Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ... Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ.
Trang 2Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT
I Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của
công cụ tra tìm TLLT
II Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu
trong các lưu trữ
Trang 3Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
I Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,
yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT
1 Khái niệm
2 Ý nghĩa, tác dụng
3 Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
Trang 5• Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu
• Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ
Trang 6Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
3 Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT
• Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ
• Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung
• Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả
• Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng
Trang 7Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819 97
II Các loại công cụ tra tìm tài liệu
chủ yếu trong các lưu trữ
Trang 8Như vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng
để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài liệu lưu trữ Vỡ vậy, nú là CC chủ yếu trong cỏc phũng (kho) LT
Trang 9Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
b C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng lu tr÷
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo thêi gian
- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo c¬ cÊu t ch c.ổ ứ
Trang 10- Nếu phòng, kho lưu trữ nào có khối lượng tài
liệu mà độ mật tương đối lớn thì có thể lập thành
mục lục hồ sơ riêng
- Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL khác
nhau => mỗi loại hình được lập thành MLHS
riêng
Trang 11+ Nếu TL với số lượng ít thì có thể bổ sung
đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm ở phần “Chứng từ kết thỳc của ML”
+ Nếu số lượng hồ sơ nhiều và có nội dung quan trọng thì lập MLHS mới
- Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng phông lưu trữ, 1 quyển MLHS không cho phép thống
kê tài liệu của nhiều phông
Trang 13II Khối nội chính
05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I Năm
III Khối Nông - Lâm - Ngư
10 100 Tập văn bản V/V phát triển trồng cây
CN lâu năm Năm 2004 15/1—31/12/2004 159 LD
IV Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản
15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k mương Năm
2002
2/4/—
15/11/2002 195 LD
V Khối phân phối lưu thông
20 200 Tập văn bản V/V thu thuế Năm
VI Khối Văn - Xã
25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng VH” Năm 2003 5/6—
8/10/2003 75 LD
Trang 14Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* Phần 2: Công cụ tra cứu của MLHS gồm:
- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục)
Trang 16Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài
liệu LT, được phân loại theo ngành hoạt động xã hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa dư, tác giả…
Trang 17LT (Sự khỏc nhau với MLHS- Tớnh ưu việt của bộ thẻ)
- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của tài liệu lưu trữ.
- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo quản trong kho lưu trữ.
Trang 19Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* Bộ thẻ hệ thống
- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra
tìm tài liệu lưu trữ trong đó các thông tin được phân loại theo đặc trưng của ngành hoạt động XH
- Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung
tài liệu lưu trữ không chỉ trong phạm vi 1
phông, 1 kho lưu trữ cơ quan, của 1 trung tâm lưu trữ Quốc gia, mà cú thể giới thiệu nd
TLLT của toàn bộ phông lưu trữ Quốc gia
- Yêu cầu: Phương án phân loại thông tin và
hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các
trung tâm Lưu trữ Quốc gia và kho lưu trữ cơ quan trong cả nước
Trang 20Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
- Phương án phân loại thông tin: theo từng ngành hoạt
động xã hội Thông tin được chia ra thành nhiều phần lớn nhất, khái quát nhất Các phần chủ yếu được sắp xếp
theo trật tự logic Những vấn đề có tính chất tổng hợp sắp
xếp trước ( phần này liên quan đến tất cả các lĩnh vực
hoạt động xã hội) Những phần có tính chất độc lập thì
xếp sau
- Hệ thống ký hiệu: Trong phương án phân loại thông tin Hệ
thống ký hiệu cú thể theo hình thức thập phân (từ 0-9), hoặc bỏch phõn (từ 00-99)- hỗn hợp chữ và số.
Trang 21Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
Ví dụ: Khung ph©n lo¹i thèng nhÊt th«ng tin tµi liÖu
sau n¨m 1945 của các cơ quan NN
Trang 26Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* Bộ thẻ sự vật - chuyên đề
- Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ,
trong đó các thông tin được phân loại theo sự vật- chuyên
đề Các thông tin được sắp xếp theo trật tự logic phát triển của sự vật và chuyên đề đó.
- Tác dụng: Bộ thẻ sự vật- chuyên đề giới thiệu nội dung của từng kho lưu trữ hoặc một số phông lưu trữ Nó không
đòi hỏi tính thống nhất trong các kho lưu trữ khác nhau
trên toàn quốc.
Trang 27theo đặc điểm sự phát triển của các sự kiện đó.
+ Đối với những sự vật là các ngành khoa học, các ngành hoạt động xã hội thì các chuyên đề được lập theo nội
dung chuyên môn của chúng.
Trang 31Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* Bộ thẻ sự vật
- Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong
đó các thông tin được phân loại theo sự vật Tên gọi các
sự vật được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái.
