Các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh bình dương

Nghiên cứu định tính được thực hiên bằng phương pháp thảo luận nhóm và khảo sát thông qua Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế sẵn đối với các anh/chị, đồng nghiệp đại diện là cán bộ lãnh

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

LÊ TẤN LỘC

CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

BÌNH DƯƠNG – NĂM 2019

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

LÊ TẤN LỘC

CÁC NHÂN TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VĂN PHÕNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS TRẦN VĂN TÙNG

BÌNH DƯƠNG – NĂM 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu với đề tài “Các nhân tố tác

động đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương” là của riêng tôi và dưới sự hướng dẫn khoa học của Thầy

PGS.TS Trần Văn Tùng Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố bất kỳ hình thức nào trước đây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về

nội dung luận văn của mình./

Bình Dương, tháng 4 năm 2019

Lê Tấn Lộc

LỜI CẢM ƠN

Tác giả xin chân thành cảm ơn Thầy PGS.TS Trần Văn Tùng, người đã định hướng đề tài, nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn khoa học trong suốt thời gian tác giả thực hiện luận văn tốt nghiệp này

Tác giả xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Trường Đại học Thủ Dầu Một đã tận tình giảng dạy và truyền đạt rất nhiều kiến thức quý báu cho bản thân tác giả Tác giả xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô Phòng Đào tạo Sau đại học Trường Đại học Thủ Dầu Một đã nhiệt tình và luôn giúp đỡ, hướng dẫn tác giả hoàn thành các thủ tục trong quá trình học cũng như thủ tục liên quan đến luận văn tốt nghiệp

Tác giả xin chân thành cảm ơn Quý lãnh đạo cũng như quý anh, chị đang công tác tại Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương đã nhiệt tình, sẵn sàng tạo điều kiện giúp đỡ tác giả trong việc hoàn thiện thang đo và phiếu khảo sát chính thức

Trong quá trình tác giả thực hiện nghiên cứu, tác giả đã cố gắng tham khảo rất nhiều tài liệu, trao đổi đồng thời tiếp thu rất nhiều ý kiến quý báu của Thầy, Cô, bạn

bè để hoàn thiện luận văn Một điều tác giả chắc chắn rằng, với vốn kiến thức và thời gian nghiên cứu có giới hạn nên luận văn này sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót và hạn chế nhất định Tác giả hy vọng nhận được những ý kiến đóng góp, phản hồi hữu ích từ quý Thầy Cô và các bạn đọc

Trân trọng./

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN 7

1.1 Các công trình nghiên cứu nước ngoài 7

1.2 Các công trình nghiên cứu trong nước: 9

1.3 Nhận xét về các công trình nghiên cứu: 12

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 13

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 14

2.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 14

2.1.1 Các định nghĩa về kiểm soát nội bộ 14

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 16

2.1.3 Ý nghĩa kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công 18

2.1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 18

2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo tổ chức INTOSAI 19

2.2.1 Môi trường kiểm soát 19

2.2.2 Đánh giá rủi ro 21

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 23

2.2.4 Thông tin và truyền thông 25

2.2.5 Giám sát 26

2.4 Đặc điểm và mục tiêu KSNB của các cơ quan hành chính nhà nước 29

2.4.1 Khái niệm đơn vị hành chính nhà nước 29

2.4.2 Đặc điểm của các cơ quan hành chính nhà nước 29

2.4.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính nhà nước 32

2.4.4 Đặc điểm hoạt động ảnh hưởng đến tính hữu hiệu kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính nhà nước 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 37

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 38

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ BÀN LUẬN 53

4.1 Tổng quan về tình hình tổ chức và hoạt động của VP UBND tỉnh B.Dương 53

4.1.1 Giới thiệu chung về Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 53

4.1.2 Sơ đồ tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 56

4.3 Kết quả kiểm định mô hình nghiên cứu 59

4.3.1 Đánh giá độ tin cậy của thang đo bằng hệ số Crobach’s Alpha 59

4.3.1.1 Đánh giá độ tin cậy thang đo các nhân tố của hệ thống KSNB 60

4.3.1.2 Đánh giá độ tin cậy thang đo biến phụ thuộc (Kiểm soát nội bộ) 63

4.3.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA 64

4.3.2.1 Thang đo các yếu tố của hệ thống KSNB 65

4.3.2.2 Thang đo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 68

4.3.2.3 Kiểm định tương quan 69

4.3.3 Phân tích hồi quy 70

4.3.3.1 Kiểm định về tính độc lập của phần dư 70

4.3.3.2 Kiểm định sự phù hợp của mô hình hồi quy tổng thể 71

4.3.3.3 Kiểm định giả thuyết về ý nghĩa của các hệ số hồi quy 71

4.3.3.4 Kiểm tra các giả định mô hình hồi quy bội 72

(1)Kiểm định giả định phương sai của sai số (phần dư) không đổi 72

(2) Kiểm tra giả định các phần dư có phân phối chuẩn 73

(3) Kiểm tra giả định không có mối tương quan giữa các biến độc lập (hiện tượng đa cộng tuyến) 75

(4) Mô hình hồi quy chính thức các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 75

4.4 Bàn luận kết quả nghiên cứu: 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 81

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ 82

5.1 Kết luận 82

5.2 Một số hàm ý quản trị 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Tiếng Việt

Tiếng Anh

AAA American Accounting Association – Hội kế toán Hoa kỳ

AICPA American Institule of Certificated Public Accountant – Hiệp hội kế

toán viên công chứng Mỹ

COSO Committed Of Sponsoring Oganization – Ủy ban Treadway về việc

chống gian lận trên báo cáo tài chính

COBIT Control Objective for Information and Related Technology

EFA Explorotory Factor Annalysis – Phân tích nhân tố khám phá

SPSS Statiscal Package for Social Sciences – Phần mềm xử lý thống kê

dùng trong các ngành khoa học xã hội

VIF Variance Inflation Factor – Hệ số phóng đại phương sai

Ký hiệu viết tắt Giải thích

BCTC Báo cáo tài chính

CBCC, VC Cán bộ công chức, viên chức

CBCNV Cán bộ công nhân viên

HĐKS Hoạt động kiểm soát

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

MTKS Môi trường kiểm soát

TTTT Thông tin và truyền thông

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Thang đo các biến trong mô hình nghiên cứu 48

Bảng 4.1: Thống kê ý kiến khảo sát của các biến trong mô hình nghiên cứu 59

Bảng 4.2: Đánh giá độ tin cậy thang đo Môi trường kiếm soát 60

Bảng 4.3: Đánh giá độ tin cậy thang đo Đánh giá rủi ro 61

Bảng 4.4: Đánh giá độ tin cậy thang đo Hoạt động kiểm soát 61

Bảng 4.5: Đánh giá độ tin cậy thang đo Thông tin và truyền thông 62

Bảng 4.6: Đánh giá độ tin cậy thang đo Giám sát 63

Bảng 4.7: Đánh giá độ tin cậy thang đo Kiểm soát nội bộ 63

Bảng 4.8: Kiểm định điều kiện thực hiện của EFA (các biến độc lập) 65

Bảng 4.9: Bảng ma trận nhân tố sau khi xoay 67

Bảng 4.10: Kiểm định điều kiện thực hiện của EFA (biến phụ thuộc) 68

Bảng 4.11: Ma trận hệ số tương quan giữa các biến trong mô hình nghiên cứu 69

Bảng 4.12: Bảng tóm tắt kiểm định sự phù hợp của mô hình hồi quy 70

Bảng 4.13: Bảng kết quả các hệ số hồi quy 71

Bảng 4.14: Bảng kiểm định giả định phương sai của sai số 72

Bảng 4.15: Tóm tắt kết quả kiểm định các giả thuyết 76

Bảng 5.1: Thứ tự quan trọng theo hệ số Beta của các nhân tố 83

Bảng 5.2: Đề xuất nâng cải thiện môi trường kiểm soát 85

Bảng 5.3: Đề xuất nâng cao hoạt động giám sát 87

Bảng 5.4: Đề xuất nâng cao hệ thống kiểm soát 87

Bảng 5.5: Đề xuất nâng cao hoạt động thông tin và truyền thông 89

DANH MỤC HÌNH Hình 3.1: Quy trình nghiên cứu 31

Hình 3.2: Mô hình nghiên cứu chính thức 38

Hình 4.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương 44

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Tác giả thực hiện đề tài “Các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống

kiểm soát nội bộ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương” với mục đích

chính là nhằm tìm ra một số giải pháp nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương, qua đó góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng quản lý của Văn phòng Nghiên cứu được thực hiện qua hai giai đoạn là nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng.

Nghiên cứu định tính được thực hiên bằng phương pháp thảo luận nhóm và khảo sát thông qua Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế sẵn đối với các anh/chị, đồng nghiệp đại diện là cán bộ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm làm việc, thâm niên làm việc và có sự hiểu biết nhất định về KSNB hiện đang công tác công tác tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương, để từ đó xác định được mô hình nghiên cứu và kiểm định được mô hình nghiên cứu gồm 5 nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương : (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; (5) Giám sát

Tác giả khảo sát 125 cán bộ công nhân viên trong số trên 500 cán bộ công nhân viên của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương thông qua phiếu khảo sát Kết quả thu

về được 109 phiếu khảo sát hợp lệ điền đầy đủ các câu hỏi để đưa vào SPSS để kiểm định mô hình nghiên cứu

Dữ liệu khảo sát thu về được tác giả cập nhật vào phần mềm SPSS 22.0 để phân tích nhằm kiểm định kết quả nghiên cứu đã xây dựng, từ đó có cơ sở đề xuất những hàm ý nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương, qua đó góp phần cải thiện và nâng cao hiệu quả quản lý của Văn phòng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Với bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong xu thế hội nhập, cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp, các tổ chức nhà nước phải mở rộng theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu nếu như các đơn vị muốn tồn tại một cách ổn định và bền vững, trong đó các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng không ngoại lệ Một trong những công cụ đắc lực và cần thiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước đó chính là hệ thống KSNB Hệ thống KSNB nhằm đưa ra những phương pháp và được thiết kế để ngăn chặn và phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra cũng như giảm thiểu sai sót, khuyến khích hệ thống hoạt động và đạt được sự tuân thủ của và quy trình được thiết lập (Trần Thị Giang

Tân và cộng sự, 2009)

Bên cạnh đó, nó còn đảm bảo cho mọi cán bộ công chức tuân thủ nội quy, quy chế của ngành cũng như các quy định của pháp luật nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao Hệ thống KSNB đóng vai trò to lớn trong việc giảm bớt nguy cơ rủi ro trong thực thi các nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức Bên cạnh

đó, hệ thống KSNB được cụ thể thành các Quy trình kiểm soát nhằm đảm bảo mọi cán bộ công chức tuân thủ nội quy, quy chế của ngành cũng như các quy định của pháp luật nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính trị được giao Đã có rất nhiều nghiên cứu

về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp, công ty, tuy nhiên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước vấn đề này chưa được nghiên cứu nhiều hoặc chỉ nghiên cứu một hoặc một vài bộ phận trong hệ thống

Trong khu vực công ở Việt Nam hiện nay, KSNB chưa được quan tâm đúng mức hoặc khi triển khai chưa đạt như kỳ vọng, các nhà quản lý trong khu vực công thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là

có một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát (Vũ Hữu Đức, 2015) Trong khu vực công, đặc thù dễ nhận thấy nhất đó là việc tuân thủ quy định và luật lệ trong điều hành, vận hành và quản lý mọi hoạt động của tổ chức Tùy lĩnh vực mà

đơn vị có những cơ sở pháp lý riêng để làm căn cứ áp dụng Thiết lập và vận hành hệ thống KSNB là cơ sở để người lãnh đạo các đơn vị thuộc khu vực công hình dung toàn bộ trách nhiệm kiểm soát của mình và cách thức để đạt được mục tiêu kiểm soát trong đơn vị Việc xây dựng và vận hành hệ thống KSNB có phù hợp và phát huy tính hữu hiệu với đơn vị hay không là phải căn cứ vào đặc thù hoạt động của đơn vị

Theo Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm

2015 của Bộ Nội vụ thì Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương là Văn phòng UBND tỉnh trực thuộc Trung ương, là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng Theo báo cáo tổng kết những năm gần đây của UBND tỉnh Bình Dương, thì trong những năm qua, Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương đã luôn hoàn thành tốt khối lượng lớn công việc theo chức năng và nhiệm vụ được giao, tuy nhiên bên cạnh đó công tác quản lý, điều hành của Văn phòng còn một số tồn tại như: (1) Trong công tác tham mưu, giúp việc đôi lúc chưa theo dõi nắm bắt thông tin đầy đủ và kịp thời; chưa sâu sát công việc nên có lúc tham mưu, đề xuất chưa thật chặt chẽ và kịp thời; công tác cải cách hành chính vẫn còn những hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; kỷ cương, kỷ luật hành chính có lúc chưa được thực hiện nghiêm, nhất là giờ giấc làm việc, chế độ thông tin báo cáo…; (2) Công tác quán triệt một số chủ trương, , Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước có thời điểm còn chậm về thời gian; công tác kiểm tra, giám sát việc học tập và làm theo Bác còn hạn chế; (3) Một số chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng chưa đảm bảo tiến độ đề ra; ứng dụng công nghệ thông tin, tuy có quan tâm chỉ đạo thực hiện nhưng kết quả đạt được còn hạn chế so với yêu cầu; (4) Việc tổ chức thống kê, theo dõi kết quả thực hiện các chỉ đạo trọng tâm của UBND

tỉnh trong từng thời gian tuy có được quan tâm củng cố nhưng chưa thường xuyên, đồng bộ; (5) Số lượng văn bản đến, đi tăng nhiều, trong khi chưa có giải pháp hữu hiệu để giảm photo văn bản; (6) Việc xây dựng chương trình công tác của UBND tỉnh đôi lúc còn chậm, chưa thật sát tình hình yêu cầu nhiệm vụ; chưa giảm họp, hội; (7) Việc soạn thảo văn bản, kiểm tra, rà soát văn bản được tăng cường nhưng còn xảy

ra tình trạng văn bản ban hành có sai sót

Nguyên nhân của những tồn tại trên bao gồm cả những nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan, trong đó nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống KSNB của Văn phòng chưa đủ mạnh, chưa phát huy đầy đủ tính hữu hiệu và hiệu quả của toàn bộ hệ thống của đơn vị, từ đó làm hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành và vận hành bộ máy tổ chức của Văn phòng Mặt khác, trong thực tế đến thời điểm này chưa

có một công trình nghiên cứu nào về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh, do vậy việc xem xét và nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và cho Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương nói riêng là thật sự rất cần thiết nhằm giúp các đơn vị có cơ sở triển khai

hệ thống KSNB này tại đơn vị, đảm bảo các hoạt động của đơn vị là hữu hiệu và hiệu quả

Xuất phát từ tình hình trên tác giả quyết định chọn và nghiên cứu đề tài: “Các

nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Văn phòng

Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương” là đề tài luận văn thạc sĩ cho bản thân

2 Mục tiêu nghiên cứu

thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương

3 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi 1: Những nhân tố nào tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại

Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương?

