Đánh giá việc sử dụng ngôn ngữ từ khóa tại trường đại học sư phạm hà nội i

Vì vậy tôi chọn đề tμi Đánh giá việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội I lμm đề tμi luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên ngμnh Thông tin – Thư viện của m

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

BÙI THANH THỦY

ĐÁNH GIÁ VIỆC SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TỪ KHÓA TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN

HÀ NỘI – 2005

Mục lục

Danh mục từ viết tắt……… 3

Danh sách các bảng biểu……… 4

Lời nói đầu……… 5

Chương 1 ngôn ngữ Từ khoá trong hoạt động của thư viện trường đại học sư phạm hμ nội I ……… 9

1.1 Các yêu cầu đối với ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện ………… 9

1.2 Vμi nét về Thư viện ……… 9

1.2.1 Quá trình hình thμnh vμ phát triển của Thư viện……… 9

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện……… 10

1.3 Đặc điểm vốn tμi liệu của Thư viện……… 11

1.3.1 Diện bao quát tμi liệu……… 12

1.3.2 Phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu……… 12

Chương 2 Thực trạng việc sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường đại học sư phạm hμ nội……… 14

2.1 Mô tả nội dung tμi liệu bằng từ khoá……… 14

2.1.1 Quy trình thao tác……… 14

2.1.2 Chất lượng mô tả tμi liệu bằng từ khoá……… 24

2.1.3 Chất lượng sắp xếp từ khoá……… 28

2.2 Sử dụng từ khoá để tìm tin……… 41

2.2.1 Khả năng sử dụng từ khoá để tìm tin của người dùng tin 41

2.2.2 Khả năng sử dụng từ khoá để tìm tin của cán bộ Thư

2.3.1 Nhận xét về việc sử dụng từ khoá để mô tả nội dung tμi

2.3.2.Nhận xét về việc sử dụng từ khoá để tìm tin……… 51

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá

tại Thư viện Trường đại học sư phạm hμ nội i… 53

3.1 Nâng cao trình độ cán bộ lμm công tác định từ khoá 53

3.2 Kểm soát, hiệu đính từ khoá trong cơ sở dữ liệu 54

3.3 Nâng cao kỹ năng tìm tin của cán bộ tra cứu tin vμ người

Phụ lục

Danh môc tõ viÕt t¾t

CSDL: C¬ së d÷ liÖu

NDT: Ng−êi dïng tin

Tr−êng §HSPHNI: Tr−êng §¹i häc S− ph¹m Hμ Néi I

Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khoá, hoμn chỉnh quá trình định từ

khoá vμ trình bμy từ khoá trong biểu ghi 22 Bảng 2.3 Kết quả khảo sát chất lượng mô tả tμi liệu bằng từ khoá 29 Bảng 2.4 Minh hoạ các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá

Bảng 2.5 Yêu cầu tin vμ biểu thức tìm tin do NDT lập ra 43 Bảng 2.6 Thống kê các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá

trong các biểu thức tìm tin của NDT 44 Bảng 2.7 Các phương án tìm tin sơ bộ bằng từ khoá của cán bộ

Bảng 2.8 Thống kê các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá

trong các biểu thức tìm tin của cán bộ Thư viện 48

Lời nói đầu

1 Tính cấp thiết của đề tμi

Hiện nay, công tác thông tin – thư viện ở Việt Nam đang có xu hướng tin học hoá các hoạt động của mình Thực tế, việc sử dụng máy tính

để tra tìm tμi liệu đã mang lại nhiều thuận lợi hơn rất nhiều cho người dùng tin so với việc tìm tin thủ công, giúp cho người dùng tin tiết kiệm được thời gian, công sức Để tiến hμnh tìm tin, người ta có thể sử dụng nhiều loại ngôn ngữ tìm tin như ngôn ngữ phân loại, ngôn ngữ chủ đề, ngôn ngữ từ khoá Trong đó từ khoá lμ một trong các loại ngôn ngữ tìm tin được phát triển vμ sử dụng phổ biến nhất trong thời gian gần đây

Nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học, Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội I (Trường ĐHSPHNI) thực hiện các chức năng quan trọng lμ trung tâm thông tin phục vụ công tác đμo tạo, nghiên cứu khoa học, nâng cao chất lượng giảng dạy vμ học tập của đội ngũ cán bộ, giáo viên, sinh viên trong toμn Trường ĐHSPHNI Một trong các nhiệm vụ của Thư viện Trường ĐHSPHNI lμ đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin cho cán bộ vμ sinh viên của Trường Nhiệm vụ nμy đòi hỏi Thư viện Trường ĐHSPHNI trước tiên phải xây dựng hoμn thiện bộ máy tra cứu tin, nhất lμ bộ máy tra cứu tin hiện đại Điều nμy dẫn đến việc Thư viện phải xây dựng tốt hệ thống ngôn ngữ tư liệu, đặc biệt lμ từ khoá

Qua gần 6 năm xây dựng cơ sở dữ liệu, các cán bộ của Thư viện Trường ĐHSPHNI vẫn còn đang bối rối trong việc sử dụng từ khoá Ngay cả cán bộ thư viện vμ người dùng tin cũng không cảm thấy yên tâm với kết quả tra tìm tμi liệu bằng từ khoá Nghiên cứu, khảo sát cụ thể vμ toμn diện thực trạng sử dụng từ khoá đưa ra những nguyên nhân, tìm ra phương hướng đúng

