TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu nước ngoài
Phương pháp kế toán truyền thống với việc nhập liệu và ghi chép thủ công đã trở nên kém hiệu quả do lỗi nhập liệu và quá trình lưu trữ phức tạp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Sự phát triển của công nghệ máy tính đã nâng cao khả năng phân tích dữ liệu lớn và cung cấp báo cáo tài chính chính xác, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định Hệ thống thông tin hiện đại giúp người dùng truy cập thông tin kinh doanh chi tiết hơn và nâng cao hiệu quả, giá trị doanh nghiệp, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh Các nhà quản lý, với hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp, nhận ra cơ hội từ việc khai thác hệ thống thông tin kế toán, từ đó tổ chức hệ thống này phù hợp với mục tiêu và chiến lược công ty Việc đầu tư và mở rộng hệ thống thông tin kế toán là cần thiết để nó tác động tích cực đến mọi thành phần trong tổ chức.
Nghiên cứu trước đây đã tập trung vào sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và chiến lược kinh doanh, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Tuy nhiên, vẫn còn thiếu các nghiên cứu về sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng xử lý thông tin của hệ thống thông tin kế toán hiện tại Các vấn đề liên quan đến sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin và khả năng xử lý của hệ thống thông tin, cùng với tác động của sự phù hợp này đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, là những câu hỏi quan trọng có ý nghĩa cả về mặt nghiên cứu và thực tiễn.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán, bao gồm cả tài chính và quản trị, là yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin hiện đại của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Tầm quan trọng của sự tương thích giữa nhu cầu thông tin và khả năng đáp ứng của công nghệ trong tổ chức không thể coi nhẹ Nếu có sự không phù hợp giữa nhu cầu thông tin và khả năng cung cấp của công nghệ mới, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị giảm sút.
Hiệu quả của công nghệ thông tin được thể hiện qua sự sẵn có và khả năng xử lý thông tin, đồng thời đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng Sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và cơ cấu tổ chức sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Và khi nghiên cứu đề tài này người viết đã tìm hiểu một số nghiên cứu liên quan trên thế giới như sau:
Nghiên cứu của Ismail & King (2005) chỉ ra rằng sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng đáp ứng của hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu này giúp làm rõ mối liên hệ giữa thông tin kế toán và hiệu suất doanh nghiệp.
Nghiên cứu tại Malaysia chỉ ra rằng sự phù hợp giữa hệ thống thông tin kế toán và hiệu quả hoạt động của tổ chức có mối liên hệ tích cực Các doanh nghiệp có sự phù hợp tốt trong hệ thống thông tin kế toán thường đạt hiệu quả hoạt động cao hơn so với những doanh nghiệp có sự phù hợp thấp Tầm quan trọng của sự tương thích giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng đáp ứng của hệ thống thông tin kế toán được nhấn mạnh, vì điều này ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động Hơn nữa, việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán quá phức tạp và không phù hợp có thể dẫn đến hiệu quả hoạt động kém Do đó, các nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu thông tin kế toán và sử dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả Cuối cùng, doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lập kế hoạch và xem xét trước khi xây dựng hoặc nâng cấp hệ thống thông tin kế toán.
