TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP đối với công tác quản lý cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các doanh nghiệp.. Báo cá

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

(ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

Ngành: Quản trị kinh doanh

HOÀNG VĂN NAM

Thành phố Hồ Chí Minh - 2020

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

(ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

Ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 8340101

Họ và tên học viên: Hoàng Văn Nam

Người hướng dẫn: TS Trần Nguyên Chất

Thành phố Hồ Chí Minh - 2020

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á

CHÂU” là công trình nghiên cứu riêng của tôi, dưới sự hướng dẫn khoa học của

TS Trần Nguyên Chất

Các số liệu, thông tin, tài liệu được dùng để thực hiện luận văn này là trung thực, chính xác và có ghi nguồn gốc rõ ràng Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tác giả luận văn

Hoàng Văn Nam

em thực hiện luận văn này

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh, chị trong Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em khảo sát, thu thập số liệu tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

nguồn lực doanh nghiệp

giá hiệu quả hoạt động

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH, BẢNG

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức……… 30

Hình 2.2 Quy trình bán hàng……… 44

Hình 2.3 Quy trình mua hàng……… 46

Hình 2.4 Quy trình quản lý kho………48

Hình 2.5 Quy trình sản xuất……… 50

Hình 2.6 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị……….52

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 6

1 Tính cấp thiết của đề tài 6

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 6

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 8

3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài 8

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 9

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4.1 Đối tượng nghiên cứu 9

4.2 Phạm vi nghiên cứu 9

5 Câu hỏi nghiên cứu 9

6 Phương pháp nghiên cứu 9

7 Đóng góp mới và ý nghĩa của nghiên cứu 10

8 Bố cục của đề tài Luận văn 10

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 11

1.1 Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 11

1.1.1 Lịch sử phát triển 11

1.1.2 Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 12

1.1.3 Đặc điểm cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 13

1.2 Phân loại các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)14 1.2.1 Phân loại 14

1.2.2 Các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 15

1.3 Ưu điểm, nhược điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp 16

1.3.1 Ưu điểm 16

1.3.2 Nhược điểm 18

1.3.3 Lợi ích đối với doanh nghiệp 19

1.4 Các phương pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xu hướng phát triển trong những năm tới 22

1.4.1 Các phương pháp triển khai 22

1.4.2 Xu hướng phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong những năm tới 25

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 28

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 28

2.1.1 Giới thiệu về Doanh nghiệp 28

2.1.2 Sản phẩm Doanh nghiệp 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 30

2.1.4 Định hướng chiến lược phát triển 30

2.1.5 Các rủi ro công ty phải đối mặt 34

2.2 Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam 37

2.2.1 Ưu điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nội (ERP Việt Nam) 37

2.2.2 Thực trạng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngoại với thị trường Việt Nam 38

2.2.3 Tình hình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam 40

2.3 Phân tích thực trạng một số quy trình nghiệp vụ đặc thù tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 43

2.3.1 Quy trình bán hàng 44

2.3.2 Quy trình mua hàng 46

2.3.3 Quy trình quản lý kho 48

2.3.4 Quy trình sản xuất 50

2.3.5 Quy trình quản lý máy móc, thiết bị 52

2.4 Những hạn chế và khó khăn trong việc quản trị nguồn lực của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 53

CHƯƠNG 3 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU 56

3.1 Định hướng phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) của công ty 56

3.2 Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 57

3.2.1 Chuẩn bị dự án 57

3.2.2 Thiết kế tài liệu giải pháp 62

3.2.3 Xây dựng hệ thống 68

3.2.4 Chuẩn bị trước khi vận hành chính thức 71

3.2.5 Vận hành thật và hỗ trợ 72

3.3 Những lợi ích khi ứng dụng thành công hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 72

3.4 Một số kiến nghị để ứng dụng hiệu quả hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu 74

KẾT LUẬN 82

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 84

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hệ thống giúp các doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả Với một tư duy quản lý mới, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm Trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), tất cả các dữ liệu được tích hợp chặt chẽ với nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất Do đó các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp có thể thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa ra quyết định Tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu, công tác tổ chức thông tin, luân chuyển

dữ liệu giữa các bộ phận trong công ty vẫn còn tồn tại nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý của công ty Các phần mềm tại công ty chưa được tích hợp với nhau, chứng từ được lưu trữ tại nhiều bộ phận, phòng ban do đó việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng với nhau trong công ty bị hạn chế Điều này làm giảm hiệu quả quản lý của công ty, bên cạnh đó việc cung cấp các báo cáo chưa đáp ứng được tính kịp thời theo yêu cầu của nhà quản lý Xuất phát từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên, tác giả đã nghiên cứu thực hiện đề tài:

“Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong xu thế cạnh tranh và hội nhập quốc tế Nhiều nghiên cứu đã phân tích và chứng minh những lợi ích của hệ thống

hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đối với công tác quản lý cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại

các doanh nghiệp Tiêu biểu nhất có thể kể đến là báo cáo “Tình hình ứng dụng

ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây Các tổ chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong

đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương Hay mới đây nhất là

“Báo cáo ERP năm 2019” cũng của tập đoàn tư vấn Panorama đã vẽ nên bức tranh toàn cảnh về quá trình triển khai phần mềm ERP trên thế giới mà bất kỳ doanh nghiệp nào đã, đang và sắp có nhu cầu triển khai ERP nên tìm hiểu qua Báo cáo đó

có thể giúp các doanh nghiệp thêm nhiều dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác hơn, chủ động hơn trong quá trình triển khai ERP, có thể tránh được những hạn chế

và tránh đặt ra những kỳ vọng thiếu thực tế,…Việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường kéo theo sự cải tiến quá trình ra quyết định

và sự liên kết của các bộ phận chức năng của doanh nghiệp Các nghiên cứu này là

cơ sở để tác giả tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định hướng tổ chức công tác quản lý để tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ví dụ như bài báo “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam” của tác giả Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung được đăng trên tạp chí phát triển khoa học và công nghệ (2013) hay nghiên cứu của tác giả Phạm Thị Hồng Hà (2012) với đề tài “Nghiên cứu về việc ứng dụng Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam” và nghiên cứu của tác giả Dương Thị Hải Phương (2018) với đề tài “Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam” Đây

là các nghiên cứu đã nêu lên các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công

hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam cùng với mức độ tác động của mỗi nhân tố và mối quan hệ giữa các nhân tố có thể

sử dụng để giúp doanh nghiệp nghiên cứu và đo lường sự thành công trong triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp mình Từ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các nguồn lực, điều chỉnh chương trình, kế hoạch triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phù hợp nhằm nâng cao khả năng triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại doanh nghiệp mình Đồng thời, tác giả cũng nghiên cứu các dự án ERP đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp tại Việt Nam, từ đó rút ra các kinh nghiệm để triển khai và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

Kế thừa từ các nghiên cứu lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cùng với hạn chế khi chưa có nhiều các nghiên cứu tìm hiểu cụ thể về việc triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại một doanh nghiệp cụ thể Bên cạnh hàng loạt những khó khăn đặc biệt sự nhận thức yếu kém, thậm chí sai lệch và tâm lý không muốn thay đổi quy trình kinh doanh của mình, thì các nhà cung cấp giải pháp cũng còn quá ít kinh nghiệm phát triển các giải pháp và triển khai ứng dụng ERP Thực tế, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù kinh doanh, quản lý riêng, vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu để tìm hiểu thực trạng về công tác quản lý của công ty và đề xuất quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho công

ty

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), luận văn nghiên cứu, xây dựng quy trình để tổ chức, triển khai

hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) một cách thành công và hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, cụ thể là tại Công ty Cổ phần Bao bì

Á Châu, đồng thời đề xuất các giải pháp để tăng cường khả năng ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Xây dựng cơ sở lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

- Phân tích thực trạng Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

- Xây dựng quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và đưa ra các giải pháp để ứng dụng phục vụ cho mục đích tối đa hóa nguồn lực doanh nghiệp

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao

5 Câu hỏi nghiên cứu

Làm sao triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu?

