Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần digicity việt nam luận văn thạc sĩ kinh tế nông nghiệp

Công ty cũng ban hành quy chế công ty quy định rõ về sơ đồ tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận một cách rõ ràng...Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Kim Thị Dung

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sử dụng để bảo vệ một học vị nào

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn đều được chỉ rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2019

Tác giả luận văn

Dương Thị Tứ

Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn

Qua đây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với tất cả các đồng nghiệp, gia đình

và bạn bè đã giúp đỡ, động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu

Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2019

Tác giả luận văn

Dương Thị Tứ

MỤC LỤC

Lời cam đoan i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục chữ viết tắt v

Danh mục bảng vi

Danh mục sơ đồ viii

Trích yếu luận văn ix

Thesis abstract xi

Phần 1 Mở đầu 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại 4

2.1 Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội tại doanh nghiệp 4

2.1.1 Những khái niệm liên quan 4

2.1.2 Vai trò chủ yếu của công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại 8

2.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 26

2.2 Cơ sở thực tiễn 27

2.2.1 Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước 27

2.2.2 Bài học về kiểm soát nội bộ rút ra cho Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam 29

Phần 3 Đặc điểm địa bàn nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu 31

3.1 Đặc điểm công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 31

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 31

3.1.2 Tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần DigiCity Việt Nam 33

3.1.3 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty 36

3.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 38

3.2 Phương pháp nghiên cứu 41

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 41

3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu 42

3.2.3 Phương pháp phân tích 43

3.2.4 Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu 43

Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận 44

4.1 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 44

4.1.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội tại Công ty 44

4.1.2 Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ tại Công ty 47

4.1.3 Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ tại Công ty 51

4.1.4 Hoạt động kiểm tra giám sát kiểm soát nội bộ của Công ty 78

4.1.5 Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 80

4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 84

4.2.1 Các nhân tố khách quan 84

4.2.2 Các nhân tố chủ quan 85

4.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 87

4.3.1 Định hướng 87

4.3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 88

Phần 5 Kết luận và kiến nghị 96

5.1 Kết luận 96

5.2 Kiến nghị 97

5.2.1 Đối với Chính phủ 97

5.2.2 Đối với bộ Tài Chính 97

Tài liệu tham khảo 98

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt

DANH MỤC BẢNG

Bảng 3.1 Số lượng lao động tại công ty CP DigiCity Việt Nam qua các năm 33

Bảng 3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn tại công ty giai đoạn 2016 – 2018 37

Bảng 3.3 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty cổ phần DigiCityViệt Nam 39

Bảng 3.4 Lợi nhuận hàng năm của Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam giai đoạn 2016 - 2018 40

Bảng 3.5: Số lượng mẫu điều tra 41

Bảng 4.1: Ý kiến đánh giá của cán bộ, nhân viên về tổ chức bộ máy kiểm soát tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam 47

Bảng 4.2: Nội dung một số quy định về KSNB 48

Bảng 4.3: Quy định chung về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 49

Bảng 4.4 Tồn kho một số mặt hàng tại siêu thị điện máy DigiCity 53

Bảng 4.5 Dự đoán các khả năng rủi ro trong quy trình mua hàng của Siêu thị 60

Bảng 4.6 Một số mặt hàng mua về đã nhập kho tại siêu thị điện máy DigiCity năm 2018 61

Bảng 4.7 Dự đoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của công ty 66

Bảng 4.8 Doanh thu bán hàng một số mặt hàng tại siêu thị điện máy DigiCity năm 2018 71

Bảng 4.9 Tồn kho một số mặt hàng tại siêu thị điện máy DigiCity thời điểm 31/12/2018 73

Bảng 4.10 Tổng hợp đánh giá về thái độ phục vụ của nhân viên trong quy trình bán hàng tại Công ty 74

Bảng 4.11 Tổng hợp đánh giá về quy trình kiểm soát hoạt động nhập hàng xuất hàng tại Công ty 75

Bảng 4.12 Tổng hợp đánh giá về quy trình giao hàng, lắp đặt sản phẩm tại Công ty 76

Bảng 4.13 Tổng hợp đánh giá về quy trình quy trình quản lý tiền, hàng hóa tại Công ty 77

Bảng 4.14 Kết quả kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty

giai đoạn giai đoạn 2016-2018 79

Bảng 4.15 Tổng hợp đánh giá về tổ chức của Công ty 86

Bảng 4.16 Tổng hợp đánh giá về quy trình, thủ tục KSNB của Công ty 86

Bảng 4.17 Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng 92

Bảng 4.18 Đề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng 93

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Quy định về thủ tục kiểm soát 15

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 34

Sơ đồ 4.1 Bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty 44

Sơ đồ 4.1 Hình thức ghi sổ Nhật ký chung 50

Sơ đồ 4.2 Quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty 52

Sơ đồ 4.3 Quy trình nhập hàng về 56

Sơ đồ 4.4 Quy trình đưa hàng từ kho lên quầy kệ 57

Sơ đồ 4.5 Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp 58

Sơ đồ 4.6 Quy trình bán hàng 62

Sơ đồ 4.7 Quy trình thu tiền bán hàng nhập quỹ 67

Sơ đồ 4.8 Quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền tại công ty 69