Nghiên cứu của Chan et al (1997) chỉ ra rằng sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và chiến lược kinh doanh, cùng với một hệ thống thông tin hiệu quả, có tác động tích cực đến hiệu quả kinh doanh tại Mỹ và Canada Các doanh nghiệp đạt được sự phù hợp này sẽ có hiệu suất kinh doanh tốt hơn, đồng thời thúc đẩy đổi mới và phát triển thị trường, giảm thiểu tác động tiêu cực đến danh tiếng và hiệu quả tài chính Nghiên cứu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoạch định và phát triển hệ thống thông tin kế toán, nhằm tối ưu hóa đầu tư và đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nghiên cứu của Louadi (1998) cho thấy các doanh nghiệp nhỏ tại Quebec cần nhiều thông tin hơn để tồn tại trong môi trường cạnh tranh cao Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng, họ cần cải thiện hệ thống thông tin kế toán và khả năng xử lý thông tin Hệ thống này không chỉ phải thu thập và xử lý thông tin nội bộ mà còn cần chú trọng đến thông tin bên ngoài để theo kịp xu hướng thị trường Việc cập nhật và cung cấp thông tin kịp thời sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ đưa ra quyết định hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Nghiên cứu của Cragg et al (2002) đã chỉ ra rằng sự phù hợp giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược công nghệ thông tin có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của 256 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Anh Kết quả cho thấy, các doanh nghiệp có mức độ phù hợp cao giữa hệ thống thông tin kế toán và tổ chức hoạt động thường đạt hiệu quả tốt hơn so với những doanh nghiệp có sự phù hợp thấp hơn Nghiên cứu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của vai trò nhà quản lý, khuyến khích họ nâng cao trình độ và kỹ năng để xây dựng tầm nhìn chiến lược và đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Jouirou & Kalika (2004) đã chỉ ra rằng sự phù hợp giữa công nghệ thông tin, chiến lược công ty và cơ cấu tổ chức có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của 381 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) Kết quả cho thấy mối liên hệ này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc điều chỉnh công nghệ thông tin với chiến lược và cơ cấu doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ về sự cần thiết của sự phù hợp này để xây dựng chiến lược công nghệ thông tin hiệu quả, từ đó hỗ trợ ra quyết định chính xác và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nghiên cứu của Ismail (2009) về 771 DNNVV tại Malaysia cho thấy rằng kiến thức kế toán của nhà quản lý, cũng như hiệu quả tư vấn từ nhà cung cấp phần mềm và các công ty kế toán, có tác động tích cực đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán Để đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán của tổ chức, các nhà quản lý cần nâng cao kiến thức và kỹ năng về kế toán Đồng thời, nhà cung cấp phần mềm cũng cần hiểu rõ đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp để thiết lập hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, nhằm tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Saira et al (2010) chỉ ra rằng việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán tại các DNNVV ở Malaysia mang lại hiệu quả hoạt động đáng kể hơn so với các doanh nghiệp không sử dụng hệ thống này Hệ thống thông tin kế toán không chỉ cải thiện hiệu suất kinh doanh mà còn giúp duy trì khả năng cạnh tranh Nghiên cứu khuyến nghị các doanh nghiệp nên tích cực áp dụng và cập nhật công nghệ thông tin để nâng cao hệ thống thông tin kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của mình.
Nghiên cứu của Grande et al (2011) tại các DNNVV Tây Ban Nha chỉ ra rằng việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trong quản trị tài chính và ngân hàng có mối quan hệ tích cực với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Sự áp dụng phù hợp hệ thống thông tin kế toán không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin cần thiết mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán đáp ứng đúng yêu cầu thông tin, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh và cải thiện hiệu suất hoạt động.
Các DNNVV thường tìm kiếm thông tin bên ngoài nhưng thiếu khả năng xử lý và không tận dụng công nghệ thông tin cho việc lập kế hoạch chiến lược Nghiên cứu cho thấy máy tính trong DNNVV chủ yếu phục vụ cho các nhiệm vụ hành chính hơn là hỗ trợ ra quyết định Trong khi doanh nghiệp lớn có đủ nguồn lực để đổi mới, DNNVV thường gặp khó khăn do ngân sách hạn chế và nguồn lực tối thiểu, dẫn đến việc họ có thể chọn hệ thống thông tin không phù hợp Mặc dù còn nhiều hạn chế, ứng dụng công nghệ thông tin trong DNNVV đang có xu hướng tích cực, và việc thiếu chiến lược sử dụng công nghệ thông tin là một vấn đề quan trọng cần được giải quyết Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu thông tin khác nhau, và việc đầu tư sai loại hệ thống thông tin kế toán có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động Do đó, một hệ thống thông tin kế toán phức tạp không thể được coi là thành công nếu không đáp ứng được nhu cầu thông tin của người sử dụng.
