CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG
Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ
Cùng với sự tiến bộ trong quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã phát triển thành một hệ thống lý luận quan trọng, không chỉ hỗ trợ công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan chặt chẽ đến quản trị tổ chức.
Vào đầu thế kỷ 20, kiểm soát nội bộ đã được đề cập trong các tài liệu kiểm toán, nhưng chủ yếu được coi là công cụ để bảo vệ tài sản khỏi sự biển thủ của nhân viên.
Năm 1929, Cục Dữ Trữ Liên Bang Hoa Kỳ định nghĩa kiểm soát nội bộ là công cụ bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.
Theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) năm 1936, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là các biện pháp và phương thức được áp dụng trong tổ chức nhằm bảo vệ tài sản và tiền bạc, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép sổ sách.
- Kiểm soát nội bộ ngày càng được quan tâm nhiều hơn đặc biệt là sau sự thất bại trong các cuộc kiểm toán điển hình là Mc Kesson &Robbins
Năm 1949, AICPA đã công bố nghiên cứu về "Kiểm soát nội bộ", nhấn mạnh vai trò quan trọng của nó đối với quản trị doanh nghiệp từ góc độ của kiểm toán viên độc lập AICPA cho rằng kiểm soát nội bộ là công cụ bảo vệ tài sản, kiểm tra độ tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khuyến khích sự tuân thủ chính sách của nhà quản lý.
Năm 1958, Uỷ ban kiểm toán CAP thuộc AICPA đã công bố báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29, tập trung vào phạm vi xem xét kiểm toán nội bộ của kiểm toán viên độc lập Báo cáo SAP 29 đã phân biệt rõ ràng giữa kiểm soát nội bộ trong quản lý và kiểm soát nội bộ trong kế toán.
- Năm 1962, CAP ban hành tiếp SAP 33 để làm rõ hơn về hệ thống KSNB
- Năm 1972, CAP ban hành tiếp tục SAP 54 đưa ra 4 thủ tục kiểm soát kế toán
Trong suốt thời kỳ này, kiểm soát nội bộ đã liên tục mở rộng và phát triển Tuy nhiên, trước khi có báo cáo COSO, kiểm soát nội bộ chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ cho các kiểm toán viên trong việc kiểm toán báo cáo tài chính.
Năm 1992, Báo cáo COSO được ban hành, đánh dấu tài liệu đầu tiên trên thế giới cung cấp khuôn mẫu lý thuyết về Kiểm soát Nội bộ (KSNB) một cách đầy đủ và có hệ thống Tài liệu này mang đến một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, nhấn mạnh rằng kiểm toán nội bộ không chỉ liên quan đến kiểm toán Báo cáo Tài chính (BCTC) mà còn mở rộng ra các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ.
- Mục tiêu Báo cáo COSO 1992:
+ Thống nhất định nghĩa về KSNB để các đối tượng có nhu cầu sử dụng
Công bố các hệ thống tiêu chuẩn giúp các đơn vị đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát hiện tại và tìm kiếm giải pháp tối ưu để cải tiến.
Giai đoạn hiện đại (Sau năm 1992) a Phát triển về phía quản trị
Năm 2001, hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM) được hình thành dựa trên Báo cáo COSO 1992 và chính thức ban hành vào năm 2004 ERM bao gồm 8 nhân tố cấu thành quan trọng: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
- Cách thức áp dụng KSNB trong các công ty cổ phần đại chúng nhỏ được ban hành năm 2006
Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA) đã phát hành bản tiêu chuẩn CoBIT, viết tắt của “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan.” CoBIT tập trung vào việc thiết lập các kiểm soát trong môi trường công nghệ thông tin, bao gồm các lĩnh vực như hoạch định và tổ chức, mua sắm và triển khai, phân phối và hỗ trợ, cũng như giám sát.
Năm 2013, COSO đã công bố phiên bản COSO 2013, đánh dấu sự thay đổi trong quan điểm về Kiểm soát nội bộ (KSNB) Phiên bản mới này giới thiệu 17 nguyên tắc, mở rộng mô hình cấu trúc dựa trên 5 thành phần của hệ thống KSNB theo COSO 1992.
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm
Năm 1953, INTOSAI đã được thành lập như một hiệp hội nghề nghiệp dành cho các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của họ.
Năm 1992, INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ (KSNB) cho khu vực công, tích hợp lý luận của báo cáo COSO và các đặc điểm của khu vực này Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và chính thức công bố vào năm 2004 Thông qua việc áp dụng mô hình COSO, INTOSAI 2004 không chỉ cập nhật lý luận chung về KSNB mà còn xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù của khu vực công.
Bộ tài liệu này cung cấp khuôn mẫu KSNB trong khu vực công và cung cấp các tiêu chuẩn cơ bản để đánh giá KSNB hữu hiệu
INTOSAI 2004 đưa ra hai nhóm chuẩn mực cụ thể:
- Chủng mực chung: INTOSAI GOV 9100 bao gồm khái niệm, thành phần của KSNB và cung cấp vai trò, trách nhiệm của những thành phần tham gia
- Chủng mực cụ thể: các quy định về báo cáo, cách đánh giá chính sách, quản lý tài sản, sổ sách, quản trị rủi ro
Năm 2013 INOTSAI tiếp tục cập nhật và công bố áp dụng năm 2014
Vào năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành các chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm cung cấp quan điểm và hướng dẫn cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ tại các đơn vị trong khu vực công.
Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI.
Khái niệm kiểm soát nội bộ theo COSO và INTOSAI
Theo Báo cáo COSO (1992), kiểm soát nội bộ là một quá trình được hình thành dưới sự tác động của hội đồng quản trị, người quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu một cách hợp lý.
- Sự hữu hiệu và hiệu quả về hoạt động
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ các luật lệ theo quy định
Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là:
- Thông tin và truyền thông
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) được triển khai ở tất cả các bộ phận trong tổ chức Hội đồng quản trị và các nhà quản lý có trách nhiệm thiết lập và giám sát hiệu quả hệ thống KSNB, đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên trong đơn vị.
