thập, tổ chức, vμ khai thác tμi liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam .28

2.1 Xây dựng vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam 28

2.1.1 Cơ sở pháp lý việc thu nhận luận án tại Thư viện Quốc gia 28

2.1.2 Việc thu nhận lưu chiểu luận án tại Thư viện Quốc gia 32

2.1.2.1 Các biện pháp 32

2.1.2.2 Kết quả 34

2.2 Công tác tổ chức, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu luận án 35

2.2.1 Công tác xử lý kỹ thuật luận án 35

2.2.1.1 Xử lý hình thức luận án 35

2.2.1.2 Xử lý nội dung luận án 41

2.2.2 Công tác lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu luận án 45

2.2.2.1 Công tác lưu trữ và tổ chức kho tài liệu luận án 45

2.2.2.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu luận án 46

2.3 Các hình thức khai thác và sử dụng vốn tài liệu luận án 48

2.3.1 Các sản phẩm thông tin thư viện 48

2.3.1.1 Các phương tiện tra cứu truyền thống 48

2.3.1.2 Phương tiện tra cứu hiện đại 55

2.3.2 Các dịch vụ khai thác tài liệu luận án 58

2.3.2.1 Phục vụ tại phòng đọc luận án 58

2.3.2.2 Tra cứu tài liệu luận án 60

2.4 Nhận xét và đánh giá về vốn tài liệu luận án và việc khai thác sử dụng 66

Chương 3: Các giải pháp tăng cường vμ khai thác có hiệu quả vốn tμi liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam 69

3.1 Phương hướng chung 69

3.2 Các giải pháp 69

3.2.1 Hoàn thiện cơ sở pháp lý 69

3.2.2 Tăng cường vốn tài liệu luận án 70

3.2.3 Đẩy mạnh số hoá tài liệu luận án 71

3.2.4 Mở rộng các dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ, khai thác nguồn tài liệu luận án 72

3.2.4.1 Mở rộng các dịch vụ 72

3.2.4.2 Nâng cao chất lượng phục vụ 74

3.2.4.3 Tuyên truyền, quảng bá vốn tài liệu luận án cho người dùng tin 75

3.2.5 Tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ tài liệu luận án 76

Kết luận 78

Tμi liệu tham khảo

Phụ lục

mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tμi

Chúng ta đang sống trong thời đại mà thông tin được coi là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá, là nguồn lực phát triển của mọi quốc gia và xã hội loài người Chính vì vậy nhu cầu thông tin của con người ngày càng cao, việc đáp ứng nhu cầu tin ngày càng được chú trọng

Thư viện Quốc gia Việt Nam với tư cách là thư viện đứng đầu trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước, công tác phục vụ thông tin – tư liệu luôn

được coi là nhiệm vụ trọng tâm nhằm đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của bạn đọc Hoạt động của thư viện đã góp phần không nhỏ trong sự nghiệp khoa học của các nhà nghiên cứu nói riêng và sự phát triển khoa học của đất nước nói chung Với thành phần bạn đọc đông đảo là sinh viên và các nhà nghiên cứu khoa học, nhu cầu về thông tin của họ là rất lớn và chuyên sâu Nắm bắt được điều này Thư viện Quốc gia Việt Nam đã không ngừng cố gắng xây dựng vốn tài liệu của mình ngày càng phong phú và có giá trị để có thể đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc một cách đầy đủ nhất Một trong những nguồn tài liệu đặc biệt của thư viện có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc đó là vốn tài liệu LA Nó bao gồm LATS của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, luận án tiến sĩ của người nước ngoài bảo vệ ở Việt Nam Luận án là tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khá công phu của của các nhà và được thẩm định bởi một hội

đồng gồm các nhà khoa học đầu đàn về lĩnh vực đó Phần lớn kết quả nghiên cứu trong các luận án lần đầu mới công bố chúng có giá trị khoa học và thực tiễn rất cao Trên cơ sở những quyền hạn được pháp luật qui định, thư viện đã cố gắng để thu nhận được đầy đủ nhất các luận án tiến sĩ Cho đến nay vốn tài liệu LA của thư viện đã có khoảng hơn 13000 tên tài liệu, bao gồm nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: tự nhiên, xã hội, kỹ thuật,…có thể đáp ứng rộng rãi nhu cầu tin của các nhà nghiên cứu, và sinh viên các trường đại học Nó gián tiếp góp phần đẩy mạnh sự nghiệp “Công nghiệp hóa - hiện đại hoá đất nước”

Tuy nhiên bên cạnh đó việc thu thập, tổ chức, khai thác nguồn tài liệu này của thư viện còn có những mặt hạn chế:

- Số lượng tài liệu luận án thu nhận được vẫn chưa thật đầy đủ

- Việc tiến hành số hoá tài liệu luận án vẫn chưa được nhiều

- Chưa có những dịch vụ thông tin khoa học, vv…

Nhận thức được tầm quan trọng, và giá trị của vốn tài liệu LA trong việc nghiên cứu khoa học, trong việc tìm hiểu và triển khai ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ vào trong đời sống, sản xuất, phục vụ đắc lực cho công cuộc “Công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước”

Việc nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác thu thập, tổ chức và khai thác tài liệu luận án nhằm đưa ra những phương hướng và giải pháp khắc phục các hạn chế, phát huy tốt hơn nữa vốn tài liệu luận án để đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin, đồng thời khẳng định vị thế của Thư viện Quốc gia trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước là điều hết sức cần thiết Vì lý do trên tôi

chọn đề tài “ Nghiên cứu việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận

án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

Thông tin – Thư viện của mình

Tình hình nghiên cứu đề tài:

Hiện đã có nhiều đề tài luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp nghiên cứu các vấn đề của Thư viện Quốc gia Riêng việc nghiên cứu tổng thể vốn tài liệu