- Phương pháp xây dựng: Căn cứ vào đặc điểm của từng sự vật, có 2 loại bộ thẻ: Bộ thẻ tên người và bộ thẻ tên địa dư
Trang 32Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
+ Bộ thẻ tên người:
•Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong
đó các thông tin được phân chia theo từng cá
nhân; mỗi lĩnh vực hoạt động là một đề mục của phương án phân loại
Trang 33Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
Ví d : ụ Bé thÎ giíi thiÖu néi dung tµi liÖu cña nh÷ng
nhµ y häc næi tiÕng cña ViÖt Nam
1- Ng÷ (§Æng V¨n)
2- Th¹ch (Ph¹m Ngäc)
3- Tïng (T«n ThÊt) vv
Trang 34Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
+ Bộ thẻ địa dư
•Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong
đó các thông tin được phân loại theo từng địa
danh (tên địa phương, tên Hải đảo, Tên
sông vv ) Được sắp xếp theo vần chữ cái
•Hệ thống ký hiệu: được áp dụng bằng chữ cái
hoặc số
Trang 36Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* Bộ thẻ thời gian:
• Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong
đó thông tin được phân loại theo đặc trưng đơn vị thời gian
( thế kỷ, thập kỷ, năm, tháng) được sắp xếp theo thời gian
Tên các phần, đề mục trong quá trình phân loại thông tin
là đơn vị thời gian.
• Tác dụng: Dùng để giới thiệu nội dung tài liệu về những
vấn đề, những sự vật có số lượng tài liệu ít và sản sinh
trong thời gian dài hàng mấy trăm năm hoặc mấy chục
năm.
• Ký hiệu: thường dùng bằng số La mã hoặc số ả rập.
Trang 38Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
c Tra tìm và lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ.
•Căn cứ để tra tìm và lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ
•Đối tượng tra tìm và lựa chọn tài liệu
•Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ
•Yêu cầu
Trang 39Tên phông: Qu c H i Nước Việt Nam dân chủ C ng hoàố ộ ộ
Nội dung : Biên bản cuộc họp toàn thể lần thứ nhất ngày
2/3/1946 của Quốc hội nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà khoá I bàn về tổ chức bộ mỏy cỏc cơ quan Nhà nước cấp TW
Đặc đi m ể tài liệu: B n g c, vi t tay;ả ố ế
Thời gian tài liệu: 2/3/1946; Địa điểm: Nhà hát lớn TP HN
Trang 41Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
3 Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ
a Khái niệm: Sách hướng dẫn nội dung tài liệu
lưu trữ là một loại hình công cụ tra cứu, nhằm
giới thiệu khái quát nội dung tài liệu và 1 số
thông tin tra cứu chủ yếu của các phông được bảo quản trong kho lưu trữ
Trang 42độc giả và các cơ quan
- Thông qua sách hướng dẫn, độc giả có thể đến kho lưu trữ đ yêu cầu sử dụng tài liệu của phông nào Hoặc độc ể giả không đến kho lưu trữ cũng có thể biết khái quát nội dung tài liệu lưu trữ.
Trang 43- Đối với những phông Ltrữ có vị trí quan trọng, nội dung tài liệu có tính chất tổng hợp thường được sắp xếp & và giới thiệu lên đầu cuốn sách
Trang 44phông, trong đó nêu rõ thời gian thành lập và
giải thể của đơn vị hình thành phông; chức năng nhiệm vụ chủ yếu, quyền hạn; khối lượng tài liệu hiện có ở phông đó
Trang 45Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
- Trình bày các công cụ tra cứu bổ trợ của cuốn sách
+ Lời nói đầu: trong đó nêu mục đích, ý nghĩa cuốn sách, kết cấu các phần của nó.
+ Mục lục tên các phông lưu trữ được giới thiệu.
+ Mục lục các sự kiện lịch sử mà tài liệu phản ánh.
+ Mục lục các nhân vật chủ yếu được nói đến trong cuốn
sỏch.
+ Mục lục cuốn sách
Trang 46Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
Ví dụ:
• Sách giới thiệu các phông trong TTLTQGI
• Sách giới thiệu các phông trong TTLTQGII
Trang 47Nguyễn Lệ Nhu
ng - 09125819
97
* KÕt luËn
•Ngoµi ba c«ng cô tra cøu: Môc lôc hå s¬; c¸c
bé thÎ; s¸ch chØ dÉn néi dung tµi liÖu kho lu tr÷ lµ c¸c c«ng cô tra cøu chñ yÕu và phæ biÕn
nêu trên, trong c¸c trung t©m lu tr÷ Quèc gia, phßng (kho) Lu tr÷ c¬ quan cã thÓ thµnh lËp
thªm mét sè lo¹i c«ng cô tra cøu kh¸c nh: B¶n
s¬ yÕu tµi liÖu lu tr÷; x©y dùng c¸c c¬ së d÷ liÖu th«ng tin néi dung tµi liÖu lu tr÷, …