Theo báo cáo COSO (2013), kiểm soát nội bộ là quy trình do hội đồng quản trị, ban quản lý và các cán bộ liên quan thiết lập, nhằm xác định các sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến doanh nghiệp Quy trình này cũng giúp quản lý rủi ro trong phạm vi cho phép, từ đó đảm bảo đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Mục tiêu của COSO 2013 là cung cấp hướng dẫn về quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ, nhằm giảm thiểu gian lận và cải thiện hiệu quả hoạt động, đồng thời tăng cường giám sát trong tổ chức.
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) theo COSO 2013 vẫn duy trì 5 thành phần như COSO 1992, nhưng đã được mở rộng để bổ sung các yêu cầu cần thiết cho một hệ thống KSNB hiệu quả Để đảm bảo tính hiệu quả, cả 5 bộ phận và các nguyên tắc tương ứng phải được thực hiện một cách đồng bộ và không thể dùng sự hiệu quả của bộ phận này để bù đắp cho sự yếu kém của bộ phận khác.
Theo INTOSAI (1992), kiểm soát nội bộ là cấu trúc của tổ chức bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và biện pháp của lãnh đạo, nhằm đảm bảo tính hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Mục tiêu của tổ chức này rất đa dạng và quan trọng.
Để nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ, cần thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra một cách có trình tự.
- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí, sử dụng sai mục đích
- Khuyến khích tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của đơn vị
- Thiết lập và báo cáo các thông tin tài chính, thông tin quản lý kịp thời và đáng tin cậy
Theo INTOSAI (2004), kiểm soát nội bộ là quá trình do nhà quản lý và nhân viên thực hiện, nhằm đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được các mục tiêu chung của tổ chức Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc quản lý và vận hành đơn vị.
Kết hợp các hoạt động trong đơn vị thành một thể thống nhất nhằm thúc đẩy các hoạt động có tính đạo đức, kinh tế, hiệu quả và phù hợp.
- Thực hiện trách nhiệm giải trình
- Tuân thủ theo pháp luật hiện hành, các nguyên tắc và quy định tại đơn vị
- Sử dụng và bảo vệ nguồn lực chống thất thoát và sử dụng sai mục đích
So với định nghĩa INTOSAI 1992, INTOSAI 2004 đã bổ sung yếu tố đạo đức và trách nhiệm giải trình, nhấn mạnh tầm quan trọng của đạo đức trong việc nhận diện và ngăn chặn hành vi gian lận trong khu vực công.
Theo INTOSAI (2013), kiểm soát nội bộ đã có sự thay đổi so với INTOSAI 2004, tập trung vào quản trị rủi ro và biện pháp giảm thiểu gian lận, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giám sát tổ chức Năm bộ phận của kiểm soát nội bộ cần liên kết chặt chẽ để giảm thiểu sai sót và đạt được mục tiêu ở mức chấp nhận được.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị Mục tiêu này bao gồm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Chuẩn mực này được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 01/01/2014, thay thế cho chuẩn mực kiểm toán số 400.
Luật Kế toán 2015 định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán, nhằm tuân thủ các quy định pháp luật Mục tiêu của KSNB là phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra theo quy định tại Điều 39 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.
Vai trò của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công
- Đảm bảo hoạt động của đơn vị thực hiện đúng theo quy trình, đúng kế hoạch và mục tiêu đã đề ra
- Phát hiện, ngăn chặn các sai sót, rủi ro, gian lận gây thiệt hại cho tổ chức
- Quản lý, sử dụng tài sản khỏi bị hư hại, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp
- Bảo đảm tuân thủ quy định và tính chính xác của số liệu kế toán
- Đảm bảo các thành viên trong tổ chức đều tuân thủ quy định, quy chế của tổ chức và quy định pháp luật
Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên là yếu tố then chốt để tổ chức các hoạt động hiệu quả Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát các rủi ro, từ đó đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của tổ chức một cách thành công.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công
- Mục tiêu về hoạt động: nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị
Mục tiêu của báo cáo tài chính là cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính một cách kịp thời và phù hợp với nhu cầu của các đối tượng sử dụng.
- Mục tiêu về sự tuân thủ: tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định có liên quan
Mục tiêu quản lý nguồn lực bao gồm việc sử dụng nguồn nhân lực một cách hợp lý và hiệu quả, đảm bảo ngân sách được chi tiêu hiệu quả, đồng thời tránh lạm dụng và lãng phí nguồn lực.
Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tác giả chọn lý thuyết INTOSAI 2004 làm nền tảng cho bài luận văn vì lý thuyết INTOSAI 1992 đã trở nên lạc hậu so với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay Trong khi đó, INTOSAI 2013 tập trung vào quản trị theo hướng quản lý rủi ro, bao gồm cả yếu tố ERP, mà các trường cao đẳng tại TP.HCM chưa đủ năng lực để thực hiện.
2004 thì hệ thống KSNB bao gồm 5 thành phần sau:
Môi trường kiểm soát trong tổ chức thể hiện qua các chuẩn mực và văn hóa, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của từng cá nhân cũng như các bộ phận liên quan trong hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB).