đắn vμ những giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá lμ

một trong những vấn đề quan trọng trong hoạt động thông tin ở Thư viện Trường Trường ĐHSPHNI hiện nay

Từ những lý do đã nêu trên, việc nghiên cứu, hoμn thiện công tác sử dụng từ khoá của Thư viện Trường Trường ĐHSPHNI lμ tất yếu, góp phần tích cực nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu tin phục vụ nhiệm vụ đμo tạo

vμ nghiên cứu khoa học của Trường Trường ĐHSPHNI Vì vậy tôi chọn đề

tμi Đánh giá việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội I lμm đề tμi luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên

ngμnh Thông tin – Thư viện của mình

2 Tổng quan về những luận văn có liên quan

Có 03 luận văn thạc sĩ chuyên ngμnh Thư viện đã nghiên cứu một số vấn đề của việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại các cơ quan thông tin – thư viện ([1], [2], [12]) Có thể nói, về cơ bản luận văn vμ các luận văn trên đều

sử dụng phương pháp luận chung lμ: nghiên cứu vấn đề sử dụng từ khoá trên hai phương diện mô tả nội dung tμi liệu vμ tìm tin Tuy nhiên, với mỗi cơ quan thông tin thư viện thì việc sử dụng từ khoá lại có những đặc thù riêng

Do vậy, luận văn khác với các luận văn trước ở đối tượng nghiên cứu vμ phạm vi nghiên cứu Ngoμi ra, luận văn còn thống kê được các lỗi của từ khoá trong CSDL của Thư viện bằng cách đối chiếu với tiêu chuẩn trong ISSO 2788 về yêu cầu đối với từ khoá nhằm tìm hiểu nguyên nhân vμ các giải pháp khắc phục; trực tiếp nghiên cứu việc sử dụng từ khoá của NDT tại Thư viện thông qua các cuộc tìm của họ để cho kết quả xác thực

3 Đối tượng vμ phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Từ khoá trong các CSDL: CSDL Sách, CSDL Luận văn, CSDL Bμi trích tạp chí

- Phạm vi: Thư viện Trường ĐHSPHNI

4 Mục tiêu vμ nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu của đề tμi lμ đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI

Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tμi cần giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu các yêu cầu đối với từ khoá tại Thư viện Trường

ĐHSPHNI qua việc tìm hiểu các nhiệm vụ của Thư viện Trường đến đặc

điểm vốn tμi liệu của Thư viện Trường ĐHSPHNI

- Khảo sát thực trạng của việc sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường

ĐHSPHNI, qua đó đánh giá chất lượng thông qua việc mô tả tμi liệu vμ tìm tin

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:

- Quan sát trực tiếp

- Điều tra bằng phiếu hỏi

- Nghiên cứu tμi liệu

- Chọn mẫu khảo sát

- Thống kê, phân tích, tổng hợp

6 ý nghĩa thực tiễn của đề tμi

- Đánh giá hiện trạng sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại một cơ sở hoạt

động thực tế lμ Thư viện Trường ĐHSPHNI

- Đề xuất kiến nghị góp phần nâng cao chất lượng sử dụng ngôn ngữ

từ khoá trong thực tế hoạt động của Thư viện Trường

7 Cấu trúc luận văn

Ngoμi lời nói đầu, kết luận, danh mục tμi liệu tham khảo vμ phụ lục, cấu trúc luận văn gồm có 3 chương:

Chương1 Từ khoá trong hoạt động của Thư viện Trường Đại học Sư phạm

Hμ nội I

Chương 2 Thực trạng việc sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường Đại học Sư

phạm Hμ Nội I

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá tại Thư viện

Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội I

Chương 1 Ngôn ngữ Từ khoá trong hoạt động của thư viện trường đại học sư phạm hμ nội I

Luận văn đưa ra các yêu cầu đối với từ khoá tại Thư viện Trường

ĐHSPHNI vμ xem xét các yếu tố liên quan: 1/ Lịch sử phát triển vμ chức năng nhiệm vụ của Thư viện; 2/ Đặc điểm vốn tμi liệu

1.1 Các yêu cầu đối với ngôn ngữ từ khoá tại thư viện

- Từ khoá tại Thư viện cần đáp ứng các tiêu chuẩn trong ISO 2788 [12] về yêu cầu chung đối với từ khoá: ngắn gọn, súc tích, thông dụng, hiện

đại, đơn nghĩa, đúng chính tả

- Bên cạnh đó, các từ khoá tại Thư viện cần bao quát tất cả các lĩnh vực mμ vốn tμi liệu tại Thư viện Trường ĐHSPHNI đề cập đến

1.2 vμi nét về Thư viện

1.2.1 Quá trình hình thμnh vμ phát triển của Thư viện

Trường ĐHSPHNI, lμ một trong các trường đại học có lịch sử phát triển lâu đời nhất trong hệ thống các trường đại học ở nước ta Đây lμ trung tâm đμo tạo, bồi dưỡng cán bộ giảng dạy ngμnh sư phạm lớn nhất cả nước Cùng với sự ra đời vμ phát triển của Trường ĐHSPHNI, Thư viện Trường