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN

Tên tác giả: Dương Thị Tứ

Tên luận văn: Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam Ngành: Kế toán và Quản trị kinh doanh Mã số: 8340301 Tên cơ sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam

Mục đích nghiên cứu:

Trên cơ sở nghiên cứu, phản ánh và đánh giá thực trạng công tác KSNB tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam những năm qua để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB cho công ty trong những năm tới

Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu sử dụng linh hoạt giữa số liệu thứ cấp và sơ cấp Số liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn khác nhau như: Các sách, tạp chí, báo, báo cáo của các ngành, các cấp, trang web… có liên quan đến nội dung nghiên cứu của đề tài; các báo cáo về tình hình hoạt động của Công ty, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo mua hàng, báo cáo bán hàng, tình hình doanh thu, lợi nhuận, quy mô hoạt động, số lượng cán bộ, nguồn lực,…

Số liệu sơ cấp được thu thập bằng cách phỏng vấn điều tra trực tiếp qua bảng hỏi tại Công ty tổng cộng 10 người, tương ứng với 10 phiếu điều tra và tại 3 Siêu thị trong

hệ thống siêu thị điện máy của Công ty tổng cộng 90 người, tương ứng với 90 phiếu điều tra

Hai là qua phân tích và đánh giá thực trạng công tác KSNB tại công ty DigiCity Việt Nam cho thấy trong những năm gần đây cho thấy công ty đã có nhiều cố gắng trong công tác quản lý cũng như công tác KSNB Công ty đã nghiên cứu và đưa ra các quy trình, thủ tục KSNB nhằm hạn chế những sai sót, rủi ro Mặt khác, để việc áp dụng các quy trình, thủ tục KSNB một cách nghiêm ngặt, nhuần nhuyễn, công ty đã ban hành hàng loạt các mẫu biểu, chứng từ áp dụng trong từng nghiệp vụ để có sự áp dụng thống nhất, và theo một hệ thống nhất định, dễ nhận dạng và dễ quản lý Công ty cũng ban hành quy chế công ty quy định rõ về sơ đồ tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận một cách rõ ràng Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác KSNB tại công ty vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, còn tồn tại nhiều hạn chế như bộ máy kiểm soát nội bộ chưa hoạt động độc lập, còn kiêm nhiệm dẫn tới hiệu quả chưa cao, việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ chưa đầy đủ, một số quy định, chính sách chưa được văn bản hóa nên vẫn xảy ra nhiều rủi ro, tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ (trọng tâm chu trình mua hàng và bán hàng) vẫn còn nhiều bất cập, việc giám sát kiểm soát nội bộ được thực hiện không thường xuyên, tần suất giám sát thấp Việc giám sát đôi khi mang tính hình thức nên chưa phát huy hiệu quả Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị do hai nhóm nguyên nhân: nhóm nguyên nhân khách quan và nhóm nguyên nhân chủ quan

Ba là để hoàn thiện công tác KSNB tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam Qua việc nghiên cứu đề tài, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau: Hoàn thiện bộ máy kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam, hoàn thiện việc xây dựng các quy chế kiểm soát tại công ty, hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ tại công ty, hoàn thiện việc giám sát hoạt động KSNB tại công ty

THESIS ABSTRACT

Master candidate: Duong Thi Tu

Thesis title: Improving internal control in DigiCity Vietnam Joint Stock Company (JSC) Major: Accounting and Business Administration Code: 8340301

Education organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA)

Research objectives

The thesis aims to study and evaluate the situation of internal control in DigiCity Vietnam JSC, which was basis for proposing solutions to imrpove the internal control for the Company in the future

Materials and Methods

Secondary and primary data were used flexibly The secondary data was collected from books, magazines, newspapers, the reports of departments at all level, websites which related to the research content; the reports on the Company’s operations, production and business results, financial statements, purchasing reports, sales reports, revenue and profit situation, operation scale, number of employees, resources,

Primary data was collected by interviewing using questionnaires The subjects were employees working on the internal control of 3 supermarkets in the company's supermarket system of 100 people

Main Findings and Conclusions

The studied results solved in depth the following issues:

Firstly, the thesis systematized the theoretical issues of internal control according to the concept of internal control, the role of internal control, the characteristics of the retail business that govern internal control The contents of internal control activities in commercial enterprises include: organizational structure of the internal control, elaboration of internal control regulations, implementation of internal control, mornitoring internal control The thesis alsos found out the factors affecting internal control in commercial enterprises The lessons learned which can be applied in internal control in DigiCity Vietnam JSC were provided based on the practical basis of internal control in some companies such as Smart Long Bien supermarket in Hanoi, BigC Thang Long supermarket