Môi trường kiểm soát được cải thiện thông qua việc thiết lập các quy trình, chính sách, giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử bằng văn bản, giúp nhân viên có cơ sở để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát gồm:
* Sự chính trực và giá trị đạo đức:
Sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý và nhân viên được thể hiện qua thái độ cư xử và sự tuân thủ các quy định về đạo đức Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người tham gia, tạo ra môi trường thuận lợi để phát huy sức mạnh tập thể và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Năng lực nhân viên bao gồm chuyên môn, kỹ năng làm việc và hiểu biết cần thiết, cùng với việc nhận thức rõ ràng về trách nhiệm cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Lãnh đạo và nhân viên phải có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp để cùng nhau thực hiện và duy trì hệ thống KSNB tại đơn vị
* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo, phản ánh qua cá tính và quan điểm của họ, đóng vai trò quyết định trong sự thành bại của tổ chức Khi nhà lãnh đạo coi trọng kiểm soát nội bộ (KSNB), điều này sẽ khuyến khích toàn thể cán bộ, viên chức (CBVC) cống hiến và nỗ lực xây dựng một hệ thống KSNB hiệu quả Sự khác biệt trong triết lý và phong cách lãnh đạo không chỉ ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát mà còn tác động lớn đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, giúp thực hiện mục tiêu chung hiệu quả Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ nâng cao khả năng điều hành, kiểm soát và giám sát hoạt động mà còn ngăn ngừa gian lận và sai sót Ngược lại, cơ cấu tổ chức không hợp lý có thể dẫn đến gian lận, tăng chi phí và làm giảm hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.
Chính sách nhân sự bao gồm các quy định về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng và kỷ luật nhân viên, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, cần đảm bảo nhân viên có năng lực, trung thực và giá trị đạo đức Dù hệ thống KSNB được thiết kế tốt đến đâu, nếu người thực hiện không đáp ứng yêu cầu thì sẽ không đạt hiệu quả tối ưu Do đó, lãnh đạo cần xây dựng chính sách khuyến khích và khen thưởng rõ ràng cho cán bộ, viên chức và người lao động, đồng thời áp dụng hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm.
1.5.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài
- Rủi ro bên trong: Là những rủi ro xảy ra do bản thân đơn vị tạo ra
Rủi ro bên ngoài đề cập đến những yếu tố không thể kiểm soát xảy ra bên ngoài tổ chức, bao gồm sự thay đổi công nghệ, biến động trong chính sách kinh tế và các quy định mới có thể ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ giúp tổ chức đánh giá rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài, bao gồm việc nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro Quá trình này cũng xem xét tần suất xảy ra của các rủi ro và cân nhắc các biện pháp quản lý phù hợp để giảm thiểu tác động của chúng.
Thiết lập mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, vì mục tiêu cần được xác định trước khi nhà quản lý nhận diện các rủi ro ảnh hưởng đến thành tích Quá trình này đòi hỏi sự liên tục trong việc đánh giá và giải quyết các tác động của rủi ro một cách hiệu quả, đồng thời cần có nhân viên với kỹ năng phù hợp để xác định và đánh giá tiềm năng rủi ro.
Nhận dạng rủi ro là quá trình xem xét các rủi ro có thể xảy ra và ảnh hưởng của chúng đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Rủi ro có thể tác động đến toàn bộ hoạt động hoặc chỉ một số hoạt động cụ thể Để nhận diện rủi ro, nhà quản lý có thể áp dụng các biện pháp như dự báo, so sánh dữ liệu quá khứ và hiện tại, cũng như rà soát các hoạt động hiện tại để phát hiện dấu hiệu bất thường.
Đánh giá rủi ro là quá trình xác định tầm quan trọng và mức độ thiệt hại mà rủi ro có thể gây ra cho tổ chức Các phương pháp đánh giá rủi ro bao gồm ước lượng ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra và các biện pháp ứng phó Mục đích chính của việc này là giúp nhà quản lý tìm ra phương án kịp thời để đối phó và thực hiện các thủ tục kiểm soát ưu tiên.
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và phương thức nhằm đối phó với rủi ro, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của tổ chức Những hoạt động này hiện diện ở tất cả các bộ phận và để đạt hiệu quả, cần thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp, thống nhất và đáng tin cậy, liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát.
Hoạt động kiểm soát gồm hai yếu tố:
Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn rằng sẽ không xảy ra gian lận hay sai sót, vì nó chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc bảo vệ tài sản, duy trì độ tin cậy của thông tin và tuân thủ các quy định pháp luật Do đó, bản chất của hệ thống này tồn tại những hạn chế nhất định.
Hệ thống được thiết kế để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu, với mục tiêu đảm bảo chi phí thấp hơn lợi ích Tuy nhiên, một số biện pháp không thể thực hiện do chi phí đầu tư quá lớn so với lợi ích thu được.
Quy trình này được thiết lập sẵn chỉ hiệu quả với các nghiệp vụ thông thường, không áp dụng cho những tình huống bất thường Trong thực tế, có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống không lường trước được, và một số thủ tục kiểm soát trở nên không còn phù hợp khi điều kiện kinh tế và môi trường thay đổi.
Hệ thống được xây dựng và vận hành bởi con người, do đó, có thể xảy ra sai sót do yếu tố con người, bao gồm sự thông đồng giữa các nhân viên, đặc biệt là ở cấp quản lý cao Việc lạm dụng quyền hạn của quản lý và sự lạc hậu của các thủ tục kiểm soát, khi không kịp thời điều chỉnh theo thực tế, cùng với hạn chế về trình độ chuyên môn và nhận thức, có thể dẫn đến sai sót và gian lận trong tổ chức.
Đặc điểm tổ chức hoạt động KSNB của các đơn vị sự nghiệp giáo dục
Mỗi tổ chức có những đặc điểm riêng, do đó khi xây dựng KSNB, cần nghiên cứu đặc thù của từng ngành và đối tượng cụ thể Ngành giáo dục, vừa cần tích lũy để phát triển, lại không hoạt động theo nguyên tắc tối đa hóa lợi nhuận như các doanh nghiệp thông thường, mà còn chịu nhiều ảnh hưởng từ cơ quan giáo dục và chiến lược phát triển giáo dục của mỗi quốc gia.
Các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập do Nhà nước sở hữu và đầu tư vào cơ sở vật chất, có nhiệm vụ xây dựng chiến lược phát triển và đảm bảo chất lượng giáo dục Họ tổ chức bộ máy, tuyển dụng và quản lý đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý và viên chức Nguồn tài chính của các đơn vị này bao gồm nhiều nguồn khác nhau để hỗ trợ hoạt động đào tạo và phát triển.
