Khóa luận tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Đánh giá những lợi ích của việc áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE đối với các doanh nghiệp đang sử dụng và trung tâm kinh

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đánh giá những lợi ích của việc áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, từ đó đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE và Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế tối đa hóa các lợi ích nhận được.

ĐẠI HỌC HUẾTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Sinh viên thực hiện: Giảng viên hướng dẫn:

Lớp: K49A – Quản Trị Kinh Doanh

Niên khóa: 2015 - 2019

Huế, ngày 20 tháng 12 năm 2018

Lời đầu tiên em xin chân thành cám ơn Cô Trương Thị Hương Xuân đã tậntình hướng dẫn và giúp đỡ em trong suốt thời gian làm khóa luận cuối khóa, em xinbày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Cô bởi Cô luôn giải đáp những thắc mắc và tạo mọiđiều kiện để em có thể hoàn thành được luận văn này.

Tiếp theo em xin được gửi lời cám ơn đến những Quý Thầy/Cô tại Trường Đạihọc Kinh tế - Đại học Huế, đặc biệt là những Quý Thầy/Cô trong khoa Quản Trị KinhDoanh đã truyền đạt những kiến thức vô cùng quý giá cho em trong suốt quãng thờigian em được ngồi trên ghế giảng đường tại ngôi trường này Đặc biệt, em xin đượcdành lời cảm ơn sâu sắc đến Cô Phan Thị Thanh Thủy, Cô Nguyễn Thị Trà My, cô LêThị Ngọc Anh và Thầy Trần Đức Trí – những người em rất quý mến và đã giúp đỡ emrất nhiều trong những năm tháng qua

Em cũng xin chân thành cám ơn Trung tâm Kinh doanh VNPT Thừa Thiên –Huế đã chấp nhận và cho em cơ hội được thực tập tại đây Trên hết, em xin được gửilời cám ơn sâu sắc đến Anh Hắc Minh Phục đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thờigian thực tập tại Trung tâm

Cuối cùng, con xin được cám ơn Bố Mẹ - những người sinh ra và nuôi dưỡngcon đến tận ngày hôm nay, con xin cám ơn Ông Bà, Anh Chị và những người thântrong gia đình đã luôn động viên và tin tưởng vào con, và cám ơn những người bạnthực sự tốt đã luôn ở bên cạnh giúp đỡ nhau trong suốt quãng thời gian học tập tạingôi trường này

Dù đã cố gắng rất nhiều nhưng luận văn cũng không thể tránh khỏi nhữnghạn chế và thiếu sót, những góp ý của Quý Thầy/Cô là vô cùng quý giá và đầy trântrọng

Huế, ngày 20 tháng 12 năm 2018

Sinh viên thực hiện

LÊ ĐẶNG XUÂN HUY

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH ix

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ x

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ x

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT xi

TÓM LƯỢT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP xii

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Câu hỏi nghiên cứu và mục tiêu nghiên cứu 2

2.1 Câu hỏi nghiên cứu 2

2.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

2.2.1. Mục tiêu chung 2

2.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3

3.1 Đối tượng nghiên cứu 3

3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

4.1 Quy trình nghiên cứu 4

4.2 Phương pháp phân tích tài liệu 5

4.3 Phương pháp điều tra khảo sát 5

4.4 Phương pháp thu thập số liệu 5

4.4.1 Số liệu thứ cấp 5

4.4.2 Số liệu sơ cấp 5

4.5 Phương pháp chọn mẫu 6

4.6 Phương pháp phân tích số liệu 6

4.6.1 Phân tích tần số (Frequency Analysis) 6

4.6.2 Phân tích thống kê mô tả (Descriptive Statistics) 6

4.6.3 Kiểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha 7

5 Kết cấu đề tài 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HÓA ĐƠN, HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 9

1.1 Khái quát về hóa đơn, hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan 9

1.1.1 Một số vấn đề chung về hóa đơn và hóa đơn điện tử 9

1.1.2 Các lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử 17

1.1.3 Nhiệm vụ và chức năng của các khối trong quá trình cung cấp và sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử 19

1.2 Lý luận về lợi ích và lợi ích kinh tế 22

1.2.1 Khái niệm lợi ích 22

1.2.2 Khái niệm về lợi ích kinh tế 22

1.3 Tổng quan về các công trình nghiên cứu trước đây 23

1.3.1 Công trình nghiên cứu của Nazish Ali 23

1.3.2 Công trình nghiên cứu của Joyce Ahtola 24

1.3.3 Công trình nghiên cứu của Jessica Sundström 24

1.4 Mô hình lợi ích của hóa đơn điện tử đề xuất và thang đo được sử dụng trong nghiên cứu 25

1.4.1 Mô hình lợi ích của hóa đơn điện tử đề xuất 25

1.4.2 Thang đo được sử dụng trong nghiên cứu 29

2.1 Tổng quan về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT và Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 32

2.1.1 Khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT 32

2.1.2 Khái quát về VNPT Thừa Thiên Huế 34

2.1.3 Khái quát về Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 34

2.1.4 Lịch sử hình thành VNPT Thừa Thiên Huế 36

2.1.5 Tổng quan về bộ máy quản lý tại Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 39

2.1.6 Đặc điểm tình hình nhân sự tại Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 42

2.1.8 Tình hình về kết quả kinh doanh của Trung tâm kinh doanh VNPT

Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016 – 2018 46

2.2 Khái quát về tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên thế giới và tại Việt Nam 51

2.2.1 Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trên thế giới 51

2.2.2 Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam 52

2.3 Tình hình cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế 53

2.4 Đánh giá những lợi ích mà dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE mang lại cho các doanh nghiệp đang sử dụng 56

2.4.1 Thống kê tần số cho đặc điểm tổng thể nghiên cứu 56

2.4.2 Thống kê mô tả 59

2.4.3 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo bằng hệ số Cronbach’s Alpha 68

2.5 Đánh giá những lợi ích mà dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE mang lại cho Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên - Huế 74 2.5.1 Đánh giá chung của khách hàng về hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 74

2.5.2 Cảm nhận của khách hàng về Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên – Huế 75

2.5.3 Ý định của khách hàng trong tương lai 77

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ GIÚP NÂNG CAO LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT – INVOICE TRÊN ĐỊA BÀN 81

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ 81

3.1 Định hướng phát triển của việc sử dụng hóa đơn điện tử trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế 81