Secondly, the analysis and assessment of the internal control situation in DigiCity Vietnam JSC showed that the Company has made great efforts in the management as well as monitoring internal control in recent years The company has

introduced internal control procedures to limit errors and risks On the other hand, in order

to apply internal control procedures strictly ans smoothly, the Company has issued forms and documents applied in each operation, which made the application had an uniformity and followed a certain system to identify and manage easily The Company also issued a company regulation clearly defining the organizational chart, functions and tasks of each department and division However, besides the achieved results, the internal control in the Company was still in the process of completion There were many shortcomings The internal control system has not yet operated independently and concurrently, which leaded

to low effectiveness The establishment of internal control regulations was not sufficient, several regulations and policies have not been written so there were still many risks The implementation of internal control (focus on purchase and sales process) were inadequate The internal control monitoring were carried out infrequently and the frequency of mornitoring was low The monitoring was sometimes formal, therefore it was not effective The factors affecting internal control include the objective and subjective causes

Thirdly, to improve the internal control activities in DigiCity Vietnam Joint Stock Company There are proposed solutions as follows: Improving organizational structure of the internal control in DigiCity Vietnam Joint Stock Company, improving the development

of control regulations in the Company, improving the implementation of internal control in the ompany, inproving the supervision of internal control activities in the Company

PHẦN 1 MỞ ĐẦU

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát triển khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002 Hiện nay, với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh

mẽ, cùng với sự kiện quan trọng diễn ra vào ngày 7 tháng 11 năm 2006 đó là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO) mở ra những cơ hội lớn đồng thời cũng đem lại những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam Trước tình hình này, để đạt được thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị tại các Doanh nghiệp, Doanh nghiệp thương mại cần phải được hết sức coi trọng

Một trong những tình trạng đang diễn ra tại các công ty bán lẻ hiện nay là quá tập trung vào việc phát triển thị phần, chiếm lĩnh thị trường, tăng trưởng doanh

số mà quên đi việc xây dựng một bộ máy kinh doanh bền vững thông qua công tác kiểm soát nội bộ Và kết quả là sự phát triển quá nhanh về quy mô không đi kèm với sự phát triển trong hệ thống kiểm soát nội bộ dẫn đến những rủi ro về gian lận, thất thoát tài sản, hàng hóa, giảm năng lực cạnh tranh trên thị trường

Trong một siêu thị, cần phải tập trung cho công tác KSNB để xây dựng được một hệ thống KSNB vững vàng, giúp cho Siêu thị giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình bán hàng, bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng một cách bất hợp

lý, mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp… đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của Siêu thị cũng như các quy định của pháp luật, đảm bảo Siêu thị hoạt động có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam là một hệ thống các siêu thị điện máy kinh doanh các mặt hàng điện tử, điện lạnh và gia dụng cao cấp Hiện công ty đang có 6 chi nhánh trải rộng khắp khu vực miền Bắc Việc mở rộng quy mô kinh doanh, đòi hỏi công ty cần phải tăng cường công tác quản lý, cơ cấu lại bộ máy tổ chức, từng bước hoàn thiện các công tác KSNB Bên cạnh những kết quả đạt được như: Công ty đã nghiên cứu và đưa ra các quy trình, thủ tục KSNB nhằm hạn chế những sai sót, rủi ro; ban hành hàng loạt các mẫu biểu, chứng từ áp

dụng trong từng nghiệp vụ để có sự áp dụng thống nhất, và theo một hệ thống nhất định, dễ nhận dạng và dễ quản lý; ban hành Quy chế công ty quy định rõ về

sơ đồ tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận một cách rõ ràng thì công tác KSNB tại công ty vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu cho công tác quản lý Một số hạn chế có thể thấy như: bộ máy kiểm soát nội bộ chưa hoạt động độc lập, còn kiêm nhiệm dẫn tới hiệu quả chưa cao; việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ chưa đầy đủ, một số quy định, chính sách chưa được văn bản hóa nên vẫn xảy ra nhiều rủi ro, tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ (trọng tâm chu trình mua hàng và bán hàng) vẫn còn nhiều bất cập; việc giám sát kiểm soát nội bộ được thực hiện không thường xuyên, tần suất giám sát thấp; việc giám sát đôi khi mang tính hình thức nên chưa phát huy hiệu quả Vì vậy, cần phải nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB tại Công ty là việc làm cần thiết

Từ những lý do trên, tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần DigiCity Việt Nam” cho luận văn thạc sĩ của mình

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Trên cơ sở nghiên cứu, phản ánh và đánh giá thực trạng công tác KSNB tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam những năm qua để đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB cho công ty trong những năm tới

1.3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty

cổ phần DigiCity Việt Nam

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian:

Đề tài thực hiện tại Công ty cổ phần DigiCity Việt Nam Hiện tại công ty đang có 6 chi nhánh hoạt động bao gồm:

+ DigiCity Thanh Xuân: Số 277 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

+ DigiCity huyện Thanh Trì: Số 215 đường Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội + DigiCity quận Hai Bà Trưng: số 221 Thanh Nhàn, Hai Bà Trưng, Hà Nội + DigiCity huyện Đan Phượng: số 26 Tây Sơn, Phùng, Đan Phượng, Hà Nội + DigiCity Phố Nối: số 55A phố Nối, yên Mỹ, Hưng yên

