MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH.

Nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Yazaki Quảng Ninh, sau khi nghiên cứu phân tích thực trạng đang diễn ra thì tác giả đã đề xuất một số giải pháp như sau: Bổ s

LUẬN VĂN THẠC SĨ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG

VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH

Ngành: Kinh doanh thương mại

PHẠM THỊ PHƯƠNG NHUNG

Quảng Ninh - 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý

kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh” là đề tài

nghiên cứu độc lập của riêng tôi, được viết dựa trên cơ sở tìm hiểu, phân tích và đánh giá các số liệu tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh Các số liệu là trung thực và chưa được công bố trong các công trình nghiên cứu có nội dung tương đồng nào khác

Quảng Ninh, ngày tháng năm 2020

Tác giả

Phạm Thị Phương Nhung

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân Nhân đây, em xin gửi lời cảm

ơn sâu sắc, lòng biết ơn chân thành đến các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện và giúp

đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Trước hết em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Ngoại thương, Khoa Sau đại học, Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tế của trường cùng tập thể các thầy cô giáo, những người đã trang bị kiến thức cho em trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường

Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn PGS

TS Trịnh Thị Thu Hương, người đã trực tiếp định hướng, hướng dẫn cho em để hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất

Do thời gian nghiên cứu và kiến thức còn hạn chế, luận văn được hoàn thiện không thể tránh khỏi những sơ suất thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo cùng các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!

Quảng Ninh, ngày tháng năm 2020

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phạm Thị Phương Nhung

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vii

TÓM TẮT LUẬN VĂN ix

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 5

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 5

6 Kết cấu của luận văn 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 7

1.1 Tổng quan về kho hàng 7

1.1.1 Khái niệm về kho hàng 7

1.1.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho hàng 7

1.1.3 Phân loại kho hàng 9

1.2 Tổng quan về quản lý kho hàng của doanh nghiệp 14

1.2.1 Khái niệm về quản lý kho hàng của doanh nghiệp 14

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng 15

1.2.3 Mối liên hệ giữa kho hàng và các hoạt động logistics 15

1.2.4 Các hoạt động quản lý kho hàng 17

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH 42

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam 42

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 42

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 43

2.2 Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh 45

2.2.1 Các loại kho hàng 45

2.2.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho 48

2.2.3 Quy trình xuất – nhập hàng 54

2.2.4 Quy trình kiểm kê 58

2.2.5 Quy trình xử lý rác thải 58

2.2.6 Công tác đảm bảo an ninh, an toàn trong kho hàng 59

2.2.7 Tổ chức quản lý nhân sự trong kho 61

2.3 Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh 63

2.3.1 Thuận lợi và kết quả đạt được 63

2.3.2 Khó khăn và hạn chế còn tồn đọng 65

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 69

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH YAZAKI HẢI PHÒNG VIỆT NAM TẠI QUẢNG NINH 70

3.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại

Quảng Ninh 70

3.1.1 Định hướng phát triển của công ty 70

3.1.2 Định hướng phát triển kho hàng 75

3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh 75

3.2.1 Giải pháp về trang thiết bị 76

3.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực 80

3.2.3 Một số kiến nghị 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 87

KẾT LUẬN 88

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 2.1 Tổng hợp pallet sử dụng tại khu vực sản xuất 50

Bảng 2.2 Tổng hợp các trang thiết bị chính trong kho hàng 52

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Trang Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Yazaki Quảng Ninh 43

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ layout nhà xưởng Yazaki Quảng Ninh 47

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ nhân sự trong kho 62

Hình 2.1 Xe cấp phát phụ kiện cho khu vực sản xuất ATO 48

Hình 2.2 Quy tắc lấy phụ kiện theo hình chữ Z 57

hội doanh nghiệp”

thông tin

Department

Phòng công vụ

14 PRO Protector Loại phụ kiện làm bằng nhựa

PV, đóng bên ngoài bộ dây để bảo vệ mạch điện và các bộ phận bên trong

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Kho là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kì công ty nào Quản lý kho là tổng hợp tất cả các hoạt động liên quan đến kho bao gồm: nhận hàng, phân loại hàng hóa, sắp xếp hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói, giao hàng, hoạch định và kiểm soát tồn kho Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng muốn công việc quản lý kho được hiệu quả, năng suất cao ta phải có sự hoạch định nhu cầu và kiểm soát vật tư tốt, mặt bằng thiết kế trong kho phải tối ưu, thiết bị nâng chuyển và lưu trữ phải phù hợp,… Ngoài ra, hệ thống tin học hiện đại cũng giúp cho việc quản lý kho trở nên

dễ dàng hơn Do đó nội dung của luận văn này sẽ tập trung chủ yếu vào việc phân tích thực trạng hoạt động của kho hàng trong công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý kho hàng tại đây Đồng thời luận văn cũng gợi mở hướng phát triển và mở rộng thêm khi thời gian nghiên cứu là đủ dài

Về cơ bản kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra, tuy nhiêu quá trình hoạt động vẫn áp dụng theo mô hình cũ, bộ máy nhân sự cồng kềnh dẫn đến thông tin liên lạc chậm trễ, nhiều lãng phí cả về thời gian và công sức không đáng có Kho hàng được trang bị tương đối đầy đủ, tuy nhiên lại chưa bắt kịp xu hướng phát triển chung như phương châm của lãnh đạo Tập đoàn đề ra đó là “Doanh nghiệp phát triển cùng thế giới – Doanh nghiệp cần thiết cho xã hội” Nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng tại Yazaki Quảng Ninh, sau khi nghiên cứu phân tích thực trạng đang diễn ra thì tác giả đã đề xuất một số giải pháp như sau: Bổ sung thêm trang thiết bị hiện đại, cần thiết cho hoạt động kho và duy trì môi trường làm việc ổn định, an toàn lành mạnh cho công nhân viên; Ứng dụng phần mềm quản lý hiện đại trong quản lý và vận hành toàn công ty nói chung, đối với hoạt động kho nói riêng; nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và gắn

bó lâu dài với công ty; cùng với đó là đưa ra các kiến nghị đối với Chính phủ, Ban lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh để hoạt động của doanh nghiệp nói chung, hoạt động kho nói riêng được thêm phần thuận lợi, trực tiếp góp phần đẩy mạnh kinh tế địa phương và kinh tế cả nước

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, Việt Nam đang hội nhập quốc tế sâu sắc, hoạt động thương mại hàng hoá ngày càng tăng lên cả quy mô và cơ cấu thị trường Các doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn khi tham gia vào thị trường quốc tế, tuy nhiên bên cạnh cơ hội là sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt Các doanh nghiệp thường sẽ quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện hoạt động logistics của mình như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, các yếu tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng,… muốn tồn tại và phát triển được doanh nghiệp phải có sự khác biệt, tạo ra ưu thế chiếm lĩnh thị trường Với xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, một sân chơi bình đẳng đối với tất cả các thành phần kinh tế thì để thành công trong kinh doanh các doanh nghiệp Việt Nam phải nhận thức đúng đắn về bản thân doanh nghiệp, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh từ đó có những chiến lược phù hợp để chiến thắng trên thương trường Đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa nước ngoài tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng, phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá thành rẻ, v.v… như hàng hóa Trung Quốc, Thái Lan, Indonesia, Nhật Do đó, muốn đưa ra thị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá với hàng ngoại, buộc các doanh nghiệp Việt phải tìm mọi cách cắt giảm chi phí tối đa Trong các yếu tố cấu thành nên giá của sản phẩm chiếm một phần không nhỏ chính là chi phí logistics Vì vậy có thể nói hoạt động logistics nói chung và quản lý kho bãi nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và đúng địa điểm nhờ đó đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra chính xác như nhịp độ

đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm và giảm chi phí lưu thông trong phân phối hàng hóa, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp Hàng hóa phải được bảo quản tốt, an toàn, đảm bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất Quy trình xuất, nhập hàng hóa ra vào kho phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác và thuận tiện để tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và đạt hiệu quả tối ưu nhất Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận,

làm cho cả quá trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn nhưng cũng phức tạp hơn