LA thì chưa có luận văn thạc sĩ cũng như khoá luận tốt nghiệp đề cập đến Tuy nhiên năm 2004, luận văn của thạc sĩ Trần Mỹ Dung với đề tài “ Tăng cường nguồn lực thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” và năm 2005 luận văn của thạc sĩ Trần Phương Lan với đề tài “Vốn tài liệu quí hiếm ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” có đề cập đến khía cạnh vốn tài liệu luận án nhưng chỉ là ý rất nhỏ Luận văn “ Nghiên cứu việc thu thâp, tổ chức, và khai thác tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” sẽ đi sâu phân tích vai trò vốn tài liệu luận án, thực trạng việc thu thập, tổ chức khai thác vốn tài liệu luận án, các giải pháp tăng cường khai thác có hiệu quả vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

2 Đối tượng vμ phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: Vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận

án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam từ khi hình thành đến nay (1976 đến nay)

3 Mục đích vμ nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích:

Trên cơ sở nghiên cứu quá trình thu thập, tổ chức, khai thác vốn tài liệu luận án với những đánh giá về ưu, nhược điểm của quá trình đó, tác giả xác định phương hướng và đưa ra giải pháp tăng cường và khai thác có hiệu quả vốn tài liệu LA tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu vai trò của vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia

- Người dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu LA tại Thư viện Quốc gia

- Khảo sát và đánh giá thực trạng việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu LA tại Thư viện Quốc gia

- Phương hướng và giải pháp tăng cường khai thác có hiệu quả vốn tài liệu

LA tại Thư viện Quốc gia

5 Cấu trúc của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Tầm quan trọng của tài liệu luận án đối với Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 2: Thực trạng việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Các giải pháp tăng cường và khai thác có hiệu quả vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 1

Tầm quan trọng của tμi liệu luận án đối với

thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1 Sơ lược quá trình hình thμnh vμ phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam:

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương và Thư viện Đông Dương, sau này quen gọi Thư viện Trung ương trực thuộc Nha Lưu trữ, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của Toàn quyền Pháp tại Đông Dương, Thư viện Trung ương Đông Dương có nhiệm vụ “ Thu thập các tài liệu về tất cả các lĩnh vực tri thức, truyền bá những tri thức đó cho đa số dân chúng Đông Dương, phổ biến các văn bản có thể đem lại những lợi ích đặc biệt cho một nước thuộc địa” ( Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương), qui định chung của Thư viện Trung ương Đông Dương, 21/06/1919) Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919 sau 2 năm chuẩn bị sách báo, cơ sở vật chất và nhân viên

Về xây dựng vốn tài liệu của Thư viện Trung ương ngay từ đầu đã có định hướng khá rõ ràng: từng bước xây dựng một thư viện bách khoa nhằm cung cấp cho người đọc những sách tốt nhất Ngoài những tài liệu có tính chất chung, Thư viện còn đề ra nhiệm vụ tập hợp tài liệu về Đông Dương càng đầy đủ càng tốt Căn cứ vào qui định chung của Thư viện Trung ương vốn tài liệu của thư viện

được xây dựng và duy trì dựa trên các nguồn: nguồn mua, nguồn nộp của Phủ toàn quyền và các ban khác, nguồn lưu chiểu, nguồn biếu tặng

Khi mới thành lập, vốn tài liệu ban đầu của thư viện chỉ có khoảng vài nghìn bản được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, gồm phần còn lại của các thư viện

đã tồn tại nay bị giải thể như thư viện Phủ thống sứ Bắc kỳ, thư viện Bình dân, thư viện Pháp Nam và sách hiến tặng của các cá nhân nhưng chủ yếu từ các giáo

đoàn ở Bắc Kỳ

Trải qua một chặng đường dài 92 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay thư viện đã rất tự hào khi nhìn lại chặng đừờng mình đã đi qua, tuy có nhiều thăng trầm khó khăn nhưng thư viện đã vượt qua và ngày càng lớn mạnh và phát triển không ngừng

Hiện nay thư viện là chi nhánh của Thư viện Liên hợp quốc (từ 1982)

Là thành viên chính thức của Hiệp hội các thư viện và cơ quan thư viện quốc

tế (IFLA)

Là thành viên tích cực của Đại hội cán bộ thư viện Đông Nam A (CONSAL) Sau đây là những gì thư viện đã tạo lập và xây dựng được sau 91 năm phát triển:

Tạo lập được kho lưu chiểu các tài liệu Việt Nam, kho này chỉ được thành lập từ tháng 10 năm 1954 Đến nay kho lưu chiểu đã có gần 200.000 tên với khoảng 300.000 bản và tăng dần theo mức độ tăng trưởng của ngành xuất bản nước ta Kho này được để tại phòng riêng, được bảo quản với điều kiện tốt nhất

và an toàn nhất nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam

Xây dựng được vốn tài liệu lớn vào bậc nhất nước ta Với 1.500.000 đơn vị (hàng năm tăng từ 70 - 100 nghìn bản sách), 10.000 tên báo, tạp chí trong nước

và nước ngoài Vốn tài liệu của thư viện thực sự là lớn nhất, phong phú nhất với khoảng 60% trong số đó là tài liệu của Việt Nam xuất bản từ trước tới nay Trong đó có những vốn tài liệu rất có giá trị và quý hiếm như:

- Sách, báo, tạp chí xuất bản về Đông Dương trước 1954 với hơn 53 nghìn bản và 1.700 tên báo, tạp chí Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu về

- Microfim, microfiche các tài liệu quý trong và ngoài nước: 16.000 tên tài liệu, trong đó có hơn 10.000 tên sách của Việt Nam đang được lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Pháp ở Pari

- 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng thời

kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô

- Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh, ảnh , bản đồ

- Hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài

- Tài liệu điện tử: 400 sách điện tử, xây dựng được cơ sở dữ liệu toàn văn luận án tiến sĩ với hơn 7000 tên, cơ sở dữ liệu sách Đông Dương 750 tên

Với bộ sưu tập đồ sộ như vậy, thư viện đã cố gắng áp dụng nhiều biện pháp

để đưa giá trị bộ sưu tập của mình tới đông đảo quần chúng bạn đọc:

-Tăng chỗ ngồi của bạn đọc và tiện nghi các phòng phục vụ bạn đọc Nếu trước kia thư viện chỉ có 1 phòng đọc với 100 chỗ ngồi thì ngày nay là 12 phòng

