Bộ máy tra cứu tin tại trung tâm thư viện trường đại học công nghiệp hà nội

7 Chương 1: BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI .... Với mong muốn nghiên cứu khảo sát cụ thể, toàn

Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO Bộ VĂN HOá, THể THAO Và DU LịCH

TRƯờNG ĐạI HọC VĂN HOá Hà NộI

-

đặng thị trang

BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG

TÂM THễNG TIN THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CễNG NGHIỆP

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC CÁC BẢNG 5

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ 6

MỞ ĐẦU 7

Chương 1: BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 13

1.1 Các vấn đề chung về bộ máy tra cứu tin 13

1.1.1 Khái niệm về bộ máy tra cứu tin 13

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bộ máy tra cứu tin 15

1.1.3 Các yêu cầu và tiêu chí đánh giá bộ máy tra cứu tin 17

1.2 Hoạt động Thông tin Thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 18

1.2.1 Khái quát về trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 18

1.2.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 25

1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 31

1.3 Vai trò của bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 40

1.3.1 Đối với người dùng tin 41

1.3.2 Đối với cán bộ Thư viện 41

Chương 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 42

2.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 43

2.1.1 Hệ thống mục lục 43

2.1.2 Kho tài liệu tra cứu 47

2.1.3 Ấn phẩm thư mục 53

2.2 Bộ máy tra cứu tin hiện đại 55

2.2.1 Phần mềm Libol 6.0 55

2.2.2 Các cơ sở dữ liệu 65

2.2.3 Website của Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 69

2.3 Đánh giá chung về bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 72

2.3.1 Điểm mạnh của bộ máy tra cứu 73

2.3.2 Điểm yếu 75

2.3.3 Nguyên nhân 76

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI 78

3.1 Củng cố bộ máy tra cứu tin truyền thống 78

3.1.1 Chỉnh lý hệ thống mục lục 78

3.1.2 Hoàn thiện kho tài liệu tra cứu 79

3.1.3 Xây dựng hồ sơ trả lời câu hỏi 80

3.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 81

3.2.1 Phần mềm 81

3.2.2 Chất lượng dữ liệu 81

3.2.3 Xây dựng phát triển kho tài liệu số 82

3.3 Các giải pháp hỗ trợ khác 83

3.3.1 Đầu tư trang thiết bi, vật chất cho Thư viện để phát triển bộ máy tra cứu tin 83

3.3.2 Nâng cao trình độ cán bộ thông tin Thư viện và đào tạo người dùng tin 84 3.3.3 Xây dựng thư viện theo hướng thư viện điện tử 87

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 94

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Diễn giải nội dung

BMTCT Bộ máy tra cứu tin

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự theo trình độ và độ tuổi tại Trung tâm 29

Bảng 1.2: Số lượng NDT tại Trung tâm TTTV trường ĐHCNHN 30

Bảng 1.3: Số lượng NDT nhóm 1 sử dụng BMTCT 33

Bảng 1.4: Nhận xét của NDT nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu 33

Bảng 1.5: Số lượng NDT nhóm 2 sử dụng BMTCT 34

Bảng 1.6: Nhận xét của NDT nhóm 2 khi sử dụng BMTCT 35

Bảng 1.7: Số lượng NDT nhóm 3 sử dụng BMTCT 36

Bảng 1.8: Nhận xét của NDT nhóm 3 khi sử dụng BMTCT 36

Bảng 1.9: Tình hình khai thác thông tin theo lĩnh vực chuyên môn 38

Bảng 1.10: Ngôn ngữ NDT thường sử dụng 39

Bảng 2.1: Danh mục tra cứu tài liệu dạng sách 45

Bảng 2.2: Một số tài liệu tra cứu tiêu biểu 47

Bảng 2.3: Một số tài liệu kinh điển có trong kho tra cứu của Trung tâm TTTV 50

Bảng 2.4 Bảng đánh giá chất lượng của phân hệ tra cứu tại Trung tâm TTTV trường ĐHCNHN 63

Bảng 2.5: Ý kiến đánh giá của NDT về Trang Web của Trung tâm 71

Bảng 3.1: NDT có nhu cầu về đào tạo NDT 87

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHCNHN 22

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của Tung tâm TT-TV trường ĐHCNHN 27

Sơ đồ 2.1: Bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN 41

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu NDT tại trung tâm Thư viện trường ĐHCN HN 31

Hình 2.1: Trang website của trường ĐHCNHN 59

Hình 2.2: Giao diện của website Trung tâm Thông tin Thư viện 60

Hình 2.3: Các bước tìm kiếm tin 60

Hình 2.4: Các bước tìm kiếm 61

Hình 2.5: Kết quả tìm kiếm 62

Hình 2.6: Màn hình mô tả chi tiết nội dung của một tài liệu 62

Hình 2.7: Giao diện tra cứu nâng cao 62

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, những người

có trình độ cao, tay nghề giỏi luôn là nguồn lực đáng quý để thực hiện sự nghiệp chung của đất nước Ngày nay, nhân loại đang bước sang một thời đại mới - thời đại của nền kinh tế tri thức, thời đại của nền công nghệ thông tin, lấy thông tin làm nguồn lực quan trọng hàng đầu trong việc thúc đẩy kinh tế -

xã hội phát triển, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của một đất nước Thông tin có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, mọi khía cạnh của cuộc sống và được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau: dạng giấy, vi phim, vi phiếu, băng từ, đĩa từ, đĩa quang Do vậy, việc tiếp cận với tất cả các nguồn tài liệu dưới nhiều hình thức gặp không ít khó khăn Để chỉ dẫn và định hướng cho người dùng tin trong việc lựa chọn, sử dụng nguồn thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin thì một trong những vấn đề quan trọng trong mỗi cơ quan Thông tin-Thư viện (TT-TV) là phải tổ chức được những phương tiện tra cứu hữu hiệu để cho việc khai thác thông tin, tra tìm tài liệu của người dùng tin được thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả

Bộ máy tra cứu tin của các cơ quan TT-TV chính là cầu nối để người dùng tin tiếp cận nguồn lực thông tin có trong thư viện, là công cụ tìm kiếm và phổ biến thông tin, là chìa khóa để người dùng tin (NDT) mở cánh cửa kho tri thức nhân loại Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa to lớn đối với cả người NDT và cán bộ thư viện

Đại học Công nghiệp Hà Nội (ĐHCNHN) - một Trường đại học trọng điểm và đa ngành thuộc Bộ Công Thương đã không ngừng đổi mới đạt nhiều thành tựu, xứng đáng với sự đầu tư của Nhà nước theo phương châm “Đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho tương lai”, “đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho sự

phát triển bền vững” Để thực hiện điều đó, ĐHCNHN vừa không ngừng đổi mới phương pháp giảng dạy, đổi mới nội dung chương trình đào tạo, trang thiết bị dạy học; vừa không ngừng phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức cả về

số lượng và chất lượng Trong các giải pháp đầu tư cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo rất cần đến những bộ phận hỗ trợ cho công tác giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu khoa học, trong đó hệ thống TT-TV là một bộ phận không thể thiếu của các trường đại học, góp phần phục vụ đắc lực cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo và làm chuyển biến về chất của sự nghiệp đổi mới giáo dục đại học