+ DigiCity Bắc Ninh: số 33 Kinh Dương Vương, thị trấn Hồ, Thuận Thành, Bắc Ninh

PHẦN 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI TẠI DOANH NGHIỆP

2.1.1 Những khái niệm liên quan

2.1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp thương mại

Doanh nghiệp thương mại ra đời do sự phân công lao động xã hội và chuyên môn hóa trong sản xuất: Một bộ phận những người sản xuất tách ra chuyên đưa hàng ra thị trường để bán, dần dần công việc đó được cố định vào một số người và phát triển thành các đơn vị, các tổ chức kinh tế chuyên làm nhiệm vụ mua bán hàng hóa để thu lợi nhuận Những người đó được gọi là thương nhân Đầu tiên, doanh nghiệp thương mại được xem như là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các công việc mua bán hàng hóa (T-H-T) sau đó hoạt động mua bán hàng hóa phát triển và trở nên phức tạp, đa dạng hơn xuất hiện dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại, do đó doanh nghiệp thương mại được hiểu như là doanh nghiệp chủ yếu thực hiện các hoạt động thương mại

Hoạt động thương mại hiện nay chủ yếu được phân thành 3 nhóm: mua bán hàng hóa, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại trong đó dịch vụ thương mại gắn liền với việc mua bán hàng hóa, xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy việc mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thương mại

Doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện các hoạt động khác như sản xuất, cung ứng dịch vụ, đầu tư tài chính… Nhưng tỷ trọng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu Doanh nghiệp thương mại khác với các hộ tư thương hoặc các cá nhân hoạt động thương mại trên thị trường

Doanh nghiệp thương mại là tổ chức độc lập, có phân công lao động rõ ràng, được quản lý bằng một bộ chính thức: Doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện các hoạt động thương mại một cách độc lập với các thủ tục đơn giản, nhanh chóng

Doanh nghiệp thương mại là một đơn vị kinh doanh được thành lập hợp pháp nhằm mục đích thực hiện hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại

Doanh nghiệp thương mại là tổ chức kinh tế hợp pháp chuyên kinh doanh

để kiếm lời thông qua hoạt động mua bán hàng hóa hiện vật trên thị trường

Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, nhằm thu lợi nhuận (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012)

Đặc thù của DNTM là hoạt động trong lĩnh vực phân phối lưu thông, thực hiện lưu chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng chứ không sản xuất

ra các hàng hóa đó, mua để bán chứ không phải để tiêu dùng DNTM là một tổ chức, một đơn vị kinh doanh có đủ các điều kiện mà pháp luật quy định và cho phép kinh doanh các mặt hàng mà pháp luật không cấm DNTM phải có tổ chức, đảm bảo những điều kiện về vốn, về tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi kinh doanh và hàng hóa kinh doanh của mình

Xu hướng đang phát triển là DNTM xâm nhập vào các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp dịch vụ dưới hình thức đầu tư vốn cho sản xuất đặt hàng với sản xuất kết hợp thực hiện các dịch vụ trong và sau bán hàng Nhưng đều nhằm cho người tiêu dùng được thoả mãn tối đa nhu cầu của mình giúp cho

họ có ấn tượng tốt đẹp và hướng tới phụ thuộc vào DNTM của mình Qua đó DNTM ngày càng có lợi (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012)

2.1.1.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Trong bất kỳ một hoạt động nào của DN đều có các hoạt động kiểm tra, kiểm soát Kiểm soát có vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý trong việc ra quyết định, kiểm soát là một trong bốn chức năng của nhà quản lý bao gồm: lập

kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm soát Thông qua việc kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ các thông tin để nhìn nhận những thiếu sót trong tổ chức và

đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời thích ứng với môi trường nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Có rất nhiều các định nghĩa về KSNB, theo các giai đoạn phát triển mà các định nghĩa cũng có những thay đổi nhất định

Hiện nay có rất nhiều các khái niệm khác nhau liên quan đến KSNB Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm

kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và

khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài” Với khái niệm này, KSNB thiên về kiểm soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế độ kế toán và kiểm toán Quan điểm này cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của KSNB có vai trò chủ yếu trong việc ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật của đơn vị (Đinh Thị Hằng, 2010)

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 hiện nay thay thế cho (VSA) số 400 trước đây ban hành kèm theo thông-tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012- Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB như sau:

Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý

về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ

Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii)

Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo đó, KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (2009), KSNB được hiểu là “một quá trình được thiết kế và chịu sự chi phối của các nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến độ tin cậy của BCTC, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý và tuân thủ các quy định, luật lệ”

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do

Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện

và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì

để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc

2 đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan

Từ khái niệm chung về KSNB tác giả tổng hợp và đưa ra khái niệm kiểm soát nội bộ như sau: “KSNB là một hệ thống do hội đồng quản trị, các nhà quản

lý và các nhân viên trong đơn bị chi phối được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu chính: Báo cáo tài chính tin cậy, Các luật lệ và quy định được tuân thủ, Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”

Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức

KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý

KSNB về kế toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban

giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống cung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông tin Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó

KSNB về quản lý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban

giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ

các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả (Đinh Thị Hằng, 2010)

Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt động chương trình mong muốn đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội

bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức Để đạt được các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu tổ chức của đơn vị: một số Siêu thị có thể tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán hàng và dịch vụ; còn một số công ty khác thì tổ chức theo khu vực có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013)

Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào loại hình hoạt động Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên.Với hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã hội,

về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ và hiệu năng của quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật…

Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013)

2.1.2 Vai trò chủ yếu của công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại

Theo Bùi Bằng Đoàn 2014, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích:

ro, nhất là về con người và tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin

mà bằng những quy định rõ ràng

hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược, đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của công ty: KSNB giúp tăng cường việc sử dụng tiết kiệm, và có hiệu quả các nguồn lực, tránh các sự vụ hàng ngày, giảm thiểu lãng phí tác nghiệp vụ thừa, không cần thiết Hệ thống KSNB là công cụ hỗ trợ Ban giám đốc giám sát quá trình tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định có ảnh hưởng quan trọng tới kết quả kinh doanh

điều hành, đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Hoàn thiện công tác KSNB giúp doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần tuý bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác), Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần tuý dựa vào lòng tin

Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi các doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc chung:

phân công trách nhiệm rõ ràng;

bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp;

khác nhau;

kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB (Bùi Bằng Đoàn, 2014)

Khi hoạt động kinh doanh thương mại tăng xét về khối lượng và mức độ phức tạp, Ban giám đốc các doanh nghiệp càng phụ thuộc vào hiệu quả của các quy trình kiểm soát nội bộ, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh Điều này được minh chứng rõ rệt trong một môi trường kinh tế phát triển nhanh như Việt Nam Đối với hầu hết doanh nghiệp, để ứng phó với xu hướng tăng trưởng nhanh, đồng thời để triển khai các kế hoạch kinh doanh chiến lược, các doanh nghiệp đầu tư nguồn lực nhiều hơn nhằm xây dựng và quản lý các quy trình của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) (Bùi Bằng Đoàn, 2014)

2.1.3 Đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh bán lẻ chi phối đến công tác kiểm soát nội bộ

Kinh doanh bán lẻ là hoạt động kinh doanh thương mại nhằm tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ tới những cá nhân người tiêu dùng hoặc các tập thể hoạt động không vì mục đích lợi nhuận

Ở mỗi quốc gia khác nhau sẽ có những mô hình kinh doanh bán lẻ khác nhau Ở Việt Nam đang tồn tại song song là loại hình hiện đại và loại hình kinh doanh truyền thống Tại Việt Nam, hầu hết các nhà đầu tư cửa hàng bán lẻ thường kinh doanh khá hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên Từ tạp hóa, thời trang, dược phẩm đến café, bán phở đều kinh doanh có lãi Nhưng khi nhà đầu tư

mở đến cửa hàng thứ 2,3 bắt đầu tỏ ra không hiệu quả, doanh số những cửa hàng mới mở thường nhỏ hơn rất nhiều so với các cửa hàng đầu tiên Với số lượng cửa hàng tăng lên, tổng doanh thu tăng lên, các chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc đàm phán với nhà cung cấp về số lượng và giá cả hàng hóa Tuy nhiên, khi họ mua rẻ được một chút thì các nhà đầu tư bắt đầu rơi tình trạng không kiểm soát được chính cửa hàng do mình mở ra Nguyên nhân do kỹ năng quản trị cửa hàng của các nhà đầu tư, quản lí chuỗi cửa hàng bán lẻ Tại Việt Nam, 90% số điểm bán lẻ là các cửa hàng của hộ gia đình và được mở ở nhiều nơi, nhưng hầu hết ở tình trạng tự phát, thiếu chiến lược, kế hoạch bài bản ngay

từ đầu thì việc rơi vào hoàn cảnh càng lớn càng không kiểm soát được Loại hình kinh doanh truyền thống thường không tập trung vào công tác KSNB, xuất hiện manh mún, quy mô vốn chưa cao, văn hóa phục vụ còn nhiều điểm cần phải khắc phục Các loại hình kinh doanh hiện đại bao gồm đại siêu thị, các siêu thị, các trung tâm thương mại, trung tâm mua sắm… Với loại hình này đã bước đầu xây dựng được hệ thống KSNB Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp

kinh doanh với quy mô lớn nhưng phương pháp quản lý chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh Có những doanh nghiệp chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những doanh nghiệp thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như đạo đức và tính chủ quan của các cá nhân Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây

ra hiện tượng sai sót và gian lận

* Đặc điểm chu trình mua hàng

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan

hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012)

Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau

Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì Chu trình này không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức (Đinh Thị Hằng, 2010)