3.2 Giải pháp giúp nâng cao khả năng sử dụng, triển khai hóa đơn điện tử và gia tăng hơn nữa các lợi ích của hóa đơn điện tử VNPT - INVOICE 82 3.2.1 Nhóm giải pháp đề xuất về phía Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 82

3.2.2 Nhóm giải pháp đề xuất về phía doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 84 3.2.3 Nhóm kiến nghị về phía Chính phủ và các cơ quan ban ngành liên quan 85

PHẦN 3 - KẾT LUẬN 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO: 88

PHỤ LỤC 92

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Mức độ đánh giá của thang đo Likert sử dụng trong nghiên cứu 6

Bảng 2.1 Thành phần các thang đo trong mô hình nghiên cứu (tác giả, 2018) 30

Bảng 2.2 Khái quát về Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam 31

Bảng 2.3 Tổng quan về VNPT Thừa Thiên Huế 33

Bảng 2.4 Tổng quan về Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên - Huế 33

Bảng 2.5 Tình hình nhân sự tại Trung tâm Kinh doanh VNPT 41

Bảng 2.6 Các sản phẩm, dịch vụ của VNPT Thừa Thiên Huế 43

Bảng 2.7 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2016 – 2017 47

Bảng 2.8 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2017 – 2018 48

Bảng 2.9 Quy định của Chính phủ về việc sử dụng hóa đơn điện tử 50

Bảng 2.10 Bảng giá hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 52

Bảng 2.11 Đặc điểm về loại hình doanh nghiệp 54

Bảng 2.12 Đặc điểm về số năm hoạt động 54

Bảng 2.13 Đặc điểm về lĩnh vực kinh doanh 55

Bảng 2.14 Đặc điểm về quy mô lao động 56

Bảng 2.15 Đặc điểm về số năm sử dụng hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 56

Bảng 2.16 Đặc điểm về số hóa đơn sử dụng trong 1 năm 57

Bảng 2.17 Thống kê mô tả lợi ích về chi phí của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 58

Bảng 2.18 Thống kê mô tả lợi ích về mức độ bảo mật của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 59

Bảng 2.19 Thống kê mô tả lợi ích về quản lý và thực thi của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 60

Bảng 2.20 Thống kê mô tả về mức độ độ phức tạp và xử lý công việc của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 61

Bảng 2.21 Thống kê mô tả về phương thức gửi và thanh toán của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 62

Bảng 2.22 Thống kê mô tả về tính thiện cảm của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 64

Bảng 2.23 Thống kê mô tả về tính kích thích của hóa đơn điện tử 65

VNPT – INVOICE

Bảng 2.24 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo về lợi ích chi phí 67Bảng 2.25 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo về mức độ bảo mật 67Bảng 2.26 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo về lợi ích quản lý và thực thi 68Bảng 2.27 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo về lợi ích mức độ phức tạp và xử lýcông việc 69Bảng 2.28 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo về lợi ích phương thức gửi và thanhtoán 70Bảng 2.29 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo lợi ích về tính thiện cảm 71Bảng 2.30 Kiểm tra độ tin cậy của thang đo lợi ích về tính kích thích 72

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Mẫu hóa đơn GTGT bằng giấy 11

Hình 2.2 Các cách thức phân phối hóa đơn truyền thồng 12

Hình 2.3 Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn truyền thống 13

Hình 2.4 Mẫu hóa đơn điện tử của VNPT 14

Hình 2.5 Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn điện tử (Myllynen, N 2011) 15 Hình 2.6 Sự khác nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (Nazish Ali 2016) 16 Hình 2.7 Tình hình chuyển đổi hóa của hóa đơn điện tử trên toàn thế giới 50

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1 Chi phí của một hóa đơn giấy truyền thống (Driscoll, M & APQC) 17

Biểu đồ 2.2 Thể hiện đánh giá chung của khách hàng về hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE 76

Biểu đồ 2.3 Cảm nhận của khách hàng về Trung tâm Kinh doanh VNPT Thừa Thiên – Huế 78

Biểu đồ 2.4 Ý định tiếp tục sử dụng phần mềm VNPT – INVOICE 79

Biểu đồ 2.5 Ý định sử dụng các dịch vụ khác của VNPT 80

Biểu đồ 2.6 Ý định giới thiệu phần mềm VNPT – INVOICE 81

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình nghiên cứu 4

Sơ đồ 2.1 Mô hình nghiên cứu của Nazish Ali (2016) 23

Sơ đồ 2.2 Mô hình nghiên cứu của Joyce Ahtola (2016) 24

Sơ đồ 2.3 Mô hình nghiên cứu của Jessica Sundström (2006) 25

Sơ đồ 2.4 Mô hình lợi ích của dịch vụ HĐĐT VNPT - INVOICE đề xuất bởi tác giả (2018) 28

Sơ đồ 2.5 Bộ máy tổ chức tại Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế 39

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

EDI Electronic Data Interchange Trao đổi dữ liệu điện tửAPQC American Productivity and

Quality Center

Trung tâm chất lượng vànăng suất Hoa Kỳ

IT Information Technology Công nghệ thông tin

ICT Information and communications

KPI Key Performance Indicators Công cụ đo lường hiệu

quả công việ

TÓM LƯỢT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Họ và tên sinh viên: LÊ ĐẶNG XUÂN HUY

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh tổng hợp Khóa học: 2015 - 2019 Giảng viên hướng dẫn: ThS TRƯƠNG THỊ HƯƠNG XUÂN

Tên đề tài:ĐÁNH GIÁ NHỮNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG DỊCH VỤ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT – INVOICE ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP ĐANG SỬ DỤNG VÀ TRUNG TÂM KINH DOANH VNPT TẠI TỈNH THỪA THIÊN HUẾ.

