Mục tiêu nghiên cứu
Triển khai hệ thống ERP thành công là nỗ lực tập thể của toàn bộ tổ chức, không chỉ của một bộ phận, và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Nghiên cứu này nhằm tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình triển khai ERP.
- Đánh giá hiện trạng thông qua nhận diện các nhân tố quan trọng dẫn đến việc dừng triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát vào năm 2012 - 2013
- Đề xuất giải pháp giúp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 – 2022.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này áp dụng phương pháp hỗn hợp theo Creswell (2014), kết hợp bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 cấp độ và câu hỏi mở trong một bảng khảo sát để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định dừng triển khai hệ thống ERP Đồng thời, phương pháp chuyên gia cũng được sử dụng để thu thập ý kiến bổ sung về các yếu tố cần thiết cho việc triển khai thành công một hệ thống ERP.
Số liệu sơ cấp: thông qua quá trình khảo sát các đối tượng khảo sát Từ đó lập bảng phân tích, tổng hợp cho ra kết quả
Số liệu thứ cấp: được thu thập tại công ty Tuyền Phát gồm thông tin
2012-2013 Các số liệu này được dùng trong các dẫn chứng của nghiên cứu
Kết cấu báo cáo nghiên cứu
Kết cấu báo cáo nghiên cứu như sau:
- Đánh giá hiện trạng thông qua nhận diện các nhân tố quan trọng dẫn đến việc dừng triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát vào năm 2012 – 2013
- Đề xuất giải pháp giúp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 – 2022
Qua phương pháp chuyên gia, đặt ra các câu hỏi mở trong bảng khảo sát nhằm tìm ra các nhân tố giúp triển khai thành công ERP
Chuyên gia trong lĩnh vực ERP là những nhà tư vấn có kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP thành công, thường là các quản lý tại các công ty đã áp dụng hiệu quả giải pháp này.
Phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính
Kế thừa mô hình nghiên cứu của Piotr
Bài viết này tập trung vào việc sử dụng thang đo Likert 5 cấp độ để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định dừng triển khai hệ thống ERP Đồng thời, nghiên cứu cũng kết hợp câu hỏi mở nhằm phát hiện những nhân tố mới trong cùng một bảng khảo sát Đối tượng khảo sát là các thành viên của công ty Tuyền Phát, những người đã tham gia vào dự án triển khai hệ thống ERP trong năm qua.
Kết quả nghiên cứu và hạn chế
- Xác định được nguyên nhân dừng triển khai hệ thống ERP giai đoạn 2012-2013 và hiện trạng
- Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công khi triển khai hệ thống ERP
- Các hạn chế của nghiên cứu Đề xuất giải pháp, ý kiến nhằm tăng khả năng thành công khi triển khai hệ thống
ERP tại công ty Tuyền Phát giai đoạn 2018 - 2022
Trong phần mở đầu, bài viết sẽ trình bày lý do chọn đề tài nghiên cứu, xác định mục tiêu cụ thể, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cùng với phương pháp nghiên cứu được áp dụng Ngoài ra, sơ đồ nghiên cứu sẽ được giới thiệu để minh họa cho cấu trúc và quy trình thực hiện nghiên cứu.
Chương 1 giới thiệu cơ sở lý thuyết về hệ thống ERP, bao gồm khái niệm, lợi ích, điều kiện cần thiết khi triển khai và các bước thực hiện Ngoài ra, chương này còn cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình triển khai ERP trên thế giới và tại Việt Nam, đồng thời đề xuất một mô hình nghiên cứu phù hợp.
Chương 2 của bài viết giới thiệu công ty Tuyền Phát, phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh và quản lý hiện tại Nội dung chương sẽ trình bày chi tiết phương pháp khảo sát cùng với kết quả khảo sát về các yếu tố ảnh hưởng đến việc dừng triển khai hệ thống ERP trong giai đoạn 2012 – 2013 Bên cạnh đó, chương cũng sẽ tổng hợp ý kiến của các chuyên gia về những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP, nhằm định hướng cho việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 – 2023.
