Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phân tích thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO
Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài
Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa hiện nay, sự phát triển công nghệ đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh và phương án điều hành tối ưu để thành công Thị trường toàn cầu đang trải qua những biến động mạnh mẽ, dẫn đến sự thay đổi trong các hình thức kinh doanh Sự phát triển của công nghệ thông tin và internet đã thúc đẩy việc áp dụng website quản lý bán hàng, mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, doanh nghiệp và cửa hàng tư nhân Việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp là rất quan trọng, hỗ trợ hiệu quả cho các nhà quản lý trong công tác điều hành.
Việc quản lý thông tin và mối liên hệ hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực Hiện nay, website đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, với những ứng dụng nổi bật trong giáo dục, phổ biến tin tức và thương mại Do đó, xây dựng website để quản lý bán hàng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong chiến lược kinh doanh của công ty, doanh nghiệp và cửa hàng.
Cửa hàng mỹ phẩm BIVACO, được thành lập vào năm 2017, đã đạt được nhiều thành tựu sau 3 năm hoạt động Thương hiệu BIVACO đã xây dựng được uy tín và sự tin tưởng từ khách hàng, đồng thời phát triển một tập khách hàng trung thành.
Để thương hiệu BIVACO, chuyên kinh doanh mỹ phẩm nội địa Hàn Quốc, nhanh chóng xâm nhập vào thị trường Việt Nam, cửa hàng cần mở rộng kênh bán hàng online, không chỉ dừng lại ở việc bán lẻ truyền thống Chủ cửa hàng nhận thấy rằng quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững, nhưng thường gặp phải vấn đề như thông tin sai sót và số liệu không đồng bộ do nhiều nhân viên sử dụng các bảng tính Excel khác nhau Do đó, việc xây dựng một website quản lý bán hàng là cần thiết để giảm thiểu nhân lực, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tổng quan nghiên cứu về website quản lý bán hàng
Các công trình nghiên cứu trên thế giới
Trong thời đại công nghệ hiện nay, hệ thống quản lý bán hàng đã trở thành công cụ quan trọng, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trên thế giới đã chỉ ra tầm quan trọng của hệ thống này, điển hình như nghiên cứu “Thiết kế và Phát triển Hệ thống Quản lý Bán hàng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Bắc Ghana” do D S Laar đồng sáng tác.
J K Konjaang and B A Tankia Hệ thống đề xuất được thiết kế và thực hiện bằng cách sử dụng phương pháp phát triển hướng đối tượng Cách tiếp cận này làm cho nó dễ dàng xác định các thành phần hệ thống, xác định vị trí và sửa lỗi nhanh chóng và ảnh hưởng rất nhỏ đến các thành phần khác và cho phép tái sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) Ngôn ngữ lập trình cho dự án này là VB NET sử dụng Visual Studio 2008 Ngôn ngữ này vừa hướng đối tượng vừa hướng sự kiện và giúp dễ dàng thiết kế tương tác giao diện người dùng Hệ thống thông tin, hệ thống quản lý bán hàng chạy với cơ sở dữ liệu Microsoft Access (2007) Đề tài này khá thành công, tuy nhiên vì quy mô áp dụng cho đề tài nhỏ nên khó có thể mở rộng khi quy mô thay đổi nên chỉ có thể áp dụng cho những mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, chi phí cài đặt thấp.
Một bài viết của tác giả người Croatia – bà Ljubica Pilepíc stifanich là
Bài viết "Chiến lược bán hàng trực tuyến của khách sạn nhấn mạnh vào việc đặt phòng trên web" được đăng tải vào tháng 10 năm 2017, nghiên cứu sâu về sự phát triển dịch vụ khách sạn trực tuyến trong bối cảnh công nghệ thông tin Nghiên cứu này bao gồm quy trình thiết kế, thiết lập tỷ lệ và chiến lược bán hàng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc triển khai các giải pháp phần mềm hiện đại trong ngành khách sạn Tác giả đã chỉ ra vai trò quan trọng của website thương mại điện tử thông qua việc so sánh lợi ích của việc đặt phòng trực tuyến so với các phương thức thủ công truyền thống.