đọc với 1.000 chỗ ngồi trong đó tới 9 phòng đọc tự chọn Các phòng thoáng mát, sạch sẽ và có điều hoà nhiệt độ Các thủ tục làm thẻ bạn đọc được giản tiện ở mức tối đa nên số lượng bạn đọc của thư viện không ngừng tăng Hàng năm trung bình thư viện cấp trên 20.000 thẻ bạn đọc

Thư viện đã xây dựng được cơ sở hạ tầng thông tin khá mạnh Bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin từ năm 1986 đến nay thư viện đã tạo được mạng Intranet với 10 máy chủ và hơn 200 máy trạm Tạo lập được 4 cơ sở dữ liệu thư mục, và 1 cơ sở bài trích báo, tạp chí

Ngoài ra thư viện còn biên soạn một số ấn phẩm như: Tạp chí thư viện Việt Nam, Thư mục quốc gia tháng, Thư mục quốc gia năm, thông tin văn hoá nghệ thuật

Do những đóng góp to lớn đối với nền văn hoá, khoa học, giáo dục, kinh tế của nhà nước nên TVQGVN đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 3 Huân

chương Lao động và năm 2002 được tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng ba, năm 2007 Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã ký Quyết định tặng TVQGVN Huân chương Độc lập hạng Hai Đây là phần thưởng quý báu ghi nhận những hy sinh và đóng góp âm thầm của các thế hệ người công tác tại thư viện, đồng thời

là nguồn cổ vũ, động viên cán bộ và công chức đang và sẽ làm việc tại thư viện chủ động, sáng tạo hơn nữa, phục vụ có hiệu quả hơn nữa các mục tiêu phát triển của đất nước, của Cách mạng

1.2 Chức năng vμ nhiệm vụ của thư viện quốc gia việt

nam

Thư viện có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau vào từng giai đoạn lịch

sử Hiện nay TVQGVN đang thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Pháp lệnh Thư viện được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 28.12.2000 có qui định về TVQGVN như sau:

Điều 17:

1 TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước

2 Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của pháp lệnh này, TVQGVN còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu người đọc

- Thu thập các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo qui định: xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia và Tổng thư mục Việt Nam

- Tổ chức phục vụ các đối tượng người đọc theo qui chế của Thư viện

- Hợp tác, trao đổi tài liệu với các thư viện trong nước và ngoài nước

- Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thư viện

- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho nggười làm công tác thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin

Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của

Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như sau:

Điều 1: Vị trí và chức năng:

TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội;

TVQGVN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn:

1 Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

3 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

4 Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

6 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, Tạp chí thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác

7 Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

8 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch

9 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị

và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viện cho các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt

động; triển lãm tài liệu theo quy định của pháp luật

10 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật

11 Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

được giao theo quy định của pháp luật

12 Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện quản lý

13 Quản lí tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo qui định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng

14 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3 Vai trò của tμi liệu luận án đối với Thư viện quốc gia việt nam

1.3.1 Khái niệm tài liệu luận án

Hiện nay có rất nhiều quan điểm được đưa ra khi đề cập tới loại hình tài liệu LATS :

Trong cuốn “Đại từ điển tiếng Việt” xuất bản năm 1999 định nghĩa về tài liệu LATS như sau: LA: công trình khoa học được trình bày trước Hội đồng chấm thi để được nhận học vị phó tiến sĩ, tiến sĩ.[31]

“Từ điển Bách khoa Việt Nam” xuất bản năm 2002 định nghĩa: LA là công trình nghiên cứu khoa học được đưa ra bảo vệ trước một hội đồng chấm LA thông thường, hay một LA nhà nước đối với học vị tiến sĩ LATS: nghiên cứu sinh phải hoàn thành một công trình nghiên cứu khoa học thể hiện khả năng độc lập nghiên cứu và có những kết quả nghiên cứu mới, có tính sáng tạo, đáp ứng nhu cầu phát triển khoa học - kĩ thuật, hay nhu cầu phát triển sản xuất của xã hội Đó là một công trình khoa học chứa đựng những kiến giải mới, những đóng góp mới có giá trị trong lĩnh vực khoa học chuyên ngành Kết quả nghiên cứu của LATS phải được công bố ít nhất trong 2 bài báo trên những tạp chí khoa học ngành, tuyển tập công trình nghiên cứu của các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành ở trong hoặc ngoài nước LATS được đánh giá ở 2 cấp: cấp cơ sở và cấp Nhà nước Khi nghiên cứu sinh hoàn thành LA, cơ sở đào tạo có trách nhiệm cho nghiên cứu sinh bảo vệ trước Hội đồng Khoa học chuyên ngành

mở rộng do thủ trưởng cơ sở thành lập Sau khi được Hội đồng Khoa học chuyên ngành mở rộng thông qua, nghiên cứu sinh được phép hoàn thành các thủ tục để bảo vệ LA trước Hội đồng chấm LA cấp Nhà nước do Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập LA phải được bảo vệ công khai Những đề tài liên quan đến bí mật quốc gia sẽ được tổ chức bảo vệ theo hướng dẫn riêng Thời gian, địa điểm bảo

vệ và đề tài LA phải được công bố trên báo hàng ngày trước thời gian bảo vệ 10 ngày”[23, tr.758]

Theo Quy chế đào tạo sau đại học (Ban hành kèm theo quyết định số 18/2000/QĐ-BGDĐT ngày 08/06/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo) tại chương 3: Đào tạo Tiến sĩ, Điều 14 mục 2 phần 3:

LATS phải là một công trình khoa học chứa đựng những đóng góp mới có giá trị trong lĩnh vực khoa học chuyên ngành, thể hiện khả năng độc lập sáng tạo nghiên cứu khoa học của nghiên cứu sinh Đóng góp mới của LA có thể là: những kết quả mới hay đề xuất mới có tác dụng bổ sung, phát triển hoặc làm

phong phú thêm vốn kiến thức đã có của chuyên ngành Những ứng dụng sáng tạo và phát triển có cơ sở khoa học dựa trên các thành tựu đã có nhằm giải quyết các yêu cầu thiết thực của kinh tế xã hội, khoa học và công nghệ