Là một bộ phận gắn liền với sự phát triển của Nhà trường ngay từ những ngày đầu thành lập, Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN cũng nhận thức được vai trò của mình trong sự phát triển chung Vì vậy Trung tâm đã luôn đặt ra những kế hoạch phát triển mới đảm bảo hiệu quả và chất lượng hoạt động của mình, đưa Trung tâm trở thành một Trung tâm TT-TV hiện đại trong hệ thống thư viện của các trường đại học trong cả nước

Trong hoạt động của Trung tâm TT-TV thì bộ máy tra cứu tin đóng một vai trò quan trọng, đó chính là công cụ, phương tiện và là cầu nối giữa người dùng tin với nguồn lực thông tin, giúp họ truy cập, khai thác các nguồn tin một cách có hiệu quả Vì vậy, chất lượng của bộ máy tra cứu tin có vai trò quan trọng để Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay

Những năm qua, Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN có sự đóng góp to lớn vào việc thực hiện các mục tiêu chung của Nhà trường Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay với những yêu cầu đòi hỏi cao của NDT và cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì bộ máy tra cứu tin càng có vai trò quan trọng Để thư viện thực sự là cơ quan văn hóa giáo dục ngoài nhà trường, góp phần nâng cao trình độ hiểu biết về văn hóa,

khoa học kĩ thuật và làm phong phú đời sống tinh thần cho cán bộ, giáo viên, sinh viên Nhà trường

Việc xây dựng phát triển và hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN giúp ích rất nhiều cho việc tra cứu tin, đảm bảo thông tin cho NDT, tạo điều kiện cho việc khai thác thông tin, tra tìm tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả

Tuy Trung tâm đã có nhiều cố gắng và nỗ lực trong công tác xây dựng

bộ máy tra cứu tin nhưng cũng còn những hạn chế nhất định và chưa thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của NDT Với mong muốn nghiên cứu khảo sát cụ thể, toàn diện bộ máy tra cứu tin để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện và

phát triển bộ máy tra cứu tin trong giai đoạn hiện nay, tôi lựa chọn đề tài: “Bộ

máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Thông tin-Thư

viện của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Hiện nay đã có rất nhiều công trình và luận văn thạc sĩ của học viên các trường đại học nghiên cứu về bộ máy tra cứu tin Bộ máy tra cứu tin luôn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan Thông tin-Thư viện ở Việt Nam cũng như các thư viện trên thế giới Chính vì vậy mà vấn đề phát triển bộ máy tra cứu tin ngày càng thu hút được sự quan tâm của những người làm công tác quản lý, các nhà khoa học và những người làm trong lĩnh vực Thông tin-Thư viện nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau và cho đến nay vấn đề này đã được đề cập đến trong một số công trình nghiên cứu như:

“Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu của thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc (2003); “Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội của tác giả Nguyễn Thị Thu

Thủy (2004); hay “Tổ chức và khai thác hệ thống tra cứu thông tin tại Thư viện trường Đại học Y Hà Nội” của tác giả Vương Ngọc Mai (2007); “Hoạt động thông tin tra cứu ở Thư viện Viện Sử học Việt Nam” của tác giả Trần Thị Mai (2000); Các công trình nghiên cứu trên đây đã chỉ ra việc tổ chức, triển khai, đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như đưa ra các giải pháp phát triển bộ máy tra cứu tin mang tính đặc thù của những thư viện cụ thể nơi tác giả công tác trong khi đó mỗi cơ quan thông tin-thư viện đều có nét đặc thù và ảnh hưởng riêng

Đối với hoạt động của Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN cũng đã có một số luận văn cao học đề cập tới ở các khía cạnh khác nhau như: Công tác đảm bảo thông tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN; Phát triển nguồn lực thông tin đáp ứng yêu cầu nghiên cứu và đào tạo tại trường ĐHCNHN; Tuy nhiên vấn đề khảo sát bộ máy tra cứu tin cho đến nay, chưa có một công trình nghiên cứu nào khảo sát một cách toàn diện và đầy đủ Đây là vấn đề cần thiết vì bộ máy tra cứu tin có một vai trò quan trọng, quyết định chất lượng của hoạt động Thông tin-Thư viện Với việc lựa chọn đề tài này, tôi hi vọng có thể tìm hiểu, nghiên cứu một cách toàn diện về thực trạng của bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN, từ đó đề ra những giải pháp nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin, phục vụ hiệu quả nhu cầu khai thác thông tin của người dùng tin

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3 1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là bộ máy tra cứu tin

3 2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu là bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN trong giai đoạn chuyển từ cao đẳng lên đại học (Từ 2005 đến nay)

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu, khảo sát và đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN, đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện chất lượng bộ máy tra cứu tin tại Thư viện

4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích trên, luận văn có nhiệm vụ sau:

Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về bộ máy tra cứu tin;

Khảo sát thực trạng bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN;

Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

* Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tổng hợp tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp điều tra bằng phiếu

6 Ý nghĩa của luận văn

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy tra cứu tin từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động công tác thông tin tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN Và có thể làm tài liệu tham khảo cho các sinh viên

ngành thông tin-thư viện trong quá trình học tập

7 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Bộ máy tra cứu tin trong hoạt động Thông tin Thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Chương 1

BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

1.1 Các vấn đề chung về bộ máy tra cứu tin

1.1.1 Khái niệm về bộ máy tra cứu tin

Khái niệm: Bộ máy tra cứu tin (BMTCT) trong cơ quan TT-TV là một

tập hợp các công cụ và phương tiện giúp cho cán bộ Thư viện và NDT tra cứu tài liệu bên trong và bên ngoài thư viện một cách dễ dàng Nhờ có BMTCT

mà NDT có thể tìm kiếm tài liệu mà mình cần một cách nhanh chóng và chính xác, đầy đủ, kịp thời Đặc biệt thông qua BMTCT các cán bộ thư viện có thể nâng cao được chất lượng phục vụ NDT và xây dựng các chiến lược, kế hoạch phát triển cho thư viện của mình

BMTCT giữ vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm thông tin của NDT, giúp NDT định hướng, xây dựng nhu cầu tin của mình (NCT) BMTCT là cầu nối giữa NDT với vốn tài liệu (VTL) của thư viện, giúp cán bộ thư viện nắm bắt được VTL của mình, từ đó làm cơ sở cho việc bổ sung và cập nhật tài liệu một cách thường xuyên

1.1.1.1 Cấu trúc bộ máy tra cứu tin

BMTCT trong một thư viện nào cũng giữ vai trò hết sức quan trọng giúp NDT đến với tài liệu một cách dễ dàng và nhanh nhất Nếu như thư viện có một kho tài liệu phong phú mà không có BMTCT thì kho tài liệu