Các công trình nghiên cứu trong nước
Website quản lý bán hàng đã xuất hiện từ lâu trên thế giới nhưng chỉ mới phổ biến ở Việt Nam trong khoảng hơn mười năm qua, nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhập khẩu mặt hàng thực phẩm khô tại siêu thị BigC” của tác giả Đàm Thị Thu Hiền đã khảo sát thực trạng tại siêu thị và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập khẩu mặt hàng dựa trên phương pháp chức năng Mặc dù phương pháp này giúp người đọc dễ hiểu, nhưng lại hạn chế trong việc thể hiện sự chuyển trạng thái và khó khăn trong kiểm thử, bảo trì các Module Trong khi đó, đề tài “Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý khách sạn” của tác giả Vũ Thị Dương đã áp dụng phương pháp hướng đối tượng để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn Tuy nhiên, đề tài này chưa rõ mối quan hệ giữa phân tích và thiết kế, đặc biệt là trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu, gây khó khăn cho quá trình thực hiện.
Sau khi nghiên cứu và phân tích các công trình trước đây, tôi nhận thấy những ưu điểm và hạn chế của các đề tài liên quan Do đó, tôi quyết định chọn phương pháp phân tích thiết kế website quản lý bán hàng theo hướng đối tượng để thực hiện đề tài này.
Khoảng trống nghiên cứu
Trong bối cảnh kinh tế đang phát triển và hội nhập toàn cầu, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Cửa hàng mỹ phẩm BIVACO trở nên cấp thiết Mặc dù lý thuyết và thực hành đã được hoàn thiện trên thế giới, nhưng việc ứng dụng phần mềm, công cụ và mô hình nghiên cứu trong quản lý bán hàng là nhiệm vụ hàng đầu để đạt được mục tiêu và phương hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong thời gian tới.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất giải pháp phân tích và thiết kế website quản lý bán hàng cho cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Để đạt được mục tiêu này, đề tài sẽ triển khai các nhiệm vụ cần thiết.
Hệ thống hóa kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, phân loại và các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
Hai là, Nghiên cứu tổng quan về của hàng mỹ phẩm BIVACO cũng như tình hình ứng dụng CNTT tại cửa hàng.
Bài viết này nghiên cứu quy trình quản lý bán hàng tại cửa hàng mỹ phẩm BIVACO, nhằm xây dựng tài liệu đặc tả hệ thống và tìm hiểu phương thức truyền đạt, lưu trữ thông tin Từ đó, chúng tôi đưa ra đánh giá và đề xuất giải pháp, tiến hành phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được các mục tiêu đã đề ra, tôi cần thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng như thu thập và lựa chọn tài liệu phù hợp về quản lý bán hàng Tiếp theo, tôi sẽ nghiên cứu các phương pháp phân tích thiết kế Cuối cùng, dựa trên tài liệu đã thu thập và phương pháp phân tích đã chọn, tôi sẽ cài đặt các công cụ cần thiết để thực hiện phân tích liên quan.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Cách thức thu thập dữ liệu
Cách thức thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ thông tin của ban nhân sự, hành chính, kinh doanh và kế toán của cửa hàng, cũng như từ các báo cáo kinh doanh và tài chính Những dữ liệu này giúp đánh giá quy trình bán hàng, thanh toán, quản lý đơn hàng và tồn kho qua các năm, từ đó đánh giá thực trạng và hiệu quả của hệ thống thông tin bán hàng của cửa hàng.
Thông tin được thu thập từ sách báo, tài liệu và website liên quan đến công ty cùng với các phần mềm quản lý bán hàng, nhằm đảm bảo có được dữ liệu tốt nhất cho quá trình nghiên cứu.
Cách thức thu thập dữ liệu sơ cấp
Cách sử dụng phiếu điều tra bao gồm việc thực hiện các câu hỏi và phương án trả lời có sẵn để xác định vấn đề cần điều tra một cách chính xác Phiếu điều tra có thể sử dụng các loại câu hỏi như câu hỏi đóng, câu hỏi lựa chọn và câu hỏi hỗn hợp Để thu thập thông tin chính xác hơn, một câu hỏi có thể kết hợp nhiều dạng khác nhau Đối tượng điều tra là 20 nhân viên của cửa hàng, với mỗi phiếu gồm 15 câu hỏi liên quan đến việc đánh giá hoạt động quản lý bán hàng hiện tại và hiệu quả của phần mềm sử dụng.
