Nếu hết thời hạn 3 hoặc 6 tháng mà dự báo tủa bạn không chính xác thì bạn hãy dành thì giờ để tìm hiểu Vì sao có sự biến động đó trước khi thay đổi để án của mình “hoặc chuyển hướng kinh
Trang 1
Dự toán lưu lượng tiền mặt tính theo quý đối với năm thứ hai và thứ ba
(3) Các khoản có thể thu được từ bán hàng Chuyển sang từ tháng
9, năm thứ nhất Vì đây là bảng tóm tắt theo quý, năm không được chuyển
thêm từ các tháng khác
(6) Các nguồn khác 12.000 đô la cho một tháng vay một tín dụng của quý ba, 15.000 đô la cho 9 tuần từ nguồn tín dụng của quý tư để đáp ứng
yêu cầu kiểm kê
(15) Các khoản chỉ tiền mặt cố định Lẽ ra có thể đưa vào các khoản chi thế chấp và tiền vay có thời hạn, nhưng để cho chỉ tiết của năm thứ nhất không thay đổi, các khoảncho tiền vay được trình bày riêng
(24) Lưu lượng tiền mặt tích lũy Trừ lưu lượng tiền mặt thực cho 1.237 đô la, quý đầu của năm thứ hai, để cho thấy tổng tiền mặt lưu lượng tích lũy của năm thứ nhất: (1.237 đô la)
(26) Các khoản chỉ tiền mặt cố định Từ kiểm toán thu nhập
Bạn cần lưu ý rằng; chỉ có những khoản lưu chuyển dòng
tiên mặt thật quan trọng, mới được chú thích Một lúc nào đó
sau này, những chú thích như vậy giúp bạn nhớ lại ý tưởng
của mình và giúp tránh lặp lại những sai lầm Nó còn làm cho những dự án của bạn đáng tin hơn và có vẻ chắc chắn
hơn, bởi vì những con số sẽ có cơ sở hơn là sự phỏng đoán
Trang 2UNG DUNG CUA BAO CAO VE CAC QUY
Đây là một tiện ích thêm cho công việc phân tích dong
lưu chuyển tiền mặt của bạn Ngân hàng có thể quan tâm đến nguồn và báo cáo việc ứng dụng của bạn, nhưng đó là một
việc hơi mang tính chất hình thức Hãy nhờ kế toán viên của
bạn Nó tỏ ra tiện lợi khi bạn xem xét cách thức cấp kinh phí cho các vụ mua sắm lớn
Sử dụng các quĩ Tổng nhu cầu | Nguồn vốn góp Vay_ | Nguồn khác
Mua sắm nhà xưởng 105000 30000 75000
4000
Trang thiết bị 10000
10000
Ở mục H, nói về Phân tích sự biến động sẽ chỉ rõ hơn cách sử dụng một nguồn vốn ngân sách Nó sử dụng các báo táo lưu chuyển tiền mặt và báo cáo thụ nhập để đặt ra một hệ thống cảnh báo Nếu hết thời hạn 3 hoặc 6 tháng mà dự báo tủa bạn không chính xác thì bạn hãy dành thì giờ để tìm hiểu
Vì sao có sự biến động đó trước khi thay đổi để án của mình
“hoặc chuyển hướng kinh doanh Sau đó hãy điều chỉnh, dựa
lrên những thông tin đã thu nhận được hơn là chỉ dựa vào
Tỉnh cảm, đấy mới là lý do tại sao cần ghi lại những giả định
tủa mình trong báo cáo tài chính
G BAO CAO TAI CHINH ĐÃ QUA
Bộ phận quan trọng thứ ba của hồ sơ tài chính đã qua là
0 cáo thuế/Vì chúng phải được đưa vào hô sơ hàng năm nên
ng cung cấp cho bạn thông tin tóm tắt về những gì bạn
Ím được, cách thức kiếm được các khoản đó, và những chi
Trang 3phí có thể khấu trừ là gì
Nếu bạn quyết định bán doanh nghiệp của mình thì các báo cáo thuế đó sẽ là luận cứ quan trọng nhất để bạn có cơ sở đặt giá, và người mua chắc chắn sẽ đòi hỏi được xem các báo
cáo đó
Nếu bạn không có nhân viên kế toán thì nên đi thẳng đến IRS gần nhất trước ngày nộp thuế và rà lại hồ sơ kinh
doanh của mình cùng với một đại điện của họ Nếu làm được
như vậy thì bạn sẽ có lợi là được tư vấn miễn phí từ chuyên gia và thấu hiểu hơn cách thức tốt nhất để xử lý thuế ở doanh nghiệp bạn IRB thậm chí còn có thể giúp bạn tạo lập hệ thống hô sơ kế toán để giảm thuế các vấn đề trước khi phải
