Tài liệu Ứng dụng lý thuyết hệ thống trong quản lý doanh nghiệp doc

CHƯƠNG 1: NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP I.. NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NG

ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ

DOANH NGHIỆP

Người trình bày:

PGS.TS LÊ THANH HÀ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1/ ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Tác giả: PTS LÊ THANH HÀ (Chủ biên)

THẠC SỸ NGUYỄN HỮU NHUẬN

HOÀNG LÂM TỊNH

Nhà xuất bản: TRẺ, TP.HCM – 1998.

2/ ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ KINH DOANH

Tác giả: PTS LÊ THANH HÀ

PGS.PTS ĐỖ HOÀNG TOÀN

3/ ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Tác giả: PGS.TS LÊ THANH HÀ Chương trình đào tạo 1000 giám đốc trên địa

bàn TP.HCM Lưu hành nội bộ - 2003

CHƯƠNG 1: NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH

NGHIỆP

I TẠI SAO CÁC NHÀ QUẢN LÝ CẦN

NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG LÝ

THUYẾT HỆ THỐNG ?

II NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG MỘT SỐ

VẤN ĐỀ CỦA LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP.

I.1.KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG VÀ

CÁC TÍNH CHẤT CƠ BẢN

•

• KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

• Hệ thống, theo quan điểm lý thuyết hệ thống,

được hiểu là một tập hợp hay một tổng thể gồm các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự nhằm bảo đảm tính thống nhất và có khả năng thực hiện một

số chức năng và mục tiêu nhất định

CÁC TÍNH CHẤT CƠ BẢN CỦA

MỘT HỆ THỐNG

1/ Tính chất 1: về mối quan hệ.

Các phần tử hay các bộ phận luôn luôn có mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau.

2/ Tính chất 2: về sự thay đổi

Bất kỳ sự thay đổi nào về qui mô hay về

chất của một phần tử hoặc của hệ thống đều làm ảnh hưởng đến các phần tử khác và hệ thống.

“TRỒI” CỦA HỆ THỐNG

Được hiểu theo một trong 2 nghĩa sau:

1/ “ Trồi” của hệ thống được hiểu là sự chênh lệch giữa kết quả hoạt động của hệ thống với tổng kết quả của các bộ phận cộng lại.

2/ “ Trồi” của hệ thống được hiểu là khả năng

I.2 NHỮNG ÍCH LỢI CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG ĐỐI

VỚI CÁC NHÀ QUẢN LÝ

DOANH NGHIỆP

1 TẠO CÁCH NHÌN TOÀN DIỆN

• VÍ DỤ 1: Trong quyển sách “ Tái lập công ty”, trang 25

có viết:

• “ Vào 1 buối chiều, 1 chiếc máy bay của hãng hàng không

lớn Hoa Kỳ đỗ lại trên đường băng tại sân bay B để sửa chữa, nhưng thợ máy nơi gần nhất có đủ tay nghề để sửa chữa lại đang làm việc tại sân bay B Giám đốc sân bay B không chịu cử thợ máy đến sân bay A ngay chiều hôm đó, chỉ vì sau khi hoàn thành công việc sửa chữa thì thợ máy đó phải nghỉ đêm tại khách sạn mà việc thanh toán tiền

Làm công việc sửa chữa và trở về nhà trong cùng một ngày Như thế là chiếc máy bay trị giá vài triệu đôla đã phải kéo dài thời gian nằm chờ, gây thất thu cho hãng hàng không hàng trăm ngàn đôla chỉ vỉ sân bay B không muốn chi 100 USD chi phí khách sạn Giám đốc sân bay B không phải người ngu đần hay thiếu trách nhiệm Anh ta hành động theo đúng qui tắc: kiểm soát chặt chẽ và giảm đến mức tối thiểu chi phí của đơn vị

mình

Từ đó cho thấy: nhiều lúc để đạt được hiệu quả hoạt động cao cho mỗi bộ phận trong công ty thì lại làm tổn hại

đến toàn bộ hệ thống công ty.