Phỏng vấn là phương pháp hiệu quả để thu thập và làm rõ thông tin chưa có trong phiếu điều tra Đối tượng được phỏng vấn là ông Đỗ Tiến Dũng, chủ cửa hàng mỹ phẩm BIVACO.
Bà Hoàng Lan, trưởng bộ phận kinh doanh, sẽ thảo luận về tầm quan trọng của một website bán hàng trong bối cảnh cửa hàng kết hợp giữa bán hàng online và trực tiếp Câu hỏi phỏng vấn sẽ tập trung vào định hướng và mục đích của website, quy trình bán hàng tại cửa hàng, cũng như các yếu tố cần thiết có mặt trên website Ngoài ra, bà cũng sẽ nêu rõ những yêu cầu của cửa hàng đối với hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu theo phương pháp định tính
Phương pháp thống kê và so sánh đối chiếu bao gồm việc ghi chép thông tin từ điều tra trắc nghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra đánh giá ban đầu Bằng cách đối chiếu lý luận với thực tiễn, chúng ta có thể xác định và giải quyết những khó khăn, thách thức tồn tại trong cửa hàng Điều này giúp phân tích và thiết kế website quản bán hàng cho cửa hàng một cách hiệu quả.
Phương pháp phân tích và tổng hợp là cách tiếp cận lý thuyết bằng cách chia nhỏ thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ để nhận thức và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Qua đó, người nghiên cứu có thể chọn lọc thông tin cần thiết cho đề tài của mình Phương pháp tổng hợp lý thuyết sau đó được áp dụng để liên kết các bộ phận và mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này rất hữu ích trong việc tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng.
Phương pháp thu thập số liệu nhằm mục đích thu thập thông tin về cửa hàng mỹ phẩm BIVACO và cách thức quản lý bán hàng tại đây, từ đó làm cơ sở cho việc xây dựng website bán hàng cho cửa hàng.
Xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng
Phương pháp nghiên cứu định lượng là một cách tiếp cận hệ thống và thực nghiệm nhằm điều tra đối tượng nghiên cứu thông qua số liệu, thống kê và toán học Khác với nghiên cứu định tính, phương pháp này tập trung vào việc phân tích và giải thích các quan sát để khám phá ý nghĩa và mô hình của các mối quan hệ, đồng thời phân loại hiện tượng và thực thể mà không dựa vào các mô hình toán học.
Em đã áp dụng phương pháp định lượng thông qua việc khảo sát online tại cửa hàng Các số liệu thu thập được đã được phân tích và thống kê bằng các công cụ hỗ trợ có độ chính xác cao, giúp làm rõ những vấn đề mà em muốn truyền tải.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu thì khóa luận bao gồm các chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về thiết kế hệ thống thông tin trong quản lý bán hàng tại cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Nội dung chương này bao gồm các khái niệm liên quan đến thiết kế hệ thống, quy trình phát triển phần mềm, các phương pháp thiết kế hệ thống, và giới thiệu về ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML).
Chương 2 trình bày kết quả phân tích và đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Phần này bao gồm giới thiệu về công ty, đánh giá hiện trạng công nghệ thông tin (CNTT) đang được áp dụng, cũng như phân tích và đánh giá hệ thống thông tin quản lý bán hàng (HTTT QLBH) tại BIVACO.
Chương 3 tập trung vào việc định hướng phát triển và đưa ra các đề xuất cho quản lý bán hàng tại cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Nội dung chương này bao gồm việc xây dựng bài toán, phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống và đưa ra một số kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của cửa hàng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỦA HÀNG MỸ PHẨM BIVACO
Những khái niệm cơ bản
Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan
( Đàm Gia Mạnh (2007), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống kê ).