ĐHSPHNI ra đời năm 1951 (11/10/1951) với hai bộ phận chính ở Nghệ An

vμ Thanh Hoá

Năm 1945 hoμ bình lập lại, các bộ phận của ĐHSPHNI đã từ các tỉnh quay về thủ đô Hμ Nội Đầu năm 1956, trên cơ sở hợp nhất với Trường Đại học Sư phạm Văn khoa vμ Trường Đại học Sư phạm Khoa học, Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội đã chính thức được thμnh lập Trường gồm các khoa: Ngữ văn, Địa lý, Lịch sử, Toán học, Hoá học, Sinh học Do đó, vốn tμi liệu

của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội được bổ sung thêm nguồn tμi liệu từ Thư viện của Trường Đại học Sư phạm Văn khoa vμ Thư viện của Trường Đại học Sư phạm Khoa học, lμm cho tμi liệu trong TVĐHSPHN phong phú hơn

Năm 1967, cuộc chiến tranh chống Mỹ diễn ra hết sức ác liệt, Hội

đồng Chính phủ quyết định chia Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội thμnh 3 trường: Trường ĐHSPHNI, Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội II, Trường Đại học Sư phạm Ngoại Ngữ

Sau đại thắng Mùa xuân 1975, Nhμ nước vμ Bộ giáo dục đã quyết định thμnh lập 2 trường Đại học Sư phạm hoμn chỉnh, với tên gọi chính thức lμ Trường ĐHSPHNI tại Hμ Nội vμ Trường Đại học Sư phạm Hμ Nội II tại thị trấn Xuân Hoμ, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc

Tháng 12 năm 1993, theo quyết định của Chính phủ, Trường

ĐHSPHNI lại sát nhập vμo Trường Đại học Quốc gia Hμ Nội (cùng với Đại học Tổng hợp Hμ Nội vμ Đại học Sư phạm Ngoại Ngữ Hμ Nội)

Tháng 1 năm 2000, Thư viện Trường ĐHSPHNI lại tách khỏi Đại học Quốc gia Hμ Nội theo quyết định số201/199/QĐ-TTg, ngμy 12/10/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc tách Trường ĐHSPHNI ra khỏi Đại học Quốc gia Hμ Nội Khi đó, Thư viện cũng tách ra khỏi Trung tâm Thông tin – Thư viện vμ trở thμnh Thư viện độc lập cho đến nay [9]

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện

Để góp phần nâng cao chất lượng đμo tạo vμ nghiên cứu khoa học của Nhμ trường, Thư viện Trường ĐHSPHNI cần phải đáp ứng được những yêu cầu nhiệm vụ sau:

1 - Đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của đội ngũ giảng viên

vμ sinh viên trong Trường

2 - Xây dựng vốn tμi liệu đủ lớn về số lượng, phong phú về chủng loại,

đạt chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu ngμy cμng cao của đội ngũ giảng viên vμ sinh viên

3 - Cần phải có những biện pháp để đẩy mạnh vμ phát triển công tác thông tin về khoa học cơ bản vμ khoa học giáo dục, nhằm cung cấp kịp thời

vμ đầy đủ các tμi liệu vμ thông tin cho các đối tượng NDT

4 - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vμo hoạt động của Thư viện Tổ chức cho bạn đọc trong Trường khai thác vốn tμi liệu của Thư viện một cách thuận lợi vμ hiệu quả

5 - Đảm bảo cung cấp thông tin cho NDT một cách đầy đủ, chính xác,

đúng đối tượng

Tóm lại, Thư viện Trường ĐHSPHNI cần phải có những biện pháp tích cực nhằm đổi mới hoạt động của mình một cách toμn diện, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin lμm mục tiêu vμ động lực để phát triển

1.3 Đặc điểm vốn tμi liệu của Thư viện

Đặc điểm vốn tμi liệu của Thư viện Trường ĐHSPHNI được luận văn xem xét ở 2 khía cạnh: diện bao quát cuả vốn tμi liệu vμ phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu

Vốn tμi liệu hiện có tại Thư viện tính đến ngμy 18 tháng 4 năm 2005 có:

- Sách: 415.847 cuốn

- Luận án, luận văn: 5.653 cuốn

- Tμi liệu tra cứu: 3.500 cuốn

- Tạp chí: 25.000 cuốn

- Băng Video: 85 băng

- CD: 402 đĩa

1.3.1 Diện bao quát của vốn tμi liệu

ĐHSPHNI lμ trường đại học đμo tạo giáo viên đa ngμnh, vì vậy vốn tμi liệu tại Thư viện cũng phải đa dạng để có thể đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc Các tμi liệu tại Thư viện bao trùm các lĩnh vực [8] sau:

- Giáo dục thể chất

- Giáo dục đặc biệt

- Giáo dục quốc phòng

1.3.2 Phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu

TVĐHSPHNI bắt đầu xây dựng CSDL hồi cố từ năm 1998 cho toμn

bộ tμi liệu của kho sách phòng đọc vμ tμi liệu mới nhập cho kho đọc Tính

đến tháng 4 năm 2005, Thư viện đã xây dựng tổng cộng 38.231 biểu ghi,

được tổ chức trong 4 CSDL: CSDL Luận án, CSDL Sách, CSDL tạp chí, CSDL bμi trích tạp chí

CSDL Sách: bao quát toμn bộ tên sách bổ sung về thư viện từ khi thμnh lập Thư viện (1951) đến nay (đối với kho sách phòng đọc) vμ những tên sách mới nhập về Thư viện từ năm 2000 đến nay (đối với kho sách phòng mượn)