6 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu các phương pháp và quy trình triển khai hệ thống ERP trên thế giới và Việt Nam từ đó xây dựng quy trình triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý thông qua việc thu tập dữ liệu thứ cấp và phỏng vấn trực tiếp những đối tượng liên quan tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

- Phương pháp thống kê, tổng hợp, mô tả thực trạng quản lý và quy trình các bước để triển khai hệ thống ERP của Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

- Phương pháp thu thập, phân tích các tài liệu có liên quan đến hệ thống ERP, quy trình triển khai các dự án ERP tại Việt Nam và trên thế giới

7 Đóng góp mới và ý nghĩa của nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

- Đề xuất quy trình khiển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu Qua đó góp phần cho việc định hướng triển khai thành công dự án, giúp công ty có được lộ trình và cơ sở để triển khai dự

án được thành công

- Qua luận văn người đọc có thể dễ dàng tiếp cận thông tin từ những khái niệm

cơ bản ban đầu về ERP, quy trình triển khai mà hầu hết được các đơn vị triển khai ERP sử dụng, những bước cần làm chi tiết cho từng giai đoạn của dự án,…

- Bên cạnh đó, luận văn góp phần giúp các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tại Việt Nam muốn triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

có thêm nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo để triển khai dự án thành công

8 Bố cục của đề tài Luận văn

Bố cục được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Chương 2: Phân tích thực trạng triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP) tại Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

Chương 3: Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại

Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

1.1 Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1.1.1 Lịch sử phát triển

Công nghệ thông tin và truyền thông đã phát triển nhanh chóng với sự nổi trội của vi điện tử Cuối những năm 1980, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đầu tiên xuất hiện Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp phần mềm quản lý kinh doanh với các phân hệ trải rộng mọi khía cạnh của một doanh nghiệp Chúng bao gồm sản xuất, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự, quản lý dự án, dịch vụ, bảo trì và quản lý hàng tồn kho Trong những ngày đầu tiên, họ đã đi đầu trong đổi mới Các doanh nghiệp thông qua hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào cuối những năm 1980 và đầu những năm

90 đã đi trước Kể từ đó, họ đã trở thành nguồn lực quan trọng cho hầu hết các tập

đoàn lớn hoạt động hiện nay

- Hệ thống máy tính doanh nghiệp sớm

Những năm 1960 là bình minh của các hệ thống máy tính doanh nghiệp đầu tiên Những hệ thống ban đầu này là các hệ thống máy tính cơ bản giúp quản lý các

hệ thống kiểm kê hàng tồn kho

Những năm 1970 đã chứng kiến các hệ thống lập kế hoạch yêu cầu vật liệu

đầu tiên và các hệ thống lập kế hoạch sản xuất, đây là cơ sở cho các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sau này Những hệ thống ban đầu này giúp tích

hợp một số lượng lớn các tiến trình vào hệ thống

Sự tăng trưởng nhanh chóng trong công suất tính toán giúp tạo ra sự phát triển của cả hai hệ thống MRP(Material Requirement Planning) và MRP(Material Requirement Planning)II, nó sẽ trở thành nền tảng cho tất cả các hệ thống hoạch

định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong tương lai

- Sự ra đời của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cuối những năm 1980

Cuối những năm 1980 và đầu những năm 90 đã đánh dấu sự khởi đầu của các

hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đầu tiên Vào thời điểm đó, chúng chủ yếu tập trung vào các doanh nghiệp lớn nhất và phức tạp nhất Các hệ thống này đòi hỏi sự chấp nhận rộng rãi và tư vấn để thực hiện các hệ thống mới Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp phải hoàn toàn tái thiết kế quy trình kinh doanh bên trong để thực hiện đúng Mặc dù hoạt động đầy đủ và doanh nghiệp

đã sẵn sàng, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thời đó không gần như đầy đủ tính năng như các hệ thống hiện nay Trong khi một số hệ thống trước đây có hỗ trợ trình cắm thêm, các trình cắm thêm hiện có nhiều hạn chế hơn Các mở rộng ban đầu bao gồm lập kế hoạch, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý

chuỗi cung ứng

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại ngày nay

Ngày nay các hệ thống doanh nghiệp đã phát triển trở thành một bộ phận quan trọng của hầu hết các doanh nghiệp có quy mô lớn Ngày nay, các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết về mở rộng, bổ sung và tùy biến Rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập qua đám mây Các doanh nghiệp có

dữ liệu có sẵn cho họ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào và với số tiền lớn hơn nhiều Ngoài ra, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cung cấp các giải pháp và phân tích dữ liệu cho bất kỳ quy trình hoặc bộ phận nào Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện tại có quy mô lớn và trực quan như

các tổ chức, nhìn nhận sự không nhất quán và đề xuất các hành động

1.1.2 Giới thiệu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Enterprise Resource Planning (gọi tắt là ERP) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng hợp Đây là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định

và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…Mục tiêu

cơ bản của việc sử dụng một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là cung

cấp một kho trung tâm cho tất cả các thông tin được chia sẻ bởi tất cả các khía cạnh khác nhau để cải thiện lưu lượng dữ liệu trong toàn tổ chức Đồng thời đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

Chức năng chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là tích hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chức năng của doanh nghiệp vào một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi dễ dàng hơn, nhưng cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác cùng với nhau Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm việc về tài chính, con người, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất nhiều thứ khác

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ cho phép một tổ chức sử dụng một hệ thống các ứng dụng tích hợp

để quản lý doanh nghiệp và tự động hóa nhiều chức năng liên quan đến công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường tích hợp tất cả các khía cạnh của một hoạt động, bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, phát triển, sản xuất, bán hàng và tiếp thị trong một cơ sở dữ liệu duy nhất, ứng dụng và giao diện người dùng

1.1.3 Đặc điểm cơ bản của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) rất khác nhau Tuy nhiên, hầu hết các hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp (ERP) đều có những đặc điểm sau:

- Tích hợp toàn bộ các chức năng nghiệp vụ của toàn doanh nghiệp

Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp để kết thúc qua các phòng ban và các đơn vị kinh doanh Ví dụ: Đơn đặt hàng tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn

tình trạng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch phân phối Khi đơn đặt hàng được

vận chuyển, hóa đơn sẽ được gửi

- Hoạt động thời gian thực

Vì các quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây của biên lai nhận hàng, các vấn đề được xác định nhanh chóng, cho người bán thêm thời gian để sửa

chữa tình huống

- Một cơ sở dữ liệu chung

Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Nó cho phép dữ liệu được xác định một lần cho doanh nghiệp với mọi bộ phận sử dụng cùng một định nghĩa Các phòng ban cá nhân hiện nay phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa Trong khi một số hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tiếp tục dựa vào một cơ sở dữ liệu đơn lẻ, một số khác lại chia nhỏ cơ sở dữ liệu vật lý để cải thiện hiệu suất