Theo Lê Thị Bích Lan (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB đại học tài nguyên và môi trường Hà Nội thì:
Thông tin là tập hợp các dữ liệu đã được xử lý để mang lại ý nghĩa cho người sử dụng, bao gồm nhiều giá trị dữ liệu khác nhau.
Thông tin quản lý là dữ liệu cần thiết cho các cán bộ quản lý trong quá trình ra quyết định Nó giúp họ đưa ra các quyết định hiệu quả và chính xác hơn trong công việc quản lý.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định.
Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
Các thành phần của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm năm bộ phận chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người Các thành phần này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó yếu tố con người đóng vai trò quan trọng nhất, quyết định đến kết quả của quá trình phân tích, thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống.
Phần cứng trong hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các thiết bị dễ nhận biết như chuột, bàn phím và màn hình, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và truyền tải thông tin.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự nhất định Nó thực hiện các chức năng bằng cách gửi chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hoặc cung cấp dữ liệu cho các phần mềm khác.
Dữ liệu và tài nguyên dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL), là tập hợp dữ liệu có tổ chức và liên quan, được lưu trữ trên thiết bị lưu trữ thứ cấp CSDL phục vụ cho việc khai thác thông tin đồng thời từ nhiều người dùng và ứng dụng với các mục đích khác nhau Chức năng chính của hệ thống thông tin CSDL là lưu trữ thông tin, đáp ứng truy vấn tức thời, thực hiện thống kê, phân tích, dự báo và thiết lập báo cáo.
Mạng máy tính là hệ thống kết nối nhiều máy tính và thiết bị thông qua đường truyền vật lý, cho phép thu thập, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí khác nhau.
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống thông tin (HTTT), đóng vai trò là người quản lý và đưa ra quyết định cuối cùng cho tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Trong khi phần cứng và phần mềm là trung tâm của HTTT, thì con người lại giữ vai trò quyết định Quản lý con người trong HTTT là một công việc khó khăn và phức tạp.
Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại)
Hệ thống thông tin quản lý là sự kết hợp giữa con người, phần cứng, phần mềm và dữ liệu, nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin Điều này hỗ trợ quá trình ra quyết định, phân tích các vấn đề và hiển thị những vấn đề phức tạp trong tổ chức.
Theo Võ Thị Thúy Hoa (2009) Giáo trình Nghiệp vụ bán hàng, NXB ĐHQG TPHCM thì:
Bán hàng là quá trình trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua, trong đó người bán nhận lại tiền hoặc tài sản có giá trị đã được thỏa thuận từ người mua.
Quản lý bán hàng bao gồm việc lập kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát đội ngũ bán hàng, từ tuyển dụng, chọn lựa, huấn luyện đến giám sát Điều này cũng bao gồm xây dựng chế độ lương thưởng và động viên nhằm đạt được các mục tiêu của công ty.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng cung cấp đầy đủ chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ và cá nhân, giúp quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng như nhập hàng, quản lý hàng hóa, kho, đơn hàng và nhân viên Hệ thống này ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và mối quan hệ với khách hàng, đồng thời cho phép lưu trữ thông tin một cách tập trung và dễ dàng truy xuất thông tin liên quan đến khách hàng và hàng hóa.
HTTT trong doanh nghiệp là hệ thống thiết yếu cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, nhằm hỗ trợ ra quyết định, phối hợp và kiểm soát Tất cả các quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên nền tảng thông tin được tiếp nhận.
Website là một tệp có đuôi html Đó lad một tệp tin được viết bằng mã (Code)
HTML bao gồm các siêu liên kết (Hyperlink) dẫn đến các trang web khác Ngoài văn bản chính, một trang web còn có thể tích hợp nhiều thành phần khác như hình ảnh, nhạc và video.
Website bán hàng trực tuyến, hay còn gọi là website thương mại điện tử, là trang thông tin điện tử được thiết lập để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ Điều này bao gồm từ việc trưng bày và giới thiệu sản phẩm, đến giao kết hợp đồng, cung cấp dịch vụ, thanh toán và dịch vụ sau bán hàng, theo quy định tại Khoản 8 Điều 3 Nghị định 52/2003/NĐ-CP về thương mại điện tử.
Một số lý thuyết về quản lý bán hàng
Một quy trình bán hàng phổ biến hiện nay như sau:
Hình 1.2 Quy trình bán hàng
( Nguồn Wikipedia ) Xác định khách hàng: Xác định nhóm khách hàng chủ yếu nhất, quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Tiếp xúc với khách hàng: Chủ động chào hỏi, gây thiện cảm với khách hàng, cố gắng tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.
Để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, hãy tham gia vào các cuộc trò chuyện và đặt câu hỏi thăm dò Điều này giúp xác định sản phẩm mà họ đang cần, từ đó cung cấp dịch vụ phù hợp nhất.
Lắng nghe và giải đáp thắc mắc của khách hàng là bước quan trọng trong quá trình tư vấn Điều này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm phù hợp với sở thích và ngân sách của họ.
Giới thiệu sản phẩm giúp khách hàng hiểu rõ về từng mặt hàng, bao gồm các đặc điểm, công dụng nổi bật và lợi ích mà sản phẩm mang lại Bên cạnh đó, cung cấp thông tin về các chương trình khuyến mãi hiện có để thu hút khách hàng.
Kết thúc bán hàng: Hướng dẫn khách hàng cách sử dụng, ghi hóa đơn và tính tiền và đóng gói.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng và bảo hành là yếu tố quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng Doanh nghiệp thường gửi lời chúc mừng đến khách hàng vào các dịp đặc biệt như sinh nhật Hơn nữa, sau một thời gian sử dụng sản phẩm, nhân viên sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc email để hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Áp dụng quy trình bán hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao hiệu quả bán hàng.
1.2.2 Tầm quan trọng của quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc nhóm trong lĩnh vực bán hàng, hỗ trợ lực lượng bán hàng để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp theo chiến lược kinh doanh và nguồn lực hiện có Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối đã xác định, tối ưu hóa sự hiện diện của sản phẩm với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và thực hiện mục tiêu marketing của doanh nghiệp cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, hệ thống quản lý bán hàng là yếu tố thiết yếu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn Hệ thống này quản lý toàn bộ quy trình, bao gồm nhập hàng, quản lý đơn hàng, kho hàng, nhân viên và chăm sóc khách hàng.
Sự cần thiết của một website quản lý bán hàng là không thể phủ nhận, với thiết kế đơn giản và giao diện thân thiện, giúp người dùng dễ dàng sử dụng Website này có khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn mà không lo mất mát, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm thông tin hiệu quả Hệ thống tự động tính toán hàng tồn kho, hàng nhập, hàng xuất, doanh thu và lợi nhuận, giúp nhân viên chỉ cần nhập số liệu mà không cần lo lắng về độ chính xác Bên cạnh đó, việc lưu trữ chi tiết các giao dịch bán hàng giúp ngăn chặn gian lận và tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng các chi nhánh của cửa hàng quần áo.
1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế
1.2.3.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
Theo giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin của NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, mỗi hệ thống thông tin đều có một vòng đời từ khi ra đời cho đến khi bị loại bỏ Quá trình này diễn ra qua một số giai đoạn nhất định.
Giai đoạn 1 của dự án tập trung vào việc khảo sát và tìm hiểu nhu cầu của người dùng Mục tiêu là xác định rõ hệ thống thông tin (HTTT) cần đáp ứng những nhu cầu gì, bao gồm cả nhu cầu trước mắt và tương lai, cũng như các nhu cầu tường minh và tiềm ẩn.
Giai đoạn 2 của phân tích tập trung vào việc khám phá bản chất và chi tiết của hệ thống, xác định các nhiệm vụ cần thực hiện và các loại dữ liệu liên quan, cũng như cấu trúc của chúng.
Giai đoạn 3 của quy trình thiết kế tập trung vào việc đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, nhằm đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được xác định trong giai đoạn phân tích, đồng thời phù hợp với các ràng buộc thực tế.
Giai đoạn 4 trong quy trình phát triển phần mềm bao gồm lập trình và kiểm thử, tương tự như giai đoạn thi công trong ngành xây dựng Đây là bước quan trọng để chuyển đổi các kết quả phân tích và thiết kế thành một hệ thống hoạt động hiệu quả, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng mà không gặp lỗi.