ấy cũng trở thành vô giá trị vì tài liệu không được NDT sử dụng Nhận thức được tầm quan trọng của BMTCT nên các cơ quan Thông tin Thư viện đều tổ chức BMTCT theo hai hướng đó là BMTCT truyền thống và BMTCT hiện đại

• BMTCT truyền thống bao gồm:

Hệ thống mục lục

Kho tài liệu tra cứu

Ấn phẩm thư mục

- Hệ thống mục lục là một trong những công cụ quan trọng nhất để

NDT và cán bộ thông tin dùng để tìm tài liệu Hệ thống mục lục phản ánh toàn bộ VTL của thư viện, đây là nguồn thông tin quan trọng của công tác tìm tin.[13, tr 25]

- Kho tài liệu tra cứu giữ một vị trí quan trọng trong BMTCT của các

thư viện và cơ quan thông tin Kho tài liệu tra cứu giúp NDT tìm tài liệu một cách sát thực, tuy nhiên nó lại cồng kềnh nên số lượng tài liệu bị hạn chế [13, tr 26]

- Ấn phẩm thư mục là một dạng ấn phẩm thông tin trong đó giới thiệu

vắn tắt những đặc điểm, nội dung cơ bản của sách báo, tài liệu về một hoặc một số vấn đề được sắp xếp hệ thống, khoa học giúp NDT truy tìm và sử dụng nhanh chóng, phù hợp với trình độ và NCT của họ Thư mục có ý nghĩa lớn đối với cán bộ thư viện và đặc biệt là NDT

• BMTCT hiện đại bao gồm:

Phần mềm thư viện

Các cơ sở dữ liệu (CSDL)

Website của Trung tâm TT-TV

- Các CSDL giúp NDT tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác,

thuận tiện hơn, tuy nhiên để tra cứu được trên CSDL thì NDT phải có hiểu biết về tin học và phải được hướng dẫn tra cứu một cách có hệ thống

1.1.1.2 Đặc điểm bộ máy tra cứu tin

Cùng với sự phát triển của công nghệ thì ngày này lượng thông tin ngày càng nhiều và tăng lên nhanh chóng, với đa dạng các nguồn tin, số lượng thông tin ngày càng trở nên phong phú, kéo theo đó là sự bùng nổ về tài liệu

Đứng trước tình hình bùng nổ về tài liệu như vậy nếu bộ máy tra cứu tin không hoàn chỉnh thì sẽ không thể phát huy hết được tác dụng của tài liệu,

và việc kiểm soát tài liệu cũng trở nên khó khăn hơn trong mỗi cơ quan thông tin Như chúng ta đã biết tất cả hoạt động của thư viện đều nhằm mục đích phục vụ cho NDT nhằm thỏa mãn tối đa NCT của họ Do vậy mà mỗi BMTCT cần có những đặc điểm sau:

Là phương tiện tìm kiếm tài liệu của NDT, phản ánh giá trị nội dung, hình thức, cấu trúc của tài liệu

Là chìa khóa hữu hiệu để NDT tiếp cận với thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

Đảm bảo thông tin cho NDT một cách chính xác Bên cạnh đó có thể giúp ích rất lớn cho cán bộ thư viện bổ sung VTL cho thư viện mình để hoạt động đạt chất lượng tốt nhất

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng bộ máy tra cứu tin

Trong hoạt động TT-TV, bộ máy tra cứu tin giữ vai trò rất quan trọng trong hoạt động tìm kiếm thông tin Do vậy để đảm bảo chất lượng tốt cho bộ máy là một yều cầu cần thiết mà thư viện nào cũng cần quan tâm Điều này được thể hiện ở trình độ cán bộ thư viện, về phương tiện đảm bảo cho bộ máy tra cứu tin và kinh phí đầu tư mua sắm trang thiết bị cơ sở vật chất

• Trình độ cán bộ Thư viện

Trong mọi hoạt động, con người là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công hay thất bại Trong hoạt động thông tin thư viện cũng

vậy, người cán bộ thư viện đóng một vai trò quan trọng, bởi mọi hoạt động thông tin thư viện đều gắn liền với người cán bộ thư viện

Do đó, cán bộ thư viện cần có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ thư viện, ngoài ra còn được đào tạo về công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động TT-TV Trong giai đoạn hiện nay, người cán bộ thư viện là người nắm vững quy trình xử tài liệu và tổ chức bộ máy tra cứu tin cả truyền thống và hiện đại một cách khoa học, hợp lý; biết cách cung cấp cho NDT các tài liệu điện tử qua mạng, biết phổ biến kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và NDT

Cán bộ thư viện biết cách đánh giá yêu cầu tin của NDT để từ đó hướng dẫn NDT tìm đến thông tin mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác Với sự phát triển của xã hội và nhu cầu tin ngày càng cao của NDT thì cán bộ thư viện luôn phải trao dồi kiến thức và đặc biệt là các kĩ năng ngoại ngữ để

có thể làm việc hiệu quả

• Phương tiện đảm bảo cho bộ máy tra cứu tin

Trong quá trình xây dựng BMTCT, chúng ta dựa vào 3 yếu tố làm phương tiện đảm bảo cho hoạt động của BMTCT: Phần mềm, cấu trúc dữ liệu, các phương tiện ngôn ngữ tư liệu như khung phân loại DDC và bảng từ khóa

• Kinh phí

Để BMTCT hoạt động có chất lượng thì yếu tố kinh phí cũng giữ vai trò quan trọng Trung tâm cần thường xuyên bổ sung kinh phí để mua sắm các trang thiết bị hiện đại phù hợp với yều cầu đặt ra của NDT Trung tâm cần được tăng cường thêm các máy tính để phục vụ tra cứu một cách nhanh chóng, hiệu quả

Ngoài kinh phí do Nhà trường cấp hàng năm thì Trung tâm TT-TV nên

có chiến dịch thu hút đầu tư nước ngoài từ các mối quan hệ hợp tác với Trung Quốc, Hàn Quốc, Singopore, Cộng hòa Séc

1.1.3 Các yêu cầu và tiêu chí đánh giá bộ máy tra cứu tin

Trung tâm Thông tin Thư viện dù tổ chức BMTCT theo truyền thống hay hiện đại đều phải thỏa mãn các yêu cầu và tiêu chí đánh giá sau:

• Các yêu cầu đối với BMTCT:

- Đảm bảo tính đầy đủ

Để thỏa mãn nhu cầu tra cứu tin của NDT, bộ máy tra cứu tin phải đảm bảo tính đầy đủ, nghĩa là phải đầy đủ các bộ phận cấu thành BMTCT truyền thống và hiện đại: Hệ thống mục lục, kho tài liệu tra cứu, CSDL, hệ thống mạng,… Trong đó trước hết cần hoàn thiện BMTCT truyền thống để phù hợp với trình độ, tập quán tra cứu của NDT