- Giao diện và cảm nhận nhất quán

Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng phần mềm với một giao diện người dùng nhất quán làm giảm chi phí đào tạo và xuất hiện chuyên nghiệp hơn Khi một phần mềm khác được mua lại bởi một nhà cung cấp phần mềm ERP, đôi khi cái nhìn và cảm nhận chung đôi khi bị bỏ rơi vì lợi ích của tốc độ đưa ra thị trường Khi phiên bản mới ra đời, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều khôi phục giao diện người dùng nhất quán

1.2 Phân loại các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1.2.1 Phân loại

Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp dựa trên quy mô và độ phức tạp

của doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới Các lớp điển hình bao gồm:

- Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn

đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán

v.v

- Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc

gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn Hầu hết các hệ thống ERP này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I

- Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa Hầu hết xử lý một số

ngôn ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất Tùy thuộc vào cách ERP được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này

- Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ Hệ thống ERP

được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi là một ERP đầy đủ

1.2.2 Các phân hệ chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Ở mức độ cơ bản, một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường bao gồm các phân hệ sau:

- Tài chính, kế toán: Bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của

doanh nghiệp Phân hệ tài chính là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào

- Nguồn nhân lực: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương,

tuyển dụng, huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực Phân hệ này sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực,…

- Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động

sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất

- Quản trị chuỗi cung ứng: Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các

thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từ người bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng như chuyển thành phẩm hay hàng hóa trong quá trình bán hàng từ doanh nghiệp tới khách hàng Các thông tin được quản

lý liên quan thường là các đơn đặt hàng, cập nhật tình trạng giao nhận hàng

- Quản trị quan hệ người cung cấp: Liên quan tới hoạt động mua hàng,

doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các chính

sách quan hệ với người bán Phân hệ này giúp doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để

hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễ dàng

- Quản trị quan hệ với khách hàng: Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của

internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ và hàng hóa yêu cầu, giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp và cả khách hàng kiểm tra việc thực hiện đặt hàng và cung cấp dịch vụ khách hàng Phân hệ này giúp doanh nghiệp đưa

ra chính sách, thực hiện kiểm soát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Kinh doanh thông minh: Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông qua việc

phân tích, đánh giá nhiều chiều thông tin với các dữ liệu cập nhật kịp thời nhất Chẳng hạn như thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tương lai theo nhiều góc nhìn

và so sánh khác nhau Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rất nhiều Tuy nhiên tên và số lượng các phân hệ cụ thể trong một phần mềm ERP rất khác nhau tùy theo nhà cung cấp phần mềm Ví dụ như SAP đặt tên là phân hệ “kế toán tài chính” trong khi đó Oracle lại gọi nó là “tài chính” Đứng

từ phía doanh nghiệp, tùy theo nhu cầu và khả năng tài chính có thể lựa chọn và cài đặt nhiều hay ít hơn các phân hệ trong phần mềm ERP nhưng vẫn phải đảm bảo ở mức cơ bản những phân hệ về tài chính, bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý người bán và khách hàng

1.3 Ƣu điểm, nhƣợc điểm và lợi ích của hệ thống quản trị nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đối với Doanh nghiệp

1.3.1 Ƣu điểm

- Tăng sự linh hoạt: Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có

thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc hơn Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có thể thích nghi nhanh chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác

- Quyết định tốt hơn: ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ

Dữ liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra quyết định tốt hơn Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một số quyền

tự trị địa phương Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanh nghiệp

Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát sao với tình huống trên thực tế

- Tính hợp nhất trong một doanh nghiệp thống nhất: ERP loại bỏ các hệ

thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự,

Kinh Doanh, Sản xuất, Kho, ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần

mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống ERP còn có chế độ phân quyền người sử dụng linh

động ngay trên giao diện sử dụng người quản trị

- Bảo mật nâng cao: Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn

so với dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau

- Tăng doanh thu: Vấn đề chung mà các doanh nghiệp thường phải đối mặt

trong thời điểm hiện nay là tình trạng sụt giảm doanh thu bán hàng Một hệ thống ERP với các chức năng như CRM hay quản lý kênh bán hàng có thể là giải pháp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh để đối phó tốt hơn với các

ảnh hưởng của nền kinh tế hiện tại

- Tăng năng suất: Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang phải tạm thời ngừng

sản xuất, đồng nghĩa với việc một lượng lớn nhân sự dư thừa và tất nhiên, dừng hoàn toàn việc tuyển thêm nhân sự mới ERP cho phép doanh nghiệp có thể vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn, từ đó tiết

kiệm chi phí tiền lương nhân công trong thời điểm hiện tại và cả khi nền kinh tế

phục hồi

- Cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất kinh doanh: ERP cho phép các

doanh nghiệp tự động hóa các quy trình sản xuất kinh doanh thủ công trước kia và loại trừ hoàn toàn các hoạt động dư thừa, không đem lại giá trị Ngoài ra, ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong khi giảm được chi phí tồn

kho và vận chuyển

- Tận dụng các nguồn lực dƣ thừa: Kinh tế tăng trưởng chậm, đồng nghĩa

với việc các doanh nghiệp có thể tập trung tối đa các nguồn lực để triển khai ERP

một cách hiệu quả

- Chu n bị cho sát nhập: Trong thời điểm suy thoái kinh tế, xu hướng mua

lại, sát nhập diễn ra thường xuyên hơn, các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể chuẩn hóa các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ đó có nền tảng và sự

chuẩn bị tốt cho việc sát nhập với doanh nghiệp khác (nếu xảy ra)

1.3.2 Nhƣợc điểm

- Chi phí lớn: Việc ứng dụng ERP thường tốn chi phí lớn, thời gian thực hiện

dự án lâu dài và đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp

- Khả năng tích hợp: Hiện nay chưa có một chuẩn đầy đủ cho các phần mềm

ERP Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung cấp khác nhau

- Sự không phù hợp: Nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được

cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung cũng như hình thức thông tin

- Khả năng tùy biến (sửa chữa theo yêu cầu): Không phải quy trình xử lý và

kinh doanh nào của ERP viết sẵn nào cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó Tuy vậy, nếu việc sửa chữa theo yêu cầu tùy chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh doanh Ngoài ra trong môi trường ERP, người sử dụng có thể

lợi dụng kỹ thuật công nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản của doanh nghiệp

1.3.3 Lợi ích đối với doanh nghiệp

- Tăng năng suất lao động trên môi trường cộng tác Gia tăng năng suất lao động chính là một trong những lợi ích lớn nhất doanh nghiệp nhỏ nhận được từ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP Bởi vì năng suất lao động ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mọi tổ chức, doanh nghiệp ở mọi mức độ quy

mô Với ERP, dữ liệu kinh doanh sẽ được chia sẻ minh bạch, chính xác giữa nhiều phòng ban trong tổ chức, giúp mỗi nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện các công việc thủ công, thời gian chờ đợi trước khi nhận được thông tin họ thực sự cần

=> đẩy mạnh tính công nghiệp, cải tiến quy trình theo chuẩn thế giới

- Đánh giá hiệu quả công việc thông qua các KPI (Key Performance Indicators)