Các nghiên cứu trong nước
Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tham khảo nhiều công trình nghiên cứu trước đó trong nước, bao gồm các luận án, đề tài nghiên cứu khoa học và bài báo khoa học được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành kế toán.
Luận án của tác giả Trần Phước (2007) nghiên cứu thực trạng thiết kế và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, dựa trên lý luận tổng quan về kế toán và hệ thống thông tin kế toán Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán, nhưng vẫn còn một số chưa khai thác hết tiềm năng của công nghệ thông tin Luận án đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc khảo sát để xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin.
Tác giả đề xuất quy trình chọn lựa phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm doanh nghiệp, đồng thời thiết kế bộ mã hoá thông tin kế toán phục vụ cho kế toán tài chính và quản trị Luận án cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ thông tin, cũng như kỹ năng và kiến thức của người sử dụng, để triển khai hoặc nâng cấp phần mềm kế toán một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin của từng doanh nghiệp và tạo ra giá trị gia tăng trong mục tiêu lợi nhuận.
Luận án của Nguyễn Bích Liên (2012) so sánh các lý thuyết về chất lượng thông tin kế toán để xác định quan điểm phù hợp trong môi trường ERP Nghiên cứu đánh giá thực trạng kiểm soát trong triển khai ERP tại doanh nghiệp Việt Nam và sử dụng mô hình hệ thống hoạt động để nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán Từ đó, luận án xây dựng thủ tục kiểm soát cho từng yếu tố và sơ đồ RACI phân chia trách nhiệm thực hiện Kết quả nghiên cứu không chỉ đóng góp lý luận cho mô hình nghiên cứu mà còn là tài liệu tham khảo giá trị cho doanh nghiệp trong việc triển khai và sử dụng ERP, nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán và giảm thiểu bất đồng trong quá trình thực hiện.
1.2.2 Các bài báo khoa học
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong quản lý doanh nghiệp Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và kế toán Mặc dù phần mềm ứng dụng mang lại lợi ích như xử lý dữ liệu nhanh chóng, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro ở mọi khâu Do đó, các doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả để tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các quyết định quan trọng.
Bài báo của Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2013) đã tổng hợp các quan điểm về hiệu quả hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt chú trọng vào việc đánh giá dựa trên sự hài lòng của người sử dụng Tác giả đề xuất các tiêu chí đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin kế toán qua ba nhóm nhân tố: chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống và nhận thức của người sử dụng về tính hữu ích Đặc biệt, khả năng đáp ứng đầy đủ nội dung thông tin mà người sử dụng yêu cầu được nhấn mạnh là rất quan trọng Tuy nhiên, bài báo chủ yếu dừng lại ở việc tổng hợp nghiên cứu trước đó để đề xuất thang đo mức độ hài lòng của người sử dụng.