Theo Từ điển khoa học thư viện thông tin trực tuyến - ODLIS (Online dictionary for Library and Information science) định nghĩa: LA là một bài luận thuyết hoặc công trình nghiên cứu có tính học thuật khoa học cao Nội dung của

LA thường là nghiên cứu điều tra hoặc nghiên cứu cơ bản các vấn đề có tính chất chuyên sâu, được đệ trình, đưa ra trước trường đại học để bảo vệ, hoàn thành từng phần của yêu cầu đối với học vị tiến sĩ.[34]

Tóm lại LATS là công trình khoa học được trình bày trước Hội đồng khoa học để được nhận học vị tiến sĩ, là một công trình khoa học có giá trị, chứa đựng những kiến giải mới, những đóng góp mới trong lĩnh vực khoa học chuyên ngành, thể hiện khả năng độc lập sáng tạo nghiên cứu của nghiên cứu sinh, đáp ứng nhu cầu phát triển khoa học - kĩ thuật, nhu cầu phát triển sản xuất của xã hội

1.3.2 Những đặc điểm của tài liệu luận án:

LATS là dạng tài liệu đặc biệt, là tài liệu khoa học - sản phẩm của quá trình nghiên cứu khoa học, thể hiện những luận điểm, những học thuyết những phương pháp nghiên cứu cũng như các kết quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu khoa học LA phản ánh tình hình cũng như khuynh hướng hoạt động khoa học,

là thước đo trình độ khoa học ở mỗi lĩnh vực tại từng thời điểm trong mỗi quốc gia cũng như nhân loại nói chung Những giá trị thông tin quý giá mà chúng đem lại và cách thức chúng được phổ biến, lưu hành đã tạo cho loại hình tài liệu này những đặc điểm khác biệt với các tài liệu khác

Đặc điểm về hình thức tài liệu LA:

LA phải được trình bày mạch lạc, rõ ràng, tuyệt đối không được tẩy xoá, phải

được đóng bìa cứng theo đúng hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo LA được phép trình bày trong khoảng 45000 chữ (khoảng 150 trang không kể hình vẽ, bảng biểu, đồ thị danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục) trên giấy trắng khổ A4 Đối với chuyên ngành khoa học xã hội thì số trang có thể nhiều hơn nhưng

không quá 30% Các LA được lưu trữ tại TVQG đều thể hiện dưới dạng văn bản

và hình thức thống nhất theo qui định chung và chỉ có một bản duy nhất, LA không được xuất bản nên còn gọi là tài liệu không công bố, tài liệu xám Đây

được coi là những đặc điểm khác biệt với các loại hình tài liệu khác như sách báo, tạp chí

Đặc điểm về nội dung tài liệu LA:

LA là một tài liệu mang tính khoa học cao nên cách trình bày nội dung thường rất khúc triết, chặt chẽ và cô đọng, đúng theo kết cấu chung của một công trình nghiên cứu khoa học gồm các phần:

Phần mở đầu: Nêu lên tính cấp thiết của đề tài, mục đích nghiên cứu, giới hạn phạm vi đề tài, phản ánh mức độ hiện trạng nghiên cứu của đề tài, những

đóng góp mới của LA

Nội dung LA được chia thành các chương cụ thể, đi vào phân tích một cách toàn diện, đánh giá thực trạng, mức độ, xu hướng phát triển của các vấn đề nghiên cứu, trình bày nội dung, phương pháp và các kết quả nghiên cứu,

Kết luận: LA phải nêu lên được những phương hướng, giải pháp, triển vọng và kiến nghị của tác giả đối với vấn đề mình nghiên cứu

Danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục: nhất thiết phải dẫn nguồn tài liệu hoặc kết quả nghiên cứu của người khác được sử dụng trong LA, phải nêu rõ cả việc sử dụng những đề xuất hoặc kết quả của đồng tác giả Nếu sử dụng tài liệu của người khác mà không chú dẫn tác giả và nguồn tài liệu thì LA không được duyệt để bảo vệ, điều này thể hiện tính tin cậy và khoa học của các kết quả được công bố trong LA

Các LATS đều mang đặc điểm chung đó là tính kế thừa và tính quốc tế Không một công trình nghiên cứu khoa học nào chỉ là sản phẩm của một người, thậm chí một thế hệ Đó là sản phẩm của sự hợp tác, kế thừa của nhiều người, nhiều thế hệ, vì vậy thông tin trong LA sẽ là cơ sở cho những nội dung nghiên cứu tiếp theo, được sử dụng lâu dài và có thệ thống Có thể nói nội dung các LATS trong thực tế thể hiện rõ tính sáng tạo, sự đổi mới, tích cực sử dụng các

phương pháp tư duy khoa học tạo ra các kiến thức mới có giá trị Xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng ngành, từng lĩnh vực khoa học cụ thể nhiều đề tài LA thể hiện tính sát thực với đời sống xã hội, đóng góp những giá trị thiết thực vào

cuộc sống

1.3.3 Vai trò của tài liệu luận án:

LATS là một bộ phận quan trọng không thể tách rời khỏi nguồn lực thông tin đang được quản trị tại TVQGVN Cùng với vốn tài liệu khác tài liệu LA luôn

đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đáp ứng và thoả mãn nhu cầu tin của người dùng tin tại thư viện Trong những năm gần đây, số lượng bạn đọc đến với thư viện tăng nhanh, trung bình mỗi năm thư viện phục vụ trên 400.000 lượt bạn

đọc: năm 2007 là 449.791 lượt, năm 2008 là 419.106 lượt, trong đó có 17.015 lượt luân chuyển tài liệu LA

Tài liệu LA có tác dụng mang lại những tri thức, kinh nghiệm cho người dùng tin, là công cụ phổ biến kiến thức khoa học kỹ thuật, phương tiện đắc lực thúc đẩy sự phát triển của đất nước LA còn là phương tiện quan trọng giúp tiếp cận nhanh tới các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ trên thế giới và nhanh chóng tìm ra phương pháp để vận dụng những thành tựu đó vào thực tiễn cuộc sống của Việt Nam Bạn đọc tham khảo các LA này chủ yếu để phục vụ cho mục