- Công cụ kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách hiệu quả

- Tạo được sự tin tưởng của khách hàng, cổ đông

- Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới hoặc thêm chi nhánh mới

- Áp dụng các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh và hiệu quả của thế giới đã có

- Toàn bộ nghiệp vụ đã được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống chương trình máy tính

- Cán bộ tác nghiệp không thể tự ý làm khác hoặc định khoản sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Giảm công nhập liệu, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận

- Có số liệu tức thời về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Số liệu trên máy tính có độ tin cậy cao, không phụ thuộc ý muốn chủ quan của người làm báo cáo

- Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm bắt các nghiệp vụ của doanh nghiệp

- Có số liệu tổng hợp các chi nhánh một cách tự động và nhanh chóng

- Ở bất kỳ nơi nào có internet đều biết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp

- Nguồn dữ liệu chính xác: Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn chuyển sang sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, bạn sẽ cảm nhận được sự

khác biệt ngay lập tức Các nhà quản lý và nhân viên sẽ không còn phải đau đầu rà soát số liệu bị lệch Việc kiểm kê hàng tồn hoặc tìm một lỗi sai trong kế toán có thể khiến nhân viên của bạn mất rất nhiều giờ đồng hồ, thậm chí mất hàng tháng

Các luồng thông tin được cập nhật liên tục theo thời gian thực và được kết nối với nhau thành một hệ thống Chính vì vậy, các báo cáo tự động được tạo ra bởi phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng sẽ trở nên đáng tin cậy hơn

- Hợp tác tốt hơn: Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP có thể đem đến sự khác biệt cho những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quá trình hợp tác Trước ERP, việc hợp tác có thể bị trì hoãn bởi sự thiếu liên lạc và thiếu thông tin, đặc biệt khi việc hợp tác được chia nhỏ cho nhiều người phụ trách nhiều khâu khác nhau Với ERP, nhân viên sẽ có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu cần thiết ngay lập tức Như vậy, họ sẽ sở hữu điều kiện tốt nhất mà không cần phụ thuộc vào thời gian hoặc những đầu việc mà người khác đang làm Thông qua ERP, thay

vì chỉ nhìn thấy một góc nhỏ, họ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh của công ty,

tự tin hơn trong mỗi cuộc giao tiếp, trao đổi với khách hàng

- Giảm chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là một trong những vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Bằng cách sử dụng ERP, thống nhất các luồng dữ liệu, hạn chế tối đa các đầu việc thủ công, phân công công việc hợp lý, kiểm soát hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, họ có thể cắt giảm tối đa chi phí hoạt động để có vốn đầu tư cho những thương vụ lớn hơn trong tương lai

- Cải thiện quá trình đưa ra quyết định: Để đưa ra quyết định chính xác, điều quan trọng nhất là bạn phải có đầy đủ dữ liệu cần thiết, và đặc biệt là dữ liệu đó phải được cập nhật theo thời gian gần nhất Với ERP, dữ liệu luôn luôn có sẵn và được cập nhật Chính vì vậy, không nghi ngờ gì, các chủ doanh nghiệp quản lý sẽ cảm thấy yên tâm hơn và tự tin hơn trong mỗi lựa chọn họ đưa ra ERP giúp họ có một bức tranh tổng thể tốt hơn về các hoạt động của doanh nghiệp Chính vì vậy, trước mỗi sự thay đổi, trước các cuộc khủng hoảng, họ hoàn toàn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác

- Cải thiện quy trình làm việc: Với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các quy trình của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp hợp lý với những giao diện sử dụng đơn giản, linh hoạt, tiện dụng, thân thiện với người dùng Chỉ với một màn hình, người dùng có thể truy cập mọi thông tin liên quan đến công việc của chính

họ ERP hỗ trợ bạn trong mọi quá trình từ trích xuất báo cáo, lên lịch làm việc, theo dõi lịch sử,…giúp công việc của mỗi nhân viên trong tổ chức trở nên dễ dàng hơn,

từ đó gia tăng năng suất lao động

- Lồng ghép các quy trình: Mục tiêu và cũng là ưu điểm lớn nhất của ERP chính là khả năng tích hợp tất cả các tính năng vào trong cùng một nền tảng hợp nhất Khi doanh nghiệp chưa sử dụng ERP, tình trạng dữ liệu bị chia lẻ, lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi rất phổ biến, để tổng hợp và kết nối các nguồn thông tin tiêu tốn của bạn rất nhiều thời gian Với ERP, các dữ liệu sẽ được tập trung vào một hệ thống,

dễ dàng tiếp cận, dễ dàng tổng hợp, dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng quan của doanh nghiệp Chính vì vậy, ERP đóng góp rất lớn vào hiệu quả kinh doanh của tất

cả các mô hình mà nó tiếp cận

- Phương pháp tiếp cận tách biệt nhưng thống nhất: Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tích hợp nhiều quy trình khác nhau của doanh nghiệp vào cùng một nền tảng Các bộ phận khác nhau sẽ sử dụng các chức năng khác nhau Kế toán sẽ có mô-đun quản trị hệ thống tài chính kế toán Bán hàng sẽ có mô-đun quản lý bán hàng Chăm sóc khách hàng sẽ có mô-đun quản trị quan hệ khách hàng,…Việc sử dụng các mô-đun độc lập nhưng vẫn thống nhất tạo ra sự chủ động của các bộ phận

để hoạt động hiệu quả hơn

- Tính đơn giản trong kế toán doanh nghiệp: Một doanh nghiệp đang đà phát triển sẽ phải đối mặt với nhiều thủ tục kế toán, có thể gặp phải nhiều sai sót nếu các công việc được thực hiện thủ công và thông tin không được chia sẻ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, chăm sóc khách hàng,… Các báo cáo tài chính trước đây tiêu tốn của người thực hiện rất nhiều thời gian, công sức, chất xám, trong khi hiệu quả thu về không được đảm bảo Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tích hợp đầy đủ thông tin, việc phân tích dữ liệu được thực hiện tự động, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên trong khi sự chậm trễ ở các khâu sẽ giảm đi đáng

kể Thậm chí ERP tuyệt vời đến nỗi, người dùng có thể không hiểu về nghiệp vụ kế toán vẫn có thể sử dụng được Bởi bên cạnh các hành động đơn giản được thực hiện

là hệ thống kế toán chi tiết được thiết kế để chạy ngầm bên dưới

- Tính an toàn thông tin trong tổ chức: Với mọi doanh nghiệp ở mọi loại hình kinh doanh, thông tin và dữ liệu là một trong những tài sản kinh doanh cần được bảo mật Nếu những thông tin này bị lọt ra ngoài hoặc rơi vào tay một người không phù hợp thì doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ phá sản Hệ thống ERP sẽ giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, khi chỉ trao quyền cho những ai có đủ thẩm quyền

- Loại bỏ sự dư thừa: Vì ERP loại bỏ được tối đa các công việc thủ công, cập nhật dữ liệu chính xác nên sẽ loại bỏ được những khâu dư thừa trong công việc Doanh nghiệp sẽ không cần đến nguồn dữ liệu dự phòng, sẽ không cần mất quá nhiều thời gian rà soát số liệu, hàng hóa, tổng hợp và phân tích báo cáo

- Mang đến bức tranh toàn cảnh: Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP liên kết tất cả mọi dữ liệu và quy trình với nhau để đảm bảo người dùng có được một cái nhìn toàn cảnh 360 độ