Do vậy, quản lý kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng

Công ty Yazaki Hải Phòng Việt Nam thuộc Tập đoàn Yazaki của Nhật Bản,

có vai trò là trụ sở chính tại khu vực miền Bắc Việt Nam, chuyên sản xuất và kinh doanh bộ dây dẫn điện trong xe ô tô Tập đoàn Yazaki hoạt động kinh doanh quy

mô toàn cầu tại 46 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới với 596 nhà máy cùng các chi nhánh lớn nhỏ Trong tất cả các cơ sở sản xuất kinh doanh của tập đoàn, Công ty Yazaki Hải Phòng Việt Nam là một trong những nhà máy đứng đầu về mặt chất lượng, giá cả sản phẩm và xuất hàng luôn đúng thời hạn Tuy nhiên đối với hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh trong thời gian qua vẫn tồn tại những hạn chế như thiếu quy trình quản

lý, chất lượng nhân lực chưa cao và đặc biệt chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu quản lý kho hàng, v.v… Nhận thức được vấn đề này tác giả lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh” cho luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Trên thế giới và cả trong nước có nhiều công trình và tư liệu có liên quan đến quản trị logistic nói chung và quản trị kho hàng nói riêng, sau đây là một số công trình có liên quan:

2.1 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

Gwynne Richards (2011) đã đề cập đến mọi khía cạnh về quản lý, vận hành một kho hàng, những tiến bộ công nghệ mới nhất có thể ứng dụng trong quản lý kho Cùng với đó ông đã đưa ra những gợi ý để tổ chức vận hành trơn tru một kho hàng nhằm đáp ứng tốt nhất cho khâu vận chuyển

David E Mulcahy và Joachim Sydow (2008) đi vào giải thích chi tiết các khái niệm, ứng dụng và thực tiễn cần thiết để quản lý kho hàng một cách thành công, bao gồm cả việc lựa chọn và áp dụng phần mềm phù hợp Các tác giả theo dõi vòng đời

của sản phẩm từ khi nhận tại kho, thông qua lô hàng đi ra và đến lợi nhuận cuối

cùng của sản phẩm Cách tiếp cận này minh họa hậu cần của chuỗi cung ứng được

vận hành tốt và cách thức hoạt động của nó liên quan đến mọi giai đoạn hoạt động của kho Các chủ đề mà tác giả đề cập đến bao gồm làm thế nào để giảm thiệt hại sản phẩm, tăng cường lưu lượng sản phẩm đã xác định và theo dõi hàng tồn kho, tăng năng suất của nhân viên, cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm chi phí vận hành kho, cải thiện lợi nhuận và bảo vệ tài sản

Stuart Emmett (2011) đã đưa ra các phân tích giúp cho nhà quản lý biết cách kiểm soát kho của mình hay nên thuê ngoài Ông cũng đề cập đến tác động của việc quản lý kho hàng lên hệ thống tổng thể nhằm tìm cách nâng cao dịch vụ khách hàng

và thúc đẩy lợi nhuận

James R Stock và Douglas M.Lambert (2011) tập trung trên mọi khía cạnh của quản trị logistics bắt đầu từ việc tạo ra một đơn đặt hàng cho một sản phẩm/hàng hóa phải thông qua quá trình sản xuất, lưu kho, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và đến tay khách hàng Nhà nghiên cứu đề cập chi tiết hơn khi nói đến quản lý hàng tồn kho kết hợp một số phương pháp tính toán, đồng thời cũng giải thích chi tiết quá trình của hậu cần "chuỗi cung ứng" Họ có thể không hoàn toàn đề cập cụ thể vấn đề quản lý kho hàng nhưng đã đưa ra các thông tin cần thiết cho hoạt động quản trị logistics nói chung

2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước

An Thị Thanh Nhàn và Nguyễn Thông Thái (2015) đã trình bày về tổng quan môn học Quản trị logistics kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản trị dự trữ, quản trị vận chuyển, quản trị các hoạt động logistics hỗ trợ, tổ chức và kiểm soát logistics Trong đó, cũng đã đề cập những kiến thức cơ bản nhất về logistics đầu vào

Phan Thanh Lâm (2014) đã trình bày những lý luận và thực tiễn cơ bản về chức năng - nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hàng, thể thức nhập xuất kho, hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quản hàng hóa, phương thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút, những quy tắc trong vận hành quản trị kho

hàng, quản lý hành chính kho hàng, hiệu quả kinh tế trong quản lý kho, quản trị rủi

ro trong quản lý kho hàng

GS.TS Đặng Đình Đào, PGS.TS Trần Văn Bão, TS Phạm Cảnh Duy và TS Đặng Thị Thúy Hồng (2018) đã đề cập tương đối đầy đủ về các hoạt động quản trị logistics cũng như mối liên hệ của logistics với cách ngành khác trong nền kinh tế, trong đó có hẳn 1 chương nói về hoạt động quản lý kho hàng cả về lý luận và kinh nghiệm thực tiễn

Có thể nói các đề tài nghiên cứu là khá phong phú và đề cập đến nhiều khía cạnh khác nhau của quản trị logistics, một số đề tài nghiên cứu tập trung vào phát triển dịch vụ logistics của các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong nước mà chưa

có đề tài nào nghiên cứu riêng về quản trị kho hàng của doanh nghiệp sản xuất, cụ thể là hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh Vì vậy, đề tài tác giả lựa chọn không bị trung lặp với các đề tài trước đây

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm phân tích, đánh giá hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh, từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng cho Công ty

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu ở trên luận văn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý kho hàng

- Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Nghiên cứu hoạt động quản lý kho hàng

Phạm vi không gian: Kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

Phạm vi thời gian: Nghiên cứu này sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2019 để phân tích thực trạng và đưa ra những giải pháp hoàn thiện quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

5.1 Cách tiếp cận thu thập dữ liệu

Nguồn cung cấp dữ liệu là từ các phòng Hành chính, phòng Chuẩn bị sản xuất,

bộ phận kho thuộc phòng Công vụ… của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh Các thông tin nội bộ và báo cáo thống kê của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh Các nguồn thông tin này đều đã được tổng hợp và lưu trữ tại các phòng ban của công ty và chủ yếu sử dụng để phân tích thực trạng quản lý kho hàng Nguồn cung cấp dữ liệu bên ngoài bao gồm sách và tư liệu quốc tế về logistics, quản lý kho hàng, tạp chí chuyên ngành các lý thuyết về quản lý logistics trong doanh nghiệp nói chung và lý thuyết về quản lý kho hàng nói riêng

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Một số phương pháp được sử dụng trong quá trình nghiên cứu đó là phương pháp phân tích lý thuyết, phân tích dữ liệu như thống kê, tổng hợp, so sánh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

Bên cạnh đó tác giả đã đi tham quan kho hàng thành phẩm và kho nguyên vật liệu của công ty để có cái nhìn thực tế và hiểu rõ nghiệp vụ kho

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý kho hàng của Công ty TNHH Yazaki Hải Phòng Việt Nam tại Quảng Ninh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về kho hàng

1.1.1 Khái niệm về kho hàng

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng nguyên liệu đầu vào cho từng công đoạn sản xuất và hàng hóa thành phẩm cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho

Đối với doanh nghiệp sản xuất thì kho hàng được coi là tài sản lớn nhất, quyết định đến quá trình bán hàng cũng như tác động ngược lại đối với sản xuất Kho hàng được bố trí hợp lý, quy trình nhập xuất kho phù hợp sẽ giúp tiết kiệm chi phí hoạt động của kho Đối với mỗi doanh nghiệp không nhất thiết phải có kho riêng để lưu trữ toàn bộ hàng hóa mà có thể sử dụng dich vụ kho bãi cung cấp bởi bên thứ 3

để tối ưu chi phí

1.1.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho hàng

1.1.2.1 Vai trò của kho

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp, vậy vai trò của kho là:

Thứ nhất, kho là nơi giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn hệ thống Nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa

vụ và có những dao động khó lường, các nguồn cung cũng có diễn biến phức tạp

trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì để đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn định với chi phí hợp lý Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho có thể giúp doanh nghiệp đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất

Thứ hai, nhờ có kho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Việc giảm chi phí quản lý kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng mang tính kinh tế, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hóa, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho

Thứ ba, kho hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp bằng việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

Thứ tư, kho hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa, v.v…

1.1.2.2 Chức năng của kho

Các công ty sản xuất kinh doanh hay thương mại phân phối càng ngày càng phát triển thì mức độ phức tạp trong quản lý kho hàng càng cao Lượng hàng trong kho càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú dẫn đến nhu cầu mặt bằng kho rộng và nguồn nhân lực có trình độ phù hợp Vậy chức năng chính của nhà kho là: Tiếp nhận hàng hóa: Khi hàng hóa, nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho hàng có chức năng là điểm tập kết hợp nhất các lô hàng nhỏ thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng phương tiện như xe kéo container, tàu thuyền,…

Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra đồng thời phối hợp và ghép nhiều loại hàng hóa khác nhau thành mội đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình bán hàng

Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng được tối đa diện tích và dung tích kho, bảo quản hàng hóa trong kho được an toàn, tránh rủi ro như hỏa hoạn, mối mọt, biến dạng hay mất cắp,…

1.1.2.3 Nhiệm vụ của kho

Nhiệm vụ chính của kho bao gồm:

- Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định

về số lượng, chất lượng, cơ cấu hàng hóa và giao hàng đúng thời gian

- Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối

- Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ

- Bảo vệ hàng hoá khỏi những tác nhân bên ngoài môi trường (mưa, nắng, gió,…)

1.1.3 Phân loại kho hàng

Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ chức thì không nhất thiết phải xây dựng hệ thống kho riêng có của mình Có nhiều loại kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh

tế cao nhất

Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho

Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai thác

hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá Kho này chỉ làm nhiệm

vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán Kho này thường dùng để bảo quản và lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất hoặc hàng hóa đầu vào đối với các doanh nghiệp thương mại

Kho tiêu thụ: Kho này chứa các loại thành phẩm của nhà máy sản xuất ra

Nhiệm vụ chính của kho là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói

hình thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nghiệp thương mại hoặc đơn vị tiêu dùng khác

Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng,

bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác Khi điều kiện giao thông không cho phép vận chuyển thẳng từ địa điểm đóng hàng tới địa điểm nhận hàng, hoặc cần phải gom hàng từ nhiều nơi rồi mới có thể đóng đủ hàng lên xe để vận chuyển đến điểm tiếp theo thì người ta sẽ sử dụng kho trung chuyển Kho này không nhất thiết phải của doanh nghiệp mà thường là dịch vụ kho được cung cấp bởi bên thứ 3

Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian

dài và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp Doanh nghiệp có kho dự trữ phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong thời gian dài Nhà nước cũng có kho dự trữ nhằm giải quyết các vấn đề xã hội khi có rủi ro xảy ra

Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao

hàng thuận tiện cho các đơn vị khách hàng Thuộc loại kho này là hệ thống kho nguyên, nhiên, vật liệu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng

Phân theo đặc điểm kiến trúc

Kho kín: Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ

bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài Đối với loại kho này bên trong sẽ có hệ thống thiết bị phù hợp để đảm bảo cho các loại hàng hóa khác nhau luôn đạt chất lượng ổn định nhất Lưu trữ hàng hóa thông thường thì trong kho chỉ cần hệ thống thông gió, làm mát, tránh mối mọt gỉ sét, Còn những hàng hóa đặc thù như hàng nông sản, đông lạnh hay tươi sống thì cần có phòng mát

để bảo quản riêng

Kho nửa kín: Kết cấu loại kho này khá đơn giản, chỉ che mưa, nắng cho hàng

hóa mà không có các kết cấu ngăn cách với môi trường ngoài kho Lưu trữ trong kho này là các mặt hàng hoặc nguyên vật liệu ít bị ảnh hưởng bởi môi trường bên

ngoài, có kích thước lớn, cồng kềnh, khó di chuyển, điển hình như gỗ, nhôm, một

số nguyên vật liệu dùng trong xây dựng, cầu đường,

Kho lộ thiên: Chỉ là những bãi lưu trữ hàng hóa mà không có hệ thống che

chắn, ngăn cách với môi trường bên ngoài, thường áp dụng với hàng hóa luân chuyển nhanh hoặc mặt hàng ít bị tác động bởi điểu kiện thời tiết như than, vật liệu xây dựng,…

Theo hình thức sở hữu

Kho chủ sở hữu (kho riêng): Là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu

quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức, dùng để lưu trữ các sản phẩm, hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra Ngoài ra còn một hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản Dạng kho này thì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn vị khác, trả tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm Tuy không có quyền sở hữu nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác và sử dụng Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng

về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng

Kho riêng có những ưu điểm như:

Tiết kiệm thời gian: Không gian của kho riêng thường mang tính tự quản nên

sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xuất nhập hàng, tức là có thể xuất nhập bất

cứ lúc nào mà không cần thông báo hay có kế hoạch trước Bởi khi so sánh với kho thương mại thì doanh nghiệp sẽ phải gửi trước kế hoạch thuê kho và danh mục hàng hóa để được hệ thống sắp xếp, chưa kể đến trường hợp kho bị quá tải không còn đủ không gian lưu trữ thì sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch và hoạt động của doanh nghiệp

Mức độ kiểm soát cao: Doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn các yếu tố liên quan đến việc lưu trữ, có thể quan sát và theo dõi lô hàng của mình một cách trực tiếp cho đến khi được chuyển giao cho khách hàng của mình

Tính linh hoạt: Kho riêng có tính linh hoạt cao nên khi vận chuyển xuất nhập hàng hóa sẽ dễ dàng hơn, không cần rập khuôn theo quy trình của một đơn vị nào khác

Góp phần tạo lòng tin từ phía khách hàng: Khi có kho riêng để lưu trữ hàng hóa thì quá trình xuất nhập hàng sẽ diễn ra đúng thời gian yêu cầu Khách hàng cũng cảm thấy yên tâm hơn khi đối tác là công ty quy mô, có kho riêng phục vụ cho quá trình bán hàng được diễn ra liên tục, thường xuyên

Tận dụng tốt nguồn nhân lực: Công ty có thể tận dụng nguồn nhân lực trong kho riêng một cách phù hợp với từng công việc phân bố trong kho Họ thường là những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm, giúp hoạt động trong kho diễn ra chuyên nghiệp và ít rủi ro

Bên cạnh những ưu điểm thì kho riêng cũng vấp phải một số nhược điểm như: Chi phí đầu tư cao: Kho riêng cần chi phí rất lớn trong xây dựng và duy trì hoạt động Bên cạnh đó là chi phí máy móc, trang thiết bị trong kho, chi phí tuyển dụng đào tạo nhân viên và các chi phí vẫn hành khác

Chi phí cơ hội: Được hiểu là những cơ hội đầu tư bị bỏ lỡ khi doanh nghiệp quyết định dồn ngân sách cho việc đầu tư kho bãi Trong khi đó nếu thuê kho chung thì có thể tiết kiệm được một khoản và dùng số tiền còn lại đầu tư phát triển sản phẩm và các chiến lược khác

Diện tích kho riêng cố định: Khi khách hàng muốn đặt số lượng hàng lớn hơn hoặc lùi ngày giao hàng mà chưa có kế hoạch trước thì lượng hàng tồn trong kho sẽ tăng bột biến, diện tích kho thì không thể mở rộng ngay được, ảnh hưởng trực tiếp đến bộ phận sản xuất Hay đối với những thời điểm hàng lưu kho ít, không tận dụng hết diện tích sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp

Rủi ro cao: Trong trường hợp vận hành kho riêng không tốt dẫn đến thất thoát,

hư hỏng hàng hóa thì mọi tổn thất đều do doanh nghiệp gánh chịu, không chỉ thế mà còn ảnh hưởng dây chuyền đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp Mặt khác, sau thời gian vận hàng mà doanh nghiệp muốn bán lại hoặc cho thuê kho

sẽ gặp nhiều khó khăn vì ngay từ đầu kho đã được thiết kế chuyên môn hóa theo hoạt động sản xuất cũng như yêu cầu của mình