Chương 3 sẽ trình bày các giải pháp nhằm khắc phục nguyên nhân dừng triển khai hệ thống ERP giai đoạn 2012 – 2013 và đề xuất các biện pháp giúp triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 – 2022 Ngoài ra, chương này cũng nêu rõ các kiến nghị của tác giả và những hạn chế của đề tài.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Tổng quan hệ thống ERP
1.1.1 Khái niệm hệ thống ERP
Hệ thống ERP hay ERPs là thuật ngữ rút gọn của Enterprise Resource Planning system
Trong xuất bản năm 2008, Murthy C.S.V (tác giả của nhiều quyển sách về quản trị) đã phân tách và định nghĩa ERP như sau:
An enterprise is a complete business entity that possesses specific resources, which include various functions, divisions, and other components These elements work together to achieve the specific goals and objectives of the organization.
Tài nguyên là những tài sản quan trọng của doanh nghiệp, được sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ Các loại tài nguyên bao gồm nhân lực (con người), tài lực (tài chính) và vật lực (tài sản, thiết bị).
Hệ thống ERP là một nền tảng tích hợp nhiều phần mềm khác nhau, cho phép kết nối chéo giữa các bộ phận như sản xuất, tài chính, nhân sự và các quy trình kinh doanh khác Mục tiêu chính của ERP là nâng cao hiệu quả, cải thiện khả năng đáp ứng thông tin và gia tăng lợi nhuận cho công ty Hệ thống này giúp chia sẻ thông tin liền mạch giữa các phòng ban, đảm bảo tính liên kết và đồng bộ trong tổ chức ERP cũng được biết đến với tên gọi là Hệ thống Doanh nghiệp (ES).
Qua các định nghĩa đã nghiên cứu về ERP, tác giả tổng hợp như sau Hệ thống ERP gồm:
Hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm các thiết bị phục vụ công việc như hệ thống máy tính và thiết bị đo đạc, cùng với các kết nối mạng liên kết những thiết bị này.
- Tổ hợp các ứng dụng: gồm các chương trình phần mềm quản lý, xử lý công việc của các bộ phận trong doanh nghiệp
Hệ tri thức là tập hợp các phương pháp tính toán và xử lý dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp các chức năng xử lý thông tin từ các phòng ban trong tổ chức.
Hệ thống ERP là sự kết hợp giữa tri thức và các ứng dụng trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp thông tin lưu chuyển liên tục giữa các phòng ban Nó quản lý và chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp, hỗ trợ công tác quản lý và điều hành hiệu quả Hệ thống này cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực như nhân sự, nguyên vật liệu và tài chính.
Hình 1.1: Sơ đồ mô tả các chức năng tích hợp trong hệ thống ERP
Số lượng phân hệ tích hợp trong doanh nghiệp phụ thuộc vào ngành nghề và nhu cầu cụ thể, có thể nhiều hoặc ít và được tùy biến theo thực trạng từng doanh nghiệp Một doanh nghiệp hoàn chỉnh thường cần ít nhất các phân hệ như kế toán tài chính, quản lý kho hàng, mua hàng, sản xuất/dịch vụ và bán hàng.
Vào những năm 1960, phần mềm phục vụ ngành sản xuất và phần mềm định hướng kinh doanh đã phát triển mạnh mẽ, ban đầu chỉ thực hiện các tác vụ cụ thể Tuy nhiên, nhiều hệ thống đã trở nên lỗi thời do sự thay đổi nhu cầu kinh doanh và sự tiến bộ của công nghệ Hệ thống thông tin tích hợp đầu tiên, được gọi là phần mềm hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP), giúp quản lý thời gian sản xuất, hàng tồn kho và nhu cầu nguyên liệu, từ đó giảm chi phí lưu kho Đến những năm 1970, các nhà quản lý nhận ra tầm quan trọng của việc kết hợp MRP với phần mềm lập kế hoạch phân phối (DRP) để tự động hóa quy trình lập kế hoạch sản xuất tổng thể.