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh Chỉnh phủ đang dần bắt buộc tất cả các doanh nghiệp trêntoàn quốc dần chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy thông thường sang sử dụnghóa đơn điện tử Cùng với việc ngày có càng nhiều doanh nghiệp nhận thấy đượctầm quan trọng của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong công việc kinh doanh củamình và sự thiếu hụt về các tài liệu mang tính chất lý luận cũng như làm rõ hơnnhững lợi ích của hóa đơn điện tử nói chung và phần mềm hóa đơn điện tử VNPT– INVOICE nói riêng để tất cả mọi người đều có thể dễ dàng tha khảo Vì vậy, tácgiải đã quyết định chọn đề tài này nhằm đem đến một cái nhìn tổng quan nhất vềtình hình sử dụng cũng như những ích lợi mang lại của hóa đơn điện tử VNPT –INVOICE trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

2 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu lần này sử dụng kết hợp cả hai phương pháp là nghiên cứu địnhlượng và nghiên cứu định tính Trong đó, nghiên cứu định tính được thực hiệnthông qua các công việc như tìm hiểu các số liệu thứ cấp, đồng thời cũng được sửdụng để đánh giá các lợi ích mang lại từ việc triển khai dịch vụ hóa đơn điện tửVNPT – INVOICE cho Trung tâm Kinh doanh VNPT Thừa Thiên – Huế Vànghiên cứu định lượng được dùng để đánh giá mức độ đem lại của các lợi ích từhóa đơn điện tử cho 143 doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ trên địa bàn, thôngqua các phép phân tích như thống kê mô tả, đánh giá độ tin cậy của thang đo bằng

3 Kết quả nghiên cứu và những đóng góp của luận văn

Từ kết quả phân tích cho thấy được rằng các doanh nghiệp đánh giá khá tốt

về các lợi ích mà phần mềm hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE đem lại cho họ,bên cạnh đó, tất nhiên là vẫn còn một số điểm vẫn còn phải khắc phục để Trungtâm Kinh doanh VNPT Thừa Thiên – Huế có thể đem những trải nghiệm tốt nhấtđến cho khách hàng Từ những kết quả nêu trên, tác giả đã mạnh dạn đề xuất ra ramột số giải pháp và kiến nghị đến 3 đối tượng chính, đó là Trung tâm Kinh doanhVNPT Thừa Thiên – Huế, các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ trên địa bàn vàChính phủ cùng các cơ quan ban ngành liên quan để góp phần gia tăng những lợiích mà hóa đơn điện tử đem lại cho các doanh nghiệp

Bên cạnh đó, luận này cũng không thể tránh khỏi những hạn chế sai sót, tuynhiên tác giả mong là đây vẫn là một tài liệu tham khảo có ích dành cho tất cả cácđối tượng có liên quan trong bài viết và đối với cả các nghiên cứu sau này

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ

4, hay còn gọi là cuộc cách mạng 4.0 thì nó đã tạo ra rất nhiều thành tựu khoa học nổibật được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống của con người, từ y họcvới công nghệ mới chữa trị ung thư, cho đến nhưng lĩnh vực lớn hơn như nghiên cứu

về vũ trụ bao la rộng lớn Không dừng lại ở đó, cuộc cách mạng này còn tạo ra rấtnhiều biến chuyển cực kỳ to lớn trong việc kinh doanh của tất cả các doanh nghiệptrên khắp thế giới, ở bất cứ đâu, ở bất cứ quốc gia nào, tất cả đều đang trong một cuộcchạy đua không ngừng nghỉ để tìm ra những thứ ưu việt nhất, những thứ có thể hỗ trợtối đa vào công việc kinh doanh, nó giúp tạo ra doanh thu lớn hơn, lợi nhuận cao hơn,

và cũng phải với chi phí là tối ưu nhất

Như chúng ta đã biết, không những tạo ra những thứ liên quan trực tiếp đếncông việc sản xuất như Robot, dây chuyền tự động,… Mà nó còn giúp tăng hiệu quảkinh doanh bằng cách hình thành các công cụ giúp thực hiện các công việc về hóađơn chứng từ thông qua nền tảng Internet kết nối vạn vật (IoT), mà điển hình nhấttrong số đó là dịch vụ hóa đơn điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãi trên cả nướcnói chung và tại tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng

Trước đó, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn được tất cả doanh nghiệp sử dụng, vàTheo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế), doanh nghiệp sửdụng hóa đơn giấy trung bình phải bỏ chi phí trên 1.000 đồng/hóa đơn và với sốlượng hóa đơn cả nước khoảng 2,5 tỷ hóa đơn/năm thì chi phí bỏ ra cũng lên đến2.500 tỷ đồng/năm Đây thực sự là một khoản chi phí khổng lồ phải bỏ ra hằng nămbằng việc sử dụng hóa đơn giấy thông thường Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơngiấy cũng phần nào đó tiếp tay cho các doanh nghiệp thực hiện hành vi “giấu” doanhthu và né thuế Vì vậy việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thực sự đang là mộtviệc làm cấp bách, nó vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc thực hiện các côngviệc giấy tờ, thủ tục, và còn góp phần giúp cho các cơ quan nhà nước kiểm soát vàquản lý một cách công khai, minh bạch hơn

số trường hợp đặc biệt) thì cả nước nói chung và tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng đãđang và sẽ có bước chuyển mình mạnh mẽ cả về việc sử dụng và cung cấp dịch vụhóa đơn điện tử Tính đến thời điểm hiện tại thì Trung tâm Kinh doanh VNPT ThừaThiên Huế đã cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử của mình đến tay 143 doanhnghiệp trên khắp Thành phố, bước đầu họ đã cảm nhận được các lợi ích mà hóa đơnđiện tử đem lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhưng nhìn tổng thể thì

đa số các doanh nghiệp vẫn chưa có cái nhìn thật cụ thể về hóa đơn điện tử là gì vàtầm quan trọng cũng như những lợi ích thật sự của nó ra sao

Bên cạnh đó, việc áp dụng hóa đơn điện tử trong bối cảnh hiện nay vẫn còntương đối nhiều trở ngại và vướng mắc như thói quen dùng tiền mặt lên đến 90% ởnước ta, cũng như là sự cập nhật chậm về công nghệ của các chủ doanh nghiệp trên cảnước, bên cạnh đó, các sự cố về bảo mật an toàn thông người dùng khi những tài liệunày được lưu trữ trên nền tảng Internet trong thời gian qua cũng phần nào làm chonhững công ty này quan ngại trong việc triển khai sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Vì tất cả những cơ sở và lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Đánh giá

nh ững lợi ích của việc áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE đối với

các doanh nghi ệp đang sử dụng và trung tâm kinh doanh VNPT tại tỉnh Thừa

Thiên Hu ế” làm đề tài khóa luận của mình.