Kho thương mại (cho thuê): Là kho do cá nhân, doanh nghiệp hay một tổ chức

xây dựng và cung cấp các dịch vụ về bảo quản, lưu trữ hàng hóa, bốc xếp, vận chuyển hàng Kho thương mại thường có diện tích lớn, được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ Sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê kho chứa hàng hóa ngắn hạn hoặc dài hạn trong không gian chung hoặc không gian riêng tùy yêu cầu khách hàng nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng

Những ưu điểm khi sử dụng kho cho thuê:

Linh hoạt thay đổi địa điểm: Doanh nghiệp sử dụng kho cho thuê không quá phụ thuộc vào đơn vị cho thuê kho mà chỉ ràng buộc bởi một hợp đồng thuê kho có thời hạn Vì thế trong trường hợp tìm được nơi khác cho thuê với giá tốt hơn hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh chiến lược thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển địa điểm trong thời gian ngắn nhất có thể

Chi phí lưu kho được kiểm soát: Các tổ chức cho thuê kho thường sẽ công khai mức giá Doanh nghiệp thuê kho căn cứ vào đó chỉ phải trả 1 khoản phí cố định tương đương diện tích sử dụng mà không trực tiếp trả các phí khác như điện, nước, nâng cấp kho, bảo trì máy móc, Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí bỏ ra cho việc lưu kho, từ đó cân đối ngân sách tốt hơn cho hoạt động kinh doanh

Diện tích kho thay đổi linh hoạt: Đối với doanh nghiệp sản xuất theo mùa vụ (hàng nông sản) thì diện tích cần lưu kho thường thay đổi liên tục Lựa chọn thuê kho sẽ giúp tiết kiệm trong khi sản xuất thấp và tối ưu cho phí khi sản xuất tăng cao Không mất vốn đầu tư: Khác với doanh nghiệp sở hữu kho riêng thì những doanh nghiệp đi thuê kho sẽ không mất chi phí đầu vào, chỉ phải trả phí cho quá trình sử dụng

Một số hạn chế khi thuê kho:

Thiếu tính chủ động: Khi muốn thuê kho doanh nghiệp phải đặt trước và gửi danh mục hàng hóa để được sắp xếp Tuy nhiên trong mùa cao điểm thì tần suất sử dụng kho sẽ rất cao, phát sinh nhiều rủi ro cho bên đi thuê như hết chỗ, khách hàng trước đó xuất hàng muộn so với kế hoạch hoặc muốn kéo dài thời gian lưu kho so với dự kiến nhưng không còn chỗ,

Khó đáp ứng cho sản phẩm đặc thù: Dịch vụ kho thường đáp ứng nhu cầu lưu trữ đối với nhiều loại mặt hàng đa dạng ở mức cơ bản, phù hợp với số đông Đối với sản phẩm đặc thù như hàng đông lạnh, hàng tươi sống thì cần có điều kiện bảo quản đặc biệt hơn, mà dịch vụ này không phải lúc nào cũng sẵn và chi phí có thể rất cao

Phân loại theo quy mô:

Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng và danh mục hàng hoá dự trữ trong kho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng

cán bộ công nhân viên công tác ở kho, người ta chia kho thành 3 loại: Kho lớn (tổng

kho), kho trung bình và kho nhỏ Cách chia này thường dùng trong nội bộ một

doanh nghiệp cho thuận tiện với việc quản lý và phân bổ chi phí đầu tư

1.2 Tổng quan về quản lý kho hàng của doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm về quản lý kho hàng của doanh nghiệp

Kho hàng trong ngành logistics không chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ hàng hóa, kho bãi đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động logistics nói riêng và toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung, nhằm cung ứng cho khách hàng hàng hóa nhanh nhất với chi phí thấp nhất khi họ có yêu cầu Vì thế, việc quản lý kho hàng hiệu quả được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế Nó giúp các doanh nghiệp: Chủ động trong việc sắp xếp, gom hàng, vận chuyển các lô hàng có cùng lộ trình, cùng kích thước, từ đó giảm giá thành trên mỗi sản phẩm; giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa; đảm bảo chất lượng hàng hóa được lưu trữ, duy trì nguồn cung ổn định, dịch vụ ổn định từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng vị thế cạnh tranh hơn; góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm

Từ lâu kho hàng đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung ứng logistics Doanh nghiệp muốn tối ưu hiệu quả các hoạt động quản lý và vận chuyển hàng hoá thông qua việc chuyên môn hoá hoạt động kho hàng của mình Vậy quản lý kho hàng hay kho vât tư chính là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời, góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho

1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng nhằm mục đích bảo quản hàng hóa tránh bị hư hao, xuống cấp, mau hỏng; tồn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiếu hụt các chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục; đảm bảo có đủ lượng hàng tồn khi có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm hàng, tập kết hàng hóa đủ để tập trung xuất khẩu; luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với chi phí ít tốn kém Bên cạnh đó quản lý việc ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuất còn giúp ích cho công tác kiểm soát khi cần thiết

Một hệ thống quản lý hoạt động trong kho và hàng dự trữ hiệu quả sẽ đem lại những ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp, bao gồm: Ngăn ngừa sự quá tải hoặc thiếu hụt hàng hóa trong kho; ngăn chặn tồn kho quá hạn, nguyên vật liệu lỗi thời; tiết kiệm chỗ trống để tăng diện tích sử dụng kho, tiết kiệm nhân lực bốc xếp; giảm chi phí điều hành, cân đối lượng hàng xuất nhập với sử dụng thiết bị, nhân sự trong kho; giảm sử dụng số tiền lớn vào việc mua hàng nhập kho chưa cần thiết tại một thời điểm nào đó; cập nhật thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động kinh doanh

1.2.3 Mối liên hệ giữa kho hàng và các hoạt động logistics

Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bãi khi có thể Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt động logistics khác

Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu

ra của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải Người ta

có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho Tại đó sẽ tiến hành gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp

để vận chuyển Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí

sản xuất có mối liên hệ rất mật thiết cần phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu Nếu doanh nghiệp nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho, nhờ

đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất tăng do phải thay đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào khác Trong trường hợp hàng không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp Còn nếu doanh nghiệp sản xuất với quy mô quá lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, chi phí quản lý kho tăng lên, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị

Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự

trữ mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách Con người không thể dự báo hết được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá Khi lượng đặt hàng lớn trong thời gian gấp gáp thì tồn kho sẽ giúp giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng, doanh nghiệp có thể giao đủ hàng cho khách và điều chỉnh kế hoạch sản xuất sao cho đáp ứng được tốt hơn trong thời gian tới

Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Quản lý kho một cách hiệu quả

góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ có kho nên có thể

chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế nhờ đó làm giảm chi phí bình quân trên đơn vị Hơn nữa kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản

lý tốt định mức hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ tiện tăng lên hay cắt giảm Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất Việc bố trí kho và số lượng kho ảnh hưởng gián tiếp đến chi phí dự trữ nhưng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí vận chuyển và tổng chi phí logistics mà doanh nghiệp phải bỏ ra Số lượng kho phù hợp với quy mô sản xuất và khả năng tài chính sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí

dự trữ, chi phí vận chuyển

1.2.4 Các hoạt động quản lý kho hàng

1.2.4.1 Thiết kế và bố trí kho bãi

Hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp có liên quan trực tiếp tới thiết kế và

bố trí của kho hàng Một thiết kế hoàn hảo có thể tối ưu hóa các hoạt động kho bãi

và giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt được hiệu quả tốt nhất Do đó, cần hiểu

rõ về những nguyên tắc thiết kế một kho hàng tối ưu Để xác định được đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau: Tại sao kho hàng đó tồn tại? Nó phục

vụ thị trường nào? Nó có phải là một phần của mạng lưới kho hay không? Những loại hàng hóa sẽ được lưu trữ trong kho? Dòng đời dự kiến của kho là gì? Nó sẽ là khu đất xanh hay một kho hàng hiện có?