Giai đoạn 5 bao gồm khai thác và bảo dưỡng hệ thống, trong đó hệ thống được đưa vào sử dụng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi phát hiện những điểm chưa phù hợp.
1.2.3.2 Phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
Phương pháp này bao gồm chín hoạt động chính: khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu và cài đặt.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỦA HÀNG MỸ PHẨM BIVACO
Tổng quan về cửa hàng mỹ phẩm BIVACO
Cửa hàng mỹ phẩm BIVACO bắt đầu đi vào kinh doanh từ năm 2017 tại số
149B Lê Hồng Phong, Hà Đông, Hà Nội.
Khi mua sắm tại cửa hàng, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng và số lượng sản phẩm, cùng với dịch vụ tận tâm Tất cả sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng, được chọn lọc từ các công ty lớn và thương hiệu uy tín tại Hàn Quốc Đặc biệt, cửa hàng cam kết cung cấp 100% hàng chính hãng trong lĩnh vực mỹ phẩm, khách hàng có thể kiểm tra mã code qua ứng dụng Không gian cửa hàng được bố trí sạch sẽ và rõ ràng, tạo sự tiện lợi cho khách hàng khi mua sắm trực tiếp, cùng với đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình và am hiểu sản phẩm.
Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên sẽ chào đón và cung cấp thông tin cần thiết, quá trình này có thể nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào từng khách Sau khi khách hàng quyết định mua sản phẩm, nhân viên sẽ tính hóa đơn và đóng gói hàng Nhân viên cũng cần ghi lại thông tin trên phiếu bán hàng, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, mệnh giá, tổng giá trị hóa đơn, số điện thoại khách hàng và tên nhân viên lập hóa đơn, điều này gây bất tiện và tốn thời gian cũng như chi phí cho nhân viên.
Cửa hàng mỹ phẩm BIVACO, mặc dù gặp nhiều khó khăn, đã nhận được sự ủng hộ từ đông đảo khách hàng trong và ngoài nước Với mục tiêu trở thành cửa hàng mỹ phẩm hàng đầu tại Việt Nam và có vị trí vững chắc trên bản đồ các cửa hàng mỹ phẩm toàn cầu, BIVACO đang triển khai các chiến lược đầu tư và nỗ lực mạnh mẽ hơn nữa.
Một số thông tin liên hệ cơ bản:
Tên cửa hàng: Cửa hàng mỹ phẩm BIVACO Điện thoại: 0969583397
Thực trạng về cơ sở hạ tầng CNTT tại cửa hàng
2.2.1 Trang thiết bị phần cứng
BIVACO là một cửa hàng tư nhân với một cơ sở duy nhất, chưa phát triển thành hệ thống bán hàng lớn, do đó việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được đầu tư nhiều Cửa hàng chỉ sử dụng các phần cứng ở mức độ vừa đủ và có phần hạn chế.
Các thiết bị hỗ trợ cần thiết bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại IP, chuột, bàn phím hỗ trợ, máy in và mạng wifi cáp quang Viettel.
Bảng 2.1 Thông tin về ứng dụng phần cứng của BIVACO
L Đối tượng sử dụng TG SD
Máy tính bàn DELL 1 Chủ cửa hàng 2017
Máy tính xách tay DELL 4 Chủ cửa hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý bán hàng 2018 Điện thoại IP 2 Chủ cửa hàng, nhân viên bán hàng 2019
Chuột, bàn phím hỗ trợ 5 Tất cả 2018
Máy in Cano 1 Tất cả 2018
Modem wifi 4 cổng, 4 râu 2 Tất cả 2017
(Nguồn: Tác giả khảo sát trực tiếp)
BIVACO lựa chọn phần cứng dựa trên các tiêu chí cụ thể, đảm bảo mỗi thiết bị đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.
Bảng 2.2 Phân tích đánh giá các thiết bị phần cứng
Tên thiết bị Ưu điểm Nhược điểm
Giá cả hợp lý, vận hành ổn định và tuổi thọ cao nhờ được sản xuất theo đúng chuẩn mực về kích thức, tản nhiệt, điện năng.