Từ năm 1980, hệ thống MRP đã được nâng cấp lên thế hệ thứ hai (MRPII), tích hợp cơ sở dữ liệu để dự đoán dòng tiền, nhu cầu máy móc, lao động và dụng cụ sản xuất (Palaniswamy & Frank, 2000) MRPII giúp nhà sản xuất trả lời các câu hỏi về nguyên vật liệu cần thiết, tài nguyên hiện có và những gì cần bổ sung Hệ thống này lập kế hoạch tổng thể và chi tiết cho từng phòng ban, nhằm mục tiêu giúp các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng chung một hệ thống thông tin để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Vào năm 1990, các nhà quản lý đã bắt đầu tích hợp các chức năng khác nhau của công ty thành một hệ thống tổng thể, bao gồm quản trị tài chính, quản trị nhân sự và quản lý dự án Cuối cùng, hệ thống MRPII đã tiến hóa thành hệ thống ERP.
Từ năm 2000, hệ thống ERP II đã mở rộng nhiều tính năng quan trọng, bao gồm quản lý chuỗi cung ứng, tài chính, quản lý tri thức, dự báo, thu mua, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý vật liệu, lập kế hoạch bán hàng, quản lý kho, bảo trì sản phẩm, bán hàng và tiếp thị, cũng như các chức năng liên quan đến kinh doanh điện tử và internet.
Hệ thống ERP đã trở thành một giải pháp quản lý trung tâm, tích hợp tất cả các chức năng của doanh nghiệp trong một cơ sở dữ liệu duy nhất Sự hấp dẫn của ERP nằm ở việc nhân viên chỉ cần nhập thông tin một lần, và thông tin này sẽ được chia sẻ đến tất cả các hệ thống trong công ty Điều này cho phép mọi người trong doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
Bảng 1.1: Các chức năng của hệ thống ERP của SAP R/3 được triển khai Tài chính
Các khoản phải thu - phải trả
Quản lý và dự báo tiền mặt
Hệ thống điều hành thông tin
Kế toán chi phí sản phẩm
Hoạt động điều phối và logistics
Quản lý hàng tồn kho
Lập kế hoạch vật tư
Đánh giá nhà cung cấp
Quản lý nguồn nhân lực
Lập kế hoạch nhân sự
Hiện nay, ERP đã phát triển đến thế hệ thứ III, cho phép kết nối trực tiếp với các bên qua internet và tích hợp các phương tiện truyền thông xã hội Hệ thống này cung cấp các tính năng giúp khách hàng và đối tác tương tác nhanh chóng với các bộ phận liên quan.
1.1.3 Lợi ích của hệ thống ERP
- Chuẩn hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp
- Minh bạch thông tin trong doanh nghiệp
- Định hướng văn hoá tổ chức theo hướng công nghiệp hoá
- Giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi
- Tạo thuận lợi trong việc kêu gọi vốn đầu tư trong và ngoài nước vì hệ thống ERP được thiết kế theo tiêu chuẩn, hỗ trợ đa ngôn ngữ
1.1.4 Điều kiện cần khi triển khai hệ thống ERP
Triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi tổ chức phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí, thời gian và nguồn lực so với những lợi ích mà hệ thống mang lại Việc so sánh giữa nhu cầu và chiến lược của tổ chức với khả năng của ERP là rất quan trọng Tổ chức cần thành lập một ban dự án để lựa chọn và đánh giá các giải pháp ERP phù hợp, đồng thời tìm kiếm nhà tư vấn có kinh nghiệm Phân tích chỉ số ROI (Return on Investment) cũng là một yếu tố cần thiết để đánh giá khoản đầu tư Cuối cùng, tổ chức phải bố trí lại hạ tầng thông tin để đáp ứng yêu cầu của hệ thống ERP khi triển khai.
Chuẩn bị nguồn nhân lực là yếu tố then chốt khi triển khai ERP, đòi hỏi sự đồng lòng từ ban lãnh đạo đến nhân viên Các nhà quản lý cần thể hiện quyết tâm và cam kết hỗ trợ trong quá trình thực hiện Nhân viên cần nhận thức rõ giá trị của ERP, được hỗ trợ và khuyến khích kịp thời, cùng với việc nâng cao kiến thức sử dụng hệ thống Hệ thống ERP được triển khai nhằm nâng cao năng suất lao động và tối ưu hóa chi phí; vì vậy, nếu không có nhân lực đủ trình độ, việc áp dụng ERP sẽ thiếu hiệu quả thực tiễn.