2 Câu hỏi nghiên cứu và mục tiêu nghiên cứu

2.1 Câu hỏi nghiên cứu

Những lợi ích nào có được sau khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT –INVOICE của các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ này trên địa bàn tỉnh ThừaThiên Huế?

Mức độ đem lại của từng lợi ích đến hoạt động kinh doanh của các doanhnghiệp đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE trên địa bàn tỉnhThừa Thiên Huế?

Với việc triển khai phần mềm hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE thì Trungtâm Kinh doanh VNPT Thừa Thiên – Huế nhận được những lợi ích gì?

2.2 Mục tiêu nghiên cứu

2.2.1 M ục tiêu chung

Đánh giá những lợi ích của việc áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, từ đó đưa racác giải pháp giúp doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE vàTrung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế tối đa hóa các lợi ích nhận được.

2.2.2 M ục tiêu cụ thể

Thứ nhất, hệ thống hóa các vấn đề lý luận, thực tiễn về lợi ích và hóa đơn điện

tử để đưa ra khung lý thuyết về vấn đề nghiên cứu

Thứ hai, xác định các lợi ích mà dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE

mang lại cho doanh nghiệp sử dụng và mang lại cho Trung tâm Kinh doanh VNPTThừa Thiên - Huế

Cuối cùng, dựa trên kết quả phân tích đề xuất giải pháp cho Trung tâm kinh

doanh VNPT nhằm tối đa hóa các lợi ích cho người dùng cũng như bản thân doanhnghiệp, phát triển các lợi ích để thu hút nhiều khách hàng hơn

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các lợi ích mà dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT –

INVOICE mang lại cho các doanh nghiệp đang sử dụng trên địa bàn tỉnh Thừa ThiênHuế và đối với bản thân Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế

Đối tượng điều tra là các doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

VNPT – INVOICE tại tỉnh Thừa Thiên Huế và Trung tâm kinh doanh VNPT ThừaThiên Huế

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: nghiên cứu đo lường mức độ mang lại của các lợi ích của

dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE đối với các doanh nghiệp đang sử dụngdịch vụ này tại tỉnh Thừa Thiên Huế và đối với Trung tâm kinh doanh VNPT ThừaThiên Huế

Phạm vi thời gian: nghiên cứu được thực hiện từ 18/10/2018 đến 31/12/2018.

- Đối với số liệu sơ cấp: Thu thập số liệu sơ cấp bằng cách tiến hành phỏng vấnnhững doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử VNPT - INVOICE thông qua bảngcâu hỏi điều tra từ tháng 10 đến tháng 12 năm 2018

- Đối với số liệu thứ cấp: Thu thập số liệu thứ cấp từ các báo cáo kinh doanh,báo cáo thống kê của Trung tâm kinh doanh VNPT Thừa Thiên Huế giai đoạn từ năm

2015 đến 2017

Phạm vi không gian: nghiên cứu được thực hiện tại tỉnh Thừa Thiên Huế.

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Quy trình nghiên cứu

Xác định vấn đề nghiên cứu

Cơ sở lý luận

Khảo sát thử lần 1(Khảo sát ý kiến chuyên gia)

Khảo sát thử lần 2(Khảo sát thử 30 doanh nghiệp)

4.2 Phương pháp phân tích tài liệu

Thông tin trong nghiên cứu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, baogồm: các bài báo khoa học, các đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước, các bài báo vàtạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, từ đó xây dựng khung lý thuyết và thang

đo sử dụng cho các bước nghiên cứu thực tiễn

4.3 Phương pháp điều tra khảo sát

Thảo luận với chuyên gia: Thu thập, tổng hợp những thông tin có liên quan

đến vấn đề nghiên cứu, cũng như kiểm tra tính xác thực của bảng hỏi điều tra thôngqua việc thảo luận với những người Trường/ Phó phòng và những người có liên quan

để lĩnh vực này, cụ thể là về dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE

Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi: Bảng câu hỏi sẽ được xây dựng dựa

trên khung lý thuyết nghiên cứu để thu thập thông tin và kiểm định, phân tích các giảthuyết

4.4 Phương pháp thu thập số liệu

Bảng câu hỏi được xây dựng trên 7 tiêu chí đánh giá đề xuất, bao gồm 26 biếnquan sát Thang đo được sử dụng để đánh giá về những lợi ích của việc áp dụng dịch

vụ hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE là thang đo Likert 5 mức độ:

1 – Hoàn toàn không đồng ý

lệ và được chấp nhận đưa vào phân tích số liệu phục vụ cho nghiên cứu này.

4.6 Phương pháp phân tích số liệu

4.6.1 Phân tích t ần số (Frequency Analysis)

Phân tích tần số được sử dụng để phân tích cho các câu hỏi định dang bao gồm

Số năm hoạt động, Hình thức doanh nghiệp, Lĩnh vực kinh doanh và Quy mô baođộng để biết được tần suất xuất hiện của các yếu tố bên trong của từng câu hỏi đối với

143 doanh nghiệp đã được điều tra

4.6.2 Phân tích th ống kê mô tả (Descriptive Statistics)

Theo Sternstein và Martin, thống kê mô tả là phương pháp được sử dụng để

mô tả những đặc tính cơ bản của dữ liệu thu thập được từ nghiên cứu thực ngiệm quacác cách thức khác nhau Cùng với phân tích đồ họa đơn giản, chúng tạo ra nền tảngcủa mọi phân tích định lượng về số liệu (Sternstein & Martin, 1996)

Bảng 1.1 Mức độ đánh giá của thang đo Likert sử dụng trong nghiên cứu

Khoảng giá trị Mức độ đánh giá

1,00 – 1,80 Hoàn toàn không đồng ý

4,21 – 5,00 Hoàn toàn đồng ý

(Wuensch, Karl L October 4, 2005)

4.6.3 Ki ểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha

Đây là phương pháp kiểm định giúp đánh giá độ tin cậy của thang đo, về lýthuyết:

 Thang đo có độ tin cậy chấp nhận được khi hệ số Cronbach’s Alpha > 0,6 đốivới các khái niệm và nghiên cứu mới

 Thang đo có tin cậy chấp nhận được khi hệ số Cronbach’s Alpha > 0,7 đối vớicác khái niệm và nghiên cứu không còn mới nữa

 Mặc khác, hệ số tương quan biến tổng còn được xem xét để có thể loại biếnkhi hệ số này < 0,3, các biến này gọi là các biến rác (Hoàng Trọng & ChuNguyễn Mộng Ngọc, 2008)

