Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng giáo dục và đào tạo thị xã bến cát, tỉnh bình dương

v Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp: Xây dựng chi tiết bảng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm; và xây dựng quy chế công tác văn thư hành

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

TRƯƠNG HOÀNG VŨ

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO

DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG

U N VĂN THẠC S CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ GIÁO DỤC

MÃ SỐ: 60140114

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC GVC.TS VŨ AN HƯƠNG BÌNH DƯƠNG – NĂM 2019

i

ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các

số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, trích dẫn đầy đủ và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Trương Hoàng Vũ

ii

ỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu thực hiện và hoàn thiện luận văn, tác giả đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của trường Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dương, Thầy/Cô và bạn bè Với tình cảm chân thành, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:

- Ban Giám hiệu Trường Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dương, các Thầy/Cô phòng Đào tạo sau Đại học, Thầy/Cô Khoa Quản lý giáo dục đã tạo điều kiện và giúp đỡ trong suốt quá trình tác giả nghiên cứu và hoàn thành luận văn

- Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS Vũ Lan Hương – người hướng dẫn khoa học đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện và hoàn thiện luận văn

- Lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, Ban giám hiệu, quý Thầy/Cô và các đồng nghiệp tại các trường mầm non, mẫu giáo, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương đã tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả khảo sát thu thập số liệu

- Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình, anh/chị em đồng nghiệp và tập thể lớp Cao học Quản lý giáo dục Khóa 1 đã luôn bên cạnh, động viên và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn

Bản thân đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn song không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý Thầy/Cô, các anh chị em đồng nghiệp chỉ dẫn góp ý để luận văn được hoàn thiện hơn./

Trân trọng cảm ơn!

Tác giả

iii

TÓM TẮT

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư hành chính nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư hành chính đối với hoạt động quản lý của đơn vị là rất quan trọng

Đối với mọi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức Việc thực hiện tốt công tác văn thư hành chính sẽ giúp Ban Giám Hiệu Nhà trường quản lý điều hành có hiệu quả mọi công việc của nhà trường Điều này cho thấy công tác văn thư hành chính là rất quan trọng; Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trường Tổ chức tốt công tác văn thư hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trường đạt hiệu quả cao hơn

Thị xã Bến Cát hiện nay được thành lập bởi Nghị quyết số 136/NQ-CP, ngày 29/12/2013 của chính phủ Thị xã Bến Cát được thành lập từ một phần huyện Bến Cát cũ, thuộc tỉnh Bình Dương Thị xã Bến Cát bao gồm 5 phường là phường Mỹ Phước, phường Thới Hòa, phường Tân Định, phường Hòa Lợi, phường Chánh Phú Hòa và 3 xã là xã An Điền, xã An Tây, xã Phú An

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà trường nào và công việc này do văn phòng thực hiện Làm tốt công tác văn thư sẽ: Giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà trường chặt chẽ và hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời

iv

giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản;

Qua khảo sát và phỏng vấn sâu cho thấy rằng các đối tượng được phỏng vấn và khảo sát đã đánh giá cao việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành chính phù hợp tại các trường Điều này cho phép nhà trường kiểm soát kế hoạch thực hiện, phương pháp và tiến độ thực hiện hoạt động văn thư hành chính tại các trường một cách tốt nhất Bên cạnh việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành

chính thì công tác kiểm tra công tác văn thư một cách thường xuyên là điều cần

thiết để phát hiện và xử lý các sai sót hiệu quả Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư sẽ thúc đẩy tính tự giác, thúc đẩy các cán bộ, nhân viên trong nhà trường có liên quan đến hoạt động văn thư hành chính hoàn thành tốt công tác văn thư, giúp nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính

Với thực trạng vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư, lưu trữ còn thiếu, yếu ở một số trường như hiện nay thì nhất thiết phải hoàn thiện mới có điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trong thời gian tới tuy nhiên việc đảm bảo trang thiết bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư hành chính còn cần phải có sự kết hợp nhiều ban ngành chứ không riêng Phòng Giáo dục và Đào tạo có thể thực hiện được nhiệm vụ này

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận của công tác quản lý công tác văn thư hành chính và thực trạng quản lý hoạt động văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn thị xã Bến Cát, tác giả đề xuất 7 biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý công tác văn thư hành chính,

đó là:

Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn

thư: HT cần tham gia các khóa tập huấn, nghiên cứu các văn bản luật về VTHC; trang bị công cụ hiện đại; tuyên truyền đến các thành viên về vị trí và vai trò quan trọng của công tác văn thư hành chính

v

Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp: Xây

dựng chi tiết bảng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm; và xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính tại tất cả các trường

Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên

môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chínhNhà trường hoạch định số lượng và yêu cầu trình độ NVVT ngay từ giai đoạn hoạch định nhân sự

và đề xuất phân bổ lên phòng GD&ĐT thị xã; tạo điều kiện để các NVVT tham gia các lớp học nghiệp vụ văn thư hành chính hoặc các khóa học Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên ngành

Biện pháp 4: Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính: Tạo

điều kiện để NVVT tham gia các buổi tập huấn công tác văn thư của Phòng nội

vụ thị xã tổ chức; trang bị cho NVVT các văn bản, tài liệu liên quan đến công tác văn thư hành chính, máy vi tính kết nối internet để các NVVT có thể tham khảo, học hỏi về nghiệp vụ văn thư

Biện pháp 5: Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho công tác văn

thư hành chính: sử dụng nguồn ngân sách từ cấp trên, nguồn lực xã hội hoá mua sắm cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính của nhà trường

Biện pháp 6: Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn

thư hành chính: Nhà trường cần xây dựng quy chế văn thư hành chính một cách chi tiết và bao gồm các hành vi khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư

Biện pháp 7: Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính, xử lý các sai

sót hiệu quả: chú trọng hơn đến các phương pháp kiểm tra trực tiếp để có kết quả chính xác và đa chiều

Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ

Kết quả khảo nghiệm cho thấy các biện pháp được đề xuất có tính cần thiết và khả thi cao Do đó, các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn thị Bến Cát và các địa bàn khác có thể nghiên cứu, vận dụng linh hoạt, sáng tạo những biện pháp này để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý công tác văn thư hành chính trong các nhà trường, nhằm nâng cao vị thế, phát

vi huy vai trò của công tác văn thư hành chính trong nhà trường, góp phần thực hiện mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đào tạo

vii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ

2 CB-GV-NV Cán bộ - giáo viên - nhân viên

viii

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, BIỂU ĐỒ

1 Sơ đồ 1.1 Dấu “đến” có mẫu trong văn bản đến 23

4 Bảng 2.1 Quy mô trường lớp năm học 2018 – 2019 52

5 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phòng Giáo dụcvà Đào tạo thị xã

7 Bảng 2.3 Sơ bộ thống kê thông tin cá nhân đối tượng khảo

8 Bảng 2.4 Quy ước xử lý thông tin phiếu khảo sát 62

9 Bảng 2.5 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà

10 Bảng 2.6 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về

yêu cầu của công tác VTHC trong nhà trường

64

11 Biểu đồ 2.1 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về tầm quan trọng của công tác VTHC trong nhà

trường

67

12 Bảng 2.7 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về

thực trạng công tác VTHC trong nhà trường

68

13 Biểu đồ 2.2 Tầm quan trọng của quản lý công tác VTHC

trong trường hiện nay

76

14 Bảng 2.8

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư

về thực trạng quản lý công tác VTHC trong nhà trường

77

ix

15 Bảng 2.9

Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về mức độ ảnh hưởng đến việc QL công tác VTHC trong nhà trường

81

16 Bảng 3.1 Ý kiến của CBQL, NVVT về tính cần thiết của các

biện pháp quản lí văn thư hành chính 118

17 Bảng 3.2 Ý kiến của CBQL, NVVT về tính khả thi của các

biện pháp quản lí văn thư hành chính 119

18 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ mối liên hệ cần thiết – khả thi 121

x

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 3

3 NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU 3

4 KHÁCH THỂ, ĐỐI TƯỢNG 3

5 GIỚI HẠN, PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

6 GIẢ THUYẾT KHOA HỌC 4

7 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

7.1 Phương pháp luận 4

7.2 Phương pháp nghiên cứu 5

8 CẤU TRÚC LUẬN VĂN 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LU N VỀ QUẢN Ý VĂN THƯ HÀNH CHÍNH 8

1.1 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 8

1.2 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 10

1.2.1 Văn thư, hành chính, công tác văn thư, hành chính trong nhà trường 10

1.2.2 Quản lý, Quản lý giáo dục, Quản lý nhà trường, Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường 14

1.3 LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG 18

1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường 18

1.3.2 Yêu cầu công tác văn thư hành chính trong nhà trường: 20

1.3.3 Nội dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường 20

1.4 LÝ LUẬN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG 33

1.4.1 Nhiệm vụ của hiệu trưởng trong quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường 33

1.4.2 Các nguyên tắc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường 34

1.4.3 Nội dung quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường 35

xi

1.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH

CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG 43

1.5.1 Yếu tố khách quan 43

1.5.2 Yếu tố chủ quan 45

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 48

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN Ý CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO THỊ XÃ BẾN CÁT 49

2.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI, GIÁO DỤC THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG 49

2.1.1 Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội 49

2.1.2 Khái quát về Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát và công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc 51

2.2 TỔ CHỨC KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 58

2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƯỜNG TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG 63

2.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường: 63

2.3.2 Yêu cầu của công tác văn thư hành chính trong nhà trường: 64

2.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường 66

2.3.4 Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay: 68

2.4 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC BẾN CÁT 75

2.4.1 Tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay 75

2.4.2 Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học hiện nay 76

2.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG TRƯỜNG HỌC HIỆN NAY: 81

2.6 NHẬN XÉT CHUNG: 82

xii

2.6.1 Ưu điểm 82

2.6.2 Hạn chế 82

2.6.3 Nguyên nhân hạn chế 83

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 87

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT 88

3.1 NHỮNG CƠ SỞ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP 88

3.1.1 Cơ sở lý luận 88

3.1.2 Cơ sở pháp lý 88

3.1.3 Cơ sở thực tiễn 89

3.2 CÁC NGUYÊN TẮC ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP 89

3.2.1 Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan 89

3.2.2 Đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục, phù hợp với xu thế quốc tế 91

3.2.3 Đảm bảo chất lượng và hiệu quả 92

3.2.4 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi 92

3.3 CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT 92

3.3.1 Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư 92

3.3.2 Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp 96

3.3.3 Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính 101

3.3.4 Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính 104

3.3.5 Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính 107

3.3.6 Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư 110

xiii

3.3.7 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính xử lý các sai sót

hiệu quả 112

3.3.8 Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ 114

3.4 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BIỆN PHÁP: 115

3.5 KHẢO NGHIỆM MỨC ĐỘ CẦN THIẾT VÀ KHẢ THI CỦA CÁC BIỆN PHÁP Đ ĐỀ XUẤT: 117

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 122

KẾT LU N VÀ KIẾN NGHỊ 123

1 KẾT LUẬN 123

2 KIẾN NGHỊ 124

2.1 Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo 125

2.2 Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo 125

2.3 Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo 125

2.4 Đối với các trường trên địa bàn thị xã Bến Cát 126

2.4.1 Đối với hiệu trưởng 126

2.4.2 Đối với Nhân viên văn thư hành chính 126

1

MỞ ĐẦU

1 í do chọn đề tài

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hay đơn

vị sự nghiệp, quản lý công tác văn thư hành chính là một vấn đề hết sức quan trọng cần được quan tâm một cách đúng mức Việc soạn thảo, ban hành văn bản của văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí điều hành diễn ra một cách hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong văn bản

Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản nhằm giúp công tác văn thư hành chính hoạt động đi vào nề nếp như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và được sửa đổi một số điều tại nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất về công tác văn thư; Thông tư 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức và

kỷ thuật trình bày văn bản; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thay thế một số điều khoản của Thông tư liên tịch 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP); Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ,

cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nân dân các cấp

Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay hệ số lương ngạch của văn thư chưa thể đáp ứng thu hút nhân lực như Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ hay thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng

10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp

vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư thì yêu cầu tiêu chuẩn trình độ bồi dưỡng như có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp; phải có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; Có chứng chỉ tin học

Trong các cơ quan, đơn vị thì bộ phận văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực,

là bộ mặt, là cánh tay phải Thông qua bộ phận văn phòng, quản lý điều hành trong nhà trường mới đạt được mục tiêu mong đợi Trong bộ phận văn phòng, công tác văn thư hành chính là rất quan trọng Có thể nói, đây là một trong những mắt xích quan trọng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trường Tổ chức tốt công tác văn thư hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trường đạt hiệu quả cao hơn

Từ những lý do trên Người nghiên cứu quyết định chọn “Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục

và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương” để làm đề tài nghiên cứu

3

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường; đánh giá thực trạng quản lý văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương và đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hơn công tác văn thư hành chính các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Hệ thống hóa cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường

3.2 Khảo sát thực trạng quản lý văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

3.3 Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

4 Khách thể, đối tượng

4.1 Khách thể nghiên cứu

Công tác văn thư hành chính trong các đơn vị trường học

4.2 Đối tượng nghiên cứu

Quản lý công tác văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

5 Phạm vi nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất các biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

Về đối tượng khảo sát: Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, tổ trưởng tổ hành chính, nhân viên văn thư các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

4

Về không gian: Địa điểm khảo sát tại các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

Về thời gian: số liệu chúng tôi sử dụng trong luận văn được thu thập từ năm 2016 đến tháng 10/2018

6 Giả thuyết khoa học

Công tác văn thư hành chính trong nhiều năm qua đã được Phòng Giáo dục và Đào tạo quan tâm chỉ đạo và bước đầu đã có nhiều khởi sắc Tuy nhiên, công tác văn thư hành chính trong các trường học vẫn còn nhiều nhiều hạn chế như thiếu sự quan tâm đúng mức của Ban giám hiệu nhà trường, ứng dụng công nghệ thông tin, công tác soạn thảo văn bản của văn thư còn hạn chế, Nếu áp dụng tốt các biện pháp quản lý theo đề xuất của luận văn sẽ giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt hơn công tác văn thư hành chính các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

7 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

7.1.1 Quan điểm tiếp cận hệ thống - cấu trúc

Nghiên cứu xem xét một cách sâu sắc toàn diện, khách quan về hoạt động quản lý văn thư hành chính trong các trường học mầm non, tiểu học, trung học cơ

sở tại thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong mối quan hệ với các yếu tố khác trong xã hội như yếu tố tự nhiên, kinh tế, văn hoá - xã hội, môi trường, quản lý của nhà nước Đánh giá mặt đạt được, những tồn tại từ đó đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trong thời gian tới

7.1.2 Quan điểm thực tiễn

Nghiên cứu căn cứ vào thực trạng quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương đánh giá những điểm đạt được, những khó khăn, tồn tại Dựa vào đó lựa chọn những vấn

đề cấp thiết và đề xuất một số biện pháp để giải quyết khó khăn, tồn tại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động quản lý

5

7.1.3 Quan điểm hiệu quả

Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo nâng cao được hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị

xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, giảm chi phí về nhân lực - vật lực

7.1.4 Quan điểm theo chức năng quản lý

Nghiên cứu sử dụng cách tiếp cận theo chức năng quản lý: Theo cách tiếp cận này thì quản lý có 4 chức năng chính gồm:

+ Chức năng kế hoạch hoá: Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như xác định chức năng, nhiệm vụ và các công việc của nhà trường; Dự báo, đánh giá triển vọng; Đề ra mục tiêu, chương trình; Lập kế hoạch chương trình; Nghiên cứu xác định tiến độ; Xác định ngân sách; Xây dựng các nguyên tắc tiêu chuẩn; Xây dựng các thể thức thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường

+ Chức năng tổ chức: bao gồm một số hoạt động như xây dựng các cơ cấu, nhóm (cơ cấu, cấu trúc); Tạo sự hợp tác, liên kết (xây dựng mô hình); Xây dựng các yêu cầu; Lựa chọn, sắp xếp; Bồi dưỡng cho phù hợp; Phân công nhóm

và cá nhân thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường

+ Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện: gồm các nội dung như Kích thích động viên; Thông tin hai chiều; Bảo đảm sự hợp tác trong thực tế thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường

+ Chức năng kiểm tra: bao gồm các công việc như xây dựng định mức và tiêu chuẩn, các chỉ số công việc, phương pháp đánh giá; Rút kinh nghiệm và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường

7.1.5 Tiếp cận theo nội dung quản lý

Nội dung quản lý trong công tác văn thư hành chính của nhà trường bao gồm bốn nội dung: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản và tài liệu khác; Quản lý và sử dụng con dấu và cải cách hành chính

7.2 Phương pháp nghiên cứu

6

7.2.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Trong đề tài tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, hệ thống các chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Nhà nước, và các sách, báo có liên quan đến vấn đề quản lý giáo dục nói chung

và quản lý công tác văn thư hành chính nói riêng

Ngoài ra nghiên cứu còn được thực hiện thông qua việc phân tích, đánh giá các tài liệu, đề tài nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính của các nhà khoa học, nhà giáo dục, các tác giả khác đã được công bố có liên quan đến

