Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập được hồ sơ công việc. Mời các bạn tham khảo!
Mục tiêu đề tài
Trước những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP luận văn xác định những mục tiêu sau:
- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc
- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet.
Nhiệm vụ của đề tài
- Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử
- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP
- Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trường ĐHHP để đưa ra thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trường ĐHHP để xây dựng bản danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP
- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trường để quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường ĐHHP và từng phòng ban
- Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của trường
- Cách thức, lề lối làm việc Trường ĐHHP
- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
- Các văn bản quy định của Nhà nước nói chung về công tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử
- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về công tác văn thư, lưu trữ
- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trường ĐHHP
- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trường ĐHHP
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề đƣợc đƣa ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ Mặc dù việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ nhưng cho đến nay trên thực tế ở hầu hết các cơ quan chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc một cách trọn vẹn
Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý tốt hồ sơ là vấn đề đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành chính, văn thư – lưu trữ, học viên cao học và sinh viên Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cấp đến Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn nhƣ các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,
Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thư lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trường Đại học, Cao đẳng trên cả nước đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền xuất bản năm
2005 Cuốn sách đã dành toàn bộ Chương XIII đề trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001,…
Trên tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả nhƣ: Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6 – 2000 Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của
Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2- 2002,
Luận văn thạc sĩ của học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng , Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội cũng đã nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành: Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và giải pháp (luận văn thạc sĩ cùa Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội 2009) Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp (Luận văn Thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)
Có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc đƣa ra nghiên cứu nhƣng ở những lý luận chung về công tác lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu cũng như phương pháp lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa và yêu cầu lập hồ sơ Nhƣng vấn đề này chƣa thực sự đƣợc quan tâm một cách sâu sắc, chi tiết và cụ thể Thời gian gần đây có một số luận văn thạc sĩ đã nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này nhƣ nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng) và các cơ quan nhà nước (các bộ) và đưa ra giải pháp nhằm khắc phục cũng nhƣ đổi mới đối với công tác này Song, các công trình chỉ đƣa ra nghiên cứu chung về công tác văn thƣ, hay việc lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cấp Bộ mà chƣa có công trình nào nghiên cứu
10 về một cơ quan cụ thể nhằm đƣa ra giải pháp làm cho công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong quá trình hoạt động đối với từng cán bộ, từng nhân viên trong cơ quan
Qua việc tìm hiểu về thực tế cũng nhƣ các bài viết trên tạp chí, luận văn thì công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ và tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ ở dạng phân loại sơ bộ, bó gói và không đầy đủ Đối với các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử của học viên, sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội
Các luận văn thạc sĩ có những công trình nhƣ: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008 Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011
Các khóa luận tốt nghiệp có những công trình nhƣ sau: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Trần
Thị Hằng, Hà Nội 2007 Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dương Thị