Giá trị lý thuyết của Cronbach’s Alpha thay đổi từ 0 đến 1, vì nó là tỷ lệ củahai phương sai và phương sai trong mẫu số luôn luôn ít nhất bằng phương sai trong tử

số Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy tắc ước tính được sử dụng, ước tính Cronbach’sAlpha có thể nhận bất kỳ giá trị nào nhỏ hơn hoặc bằng 1, bao gồm các giá trị âm,mặc dù chỉ các giá trị dương mới có ý nghĩa (Ritter, N., 2010)

Chương 2: Đánh giá những lợi ích của việc áp dụng hóa đơn điện tử VNPT –

INVOICE trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

Chương 3: Định hướng và giải pháp giúp nâng cao lợi ích của phần mềm hóa

đơn điện tử VNPT – INVOICE trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế

PHẦN 2 - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HÓA ĐƠN, HÓA ĐƠN

ĐIỆN TỬ VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

1.1 Khái quát về hóa đơn, hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan

1.1.1 M ột số vấn đề chung về hóa đơn và hóa đơn điện tử

1.1.1.1 Khái niệm về hóa đơn

Theo định nghĩa chung của từ điển kinh doanh (Business Dictionary) thì hóađơn là một công cụ thương mại, được phát hành bởi người bán và đối tượng tiếp nhận

là người mua Nó được dùng để xác định các giao dịch của hai bên về một số vấn đềnhư danh sách mặt hàng bán ra, định lượng và các mô tả khác như ngày giao hàng,phương thức giao hàng, giá cả, giảm giá (nếu có), cùng các điều khoản thanh toán.(Business Dictionary)

Tại Việt Nam, khái niệm hóa đơn được nêu rõ trong Nghị định số

51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, theo đó, Hoá đơn là

chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, dịch vụ theo quy địnhcủa pháp luật (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng vàcung ứng dịch vụ, 15/5/2010)

Cũng theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng

và cung ứng dịch vụ, hóa đơn mà doanh nghiệp được phép sử dụng có những loại,

hình thức và nội dung như sau:

- Hoá đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

 Hoá đơn xuất khẩu là hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩuhàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan;

 Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành chocác tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

 Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổchức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp;

 Các loại hoá đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác

- Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

 Hoá đơn tự in là hoá đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trêncác thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá,dịch vụ;

 Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá,dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tạiLuật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

 Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theomẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, hoặc do cơquan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân

- Hoá đơn phải có các nội dung sau:

 Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, tên liên hoá đơn Đối với hoáđơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hoá đơn;

 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

 Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa cóthuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị giatăng trong trường hợp là hoá đơn giá trị gia tăng;

 Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu ngườibán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn

 Bộ Tài chính quy định cụ thể đối với hoá đơn không cần thiết phải có đủnhững nội dung quy định tại khoản này

(Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ)

1.1.1.2 Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy được hiểu đơn giản là những tờ hóa đơn được làm trên chất liệu

là giấy, và chúng được chuyển từ người bán đến tay người mua bằng nhiều cách thứckhác nhau (Nazish Ali, 2016)

Hình 2.1 Mẫu hóa đơn GTGT bằng giấy (Nguồn: Internet)

Dưới đây là các cách thức truyền thống mà hóa đơn được phân phối từ nơi nàyđến nơi khác

Hình 2.2 Các cách thức phân phối hóa đơn truyển thống (E-invoicing, 2010)

Các cách thức này bao gồm: giao nhận trực tiếp từ người gửi hóa đơn đếnngười nhận hóa đơn, gửi hóa đơn thông qua mail và chuyển phát thông qua một đơn

vị vận chuyển thứ ba (E-invoicing, 2010)

Tuy nhiên, việc sử dụng các phương thức giao nhận hóa đơn như thế này đã và

đang gây ra rất nhiều chi phí và rủi ro cho các doanh nghiệp Trong bài viết “Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trong mối liên kết mở - trường hợp hóa đơn điện tử” của tác giả Niko Myllynen (2011) thì ông đã đề cập đến một số những bất lợi tiêu biểu

trong việc trong sử dụng hóa đơn giấy thông thường như sau:

 Tiêu hao nhiều thời gian (Time consuming)

 Tốn kém chi phí (Expensive), bao gồm rất nhiều chi phí hữu hình và vô

Hình 2.3 Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn truyền thống

(Myllynen, N 2011)Hình 2.3 là quá trình kể từ khi hóa đơn được in và đến khi hóa đơn đượcchuyển đến tận tay khách hàng, phải trải qua tất cả là 09 bước (Myllynen, N 2011)Chẳng hạn như in ấn, bao bọc, lưu trữ, gửi đi, bao bọc lại, nhập dữ liệu,… Chu kỳ nàyđược lặp đi lặp lại cho mỗi hóa đơn nhận được cũng như gửi đi, những việc làm nàyphải cần đến rất nhiều nhân viên để thực hiện, và rất dễ xảy ra lỗi chủ quan trong quátrình giao nhận hóa đơn, và quan trọng hơn là quá trình này thường tốn rất nhiều thờigian và gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng nặng nề đến quá trình sản xuất của doanhnghiệp, vì chúng tạo ra ít giá trị gia tăng cho mỗi công ty (EBA & Innopay 2010)

1.1.1.3 Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử

Ủy ban Châu Âu (EOC) đã định nghĩa hóa đơn điện tử là hình thức chuyểntiếp bằng điện tử của các thông tin có trong hóa đơn giữa các đối tác kinh doanh vớinhau (người bán và người mua) Nó là một phần thiết yếu của chuỗi cung ứng tàichính hiệu quả và nó tạo ra sự liên kết của các quy trình nội bộ của doanh nghiệp vào

hệ thống thành toán (The European Commission)

Tại Việt Nam, Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện

hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằngphương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền

có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Nghi định số 119/2018/NĐ-CPquy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, 12/9/2018)

Cũng theo nghị định này, hóa đơn điện tử được chia thành các loại sau đây:

 Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung

cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

 Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp

dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp Hóa đơnbán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tínhtiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

 Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu

điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử cótên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này