Bài viết của Phạm Hoài Nam & Lương Thanh Hà (2013) phân tích thực trạng ứng dụng ERP trong hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp và tác động của ERP đến hệ thống này Các doanh nghiệp cần chú trọng đến nội dung và quy trình tổ chức để phù hợp với đặc điểm của mình Đồng thời, tác giả nhấn mạnh rằng quy trình kế toán cần được thống nhất với toàn bộ quy trình hoạt động, cùng với việc xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển hệ thống thông tin kế toán phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP, đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng và cải thiện hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Bài viết của Nguyễn Mạnh Toàn (2013) nghiên cứu các phương pháp lý thuyết và tổng hợp để giới thiệu sáu cách tiếp cận khác nhau về khái niệm và bản chất của hệ thống thông tin kế toán hiện nay Tác giả chỉ ra những hạn chế khi tiếp cận hệ thống thông tin kế toán từ một khía cạnh hoặc yếu tố riêng lẻ Đồng thời, bài viết đề xuất một cách tiếp cận tổng thể và đa chiều, giúp mô tả mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố trong hệ thống thông tin kế toán Cách tiếp cận này không chỉ giúp hiểu rõ hơn về bản chất của hệ thống thông tin kế toán mà còn hỗ trợ trong phân tích, thiết kế, từ đó giúp doanh nghiệp tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của người dùng và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bài báo của Nguyễn Thị Phương Thảo (2014) nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam thông qua khảo sát 15 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán Hà Nội Kết quả cho thấy, hầu hết doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống thông tin kế toán để phục vụ quản lý, đáp ứng tương đối nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế trong quá trình ứng dụng Bài báo đề xuất giải pháp nhằm cải thiện việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán, giúp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và hữu ích, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định kinh doanh quan trọng và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Xem thêm phụ lục Chương 1 – Bảng tóm tắt các nghiên cứu liên quan.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các nguồn lực và phương pháp nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu, giúp người dùng đưa ra quyết định chính xác để đạt được mục tiêu đã đề ra (Hall, 2008).
2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Thông tin được hình thành từ việc xử lý dữ liệu với sự tham gia của các thành phần trong một hệ thống thông tin cụ thể, và nó có ý nghĩa nhất định đối với người sử dụng Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán có thể được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau.
Các thành phần của hệ thống thông tin theo quy trình xử lý thông tin , bao gồm các thành phần như sau:
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin
Thành phần xử lý bao gồm các quá trình và bộ phận thực hiện các hoạt động như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép và xác nhận dữ liệu đầu vào đã thu thập Những hoạt động này nhằm biến đổi tính chất và nội dung của dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng.
Thành phần lưu trữ có chức năng lưu trữ nội dung dữ liệu đầu vào và thông tin được tạo ra từ các quá trình xử lý, nhằm phục vụ cho các quá trình xử lý tiếp theo và cung cấp thông tin cần thiết sau này.
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng
Kiểm soát và phản hồi là quá trình quản lý việc thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin để đảm bảo chúng đáp ứng tiêu chuẩn và mục tiêu của hệ thống Đồng thời, quá trình này cũng bao gồm việc phát hiện và phản hồi các sai sót, nhằm hạn chế các vấn đề trong hệ thống thông tin và thực hiện các biện pháp khắc phục cần thiết.
Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý, bao gồm các thành phần như sau:
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm máy tính, thiết bị thông tin và thiết bị liên kết mạng, được sử dụng để thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích.
Phần mềm máy tính, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng nhằm xử lý dữ liệu của tổ chức
Các thủ tục và hướng dẫn, bao gồm cả phương pháp thủ công và máy tính, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Người sử dụng hệ thống, là người điều hành hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau trong hệ thống
Dữ liệu về tổ chức và quá trình kinh doanh của tổ chức
Hệ thống kiểm soát nội bộ và các biện pháp bảo vệ để bảo mật an toàn dữ liệu trong hệ thống thông tin
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
2.1.3.1 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý:
Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Processing Systems - TPS): thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung cấp các
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần chính phục vụ cho việc kiểm soát hoạt động, như hệ thống theo dõi khách hàng, hệ thống quản lý sản xuất và hệ thống quản lý kho hàng.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một tập hợp các kênh thông tin cung cấp dữ liệu hỗ trợ cho các hoạt động chức năng và quá trình ra quyết định của các cấp quản lý MIS giúp hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp thông qua các hệ thống như quản lý bán hàng, lập kế hoạch ngân sách, phân tích nguồn nhân sự và phân tích tài chính.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý tổng hợp và phân tích dữ liệu, thông tin từ hệ thống xử lý nghiệp vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu kiểm soát quản lý hiệu quả.
Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của thông tin
Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS) cung cấp thông tin khái quát và tổng hợp cho các nhà quản lý cấp cao Nhờ vào các công cụ phân tích và quy luật suy luận đã được thiết lập, các nhà quản lý có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, đánh giá các phương án và xu hướng để đưa ra dự báo và chiến lược phát triển trung và dài hạn cho doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống có thể dự báo xu hướng bán hàng và ngân sách trong 5 năm tới.
