NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên ĐỖ UYÊN KHA Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 12/11/1982 Nơi sinh: Ninh Thuận Chuyên ngành: Kế toán MSHV: 1641850010 I- Tên đề tài: CÁC NHÂ
TÍNH CẤP THIẾT ĐỀ TÀI
Theo xếp hạng của Ngân hàng Thế giới (WB), Việt Nam đang đứng thứ 64/160 nước và đứng thứ 4 trong ASEAN sau Singapore, Malaysia, Thái Lan về mức độ phát triển logistics Với tốc độ phát triển hàng năm đạt 16 đến 20%, đây là một trong những ngành dịch vụ tăng trưởng đều nhất của Việt Nam thời gian qua (VnEconomy, 2017)
Công nghệ thông tin cũng có tầm ảnh hưởng rất lớn với thành công của ngành logistics Trong những năm trở lại đây, nhiều tập đoàn vận chuyển trên thế giới đã sử dụng ERP như Maersk Line (Damco), DHL, Leschaco, UPS supply chain… đều đã ứng dụng thành công hệ thống ERP vào trong công tác quản lý của mình
Trên thế giới có nhiều nghiên cứu về thực trạng tổ chức HTTTKT trong môi trường ứng dụng ERP, tuy nhiên ở Việt Nam các nghiên cứu này còn rất ít, đặc biệt là những nghiên cứu tại các các công ty logistics
Vận tải với vai trò đặc biệt quan trọng thúc đẩy quá trình lưu thông tiêu thụ hàng hoá, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thương trường Chính việc lựa chọn phương thức vận tải và cách thức tổ chức vận tải sẽ quyết định chất lượng sản phẩm, giá cả cạnh tranh, chu kỳ vòng đời sản phẩm hợp lý, việc giao hàng đúng kế hoạch và tỷ lệ hàng tồn kho, hư hỏng thấp rất quan trọng và sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng hơn nữa trong tương lai Tuy nhiên thực trạng hiện nay cho thấy tại các DN trong Ngành logistics của Việt Nam nói chung và của TP.HCM nói riêng, việc tổ chức HTTTKT trong môi trường ERP còn nhiều bất cập, chưa mang lại hiệu quả thực sự trong quản lý kế toán nói riêng và quản lý DN nói chung Theo đó, việc tổ chức HTTTKT cần phải bài bản và khoa học nhằm cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời và khoa học để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho các DN trong lĩnh vực Logistics
Từ tình hình thực tiễn trên, nên em đã chọn đề tài “Các nhân tố thuộc môi trường ERP tác động đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp logistic tại thành phố Hồ Chí Minh” nhằm phát hiện và xác định các nhân tố tác động đến công tác tổ chức HTTTKT cho các DN logistics Từ đó có những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức HTTTKT trong môi trường ERP cho các đơn vị.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu chung
Nghiên cứu và xác định các nhân tố tác động thuộc môi trường ERP đến tổ chức HTTTKT tại các công ty logistics ở TP.HCM và từ đó đề xuất giải pháp nhằm tổ chức có hiệu quả HTTTKT tại các đơn vị.
Mục tiêu cụ thể
- Khảo sát và đánh giá về tổ chức HTTTKT tại các DN logistics khi ứng dụng ERP trong tổ chức kế toán
- Xác định được mức độ tác động của từng nhân tố thuộc môi trường ERP đến việc tổ chức HTTTKT tại các DN logistics trên địa bàn TP.HCM
- Đề xuất một số hàm ý nhằm tổ chức HTTTKT tại các DN logistics trong môi trường ERP được hiệu quả hơn.
CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
Câu hỏi 1: Thực trạng công tác tổ chức HTTTKT tại các DN logistics khi ứng dụng ERP hiện nay như thế nào?
Câu hỏi 2: Mức độ tác động của từng nhân tố thuộc môi trường ERP đến tổ chức HTTTKT tại các DN logistics trên địa bàn TP.HCM như thế nào?
Câu hỏi 3: Cần có những định hướng nào để công tác tổ chức HTTTKT tại các DN logistics trong môi trường ERP được hiệu quả hơn?
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nội dung nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu cần giải quyết các vấn đề sau:
- Đề tài nghiên cứu thực trạng của về tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp logistics khi ứng dụng ERP trong tổ chức kế toán - Khu vực TP.HCM
- Những tác động của từng nhân tố thuộc môi trường ERP đến việc tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp logistics trên địa bàn TP.HCM
- Từ những thực trạng đã nghiên cứu được và kết quả kiểm định mô hình nghiên cứu, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp logistics trong môi trường ERP được hiệu quả hơn - Khu vực TP.HCM.
Phương pháp nghiên cứu
Trong luận văn này tác giả sử dụng đồng thời cả hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng
Nghiên cứu định tính: Tham khảo một số tài liệu đã nghiên cứu của các tác giả và kế thừa các nghiên cứu khảo sát về việc tổ chức HTTTKT trong môi trường ERP của các DN để rút ra các nhân tố cơ bản thuộc môi trường ERP ảnh hưởng đến việc tổ chức HTTTKT tại các DN hoạt động trong lĩnh vực logistics trên địa bàn TP.HCM Sau đó xây dựng bảng câu hỏi để tiến hành khảo sát và lựa chọn mẫu.Thực hiện phỏng vấn bao gồm: cán bộ quản lý, trưởng, phó phòng – ban, và kế toán viên tại đơn vị
Riêng phần tổng quan các đề tài nghiên cứu liên quan; cơ sở lý thuyết của đề tài và khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng việc việc tổ chức HTTTKT trong môi trường ERP của các DN logistics trên địa bàn TP.HCM, tác giả còn sử dụng các phương pháp thống kê mô tả, phân tích, so sánh, tổng hợp, suy luận để làm rõ các nội dung liên quan đến đề tài
Nghiên cứu định lượng: Tác giả sử dụng mô hình nghiên cứu nhân tố khám phá để xác định, kiểm chứng các nhân tố thuộc môi trường ERP ảnh hưởng đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp logistics Sử dụng phần mềm SPSS 20.0 để kiểm định mô hình nghiên cứu
Dữ liệu phục vụ nghiên cứu gồm có dữ liệu thứ cấp được thu thập khảo sát từ các doanh nghiệp logistics trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; đồng thời tác giả sử dụng dữ liệu sơ cấp từ việc khảo sát thông qua Bảng câu hỏi đối với các cá nhân là chuyên gia, quản lý và nhân viên có sự hiểu biết và trực tiếp vận hành hệ thống ERP trong tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp này.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Dựa vào cơ sở lý thuyết và khảo sát thực trạng, tác giả đã xây dựng và đánh giá được mô hình các nhân tố tác động thuộc môi trường ERP đến việc tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics tại thành phố Hồ Chí Minh - Khu vực TP.HCM
Thông qua kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của tổ chức HTTTKT tại các doanh nghiệp logistics trong môi trường ERP - Khu vực TP.HCM Qua đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức HTTTKT góp phần giúp nhà quản lý, các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán tại các doanh nghiệp logistics trong môi trường ERP chính xác, kịp thời và hiệu quả hơn Mặt khác, kết quả nghiên cứu của tác giả còn là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm khi nghiên cứu và học tập trong cùng lĩnh vực
7 Kết cấu của luận văn: Luận văn được kết cấu thành 5 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu
Chương 4: Kết quả nghiên cứu và giải pháp
Chương 5: Kết luận và kiến nghị.
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu công bố ở nước ngoài
[1] Đề tài “Enterprise resource planning systems’s impact on accounting processes” (Ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đến quy trình kế toán)
Nguồn: Business Process Management Journal, Vol 10, Iss: 2, trang 234 – 247, năm 2005
Tác giả: Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki, Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK)
Nội dung: Spathis và Constantides thông qua việc nghiên cứu 26 doanh nghiệp từ các loại hình kinh doanh tại Hy lạp như:
Sau khi áp dụng ERP, các doanh nghiệp đạt được nhiều hiệu quả hơn trong các phương pháp và xử lý kế toán Hỗ trợ các quản lý phi tài chính (18/26 doanh nghiệp, 69%); Phân tích lợi nhuận theo hoạt động kinh doanh hoặc vùng hoạt động (17/26 doanh nghiệp, 66%); Phân tích lợi nhuận theo đơn vị sản phẩm (15/26, 58%); Phân tích tỷ số tài chính (14/26, 54%); Kiểm soát tiền (13/26, 50%); Xây dựng kế hoạch chính (13/26, 50%); Trung tâm lợi nhuận (13/26, 50%); Quản lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích lợi nhuận theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo vốn đầu tư (10/26, 39%); ABC ( /26, 2 %); Chi phí theo mục tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo biến phí, định phí (5/26, 19%)
[2] Đề tài “Analysis of the effects of ERP systems in Accounting Organization”
(Phân tích ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trong Tổ chức Kế toán)
Nguồn: ERP systems – study about the effects of ERP in the accountants function
Tác giả: Edson Luiz Riccio, PhD (2010)
Nội dung: Bài báo đã trình bày những ảnh hưởng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đến công tác kế toán như sau:
- Ảnh hưởng đến cách thức hoạt động kế toán, hệ thống ERP cung cấp thông tin có sẵn trong hệ thống Mọi người trong công ty đều có thể truy cập dữ liệu kế toán Đồng thời, ERP cũng bảo mật, nâng tầm quan trọng của thông tin thông qua chức năng phân quyền, phân cấp kế toán
- Ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin: số được tạo bởi kế toán là số cuối cùng Thông tin kế toán trở nên trung tâm, hỗ trợ hoạch định chiến lược tổng thể/ra quyết định, lập kế hoạch/ra quyết định, báo cáo thông tin tổng quát, bố cục linh hoạt và hiệu quả ERP còn hỗ trợ cho việc xử lí các giao dịch, báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cho bộ phận tài chính, kế toán
- Ảnh hưởng đến công tác kế toán: ERP giúp ích cho việc tích hợp và tiếp cận thông tin Vì thế, công tác kế toán được hỗ trợ và trở nên đơn giản, nhanh gọn hơn nhiều, giảm thiểu thời gian chết trong hoạt động kế toán
[3] Tác phẩm “The effect of application of ERP system on the efficiency of resources use in Jordanian companies' case study (Arab Potash Company)” (Ảnh hưởng của việc ứng dụng hệ thống ERP vào hiệu quả sử dụng nguồn lực trong nghiên cứu tình huống của các công ty Jordan (Công ty Arab Potash)
Alzaytoona universityTác giả: Dr Mah’d aljabali, Mr Osama Abdullah Hassan, Prof Dr Ismat Elkurdi (2011)
Nội dung: Nghiên cứu nhằm mục đích đánh giá sự tác động của việc ứng dụng ERP vào hiệu quả sử dụng các nguồn lực sẵn có tại các DN Jordan, điển hình là công ty Arab potash
Tác giả đã đo lưởng hiệu quả của việc áp dụng hệ thống ERP tác động lên tỷ suất doanh thu đối với tài sản cố định, hàng tồn kho, tổng tài sản, các khoản phải thu và nguồn vốn Một số thay đổi tích cực liên quan đến thực tiễn, được tác giả quan sát sau khi thực hiện hệ thống ERP:
- Về ngân sách: tự động hơn, chi tiết hơn, chính xác hơn, dễ sử dụng hơn, dễ dàng hơn cho việc hợp nhất và nâng cao năng lực tổng quan
- Về báo cáo hoạt động: tự động hơn, chi tiết hơn và cho kết quả nhanh hơn
- Về dự báo: dài hạn và thường xuyên hơn
- Về đo lường hiệu suất công việc: tập trung vào các điểm chính hơn, chi tiết hơn và quy mô lớn hơn
-Về chi phí: báo cáo linh hoạt phục vụ cho ra quyết định, chi tiết và chính xác hơn
[4] Đề tài “Why ERP is Alive and How it Can Get Well” (Tại sao ERP có thể tồn tại và có thể phát triển tốt )
Tác giả: Dan Woods - CTO and editor of CITO Research (Chief Technical Officer – Giám đốc công nghệ) (2012)
Nội dung: Thông qua nghiên cứu 2000 công ty đang sử dụng ERP trên toàn thế giới, Dan Woods khẳng định ERP chính là nền tảng sự thúc đẩy cho kinh doanh và sẽ tồn tại trong nhiều thế kỷ nữa ERP là một hệ thống phần mềm thông minh hứa hẹn sẽ cung cấp thời gian thực để xem xét tổng thể tình hình kinh doanh của DN ERP là một tích hợp tuyệt vời các thông tin tài chính, ERP sử dụng tối đa các nguồn lực tài chính thay đổi về phương thức và cách thức tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán thông qua phần mềm ERP sẽ hạn chế thời gian chờ trong việc đưa ra thông tin tài chính, các báo cáo tài chính cũng như trợ thủ đắc lực để các nhà quản trị đưa ra quyết định
Tổ chức kế toán trên nền ERP hoàn toàn theo xu hướng toàn cầu hoá, thể hiện trong việc tích hợp không giới hạn ranh giới quốc gia, tiền tệ sử dụng, ngôn ngữ, quy định và các chức năng
Dan Woods cũng khẳng định ERP tạo nên nhiều lợi ích trên toàn thể doanh nghiệp Tuy nhiên, việc sống còn của ERP còn tuỳ thuộc vào sự hiểu biết về quy trình và tổ chức kế toán chạy trên nền tảng phần mềm ERP của các doanh nghiệp
[5] Đề tài “Accounting Information Systems in an ERP Environment and
Tunisian Firm Performance” (Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ERP và thực tế áp dụng tại công ty Tunisian)
Nguồn: The International Journal of Digital Accounting Research, Vol 13,
Tác giả: Hazar Daoud và Mohamed Triki - University of Sfax Tunisia (2013) Tác giả cho rằng việc áp dụng hệ thống ERP đã đánh dấu sự tiến triển của hệ thống thông tin kế toán (AIS) AIS hiện đại có tiềm năng lớn để ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Tác giả cũng tiến hành một nghiên cứu thực nghiệm của 102 công ty Tunisia áp dụng hệ thống ERP.Tác giả đã sử dụng cách tiếp cận phần tử nhỏ nhất để thử nghiệm giả thuyết Kết quả cho thấy sự tham gia của lãnh đạo cấp cao và nhà tư vấn ERP bên ngoài có ảnh hưởng đến AIS Hơn nữa, tác giả cũng cho thấy rằng các kỹ thuật kế toán sử dụng sau khi áp dụng hệ thống ERP và tương tác của nhân viên kế toán tới AIS có tác động tích cực đến việc cải thiện hiệu suất công ty
Bên cạnh các đóng góp mang tính tích cực, nghiên cứu cũng trình bày một số hạn chế Giới hạn đầu tiên liên quan đến sự thiên vị mẫu, điều này có thể ảnh hưởng đến tính tổng quát của kết quả, tác giả xây dựng mẫu thông qua sự lựa chọn hợp lý của các cá nhân để điều tra Giới hạn thứ hai liên quan đến kích cỡ mẫu nhỏ Một mẫu lớn hơn sẽ làm tăng hiệu lực thống kê và cải thiện tính tổng quát của kết quả
Dữ liệu thu được từ một bảng câu hỏi được gửi đến những người trả lời thuộc các công ty lớn Những phản hồi này không dễ đạt được Giới hạn thứ ba là cách tiếp cận, nghiên cứu này dựa trên các biện pháp chủ quan được cung cấp bởi nhận thức của người trả lời, đều này có thể gây ra một số sai lệch.
Các nghiên cứu công bố ở trong nước
HTTTKT đóng vai trò cốt lõi, nhiều doanh nghiệp trong nước và trên thế giới đã kết hợp cùng CNTT để đạt hiệu quả tuyệt đối trong việc tổ chức và điều hành tại doanh nghiêp Việc phát triển và nâng cao năng lực doanh nghiệp thông qua
HTTTKT và CNTT được quan tâm từ tác giả Như để chuẩn bị cho những thay đổi tất yếu trong tương lai gần, đã có rất nhiều các công trình nghiên cứu về chủ đề trên được các nhà khoa học trong nước công bố Trong đó phải kể đến các nghiên cứu sau:
[1] Đề tài “Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam”
Nguồn: Luận văn thạc sĩ
Tác giả: Trần Thanh Thúy (2011)
Nội dung: Từ những nghiên cứu trên nền tảng lý thuyết, tác giả cho thấy khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô lớn và các doanh nghiệp này thường lựa chọn giải pháp ERP nước ngoài Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường dùng các giải pháp ERP Việt Nam Phần còn lại, các doanh nghiệp nhỏ chưa có sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến công cụ này Nhìn chung, ở các doanh nghiệp đã ứng dụng ERP, sự tác động của ERP đến tổ chức HTTTKT là cao Ngoài ra, để tăng cường sự tác động tích cực của ERP đối với HTTTKT,cần phải xây dựng quy trình kế toán và bộ máy kế toán phù hợp trên cơ sở kế toán cùng tham gia vào toàn bộ quá trình ứng dụng ERP từ giai đoạn phân tích đến đánh giá hệ thống
[2] Đề tài “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”
Nguồn: Luận án tiến sĩ
Tác giả: Nguyễn Bích Liên (2012)
- ERP tác động đến cách nhìn nhận vấn đề của kế toán khi xử lý nghiệp vụ kinh tế, cụ thể là kế toán vẫn tập trung vào tài khoản hơn là tác động của nghiệp vụ tới tình hình tài chính và luân chuyển thông tin theo qui trình
- ERP ảnh hưởng tác động tăng chất lượng hữu hiệu, hiệu quả, sẵn sàng và tin cậy của thông tin, cụ thể là tăng tính chính xác, kịp thời, có thực, đầy đủ và phù hợp của chất lượng thông tin kế toán
- ERP tác động tích cưc lên việc phân tích hoạt động kinh tế, xây dựng qui trình thu thập và luân chuyển thông tin giữa các bộ phận cũng khác nhau
Quan điểm của 3 nhóm: người tư vấn, triển khai ERP; doanh nghiệp sử dụng ERP; và nhóm người nghiên cứu giảng dạy ERP về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán là khác nhau Chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam chịu ảnh hưởng bởi 13 nhân tố
[3]Bài báo có tên “Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại Việt Nam Một áp dụng cải tiến các yếu tố của mô hình hệ thống thông tin thành công”
Nguồn: Tạp chí khoa học, Đại học Huế, tập 72B, số 3
Tác giả: Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012)
Bài nghiên cứu với mục đích kiểm định giả thuyết về các nhân tố quan trọng trong triển khai thành công ERP:
H1: Chất lượng hệ thống ERP có tác động tích cực đến thái độ hướng đến sử dụng hệ thống ERP
H2: Chất lượng thông tin ERP có tác động tích cực đến thái độ hướng đến sử dụng hệ thống ERP
H3: Đào tạo sử dụng hệ thống ERP có một tác động tích cưc đến thái độ đối với việc sử dụng hệ thống ERP
H4: Thái độ trong việc sử dụng hệ thống có một ảnh hưởng tích cực đến thái độ đối với việc sử dụng hệ thống ERP
H5: Ý định sử dụng có một ảnh hưởng tích cực đến lợi ích tổ chức
Xác định đối tượng nghiên cứu là người sử dụng ERP, thực hiện lấy mẫu thông qua website, khảo sát trực tuyến, email đính kèm file điện tử với 60 bảng câu hỏi được đo bằng thang đo 5 likert từ rất không đồng ý đến đồng ý hoàn toàn
Bằng phương pháp thống kê mô tả, kiểm định giá trị thang đo thông qua kiểm định Cronbach Alpha kết hợp với phân tích hồi quy và kiểm định T-Value dựa trên bảng câu hỏi hợp lệ, tác giả nhận định rằng tất cả các yếu tố độc lập đều có ý nghĩa, tác động đến ý định sử dụng ERP của người sử dụng tại Việt Nam Tuy nhiên yếu tố quan trọng hơn hẳn là yếu tố đào tạo, huấn luyện nhân viên
Mặc dù nghiên cứu đã đóng góp không nhỏ để nhận diện các nhân tố ảnh hưởng, giúp các doanh nghiệp có thêm kinh nghiệm, thực hiện các quyết định tốt hơn nhưng nghiên cứu vẫn còn chứa đựng một số hạn chế như mẫu mang tính đại diện cao, đối tượng khảo sát trải rộng do tính chất và quy mô, số lượng của doanh nghiệp khi triển khai ERP trải rộng, nằm cả ba miền: bắc, trung và nam Vì vậy, kết quả chưa khái quát hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam, đồng thời tài liệu và các nghiên cứu ở Việt Nam liên quan đến ERP ít bài có thể trích dẫn những dẫn chứng quan trọng
[4]Bài báo có tên“Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam”
Nguồn: Tạp chí phát triển khoa học công nghệ, tập 16, số Q2-2013
Tác giả: Ngụy Thị Hiền, Phạm Quốc Trung (2013)
Tác giả sử dụng phương pháp định tính và định lượng, dựa trên cơ sở lý thuyết, nghiên cứu tình huống và phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia trong lĩnh vực ERP nhằm nhận diện các nhân tố chính ảnh hưởng đến sự thành công của các dự án ERP tại Việt Nam
Với 200 mẫu khảo sát tại Thành Phố Hồ Chí Minh sử dụng thang đo likert 5 điểm, kết quả có 162 bảng câu hỏi hợp lệ được sử dụng phân tích kết quả Sau khi phân tích độ tin cậy của thang đo thông qua Cronbach’s Anpha, kết hợp phân tích nhân tố khám phá – E A và phân tích hồ quy kết quả nghiên cứu xác định 6 yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP là: đặc điểm cùa người dùng, đặc điểm của hệ thống ERP, chất lượng của đơn vị tư vấn, triển khai ERP, đặc điểm của Doanh nghiệp, đặc điểm của đội dự án và sự hổ trợ từ ban lãnh đạo Trong đó có 3 yếu tố tác mạnh đến đến sự thành công của dự án triển khai ERP là: sự hổ trợ từ ban lãnh đạo, đặc điểm của đội dự án, chất lượng của đơn vị tư vấn, triển khai ERP Tuy nhiên nghiên cứu vẫn còn một số hạn chế như: cỡ mẫu nhỏ, chưa đại diện cho tất cả các doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam, thang đo sự thành công ERP chỉ tập trung vào sự thành công ERP khi triển khai dự án mà chưa xét đến các khía cạnh của sự thành công sau khi triển khai
[5]Đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình (ERP) tại Công ty cổ phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu” của Phan
Nhận xét về các nghiên cứu trước và xác định vấn đề cần nghiên cứu
- Với các nghiên cứu về hệ thống ERP: Tất cả các nghiên cứu đều khẳng định ERP tác động tích cực đến tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp Thông qua thực tiễn, các tác giả đã đưa ra các chỉ số khả quan về hiệu quả tác động lên hoạt động, báo cáo và nguồn lực của các doanh nghiệp Tuy nhiên, các tác giả cũng khẳng định ERP chỉ có thể thành công khi kết hợp với sự hiểu biết quy trình và việc tổ chức HTTTKT tại doanh nghiệp
- Với các nghiên cứu về HTTTKT: Chất lượng thông tin kế toán là yếu tố cốt lõi ở bất kỳ doanh nghiệp nào Đặc biệt, việc sử dụng ngày càng tăng các hệ thống ERP và những tiến bộ trong công nghệ thông tin có rất nhiều tác động đến việc tổ chức HTTTKT Trong quá khứ, hệ thống kế toán là trọng tâm chính của hệ thống thông tin doanh nghiệp nhưng với dưới nền ERP, HTTTKT là cơ sở dữ liệu chung và tích hợp trực tiếp từ nhiều phân hệ khác Việc tổ chức HTTTKT chịu tác động mạnh bởi những nhân tố thuộc môi trường ERP Do vậy, các nghiên cứu trước đã phần nào cho thấy hiện tại hệ thống thông tin kế toán đang chịu sự quyết định bởi hệ thống, quy trình và sự hiểu biết thấu đáo, kiến thức của nhân viên và nhà quản lý
- Với tổng thể những nghiên cứu trong và ngoài nước như trên, tác giả đã xác định được khe hở nghiên cứu của chủ đề nghiên cứu ở đây là chưa có nghiên cứu nào xây dựng một HTTTKT thích hợp cho các doanh nghiệp logistics trên cơ sở nghiên cứu các nhân tố thuộc môi trường ERP nhằm giúp doanh nghiệp logistics tổ chức một HTTTKT hiệu quả và hạn chế rủi ro trong vận hành hệ thống thông tin nói chung, HTTTKT nói riêng và tránh lãng phí nguồn lực trong các đơn vị này
Qua những bài nghiên cứu ở các công ty của Úc, Hy Lạp, Mỹ và Việt Nam, các tác giả đều cho thấy việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, tạo nên sự hài lòng đối với người sử dụng Việt Nam, ERP đã đạt được nhiều thành công ở các công ty lớn (sử dụng phần mềm nước ngoài), hiện nay ERP cũng phát triển nhiều tính năng ưu việt phục vụ cho cả các công ty vừa và nhỏ, cho nên gần đây đã có một sự gia tăng đáng kể số lượng sử dụng ERP trong kế toán của một số doanh nghiệp vừa và nhỏ
Việc ứng dụng ERP là cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, là xu hướng của thời đại Như vậy với một công ty cụ thể đã ứng dụng thành công hệ thống ERP thì hệ thống ERP đã ảnh hưởng như thế nào đến thực trạng tổ chức HTTTKT tại công ty đó? Từ đó cần có những giải pháp nào để nâng cao chất lượng thông tin kế toán tại các công ty?
CƠ S LÝ THUYẾT
Tổng quan ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (EPR) là một thuật ngữ mà chúng ta đang có nhiều định nghĩa khác nhau ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J và Pijl, van der, G.J, 2005) [4]
Do ERP cung cấp thông tin phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nên đứng ở mỗi gốc độ chúng ta có một định nghĩa riêng, cái nhìn riêng:
Tìm hiểu ở gốc dộ quản lý, ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004)
Từ quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005); (Nguyễn Bích Liên, 2012, trang 14-15)
Còn nếu chúng ta tìm hiểu dưới gốc độ công nghệ thông tin: ERP (Enterprise Resources Planning) là việc hoạch định tổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP
ERP (Enterprise Resources Planning) đã phát triển hơn 30 năm (Shehab et al., 2004)
Vào những năm 1960: các khái niệm liên quan đến chức năng của quá trình quản lý sản xuất bắt đầu xuất hiện, hầu hết tập trung vào tự động hoá trong việc kiểm soát hàng tồn kho Các khái niêm liên quan đến số lượng đặt hàng kinh tế, lượng tồn kho an toàn, danh sách nguyên liệu (Bill of Materials - BOM), quản lý lệnh sản xuất cũng đồng thời ra đời
Vào những năm 1970: sản xuất nhà máy hiện đại ngày càng tăng cùng với sự ra đời của máy tính làm tăng nhu cầu cần phải quản lý và cân bằng sản xuất và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sau đó, điều này làm sản sinh phần mềm được gọi là
Kế hoạch Yêu cầu Vật liệu - hoặc MRP (Materials Requirements Planning) Chương trình phần mềm MRP này đã giúp kế hoạch sản xuất, mua và phân phối Điều này hiển nhiên giúp làm giảm số tiền buộc vào hàng tồn kho
Vào những năm 1980: MRP phát triển và trở thành MRPII (Manufacturing
Resource Planning – Hoạch định nguồn lực sản xuất) Điều này cho phép quản lý thêm nhiều quy trình sản xuất và khả năng lớn hơn, đặc biệt là xung quanh yêu cầu về quy mô
Vào những năm 1990: sự phát triển của công nghệ thông tin đã góp phần xây dựng khái niệm ERP dựa trên hệ thống MRPII ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, nhân sự, hậu cần, bán hàng, mua hàng
Cho đến nay, ERP đã phát triển và kết hợp với nhiều ứng dụng khác nhau như: SCM (Supply Chain Management - quản lý chuỗi cung ứng), CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng), BI (Business Intelligence – Kinh doanh thông minh)
2000S Mở rộng hệ thống ERP
1990S Phát triển ERP với các phần quản lý cơ bản
1980S Hoạch định nguồn lực sản xuất
1970S Kế hoạch yêu cầu vật liệu
1960S Kiểm soát hàng tồn kho
Sơ đồ 2.1: Các giai đoạn phát triển của ERP
2.1.3 Cấu trúc của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là một tổng thể các phân hệ (module) Mỗi một phân hệ là một phần mềm riêng lẻ Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: Kế toán tài chính; Quản lý sản xuất; Chuỗi cung ứng; Quản lý khách hàng và Bộ phận nhân sự (Marnewick and Labuschagne, 2005).
Sơ đồ 2.2 Hệ thống hoạch định nguồn lưc ERP – Tích hợp các phân hệ
2.1.4 Đặc điểm của hệ thống ERP
EPR là một tổng thể các phân hệ riêng biệt, cho nên việc tuỳ chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của Doanh nghiệp hoàn toàn có thể, qua đó thể hiện tính linh hoạt trong việc thích ứng thay đổi cho từng giai đoạn là cao Mặc dù mỗi phân hệ hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP (Brazel and Li, 2005)
Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai
Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính …
Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp
Sơ đồ 2.3: Đặc điểm của hệ thống ERP
2.1.5 Lợi ích và hạn chế của ERP
Theo Booth và cộng sự (2000), "Người sử dụng ERP nhận định chất lượng của thông tin kế toán trong kế toán tài chính và quản lý là đầy đủ về báo cáo, hỗ trợ ra quyết định cũng như tốt về báo cáo chuyển đổi."
Theo Stefanou (2002), còn tồn tại những lợi ích tích luỹ cho người áp dụng ERP sự kết hợp của các ứng dụng kế toán, trao đổi thông tin và báo cáo dự toán như là lợi thế nổi bật và thế mạnh của hệ thống ERP
Theo Shang và Seddon (2002), lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:
• Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, giảm thời gian, nâng cao năng suất, cải thiên chất lượng và cải thiện dịch vụ khách hàng
• Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện để quản lý nguồn lực tốt hơn, dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận
• Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
2.2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System – viết tắt là AIS) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin kế toán cho doanh nghiệp Từ quá trình vận hành HTTTKT, nhóm tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và cộng sự cho rằng các HTTTKT đều thuộc loại hệ thống mở, có mục đích, sử dụng chu trình IPO (Input – Processing – Output)
HTTTKT còn là một hệ thống tích hợp từ các yếu tố liên quan, phù hợp để tạo ra thông tin kế toán chất lượng, và đó là những thành phần về phần mềm, phần cứng, con người, thủ tục, dữ liệu và mạng lưới truyền thông (Azhar Susanto, 2013)
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ thể hiện khái quát về Hệ thống thông tin kế toán
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và cộng sự, 2007)
2.2.2 Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kinh doanh
2.2.2.1 Các chu trình kinh doanh trong ngành Logistics:
Chu trình kinh doanh trong ngành Logistics gồm có 5 chu trình: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân sự, chu trình điều hành đơn hàng, chu trình tài chính
Mỗi chu trình có các hoạt động khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết và tạo thành chu trình kinh doanh tổng thể của Doanh nghiệp
Bảng 2.1: Các chu trình kinh doanh trong Ngành logistics
Chu trình doanh thu - Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra giới hạn tín dụng
- Lập báo giá (debit note), đồng thời lấy xác nhận của khách hàng
- Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu
- Cập nhật nợ phải thu
- Chuẩn bị các báo cáo
Thu thập dữ liệu đầu vào Xử lý, Tổng hợp,
Lưu trữ Thông tin đầu ra
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chu trình chi phí - Lựa chọn nhà cung cấp
- Ghi nhận nợ phải trả
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Cập nhật nợ phải trả
- Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình nhân sự - Tuyển dụng, thuê và huấn luyện nhân viên mới
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
- Tính toán tiền lương nhân viên
- Chuẩn bị và thanh toán tiền lương
- Chi trả các khoản thuế và bảo hiểm
- Ghi nhận nghiệp vụ lương
- Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình điều hành đơn hàng - Nhận booking theo form cho từng khách hàng
- Kiểm tra đơn giá và thông tin trong hệ thống
- Chọn nhà cung ứng (Carrier / Airline / Others)
- Giao booking khi khách hàng đã đồng ý
- Làm vận đơn (House Bill of Landing/Master Bill of Landing)
- Khai các hệ thống AMS/ ACI/ AFR/ ISF
- Scan chứng từ vào hệ thống
- Gửi thông báo đến khách và các đại lý (Pre- alert) hoặc chuyển fax nhanh bộ chứng từ
- Chuẩn bị các báo cáo
Chu trình tài chính - Dự báo nhu cầu tiền
- Chi trả cổ tức và lãi cho các đại lý
- Chuẩn bị các báo cáo
2.2.2.2 Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh
Giữa năm chu trình có sự liên kết và quan hệ chặt chẽ với nhau Chúng ta cũng có thể thấy đầu ra của chu trình này là đầu vào của chu trình kia (Nguyễn Thế Hưng,
Sơ đồ 2.5: Mối liên hệ giữa các chu trình kinh doanh
2.2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Theo tài liệu “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Phương Đông, năm 2012” thì việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán là một quá trình thiết lập tất cả các thành phần của HTTTKT và thực hiện theo một trình tự
Thực tế cho thấy, việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm đảm bảo các yêu cầu, nguyên tắc của kế toán, đáp ứng được vai trò quan trọng của thông tin kế toán, cũng như tiệm cận với các chuẩn mực quốc tế trong lĩnh vực kế toán
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DN logistics trên cơ sở tổ chức các thành phần độc lập tương đối vẫn đảm bảo cho HTTTKT hoạt động đúng nguyên
Sổ sách, báo cáo tắc của quy trình I-P-O (Input – Processing – Output) của các HTTT sử dụng máy tính
(a) Tổ chức thu thập dữ liệu
Tổ chức thu thập dữ liệu chỉ có thể thực hiện khi doanh nghiệp xác định được yêu cầu thông tin Vì việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình kinh doanh nên việc tổ chức thu thập dữ liệu cũng được tiến hành theo từng hoạt động chu trình kinh doanh
Tiến trình này có liên quan mật thiết với tiến trình tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, bởi vì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ảnh trên chứng từ kế toán Hạch toán ban đầu là ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các bộ phận vào chứng từ kế toán Do đặc thù ngành Logistics, nghiệp vụ này do các nhân viên phục vụ khách hàng làm (Customer service), nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu dữ liệu đã nhập với chứng từ thực tế phát sinh Việc tổ chức thu thập dữ liệu cho các hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh cần chú ý đến quá trình quản lý chi tiết Yêu cầu này càng khắt khe trong ngành Logistics do phát sinh nghiệp vụ quá nhiều
Các công cụ được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu có thể bao gồm máy vi tính và các thiết bị khác Việc xử lý dữ liệu cũng theo một quy trình cụ thể:
Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
Bước 2: Tổ chức, xử lý chứng từ
Bước 3: Tổ chức xử lý chứng từ trong phòng kế toán: Sau khi đã phân loại chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu, đối chiếu chứng từ máy và chứng từ giấy, đối chiếu thông tin sổ và các báo cáo kế toán
Bước 4: Tổ chức tổng hợp thông tin nhằm tạo nên hệ thống báo cáo cung cấp đến người sử dụng
(c) Cung cấp thông tin Đầu ra của hệ thống trong hầu hết các đơn vị kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Ngoài ra, tùy theo đặc điểm kinh doanh, hệ thống xử lý bằng máy tính hay thủ công mà đầu ra của hệ thống thông tin kế toán có thể bao gồm các dạng khác như báo cáo thường niên, sổ kế toán được in từ phần mềm Mục tiêu của hệ thống đầu ra là sử dụng nguồn dữ liệu từ quá trình xử lý để tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, tình hình hoạt động
… trong đơn vị kế toán Kết quả là nó tạo ra những sản phẩm theo mục tiêu đã được xác định và truyền tải đến các đối tượng sử dụng thông qua các phương thức khác nhau
Kiểm soát là một vấn đề rất quan trọng trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán vì cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết
+ Kiểm soát truy cập: Nếu một người truy cập bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong công ty
+ Phân chia chức năng: cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống
Sự tương tác giữa ERP và hệ thống thông tin kế toán
2.3.1 Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý
Theo Asustosh Deshmukh (2006), ERP là một hệ thống đồng bộ hoá các phân hệ trong quá trình kinh doanh bao gồm: hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin nhân sự thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin tiên tiến
Xét dưới khía cạnh hệ thống thông tin quản lý, thể hiện sự đồng điệu về mô hình chức năng giữa ERP và HTTTKT trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng ERP có sự tác động đến HTTTKT và ngược lại Do đặc thù của ERP là sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và dữ liệu nghiệp vụ kinh doanh được thu thập nhiều chi tiết hơn HTTTKT cần xử lý cần dữ liệu này để tạo ra thông tin Thông tin này được cung cấp cho nhiều đối tượng, nhiều cấp quản trị, tạo ra nhiều dòng thông tin khác nhau: thông tin theo chiều ngang và thông tin theo chiều dọc Đối với dòng thông tin theo chiều dọc sẽ hỗ trợ việc ra quyết định của các cấp quản trị từ những người thực hiện tác nghiệp, nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung đến nhà quản trị cấp cao, bao gồm các quyết định có cấu trúc, các quyết định bán cấu trúc và các quyết định không có cấu trúc Đối với dòng thông tin theo chiều ngang được sử dụng để đẩy nhanh dòng thông tin, cải thiện sự hiểu biết, phối hợp hành động để đạt các mục tiêu của tổ chức của những người ở cùng cấp hay ở cấp tổ chức tương đương và dòng thông tin chéo với những người ở cấp khác nhau mà họ không có các mối quan hệ báo cáo trực tiếp
2.3.2 Xét dưới khía cạnh phân tích và kiểm soát dữ liệu:
Trong môi trường ERP, để có thể phân tích và kiểm soát tốt dữ liệu đòi hỏi nhân viên kế toán cần có kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hiểu biết về sự khác biệt giữa hệ thống ERP và kế toán truyền thống:
(a)Kiến thức về công nghệ thông tin:
Theo Ismail và King (2007), năng lực của nhân viên kế toán là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của HTTTKT Các nhân viên này được kêu gọi thực hiện các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến hệ thống kế toán, tài chính và thông tin của tổ chức Trong bối cảnh ERP, kế toán phải thể hiện khả năng làm việc theo nhóm bởi vì thông tin được chia sẻ theo thời gian thực hiện Kế toán viên cũng phải có một sự hiểu biết về tất cả các hệ thống và tương tác
(b)Hiểu biết về doanh nghiệp và quá trình kinh doanh:
Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng và chiến lược, đặc điểm kinh doanh khác nhau Thế nên, mặc dù có thể nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng ERP nhưng không có nghĩa là quy trình hoạt động giống nhau Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có ảnh hưởng đến việc phân tích và kiểm soát dữ liệu Dữ liệu đầu vào được thu thập trên cơ sở nhu cầu thông tin của từng phòng ban và trong toàn bộ hệ thống Quá trình nhập liệu ban đầu không những chịu ảnh hưởng đến chính bộ phận chức năng đó mà còn tác động trực tiếp đến các chức năng khác
(c)Hiểu biết về sự khác biệt giữa ERP và kế toán truyền thống:
So với kế toán truyền thống Việt Nam, hệ thống ERP có một số khác biệt sau: cấu trúc tài khoản linh hoạt, sự xuất hiện tài khoản trung gian, sử dụng duy nhất bút toán đảo để điều chỉnh trên hệ thống, các bút toán được tạo ra một cách tự động và được kiểm soát thành nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, yêu cầu người làm công tác kế toán phải tuân thủ theo quy trình, hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên, luôn phản ảnh kịp thời và trung thực ở từng khâu trên hệ thống.
Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Theo tác giả Beverley Jackling and Gary Spraakman, Australia (2006) thì ERP có những tác động đến việc tổ chức HTTTKT như sau:
2.4.1 Những thay đổi về mặt quy trình
(a)Những thay đổi về mặt quy trình thu thập dữ liệu:
Trong môi trường ERP, quá trình thu thập dữ liệu của DN sẽ bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện:
Hệ thống chứng từ sẽ bị ảnh hưởng cả về nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên chứng từ được lập
Tài khoản trung gian được sử dụng nhằm kiểm soát về mặt quy trình chặt chẽ
Cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượng quản lý chi tiết cũng được kiểm soát qua nhiều hệ thống mã khác nhau
(b) Những thay đổi trong quy trình xử lý dữ liệu:
Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên là một hệ thống lợi thế nổi bật là xử lý dữ liệu Một số ưu điểm của ERP như:
(1) Tính cập nhật cao: Đặc điểm của ERP là tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút toán được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống
(2) Một số chức năng thực hiện tự động: ERP cho chép thực hiện tự động một số bút toán Để làm được điều này, hệ thống cần được lập trình nhằm đảm bảo tiết kiệm về mặt thời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên diễn ra mang tính định kỳ và ít thay đổi Thông thường, các bút toán sau đây được thực hiện một cách tự động trong hệ thống: khi ghi nhận doanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng
(3) Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý theo quy trình, quy trình xử lý đầu vào của bộ phận này là kết quả của bộ phận khác Sự liên kết của các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia và thể hiện rõ ràng trong quá trình thực hiện
(4) Cài đặt một số tính năng kiểm soát: Do đặc thù của ERP là gồm nhiều phân hệ và tính liên kết cao nên nếu một sai sót nào đó của một phân hệ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống Chính vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục được thực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có…
Tuy nhiên, ERP cũng có mặt hạn chế trong quá trình xử lý dữ liệu Đó là khó quan sát dấu vết nghiệp vụ Nếu trong môi trường thủ công, một bút toán sai có thể được điều chỉnh theo quy định và để lại dấu vết Tuy nhiên, trong ERP rất khó quan sát dấu vết nghiệp vụ, vì vậy kế toán cần vào bút toán điều chỉnh để có thể kiểm soát Điều này, có nghĩa là, mọi hoạt động điều chỉnh của kế toán đều được ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều chỉnh
(c)Thay đổi trong quy trình cung cấp thông tin:
Việc cung cấp thông tin hổ trợ ra quyết định giữ vai trò quan trọng Dưới tác động của ERP, quy trình này cũng thay đổi như sau:
Nội dung thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính do ảnh hưởng của việc thu thập dữ liệu ban đầu Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ, liên tục và đáng tin cậy Thời gian cung cấp thông tin linh hoạt và kịp thời hơn, bất cứ khi nào cũng có thể truy xuất thông tin Việc này giúp quá trình ra quyết định của nhà quản trị hiệu quả hơn từ đó gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp
(d) Những thay đổi trong quy trình kiểm soát:
Kiểm soát truy cập: Đây là một vấn đề rất quan trọng vì ERP sử dụng cơ sở dữ liệu chung và mang tính liên kết Nếu một người truy cập bất hợp pháp sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong công ty
Phân chia chức năng: cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống ERP
Kiểm soát lưu trữ: liên quan đến 2 yếu tố cơ bản là thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng Đặc biệt, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu
Kiểm soát nguồn dữ liệu: cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng ứng dụng cụ thể như: hợp lý, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định dạng, dấu, dung lượng Hiện nay, nhiều hệ thống ERP đã sử dụng POS, dữ liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với nhau
Kiểm soát xử lý: cần có nhiều yêu cầu bắt buộc đến kiểm soát xử lý như: ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định
Kiểm soát kết quả xử lý: cần đảm bảo kết quả xử lý đến đúng đối tượng và kết quả xử lý chính xác Điều này còn phụ thuộc vào việc phân quyền khi sử dụng hệ thống, thiết lập các quy định và tăng cường giải pháp an ninh mạng
2.4.2 Những thay đổi về tổ chức bộ máy kế toán
2.4.2.1 Sự thay đổi về cơ cấu nhân sự
Khi DN có định hướng ứng dụng công nghệ thông tin (cụ thể ở đây là ERP) vào công tác quản lý thì khối lượng và đặc điểm công việc sẽ thay đổi, dẫn đến tổ chức nhân sự trong DN cũng thay đổi Do đó, cơ cấu nhân sự của phòng kế toán có thể thay đổi theo DN cũng có thể lựa chọn một trong những cách sau để điều chỉnh lại nhân sự cho phù hợp:
Giữ lại toàn bộ nhân viên cũ, không tuyển NV mới nếu nhà quản lý cho rằng tất cả nhân viên cũ đều có khả năng am hiểu về hoạt động tổ chức, chỉ cần huấn luyện và nâng cao trình độ để thích ứng được với môi trường ERP
Các nhân tố thuộc hệ thống ERP tác động đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán
2.5.1 Nhân tố: Chính sách nhân sự và quản lý thông tin cá nhân
Granlund (2001) và Rom (2008) xác nhận mối quan hệ tích cực giữa chất lượng hệ thống ERP và chiến lược, chính sách ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán
Chính sách kiểm soát chất lượng Được đo lường qua các nội dung:
• Kiểm soát sử dụng hệ thống: quy định trách nhiệm nhân viên từng phân hệ, phân quyền và mật mã truy cập dữ liệu, mật mã kiểm soát sử dụng hệ thống, kiểm soát việc điều chỉnh dữ liệu tập tin chính liên quan ước tính kế toán dành cho người quản lý bộ phận kế toán
• Kiểm soát chất lượng thông tin và sử dụng thông tin cá nhân: cần xây dựng tiêu chuẩn chất lượng thông tin rõ ràng, qui định cách công bố và sử dụng thông tin cá nhân cũng như xét duyệt trước khi công bố thông tin cá nhân khách hàng;
• Kiểm soát ổn định hệ thống: thường xuyên kiểm tra hệ thống máy và mạng nội bộ
Chính sách kiểm soát nhân sự: bảng mô tả công việc rõ ràng nhân viện, mô tả và hướng dẫn sử dụng hệ thống, mô tả rõ ràng cơ cấu tổ chức hệ thống, chính sách luân chuyển nhân sự, qui định khen thưởng kỷ luật nhân viên;
Chính sách quản lý thay đổi một hệ thống đáp ứng nhanh các yêu cầu của người dùng và dễ sử dụng sẽ tạo thuận lợi cho việc sử dụng trong kế toán thực tiễn bao gồm chính sách và kế hoạch phản ứng kịp với thay đổi qui định nhà nước về tài khoản và phương pháp hạch toán, chính sách ứng phó với phản ứng xấu của nhân viên
2.5.2 Nhân tố: Kinh nghiệm, phương pháp của nhà tư vấn triển khai và chất lượng dữ liệu
Chuyên môn bên ngoài đề cập đến các nhà cung cấp ERP và các chuyên gia tư vấn về CNTT cung cấp kiến thức, đào tạo, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật khác cho các công ty đã triển khai hệ thống ERP (Ifinedo, 2008)
Ifinedo (2006) cho thấy trong một nghiên cứu về trường hợp của các công ty ở Phần Lan và Estonia rằng người dùng hưởng được những lợi ích tốt nhất từ hệ thống ERP của họ khi họ được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn hoặc nhà cung cấp có kỹ năng giao tiếp và cung cấp các chương trình đào tạo có chất lượng Wang và Chen (2006) và Ifinedo (2008) cũng xác nhận rằng chất lượng chuyên môn bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống ERP
Thật vậy, nếu nhà tư vấn triển khai am hiểu hoạt động của doanh nghiệp, kế toán, kiểm soát nội bộ, có kinh nghiệm phân tích hệ thống, triển khai ERP cũng như hỗ trợ và bảo hành sản phẩm ERP, người dùng chắc chắn thụ hưởng những lợi ích tối đa
2.5.3 Nhân tố: Thử nghiệm hệ thống ERP và huấn luyện nhân viên
Theo tác giả Wang và Chen (2006) và Ifinedo (2008):
Về hệ thống: cần xây dựng các qui trình và phương pháp thử nghiệm hệ thống ERP, người sử dụng cần được trải nghiệm hệ thống đầy đủ và cần trang bị đầy đủ hồ sơ kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP
Về nhân lực: người sử dụng cần hiểu rõ qui trình sử dụng, mức độ ảnh hưởng của bản thân trong tổng thể, chất lượng thông tin tạo ra, cách khai thác thông tin, thành thạo các thao tác và tuân thủ quy trình thực hiện ERP
2.5.4 Nhân tố:Năng lực, cam kết của ban quản lý và kiến thức của nhà tư vấn triển khai
Sulaiman và cộng sự (2008) lập luận rằng các chuyên gia bên ngoài là một nhân tố quan trọng trong việc thúc đẩy sự thay đổi trong việc sử dụng các thông lệ kế toán mới Ngoài ra, Moalla (2006) đã xem xét các chuyên gia bên ngoài như là một tác nhân thay đổi Vì vậy, người đó có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng các kỹ thuật kế toán HTTTKT Daoud & Triki được hưởng lợi từ sự hiểu biết và tính thuyết phục của các kênh này, các công ty có thể thực hiện kỹ thuật kế toán mới Các chuyên gia tư vấn CNTT và các nhà cung cấp ERP có thể được coi là các kênh giữa các cá nhân để cung cấp thông tin làm rõ và bổ sung thông tin về hệ thống ERP và tạo điều kiện cho việc áp dụng các phương thức kế toán mới
Do đó, chúng tôi kỳ vọng rằng hiệu quả của nhân tố này là rất quan trọng trong việc áp dụng vào thực tiễn sau khi thực hiện hệ thống ERP
2.5.4.1 Cam kết quản lý hàng đầu và chất lượng thông tin
Trong luận án của tác giả Xu (2003) cho thấy cam kết quản lý hàng đầu là yếu tố quan trọng nhất trong số 25 yếu tố trong việc xác định tổ chức HTTTKT Theo nghĩa này, nếu một công ty mong muốn có thông tin kế toán tốt thì người quản lý phải chủ động đảm bảo chất lượng đó
Tác giả Ismail và King (2007) cho thấy sự hiểu biết kém về thông tin kế toán của các nhà quản lý tác động đến chất lượng HTTTKT và các yếu tố này tác động đến chất lượng TTKT Lần lượt, Al-Eqab và Ismail (2011) xác nhận giả thuyết rằng cam kết quản lý hàng đầu có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng thông tin kế toán Họ lập luận rằng cam kết này là rất quan trọng đối với sự thành công của AIS Một nhà quản trị có kiến thức sâu về công nghệ thông tin có thể hiểu được thiết kế của AIS Ông khai thác kiến thức của mình trong quá trình phát triển hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin
2.5.4.2 Cam kết quản lý hàng đầu và chất lượng hệ thống ERP
Guimaraes et al (2003) và Sabherwal et al (2006) xác nhận rằng sự tham gia của người sử dụng vào việc thực hiện hệ thống thông tin có ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng hệ thống, kết luận rằng sự tham gia của người quản lý trong việc khởi xướng dự án và trong việc xác định các mục tiêu của nó có thể dẫn đến một hệ thống chất lượng cao De Guinea và các cộng sự (2005) cho thấy cam kết quản lý hàng đầu có tương quan cùng chiều với tính dễ sử dụng của HTTTKT Trong bối cảnh ERP, Wang và Chen (2006) cho thấy cam kết quản lý hàng đầu tham gia gián tiếp vào hiệu quả tổ chức hệ thống ERP nhờ ảnh hưởng tích cực đến giải quyết xung đột trong quá trình triển khai
2.5.4.3 Cam kết quản lý hàng đầu và các thông lệ kế toán được sử dụng
Người quản lý hàng đầu sắp xếp nhu cầu của mình phù hợp với HTTTKT với nhu cầu thông tin của tổ chức bằng cách xây dựng các nhu cầu này dưới hình thức kế toán (Al-Eqab và Ismail, 2011) Thực tế, khi tham gia vào việc xác định nhu cầu thông tin trong suốt quá trình triển khai ERP, giám đốc điều hành sẽ yêu cầu ưu tiên thông tin từ hệ thống thông tin kế toán mới Những sở thích này sẽ ảnh hưởng đến số lượng thông tin kế toán được tạo ra Người lãnh đạo sẽ yêu cầu nhiều thông tin hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình Trong bối cảnh này, Lavigne
(1999) đã xác định được mối liên hệ giữa thực tiễn kế toán và sự ưa thích thông tin điều hành của các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.5.5 Nhân tố: Kiểm soát đảm bảo hệ thống ERP tin cậy