đích nghiên cứu, giảng dạy Nhiều công trình nghiên cứu chứng tỏ được tính khảo sát thực tế cao, ghi chép số liệu sát thực, nhiều LA rất công phu trong việc tìm tòi những đặc trưng văn hoá của một dân tộc, một vùng miền hay của một nhóm người Có những LA lại làm sáng tỏ những vấn đề lịch sử, chính trị của đất nước, do đó vốn tài liệu LA có thể phục vụ cho việc tham khảo để hoạch định các chính sách văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị phục vụ cho việc phát triển đất nước

LATS là công trình nghiên cứu chuyên sâu, được thẩm định kĩ tại các buổi bảo vệ LA ở bộ môn và cấp nhà nước bởi một hội đồng các chuyên gia đầu ngành trước khi được công nhận học vị và cấp bằng tiến sĩ cho nghiên cứu sinh, vì vậy đây là những công trình có ý nghĩa khoa học cao cả về lý luận và thực

tiễn Mỗi một bản LA đều giải quyết một vấn đề khoa học cụ thể, có thể áp dụng vào thực tiễn cuộc sống hoặc tiếp cận những vấn đề mới về lý luận

Vai trò quan trọng hơn cả của nguồn tư liệu này là đã phản ánh được thành tựu hết sức to lớn của sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay đó là đã đào tạo được một đội ngũ cán bộ khoa học - công nghệ có trình

độ cao khá đông đảo về số lượng và từng bước nâng cao về chất lượng

Hoà chung vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước, TVQG lấy việc đáp ứng kịp thời và thoả mãn nhu cầu tin ngày càng cao, ngày càng đa dạng của bạn đọc làm mục tiêu và động lực phát triển của mình Muốn như vậy bên cạnh việc bổ sung, hoàn thiện vốn tài liệu là sách báo, tạp chí…thư viện cần có sự quan tâm và đầu tư hơn nữa cho việc hoàn thiện vốn tài liệu LA

để có thể tăng cường nguồn lực thông tin về thành tựu mới của các ngành khoa học, các vấn đề cấp bách mang tính toàn cầu: môi trường, sinh thái, tôn giáo…đa dạng hoá các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện để thoả mãn nhu cầu ngày càng tăng và đa dạng của xã hội, bảo đảm khả năng tương hợp, hội nhập với hệ thống thông tin - thư viện trong cả nước, khu vực và trên thế giới

Sau đây là bảng thống kê thành phần kho LA của thư viện theo môn loại khoa học:

Bảng 1: Thành phần kho LA theo môn loại khoa học

Có thể nói, cùng với các loại hình tài liệu khác, vốn tài liệu LA đã hình thành nên nguồn lực thông tin, là tiền đề cho sự hình thành và phát triển của TVQGVN, là cơ sở cho các hoạt động của thư viện

1.4 Người dùng tin và nhu cầu tin về luận án tại thư viện quốc gia Việt Nam:

Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin - thư viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin của họ Người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện

Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng nhu cầu về thông tin và tài liệu của người dùng tin, trên cơ sở đó tìm ra những biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu thích hợp cho họ

Việc tìm hiểu đặc điểm của người dùng tin và nhu cầu thông tin về tài liệu

LA tại TVQGVN đã được nghiên cứu thông qua hồ sơ đăng ký bạn đọc, sổ thống kê bạn đọc đọc tài liệu hàng ngày tại phòng đọc, phòng cấp thẻ và báo cáo công tác hàng năm của TVQGVN

Kết quả nghiên cứu cho phép xác định được thành phần người dùng tin tại TVQGVN, xác định được trình độ học vấn, lĩnh vực chuyên môn, đồng thời cho phép xác định được nhu cầu tin về tài liệu LA của người dùng tin tại thư viện từ

đó đưa ra giải pháp để nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin về loại hình tài liệu

đặc biệt này

Trong những năm gần đây lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện rất đông, trung bình một năm thư viện cấp hơn 20 nghìn thẻ bạn đọc, mà đối tượng chủ yếu là sinh viên các trường đại học trên địa bàn Hà Nội và cán bộ nghiên cứu…

* Số liệu thống kê thành phần bạn đọc từ 2004 đến 2008 tại thư viện thể

hiện ở bảng 2 (ở đây bạn đọc được chia làm 2 nhóm chính là cán bộ và sinh viên)

Năm

Tổngsố thẻ cấp

đông, nguyên nhân là do:

Thư viện luôn cải tiến, đa dạng phương thức phục vụ, mở rộng đối tượng

đăng ký thẻ đọc Mở thêm các phòng đọc, tạo điều kiện thuận lợi để bạn đọc có thể tiếp cận, khai thác vốn tài liệu Bộ phận phục vụ của thư viện luôn đảm bảo giảm bớt thời gian chờ đợi tài liệu Thái độ phục vụ của cán bộ thư viện rất nhiệt tình, thân thiện

*Số liệu thống kê thành phần bạn đọc theo trình độ học vấn (của năm

2008 theo số liệu thống kê của hồ sơ đăng kí bạn đọc tại phòng cấp thẻ) được trình bày ở bảng 3:

có thể là do trên địa bàn Hà Nội có tới hơn 40 trường Đại học và Cao đẳng nên lượng sinh viên tới thư viện đọc là khá đông

*Thành phần nghề nghiệp của bạn đọc được trình bày ở bảng sau:

Tổng số 21029 100

Bảng 4: Thành phần nghề nghiệp của bạn đọc Việc phân loại đối tượng người dùng tin và lĩnh vực khoa học mà họ quan tâm thành các nhóm là để cán bộ thư viện dễ nhận biết, thuận tiện hơn trong công tác nghiên cứu nhu cầu và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin một cách phù hợp nhất Qua nghiên cứu đặc điểm nghề nghiệp của người dùng tin tại TVQGVN, có thể chia người dùng tin ra làm các nhóm chính sau:

Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ làm công tác lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này có số lượng không nhiều nhưng đặc biệt quan trọng Họ là những người xây dựng đường lối, chính sách của Đảng và nhà Nước, của các bộ, các ngành Họ cũng đồng thời là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch của Nhà nước Ngoài công tác quản lý, nhóm người dùng tin này có thể tham gia vào công tác nghiên cứu khoa học… nên nhu cầu thông tin của họ khá đa dạng, là người làm công tác lãnh đạo, quản lý nên công việc nhóm người dùng tin này rất bận, họ không có thời gian để tìm kiếm thông tin dữ kiện, những thông tin họ muốn được cung cấp thường là thông tin mang tính tổng hợp, chỉ đạo, cô đọng, xúc tích; Đó là những thông tin đã được chọn lọc, xử lý như các thông tin chuyên đề, các bản tin, các tổng quan, tổng luận…

Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ công tác trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, cán bộ công tác trong các lực lượng vũ trang nhân dân

Đây là lực lượng chủ yếu trong thành phần người dùng tin là cán bộ của thư viện Nhu cầu tin của nhóm này là những thông tin chuyên sâu về lĩnh vực

họ đang công tác và những thông tin mang tính mới trong khoa học Họ thường xuyên đến với thư viện hơn (so với người dùng tin nhóm 1) Họ sử dụng mọi loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí và các loại tài liệu điện tử Họ cần sử dụng các loại tài liệu mang tính thời sự, tài liệu quý hiếm đó chính là luận án và tài liệu Hán nôm Tuy nhiên là thư viện tổng hợp, không chuyên sâu trong từng

ngành khoa học như các thư viện chuyên ngành nên việc đáp ứng nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này của thư viện có ít nhiều hạn chế

Nhóm 3: Người dùng tin là sinh viên của các trường đại học và cao đẳng

Đây là nhóm người dùng tin có số lượng đông đảo nhất của TVQGVN ( chiếm hơn 70 % số lượng bạn đọc đến với thư viện hàng năm) Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này rất đa dạng và phong phú do yêu cầu và tính chất chuyên ngành đào tạo của nhóm ngành mà họ đang theo học Đó là các tài liệu như sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu nghiên cứu tham khảo, các tài liệu được cập nhật kiến thức phổ thông về văn hoá, khoa học, xã hội, các khoa học cơ bản, tài liệu mang tính chất chuyên ngành, LA… phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu khoa học, làm khoá luận họăc luận văn, đồ án tốt nghiệp

Sự phân chia có tính chất tương đối này đã giúp cho cán bộ Thư viện nắm bắt được những nét cơ bản nhất về đặc điểm của mỗi nhóm người dùng tin (đặc

điểm về tâm lý, đặc điểm về nhu cầu tin ) để có thể xúc tiến, nghiên cứu và đáp ứng được ngày một tốt hơn nhu cầu tin của họ

Qua nghiên cứu khảo trực tiếp tại phòng đọc tài liệu LA trong vòng bốn tháng của năm 2009 và qua số liệu báo cáo của phòng đọc, chúng tôi thu được kết quả nhu cầu tin về tài liệu LA của bạn đọc thuộc các lĩnh vực khoa học như sau:

YC

Tỷ lệ

%

Số phiếu

YC

Tỷ lệ

%

Số phiếu

YC

Tỷ lệ

%

Số phiếu

Bảng 5: Thống kê nhu cầu tin của bạn đọc về tài liệu LA

Qua số liệu thống kê ta thấy nhu cầu tin của người dùng tin tại thư viện là rất đa dạng nhưng nhiều nhất là các tài liệu LA thuộc về lĩnh vực kinh tế, tiếp đến là văn học, lịch sử, luật pháp, chủ nghĩa Mác - Lênin

Đối tượng sử dụng nhiều hơn cả tại phòng đọc tài liệu LA là sinh viên, nữ thường

đông hơn nam điều này thể hiện rõ qua số liệu thống kê thành phần bạn đọc Tháng 2/2009: Cán bộ: Nam : 137

Nữ : 225

Sinh viên : Nam : 160 Nữ : 740 Tháng 3/2009: Cán bộ: Nam : 81

Nữ : 195

Sinh viên : Nam : 205 Nữ : 853 Tháng 4/2009: Cán bộ: Nam : 23

Nữ : 245

Sinh viên : Nam : 239 Nữ : 1083

Và ngôn ngữ đ−ợc sử dụng nhiều nhất là tiếng Việt, chiếm đến 90%, tiếp đến là tiếng Anh 7%, còn lại là các ngôn ngữ khác

đó đã lần lượt xuất hiện ở các quốc gia sớm có nền văn hoá phát triển Lưu chiểu xuất bản phẩm là quốc sách của mỗi quốc gia Tất cả các tài liệu được xuất bản trên một đất nước đều phải nộp một số bản nhất định cho các cơ quan lưu trữ, các thư viện quan trọng của đất nước Nộp lưu chiểu bắt buộc được coi như là trách nhiệm và nghĩa vụ của các nhà xuất bản, đây là cơ sở để sưu tập đầy đủ vốn văn hoá chữ viết của quốc gia, giúp cho việc bảo tồn, nghiên cứu lịch sử phát triển nền văn minh, văn hoá của mỗi miền, mỗi dân tộc Kho tàng quí giá đó chính là một kho lưu trữ bảo tàng vốn sách báo và tài liệu của dân tộc, lưu truyền qua các thế hệ, phản ánh bộ mặt văn hoá của đất nước tình hình xuất bản, kỹ thuật in ấn, bản quyền tác giả cùng với những thăng trầm lịch sử của mỗi đất nước, mỗi dân tộc Sở dĩ chế độ lưu chiểu được các nước coi là cơ sở pháp lý để bảo tồn di sản văn hoá chữ viết của mỗi dân tộc, vì để thực hiện nó mỗi nước phải xây dựng hệ thống các văn bản mang tính pháp luật, mọi cơ quan xuất bản phải tuân thủ theo hệ thống pháp luật đó nếu họ muốn tiếp tục hành nghề Đồng thời trong các văn bản đó có qui định những điều khoản xử phạt theo các mức độ khác nhau đối với những người vi phạm hoặc trốn tránh việc thực hiện chế độ này Tuỳ theo mức độ quan tâm của mỗi nước, tuỳ theo từng thời kỳ khác nhau

và phụ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền văn hoá văn minh nói chung và

sự nghiệp xuất bản nói riêng của các nước đó mà người ta ban hành văn bản đó dưới dạng đạo luật hay sắc lệnh, nghị định

