Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 7: Quản lý rủi ro của dự án

Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 7: Quản lý rủi ro của dự án cung cấp cho người học những kiến thức như: Tổng quan về quản lý rủi to dự án; Lập kế hoạch quản lý rủi ro; Xác định rủi ro; Phân tích định tính rủi ro; Phân tích định lượng rủi ro; Kế hoạch đối phó rủi ro; Giám sát và kiểm soát rủi ro.

Jens Martensson

Insert or Drag and Drop your Image

QUẢN LÝ RỦI RO CỦA DỰ ÁN

Jens Martensson

1. Tổng quan về quản lý rủi to dự án

2. Lập kế hoạch quản lý rủi ro

3. Xác định rủi ro

4. Phân tích định tính rủi ro

5. Phân tích định lượng rủi ro

6. Kế hoạch đối phó rủi ro

7. Giám sát và kiểm soát rủi ro

2

NỘI DUNG

Jens Martensson

• Rủi ro là một sự kiện hay một hoạt động có khả năng xảy ra trong tương lai và khi xảy ra thì sẽ có thể tác động tiêu cực đến dự án

• Quản lý rủi ro dự án – Chủ động quản lý và kiểm soát những vấn đề tiềm ẩn, phân tích và có giải

pháp hợp lý để đối phó với những rủi ro giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực của các rủi ro đến hoạt

động của dự án

3

1.Tổng quan về quản lý rủi to dự án

Jens Martensson

• Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những vấn đề có khả năng tác động đến mục tiêu dự án

• Những vấn đề này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước

• Một khi được dự báo trước, nhóm dự án sẽ có những biện pháp chủ động ngăn ngừa, nhằm hạn chế

được tác động xấu đến dự án

4

1.1 Tầm quan trọng của quản lý rủi to dự án

Jens Martensson

kinh nghiệm

khách hàng, đội ngũ phát triển dự án không vững chắc

nghệ thông tin

6

1.2 Phân loại rủi ro

Jens Martensson

• Lập kế họach quản lý rủi ro (Plan Risk Management)

• Xác định rủi ro (Identify Risks)

• Phân tích tính chất rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis)

• Phân tích mức độ rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis)

• Kế hoạch đối phó rủi ro (Plan Risk Responses)

• Giám sát và kiểm soát rủi ro (Monitor and Control Risks)

7

1.3 Các quy trình trong quản lý rủi ro dự án

Jens Martensson

• Kế hoạch quản lý rủi ro là quy trình xác định các hoạt động cần thực hiện để quản lý rủi ro dự án

• Kế hoạch quản lý rủi ro cung cấp nguồn lực và thời gian cho các hoạt động quản lý rủi ro, và thiết

lập một cơ sở thỏa thuận về đánh giá rủi ro.

• Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của dự án và nắm được nguy cơ dẫn tới rủi ro

8

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

phòng

• Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là những hoạt động xác định trước khi rủi ro xuất hiện.

• Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro có tác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án

• Quỹ dự phòng: tiền trợ cấp được giữ bởi nhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu nếu có những sự thay

đổi về phạm vi hay chất lượng.

9

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

• Các yếu tố giúp nhận biết những rủi ro tiềm ẩn:

• Rủi ro thị trường: Sản phẩm mới sẽ hữu ích cho công ty hay có thể tiêu thụ nó ở các công ty khác? Và liệu người tiêu dùng có

chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ đó không?

• Rủi ro tài chính: Liệu công ty có đủ điều kiện để thực hiện dự án? Có phải dự án này là cách tốt nhất để sử dụng nguồn tài

chính của công ty?

• Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi về mặt kỹ thuật? Liệu công nghệ này có lỗi thời trước khi một sản phẩm được sản

xuất?

10

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

• Các thành phần tham gia lập kế hoạch quản lý rủi ro: đội dự án tổ chức các cuộc họp để phát triển

kế hoạch quản lý rủi ro Người tham dự tại các cuộc họp này có thể bao gồm

• Quản lý dự án.

• Các thành viên nhóm dự án

• Các bên liên quan được chọn.

• Người trong tổ chức có trách nhiệm quản lý hoạch định rủi ro và các hoạt động thực hiện.

11

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

• Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro

• Xác định các phương pháp, công cụ, và các nguồn dữ liệu có thể được sử dụng để thực hiện quản lý rủi ro về dự án.

• Xác định sự lãnh đạo, hỗ trợ, và nhóm thành viên quản lý rủi ro đối với từng loại hoạt động trong kế hoạch quản lý rủi ro, xác

định rõ trách nhiệm.

• chỉ định nguồn lực, dự toán kinh phí cần thiết cho việc quản lý rủi ro

• Xác định thời điểm quá trình quản lý rủi ro sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án.

12

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

• Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro

• Cung cấp một cấu trúc nhằm đảm bảo một quá trình toàn diện về hệ thống xác định rủi ro Có thể sử dụng Risk Breakdown

Structure (RBS)

• Định nghĩa của xác suất rủi ro và tác động

• Rủi ro được ưu tiên theo tác động tiềm năng của nó có ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án

• Xác định các kết quả của các quy trình quản lý rủi ro như thế nào sẽ được ghi chép, phân tích, và truyền đạt

13

2.Lập kế họach quản lý rủi ro

Jens Martensson

• Xác định rủi ro là quá trình xác định các vấn đề có thể ảnh hưởng đến dự án và tài liệu về đặc điểm

của nó

• Xác định rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại vì nó có thể phát triển trong suốt vòng đời của dự án.

• Quá trình này chỉ liên quan đến các nhóm dự án để họ duy trì một ý thức về trách nhiệm và hoạt động

đối phó với những rủi ro

14

3 Xác định rủi ro

Jens Martensson

• Mô hình xác định rủi ro

15

3 Xác định rủi ro

Jens Martensson

• Các công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro:

• Xem lại các tài liệu dự án: bao gồm cả kế hoạch, giả định, các tập tin dự án trước đó, hợp đồng, và các thông tin khác.

• Kỹ thuật thu thập thông tin: Kỹ thuật Delphi là một cách để đạt được một sự đồng

thuận của các chuyên gia rủi ro của dự án

• Phỏng vấn kinh nghiệm tham gia dự án của các bên liên

quan, đối tượng chuyên gia xác định các rủi ro

16

3 Xác định rủi ro

Jens Martensson

• Các công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro:

• Dựa trên các thông tin lịch sử và kiến ​​thức đã được tích lũy từ các dự án tương tự trước đó

• Kỹ thuật sơ đồ:

của các sự kiện, và các mối quan hệ khác.

17

3 Xác định rủi ro

Jens Martensson

• Kết quả của quá trình xác định rủi ro

• Danh sách rủi ro được mô tả chi tiết

• Mức độ và loại rủi ro theo.

• Danh sách các rủi ro tìm ẩn

18

3 Xác định rủi ro

Jens Martensson

• Đánh giá khả năng có thể xãy ra và tác động của rủi ro để xác định quy mô và độ ưu tiên

• Phân tích định tính: mô tả tác động của mỗi loại rủi ro và sắp xếp chúng vào từng nhóm mức đọ: rủi

ra cao, trung bình, thấp

• Mục đích của phân tích định tính: đánh giá tổng thể xem rủi ro tác động đến những bộ phận nào và

mức độ ảnh hưởng của nó đến từng bộ phận và toàn bộ dự án

19

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Công cụ và kỹ thuật

• Ma trận Xác suất/Tác động

• Đánh giá của chuyên gia: họ có thể phân loại rủi ro

• Kỹ thuật theo dõi 10 danh mục rủi ro hàng đầu

20

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Thiết lập việc xem xét định kì 10 rủi ro hàng đầu của dự án.

• Liệt kê thứ tự hiện tại, thứ tự trước đó, số lần một rủi ro xuất hiện trong danh sách trong một khoảng thời gian và tổng hợp quá

trình thực hiện để giải quyết rủi ro

21

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Các hoạt động trong phân tích rủi ro:

• Xác định xác suất xảy ra rủi ro

• Xác định ảnh hưởng của rủi ro đó tới các mục tiêu của dự án khi hợp rủi ro đó xảy ra

• Xác định độ nguy hiểm của rủi ro = tích của xác suất xuất hiện rủi ro đó với mức độ ảnh hưởng của nó tới các mục tiêu

của dự án

22

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Các hoạt động trong phân tích rủi ro:

23

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Tiêu chí xác suất xảy ra rủi ro

24

4 Phân tích định tính rủi ro

Jens Martensson

• Phân tích định lượng thường thực hiện sau phân tích rủi ro định tính, nhưng cả hai có thể được

thực hiện cùng nhau hoặc riêng biệt Các dự án lớn, phức tạp có các công nghệ mũi nhọn thường yêu

cầu phân tích rủi ro định lượng kĩ càng

Jens Martensson

• Phân tích dùng cây quyết định (Deision tree analysis): là một phương pháp dùng biểu đồ giúp

nhóm dự án chọn lựa hành động tốt nhất trong các tình huống mà trong đó kết quả tương lai là không

chắc chắn

• EMV là một loại cây quyết định dùng tính toán giá trị tiền tệ dự kiến của một quyết định dựa trên xác

suất rủi ro của nó và giá trị tiền tệ

26

5 Phân tích định lượng rủi ro

Jens Martensson

• Mô phỏng (simulation): dùng mô hình của một hệ thống để phân tích hành vi mong chờ hay hoạt

động của hệ thống

• Phương pháp Monte Carlo mô phòng kết quả của một mô hình nhiều lần để cung cấp một phân bố

thống kê của những kết quả đã tính toán

28

5 Phân tích định lượng rủi ro

Jens Martensson

• Sau khi nhận biết mức độ rủi ro, cần phải quyết định đối phó rủi ro

• Bốn chiến lược chính đối phó rủi ro:

• Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết quả nếu rủi ro xảy ra

• Chuyển đổi rủi ro: Chuyển những hậu quả của một rủi ro và trách nhiệm quản lý nó cho bên thứ ba

• Làm nhẹ rủi ro: Giảm nhẹ ảnh hưởng của rủi ro bằng cách giảm bớt khả năng xảy ra của rủi ro

29

6 Kế hoạch đối phó rủi ro

Jens Martensson

• Các bước giải quyết rủi ro

• Bước 1: Thiết lập những phương án làm giảm mức độ của rủi ro

• Bước 2: Phát triển kế hoạch thực hiện một phương án trong số những phương án xác định ở bước 1

• Bước 3: Đánh giá lại rủi ro đó và các rủi ro khác sau khi phương án được thực hiện Sau đó lại lặp lại bước 1 với tập rủi ro với

mức độ mới

30

6 Kế hoạch đối phó rủi ro

Jens Martensson

• Các bước giải quyết rủi ro

• Bước 1: Thiết lập những phương án làm giảm mức độ của rủi ro

• Bước 2: Phát triển kế hoạch thực hiện một phương án trong số

những phương án xác định ở bước 1

• Bước 3: Đánh giá lại rủi ro đó và các rủi ro khác sau khi phương án

được thực hiện Sau đó lại lặp lại bước 1 với tập rủi ro với mức độ

mới

31

6 Kế hoạch đối phó rủi ro

Jens Martensson 32

6 Kế hoạch đối phó rủi ro

• Các chiến lược làm giảm nhẹ các rủi ro

• Tránh cách phát triển dự án gây rủi ro

• Chấp nhận rủi ro và hậu quả nếu rủi ro xảy ra, chỉ dùng trong trường hợp chúng ta chịu được hậu quả và không gây ảnh

hưởng quá lớn đối với mục tiêu của dự án.

• Chuyển toàn bộ hay một phần rủi ro đó sang tổ chức khác chịu trách nhiệm

• Thực hiện một hành động cụ thể để làm giảm xác suất xuất hiện rủi ro và/hoặc ảnh hưởng của rủi ro tới mục tiêu của dự án

• Thiết lập một quỹ phòng bị để sử dụng đến trong trường hợp rủi ro xảy ra

Jens Martensson

• Giám sát rủi ro bao gồm hiểu biết về trạng thái của chúng

• Điều chỉnh rủi ro bao gồm thực hiện các kế hoạch quản lý rủi ro khi rủi ro xảy ra

• Workaround là những phản ứng không đặt kế hoạch trước đối với các sự kiện rủi ro, được thực hiện

khi không có kế hoạch xử trí (contingency plans)

• Kết quả chính của giám sát và quản lý rủi ro là các hoạt động hiệu chỉnh, các yêu cầu thay đổi dự án

và sửa đổi các kế hoạch khác

33

7 Giám sát và kiểm soát rủi ro

Jens Martensson

• Quản lý xử lý rủi ro bao gồm việc thực hiện các quy trình quản lý rủi ro và kế hoạch quản lý rủi ro để

xử lý các sự kiện rủi ro

• Rủi ro phải được giám sát dựa trên các mốc thời gian chính (milestone) đã được xác định và các

quyết định về rủi ro và chiến thuật giảm bớt

• Đôi khi cần thực hiện workaround (những phản ứng không có kế hoạch đối với các sự kiện rủi ro) khi

không có kế hoạch xử trí

34

8 Quản lý xử lý rủi ro