CSDL Luận án: bao quát toμn bộ các đề tμi luận án tiến sĩ vμ luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại ĐHSPHNI từ năm 1970 đến nay

CSDL Tạp chí: gồm các tạp chí hiện có tại Thư viện Trường

CSDL Bμi trích tạp chí: bao quát toμn bộ các bμi đăng trên một số tạp chí được bạn đọc quan tâm nhiều: Tạp chí Văn học, Nghiên cứu giáo dục, Nghiên cứu lịch sử, Văn học nước ngoμi, Ngôn ngữ từ năm 1970 đến nay

Các CSDL do Thư viện Trường ĐHSPHNI xây dựng được thể hiện trong Bảng 1.1

Bảng 1.1 Danh mục các CSDL được Thư viện Trường ĐHSPHNI xây dựng

Chương 2 Thực trạng việc sử dụng từ khoá

tại Thư viện Trường đại học sư phạm hμ nội

Luận văn tiến hμnh khảo sát thực trạng sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI ở hai phương diện: 1/ Mô tả nội dung tμi liệu bằng từ khoá, vμ 2/ Sử dụng từ khoá để tìm tin

2.1 mô tả nội dung tμi liệu bằng từ khoá

Từ khi thμnh lập Thư viện cho đến năm 2004, Thư viện không có một phương tiện kiểm soát từ vựng nμo cho việc định từ khoá Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã sử dụng Từ điển từ khoá Khoa học vμ công nghệ do Trung tâm Thông tin Khoa học vμ Công nghệ Quốc gia xuất bản Do lμ trường Đại học Sư phạm nên tμi liệu trong thư viện Trường không chỉ có nội dung về các khoa học tự nhiên như toán học, hoá học, vật lý học, sinh học mμ còn

có nội dung về các khoa học xã hội như : văn học, lịch sử, triết học Do đó, cuốn từ điển từ khoá nμy chưa đáp ứng đủ nhu cầu cho việc định từ khoá tại Thư viện Chính vì vậy, xét đến thời điểm luận văn nghiên cứu, phương pháp

định từ khoá tại thư viện Đại học Sư phạm Hμ nội lμ phương pháp định từ khoá tự do

Luận văn xem xét việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá để mô tả nội dung tμi liệu ở ba khía cạnh: thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tμi liệu bằng từ khoá, chất lượng mô tả tμi liệu bằng từ khoá, vμ cách thức sắp xếp từ khoá

2.1.1 Quy trình thao tác

Để khảo sát thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tμi liệu bằng

từ khoá, luận văn đã tiến hμnh phỏng vấn vμ thu thập kết quả định từ khoá của cán bộ Thư viện bằng cách phát cho mỗi cán bộ 2 tμi liệu để xử lý Tổng

số tμi liệu phát ra lμ 10 (Phụ lục 1) Để tìm hiểu thực trạng quy trình thực hiện việc mô tả nội dung tμi liệu bằng từ khoá của cán bộ Thư viện, luận văn

đã xem xét hoạt động nμy của cán bộ dựa vμo quy trình mẫu được trình bμy trong tμi liệu phương pháp luận [4] , theo đó, quy trình nμy gồm 4 giai đoạn: 1/ Cách thức phân tích nội dung vμ chọn lọc các đặc trưng tμi liệu, 2/ Cách thức diễn đạt từ khoá, 3/ Cách thức hoμn chỉnh quá trình định từ khoá vμ 4/ Cách thức trình bμy từ khoá trong biểu ghi

2.1.1.1 Phân tích nội dung vμ chọn các đặc trưng nội dung tμi liệu

Phân tích nội dung tμi liệu để định từ khoá lμ xác định rõ đối tượng bậc 1, bậc 2, các phương diện nghiên cứu của đối tượng vμ phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong nội dung tμi liệu

Khi phân tích nội dung tμi liệu phải chọn ra một tập hợp những khái niệm đặc trưng cho tμi liệu Những khái niệm nμy bao gồm đối tượng nghiên cứư của tμi liệu, các phương diện xem xét đối tượng, phương pháp nghiên cứu đặc thù Trong đó:

Đối tượng nghiên cứu của tμi liệu lμ một phần của thực tại khách quan

được đưa vμo nghiên cứu vμ phản ánh trong nội dung tμi liệu

Phương diện nghiên cứu của đối tượng lμ thông tin trả lời cho câu hỏi:

Đối tượng được nghiên cứu ở phương diện (hay khía cạnh) nμo, trên quan

điểm nμo, ở đâu, khi nμo

Phương pháp nghiên cứu đặc thù trả lời cho câu hỏi: Việc nghiên cứu

đối tượng có sử dụng phương pháp gì đặc biệt

Luận văn đã tiến hμnh phỏng vấn 05 cán bộ về cách phân tích nội dung tμi liệu của của họ Kết quả như sau:

- 5/5 cán bộ cho rằng khi phân tích tμi liệu cần phải đọc các yếu tố: các yếu tố thư mục, mục lục, lời giới thiệu, đọc lướt hay đọc toμn văn tμi liệu nếu cần thiết

- 5/5 cán bộ cho rằng sau khi đọc tμi liệu cần tìm ra các khái niệm đặc trưng cho tμi liệu

- Có 3/5 cán bộ cho rằng các đặc trưng của tμi liệu lμ: đối tượng nghiên cứu của tμi liệu, phương diện nghiên cứu của đối tượng vμ phương pháp nghiên cứu, trong đó có 2/5 cán bộ nêu chính xác khái niệm các đặc trưng của tμi liệu 2/5 cán bộ không có câu trả lời

Phân tích tμi liệu do các cán bộ xử lý cho thấy:

- Lượng tμi liệu được phân tích đúng về đối tượng nghiên cứu vμ phương diện nghiên cứu chỉ có 4/10 tμi liệu Trong đó, có 1 tμi liệu do cán

bộ không nắm được khái niệm các đặc trưng của tμi liệu xử lý

- Lượng tμi liệu phân tích sai các đặc trưng nội dung lμ 2/10 tμi liệu

- Lượng tμi liệu phân tích thiếu đặc trưng nội dung lμ 4/10 tμi liệu, trong đó có 3 tμi liệu thiếu đối tượng vμ 1 tμi liệu thiếu phương diện

Tất cả cán bộ tại Thư viện đều biết các yếu tố đọc tμi liệu để từ đó rút

ra được nội dung chính của tμi liệu Tuy nhiên chỉ có 2/5 cán bộ biết phân tích tμi liệu theo các đặc trưng của chúng Điều nμy được thể hiện rõ qua kết quả xử lý của các cán bộ Hầu hết các cán bộ chưa nắm rõ cách thức phân tích nội dung tμi liệu đều không cho kết quả xử lý tốt Có 01 trường hợp cán

bộ không nắm rõ về các đặc trưng tμi liệu nhưng lại xử lý chính xác 1/2 tμi liệu đã được phát Kết quả đúng nμy lμ do cán bộ xử lý tμi liệu một cách cảm tính 01 cán bộ tuy đã biết cách phân tích nội dung tμi liệu nhưng khi xử lý tμi liệu lại chỉ có 1/2 tμi liệu được phân tích đạt yêu cầu Điều nμy nói lên sự kết hợp giữa lý thuyết vμ thực tiễn trong việc phân tích nội dung tμi liệu của

cán bộ nμy chưa tốt Như vậy, đa số cán bộ chưa nắm chắc lý thuyết vμ thực hμnh về cách thức phân tích nội dung tμi liệu

Kết quả điều tra về cách thức phân tích nội dung vμ chọn lọc đặc trưng tμi liệu được của các cán bộ của Thư viện trình bμy ở Bảng 2.1

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

- 5/5 cán bộ cho rằng từ khoá lμ từ dùng để mô tả nội dung chính của tμi liệu

- 3/5 cán bộ cho rằng các từ khoá định cho một tμi liệu phải phản ánh

đầy đủ nội dung tμi liệu đó

- 5/5 cán bộ cho rằng các thuật ngữ trong tμi liệu được chọn để lμm từ khoá đã đáp ứng các yêu cầu của từ khoá thì sẽ giữ nguyên để lμm từ khoá cho tμi liệu đó, nếu các thuật ngữ đó chưa đáp ứng được các yêu cầu của từ khoá thì cần phải được chỉnh sửa để trở thμnh từ khoá

- 5/5 cán bộ cho rằng từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu chính xác vμ ngắn gọn, trong đó 3/5 cán bộ cho rằng từ khoá cũng phải súc tích vμ thông dụng

- 4/5 cán bộ cho rằng trong một số trường hợp có thể bổ sung thêm từ khoá mới

Phân tích tμi liệu do cán bộ xử lý cho thấy: Lượng tμi liệu được định

từ khoá dựa chủ yếu vμo các thuật ngữ trong tμi liệu mμ không có sự điều chỉnh cho phù hợp lμ 5/10 tμi liệu

Nhìn chung, cán bộ Thư viện đã nắm bắt được cơ bản lý thuyết về quy trình chung của công đoạn diễn đạt từ khoá: cần phải chỉnh sửa các thuật ngữ trong tμi liệu cho phù hợp để lμm từ khoá trong trường hợp cần thiết; nắm được khái niệm từ khoá, một số yêu cầu của từ khoá Một số vấn đề

mμ cán bộ không đề cập đến: yêu cầu đối với từ khoá phải khách quan, đơn nghĩa vμ đúng về chính tả Tuy nhiên khi phân tích các kết quả do họ xử lý thì những lỗi nμy ít bị vi phạm, mμ vi phạm chủ yếu các yêu cầu về ngắn gọn, súc tích, có đến 5/10 tμi liệu có từ khoá dựa chủ yếu vμo tμi liệu mμ không có sự điều chỉnh phù hợp Nguyên nhân lμ do họ nắm chưa tốt các yêu cầu của từ khoá nên chưa áp dụng một cách có hiệu quả những hiểu biết của họ vμo trong công đoạn nμy

Kết điều tra về cách thức diễn đạt từ khoá của các cán bộ Thư viện

được trình bμy ở Bảng 2.2

2.1.1.3 Hoμn chỉnh tập hợp từ khoá

Việc hoμn chỉnh quá trình định từ khoá bao gồm hoμn chỉnh về mặt

định lượng vμ hoμn chỉnh về mặt định tính Hoμn chỉnh về mặt định lượng lμ kiểm tra xem các từ khoá đã phản ảnh đầy đủ các yếu tố cần thiết của nội dung tμi liệu hay chưa bằng cách đối chiếu các từ khoá đã chọn với kết quả phân tích nội dung tμi liệu, nếu chưa đầy đủ, phải bổ sung các từ khoá còn thiếu Hoμn chỉnh về mặt định tính lμ bổ sung thêm từ khoá trong một số trường hợp: từ khoá mang khái niệm tương đương với từ vựng mô tả đối tượng bậc 1 (định từ khoá tự do); từ khoá theo quan hệ liên đới của từ vựng mô tả đối tượng bậc 1 (căn cứ theo nội dung tμi liệu) Trong trường hợp đối tượng/phương diện đối tượng nghiên cứu của tμi liệu mới xuất hiện, cần xem

xét đưa chúng vμo nhóm/lĩnh vực phù hợp trong Khung phân loại hoặc khung đề mục mμ Hệ thống thông tin tư liệu đang sử dụng, đồng thời có thể xem xét bổ sung thêm từ khoá mô tả đối tượng/phương diện đối tượng bậc cao hơn gần nhất trong phương tiện kiểm soát từ vựng vμo danh sách từ khoá của tμi liệu

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

- 5/5 cán bộ cho rằng: sau khi diễn đạt các đặc trưng tμi liệu bằng từ khoá cần xem xét lại để bổ sung các từ khoá thiếu vμ loại bỏ những từ khoá thừa

- 5/5 cán bộ cho rằng cần bổ sung các từ khoá có khái niệm tương

đương với từ khoá mô tả đối tượng của tμi liệu

- 4/5 cán bộ cho rằng hầu hết các trường hợp cần bổ sung thêm những

từ khoá ở bậc cao hơn với từ khoá mô tả đối tượng của tμi liệu

Kết quả phân tích tμi liệu do cán bộ xử lý cho thấy:

- Lượng tμi liệu được đưa ra các từ khoá có gốc từ trùng nhau trong một biểu ghi lμ 4/10 tμi liệu

- Lượng tμi liệu được bổ sung những từ khoá quá rộng so với chủ đề của tμi liệu lμ 6/10 tμi liệu

- Lượng tμi liệu thừa từ khoá: 7/10 tμi liệu

- Lượng tμi liệu thiếu từ khoá: 6/10 tμi liệu

Các cán bộ Thư viện nắm được phần lớn lý thuyết về hoμn chỉnh quá trình định từ khoá nhưng chưa đầy đủ Điều nμy dẫn đến các lỗi khi định từ khoá Ví dụ, họ cho rằng cần phải bổ sung thêm từ khoá ở bậc cao hơn so với từ khoá mô tả đối tượng chính của tμi liệu mμ không giới hạn ở những trường hợp nμo Lý do lμ họ muốn mở rộng thêm diện tìm tin của tμi liệu Chính vì thế có tới 6/10 tμi liệu được bổ sung thêm từ khoá quá rộng so với nội dung tμi liệu Cùng với việc bổ sung thêm các từ khoá quá rộng, các cán

bộ thư viện còn đưa vμo một số từ khoá không cần thiết khác nữa dẫn đến hiện tượng nhiễu tin Lượng tμi liệu thiếu từ khoá chiếm tới 6/10 tμi liệu, có nghĩa lμ lượng thông tin bị mất khi tìm tin bằng từ khoá cũng lớn

Việc đưa ra các từ khoá có gốc từ trùng nhau trong một biểu ghi chứng tỏ họ không nắm vững cách thức sử dụng các toán tử, đặc biệt lμ toán

tử chặt phải

Kết quả điều tra về cách thức hoμn chỉnh quá trình định từ khoá của các cán bộ Thư viện được trình bμy ở Bảng 2.2

2.1.1.4 Trình bμy từ khoá trong biểu ghi

Các từ khoá trong một biểu ghi được sắp xếp thμnh các từ khoá chính

vμ từ khoá phụ Trong đó, từ khoá chính gồm: các từ khoá về đối tượng bậc

1, từ khoá về đối tượng bậc 2 chiếm nhiều thông tin trong tμi liệu; từ khoá phụ gồm: các từ khoá về đối tượng bậc 2 chiếm ít thông tin trong tμi liệu, các từ khoá về phương diện, phương pháp nghiên cứu của tμi liệu

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

- 5/5 cán bộ cho rằng cần phải sắp xếp các từ khoá thμnh từ khoá chính vμ từ khoá phụ

- 2/5 cán bộ hiểu đúng khái niệm từ khoá chính vμ từ khoá phụ 3/5 cán bộ hiểu chưa chính xác hay không có câu trả lời

Phân tích các tμi liệu do cán bộ Thư viện xử lý cho thấy: 5/10 tμi liệu sắp xếp đúng vị trí chính, phụ của từ khoá

Việc sắp xếp từ khoá chính, từ khoá phụ chính xác sẽ giúp cho người dùng tin có được những nhận dạng cơ bản ban đầu về nội dung tμi liệu mμ chưa cần tham khảo các yếu tố khác của biểu ghi Có đến 50% số tμi liệu phát cho cán bộ Thư viện không được sắp xếp đúng các từ khoá chính vμ từ khoá phụ Do vậy việc hỗ trợ tìm tin của từ khoá chính vμ từ khoá phụ không cao

Kết quả điều tra về cách thức trình bμy từ khoá trong biểu ghi của các cán bộ Thư viện được trình bμy ở Bảng 2.2

Bảng 2.1 Cách thức phân tích nội dung vμ chọn lọc các đặc tr−ng tμi liệu

Số

TL

Đặc tr−ng nội dung tμi liệu Chính xác Không chính xác Thiếu

1 Sao hoả % Vũ trụ Nghiên cứu

2 Chè % Đất trồng Sản xuất % Đánh giá

Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khoá, hoμn chỉnh quá trình định từ khoá vμ trình bμy từ khóa trong biểu ghi

1 Tμu vũ trụ Spirit Tμu vũ trụ %

Tμu vũ trụ Spirit

Đời sống % Tinh thần

Nhân cách

Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khoá, hoμn chỉnh quá trình định từ khoá vμ trình bμy từ khóa trong biểu ghi

7 Lịch sử phát triển%

Nguồn gốc phát triển

Nguồn gốc % Nguồn gốc phát triển

Nghiên cứu khoa học

2.1.2 Chất lượng mô tả tμi liệu bằng từ khoá

Để khảo sát chất lượng mô tả tμi liệu bằng từ khoá, luận văn chọn ngẫu nhiên 150 biểu ghi trong 3 CSDL (tính đến ngμy 18 tháng 4 năm 2005): 50 biểu ghi trong CSDL Luận án luận văn, 50 biểu ghi trong CSDL Bμi trích tạp chí, 50 biểu ghi trong CSDL Sách vμ tiến hμnh xem xét ở hai phương diện: 1/ Chất lượng phản ánh nội dung tμi liệu, 2/ Chất lượng từ

khoá độc lập

2.1.2.1 Chất lượng phản ánh nội dung tμi liệu

Để đánh giá chất lượng phản ánh nội dung tμi liệu, luận văn đánh giá từng biểu ghi trong tệp tin thử nghiệm theo các tiêu chí: độ chính xác vμ độ

đầy đủ [11]

Độ chính xác của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số

lượng các từ khoá được lựa chọn phản ánh đúng đối tượng, phương diện vμ phương pháp với tổng số từ khoá được lựa chọn trong biểu ghi

Biểu ghi 500 có 4 từ khoá trong đó có 2 từ khoá: Văn học Việt Nam,

Lý luận văn học phản ánh không chính xác nội dung tμi liệu Độ chính xác

của biểu ghi nμy lμ: 2/4

Biểu ghi 7501 có 3 từ khoá, trong đó có 2 từ khoá: Văn xuôi, Nghiên cứu văn học phản ánh không chính xác nội dung tμi liệu Độ chính xác của

biểu ghi nμy lμ 1/3

Độ chính xác trung bình của 150 biểu ghi thấp (61,48%), dẫn đến hiện tượng nhiễu tin lớn

Kết quả phân tích 150 biểu ghi về độ chính xác của tμi liệu được trình bμy ở bảng 2.3

Độ đầy đủ của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số lượng

các đối tượng, phương diện, phương pháp được mô tả vμ tổng số đối tượng, phương diện vμ phương pháp được đề cập đến trong nội dung tμi liệu

Độ đầy đủ chưa cao (75,57%) dẫn đến hiện tượng mất tin, sót tin

Kết quả phân tích 150 biểu ghi về độ đầy đủ của tμi liệu được trình bμy ở Bảng 2.3

2.1.2.2 Chất lượng từ khoá độc lập

Để đánh giá chất lượng từ khoá độc lập, luận văn xem xét về nội dung

vμ hình thức của từ khoá bằng cách đối chiếu với các yêu cầu chung về từ khoá trong ISO 2788 [12]

- Do trong Thư viện chưa có quy ước gì cho hoạt động định từ khoá, luận văn sẽ không xét những từ khoá chưa có quy định thống nhất hoặc chưa

có phương tiện kiểm soát để khẳng định Những từ khoá nμy được coi lμ

đúng

Các yêu cầu được đưa ra để xem xét gồm:

Yêu cầu về nội dung:

Súc tích: Từ khoá phải thể hiện nội dung thông tin dưới hình thức

ngắn gọn nhất Yêu cầu nμy nhằm định hướng cho việc chọn lựa những từ thực sự có nội dung thông tin vμ loại bỏ những từ không có ích cho việc tra cứu

Ngắn gọn: tách các khái niệm phức tạp thμnh các khái niệm đơn giản

nhất có thể Yêu cầu nμy nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá

Đơn nghĩa: Mỗi từ khoá chỉ mang một nghĩa duy nhất, vμ một khái

niệm (hoặc đối tượng cụ thể) chỉ được mô tả bằng một từ khoá duy nhất Yêu cầu nμy nhằm khắc phục các hiện tượng đa nghĩa vμ đồng nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên

Khách quan: Từ khoá phải độc lập với văn cảnh của nội dung tμi liệu

gốc, tức lμ có thể hiểu được từ khoá mμ không cần phải đọc tμi liệu gốc

Đồng thời từ khoá không được mang sắc thái phê phán, đánh giá

Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: Từ khoá phải lμ từ

khoa học thông dụng trong lĩnh vực mμ nội dung tμi liệu đề cập, không sử dụng khẩu ngữ vμ các từ nghĩa bóng

Yêu cầu về hình thức: Viết đúng các quy tắc chung về chính tả

Kết quả phân tích 150 biểu ghi về theo các yêu cầu nội dung vμ hình thức của các từ khoá đ−ợc trình bμy ở Bảng 2.4

Chất l−ợng từ khoá độc lập đ−ợc xác định bằng tỷ số giữa số l−ợng

từ khoá độc lập đạt yêu cầu với tổng số từ khoá đ−ợc lựa chọn trong biểu ghi

L lμ chỉ tiêu chất l−ợng từ khoá độc lập

Y lμ số l−ợng từ khoá đạt yêu cầu

N lμ tổng số từ khoá đ−ợc lựa chọn trong biểu ghi

Ví dụ:

Biểu ghi 507 có 4 từ khoá đ−ợc định: Văn học Việt Nam, Nhμ văn, Văn hiến, Nguyễn Trãi thì chỉ có 2 từ khoá đạt yêu cầu lμ: Nguyễn Trãi, Nhμ văn Từ khoá Văn học Việt Nam không những phản ánh không đúng

nội dung tμi liệu mμ còn vi phạm tính súc tích của từ khoá Từ khoá Văn hiến không thể hiện đ−ợc nội dung đặc tr−ng của tμi liệu Nh− vậy, chất l−ợng từ khoá độc lập của biểu ghi nμy lμ 2/4

Biểu ghi 3052 có 6 từ khoá: Vật lý, Vật lý chất rắn, Chất rắn, Thuỷ tinh, Chế tạo, Tính chất quang học thì có 3 từ khoá đạt yêu cầu lμ: Thuỷ tinh, Chế tạo, Tính chất quang học Các từ khoá còn lại đều phản ánh quá

rộng so với nội dung tμi liệu Chất l−ợng từ khoá độc lập của biểu ghi nμy lμ 3/6

Tổng số từ khoá có trong 150 biểu ghi lμ 346 từ khoá

Chất lượng từ khoá độc lập thấp (44,75%) Nguyên nhân lμ việc định

từ khoá bằng phương pháp sử dụng ngôn ngữ tự do nên chất lượng từ khoá phụ thuộc nhiều vμo kỹ năng của cán bộ định từ khoá vμ mức độ thống nhất trong quá trình định từ khoá Xét về nội dung, từ khoá sai nhiều nhất về yêu cầu ngắn gọn (10,69%), tiếp theo lμ yêu cầu thông dụng 3,82%, yêu cầu súc tích (2,89%), yêu cầu khách quan 0,58% Lỗi hình thức chiếm không nhiều (1,44%) Lỗi từ khoá về yêu cầu đơn nghĩa không có Tổng số từ khoá sai chiếm 23,41% trong tổng số từ khoá có trong CSDL So sánh với chất lượng

từ khoá độc lập ta nhận thấy các từ khoá sai được sử dụng nhiều trong CSDL

Kết quả phân tích 150 biểu ghi về chất lượng từ khoá độc lập được trình bμy ở Bảng 2.3

Minh hoạ về việc đánh giá các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá được trình bμy ở Bảng 2.4

2.1.3 Chất lượng sắp xếp từ khoá

Trong 150 biểu ghi, chỉ có 15 biểu ghi có từ khoá được sắp xếp thμnh

từ khoá chính vμ từ khoá phụ Các biểu ghi còn lại đều đặt các từ khoá ở trường từ khoá chính Luận văn chỉ xem xét cách thức sắp xếp các từ khoá

đạt yêu cầu ở mục 2.1.2.2 trong 15 biểu ghi đó

Kết quả phân tích 15 biểu ghi cho biết: chỉ có 2 biểu ghi có từ khoá

đạt yêu cầu sắp xếp không đúng vị trí từ khoá chính vμ từ khoá phụ

Biểu ghi số 16501 đã sắp xếp từ khoá Lúa nếp ở vị trí từ khoá phụ,

thực tế từ khoá nμy phải đứng ở vị trí từ khoá chính

Ngược lại, biểu ghi số 20404 sắp xếp từ khoá Việt Nam ở vị trí từ khoá chính lμ sai, vị trí chính xác của nó lμ ở trường từ khoá phụ

Với 15/150 biểu ghi sắp xếp từ khoá theo từ khoá chính, từ khoá phụ cho thấy việc sắp xếp từ khoá theo chính – phụ không được Thư viện quan tâm nhiều

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

B¶ng 2.3 KÕt qu¶ kh¶o s¸t chÊt l−îng m« t¶ tμi liÖu b»ng tõ kho¸

Bảng 2.4 Minh hoạ các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá

trong 150 biểu ghi

Từ khoá

hình thức

Thông dụng

gọn

Đơn nghĩa

Khách quan

Bảo vệ đất nước x

Biện pháp giáo dục x

Bảng 2.4 Minh hoạ các lỗi về nội dung vμ hình thức của từ khoá

trong 150 biểu ghi (tiếp theo)

Tõ kho¸

h×nh thøc

Th«ng dông

gän

§¬n nghÜa

Kh¸ch quan

§ßn phèi hîp x

Gi¸o héi Thiªn chóa x

HiÖu øng 3D x

Ho¸ häc thÝ nghiÖm x

B¶ng 2.4 Minh ho¹ c¸c lçi vÒ néi dung vμ h×nh thøc cña tõ kho¸

trong 150 biÓu ghi (tiÕp theo)

Tõ kho¸

h×nh thøc

Th«ng dông

gän

§¬n nghÜa

Kh¸ch quan

Nöa sau thÕ kû XIX x