Là thư viện trung ương của cả nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của

hệ thống thư viện công cộng thuộc Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch, trong suốt thời gian qua, bằng hoạt động thiết thực của mình, TVQGVN đã góp phần tích cực vào quá trình xây dựng nền văn hoá, khoa học, kinh tế của cả nước

Về chức năng và nhiệm vụ của TVQGVN, quyết định 401/TTg của Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 09/10/1976 đã quy định rất cụ thể: TVQG có nhiệm vụ xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc, trao đổi thông tin trong và ngoài nước, hướng dẫn nghiệp vụ cho hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn hoá, biên soạn tổng thư mục, biên mục tập trung Bên cạnh chức năng thu nhận các xuất bản phẩm do các nhà xuất bản trong nước xuất bản, trong Quyết

định 401/TTg cũng qui định TVQGVN là cơ quan được thu nhận tất cả các bản LATS , phó tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước cũng như

LA của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

Trước năm 1976 vốn tài liệu đặc thù và quý giá này do nhiều cơ quan

được quyền thu nhận Tuy không có văn bản chính thức nào hướng dẫn nhưng có

3 cơ quan thường thu nhận các bản LA này, đó là:

- TVQGVN thu nhận một phần các LA, cả về khoa học xã hội - nhân văn và khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

- Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thu nhận một phần LA về khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

- Viện Thông tin khoa học xã hội thu nhận một phần các LA về khoa học xã hội nhân văn

Sau khi có Quyết định 401/TTg, kể từ năm 1976, TVQGVN được tiếp nhận số LA đã lưu giữ ở hai cơ quan: Viện Thông tin khoa học xã hội và Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương (nay là Trung tâm Thông tin khoa học và Công nghệ quốc gia) chuyển sang, đồng thời thu nhận toàn bộ số LA được bảo

vệ hàng năm từ đó đến nay

Ngoài ra trong các năm 1997 và 2004, Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin

đã ra hai quyết định số 597/TC - QĐ và Quyết định số 81/2004/QĐ - BVHTT quy định về nhiệm vụ, chức năng và tổ chức bộ máy của TVQGVN Trong các quyết định này, công tác thu nhận LA cũng được đề cập tới cụ thể là:

Quyết định số 579/TC-QĐ ra ngày 17/3/1997 “về chức năng, nhiệm vụ và

tổ chức bộ máy của Thư viện Quốc gia Việt Nam” Điều 2, mục 2:

“Thu nhận luận án Tiến sĩ, Phó tiến sĩ của các nhà khoa học Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước”

Quyết định số 81/2004//QĐ - BVHTT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN ra ngày 24/08/2004, điều 2 mục 4:

“ Thu nhận theo chế độ lưu chiểu, thu nhận các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Vịêt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam”

Mới đây nhất là Quyết định số 2368/QĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch ban hành ngày 11/6/2008, trong đó có quy định cụ thể tại điều 2, mục 3:

“ Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo

vệ tại Việt Nam”

Tuy nhiên việc thu nhận LATS trong một thời gian dài cho tới cuối năm

2004 vẫn chưa được thực hiện một cách thống nhất Khá nhiều các nghiên cứu sinh ở phía Nam, nhất là khu vực đồng bằng sông Cửu Long, Thành phố Hồ Chí Minh… vẫn nộp LA của mình cho Thư vện Thành phố Hồ Chí Minh sau khi bảo

vệ Việc này gây khó khăn cho TVQG về thống kê, lưu giữ đầy đủ, phục vụ nghiên cứu ứng dụng các công trình khoa học giàu chất xám vào thực tiễn theo

đúng chức năng và nhiệm vụ nhà nước giao

Đứng trước tình hình đó, TVQG đã liên hệ với Vụ sau Đại học, tổ chức một số cuộc toạ đàm, hội thảo song phương, nêu vấn đề cần phải thu nhận đầy

đủ vốn tài liệu quý giá này và kết quả là ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục và đào

tạo đã có công văn số 8972/ĐH &SĐH gửi các cơ sở Đào tạo nghiên cứu sinh trong cả nước về việc bổ sung hồ sơ bảo vệ LA cấp nhà nước và cấp bằng Tiến sĩ

Có thể nói đây là văn bản pháp quy đầu tiên do Bộ chủ quản, quản lý nhà nước

về Đào tạo sau Đại học ban hành riêng Đối với hồ sơ đề nghị cấp bằng tiến sĩ,

công văn của Bộ Giáo dục nêu rõ: “Các luận án sau khi bảo vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia Việt Nam - 31 Tràng Thi, Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc các cơ sở đào tạo phía Nam) 01 bản (đóng quyển và trên

đĩa mềm) và có giấy chứng nhận của Thư viện Quốc gia Việt Nam trong hồ sơ cấp bằng gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo (áp dụng ngay đối với các luận án đã bảo vệ nhưng chưa nộp hồ sơ về Bộ Giáo dục và Đào tạo)”

Trên đây là một số các văn bản pháp lí giúp cho TVQG thu nhận và lưu giữ được đầy đủ hơn nữa vốn tài liệu quí giá của dân tộc

2.1.2 Việc thu nhận lưu chiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam:

Các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ xong phải nộp LA tại phòng Lưu chiểu TVQGVN Các LA bảo vệ trong nước gồm bản LA và tóm tắt LA, ngoài

ra còn kèm theo một số văn bản dưới dạng bản sao như:

Bản nhận xét đánh giá LATS của những người phản biện

Biên bản đánh giá LATS cấp nhà nước

Quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo Đại học và sau Đại học về thành lập Hội đồng đánh giá LA

Quyết định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc thành lập hội

đồng chấm LATS, kèm theo danh sách các thành viên Hội đồng chấm LATS

Đối với các LA của nghiên cứu sinh bảo vệ ở nước ngoài thì phải nộp bản

LA, tóm tắt LA, dịch tóm tắt LA

Hiện nay các nghiên cứu sinh còn phải nộp một đĩa CD ghi lại toàn bộ nội dung LA, để tiện cho thư viện trong việc tiến hành số hoá nội dung tài liệu