Hình 2.2: Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý
2.1.3.2 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng:
Hệ thống thông tin tiếp thị và bán hàng giúp xác định khách hàng mục tiêu cho sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, thực hiện các chương trình khuyến mãi hiệu quả, bán hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: Quản lý dây chuyền sản xuất: mua vật tư, nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối
Hệ thống thông tin tài chính - kế toán: phản ánh mọi diễn biến của nguồn vốn, tài sản do quá trình hoạt động
Hệ thống thông tin quản lý nhân lực: giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi hoặc trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán
2.2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là tập hợp các thành phần dữ liệu kế toán, lưu trữ và xử lý dữ liệu để phục vụ người dùng cuối Nó bao gồm các thành phần đầu vào, lưu trữ và thông tin đầu ra cho mọi quy trình nghiệp vụ kế toán AIS là sự giao thoa giữa hệ thống thông tin, nơi công nghệ thông tin đóng vai trò chủ đạo, và hệ thống kế toán (Trần Phước, 2007).
Hình 2.3: Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ thiết yếu trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu tài chính Nó cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định trong lĩnh vực kế toán và tài chính Trong các phân hệ của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các cấp ra quyết định.
Dữ liệu Thông tin AIS Quyết định
2.2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý, lưu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin đầu ra Các thành phần này tạo thành cấu trúc của hệ thống thông tin, được xử lý theo quy trình cụ thể dựa trên đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
Hệ thống dữ liệu đầu vào: cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào gồm các thành phần cơ bản như sau:
- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh
- Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua tài khoản kế toán
Hệ thống quản lý các đối tượng cần được tập hợp và theo dõi chi tiết để đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống dữ liệu đầu vào có thể được thu thập bằng phương pháp thủ công hoặc tự động qua cơ sở ghi nhận trên chứng từ Để tổ chức ghi nhận dữ liệu hiệu quả, cần phân tích kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin đáp ứng nhu cầu người sử dụng Việc thu thập dữ liệu chỉ một lần cho nhiều người dùng giúp tránh tình trạng ghi nhận dư thừa hoặc thiếu sót, điều này rất quan trọng để cung cấp thông tin đầu ra có giá trị.
Hệ thống xử lý dữ liệu kế toán bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết để tạo ra thông tin hữu ích Cấu trúc của hệ thống này được hình thành từ các thành phần cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý dữ liệu.
Hình 2.4: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, nguồn: Hall, 2008
- Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh
- Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu
- Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
- Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công
Bộ máy xử lý kế toán bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận và phòng ban, giúp thu thập và luân chuyển thông tin hiệu quả Sự tổ chức công việc trong bộ máy kế toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động thông suốt và chính xác.
Hệ thống lưu trữ cho phép lưu trữ dữ liệu đã thu thập và xử lý, nhằm phục vụ cho các quy trình cung cấp thông tin trong tương lai thông qua nhiều phương thức khác nhau.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
- Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính
Hệ thống lưu trữ thông tin cần được tiêu chuẩn hoá và tổ chức hợp lý để ghi nhận thông tin hiệu quả Việc thiết kế cơ sở dữ liệu phải đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời giảm thiểu trùng lặp và thông tin dư thừa Hệ thống cũng phải cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng và hữu ích cho quản lý doanh nghiệp và hỗ trợ ra quyết định Quan trọng là, cơ sở dữ liệu cần được duy trì liên tục trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Kiểm soát trong hệ thống kế toán bao gồm các quy định, thủ tục và chính sách nhằm quản lý quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Mục tiêu là đảm bảo thông tin được cung cấp là trung thực và hữu ích cho người sử dụng Thông tin phản hồi cũng có thể được gửi ngược lại hệ thống để khởi động một quá trình xử lý mới hoặc điều chỉnh quy trình hiện tại.
Hệ thống thông tin đầu ra trong kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, cùng với hệ thống sổ sách kế toán, nhằm cung cấp thông tin cho các bên liên quan để hỗ trợ ra quyết định Các báo cáo này được chuẩn hóa theo mẫu biểu đã định sẵn, với hệ thống xử lý thông tin kế toán thủ công tập hợp từ sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, trong khi hệ thống kế toán sử dụng máy tính và phần mềm sẽ tự động thu thập và xử lý dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đã thiết lập Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là cần thiết cho mọi nhà quản lý, với yêu cầu mẫu biểu thống nhất cho thông tin phục vụ đối tượng bên ngoài và mẫu biểu do nhà quản lý thiết lập cho thông tin nội bộ.
2.2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xử lý dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nó cung cấp thông tin hữu ích, hỗ trợ quản lý và kiểm soát các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ quản lý và thực hiện các hoạt động hàng ngày bằng cách thu thập dữ liệu từ các hoạt động trong chu trình kinh doanh Những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời này sẽ cung cấp cái nhìn hữu ích để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin đa dạng tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng Do không có tiêu chuẩn hay báo cáo cụ thể, hệ thống này cần phải linh hoạt để đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin từ các cấp quản lý khác nhau.
Cung cấp báo cáo cho các bên ngoài doanh nghiệp, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo thuế, là cần thiết để phục vụ cổ đông, chủ nợ và cơ quan quản lý nhà nước Những báo cáo này phải được lập và trình bày theo các quy định và khuôn mẫu thống nhất, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ cho tất cả loại hình doanh nghiệp.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán
Để đánh giá sự phù hợp của hệ thống thông tin kế toán, một tiêu chuẩn quan trọng là đo lường chất lượng thông tin kế toán, nhằm đảm bảo rằng hệ thống này đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của người sử dụng.
2.3.1 Chất lượng thông tin kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Thông tin là tập hợp các con số, hình ảnh và quan sát được sắp xếp có ý nghĩa để hỗ trợ quyết định (Hall, 2008) Nó cũng có thể được coi là quy trình xử lý dữ liệu (Trần Phước, 2007) Chất lượng thông tin được định nghĩa là mức độ phù hợp của thông tin với nhu cầu của người sử dụng (Wang et al., 1998) Đặc tính chất lượng thông tin giúp đáp ứng yêu cầu và mong đợi của người dùng (Khalil et al., 1999) Thông tin chất lượng đảm bảo đáp ứng các yêu cầu dựa trên bốn chiều phân loại đặc tính của nó (Lee et al.).
Bản chất bên trong của thông tin (Intrinsic IQ) đề cập đến các đặc tính cơ bản của chất lượng thông tin, bao gồm tính chính xác, tính đầy đủ, sự nhất quán trong tính toán và xử lý thông tin, tính khách quan, và độ tin cậy của nguồn dữ liệu Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được sử dụng một cách hiệu quả và chính xác.
Bối cảnh của thông tin (Contextual IQ) nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng thông tin trong việc xem xét các mục tiêu và hoạt động hiện tại Để đảm bảo thông tin có giá trị, cần phải đạt được tính thích hợp, kịp thời và đầy đủ, nghĩa là thông tin phải chi tiết và phù hợp với mục tiêu đang thực hiện Hơn nữa, số lượng thông tin cũng cần được cân nhắc để gia tăng giá trị của nó.
Biểu hiện của thông tin (Representational IQ) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc trình bày thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu Thông tin cần được thể hiện dưới dạng có thể giải thích, súc tích và nhất quán, giúp người sử dụng dễ dàng so sánh và tiếp nhận.
Truy cập được của thông tin (Accessibility IQ) là một yếu tố quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, nhấn mạnh rằng dữ liệu và thông tin cần được lưu trữ theo cách mà người dùng có thể dễ dàng truy cập và kết nối để tìm kiếm thông tin, đồng thời phải đảm bảo an toàn và bảo mật.