- Sự hài lòng của khách hàng tốt hơn: Nếu dữ liệu về khách hàng và dữ liệu về hàng tồn không cùng nằm trên một nền tảng, nhân viên chăm sóc khách hàng có thể

sẽ chậm trễ trong quá trình phản hồi lại khách hàng Việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp các thông tin được liên kết, cập nhật chính xác liên tục, từ đó chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn

1.4 Các phương pháp triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và xu hướng phát triển trong những năm tới

1.4.1 Các phương pháp triển khai

Trên cơ sở khảo sát thì thường thấy có 4 cách triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp (ERP):

- Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu

- Phương pháp triển khai từng phần

- Phương pháp triển khai một phần

- Phương pháp triển khai dần theo yêu cầu

Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu

Là phương án tham vọng nhất và khó khăn nhất trong việc tiếp cận và triển khai ERP, các doanh nghiệp phải loại bỏ cùng lúc toàn bộ hệ thống cũ, thay vào đó

là một hế thống ERP đồng bộ duy nhất trong toàn doanh nghiệp

Mặc dù phương pháp này được ứng dụng từ những thời kỳ đầu của ERP, song ngày nay chỉ ít các doanh nghiệp mạnh dạn áp dụng bởi nó đòi hỏi toàn bộ doanh nghiệp dồn lực và thay đổi cùng lúc

Việc đòi hỏi tất cả mọi người hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm mới là một sự nỗ lực to lớn, bởi trong hệ thống mới này chưa có bất kỳ sự tán thành nào Không một ai trong doanh nghiệp có kinh nghiệm sử dụng nó, do đó, không ai chắc chắn rằng nó sẽ hoạt động hay không

Ngoài ra, ERP chắc chắn bao gồm những thỏa hiệp Nhiều phòng ban đã có những hệ thống đã được mài dũa phù hợp với những cách họ đang hoạt động Trong hầu hết trường hợp, ERP không cung đầy đủ các chức năng cũng như sự thoải mái

do đã quen thuộc mà hệ thống đang sử dụng có

Một vài trường hợp khác, tốc độ của hệ thống mới có thể bị ảnh hưởng bởi nó phục vụ toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải là một bộ phận đơn lẻ Việc triển khai ERP sẽ đòi hỏi điều hành trực tiếp từ tổng giám đốc

Phương pháp triển khai từng phần

Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa ngành, không chia sẻ nhiều quy trình chung xuyên suốt các đơn vị kinh doanh Những hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong từng đơn vị, trong khi vẫn liên kết các quy trình chung, như tài chính kế toán, xuyên suốt toàn doanh nghiệp Phương pháp này nổi bật lên như là phương pháp phổ biến nhất trong việc triển khai ERP

Đa phần, mỗi đơn vị kinh doanh đều có “phiên bản” ERP riêng của mình - nghĩa là có một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng

Các hệ thống liên kết với nhau chỉ để chia sẻ những thông tin cần thiết cho tập đoàn/doanh nghiệp mẹ/tổng doanh nghiệp nhằm tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các đơn vị kinh doanh (ví dụ như về doanh thu của các đơn vị kinh doanh), hoặc đối với các quá trình không thay đổi nhiều từ đơn vị này đến đơn vị khác (ví

dụ như quản lý nhân sự)

Thông thường, phương án triển khai này sẽ bắt đầu bằng việc cài đặt demo hoặc thí điểm tại một phòng ban sẵn sàng tiếp thu cái mới và hoạt động kinh doanh chính của tập đoàn không bị ảnh hưởng nếu có trục trặc xảy ra

Khi đội dự án thiết lập xong hệ thống, chạy thử và chỉnh sửa các lỗi thì đội dự

án mới bắt đầu triển khai tiếp ERP cho các đơn vị khác, sử dụng triển khai thí điểm đầu tiên như là ví dụ tham khảo Kế hoạch cho phương pháp triển khai này cần mất thời gian dài

Phương pháp triển khai một phần

Theo phương pháp này thì chỉ tập trung vào một vài quy trình chính, ví dụ những quy trình có trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP Phương pháp triển khai một phần thường áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ có kế hoạch sau này sẽ triển khai toàn bộ ERP khi đã phát triển thành lớn

Mục tiêu ở đây là có được ERP nhanh chóng chạy và tạo ra một tái cơ cấu nhất thời theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP

Chỉ vài doanh nghiệp tiếp cận ERP theo cách này có thể tuyên bố là nó mang lại nhiều lợi ích từ hệ thống mới Nhiều người nhận thấy rằng hệ thống dạng này chỉ tốt hơn chút đỉnh so với hệ thống cũ vì nó không bắt các nhân viên thay đổi thói quen cũ của họ

Phương pháp triển khai dần theo nhu cầu

Bạn sẽ thấy cách tiếp cận này thường trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã mất kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, hoặc trong các doanh nghiệp lớn, có hoạt động quy mô và không thể nào chuẩn hóa trên một hệ thống, hoặc là

trong quá khứ họ từng đốt những khoản tiền lớn vào hệ thống ERP mà không thoả mãn được yêu cầu

Trong trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ chuyển sang thuê các nhà cung cấp ERP theo yêu cầu hoặc cung cấp phần mềm như là một dịch vụ Các nhà cung cấp này còn ít nhưng đang tăng dần Các nhà cung cấp ERP này có thể đề xuất:

- Thời gian triển khai nhanh hơn (không cần phải cài đặt phần mềm gì cả, và như vậy sẽ cắt đi giai đoạn cài đặt kéo dài hàng tháng)

- Nâng cấp dễ dàng và thường xuyên (việc này có thể thực hiện tự động vì nhà cung cấp sẽ quản lý các ứng dụng và chạy các nâng cấp và chỉnh lỗi thường xuyên hơn)

- Giá thành trả trước rẻ hơn (chi phí phần mềm có thể rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng truyền thống vì giá thuê sử dụng được tính theo "người dùng, tháng sử dụng” cũng như từ việc cắt giảm lớn trong việc tích hợp và phí tư vấn)

Tại sao các doanh nghiệp chỉ bây giờ mới bắt đầu thử sử dụng phần mềm theo yêu cầu? Bởi vì các doanh nghiệp này và và bộ phận IT thận trọng của họ vẫn còn quan ngại khi để các số liệu ERP quan trọng và nhạy cảm (chẳng hạn như nhân sự

và tài chính) có trên máy chủ của một bên thứ ba mà không phải của họ

1.4.2 Xu hướng phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trong những năm tới

Các hệ thống ERP đã có một thời gian phát triển khá là dài, tuy nhiên vẫn tiếp tục thay đổi theo thời gian Các hệ thống ERP của tương lai hứa hẹn sẽ được đơn giản hóa, dễ tiếp cận hơn và sử dụng dễ dàng hơn, được định hình bởi các xu hướng đang phát triển trong các năm gần đây

- Đơn giản và dễ sử dụng

Trước hết, ERP sẽ trở nên đơn giản hơn, cả trong việc triển khai hệ thống và việc điều chỉnh cho sát với các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Điện toán đám mây, cho phép các doanh nghiệp truy cập phần mềm ERP qua Internet, giúp việc cài đặt trở nên dễ dàng và nhanh chóng đưa phần mềm vào sử dụng

Giao diện người dùng có thể dễ dàng khai báo, thay đổi phù hợp với công việc của từng người hoặc nhóm người sử dụng, từ công nhân ở xưởng đến nhân viên giao dịch trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, đến cán bộ quản lý ngồi trong các văn phòng hạng “doanh nhân”

