Gi i pháp Qu n lý v n b n, tài li u, qui trình doanh nghi p dùng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
Dành cho các doanh nghi p mu n t đ ng hóa qui trình đ t i u hi u su t ho t đ ng s n xu t và kinh doanh
Tr ng h p đi n hình:
T p đoàn Trung Nguyên v i gi i pháp Qu n lý v n b n, tài li u
T p đoàn Trung Nguyên là nhà ch bi n cà phê l n nh t Vi t Nam v i t c đ t ng tr ng liên t c 37%/n m
Th ng hi u Cà phê Trung Nguyên đã đ c bi t đ n kh p 64 t nh, thành c n c, đ ng th i có m t 37
qu c gia và vùng lãnh th trên th gi i T ng ng v i quy mô và s l n m nh nhanh chóng c a công ty là
s đa d ng và ph c t p c a các quy trình doanh nghi p H th ng qu n lý v n b n, tài li u, quy trình ch a
đ c t đ ng hóa và l u trên v n b n gi y đang s d ng hi n t i không đáp ng đ c nhu c u c a công ty Trung Nguyên Group quy t đ nh tri n khai gi i pháp qu n lý v n b n, tài li u và quy trình doanh nghi p tích
h p c ng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007, công ngh Microsoft Office System và n n t ng
Microsoft NET Framework K t qu c a vi c s d ng h th ng này là vi c t ng n ng su t làm vi c, ti t ki m
th i gian, chi phí cho công ty c ng nh đ m b o ch t l ng th c hi n quy trình
Tình hu ng / Yêu c u doanh nghi p
V i m c tiêu ng n h n và dài h n:
o Th ng l nh th tr ng n i đ a, chinh ph c th tr ng th gi i
o D ch chuy n t chi u r ng sang chi u sâu
o u t v ngành
o Phát tri n h th ng nh ng quy n trong n c và qu c t
Vi c th c hiên và qu n lý các v n b n, tài li u, quy trình trong công ty l u trên v n b n gi y tr nên ph c
t p, m t th i gian và kém hi u qu
Tình hu ng: Qu n lý v n b n, tài li u, qui trình
M t v n b n, công v n, tài li u c n trình ký đ c chuy n th công (email) t phòng này đ n phòng khác,
ng i có trách nhi m xét duy t Vi c s d ng h th ng hi n t i có nh ng h n ch nh t đ nh và th ng gây
ra nh ng s trì hoãn không c n thi t
Yêu c u:
Trong chu trình ho t đ ng c a Trung Nguyên Group, nhu c u qu n lý quy trình m t cách khoa h c và x lý
t đ ng hoá quy trình là r t quan tr ng nh m đ m b o các quy trình đ c th c hi n tuân th ch t ch các tiêu chí nhanh, hi u qu , linh ho t và d qu n lý
Trang 2Gi i pháp Qu n lý v n b n, tài li u, qui trình doanh nghi p dùng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
Dành cho các doanh nghi p mu n t đ ng hóa qui trình đ t i u hi u su t ho t đ ng s n xu t và kinh doanh
Gi i pháp:
Trung Nguyên Group quy t đ nh tri n khai h th ng qu n lý v n b n, công v n, tài li u, h p đ ng mua bán trên n n t ng NET Framework, ng d ng c ng thông tin SharePoint Server 2007 và gi i pháp qu n lý quy trình doanh nghi p i tác t v n và tri n khai gi i pháp Công ty CP Công Ngh Tài Minh – Microsoft
Certified Partner – là đ n v chuyên cung c p các d ch v và gi i pháp công ngh thông tin cho doanh
nghi p
Công Ngh
Microsoft Office SharePoint Server 2007, h th ng c ng thông tin doanh nghi p ph bi n nh t hi n nay tích
h p r t sâu h th ng qu n lý quy trình và qu n lý h s tài li u, thông tin phòng ban, mang đ n gi i pháp
c c k hi n đ i và t i u v h th ng thông tin qu n lý doanh nghi p cho Trung Nguyên Group
Giao di n
H th ng có giao di n d s d ng, t ng cá nhân có th truy c p vào tài kho n c a mình b ng giao di n web
đ hoàn thành công vi c đ c giao, theo dõi các báo cáo và thông s th ng kê
Ki n trúc Gi i Pháp:
Ki n trúc gi i pháp đ c trình bày nh trên s đ bao g m các ph n chính sau:
o Windows Server 2003: Máy ch H i u Hành Windows, h tr n n t ng NET 3.0, c s d li u
SQL và email client
o K2 [blackpearl] Server: Máy ch b o trì v n hành và giám sát quy trình, phát tri n ng d ng
qu n lý quy trình và tích h p h th ng
Trang 3Gi i pháp Qu n lý v n b n, tài li u, qui trình doanh nghi p dùng Microsoft Office Sharepoint Server 2007
Dành cho các doanh nghi p mu n t đ ng hóa qui trình đ t i u hi u su t ho t đ ng s n xu t và kinh doanh
o Micorosoft Office SharePoint Server 2007: Máy ch Intranet c ng thông tin T ch c các
website đ c thi t k riêng cho các phòng ban và cá nhân Là n i k t n i đ n l u tr h s d li u
c a cá nhân/phòng ban và ph c v trao đ i thông tin t ng ng trong quá trình v n hành quy trình
L i ích mang l i
Ti t ki m th i gian
S d ng h th ng t đ ng gi m t i đa th i gian x lý công vi c Nhân viên Trung Nguyên đ c thông báo ngay l p t c khi có công vi c c n gi i quy t ng th i, l u đ công vi c và vi c luân chuy n tài li u đ c
t đ ng hóa làm gi m thi u th i gian cho nhân viên Nhân viên ch c n t p trung vào công vi c c a mình
mà không còn m t th i gian vào vi c in n, chuy n g i tài li u t chi nhánh lên tr s chính, t phòng ban này sang phòng ban khác c ng nh th i gian ch nh s a vì th c hi n không đúng theo các b c trong quy trình Các tài li u đ c l u tr t đ ng trên c ng thông tin SharePoint Server 2007
M t đ xu t và h p đ ng mua v t t thi t b có th đ c xét duy t và hoàn thành ký k t trong th i gian
m t gi đ ng h n u các tài li u đ c cung c p theo đúng chu n
T ng hi u qu công vi c
Hi u qu và ch t l ng công vi c đ c nâng lên rõ r t nh t đ ng hóa tác v kèm theo công tác th ng kê
và ki m toán Bên c nh đó, trong quá trình tri n khai h th ng qu n lý quy trình trong doanh nghi p, Trung Nguyên Group cùng v i Tài Minh tái thi t k và chu n hóa quy trình hi n t i, đ m b o quy trình ch t ch và khoa h c
H th ng đ c tri n khai v i các tính n ng l u v t đ y đ thông tin h tr cho vi c ra quy t đ nh cho nhân viên và ng i qu n lý ng th i, vi c giám sát th i gian th c hi n tác v s giúp đi u ch nh trong nh ng
b c c a quy trình mà th i gian th c hi n th ng kéo dài h n d ki n