đề tài

7.2.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Phương pháp nghiên cứu thực tiễn là các phương pháp trực tiếp tác động vào đối tượng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận động của đối tượng đó, giúp người nghiên cứu thu thập thông tin hoặc làm nảy sinh các ý tưởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo

7.2.2.1 Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi:

Trong nghiên cứu này tác giả sử dụng phương pháp điều tra thông qua việc khảo sát các đối tượng liên quan đến hoạt động quản lý văn thư hành chính bao gồm hiệu trưởng (HT), phó hiệu trưởng (PHT), trưởng tổ văn phòng (TTVP)

và nhân viên văn thư (NVVT) và phỏng vấn các thầy cô hiệu trưởng các trưởng tại đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

Phương pháp chọn mẫu:

Trong đề tài này tác giả sử dụng kỹ thuật lấy mẫu cả khối (xác suất) Vì đối tượng khảo sát nằm đều thuộc trường trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương và có số lượng không nhiều Với tổng số 32 trường các cấp học mầm non, tiểu học, THCS trực thuộc sự quản lý của phòng GDĐT thị xã, có

32 hiệu trưởng, có 32 phó hiệu trưởng, 32 tổ trưởng Tổ văn phòng và 32 nhân viên văn thư Tác giả khảo sát 4 đối tượng này với số phiếu phát ra là 32 phiếu dành mỗi đối tượng, kỳ vọng thu đủ số phiếu trên để phân tích Với số lượng trên

7

tác giả có thể nắm bắt được danh sách, số lượng, tính chất, công việc… của mẫu một cách cụ thể, từ đó có thể tiến hành lựa chọn, tiếp cận và khảo sát một cách dễ dàng, đầy đủ

Phương pháp lấy số liệu:

Nghiên cứu sử dụng phiểu khảo sát được thiết kế chi tiết riêng cho từng đối tượng bao gồm HT, PHT, TTVP và NVVT, định dạng ở dạng giấy và file mềm trên máy vi tính tác giả sẽ thực hiện khảo sát trực tiếp hoặc gửi đến từng đối tượng khảo sát bằng như mail, fax, mạng xã hội

thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát tỉnh Bình Dương

8 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục thì luận văn có cấu trúc 3 chương chính gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong trường học

Chương 2: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

Chương 3: Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

8

Chương 1

CƠ SỞ Ý U N VỀ QUẢN Ý VĂN THƯ HÀNH CHÍNH

TRONG TRƯỜNG HỌC 1.1 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư hành chính từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu với nhiều góc độ khác nhau:

Trong cuốn sách “văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy

tờ trong thời phong kiến Việt Nam” (2002), tác giả Vương Đình Quyền đã nghiên

cứu công phu và có hệ thống về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước nói chung

và công tác công văn giấy tờ nói riêng của các vương triều phong kiến ở nước Việt Nam

Công tác xây dựng, ban hành và quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước

hiện nay cũng đã được đề cập trong một số cuốn sách như: “Xây dựng và ban hành

văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Tạ Hữu Ánh, NXB Lao động năm 1996;

“Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của

Nguyễn Văn Tham, NXB Chính trị quốc gia năm 1996

Hai công trình trên đây đề cập đến những vấn đề như: Phân loại văn bản, nghiên cứu tính hệ thống các văn bản, chức năng, vai trò của văn bản cho việc đảm bảo thông tin trong quản lý…

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” do tác giả Vương

Đình Quyền biên soạn, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội năm 2005 là công trình nghiên cứu công phu về công tác văn thư Giáo trình đã đề cập đến những vấn đề như: Nội dung, yêu cầu công tác văn thư; văn bản, văn bản quản lý nhà nước; kỷ thuật soạn thảo văn bản, quản lý, giải quyết, văn bản và lập hồ sơ công việc Giáo trình hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiển trong công tác quản lý, giải quyết văn bản

Ngoài ra, công tác quản lý văn bản cũng được sự quan tâm nghiên cứu của học viên, sinh viên ngành lưu trữ và quản trị văn phòng Có thể kể đến một số đề tài

như khóa luận tốt nghiệp của Vũ Bá Dụ: “tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn

9

bản ở một số công ty”; đề tài của Nguyễn Thúy Hà đề tài nghiên cứu “Tổ chức quản

lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở học viện báo chí và tuyên truyền” và khóa luận của Nguyễn Thị Ngọc “công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài trên địa bàn Hà Nội”

Tác giả Liêng Bích Ngọc (2011) với nghiên cứu “Các giải pháp nâng cao

hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp sở tại Thành phố Hồ Chí Minh"

luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý văn bản gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi trong giai đoạn văn thư tại các Sở ở thành phố Hồ Chí Minh Với thực trạng của nghiên cứu tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm

nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp Sở gồm Thứ nhất, các giải

phải pháp có liên quan tới hoàn thiện cán bộ, công chức trên cả bốn mặt cơ bản của chỉnh thể thống nhất “con người”: thức, tâm, lực và hành; Thứ hai, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư; Thứ ba, kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện công tác văn thư Thứ năm, tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản; Thứ sáu, về quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản hồ sơ theo quytrình” một cửa”; Thứ bảy, nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư; không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư và công tác quản lý văn bản Những giải pháp này vẫn có thể ứng dụng hiệu quả trong thời với các

trường học trong nghiên cứu này

Nguyễn Hằng Thuỷ (2009) với đề tài luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ và

quản trị văn phòng “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh

Bình thực trạng và giải pháp” Trong nghiên cứu này tác giả đã đề xuất được

một số giải pháp quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong đó có công tác văn thư

Nghiên cứu về “Tin học hóa cho công tác văn thư, lưu trữ và thư viện”

của Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) cho rằng có thể ứng dụng tin học vào soạn thảo và in ấn văn bản; quản lý và tra tìm văn bản từ đó giảm nâng cao

10

hiệu quả quản lý văn bản tại các cơ quan, góp phần vào giải quyết yêu cầu đổi

mới kỹ thuật hành chính văn phòng, góp phần cải cách nền hành chính quốc gia

Tác giả Ralph H và các cộng sự (1995) với nghiên cứu Electronic

Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers cho thấy giá trị của việc áp dụng của công nghệ mới để quản lý tài liệu

trong các cơ quan, tổ chức Qua việc sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu sẽ giúp tăng năng suất và cải thiện hiệu năng bằng cách áp dụng công nghệ mới vào tài liệu và xử lý tài liệu (Nguồn https://pdfs.semanticscholar.org truy cập ngày 12 tháng 3 năm 2018)

A Karjalainen và các cộng sự (2000) với nghiên cứu Genre-based

metadata for enterprise document management cho rằng tất cả các tổ chức, công

ty cần phải nhận thức được sự phát triển liên tục của các thể loại tài liệu để từ đó

có những chuẩn bị tốt cho việc quản lý chúng Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin và các phương pháp thiết kế một hệ thống quản lý siêu dữ liệu sẽ giúp quản lý tốt tài liệu trong cơ quan, tổ chức (Nguồn

http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.104.6733&rep=rep1&type=pdf truy cập ngày 10 tháng 3 năm 2018)

Như vậy, từ trước đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề văn thư hành chính, quản lý tài liệu trong cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước Trong số đó có một số công trình nghiên cứu đề suất một số giải pháp quản lý văn thư hành chính cơ quan Tuy nhiên, các nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính trường học thì chưa nhiều Mặc dù vậy, những công trình trên đã gợi mở và cung cấp cho Người nghiên cứu nhiều vấn đề rất bổ ích để thực hiện đề tài này tôi đã thừa kế những kết quả nghiên cứu ở các công trình nghiên cứu các tác giả đi trước, đồng thời phân tích làm rõ và tìm ra các biện pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn thư hành chính ở các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

1.2 Một số khái niệm cơ bản

1.2.1 Văn thư, hành chính, công tác văn thư, hành chính trong nhà trường

11

1.2.1.1 Công tác văn thư:

Trong quá trình hoạt động của một nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ rất quan trọng đối với hoạt động trong nhà trường Những hoạt động này cần được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư Mỗi quan điểm có những đặc trưng riêng có hai quan điểm đáng chú ý là:

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản

- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các cơ quan đó.Công tác văn thư là công tác giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản

Như vậy, công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các cơ quan đó

Theo giả Bùi Văn Quyết (2006) thì “Công tác văn thư là công tác tiến

hành soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước”

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính

phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn

thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá

12

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Qua các khái niệm trên cho thấy khái niệm theo Nghị định

110/2004/NĐ-CP là đầy đủ ý nghĩa, các thành phần công việc trong công tác văn thư Chính vì thế trong nghiên cứu này tác giả dựa vào khái niệm này để thực hiện các phân

tích chuyên sâu liên quan đến vấn đề nghiên cứu

1.2.1.2 Hành chính

Hành chính là một từ được sử dụng với nội dung rất đa nghĩa và hiện chưa

có một định nghĩa thống nhất Theo tiếng Latinh cổ, thuật ngữ “hành chính” Administratio được hiểu theo hai nghĩa Thứ nhất là giúp đỡ, hỗ trợ hay phục vụ; Thứ hai là quản lý, hướng dẫn hay cai trị Nếu kết hợp cả hai nghĩa này thì hành chính có tính hai mặt, tức vừa “quản lý”, vừa “cai trị”, vừa “hỗ trợ”, vừa “phục vụ”

Theo từ điển tiếng Việt “hành chính” là “phạm vi quản lý, chỉ đạo việc thi hành chính sách, pháp luật của Nhà nước”, hoặc những gì “thuộc công việc giấy

tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước”

Tác giả Bùi Văn Quyết (2006) đưa ra khái niệm “Hành chính là hoạt động

tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi những quy tắc nhất định, nhằm đạt tới mục đích phục vụ lợi ích chung đã xác định”

Quan điểm hiện đại về hành chính còn xem “hành chính” là một dạng

“quản lý” đặc biệt không phải chỉ là quản lý hành chính nhà nước, mà còn là một nhóm người, một tổ chức trong xã hội

Tuy có nhiều cách hiểu khác nhau nhưng quan niệm về hành chính vẫn có một số điểm chung:

- Là hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành;

- Có mục đích phục vụ lợi ích chung;

- Và đa số các hoạt động hành chính là của cơ quan nhà nước, các tổ chức

Từ những quan niệm nêu trên của hành chính, có thể hiểu hành chính là hành chính là một dạng đặc thù của quản lý, là hoạt động điều hành trong bất kỳ

13

một cơ quan, tổ chức, một nhóm người nào có hoạt động chung, trong đó có sự phân công trách nhiệm và xác định rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và có sự phối hợp chặt chẽ dưới sự chỉ huy, điều khiển bằng mệnh lệnh thông qua quan hệ quyền lực - phục tùng nhằm đạt được những mục đích chung

1.2.1.3 Công tác văn thư hành chính trong nhà trường

Công tác văn thư hành chính trong nhà trường có vai trò rất quan trọng nhằm kết nối mọi hoạt động bên trong nhà trường cũng như kết nối nhà trường với các lực lượng tham gia giáo dục ngoài nhà trường Công tác quản trị chủ yếu tạo ra, sử dụng, bảo quản các điều kiện cơ sở vật chất, tài chính, thực hiện các chế độ chính sách nhằm phục vụ công tác giáo dục của nhà trường Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin trong nội bộ nhà trường và bên ngoài nhà trường

Công tác văn thư hành chính có các vai trò như bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường; Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và chế độ

Theo nghĩa rộng, công tác hành chính trong trường phổ thông là việc thi hành pháp luật, chính sách của Nhà nước, bao gồm cả pháp luật, các chính sách giáo dục – đào tạo; là việc sắp xếp, điều khiển công việc trong nhà trường nhằm

hoàn thành các công việc được giao (Trường Cán bộ QLGD & ĐT TW II, Giáo

trình nghiệp vụ Quản lý nhà trường)

Theo nghĩa hẹp, công tác hành chính trong trường phổ thông là toàn bộ các công việc được tiến hành một cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng các điều kiện về vật chất, tinh thần nhằm phục vụ các hoạt động dạy - học và các

hoạt động khác trong trường (Trường Cán bộ QLGD & ĐT TW II, Giáo trình

nghiệp vụ Quản lý nhà trường)

14

Tóm lại, dù nhìn ở khía cạnh nào đi nữa thì công tác văn thư hành chính trong trường phổ thông là toàn bộ hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành của nhà trường về các yếu tố con người, thời gian, công việc, tài chính, công nghệ, phương pháp, động viên tinh thần, môi trường giáo dục… nhằm thi hành pháp luật và các chính sách của Nhà nước về giáo dục và đào tạo, hướng đến lợi ích chung là tạo ra lợi ích giáo dục cho toàn dân, cho người học và xã hội

1.2.2 Quản lý, Quản lý giáo dục, Quản lý nhà trường, Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường

1.2.2.1 Quản lý

Đời sống con người hiện nay ngày càng thể hiện tính cộng đồng, trong đời sống và cả trong quá trình sản xuất, sự phân công lao động ngày càng rõ ràng Chính vì thế để các công việc được hoàn thành đúng về cả tính chất lẫn thời gian thì cần phải có sự phân công, hợp tác một cách trôi chảy cần phải có sự chỉ huy, phối hợp, điều hành đó chính là chức năng quản lý Quản lý là một một khái niệm rất rộng và được hiểu theo nhiều hướng khác nhau tùy vào đối tượng nghiên cứu Chính vì thế mỗi tác giả nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau thì khái niệm quản lý cũng khác nhau Quản lý là một trong những loại hình lao động quan trọng nhất trong các hoạt động của con người Quản lý xuất hiện từ rất sớm, tồn tại và phát triển đến ngày nay Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về quản lý và quan niệm về quản lý theo các cách tiếp cận khác nhau:

Theo Từ điển tiếng Việt (1990): “ Quản lý là trông coi và gìn giữ theo

những yêu cầu nhất định” (Từ điển Tiếng Việt, 1990, trang 772)

Theo các tác giả Harold Koontz, Cyri O’donnell và Heinz Weihrich:

“Quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm sự hoạt động nỗ lực của các cá

nhân nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức” (Harold Kootz et al., 1994, p

33)

Theo tác giả Trần Kiểm: “QL là những tác động của chủ thể QL trong

việc huy động, phát huy, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức (chủ yếu là nội lực) một cách

15

tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất” (Trần Kiểm, 2004,

p 8)

Các tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc quan niệm về quản

lý trong tác phẩm Đại cương khoa học quản lý: “Hoạt động quản lý là tác động

có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể

QL (người bị QL) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” (Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc, 2014, p 9)

Theo tác giả Phan Văn Kha (1999): “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên thuộc một hệ thống đơn

vị và việc sử dụng các nguồn lực phù hợp để đạt được các mục đích đã định”

(Phan Văn Kha, 1999, trang 6)

Từ những phân tích trên, có thể định nghĩa: Quản lý là quá trình tác động

có ý thức của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm làm cho tổ chức vận hành, đạt đến mục tiêu đã định với chất lượng và hiệu quả mong muốn

Các công trình nghiên cứu khoa học quản lý trong những năm gần đây đã đưa đến một kết luận tương đối thống nhất về 4 chức năng quản lý trong giáo dục Đó là: Chức năng kế hoạch hoá, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo, chức năng kiểm tra – đánh giá

Theo tác giả Trần Kiểm: “Chức năng quản lý là một loại hoạt động quản

lý đặc biệt, sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa trong quản lý, tiêu biểu bởi tính chất tương đối độc lập của những bộ phận của quản lý” (Trần Kiểm, trang 44)

1.2.2.2 Quản lý giáo dục

Quản lý giáo dục là một bộ phận trong hệ thống quản lý Nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo Có rất nhiều tác giả đã khái quát về QLGD như:

Tác giả Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Quản lý giáo dục theo nghĩa tổng quát

là hoạt động phối hợp của các lực lượng xã hội nhằm thúc đẩy mạnh công tác đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu xã hội” (Đặng Quốc Bảo, 1997, p 31)

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang (1989): “Quản lý giáo dục thực chất là

16

tác động đến nhà trường, làm cho nó tổ chức tối ưu được quá trình dạy học Giáo dục thể chất theo đường lối nguyên lý giáo dục của Đảng, quán triệt được những tính chất trường THPT xã hội chủ nghĩa Việt Nam Bằng cách đó tiến tới mục

tiêu dự kiến tiến lên trạng thái chất lượng mới về chất” (Những khái niệm cơ bản

về quản lý giáo dục)

Xét về cấp độ quản lý, tác giả Trần Kiểm cho rằng: quản lý giáo dục

thường được đề cập với 2 cấp độ quản lý đó là: quản lý cấp vi mô và quản lý cấp

vĩ mô

- Quản lý giáo dục ở cấp vĩ mô được hiểu là tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống, hợp quy luật) của chủ thể quản lý đến tất cả các mắt xích của hệ thống (từ cấp cao nhất đến các cơ sở giáo dục là nhà trường) nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu phát triển giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu của xã hội (Trần Kiểm, 2008, tr.10)

- Quản lý giáo dục ở cấp vi mô là quản lý các hoạt động trong nhà trường bao gồm hệ thống các tác động có tính hướng đích của hiệu trưởng đến các hoạt động giáo dục, đến con người (CB-GV-NV và HS), đến các nguồn lực (CSVC, tài chính, thông tin, v.v…), đến các ảnh hưởng ngoài nhà trường một cách hợp quy luật (quy luật quản lý, quy luật giáo dục, quy luật tâm lý, quy luật kinh tế, quy luật xã hội, v.v…) nhằm đạt mục tiêu giáo dục (Trần Kiểm, 2008, tr.11)

Kết hợp với chức năng quản lý, trong đề tài này, chúng tôi tiếp cận khái

niệm quản lý giáo dục theo chức năng quản lý, cụ thể: Quản lý giáo dục là quá

trình thực hiện các hoạt động xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra một cách tự giác của chủ thể quản lý giáo dục đến khách thể quản lý giáo dục nhằm làm cho hệ thống giáo dục vận hành có hiệu quả và đạt tới mục tiêu giáo dục

Dù ở cấp độ vĩ mô hay vi mô, quản lý giáo dục có 4 yếu tố: chủ thể quản

lý, đối tượng quản lý, khách thể quản lý và mục tiêu quản lý

1.2.2.3 Quản lý nhà trường

Trường học là cơ sở giáo dục, trực tiếp giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ, trực

17

tiếp tham gia vào quá trình thực hiện mục tiêu nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước; là nơi thực hiện việc giáo dục đạo đức, lối sống cũng như lý tưởng chính trị cho HS

Quản lý trường học là quản lý, lãnh đạo hoạt động dạy của GV, hoạt động học của HS, hoạt động phục vụ việc dạy và học của cán bộ, nhân viên trong nhà trường Nhà trường là cơ quan chuyên môn của ngành giáo dục và đào tạo, là đơn

vị cơ sở trực tiếp giáo dục và đào tạo, hoạt động của nhà trường rất đa dạng, phong phú những cũng vô cùng phức tạp, nên việc quản lý, lãnh đạo khoa học sẽ bảo đảm đoàn kết, thống nhất được mọi lực lượng, tạo nên sức mạnh đồng bộ nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục đích giáo dục

Theo tác giả Đặng Thành Hưng: “quản lý trường học là quản lý giáo dục

tại cấp cơ sở trong đó chủ thể quản lý là các cấp chính quyền và chuyên môn trên trường, các nhà quản lý trong trường do Hiệu trưởng đứng đầu, đối tượng quản lý là nhà trường như một tổ chức chuyên môn – nghiệp vụ, nguồn lực quản

lý là con người, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính, đầu tư khoa học – công nghệ

và thông tin bên trong trường và được huy động từ bên ngoài trường dựa vào luật, chính sách, cơ chế và chuẩn hiện có” (Đặng Thành Hưng, 2010, p 7)

Như vậy, có thể định nghĩa: Quản lý nhà trường là quá trình tác động có

định hướng, có mục đích của chủ thể quản lý nhà trường đến các đối tượng quản

lý trong nhà trường nhằm thực hiện được mục tiêu, kế hoạch giáo dục của nhà trường Quản lý nhà trường có nhiều nội dung như: Quản lý dạy học, giáo dục,

quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, quản lý hoạt động thý viện, quản lý học sinh v.v…Trong luận văn này, tác giả đi sâu nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng

Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

1.2.2.4 Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường

Trong quá trình tổ chức, quản lý và điều hành thì mọi cơ quan, tổ chức đều phải có các tài liệu ghi lại quá trình này dưới dạng văn bản nhằm định hướng, tổng kết cũng như hoạch định những kế hoạch mới trong tương lai Các

18

tài liệu văn bản là bằng chứng, là cơ sở quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, không để xảy ra các sai sót, hay tranh chấp

Nhà trường là một tổ chức giáo dục nằm dưới sự quản lý của nhà nước vì thế vấn đề công tác văn thư hành chính là nhiệm vụ rất quan trọng trong hoạt động Nhà trường phải đảm bảo rằng tiếp nhận, biên soạn văn bản và quản lý các văn bản con dấu và các công việc hành chính khác phải được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý Các sai sót về văn bản cần phải được hạn chế, và các văn bản được soạn thảo cần phải đảm bảo sự thống nhất trong quản lý nhà nước ở tất cả các nhà trường Việc quản

lý và sử dụng con dấu cũng phải thực hiện theo đúng quy định hiện hành

Từ các cách hiểu trên có thể rút ra cách hiểu về quản lý công tác văn thư

hành chính trong nhà trường như sau: Quản lý công tác văn thư hành chính trong

nhà trường là sự tác động của chủ thể quản lý đến các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu, thực hiện cải cách hành chính trong nhà trường bằng các phương pháp và công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra

1.3 ý luận công tác văn thư hành chính trong nhà trường

1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường

Công tác văn thư hành chính là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà trường nào và công việc này do văn phòng thực hiện Làm tốt công tác văn thư hành chính mang lại những lợi ích sau:

Giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà trường chặt chẽ và hiệu quả;

19

Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính;

Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản;

Góp phần giữ gìn các tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, tra cứu thông tin quá khứ, giải quyết công việc hiện tại và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài (Bùi Văn Quyết, 2006)

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Công tác văn thư hành chính đối với hoạt động quản lý của đơn vị là rất quan trọng được thể hiện ở

4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hay trường học

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công

việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dơi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

20

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, đơn vị trường học phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

tổ chức và các bí mật quốc gia

1.3.2 Yêu cầu công tác văn thư hành chính trong nhà trường:

Để thực hiện tốt công tác văn thư hành chính, phải bảo đảm một số yêu

cầu sau:

Nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tuỳ theo sự phân công trách

nhiệm mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương, đúng thời hạn quy định, tuyệt đối không được bỏ sót hay chậm trễ

Chính xác: Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác

tuyệt đối; về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật; về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính xác

Bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt theo

đúng quy định, người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ nội dung văn bản với người khác

1.3.3 Nội dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường

Văn thư hành chính trong nhà trường bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý, sử dụng con dấu, cải cách hành chính trong nhà trường trong công tác văn thư hành chính của nhà trường Các nội dung cụ thể như sau:

1.3.3.1 Soạn thảo, ban hành văn bản

Xây dựng và ban hành văn bản có các công đoạn Soạn thảo văn bản; Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; Đánh máy, nhân bản; Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; Ký, ban hành văn bản

21

Công tác soạn thảo văn bản hành chính trong nhà trường có thể bao gồm

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công"

Việc soạn thảo văn bản khác các văn bản này phải căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn

vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau khi soạn thảo văn bản gồm Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản Trong trường hợp cần thiết, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm phải đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Sau khi hoàn thành việc soạn thảo phải trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên qua đến người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định

Công việc đánh máy, nhân bản phải bảo đảm những yêu cầu: Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; Nhân bản đúng số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

Trước khi ký văn bản Hiệu trưởng nhà trường người được ủy quyền ký thay, người soạn thảo văn bản phải kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và

Một số vấn đề quan trọng của nhà trường mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của nhà trường, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo

đa số, việc ký văn bản được sẽ do Hiệu trưởng mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của nhà trường; Phó hiệu trưởng và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay Hiệu trưởng trong những văn bản theo uỷ quyền của Hiệu trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Trong trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký

Hiệu trưởng có thể giao cho trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một

số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của nhà trường

Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để đảm bảo tính chất duy nhất, chính xác và chịu trách nhiệm của người ký

1.3.3.2 Quản lý văn bản và tài liệu khác

23

50 mm

Bước 2: Giải quyết và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn

nào đều phải được tập trung tại văn thư nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng

ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Sơ đồ 1.1: Dấu “Đến” có mẫu trong quản lý văn bản đến

Bước này gồm tiếp nhận văn bản đến; Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến và Đăng ký văn bản đến

Số,

ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhậ

n

Ghi chú

Sơ đồ 1.2: Mẫu sổ công văn đến

Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến Văn bản đến phải được kịp thời

trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Bước này gồm các công việc là Trình văn bản đến, Chuyển giao văn bản đến

ĐẾN

TÊN TRƯỜNG SỐ:

NGÀY:

CHUYỂN:

24

Bước 3: Giải quyết và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Hiệu

trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Hiệu trưởng sẽ căn cứ nội dung văn bản đến để giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,

Quản lý văn bản đi:

Tất cả văn bản do nhà trường phát hành, thì nhà trường gọi chung là văn

bản đi, được quản lý theo trình tự gồm các bước Kiểm tra thể thức, hình thức và

kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dơi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi

bản

Ngườ

i ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Sơ đồ 1.3: Phần đăng ký văn bản đi Việc chuyển phát phải được thực hiện trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh

25

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư nhà trường và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi tại văn thư nhà trường phải được sắp xếp thứ tự đăng ký Bản lưu văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu

Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ nhà trường do chính nhà trường ban hành gọi là văn bản nội bộ, bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản… Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận tương tự như đối với văn bản đi Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng cần ghi vào sổ chuyển văn bản Các đơn vị, bộ phận khi nhận văn bản nội

bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý như đối với các văn bản đến khác Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác

Các nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư hành chính nhà nước

1.3.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của nhà trường phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại nhà trường Trong quá trình quản lý con dấu tại trường nhân viên văn thư không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ

Những văn bản do nhà trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường; Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó

Dấu đóng trong các văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên

26

khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên nhà trường hoặc tên của phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

1.3.3.4 Cải cách hành chính trong trường:

Hiện nay với xu thế giáo dục ngày càng đổi mới, các quy định về pháp luật trong giáo dục cũng thay đổi theo hướng này Trong nhà trường, hiệu trưởng cần vận dụng tinh thần cải cách hành chính để đổi mới công tác quản lý giáo dục Đối với một nhà trường, cải cách hành chính là quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các đối tượng quản lý, có cơ chế phối hợp rõ ràng, tránh trùng lập, chồng chéo Cải cách hành chính trong nhà trường cần bảo đảm tính ổn định, phát huy các thành quả, nề nếp đã có Chỉ thay đổi những khâu yếu, những bất hợp lý trong công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu quả trong công việc

Phân cấp quản lý:

Theo Điều 13 Nghị định Số: 127/2018/NĐ-CP ngày 21 tháng 9 năm 2018

của Chính phủ quy định trách nhiệm quản lý nhà nước về giáo dục quy định

trách nhiệm của Phòng Giáo dục và Đào tạo có nêu:

- Xây dựng kế hoạch; phối hợp với Phòng Nội vụ thực hiện quy trình,

trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tuyển dụng viên chức giáo

dục; phân bổ số lượng người làm việc theo vị trí việc làm; công nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thay đổi vị trí việc làm, khen thưởng, kỷ luật đối với

người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu các cơ sở giáo dục công lập quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định này và trường phổ thông dân tộc nội trú cấp huyện không có cấp trung học phổ thông theo quy định của ủy ban nhân dân cấp huyện

- Chủ trì xây dựng kế hoạch hằng năm về số lượng người làm việc của Phòng Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục công lập do Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Hướng dẫn tổ chức