Dữ liệu đầu vào, đặc biệt sẽ trở nên đơn giản thông qua việc sử dụng các máy cảm biến, máy đọc mã vạch, được đặt khắp nơi trong toàn doanh nghiệp, có thể tự động thu thập các loại dữ liệu khác nhau Các tính năng tìm kiếm thì thực hiện qua nhận dạng giọng nói

- Tích hợp đám mây

Các dịch vụ ERP trên nền điện toán đám mây cũng sẽ phát triển trong tương lai, có thể tích hợp với các dịch vụ đám mây khác Điều này sẽ cho phép Doanh nghiệp lựa chọn từng dịch vụ phù hợp nhất với tổ chức và quy trình kinh doanh của mình từ các nhà cung cấp khác nhau Khả năng tương tác giữa các dịch vụ đám mây

sẽ giúp loại bỏ sự cần thiết cài đặt thiết bị trung gian và không phải thực hiện các lập trình phức tạp để giúp bên thứ ba làm việc với hệ thống ERP hiện tại

- Công cụ phân tích kinh doanh

Nhà cung cấp sẽ tiếp tục đưa ra các công cụ phân tích tiên tiến hơn, giúp các doanh nghiệp có thể truy cập tốt hơn, nhanh hơn tới cơ sở dữ liệu mà hệ thống ERP thu thập đang phình ra, tăng lên rất nhanh Các công cụ dự đoán, chẳng hạn như công cụ đưa ra các đề xuất, các phương án cũng rất quan trọng đối với các ERP tương lai, cho phép phân tích nhanh hơn

Các tiến bộ này của các công cụ phân tích giúp cho ERP có giá trị hơn vì nó cho phép các doanh nghiệp phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin tốt hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh hơn Các báo cáo cần tới hơn một ngày để có thì với công cụ phân tích sẽ được hoàn thành trong một vài phút Tương tự như vậy, một khối lượng dữ liệu có thể làm cho hệ thống ERP cũ bị đứng

sẽ được phân tích trong một khoảng thời gian chấp nhận được

Các công cụ phân tích tiên tiến sẽ giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên các thông tin tức thời, chẳng hạn như bao nhiêu đơn vị cần được sản xuất hoặc bao nhiêu hàng cần phải được bổ sung vào kho

- Phát triển bền vững

Một xu hướng toàn cầu cũng sẽ tác động đến sự phát triển của ERP là phát triển bền vững Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống ERP để theo dõi các dữ liệu liên quan đến tác động sinh thái Một phân hệ ERP được thiết kế để theo dõi và

đo lường tổng lượng khí thải của một doanh nghiệp có thể sẽ thay thế một hệ thống theo dõi, đo lường truyền thống

Tất cả các xu hướng nêu trên đều có cùng một mục tiêu làm cho dữ liệu được

sử dụng dễ dàng hơn và có giá trị hơn cho doanh nghiệp Nói cho cùng thì ERP là tất cả về thu thập dữ liệu và sử dụng dữ liệu đó để ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ Á CHÂU

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu

2.1.1 Giới thiệu về Doanh nghiệp

Tên Doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu (Asia Packaging)

Loại hình Doanh nghiệp: Nhà Sản Xuất

Năm thành lập: 2004

Thị trường chính: Toàn Quốc, Quốc Tế

Số lượng nhân viên: Từ 101 - 200 người

Địa chỉ: Khu công nghiệp Tân Đô, ấp Bình Tiền, xã Đức Hòa Hạ, huyện Đức

Hòa, tỉnh Long An

Điện thoại: (0272) 3779777 Số Fax: (0272) 3779222

Website: www.asiapacking.vn

Công ty Cổ phần Bao bì Á Châu (Asia Packaging) là công ty chuyên sản xuất các loại ống giấy như ống dệt, ống vải, ống sợi, ống chỉ, ống giấy công nghiệp, lon giấy, hộp giấy, hộp quà tặng,…nằm trong Top 3 doanh nghiệp dẫn đầu tại Việt Nam Với hơn 20 năm hình thành và phát triển, hiện tại công ty có 02 nhà máy lớn, đầu tư máy móc hiện đại cùng đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề tại Cụm Công Nghiệp Nhựa Đức Hòa, tỉnh Long An

- Điểm mạnh công ty:

+ Đội ngũ nhân viên trẻ, đoàn kết, nhiệt huyết với công việc

+ Có nhiều nhân viên thành thạo về nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm

+ Công ty có thể lên ý tưởng và tiến hành thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của

khách hàng

+ Có kinh nghiệm hoạt động lâu năm, đã có thương hiệu trong thị trường và

nguồn khách hàng ổn định

+ Chất lượng sản phẩm tốt nhưng giá hợp lý nên tỷ lệ khách hàng quay lại cao

Điểm yếu công ty:

+ Sản phẩm chưa đa dạng, kỹ thuật trong việc sản xuất sản phẩm còn yếu

+ Chưa quảng bá được hình ảnh sản phẩm, công ty một cách rộng rãi

+ Chưa có hệ thống quản lý quy trình, các hoạt động một cách hiệu quả

2.1.2 Sản ph m Doanh nghiệp

- Ống giấy

Chuyên sản xuất Lõi giấy - Ống giấy từ phi 09 đến phi 195 với nhiều kích cỡ

theo từng đơn hàng, gồm: Ống màng phức hợp, Sợi nhân Tạo, Ống lõi cỏ nhân tạo,

Lõi giấy cuộn,…

- Lon giấy

Nhận in ấn các loại lon giấy, hộp đựng trà bằng giấy theo thiết kế riêng Công

ty nhận các đơn hàng làm lon giấy các loại cho các khách hàng ở tỉnh

Sản phẩm lon đựng trà, lon hạt điều…với các kiểu mặt trong từ giấy Kraft,

giấy trắng cho đến tráng nhôm,

Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng, chất liệu

của khách hàng, công ty không ngừng đầu tư máy móc, khuôn mẫu, nguyên vật liệu

mới để nâng cao năng suất sản phẩm, tạo ra các sản phẩm lon giấy, lon trà đạt tính

thẩm mỹ cao

- Hộp giấy

Luôn song hành cùng các sản phẩm và tác dụng bậc nhất trong việc định vị

sản phẩm, thương hiệu sản phẩm, doanh nghiệp trên thị trường bao bì nhãn mác tôn

thêm chất lượng sản phẩm, làm cho sản phẩm đẹp hơn, bắt mắt hơn Ngoài bao bì còn thể hiện cá tính của sản phẩm so với các sản phẩm cùng loại khác trên thị trường Bao bì là cầu nối quan trọng giữa sản phẩm và khách hàng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua của khách hàng Với ý nghĩa như vậy, thiết kế, in bao

bì, hộp giấy, nhãn hiệu phải được coi là công đoạn sống còn khi doanh nghiệp muốn tiếp cận và chiếm lĩnh thị trường

Các chủng loại: Hộp bát giác, Hộp lục giác, Hộp vuông, Hộp chữ nhật

Chất liệu: Couches, ghép màng Metallized

Gia công sau in: UV định hình, ghép màng bóng, mờ, ép kim, dập chìm, nổi, tạo gân