Thông tin đảm bảo chất lượng là thông tin phù hợp với bản chất nội tại, bối cảnh sử dụng và mục tiêu cụ thể Đặc tính của thông tin chất lượng bao gồm độ chính xác, tính kịp thời, sự đầy đủ, tính khách quan, dễ hiểu, khả năng sử dụng, khả năng truy cập và độ an toàn Chất lượng thông tin có thể thay đổi tùy thuộc vào cảm nhận của từng người dùng trong các bối cảnh khác nhau, có thể phù hợp với người này nhưng không với người khác.
2.3.1.2 Chất lượng thông tin kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán là thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị kế toán, được thu thập và trình bày qua hệ thống báo cáo kế toán Chất lượng thông tin kế toán được xây dựng dựa trên khái niệm chất lượng thông tin, theo nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012), đã tổng hợp quan điểm từ FASB, IASB, chuẩn mực kế toán Việt Nam và tiêu chuẩn CobiT.
Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ - FASB:
Theo FASB, chất lượng thông tin tài chính được phân thành hai nhóm đặc điểm: (1) đặc điểm cơ bản bao gồm tính thích hợp và độ tin cậy, và (2) đặc điểm thứ yếu là tính nhất quán và khả năng so sánh.
Thích hợp: thông tin kế toán thích hợp là thông tin giúp người ra quyết định
Người sử dụng có thể thay đổi quyết định dựa trên thông tin có giá trị dự đoán hoặc đánh giá, cho phép họ điều chỉnh các tiên đoán trước đó Thông tin cần phải kịp thời và sẵn sàng để hỗ trợ quá trình ra quyết định, với tính kịp thời giúp nâng cao tính thích hợp của nó Đáng tin cậy là một yếu tố quan trọng, với thông tin kế toán phải trình bày trung thực, không có sai sót hay thiên lệch có thể kiểm chứng Đánh giá và diễn đạt thông tin kế toán cần phù hợp với nghiệp vụ hoặc sự kiện cụ thể Thông tin cũng cần có khả năng kiểm chứng, đảm bảo sự đồng thuận từ những người đánh giá có năng lực và độc lập Cuối cùng, thông tin phải trung lập và khách quan, không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài để tránh tạo ra kết quả đã định trước.
Khả năng so sánh được và tính nhất quán là hai yêu cầu quan trọng trong báo cáo tài chính Khả năng so sánh giúp người sử dụng nhận biết sự khác biệt và tương đồng giữa các hiện tượng kinh tế, trong khi tính nhất quán yêu cầu sự đồng nhất trong các kỳ báo cáo thông qua việc duy trì thủ tục và chính sách kế toán không thay đổi Khi áp dụng phương pháp kế toán mới, cần có phần thuyết minh giải trình để đảm bảo khả năng so sánh được của thông tin.
FASB đã chỉ ra rằng chất lượng thông tin bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như chi phí – hiệu quả, trọng yếu và thận trọng Cụ thể, lợi ích từ việc sử dụng thông tin cần được đánh giá so với chi phí cung cấp thông tin đó, tạo nên mối quan hệ lợi ích – chi phí quan trọng cho chất lượng thông tin Trọng yếu đề cập đến sự quan trọng của việc bỏ sót hoặc trình bày sai thông tin, có thể ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng Cuối cùng, tính thận trọng yêu cầu phải có sự xem xét cẩn thận trong các tình huống không rõ ràng để đảm bảo rằng các rủi ro tiềm ẩn được đánh giá đầy đủ.
Theo Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB), thông tin trên báo cáo tài chính cần đảm bảo các đặc điểm chất lượng như: dễ hiểu, phù hợp, đáng tin cậy và có khả năng so sánh.