Thực trạng triển khai hệ thống ERP trên thế giới và Việt Nam
1.2.1 Thị trường ERP trên thế giới
Thị trường ERP toàn cầu rất phong phú và đã hình thành từ sớm, với sự hiện diện của nhiều công ty lớn như Concur, IBM, Infor, Kronos, Microsoft và Oracle từ Hoa Kỳ Ngoài ra, còn có các công ty quốc tế khác như Sage (Anh Quốc), SAP (Đức), Totvs (Brazil) và Yonyou (Trung Quốc), tất cả đều có khả năng triển khai hệ thống ERP đa ngôn ngữ tại nhiều quốc gia.
Ngành công nghiệp phần mềm ERP toàn cầu có giá trị khoảng 25 tỷ USD, với Bắc Âu và Tây Âu là những khu vực dẫn đầu trong việc triển khai hệ thống ERP Dự báo rằng các thị trường mới nổi, đặc biệt ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương, sẽ ghi nhận mức tăng trưởng cao nhất trong tương lai (Gartner, 2016).
1.2.2 Báo cáo các kết quả triển khai ERP của các công ty trên thế giới
Chi phí triển khai hệ thống ERP trên thế giới
Chi phí triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD, tương đương khoảng 2.000 USD/người dùng Đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí có thể lên đến vài triệu USD, với mức trung bình khoảng 4.000 USD/người dùng Theo nghiên cứu của Meta Group, chi phí trung bình cho một dự án ERP là 15 triệu USD, bao gồm phần mềm, phần cứng, nhân công và tư vấn Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, dự kiến chi phí triển khai hệ thống ERP sẽ giảm trong tương lai.
Mục đích triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên thế giới
Panorama Consulting Solutions là một công ty chuyên cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện cho doanh nghiệp Trong một khảo sát năm 2016 với 215 doanh nghiệp về lý do triển khai hệ thống ERP, công ty đã thu thập và thống kê được các kết quả quan trọng.
Hình 1.3: Mục đích các tổ chức trên thế giới triển khai ERP
Kết quả triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên thế giới
Hệ thống ERP, sau khi ký kết, có thể gặp thành công hoặc thất bại trong quá trình triển khai Ngay cả khi đã bàn giao chính thức, tổ chức vẫn cần thực hiện kiểm tra và đánh giá hiệu quả của hệ thống.
Lý do khác Quản lý được nhiều nơi Phục vụ khách hàng tốt hơn
Thông tin nhanh đến trụ sở và cổ đông
Giảm tải cho đội ngũ quản lý
Thay thế hệ thống Điều hành theo tiêu chuẩn quốc tế
Tối ưu công cụ lao động cho nhân viên
Lập báo cáo theo tiêu chuẩn quốc tế
Tối ưu bộ máy quản lý Công ty đang tăng trưởng
Thay thế hệ thống (kế thừa)
Tỷ lệ thành công trong việc triển khai hệ thống ERP của các tổ chức trên thế giới đang được đánh giá cao, đặc biệt trong quá trình vận hành và hiệu quả mang lại sau một thời gian Các số liệu cho thấy rằng việc áp dụng hệ thống ERP không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức.
Hình 1.4: Kết quả triển khai hệ thống ERP trên thế giới
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư ROI sau khi triển khai thành công ERP
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư (ROI) là một chỉ số quan trọng mà các tổ chức chú trọng và tối ưu hóa Sau khi triển khai thành công hệ thống ERP, nhiều tổ chức đã theo dõi và tổng kết thời gian hoàn vốn cho các dự án này.
Hình 1.5: Thời gian hoàn vốn của các tổ chức triển khai ERP trên thế giới
1.2.3 Thực trạng triển khai hệ thống ERP trên thế giới Đang theo dõi 36%
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, đặc biệt là trong việc cải tổ và tối ưu hóa quy trình để đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế Sau khi triển khai thành công, 81% tổ chức khảo sát cho rằng họ nhận thấy lợi ích kinh doanh rõ rệt, như tăng năng suất lao động và giảm thời gian xử lý công việc Tuy nhiên, nhiều tổ chức cũng gặp thách thức, với hơn một nửa cho biết chi phí triển khai vượt quá dự toán và lợi ích không đạt kỳ vọng Các vấn đề kỹ thuật và yếu tố như thời gian triển khai, trình độ nhân lực, và sự lãnh đạo dự án cũng ảnh hưởng đến quá trình này Trong tương lai, với sự phát triển của công nghệ thông tin và các phiên bản ERP mới, chi phí triển khai dự kiến sẽ giảm, cải tiến sẽ nhiều hơn, và thời gian triển khai sẽ nhanh hơn.
1.2.4 Thị trường ERP tại Việt Nam
Mặc dù giá trị thị trường ERP trong nước còn nhỏ khi so với thế giới, nhưng tỷ trọng của nó trong các ngành nội địa lại rất cao Một khảo sát gần đây đã chỉ ra điều này.
Theo báo cáo của tập đoàn dữ liệu quốc tế ICD năm 2016, chi tiêu cho phần mềm tại Việt Nam đạt 266,25 triệu USD vào năm 2015 và dự kiến sẽ tăng lên 403,84 triệu USD trong những năm tiếp theo.
Năm 2019, tỷ lệ ERP trong GDP Việt Nam đạt 10,98%, nhưng chỉ có 1,1% doanh nghiệp trong nước áp dụng giải pháp này, theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) Mặc dù ERP là công cụ quan trọng cho sự hội nhập, nhưng vẫn chưa được đánh giá đúng mức Nhiều dự án chính phủ điện tử mà Việt Nam đang triển khai sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển của hệ thống ERP tại quốc gia này.
Tại Việt Nam, có thể chia thành 2 loại phần mềm ERP gồm:
Phần mềm ERP được phát triển bởi các công ty trong nước thường được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp, bắt nguồn từ những phần mềm quản lý nghiệp vụ đơn lẻ Tuy nhiên, do hạn chế về chi phí đầu tư và năng lực, những phần mềm này thường gặp lỗi trong quá trình hoạt động và cần được kiểm tra, sửa chữa thường xuyên Vì vậy, chúng chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu triển khai một vài phân hệ.
Phần mềm ERP nước ngoài, như Epicor, SAP, Oracle và Microsoft, được phân phối trực tiếp hoặc qua các công ty tư vấn trong nước Những phần mềm này đã được hoàn thiện và đóng gói sẵn, với các gói ứng dụng phù hợp tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp Nhà triển khai sẽ điều chỉnh các gói này để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng công ty.
1.2.5 Chi phí triển khai hệ thống ERP tại Việt Nam
Chi phí triển khai hệ thống ERP theo chuẩn quốc tế tại Việt Nam rất cao, dao động từ vài trăm ngàn đến hàng chục triệu USD, tương tự như chi phí của các tổ chức toàn cầu Tuy nhiên, chi phí này có thể giảm nếu doanh nghiệp chọn đơn vị tư vấn trong nước Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam thường chọn giải pháp ERP từ nhà cung cấp nước ngoài chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, có doanh thu lên đến hàng nghìn tỷ đồng.
Chi phí cho các dự án ERP của doanh nghiệp Việt Nam thường không được công khai, do đây là một thị trường mới và thời gian triển khai kéo dài Bên cạnh chi phí dự toán, còn có nhiều khoản chi phát sinh trong quá trình thực hiện, khiến việc thống kê trở nên khó khăn.
Các mô hình nghiên cứu về hệ thống ERP
1.3.1 Mô hình nghiên cứu của Holland và Light (1999)
Nghiên cứu đầu tiên về hệ thống ERP được thực hiện bởi Christopher P Holland và Ben Light từ Manchester Business School vào năm 1999, kế thừa các mô hình quản lý dự án, triển khai hệ thống sản xuất và tái cấu trúc tổng thể Họ đã phát triển một mô hình nhằm giải quyết các câu hỏi liên quan đến việc triển khai hệ thống ERP.
- Làm thế nào để triển khai thành công hệ thống ERP?
- Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP là gì?
Mô hình các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai hệ thống ERP được phân chia thành hai nhóm chính: nhóm chiến lược và nhóm chiến thuật (hình 1.8)
Hình 1.6: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP theo 2 nhóm: chiến lược và chiến thuật theo mô hình Holland và Light
Ý nghĩa các nhân tố trong mô hình Holland và Light:
Ba nhân tố chiến lược quan trọng bao gồm tầm nhìn kinh doanh, sự hỗ trợ từ ban quản lý và biểu thời gian của dự án, đóng vai trò nền tảng trong việc phát triển và thực hiện kế hoạch dự án.
Hệ thống kế thừa đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP, bao gồm các quy trình kinh doanh, nghiệp vụ, công nghệ thông tin, cơ cấu tổ chức, văn hóa và trình độ công nghệ Khi doanh nghiệp kế thừa một hệ thống tối ưu, việc triển khai ERP sẽ trở nên thuận lợi hơn nhờ vào việc tận dụng những thành quả từ hệ thống trước đó.
Tầm nhìn kinh doanh là định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp khi triển khai dự án ERP, bao gồm mô hình kinh doanh cụ thể về hoạt động của tổ chức Doanh nghiệp cần xác định và theo dõi các mục tiêu cùng lợi ích để đảm bảo sự thành công trong quá trình thực hiện.
Quá trình triển khai hệ thống ERP
- Hỗ trợ của ban quản lý
- Biểu thời gian của dự án/Kế hoạch dự án
- Hoạt động tư vấn khách hàng
- Thay đổi quy trình kinh doanh và thiết lập phần mềm
- Sự chấp nhận của khách hàng
- Giám sát và phản hồi
- Chiến lược ERP: liên quan đế phương thức tiếp cận toàn diện hệ thống ERP
Một gói phần mềm ERP có thể được triển khai theo từng giai đoạn, bắt đầu với các phân hệ cơ bản và dần dần thêm các phân hệ khác khi người dùng đã quen thuộc với hệ thống Chiến lược triển khai nhiều giai đoạn giúp tăng khả năng thành công so với việc cung cấp toàn bộ chức năng trong một lần Ngoài ra, hệ thống ERP có thể kết nối với hệ thống kế thừa hoặc từng phân hệ riêng lẻ và được tích hợp lại sau này.
Hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao là yếu tố quan trọng trong sự thành công của dự án, thể hiện cam kết mạnh mẽ đối với sự tham gia và sẵn sàng phân bổ nguồn lực tổ chức một cách hiệu quả.
Biểu thời gian của dự án hay kế hoạch dự án là những định nghĩa chính thức liên quan đến các cột mốc và mục tiêu quan trọng, đồng thời cung cấp cái nhìn rõ ràng về ranh giới của dự án.
Hoạt động tư vấn khách hàng bao gồm sự hợp tác giữa nhà cung cấp hệ thống và người sử dụng trong việc thiết kế và triển khai quy trình kinh doanh cũng như xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả.
Việc lựa chọn đúng nhân sự cho dự án là yếu tố then chốt, giúp đảm bảo các khía cạnh kỹ thuật và tổ chức hoạt động diễn ra nhịp nhàng và đúng tiến độ.
Để thay đổi quy trình kinh doanh và thiết lập phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ cấu trúc kinh doanh hiện tại cùng với các quy trình liên quan đến hệ thống CNTT và hệ thống ERP Việc này sẽ giúp định hướng cho quá trình thay đổi và tái cấu trúc theo hướng tối ưu nhất.
Sự chấp nhận của khách hàng là quá trình mà người dùng đồng ý và tin tưởng vào hệ thống cũng như các quy trình mà nhà bán hàng cung cấp cho người mua.
Giám sát và phản hồi là quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm dự án, đồng thời phân tích phản hồi từ người dùng của doanh nghiệp.