Khó nâng cấp linh kiện bởi tính tương thích.
Sản phẩm này nổi bật với thiết kế gọn nhẹ và độ bền cao, cùng bộ xử lý có tốc độ nhanh, dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng Hệ thống có thể nâng cấp thuận tiện, thời lượng pin tốt đảm bảo cho thời gian sử dụng lâu dài Cấu hình ổn định và tính năng đa dạng, cùng khả năng dễ dàng vệ sinh và bảo dưỡng, mang lại trải nghiệm người dùng tối ưu.
Hoạt động ồn với quạt tản nhiệt; thiết kế có phần thô sơ, cứng cáp, trọng lượng nặng, các lỗi máy tính khó tự sửa chữa
Máy in Canon Có thể tin đảo mặt, in qua mạng, công suất in cao Chỉ in trắng đen
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) 2.2.2 Trang thiết bị phần mềm
Các phần mềm được BIVACO lựa chọ bên cạnh việc hỗ trợ bán hàng cũng tham gia vào việc hỗ trợ quản lý cửa hàng.
BIVACO, với tư cách là một cửa hàng tư nhân, lựa chọn phần mềm dựa trên sự đơn giản và phổ biến, không quá chú trọng vào tính chuyên nghiệp hay đặc thù Các phần mềm này dễ sử dụng và có những ưu nhược điểm riêng.
Phần mềm Suno.vn được thiết kế đặc biệt để phục vụ các cửa hàng và chuỗi cửa hàng nhỏ lẻ, với giao diện đơn giản và chức năng tối ưu hóa những tính năng cần thiết nhất Người dùng không cần có nhiều kiến thức công nghệ để sử dụng, phần mềm hoạt động trên nền tảng trực tuyến, không yêu cầu cài đặt, cho phép quản lý dễ dàng từ bất kỳ đâu với mức giá hợp lý.
Teamviewer: là một phần mềm hỗ trợ truy cập từ xa tiện lợi và nhanh chóng
Phần mềm này cho phép kết nối nhanh chóng với bất kỳ máy tính hay máy chủ nào chỉ trong vài giây, giúp người dùng điều khiển máy tính từ xa như thể đang ngồi trước nó thông qua internet Chính sự tiện lợi này đã khiến phần mềm trở thành một công cụ phổ biến trong nhiều ứng dụng.
Phần mềm văn phòng là công cụ quen thuộc và dễ sử dụng, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cửa hàng, từ lớn đến nhỏ.
Bảng 2.3 Các phần mềm ứng dụng tại BIVACO
Tên phần mềm Nguồn cung cấp Chức năng
Suno.vn SUNO Hỗ trợ quản lý bán hàng
Cung cấp mạng VNP cho cửa hàng để hỗ trợ các hoạt động online
Teamview Teamviewer GmbH Hỗ trợ truy cấp máy tính từ xa Phần mềm văn phòng (word, excel, powerpoint)
Hỗ trợ cửa hàng trong hầu hết tất cả các hoạt động
(Nguồn: Tác giả khảo sát trực tiếp)
2.2.3 Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng tại cửa hàng BIVACO
Hiện nay, BIVACO chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng truyền thống tại cửa hàng, nơi khách hàng có thể trực tiếp chọn mỹ phẩm theo nhu cầu Nhân viên sẽ tư vấn về cách sử dụng, chỉ định và chống chỉ định của sản phẩm, cũng như gợi ý các sản phẩm đi kèm để nâng cao hiệu quả sử dụng Sau khi khách hàng quyết định mua, nhân viên sẽ kiểm tra giá, lập hóa đơn thanh toán, và khách hàng sẽ thanh toán để nhận sản phẩm Đồng thời, nhân viên cũng thống kê danh sách sản phẩm đã bán vào file Excel theo phiếu hóa đơn Hình thức bán hàng này rất phổ biến trong các cửa hàng mỹ phẩm do đặc thù của sản phẩm.