- Nguồn ngân sách nhà nước cấp
- Học phí, lệ phí được giữ lại
- Các hoạt động đào tạo, liên kết đào tạo, kinh doanh, thu từ các dịch vụ liên doanh, liên kết
- Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật như thu từ tài trợ, viện trợ, nguồn đóng góp của các tổ chức
Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp giáo dục có thu được phân thành 4 loại:
- Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi hoạt động
- Đơn vị đảm bảo một phần chi hoạt động
- Đơn vị sự nghiệp do Nhà nước đảm bảo toàn bộ chi hoạt động
Mục tiêu về hoạt động:
Mục tiêu chính của đơn vị sự nghiệp giáo dục là tối đa hóa lợi ích cho cộng đồng bằng cách sử dụng hợp lý và hiệu quả nguồn lực từ Nhà nước.
- Phù hợp với chiến lược, chính sách phát triển giáo dục
Để đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo, cần chú trọng đến chương trình đào tạo, tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ, viên chức, giảng viên, cũng như chuẩn đầu ra của người học.
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, mở rộng hợp tác đào tạo
- Việc sử dụng, quản lý các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích
Mục tiêu về báo cáo:
Các báo cáo tại các đơn vị sự nghiệp công thường phản ánh tình hình quản lý ngân quỹ, sử dụng nguồn kinh phí Nhà nước và quyết toán ngân sách Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công là rất cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực và đáng tin cậy
- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị
Mục tiêu tuân thủ: Đối với mục tiêu này, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng:
Chấp hành nghiêm túc Luật ngân sách Nhà nước, Luật kế toán, Luật thuế, Luật Giáo dục nghề nghiệp cùng các văn bản pháp luật liên quan là điều cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị sự nghiệp
- Tuân thủ những quy định do người quản lý cấp trên trong đơn vị đề ra
Chương 1 đã trình bày tổng quan về hệ thống KSNB, lịch sử hình thành, phát triển của hệ thống KSNB tại khu vực công và các thành phần của KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 cập nhật theo INTOSAI 2004
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) là yếu tố thiết yếu cho mọi tổ chức, giúp ngăn ngừa thiếu sót trong quản lý, giảm thiểu thất thoát tài sản và đảm bảo tuân thủ pháp luật Chương 1 đã nêu rõ vai trò và những hạn chế của KSNB trong các đơn vị công Để đạt được cơ chế quản lý hiệu quả, mỗi đơn vị cần xây dựng một hệ thống KSNB vững chắc.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH
Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng đào tạo nhằm phát triển nguồn nhân lực có phẩm chất đạo đức tốt và kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp phù hợp, đáp ứng nhu cầu xã hội và hỗ trợ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Xây dựng thành trường đào tạo đa ngành, đa cấp đem lại cho thế hệ trẻ những kiến thức và kĩ năng nghề nghiệp vững vàng
Xây dựng các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội b Nhiệm vụ
- Đào tạo nguồn nhân lực có năng lực đáp ứng nhu cầu xã hội
- Chăm lo đời sống và bảo vệ quyền lợi chính đáng, hợp pháp của cán bộ, giảng viên Nhà trường
Trường cao đẳng không ngừng nỗ lực để nâng cao chất lượng giáo dục, với đội ngũ cán bộ và giảng viên chuyên nghiệp, cơ sở vật chất đạt tiêu chuẩn quốc gia Nhà trường cam kết đào tạo đa cấp, đa ngành và hướng tới mục tiêu trở thành trường đại học trong thời gian ngắn nhất.
Cơ cấu tổ chức
- Ban Giám Hiệu: Gồm một Hiệu trưởng và các Hiệu phó
Hiệu trưởng là người đại diện pháp lý của Nhà trường, có trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động chung Họ xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển, đồng thời quản lý bộ máy hoạt động của trường theo quy định của pháp luật, điều lệ trường và các quy định từ cơ quan chủ quản.
Hiệu phó đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Hiệu trưởng quản lý và điều hành hoạt động của trường Họ phụ trách các lĩnh vực cụ thể theo sự phân công và tham mưu cho Hiệu trưởng về kế hoạch, chiến lược phát triển cũng như giải quyết các công việc được giao.
Hội đồng trường, Ban chấp hành công đoàn, Hội đồng khoa học và đào tạo, cùng Đoàn thanh niên có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và hoạt động đoàn thể nhằm chăm sóc đời sống của cán bộ, viên chức và người lao động, đảm bảo phù hợp với mục đích, chức năng và nhiệm vụ của trường, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật.
Phòng Tổ chức- Hành Chính hỗ trợ Hiệu trưởng trong quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ, tổ chức sự kiện, tiếp khách, bảo vệ an toàn cơ quan và an ninh trật tự trong Trường Phòng cũng phụ trách công tác thi đua khen thưởng và đề xuất các biện pháp giúp Hiệu trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, đồng thời hỗ trợ trong tuyển dụng, quản lý nhân sự và lập bảng lương.
Phòng Kế Hoạch - Tài chính có trách nhiệm tham mưu cho Hiệu trưởng về phương hướng và biện pháp quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính và tổ chức kế toán hiệu quả theo đúng quy chế Phòng cũng thực hiện các giao dịch tài chính với tổ chức và cá nhân trong và ngoài Trường, đồng thời kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chính Ngoài ra, phòng còn thực hiện lập dự toán và báo cáo tình hình tài chính theo quy định.
Phòng Đào tạo có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, tổ chức và triển khai công tác đào tạo, bao gồm xây dựng mục tiêu, kế hoạch, chương trình đào tạo và học liệu Phòng cũng đảm bảo chất lượng giảng dạy theo quy chế của Bộ Giáo dục và quy định của Trường Ngoài ra, Phòng Đào tạo phối hợp với các đơn vị nghiên cứu để đề xuất mục tiêu và định hướng phát triển các trình độ, loại hình đào tạo, cơ cấu ngành nghề và chương trình đào tạo Cuối cùng, Phòng tổ chức tuyển sinh, quản lý in ấn và cấp phát bằng theo quy định của Bộ.