VÍ DỤ 2:

• Một nhà máy đã đặt ra mục tiêu như nhiều công ty khác là đáp ứng nhanh chóng các đơn đặt hàng của khách hàng Nhưng, mục tiêu này thường không đạt được Cũng như các công ty khác trong ngành công nghiệp, công ty này dùng hệ thống phân phối nhiều cấp Tức là, các phân xưởng chuyển thành phẩm

đến nhà kho trung ương Rồi kho trung ương chuyển tiếp sản phẩm đến các kho địa phương để giao hàng trực tiếp cho khách hàng

Trên thực tế một kho địa phương nào đó có thể nằm tại địa điểm rất gần với kho trung ương đã được thành lập, thậm chí có thể nằm cùng ở một tòa nhà Thực tế thường xảy ra trường hợp không tránh khỏi là các kho địa phương không đủ hàng để đáp ứng theo đơn đặt hàng của khách hàng Một kho địa phương, lẽ ra phải lấy được hàng đang cần một cách nhanh chóng từ kho trung ương, chỉ nằm cách đó không xa Nhưng, sự việc không diễn ra như vậy Bởi vì, ngay cả đơn đặt hàng

khẩn cấp, quá trình này cũng phải thực hiện mất 11

ngày: 1 ngày để kho địa phương thông báo cho kho trung ương biết những hàng nó cần; 5 ngày để kho trung ương kiểm tra, phân loại và truyền lệnh; và 5

Lý do phải tốn nhiều thời gian vì trong khi thước đo

chất lượng phục vụ của các kho địa phương là thời gian

cần để đáp ứng đơn đặt hàng của khách, nhưng đối

với kho trung ương lại không phải như vậy Hoạt động của kho trung ương được đánh giá theo các tiêu chuẩn

khác, như: chi phí lưu kho, số quay vòng lưu kho và chi

phí lao động Sự hối hả đáp ứng yêu cầu của các kho

địa phương có thể làm hại cho bản thân hoạt động của kho trung ương Hậu quả là các kho địa phương đành thôi tìm cách lấy hàng khẩn cấp từ kho trung ương, dù nằm cách đó không xa Thay vào đó, kho địa phương này lấy hàng chở bằng máy bay từ kho địa phương

Có bộ phận chuyên lo liên hệ với các kho địa

phương khác để tìm kiến hàng hóa Và có nhiều hàng hóa cùng loại được vận chuyển và bốc dỡ đi đi lại lại nhiều lần một cách hết sức vô lý Nhưng, trên thực tế kho địa phương và kho trung ương trong trường hợp này đều coi làm đúng bổn phận của

mình

TUY VẬY, TOÀN BỘ HỆ THỐNG LẠI HOẠT

ĐỘNG KÉM HIỆU QUẢ.

THẢO LUẬN TÌNH HUỐNG 1

• Xí nghiệp may thời trang Thủ Đức là nơi qui tụ nhiều thợ giỏi của thành phố Sản phẩm của xí nghiệp chủ yếu là áo

sơ mi trẻ em

• Cách đây 2 năm, hàng may nhập lậu tràn vào thành phố,

nhất là hàng Trung Quốc Chất lượng của nó, mặc dầu

không bằng so với sản phẩm của xí nghiệp, nhưng được bán giá rẽ hơn nhiều Do đó, hàng của xí nghiệp bị ứ đọng,

doanh thu và lợi nhuận của xí nghiệp bị giảm nhiều và công nhân không đủ việc làm Trong hoàn cảnh đó công nhân

của xí nghiệp đã tự nguyện giảm 20% lương của mình để không công nhân nào phải nghĩ việc

Vào đầu năm này, tình hình của xí nghiệp có triển vọng hơn Xí nghiệp đã ký được nhiều hợp đồng lớn và dài hạn với các đối tác trong và ngoài nước Và, ông Mạnh, giám đốc xí nghiệp đang phân vân không biết nên lựa chọn tăng lương theo cách nào từ 2

phương án sau đây:

* Phương ánh thứ nhất là phương án tăng lương theo

cách tăng đều đơn giá trong các định mức tiền lương,

không phân biệt thợ bậc cao hay thấp Với cách tăng

này, tiền lương của tất cả công nhân đều được tăng đều và, theo ông Mạnh, sẽ giữ đươc bầu không khí đoàn kết trong tập thể đã xây dựng bấy lâu nay

* Phương án thứ 2 là phương án tăng lương theo cách tăng đơn giá theo lũy tiến trong các định mức tiền lương theo hướng có lợi cho các thợ giỏi Với cách

tăng này, tiền lương của những người thợ giỏi sẽ tăng mạnh hơn so với các thợ loại trung bình và thấp Ông Mạnh cho rằng, cách này có thể giúp ông giữ được các

thợ giỏi, những người có “bàn tay vàng” ở lại xí

nghiệp Mặt khác, ông cũng biết rằng, trên thành phố hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp, đặc biệt là các liên doanh nước ngoài, đang săn lùng và tìm cách lôi

kéo thợ giỏi về mình

CÂU HỎI:

NẾU LÀ ÔNG MẠNH, GIÁM ĐỐC

XÍ NGHIỆP, ANH ( HOẶC CHỊ)

SẼ CHỌN PHƯƠNG ÁN NÀO

TRONG 2 PHƯƠNG ÁN TRÊN ?

