Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Outlook 2010 part 16 pdf

1 CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK Tạo các thư mục chuyên nghiệp Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ khô

1

CHƯƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN

ÍCH TRONG OUTLOOK Tạo các thư mục chuyên nghiệp

Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các Email vào những nhóm

riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa

 Cách tạo thư mục

Cách tạo các thư mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn

New Folder, đặt tên cho thư mục vừa tạo và OK

 Di chuyển các email vào thư mục vừa tạo

Sau khi đã tạo ra một thư mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thư mục

đó Email có thể di chuyển vào thư mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột

vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thư mục và bạn thả chuột

ra

3

 Di chuyển các Email vào thư mục bằng lệnh

Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để

làm công việc này Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bước sau:

1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email

2 Chọn Move To Folder

3 Chọn thư mục bạn muốn lưu

4 Ok

 Tạo quy tắc nhận mail

e Cách thức tạo và sử dụng email mẫu

Nếu sử dụng một dạng email thường ngày được gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng

nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công

việc Những mẫu email thường gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho

nhóm đối tác Để tạo một email mẫu, ta thực hiện như sau:

- Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới Trong giao diện soạn

thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ được lặp lại theo hướng

khuôn mẫu Ví dụ như: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng

- Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tượng logo của Microsoft

Office), chọn Save As

Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần "Save as type",

đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lưu rồi Save lại Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều

hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lưu template khác nhau

+ Windows XP: thư mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication

DataMicrosoftTemplates

5

+ Windows Vista: thư mục UsersTên tài

khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các người dùng MS Outlook

khác trên cùng máy sử dụng chung Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi

tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, chọn "Choose From "

Hộp thoại “Choose Form” hiển thị

Click chọn “User Template in File System” trong mục “Look In”

Sau khi mở email mẫu, chỉ cần sửa chữa lại thông tin, bổ sung hay thay đổi những

phần nội dung theo yêu cầu công việc Bạn sẽ thấy cách này tiết kiệm được rất

nhiều thời gian