Mục đích sử dụng sẽ chi phối hiệu quả, chi phí vận hành, môi trường làm việc của kho hàng Các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra cho kho hàng của mình sẽ ảnh hưởng đến kích thước, thiết kế, tỷ lệ kho trong nhà so với không gian sân bên ngoài; các quy định được thực hiện cho việc lắp đặt và phân chia thiết bị chuyên dụng giữa kho và không gian làm việc

Khi lựa chọn vị trí kho hàng, ta nên dựa vào đầu ra liên quan đến việc dịch chuyển hàng từ hóa điểm cuối cùng của dây chuyền sản xuất đến khách hàng Một trong những yếu tố quan trọng và cạnh tranh cao chính là dịch vụ khách hàng, mà

đặc trưng nhất là thời gian giao hàng Theo nhu cầu hiện nay, doanh nghiệp thường

áp dụng chiến lược dịch vụ giao hàng nhanh nên việc xác định vị trí kho hàng của mình gần khách hàng hoặc gần các hãng vận chuyển đối tác là một quyết định hoàn toàn đúng đắn Tuy nhiên, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định khác về số lượng kho cần thiết và kích thước của các kho Ngoài việc xem xét các khía cạnh đầu ra, thì tầm quan trọng của đầu vào khi bắt đầu lựa chọn vị trí kho cũng là một khía cạnh đáng quan tâm Doanh nghiệp cần tìm hiểu về vị trí của nhà cung cấp đồng thời gia hạn thời gian đặt hàng để biết được mức độ uy tín của họ Vì đây là những thông tin quan trọng trong việc lập kế hoạch kích thước và đặt vị trí của kho Sau khi đã quyết định về số lượng kho cần thiết và xác định được các vị trí kho phù hợp, tiếp theo là thiết kế về kết cấu và quy mô của từng kho Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch này, vì vậy ta cần phải liệt kê một số câu hỏi trước khi bắt tay vào thiết kế Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi dưới đây

để xác định được nhu cầu của mình:

Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong kho? Hoạt động trong kho chỉ bao

gồm việc tiếp nhận, lưu trữ, lựa chọn, đóng gói và gửi đi, hay cần thêm các khu vực dành riêng để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng khác?

Các đặc tính của sản phẩm? Đây là yếu tố có tác động đáng kể đến thiết kế

và các trang thiết bị sử dụng trong kho Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng nào

sẽ lưu trữ trong kho, có yêu cầu đặc biệt về xếp dỡ và bảo quản hay không? Mặt hàng này có gây độc hại, ảnh hưởng tới môi trường hay sức khỏe con người cần bảo quản riêng biệt hay không?

Hàng hóa có tuân theo mùa vụ không? Nếu trong kho lưu trữ loại hàng

mang tính chất mùa vụ thì cần tính toán tại thời điểm lượng hàng nhiều nhất là bao nhiêu để có thiết kế kho phù hợp Tối ưu nhất là thiết kế kho có không gian linh hoạt, mở rộng được vào lúc cao điểm và tận dụng vào việc khác trong thời gian hàng hóa ít hơn

Kho có phải xử lý hàng trả lại? Hiện nay chất lượng dịch vụ khách hàng

đang là một trong những yếu tố cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Trong trường

hợp hàng đến tay khách nhưng bị lỗi, hỏng, phát sinh vấn đề phải trả lại thì lô hàng

đó có nhập kho ngược lại không hay sẽ được lưu trữ và sửa chữa tại một nơi khác? Điều này khiến cho doanh nghiệp phải thiết kế thêm không gian dành riêng cho việc lưu trữ và xử lý các đơn hàng đó

Khi thiết kế mặt bằng kho, để đạt hiệu quả tối ưu cần tuân thủ theo nguyên tắc FAST – được viết tắt bởi 4 yếu tố: F – Flow (dòng chảy), A – Accessibiity (khả năng tiếp cận), S – Space (không gian) và T – Throughput (thông lượng) Tầm quan trọng của 4 yếu tố là như nhau và chúng có quan hệ mật thiết Nhằm đạt sự cân bằng thì khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố khác cũng cần được xem xét và đánh giá lại về tác động tổng thể của sự thay đổi đó

F – Flow: Dòng chảy ở đây là một chuỗi các hoạt động hợp lý trong kho nơi

mỗi hoạt động được đặt càng gần càng tốt với hoạt động trước nó và tương tự với chức năng theo sau nó Chúng ta quan tâm đến sự di chuyển có kiểm soát, không bị gián đoạn của hàng hóa, con người và các thiết bị (xe nâng, thiết bị xếp dỡ khác)

Nó cũng rất quan trọng để biết vị trí của vật liệu trong hệ thống kho kệ, trạng thái và

vị trí của hàng hóa, trạng thái và vị trí của thiết bị nâng hạ Mục đích ở đây là đặt ra các hoạt động kho phối hợp nhịp nhàng, trôi chảy với số lượt di chuyển và gián đoạn tối thiểu

A – Accessibility: Khả năng tiếp cận không chỉ có nghĩa là việc tiếp cận được

sản phẩm hay không mà còn là tiếp cận như thế nào Từ hàng hóa đến các công cụ cần thiết phải được tiếp cận một cách nhanh nhất có thể để tối ưu hiệu quả Ngoài

ra, chúng ta cần biết được mức độ yêu cầu của đơn vị đóng gói để có phương pháp tiếp cận phù hợp

S – Space (Không gian) Đây là một yếu tố trực quan nhất vì khi không gian

được khai thác một cách khôn ngoan sẽ tạo tiền đề cho các hoạt động diễn ra trong kho được thông suốt, hiệu quả Sử dụng không gian kho tối đa cho mục đích lưu trữ, vận hành và xử lý kho, đồng thời không gian tối thiểu cần thiết cho các chức năng liên quan như văn phòng, khu vực làm việc,… Nhờ có nhiều phương tiện lưu trữ có sẵn trên thị trường ngày nay (kệ hàng, pallet, gác lửng, …), doanh nghiệp có

thể sử dụng tối ưu không gian kho, không chỉ sử dụng khu vực sàn mà còn mở rộng lên phần không gian phía trên của kho hàng Hầu hết các thiết bị lưu trữ hiện đại đều tự đứng và không cần sự hỗ trợ cấu trúc từ chính kho hàng vì vậy kho hàng có thể được thiết kế như một “Chiếc hộp lớn” với cấu trúc đơn giản và chi phí thấp nhất Cũng vì vậy mà doanh nghiệp có được tính linh hoạt trong hoạt động bằng cách chọn thiết bị lưu trữ đáp ứng tốt nhất với các hàng hóa hiện tại và sau đó thay đổi nó khi doanh nghiệp phát triển để đáp ứng các nhu cầu mới trong tương lai

T – Throughput: Thông lượng hay có thể hiểu là lưu lượng hàng hóa luân

chuyển qua kho Chúng ta không chỉ xem xét loại sản phẩm nào đi qua kho mà còn phải tính đến bản chất và vận tốc của nó khi tham gia vào dòng chảy của hàng hóa lưu kho Với đặc điểm của từng loại hàng cụ thể (tính nguy hiểm, dễ vỡ, cần bảo mật, khả năng tương thích với sản phẩm khác,…) thì doanh nghiệp sẽ phải tính toán

và thiết kế kho sao cho phù hợp Nắm rõ được vận tốc di chuyển và khối lượng hàng hóa di chuyển qua kho sẽ giúp cho việc lên kế hoạch sản xuất được cụ thể, chi tiết và hiệu quả hơn

1.2.4.2 Cơ sở vật chất, trang thiết bị trong kho

a Các thiết bị vận chuyển cơ bản

Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người công nhân Xe có nhiều loại: loại xe một bánh, loại xe hai bánh, loại xe ba bánh và loại xe bốn bánh, kích thước to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở trong kho Cấu tạo xe khá đơn giản gồm: tay cầm, phần mặt phẳng để hàng và bánh xe, thích hợp vận chuyển những mặt hàng to, cồng kềnh nhưng không quá nặng

Băng tải, băng chuyền là thiết bị công nghiệp tự động hóa, chuyển tải có tính kinh tế cao và được ứng dụng trong vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu ở mọi khoảng cách Hay có thể hiểu rằng đó là thiết bị vận chuyển đồ vật từ nơi này đến nơi khác, từ điểm A đến điểm B Băng tải, băng chuyền đang dần thay thế các công

cụ vận chuyển truyền thống như xe đẩy, xe chở hàng Một số loại băng tải công nghiệp được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến là băng tải cao su, chịu được

nhiệt và sức tải lớn; băng tải xích, khá tốt trong ứng dụng tải dạng chai, sản phẩm cần độ vững chắc; băng tải con lăn; băng tải PVC tải nhẹ và thông dụng với kinh tế; băng tải góc cong chuyển hướng sản phẩm từ 30 đến 180 độ; băng tải nâng hạ vận chuyển hàng theo phương đứng với góc nghiêng nhất định

Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong kho từ tầng một đến tầng hai Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện hoặc quay tay (loại nhỏ)

Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng, nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000kg Thang máy dùng ở các kho lớn cơ giới hoá, có ít nhất từ 2 tầng trở lên

Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng xuống hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc

180 độ, nhờ độ dài của dây cáp

b Các thiết bị xếp dỡ hàng hóa (thiết bị nâng hạ)

Để hỗ trợ cho công việc xếp dỡ hàng hóa được nhanh chóng, hiệu quả thì sử dụng thiết bị nâng hạ tự động, bán tự động đang là xu thế khá phát triển hiện nay Thiết bị này thường là các lại xe nâng với nhiều chủng loại và cấu tạo khác nhau:

Xe nâng tay là tên gọi của xe nâng hàng mà nó được nâng lên hạ xuống bởi sức người Loại xe này không chỉ dùng để nâng, hạ hàng hóa mà còn có thể dùng để vận chuyển với quãng đường ngắn, bằng phẳng Vì điều khiển bằng sức người nên trọng lượng nâng tối đa chỉ từ 500 – 1000 kg

Xe nâng điện là xe nâng hoạt động bởi điện năng dùng từ bình ắc quy và các

mô tơ để di chuyển, nâng, hạ hàng hóa Loại xe này có các bộ phận và chức năng như xe điện thông thường, có ghế ngồi, buồng lái, vô lăng, chân ga, chân phanh, cài

số tiến lùi Xe nâng điện thường hoạt động rất êm, không gây ồn ào và chỉ thích hợp

sử dụng ở các phân xưởng, nhà máy, kho hàng có sàn trơn mịn, chất lượng tốt, thường dùng trong các kho hàng đông lạnh, kho thực phẩm,… Xe nâng điện gồm 3 loại là xe nâng điện bán tự động, xe nâng điện đứng lái và xe nâng điện ngồi lái

Xe nâng điện bán tự động, đây là loại xe phát triển từ xe nâng tay và có thêm bình ắc quy điện Xe có thêm vị trí cho người đứng điều khiển để không tốn sức di chuyển và nâng hạ hàng hóa

Xe nâng điện đứng lái, đây là loại xe đặc biệt vì người điều khiển phải đạp và giữ vào chân phanh thì xe mới di chuyển được, xe khá nhỏ gọn có thể di chuyển trong kho hàng chật hẹp, khả năng nâng hàng lên cao

Xe nâng điện ngồi lái, loại xe này khá thoải mái cho người điều khiển vì có buồng lái và ghế ngồi, cấu tạo và điều khiển tương tự như xe ô tô Thông thường loại xe này có thể nâng được hàng hóa dưới 2,5 tấn

Xe nâng hàng động cơ đốt trong, loại xe này sử dụng 1 trong 3 loại nhiên liệu để tạo ra công suất đó là xăng, gas và dầu diesel, dùng để nâng dỡ và di chuyển hàng hóa với khối lượng lớn, tần suất cao mà các loại xe khác không thể đáp ứng được Cấu tạo của xe giống như cấu tạo xe ô tô và có thêm hệ thống thủy lực để nâng hàng hóa Trong doanh nghiệp thường sử dụng loại xe nâng tối đa 5 tấn, loại xe nâng 10 tấn thì chủ yếu dùng tại các cảng biển, nơi có khối lượng hàng hóa lớn và nhiều

Thiết bị cần thiết hỗ trợ cho mọi xe nâng hàng chính là pallet Pallet là một cấu trúc phẳng dùng để cố định hàng hóa khi hàng được nâng lên bởi một xe hay tời nâng hoặc các thiết bị vận chuyển khác Pallet có cấu tạo cơ bản của một đơn vị lượng tải cho phép di chuyển và xếp vào kho một cách hiệu quả Sản phẩm công nghiệp này được sử dụng rộng rãi trong kho vận và vận chuyển hàng hóa Pallet giúp việc bốc xếp, di chuyển hàng hóa trong kho và giữa các phương tiện được dễ dàng và nhanh chóng Pallet không chỉ được làm từ kim loại như sắt, thét, mà còn được làm từ gỗ, nhựa, giấy… Những lợi ích trực tiếp khi sử dụng pallet có thể kể đến như là: giúp hạn chế tối đa tình trạng vỡ hỏng hàng hóa do được đóng gói và cố định trên pallet; vận chuyển an toàn đối với các sản phẩm điện tử, sành sứ dễ vỡ, hàng hóa có giá trị cao; hàng hóa cách mặt đất 1 khoảng nên chống được ẩm mốc từ đất; có thể di chuyển số lượng hàng hóa lớn bằng cách di chuyển cả pallet và xếp hàng vào container một cách nhanh chóng

Hiện tại có khá nhiều loại pallet nhưng chỉ có 4 loại được dùng nhiều nhất

chính là pallet nhựa, pallet sắt, pallet giấy, pallet gỗ Pallet nhựa có độ bền cao, khả

năng chống chịu với thời tiết khắc nghiệt tốt, không bị ẩm mốc, thích hợp cho các

loại hàng hóa lưu giữ trong kho thời gian dài Pallet sắt gặp nhược điểm là giá

thành cao nên chỉ được sản xuất theo số lượng hạn chế, tùy vào yêu cầu của người mua Pallet sắt được dùng cho các loại hàng hóa nặng như gạch, đá, sắt thép…

Pallet giấy là loại có giá thành cao nhất trong 4 loại bởi nó được sản xuất từ loại

giấy đặc biệt ép chặt với nhau bằng keo dưới tác động của áp lực lớn bởi vậy pallet giấy chịu tải trọng rất thấp, khoảng 200kg Loại pallet này chỉ được dùng cho các

loại hàng hóa cao cấp Pallet gỗ thường sản xuất không hạn chế, sử dụng được cho

nhiều loại hàng hóa, chắc chắn và có giá thành rẻ Bởi vậy pallet gỗ là sự lựa chọn cho doanh nghiệp nào chỉ cần sử dụng pallet 1 lần hoặc đối với hàng hóa xuất khẩu

c Hệ thống giá, kệ kho hàng:

Một trong những trang thiết bị không thể thiếu trong kho đó là hệ thống giá,

kệ để cất trữ hàng hóa Đây là phương tiện giúp bảo quản hàng hóa 1 cách tốt nhất

và tối ưu được diện tích nhà kho Đồng thời dựa vào thiết kế và cách sắp xếp hàng hóa trên mỗi giá, kệ sẽ giúp cho công tác quản lý được gọn nhẹ và dễ dàng hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho cho doanh nghiệp

Kệ kho hàng còn gọi là kệ kho công nghiệp, được sử dụng chủ yếu trong các ngành công nghiệp, xưởng cơ khí, doanh nghiệp cho thuê kho bãi, kho doanh nghiệp sản xuất, các đơn vị vận chuyển hàng có trọng tải nặng chuyên dụng như vận chuyển ô

tô, động cơ máy móc Kệ kho hàng được làm từ nhiều chất liệu như sắt, gỗ, thép,… Tuy nhiên hiện nay kệ kho được làm từ sắt, thép lỗ chữ V đa năng hoặc thép ống, được sơn tĩnh điện và chống oxy hóa là được sử dụng phổ biến hơn cả Bởi kệ để kho hàng được làm bằng thép lỗ chữ V rất bền và có khả năng chịu lực tốt

Kệ kho chứa hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ hàng hóa Kệ kho dùng để nâng, đỡ hàng hóa, từ hàng có trọng tải nhẹ đến trọng tải nặng; từ hàng đã thành phẩm đến hàng nguyên liệu, vật tư Kệ kho giúp cho việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học, nhìn tổng thể kho sẽ chuyên nghiệp và có

tính thẩm mỹ hơn, cũng như giúp cho quá trình xếp dỡ, xuất nhập hàng được nhanh chóng thuận tiện Nếu được thiết kế phù hợp kệ kho còn giúp tận dụng khoảng trống trên cao, giúp khai thác triệt để không gian kho hàng Mặt khác, trong trường hợp thời tiết xấu (mưa lũ dài ngày) hoặc có rủi ro bất ngờ xảy ra thì hệ thống giá kệ kho chắc chắn, bảo quản hàng trên cao sẽ tránh cho hàng bị ngập nước, mối mọt ẩm mốc, Dựa vào trọng tải hàng lưu trữ mà ta có thể phân chia thành kệ tải trọng nặng,

kệ tải trọng trung và kệ tải trọng nhẹ:

Kệ tải trọng nặng là loại kệ để hàng được thiết kế nhiều tầng chứa các pallet

hàng hóa nặng với tải trọng trên 800kg/tầng Kệ có độ bền và độ vững chắc cao nên

sẽ là một lựa chọn rất tốt để chứa hàng hóa Kệ tải trọng nặng rất đa dạng về hình thức bao gồm các loại như sau:

Kệ Double Deep: Là một loại kệ chứa được nhiều hàng hóa với các trọng tải từ

1500 – 6000 kg/tầng và có thể chứa từ 2- 4 pallet hàng Kệ double deep có chiều cao tối đa có thể đạt là đến 10m, các ngăn kệ có chiều sâu từ 1200mm đến 4500mm Kệ làm từ chất liệu thép nhất Nhật Bản và được sơn tĩnh điện chống ăn mòn kim loại Kệ này được thiết kế theo phương thức lắp ráp bulong bao gồm các bộ phận sau tạo nên: thanh beam, chân trụ, ray dẫn, trụ bảo vệ, bass móc, giằng chéo, giằng ngang

Kệ Drive In: Là một loại kệ có kích thước rất lớn, sức chứa gấp đôi với các kệ

kho cổ điển thông thường với tải trọng ≥ 500kg/pallet Chiều cao của một kệ là đến

8 tầng, có thể chứa 2 – 8 pallet trên một hệ thống ray kệ drive in và có thể nhiều hơn Kệ này chỉ chứa được đồng nhất một loại pallet duy nhất có cùng một kích thước Kệ được lắp ráp từ các chi tiết như: thanh giằng, chân trụ, ray dẫn pallet, trụ bảo vệ, bear đỉnh, gối đỡ ray

Kệ khuôn: Là loại kệ được thiết kế để chứa các khuôn mẫu, có thể lắp ráp

nhiều tầng tùy theo nhu cầu của người dùng Mỗi tầng của kệ khuôn có thể chứa hàng hóa có tải trọng từ 1 – 5 tấn Kệ khuôn được lắp ráp từ các chi tiết sau: khay trượt, giằng chéo, giằng ngang, chân trụ, chốt chặn, ray dẫn hướng, đế chân

Kệ Push Back: Với thiết kế tiết kiệm không gian của kho, kệ push back dùng

để lưu trữ nhiều loại hàng hóa trên 1 pallet với các chủng loại và kích cỡ khác nhau

Kệ push back làm tăng mật độ lưu trữ hàng hóa khi giảm được số lối đi trong kho

Kệ này có thể chứa từ 2 đến 4 pallet trong mỗi ngăn Với thiết kế pallet sắt và kệ 2 mặt thuận tiện lấy hàng nên thích hợp chứa hàng có trọng tải nặng, ví dụ như vật liệu xây dựng Kệ Push Back được thiết kế lắp ráp qua các chi tiết sau: khung cột chịu tải, thanh liên kết khung, thanh beam, trụ bảo vệ, rào bảo vệ, xe trượt 1, xe trượt 2, miếng chặn pallet

Kệ Selective: Là loại kệ chứa hàng đơn giản từ khâu thiết kế cho đến khâu lắp

ráp Kệ được tạo nên từ 6 chi tiết chính sau là khung cột chịu tải, thanh liên kết khung, rào bảo vệ, trụ bảo vệ, thanh beam, thanh support Kệ selective được dùng với kho pallet thủ công, có thể kết hợp nhiều thành phần lưu trữ trên một hệ thống

Kệ Cantilever Rack: Đây là loại kệ được thiết kế để chứa hàng hóa, sản phẩm

với nhiều kích thước khác nhau, phù hợp với mặt hàng ống dài, thanh gỗ,…Gồm một kệ đứng cố định ở giữa và các tay đỡ đưa ra phía ngoài, thích hợp việc xếp dỡ hàng hóa từ phía trước, không vướng bởi các cột như kệ chứa pallet Kệ được lắp ráp từ các chi tiết như: thanh beam liên kết, trụ chịu tải, tay đỡ chịu tải, đế kệ

Kệ trượt pallet: Là kệ được làm bằng sắt thép cao cấp nên chi phí đầu tư khá

cao Kệ này là giải pháp lưu trữ hàng hóa trong kho hàng với kỹ thuật tự động hóa bằng các thanh chuyển động được điều khiển từ xa Kệ được lắp đặt bằng các chi tiết như: thanh beam, chân trụ, đế chân, tắc kê, băng chuyền, dây chuyển, thanh chuyển động, bàn tải trọng lực

Đặc điểm chung của 7 loại kệ trên đều là loại kệ trọng tải trọng nặng, có sức chứa hàng hóa lớn hơn 500kg/pallet trở lên Hàng hóa khi chứa trên các kệ này đều phải sử dụng các loại xe nâng để bốc hàng lên xuống Màu sắc tiêu chuẩn là xanh – cam – xám, tuy nhiên màu sơn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp

Kệ tải trọng trung là loại kệ có nhiều tầng chứa hàng, mỗi tầng được ngăn

cách bằng mâm tole hoặc ván ép Kệ có sức chứa từ 300 - 700kg/tầng với chiều dài

kệ từ 1m – 2,5m Kệ là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp lưu trữ hàng tải trọng vừa, đa dạng mẫu mã, chủng loại Thông thường các hàng hóa sẽ được đóng

thùng carton hay khay chứa mà không bắt buộc đặt trên các pallet Nhóm kệ tải trọng trung được phân chia như sau:

Kệ Carton Flow Rack: Là loại kệ tự động bao gồm một hay nhiều làn kệ vận

hành bằng hệ thống con lăn Kệ được thiết kế theo kỹ thuật chuyển động các băng chuyền có độ dốc tạo lực chuyển động cho hàng hóa Kệ chứa hàng hóa vào các thùng hay khay mà không sử dụng pallet Hệ thống lối đi xuất nhập hàng hóa tách biệt nhờ cơ chế tự động tự trượt về phía trước nên việc xuất nhập hàng hóa khác nhau

Kệ trung tải: Là loại kệ đa năng chứa được rất nhiều chủng loại hàng hóa Kệ

sử dụng các bản tôn dày hoặc ván để lưu trữ hàng hóa chất lên các tầng mà không

sử dụng các pallet Kệ thiết kế bao gồm các chi tiết như: tole cuốn cạnh hay ván, thanh beam, trụ, thanh giằng

Kệ trượt tự động: Là loại kệ tự động di chuyển hàng hóa theo các băng chuyền tự

động Kệ trượt tự động thuộc kệ cao cấp, tiết kiệm được thời gian, chi phí quản lý hàng hóa Kệ chứa từ 2-4 thùng carton trên một ngăn kệ mà không cần sử dụng pallet

Kệ tải trọng nhẹ là loại kệ chứa hàng hóa bằng hoặc nhỏ 200kg/tầng, hệ

thống kệ được thiết kế rất nhiều tầng Kệ được sử dụng để lưu trữ hàng hóa như: lưu

hồ sơ, lưu phụ tùng, vật dụng gia đình, trưng bày hàng hóa Kệ tải trọng nhẹ được phân chia thành hai loại là kệ đa năng và kệ siêu thị

Kệ đa năng: Là loại kệ có rất nhiều mẫu mã, hình dáng có thể sử dụng trong

không gian hẹp Kệ chỉ chứa các hàng hóa dưới 200kg/tầng Kệ được tạo từ mâm tole cuốn cạnh, chân trụ thép, đế chân nhựa, ê kê

