Tính cấp thiết của đề tài
Công tác hành chính văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ, việc tổ chức công tác hành chính văn phòng là điều cần thiết, vì đây là bộ phận hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo, tổng hợp và phân tích thông tin phục vụ quyết định quản lý Khi công tác này được tổ chức khoa học và có trật tự, việc quản lý và điều hành sẽ trở nên hiệu quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ, được xem như "cửa ngõ" và "cánh tay nối dài" của lãnh đạo doanh nghiệp Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm tham mưu cho Tổng giám đốc, thực hiện công tác tổng hợp và hậu cần, cũng như duy trì mối quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty Do đó, công tác hành chính văn phòng là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp.
Phòng Hành chính của Công ty Vosco đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng Giám đốc quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản trị văn phòng, lập kế hoạch mua sắm thiết bị và văn phòng phẩm hợp lý, quản lý đất đai và nhà cửa, cũng như thực hiện xây dựng và sửa chữa văn phòng công ty và chi nhánh Bên cạnh đó, phòng còn đảm bảo các yêu cầu liên quan đến hội họp, đi lại, lưu trú và đón tiếp khách, theo dõi khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, cấp phát thuốc cho tàu, và tổ chức bữa ăn giữa ca cho nhân viên tại trụ sở chính.
Với vai trò Trưởng phòng Hành chính, tôi chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên và thực hiện các nhiệm vụ được Ban giám đốc giao phó Phòng Hành chính cũng giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ và trao đổi công văn với các cơ quan nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực và cơ quan phòng cháy chữa cháy Do đó, tôi luôn tìm cách nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng mà mình quản lý.
Dựa trên những lý do đã nêu, tôi đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” Mục tiêu của tôi là đóng góp vào việc hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hành chính văn phòng tại công ty.
Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quả trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp
Nghiên cứu này nhằm làm rõ thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco, chỉ ra những mặt mạnh, mặt yếu cũng như các hạn chế hiện có Bên cạnh đó, bài viết còn phân tích nguyên nhân dẫn đến những vấn đề trong công tác tham mưu và tổng hợp của phòng Hành chính, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải Biển Việt Nam (Vosco), cần đề xuất các giải pháp chủ yếu như: cải tiến quy trình làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và tài liệu, tăng cường đào tạo cho nhân viên về kỹ năng chuyên môn và giao tiếp, đồng thời xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc định kỳ Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động tham mưu và tổng hợp, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ của công ty.
Nội dung nghiên cứu
Đề tài, tập trung vào các nội dung chính sau:
- Nghiên cứu các vấn đề lý luận về công tác quản trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp
- Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017
- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợphành chính văn phòng của phòng Hành chính công tyVosco
3.Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là:
- Phương pháp thống kê so sánh
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
Thu thập dữ liệu
Thông qua các nguồn báo chí, tạp chí, website và tài liệu hội thảo liên quan, bài viết sẽ tổng hợp các nghiên cứu và báo cáo về tình hình hành chính văn phòng của công ty Vosco.
Thông tin từ văn bản, bao gồm công văn đến từ cấp trên hoặc các nguồn khác và công văn đi do cơ quan sản sinh ra, là nguồn thông tin chính thức và quan trọng hàng đầu.
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, internet…
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp….)
Thu thập bằng các cách:
- Quan sát để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại công ty Vosco
- Phỏng vấn các cán bộ văn phòng của công ty để tìm ra những vấn đề tồn tại của công tác Hành chính văn phòng của công ty Vosco
Để đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty Vosco, cần thu thập thông tin từ các đánh giá của nhân viên cũng như từ việc tự đánh giá của họ.
3.1.3 Xử lý số liệu thu thập
Bằng phương pháp thống kê và tổng hợp, so sánh và phân tích.
Quy trình nghiên cứu
Sơ đồ 1: Quy trình nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017.
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài đóng vai trò quan trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân có năng lực nghiên cứu Điều này giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo trong vai trò trưởng phòng Hành chính của Công ty Vosco.
Vận dụng luận cứ khoa học trong quản lý là cách hiệu quả để nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác tham mưu, tổng hợp, cũng như hành chính văn phòng tại phòng Hành chính công ty Vosco Việc áp dụng các nguyên tắc khoa học sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó cải thiện kết quả công việc và tăng cường hiệu quả quản lý.
Chúng tôi mong muốn cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời cải thiện công tác tham mưu, tổng hợp và hành chính văn phòng tại phòng Hành chính công ty Vosco.
Tổng quan nghiên cứu
Quản trị hành chính văn phòng là lĩnh vực quan trọng thu hút sự chú ý của các nhà nghiên cứu quản trị Việc áp dụng các giải pháp tổ chức thực tiễn hiệu quả là cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc trong môi trường văn phòng.
Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn
Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng
Quan sát, đánh giá Thực trạng Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco đang là một vấn đề cấp bách hiện nay Qua quá trình nghiên cứu, tác giả đã xem xét nhiều tài liệu liên quan nhằm cải thiện hiệu quả quản trị hành chính văn phòng Việc nâng cao hiệu quả này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ của công ty.
Đề tài nghiên cứu của tác giả Phạm tập trung vào thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Ngãi trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa Nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả quản lý và ra quyết định của cấp ủy, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội trong thời kỳ mới.
Đề tài "Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH thương mại và vận tải An Thái" của tác giả Lương Thị Kim Ngân (2009) tập trung vào việc cải thiện quản lý văn phòng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc Bài viết đề xuất các giải pháp cụ thể để tăng cường hiệu quả quản trị, từ đó giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn trong lĩnh vực thương mại và vận tải.
Đề tài nghiên cứu của Phạm Thị Thu Thảo (2010) tập trung vào việc đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Công ty TNHH Một thành viên Tổng công ty công nghiệp Tàu thủy Nam Triệu Những giải pháp này hướng tới việc cải thiện quy trình làm việc và tăng cường năng suất lao động trong môi trường văn phòng.
Các công trình nghiên cứu và luận văn hiện có đều tập trung vào việc nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về vấn đề này tại phòng Hành chính công ty Vosco Mỗi công trình tiếp cận từ những góc độ khác nhau, cho thấy sự cần thiết phải có một nghiên cứu cụ thể và chi tiết hơn về hiệu quả công tác văn phòng trong tổ chức này.
Kinh nghiệm về quản lý hành chính văn phòng
Công việc văn phòng yêu cầu người lao động cần có hoài bão nghề nghiệp, thái độ chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn vững vàng cùng với kỹ năng làm việc và giao tiếp tốt Qua nghiên cứu về công tác quản lý văn phòng, có thể rút ra một số kinh nghiệm quý báu để nâng cao hiệu quả công việc.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý Hoạt động văn phòng không chỉ giới hạn trong nội bộ mà còn tác động đến toàn bộ doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động Là đầu mối giao tiếp và bộ mặt của cơ quan, văn phòng thể hiện hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh năng lực quản lý của lãnh đạo.
Mỹ cho rằng, bề ngoài gọn gàng và sạch sẽ của một văn phòng cùng với tổ chức ngăn nắp có ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng hoàn thành công việc nhanh chóng Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ thuận với hình thức bên ngoài của nó, cho thấy sự hiệu quả trong công việc.
Văn phòng và công tác văn phòng của doanh nghiệp cần được hiện đại hóa để đáp ứng xu thế toàn cầu hóa và nền kinh tế tri thức Sự cạnh tranh kinh tế gay gắt yêu cầu các lĩnh vực hoạt động không ngừng đổi mới Trong bối cảnh bùng nổ thông tin, thông tin trở thành nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác Theo Mike Harvey, thông tin là tài nguyên cốt lõi trong thương mại và chính quyền hiện đại Do đó, văn phòng cần chuyển mình thành trung tâm xử lý thông tin, và các doanh nghiệp cần đầu tư thích đáng vào quản trị văn phòng để nâng cấp thành những văn phòng hiện đại.
Để đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, cần thay đổi nhận thức về vị trí, chức năng và phạm vi của công tác văn phòng Điều này bao gồm việc hiểu rõ vai trò của văn phòng, với hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần Trong văn phòng hiện đại, việc xử lý thông tin, đặc biệt là chủ động xử lý thông tin, trở thành hoạt động chủ yếu, được coi là “chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính” Công tác văn phòng chỉ những hoạt động chuyên trách trong bộ phận văn phòng, trong khi công việc văn phòng diễn ra trên toàn bộ doanh nghiệp, liên quan đến nhiều đối tượng như giám đốc, chuyên viên và nhân viên Do đó, việc trang bị kỹ năng hành chính văn phòng cho nhân viên là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và toàn doanh nghiệp.
2 Nội dung hiện đại hóa văn phòng
Hiện đại hóa văn phòng bao gồm ba cấu trúc cơ bản: trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ hành chính và con người Trang thiết bị hiện đại như máy tính, thiết bị truyền thông và công nghệ thông tin, bao gồm cả mô hình Chính phủ điện tử, đã nâng cao hiệu quả làm việc Nghiệp vụ hành chính được tổ chức theo quy trình chặt chẽ, từ việc soạn thảo văn bản đến tổ chức hội nghị, giúp hoạt động văn phòng diễn ra thông suốt và hiệu quả Cuối cùng, nhân lực văn phòng cần được đào tạo với kỹ năng xử lý thông tin và giao tiếp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc hiện đại.
Công tác tuyển dụng nhân viên văn phòng đòi hỏi những kỹ năng cơ bản thiết yếu, bao gồm hiểu rõ khái niệm về kỹ năng làm việc, tổ chức công việc và hành chính Người lao động cần vận dụng kiến thức chuyên môn vào thực tiễn, kết hợp với kỹ năng tổ chức quy trình làm việc Các kỹ năng cần thiết cho quản trị viên văn phòng, thư ký và nhân viên chuyên nghiệp bao gồm thiết kế và phân công công việc, lập kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, thu thập và xử lý thông tin, xây dựng quy chế làm việc, đảm bảo điều kiện làm việc, giao tiếp và ứng xử, soạn thảo văn bản, cũng như tổ chức công tác văn thư và lưu trữ Ngoài ra, các kỹ năng bổ sung như quản trị nhân sự, kế toán, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện và quan hệ công chúng cũng rất quan trọng.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của đề tài thể hiện bằng ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hành chính văn phòng
Chương 2: Thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của Công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017
Chương 3: Xây dựng các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Nội dung đề cương chi tiết của các chương như sau:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là một đơn vị thiết yếu trong cơ quan, tổ chức, không còn chỉ là nơi thực hiện công việc giấy tờ và hành chính đơn giản Trong kỷ nguyên thông tin hiện nay, văn phòng đã khôi phục vị thế là trung tâm điều hành và bộ mặt của tổ chức Trước đây, văn phòng chỉ giải quyết công việc hành chính, nhưng giờ đây, nó đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, và các cơ quan lớn thường thành lập văn phòng, trong khi các cơ quan nhỏ có phòng hành chính Do đó, quản trị hành chính văn phòng trở thành một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,…
Văn phòng là nơi hoạt động của cơ quan, tổ chức, nơi diễn ra quá trình thu nhận, bảo quản và lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ và thực hiện các công việc liên quan.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như một bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành và quản lý Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất và kỹ thuật cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan hoặc tổ chức.
Văn phòng được coi là bộ máy điều hành của cơ quan, nơi thu thập và xử lý thông tin để hỗ trợ hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các dịch vụ hậu cần và điều kiện vật chất cần thiết cho tổ chức Theo quan niệm này, văn phòng là một bộ phận đa nhiệm vụ, thực hiện nhiều công việc như mua sắm, bảo trì, thiết kế và xây dựng, nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra suôn sẻ Thực tế, văn phòng thường được gọi là “văn phòng”, “Hành chính - quản trị”, “Hành chính - Tổ chức - Quản trị” hoặc “Hành chính - Tổng hợp”.
Văn phòng không chỉ đơn thuần là bộ phận thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống quy định và cơ chế làm việc cho tổ chức Nó tham mưu và đảm bảo nguồn lực, phối hợp hoạt động qua kế hoạch và chương trình hành động, đồng thời tổ chức các hoạt động đối nội và đối ngoại nhằm nâng cao hình ảnh, thương hiệu và uy tín của tổ chức Do đó, văn phòng là một phần thiết yếu trong cấu trúc tổ chức của bất kỳ cơ quan hay doanh nghiệp nào.
Văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, là nơi hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện và hỗ trợ các công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, giúp giải quyết hiệu quả các nhiệm vụ chung của tổ chức.
1.1.2 Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng a Khái niệm về hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là trung tâm kiểm soát hoạt động kinh doanh, nơi thực hiện soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm tối ưu hóa hiệu quả thông tin Vị trí của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong quản lý.
Văn phòng là bộ phận chuyên môn quan trọng, đóng vai trò là bộ máy hỗ trợ cho lãnh đạo cơ quan và doanh nghiệp Nó đảm bảo hoạt động của lãnh đạo diễn ra suôn sẻ và hiệu quả thông qua việc xây dựng các chương trình và kế hoạch như lịch công tác hàng tuần và lịch tiếp khách Bên cạnh đó, văn phòng còn hoạt động như một "bộ lọc," giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian cho các công việc hàng ngày, từ đó tập trung vào các nhiệm vụ chính và chiến lược phát triển của tổ chức.
Văn phòng là trung tâm thông tin của cơ quan và doanh nghiệp, tổ chức nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và cung cấp thông tin cho các đơn vị khác Đây cũng là nơi truyền đạt thông tin chính thức ra bên ngoài, đảm bảo rằng mọi thông tin được tiếp nhận, xử lý và cung cấp đều đáng tin cậy nhờ vào quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Do đó, nhân viên hành chính văn phòng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trong việc thu thập, xử lý thông tin và phát ngôn, vì điều này ảnh hưởng lớn đến lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng như đầu mối thông tin và là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo trong quản lý hành chính Đây là nơi tổ chức các hoạt động giao tiếp chính thức giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác và khách hàng Sự tiếp đón trọng thị và phong cách làm việc chuyên nghiệp của nhân viên sẽ tạo ấn tượng tích cực, giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý và thẩm mỹ không chỉ gây ấn tượng mà còn nâng cao uy tín và vị thế của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu Do đó, văn phòng được xem là "bộ mặt" của cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.3 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng
Văn phòng là một của cơ quan, tổ chức Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau:
- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dung chính:
Văn phòng của các cơ quan, tổ chức thường đảm nhiệm các chức năng như tham mưu, tổng hợp và hậu cần, với các bộ phận như văn thư, tổng hợp, quản trị Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, văn phòng cũng có thể được giao thực hiện các nhiệm vụ khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế và xuất nhập khẩu, điều này là cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc.
Khối lượng công việc thực tế của các bộ phận cần được xem xét kỹ lưỡng Dựa trên tình hình cụ thể, người quản lý cần tính toán và đưa ra quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ với các hình thức phù hợp.
Cần quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ sau khi đã xác định các bộ phận trực thuộc văn phòng, và việc này nên được thực hiện bằng văn bản để đảm bảo rõ ràng và hiệu quả trong công việc.
Để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc hiệu quả, cần xác định số lượng nhân sự phù hợp cho từng bộ phận, tránh tình trạng tồn đọng công việc tại văn phòng.
+ Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòng của mình
+ Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm
Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần tính toán thời gian hoàn thành cho từng công việc và từng bộ phận Qua đó, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của toàn bộ phòng ban.
+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động
1.1.4 Chức năng của công tác quản lý hành chính văn phòng
- Chức năng của quản lý hành chính văn phòng a Chức năng quản lý [17],[22]
- Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự
Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng [14], [25],[28] 20
1.2.1 Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên được xem xét giữa việc tập trung và phân tán Phân tán có nghĩa là mỗi bộ phận tự quản lý công việc hành chính của mình, dẫn đến sự thiếu phối hợp và trùng lặp trong công việc, gây lãng phí tài nguyên và sức lực Do đó, việc tập trung công việc hành chính văn phòng là cần thiết để đảm bảo tính thống nhất Có hai hình thức tập trung cần được áp dụng.
- Tập trung theo địa bàn
- Tập trung theo chức năng
* Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn có nghĩa là tất cả các hoạt động liên quan đến hồ sơ và văn thư đều được thực hiện tại một địa điểm duy nhất, đó là phòng hành chính Tất cả các hoạt động này đều nằm dưới sự quản lý của nhà quản trị hành chính.
* Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng có nghĩa là các hoạt động hành chính được thực hiện tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn, nhưng phải được quản lý, tiêu chuẩn hóa và giám sát bởi nhà quản lý hành chính.
Sơ đồ 1.1:Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phòng
Nhà quản lý hành chính
Bộ phận A Công việc Hành chính
Bộ phận B Công việc Hành chính
Bộ phận C đóng vai trò quan trọng trong công tác hành chính, thu hút nhiều chuyên viên có kinh nghiệm Những chuyên viên này sẽ tư vấn cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động văn phòng, giúp nâng cao hiệu quả làm việc cho từng bộ phận chuyên môn.
Nhược điểm của chế độ một thủ trưởng là dễ dẫn đến việc lấn quyền của các cấp quản trị chuyên môn, điều này thường xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp.
1.2.2 Phân công công việc [27] a Trưởng phòng
- Phụ trách chung; trực tiếp điều hành công tác hành chính, văn thư, phục vụ, lễ tân
Phòng hành chính có nhiệm vụ ký các văn bản quan trọng theo thừa lệnh của Tổng giám đốc, bao gồm giấy giới thiệu, lệnh điều động xe công tác, hóa đơn điện thoại, giấy đi đường, lịch làm việc, sao y, sao lục, văn bản đi của phòng, cùng với các hóa đơn khác liên quan đến hoạt động của phòng hành chính.
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo
- Phân công nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch, triển khai, đôn đốc và kiểm tra viên chức thực hiện các công việc được giao
Chủ động hợp tác với Trưởng các đơn vị khác để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng hành chính.
- Chủ trì các cuộc họp của các phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phòng Hành chính
- Tham dự các cuộc họp của Phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phòng hành chính
- Giải quyết các công việc khác theo ủy nhiệm của Tổng giám đốc b Chuyên viên Hành chính
- Tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản theo sự phân công của lãnh đạo phòng
- Tổng hợp, lên lịch công tác của lãnh đạo Công ty và hoạt động của các đơn vị
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm…
- Tham gia công tác công tác chuẩn bị tổ chức các hoạt động trong năm của công ty: hội thảo, hội nghị, sự kiện…
- Theo dõi tiến độ thực hiện các văn bản đi và đến của công ty
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
Mua sắm dụng cụ và vật tư văn phòng phẩm phục vụ cho toàn bộ công ty, đồng thời thực hiện các công tác đột xuất theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên c Văn thư
- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lý văn bản
- Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
- Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
- Sao in các văn bản tài liệu
- Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty
- Cấp giấy đi đường cho CBCNV đi công tác khi có lệnh của lãnh đạo công ty
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu cho công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng Phòng
+ Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc của Trưởng Phòng khi Trưởng phòng, Phó trưởng phòng đi vắng và được sự ủy quyền của Trưởng phòng
- Quyền hạn: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực trên d Tổ nhà ăn
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Quản lý nhân lực trong tổ là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc lên lịch và đôn đốc các thành viên thực hiện nhiệm vụ nấu cơm ca Người quản lý chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho toàn công ty
Công khai thông tin kinh tế hàng ngày cho cán bộ nhân viên công ty nhằm tăng cường sự minh bạch Đảm bảo quản lý sổ sách báo ăn hàng ngày của CBCNV một cách chính xác Thực hiện tiếp phẩm và thanh quyết toán theo định kỳ theo quy định của công ty.
+ Phụ việc cho người nấu ăn chính
+ Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vực nhà ăn theo định kỳ
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng phòng
+ Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất và lượng trên cơ sở các nguyên liệu đã được cung cấp
+ Chịu trách nhiệm về vệ sinh ăn uống, giờ giấc phục vụ trong ca mình phụ trách
+ Phân công, phân việc cho người phụ việc
+ Thay thế một số công việc thủ kho khi thủ kho đi vắng
+ Vệ sinh khu nhà vệ sinh công nhân
+ Đề nghị, góp ý với tiếp phẩm cung cấp các loại thực phẩm ngon, rẻ, hợp vệ sinh
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên e Tổ Công nghệ Thông tin
Chịu trách nhiệm tư vấn cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng phòng trong việc thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể.
Quản lý toàn bộ hệ thống Công nghệ Thông tin trong Công ty bao gồm việc giám sát hệ thống mạng và các ứng dụng CNTT, nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác đào tạo trong doanh nghiệp.
Xây dựng chiến lược và kế hoạch cho từng phòng ban trong công ty là rất quan trọng Cần thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình CNTT, đồng thời đề xuất các giải pháp liên quan đến toàn bộ hệ thống CNTT Ngoài ra, việc phát triển phần mềm ứng dụng trong hệ thống công ty cũng cần được chú trọng.
+ Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho các phòng ban trong cty
+ Làm các công việc khác do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đóc và Trưởng phòng giao cho f Nhân viên tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu cho Trưởng phòng thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm lập sổ theo dõi tài sản ra vào Công ty Mỗi tháng, họ phải báo cáo tình hình tài sản được mang ra khỏi công ty cho Trưởng phòng Hành chính.
Thường xuyên kiểm tra tài sản giúp phát hiện kịp thời những CBCNV vi phạm tài sản và nội quy công ty Việc này cần được báo cáo cho tổ trưởng tổ bảo vệ, người sẽ chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp vi phạm.
Hàng ngày có trách nhiệm mở/ tắt hệ thống camera, khi bị hỏng báo ngay cho Trưởng phòng
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CBCNV đưa xe vào đúng vị trí của khách, phát vé xe và lấy lại vé xe
Một số nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[4]
Nguyên tắc trong quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những điều cơ bản cần tuân theo trong các hoạt động quản lý Chúng không chỉ phản ánh tư tưởng chủ đạo dựa trên cơ sở khoa học mà còn liên quan đến bản chất của chế độ và được quy định trong pháp luật, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động quản lý hành chính.
Trong lĩnh vực luật hành chính, nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước bao gồm những quy phạm pháp luật chủ yếu, tạo nền tảng cho việc tổ chức và thực hiện các hoạt động quản lý Mỗi nguyên tắc này có những hình thức biểu hiện riêng, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của quản lý hành chính Hệ thống nguyên tắc cơ bản trong quản lý hành chính cần được hiểu rõ để thực hiện đúng chức năng của nhà nước.
Quản lý hành chính nhà nước bao gồm nhiều nguyên tắc đa dạng, có tính thống nhất và liên kết chặt chẽ Việc xác định các nguyên tắc cơ bản và phân loại chúng một cách khoa học là cần thiết để hiểu rõ vị trí và vai trò của từng nguyên tắc trong quản lý hành chính Từ đó, có thể xây dựng và áp dụng hệ thống nguyên tắc một cách hiệu quả, phù hợp với thực tiễn quản lý hành chính nhà nước.
Hệ thống các nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước bao gồm:
* Nhóm những nguyên tắc chính trị - xã hội
- Nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong quản lý hành chính
- Nguyên tắc nhân dân tham gia vào quản lý hành chính
- Nguyên tắc tập trung dân chủ
- Nguyên tắc bình đẳng giữa các dân tộc
- Nguyên tắc pháp chế XHCN
* Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật
- Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp quản lý theo lãnh thổ
- Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp với quản lý theo từng chức năng
- Phân định chức năng quản lý nhà nước về kinh tế với quản lý sản xuất kinh doanh.
Phương thức thực hiện hiệu quả của công tác hành chính văn phòng [4],[17],[26]
[4],[17],[26] Để công tác quản lý hành chính văn phòng có hiệu quả gồm các bước tiến hành như sau: a Đầu tư vào nguồn nhân lực
Các đơn vị cần chú trọng quản lý chất lượng và quy trình công tác để nâng cao năng suất làm việc Trong bối cảnh nhiều cơ quan vẫn áp dụng văn phòng truyền thống, lãnh đạo nên kết hợp quản lý bằng hình thức “vi hành” để nhận diện những hạn chế trong công tác quản lý hiện tại Điều này đặc biệt quan trọng khi nhân viên phải xử lý khối lượng công việc lớn, dẫn đến lãng phí thời gian Để cải thiện hiệu suất, lãnh đạo cần chỉ ra điểm mạnh và điểm yếu của mô hình văn phòng truyền thống, đồng thời đào tạo nhân viên để làm quen với phương pháp làm việc hiện đại và công nghệ thông tin Bên cạnh đó, việc đầu tư đồng bộ trang thiết bị hiện đại như máy tính kết nối Internet và máy scan cho bộ phận văn thư là cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc Cuối cùng, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Các cơ quan và tổ chức cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin và tìm kiếm giải pháp mới thay thế văn phòng truyền thống Việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử như CloudOffice sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc lưu trữ, xử lý văn bản, công văn và tài liệu, cũng như điều hành công việc Điều này đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các cơ quan, ban ngành và doanh nghiệp trong quản lý công việc.
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến công tác hành chính văn phòng, bao gồm khái niệm, vị trí, chức năng, nhiệm vụ và sự cần thiết của nó, cùng với các yếu tố ảnh hưởng Các hoạt động chính trong công tác này bao gồm phân công và điều hành công việc, tổ chức hội nghị, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, tiếp khách, công tác hậu cần và quản lý nguồn nhân lực Ngoài ra, tác giả cũng nghiên cứu các nguyên tắc của quản lý hành chính văn phòng, tạo cơ sở cho việc khảo sát thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco trong chương 2.