Khi khảo sát mức độ ưu tiên của khách hàng trong việc chọn mua mỹ phẩm trực tuyến, những kết quả thu được thật sự gây bất ngờ.
Bảng 2.4 :Mức độ ưu tiên của khách hàng trong việc mua mỹ phẩm online
Mức độ ưu tiên của khách hàng Số phiếu Tỷ lệ
Rất ưu tiên 1 5% Ưu tiên 1 5%
Không mua mỹ phẩm online 13 65%
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Mức độ ưu tiên của khách hàng khi mua mỹ phẩm
Rất ưu tiên mua online Ưu tiên mua online
Bình thường Không ưu tiên
Biểu đồ 2.1 Sự ưu tiên của khách hàng khi mua mỹ phẩm online hay truyền thống
Theo khảo sát, 80% khách hàng ưu tiên mua mỹ phẩm trực tiếp tại cửa hàng thay vì online vì họ muốn kiểm tra chất lượng sản phẩm Việc tự tay kiểm tra chất lượng bên ngoài và âm thanh giúp khách hàng yên tâm hơn Mặc dù các cửa hàng thường xuyên đăng tải video và bài hướng dẫn sử dụng sản phẩm, nhưng hình ảnh qua thiết bị ghi hình có thể khác biệt so với thực tế Điều này khiến khách hàng lo ngại rằng sản phẩm mua online không đáp ứng được yêu cầu và không giống như “hàng trưng bày”.
Việc vận chuyển mỹ phẩm là một quá trình phức tạp, bởi những va chạm nhỏ có thể gây hư hỏng nghiêm trọng, như làm vỡ hộp thủy tinh hoặc làm méo mó sản phẩm, ảnh hưởng đến chất lượng và tính thẩm mỹ.
Khoảng 15% khách hàng vẫn ưu tiên mua hàng online, chủ yếu vì sự thuận tiện và niềm tin vào các cửa hàng uy tín Tuy nhiên, nhóm khách hàng này chiếm tỷ lệ thấp và lý do họ đưa ra chưa được phân tích sâu về lợi ích Hiện tại, BIVACO tiếp tục kinh doanh theo hình thức truyền thống, phù hợp với xu hướng chung và nhu cầu của khách hàng Mặc dù BIVACO đã thử nghiệm bán hàng online qua mạng xã hội như Facebook và Instagram, nhưng lợi nhuận từ kênh này vẫn chưa cao và chỉ đóng góp một phần nhỏ vào doanh thu tổng thể của cửa hàng.
Việc lưu trữ và xử lý dữ liệu trên Excel có vẻ đơn giản, nhưng thực tế lại đòi hỏi nhiều thao tác thủ công, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực và thời gian cho nhân viên cửa hàng Dưới đây là bảng thể hiện mức độ hài lòng của nhân viên về phần mềm mà họ đang sử dụng.
Bảng 2.5:Mức độ hài lòng của nhân viên trong việc quản lý cửa hàng
Mức độ ưu tiên của khách hàng Số phiếu Tỷ lệ
Mức độ hài lòng của nhân viên khi sử phần mềm hiện tại cuả cửa hàng cho việc quản lý bán hàng
Không hài lòng Kém hài lòng Bình thường Hài lòng Rất hài lòng
Biểu đồ 2.2 Mức độ hài lòng của nhân viên trong việc quản lý bán hàng tại cửa hàng.
Kết quả từ 20 phiếu khảo sát cho thấy 85% nhân viên không hài lòng với phần mềm hiện tại dùng để quản lý hoạt động bán hàng, dẫn đến hiệu quả quản lý bán hàng giảm sút Dưới đây là bảng đánh giá của nhân viên về sự kém hiệu quả của phần mềm.
Bảng 2.6 :Mức độ đánh giá của nhân viên về phần mềm
Mức độ ưu tiên của khách hàng Số phiếu Tỷ lệ
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Mức độ đánh giá của nhân viên khi sử phần mềm hiện tại cuả cửa hàng cho việc quản lý bán hàng
Không hài lòng Kém hài lòng Bình thường Hài lòng Rất hài lòng
Biểu đồ 2.3 Mức độ đánh giá của nhân viên với phần mềm đang sử dụng