TẠI SAO ?

KẾT LUẬN TÌNH HUỐNG THẢO

2 TẠO CÁCH SUY NGHĨ THEO KIỂU

TƯ DUY HỆ THỐNG

1 LÀM TĂNG KHẢ NĂNG SÁNG TẠO VÀ

ĐỀ XUẤT CÁCH LÀM MỚI

2 PHÂN BIỆT GIỮA MỤC TIÊU VÀ

PHƯƠNG TIỆN THUẬN LỢI VÀ DỄ

DÀNG HƠN

3 TĂNG THÊM CÔNG CỤ ĐỂ CÁN BỘ QUẢN LÝ LỰA CHỌN

VÀ SỬ DỤNG

CÁC VÍ DỤ

II NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CỦA LÝ THUYẾT HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP.

II.1 4 yếu tố ảnh hưởng chính đến kết quả hoạt động của hệ thống II.2 Các quan điểm và các phương pháp nghiên cứu một hệ thống.

II.1 4 yếu tố ảnh hưởng chính đến kết quả hoạt động của hệ

thống.

1/ MÔI TRƯỜNG CỦA HỆ THỐNG (M)

2/ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA (V và R)

3/ CẤU TRÚC (C)

4/ MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG (Mt)

1/ MÔI TRƯỜNG CỦA HỆ

THỐNG (M)

• * KHÁI NIỆM VỀ MÔI TRƯỜNG

• * CÁC NHẬN XÉT CẦN LƯU Ý

• * CÁC VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT.

2/ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA (V và R)

* KHÁI NIỆM VỀ V và R

• * CÁC NHẬN XÉT CẦN LƯU Ý

• * CÁC VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT.

3/ CẤU TRÚC (C)

* KHÁI NIỆM VỀ C

• * CÁC NHẬN XÉT CẦN LƯU Ý

• * BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Một đội sản xuất có: 15 lao động Nam

và 20 lao động Nữ

Nhiệm vụ đội phải thực hiện là:

1/ Lắp xong 61 máy trong 1 ca và

2/ Sơn máy nhiều tối đa

NSLD LẮP

MÁY

SƠN MÁY

4/ MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG

(Mt)

TỰ ĐỌC SÁCH

II.2 Các quan điểm và các

phương pháp nghiên cứu hệ

thống.

* Các quan điểm nghiên cứu hệ thống

* Các phương pháp nghiên cứu hệ

thống

CÁC PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN

CỨU HỆ THỐNG

1 Phương pháp mô hình hóa

2 Phương pháp hộp đen

3 Phương pháp tiếp cận hệ thống

CÁC QUAN ĐIỂM NGHIÊN

CỨU HỆ THỐNG

1 Quan điểm nghiên cứu tổng thể

2 Quan điểm nghiên cứu cụ thể

3 Quan điểm nghiên cứu hỗn hợp.

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ

ĐIỀU KHIỂN HỆ THỐNG

• I CÁC MÔ HÌNH ĐIỀU KHIỂÂN MỘT HỆ

THỐNG.

• II CÁC NGUYÊN TẮC VÀ CÁC PHƯƠNG

PHÁP ĐIỀU KHIỂN MỘT HỆ THỐNG

I CÁC MÔ HÌNH ĐIỀU KHIỂÂN

MỘT HỆ THỐNG.

• Khái niệm về điều khiển 1 hệ thống.

• Các mô hình điều khiển một hệ thống.

KHÁI NIỆM VỀ ĐIỀU KHIỂN HỆ

THỐNG

Điều khiển một hệ thống được hiểu là quá trình thực hiện sự tác động nhằm làm hệ thống không đi chệch khỏi mục tiêu đã xác định trong điều kiện các yếu tố môi trường có thể biến động.