Sau khi nhận đầy đủ bộ LA, cán bộ thư viện sẽ cấp giấy chứng nhận nghiên cứu sinh đã hoàn tất thủ tục nộp LA cho thư viện Nếu thí sinh không có giấy này thì coi như không đủ điều kiện để được cấp bằng

2.1.2.1 Các biện pháp:

Như chúng ta đã biết trước năm 1976 vốn tài liệu LA do nhiều cơ quan thu nhận đó là: TVQGVN, Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương (nay là Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia), Viện Thông tin khoa học xã hội Đến ngày 9/10/1976 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định 401/TTg trong quyết định này quy định TVQGVN là cơ quan được thu nhận tất cả các bản LA tiến sĩ, phó tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước cũng như của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam Dựa vào quyết định này thư viện

đã thu nhận lại số LA đã lưu giữ ở hai cơ quan trên và thu nhận toàn bộ số LATS

được bảo vệ hàng năm từ đó đến nay ở trong nước

Tuy nhiên việc thu nhận trong một thời gian dài cho tới năm 2004 vẫn chưa được thực hiện một cách thống nhất, khá nhiều nghiên cứu sinh ở các tỉnh, thành phố phía Nam vẫn nộp LA của mình cho Thư viện Thành phố Hồ Chí Minh sau khi bảo vệ xong Đứng trước tình hình đó TVQGVN đã liên hệ với Vụ sau Đại học, tổ chức một số cuộc toạ đàm, hội thảo song phương nêu vấn đề cần phải thu nhận đầy đủ vốn tài lệu quý hiếm này Kết quả ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục và đào tạo đã có công văn số 8972/ĐH&SĐH, trong đó quy định khá

rõ "Các luận án sau khi bảo vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia Việt Nam

- 31 Tràng Thi, Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc cơ sở đào tạo phía Nam) 01 bản (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của Thư viện Quốc Gia Việt Nam trong hồ sơ cấp bằng gửi về Bộ Giáo dục và Đào tạo"

Đầu năm 2005 Ban lãnh đạo thư viện đã có những buổi làm việc tích cực với lãnh đạo Thư viện Khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh về vấn đề thu nhận LATS, và từ đó Thư viện Khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh không thu nhận LATS nữa mà họ sẽ chỉ chỗ cho các nghiên cứu sinh nộp cho TVQGVN

Trên đây là một trong những mặt tích cực đáng ghi nhận trong công tác thu nhận lưu chiểu vốn tài liệu LA của thư viện, nó đã góp phần giúp cho vốn tài liệu quí giá này của thư viện ngày một hoàn thiện và đầy đủ hơn

bản LATS từ Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh sau khi có

công văn số 8972/ĐH&SĐH của Bộ Giáo dục và Đào tạo, và kể từ đó đến nay thư viện đã thu nhận toàn bộ các LATS được bảo vệ trong nước một cách đầy đủ, sau đây là bảng thống kê số LATS thu nhận được của thư viện hàng năm cho đến thời điểm cuối năm 2008:

Trong c¬ së d÷ liÖu nµy mçi biÓu ghi cã mét sè tr−êng c¬ b¶n:

Trường 1: Tên tác giả

Trường 2: Tên LA

Trường 8: Nơi bảo vệ

Trường 4: Cơ quan bảo vệ

Trường 10: Năm bảo vệ

Trường 19: Đặc điểm (ngày nhập máy)

Trường 26: Số đăng kí cá biệt của LA

Sau khi đăng kí vào máy, LA sẽ được đóng dấu sở hữu của TVQGVN Dấu được đóng ở trang tên LA và trang thứ 17 Mã số của LA được dán trên cùng ngoài bìa LA và hộp bìa đựng LA

Sau khi đã đăng kí và dán nhãn LA sẽ được chuyển cho bộ phận xử lí của phòng để tiến hành xử lí hình thức

Trong những năm qua các thư viện và các cơ quan thông tin ở Việt Nam

đã xây dựng rất nhiều cơ sở dữ liệu nhưng những cơ sở dữ liệu này bước đầu chỉ phục vụ hoạt động tra cứu nội bộ không có khả năng tích hợp, trao đổi vì vậy đã gặp nhiều khó khăn trong chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi quốc tế Một trong những vấn đề đặt ra là phải chuẩn hoá hoạt động biên mục, cụ thể là phải thống nhất xây dựng mục lục đọc máy Tháng 11/2001 tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia “Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam” Tại hội thảo này các thư viện đã đi

đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC 21 (khổ mẫu biên mục đọc máy) để xây dựng MARC Việt Nam

Trước đây TVQGVN áp dụng quy tắc mô tả quốc tế ISBD và sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS for DOS để nhập biểu ghi

Tháng 11/2003 TVQG được trang bị phần mềm Ilib do công ty máy tính CMC cung cấp với các môdun cơ bản: bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lí kho, lưu chiểu, báo tạp chí, kho, quản trị hệ thống Khi sử dụng phần mềm này thư viện cũng đồng thời tiến hành sử dụng khổ mẫu MARC 21 để biên mục

Trên đây là các modul cơ bản trong hệ thống quản trị thư viện tích hợp Ilib của thư viện

Xử lí hình thức tài liệu LA được tiến hành tại Phòng Lưu chiểu trên modul lưu chiểu, các cán bộ nhập thẳng các yếu tố mô tả vào máy không qua tờ khai như trước đây, điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ thư viện, nhưng nó lại cũng đòi hỏi cán bộ thư viện phải nắm chắc nghiệp vụ và hết sức cẩn thận, tỉ mỉ để tránh sai sót trong quá trình nhập tin

Các yếu tố mô tả thư mục trong cơ sở dữ liệu LA gồm:

Tên tác giả

Cấp học vị (LATS), mã ngành của LA

Đặc trưng khối lượng (số trang, yếu tố minh hoạ, kích cỡ, tài liệu kèm theo)

Ngôn ngữ của LA

Phụ chú thư mục của LA

Thông tin về nơi, cơ quan được bảo vệ

Năm bảo vệ

Số đăng kí cá biệt LA (đồng thời là kí hiệu xếp kho)

Các yếu tố mô tả này tương ứng với các trường trong cơ sở dữ liệu:

Nhãn I1 I2 $ Giá trị

trường