Câu hỏi 2: Mức độ tác động của từng nhân tố đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương như thế nào?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các nhân tốc tác động tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian nghiên cứu: Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương

- Về thời gian nghiên cứu: Số liệu thứ cấp lấy từ năm 2016 – 2018 Số liệu sơ cấp được điều tra, khảo sát từ 01/2019 đến 3/2019

5 Dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

5.1 Dữ liệu dùng cho nghiên cứu

Nghiên cứu này sử dụng nhiều nguồn dữ liệu, gồm:

Dữ liệu thứ cấp: Bao gồm dữ liệu từ các quyết định, các thông tư, các công văn, các báo cáo, các kế hoạch của các cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương, các số liệu tại các phòng, ban thuộc văn phòng, các tài liệu, sách báo, tạp chí, công trình nghiên cứu trong và ngoài nước đã được công bố

Dữ liệu sơ cấp: Các số liệu điều tra khảo sát, thu thập từ đại diện cán bộ lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên các phòng, ban và các đơn vị thuộc Văn phòng ủy ban

có thâm niên công tác và am hiểu nhất định về KSNB trong khu vực công nói chung

và của đơn vị mình đang công tác nói riêng

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính và định lượng để tìm hiểu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đối với vấn đề nghiên cứu

5.2.1 Nghiên cứu định tính

Mục đích là nhằm khám phá các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương, xây dựng mô hình nghiên cứu, thiết kế, điều chỉnh, bổ sung thang đo của từng biến trong mô hình nghiên cứu, từ đó thiết kế bảng câu hỏi khảo sát tương ứng

Phương pháp thực hiện: hệ thống hóa và tóm tắt tất cả những kết quả nghiên cứu có liên quan đến đề tài đã được tiến hành ở trong và ngoài nước Tham khảo ý kiến chuyên gia thông qua thảo luận nhóm bao gồm các chuyên gia, các nhà quản lý của Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương nhằm phát hiện, điều chỉnh bổ sung các nhân tố và các phát biểu trong bảng câu hỏi khảo sát cho nghiên cứu định lượng Tác giả sử dụng phương pháp lấy mẫu thuận tiện

5.2.2 Nghiên cứu định lượng

Mục đích nhằm đo lường và kiểm định thang đo, mô hình đề nghị, đánh giá các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương thông qua việc sử dụng mô hình định lượng là nhân tố khám phá (EFA) qua công cụ phần mềm SPSS 22.0

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Việc hoàn thành đề tài có ý nghĩa lý luận khoa học và vận dụng thực tiễn

6.1 Ý nghĩa khoa học:

Trên cơ sở kế thừa kết quả của các tác giả trước khi nghiên cứu về các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương

và chỉ ra mức độ cũng như thứ tự ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của

hệ thống KSNB của Văn phòng trong điều kiện cụ thể của đơn vị

Trên cơ sở các kết quả nghiên cứu, khảo sát và đánh giá, đề tài đề xuất những hàm ý thiết thực nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Văn phòng

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài Phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của luận văn gồm 5 Chương sau:

Chương 1: Tổng quan các nghiên cứu có liên quan

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

Chương 4: Kết quả nghiên cứu và Bàn luận

Chương 5: Kết luận và Hàm ý quản trị

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN1.1 Các công trình nghiên cứu nước ngoài

Sterck và cộng sự (2005),“ Internal control in the public sector” là một

trong những nghiên cứu quốc tế về thực hành kiểm soát nội bộ trong khu vực công,

và cung cấp những phát hiện thú vị về các khuôn khổ kiểm soát nội bộ được sử dụng trong một số quốc gia được coi là người tiên phong vào thời điểm đó Ví dụ, Úc đã thiết lập một mô hình điều khiển trung tâm một cách rõ ràng đề cập đến năm thành tố của khuôn khổ kiểm soát nội bộ Coso đầu tiên Ở Thụy Điển, hầu hết các tổ chức công cộng sử dụng kết hợp các phương pháp khuyến cáo của chính phủ (dựa trên tiêu chuẩn Coso) cùng với các hệ thống và thủ tục cụ thể đã được phát triển có tính đến các yếu tố nội bộ như mô hình tổ chức và loại hình hoạt động thực hiện Trong chính phủ liên bang của Hoa Kỳ, các tiêu chuẩn về kiểm soát nội bộ cũng dựa trên tiêu chuẩn Coso cung cấp một khuôn khổ kiểm soát nội bộ để xác định và giải quyết các thách thức quản lý hiệu suất lớn và rủi ro nội bộ cao Theo kết quả nghiên cứu của nhóm tác giả thì các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB có tác động cùng chiều đến tính hữu hiệu của hệ thống

Amudo, A & Inanga, E L, (2009) “Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda” International Research Journal of Finance

and Economics - Đánh giá hệ thống KSNB trường hợp nghiên cứu tại Uganda

Nghiên cứu Tạp chí quốc tế về kinh tế tài chính Nghiên cứu này tiến hành nghiên cứu các nước thành viên khu vực (RMCs) của Tổ chức Ngân hàng Phát triển Châu Phi (AFDB) tập trung vào Uganda ở Đông Phi Nghiên cứu này được tiến hành đối với 11 dự án, nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả, kết hợp phân tích để đánh giá các thành phần của hệ thống KSNB tại Uganda và đưa ra các đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn tại trong hệ thống Trong mô hình nghiên cứu của tác giả có đến sáu thành phần của hệ thống KSNB: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin Kết quả cho thấy các dự án hầu như ít quan tâm đến thành phần giám sát và tác giả đề nghị nên tăng cường hoạt động này

Control in Organizations (2012) “Published by IFAC Evaluating and

improving Internal (Iternational Federation of Accountants) Bài báo nêu lên vai

trò của hệ thống KSNB; trình bày những tiêu chí để đánh giá và phát triển hệ thống KSNB như giúp tổ chức, đơn vị đạt được mục tiêu; xác định vai trò của cá nhân tổ chức; thúc đẩy phát triển văn hóa tổ chức; đảm bảo năng lực, cách đối phó với rủi ro, truyền thông thường xuyên; giám sát và đánh giá, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình Đồng thời đưa ra những hướng dẫn áp dụng những nguyên tắc trên vào tổ chức, trong đó các đơn vị cần quan tâm phát triển yếu tố môi trường kiểm soát trong việc nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của đơn vị

Shakirat Adepeju Babatunde & Kabiru Isa Dandago (2014), “Internal Control System Deficiency and Capital Project Mis management in the Nigerian Public Sector” Mục đích của nghiên cứu này là phân tích tác động của sự thiếu hụt hệ

thống KSNB đến việc quản lý các dự án vốn trong khu vực công Nigeria Trên cơ sở

sử dụng các phương pháp phân tích như ANOVA, chi-square…để xử lý các số liệu thu thập được qua 228 dự án vốn, tác giả đã rút ra kết luận rằng việc thiếu hụt hệ thống KSNB có tác động tiêu cực đến việc quản lý các dự án vốn trong khu vực công