CÁC MÔ HÌNH ĐIỀU KHIỂN HỆ

II CÁC NGUYÊN TẮC VÀ CÁC

PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU KHIỂN MỘT

HỆ THỐNG

II.1 Các nguyên tắc điều khiển hệ

thống.

II.2 Các phương pháp điều khiển và

các phương pháp điều chỉnh.

II.1 CÁC NGUYÊN TẮC ĐIỀU KHIỂN HỆ THỐNG

* Nguyên tắc thông tin

* Nguyên đảm bảo độ đa dạng cần

thiết

* Các nguyên tắc khác.

II.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐIỀU

KHIỂN VÀ ĐIỀU CHỈNH

a) Các phương pháp điều khiển:

@ Phương pháp kế hoạch hóa

@ Phương pháp hàm kích thích

@ Phương pháp “vùng giới hạn”:

- Phương pháp cận dưới

- Phương pháp cận trên

- Phương kết hợp cận trên và cận dưới

b) Các phương pháp điều chỉnh

@ Phương pháp “Mai rùa”.

@ Phương pháp “Bồi thường”

@ Phương pháp “Dự trữ”

@ Phương pháp “Thả nổi” (Hay còn gọi là

“Buông lỏng quản lý”).

c) Một số lưu ý khi chọn lựa và sử dụng các phương pháp điều khiển và

điều chỉnh

* Mỗi phương pháp đều có phạm vi và chức

năng khác nhau.

* Mổi phương pháp đều có tính “ lờn”.

* Các phương pháp chỉ đạt kết quả tối đa khi

tác động đủ “độ”

* Thay đổi linh hoạt các phương pháp.

Nội dung

• I MÔI TRƯỜNG KINH DOANH VÀ QUAN

ĐIỂM HỆ THỐNG.

• II HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC, CHÍNH

SÁCH - MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG TIỆN

THỰC HIỆN.

• III QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ QUAN

ĐIỂM HỆ THỐNG.

I MÔI TRƯỜNG KINH DOANH VÀ

QUAN ĐIỂM HỆ THỐNG.

Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và môi trường, có 2 cách tiếp cận:

• Xuất phát từ điểm mạnh và điểm yếu

của doanh nghiệp để tận dụng thời cơ và hạn chế nguy cơ từ môi trường của

doanh nghiệp.(từ trong ra ngoài)

• Xuất phát từ những thời cơ và nguy cơ

của môi trường để phát huy các điểm

mạnh và hạn chế điểm yếu của doanh

Các giải pháp thực hiện

* Thứ nhất cần làm rõ các yếu tố cấu

thành môi trường kinh doanh của

doanh nghiệp.

* Thứ hai là cần làm rõ thời cơ kinh

doanh.

Môi trường kinh doanh

* Môi trường vĩ mô: Các yếu tố kinh

tế, chính trị - pháp lý, văn hóa - xã hội, khoa học - kỹ thuật, tự nhiên.

* Môi trường vi mô: Khách hàng, đối

thủ, nguồn cung cấp (nguyên vật

liệu, tài chánh, nhân sự), nội bộ.

Nội bộ doanh nghiệp :

Ma trận SWOT

* S : Strenghts (các mặt mạnh).

* T : Threats (các nguy cơ).

* O : Opportunities (các cơ hội).

* W : Weaknesses (các mặt yếu).

Thời cơ kinh doanh

“Thời cơ kinh doanh =

Khả năng của doanh nghiệp + Cơ hội có được trên thị

trường”

Thời cơ kinh doanh

Thời cơ kinh doanh thường

sẽ xuất hiện khi doanh nghiệp

hội tụ được đủ các điều kiện

cần ở đầu ra và các điều kiện đủ nhất định ở đầu vào.

Cơ hội doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ có cơ hội, nếu biết

khai thác tốt các yếu tố sau đây:

*Các điều kiện thuận lợi của doanh nghiệp.

*Các sự kiện không bình thường xảy ra như:

thiên tai, lạm phát, khủng hoảng kinh tế…

*Các sự kiện sắp xảy ra theo dự đoán như: Đại

hội Thể thao sắp tổ chức, dự đoán về nhu

Quan điểm hệ thống

• Khi nghiên cứu giải quyết các vấn đề cần

phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa vật chất và ý thức, tức là vật chất có trước và quyết định ý thức.

• Các sự vật hiện tượng luôn có sự tác động

qua lại và chi phối lẫn nhau.