Kệ siêu thị: Là loại kệ dùng để trưng bày hàng hóa của siêu thị, chứa các mặt

hàng đa dạng mẫu mã Kệ có rất nhiều kiểu dáng và màu sắc khác nhau tùy vào nhu cầu của người sử dụng Kệ được thiết kế đơn giản dễ dàng tháo lắp và di chuyển Nhóm kệ tải trọng nhẹ này khi lấy hàng chỉ sử dụng bằng tay hoặc xe thang

mà không cần đến xe nâng

Khi doanh nghiệp đầu tư kho và các thiết bị bên trong thì cần phải cân nhắc và chọn lọc kỹ lưỡng bởi sẽ phải chi ra nguồn ngân sách đáng kể, cần cân nhắc đến những tiêu chí cụ thể như:

Kệ kho phải có chất lượng tốt Chất lượng kệ hàng luôn phải đặt lên hàng đầu

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn cho mình những kệ kho chứa hàng có chất lượng cao để đảm bảo an toàn cho nhân viên kho và hàng hóa Chất lượng kệ kho được quyết định qua yếu tố chắc chắn của kệ, có thể chọn những kệ sắt hay kệ thép, với tính năng chống ăn mòn, độ bền và độ chịu đựng tốt

Kệ chứa hàng phải phù hợp với loại hàng hóa, sản phẩm Mỗi loại hàng hóa

sẽ có kích thước và trọng tải khác nhau Việc lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp với hàng hóa không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng tính an toàn trong quá trình lưu trữ Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ kích thước và trọng tải từng kiện hàng, tổng trọng tải hàng hóa sẽ lưu trữ trong kho, hình thức xuất nhập kho,…để lựa chọn loại kệ hàng phù hợp nhất

Kệ chứa hàng có tải trọng tương ứng với khối lượng hàng hóa Hiện nay giá

kệ chứa hàng hóa được chia thành 3 loại theo tải trọng là kệ kho tải trọng nặng, kệ kho tải trung, kệ kho tải trọng nhẹ tương ứng với sức chứa từ 150kg đến 5000kg Dựa vào trọng tải hàng hóa và nguồn ngân sách của mình doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn sao cho hợp lý

Kệ chứa hàng có tính thẩm mỹ cao, ngoài việc lựa chọn chất liệu, doanh

nghiệp cần lưu ý chọn kệ hàng có kiểu dáng và màu sắc hài hòa với không gian chung Tùy nhà sản xuất mà kệ kho hàng sẽ có những màu sắc, kiểu dáng khác nhau, tốt nhất nên chọn kệ hàng sáng màu và đồng nhất, tránh việc pha trộn quá nhiều màu sắc làm rối mắt Cũng có thể tận dụng màu sắc kệ hàng để phân chia loại hàng hay khu vực lưu trữ Cách lựa chọn màu sắc, bố trí kệ hàng sẽ phần nào thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp Một kho hàng có kệ hàng đẹp sẽ là điểm nhấn cho không gian kho trở nên bắt mắt hơn, chuyên nghiệp hơn

Kệ kho cần phải phù hợp với diện tích của kho Diện tích mỗi kho hàng sẽ

khác nhau nên cần chọn loại kệ chứa hàng phù hợp Để làm được việc này, doanh

nghiệp phải lên sơ đồ và kế hoạch lưu trữ cụ thể ngay từ đầu, từ đó đặt mua lượng

kệ đủ dùng, vừa tiết kiệm chi phí mua kệ mà vẫn đảm bảo khai thác triệt để không gian kho

Ngoài hệ thống kệ kho đã liệt kê ở trên còn có 1 số trang thiết bị khác cũng được sử dụng để bảo quản hàng trong kho, đó là giá chuyên dùng, bục để hàng hay sàn để hàng,…

d Các loại trang thiết bị khác

Bên cạnh những trang thiết bị cơ bản cần thiết cho các hoạt động trong mỗi kho hàng thì còn có các thiết bị hỗ trợ cho công tác quản lý kho được thuận tiện, nhanh chóng và hiện đại hơn đó là hệ thống máy vi tính, máy quét mã vạch, hệ thống phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho, thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng… Ví dụ như: Adaline, BS Silver, SSE, Perfect Warehouse, GM Sales Đây đều là các phần mềm thông dụng, hiệu quả và dễ dàng sử dụng trong quản lý kho, tùy vào điều kiện thực tế mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn ứng dụng phần mềm phù hợp

để đạt hiệu quả cao nhất cũng như tiết kiệm chi phí sử dụng

Ngoài ra hệ thống đảm bảo an ninh, an toàn trong kho về cả người và hàng hóa cũng rất cần thiết như: camera giám sát, cửa chống trộm tia hồng ngoại, dụng cụ phòng cháy chữa cháy, cáng cứu thương cho những trường hợp khẩn cấp, dụng cụ y

tế sơ cứu tức thời,…

1.2.4.3 Quy trình xuất nhập hàng hóa

Nghiệp vụ lưu kho, bảo quản hàng hoá là một trong những nghiệp vụ quan trọng và được thực hiện thường xuyên, liên tục trong doanh nghiệp Vì vậy cần phải xây dựng quy trình xuất – nhập hàng một cách rõ ràng, cụ thể để nhằm mục đích quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc và công ty mẹ

Quy trình nhập kho

Tùy thuộc vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà xây dựng nên quy trình cụ thể, nhưng nhìn chung quy trình nhập kho đều phải trải qua các bước như sau:

Bước 1: Đề nghị nhập kho Lý do đề nghị nhập kho thường xuất phát từ việc mua hàng của nhà cung cấp hoặc tái nhập do các bộ phận sử dụng không hết hoặc không sử dụng trả lại kho Ngoài ra còn có các nguồn nhập khác như nhập điều chuyển (chuyển từ kho khác đến); nhập từ gia công, sản xuất; nhập từ sửa chữa hoàn thành; nhập điều chỉnh (do phát hiện thừa trong kiểm kê); nhập do nhận góp vốn và nguồn nhập khác,… Người có nhu cầu nhập hàng phải ghi phiếu đề nghị nhập kho, trong đó ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, thời gian dự nhập Phiếu đề nghị này phải được cán bộ quản lý cấp phòng/bộ phận/dự án xác nhận phê duyệt trước khi chuyển cho thủ kho và làm công tác nhập kho Nếu số lượng mặt hàng nhiều thì người đề nghị phải đính kèm bảng kê, packing list theo phiếu

Bước 2: Chuẩn bị kho bãi Dựa vào kế hoạch nhập hàng hoặc phiếu đề nghị nhập kho đã được phê duyệt, thủ kho tính toán số lượng hàng hóa cần phải lưu trong kho, trong khu vực chứa hàng Nếu năng lực chứa hàng của kho không phù hợp, thủ kho phải đề nghị tìm kiếm, bố trí địa điểm chứa hàng chuyển cho trưởng bộ phận vật tư hoặc quản lý dự án xem xét có ý kiến

Bước 3: Nhập hàng Kế toán dự án, thủ kho hoặc cán bộ vật tư căn cứ vào phiếu đề nghị nhập hàng được duyệt để lập phiếu nhập kho, ghi đầy đủ rõ ràng các thông tin và chỉ tiêu trên phiếu Trước khi nhập kho bắt buộc phải kiểm soát chất lượng hàng nhập Thủ kho và người được giao nhiệm vụ kiểm tra bằng các dụng cụ

và phương pháp thích hợp để kiểm tra số lượng, chất lượng, tính chất cơ - lý - hóa với từng loại hàng và đối chiếu tài liệu, tiêu chuẩn, yêu cầu nhập hàng, sau đó ghi kết quả vào biên bản kiểm nghiệm Đối với hàng hóa thông dụng, thủ kho tự kiểm tra các mặt hàng theo phiếu đề nghị nhập kho cả về chất lượng và số lượng Nếu hàng hóa đáp ứng yêu cầu thì ký vào phiếu đề nghị nhập Nếu phát hiện hàng hóa không đáp ứng hoặc sai khác bất kỳ tiêu chí nào thì chưa thực hiện nhập kho mà báo cáo quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận để giải quyết Cán bộ quản lý sẽ xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý cho nhập kho toàn bộ/một phần hoặc từ chối