Đề tài Tốt nghiệp, Thực tập Công tác Văn thư lưu trữ và Quản trị Văn phòng

Đề tài Tốt nghiệp, Thực tập Công tác Văn thư lưu trữ và Quản trị Văn phòng

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tế cho thấy rằng Văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng là một

bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào Đặc biệt trong hoạt động quản lý nhà nước, Văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thu thập, xử

lý thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ phận giúp các nhà lãnh đạo quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan

Các nghiệp vụ văn thư lưu trữ đều là công tác nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin và xử lý thông tin phục vụ cho mọi hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan,

tổ chức Nội dung của các nghiệp vụ này bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành giao nộp vào lưu trữ quy trình tiếp dân; hệ thống tổ chức điều hành hoạt động công sở.Tất cả các công việc này đều có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ và thúc đẩy nhau, có tính liên tục, không thể tách rời Các nghiệp vụ này khi được thực hiện tốt, được phối hợp nhịp nhàng sẽ thúc đẩy sự tiến bộ nhiều mặt của tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả thì có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức Vì vậy các nghiệp vụ văn phòng chính là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan

Do thời gian và phạm vi tiếp cận còn hạn chế nên trong khuôn khổ của một bài báo cáo thực tập em xin đề cập đến các hoạt động của Văn phòng UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng chủ yếu từ phương diện của Văn phòng đặc biệt là các nghiệp vụ Văn Thư Lưu Trữ mà em đã được thực tập một trong những khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi em có điều kiên tiếp xúc công việc nhiều nhất nhằm đặt một cái nhìn tổng quát , khái quát về vị trí chức năng nhiệm vụ,

ý nghĩa của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lý ở các cơ quan hành chính nhà nước Bài báo cáo được viết trên trong thời gian hạn hẹp nên sẽ còn nhiều thiếu sót, em mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của Quý thầy cô và anh chị

LỜI CÁM ƠN



Trong công việc cũng như cuộc sống không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, hướng dẫn từ những bậc anh chị, thầy cô đã đi trước chỉ đường dẫn lối cho chúng em được học tập và noi theo Qua bài báo cáo này, em xin chân thành cám ơn các thầy cô giảng viên của trường Đại học Đông Á, các chuyên viên, cán bộ ở Văn phòng

Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng, đã tận tình dìu dắt và hướng dẫn chúng em, giúp chúng em vững tin hơn để hoàn thành tốt các công việc được giao Từ đó chúng em cũng đã trau dồi thêm được vô vàn kinh nghiệm quý báu, được cọ xát thực tế song hành cùng những kiến thức mà chúng em đã được học trên sách vở, trường lớp

Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú cán bộ của Uỷ Ban Nhân dân Phường Xuân Hà, các anh chị cán phụ trách bộ phận văn thư – Lưu trữ của Phường đã tạo điều kiện thuận lợi và rất thoải mái để em hòa nhập vào môi trường mới giúp chúng em bớt đi phần nào bỡ ngỡ và nhanh chóng hòa nhập được với môi trường mới đầy chuyên nghiệp

Qua đây, em cũng rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của các Quý thầy cô để

em có thể khắc phục được những nhược điểm khó tránh khỏi trong lần đầu được cọ xát trên thực tế này Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn các thầy cô Khoa Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn cùng các chuyên viên, cán bộ ở Văn phòng Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà Quận Thanh khê,Thành Phố Đà Nằng đã giúp em hoàn thành tốt kỳ thực tập thời gian qua Em kính chúc Quý thầy cô, Qúy ban ngành luôn mạnh khỏe và thành đạt

Trân trọng

`

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I-LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

1.Tìm hiểu về Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thàn Phố Đà Nẵng

2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

II.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

3.1 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên UBND Phường Xuân

Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

3.2 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

3.3 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND Phường Xuân

Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

3.4 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

3.5 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Công chức UBND Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

IV.Cơ sở vật chất kỹ thuật của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng:

V.Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

1.Công tác soạn thảo văn bản:

a Các văn bản có tính pháp quy:

b Các văn bản hành chính thông thường :

c Các loại giấy tờ hành chính:

2- Công tác văn thư:

2.1 Đối với văn bản đến:

2.2 Việc quản lý văn bản đi:

2.3.Việc quản lý và sử dụng con dấu:

3 Công tác lưu trữ của cơ quan:

I.Đánh giá và rút ra những thuận lợi và khó khăn của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân

Hà, Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng:

1.Đánh giá chung

2.Thuận lợi và khó khăn:

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

I.Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại Uỷ ban Nhân Dân PHƯỜNG Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

1 Mô hình văn phòng của Uỷ Ban Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

2 Phương án bố trí thiết bị trong văn phòng

3 Khảo sát về việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng tại Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng Tại Tổ tiếp dân:

4 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Uỷ Ban Nhân dân Phường

5 Công tác tổ chức Hội nghị của Uỷ ban nhân dân Phường:

6 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh độ đơn vị:

II.Thực trạng công tác văn thư

A.Tình hình tổ chức văn thư tại Văn phòng UBND Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê: B.Tổ chức quản lý và ban hành văn bản:

1.Quản lý văn bản đến:

1.1 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

1.2 Quy trình xử lý văn bản đến:

1.3 Việc quản lí văn bản mật

1.4 Quản lí và sử dụng con dấu

2.Quản lý văn bản đi:

2.1Khái niệm

2.2Số lượng văn bản đi năm 2013:

2.3 Quy trình quản lý văn bản đi

2.3 Việc quản lí văn bản mật

3 Quản lí và sử dụng con dấu

III.Thực trạng công tác Lưu Trữ

A Khái niệm:

B Công tác lưu trữ tại UBND

1.Việc bảo quản tài liệu lưu trữ

2.Phân loại tài liệu lưu trữ

3.Chỉnh lý hồ sơ

4.Xác định giá trị tài liệu

5.Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

6.Thống kê tài liệu lưu trữ:

7.Bảo quản tài liệu lưu trữ:

8.Tổ chức sử dụng tài liệu:

IV.Đánh giá ưu và nhược điểm và nguyên nhân tồn tại về công tác văn thư lưu trữ và Quản trị văn phòng của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng:

1.Công tác văn thư:

2 Công tác lưu trữ:

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

I Công tác văn thư:

II Công tác lưu trữ:

III-Các nghiệp vụ quy trình

IV-Văn phòng cơ quan ngày một hiện đại hoá hơn:

CÁC PHỤC LỤC KÈM THEO

NỘI DUNG BÁO CÁO CHƯƠNG 1:GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

CHƯƠNG 3:CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

CÁC PHỤC LỤC KÈM THEO

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN

THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG I- LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG XUÂN HÀ QUẬN THANH KHÊ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.Tìm hiểu về Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thàn Phố Đà Nẵng

- Địa chỉ: 495 Trần Cao Vân, Phường Xuân Hà, Thành Phố Đà Nẵng

- Điện thoại:0511 3714 644

- Email: xuanhaqtk@danang.gov.vn

- Thanh Khê nằm ở vị trí tiếp nối các đầu mối giao thông quan trọng của thành phố Đà Nẵng

Cơ sở hạ tầng phường đang trong giai đoạn hoàn chỉnh

- Xuân Hà là một trong mười phường của Quận Thanh Khê- Thành phố Đà Nẵng Phường nằm ở vị trí Tây Bắc của quận Thanh Khê.Phía Đông giáp phường Tam Thuận Phía Tây giáp Phường Thanh Khê Đông.Phía Nam giáp hai phường Hoà Khê và Chính Gían Phía Bắc giáp Phường giáp vịnh Đà Nẵng Năm 1975 phường Xuân Hà được tách

ra từ phường Tam Xuân

- Phường Xuân Hà có diện tích 0.81km2, là Phường có diện tích tương đối rọng so với các Phường trong Quận cùng nằm theo ven biển.Dân số trung bình 20.950 người

2.Qúa trình hình thành và phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

- Từ khi thành lập đến tháng tư năm 1978, Phường Xuân Hà dưới sự lãnh đạo và điều hành trực tiếp của Quận Uỷ và Uỷ Ban Nhân Dân Quận Nhì Tháng 4 năm 1978 cấp quận giải thể các quận dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Thành Uỷ và Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Đà Nẵng.Tháng 10 năm 1997 Thành Phố Đà Nẵng trở thành đơn vị hành chính trực thuộc Trung Ương, Quận Nhì cũ được tái lập với tên gọi mới là quận Thanh Khê, Phường Xuân Hà dưới sự lành đạo của Quận Uỷ và Uỷ Ban Nhân Dân Quận Thah Khê như ngày nay

-Ngay sau khi Uỷ Ban Quận quản quận Nhì ra đời, Uỷ Ban Nhân Dân cách mạng khu phố Hà Tam Xuân cũng nhanh chóng được thành lập

-Năm 1975 đồng chí Trương Văn Chung giữ chức vụ bí thư chi bộ kiêm chue tịch uỷ ban quận quản

1 Năm 1976,chi bộ Phường Xuân Hà đã tiến hành đại hội chi bộ lần thứ nhất; nhằm

kiểm điểm tình hình trong thời gian qua và đề ra nhiệm vụ trong hai năm 1977-1978

Đại hội đã bầu đồng chí Nguyễn Văn Chuyền giữ chức bí thư, Huỳnh Khắc Đề làm chủ tịch UBND cách mạng

2.Năm 1978 đại hội chi bộ phường Xuân Hà lần thứ II

- Đồng chí Nguyễn Phước Trưởng giữ chức bí thư

-Đồng chí Nguyễn Khắc Đề giữ chức phó bí thư- kiêm chủ tịch ubnd phường

3.Năm 1980 đại hội chi bộ lần thứ III:Đại hội đã bầu ra BCH chi bộ nhiệm kỳ III gồm có

7 đồng chí: Đồng chí Nguyễn Phước Trưởng làm bí thư Chi bộ Xuân Hà chuyển lên Đảng bộ

Ngày 28 tháng 12 năm 1982 Đại hội phường xuân hà lần thứ I đã bầu ra BCHĐđảng bộ nhiệm kỳ 1982-1985 gồm có 8 đồng chí:

1) Đ/c Lê Quốc Cơ- Bí thư

8) Đ/c Nguyễn Thị Kim Hoa

Đại hội nhiệm kỳ II(1985-1986): Đại hội diễn ra vào các ngày 26-6-1985:BCH gồm có

09 đồng chí

1) Đ/c Ngô Ban- Bí thư

2) Đ/c Trần Thị Mười - Phó bí thư

3) Đ/c Lê Hồng Lam- Phụ trách hợp tác xã

4) Đ/c Nguyễn Cả- CT UBND- Phụ trách chính quyền

5) Đ/c Nguyễn Phú Thi- Phụ trách cải tạo xây dựng kinh tế

6) Đ/c Phan hồng tư - Phụ trách công tác thanh niên – Phường đội

7) Đ/c Nguyễn Thị Kim Hoa - Phụ trách giáo dục

8) Đ/c Nguyễn Ngọc Thẩn- An ninh

9) Đ/c Nguyễn Phi Sương - Phụ trách tuyên huấn kiêm mặt trận

Đại hội nhiệm ký III (1988-1990): Đại hội diễn ra vào các ngày 19-5-1988:BCH gồm có

10 đồng chí:

1) Đ/c Ngô Ban- Bí thư

2) Đ/c Nguyễn Văn Lâu - Phó bí thư

8) Đ/c Nguyễn phi sương - Dân vận mặt trận

9) Đ/c Trương Hải - Phụ trách kiểm tra

8) Đ/c Phan Hồng Tư - Công an

9) Đ/c Nguyễn Văn Lâu- Phụ trách kiêm kiểm tra

3) Đ/c Nguyễn Văn Quy- UVTV

4) Đ/c Trần Hữu Thắng - Tuyên huấn

5) Đ/c Nguyễn Thị Kim Hoa - Phụ trách giáo dục

6) Đ/c Nguyễn Thị Thu Bích - Phụ nữ

7) Đ/c Hồ Ngọc Vinh – Công an

8) Đ/c Đỗ Chí – Quân sự

9) Đ/c Trương Hải

10) Đ/c Trần Xuân Thành - Dân vận- Mặt trận

11) Đ/c Đàm Văn Hùng

(Trong nhiệm kỳ này, sang năm 1997 thành phố Đà Nẵng trực thuộc Trung Ương,Đảng

bộ Phường Xuân Hà trực thuộc Đảng bộ quận Thanh Khê, do yêu cầu đồng chí Trần Hữu Thắng và Nguyễn Thị Thu Bích được điều lên quận, các đồng chí Nguyễn Tú Cát, Trần Thị Mười được bổ ung vào đảng uỷ viên.Sang năm 1998 điều động Đ/c Lê Thị Nhớ lên công tác tại quận và bổ sung đ/c Lê Văn Them vào BCH Đảng bộ phường)

Đại hội nhiệm kỳ VI(2000-2005):Đại hội diễn ra vào tháng 10-2000-BCH gồm 14 đồng chí :

1) Đ/c Nguyễn Văn Quy- bí thư

2) Đ/c Nguyễn Văn Them- PBT- CT UBND

3) Đ/c nguyễn Tú Cát –Phó bí thư thường trực

14) Đ/c Trương Văn Trung

Đại hội nhiệm kỳ VII (2005-2010): Đại hội diễn ra vào tháng 8-2000- BCH gồm có 15 đồng chí:

1) Đ/c Nguyễn Đình Thọ- Bí thư

2) Đ/c Lê Văn Them- PBT-CT HĐND

3) Đ/c Lê Phương Tâm( Tháng 6/2005 Đ/c chuyển công tác PCT Hội Nông dân quận 4) Đ/c Đàm Văn Hùng- PBT- CT UBND

5) Đ/c Nguyễn Thị Kim Thu

6) Đ/c Trần Thị Phú

7) Đ/c Đỗ Văn Chí (tháng 5/2009 Đ/c Chí xin nghỉ công tác)