- Đảm bảo tính cập nhật

BMTCT phải được thường xuyên cập nhật, cần loại ra khỏi BMTCT những thông tin lỗi thời, không được sử dụng Bổ sung vào đó những thông tin mới phù hợp với nhu cầu tin của NDT

- Đảm bảo tính hiện đại

BMTCT cần phải đảm bảo tính hiện đại về trang thiết bị, về cấu trúc thông tin và có sự hướng dẫn khoa học rõ ràng giúp NDT nâng cao khả năng tìm kiếm một cách hiệu quả và chính xác

- Đảm bảo tính thân thiện

BMTCT phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu

và dễ sử dụng Giao diện trình bày đẹp mắt và thân thiện với NDT

• Các tiêu chí đánh giá BMTCT:

- Khả năng bao quát các nguồn tin

Các hệ thống lưu giữ thông tin dù truyền thống hay hiện đại đều bao quát được thực trạng VTL của Thư viện Những tài liệu không được phản

ánh trong hệ thống lưu trữ thì NDT rất khó tiếp cận Do vậy, cán bộ thông tin cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, cập nhật, chỉnh lý đối chiếu nhằm đảm bảo sự tương thích giữa hệ thống lưu trữ thông tin và nguồn lực thông tin của Thư viện

- Tính linh hoạt

Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ thông tin: BMTCT phải đươc tổ chức linh hoạt đảm bảo cho viêc cập nhật thông tin dễ dàng, viêc cập nhật thông tin không ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống

Linh hoạt trong việc sử dụng và di chuyển

- Tính hiệu quả

Hiệu quả trong việc tra cứu: Dễ sử dụng, có hướng dẫn tra cứu, cung cấp nhiều khả năng tra cứu với các điểm truy cập khác nhau, tra cứu ở bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào

Hiệu quả kinh tế: Thể hiện thông qua chi phí xây dựng BMTCT

Thể hiện qua giá thành mỗi thông tin được cung cấp

- Tính gọn nén: Chiếm ít diện tích và dễ bảo quản

1.2 Hoạt động Thông tin Thư viện tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

1.2.1 Khái quát về trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là trường trực thuộc Bộ Công Thương được thành lập từ ngày 02/12/2005 khi trường Cao đẳng Công nghiệp

Hà Nội được Thủ tướng Chính Phủ cho phép nâng cấp thành Đại học Công nghiệp Hà Nội [17,tr 26]

Trải qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành Nhà trường đã khẳng định được nét riêng biệt và thương hiệu, là một trong những trường đại học

hàng đầu của Việt Nam đào tạo theo hướng công nghệ thực hành, cung cấp lực lượng cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao, đáp ứng yêu cầu thời kỳ công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế

• Công tác đào tạo của Nhà trường

Trường ĐHCNHN hiện nay đào tạo nhiều cấp trình độ:

05 ngành Thạc sĩ

21 ngành Đại học

18 ngành Cao đẳng

9 ngành đào tạo liên thông

02 ngành đào tạo Hợp tác quốc tế

và đào tạo nhiều ngành trung cấp chuyên nghiệp, cao đẳng nghề và

trung cấp nghề

Nhà trường triển khai đào tạo theo tín chỉ bắt đầu từ năm học 2008 -

2009, với qui mô đào tạo: Trên 45.000 học sinh, sinh viên (HS-SV) Các lĩnh vực đào tạo: Công nghệ hoá; Kinh tế; May, thời trang; Sư phạm; Du lịch; Điện; Cơ khí; Công nghệ thông tin…[17, tr 27]

• Chức năng nhiệm vụ chính của Trường (Theo Quyết định số 315/2005/QĐ- TTG ) ban hành ngày 02/12/2005

Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao học, đại học và các trình độ thấp hơn thuộc các ngành: Cơ khí, Công nghệ ô tô, Điện, Nhiệt, Điện tử, Công nghiệp thực phẩm, Hoá, May thời trang, Công nghệ thông tin, Kinh tế, Ngoại ngữ, Sinh học, Môi trường, Khách sạn du lịch, Sư phạm kỹ thuật và

các ngành nghề khác theo qui định của pháp luật

Đào tạo lại và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lí kỹ thuật - kinh tế chuyên ngành, công nhân kỹ thuật bậc cao đạt tiêu chuẩn qui định của Nhà nước

Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy, học tập đối với các ngành nghề được phép đào tạo theo qui đinh của Nhà nước

Tổ chức và thực hiện công tác tuyển sinh, quản lí người học, tổ chức các hoạt động đào tạo, công nhận tốt nghiệp và cấp bằng tốt nghiệp theo qui định của luật giáo dục

Xây dựng, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ giảng viên bảo đảm đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, ngành nghề theo tiêu chuẩn qui định của Nhà nước

Tổ chức nghiên cứu, triển khai khoa học - công nghệ

Thực hiện các hoạt động dịch vụ việc làm, xuất khẩu lao động và chuyên gia làm việc có thời hạn ở nước ngoài, dịch vụ khoa học - công nghệ, thực nghiệm sản xuất, sản xuất - kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo

Tổ chức các hoạt động thông tin, in ấn các ấn phẩm, tài liệu, giáo trình phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học theo qui định của Nhà nước

Thực hiện hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông về đào tạo - bồi dưỡng nguồn nhân lực; nghiên cứu, triển khai khoa học - công nghệ với các cơ quan,

tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước

Quản lí, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản, các nguồn vốn được Nhà nước, Bộ Công thương giao và các nguồn huy động khác

Quản lí tổ chức, biên chế theo phân cấp quản lí của Bộ Công thương Giữ gìn an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội trong Trường; bảo vệ tài sản, bí mật quốc gia; xây dựng và thực hiện các qui chế, biện pháp bảo hộ,

an toàn lao động

Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Bộ Công thương và các cơ quan quản lí nhà nước có liên quan

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo qui định của pháp luật

• Chính sách chất lượng:

+ Xây dựng Nhà trường trở thành cơ sở đào tạo mở, hướng tới người học và các bên quan tâm Đào tạo nguồn nhân lực nhiều trình độ phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội

+ Thường xuyên cải tiến phương pháp giảng dạy, lấy người học làm trung tâm; triệt để áp dụng công nghệ thông tin vào quản lí, giảng dạy và học tập; tổ chức đào tạo hoàn toàn theo tín chỉ

+ Mở rộng liên kết đào tạo với các trường, với các cơ sở kỹ thuật - kinh

tế trong và ngoài nước

+ Khuyến khích sáng tạo, khuyến khích học tập

+ Cam kết xây dựng, thực hiện, duy trì các hệ thống quản lí tiên tiến

• Cơ cấu tổ chức của Nhà trường

Ban giám hiệu: Hiệu trưởng và các phó hiệu trưởng

Bộ phận quản lý: Phòng Đào tạo; Phòng Tổ chức hành chính; Phòng Tài chính kế toán; Phòng Khoa học công nghệ; Phòng Quản trị; Phòng Công tác học sinh - sinh viên; Phòng Hợp tác quốc tế; Phòng Thanh tra giáo dục