Phòng khảo thí có nhiệm vụ quản lý, tổng hợp và đề xuất ý kiến liên quan đến công tác khảo thí, đánh giá và đảm bảo chất lượng giáo dục của nhà trường Phòng cũng tổ chức xây dựng và quản lý ngân hàng đề thi, câu hỏi thi cho các bậc học và hệ đào tạo, đồng thời thực hiện công tác quản lý, lưu trữ và bảo mật đề thi, bài thi, điểm thi theo quy định.
Phòng thiết bị - vật tư chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật tư, kiểm kê và thanh lý tài sản hàng năm Phòng tổ chức mua sắm tài sản và vật tư phục vụ đào tạo tại Trường, đồng thời phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai các dự án đầu tư trang thiết bị Ngoài ra, phòng còn quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc và vật tư phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường.
Phòng quản lý sinh viên có nhiệm vụ quản lý các vấn đề liên quan đến sinh viên như học bổng, khen thưởng, kỷ luật, và tư vấn về học tập, đời sống, chỗ ở, và việc làm Đồng thời, phòng cũng quản lý sinh viên nội trú và ngoại trú trong suốt thời gian học tại Trường, và tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giáo dục tư tưởng và đạo đức cho sinh viên.
Phòng Quản trị dịch vụ chịu trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng tại trường, bao gồm việc quản lý cảnh quan, vệ sinh môi trường, mua sắm văn phòng phẩm và nước uống Ngoài ra, phòng cũng giám sát sửa chữa điện, nước và các công trình kiến trúc, cũng như quản lý tài sản và vật liệu phục vụ cho giảng dạy và công tác chuyên môn Để duy trì chức năng và ngăn chặn sự xuống cấp của cơ sở hạ tầng, phòng lập kế hoạch và giám sát các sửa chữa nhỏ.
Phòng hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm thực hiện nghiên cứu khoa học, quản lý và tổng hợp thông tin, đề xuất ý kiến, cũng như tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế Phòng còn tổ chức hội thảo khoa học ở cả cấp quốc gia và quốc tế, đồng thời thực hiện tuyển sinh và đào tạo cho các chương trình hợp tác quốc tế Ngoài ra, phòng lập kế hoạch và triển khai công tác nghiên cứu khoa học trong toàn trường, đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghiên cứu, tham gia chuyển giao công nghệ và thuê mướn chuyên gia phục vụ cho giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Phòng Thanh tra pháp chế thực hiện thanh tra, kiểm tra và giám sát hoạt động của cán bộ, nhân viên, giảng viên và học sinh tại trường, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của tổ chức và cá nhân Đồng thời, phòng cũng giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác đào tạo và quản lý theo quy định của Nhà nước, kịp thời phát hiện và phản ánh những tiêu cực trong giảng dạy và hoạt động chuyên môn.
Các khoa, bộ môn có trách nhiệm tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình đào tạo cho các ngành, đồng thời tổng hợp kế hoạch của các bộ môn trong khoa Họ cũng phối hợp với phòng TC-HC để lập kế hoạch tuyển dụng, bổ sung và bồi dưỡng đội ngũ giảng viên cùng các công chức khác Bên cạnh đó, các khoa cần hợp tác với phòng Đào tạo để quản lý giảng viên và đề xuất định hướng, chương trình đào tạo phù hợp Cuối cùng, việc tạo điều kiện cho các tổ chức công đoàn và Đoàn Thanh niên trong khoa thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ cũng là một phần quan trọng trong công tác của các khoa, bộ môn.
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Các đặc điểm đặc thù của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM
Các trường cao đẳng công lập được thành lập bởi cơ quan nhà nước theo quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý, giám sát về tổ chức và hoạt động hành chính từ các cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương.
Về cơ chế quản lý và bộ máy tổ chức hoạt động
Bộ máy quản lý và điều hành của trường cao đẳng công lập cần được tổ chức phù hợp với điều kiện cụ thể của từng trường, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành trong từng lĩnh vực.
Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng công lập bao gồm các thành phần chính như Hội đồng trường, Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng, các phòng hoặc bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ, các khoa và bộ môn, các hội đồng tư vấn, phân hiệu, cùng với tổ chức nghiên cứu khoa học và công nghệ, phục vụ cho đào tạo, nghiên cứu và triển khai ứng dụng (Thông tư số 46/2016/TT-BLĐTBXH, Quy định về Điều lệ trường cao đẳng, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội).
Xã hội ban hành ngày 18 tháng 12 năm 2016)
Kể từ năm 2017, các trường cao đẳng công lập tại TP.HCM đã chuyển giao quản lý giáo dục nghề nghiệp từ Bộ Giáo dục và Đào tạo sang Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Về nguồn tài chính và cơ chế quản lý tài chính
Các trường cao đẳng công lập được đầu tư bởi nhà nước về kinh phí và cơ sở vật chất, với nguồn tài chính chủ yếu từ ngân sách nhà nước, cùng với học phí và các khoản thu khác Chúng không nhằm mục tiêu lợi nhuận mà phục vụ lợi ích cộng đồng, có trách nhiệm đào tạo và nghiên cứu khoa học để phát triển nguồn nhân lực cho đất nước Ngược lại, các trường cao đẳng ngoài công lập hoạt động dựa trên kinh phí từ học sinh và khách hàng, tự chủ tài chính và hoạt động như một doanh nghiệp để tạo ra lợi nhuận.
Tuyển sinh, tổ chức và quản lý đào tạo
Các trường cao đẳng công lập chỉ được phép tổ chức tuyển sinh và đào tạo các trình độ cao đẳng, trung cấp và sơ cấp sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động giáo dục nghề nghiệp từ Tổng cục Dạy nghề.