Phân khu sản xuất

Phòng thiết

kế và kỹ thuật

Bộ phận kho

và vật tư Ban Giám

đốc

+ Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện và phân tích các dữ liệu về chất lượng để

có các cải tiến hoặc ban hành hành động khắc phục phòng ngừa Yêu cầu từng trường hợp vượt mức phải được điều tra nguyên nhân, theo dõi thực hiện, đánh giá kết quả

Về quản lý tồn kho nguyên vật liệu, tồn bán thành phẩm trong xưởng và điều

độ sản xuất hiệu quả:

+ Giảm thời gian, số lần hư máy đột xuất, nâng cao độ chính xác năng suất từng khâu, xây dựng phần mềm điều độ chi tiết, phân tích nguyên nhân tồn bán thành phẩm hàng ngày để từng bước giảm giá bán thành phẩm tồn xưởng

+ Xây dựng các nguyên tắc sắp xếp lịch sản xuất từng khâu máy đảm bảo hiệu quả về chất lượng, định mức, năng suất làm cơ sở cho việc xây dựng các nguyên tắc điều độ Hàng ngày phân tích hiệu quả điều độ nhằm tìm cơ hội cải tiến các nguyên tắc điều độ đã xác lập

+ Nâng cao độ chính xác của dự báo bán hàng, quy hoạch nguyên vật liệu, dự trù mua, thời gian giao hàng của nhà cung cấp đặc biệt là giấy nhằm hạn chế đến mức thấp nhất chủng loại, số lượng tồn kho nguyên vật liệu

Về con người:

+ Nhân tố đóng vai trò quyết định cho sự thành công của công ty chính là nguồn nhân lực chất lượng cao và chuyên nghiệp Do đó, công ty tập trung lựa chọn, tuyển dụng những cá nhân phù hợp với từng vị trí tìm kiếm Sàng lọc kỹ nguồn lao động đầu vào để đảm bảo tuyển dụng được những nhân viên thật sự có khả năng, tâm huyết với công việc, nhiệt tình và sáng tạo, có hướng gắn bó lâu dài Ngoài ra công ty duy trì ổn định và phát triển nguồn nhân lực hiện có, sắp xếp, bố trí phù hợp với công việc, đồng thời có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình

độ nguồn nhân lực sẵn có để có thể đáp ứng yêu cầu ngày nâng cao

Về quản lý công nghệ và đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân:

+ Thường xuyên kiểm tra, theo dõi máy móc thiết bị nhằm phát hiện những hư hỏng để kịp thời sửa chữa Định kỳ tiến hành bảo trì, tu dưỡng máy móc để đưa

công suất sử dụng lên cao nhất Xây dựng quy trình quản lý từng thiết bị từ việc vệ sinh, bảo dưỡng, vận hành, kiểm tra, sửa chữa

+ Khảo sát, loại bỏ các lãng phí do thiết bị gây ra Từ đó xây dựng, ban hành

và áp dụng các tiêu chuẩn, định mức

+ Tiến hành phân tích hiện trạng nguồn nhân lực để xác định điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực Từ đó có sự sắp xếp, bố trí phù hợp với công việc, đồng thời có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nguồn nhân lực sẵn có để có thể đáp ứng yêu cầu ngày nâng cao Từ đó từng bước tác nghiệp, từng thông số theo quy định của quy trình

+ Thường xuyên theo dõi và thống kê các sự cố công nghệ thường gặp để xây dựng các giải pháp xử lý nhằm khắc phục sự cố một cách kịp thời và nhanh chóng Ngoài ra, Công ty còn tiến hành nghiên cứu và xây dựng quy trình, chuẩn hóa công nghệ để cải tiến công nghệ một cách liên tục

- Chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực, hệ thống quản lý:

+ Dựa trên các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí đánh giá thành tích tiến hành soát xét cho từng vị trí công việc nhằm xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ công việc, mối quan hệ và tính hiệu quả của từng thành viên

+ Phát triển nguồn nhân lực sẵn có bằng cách thực hiện các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng hợp lý Tạo môi trường làm việc năng động, tích cực, thân thiện Đặt ra những mục tiêu cụ thể cho nhân viên

+ Thực hiện các chính sách thu hút nhân tài như: Triển khai các gói chính sách đãi ngộ phúc lợi, tiền lương hấp dẫn và phối hợp tuyển dụng ở các trường đại học, trung tâm đào tạo để tìm kiếm các ứng viên có năng lực Áp dụng các chương trình

hỗ trợ và tìm kiếm các ứng viên là những sinh viên có năng lực và tâm huyết ngay

từ khi còn trên ghế nhà trường

+ Quy hoạch nhân sự kế thừa ở những vị trí chủ chốt, tiến hành đào tạo hoặc gửi đi đào tạo, định kỳ tiến hành tập sự, đánh giá góp ý cải tiến để sẵn sàng bổ sung vào các vị trí nhân sự không còn phù hợp

+ Định kỳ công ty soát xét hệ thống văn bản quản lý, cụ thể các tác nghiệp đang áp dụng trên cơ sở cải tiến, nâng cấp và chuẩn hóa các quy trình nhằm đáp ứng yêu cầu thay đổi ngày càng cao của thị trường Để mang lại hiệu quả, điều quan trọng là phải áp dụng, duy trì, đánh giá định kỳ để cải tiến liên tục

- Chiến lƣợc dẫn đầu về dịch vụ khách hàng:

Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh cho công ty trong bối cảnh thị trường ngày càng mở rộng, nhiều công ty trong và ngoài nước xuất hiện cùng cung cấp một loại hình sản phẩm/ dịch vụ với giá thành vô cùng hấp dẫn Khách hàng tiềm năng có thể trở thành khách hàng thực sự và trung thành hay không chính là phụ thuộc vào yếu tố này Hiểu được tầm quan trọng đó công ty đã đưa ra các chính sách và giải pháp như sau:

+ Củng cố kỹ năng dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhân viên, tư vấn thiết

kế sản phẩm hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, linh hoạt Luôn giao hàng đúng hẹn,

đủ chất lượng và số lượng Khi khách hàng khiếu nại phải giải quyết kịp thời Tôn trọng và lắng nghe nhu cầu của khách hàng Từ đó, đưa ra những giải pháp cải tiến chất lượng dịch vụ

+ Thường xuyên kiểm tra các khâu chăm sóc khách hàng, phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân chủ trì, phối hợp Tiến hành phân tích đánh giá chất lượng và sự hài lòng của khách hàng để xây dựng chương trình cải tiến phù hợp + Cải thiện tương tác với khách hàng

+ Đơn giản hóa quy trình phản hồi của khách hàng

- Chiến lƣợc dẫn hạ thấp chi phí:

Hạ thấp chi phí là một chiến lược cơ bản nhằm nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh và gia tăng thị phần của công ty Theo đó, công ty áp dụng thực hiện và triển khai các giải pháp:

+ Từng bước loại bỏ lãng phí bằng việc lập dự toán, phê duyệt, sử dụng và quyết toán chi phí

+ Ngân sách sử dụng cho từng bộ phận, phân xưởng đều phải thông qua các quy định, quy trình, tiêu chuẩn và phải dựa trên cơ sở đảm bảo định mức đã ban hành Hướng dẫn, kiểm tra và kiểm soát định kỳ, đột xuất nhằm đảm bảo sự tuân thủ trong việc quản lý ngân sách