Để thông tin trong báo cáo tài chính trở nên hữu ích, người sử dụng cần có hiểu biết về kinh tế, kinh doanh và kế toán Họ cũng phải có thiện chí và nỗ lực trong việc đọc hiểu các báo cáo này Mặc dù một số thông tin có thể phức tạp và khó hiểu, nhưng không nên loại trừ chúng khỏi báo cáo tài chính, vì chúng là cần thiết cho quá trình ra quyết định.
Thông tin được coi là thích hợp khi nó giúp người đọc đánh giá quá khứ, hiện tại và tương lai, đồng thời xác nhận hoặc điều chỉnh các đánh giá trước đây Tính thích hợp chịu ảnh hưởng bởi nội dung và tầm quan trọng của thông tin Đáng tin cậy là đặc điểm chất lượng yêu cầu, trong đó thông tin phản ánh trung thực các sự kiện và nghiệp vụ cần trình bày Nội dung cần được xem trọng hơn hình thức, và thông tin phải trung lập, khách quan Khi thực hiện các xét đoán hay ước tính trong điều kiện chưa rõ ràng, cần đảm bảo rằng tài sản và thu nhập không bị thổi phồng, nợ phải trả không bị giấu bớt, và thông tin phải đầy đủ trong phạm vi trọng yếu và chi phí Một sự bỏ sót có thể dẫn đến hiểu lầm hay sai lệch thông tin, từ đó ảnh hưởng đến tính đáng tin cậy.
Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng trong việc tạo ra thông tin kế toán, do đó, để đánh giá tính hiệu quả của nó, cần xem xét chất lượng thông tin và quy trình tạo ra thông tin Theo Otley (1980), hệ thống này được coi là hiệu quả khi cung cấp thông tin vượt trội so với yêu cầu của người dùng Hall (2008) nhấn mạnh rằng hiệu quả của hệ thống được đo bằng khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra Sự hài lòng của người dùng, theo Doll & Tarkzadeh (1988), bao gồm các yếu tố như độ chính xác, tính kịp thời và tính dễ sử dụng của thông tin Huber (1990) cho rằng sự tích hợp giữa hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động tổ chức có thể nâng cao chất lượng quyết định Cuối cùng, Narasimhan & Kim (2001) khẳng định rằng hiệu quả của hệ thống phụ thuộc vào chất lượng thông tin mà người dùng nhận được, bao gồm độ tin cậy và tính kịp thời của thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả khi cung cấp thông tin tiềm năng ảnh hưởng đến quyết định Chất lượng đầu ra của hệ thống quyết định hiệu quả của nó, đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng Để đạt được hiệu quả, hệ thống cần cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy và phù hợp với quyết định, đồng thời thỏa mãn yêu cầu của người dùng trong bối cảnh cụ thể Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin hữu ích và báo cáo, giám sát hoạt động, hỗ trợ quá trình ra quyết định và tạo ra nhiều lựa chọn giải quyết vấn đề cho người dùng.
Lý thuyết nền tảng cho vấn đề cần nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận dựa trên nghiên cứu trước và thực trạng ảnh hưởng của sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán đến hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài này góp phần làm rõ mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp.
Đánh giá thực trạng sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán là rất quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh Sự phù hợp này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn nâng cao khả năng ra quyết định của các nhà quản lý, từ đó cải thiện hiệu suất và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nghiên cứu này cung cấp thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc ứng dụng, nâng cấp hoặc điều chỉnh hệ thống thông tin kế toán hiện tại, nhằm cải thiện khả năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin chất lượng Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán mà còn giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Ba là, cung cấp giải pháp định hướng nhằm cải thiện khả năng đáp ứng thông tin của các hệ thống thông tin kế toán Điều này giúp nhà cung cấp và thiết kế phần mềm kế toán có được những thông tin hữu ích, phù hợp với nhu cầu thông tin của người sử dụng.
7 Kết cấu dự kiến của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu, các danh mục, bảng biểu, kết luận, các phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung được chia thành 5 chương như sau:
Chương 1 - Tổng quan về nghiên cứu
Chương 2 – Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán