Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ngành công nghiệp đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước, đặc biệt trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, nơi mang đến nhiều cơ hội và thách thức Để nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu sức lao động của con người, việc ứng dụng máy móc, dây chuyền hiện đại và thiết bị công nghệ vào sản xuất ngày càng trở nên cần thiết Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan, trong năm 2019, nhóm hàng máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng đứng thứ hai về kim ngạch nhập khẩu, tăng hơn 10% so với năm 2018 Hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước mà còn giúp các doanh nghiệp trong nước tiếp cận công nghệ tiên tiến, tạo nền tảng cho sự phát triển sản xuất.
Khi nhu cầu về sản phẩm thiết bị công nghiệp tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế tăng cao, Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam ra đời để đáp ứng Để đảm bảo chất lượng hàng hóa nhập khẩu và chuyên nghiệp trong quá trình cung ứng, việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trở nên vô cùng quan trọng, giúp tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa hiệu suất.
Nhận thức rõ vai trò quan trọng của nghiệp vụ nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại các doanh nghiệp Việt Nam, tôi đã quyết định nghiên cứu đề tài này Sự kết hợp giữa kiến thức học thuật và kinh nghiệm thực tiễn từ quá trình thực tập sẽ giúp tôi hiểu sâu hơn về lĩnh vực này.
Khóa luận "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam" nghiên cứu thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu, phân tích những thành công và hạn chế hiện tại Bài viết đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình, tập trung vào việc nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu, thị trường tiềm năng nhất cho doanh nghiệp.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam”, tôi đã tham khảo nhiều luận văn, chuyên đề và khóa luận của sinh viên khóa trước tại Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Đại học Thương Mại Một số đề tài nghiên cứu liên quan đến “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu” đã được tôi tìm hiểu kỹ lưỡng.
Bài viết "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của công ty TNHH phân phối Synnex FPT" của tác giả Nguyễn Hồng Ngọc, năm 2019, tập trung vào việc quản lý hiệu quả quy trình nhập khẩu các sản phẩm máy tính và linh kiện điện tử Tác giả phân tích các bước cần thiết trong quy trình này, từ việc lập hợp đồng đến thực hiện và giám sát, nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm Bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập khẩu.
(2) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Tuấn Tùng”- của tác giả Phạm Thị Thúy Quỳnh, năm 2019.
Bài viết "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dược phẩm của Công ty cổ phần dược phẩm Linh Ngọc" của tác giả Ngô Thị Minh Phương, năm 2019, phân tích quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu dược phẩm, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình này để nâng cao hiệu quả kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm Tác giả cũng đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Bài viết "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị vật tư từ thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần công nghiệp Dutus" của tác giả Nguyễn Thị Dịu, năm 2017, phân tích quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu thiết bị từ Nhật Bản Tác giả nêu rõ các bước cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng, từ khâu chuẩn bị, lựa chọn nhà cung cấp đến việc theo dõi và đánh giá chất lượng thiết bị Bài viết cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định pháp luật và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mực in mã vạch từ Nhật Bản tại Công ty TNHH Phát triển thương mại Thành Đạt là chủ đề nghiên cứu của tác giả Trần Thị Hoài vào năm 2017 Bài viết tập trung vào các bước quản lý và triển khai hợp đồng, từ khâu tìm kiếm nhà cung cấp đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm nhập khẩu, nhằm tối ưu hóa quy trình thương mại và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nghiên cứu này đánh giá thành công trong lĩnh vực khóa luận sinh viên chuyên ngành Thương mại quốc tế, với kết quả phản ánh sự đầu tư của các tác giả và hệ thống lý luận rõ ràng về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tuy nhiên, một số đề tài chưa phân tích chi tiết thực trạng quản trị quy trình của công ty Do sự khác biệt trong đặc điểm kinh doanh như mặt hàng, thị trường và năng lực tài chính, thực trạng quản trị quy trình và giải pháp hoàn thiện của mỗi công ty cũng khác nhau Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam” sẽ phát huy khả năng trình bày logic, khoa học, khắc phục hạn chế trước đó và cập nhật thông tin thực tế từ doanh nghiệp em thực tập, nhằm đề xuất giải pháp hiệu quả cho vấn đề quản trị quy trình.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề xuất giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại của Doanh nghiệp và đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp của Doanh nghiệp từ thị trường châu Âu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của doanh nghiệp cho thấy nhiều hạn chế trong việc tối ưu hóa quy trình và kiểm soát chất lượng Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm thiếu hụt thông tin thị trường, sự không đồng nhất trong quy trình làm việc, và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan Những yếu tố này đã ảnh hưởng đến hiệu quả và thời gian thực hiện hợp đồng, gây ra rủi ro cho doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường.
Để hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng thiết bị công nghiệp, doanh nghiệp cần xác định rõ định hướng chiến lược, đưa ra các giải pháp cụ thể và đề xuất các cải tiến cần thiết Việc tối ưu hóa quy trình sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự minh bạch trong quản lý hợp đồng Các doanh nghiệp cũng nên áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý quy trình một cách hiệu quả hơn, từ đó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Doanh nghiệp.
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam đang tiến hành nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu Nghiên cứu này nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả trong việc nhập khẩu, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn chất lượng Thông qua việc cải thiện quản lý hợp đồng, công ty mong muốn tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành công nghiệp.
- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam.
- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2017 đến năm 2019.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các nguồn thông tin nội bộ của doanh nghiệp bao gồm số liệu từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tài liệu thống kê và báo cáo chuyên ngành của các phòng ban trong giai đoạn 2017-2019 Ngoài ra, các giáo trình và tài liệu liên quan đến nhập khẩu cũng như quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được xem xét Thông tin từ website chính thống của công ty cũng là một nguồn quan trọng.
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn là quá trình ghi chép và tổng hợp thông tin cá nhân từ việc thực hiện trực tiếp các công việc tại Bộ phận Xuất nhập khẩu.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được áp dụng để phỏng vấn Trưởng bộ phận Kinh doanh, Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu, Kế toán và các thành viên trong phòng ban liên quan đến hoạt động nhập khẩu Qua việc so sánh và đối chiếu thông tin từ các cuộc phỏng vấn, chúng tôi rút ra kết luận về bản chất và nguyên nhân của thực trạng hiện tại.