trả thuế
IRS quan tâm nhiều hơn đến việc các doanh nghiệp xử lý thỏa đáng các nghĩa vụ tài chính (các loại thuế) hơn là bạn vẫn nghĩ Điều này giúp cho công việc của họ trở nên dễ dàng
hơn Cơ quan này tổ chức một số các cuộc hội thảo về thuế
miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ Những cuộc hội thảo này
rất có ích, đặc biệt trong trường hợp bạn đang phải cố gắng
xử lý thuế cho doanh nghiệp mình
Hồ sơ về thuế có thể hữu dụng như nguồn thông tin bổ sung Ví dụ như: bảng lương và các báo cáo về những khoản khấu trừ sẽ trợ giúp cho việc lập dự toán Hồ sơ về việc chỉ trả lương có thể giúp giải quyết những khiếu nại của những
người mất việc; chúng có chức năng pháp lý nhất định, đặc
biệt trong một số trường hợp, đấy chính là lý lẽ của bạn trước những người lao động bất bình Đa số chủ doanh nghiệp biết rằng, phải mất một khoản tiên để thuê một kế toán viên có
đủ khả năng xử lý về thuế Luật thuế có khoảng 40.000 trang, khường xuyên thay đổi chứa đựng “nhiều cạm bẫy” (cho cả các
doanh nghiệp lẫn cá nhân) Do vậy, tự thực hiện việc báo thuế là công việc bạn không nên làm Công việc của bạn là
Công việc của kế toán
Trang 4phải đóng nhiều thuế hơn so với yêu cầu của pháp luật Chứ riêng bản thân bạn không thể cùng lúc làm tốt cả hai công
việc được
Nếu báo cáo tài chính của bạn không rõ ràng, không
chính xác và không đúng sự thật hoặc nếu bạn đang gian đối
để giảm thiểu nghĩa vụ thuế của mình thì như vậy, bạn đang
gian dối với chính mình Trong trường hợp dầu tiên, bạn đang bộc lộ những kém cổi của mình, còn đối với trường hợp
thứ hai thì rõ ràng bạn đang làm giảm uy tín doanh nghiệp mình và điều này sẽ làm cho chú nợ của bạn, cảm thấy rất rủi
ro không cho bạn vay
H PHAN TÍCH ĐỘ SAI LỆCH
Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, dự báo lưu chuyển đòng tiền mặt cho rnột năm bảo đảm có đủ vốn hoạt động Có thể bạn sẽ muốn chia các khoản mục của dòng lưu chuyển tiền mặt nhỏ thêm nữa để quản lý tốt hơn, nhưng trong mọi trường hợp, dự báo lưu chuyển dòng tiền mặt là cơ sở cho dự
toán ngân sách của doanh nghiệp
Trong khi mọi người có thể học cách hoạt động trong phạm vi một ngân sách đã có thì chỉ có những nhà quản lý
giỏi mới có thể phác ra được nguồn ngân sách đáng để hoạt`
động Nếu như một dự báo lưu chuyển dòng tiền mặt được cân
nhắc kỹ lưỡng mà vẫn không đảm bảo có được một dự toán ngân sách tốt thì bạn có thể chắc rằng ngân quỹ được xây
“dựng mà không các dự Báo như vậy thì không đáng được thực
“hiện
—_ Phân tích độ sai lệch của bản dự toán (BDA) là công cụ
“quản lý trực tiếp trong hoạt động của doanh nghiệp Điều này
“sé giúp bạn giảm chi phí và tăng lợi nhuận và trong khi bạn
“0hï cân hàng tháng mất khoảng một buổi tối Đây là một
-0Öng cụ hữu ích và bạn không nên bỏ qua ngay cả khi công -việc kinh doanh của bạn đang diễn tiến tốt
Trang 5BDA phải được làm định kỳ ít nhất là hàng tháng, nếu
muốn nó có tác dụng Nếu bạn đang có nhiều dự án cùng một
lúc, thì nên lập ra những ngân sách tách biệt và phân tích sự
sai lệch cho từng dự án, BDA cung cấp một trong những nguồn thông tin hiện có tốt nhất cho bạn Nếu sử dụng đúng
thì chỉ trong tích tắc bạn có thể nhận ra ngay trong việc kinh
doanh của bạn phần nào đang không kiểm soát được và phần nào đang hoạt động tốt
Từ trang 150 đến trang 153 là các biểu mẫu phân tích độ sai lệch của bảng dự toán (BDA) Dựa vào các biểu mẫu đó,
bạn nên điều chỉnh cho phù hợp với những đặc thù công việc
của công ty minh Các cột C và D phát sinh từ con số thực tế
và dự tính Kinh nghiệm sẽ mách bảo cho bạn những sai lệch -
đáng kế và tầm quan trọng của chúng Mọi sai lệch, dù tích cực hoặc tiêu cực đầu phải được xem xét cẩn thận và tìm ra lý
do tại sao chúng xảy ra Kế đến, bạn phải có những điều chỉnh đúng đắn (nếu sự sai lệch đó gây bất lợi cho bạn) hoặc
phải tận dụng triệt để (nếu nó có lợi cho bạn)
Ví dụ, giả định rằng đối với chi phí cho các tiện ích, ngân
quỹ dự chỉ cho thang 1 1a 200 USD; trén thuc tế phải chỉ 340
USD Lý do tại sao? Khí hậu lạnh bất thường nên phải lắp thiết bị cách nhiệt vào cuối tháng và có một kính cửa số bị vỡ
đã được thay vào cuối tháng hai Việc cần làm ngay là phải
cắt giảm bớt những khoản chỉ phí cho các tiện ích càng
nhanh càng tốt (điều này đã được làm) Nếu bạn không kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chỉ phí tiện ích thì chi phí này dễ dàng vuột khỏi tay bạn Lại giả định rằng doanh số bán
tháng Giêng là 18000 USD, không như dự toán là 14600
USD Điều gì đây? Hãy lưu ý kỹ những biến động theo chiều hướng tích cực này chúng sẽ mang lại một khoản lợi nhuận không nhỏ
Phân tích sai lệch của bảng dự toán từ đầu năm tính đến hiện tại là một công cụ tài chính hữu ích khác Nếu chị phi cho một tháng nhiều hơn là bạn đã dự trù thì bạn sẽ thấy chỉ
Trang 6
phí tương ứng sẽ thấp hơn ở tháng trước hoặc ở tháng tiếp theo Phân tích độ sai lệch bảng dự toán từ đầu năm tính đến tiện tại giúp dàn trải đồng đều những thay đổi này Khi được
(lùng với các phân tích sai lệch của bảng dự toán hàng tháng,
biểu mẫu này sẽ giúp bạn giảm bớt những lo lắng và những lÍnh toán không cần thiết, đồng thời kiểm định độ chính xác
VÀ hiệu quả của dự báo Rhi có kinh nghiệm việc dự thảo gân sách của bạn sẽ ngày càng trở nên chuẩn xác hơn, giúp
bụn kiểm soát tốt hơn công việc kinh doanh và lợi nhuận của Wình Cùng với những chứng từ kiểm tra khác, bạn cần phải
in doi các biểu mẫu đưa ra cho phối hợp với nhu cầu kinh
lanh của bạn Kế toán của bạn cần giúp bạn ở phần này lưng bạn phải là người quyết định thông tin nào cần được Hắn ảnh từ Phân tích sai lệch của kế hoạch tài chính Ví dụ,
sản xuất muốn nắm cụ thể về số lượng hàng đang trong
í trình sản xuất, hàng trả lại, và các số liệu về quản lý
hat lượng Những số liệu này có thể được cung cấp nhưng
Húng lại không được thể hiện trong ví dụ Hãy nhờ kế toán l\ bạn giúp đỡ Bạn chỉ phải bổ sung các thông tin nếu bạn
gó cách kiểm tra trên thực tế, song điều đó chỉ dành cho
nhà quản lý có kinh nghiệm Bạn cần điều hành doanh hiép, do vay bạn cần phải thuê các kế toán viên hơn là tự lũn mình thành một kế toán viên
Bạn còn phải chú ý rằng: “cột D: tỷ lệ sai lệch” sẽ phóng
\Ì những con số nhỏ Nếu chỉ phí bảo trì và vệ sinh được dự
Wn hang tháng là 25 USD, nhưng trên thực tế là 50 USD
lÍ tý lệ sai lệch là 100%, đây là điều mà bạn phải cân nhắc
' tiên chênh lệch được thể hiện một cách rõ rệt trong cột C:
lÍ lộch, nhưng nhiều chênh lệch nhỏ gộp lại sẽ thành một
lIlain lớn và ảnh hưởng đến lợi nhuận Đây là một lĩnh vực
Ho mà ở đó máy tính nhận lãnh phần việc vất vả (và cũng
tha nang sai lâm) là thực hiện công việc tính toán hàng ling hay kiên nhẫn và theo sát mọi biến động đáng kể
Trang 7
PHAN TICH DO SAI LECH CUA BANG DU TOAN
HANG THANG
Từ bảng báo cáo thu nhập của tháng
A B c D Thực tế Dự toán Mức sai lệch | Đệ sai lệch trong trong (B-A) (C/B x 100) thang thang
Doanh số
‘Trif gid von hang ban
Lợi nhuận gộp trên doanh số
Chi phí khai thác kinh doanh:
Chỉ phí biến đổi
Lương (hoa hồng) theo doanh số
Quảng cáo
Các khoản chỉ phí biến đổi khác
Tổng chỉ phí biến đổi
Chỉ phí cố định
Các tiện ích
Lương bổng
Thuế và trợ cấp theo lương
Cung ứng văn phòng
Bảo hiểm
Duy tu va vé sinh
Luật pháp và kế toán
Phản phối
Giấy phép, bản quyền
Hộp, thùng, giấy v.v
Điện thoại
Linh tinh
Khấu hao
Lãi suất, tiền lãi
Tổng chỉ phí cố định
Tổng chỉ phí khai thác kinh
doanh
Lợi nhuận ròng (Lợi nhuận gộp
trên doanh số - tổng chỉ phí khai
| thác kÍnh doanh)
Chi phi vé thug
Trang 8
Từ bảng báo cáo thu nhập
từ đầu năm tới ngày
PHÂN TÍCH SAI LỆCH TỪ ĐẦU NĂM ĐẾN THỜI ĐIỂM HIỆN HÀNH
A B Cc D
Thực tế Dự toán Mức sai | Độ sai lệch
từ đầu năm | từ đầu năm | lệch | (C/Ðx100) đến giờ tới giờ (B-A)
Lương (hoa hồng) theo doanh số
bán
Quảng cáo
Các khoản chỉ phí biến đổi khác
Chỉ phí cố định
Các tiện ích
Lương bổng
Thuế và trợ cấp theo lương
Cung ứng văn phỏng
Bảo hiểm
Duy tu và vệ sinh
Luật pháp và kế toán
Phân phối
Giấy phép, bản quyền
Hộp, thùng, giấy v.v
Điện thoại
Các khoản linh tinh cố định
Khấu hao
Lãi suất, tiền lãi
Chú ý tính toán:
B Cộng dổn số liện dự toán từ đầu năm tới tháng hiện hành
A Cong dén theo số liệu thầu từ đầu năm tới tháng hiện hành
Trang 9PHÂN TÍCH ĐỘ SAI LỆCH CỦA BẢNG DỰ TOÁN HÀNG THÁNG
Từ bảng báo cáo thu nhập
của tháng
A B c D
Thực tế | Dự toán Mức sai % Độ sal
trong trong lệch lệch
tháng tháng (B-A) | (C/B x100)
Cân đối dòng tiền lúc ban đầu
Cộng thêm:
Tiền thu từ bán hàng
Các khoản phải thu và chuyển được
thành tiền
Các nguồn tiền thu được khác
Tổng dòng tiền mặt có thể dùng được
Các khoản chỉ tiêu lượng định được:
Chỉ phí về vật tư
Lao động phần biến đổi
Quảng cáo
Bảo hiểm
Luật pháp và kế toán
Giao hàng
Trang thiết bị `
Trả nợ
Thanh toán thế chấp
Chỉ phí khác về tài sản
Các khoản chỉ tiêu bằng tiền cố định
Các tiện ích
`_Lương bổng
Thuế và trợ cấp theo lương
Cung ứng văn phòng
Duy tu va vé sinh
Ban quyén, gidy phép
Hộp, thùng, giấy v.v
Điện thoại
Các khoản linh tính khác
Tổng các khoản chỉ tiêu
Trang 10
PHÂN TÍCH MỨC SAI LỆCH CỦA BANG DỰ TOÁN TỪ ĐẦU NĂM CHO ĐẾN THỜI ĐIỂM HIỆN HÀNH
Từ bảng báo cáo thu nhập
từ đầu năm cho đến thời điểm hiện hành
A B c
D
Thực tế - Dự toán Mức sai | % Độ sai
từ đầu năm | từ đầu năm lệch .lệch cho đến cho đến (B-A) | (C/B x100)
hiện hành - | - hiện hành
ố| dòng tiền lúc ban đầu
II thụ từ bán hàng
) nguồn tiền thu được khác
_
tiền mặt có thể dùng được
chỉ tiêu lượng định được:
h
| Ứng văn phòng
ÍlI và vệ sinh
B Cộng dồn theo dự toán từ đầu năm tới tháng hiện hành
Chỉ phí trang thiết hị là chí phí thực tê để mua trang thiết bị,