Trường cao đẳng công lập do nhà nước đầu tư và quản lý, cung cấp trang thiết bị dạy học, đội ngũ giáo viên và quản lý chương trình giáo dục Các trường này có quyền tự chủ trong đào tạo, bao gồm xây dựng đề cương, giáo trình và kế hoạch giảng dạy cho các ngành nghề được phép Họ cũng tổ chức tuyển sinh theo chỉ tiêu của cơ quan chủ quản, thực hiện đào tạo, công nhận tốt nghiệp và cấp văn bằng theo quy định.
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh
2.5.1 Phương pháp, phạm vi, nội dung thu thập, khảo sát dữ liệu
Mục đích khảo sát nhằm phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các trường cao đẳng công lập ở Tp Hồ Chí Minh theo hướng dẫn của INTOSAI, từ đó đề xuất giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB tại các cơ sở giáo dục này.
Để đánh giá thực trạng hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB), tác giả sẽ thu thập các quy định liên quan đến KSNB tại các trường, chú trọng vào chính sách đạo đức, chính sách nhân sự, quy trình thanh toán, lập dự toán, tuyển sinh và mua sắm, sửa chữa tài sản Sau đó, tác giả sẽ tiến hành khảo sát hoạt động KSNB thông qua bảng câu hỏi khảo sát.
Khảo sát được thực hiện tại các trường cao đẳng công lập ở TP Hồ Chí Minh thông qua bảng câu hỏi gửi đến Ban Giám hiệu, các trưởng, phó đơn vị, trưởng, phó khoa và giảng viên, nhân viên có thâm niên tại 15 trường Mỗi trường khảo sát từ 5 đến 7 người, tổng cộng 100 bảng câu hỏi được phát ra trực tiếp cho các đối tượng.
Thời gian khảo sát: Từ tháng 6/2018- 8/2018
Bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 mức độ và được xử lý bằng lệnh DESCRIPTIVES trong phần mềm SPSS để phân tích và mô tả kết quả Mỗi giá trị trung bình trong thang đo khoảng mang ý nghĩa quan trọng trong việc hiểu rõ hơn về dữ liệu thu thập được.
Gía trị khoảng cách = (Maximum- Minimum)/n = (5-1)/5 = 0.8
Bảng 2.2 Bảng ý nghĩa giá trị trung bình khoảng
Giá trị trung bình Ý nghĩa
1.00 - 1.80 Rất không đồng ý 1.81 - 2.60 Không đồng ý 2.61 - 3.40 Không ý kiến 3.41 - 4.20 Đồng ý 4.21 - 5.00 Rất đồng ý
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Số lượng bảng câu hỏi khảo sát gửi đi là 100, số lượng bảng câu hỏi nhận về là 100
2.5.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
Kết quả khảo sát được phân tích bằng phần mềm SPSS 20.0 cho phép đánh giá môi trường kiểm soát tại các trường học cụ thể (Phụ lục 2.2)
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Theo INTOSAI, mọi cá nhân trong tổ chức, từ nhà quản lý đến cán bộ và công nhân viên, cần duy trì và chứng minh sự chính trực cũng như giá trị đạo đức bằng cách tuân thủ các quy định và thực hiện nghiêm túc các giá trị đạo đức đã được đề ra.
Bảng 2.3 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về tính chính trực và giá trị đạo đức
MT1: Nhà trường đã tạo dựng môi trường văn hóa giáo dục nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của nhân viên rất tốt
MT2: Các yêu cầu giá trị đạo đức được ban hành chính thức bằng văn bản nhằm hướng dẫn cho CBVC thực hiện 100 4 5 4.63 485
MT3: Nhà trường thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức và ứng xử đã đề ra 100 3 5 4.06 509
MT4: Đơn vị tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến hành vi vi phạm đạo đức 100 3 5 3.34 699
MT5: Đơn vị đưa ra các quy định xử phạt thích hợp cho mỗi hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp 100 3 4 3.32 469
Theo kết quả khảo sát, tất cả các trường đều xây dựng môi trường văn hóa giáo dục tốt nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của cán bộ, công nhân viên Hầu hết các trường đã ban hành quy tắc ứng xử bằng văn bản, đồng thời công bố các quy định về phẩm chất đạo đức trên website và gửi qua email nội bộ để mọi cán bộ, giảng viên đều nắm rõ Ngành giáo dục đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của quốc gia, do đó việc tuân thủ các nguyên tắc đạo đức là cần thiết Các quy chế tổ chức hoạt động, nội quy và quy chế làm việc tại các trường cũng đề cập đến yêu cầu về phẩm chất đạo đức mà giảng viên và cán bộ cần thực hiện Đặc biệt, yêu cầu về đạo đức nhà giáo được quy định rõ tại Quyết định số 16/2008/QĐ-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Bảng khảo sát chỉ ra rằng tiêu chí MT4 cần được chú ý do tồn tại áp lực và điều kiện dẫn đến hành vi vi phạm đạo đức, với mức độ đánh giá không đồng thuận Các áp lực này bao gồm tình trạng chạy theo thành tích, giảng viên không tuân thủ quy định giảng dạy, và việc đến lớp chỉ để đủ tiết mà không giảng dạy đúng chương trình, gây ảnh hưởng đến việc tiếp thu kiến thức của sinh viên Ngoài ra, một số cán bộ nhân viên còn làm việc riêng trong giờ hành chính và sử dụng tài sản công cho mục đích cá nhân, dẫn đến lãng phí và thất thoát tài sản của nhà trường.
Tiêu chí MT5 chỉ ra rằng việc xử phạt các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp chưa thật sự nghiêm khắc, khi mà nhiều nhân viên không đồng tình và đánh giá tốt về quy trình này Điều này cho thấy rằng nhà trường chưa có biện pháp xử lý hiệu quả khi có sai sót xảy ra, đặc biệt khi một số nhân viên là người nhà hoặc quen biết với cán bộ, dẫn đến sự nể nang trong việc kỷ luật.
Chất lượng cán bộ nhân viên là yếu tố quyết định sự phát triển của tổ chức Một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả cần xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực, với sự phân chia công việc rõ ràng, phù hợp với kiến thức và kỹ năng, giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.