- Truyền thông: là việc xúc tiến và thông tin về tiến độ dự án từ đội quản lý dự án đến phần còn lại của tổ chức
- Khắc phục sự cố: là khả năng quản lý khủng hoảng và sai lệch so với kế hoạch
1.3.2 Mô hình nghiên cứu của Zhe, Matthew và các cộng sự (2004)
Zhe, Matthew và các cộng sự là những nhà nghiên cứu tại các trường đại học danh tiếng ở Thượng Hải, Thẩm Dương và Hồng Kông, đã chỉ ra rằng vào năm 2004, nhiều doanh nghiệp Trung Quốc triển khai hệ thống ERP nhưng tỷ lệ thành công rất thấp Nhóm nghiên cứu dựa trên lý thuyết triển khai thành công hệ thống thông tin của Ives (1980) và Delone, McLean (1992), kết hợp với tài liệu khoa học và phỏng vấn để xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai ERP Họ đã khảo sát và phỏng vấn các công ty lớn tại Trung Quốc đã hoàn thành việc triển khai ERP trong vòng 2 năm, từ đó phát triển mô hình nghiên cứu Văn hóa tổ chức và tái cấu trúc doanh nghiệp được xác định là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của dự án ERP.
- Các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại Trung Quốc là gì?
- Tại sao những nhân tố này lại quan trọng trong việc triển khai thành công ERP ở Trung Quốc?
- Làm thế nào để các hệ thống ERP có thể triển khai thành công tại Trung Quốc?
- Làm thế nào để đo lường và xác định là thành công hay thất bại trong việc triển khai các hệ thống ERP ở Trung Quốc?
Hình 1.7: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công ERP theo mô hình
Zhe, Matthew và cộng sự
(nguồn: Zhe, Matthew, et al., 2004)
Ý nghĩa các nhân tố trong mô hình của Zhe, Matthew và các cộng sự:
Hỗ trợ từ ban quản lý là yếu tố thiết yếu cho sự thành công trong triển khai hệ thống ERP, vì đây là một hệ thống tích hợp cao cần sự hợp tác toàn diện từ đội ngũ nhân viên ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp Vai trò của ban quản lý không chỉ giúp giải quyết tranh chấp mà còn định hướng rõ ràng cho quá trình triển khai Việc áp dụng hệ thống ERP không chỉ đơn thuần là thay đổi phần mềm, mà còn là quá trình tái cấu trúc công ty và chuyển đổi các thực hành kinh doanh sang những tiêu chuẩn tốt nhất.
T riể n k h ai th àn h c ông E R P
* Sự hài lòng của người sử dụng
* Cải thiện hiệu quả kinh doanh dự kiến
* Hỗ trợ của ban quản lý
* Cam kết của toàn thể công ty
* Quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp
* Quản lý hiệu quả dự án
* Văn hoá của tổ chức
* Các khoá học và đào tạo
* Sự tham gia của người sử dụng
* Đặc điểm của người sử dụng
* Phần mềm ERP phù hợp
* Chất lượng nhà cung cấp ERP
Mô hình nghiên cứu đề xuất
Mô hình nghiên cứu của Piotr Soja năm 2006 được coi là hoàn thiện vì khảo sát cả hai nhóm đối tượng: đơn vị tư vấn và doanh nghiệp triển khai Các nhân tố được định nghĩa rõ ràng và phân loại theo mức độ quan trọng, giúp doanh nghiệp dự đoán tốt hơn quá trình triển khai ERP và nâng cao cơ hội thành công Trong khi các mô hình khác chỉ dựa trên khảo sát một chiều và chưa đánh giá đúng mức độ quan trọng của các nhân tố, mô hình của Soja cho phép đề tài xem xét nhiều khía cạnh, từ đó phát hiện các yếu tố cụ thể ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát.
Chương 1 giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: hệ thống ERP là gì? Hệ thống ERP bao gồm những gì và mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp? Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP từ những năm 1960 đến nay như thế nào? Điều kiện cần và các bước triển khai hệ thống ERP là gì? Hiện nay, mức độ quan tâm của thế giới và Việt Nam đến hệ thống ERP ra sao?
Chương này trình bày những thành quả nghiên cứu về việc triển khai thành công hệ thống ERP thông qua ba mô hình chọn lọc Trong số đó, mô hình của Piotr Soja (2006) được chọn vì tính đầy đủ và bao quát các khía cạnh của quá trình triển khai Mô hình này sẽ là nền tảng giúp nghiên cứu tìm ra giải pháp cho việc triển khai thành công hệ thống ERP tại công ty Tuyền Phát trong giai đoạn 2018 – 2022.