8) Đ/c Trần Thị Nhung

9) Đ/c Nguyễn Bá Thanh

10) Đ/c Nguyễn Đăng Điền

11) Đ/c Lê Văn Vui

12) Đ/c Võ Ngọc Ninh

13) Đ/c Bùi Tấn Nghĩa

14) Đ/c Đặng Văn Thi

15) Đ/c Nguyễn Văn Hải(Tháng 6/2005 Quận uỷ cho rút khỏi BCH)

Trong nhiệm kỳ này tháng 11/2006 đồng chí Nguyễn Đăng Hoàng giữ chức vụ Bí thư Đảng ủy thay đồng chí Nguyễn Đình Thọ chuyển công tác, đến tháng 5/2007 Đ/c Cao Xuân Hiệu thay cho Đ/c Nguyễn Đăng Hoàng giữ chức BT Đảng uỷ.Tháng 11/2008 Đ/c

Lê Văn Them chuyển công tác.Đến tháng 4/2009 Đ/c Nguyễn Thị Kim Thu giữ chức PBT thường trực Đảng uỷ Và tháng 5/2010 Đ/c Đàm Văn Hùng được bổ nhiệm giữ chức

BT Đảng uỷ thay cho đồng chí Cao Xuân Hiệu được chuyển về công tác tại Phường Thanh Khê Đông và Đ/c Nguyễn Đình Tùng được vào BCH UVBTV, giữ chức chủ tịch UBND Phường

Đại hôi nhiệm kỳ VIII (2010- 2015): Đại hội diễn ra vào ngày 25/5/2010- BCH gồm có

10) Đ/c Nguyễn Quang Hậu

11) Đ/c Đào Văn Chung

17) Đ/c Dương Phú Sang

18) Đ/c Nguyễn Thị Ngọc Dung

19) Đ/c Đoàn Thị thuỳ Dương

Trong nhiệm kỳ này, trong năm 2013 Đ/c Trịnh Hồng Hải được bổ nhiệm vào ban chấp hành UVBTV, giữ chức vụ BT Đảng uỷ thay cho đồng chí Đàm Văn Hùng chuyển công tác về Phường Chính Gían, đ/c Nguyễn Văn Hùng được bổ nhiệm vào ban chấp hành, UVBTV, giữ chức vụ trưởng công an Phường thay đồng chí Nguyễn Văn Thành chuyển công tác khác, đ/c Nguyễn Văn Chánh thay đồng chí Đào Văn Chung, đ/c Trần Văn Đang thôi giữ chức vụ Đảng uỷ viên do chuyển sinh hoạt Đảng

Ngày 14/3/2014 thực hiện quyết định điều động của Quận uỷ, đ/c Nguyễn Văn Hải được

bổ nhiệm vào ban chấp hành UVBTV, giữ chức vụ PBT Đảng uỷ, CT UBND Phường thay cho đồng chí Nguyễn Đình Tùng chuyển công tác về Văn phòng UBND Quận Thanh Khê.Đồng chí Nguyễn Minh Tâm được bổ nhiệm vào ban chấp hành, giữ chứ vụ PCT UBND Phường thay cho đồng chí Đình Quang Tưởng chuyển công tác về Phường Thanh Khê Tây

II- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

1.Chức năng:

-Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

- UBND Phường Xuân Hà chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật pháp, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng uỷ và sự quản

lý toàn diện của Ủy ban nhân dân quận, thực hiện chức năng quản lý hành chính Nhà nước các lĩnh vực kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng; thực hiện các chính sách khác trên địa bàn phường

- UBND Phường Xuân Hà làm việc theo chế độ tập thể, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận tập thể, duy trì, hợp giao ban định kỳ (1 tuần/ lần), các vấn đề thuộc thẩm quyền UBND Phường được quyết định theo đa số Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của mình phụ trách

- Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật giúp cho hoạt động của lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan làm việc thuận lợi, đạt hiệu quả cao

2.Nhiệm vụ:

- Thực hiện triển khai chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, Quy định của địa phương tổ chức thực hiện vận động kiểm tra giám sát việc chấp hành các qui định của Nhà nước đối với nhân dân, đơn vị kinh tế xã hội hoặc các thành phần kinh tế, các tổ chức quần chúng hội đoàn, kịp thời uốn nắn và xử lý các vi phạm theo nhiệm vụ quyền hạn được phân công

- Tổ chức thực hiện lế hoạch kinh tế xã hội, các chỉ tiêu và ngân sách được Ủy ban nhân dân quận giao

- Tổ chức thực hiện các kế hoạch sử dụng đất, chỉnh trang đô thị theo đường hướng qui hoạch chung của UBND của Quận, thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường theo quy định của Pháp luật, xây dựng dự toán ngân sách hàng năm trình Ủy ban nhân dân Quận xét duyệt

- Tổ chức thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống tham nhũng, buôn lậu và các tệ nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị địa bàn

-Quản lý và bảo vệ cơ sở hạn tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật theo quy định của Pháp luật

-Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định

- Thực hiện xây dựng lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế

độ quân sự, nhiệm vụ hậu cần

- Bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, danh dự, tính mạng, nhân phẩm, tài sản, quyền và lợi ích chính đáng của công dân, quản lý hộ khẩu hộ tịch ở địa phương

3.Quyền hạn:

Xử lý mọi vấn đề liên quan đến kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, y tế, giáo dục, quốc phòng, an ninh tại địa bàn Phường

Xử phạt mọi hành vi vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật

III- Cơ cấu tổ chức quản lý của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

1.Cơ cấu tổ chức:

Tổ chức bộ máy được thực hiện theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND đã được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 và theo tinh thần của Nghị định 107/2004/CP của Chính phủ ký ngày 01/04/2004

UBND Phường Xuân Hà gồm 1 Chủ tịch và 2 Phó Chủ tịch.UBND hoạt động theo chế

độ thủ trưởng, Chủ tịch phụ trách chung, lãnh đạo, quản lý điều hành các công việc của

UBND, giúp việc, tham mưu cho Chủ tịch là các Phó chủ tịch để thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương

Các đơn vị chức năng ( các bộ phận):

+ Chủ tịch: Phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành mọi công việc của UBND

+ Phó Chủ tịch: Phụ trách khối quản lý đô thị như phụ trách quản lý nhà đất, trật tự đô thị, chỉ đạo công tác quy hoạch, phát triển đô thị, xây dựng cơ sở hạ tầng, khoa học- công nghệ, tài nguyên - môi trường, thuế, tài chính, vệ sinh môi trường, văn phòng Ủy ban nhân dân và tổ dân phố

+ Phó Chủ tịch: Phụ trách khối văn hoá - xã hội như: Công tác quản lý các hoạt động văn hóa- thông tin, thể dục thể thao, tuyên truyền, giáo dục, y tế.Thực hiện chính sách về lao động - Thương binh xã hội, xóa đói giảm nghèo, dân số gia đình và trẻ em

+ Uỷ viên Quân sự: Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân trong các lĩnh vực liên quan đến công tác quốc phòng và quân sự tại địa phương

+Ủy viên Công an: Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân trong các lĩnh vực liên quan đến công tác an ninh – chính trị và trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường

Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND Phường Xuân Hà do Chủ tịch UBND quy định

2 Sơ đồ tổ chức:

Sơ đồ tổ chức của UBND phường Xuân Hà

3.Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

UBND Phường thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề tại phiên họp

UBND phường

Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức cuộc họp thảo luận tập thể, thì theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND, Văn phòng UBND phường gửi toàn bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND để lấy ý kiến Các thành

CHỦ TỊCH

ỦY VIÊN

QUÂN SỰ

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

ỦY VIÊN CÔNG AN

BAN VẬN ĐỘNG HIẾN MÁU

viên có trách nhiệm trả lời đúng thời hạn quy định để đảm bảo cho công việc được tổng hợp, thống kê chính xác Nếu quá nữa thành viên trong tổng số thành viên nhất trí thì văn phòng UBND phường tổng hợp, trình Chủ tịch UBND quyết định và báo cáo UBND tại phiên họp tới Trường hợp ý kiến đồng ý và không đồng ý ngang bằng nhau thì quyết

định theo bên có ý kiến của Chủ tịch UBND phường

3.1 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của các thành viên UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

Tích cực, chủ động tham gia các công việc chung của UBND, tham dự đầy đủ các phiên họp của UBND, cùng tập thể quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của UBND, tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước, kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tăng cường kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chứ phường, Tổ trưởng dân phố hoàn thành các nhiệm vụ, thường xuyên về chủ trương, chính sách thi hành tại cơ sở

Không được nói và làm trái các Nghị quyết, quyết định, chỉ thị của UBND và văn bản chỉ đạo của cơ quan Nhà nước cấp trên Trường hợp có ý kiến khác thì phải chấp hành, nhưng được trình bày ý kiến với UBND, Chủ tịch UBND

3.2 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND Phường Xuân

Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

Chủ tịch UBND là người đứng đầu UBND, lành đại và điều hành mọi công việc của YBND, chịu trách nhiệm thực hiện, nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Nghị quyết

số 725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 1 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh Đồng thời cùng UBND chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động trước UBND Quận Thanh Khê và Đảng ủy

Chủ tịch UBND triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền cho Phố chủ tịch thay, bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy và UBND phường

Căn cứ vào các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Đảng ủy, tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND và các cán bộ, công chức khác thuộc UBND, Tổ dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạ trên địa bàn, những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Ủy viên ban nhân dân

Ký ban hàn các văn bản thuộc thẩm quyền củ UBND và thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật

Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của UBND với Đảng ủy, UBND quận

Thường xuyên trao dổi công tác với Bí thư Đảng úy, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân đối với công tác UBND, tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả

Tổ chức tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của nhân dân

3.3 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công, chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai chương trình theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn Phó Chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình, cùng Chủ tịch và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể veef toàn bộ hoạt động của UBND trước Đảng ủy, UBND quận Đối với những vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủ tịch quyết định

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết, nếu còn ý kiến khác thì báo cáo Chủ tịch quyết định

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao

3.4 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên UBND Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

Ủy viên chịu trách nhiệm vụ được phân công trước Chủ tịch UBND, cùng Chủ tịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND và UBND Quận, nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND về lĩnh vực công tác của mình và các

công việc khác có liên quan

Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân công trên địa bàn, chủ động đề ra các biện pháp hoàn thành tốt công việc đó

Phân phối công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ, công chức có liên quan và giữ ối quan hệ chặt chễ với các cơ quan chuyên môn của UBND quận để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao

3.5 Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Công chức UBND Phường Xuân

Hà Quận Thanh Khê thành phố Đà Nẵng:

Giúp UBND và Chủ tịch UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở cấp phường, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công

Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyết công việc được giao, sâu sát

cơ sở, tận tụy phục vụ nhân dân, không gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân Nếu vấn đề giải quyết vượt quá thẩm quyền, phải kịp thời báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách để xin ý kiến

Tuân thủ quy chế làm việc của UBND, chấp hành sự phân công công tác của Chủ tịch UBND, giải quyết công việc kịp thời theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, không để tồn đọng, ùn tắc, chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy cơ quan

Không chuyển công việc thuộc phạm vi trách nhiệm cá nhân lên Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc tự ý chuyển cho cán bộ, công chức khác, trong trường hợp nội dung ông việc có liên quan đén cán bộ, công chức khác thì pahir chủ đọng phối hợp và kịp thời báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch xử lý

Chịu trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác chuyên môn, tổ chức sắp xếp, lưu trữ tài liệu có hệ thống phục vụ cho công tác lâu dài của UBND, thực hiện chế độ báo cáo bảo đảm kịp thời, chính xác tình hình về lĩnh vực công

việc mình phụ trách theo quy định của Chủ tịch UBND

IV- Cơ sở vật chất kỹ thuật của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng:

Bộ phận văn phòng được bố trí xen kẽ nhau, gồm các phòng ban độc lập, mỗi bộ phận phụ trách một lĩnh vực riêng, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong các vấn đề các lien quan của cơ quan Các trang thiết bị bàn, ghế, tủ, máy tính, máy quạt, điều hoà…phục vụ cho công tác văn phòng của các bộ phận trong cơ quan, phục vụ kịp thời cho công tác hội họp.Ngoài ra còn có các phương tiện: máy photo copy, máy in, máy fax…tạo thuận lợi và

nhanh chóng cho việc đáp ứng nhu cầu trong quá trình sử dụng của các phòng ban, các hoạt động tập thể cần có sự phối hợp của toàn đơn vị

Cơ quan có bộ phận tiếp dân đầy đủ tiện nghi tạo sự thoải mái cho người dân khi có các yêu cầu cần được giải quyết khi đến Phường.Tạo tính chuyên nghiệp trong cách bố trí văn phòng của cơ quan

V- Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng

1- Công tác soạn thảo văn bản:

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau

Văn bản của NHCSXH là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác

- Các loại văn bản thường được sử dụng :

a Các văn bản có tính pháp quy:

- Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản

có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản

- Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt)

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo

- Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể

b Các văn bản hành chính thông thường :

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp, )

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,

- Một số loại văn bản hành chính thông thường :

- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết

- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra

- Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân

sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản, để cấp trên xem xét, quyết định

- Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,

- Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại

c Các loại giấy tờ hành chính:

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền

- Một số nội dung chính về thể thức văn bản cần lưu ý:

+ Phông chữ (font) trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã

ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4

Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổA4 (định hướng bản in theo chiều dài)

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

2- Công tác văn thư:

2.1 Đối với văn bản đến:

- Thành phần văn bản đến gồm những loại văn bản: Công văn, Quyết định, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo, Hướng dẫn

- Những công cụ dùng để đăng ký văn bản đến: Sử dụng sổ đăng ký văn bản đến, ngoài ra còn thực hiện đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản

- Về mẫu sổ cơ quan sử dụng để đăng kí văn bản đến: chỉ sử dụng 1 sổ và mẫu sổ này giống với mẫu sổ được hướng dẫn tại Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Quy trình tiếp nhận, giải quyết và quản lý văn bản đến của UBND Phường Xuân

Hà

+ Tất cả quy trình tiếp nhận, giải quyết và quản lý văn bản đến của UBND Phường thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, gồm:

+ Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến ( phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; đóng dấu

“Đến”, ghi số và ngày đến; đăng kí văn bản đến)

+ Trình lãnh đạo và chuyển giao văn bản đến ( chuyển giao văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo)

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2 Việc quản lý văn bản đi:

- Thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan

UBND Phường có quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết định (cá biệt), tờ trình, công văn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, hợp đồng, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường

- Quy trình ban hành văn bản

+ Nếu cần ban hành văn bản, các đơn vị, bộ phận tiến hành dự thảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành trước khi trình Chủ tịch ký

Văn bản trong nội bộ cơ quan phải được chuyển nhanh chóng kịp thời, để các cơ quan, đơn vị lên quan tiếp nhận và giải quyết văn bản nhanh chóng kịp thời và chính xác và hiệu quả

Văn bản nội bộ cũng được chuyển và vào sổ chuyển văn bản các bộ phận phòng ban, cá nhân văn bản cũng được ký nhận

Đối với các văn bản quan trọng thì nhân viên văn thư bỏ vào phong bì, còn đối với các văn bản thông thường thì không cần bỏ vào phong bì có thể chuyển giao trực tiếp nhưng phải ghi nơi nhận rõ ràng

Nhận xét:

- Hiện nay công tác ban hành văn bản của UBND Phường Xuân Hà được thực hiện khá tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác về mặt thể thức cũng như nội dung của văn bản Đặc biệt là về mặt thể thức UBND Phường Xuân Hà thực hiện tốt theo hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kĩ thuật trình bày văn bản

- Về cách lưu văn bản đi của cơ quan

+ Tất cả các văn bản sau khi được ban hành đều được bộ phận văn thư lưu lại Trước khi lưu, văn bản được phân loại theo tên loại và được lưu chung cho tới hết năm

- Các loại công cụ sử dụng để đăng ký văn bản đi :

+ Hiện nay UBND Phường Xuân Hà sử dụng 1 sổ đăng kí văn bản đi Mẫu sổ này giống với mẫu sổ hướng dẫn tại Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm

2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Xem phụ lục IV )

- Về quy trình quản lý văn bản đi của cơ quan như sau

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản: trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra lại thể thức, hình

thức và kĩ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót sẽ kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

+ Ghi số và ngày, tháng của văn bản;

+ Nhân bản;

+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;

+ Đăng kí văn bản đi (bằng sổ)

+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

+ Lưu văn bản

Nhận xét

- Tất cả quy trình quản lý văn bản đi của Trung tâm II được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước tại Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2.3.Việc quản lý và sử dụng con dấu:

- Hiện nay UBND Phường Xuân Hà đang sử dụng một số loại con dấu sau:

+ 01 dấu tròn của UBND Phường Xuân Hà

+ 01 dấu tên cơ quan

+ 02 dấu chức danh

Nhận xét

- Đối với việc bảo quản và sử dụng con dấu

Con dấu luôn được cán bộ văn thư giữ gìn cẩn thận, được treo trên giá giữ cho con dấu không bị bẩn, lem mực, thường xuyên bơm mực để giúp cho việc đóng dấu rõ ràng hơn.Sau khi sử dụng xong luôn tiến hành cất vào tủ và khóa lại, trường hợp khi cán bộ văn thư đi vắng mà cơ quan cần sử dụng tới con dấu phải có sự đồng ý bằng văn bản + Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong và ngoài giờ làm việc, tuyệt đối không mang con dấu đi công tác hoặc khi ra ngoài cơ quan khi chưa có sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan

+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm trong việc giữ và thực hiện đóng dấu tại cơ quan

- Về nguyên tắc đóng dấu:

Cơ quan thực hiện đóng dấu đúng quy định của Nhà nước:

+ Đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái, đóng đúng chiều dấu, rõ ràng

+ Cơ quan chỉ đóng lên những văn bản đã có chữ ký (đã đăng ký) hợp lệ của người có thẩm quyền

+ Không đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng, giấy in sẳn, giấy giới thiệu khi chưa rõ họ tên người sử dụng và mục đích sử dụng

+ Người được giao nhiệm vụ giữ và đóng dấu trực tiếp, tự tay đóng dấu lên văn bản, không cho người khác mượn dấu để sử dụng

Đối với văn bản đi kèm với bản chính thì cơ quan đóng dấu giáp lai lên văn bản đi kèm

3 Công tác lưu trữ của cơ quan:

- Quy mô hoạt động của UBND Phường Xuân Hà còn hạn chế nên không có phòng tổ chức phòng, kho lưu trữ Nơi chứa tài liệu khá nhỏ, không thể chứa hết các tài liệu của các phòng ban, phần còn lại được cán bộ lưu tại nơi làm việc tạo điều kiện thuận lợi tra tìm phục vụ cho công việc khi cần thiết

- Hiện cơ quan không có cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ văn thư kiêm cả lưu trữ các tài liệu trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, đồng thời các cán bộ tự lưu hồ sơ, tài liệu tại bộ phận của mình

- Các hồ sơ quan trọng, liên quan đến các vấn đề như hộ tịch, địa chính xây dựng, xóa đói giảm nghèo… được lưu cẩn thận tại tủ đựng hồ sơ, các tài liệu sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc không quan trọng trong việc phục vụ tra tìm về sau theo nguyên tắc

2 năm thì tiêu hủy, được đóng gói bằng các hộp đựng, thùng xốp, bìa cứng chờ đến thời hạn tiêu hủy

- Công tác lưu trữ cơ bản đã làm tốt công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, đáp ứng nhu cầu thiết thực của nhân dân, tuy nhiên công tác tiến hành phân loại tài liệu, lập

hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu còn khó khăn, công cụ tra cứu tài liệu

thô sơ…chưa thực hiện đầy đủ các bước về công tác lưu trữ theo nguyên tắc và tiêu chuẩn của nhà nước

VI- Đánh giá và rút ra những thuận lợi và khó khăn của Uỷ Ban Nhân Dân Phường Xuân Hà, Quận Thanh Khê Thành Phố Đà Nẵng:

1.Đánh giá chung:

Qua quá trình thực tập tôi thấy công tác hành chính của Uỷ ban nhân dân phường đã được thực hiện hiệu quả.Công tác tác quản trị văn phòng đà hoàn thành được chức năng của mình là đơn vị tham mưu tổng hợp và phục vụ cho công tác hoạt độgn của cơ quan Văn phòng cũng đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch hoạt động và trong quá trình thực hiện cũng đã phối hợp có xem xét đôn đốc đánh giá giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng

Các chương trình công tác chỉ đạo điều hành công việc, lãnh đạo phòng cũng đã bám sát chức năng, nhiệm vụ khi chỉ đạo công việc, lựa chọn những chương trình trọng tâm và đảm bảo triển khai đồng bộ các chương trình đó.Cán bộ làm công tác văn phòng là nhân

tố trọng tâm, là chủ thể của Văn phòng đơn vị.Văn phòng cũng đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phong nghiêm túc năng động nhanh nhẹn cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao

2.Thuận lợi và khó khăn:

2.1 Thuận lợi:

Văn phòng Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Hà sạch sẽ khang trang tạo sự tiện nghi thoải mái làm việc cho cán bộ nhân viên tại cơ quan.Tạo sự hài lòng và tin tưởng trong việc giải quyết công việc của văn phòng cơ quan

Cán bộ làm việc nhiệt tình và có trách nhiệm, tận tuỵ giải quyết các thắc mắc cũng như các yêu cầu của lãnh đạo giao cho.Tạo sự tin tưởng trong lòng quần chúng

Cơ quan cũng tổ chưc nhiều hoạt động thường niên nhằm mở rộng các hoạt động văn hoá giai trí cho toàn cán bộ nhiên viên và các bạn trẻ thanh thiếu niên của phường dduwwojc tham gia và nhận được sự hưởng ứng của đông đảo thanh niên của Phường: như phong trao Uỷ ban phường chung tay vì cộng đồng, phong trào giữ gìn vệ sinh đường phố, hay

các chương hiến máu tình nguyện của pHường phát động tổ chức,chương trình về quỹ từ thiện ủng hộ cho người nghèo…

Cán bộ lãnh đạo cấp trên luôn khuyến khích động viên và khích lệ tinh thần làm việc cống hiến của bộ phận cấp dưới.Tạo sự hoà đồn giúpp đỡ lẫn nhau trong hoạt động liên quan của Uỷ ban

2.2 Khó khăn:

Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng vẫn còn nhiều hạn chế cần khác phục.Đó là đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của đơn vị chưa được đào tạo sâu về chuyên môn

Trang thiết bị của đơn vị vẫn còn nhiều điểm hạn chế về chất lượng như các loại máy thiết bị công tác văn phòng đã cũ vẫn còn sử dụng, tốc độ làm việc chậm, không đáp ứng kịp thời hoạt động làm việc của đơn vị

Hồ sơ và các tài liệu giấy tờ có liên quan đến công tác văn phòng được giao cho cá nhân quản lý đến nhiều năm mới giao nộp