Bảng 2.4 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về cam kết năng lực
MT6: Nhà trường đề ra tiêu chuẩn cần thiết về nghiệp vụ chuyên môn cho từng vị trí công việc bằng văn bản 100 2 4 3.19 615
MT7: Khi phân công công việc, nhà trường yêu cầu về kiến thức và kỹ năng của
CBVC, NLĐ để giao việc
MT8: Nhà trường có biện pháp để hiểu rõ
CBVC, NLĐ có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ 100 4 5 4.46 501
MT9: Nhà trường có chính sách hỗ trợ, huấn luyện CBVC nâng cao trình độ chuyên môn
Theo kết quả khảo sát và phân tích từ SPSS, ý kiến đầu tiên cho thấy rằng nhà trường cần thiết lập tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cho từng vị trí công việc bằng văn bản, nhưng hiện tại chỉ có một số đơn vị thực hiện điều này Mặc dù chính sách nhân sự đã được phân bổ theo trình độ chuyên môn, việc thiếu tiêu chuẩn rõ ràng có thể gây khó khăn cho nhân viên mới trong việc nắm bắt công việc, dẫn đến tốn kém thời gian và chi phí cho đào tạo lại Do đó, việc xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ bằng văn bản là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc.
Việc phân công công việc cho nhân viên phù hợp với kiến thức và kỹ năng được đa số cán bộ viên chức đồng tình, tuy nhiên vẫn tồn tại tình trạng nhân viên không làm đúng chuyên môn tại các phòng ban Nguyên nhân chủ yếu là do sự can thiệp từ người thân hoặc do thâm niên làm việc Nhiều nhân viên vẫn làm theo khuôn mẫu cũ do người đi trước để lại, trong khi kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ở nhóm nhân sự lớn tuổi, còn hạn chế Việc sử dụng các tiện ích của internet để giao tiếp và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen phổ biến, dẫn đến lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.
Tiêu chí MT8 yêu cầu nhà trường có biện pháp rõ ràng để đánh giá năng lực của cán bộ, viên chức (CBVC) và người lao động (NLĐ) nhằm đảm bảo họ đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ Nhà trường ưu tiên phân công công việc dựa trên trình độ chuyên môn của từng cá nhân, đồng thời năng lực của CBVC được đánh giá thông qua bảng đánh giá năng lực do trưởng đơn vị thực hiện, dựa vào kết quả công việc đã hoàn thành.
Nhà trường đã triển khai chính sách hỗ trợ và huấn luyện cán bộ, viên chức (CBVC) nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, được đa số CBVC đồng thuận Bên cạnh việc hoàn thành tốt công việc, nhà trường còn tạo điều kiện cho nhân viên thông qua việc cấp kinh phí học sau đại học và các lớp bồi dưỡng Tuy nhiên, nhiều cán bộ vẫn chịu ảnh hưởng của lề lối làm việc cũ, dẫn đến việc học chỉ mang tính đối phó, làm giảm hiệu quả và gây lãng phí nguồn kinh phí Hiện tại, nhà trường chưa có biện pháp xử lý nghiêm đối với những trường hợp này.
Triết lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý và phong cách lãnh đạo của một nhà lãnh đạo được thể hiện qua thái độ, quan niệm và nguyên tắc ứng xử của họ Khi Ban Giám Hiệu nhận thức rõ tầm quan trọng của Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB), toàn bộ cán bộ nhân viên sẽ tự giác tham gia vào việc xây dựng một hệ thống KSNB hoàn thiện hơn.
Bảng 2.5 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về triết lý và phong cách lãnh đạo
MT10: BGH là người có trách nhiệm giám sát thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
MT11: BGH rất hiểu biết về chế độ quản lý tài chính trong đơn vị mình 100 4 5 4.05 219
MT12: Lãnh đạo nhà trường thường xuyên trao đổi với CBVC, NLĐ công việc hàng ngày
(Nguồn: Từ bảng câu hỏi khảo sát và kết quả chạy SPSS)
Đánh giá hệ thống KSNB tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập ở TP.HCM đang ngày càng hoàn thiện để đáp ứng xu hướng phát triển và hội nhập Các trường cần phát huy những ưu điểm hiện có, kế thừa các quan điểm hoàn thiện từ các đơn vị trước, đồng thời khắc phục những hạn chế còn tồn tại để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.6.2 Đánh giá từng bộ phận của hệ thống KSNB
Các trường đã tạo ra một môi trường kiểm soát hiệu quả nhằm nâng cao sự chính trực và phẩm chất đạo đức của toàn bộ cán bộ, công nhân viên.
- Ban hành chính thức bằng văn bản về quy tắc ứng xử cho cán bộ, công nhân viên thực hiện
- Có sự phân chia công việc rõ ràng, phù hợp với kiến thức và kỹ năng để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình
BGH luôn tiên phong trong việc phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), thể hiện sự am hiểu sâu sắc về chế độ quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức phù hợp, tương đối ổn định góp phần tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của Nhà trường
- Thực hiện nghiêm túc trong công tác tuyển dụng CBVC, NLĐ, đề cao kỹ năng và chuyên môn khi tuyển dụng
- Có chính sách đánh giá, khen thưởng rõ ràng
Cung cấp kinh phí hỗ trợ cho nhân viên học sau đại học và tham gia các lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn là một cách hiệu quả để phát triển nguồn nhân lực.
- Đề ra sứ mạng và định hướng phát triển trong tương lai để CBVC và NLĐ đoàn kết, cùng nhau thực hiện
Những hạn chế còn tồn tại
- Vẫn còn tồn tại những áp lực hoặc điều kiện để có thể dẫn đến hành vi vi phạm đạo đức
- Việc xử lý các hành vi vi phạm chưa thực sự nghiêm khắc, vẫn còn sự nể nang khi thực hiện
- Chưa đề ra các tiêu chuẩn cần thiết về nghiệp vụ chuyên môn cho từng vị trí một cách chính thức bằng văn bản
- Tốc độ xử lý công việc của các cán bộ lớn tuổi còn chậm so với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay
- Chưa có biện pháp thu hút những cán bộ viên chức, giảng viên, người lao động có năng lực
- Lãnh đạo nhà trường không thường xuyên thăm hỏi, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của người lao động
Mặc dù quy trình tuyển dụng được công khai trên website và các trang báo tuyển dụng, nhưng phần lớn ứng viên đều là những người có mối quan hệ quen biết, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng tuyển dụng đầu vào.
Nguyên nhân của những hạn chế
- Cơ chế giám sát vẫn chưa chặt chẻ nên vẫn còn khe hở để dẫn đến hành vi phạm đạo đức
- Chưa ban hành quy chế xử lý các vi phạm và các chế tài cụ thể để giảng viên, CBVC, NLĐ nghiêm túc thực hiện
Cán bộ nhân viên vẫn bị ảnh hưởng bởi lề lối và tác phong làm việc cũ, dẫn đến việc xử lý công việc dựa vào kinh nghiệm của người trước mà không dám thay đổi, từ đó làm giảm hiệu suất làm việc.
Cơ chế đánh giá hiện tại chưa mang lại hiệu quả, trong khi cơ chế khen thưởng vẫn chủ yếu dựa trên các chỉ tiêu, dẫn đến việc thiếu biện pháp thu hút và giữ chân những nhân viên có năng lực Điều này làm giảm động lực làm việc, nghiên cứu và sáng tạo trong tổ chức.
- Ban lãnh đạo chưa dành nhiều thời gian để chia sẻ tâm tư, nguyện vọng của cán bộ nhân viên, giảng viên và người lao động
- Công tác tuyển dụng vẫn còn mang tính đặc quyền, đặc lợi dẫn đến chất lượng tuyển dụng không đem lại hiệu quả
Nhà trường xác định sứ mạng và định hướng phát triển tương lai, thông qua việc phổ biến trong các cuộc họp giao ban để toàn thể cán bộ, viên chức và người lao động nắm rõ và cùng nhau thực hiện.
Nhà trường tổ chức các cuộc họp để xác định những rủi ro chính trước khi thực hiện mục tiêu Trong các cuộc họp này, Ban Giám hiệu lắng nghe ý kiến đóng góp từ toàn thể giảng viên, cán bộ viên chức và người lao động, nhằm tìm ra giải pháp hiệu quả để khắc phục các vướng mắc và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Những hạn chế còn tồn tại
- Công tác đánh giá rủi ro chưa được coi trọng, chưa xem xét và đánh giá đủ các rủi ro có thể xảy ra ở bên trong và bên ngoài
Nhiều đơn vị vẫn chưa thiết lập quy trình đánh giá rủi ro phù hợp cho từng hoạt động, dẫn đến việc đánh giá rủi ro tại các bộ phận chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân.
Nguyên nhân của những hạn chế
BGH chưa chú trọng đúng mức đến việc đánh giá và ứng phó với rủi ro, dẫn đến việc thiếu các biện pháp và kế hoạch phòng ngừa hiệu quả.
Công tác nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kết quả thực hiện để liệt kê các sự kiện tiêu cực, với các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro thường mang tính cảm tính Điều này cho thấy rằng phần lớn các nỗ lực hiện tại tập trung vào việc khắc phục hậu quả thay vì phòng ngừa rủi ro từ trước.
- Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong các hoạt động của Nhà trường
- Chính sách ủy quyền, xét duyệt được nhà trường quy định trong các văn bản một cách rõ ràng tạo cơ sở thực hiện nhiệm vụ
- Các phòng ban đều phân chia trách nhiệm rõ ràng bằng văn bản, là cơ sở để cùng nhau thực hiện nhiệm vụ được giao
- Thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm kê tài sản, kiểm kê tiền và lập báo cáo đầy đủ
Những hạn chế còn tồn tại
- Về hoạt động kiểm soát được nhà trường được thiết lập đầy đủ cho mỗi hoạt động, tuy nhiên trong thực tế vẫn chưa thực hiện nghiêm túc
- Các quy trình xử lý công việc chưa được thể chế rõ ràng bằng văn bản, gây khó khăn trong công tác xử lý
Việc kiểm soát thiết bị lưu trữ chưa được thực hiện tốt, khi không sử dụng phần mềm diệt virus và không sao lưu dữ liệu ra ổ đĩa bên ngoài để giảm thiểu rủi ro Hơn nữa, việc phân quyền truy cập vào các dữ liệu phần mềm cũng chưa được thiết lập, dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin.
Nguyên nhân của những hạn chế
- Một số hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức, ít được thực hiện trong thực tế
- Chưa hiểu được tầm quan trọng của hệ thống KSNB
- Phong cách làm việc chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, không lường trước được các rủi ro có thể xảy ra
Quy trình lập dự toán
Trước, trong và sau khi lập dự toán, cần thực hiện các bước chuẩn bị và theo dõi cần thiết để đảm bảo quy trình lập dự toán tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính.
- Các mẫu biểu được lập đúng theo quy định
- Có sự phân công rõ ràng các đối tượng tham gia thực hiện công tác dự toán
Những hạn chế còn tồn tại
Trưởng đơn vị thường đảm nhiệm việc lập dự toán, nhưng quá trình này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân Hiện tại, việc phối hợp giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách toàn diện và tích cực, dẫn đến việc thiếu sót trong việc thu thập ý kiến từ tất cả các phòng ban liên quan.
- Công tác lập dự toán còn chậm trễ, thiếu sự hợp tác, phối hợp trong quá trình lập dự toán
- Số liệu lập dự toán giữa các năm còn sai lệch rất nhiều so với số liệu thực tế
Nguyên nhân của những hạn chế
- Chưa có nhân sự chuyên trách và được đào tạo chuyên sâu về công tác lập dự toán