Các Trung tâm: Trung tâm Thông tin Thư viện; Trung tâm dịch vụ nhà ăn; Trung tâm ký túc xá; Trung tâm Y tế; Trung tâm Quản lý chất lượng; Trung tâm đào tạo sau đại học; Trung tâm Cơ khí; Trung tâm Việt – Nhật; Trung tâm Việt – Hàn; Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học; Trung tâm đào tạo lái xe; Trung tâm Hồng Hải

Bộ phận đào tạo: Khoa Cơ khí; Khoa Điện; Khoa Kế toán – Kiểm toán; Khoa quản lý kinh doanh; Khoa Công nghệ ô tô; Khoa Công nghệ thông tin; Khoa Điện tử; Khoa Sư phạm – Du lịch; Khoa Công nghệ may và Thiết kế

thời trang; Khoa Công nghệ hóa; Khoa Đào tạo hợp tác quốc tế; Khoa ngoại ngữ; Khoa Tại chức; Khoa Mác – Lê Nin; Khoa Khoa học cơ bản; Khoa Giáo dục thể chất – Quốc phòng

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Khoa Điện tử Khoa Khoa học cơ bản Khoa Kế toán, Kiểm toán Khoa Sư phạm du lịch Khoa Tại chức

……… Trung tâm Cơ khí

Trung tâm Thông tin Thư viện Trung tâm Ký túc

xá Trung tâm Y tế Trung tâm Dịch

- Quá trình biên soạn và tổ chức thực hiện chương trình đào tạo, Nhà trường đã đặc biệt là khai thác ý kiến từ nhiều phía, tham khảo các chương trình tiên tiến của nước ngoài, định kỳ rà soát, bổ sung, hiệu chỉnh, cải tiến chương trình, gắn kết, hợp tác chặt chẽ với các doanh nghiệp trong và ngoài nước

- Hiện nay, nhà trường có tổng diện tích hơn 50 ha với 3 cơ sở: Khu A, Khu B và cơ sở Hà Nam Nhà trường đã xây dựng được 300 phòng học lý thuyết, trong đó có nhiều giảng đường lớn, 200 phòng học thực hành, thí nghiệm Các phòng đều được trang bị máy tính, máy chiếu, hệ thống âm thanh để có thể áp dụng các phương pháp dạy tiên tiến Với hệ thống các hội trường lớn có thể tổ chức các hội nghị tầm cỡ quốc gia và quốc tế; các phòng chuyên dùng phục vụ hội nghị nhỏ, hội thảo chuyên môn

- Trung tâm Thông tin Thư viện hiện đại với diện tích sử dụng trên

6000 m2 được trang bị hệ thống máy tính nối mạng internet, máy in, phần mềm quản lý thư viện điện tử Trung tâm Thông tin Thư viện đã bố trí các phòng hợp lý, thuận lợi cho bạn đọc bao gồm: Hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc; Các phòng làm việc của cán bộ thư viện; Có đầy đủ sách, giáo trình

và tài liệu tham khảo, phong phú cả về Tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đáp ứng yêu cầu phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường Vốn tài liệu (VTL) của Trung tâm TT-TV có hơn 90892 cuốn sách các loại Vốn tài liệu, sách báo của Thư viện đảm bảo phục vụ cho chương trình đào tạo các chuyên ngành trong trường

- Nhà trường đã tập trung xây dựng hệ thống ngân hàng câu hỏi trắc nghiệm khách quan và tự luận cho 600 môn học lý thuyết phục vụ cho công tác tổ chức thi trắc nghiệm trên máy tính Năm 2008, nhà trường đã xây dựng

và đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý thi trắc nghiệm với hàng trăm máy tính đã giúp cho việc tổ chức thi, chấm thi và ra đề thi theo phương thức trắc nghiệm khách quan đạt kết quả cao; phần mềm lấy ý kiến của học sinh, sinh viên về sự hài lòng đối với môn học đã giúp Nhà trường khắc phục được những yếu kém, tồn tại nhằm nâng cao chất lượng đào tạo

- Ký túc xá với 500 phòng ở khang trang, sạch đẹp, hiện đại được trang

bị hệ thống thang máy, điều hoà nhiệt độ, bình tắm nóng lạnh v v có sức chứa trên 5000 chỗ ở đáp ứng một phần nhu cầu của sinh viên

- Nhà trường hiện nay có 1728 cán bộ, viên chức Trong đó có hơn

1000 giảng viên, giáo viên; 68% giảng viên, giáo viên có trình độ trên đại học; 20 giáo viên dạy giỏi cấp toàn quốc; Nhiều giáo viên đạt danh hiệu nhà giáo ưu tú, nhà giáo nhân dân Hiện nay, trường có hàng trăm giáo viên được đưa đi đào tạo nâng cao trình độ ở trong nước và nước ngoài

- Trong nhiều năm qua Nhà trường luôn chú trọng phát triển hoạt động nghiên cứu khoa học, khuyến khích cán bộ giáo viên, học sinh – sinh viên sáng tạo, nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy và học tập Hiện nay, Nhà trường có 39 đề tài cấp Bộ và 153 đề tài cấp trường Thực hiện biên soạn được 242 giáo trình các loại phục vụ cho học tập và nghiên cứu của học sinh - sinh viên của Trường

- Chương trình hợp tác kỹ thuật do chính phủ Nhật Bản tài trợ để phát triển đào tạo nghề thuộc 3 lĩnh vực: Gia công cơ khí, Gia công kim loại tấm, Điều khiển điện, Điện tử

- Hợp tác với các trường đại học của Australia đào tạo các ngành: Công nghệ thông tin, Kế toán, Quản trị kinh doanh;

- Hợp tác đào tạo lập trình viên quốc tế với Aptech (Ấn độ);

- Hợp tác đào tạo Hàn công nghệ cao với các trường đại học và doanh nghiệp của Hàn Quốc; Hợp tác với công ty TOYOTA Việt Nam thực hiện chương trình đào tạo nghề sửa chữa vỏ và sơn vỏ xe ô tô theo công nghệ Nhật Bản Hợp tác với Tập đoàn khoa học kĩ thuật Hồng Hải của Đài Loan mỗi năm đào tạo cho phía bạn 1200 học viên

- Có quan hệ hợp tác với các trường đại học, các tổ chức ở nhiều nước trên thế giới như Singopore, Hàn Quốc, Đài Loan, Cộng hòa Séc, Lào

1.2.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Sau khi từ nơi sơ tán về huyện Từ Liêm - Hà Nội thì VTL chỉ còn lại là

1000 cuốn Với đặc thù là trường công nhân kỹ thuật nên Thư viện trong giai đoạn này chưa thực sự được quan tâm Tuy nhiên với sự cố gắng của cán bộ thư viện và sự động viên của Nhà trường mà tổng số VTL cũng tăng lên trên