1.5.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
- Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp: Phương pháp thống kê, phương pháp so sánh và phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp chính.
- Phương pháp xử lý số liệu sơ cấp: Các thông tin được tổng hợp, thống kê thành bảng, sơ đồ và sau đó tiến hành phân tích.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Doanh nghiệp
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Doanh nghiệp
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP
Khái quát về hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau
Hợp đồng nhập khẩu, một loại hợp đồng thương mại quốc tế, được phân loại theo nội dung quan hệ kinh doanh Đây là thỏa thuận mua hàng giữa thương nhân nước ngoài, trong đó quy định quyền sở hữu hàng hóa và việc thanh toán tiền hàng.
2.1.2 Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu có những điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước do sự tham gia của yếu tố nước ngoài.
Các bên tham gia hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồm bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, là những thương nhân có quốc tịch và trụ sở thương mại khác nhau, hoạt động tại các quốc gia khác nhau.
Hợp đồng thương mại quốc tế liên quan đến hàng hóa được vận chuyển giữa các quốc gia, với giai đoạn chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể diễn ra tại các nước khác nhau Để đảm bảo tính hợp pháp, hàng hóa nhập khẩu cần thuộc danh mục hàng hóa được phép nhập khẩu theo quy định của từng quốc gia.
Nội dung của hợp đồng bao gồm quyền và nghĩa vụ phát sinh từ việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa người bán và người mua, tùy thuộc vào quy định pháp luật của từng quốc gia.
Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ được sử dụng bởi ít nhất một bên trong giao dịch Các bên tham gia có thể lựa chọn đồng tiền thanh toán từ nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, hoặc một nước thứ ba.
Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu có yếu tố nước ngoài bao gồm luật quốc gia, các điều ước quốc tế và tập quán thương mại quốc tế.
2.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là yếu tố thiết yếu trong thương mại quốc tế, xác nhận các thỏa thuận giữa các bên và cam kết thực hiện các nội dung đó Nó không chỉ xác định quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong giao dịch mà còn là cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ và là nền tảng pháp lý cho việc khiếu nại khi một bên không hoàn thành nghĩa vụ đã thỏa thuận.
2.1.4 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu
Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ Luật Dân sự 2005 và Nghị định 12, hợp đồng thương mại quốc tế sẽ có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế cũng như các hoạt động đại lý và gia công hàng hóa với nước ngoài.
Chủ thể của hợp đồng mua bán quốc tế bao gồm bên mua và bên bán, cả hai phải có đủ tư cách pháp lý Đối với bên nước ngoài, tư cách pháp lý được xác định theo pháp luật của quốc gia họ Còn bên Việt Nam, phải là thương nhân được phép hoạt động thương mại trực tiếp với nước ngoài, theo quy định tại Điều 6, Điều 16 của Luật Thương mại 2005 và Điều 13 của Nghị định 12.
Hàng hóa xuất nhập khẩu phải tuân thủ quy định của nhà nước, được phân loại thành bốn nhóm: hàng hóa cấm xuất nhập khẩu (cần giấy phép đặc biệt của chính phủ); hàng hóa có hạn ngạch; hàng hóa theo định hướng quản lý của các bộ chuyên ngành; và hàng hóa tự do xuất nhập khẩu theo Điều 25 Luật thương mại 2005.
Mua bán hàng hóa quốc tế cần phải dựa trên hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương, theo quy định tại Điều 27 của Luật Thương mại.
Hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện qua lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể Đối với những hợp đồng mà pháp luật yêu cầu phải lập thành văn bản, cần tuân thủ các quy định tại Điều 24 Luật Thương mại 2005.
Hợp đồng nhập khẩu cần bao gồm các nội dung chính của hợp đồng mua bán hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán và thời gian giao nhận hàng, theo quy định tại Điều 402 Bộ luật Dân sự 2005.
2.1.5 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm hai phần chính: Những điều trình bày chung (representation) và các điều khoản của hợp đồng (term and conditions):
Phần trình bày chung bao gồm:
- Số liệu của hợp đồng (Contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần các điều khoản của hợp đồng:
Trong các điều khoản của hợp đồng, cần ghi rõ nội dung từng điều khoản để xác định đối tượng giao dịch và nội dung thực hiện các giao dịch đó.
Các điều khoản cơ bản của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity)
- Điều khoản về chất lượng (Quality)
- Điều khoản về số lượng (Quantity)
- Điều khoản về bao bì, mã ký hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về giá cả (Price)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/Acts of god)
- Điều khoản khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình tự nguyện thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận giữa các bên, bao gồm nghĩa vụ và quyền lợi của họ Đây là một chuỗi công việc liên kết chặt chẽ với nhau, và việc thực hiện hiệu quả hợp đồng nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên liên quan.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là yếu tố then chốt để đảm bảo công việc diễn ra đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất Việc quản trị chi tiết và sát sao giúp tạo nền tảng vững chắc cho các công việc tiếp theo và hoàn thiện toàn bộ hợp đồng Quy trình quản trị này bao gồm ba giai đoạn chính: Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện, và Giám sát cùng điều hành hợp đồng.
2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1.1 Trình tự lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chuẩn bị lập kế hoạch là bước quan trọng, bao gồm việc phân tích khả năng kinh doanh và các nguồn lực của doanh nghiệp, cũng như các yếu tố liên quan đến đối tác Đồng thời, cần nghiên cứu và phân tích nội dung của hợp đồng nhập khẩu để đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Lập kế hoạch là bước quan trọng, bao gồm việc xác định các chỉ tiêu cần đạt, nội dung công việc, thời gian thực hiện và kết thúc, phân bổ nguồn lực, cũng như cách thức tiến hành các công việc.
Trình duyệt kế hoạch là bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án, nơi người phụ trách sẽ trình bày và bảo vệ kế hoạch trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi tiếp nhận ý kiến góp ý, bổ sung và chỉnh sửa, kế hoạch sẽ được phê duyệt chính thức trước khi bước vào giai đoạn thực hiện.
2.2.1.2 Nội dung kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào nội dung cụ thể của từng hợp đồng Các nội dung cơ bản của kế hoạch này bao gồm các yếu tố quan trọng liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
- Kế hoạch thuê phương tiện vận tải
- Kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu
- Kế hoạch làm thủ tục hải quan nhập khẩu
- Kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu từ phương tiện vận tải
- Kế hoạch kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
- Kế hoạch thanh toán tiền hàng hóa nhập khẩu
- Kế hoạch khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Ngoài ra, với một số mặt hàng nhất định, Doanh nghiệp cần Xin giấy phép nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.2.1 Thuê phương tiện vận tải
Hình thức và phương tiện vận tải có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và sự an toàn của hàng hóa Mỗi loại phương tiện như đường biển, đường bộ, đường sắt hay đường hàng không đều có những ưu và nhược điểm riêng Do đó, doanh nghiệp và đối tác cần nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng để thống nhất điều khoản về điều kiện giao hàng.
Căn cứ để thuê phương tiện vận tải
Theo hợp đồng đã ký, điều kiện giao hàng căn cứ theo Incoterm 2010 quy định rằng nếu điều kiện là EXW, FCA, FAS, hoặc FOB, thì người nhập khẩu có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải, đồng thời phải tuân thủ các quy định về đặc điểm và mức bốc dỡ của phương tiện này.
Để tối ưu hóa tải trọng phương tiện, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, cần căn cứ vào khối lượng và đặc điểm của hàng hóa.
Khi lựa chọn phương thức vận tải, cần xem xét các yếu tố như loại hàng hóa (hàng rời hay hàng trong container), tính chất hàng hóa (thông dụng hay đặc biệt), và tuyến đường vận chuyển (bình thường hay đặc biệt) Ngoài ra, cần xác định liệu vận tải là một chiều hay hai chiều, cũng như số lượng chuyến chuyên chở (một chuyến hay nhiều chuyến).
Hai loại hình vận tải phổ biến trong chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay là đường hàng không và đường biển Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các hãng bay, hãng tàu, giá cước vận tải, hợp đồng vận tải cũng như các công ước và luật lệ liên quan Doanh nghiệp có thể thuê trực tiếp hoặc ủy thác cho bên thứ ba, cụ thể là đơn vị Forwarder Trong phần cơ sở lý luận về thuê phương tiện vận tải, khóa luận sẽ tập trung vào một số trường hợp cụ thể liên quan đến thực trạng doanh nghiệp, đặc biệt là khi doanh nghiệp nhập khẩu thuê Forwarder để thực hiện việc thuê tàu biển và máy bay.
Tổ chức thực hiện thuê tàu biển: tàu chợ (Liner)
Tàu chợ là loại tàu hoạt động theo hành trình và thời gian cố định, cho phép người thuê dự tính chi phí vận chuyển và thời gian giao nhận hàng một cách chính xác Với thủ tục thuê đơn giản và nhanh chóng, tàu chợ có hệ thống rộng khắp trên toàn cầu, đảm bảo trách nhiệm trong việc bốc dỡ hàng hóa.
Quy trình thuê tàu chợ theo các bước cơ bản như sau:
(1) Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, đặc điểm hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở và thời điểm giao hàng.
Khi nghiên cứu các hãng tàu, cần đảm bảo rằng chúng phù hợp với đặc điểm hàng hóa cần vận chuyển, bao gồm thời gian và lịch trình tàu chạy, như ngày khởi hành và ngày đến cảng nhập khẩu Ngoài ra, cần xem xét cước phí của hãng tàu, uy tín của họ và các quy định liên quan khác.
(3) Lựa chọn hãng tàu thích hợp.
(4) Lập bảng kê khai hàng (Cargo list) và ký đơn xin lưu khoang (Booking note), đồng thời trả trước phí vận chuyển.
(5) Tập kết hàng để giao cho hãng tàu và nhận vận đơn.
Tổ chức thực hiện thuê máy bay
Việc thuê máy bay tương tự như thuê tàu LCL, nhưng do thời gian vận chuyển hàng không nhanh hơn, các thủ tục cần được xử lý khẩn trương hơn Air Co-loader sẽ yêu cầu hãng bay kiểm tra chỗ và phát hành Booking note, từ đó phát hành Booking Confirmation cho doanh nghiệp nhập khẩu Sau khi người bán giao hàng cho Air Co-loader và họ chuyển cho hãng bay, sẽ nhận được vận đơn hàng không (Airway Bill).
2.2.2.2 Mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu
Người kinh doanh xuất nhập khẩu cần mua bảo hiểm cho hàng hóa nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến hư hỏng, mất mát và tổn thất trong quá trình vận chuyển, đặc biệt là khi hàng hóa được di chuyển trong các điều kiện vận tải phức tạp.
Căn cứ để mua bảo hiểm cho hàng hóa
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TỪ THỊ TRƯỜNG CHÂU ÂU CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP GSI VIỆT NAM
Tổng quan về công ty TNHH Thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
Công ty Trách nhiệm hữu hạn với mã số thuế 0104860698 có địa chỉ hóa đơn tại số nhà 884 Minh Khai, phường Thanh Lương, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Văn phòng chúng tôi tọa lạc tại tầng 4, tòa nhà Nam Hải Lakeview, lô 1-9A, khu đô thị Vĩnh Hoàng, quận Hoàng Mai, Hà Nội Bạn có thể liên hệ qua số điện thoại 024.39878707 Đại diện pháp luật của công ty là Đỗ Quang Dũng, và giấy phép hoạt động được cấp vào ngày 01/09/2010.
Vốn đầu tư: 8 tỷ VND Lao động: 40 nhân viên.
3.1.2 Khái quát tình hình kinh doanh của công ty
Công ty chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy công nghiệp Dựa vào nhu cầu thị trường và yêu cầu mua sắm của các doanh nghiệp Việt Nam, công ty đã xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước Bộ phận Xuất nhập khẩu của công ty thực hiện kế hoạch mua hàng trong nước hoặc nhập khẩu hàng hóa, đóng vai trò trung gian cung cấp hàng hóa và dịch vụ tại Việt Nam.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017-2019 Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty các năm 2017- 2019)
Tổng doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ 61.474 70.067 80.541 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4.511 5.767 6.879
Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 1.156 1.017 1.003
Công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong tổng doanh thu, lợi nhuận kế toán trước thuế và lợi nhuận sau thuế trong các năm 2018 và 2019 Cụ thể, năm 2018, tổng doanh thu tăng 1.14 lần, lợi nhuận trước thuế tăng 2.17 lần và lợi nhuận sau thuế tăng 1.41 lần so với năm 2017 Năm 2019, tổng doanh thu tiếp tục tăng 1.15 lần, lợi nhuận trước thuế tăng 1.19 lần và lợi nhuận sau thuế tăng 1.23 lần so với năm 2018 Những kết quả tích cực này được thúc đẩy bởi chính sách mở rộng danh mục hàng hóa nhằm phục vụ đa dạng nhu cầu của khách hàng Công ty hiện tự tin với các sản phẩm chủ lực như dụng cụ cắt nguyên khối, dụng cụ gá kẹp, dụng cụ đo kiểm, dụng cụ mài và cắt, dụng cụ vặn, kìm, dụng cụ dùng lực, dụng cụ kẹp, tháo lắp, và các phụ kiện, trang bị nhà xưởng, đặc biệt là dụng cụ cầm tay chất lượng cao nhập khẩu từ Châu Âu.
Khái quát hoạt động nhập khẩu của công ty
3.2.1 Quy mô nhập khẩu của công ty
Bảng 3.2 Kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2017-2019 Đơn vị: triệu đồng
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty các năm 2017-2019)
Trong giai đoạn 2017-2019, kim ngạch nhập khẩu của công ty GSI Việt Nam tăng từ 47.596 triệu đồng lên 77.414 triệu đồng, với mức tăng 29.818 triệu đồng trong 3 năm Tăng trưởng hàng năm đạt trung bình 27.5%, cho thấy sự phát triển rõ rệt Sự gia tăng này không chỉ mang lại nguồn ngoại tệ lớn cho công ty mà còn giúp ổn định việc quay vòng vốn, phản ánh những tín hiệu tích cực trong hoạt động kinh doanh.
3.2.2 Mặt hàng nhập khẩu của công ty
Công ty chúng tôi chuyên nhập khẩu số lượng lớn các mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp quốc tế, phục vụ nhu cầu thị trường trong nước Các danh mục hàng nhập khẩu chủ yếu bao gồm dụng cụ cầm tay như búa, máy khoan, đục và ê ke góc; kìm và dụng cụ dùng lực như kìm cắt, kìm bấm, kìm tuốt dây, kìm đa năng; cùng với các dụng cụ vặn như cờ lê và bộ khẩu tay vặn.
Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Mức tăng trưởng so với năm trước đạt 25.36% và 29.75% cho bộ tay vặn lục giác Đây là những danh mục hàng chiến lược của công ty, nhằm tạo ra nguồn doanh thu chính.
Bảng 3.3 Kim ngạch nhập khẩu theo danh mục hàng của công ty giai đoạn 2017-
Kìm, dụng cụ dùng lực
Danh mục hàng khác Tổng
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty các năm 2017-2019)
Biểu đồ 3.1: Tỷ trọng nhập khẩu theo danh mục hàng của công ty giai đoạn
Từ năm 2017 đến 2019, dụng cụ cầm tay là mặt hàng nhập khẩu chủ đạo của công ty, chiếm hơn 1/3 tổng tỉ trọng và luôn có kim ngạch nhập khẩu cao nhất Đặc biệt, hàng dụng cụ vặn ghi nhận xu hướng tăng tỉ trọng rõ rệt vào năm 2019, trong khi hàng kìm và dụng cụ dùng lực lại có xu hướng giảm tỉ trọng.
3.2.3 Thị trường nhập khẩu của công ty
Việc lựa chọn nhà cung cấp và thị trường nhập khẩu phụ thuộc vào nhiều tiêu chuẩn đánh giá khác nhau Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp, cần xem xét xuất xứ hàng hóa, giá thành và chất lượng sản phẩm, cũng như thời điểm mua hàng và tình trạng tồn kho của nhà cung cấp Ngoài ra, quy định nhập khẩu của từng quốc gia cũng ảnh hưởng đến quyết định này Từ góc độ chủ quan, năng lực kết nối, đàm phán và mối quan hệ với nhà cung cấp của Bộ phận mua hàng cũng đóng vai trò quan trọng Thực tế cho thấy, có những mặt hàng có xuất xứ từ nhiều quốc gia, dẫn đến sự đa dạng trong nhà cung cấp, trong khi một số mặt hàng lại chỉ có một nhà cung cấp độc quyền.
Bảng 3.4 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty giai đoạn 2017-2019
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty các năm 2017-2019)
Thị trường Đức luôn là thị trường nhập khẩu chủ lực của công ty, chiếm gần 1/2 tổng kim ngạch từ các thị trường và ổn định qua các năm Điều này xuất phát từ việc Đức có nhiều nhà cung cấp lớn, uy tín trong lĩnh vực thiết bị công nghiệp chất lượng cao, được người tiêu dùng tin tưởng Nhật Bản và Mỹ cũng là những thị trường nhập khẩu truyền thống, với kim ngạch nhập khẩu tăng đều nhưng có sự biến động nhẹ về tỉ trọng qua các năm Thị trường Thụy Sĩ cho thấy dấu hiệu tích cực, với các nhà cung cấp độc quyền và hàng hóa đặc thù, nhắm đến phân khúc khách hàng chú trọng vào giá trị hơn là giá cả.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của công ty
Châu Âu từ lâu đã được coi là cái nôi của sản xuất công nghiệp, với các quốc gia phát triển như Đức, Thụy Sĩ và Hà Lan nổi tiếng về thiết bị công nghiệp Sản phẩm mang nhãn "made in " từ những quốc gia này luôn được doanh nghiệp và người tiêu dùng tin tưởng nhờ vào chất lượng cao, mặc dù giá thành thường không rẻ.
Bảng 3.5 Danh sách các nhà cung cấp truyền thống từ các thị trường của công ty
Thị trường NCC Mặt hàng cung cấp
Hahn-Kolb cung cấp các dụng cụ vặn và dụng cụ cầm tay chất lượng cao, cùng với phụ kiện cho nhà xưởng Knipex nổi bật với các loại kìm và dụng cụ dùng lực hiệu quả Pfred chuyên về dụng cụ mài và cắt, trong khi Volkel cũng mang đến những dụng cụ vặn và cầm tay đáng tin cậy Wera nổi tiếng với các dụng cụ vặn, kẹp và tháo lắp tiện dụng Cuối cùng, Motorex từ Thụy Sĩ cung cấp dầu công nghiệp chất lượng cao cho các ứng dụng khác nhau.
Châu Á Nhật Bản Fujiya Kìm, dụng cụ dùng lực
Makita Dụng cụ cầm tay
Châu Mỹ Mỹ Kennametal Dụng cụ kẹp, tháo lắp
Công ty GSI Việt Nam chuyên nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ châu Âu, tập trung vào các mặt hàng tiêu thụ ổn định Các nhà cung cấp như Hahn-Kolb, Knipex, Volkel và Motorex được chọn làm đối tác truyền thống nhờ uy tín và danh tiếng lâu năm trên thị trường toàn cầu, cùng với sự phù hợp của sản phẩm với nhu cầu tiêu dùng Đối tượng khách hàng mà công ty hướng tới là những người có thu nhập trung bình đến khá, chú trọng vào sự khác biệt của sản phẩm thông qua chất lượng, mẫu mã và dịch vụ đi kèm.
Công ty đang đặc biệt chú trọng đến Sealey, một nhà cung cấp tiềm năng mới trong thị trường Anh về dụng cụ cầm tay, bên cạnh các đối tác truyền thống hiện có.
3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của công ty
Hợp đồng nhập khẩu của công ty GSI Việt Nam với nhà cung cấp châu Âu tuân thủ các quy chuẩn chung của các hợp đồng nhập khẩu hiện nay Các điều khoản chính bao gồm: tên hàng (Commodity), chất lượng (Quality), số lượng (Quantity), bao bì và mã ký hiệu (Packing and marking), giá cả (Price), bảo hiểm (Insurance), thanh toán (Payment), giao hàng (Shipment/Delivery), khiếu nại (Claim), bảo hành (Warranty), và trọng tài (Arbitration).
Sau khi ký kết hợp đồng, việc thực hiện theo đúng thỏa thuận là rất quan trọng Công ty GSI Việt Nam cam kết tuân thủ luật pháp quốc gia và quốc tế, bảo vệ quyền lợi quốc gia, và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực kinh doanh Đồng thời, doanh nghiệp luôn nỗ lực tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả, lợi nhuận trong toàn bộ hoạt động của mình.
Quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu của công ty GSI Việt Nam bao gồm ba giai đoạn chính: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành hợp đồng.
3.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty GSI Việt Nam đặt mục tiêu trong giai đoạn này là xây dựng kế hoạch chi tiết từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng, nhằm đảm bảo tính khả thi, đạt hiệu quả cao nhất và giảm thiểu rủi ro cũng như chi phí phát sinh.
Các bước lập kế hoạch cụ thể như sau:
Mỗi nhân viên trong Bộ phận xuất nhập khẩu, bao gồm cả nghiệp vụ mua hàng, có trách nhiệm theo dõi và giám sát các nhà cung cấp của công ty Khi công ty ký hợp đồng mua bán với nhà cung cấp, nhân viên phụ trách sẽ lập kế hoạch thực hiện và trình lên Trưởng bộ phận cùng Ban giám đốc Đối với các nhà cung cấp mới có đơn đặt hàng đầu tiên, Ban giám đốc sẽ chỉ thị Trưởng bộ phận phân công nhân viên phù hợp.
Nhân viên Bộ phận xuất nhập khẩu cần thu thập và phân tích thông tin về các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng đến hợp đồng, bao gồm quy định hải quan tại Việt Nam và châu Âu, quy định của ngân hàng Vietcombank và ngân hàng thụ hưởng của nhà cung cấp nước ngoài, cùng với chính sách nhà nước Việt Nam về nhập khẩu Đồng thời, cần xác định tổng chi phí hoàn thành hợp đồng, bao gồm thuế, hải quan, vận chuyển và các chi phí khác theo từng lô hàng Cuối cùng, việc xác định nguồn lực từ các bộ phận Xuất nhập khẩu, Kho, Kế toán và Kinh doanh là cần thiết để phối hợp thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.
(2) Tiến hành lập kế hoạch: Nghiên cứu phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu như hai bên đã ký kết.
Kế hoạch sẽ được trình bày và bảo vệ trước ban lãnh đạo, bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc và các phòng ban liên quan, như Bộ phận Kinh doanh.
Kế toán và Kho cần thực hiện việc góp ý, sửa đổi, bổ sung trước khi phê duyệt và triển khai Đối với các nhà cung cấp truyền thống như Hahn-Kolb, Knipex, Volkel, và Motorex, giai đoạn lập kế hoạch thường được rút ngắn và đơn giản hóa do nhiều nội dung đã cố định, giúp quá trình duyệt và thông qua diễn ra nhanh chóng Ngược lại, với các hợp đồng từ nhà cung cấp mới như Sealey từ thị trường Anh, cần lên kế hoạch chi tiết, phân tích và tham vấn kỹ lưỡng trước khi thực hiện.
3.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty GSI Việt Nam đã đặt ra mục tiêu rõ ràng trong giai đoạn này là tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu theo đúng kế hoạch ban đầu Để tối ưu hóa quy trình, cần phân chia trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận như Xuất nhập khẩu, Kho, Kế toán và Kinh doanh Mỗi cá nhân phải nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm, đồng thời thường xuyên cập nhật tiến độ để kịp thời xử lý sai sót và tình huống bất khả kháng Ngoài ra, các bộ phận cần phối hợp, giám sát và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được lợi ích chung.
3.3.2.1Thuê phương tiện vận tải
Công ty ký kết các hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp tại châu Âu chủ yếu dựa trên các điều khoản giao hàng EXW hoặc FCA theo quy định của Incoterm.
2010 Do đó trách nhiệm thuê phương tiện vận tải quốc tế từ nước xuất khẩu thuộc về công ty.
Bảng 3.6 Số lượng phương tiện vận tải chuyên chở hàng thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ thị trường châu Âu của công ty giai đoạn 2017-2019
(Nguồn: Tài liệu Bộ phận Xuất nhập khẩu giai đoạn 2017-2019)
Nhận xét từ bảng số liệu cho thấy hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty đang có những tín hiệu tích cực, với số lượng và tần suất sử dụng phương tiện vận chuyển quốc tế tăng qua các năm Công ty chủ yếu lựa chọn máy bay cho vận chuyển quốc tế, chiếm từ 60-70% tổng cơ cấu, gấp 2-2.5 lần so với tàu biển Vận chuyển hàng không được ưu tiên nhờ tốc độ nhanh, an toàn và giảm thiểu rủi ro từ các yếu tố bên ngoài Trong khi đó, vận chuyển bằng đường biển chỉ được sử dụng khi công ty có nhu cầu mua hàng số lượng lớn hoặc không bị áp lực về tiến độ, lúc này việc nhập khẩu hàng lẻ (LCL) qua tàu chợ đường biển sẽ mang lại mức giá cước hợp lý hơn.
Đánh giá thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của công ty
3.4.1 Những thành tựu đã đạt được
Công ty GSI Việt Nam chú trọng vào việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt với các nhà cung cấp truyền thống Đối với các đối tác mới, Ban lãnh đạo yêu cầu nhân viên Bộ phận Xuất nhập khẩu nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường và thông tin về đối tác, cũng như các quy định và chính sách pháp luật, nhằm xây dựng kế hoạch chi tiết phù hợp với thực tế.
Công ty thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách nghiêm túc, tuân thủ đầy đủ trách nhiệm của người mua và các điều khoản đã cam kết Dù phải phối hợp với nhiều bên thứ ba và xử lý khối lượng công việc lớn, công ty đã tổ chức công việc một cách khoa học Một số tình huống yêu cầu sự linh hoạt để đảm bảo tiến độ cung ứng hàng hóa hiệu quả nhất.
Công ty cam kết giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu một cách chặt chẽ, đảm bảo giải quyết nhanh chóng và hợp lý các vấn đề phát sinh Nhờ đó, số lượng tranh chấp và khiếu nại được giảm thiểu, và nếu có xảy ra, công ty sẽ ưu tiên giải quyết đơn giản thông qua thỏa thuận và hòa giải, nhằm hạn chế thiệt hại cho tất cả các bên liên quan.
Trình độ cán bộ nhân viên trong công ty đang được cải thiện tích cực, với đội ngũ lãnh đạo được nâng cao kiến thức về quản lý và giám sát Nhân viên mới có cơ hội tiếp xúc thực tế và giải quyết tình huống để hiểu rõ nghiệp vụ hơn Các bộ phận được khuyến khích phối hợp chặt chẽ, đặt ra mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc, đồng thời tối ưu hóa chi phí và hướng tới lợi ích chung của công ty.
Công ty GSI Việt Nam chú trọng duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống châu Âu và các đối tác giao nhận thuê ngoài Đồng thời, công ty cũng tích cực xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp mới nhằm nâng cao hình ảnh uy tín và thương hiệu của mình.
3.4.2 Những hạn chế còn tồn tại
Những hạn chế chủ yếu ở giai đoạn: Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty gặp khó khăn trong việc lựa chọn phương thức vận tải quốc tế linh hoạt, chủ yếu sử dụng đường hàng không để nhập khẩu thiết bị Mặc dù phương thức này có một số lợi thế, nhưng chi phí vận chuyển cao đã dẫn đến giá bán sản phẩm tại Việt Nam tăng lên, làm giảm khả năng cạnh tranh về giá so với các đối thủ trong ngành.
Vấn đề thủ tục hải quan còn gặp nhiều vướng mắc, cụ thể:
Nhân viên Bộ phận Xuất nhập khẩu thường tự khai tờ khai Hải quan và áp mã HS cho hàng hóa, nhưng nhiều trường hợp không chính xác dẫn đến tờ khai rơi vào Luồng vàng hoặc Luồng đỏ Hệ quả là việc xử lý tờ khai trở nên tốn kém thời gian, công sức và phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp.
Quy trình nộp thuế hải quan nhập khẩu hiện tại chưa được tối ưu, dẫn đến việc công ty phải đến trực tiếp ngân hàng để thực hiện thủ tục nộp thuế Hệ quả là nhiều trường hợp chậm trễ trong việc thông quan tờ khai, chủ yếu do những lý do chủ quan từ phía nhân viên.
Kế toán công ty gặp phải một số lý do khách quan, dẫn đến việc chậm trễ trong tiến độ giao nhận hàng hóa tại hải quan cửa khẩu Điều này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian hàng hóa về kho của công ty mà còn làm chậm quá trình cung ứng hàng cho khách hàng.
Vấn đề kiểm tra chi tiết hàng hóa nhập khẩu chưa đạt tiêu chuẩn 100%, dẫn đến việc phát hiện lỗi sản phẩm chỉ khi chuẩn bị cung ứng cho khách hàng hoặc sau khi hàng đã được giao, khi khách hàng phản ánh về chất lượng sản phẩm.
Vấn đề thanh toán trong công ty thường gặp phải lỗi do phương thức T/T trả sau cho các nhà cung cấp châu Âu, khi mà mỗi nhà cung cấp có thỏa thuận thời hạn hạch toán công nợ khác nhau, dẫn đến việc bù trừ công nợ giữa các đơn hàng dễ bị nhầm lẫn Hơn nữa, sự chênh lệch tỉ giá thanh toán của các đồng ngoại tệ giữa thời điểm mua và thời điểm hạch toán cũng là một thách thức mà công ty cần phải cân nhắc.
Do năng lực của nhân viên trong công ty còn hạn chế:
Nhân viên Bộ phận Xuất nhập khẩu là nguồn nhân lực trẻ và năng động, nhưng còn thiếu kinh nghiệm và khả năng phân tích sâu Họ chỉ xử lý đơn đặt hàng theo nhu cầu khách hàng mà chưa thể dự đoán thời điểm mua hàng hợp lý, tận dụng cơ hội từ nhà cung cấp hay khai thác cơ hội thị trường Điều này dẫn đến việc chưa tối ưu hóa năng lực vận chuyển, gây ra chi phí cao.
Số lượng mặt hàng thiết bị công nghiệp nhập khẩu ngày càng đa dạng, nhưng nhân viên Bộ phận Xuất nhập khẩu vẫn gặp khó khăn trong việc khai báo hải quan Họ thường chủ quan, không cập nhật đúng mã HS của hàng hóa hoặc cố tình áp dụng mã không chính xác để hưởng thuế ưu đãi.
Sự phối hợp giữa các Bộ phận và Phòng ban trong tổ chức chưa đạt hiệu quả cao, khi nhân viên chỉ tập trung thực hiện nhiệm vụ của bộ phận mình mà không theo dõi, đôn đốc các bộ phận liên quan Hệ quả là dẫn đến tình trạng quên việc và chồng chéo đầu việc Vấn đề thường gặp nhất là chậm trễ trong việc nộp thuế cho tờ khai nhập khẩu và ghi chép công nợ phải trả cho nhà cung cấp, đặc biệt khi có sự cố phát sinh đột ngột mà không được xử lý kịp thời.
Công ty hợp tác với những nhà cung cấp truyền thống uy tín từ châu Âu, tạo dựng mối quan hệ lâu dài Tuy nhiên, sự tin tưởng này đôi khi dẫn đến việc nhân viên chỉ kiểm tra qua loa một số sản phẩm, mà không thực hiện kiểm tra chi tiết toàn bộ lô hàng, gây ra sự chủ quan trong khâu kiểm soát chất lượng.
Xu hướng nhập khẩu thiết bị công nghiệp của Việt Nam
Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan, nhóm hàng máy móc, thiết bị, dụng cụ và phụ tùng đã đạt kim ngạch nhập khẩu cao thứ hai trong năm 2019, với mức tăng hơn 10% so với năm 2018 Hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghiệp không chỉ khẳng định vị thế quan trọng trong nền kinh tế hiện nay mà còn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ tiên tiến Khi nhu cầu về thiết bị công nghiệp ngày càng gia tăng, việc nhập khẩu theo tiêu chuẩn quốc tế trở nên cần thiết, mở ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp thương mại như GSI Việt Nam.
Trong 5 tháng đầu năm 2020, máy móc thiết bị và phụ tùng chiếm 14,3% tổng kim ngạch nhập khẩu của Việt Nam, đạt 13,87 tỷ USD, giảm 6,5% so với cùng kỳ năm 2019, chủ yếu do tác động của đại dịch COVID-19 Ba thị trường chính cung cấp máy móc cho Việt Nam là Hàn Quốc, Trung Quốc và Nhật Bản, với hàng hóa đa dạng và giá cả phải chăng Trong khi đó, thị trường châu Âu nổi tiếng với thiết bị công nghiệp chất lượng cao, nhưng giá cả thường cao do tiêu chuẩn nghiêm ngặt và uy tín lâu năm Do đó, các doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng để lựa chọn thị trường nhập khẩu phù hợp với nhu cầu và khả năng của khách hàng Ngày 18/09/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/2020/NĐ-
CP Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam được xây dựng nhằm thực hiện Hiệp định Thương mại tự do giữa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Liên minh châu Âu Biểu thuế này giúp thúc đẩy thương mại song phương, giảm thuế quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận thị trường châu Âu Việc áp dụng biểu thuế ưu đãi không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm Việt Nam mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế bền vững của đất nước.
Hiệp định EVFTA giai đoạn 2020-2022 quy định rõ mã HS Code cho từng loại hàng hóa và áp dụng mức thuế suất 10% cho các giai đoạn khác nhau Máy móc và thiết bị là nhóm hàng quan trọng của Việt Nam với cam kết tối đa 35% và thời gian xóa bỏ thuế nhập khẩu tối đa 7 năm Điều này mang lại tín hiệu tích cực cho hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ châu Âu, không chỉ cho các doanh nghiệp Việt Nam mà còn cho công ty GSI Việt Nam Thị trường nhập khẩu thiết bị công nghiệp hứa hẹn sẽ trở nên sôi động và tiềm năng hơn trong tương lai.
Định hướng và mục tiêu phát triển hoạt động nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của công ty trong
Công ty đã đưa ra những mục tiêu và định hướng phát triển trong các năm tới:
Công ty hướng tới việc trở thành nhà cung cấp chính hãng các thiết bị công nghiệp chất lượng cao nhập khẩu từ châu Âu tại Việt Nam Chúng tôi cam kết mang đến “Giải pháp toàn diện về dụng cụ chất lượng” thông qua sự cải tiến, sáng tạo và học hỏi không ngừng Mục tiêu của chúng tôi là nâng cao giá trị cho khách hàng và góp phần nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp Việt Nam, từ đó tạo sức hút cho thị trường và xây dựng vị thế vững chắc trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Xác định mục tiêu thị phần cho hàng thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ châu Âu trong danh mục kinh doanh của công ty là rất quan trọng Công ty sẽ tiếp tục nhập khẩu các sản phẩm chủ lực và thực hiện chiến lược mở rộng thị trường, đồng thời đa dạng hóa mặt hàng để đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú của khách hàng.
Để đạt được sự ổn định tài chính và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức, cần xác định mục tiêu doanh thu rõ ràng cho hàng thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ châu Âu, với yêu cầu tăng tổng doanh thu và giảm chi phí so với các năm trước, từ đó gia tăng lợi nhuận.
Công ty sẽ tiếp tục duy trì các nguồn hàng và mối quan hệ với đối tác truyền thống tại châu Âu và khách hàng trong nước Đồng thời, chúng tôi sẽ tăng cường tìm kiếm và mở rộng quan hệ với các đối tác mới để nâng cao số lượng và chất lượng hợp đồng nhập khẩu.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hệ thống và chi tiết là cần thiết để đạt được các mục tiêu chiến lược ngắn hạn và dài hạn của công ty Cần tăng cường quản lý và giám sát tiến trình thực hiện hợp đồng, đồng thời áp dụng công nghệ và khoa học kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu quả trong công tác này.
Nâng cao trình độ chuyên môn và vai trò của các thành viên trong công ty là rất quan trọng Cần xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp, cùng với đội ngũ quản lý, kinh doanh và chuyên gia xuất sắc Đẩy mạnh hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên sẽ giúp nâng cao thu nhập và chế độ phúc lợi cho cán bộ công nhân viên, từ đó góp phần tích cực vào sự phát triển của cộng đồng và xã hội.
Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường châu Âu của công ty
4.3.1 Giải pháp đề xuất cho công ty Để hoàn thành tốt hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi công ty phải quản trị quy trình thực hiện một cách triệt để và có hiệu quả Mỗi khâu đóng góp những vai trò khác nhau nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Sai sót trong khâu này sẽ dẫn tới ảnh hưởng tới các khâu tiếp theo và làm chậm lại cả quá trình, gây thất thoát thời gian, tiền bạc, công sức và phát sinh những vấn đề không đáng có Do đó đối với mỗi khâu đều cần sự nỗ lực và cố gắng của các bên để thực hiện được tốt nhất. Các giải pháp đề xuất cho công ty sau đây tập trung vào những hạn chế đã phát hiện:
Nâng cao năng lực lãnh đạo và cải thiện khả năng phối hợp làm việc giữa các cán bộ công nhân viên trong các bộ phận, phòng ban của công ty là mục tiêu quan trọng nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất cần thiết Cần thường xuyên kiểm tra và giám sát để đảm bảo nhân viên thực hiện tốt hợp đồng, từ đó giảm thiểu sai sót trong các khâu thực hiện.
Công ty cần tối ưu hóa nguồn lực và tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả Đối với nhân viên ở các phòng ban, việc phân bổ công việc cần được thực hiện một cách công bằng và phù hợp với năng lực cũng như vị trí của từng cá nhân.
- Để đầu tư cho nguồn nhân lực, công ty GSI Việt Nam cần:
• Nâng cao năng lực lãnh đạo, năng lực quản lý điều hành của cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý.
Đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho cán bộ có trình độ cao và dài hạn nhằm xây dựng đội ngũ nòng cốt, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
Chương trình đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nghiệp vụ và cải thiện kỹ năng ngoại ngữ, tin học văn phòng cho nhân viên là một giải pháp hiệu quả.
Phát hiện và phát triển nhân tài tiềm năng trong công ty là rất quan trọng để khai thác tối đa lợi thế của họ, đặc biệt là đối với nhân viên trẻ.
Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và lành mạnh là điều quan trọng để khuyến khích nhân viên bày tỏ ý kiến và phát huy sự sáng tạo Bên cạnh đó, việc chú trọng đến chế độ lương thưởng và đãi ngộ sẽ tạo động lực cho nhân viên nỗ lực làm việc và phấn đấu vì mục tiêu chung của công ty.
Để xây dựng và huy động nguồn lực tài chính vững mạnh hơn, công ty TNHH Thiết bị Công nghiệp GSI Việt Nam cần đảm bảo tiềm lực tài chính cho hoạt động nhập khẩu hàng hóa và thực hiện hợp đồng Hai hình thức huy động vốn khả thi bao gồm huy động vốn bằng tín dụng ngân hàng, phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay, và tăng vốn điều lệ thông qua việc tăng vốn góp của thành viên hoặc tiếp nhận thành viên mới Tuy nhiên, việc tăng vốn điều lệ thường gặp khó khăn do cần thuyết phục và đạt được sự đồng thuận từ các thành viên.
Nghiên cứu và phân tích từng trường hợp nhập khẩu là cần thiết để lựa chọn phương thức vận tải quốc tế linh hoạt Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu cần phối hợp với các bộ phận khác để cân nhắc giữa năng lực tài chính, kế hoạch dự trữ, và nhu cầu bán hàng tại Việt Nam Việc dự đoán nhu cầu khách hàng trong tương lai và tận dụng các chính sách ưu đãi từ nhà cung cấp sẽ giúp thiết lập chính sách mua hàng hợp lý Qua đó, việc lựa chọn phương tiện vận tải như tàu hay máy bay cho mỗi đợt nhập khẩu sẽ đảm bảo tiến độ hàng hóa, giảm chi phí và tối ưu hóa lợi ích từ nhà cung cấp.
Sau khi chọn phương thức vận tải hợp lý, công ty hợp tác với đơn vị Forwarder nước ngoài để gom hàng và thuê phương tiện Việc duy trì mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với đơn vị này là rất quan trọng để đảm bảo giá cả hợp lý và luôn có chỗ cho hàng hóa, tránh tình trạng bị ép giá hoặc quá tải trong mùa cao điểm.
Để nâng cao năng lực của nhân viên khai báo hải quan, công ty cần chú trọng đào tạo và lựa chọn những nhân viên có chuyên môn và kiến thức pháp luật vững vàng Khai báo và làm thủ tục hải quan là khâu phức tạp nhất trong hợp đồng nhập khẩu, bất kỳ sai sót nào cũng có thể gây chậm trễ trong quá trình thông quan và tăng chi phí Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ, chính xác về chủng loại hàng hóa và mã số thuế là rất quan trọng Công ty cũng cần thường xuyên cập nhật các thay đổi trong luật hải quan và các văn bản mới nhất để đảm bảo thực hiện đúng quy định, từ đó giảm thiểu sai sót do thiếu hiểu biết.
Công ty hiện nay có thể tối ưu hóa quy trình nộp thuế hải quan nhập khẩu bằng cách sử dụng phương thức nộp thuế điện tử trên Cổng thanh toán điện tử Hải quan, giúp thực hiện nộp thuế mọi lúc, mọi nơi mà không cần đến ngân hàng Vietcombank Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn giảm thiểu sai sót trong việc lập bảng kê nộp thuế Để thực hiện, công ty cần có chữ ký số và cập nhật thông tin ủy quyền trích nợ tài khoản ngân hàng tại Vietcombank, sau đó tiến hành kê khai thủ tục hải quan qua Hệ thống thông quan điện tử để được thông quan nhanh chóng.
Để xây dựng uy tín với Cơ quan hải quan, công ty cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế và hợp tác chặt chẽ với cán bộ trong các quy trình kiểm tra Việc này giúp tránh việc giảm độ tín nhiệm trong Hệ thống tự động đánh giá tuân thủ doanh nghiệp dựa trên thông tin liên quan đến doanh nghiệp.
Việc kiểm tra chi tiết hàng nhập khẩu cần có sự tham gia của Nhân viên Kinh doanh, những người có hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và thiết bị kỹ thuật hơn so với Nhân viên mua hàng hay nhân viên Kho Mặc dù áp lực công việc và doanh số của họ rất lớn, nhưng vẫn cần sắp xếp thời gian để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa Quá trình này sẽ dựa trên catalogue sản phẩm từ bên bán, trong đó chứa thông tin về đặc điểm và chỉ dẫn kỹ thuật (Specification) giúp Nhân viên Kinh doanh dễ dàng thực hiện kiểm tra.