Hình 2.4 Mẫu hóa đơn điện tử của VNPT

Khác với hóa đơn giấy thông thường, quá trình cung cấp hóa đơn cho kháchhàng của hóa đơn điện tử đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu kháchhàng và của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud),

và quá trình phức tạp từ việc in ấn, xuất hóa đơn cho đến việc giao tận tay người báncủa hóa đơn giấy bây giờ chỉ gói gọn trong một vài thao tác đơn giản được tích hợptrong các phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đang dó trên thị trường, quátrình này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.5 Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn điện tử (Myllynen, N 2011)

Giải pháp này giúp loại bỏ hầu hết các hoạt động trung gian của cách thức giaonhận của hóa đơn truyền thống Biểu tượng đám mây đại diện cho phương pháp tạo

và chuyển hóa đơn điện tử Nó có thể thông qua một EDI (Electronic DataInterchange) tức trao đổi dữ liệu điện tử, hoặc có thể được thực hiện bởi một bên thứ

ba Cách thức này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp.(Billentis 2012)

1.1.1.4 Lý do không nên sử dụng hóa đơn giấy truyền thống

Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là nằm ở môhình hoạt động của chúng, nếu như việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây phải trảiqua một quá trình với rất nhiều công đoạn phức tạp và tốn kém thời gian lẫn chi phí,thì với hóa đơn điện tử, tất cả các bước này sẽ không còn, và được thay thế bằng việc

sử dụng phần mềm của bên thứ 3 cung cấp để thực hiện các công việc giao và nhậnhóa đơn

Hình 2.6 Sự khác nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (Nazish Ali 2016)

Một trong những lý do dễ nhận biết nhất, và cũng có tầm ảnh hưởng lớn nhấtđến quyết định chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử

đó là tiết kiệm được chi phí in ấn, giao nhận và bảo quản hóa đơn Trong một bài viết

mang tên “Chi phí của một hóa đơn giấy” (The cost of an invoice) của Mary C.

Driscoll (2016) dựa trên khảo sát của Trung tâm chất lượng và năng suất Hoa Kỳ(APQC, American Productivity and Quality Center) với hơn 190 công ty tại Mỹ đãcho ra kết quả là có doanh nghiệp phải chi tới 11,50$ cho một hóa đơn bán hàng,nhưng cũng có doanh nghiệp chỉ cần phải bỏ ra chi phí là 0,71$ cho một hóa đơn, vàcon số trung bình cho hơn 190 doanh nghiệp đã tham gia cuộc khảo sát là 3,17$ chomột hóa đơn (Mary C Driscoll (2016), APQC), được thể hiện ở biểu đồ dưới

Biểu đồ 2.1 Chi phí của một hóa đơn giấy truyền thống (Driscoll, M & APQC)

1.1.2 Các l ợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử

Theo báo cáo về 10 lợi ích nổi bật nhất của việc áp dụng hóa đơn điện tử từ

trang Business Network (GXS) tại nước Anh, cùng với một số nghiên cứu các củaSpanic, Ristic và Vrdoljak (2011) và Kreuzer, Eckhardt, Bernius và Krönung (2013)thì những lợi ích của hóa đơn điện tử bao gồm:

 Kỹ thuật số hóa (Digital invoice capturing): Tức là giúp giảm bớt công

việc tay chân hơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây

 Tự động xác nhận hóa đơn (Automated invoice validation): Điều này

giúp giảm đến tối đa các lỗi gây ra bởi con người, nếu như sử dụng hóa đơngiấy như lúc trước thì phải đòi hỏi nhân viên phải đảm bảo tính toán vàđiền thông tin một cách cực kỳ chính xác, thì bây giờ tất cả những việc này

sẽ được tự động hóa một cách hoàn toàn, và người kế toán chỉ phải làmmột số thao tác đơn giản để chuyển hóa đơn đi

 Giảm chi phí (Cost reduction): Hóa đơn điện tử sẽ giúp cho doanh nghiệp

tiết kiệm được các chi phí về in ấn, vận chuyển và lưu giữ hóa đơn Hơnnữa, nó còn giúp tránh các chi phí phát sinh do việc chậm giao hóa đơn hay

11.50

3.17

0.710.00

 Nâng cao công tác quản lý tiền mặt (Enhanced cash management): Tức

là giải quyết công việc một cách nhanh chóng hơn, với việc loại bỏ rấtnhiều giai đoạn công việc giao nhận hóa đơn so với mô hình truyền thốngtrước đây, thì việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp đẩy nhanh quá trìnhquản lý lượng tiền mặt và dòng tiền của tổ chức

 Giảm lượng rác thải thải ra môi trường (Lower carbon footprint): Với

việc không còn in ấn hóa đơn giấy như trường thì bên cạnh việc giảm chiphí đáng kể thì doanh nghiệp còn góp phần không nhỏ vào việc giảm lượngkhí thải Carbon ra môi trường, tức là sẽ hạn chế đến mức tối đa lượng giấytrong quá trình hoạt động kinh doanh của mình

 Cải thiện khả năng xử lý tranh chấp (Improved dispute handling and avoidance): Bởi vì tất cả các dữ liệu hóa đơn đều được lưu trữ trên hệ

thống nên sẽ là bằng chứng rõ ràng trong việc giải quyết các tranh chấp cóthể xảy ra trong quá trình mua bán hàng hóa với khách hàng, không nhữngthế, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn làm giảm các cuộc gọi từ đối tác vềtình trạng sai sót hay có lỗi xảy ra với hóa đơn

 Tối ưu hóa hệ thống công nghệ (Enhanced IT system optimisation):

Đặc thù của việc áp dụng hóa đơn điện tử là việc không đòi hỏi một hệthống công nghệ lớn hoặc quá phức tạp, nhiều tổ chức có thể sử dụng bằngcách nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình hoặc là sử dụngphần mềm của bên thứ ba cung cấp với chi phí cũng không quá đắt đỏ

 Tính bảo mật cao (Security): Sau khi tạo lập và chuyển giao thì hóa đơn

điện tử sẽ được lưu trữ ở hệ thống của phần mềm, và đối với một số đơn vịcung cấp dịch vụ có uy tín và họ có hệ thống bảo vệ nghiêm ngặt thì cực kỳkhó trong việc để lọt thông tin và bị xâm nhập từ bên ngoài

 Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp (Improved relationship with suppliers): Với đặc tính là bảo mật một cách tuyệt đối thì điều này cũng

góp phần tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng cũng như các đối tác kháctrong quá trình làm việc với doanh nghiệp

 Có nhiều định dạng chấp nhận và số lượng lớn (Multiple formats acceptance and large quantity): Tức là cho phép những người kế toán có

thể xử lý nhiều hóa đơn trong một khoảng thời gian ngắn và có nhiều địnhdạng khác nhau khi xuất ra (Business Network (GXS); Spanic, Ristic,Vrdoljak, 2011 và Kreuzer, Eckhardt, Bernius, Krönung, 2013)

1.1.3 Nhi ệm vụ và chức năng của các khối trong quá trình cung cấp và sử dụng

d ịch vụ hóa đơn điện tử

1.1.3.1 Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau đây là một số vấn đề liên quan đến việc sủ dụng dịch vụ hóa đơn điện tửcủa các doanh nghiệp:

Thứ nhất, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách tiếp nhận trên

cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có mộttài khoảng riêng để truy cập hệ thống hoặc tiếp nhận qua Email

Thứ hai, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách xem trên máy tính,

máy tính bảng hoặc xem trên các thiết bị Smartphone

Thứ ba, với hóa đơn điện tử khách hàng có thể thực hiện những tác vụ sau:

xem hóa đơn, tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ và in hóa đơn ra giấy để xem (nhưngkhông có giá trị pháp lý)

Thứ tư, khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót, khách hàng phải

liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn.Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phốihợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn

Thứ năm, bên mua phải thực hiện kê khai thuế với hóa đơn điện tử bằng cách

kê khai giống như hóa đơn giấy

Thứ sáu, bên mua không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được

coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận

Thứ bảy, bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử)

trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thônghàng hóa trên đường để xuất trình với các cơ quan chức năng Hóa đơn này chỉ được

cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của ngườibán Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI

TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn

(bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Thứ tám, doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho khách hàng bằng 2

cách: Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi kháchhàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn hoặc gửi tới Emailcủa khách hàng

 Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện

tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụnggiao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;

 Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

 Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bịtruyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản

và lưu trữ hóa đơn điện tử;

 Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêucầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theoquy định;

Thứ chín, để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện

 Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

 Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu(theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quanthuế theo đường điện tử.

Thứ mười, doanh ngiệp (bên bán) phải có trách nhiệm lưu trữ tập trung và

cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ lúc nào

Cuối cùng, bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử)

trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thônghàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng Và bên bán thực hiện chuyển đổihóa đơn điện tử ra giấy Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luậtcủa người bán, dấu của người bán

1.1.3.2 Đối với cơ quan thuế

Sau đây là một số lợi ích mà cơ quan thuế nhận được khi các doanh nghiệp sửdụng hóa đơn điện tử:

Thứ nhất, Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy

trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản lý của cơ quan thuế đượcthực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập,tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như

sử dụng hóa đơn giấy Việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng

cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phântích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh

Thứ hai, giúp cơ quan Hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có

thông tin để thực hiện hoàn thuế Ngoài ra, cơ quan Thuế và các cơ quan khác củaNhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn Hiện nay, khi kiểm tra hoànthuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan Thuế và cơ quankhác của Nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc

Thứ ba, thời gian để cơ quan Thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là

khoảng 10 ngày làm việc Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử,thông tin về hóa đơn của DN được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ

quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịpthời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Thứ tư, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn

chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giảhóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩythương mại điện tử phát triển Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệmôi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lậphóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên

1.2 Lý luận về lợi ích và lợi ích kinh tế

1.2.1 Khái ni ệm lợi ích

Trong cuốn sách có tên gọi là “Từ điển kinh tế học” của tác giả Nguyễn Văn

Ngọc thì ông đã định nghĩa khá rõ về khái niệm lợi ích, theo đó lợi ích hay ích lợi

(utility hay benefit) được hiểu là để chỉ sự thỏa mãn, sự vui thích, khoái lạc mà con

người thu được khi tiêu dùng một hàng hóa hay dịch vụ Các từ đồng nghĩa với nó làmối lợi, phúc lợi, phúc lợi kinh tế, sự thỏa mãn và hạnh phúc (Nguyễn Văn Ngọc)

Còn theo định nghĩa từ điển Oxford (Oxford Dictionary) định nghĩa lợi ích là

một lợi thế hoặc là một sự tăng thêm về lợi nhuận, tiền lãi,…từ một thứ gì đó.(Oxford Dictionary)

1.2.2 Khái ni ệm về lợi ích kinh tế

Theo định nghĩa từ Market Business News về lợi ích kinh tế thì “lợi ích kinh tế

là bất kỳ lợi ích nào mà chúng ta có thể định lượng theo số tiền mà nó tạo ra” Thunhập ròng và doanh thu và một số ví dụ về lợi ích kinh tế Lợi nhuận và dòng tiền

thuần cũng là lợi ích kinh tế (Market Business News)

Không những thế, Một lợi ích kinh tế cũng có thể đề cập đến việc giảm mộtthứ gì đó chẳng hạn như chi phí Ví dụ, chi phí nguyên vật liệu hoặc lao động thấp

hơn là lợi ích kinh tế (Market Business News)

Còn theo định nghĩa của trang Invester Words – Một trang chuyên về địnhnghĩa các từ ngữ kinh tế - thì cho rằng “một lợi ích mà có thể được thể hiện bằng sốnhư một số tiền sẽ được cất giữ hoặc tạo ra như là kết quả của một hành động Thực

hiện một trường hợp kinh doanh cho một chiến lược mới hoặc ý tưởng sản phẩm

mới” (Invester Words)

1.3 Tổng quan về các công trình nghiên cứu trước đây

Sau đây là một số công trình tiêu biểu về vấn đề liên quan đến lợi ích của việc

áp dụng hóa đơn điện tử trên thế giới

1.3.1 Công trình nghiên c ứu của Nazish Ali

Trong công trình nghiên cứu mang tên “Thích ứng với hóa đơn điện tử: Lợi

ích, thách thức và chiến lược để vượt qua các thách thức trong tương lai” (Adapting invoicing: benefits, challenges and future strategies to overcome challeenges) của

e-mình vào năm 2016, Nazish Ali đã đưa ra mô hình nghiên cứu với việc đánh giá 03yếu tố: Lợi ích của hóa đơn điện tử, các thách thức trong việc triển khai hóa đơn điện

tử và các chiến lược để vượt qua các thách thức này

Sơ đồ 2.1 Mô hình nghiên cứu của Nazish Ali (2016)

1.3.2 Công trình nghiên c ứu của Joyce Ahtola

Trong công trình nghiên cứu cử nhân mang tên “Hướng dẫn thực hiện hóa đơn

điện tử ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)” (Guidelines for implementing electronic invoicing in small and medium-sized enterprises) vào năm 2016 của mình

thì tác giả đã đánh giá những tác động của hóa đơn điện tử đến 03 đối tượng chính, đólà: Tác động đến doanh nghiệp sử dụng, tác động đến công việc của nhân viên và tácđộng đến nhà cung ứng

Sơ đồ 2.2 Mô hình nghiên cứu của Joyce Ahtola (2016)

1.3.3 Công trình nghiên c ứu của Jessica Sundström

Trong công trình nghiên cứu Thạc sĩ mang tên “Thích ứng với hóa đơn điện tử

tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs)” (Adoption of electronic invoicing in SMEs) tại trường đại học công nghệ Luleå (Luleå University of Technology) vào năm 2006,

tác giả đã đưa ra mô hình bao gồm 03 yếu tố như sau: Lợi thế trực tiếp, lợi thế giántiếp và các rủi ro khi áp dụng hóa đơn điện tử

Trong đó các lợi thế trực tiếp bao gồm:

 Tiết kiệm chi phí (Cost saving)

 Giúp nhân viên tập trung vào các công việc khác có giá trị gia tăng cao hơn

(Automation frees staff resource for other tasks)

 Khách hàng thanh toán nhanh hơn và làm giảm hóa đơn nhắc nhở (Interest

revenues and less invoice reminders are needed)

Và các lợi thế gián tiếp bao gồm:

 Giảm lượng giấy thải ra môi trường (Reduced paper handling)

 Tạo ra môi trường làm việc hiện đại, thân thiện (Using modern, rational

and environmentally friendly tchniques)

 Cải thiện mối quan hệ với khách hàng (Strengthening of customer

relations)

 Tăng cường lòng trung thành của khách hàng và nhà cung cấp (Improving

customer and supplier loyalty)

Sơ đồ 2.3 Mô hình nghiên cứu của Jessica Sundström (2006)

1.4 Mô hình lợi ích của hóa đơn điện tử đề xuất và thang đo được sử dụng

trong nghiên cứu

1.4.1 Mô hình l ợi ích của hóa đơn điện tử đề xuất

Mô hình lợi ích của hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE được sử dụng trongnghiên cứu lần này bao gồm các yếu tố sau:

- Lợi ích trực tiếp:

 Lợi ích về chi phí: Chi phí là một trong những chỉ tiêu đầu tiên là bất cứ

doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm đến khi quyết định sử dụng một dịch

của hóa đơn điện tử trên toàn thế giới điển hình như của Nazish Ali (2016)

và của Jessica Sundström (2006) đều chỉ ra rằng tiết kiệm chi phí là mộttrong những lợi ích hàng đầu của hóa đơn điện tử

 Lợi ích về mức độ bào mật: Nếu như đối với hóa đơn giấy truyền thống

được lưu giữ thủ công tại văn phòng công ty thì đối với hóa đơn điện tử nóichung và hóa đơn điện tử VNPT – INVOICE nói riêng, tất cả đều được lưutrữ trên bộ dữ liệu của đơn vị cung cấp và được chuyển trực tiếp về các đơn

vị quản lý thuế, vì vậy sự bảo mật là lợi thế thứ hai mà các doanh nghiệpđều quan tâm khi quyết định chọn sử dụng dịch vụ này

 Lợi ích về quản lý và thực thi: Các lợi thế của hóa đơn điện tử ở khía này

sẽ bao gồm một số công việc như giúp quản lý tốt hơn dòng tiền, dễ dàngtrong việc tìm kiếm và kiểm soát hóa đơn,.v.v Và đặc biệt, hóa đơn điện

tử còn giúp giảm thiểu tối đa các sai sót chủ quan do con người gây ra.(Spanic, Ristic, Vrdoljak, 2011 và Kreuzer, Eckhardt, Bernius, Krönung,2013)

 Lợi ích về mức độ phức tạp và xử lý công việc: Nếu như đối với hóa đơn

giấy truyền thống thù một chu kỳ xử lý sẽ bao gồm các công việc như điềnthông tin, xuất hóa đơn, chuyển hóa đơn, giao nhận ký tên,.v.v Thì đối vớihóa đơn điện tử, tất cả các thao tác này sẽ được thực hiện ngay trên nềntảng phần mềm của dịch vụ và được dẫn truyền bằng các phương tiện khácnhau Đây là một trong những sự khác biệt lớn nhất và nó cũng tạo ra ưuđiểm lớn nhất cho hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy (Nazish Ali, 2016)

 Phương thức gửi và thanh toán: Hóa đơn điện tử có rất nhiều phương

thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản haythanh toán qua ví điện tử,.v.v Bên cạnh đó, các doanh nghiệp còn có thểxuất gửi hóa đơn bằng nhiều hình thức như hình 2.2 (E-invoicing, 2010).Điều này tạo cho hóa đơn điện tử một lợi thế vô cùng lớn trong việc gửi vàthanh toán

- Lợi ích gián tiếp:

 Tính thiện cảm: Tính thiện cảm tức là các lợi thế liên quan đến việc giúp

cho các doanh nghiệp cảm nhận được gì trong khi sử dụng dịch vụ hóa đơnđiện tử và họ tận dụng nó như thế nào để làm tăng thêm nhiều giá trị giatăng khác cho công ty (Spanic, Ristic và Vrdoljak, 2011)

 Tính kích thích: Bên cạnh tính thiện cảm thì hóa đơn điện tử còn giúp cho

doanh nghiệp trong một số khía cạnh liên quan đến nhà cung cấp và kháchhàng của họ, tức là bên cạnh việc tạo ra lợi ích trực tiếp cho các doanhnghiệp đang sử dụng, mà hóa đơn điện tử còn giúp kích thích các bên liên

về việc hợp tác trong kinh doanh như giải quyết tranh chấp, chất lượng mốiquan hệ,… (Kreuzer, Eckhardt, Bernius, Krönung, 2013)

Tất cả những lợi ích trên sẽ được sơ đồ hóa bằng mô hình sau: