Tài liệu Tài liệu hướng dẫn tin học văn phòng pdf

Các lệnh trong menu thể hiện có chọn lọc, những lệnh mà đã dùng sẽ đ- ợc hiện ra còn các lệnh khác sẽ đợc dấu đi thông qua biểu tợng chỉ khi nào bạn nhấpvào biểu tợng này hoặc dữ chuột h

CHƯƠNG I: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Bài 1 : Các thao tác với chuột và bàn phím

1 Các thao tác với chuột

Thông thờng khi sử dụng chuột hiện nay chung ta sử dụng loại

chuột có ba nút Hai nút nhấn hai bên và một nút cuộn ở giữa Nút bên

phải của chuột gọi tắt là chuột phải thông thờng nút này thờng dùng để

mở một thực đơn, nút bên trái của chuột gọi tắt là chuột trái thông thờng

nút này dùng để kích hoạt vào đối tợng còn nút cuộn ở giữa gọi tắt là

nút cuộn nút này dùng để dịch chuyển tầm nhìn của màn hình làm việc

Trong quá trình làm việc ta có thể nhận ra vị trí thao tác của

chuột tại màn hình thông quá các biểu tợng của chuột gọi là con trỏ, (đây là một dạng contrỏ của chuột trong quá trình thao tác) ngoài ra còn có nhiều biểu t ợng khác

nhằm diễn đạt nhiều trạng thái khác

Ta có các thao tác cơ bản sau đối với chuột

 Click đơn: Là việc ta nhấn một lần vào nút chuột trái hoặc chuột phải

 Click đúp: Là viêc ta nhấn hai lần liên tiếp vào nút chuột trái với thời gian giữa hailần kích khoảng 1-2 giây

 Cuộn chuột: Là việc ta sử dụng nút cuộn của chuột để di chuyển màn hình làm việc

 Kéo và thả: Là việc ta click chuột trái vào đối tợng giữ chuột trái sau đó di chuyểncon trỏ tới một vị trí mới sau đó thôi không nhấn chuột trái nữa

2 Bàn phím

Bàn phím có chức năng để nhập nội dung thông tin vào máy tính hoặc thao tác vớimáy tính, bàn phím có ba nhóm phím sau: Phím chức năng, phím chữ cái, phím số

Phím chức năng: gồm các phím từ F1 đến F12 tuỳ vào từng trờng hợp các phím này

có các chức năng khác nhau Phím “Esc” dùng để thoát khỏi các chơng trình đang sử dụng,Phím “Tab” dùng để di chuyển con trỏ tới một vị trí khác (tùy vào từng ứng dụng mà nó cóthể di chuyển tới các vị trí, khoảng cách khác nhau)

Phím “Caps Lock” dùng để khởi động hoặc tắt chế độ gõ chữ hoa, khi phím “CapsLock” đợc bật (đèn “Caps Lock” sáng) thì ta có thể gõ đợc chữ hoa ngợc lại khi ta nhấnphím “Caps Lock” một lần nữa đèn “Caps Lock” tắt lúc này ta đang ở chế độ gõ chữ thờng

Ba phím “Shift”, “Ctrl”, “Alt” thờng đợc dùng kết hợp với các phím khác (gọi là tổ hợpphím) ba phím này mỗi loại có hai phím trên bàn phím để ngời sử dụng có thể sử dụng đợcbằng tay trái hoặc tay phải Phím “Spase” là phím dài nhất trên bàn phím dùng để đang ký

tự trống (khoảng trắng)

Phím “Insert” dùng để bật tắt chế độ chèn hoặc đè, cách sử dụng t ơng tự nh phím

“Caps Lock” Phím “Home” dùng để chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản, phím “End”dùng để di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản, phím “Page Up” dùng để di chuyển contrỏ lên đầu trang văn bản, phím “Page Down” dùng để di chuyển con trỏ tới cuối trang vănbản Phím “Delete” dùng để xoá ký tự đứng đằng sau con trỏ, Phím “Space Back” – “<-“dùng để xoá các ký tự đằng sau con trỏ

Phím “Print Screen” dùng để chụp toàn bộ hình ảnh của mà hình máy tính (đặc tínhnày thờng sử dụng trong quá trình soạn thảo văn bản hoặc mô tả các hoạt động chức năngcủa máy tính) Phím “Pause/Break” dùng để tạm dừng một chơng trình đang chạy hoặcthoát khởi chơng trình đang chạy (dùng trong trờng hợp chơng trình bị “treo”)

Bốn phím di chuyển có biểu tợng cụ thể trên mỗi phím nêu ta muốn di chuyển contrỏ tới vị trí nào trên màn hình thì ta có thể sử dụng các phím di chuyển này để di chuyểncon trỏ tới vị trí mới.

 Nhóm phím chữ cái và các ký tự đặc biệt: Nhóm này gồm các phím chữ cái từ a, b,c

đến x, y, z và các ký tự toán học, các ký tự đặc biệt Trong nhóm phím này có nhữngphím có hai ký tự đợc thể hiện trên mỗi phím Thông thờng khi ta nhấn các phímnày nh những phím bình thờng khác ta sẽ nhận đợc các ký tự ở dới trong hai ký tự đ-

ợc hiển thị Ví dụ khi ta nhấn vào phím có ghi “?” và số “/” thì ta sẽ nhận đ ợc ký tự

ở dới là số 5 Nếu muốn nhận đợc ký tự ở trên thì ta phải nhấn tổ hợp phím “Shift+ ?%”

 Nhóm phím số: Bao gồm các cố thứ tự từ 0 đến 9 đợc bố trí ở hai nhóm trên bànphím: nhóm phím trên và nhóm phím bên phải, chức năng của hai nhóm phím này

nh nhau nhng đợc bố trí nh vậy nhằn tiện lợi cho ngời sử dụng (khi sử dụng nên sửdụng nhóm phím số bên phải bàn phím –sẽ tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn).Nếu muốn sử dụng nhóm phím bên phải ta phải bật phím “Num Lock” (tơng đơngvới chế độ đèn “Num Lock” sáng) Nếu không bật chế độ “Num Lock” thì ta sẽ nhận

đợc các chức năng ở dới của nhóm phím này

 Ngoài ra khi sử dụng bàn phím ta còn một khái niệm nữa đó lá “tổ hợp phím” Tổ hợpphím là việc nhấn đồng thời nhiều phím trong cùng một lúc trên bàn phím Ví dụ để tắtmáy nóng (trong trờng hợp máy bị “treo”) ta nhấn tổ hợp phím “Ctrl +Alt +Delete” tức

là ta nhấn đồng thời cả ba phím này trên một bàn phím Hoặc khi ta muốn mở hộp thoạiFont chữ trong Word ta có thể nhấn tổ hợp phím “Ctrl +D” tức là ta nhấn đồng thời haiphím là phím “Ctrl” và phím chữ cái “D” Thông thờng khi ta nhấn ít khi nhấn đợc đồngthời cả hai phím liền một lúc thờng là một phím đợc nhấn trớc một phím đợc nhấn sau

do đó để tránh khỏi nhận đợc các chức năng không mong muốn thì ta nên nhấn và giữcác phím chức năng trớc sau đó mới nhấn tới các phím chữ cái hoặc chữ số còn lại (Cácthao tác này cũng chỉ thực hiện một lần nếu ta nhấn và giữ lâu máy tính sẽ thực hiệnnhiều lần các chức năng của tổ hợp phím)

3.Tệp tin, th mục và đờng dẫn

3.1 Tệp tin

Khái niệm: Nó là một không gian nhớ trên ở đĩa (có thể là ổ đĩa cứng, ở đĩa mềm,

đĩa CD, các thiết bị lu trữ di động…) trong đó có chứa các thông tin đã đ) trong đó có chứa các thông tin đã đợc mã hoá màphần thể hiện cho chúng ta nhìn thấy là các con số, chữa cái, bảng biểu đồ, âm thanh hình

ảnh…) trong đó có chứa các thông tin đã đ Trong tệp tin chỉ chứa đợc các nội dung trên nó không thể chứa tệp tin khác hoặcmột không gian nhớ khác trên máy tính

Về quy tắc đặt tên: Đối với mỗi hệ điều hành có các quy tắc đặt tên khác nhau đốivới hệ điều hành Windows khi đặt tên phần tên đặt dài không quá 255 ký tự đợc bao gồmcả dấu cách (khoảng trắng), các ký tự số và các ký tự đặc biệt, phần tên mở rộng sẽ đ ợcWindows tự động đặt tuỳ vào ứng dụng mà chúng ta sử dụng Ví dụ khi soạn thảo một vănbản trên môi trờng Word khi chúng ta đặt tên máy tính

sẽ tự động đặt tên phần mở rộng là “.DOC” đối với bảng

biểu Excel phần mở rộng sẽ là “.XLS”

3.2 Th mục

Khái niệm: Th mục là một không gian nhớ trên ở

đĩa nhằm quản lý các tài nguyên thông tin một cách hiệu

quả, trong các th mục có thể chứa các th mục hoặc các

tệp tin khác Số lợng th mục đợc chứa trong một th mục

khác là không hạn chế nó chỉ phụ thuộc vào không gian

nhớ của ổ đĩa ví dụ trong th mục “Ke toan” có thể chứa

500, 1000 th mục khác tuỳ thuộc vào nhu cầu của ngời dùng miễn là không gian ổ đĩa đủlớn.

Về nguyên tắc đặt tên th mục tơng tự nh tệp tin nhng th mục không có phần tên mởrộng

Th mục lớn nhất không bị chứa bởi th mục nào đợc gọi là th mục gốc Th mục chứa

th mục khác đợc gọi là th mục “cha”, th mục bị chứa bởi th mục khác đợc gọi là th mục

“con”

Trong quá trình sử dụng ta có thể tạo, xoá, di chuyển các th mục trong ổ đĩa

 Để tạo th mục: Đa con trỏ tới th mục chứa th mục cần tạo, mở th mục đó ra, clickchuột phải vào th mục đó Trong bảng chọn vừa xuất hiện nhấn chọn mục “New”.Trong bảng chọn kế tiếp nhấn chọn mục “Folder” Một th mục mới xuất hiện với tênmặc định là “New Folder” lúc này con trỏ dang ở trong phần tên của th mục mới đợctạo ta chỉ việc

 Đánh tên mới cho th mục này nếu con trỏ không ở phần tên của th mục thì click đơnchuột trái vào phần tên của th mục sau đó tiến hành đổi lại tên Việc đặt tên th mụcnhằm mục đích dễ nhớ dễ tìm kiếm trong trờng hợp chúng ta có quá nhiều tệp tintrong ổ đĩa

 Xoá th mục đánh dấu th mục cần xoá (có thể xoá nhiều th mục một lúc) bằng cáchnhấn giữ phím ”Shift” sau đó click đơn chuột trái vào các th mục cần đánh dấu nhấnphím “Delete” sau đó click chọn Yes để xác nhận thực sự xoá

 Di chuyển th mục: Đánh dấu th mục cần di chuyển (có thể di chuyển nhiều th mụccùng một lúc) nhấn tổ hợp phím “Ctrl +C” đa con trỏ tới vị trí mới cần sao chép thmục tới nhấn tổ hợp phím “Ctrl +V”

3.3 Đ ờng dẫn

Khái niệm: Chỉ ra th mục hoặc tệp tin mà ta cần thao tác nằm trong th mục nào nóchỉ ra con đờng để đến đợc th mục đó ví dụ: “C:\Kế toán\Tin ứng dụng\Bài tập” cho thấy

th mục “Bài tập” nằm trong th mục “Tin ứng dụng”, th mục “ Tin ứng dụng” lại nằm trong

th mục “Kế toán” và đợc đặt tại th mục gốc ổ đĩa C

4 Khởi động và thoát khỏi Windows

4.1 Khởi động windows

Thông thờng các máy tính đợc sử dụng hiện nay đợc cài các hệ điều hành mức cao

nh Windows 9X, Win 2X, Win XP, Win Me, …) trong đó có chứa các thông tin đã đ Do đó quá trình khởi động máy tính trởnên đơn giản bởi các tập lệnh, các chơng trình, các trình điều khiển đều đợc máy tính tự

động nạp vào bộ nhớ thông qua các tập tin xử lý lô Trong phần này nói về quá trình khởi

động hệ điều hành windows từ phiên bản 9X trở lên

Khi khởi động máy tính ta chỉ việc kích hoạt nguồn điện cho máy bằng cách bật nútnguồn (Power) trên thân máy (với điều kiện máy tính đã đợc nối với nguồn điện) Trongquá trình khởi động máy tính sẽ kiểm tra các thiết bị có trong máy Quá trình khởi độngnày mất khoảng 60 giây đối với một máy tính có cấu hình trung bình Sau khi khởi độngxong máy tính sẽ dừng ở màn hình chính của windows nh sau:

Màn hình sẽ gồm hai phần:

 Phần thứ nhất là các biểu tợng nó chính là các lối tắt chỉ đến các tập tin chơng trình

Để tạo các biểu tợng hay lối tắt này (Short cut) ta làm nh sau: Kích chuột phải vàocửa sổ chính của Windows trong bảng chọn xuất hiện chọn mục “New” trong bảng chọn kếtiếp click chọn “Short cut”

Trong hộp thoại “Create Short cut” Click chọn nút “Browse” để chọn đờng đẫn củatệp tin sau đó click chọn nút “Next” và làm theo chỉ dẫn cuối cùng Click chọn nút “Finish”

để kết thúc

 Phần thứ hai là thanh Taskbar Thanh này gồm ba phần nút Start, thanh trạng thái,

phần hiển thị đồng hồ

 Thanh Start chứa các chơng trình ứng dụng đợc cài đặt trong máy

 Thanh trạng thái hiển thị biểu tợng thu nhỏ của các ứng dụng đang dùng

 Phần hiển thị thời gian và tình trạng các thiết bị phần cứng có trong máy tính

4.2 Thoát khỏi

Vào Menu Start \ Shut Down xuất hiện bảng lựa chọn

 Mục Stand by \ OK Tắt máy theo từng bớc

 Mục Shut Down \ OK tắt máy

 Mục Restart \ OK Khởi động lại máy tính

 Mục Restart in MS_DOS mode khởi động lạimáy tính và vào hệ điều hành MS_DOS

Hình 1-1: Màn hình nền của Windows

Hình 1-2: Tạo Short cut trên Windows

 Chú ý: Khi sử dụng máy tính phải tắt máy theo đúng quy trình

5 Thay đổi các thông số trong win

Thông thờng các thông số trong máy tính đã đợc cài đặt mặc định sẵn ngời dùng chỉviệc sử dụng Tuy nhiên trong quá trình sử dụng các thông số này có thể đã bị thay đổi Đểthay đổi các thông số cho phù hợp với yêu cầu Thực hiện các bớc sau

Click nút Start\Setting\Control Panel\Regional and language option (phần này sửdụng trong Win XP)

Hộp thoại Regional and language

option xuất hiện Trong phần Location chọn

quốc gia nơi ta sử dụng máy tính thông

th-ờng chúng ta chọn VietNam hoặc máy tính

để ở chế độ mặc định là United States Việc

chọn quốc gia này giúp ta sử dụng máy tính

tốt hơn khi ta kết nối máy tính với mạng

Internet Để chọn tên quốc gia click vào nút

trễ trong khung Location và chọn tên nớc

Trong khung Standards and formats

lựa chọn tên nớc để có kiểu định dạng số và

ngày tháng Ví dụ kiểu định dạng ngày

tháng ở Anh là tháng trớc ngày sau và cuối

cùng là năm và ở Mỹ là ngày trớc tháng sau

và cuối cùng là năm Tuỳ theo nhu cầu của

ngời sử dụng ta có các lựa chọn khác nhau

Thông thờng ở Việt Nam ta chọn kiểu định dạng của Mỹ Tuy nhiên ta có thể thay đổi cáckiểu định dạng này theo ý muốn riêng của ta mà không theo chuẩn nào bằng cách Clickchọn vào nút Customize

Một hộp thoại mới xuất hiện với 4 Tab là Numbers dùng để định dạng số, Currencydùng để định dạng tiền tệ, Time dùng để định dạng thời gian, Date dùng để định dạng ngàytháng

 Trong Tab Numbers ta có các định

dạng sau:

 Decimal Symbol là ký tự ngăn cách

giữa phần số nguyên là phần số thập

phân thông thờng ở Việt Nam là dấu

phẩy dới “,” ví dụ 3,4 Mặc định của

máy tính là dấu “.”

 No of digits after decimal là số con số

nằm sau dấu phẩy mặc định là 2 ví dụ

3,14

 Digit grouping symbol là dấu ngăn

cách các nhóm số khi viết mặc định là

dấu “,” Tuy nhiên nếu ta đổi ở phần

trên rồi thì nên đặt trong phần này là

dấu “.” Ví dụ mặc định của máy là 123,456,789 thì khi ta đổi dấu “.” Nh thông ờng theo cách viết Việt Nam là 123.456.789

th-Hình 1-3: Hộp thoại khi tắt máy

Hình 1-4: Thay đổi các thông số của Windows

Hình1-5:Thay đổi các định dạng của Windows

 Display leading zeros là các viết số

không đằng trớc dấu phẩy có hai định

dạng là “0.7” hoặc “0.7” thông thờng ta

chọn là “0.7”

 Hai định dạng cuối cùng lần lợt là dấu

danh sách và chuẩn kiểu định dạng toán

học hoặc chuẩn Mỹ

 Trong Tab Currency có các lựa chọn sau:

 Currency Symbol là biểu tợng tiền thông thờng ta chọn là “$”

 Positive currency format là kiểu viết ta có bốn lựa chọn là “$1.1” hoặc “1.1$” hoặc

“$ 1.1” hoặc “1.1 $”

 Negative currency format là kiểu viết số tiền âm ta có thể chọn kiểu “-$1.1” hoặckiểu ghi âm của kế toán “($1.1)”

 Decimal symbol là kiểu dấu ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân

 No of digit after decimal là số con số nằm sau dấu phẩy mặc định là 2 ví dụ 3,14

 Digit grouping symbol là dấu ngăn cách các nhóm số khi viết mặc định là dấu “,”Tuy nhiên nếu ta đổi ở phần trên rồi thì nên đặt trong phần này là dấu “.”

 Digit grouping là cách phân nhóm các số thông thờng là ba số một nhóm cho dễ đọc

Hình1-6:Thay đổi các thông số của Windows

Trong Tab Time có các mục chọn sau:

Sau đó chọn các tuỳ chọn theo yêu cầu

Hình1-7:Thay đổi thời gian của Windows Hình1-7:Thay đổi tngày giờ của Windows

CHƯƠNG II: MICROSOFT WORD Bài 1: Giới thiệu Microsoft word for windows

1 Khởi động chơng trình Microsoft word for windows

Nhấp nút Start trỏ chuột vào Programs nhấp chọn Microsoft word :

2 Cửa sổ chơng trình Microsoft word

Ngay sau khi khởi động Microsoft word, trên màn hình bạn sẽ thấy hiển thị một cửa

sổ chơng trình tơng tự nh hình vẽ trên Sau đây ta lần lợt tìm hiểu các thành phần có trongcửa sổ của chơng trình Microsoft word:

Hình 1-2 Màn hình Microsoft WordHình 2-1 Nền Desktop của windowws 98

Hình 2-2 Màn hình Microsoft Word

 Thanh tiêu đề – Title bar

Thanh nằm ngang ở trên đỉnh cửa sổ, trong file này bạn sẽ thấy Tên của File vănbản( Ví dụ hình vẽ trên ghi với tên File là “Tin học văn phòng”) và tên của cửa sổ làMicrosoft word

 Thanh menu – Menu bar

Ngay dới thanh tiêu đề bạn sẽ thấy thanh menu, toàn bộ các lệnh của chơng trìnhMicrosoft word nằm trong thanh Menu, các lệnh đợc chia thành từng nhóm nh hình vẽ:

Mỗi khi nhấp vào một tên nhóm, một danh sách các lệnh đợc hiển thị ra và bạn nhấpvào lệnh thích hợp Các lệnh trong menu thể hiện có chọn lọc, những lệnh mà đã dùng sẽ đ-

ợc hiện ra còn các lệnh khác sẽ đợc dấu đi thông qua biểu tợng chỉ khi nào bạn nhấpvào biểu tợng này hoặc dữ chuột hơi lâu ở tên các menu thì nó mới hiện ra đầy đủ các lệnhtrong nhóm Lúc này các lệnh đã đợc dùng rồi thì nổi lên còn các lệnh cha dùng lại lõmxuống

 Một số điểm đáng lu ý khi sử dụng menu:

 Các lệnh thờng dùng sẽ có một biểu tợng riêng nằm ở phía trái lệnh và nhóm phímtắt nằm bên phải lệnh

 Các lệnh có nút tam giác nằm ở bên phải lệnh có tác dụng mở ra một menu phụ

 Các lệnh có dấu ba chấm sẽ có tác dụng mở ra một hội thoại tơng ứng :

Menu insert khi

bạn nhấp chuột vào:

 Thanh công cụ – ToolbarMicrosoft word có rất nhiều thanhcông cụ thể hiện cho những nhóm lệnh thờng

đợc dùng Các thanh công cụ có thể cho hiện

ra hoặc ẩn đi bằng cách nhấp menu Viewchọn lệnh Toolbars bạn sẽ thấy một danhsách tên của các thanh công cụ, nhấp chọnmột tên thanh công cụ cần thiết, một thanhcông cụ khi đã hiện ra sẽ có dấu tích kiểm tra

đứng trớc:

Minh hoạ nh sau:

Trên thanh công cụ, mỗi lệnh đợc thểhiện dới dạng một biểu tợng riêng giúp ngời

sử dụng có thể thi hành một lệnh nhanh hơn.Khi di chuyển mouse tới gần một biểu tợngthì tên của lệnh tơng ứng sẽ hiện ra ở đuôicon trỏ mouse

Các thanh công cụ thờng đợc dùng đó là Standard và Formatting Trong cửa sổMicrosoft word thì hai thanh công cụ này thờng đã đợc hiện ra.

 Thanh công cụ Standard

- New: Tạo một văn bản mới

- Open: Mở một file văn bản

- Save: Lu một văn bản hiện hành

- E_mail: Mở cửa sổ chơng trình Outlook đểbạn gửi th điện tử

- Print: in file văn bản hiện hành

- Print Preview: Xem trớc trang in

- Spelling Kiểm tra lỗi chính tả

- Cut: Chuyển một đoạn văn bản đangchọn vào bộ nhớ đệm Clipboard.

- Copy: Chép một đoạn văn bản đang chọnvào bộ nhớ đệm Clipboard.

- Paste: Chèn nội dung đợc lu trữ trongClipboard vào vị trí con trỏ Text

- Format Painter: Chép kiểu định dạng

- Undo: Bỏ qua một lệnh vừa thi hành

BiÓu tîng Tªn M« t¶

- Redo: Bá qua mét lÖnh võa Undo

- Insert Hyperlink ChÌn Hyperlink khi muèn t¹o méttrang Web

- Tables and Borders: ThÓ hiÖn thanh c«ng cô Tables andBorders

- Insert Table: ChÌn b¶ng biÓu-Insert Ms.Excel worksheet: ChÌn b¶ng biÓu cña m«i trêngMicrosoft Excel

- Columns: §Þnh d¹ng cét ch÷

- Drawing: HiÖn hay Èn thanh c«ng cô Draw

- Document map: ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n díi d¹ngcÊu tróc hay c¸ch tr×nh bµy cña

v¨n b¶n

- Microsoft Equation: §¸nh c¸c c«ng thøc to¸n häc

- Show/Hide: HiÖn hoÆc Èn c¸c ký tù kh«ng in

- Zoom control: ThÓ hiÖn cöa sæ v¨n b¶n theo tû lÖlùa chän

Italic Kiểu chữ nghiêngUnder line Kiểu chữ gạch chânAlign Left Căn lề trái

Align Center Căn lề giữa

Align Right Căn lề phải

Increase Indent Căn lề vào một Tab

Decrease Indent Căn lề ra một Tab

Fill corlor Màu nền

Font corlor Màu chữ

 Thanh trạng thái: Status bar

Thanh trạng thái nằm ở phía đáy cửa sổ, nhìn vào thanh này ta thấy vị trí của con trỏ

và trạng thái làm việc của văn bản

Ví dụ: Thanh hình vẽ trên thì con trỏ text đang nằm ở trang số 6( page 6), cách méptrái của trang giấy là 26,2cm( at 26,2), ở dòng thứ 19 (Ln 19), cột 1 (Col 1) Cửa sổ văn bản

có 7 trang và con trỏ đang đứng tại trang 6 ( 6/7)

Thể hiện độ chính xác của văn bản Thông thờng, thớc đo dùng đơn vị là Inches Bạn

có thể đổi đơn vị của thớc đo trở về đơn vị là Centimeters bằng cách nhấp menu Tools/Options/ Generel/ trong mục Measurement Units chọn Centimeters / Nhấp OK

 Thanh trợt –

Scroll barCửa sổ văn bản có hai thanh trựơt gồm thanh trợt ngang và thanh trợt dọcdùng để xem văn bản trong cửa sổ Nếu một văn bản có nhiều trang, dùng chuột kéo hộp tr-

ợt trong thanh trợt dọc, trang sẽ lần lợt hiện ra giúp chúng ta có thể dừng lại đúng ở trangmuốn chuyển tới

3 Cửa sổ văn bản

3.1 Mở cửa sổ văn bản

 Lệnh New: Tạo file văn bản mới

 Cách1: Nhấp chuột trên biểu tợng (new) trên thanh công cụ Standard

 Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl +N( giữ phím Ctrl gõ N)

 Cách 3: Nhấp chuột vào Menu File chọn New

 Lệnh Open: Mở File văn bản đã có sẵn trên đĩa để đọc

 Cách 1: Nhấp chuột trên biểu tợng (open) trên thanh công cụ Standard

 Cách 2: Gõ tổ hợp phím Ctrl +O( giữ phím Ctrl gõ O)

 Cách 3: Nhấp chuột vào Menu File chọn Open để mở hộp thoại:

Hình 2-3 Đổi đơn vị cho thớc đo

Mục Look in cho phép bạn chọn tên ổ đĩa

bằng cách nhấp vào nút tam giác để hiện ra tài

nguyên hiện có trong máy, nhấp vào tên ổ đĩa:

Files of type: Chọn loại file cần thiết, trong

mục này bạn chọn all word documents

( *.doc) để danh sách các file chỉ hiện ra các loại

file văn bản của word

File Name: Gõ tên file hoặc nhấp vào tên

file mà bạn muốn mở

Hình 2-4 Hộp thoại Open

3.2 Cửa sổ văn bản hiện hành

Khi có nhiều cửa sổ đang mở thì chỉ có một cửa sổ hiện hành đ ợc hiện ra trên mànhình, cửa sổ này sẽ che lấp các cửa sổ khác, nhìn vào Taskbar bạn sẽ thấy tên cửa sổ hiệnhành bị lõm xuống còn tên cửa sổ văn bản khác nổi lên hoặc nhấp vào menu Window bạn

sẽ thấy danh sách liệt kê tên các cửa sổ đang mở, tên của cửa sổ hiện hành có dấu kiểm tra

đứng trớc

 Thay đổi cửa sổ hiện hành :

 Cách 1 : Nhấp vào menu Windows, nhấp chọn tên cửa sổ

3.3 Thể hiện cửa sổ văn bản

Cửa sổ văn bản hiện hành có thể đợc xem dới những góc độ

khác nhau thông qua các lệnh thông qua menu View

 Normal: cửa sổ chỉ có thớc đo nằm ngang, chiều ngang

của cửa sổ giới hạn bởi lề của trang giấy ở chế độ này văn

bản sẽ hiển thị đợc các kiểu định dạng ký tự, định dạng Paragraph, bảng biểu Nókhông hiển thị các cộ chữ, frame, hình vẽ, header – footer Nó thờng đợc dùngtrong lúc nhập văn bản, hiệu chỉnh văn bản, ở dạng này word sẽ làm việc nhanh hơn

 Web layout: cửa sổ chỉ có thớc đo nằm ngang, chiều ngang của cửa sổ giới hạnbởi kích thớc của cửa sổ ở chế độ này văn bản sẽ hiển thị đợc các kiểu định dạng ký

tự, định dạng Paragraph, bảng biểu, hình vẽ Nó không hiển thị các cột chữ, cácheader – footer Nó thờng đợc dùng khi thiết kế trang Web

 Print Layout: Cửa sổ có đủ hai thớc đo, văn bản thể hiện nh trang giấy in với

đầy đủ cách trình bày, Word sẽ chạy chậm hơn Đây là cách thể hiện văn bản thờng

đợc lựa chọn nhiều nhất

Các lệnh trên còn có thể đợc dùng nhanh hơn bằng cách nhấp chuột vào biểutợng lệnh nằm ở góc dới phải cửa sổ

 Zoom: thay đổi khung nhìn

 Cách 1 :

Nhấp vào nút tam giác trên biểu tợng Zoom bạn có thể chọn số

hoặc gõ số để phóng to hay thu nhỏ văn bản trong cửa sổ

 Số > 100 văn bản đợc xem ở dạng phóng lớn

3.4 L u văn bản

 Ghi văn bản với tên cũ

Để lu văn bản hiện hành với tên cũ, bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tợng Savetrên thanh công cụ Standard hoặc nhấp chọn Menu File chọn lệnh Save hoặc gõ tổ hợpphím Ctrl+S Nếu cửa sổ văn bản hiện hành đang chứa một file văn bản cũ thì văn bản sẽ đ -

ợc lu lại với tên cũ, còn nếu văn bản hiện hành là văn bản mới thì lệnh Save sẽ hiển thị rahộp thoại Save as để yêu cầu bạn đặt tên file

 Lu văn bản với tên mới:

Nhấp Menu File chọn Save as

Hình 2-5 Hộp thoại lệnh Zoom

 Save in: Tìm chọn ổ đĩa hoặc Folder cần thiết để lu.

 File name: Xoá tên file cũ gõ tên file mới

 Save as type: Chọn loại file để lu, thông thờng nên chọn Word Document( * Doc)

 Đặt Password cho văn bản

Mở file văn bản cần lu Password:

Vào File / Save as: Xuất hiện hộp thoại nh trên/ Chọn Options

Xuất hiện hộp thoại:

Có hai loại Password:

 Password to Open:

Gõ từ khoá chống mở

file, loại từ khoá này

khi bạn mở file phải

Sau khi gõ từ khoá vào Password to Open hoặc Password to Modify nhấp nút OK Hộp hội thoại hiện ra yêu cầy bạn gõ lại từ khoá:

Bạn gõ lại đúng từ khoá thì Word mới công nhận, nếu gõ sai từ khoá thì word sẽ huỷbỏ

Khi bạn dùng lệnh Open để mở văn bản đã đặt từ khoá, hộp thoại hiện ra yêu cầu bạn

gõ đúng từ khoá:

3.5 Đóng cửa sổ

 Cách 1: Nhấp thực đơn File chọn Close

 Cách 2: Nhấp biểu tợng đóng cửa sổ

Cửa sổ văn bản hiện hành ở lớp trên cùng đóng lại thì cửa sổ văn bản lớp dới

là hiện hành Nếu trớc đó đã mở nhiều cửa sổ thì phải Close nhiều lần

Bài 2: Soạn thảo văn bản

Nhập văn bản thô bạn nên chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thờng

 Quá trình dùng nhập văn bản thô bạn có thể dùng:

 Shift – Enter: Xuống dòng không tạo Paragraph mới

 Enter: Xuống dòng tạo Paragraph mới

 Ctrl – Enter: Xuống dòng và ngắt sang một trang mới

1.3 Nhập văn bản bằng tiếng việt

Có nhiều chơng trình ứng dụng hỗ trợ gõ tiếng việt nh VietKey, ABC ngoài racũng có nhiều cách gõ có dấu nh TCVN3 – ABC hoặc Unicode nh vậy trong Windowsphải cài sẵn một chơng trình ứng dụng hỗ trợ gõ tiếng việt để gõ chữ có dấu và một bộ fontchữ dành cho tiếng việt thì bạn mới gõ đợc chữ có dấu

 Kiểu chữ TCVN3 – ABC của VietKey qui ớc chọn:

1.4 Kiểm tra văn bản đã soạn thảo

Một văn bản đã soạn thảo xong bạn có thể

kiểm tra lại kết quả của mình đã làm bằng cách

nhấp chuột vào menu Tools / Word Count để mở

hộp thoại bên:

Microsoft Word cho biết văn bản của bạn có

bao nhiêu trang, bao nhiêu từ, bao nhiêu ký tự, bao

nhiêu đoạn, bao nhiêu dòng

2 Hiệu chỉnh văn bản

2.1 Đánh dấu chọn văn bản

Trớc khi bạn thi hành một lệnh, bạn cần phải chọn đoạn văn bản

 Chọn 1 từ: Nhấp đúp chuột vào từ cần tạo

 Chọn 1 đoạn văn bản :

 Cách 1 : Kéo chuột từ điểm đầu đến điểm cuối văn bản cần chọn

 Cách 2 : Nhấp chuột để đặt con trỏ Text ở điểm đầu, giữa Shift và nhấp chuột đến

điểm cuối đoạn văn bản cần chọn

 Cách 3 : Dùng phím Home và End và phím mũi tên trên bàn phím và di chuyển contrỏ tới điểm đầu, giữ Shift và gõ các phím mũi tên thích hợp để di chuyển con trỏtext đến điểm cuối đoạn văn bản cần chọn

 Bỏ chọn: Nhấp chuột vào một vị trí bất kỳ trong văn bản để con trỏ Text hiện ra,vùng văn bản đợc chọn sẽ bị mất

2.2 Các lệnh Edit

 Cut: Di chuyển đoạn văn bản đã chọn vào vùng đệm)

 Cách 1: ấn tổ hợp phím Ctrl +X

 Cách 2: Nhấp biểu tợng trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấp menu Edit chọn Cut

 Copy: ( Chép đoạn văn bản đã chọn vào vùng

đệm)

 Cách 1: ấn tổ hợp phím Ctrl +C

 Cách 2: Nhấp biểu tợng trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấp menu Edit chọn Copy

 Paste: (Dán đoạn văn bản có trong vùng

đệm vào vị trí con trỏ Text)

 Cách 1: ấn tổ hợp phím Ctrl +V

Hình 2-8 Hộp thoại Word Count

 Cách 2: Nhấp biểu tợng trên thanh công cụ

 Cách 3: Nhấp menu Edit chọn Paste

 Di chuyển một đoạn văn bản từ nơi này sang nơi khác

 Bớc 1: Đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển

 Bớc 2: Menu Edit chọn Cut( Ctrl –X) hoặc Toolbar nhấp biểu tợng

 Bớc 3: Đặt con trỏ text tại vị trí cần di chuyển tới

 Bớc 4:Menu Edit chọn lệnh Paste(Ctrl-V)hoặc toolbar chọn biểu tợng

 Chép một đoạn văn bản từ nơi này sang nơi khác

 Bớc 1: Đánh dấu đoạn văn bản cần copy

 Bớc 2: Menu Edit chọn Copy(Ctrl – C) hoặc Toolbar nhấp biểu tợng

 Bớc 3: Đặt con trỏ text tại vị trí cần di chuyển tới

 Bớc 4: Menu Edit chọn lệnh Paste(Ctrl-V)hoặc toolbar

chọn biểu tợng

 Clear: Xoá một ký tự bên phải vị trí con trỏ

đang đứng hoặc xoá đoạn văn bản đợc bôi đen

2.3 Các lệnh phục vụ soạn thảo văn bản

2.3.1 Find – Replace - Goto: Tìm kiếm và thay thế văn bản

Trong lúc soạn thảo văn bản, nếu bạn thấy nhóm từ nào có khả năng lặp đi lặplại nhiều lần( ví dụ nh Microsoft word), bạn nên gõ tắt nhóm từ đó bằng vài ký tự riêng( ví

dụ nh msw), nhờ vậy bạn sẽ gõ văn bản một cách nhanh hơn Sau khi gõ xong văn bản, bạn

có thể dùng lệnh Replace để thay thế ký tự đã viết tắt bằng nhóm lệnh thích hợp

Cách dùng:

 Nhấp menu Edit chọn lệnh Replace: Hộp thoại hiện ra có 3 thẻ là Find – Replace Goto,

– thẻ Replace đang đợc chọn:

  Find what: Gõ nội dung cần tìm: Ví dụ msw

 Replace with: Gõ nội dung cần thay thế: Ví dụ Microsoft word

Sau đó nhấp Find next , word bắt đầu quá trình tìm kiếm từ vị trí con trỏ text trongvăn bản, nếu tìm ra từ thoả mãn điều kiện thì từ đó đợc bôi đen trong văn bản và chờ bạnquyết định:

Nếu không muốn thay thế từ này thì nhấp chuột vào nút Find Next và Word sẽ tiếptục tìm kiếm

Nếu muốn

thay thế từ này thì

phải nhấp chột vào

Replace, sau đó

word tiếp tục tìm từ

kế tiếp và lại chờ

Replace all và sau

khi làm xong word

 Down: Phạm vi tìm kiếm từ vị trí con trỏ text tới cuối văn bản

 Up: Phạm vi tìm kiếm từ vị trí con trỏ text ngợc lên cho tới đầu văn bản

 All: Phạm vi tìm kiếm là toàn bộ văn bản

 Match case: Phân biệt chữ in và chữ thờng

Hình 2-9 Hộp thoại Find and Replace

Hình 2-9 Hộp thoại Find and Replace

 Nếu có dùng thì lệnh Replace xem cách viết chữ hoa và chữ thờng

là khác nhau :

Ví dụ: msw  Msw  MSW Find whole words only: Phân biệt cấu trúc từ

 Nếu có dùng thì lệnh Replace có phân biệt cấu trúc từ

Ví dụ: msw  msword  mswin

 use wildcards: Sử dụng các ký tự thế chân

Correct TWo INitial CApitals: => Correct Two Initial Capitals)

 Capitalize first letter of sentences: Nếu dùng lệnh  thì sau dấu chấm hết câu biếnthành chữ hoa

 Capitalize names of days: Nếu dùng lệnh  thì ký tự đầu tiên của thứ ( ngày trongtuần đợc gõ bằng tiếng anh ) đợc biến đổi thành chữ in

Ví dụ: saturday => Saturday

 Correct accidental usage of cAPS LOCK key: Nếu dùng lệnh  thì nó có tác dụng

đến phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này bạn có thể gõnhầm trạng thái bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của từ, sau đónhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ tự động

đổi từ đã gõ về đúng trạng thái đồng thời làm tắt luôn đèn Capslock

Ví dụ : correct => Correct

 Replace text as you type : Thay thế văn bản trong khi các bạn đang gõ ( nếu lựachọn  thì Word sẽ tự động thay thế những từ gõ sai thành những từ đúng dựa vàodanh sách đã có sẵn)

Ví dụ: ADN => AND

Hình 2-10 Hộp thoại AutoCorrect

 Thêm một từ trong danh sách: gõ từ sai vào mục Replace và

từ đúng vào mục With sau đó nhấn Add.

 Xoá một từ trong danh sách: Nhấp vào từ cần xoá và nhấn

Delete.

2.3.3 Lệnh AutoText:

 Thay thế một đoạn ký tự bằng

một vài ký tự bạn chọn

Lệnh Autotext cho phép đoạn bạn định

nghĩa trớc một đoạn văn bản dài bằng một vài

ký tự và chỉ khi nào cần thiết thì bạn mới cho

đoạn văn bản dài đã đợc định nghĩa hiện ra nối

tiếp đoạn văn bản bạn vừa gõ

 Chuẩn bị:

 Bớc 1: Đánh dấu đoạn văn bản bạn cần định nghĩa:

Ví dụ

 Bớc 2: Nhấp menu insert, trỏ

vào Autotext để hiện ra menu phụ, nhấp chọn

New( hoặc gõ Alt + F3)

Hộp thoại Autotext hiện ra:

Trong ô: Please name your Autotext entry: trong mục này bạn xoá các ký tự tronghộp thoại và gõ một vài ký tự bạn cần nhớ và nhấp nút OK

Gõ ký tự bạn vừa gán cho đoạn văn bản trên: ví dụ chữ L nh trên sau đó ấn phím F3

và tiếp tục gõ văn bản bình thờng

 Sentences case: Đổi ký tự đầu câu thành chữ In

 Lowercase: Đổi CHữ IN thành chữ thờng

 Uppercase: Đổi chữ thờng thành chữ in

 Title Case: Đổi ký tự đầu thành Chữ In

Hình 2-11 Hộp thoại Creat AutoText

Hình 2-12 Hộp thoại Change Case

 tOGGLE cASE: Đổi ký tự đầu thành chữ thờng và các ký tự sau thành chữ in

2.4 Kiểm tra lỗi chính tả:

Word có tính năng tự động kiểm

tra lỗi chính tả và lỗi văn phạm trong

lúc gõ, từ gõ sai chính tả sẽ đợc gạch

d-ới bằng đờng răng ca mầu đỏ, câu văn

Nhấp thự đơn Tools/ Options:

xuất hiện hộp thoại: chọn thẻ Spelling

and Grammar bỏ check ở 2 mục Check

Spelling as you Type và mục Check

Grammar as you Type Sau đó nhấp

bài 3:Trình bày Font chữ

1 Chèn ký tự đặc biệt

 Bớc 1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệt

 Bớc 2: Vào thực đơn insert chọn Symbol Xuất hiện hộp thoại:

 Font: Dùng để thay đổi font chữ, ví dụ nh font Wingdings có một số sơ

đồ tơng ứng hiện ra

 Nhấp chuột vào sơ đồ bạn muốn chèn và ô đó đợc phóng lớn hơn nh hình minh hoạ trên

 Sau đó ấn insert để chèn sơ đồ đợc chọn

Ví dụ chèn ký tự đặc biệt cho đoạn văn bản sau:

 Trờng THCN Việt Hung 

 Khoa Tin Học 

 Xuân Khanh – Sơn Tây – Hà Tây 

 034.839928  - -

2 Trình bày Font chữ

2.1 Dùng lệnh trên thanh công cụ Formatting

Đánh dấu một đoạn văn bản cần trình bày, nhấp biểu tợng lệnh:

Font

Hình 2-14 Hộp thoại Symbol

Hình 2-13 Hộp thoại Options

 Lệnh Font dùng để thay đổi font chữ.

 Nhấp nút tam giác để có bảng liệt kê các font chữ, nhấp chọn một tên font chữ thích hợp

 Font Size: Lệnh này dùng để thay đổi kích thớc font

chữ

 Nhấp nút tam giác để hiển thị các số đo kích thớc font chữ, nhấp chọn số

đo thích hợp Ngoài ra bạn có thể chọn tuỳ ý, bạn có thể gõ số đo cần thiết

vào trong ô số rồi ấn phím Enter

 Đơn vị thờng dùng cho số đo kích thớc font chữ là Point, có thể đổi sang

các đơn vị khác theo quy tắc: 72Point = 1 inches =2.54 cm

 Font Style: Lệnh này dùng để thay đổi kiểu chữ, gồm các biểu

 Font Color: Lệnh này dùng để thay đổi màu

chữ

 Nhấp chuột vào nút tam giác, bạn thấy bảng mầu hiện ra,

nhấp chọn màu cần tô

Trên màn hình, bạn sẽ thấy chữ hiện ra đúng với màu mà

bạn đã chọn Nếu dùng máy in màu, bạn sẽ in đợc chữ có màu đã

chọn Nếu dùng máy in đen trắng thì khi in ra màu sắc sẽ chuyển thành màu xám

Mầu mặc định của font chữ là chữ mầu đen

 Các lệnh Font, Font Style, Size, Color có cách dùng tơng tự nh đã dùng các biểu

 Words Only: Chỉ gạch dới từng từ

 Còn lại: Chọn các mẫu gạch dới thích hợp

 Underline Color: Dùng để chọn màu cho đờng gạch dới:

 Effects: Các lệnh trong mục này có tính on /off,

 Strikethrough: Gạch sọc dạng bỏ đi một gạch

 Double Strikethrough: Gạch sọc dạng hai gạch

 Superscript: Chỉ số trên (a2)

 Supscript: Chỉ số dới (a2)

 Hidden: Che dấu ký tự

 Small Caps: Chữ hoa

 All caps: Chữ in hoa

 Shadow: Tạo bóng mờ

 Outline: Dạng nét ngoài

 Emboss: Tạo chữ nổi

Hình 2-15 Hộp thoại Font

 Normal: Khoảng cách thờng

 Expanded: Khoảng cách tha

bản trên màn hình có tính

chất sáng lung linh, nhấp

nháy…) trong đó có chứa các thông tin đã đ, gồm các lệnh nh:

Blinking Background, Las

Vegas Lights, Marching

Black Ants, Marching Red

Ants, Shimmer, Sparkle Text

Các lệnh trong thẻ

Text Exffects chỉ có tác dụng

trên màn hình chứ không có

tác dụng khi in ra giấy

1.3 Tạo Font chữ mặc nhiên( Default)

Trong quá trình làm việc ngời Việt Nam sẽ thờng xuyên gõ chữ có dấu, nh vậy cầnphải tạo ra font chữ mặc nhiên (Default) sao cho mỗi lần tạo ra văn bản mới là gõ đợc chữ

có dấu

Ví dụ: Để tạo font chữ mặc nhiên là Vn Time, kiểu chữ thờng và có kích thớc 12ptbạn có thể nhấp menu Format chọn Font Trong thẻ Font tiến hành chọn các lệnh cần thiếtnh: Font=Vn.Time, Font Style=Normal, Font Size =14pt Underline không dùng nên chọnNone, Color nên chọn Automatic, các lệnh Effect không dùng nên tắt tất cả các lệnh trongmục này, trong thẻ Character spacing và thẻ Text Effect không dùng lệnh nào cả Sau khi

Hình 2-16 Hộp thoại Font

Hình 2-17 Hộp thoại Font

chọn xong các lệnh cần thiết trong hộp thoại Font, nhấp nút chọn Default…) trong đó có chứa các thông tin đã đ một hộp thoạihiện ra yêu cầu xác nhận Font mặc nhiên.

Nhấp nút Yes, lệnh này trình bầy Font chữ mặc nhiên có tác dụng ngay, đồng thờicòn lu trữ lại trong file NORMAL.DOT của word để có hiệu lực trong các lần soạn thảotiếp theo

bài 4 :Trình bày Paragragh

1 Trình bày Paragragh

Paragragh là một đoạn văn bản kết thúc bằng dấu Enter Ngoài việc trình bày Fontchữ sao cho đẹp, trình bày Paragragh làm cho hình thức văn bản trở lên phong phú hơnmang lại tính thuyết phục cao cho ngời đọc

1.1 Dùng biểu t ợng lệnh trong thanh Formatting

 Aligment: Aligment là các lệnh dùng để trình bày tính so hành giữa các dòng

chữ trong một paragragh chiều ngang

 Đánh dấu đoạn chọn paragragh và nhấp một trong các biểu tợng lệnh:

 Align Left: paragragh có các dòng chữ căn thẳng bên lề trái

 Center: paragragh có các dòng chữ căn thẳng ở giữa

 Right: paragragh có các dòng chữ căn thẳng bên lề phải

 Justify: paragragh có các dòng chữ căn thẳng đều hai bên

 Indentation: Trình bày lề của Paragraph

Một trang giấy sau khi đã chọn lề trên, lề dới, lề trái, lề phải thì phần còn lại chính làphạm vi thể hiện của văn bản, điều này đợc thể hiện ở vùng mầu trắng trên hai thớc đotrong cửa sổ văn bản Nh vậy, lề bên trái của Paragraph đợc tính từ điểm bắt đầu vùng trắngcủa thớc đo nằm ngang

Lề trái của Paragraph có thể đợc điều chỉnh nhanh bằng các biểu tợng lệnh:

 Lề trái của Paragraph đợc di chuyển sang bên phải một bớc Tab

 Lề trái của Paragraph đợc di chuyển sang bên trái một bớc Tab

Mỗi khi nhấp biểu tợng lệnh Increase Indent hoặc Decrease Indent, bạn sẽ thấy trênthớc đo nằm ngang có biểu tợng lề trái di chuyển theo và chữ trong Paragraph cũng tự độnghiệu chỉnh theo

 Dùng Ruler để trình bày lề của Paragraph: Lề của Paragraph đang đợc

đánh dấu chọn là vị trí tơng đối của các biểu tợng lệnh trên Ruler Dùng chuột để kéo các biểu tợng lệnh để chỉnh lề cho Paragraph.

 Các mẫu trình bầy của paragraph

 None: Mẫu trình bày bình thờng

 First line: Thụt đầu dòng

 Hanging: Treo đầu dòng:

2.2 Trình bầy Paragraph dùng menu

Đánh dấu chọn paragraph, vào menu Format chọn lệnh Paragraph:

 Alignment: Lệnh trình bầy tuyến tính ngang của paragraph gồm: Left Centered Right Justify.

 Indentation: Lệnh đặt lề cho paragraph bằng cách cho số đo khoảng cách lề trái vào left và số đo khoảng cách lề phải vào Right.

 Special: là 3 mẫu trình bầy gồm các lệnh:

 None: Mẫu trình bầy bình thờng

 First line: Mẫu trình bầy thụt đầu dòng By – số đo khoảng cách giữa First linehoặc left

 Hanging: Mẫu trình bày treo dòng By – số đo khoảng cách giữa First line hoặc left

 Spacing: Lệnh về khoảng cách giữa các paragraph.

 Before: Khoảng cách so với paragraph trên

 After: Khoảng cách so với paragraph dới

 Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng trong một paragraph Gồm các lệnh sau:

 Single: Khoảng cách bình thờng là 1 dòng

 Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đã cho trong mục At ( đơn vị là Lines)

2 Trình bày văn bản dạng liệt kê

2.1 Dùng biểu t ợng lệnh

 Trình bày văn bản bằng số thứ tự hoặc các ký tự đặc biệt đầu dòng

 Đánh dấu chọn các Paragraph liên tiếp, trên thanh công cụ Formatting nhấp

biểu tợng lệnh:

 Numbering: đầu mỗi dòng paragraph sẽ đợc chèn thêm một số thứ tự

 Bullets: đầu mỗi dòng paragraph sẽ đợc chèn thêm một ký tự đặc biệt

 Ngoài ra nếu trong 8 mẫu ta

không ng mẫu nào thì ta có thể bổ xung

thêm mẫu butllets nh sau:

 Nhấp vào nút Customize trong hộp thoại

butlles and numbering : Xuất hiện hộp

thoại ( hình bên)

 Nút Font : Chọn font chữ cho Butllets

 Nút Character : Chọn 1 ký tự mới cho

Butllets trong hộp thoại Symbol và nhấp

OK

 Nút Picture : Chọn 1 bức tranh cho

Bullets trong hộp thoại picture và nhấp

OK

 Butllets position :

 Indent at : Xác định lề trái của Butllets

 Text position :

 Tab space after : Xác đinh khoảng tab giữa Butllets với chữ đầu tiên của đoạn

 Indent at : Xác định khoảng cách giữa chữ và Butllets

Hình 2-20 Hộp thoạiBullets and Numbering

Hình 2-21 Hộp thoạiBullets and Numbering

Hình 2-20 Hộp thoạiBullets and Numbering

 Number format: Cách thể hiện số thứ tự,

trong mục này có thể gõ thêm ký tự vào

trớc hoặc sau số thứ tự

 Ví dụ: 1) => Điều 1)

 Ghi chú: không đợc xoá ký tự có sẵn

trong Number format

 Number Style: Chọn kiểu đánh số thứ tự

1,2,3 hoặc a,b,c hoặc I, II, III

 Font: Thay đổi Font chữ cho STT Khi

nhấp vào sẽ mở ra một hộp thoại Font

xuất hiện để bạn chọn

 Start at: Số bắt đầu

 Number position: Vị trí của số thứ tự đợc

thể hiện thông qua các lệnh nh Left,

Right, Center và nút Aligned at để bạn

chọn khoảng lề cho Paragraph

 Text position: Vị trí của chữ Paragraph

đ-ợc thụt vào so với số thứ tự thể hiện trong

mục Indent at

Quản lý cơ sở dữ liệu Quản lý cơ sở dữ liệu

Hình 2-21 Hộp thoạiBullets and Numbering

 Center tab: Văn bản nhập vào đợc sắp xếp nằm giữa Tab

Quản lý cơ sở dữ liệu Quản lý cơ sở dữ liệu

 Right: Văn bản nhập vào đợc sắp xếp nằm bên trái Tab Ví dụ :

Tab

Hệ điều hành Windows Hệ điều hành Windows

Xử lý văn bản Xử lý văn bản

Xử lý bảng tính Xử lý bảng tính

Quản lý cơ sở dữ liệu Quản lý cơ sở dữ liệu

 Decimal tab: Giá trị nhập vào phần lẻ nằm bên phải, phần nguyên nằm bên trái

tab :

Ví dụ :

464546456.6464645645646446464.464646787897.456464454

 Hiệu chỉnh Tab

Đánh dấu chọn các Paragraph đã đợc đặt Tab, thớc đo trên sẽ thể hiện đợc khoảngcách và vị trí của Tab đợc ký hiệu là mầu đen trên thớc ( các ký hiệu này có thể mờ đi nếu

có paragraph có cách đặt Tab khác nhau:

 Thay đổi toạ độ điểm dừng của Tab : Kéo một ký hiệu Tab trên thớc sang một vị trímới thì đoạn văn bản sẽ đợc kéo theo

 Gỡ bỏ Tab đã đặt ( Clear) : Kéo một ký hiệu tab xuống dới thớc đo, đoạn văn bản cóbấm Tab tơng ứng di chuyển sang vị trí Tab dừng kế tiếp

 Gỡ bỏ tất cả các tab : Kéo tất cả các ký hiệu Tab xuống dới thanh Rule

 Thay đổi mẫu trình bày Tab

 Chọn Paragraph đã đợc trình bày Tab

Vào Format \ Tab:

 Trong mục Tab Stop posittion nhập

vào khoảng cách giữa các mốc Tab

 Decimal: Giá trị nhập vào phần lẻ

nằm bên phải, phần nguyên nằm bên trái tab

 Leader: Chọn dạng lấp đầy khoảng cách giữa các Tab

 Default tab stops: Cho phép thay đổi các khoảng cách mặc nhiên giữa các nút tab

 Set: Khi khai báo song phải nhập vào nút này để nhập phần tab vào văn bản

 Clear: xoá một tab Stop hiện hành

 Clear all: Xoá tất cả các tab đã tạo trớc đó.

4 Trang trí Paragraph

4.1 Dùng biểu t ợng lệnh

Các lệnh nằm trên thanh công cụ Tables and borders Nhấp biểu tợng lệnh Tables and borders trên thanh công cụ Standard sẽ hiện lên thanh công cụ Tables andborders Chọn chức năng và thực hiện

4.2 Dùng menu

Dạng nét Độ dày nét màu nét

Tạo đ ờng cho đoạnnền cho đoạn Tạo bảng

Căn chỉnh Text

Merge Cells

Split Cells

Hình 2-23 Hộp thoạiTabs

Dùng khi ta in ra những đờng kẻ dọc ngang hay màu nền tại một vị trí nào đó theo

yêu cầu Chọn vị trí cần kẻ hoặc tô màu nền rồi chọn Format \ Borders and Shading:

mục

Border: Kẻ bảng

 Setting: lựa chọn dạng đờng kẻ

 Style: Chọn kiểu đờng kẻ

 Color: Chọn màu đờng kẻ

 Apply to: Những tuỳ chọn này đợc áp dụng cho

 Table: Bảng

 Cell: Ô

 Paragraph: Đoạn văn bản

 Text: Văn bản

 Trong mục Shading: Tạo màu nền

 Style: Chọn kiểu mầu nền cần tạo (đậm hay nhạt)

 Color: Chọn màu nền

Hình 2-24 Hộp thoạiBorders and Shading

H×nh 2-25 Hép tho¹iBorders and Shading

Bài 5 : trình bày trang in

1 Định dạng trang in

1.1 Chọn loại giấy - Thẻ Paper Size

Nhấp chọn thực đơn File: chọn Page setup Xuất hiện hộp thoại

a) Chọn loại giấy:

Trong hộp thoại Page setup nhấp chọn thẻ Paper size để chọn loại giấy:

 Paper size: Chọn loại giấy:

Mỗi loại giấy sẽ có kích thớc tơng ứng hiện ra trong lệnh Width và Height( rộng và dài của trang giấy), nếu chọn Custom thì phải gõ kích thớc giấy trong mục Width và Height.

Thông thờng, các văn bản tiếng việt dùng loại giấy A4 với Width =21 cm và Height=29,7cm.

 Orientation: Chọn hớng giấy:

 Portrait: Xoay giấy theo chiều dọc

 Lanscape: Xoay giấy theo chiều ngang

 Apply to: Chọn phạm vi áp dụng.

1.2 Đặt lề cho trang in - Thẻ Margins

Trong hộp thoại Page setup nhấp chọn thẻ Margins để đặt lề cho trang giấy:

Hình 2-26 Hộp thoại Page Setup