ở Nigeria Từ đó, tác giả cũng đã đưa ra một số kiến nghị để giúp nâng cao việc quản

lý các dự án vốn như việc chính phủ chỉ nên tập trung một số dự án vốn trong một khoảng thời gian nhất định và cần nghiêm túc hơn trong việc quản lý chung của mình Đồng thời bài nghiên cứu còn nhấn mạnh việc tuân thủ nghiêm ngặt theo hệ thống KSNB sẽ đem lại nhiều lợi ích tốt nhất cho công dân Theo kết quả nghiên cứu thì chúng ta cần quan tâm đến hoạt động kiểm soát và hoạt động giám sát nhằm phát huy tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của đơn vị

Leudis Orlando Vega de la Cruz, Yosvani Orlando Lao León, AnyFlor Nieves

Julbe (2017) đã có nghiên cứu: “Proposal of a coefficient to evaluate the management of the internal control” Để đề xuất một chỉ số quản lý cho KSNB của

các cơ quan chăm sóc sức khỏe dựa trên việc lập mô hình đa trung tâm kết hợp với việc phát hiện những điểm yếu của hệ thống mạng Petri Xuất phát từ sứ mệnh nhân đạo - chăm sóc sức khoẻ đối với dân số - cần giảm sự xuất hiện của các sự kiện có thể vi phạm sự toàn vẹn về thể chất và tâm lý của bệnh nhân trong bệnh viện Một

trong những chiến lược để xem xét mức thách thức này là việc thực hiện đầy đủ hệ thống KSNB, trong đó ưu tiên việc kiện toàn môi trường kiểm soát và đảnh giá rủi ro nhằm đảm bảo tính bền vững của các công ty bảo hiểm thông qua việc nâng cao hiệu quả chăm sóc người dân, tính khả thi chỉ trong một mô hình chăm sóc bằng việc kiểm soát định lượng trên dân số đã được xác định và chăm sóc

1.2 Các công trình nghiên cứu trong nước:

Trần Thị Tài (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại trường Đại học Quảng Nam” Luận văn đã nêu được thực tế về công tác KSNB thu,

chi ngân sách tại Trường Đại học Quảng Nam những mặt đã đạt được và những vấn

đề còn tồn tại của công tác KSNB thu, chi ngân sách tại đơn vị Từ đó đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường KSNB thu, chi ngân sách tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận, trong đó yếu tố môi trường kiểm soát và hoạt động giám sát cần được nhà trường quan tâm hơn cả

Phạm Bính Ngọ (2011) với đề tài “Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng” Đề cập tới hệ thống KSNB trong

các đơn vị dự toán trực thuộc Bộ quốc phòng Đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung

nghiên cứu về hệ thống KSNB theo INTOSAI và mang tính chất đặc thù của đơn vị

sử dụng ngân sách nhà nước, việc áp dụng có vận dụng đặc thù của đơn vị và ứng dụng kinh nghiệm KSNB trong các tổ chức công, đề xuất các giải pháp kiểm soát tại

đơn vị đặc thù, trong đó tác giả nghiên cứu khuyến cáo Bộ quốc phòng cần đặc biệt quan tâm đến việc hoàn thiện môi trường kiểm soát; thông tin truyền thông và hoạt

động giám sát của hệ thống KSNB tại đơn vị

Nguyễn Thu Hoài (2011) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam” Tác giả này đã chỉ ra được khái niệm về hệ thống KSNB trong các doanh

nghiệp sản xuất xi măng và đặc biệt là đề cập tới việc kiểm soát trong điều kiện ứng dụng tin học và áp dụng hệ thống quản trị ERP, các thành phần trong hệ thống KSNB

mà tác giả này đưa ra gồm môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát gắn liền với đặc điểm của doanh nghiệp ngành xi măng trong điều kiện vận dụng tin học và mối quan hệ với quy trình đánh giá rủi ro Tác giả đã tiếp cận về hệ thống

kiểm soát trên quan điểm coi hệ thống kiểm soát gắn liền với môi trường tin học và cần quan tâm hoạt động đánh gái rủi ro nhiều hơn

Phạm Hồng Thái (2011) với đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của ngành Y tế tỉnh Long An” Trong nghiên cứu này, dựa vào 5 thành phần cấu tạo nên hệ thống KSNB tác giả đã tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các đơn vị ngành Y tế tỉnh Long An, từ đó đề xuất một

số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại các đơn vị được khảo sát Việc khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại các đơn vị thuộc ngành Y tế tỉnh Long An tác giả đã dựa trên 5 yếu tố cấu thành theo báo cáo COSO 1992 và tiến hành lập bảng câu hỏi khảo sát Dựa trên dữ liệu thu được từ khảo sát, tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh, tổng hợp, phương pháp biện chứng duy vật để phân tích đánh giá thực trạng và đề ra các giải pháp, trong đó đơn vị cần quan tâm phát

triển yếu tố môi trường kiểm soát và thông tin, truyền thông; đẩy mạnh hoạt động

giám sát trong các hoạt động của đơn vị

Bùi Đỗ Như Hạnh (2011) với đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng” Luận văn đã nêu khái quát một số vấn đề lý luận về KSNB các khoản thu, chi

tại đơn vị sự nghiệp có thu, thực trạng KSNB các khoản thu, chi tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng từ đó đề ra những giải pháp để hoàn thiện công tác KSNB các khoản thu chi tại Nhà khách số 8 Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng, trong đó giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát; hoạt động kiểm soát và đánh giá rủi ro

Cao Thị Thanh Tâm (2014) với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ sở khám chữa bệnh công lập trên địa bàn tỉnh Tiền Giang” Trong nghiên cứu này, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống KSNB theo INTOSAI dành cho các đơn vị thuộc khu vực công lập Và trên cơ sở lý thuyết đó, tác giả đã tiến hành tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống KSNB của các đơn vị y tế trực thuộc ngành y tế tỉnh Tiền Giang dựa trên 5 thành phần cấu thành của hệ thống KSNB theo INTOSAI Tác giả đã tiến hành khảo sát 16 đơn vị trực thuộc sở y tế tỉnh Tiền Giang bằng bảng câu hỏi khảo sát Dựa trên số liệu thu thập được, tác giả cũng sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, tổng

hợp để phân tích, đánh giá các mặt được và chưa được của hệ thống KSNB ở các cơ

sở khám chữa bệnh công lập trên địa bàn tỉnh Tiền Giang cũng như là nguyên nhân yếu kém của hệ thống KSNB ở các đơn vị này Tác giả cũng đã đưa ra các giải pháp

để hoàn thiện hệ thống KSNB cho các đơn vị này trên cơ sở 5 thành phần cấu thành nên hệ thống KSNB và một số các giải pháp khác đối với các cơ quan quản lý nhà

nước có liên quan, trong đó các đơn vị cần đẩy mạnh hoạt động giám sát và kiểm soát các hoạt động của đơn vị; đồng thời cũng phải đẩy mạnh hoạt động thông tin và

truyền thông nội bộ của đơn vị

Trần Trịnh Như Quỳnh (2017) với luận văn: “Đánh giá sự tác động của các yếu tố cấu thành đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị

sự nghiệp công lập tỉnh Phú Yên” Trong nghiên cứu này, tác giả đã hệ thống hóa

cơ sở lý luận về hệ thống KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI 2013, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại các bệnh viện công lập tỉnh Phú Yên, đánh giá mức độ tác động của các yếu tố cấu thành đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các đơn vị

sự nghiệp công lập tỉnh Phú Yên, từ kết quả nghiên cứu, đề xuất định hướng một số kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB tại các đơn vị Bằng phương pháp nghiên cứu định lượng, tác giả đã tiến hành khảo sát 14 đơn vị sự nghiệp công lập tỉnh Phú Yên bằng bảng câu hỏi khảo sát Dựa trên số liệu thu thập phương pháp phân tích nhân tố khám phá EFA để khẳng định 5 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB có tồn tại trong hệ thống KSNB hiện hành tại các đơn vị, dùng phân tích mô hình hồi quy đa biến để đánh giá mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố nói trên với tính hữu hiệu của

hệ thống KSNB tại các đơn vị công lập này, dùng phương pháp suy diễn từ kết quả

mô hình hồi quy đa biến để bàn luận và kiến nghị các phù hợp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp công lập tỉnh Phú Yên, trong

đó nhân tố Giám sát và Thông tin truyền thông lần lượt có tác động mạnh nhất đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB của các đơn vị

Ngoài ra hiện nay có rất nhiều đề tài trong nước về KSNB nhưng đa phần cũng nghiên cứu giống nhau và chủ yếu là định tính nên tác giả chỉ trình bày một số công trình có liên quan tiêu biểu như trên

1.3 Nhận xét về các công trình nghiên cứu:

Sau khi tìm hiểu những công trình nghiên cứu khoa học trong nước và ngoài nước liên quan tương đối đến đề tài của luận văn, tác giả có một số nhận xét cơ bản như sau:

Đối với các công trình nghiên cứu nước ngoài: phần lớn các nghiên cứu về hệ thống KSNB trong khu vực công chủ yếu là tìm hiểu về tầm vĩ mô, chỉ có số ít là đi vào nghiên cứu hệ thống KSNB trong một loại hình tổ chức công cụ thể chủ yếu là ngân hàng nhà nước Liên quan đến đề tài hệ thống KSNB thì cũng có nhiều hướng

nghiên cứu khác nhau như nghiên cứu về sự ảnh hưởng của hệ thống KSNB đến một đối tượng (như mức độ ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của kiểm toán nội bộ, đến khả năng thu ngân sách nhà nước… hoặc nghiên cứu về mô hình các yếu tố ảnh hưởng

đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB trong một lĩnh vực cụ thể và hầu hết các đề tài

trong hướng nghiên cứu đều đưa ra mô hình các yếu tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB là gồm 5 yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB theo COSO hoặc INTOSAI Dựa trên cơ sở đó, tác giả sẽ vận dụng vào xây dựng mô hình nghiên cứu

đề xuất cho luận văn của mình

Đối với các công trình nghiên cứu trong nước: Các nghiên cứu được công bố

trước đây chủ yếu là dùng phương pháp nghiên cứu định tính, ít sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng, đặc biệt là nghiên cứu về hệ thống KSNB trong khu vực công ở Việt Nam, hầu hết các công trình nghiên cứu chỉ dùng phương pháp nghiên cứu định tính như thống kê mô tả, phân tích chủ yếu từ dữ liệu thứ cấp để đánh gái thực trạng nghiên cứu và từ đó đề xuất giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện vấn đề nghiên cứu, đây cũng là nguyên nhân làm cho kết quả nghiên cứu có độ tin cậy không cao và tính thuyết phục đối với mọi người không cao

Để vận dụng khung hướng dẫn thực hành KSNB của INTOSAI vào thực tiễn hoạt động của khu vực công Trên quan điểm kế thừa và tiếp tục phát triển những công trình nghiên cứu trước đây, và chủ yếu dựa theo hướng dẫn thực hành hệ thống KSNB trong khu vực công của INTOSAI 2013 tác giả đã sử dụng phương pháp

nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng để thực hiện đề tài: “Các nhân tố ảnh

hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương” Từ đó, đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu

hiệu của hệ thống KSNB tại đơn vị này

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, luận văn đã tiến hành phân tích lược khảo, đánh giá, tổng hợp các công trình nghiên cứu nước ngoài và các công trình nghiên cứu trong nước Những nghiên cứu này còn mang tính vĩ mô chưa nghiên cứu trên địa bàn cụ thể để hướng nghiên cứu của đề tài được thực hiện trên khía cạnh mới Từ đó nhận diện các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Trung tại Văn phòng UBND tỉnh Bình Dương mà tác giả sẽ thực hiện trong đề tài này Mục tiêu chủ yếu của việc tổng quan các công trình nghiên cứu nhằm giúp tác giả xác định khoảng trống nghiên cứu làm cơ sở cho việc lựa chọn nội dung và mục tiêu nghiên cứu của

luận văn

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ

2.1.1 Các định nghĩa về kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau khi nhắc đến hệ thống KSNB Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động cũng như yêu cầu quản trị khác nhau mà mỗi tổ chức có cách định nghĩa riêng:

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400):

KSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng

và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ và quản lý có hiệu quả tài sản của đơn vị

Theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC):

KSNB là một hệ thống gồm các , các thủ tục được thiết lập tại đơn vị, đảm bảo

độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động” (Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC))

Theo quan điểm của AICPA:

Kiểm soát nội bộ “ là các biện pháp được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ

chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách” (Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA)

Theo Ủy Ban Tổ Chức Kiểm Tra(COSO) đưa ra 1992 nhận định về KSNB:

“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện

ba mục tiêu dưới đây:

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Theo hướng dẫn chuẩn mực kiểm soát nội bộ của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) công bố năm 1992: “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của

một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người

lãnh đạo nhằm đảm bảo sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”

Theo hướng dẫn chuẩn mực kiểm soát nội bộ của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) công bố năm 2004: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình

xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt

được nhiệm vụ của tổ chức”

Theo tài liệu hướng dẫn của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao INTOSAI được cập nhật lại vào năm 2013, trình bày về định nghĩa về KSNB như sau: “KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức Sau đây là những mục tiêu cần đạt được:

- Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp;

- Thực hiện đúng trách nhiệm;

- Tuân thủ theo pháp luật hiện hành và các nguyên tắc, quy định;

- Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất

Theo INTOSAI năm 2013 có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp giảm thiểu gian lận Nhưng nhìn chung, trong định nghĩa trên của COSO

và INTOSAI, có 4 nội dung như sau:

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình;

 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý;

 Các mục tiêu của KSNB;

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người

Mục tiêu cốt lõi của KSNB đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian dối, tham nhũng từ đó nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong khu vực công

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ

Từ khi có hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải luôn đề ra các biện pháp

để kiểm soát và sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực Trong các hoạt động kinh doanh, khâu kiểm soát luôn giữ một vị trí quan trọng Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản lý đánh giá và điều chỉnh quá trình thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công

cụ chủ yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Trải qua hơn một thế kỉ, khái niệm KSNB lúc đầu được sử dụng như là một biện pháp bảo vệ tài sản không bị gian lận bởi các nhân viên đến việc giúp cho kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán đến chỗ được coi là một bộ phận chủ yếu của

hệ thống quản lý hữu hiệu

Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống KSNB trên thế giới được chia làm

+ Năm 2014, INTOSAI tiếp tục cập nhật

Hiện nay như Mỹ đã có những công bố chính thức về kiểm soát nội bộ áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp Chuẩn mực về KSNB trong chính quyền liên bang được Cơ quan kiểm toán Nhà nước (GAO) ban hành năm 2014 có đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp Nhìn chung, các chuẩn mực về KSNB trong khu vực công hiện nay đặt trên nền tảng của Báo cáo COSO 1992 với những điểm chính sau:

 Xác định KSNB là một bộ phận không thể thiếu trong tổ chức nhằm

đạt được các mục tiêu về:

- Tuân thủ luật pháp và các quy định

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

 Xác định các chuẩn mực về KSNB trong năm nhân tố:

- Môi trường kiểm soát, bao gồm việc tạo lập một cơ cấu và kỷ cương trong toàn bộ hoạt động của đơn vị

- Đánh giá rủi ro, liên quan đến việc nhận biết, phân tích và lựa chọn những giải pháp đối phó với các sự kiện bất lợi cho đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu

- Các hoạt động kiểm soát bao gồm các phương thức cần thiết để kiểm soát như xét duyệt, phân quyền, kiểm tra, phân tích rà soát… trong từng hoạt động cụ thể của đơn vị

- Giám sát bao gồm các hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên, định kỳ nhằm không ngừng cải thiện kiểm soát nội bộ, kể cả việc hình thành và duy trì công tác kiểm toán nội bộ

So sánh với Báo cáo COSO 1992, các chuẩn mực KSNB trong khu vực công tập trung hơn vào các chức năng, đặc điểm của đơn vị Nhà nước và các quy định có tính quy chuẩn hơn là chỉ hướng dẫn

- Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức, phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ Trong điều kiện tin học hóa, hệ thống thông tin còn bao gồm cả việc nhận thức, phát triển và duy trì hệ thống phù hợp với đơn vị

Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm

1953 Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), INTOSAI đã góp phần quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm

vụ của mình Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn về kiểm toán viên nhà nước trên toàn thế giới, trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề nghiệp cũng như thông lệ tốt nhất

Năm 1992, bản hướng dẫn về chuẩn mực kiểm soát nội bộ của INTOSAI đã hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực kiểm soát nội bộ, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá kiểm soát nội bộ

Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các chuẩn mực kiểm soát nội bộ để phù hợp với tất cả đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong kiểm soát nội bộ, và công bố năm 2004 Tài liệu này đã tích hợp các lý

luận chung về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO Năm 2013, INTOSAI tiếp tục được cập nhật và công bố áp dụng vào năm 2014

Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa kiểm soát nội bộ và xây dựng một sự hiểu biết thông thường về kiểm soát nội bộ, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù của khu vực công

2.1.3 Ý nghĩa kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công

Đối với một tổ chức hành chính công thì theo hướng dẫn về KSNB của tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) sẽ thấy rõ được tầm quan trọng của

tổ chức KSNB như:

- Tạo lập một cơ cấu kỷ cương trong toàn bộ quy trình hoạt động của đơn vị

- Giúp nhận biết, phân tích và lựa chọn được phương pháp tối ưu đối phó với các sự kiện bất lợi trong việc thực hiện mục tiêu

- Tạo lập được một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong toàn tổ chức phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB

- Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên và định kỳ giữa các bộ phận với nhau hoặc cấp trên với cấp dưới giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai phạm do thiếu sót hoặc cố tình gây ra, đồng thời cũng giúp đánh giá và hoàn thiện hơn những bất cập cần bổ sung của HTKSNB…

KSNB giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về vấn đề kiểm soát trong tổ chức theo hướng xác định mục tiêu, đánh giá rủi ro và thiết lập các hoạt động kiểm soát; đồng thời tạo lập một môi trường kiểm soát tốt đi đôi với một hệ thống thông tin hữu hiệu Do đó, khái niệm các chuẩn mực KSNB cần được đưa vào chương trình đào tạo cán bộ quản lý các đơn vị khu vực công

2.1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù được thiết lập chặt chẽ đến đâu cũng không tránh khỏi những hạn chế vốn có vì tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của đội ngũ nhân sự Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm, vì nó luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng, bao gồm:

+ Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát vượt quá lợi ích dự kiến đạt được một cách hợp lý;

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng trên cơ sở dự đoán rủi ro, vì vậy không thể dự đoán được tất cả các sai sót, gian lận cũng như sai phạm bất thường có thể xảy ra;

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập theo một khuôn khổ;

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người;

+ Phân công nhiệm vụ không phù hợp hay sự thông đồng của các cá nhân trong đơn vị cũng có thể phá vỡ hệ thống kiểm soát nội bộ;

+ Hệ thống kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên

Những thay đổi của tổ chức như thay đổi về mục tiêu, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo tổ chức INTOSAI

Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về KSNB của INTOSAI 2013 cũng đưa ra các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB gồm 5 yếu tố:

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB, các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm:

 Sự liêm chính và giá trị đạo đức:

- Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức: xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, thể hiện qua tất cả các cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước trong mọi thời điểm Điều này có thể bao gồm việc công bố tài sản, các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài

- Thái độ và cách điều hành của người quản lý trong toàn bộ tổ chức là việc thiết lập các về kế toán, tài chính của đơn vị Ví dụ như: công khai tài sản, quy chế chi tiêu nội bộ,…mang tính công bằng, khách quan, vô tư, không thiên vị,…

- Ngoài ra, các tổ chức phải duy trì, chứng minh sự liêm chính và giá trị đạo đức; họ phải cho công chúng nhìn thấy được nhiệm vụ và sứ mệnh của mình Hoạt động của họ phải có đạo đức, kỷ luật, kinh tế và hiệu quả

- Nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ pháp luật Đồng thời phải loại trừ hoặc giảm thiếu những sức ép làm cho các nhân viên có thể có những hành vi thiếu trung thực

 Năng lực nhân viên:

- Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

- Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì của KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức Tất cả mọi người trong một tổ chức liên quan đến kiểm soát nội bộ đều có trách nhiệm cụ thể của mình

- Các nhà quản lý và nhân viên phải duy trì thể hiện một mức độ kỹ năng cần thiết

để đánh giá rủi ro và giúp đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; sự hiểu biết về kiểm soát nội bộ đủ để hoàn thành trách nhiệm của họ Do đó, việc tuyển dụng những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao là rất cần thiết với các nhà quản lý Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

 Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà quyết tâm xây dựng

hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện qua những quy định đạo đức ứng xử trong

cơ quan

 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, được thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và mối quan hệ giữa họ với nhau Cơ cấu tổ chức giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu chung

Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, dù cơ cấu tổ chức như thế nào thì nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu đề ra Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được xây dựng sao cho có thể ngăn ngừa sự vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ và loại được những sai lầm, gian lận

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo Mỗi cấp quản lý ý thức được quyền hạn của mình tới đâu

+ Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết quả thực hiện để đạt mục tiêu đề ra

Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, được tổ chức độc lập đối với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan

 nhân sự:

Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB Để kiểm soát được hữu hiệu thì khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên Việc ra quyết định tuyển dụng nhân viên phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm

2.2.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro một cách thích hợp để đạt được mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

như sau:

 Nhận dạng rủi ro:

Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro trong từng hoạt động và rủi ro toàn đơn vị Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị Một khi đơn vị nhận diện được rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu sẽ giảm đi đáng kể Đối với khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch đơn vị

 Đánh giá rủi ro:

Để kiểm soát được rủi ro, vấn đề quan trọng không chỉ là nhận ra các rủi ro tồn tại, mà còn là đánh giá tầm quan trọng, tác hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi

ro Trên thực tế không thể loại bỏ tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức chấp nhận được Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng xảy ra thì không cần quan tâm nhiều Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng quan trọng và khả năng xảy ra cao thì đơn vị phải chú ý

Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Để đánh giá rủi ro một cách có hệ thống, cần phải xây dựng các tiêu chí đánh giá, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, từ đó nhà lãnh đạo phân bổ nguồn lực để đối phó rủi ro

 Phát triển các biện pháp đối phó:

Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro:

+ Phân tán rủi ro: chuyển một phần hay toàn bộ hậu quả do rủi ro gây ra từ tổ chức này sang tổ chức khác bằng cách trả một khoản phí

+ Chấp nhận rủi ro: trong trường hợp lợi ích mang lại lớn hơn thiệt hại do rủi

ro gây ra từ công việc đó tác động

+ Tránh né rủi ro: không thực hiện các công việc có thể xảy ra rủi ro Ưu điểm

là tránh được tất cả các rủi ro nhưng lại mất đi một số cơ hội

+ Xử lý hạn chế rủi ro: giảm tác hại do rủi ro gây ra Biện pháp này chỉ áp dụng đối với những rủi ro không thể tránh được

Trong phần lớn các trường hợp rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp

lý vì mối liên hệ giữa lợi ích, chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi

ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn

Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004)

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng, là những , thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro Do đó, để cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa thông thường là phối hợp các hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát

 Thủ tục phân quyền và xét duyệt:

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công

bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể Ủy quyền là một cách thức chủ yếu

để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

 Phân chia trách nhiệm:

Một người không thể nào khách quan để thấy được hết các sai phạm Nếu các

bộ phận chức năng chỉ tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận Để ngăn chặn

các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng người Để giảm rủi ro và sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa được thì một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trường dễ xảy ra gian lận Năm trách nhiệm chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép,

xử lý và đánh giá các nghiệp vụ Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội

bộ Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, có quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia phân nhiệm Khi đó, nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và bù đắp bằng những biện pháp kiểm soát khác như sự luân chuyển nhân viên Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong một thời gian dài Cũng như, việc khuyến khích và yêu cầu nhân viên thực hiện những ngày nghỉ hàng năm cũng giúp giảm rủi ro bằng cách đem lại sự luân chuyển nhân viên tạm thời

 Chứng từ và sổ sách ghi chép:

Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan đến nghiệp

vụ Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm

và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra

Việc tiếp cận tài sản và sổ sách phải được giới hạn trong những cá nhân mà họ được giao trách nhiệm bảo quản hoặc sử dụng tài sản Trách nhiệm của người bảo quản tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng tồn kho, ghi chép sổ sách Hạn chế việc tiếp cận tài sản làm giảm rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của Nhà nước Mức

độ giới hạn tùy thuộc vào rủi ro thất thoát tài sản Mức độ giới hạn phải được xem xét, xác định

 Bảo vệ tài sản:

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị mà còn

là thông tin Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng

- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin

- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản

- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có)

 Kiểm tra, đối chiếu:

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót

(International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004)

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý Sổ sách được đối chiếu với các chứng từ thích hợp một cách định kỳ

Việc điều hành, xử lý và hoạt động nên được rà soát định kỳ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, , thủ tục và những đòi hỏi hiện hành khác

Việc giám sát kỹ càng giúp việc đảm bảo rằng mục tiêu của việc tổ chức sẽ được thực hiện Sự giao việc, soát xét và chấp thuận công việc của nhân viên bao gồm:

+ Phải có sự phân công rõ ràng, nghĩa vụ, trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm giao cho mỗi thành viên;

+ Đánh giá một cách hệ thống công việc của mỗi thành viên trong phạm vi cần thiết;

+ Chấp thuận công việc theo những tiêu chuẩn để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng định hướng;

Người giám sát cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn cần thiết và huấn luyện họ để đảm bảo rằng sự sai sót, lãng phí và hành động sai trái được giảm thiểu

và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu được và đạt được kết quả

2.2.4 Thông tin và truyền thông

Để nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thì thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu, rất cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB

 Thông tin:

Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy

đủ Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng bởi chất lượng của những thông tin như tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết

mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

- Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống;

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị;

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống, giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện;

- Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ

Một hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động tài chính

kế toán theo chế độ kế toán của Bộ Tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo

 Truyền thông

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức

Các cá nhân nhận được sự phân công rõ ràng từ nhà lãnh đạo về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB Họ phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức

2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Hệ thống KSNB cần được giám sát để đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống qua thời gian Việc giám sát được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai

 Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên KSNB được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp lại của tổ chức Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng ngày Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của KSNB và liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện tượng vi phạm luật pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống

 Giám sát định kỳ:

Phạm vi và tầng suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro

và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên Giám sát định kỳ bao phủ toàn bộ sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục kiểm soát

Những yếu kém của hệ thống KSNB phải được báo cho lãnh đạo cấp trên Giám sát này bao gồm cả việc xem xét các phát hiện kiểm toán và các kiến nghị của kiểm toán viên để chúng thực hiện được trong thực tế một cách hữu hiệu

2.3 Các lý thuyết nền

2.3.1 Lý thuyết ủy nhiệm

Lý thuyết ủy nhiệm được khởi xướng bởi Micheal C.Jensen và William H.Meckling vào năm 1976 Theo lý thuyết này, mối quan hệ ủy nhiệm như là một hợp đồng mà trong đó bên ủy nhiệm (principal-có thể là một hay nhiều cá nhân) cam kết với bên đại diện (agent) thay mặt họ thực hiện một số công việc nào đó bao gồm

cả việc ủy quyền ra quyết định kinh tế cho bên đại diện Trong các đơn vị hành chính nhà nước, bên ủy nhiệm là đơn vị quản lý hành chính cấp trên - bên đại diện thực hiện việc kiểm soát và ra các quyết định nhằm mang lại lợi ích cao nhất cho cổ đông

Lý thuyết ủy nhiệm nêu ra vấn đề chính là làm thế nào để người đại diện làm việc vì lợi ích cao nhất cho người ủy nhiệm khi họ có lợi thế về thông tin hơn người

chủ và có những lợi ích khác với lợi ích của những người ủy nhiệm này Tử đó xuất hiện lợi ích của các nhóm thực thi công việc mà họ là người đại diện Như vậy câu hỏi đặt ra ở đây là làm thế nào để cơ quan quản lý cấp trên có thể kiểm soát tốt các hoạt động của các đơn vị cấp dưới của mình mình, đồng thời giảm thiểu được hành vi

tư lợi của cấp dưới? Để làm được điều đó đòi hỏi phải xây dựng một cơ chế kiểm soát, giám sát chặt chẽ các hoạt động của các đơn vị và hành vi của ban lãnh đạo từng đơn vị

Khi áp dụng lý thuyết nói trên vào phạm vi bài nghiên cứu này, tác giả kỳ vọng rằng ban lãnh đạo tại các đơn vị hành chính nhà nước cấp dưới, những người được tin tưởng giao thực hiện nhiệm vụ, sẽ thực hiện việc xây dựng một hệ thống KSNB đầy đủ và hoạt động hữu hiệu, đáp ứng được việc kiểm soát các hoạt động trong nội bộ đơn vị, đảm bảo mọi hành vi của ban lãnh đạo và cán bộ công chức của đơn vị đều đúng pháp luật, tài sản được sử dụng đúng mục đích và bảo vệ an toàn, đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị

2.3.2 Lý thuyết thông tin bất cân xứng

Lý thuyết thông tin bất cân xứng được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1970 bởi G.A.Akerlof Theo lý thuyết này thì thông tin bất cân xứng xảy ra khi một bên giao dịch có ít thông tin hơn bên đối tác hoặc có thông tin nhưng thông tin không chính xác Điều này khiến cho bên có ít thông tin hơn có những quyết định không chính xác, đồng thời bên có nhiều thông tin hơn có những hành vi gây bất lợi cho bên kia Lý thuyết này cũng đưa ra các giải pháp nhằm hạn chế tình trạng thông tin bất cân xứng, chủ yếu tập trung vào ba nội dung: cơ chế phát tín hiệu, cơ chế sàn lọc, và

cơ chế giám sát

Áp dụng lý thuyết này vào thực tế của luận văn ta có thể thấy: sẽ có xuất hiện hiện tượng thông tin bất cân xứng giữa đơn vị hành chính nhà nước với các cơ quan nhà nước khác có liên quan; thông tin bất cân xứng giữa ban lãnh đạo đơn vị với các phòng, ban trong đơn vị Trong luận văn này, tác giả kỳ vọng rằng việc xây dựng một

hệ thống KSNB hữu hiệu, thông qua việc xây dựng và hoạt động đồng bộ của 5 yếu

tố cấu thành sẽ đảm bảo hạn chế được tình trạng thông tin bất cân xứng, đảm bảo thông tin mà ban lãnh đạo nhận được cũng như là các thông tin được cung cấp từ đơn

vị đến các đối tượng liên quan là đầy đủ và trung thực, đảm bảo các thủ tục của hệ thống KSNB phát huy được tính hữu hiệu và hiệu quả

2.3.3 Lý thuyết thể chế

Các tác giả nghiên cứu lý thuyết thể chế chỉ ra rằng một tổ chức sẽ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố đó là: “nhân tố kỹ thuật liên quan đến cách thức xử lý các hoạt động hàng ngày nhằm làm cho nó đạt được hiệu quả cao và nhân tố thể chế liên quan đến sự mong đợi và các giá trị từ môi trường bên ngoài hơn là từ bản thân đơn vị” Khi áp dụng nội dung của lý thuyết thể chế vào trong lĩnh vực nghiên cứu liên quan đến KSNB của đơn vị, chúng ta có thể thấy rằng đây chính là lý thuyết giải thích được sự tác động của các tổ chức lập quy, tổ chức giám sát với nhau trong mô hình tổ chức hoạt động tại các đơn vị của các quốc gia Ngoài ra, công chúng và xã hội luôn

kỳ vọng các tổ chức lập quy, tổ chức giám sát tại các quốc gia đều mong muốn việc ban hành hệ thống pháp luật làm nền tảng pháp lý cho hoạt động ngân hàng theo định hướng hòa hợp trong điều kiện hội nhập để nâng cao vị thế, uy tín của tổ chức lập quy và giám sát đó Trong nghiên cứu này, lý thuyết này giải thích cho nhân tố về môi trường kiểm soát và hoạt động giám sát thể hiện qua các quy định pháp lý của cơ quan quản lý nói chung và các quy định của nội bộ các đơn vị hành chính nhà nước

có tác động đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB

2.4 Đặc điểm và mục tiêu KSNB của các cơ quan hành chính nhà nước

2.4.1 Khái niệm đơn vị hành chính nhà nước

Cơ quan hành chính nhà nước là một tổ chức được thành lập và hoạt động theo những nguyên tắc và trình tự nhất định, có cơ cấu tổ chức nhất định và được giao những quyền lực nhà nước nhất định, được quy định trong các văn bản pháp luật để thực hiện một phần những nhiệm vụ, quyền hạn của nhà nước

2.4.2 Đặc điểm của các cơ quan hành chính nhà nước

Cơ quan hành chính nhà nước là bộ phận của bộ máy nhà nước nên cũng có các đặc điểm chung của cơ quan nhà nước như sau:

Đặc điểm chung

Cơ quan hành chính nhà nước có quyền nhân danh Nhà nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiên các quyền và nghĩa vụ pháp lý với mục đích hướng tới lợi ích công Biểu hiện của tính quyền lực nhà nước đó là: Cơ quan hành chính nhà nước có quyền ban hành các văn bản pháp luật như Nghị định, Quyết định, Chỉ thị và có thể được áp dụng những biện pháp cưỡng chế hành chính nhà nước nhất định

Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước có cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định Nói cách khác, cơ quan hành chính nhà nước có tính độc lập tương đối về cơ cấu – tổ chức (có cơ cấu bộ máy, và quan hệ công tác bên trong của cơ quan được quy định trước hết quy định trước hết nhiệm vụ, chức năng, thể hiện vai trò độc lập)…Cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính nhà nước được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật như Luật tổ chức Chính phủ năm 2001, Luật tổ chức hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2003…

Các cơ quan hành chính nhà nước được thành lập và hoạt động dựa trên quy định của pháp luật, có chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền riêng và có những mối quan

hệ phối hợp trong thực thi công việc được giao với các cơ quan khác trong bộ máy nhà nước mà quan hệ đó được quy định bởi thẩm quyền nhất định do pháp luật quy định – đó là tổng thể những quyền, nghĩa vụ chung và những quyền hạn cụ thể mang tính quyền lực – pháp lý mà nhà nước trao cho để thực hiện nhiệm vụ, chức năng của nhà nước Đây là đặc điểm cơ bản để phân biệt cơ quan nhà nước với cơ quan, nhà nước không phải của nhà nước, vì những cơ quan, tổ chức không phải của nhà nước,

vì những cơ quan, tổ chức đó không có thẩm quyền đượ quy định trong pháp luật

Nguồn nhân sự chính của cơ quan hành chính nhà nước là đội ngũ cán bộ, công chức, được hình thành từ tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc bầu cử theo quy định của pháp lệnh cán bộ, công chức

Ngoài những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước có các đặc trưng được quyết định bởi chính bản chất hoạt động chấp hành – điều hành thông qua các đặc trưng này, có thể phân biệt cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan nhà nước khác

Đặc điểm riêng của cơ quan hành chính nhà nước

Thứ nhất, cơ quan hành chính nhà nước là cơ quan quản lý hành chính nhà

nước Các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện hoạt động chấp hành – điều hành (đó là những hoạt động được tiến hành trên cơ sở luật và để thi hành luật) nhằm thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước Như vậy, hoạt động chấp hành – điều hành hay còn gọi là hoạt động quản lý hành chính nhà nước là phương diện hoạt động chủ yếu của cơ quan hành chính nhà nước Các cơ quan nhà nước khác cũng thực hiện những hoạt động quản lý hành chính nhà nước nhưng đó không phải là phương diện hoạt động chủ yếu mà chỉ là hoạt động được thực hiện nhằm hướng tới hoàn thành chức năng cơ bản của cơ quan nhà nước đó như: Chức năng lập pháp của Quốc hội, chức năng xét xử của tòa án nhân dân, chức năng kiểm sát của viện kiểm sát nhân dân Chỉ có cơ quan hành chính nhà nước mới thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, xã hội…Việc thực hiện hoạt động quản lí hành chính nhà nước là nhằm hoàn thành chức năng quản lý hành chính nhà nước

Thứ hai, hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước được thành lập từ Trung

ương đến cơ sở, đứng đầu là Chính phủ, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, được tổ chức theo hệ thống thứ bậc, có mối quan hệ mật thiết phụ thuộc nhau về tổ chức và hoạt động nhằm thực thi quyền quản lý hành chính nhà nước

Thứ ba, thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước được pháp luật quy

định trên cơ sở lãnh thổ, ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn mang tính tổng hợp Đó là những quyền và nghĩa vụ pháp lý hành chính chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động chấp hành – điều hành