6000 tài liệu chủ yếu là sách kỹ thuật

Năm 1999 theo Quyết định số 126/QĐ-TTG của thủ tướng Chính phủ thành lập trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội trên cơ sở Trường Trung học Công nghiệp I Giai đoạn này Thư viện mới thực sự đi vào hoạt động Lúc này NDT đến với thư viện đông hơn, số lượng tài liệu được bổ sung hằng năm tăng lên, chủ yếu là tài liệu về kinh tế, kỹ thuật, điện tử

Ngày 22/12/2005 theo quyết đinh số 2036/QĐ-ĐHCN, Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHCNHN được thành lập dựa trên cơ sở Thư viện trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội Hiện nay VTL của Trung tâm là hơn

90892 cuốn sách các loại Trung tâm đã kế thừa và phát triển những mô hình thư viện đại học trong nước với nhiều trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện cho NDT khai thác và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả cao

Căn cứ vào QĐ số 2036/QĐ-ĐHCNHN, Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN có những chức năng, nhiệm vụ sau:

• Chức năng

Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHCNHN là đơn vị thuộc bộ máy tổ chức của trường ĐHCNHN, chức năng chính của Trung tâm là tổ chức, quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất được nhà trường trang bị phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy,học tập của cán

bộ, giảng viên,nhân viên và học viên, sinh viên nhà trường Ngoài chức năng thông tin, Trung tâm còn có chức năng giải trí, văn hóa…

• Nhiệm vụ

- Xây dựng kế hoạch nhằm chủ động khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị, tư liệu được Nhà trường trang bị cho Trung tâm nhằm nâng cao chất lượng phục vụ Nghiên cứu đề xuất phương hướng phát triển và

kế hoạch phát triển NLTT đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Nhà trường, đồng thời chịu trách nhiệm quản lí, bảo vệ vốn, nguồn tư liệu;

- Phối hợp với các đơn vị trong Trường theo phân cấp của Hiệu trưởng tiến hành mua sắm, khai thác có hiệu quả các nguồn thông tin - tài liệu, sách báo, tạp chí, các tài liệu, giáo trình phục vụ hoạt động giảng dạy và học tập cho giảng viên, cán bộ, nhân viên và HS-SV trong trường và các hoạt động dịch vụ khác Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác theo chức năng nhiệm

vụ của Trung tâm;

- Quản lí cán bộ, nhân viên thuộc Trung tâm, thực hiện các qui định thu nhận, lưu chiểu ấn phẩm do Trường xuất bản Xây dựng hệ thống tra cứu thông tin hiện đại, khoa học và thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường giao;

- Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, đặc biệt là Công nghệ thông tin để hiện đại hóa Thư viện Phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thuộc Trung tâm nhằm nâng cao chất lượng phục vụ;

- Tham gia các hội nghề nghiệp, trao đổi nghiệp vụ với hệ thống thư viện trong nước và quốc tế nhằm bổ sung, trao đổi tài liệu, chia sẻ NLTT, khai thác mạng thông tin từ bên ngoài, mở rộng giao lưu hợp tác về hoạt động đào tạo, tư vấn nghiệp vụ, tiếp nhận viện trợ, hội thảo khoa học về TT-TV trong nước và quốc tế nhằm nâng cao năng lực hoạt động của Trung tâm;

- Tổ chức các hoạt động dịch vụ và thu lệ phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm và phù hợp với các qui định của pháp luật;

- Tích cực tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao

và thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường giao

• Về cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu, tổ chức của Trung tâm TT-TV hiện tại được bố trí theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận dưới sự chỉ đạo chung của Ban giám đốc

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của Tung tâm Thông tin-Thư viện

trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

nhóm

Phòng

tự chọn

Phòng đọc tại chỗ

Phòng mượn

về nhà

Phòng báo, tạp chí

Tổ

in

Phòng đọc tài liệu điện tử

- Ban giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành chung mọi hoạt động của Trung tâm TT-TV và phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung hoạt động của Thư viện, về vấn đề chuyên môn nghiệp

vụ và chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, phân công công việc cho các cán bộ của Trung tâm Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Trung tâm

- Ba cơ sở: Thư viện khu A; Thư viện Khu B; Thư viện cơ sở Hà Nam Với tổng diện tích là 6000 m2 cụ thể: Thư viện khu A 4300m2; Thư viện khu

B 1400m2; Thư viện cơ sở Hà Nam 300m2

Mỗi cơ sở có những điều kiện khác nhau mà bố trí các phòng ban sao cho phù hợp nhất để tạo điều kiện cho NDT sử dụng Thư viện một cách thuận tiện Mặc dù cách bố trí các phòng ban khác nhau nhưng cả 3 cơ sở đều thống nhất về cách thức hoạt động và hỗ trợ nhau một cách nhịp nhàng

• Đội ngũ cán bộ

Hiện nay Trung tâm TT-TV của trường có tổng số 23 cán bộ, trong đó

có 02 nam chiếm 8,7% và 21 nữ chiếm 91,3%; cơ sở thư viện khu A có 16 cán bộ, thư viện khu B có 05 cán bộ và thư viện cơ sở Hà Nam có 02 cán bộ

- Về trình độ có:

06 Thạc sĩ chiếm 26%

11Cử nhân Thông tin-Thư viện chiếm 48%

02 Cử nhân Văn thư chiếm 9%

01 Cử nhân tiếng Trung chiếm 4%

02 Cử nhân Kinh tế chiếm 9%

01 Cao đẳng sư phạm chiếm 4%

Bảng 1.1: Cơ cấu nhân sự theo trình độ và độ tuổi tại Trung tâm

Trình độ Số lượng (người) Độ tuổi Tỷ lệ (%)

(Theo số liệu của trung tâm TT-TV trường Đại học Công nghiệp Hà Nội năm 2013)

Theo bảng 1.1 thì cán bộ của Trung tâm có độ tuổi từ 25- 40 tuổi là chủ yếu nên đây là ưu điểm để cho Trung tâm phát triển hoạt động của mình, họ là những người trẻ, nhiệt huyết trong công việc, luôn là người nắm bắt kịp thời các ứng dụng công nghệ hiện đại để xây dựng, phát triển Trung tâm ngày một lớn mạnh Hơn hết họ thường xuyên học hỏi trao đổi kinh nghiệm với nhau, chủ động sáng tạo trong công việc để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà cơ quan giao phó

• Cơ sở vật chất

Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN trong những năm gần đây đã rất chú trọng tới việc đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và học viên, sinh viên nhà trường Hiện nay, Trung tâm TT-TV có 3 cơ sở (Khu A có diện tích là 4300

m2, Khu B có diện tích là 1400 m2 và Cơ sở Hà Nam có diện tích là 300 m2) với tổng diện tích 6000m2 Được tổ chức thành các phòng: Phòng đọc tổng hợp trên 500 chỗ ngồi; Phòng mượn sách về nhà; Phòng đọc tài liệu điện tử; Phòng báo tạp chí; Phòng đọc tự chọn; Phòng thảo luận nhóm…

Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN luôn luôn coi NDT là một “khách hàng” đặc biệt của mình nên trong những năm gần đây đã rất chú trọng đến việc đầu tư kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị Hiện tại Trung tâm đã

được lắp đặt đầy đủ hệ thống đèn điện chiếu sáng, quạt và hệ thống điều hòa hai chiều Ngoài ra còn được trang bị các máy camera giám sát ở trong và ngoài Thư viện

1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

• Đặc điểm người dùng tin

Hiện nay trường ĐHCNHN có tổng số 1728 cán bộ, giảng viên đáp ứng yêu cầu đào tạo của Nhà trường về cả số lượng và chất lượng: Giáo sư, PGS

có 08 người; Tiến sỹ và thạc sỹ có 1136 người; Đại học có 573 người; Cao đẳng có 11 người Tổng số HS-SV là 45.002 người trong đó có: Cao học 500 người; Đại học 25000 người; Cao đẳng 14000 người; Trung cấp 1900 người; đào tạo nghề 3602 người, được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 1.2: Số lượng NDT tại Trung tâm Thông tin-Thư viện

trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Người dùng tin Số lượng/ người Tỷ lệ %

Biểu đồ 1.1: Cơ cấu người dùng tin tại trung tâm Thư viện

trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Người dùng tin là thành phần không thể thiếu trong mọi hoạt động của một cơ quan TT-TV, NDT là đối tượng phục vụ, họ vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng có thể là những người sản sinh ra thông tin mới Vì vậy, việc nắm vững đặc điểm NDT và đáp ứng thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác là nhiệm vụ quan trọng của

cơ quan TT-TV

Việc nghiên cứu NDT là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các

cơ quan TT-TV nói chung và Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN nói riêng.Với mục đích nâng cao khả năng thoả mãn NCT của NDT thì việc phân nhóm NDT cho phép ta có căn cứ xác định được những sản phẩm thông tin phù hợp với từng nhóm đối tượng phục vụ Để xem xét những đặc điểm cơ bản về nhu cầu tra cứu tin ở Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN, có thể chia NDT ở Trung tâm thành 3 nhóm:

• Nhóm 1: Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý có 75 người chiếm 0,2% trong tổng số NDT tại Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN Nhóm này bao gồm các

cán bộ quản lý ở các bộ phận như: Ban giám hiệu; Trưởng phó phòng; Khoa; Ban; Giám đốc; Phó giám đốc các Trung tâm Nhóm NDT này tuy số lượng không nhiều nhưng họ có vai trò đặc biệt quan trọng, họ vừa là NDT đồng thời cũng là người cung cấp thông tin, họ là những người tổ chức điều hành các công việc của bộ máy hành chính, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của cơ quan, bộ phận mà họ quản lý Họ là người ra quyết định ở cấp độ khác nhau, vạch ra phương hướng, xây dựng chính sách, kế hoạch phát triển của Nhà trường… Do vậy thông tin họ cần là những thông tin ở diện rộng, mang tính bao quát trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, các văn kiện của Đảng, các văn bản về pháp luật của Nhà nước và những vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề

Nhóm NDT này có trình độ học vấn cao họ thường kiêm nhiệm các công việc khác nhau, cùng với việc lãnh đạo, quản lý họ còn tham gia giảng dạy, nghiên cứu nên họ cần cung cấp những tài liệu gốc đảm bảo độ tin cậy cao, các tổng luận, tài liệu tham khảo, bản tin…để phục vụ tham khảo cho những chuyên đề nghiên cứu hay trước khi đưa ra quyết định quản lý chính xác Phương pháp phục vụ chủ yếu dành cho nhóm đối tượng này là phục vụ

từ xa, cung cấp đến từng người theo những yêu cầu cụ thể

Các cán bộ lãnh đạo, quản lý cũng thường xuyên sử dụng các phương tiện tra cứu truyền thống cũng như hiện đại trong Thư viện làm công cụ tra cứu thông tin

Kết quả điều tra nhóm này về việc sử dụng BMTCT thể hiện ở bảng 1.3 cho thấy, trong số 30 NDT nhóm 1 có 40% sử dụng danh mục tra cứu tài liệu dạng sách, 17% sử dụng CSDL Điều này lý giải mặc dù Trung tâm đã ứng dụng tin học vào hoạt TT-TV nhưng do tập quán sử dụng thông tin tại Trung tâm vẫn thiên về các hình thức truyền thống Mặt khác là do NDT đến với Thư viện quá đông mà số lượng máy tính phục vụ cho NDT tra cứu hiện tại chỉ có 08 máy là quá ít so với nhu cầu

Bảng 1.3: Số lượng người dùng tin nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu tin

Công cụ tra cứu Số lượng cán bộ lãnh đạo, quản lý Tỷ lệ %

Bảng 1.4: Nhận xét của người dùng tin nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu

Công cụ tra cứu

Nhận xét: Qua bảng 1.3 và bảng 1.4 ta nhận thấy rằng ở Trung tâm

TT-TV trường ĐHCNHN các phương tiện tra cứu truyền thống vẫn hay được sử dụng hơn các phương tiện tra cứu hiện đại Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý, nhận xét danh mục tra cứu dạng sách dễ sử dụng chiếm 70%, còn tra cứu trên CSDL dễ tra cứu chiếm 57%

• Nhóm 2: Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu

Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu có 1728 người chiếm 3,7% trong tổng số NDT tại Trung tâm Đây là đội ngũ nòng cốt của Trường,

họ là những người chuyển giao tri thức khoa học đến cho sinh viên Do vậy

mà họ rất quan tâm đến những vấn đề chuyên sâu thuộc lĩnh vực nghiên cứu của bản thân

Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu là lực lượng nòng cốt quyết định chất lượng của quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường, đồng thời

cũng là đối tượng phục vụ đặc biệt của Thư viện Đổi mới giáo dục yêu cầu các giáo viên phải luôn luôn trao dồi các kỹ năng, nâng cao trình độ để cung cấp cho sinh viên những bài giảng hay, sáng tạo, góp phần mang lại hiệu quả cao trong học tập Nhóm NDT này vừa là chủ thể vừa là khách thể của thông tin, với vai trò là chủ thể họ cung cấp thông tin qua các bài giảng và các công trình nghiên cứu, với tư cách là khách thể (đối tượng sử dụng) họ là người luôn luôn có nhu cầu tiếp nhận thông tin mới

Nhóm NDT này đảm trách nhiều công việc của khoa, trường nhưng họ luôn giành một khoảng thời gian nhất định cho việc sưu tầm khai thác tài liệu, kết quả điều tra cho thấy 80% cán bộ giảng dạy và nghiên cứu cũng dành khoảng 2 giờ cho việc sưu tầm khai thác tài liệu

Do nhu cầu đổi mới giáo dục nên nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và nghiên cứu cũng thường xuyên sử dụng Thư viện Trong quá trình nghiên cứu tại Thư viện NDT nhóm 2 cũng thường sử dụng các công cụ tra cứu để tìm kiếm tài liệu mà mình cần, kết quả điều tra ở 150 NDT nhóm này thể hiện ở bảng 1.5 như sau:

Bảng 1.5: Số lượng người dùng tin nhóm 2 sử dụng bộ máy tra cứu tin

Công cụ tra cứu Số lượng cán bộ giảng dạy, nghiên cứu Tỷ lệ %

Đặc điểm của NDT nhóm 2 họ rất năng động, am hiểu về công nghệ thông tin nên khi đến với Thư viện họ thường sử dụng BMTCT hiện đại Kết quả điều tra cho thấy 75,3% sử dụng CSDL, còn tra cứu trên danh mục dạng sách chiếm 64,7% Họ là những người có trình độ nên thường sử dụng BMTCT hiện đại cho việc tìm kiếm tài liệu mà mình cần nhưng do số lượng

máy tính phục vụ tra cứu CSDL của Trung tâm còn ít, không đáp ứng được nhu cầu của NDT nên vẫn còn nhiều NDT chọn tra cứu trên danh mục tra cứu

dạng sách

Bảng 1.6: Nhận xét của người dùng tin nhóm 2 khi sử dụng

bộ máy tra cứu tin

Công cụ tra cứu

Nhận xét: Qua bảng 1.5 và bảng 1.6 ta thấy cán bộ nghiên cứu giảng

dạy của trường ĐHCNHN sử dụng cả 2 phương tiện tra cứu tin truyền thống

và hiện đại làm công cụ tra cứu thông tin nhưng NDT nhóm 2 sử dụng tra cứu trên CSDL chiếm ưu thế hơn Khi sử dụng thì nhóm NDT này có 63,3% cho rằng danh mục tra cứu dạng sách dễ tra cứu và 86,7% NDT cho rằng CSDL

dễ tra cứu

• Nhóm 3: Cao hoc, Học sinh - Sinh viên

Nhóm NDT là học viên cao học, HS-SV có 45.002 người chiếm tỷ lệ cao 96,1% trong tổng số NDT tại Trung tâm, là đối tượng NDT chính của Trung tâm TT-TV

NDT nhóm này thường là HS-SV, họ rất ham học hỏi nâng cao kiến thức để phục vụ cho nhu cầu học tập, ngoài những thông tin chuyên ngành thì

họ còn cần đến những thông tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau để mở mang đầu

óc nâng cao sự hiểu biết Là HS-SV nên họ cần những thông tin cụ thể, chi tiết và đầy đủ, do vậy hình thức chính phục vụ cho nhóm 3 này chủ yếu là

thông tin phổ biến về những tri thức cơ bản như sách giáo trình, sách tham khảo, luận văn, các bài giảng… để trực tiếp phục vụ cho môn học và ngành học của mình

Nhóm NDT này chiếm tỷ lệ cao nên họ rất hay đến Thư viện để học tập

và nghiên cứu nên cũng thường xuyên sử dụng BMTCT tại Trung tâm

Trong số 220 NDT nhóm 3 được hỏi thì kết quả nhận được thể hiện ở bảng 1.7 như sau:

Bảng 1.7: Số lượng người dùng tin nhóm 3 sử dụng bộ máy tra cứu tin

Công cụ tra cứu Số lượng Cao học, HS-SV Tỷ lệ %

Qua bảng 1.7 ta thấy được NDT nhóm 3 thường sử dụng BMTC ở

cả hai hình thức truyền thống và hiện đại, nhưng do số lượng máy tính để tra cứu còn ít mà lượng HS-SV của Trường lên Thư viện rất đông, nhất là những dịp ôn thi học kỳ nên đại đa số NDT này thường sử dụng danh mục tra cứu tài liệu dạng sách chiếm 75% và sử dụng tra cứu bằng CSDL chiếm 54,6%

Bảng 1.8: Nhận xét của người dùng tin nhóm 3 khi sử dụng

bộ máy tra cứu tin

Công cụ tra cứu

Ý kiến Danh mục dạng sách Tỷ lệ % CSDL Tỷ lệ %

Qua quá trình sử dụng BMTCT thì NDT nhóm 3 cho rằng tra cứu trên danh mục dạng sách dễ tra cứu chiếm 83,6% và tra cứu trên CSDL dễ tra cứu chiếm 56,4%

• Nhu cầu tin

Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan về thông tin của con người nhằm đảm bảo duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức thực tiễn xã hội Nhu cầu nhận biết thông tin của con người là nhu cầu chính đáng Con người cũng

có thể tìm kiếm thông tin ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào thông qua nhiều phương tiện như sách, báo, truyền hình, truyền thanh, mạng Internet… Nhưng đối với nhiều người đặc biệt là các bạn HS-SV nhà trường Đại học thì nhu cầu tìm kiếm thông tin thông qua thư viện là chủ yếu

Trong những năm gần đây, nhờ ứng dụng những thành tựu khoa học

kỹ thuật vào hoạt động mà các Trung tâm Thông tin Thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV trường ĐHCNHN nói riêng đã có những bước phát triển đáng kể Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHCNHN cũng đã tiến hành tìm hiểu nhu cầu tin của NDT tại Trung tâm để có những chính sách phát triển nhằm nâng cao hoạt động của Trung tâm

NDT ở Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHCNHN có NCT hết sức đa dạng và phong phú, được qui định bởi chuyên ngành đào tạo của họ, tuy nhiên qua bảng 1.9 thì lĩnh vực Công nghệ thông tin, Ngoại ngữ, Cơ khí, Điện tử chiếm tỷ lệ cao và được nhiều NDT quan tâm Ngoài các vấn đề liên quan đến chuyên ngành đào tạo thì NDT cũng rất quan tâm đến các mảng tài liệu khác như: Khoa học chính trị, Toán, Lý, Hóa…

Bảng 1.9: Tình hình khai thác thông tin theo lĩnh vực chuyên môn

Chuyên môn

Tổng số CB lãnh đạo,

quản lí

CB nghiên cứu, giảng dạy

nhất là tiếng Anh, vì toàn bộ HS-SV nhà trường đều phải học tiếng Anh, tiếp đến là tiếng Trung và tiếng Nhật Tiếng Nga và tiếng Pháp thì ít được quan tâm hơn do nguyên nhân rào cản về mặt ngôn ngữ của NDT

1.3 Vai trò của bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

Bộ máy tra cứu tin được coi là bộ mặt của thư viện và là phương tiện để thư viện giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của mình tới tay NDT Do vậy nó giữ một vai trò khá quan trọng trong hoạt động của thư viện, thông qua BMTCT cán bộ thư viện có thể khảo sát được các sản phẩm của mình đã phù hợp với nhu cầu tin của NDT hay không, từ đó có những điều chỉnh phù hợp

để phát triển BMTCT một cách hoàn chỉnh