• Các sự vật luôn biến đổi không ngừng.

• Động lực phát triển của các sự vật hiện

tượng luôn là các động lực bên trong, động

II HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC, CHÍNH SÁCH - MỤC TIÊU VÀ

PHƯƠNG TIỆN.

• Mối quan hệ giữa mục tiêu và phương

tiện.

• Mối quan hệ giữa chiến lược với mục

tiêu và phương tiện.

• Mối quan hệ giữa chính sách với mục

tiêu và phương tiện.

Mối quan hệ giữa mục tiêu và

phương tiện

1 Phương tiện bất biến cho một mục tiêu

2 Phương tiện bất kỳ cho một mục tiêu.

3 Mục tiêu thoát ly phương tiện.

4 Phương tiện phản lại mục tiêu.

5 Phương tiện thay thế mục tiêu.

1.Phương tiện bất biến cho một

mục tiêu

• Một mục tiêu xác định sẽ có phương tiện

phù hợp nhằm thực hiện thành công mục tiêu.

• Trong thực tiễn đôi khi có thể áp dụng

các biện pháp đã thành công ở một số

nước vào điều kiện cụ thể ở nước khác

vẫn có thể đạt kết quả.

2.Phương tiện bất kỳ cho một

mục tiêu.

• Sử dụng mọi phương tiện để thực hiện

mục tiêu, bất chấp thủ đoạn, đạo đức xã hội…

• Đây là quan điểm thường thấy của

những người theo chủ nghĩa thực dụng.

3 Mục tiêu thoát ly phương tiện.

• Nhà quản lý theo quan điểm này thường

duy ý chí, đặt ra mục tiêu cao đẹp ,

nhưng không định ra được phương tiện

thực hiện phù hợp, và thường tìm đến

các yếu tố tinh thần, không thực tế…

4.Phương tiện phản lại mục tiêu.

• Chúng ta rất quen thuộc với mục tiêu

tiết kiệm, nhưng các biện pháp quản lý

trong hệ thống lại ngăn cản việc thực

hiện mục tiêu này.

• Loại sai lầm này là nguyên nhân rối

loạn hệ thống.

5.Phương tiện thay thế mục tiêu.

• Một số nhà quản lý đã lầm lẫn phương

tiện với mục tiêu, lấy phương tiện làm

mục tiêu của hệ thống.

• Chẳn hạn, trước đây đã có lúc chúng ta

xem hình thức sở hữu, qui mô, sản xuất là mục tiêu, còn năng suất lao động, con người chỉ là phương tiện nhằm thực hiện mục tiêu trên.

Kết luận về mối quan hệ biện

chứng giữa mục tiêu và phương tiện:

• Mục tiêu và phương tiện phải được xem xét trong

sự thống nhất về lợi ích của hệ thống và phải được thể hiện trên những cơ chế quản lý cụ thể nhất.

• Phương tiện để đạt mục tiêu không phải là duy

nhất.(Mọi con đường đều đến La Mã)

• Phải xác định rõ ranh giới của mục tiêu và phương

tiện.(phải xuất phát từ mục tiêu hiệu quả, tránh

chủ nghĩa hình thức, thành tích…)

Mối quan hệ giữa chiến lược với

mục tiêu và phương tiện Phân loại chiến lược theo mục tiêu:

• Chiến lược tổng lực (Chiến lược ngang):là loại

chiến lược bao quát một hệ thống mục tiêu toàn diện.

• Chiến lược chọn lọc (Chiến lược dọc): là loại

chiến lược phát triển dựa trên thế mạnh của mình về một phương diện nào đó.

• Chiến lược thích ứng: có đặc điểm là thừa kế các

thành tựu khoa học và kỹ thuật của nước ngoài và vận dụng chúng cho phù hợp với những điều kiện

Mối quan hệ giữa chiến lược với

mục tiêu và phương tiện Phân loại theo phương tiện:

• Chiến lược thay thế nhập khẩu: chính sách

hỗ trợ các ngành công nghiệp bản xứ, thông qua việc sử dụng hàng rào thuế quan đánh vào hàng nhập khẩu có khả năng cạnh tranh với ngành công nghiệp trong nước.

• Chiến lược hướng về xuất khẩu: thực chất

cũng là một cách diễn đạt khác của chiến

lược chọn lọc- chọn lọc để xuất khẩu.