+ Các dữ liệu có liên quan đến định mức nguyên vật liệu sử dụng, chi phí thuộc phạm vi quản lý của từng bộ phận đều phải được thu thập và phân tích hàng ngày để tìm ra cách giảm chi phí cũng như nguyên nhân làm chi phí tăng để đề ra các biện pháp khắc phục và cải tiến kịp thời

+ Cải tiến sản phẩm nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào trong quá trình sản xuất

+ Chuyên môn hóa để một người sẽ thực hiện công việc nhanh hơn, ít sai sót hơn

- Chiến lược tăng trưởng tập trung:

Nhằm phát huy điểm mạnh của công ty và tận dụng cơ hội hiện có để mở rộng sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh, công ty tiến hành thực hiện các giải pháp: + Đầu tư thêm nhiều máy móc, thiết bị hiện đại, nhằm gia tăng công suất sản xuất, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

+ Tiến hành phân tích nhu cầu của từng khách hàng để duy trì quan hệ và nâng cao doanh số của khách hàng chiến lược Thông qua phân tích lợi thế cạnh tranh để xác định điểm mạnh và điểm yếu từ đó khắc phục và cải tiến

2.1.5 Các rủi ro công ty phải đối mặt

- Rủi ro tỷ giá:

Nguồn nguyên liệu đầu vào cũng như trang thiết bị, dây chuyền sản xuất của công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài, khoảng 50% nguyên liệu được nhập từ các đối tác và thanh toán bằng USD Do đó, công ty sẽ chịu những ảnh hưởng đáng

kể khi tỷ giá biến động

Để hạn chế những thiệt hại do tỷ giá gây ra, công ty luôn chủ động chuyển một số nguyên liệu chính như giấy cuộn, phụ tùng thiết bị… nhập khẩu trước đây sang mua trong nước nhằm hạn chế tối đa các tổn thất rủi ro có thể xảy ra, đồng thời chủ động theo dõi các yếu tố có thể ảnh hưởng đến tỷ giá, lập nhu cầu ngoại tệ, dự trữ ngoại tệ và theo dõi sát sao biến động để có kế hoạch điều chỉnh hợp lý

- Rủi ro nguyên vật liệu đầu vào:

Ngành công nghiệp sản xuất giấy phụ thuộc rất lớn vào nguồn nguyên liệu đầu vào khi giá vốn hàng bán chiếm khoảng 80% trong cơ cấu chi phí của công ty Trong năm, giá nguyên vật liệu tăng cao đã làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của công ty, nguyên nhân là do cầu tăng nhưng thiếu hụt nguồn cung

Trước tình hình này, Công ty đã chủ động lập kế hoạch dự trữ nguồn nguyên liệu để hạn chế tối đa thiệt hại, linh hoạt trong việc đàm phán và điều chỉnh giá bán cho người mua khi có biến động lớn về giá cả của hàng hóa Ngoài ra tìm kiếm nhiều đối tác cung cấp nguyên liệu giá rẻ

Đồng thời, ký kết hợp đồng dài hạn với những đơn hàng lớn để hưởng giá thấp, thiết lập mối quan hệ lâu dài và uy tín với những đối tác trong nước đảm bảo tính ổn định cho giá cả nguyên liệu đầu vào Bên cạnh đó, cũng thường xuyên mở rộng mối quan hệ hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác để có được nguồn nguyên liệu với giá hợp lý

- Rủi ro môi trường:

Là công ty hoạt động liên quan đến sản xuất, kinh doanh nên công ty chịu sự quản lý chặt chẽ về vấn đề bảo vệ môi trường Để hạn chế tác động của môi trường làm việc lên sức khỏe của người lao động, cán bộ nhân viên, công ty luôn thực hiện các biện pháp nhằm phòng ngừa và đảm bảo an toàn trong vận hành như:

+ Đầu tư cải tạo hệ thống xử lý khí thải

+ Đầu tư thiết bị xử lý bụi

+ Mua bảo hiểm tài sản, bảo hiểm cho nhân viên

+ Nâng cao nhận thức về phòng cháy chữa cháy

+ Tổ chức các buổi đào tạo để nắm rõ các thành phần nguyên liệu sản xuất giúp cải thiện trong quá trình sản xuất

- Rủi ro cạnh tranh:

Số lượng doanh nghiệp hoạt động trong ngành in-bao bì trên cả nước có khoảng 2000 đơn vị (doanh nghiệp nhỏ lẻ chiếm 80%), số doanh nghiệp tham gia vào khâu sản xuất ra thành phẩm cuối cùng là bao bì giấy khá nhiều với hơn 200 nhà cung cấp

Cạnh tranh giữa các doanh nghiệp này tương đối gay gắt đặc biệt là giữa các doanh nghiệp trong nước với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Đặc biệt

là các doanh nghiệp in có vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ trọng khá lớn, được đầu

tư và điều hành khá bài bản ở khu vực Bình Dương, Đồng Nai

Nhận thức được vấn đề này, công ty đã xây dựng các chiến lược kinh doanh dài hạn một cách cụ thể để định hướng cho hoạt động của công ty và áp dụng một

Ngoài ra, Công ty cổ phần Bao bì Á Châu là công ty chuyên sản xuất, kinh doanh bao bì giấy, thường xuyên hoạt động và chứa hàng ngàn thành phẩm bìa,

nguyên liệu giấy Đây đều là những chất dễ bắt lửa và khi có sự cố hỏa hoạn xảy ra

có thể gây thiệt hại lớn Vì thế, công ty rất chú trọng đến công tác phòng cháy chữa cháy, trang bị bình cứu hỏa, các vật dụng chữa cháy, tổ chức các buổi tập huấn cho người lao động và cấm hút thuốc, đun nấu, thắp nến trong khu vực làm việc

Bên cạnh đó, công ty còn mua bảo hiểm cho người lao động, nhà xưởng để giảm thiểu tối đa tổn thất do cháy nổ gây ra

2.2 Thực trạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Việt Nam

2.2.1 Ƣu điểm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nội (ERP Việt Nam)

Cho đến giữa năm 2006, trên thị trường Việt Nam đã xuất hiện những hệ thống phần mềm ERP nội địa Tuy các hệ thống này không có được bề dầy kinh nghiệm và được ứng dụng tại nhiều khách hàng nước ngoài như các hệ thống ngoại nhưng những hệ thống này đã tỏ ra rất có tương lai đối với thị trường các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam Do nhiều ưu điểm riêng đối với thị trường Việt Nam mà các hệ thống ERP nội rất có thể sẽ có được vai trò như phần mềm kế toán tại thị trường Việt Nam và sẽ dần dần chiếm lĩnh thị trường nội địa trong một vài năm tới đây Việc các giải pháp nội luôn vượt qua các giải pháp ngoại trong khuôn khổ bình chọn của các giải BitCup do báo PC World VN tổ chức có thể nói lên xu hướng này

Ƣu điểm của các hệ thống ERP nội:

- Giá cả

Đây cũng là ưu điểm lớn nhất của các hệ thống ERP nội đối với thị trường Việt Nam so với các sản phẩm ngoại Do được sản xuất tại chỗ nên các nhà tư vấn triển khai ERP nội thông thường cũng là nhà sản xuất phần mềm nên doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra chi phí chỉ cho một đối tác duy nhất cả tiền bản quyền và tiền tư vấn triển khai và tổng 2 khoản tiền này cũng chỉ bằng một phần của chi phí mua các giải pháp ngoại Giá cả các hệ thống ERP nội thấp chủ yếu cũng là do chi phí sản xuất