* Đặc điểm chu trình bán hàng

Theo chế độ kế toán Doanh nghiệp quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được chuyển giao cho người mua, được người mua trả tiền và chấp nhận thanh toán Về bản chất tiêu thụ là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm hàng hoá lao vụ, dịch vụ đồng thời tạo vốn để

tái sản xuất mở rộng Thực hiện tốt quá trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và thực hiện được giá trị thặng dư- một nguồn thu quan trọng để tích luỹ vào ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy

mô sản xuất và nâng cao đời sống người lao động

Dưới góc độ kiểm toán quá trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán (như tài khoản tiền, các khoản phải thu, các khoản dự phòng phải thu khó đòi) và báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính bất thường và các khoản thu nhập tài chính bất thường có được từ các khoản hoàn nhập dự phòng ) Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán hiệu quả kinh doanh, tiền năng, triển vọng phát triển cũng như những rủi ro tiềm tàng trong tương lai Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu trình bán hàng và thu tiền thì trước hết phải nắm được các đặc điểm, các thuộc tính của chu kỳ

Tương tự quy trình mua hàng, các đặc điểm của chu kỳ bán hàng và thu tiền gồm có:

- Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ tiêu thụ tương đối lớn và phức tạp

- Có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

- Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu

- Doanh thu là cơ sở để đánh giá hiệu quả của một quá trình kinh doanh và lập phương án phân phối thu nhập đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước nên chỉ tiêu này dễ bị xuyên tạc

- Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn lẫn nhau, công nợ dây dưa khó đòi Tuy nhiên, việc lập dự phòng nợ khó đòi lại mang tính chủ quan và thường dựa vào khả năng ước đoán của Ban Giám đốc nên rất khó kiểm tra và thường bị lợi dụng để ghi tăng chi phí

- Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ này xảy ra theo nhiều chiều hướng khác nhau có thể bị ghi tăng, ghi giảm hoặc vừa tăng vừa giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân Chẳng hạn khoản phải thu có thể bị khai tăng để che đậy sự thụt két hoặc doanh thu có thể bị ghi giảm nếu nhằm mục đích trốn thuế, và khai tăng nhằm cải thiện tình hình tài chính doanh nghiệp Vì thế việc kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền tương đối tốn kém và mất thời gian Với chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và

các thông tin về chu trình bán hàng thu tiền nói riêng thì kiểm toán viên không thể không xem xét những đặc điểm của chu kỳ và ảnh hưởng của nó đến việc lập

kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán sao cho có hiệu quả (Đinh Thị Hằng, 2010)

2.1.4 Nội dung chủ yếu của công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động tài chính trong các doanh nghiệp, bộ máy kiểm soát nội bộ đã được hình thành và đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp bởi lẽ kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận Kiểm soát nội bộ giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp như con người, tài sản, nguồn vốn,… góp phần hạn chế tối đa những rủi

ro phát sinh trong quá trình hoạt động Với vai trò là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo, kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hoạt động của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong tổ chức mà còn đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các

hệ thống góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật (Phạm Thị Mỹ Dung, 2009)

Bộ máy kiểm soát được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo

hoặc bỏ trống Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc (Phạm Thị Mỹ Dung, 2009)

Để đảm bảo cho công tác KSNB hoạt động hiệu quả, yêu cầu đầu tiên là phải đảm bảo tính độc lập của bộ phận kiểm soát, phải có các chế tài cho hoạt động của bộ máy KSNB Vì vậy việc thành lập bộ phận KSNB hay Phòng kiểm toán nội bộ với chức năng và quyền hạn tương đương với các Phòng, Ban khác trong đơn vị là điều cần thiết Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành

và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức (Phạm Thị Mỹ Dung, 2009)

Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội

bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động

an toàn đúng pháp luật (Trần Thị Giang Tân, 2012)

Như vậy, để thiết lập một bộ máy kiểm soát thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

chép sổ và bảo quản tài sản

cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng (Trần Thị Giang Tân, 2012)

2.1.4.2 Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ

Đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Vì vậy các nhà quản lý cần phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro, xây dựng các quy chế, thủ tục kiểm soát nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro

Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của

doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác

và kịp thời (Phạm Thị Mỹ Dung, 2009)

Sơ đồ 2.1 Quy định về thủ tục kiểm soát

a) Quy định về kiểm soát tổng quát

- Phân công phân nhiệm

Các nghiệp vụ trong công ty được thực hiện qua nhiều khâu, bởi nhiều bộ phận từ khâu tiếp nhận, xử lý, phê duyệt, thực hiện, ghi sổ và kiểm tra Điều này tạo sự chuyên môn hóa trong công việc sai sót ít xảy ra

- Bất kiêm nhiệm

Bất kiêm nhiệm các quy trình nghiệp vụ có sự phân công phân nhiệm ở từng khâu như: người thực hiện nhiệm vụ, người kiểm soát, người phê duyệt, người ghi sổ

- Phê chuẩn và uỷ quyền

Phê chuẩn và ủy quyền: Nguyên tắc này được thể hiện giám đốc/ giám đốc

ủy quyền cho các phó giám đốc/ phó giám đốc thực hiện các hoạt động một số lĩnh vực nhất định Giám đốc/ các phó giám đốc phân công nhiệm vụ cho các trưởng (phó) phòng, các trưởng phòng lại giao công việc cho các nhân viên trong phòng Nguyên tắc này thể hiện rất rõ ràng trong các quy trình nghiệp vụ của công ty

Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của công ty Phê

Phê chuẩn

và ủy quyền

Kiểm soát bảo vệ tài sản

Kiểm soát

xử lý

Kiểm soát quản

lý

duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:

- Quy định về cấp phê duyệt

- Quy định về cơ sở của phê duyệt

- Quy định về dấu hiệu của phê duyệt

- Quy định về cấp ủy quyền

Đối với cơ chế này cần lưu ý:

- Phê duyệt phải nặng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không,

cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

- Phê duyệt phải là tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

- Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng

Ví dụ: Phê chuẩn và uỷ quyền khi Giám đốc đi vắng uỷ quyền cho phó Giám đốc được quyền sử lý trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của phần mình phụ trách ký kết giải quyết các vấn đề mà trong lĩnh vực cho phép (Trần Thị Giang Tân, 2012)

Hiện tại Công ty xây dựng quy chế tài chính, quy chế trả lương, các nội quy, quy định cho từng hoạt động nghiệp vụ của công ty như quy trình kiểm soát chất lượng, kiểm soát bán hàng, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, các thủ tục đào tạo, thủ tục mua hàng

b) Quy định về kiểm soát trực tiếp

- Là các thủ tục, quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình kiểm soát cơ bản:

Kiểm soát bảo vệ: Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự

an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị, các trọng điểm nhằm vào mục đích này bao gồm:

+ Một là phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp

của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của đơn vị khi chưa được phép của người quản lý Chẳng hạn: ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc quản lý tài chính, quản lý kho hàng…

+ Hai là hệ thống an toàn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy…

+ Ba là kiểm kê hiện vật và xác nhận bên thứ ba (Trần Thị Giang Tân, 2012)

Kiểm soát xử lý: Là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay

những công việc mà nhờ chúng, các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo

Nguyên tắc sử dụng các thủ tục kiểm soát

- Sử dụng cơ chế kiểm soát thích hợp

- Xem xét tính hiệu quả của cơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí)

- Có thể sử dụng một cơ chế hay phối hợp một số cơ chế để kiểm soát một rủi ro

- Vừa dùng cơ chế kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro, vừa dùng cơ chế kiểm soát để phát hiện rủi ro

Trên cơ sở các cơ chế kiểm soát được xác lập, ban lãnh đạo các doanh nghiệp sẽ ban hành các quy chế nhằm thực thi các cơ chế kiểm soát này Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa gì nếu như không chứa đựng các cơ chế/ thủ tục kiểm soát Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được

“luật hóa” (Trần Thị Giang Tân, 2012)

2.1.4.3 Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ

Đối với doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ theo mô hình siêu thị thường có

bộ máy cơ cấu tổ chức công ty phức tạp, có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú

đa dạng, bảo đảm chất lượng; đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang

bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh; có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thỏa mãn nhu cầu mua sắm hàng hóa của khách hàng Vì vậy tại các doanh nghiệp này đề cao vai trò hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình mua hàng và quy trình bán hàng (Đinh Thị Hằng, 2010)

a) Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng và trả tiền

Để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần tổ chức tốt quá trình mua hàng Quá

trình này bao gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng (Đinh Thị Hằng, 2010)

- Yêu cầu mua hàng

Khi nhận thấy hàng hóa trong kho thấp hơn mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng và chuyển đến bộ phận mua hàng hoặc khi có nhu cầu, bộ phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng Các DN cần chú

ý đến những thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng như sau:

Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt và chỉ có những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng

Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập thành hai liên (Liên 1: Lưu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn

Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo

Để làm được điều này, cần phải tiến hành lưu riêng các hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013)

- Phê duyệt mua hàng

Khi nhận được giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng quá sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… do tồn quá mức cần thiết, còn nếu đặt hàng quá trễ sẽ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ những giấy đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa (Huỳnh Thị Kim

- Lựa chọn nhà cung cấp

Mục đích là để DN có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá cả hợp lý nhất Sau khi nhận được giấy đề nghị mua hàng (đã được phê duyệt), bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Đối với các nhà cung cấp truyền thống, định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá cả của nhà cung cấp này và so sánh với giá thị trường Bên cạnh đó, các DN cần mở rộng giao dịch với những nhà cung cấp mới nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Các thủ tục kiểm soát khi lựa chọn nhà cung cấp:

Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn được nhà cung cấp tốt nhất;

Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan

hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài dẫn đến nhân viên này có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý

vì họ nhận được tiền hoa hồng từ nhà cung cấp;

Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng;

Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt;

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp;

Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp;

DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ

- Đặt hàng

Sau khi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng:

Đơn đặt hàng trước khi thực hiện phải được phê duyệt của Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng được quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí

Đánh số thứ tự liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng đã in sẵn Nếu phát hiện bị mất các đơn đặt hàng đã in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho các bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này;

Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp dưới trực tiếp thực hiện giao dịch và tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận

Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được

- Xác nhận cam kết mua hàng

Đơn đặt hàng do DN lập chưa phải là chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá giữa bên bán và bên mua vì chưa có sự đồng ý của bên bán Thông thường sau khi gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn trong đơn đặt hàng Nếu có sự thay đổi, đơn đặt hàng sẽ được lập lại và cần phải thông báo cho các bộ phận có liên quan biết

Kiểm soát quá trình nhận hàng

Sau khi đạt được sự thoả thuận giữa bên bán và bên mua, bộ phận mua hàng sẽ cử một nhân viên đến tại địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng

Các thủ tục kiểm soát đối với quá trình này như sau:

- Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng;

- Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và được lập thành ba liên gửi cho các bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và

kế toán Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục và được bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện mất báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo ngay cho các bộ phận có liên quan;

- Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng

với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê duyệt;

- Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng;

- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đến đúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng đã nhận được

Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền

Việc ghi nhận nợ phải trả và trả tiền vào sổ sách kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp Trọng tâm của việc kiểm soát nợ phải trả tập trung vào việc đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chi trả đúng hạn cho số lượng hàng thực nhận, theo đúng đơn giá

đã thoả thuận, tránh trả tiền trùng lắp,… Các thủ tục kiểm soát cơ bản là:

- Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến Phòng Kế toán Khi nhận được hoá đơn, kế toán công nợ

sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hoá đơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho,… để đảm bảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ, hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theo thỏa thuận giữa hai bên

- Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp

để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời

- Nên thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng để hạn chế tối đa việc xảy

ra gian lận

- Chú ý theo dõi hàng bị trả lại hoặc được giảm giá, đối với những hóa đơn của nhà cung cấp mà kế toán nhận được nhưng không có đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận hàng cần phải theo dõi riêng và xử lý phù hợp

- Tiến hành lưu riêng hồ sơ để theo dõi những hoá đơn chưa trả tiền và những hoá đơn đã trả tiền để tránh tình trạng trả tiền trùng lắp Các hóa đơn chưa trả tiền cần được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi trả theo đúng thỏa thuận, đối với các hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu

“Đã thanh toán” ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn Định kỳ,

khi nhận được giấy đối chiếu công nợ từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra kỹ

và thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nếu có sai sót Ngoài ra, kế toán công nợ cần chú ý các nghiệp vụ quanh ngày khóa sổ để đảm bảo các nghiệp vụ đều được ghi đúng niên độ

Để đảm bảo hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trên, DN nên tăng cường hoạt động giám sát trong quá trình thực hiện đồng thời nhà quản lý tiến hành so sánh kết quả của hoạt động mua hàng và trả tiền thực tế với dự toán, với kỳ trước hay với các đối thủ khác nhằm có biện pháp giải quyết kịp thời nếu bộ phận mua hàng không đạt được mục tiêu đề ra (Đinh Thị Hằng, 2010)

b) Tổ chức thực hiện kiểm soát nội bộ quá trình bán hàng

Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012)

Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…) Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN) (Hoàng Minh Đường và Nguyễn Thừa Lộc, 2012)

Các bước công việc của chu trình bán hàng thu tiền

Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng

và bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thể sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi

* Xử lý đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đồ là hợp đồng về mua - bán hàng hoá dịch vụ Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng

* Xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này đã được thoả thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hoá

do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu này

* Chuyển giao hàng

Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm

“tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt đối với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi

sổ bán hàng Chứng từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn Các Công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Mặt khác, các cơ quan thuế quan thường quy định: Khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá đơn bán hàng Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển

* Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo Luật Thuế gia trị gia tăng Hoá đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Như vậy hoá

đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu

Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp

* Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền:

Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú

ý khả năng bỏ sót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp

* Xử lý và ghi sổ bán hàng bị trả lại và khoản bớt giá:

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoá hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi sổ vào sổ phụ

* Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả kháng’’, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó

* Dự phòng nợ khó đòi

Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được cả trong tương lai Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền(Đinh Thị Hằng, 2010)

2.1.4.4 Hoạt động kiểm tra giám sát kiểm soát nội bộ

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ

(các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do KTV độc lập thực hiện) (Bùi Bằng Đoàn, 2014)

Người được bổ nhiệm làm công việc giám sát phải có năng lực, chuyên môn, được trao đầy đủ thẩm quyền và có đạo đức nghề nghiệp

Việc giám sát phải: Vừa định kỳ, vừa đột xuất và có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa học

Với các nhà quản lý trong công ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành

và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty

Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độclập…

Theo Trần Thị Giang Tân (2012), tổ chức giám sát nội bộ cụ thể đối với hoạt động mua hàng và hoạt động bán hàng như sau:

Các DN nên đầu tư hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động của bộ phận mua hàng và trả tiền có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình hoạt động của DN trong từng giai đoạn Để hoạt động giám sát đạt được hiệu quả cao, các DN cần phải:

Thứ nhất, giám sát các bước thực hiện chu trình mua hàng và trả tiền để đảm bảo các thủ tục kiểm soát trên đều được thực hiện nghiêm túc nhằm hạn chế các sai phạm xảy ra trong chu trình này

Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phòng cung ứng cần yêu cầu nhân viên của mình lập bảng phản ánh công việc đã hoàn thành, sau đó đánh giá kết quả thực hiện của từng nhân viên để có hình thức khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên đồng thời có biện pháp nhắc nhở và kỷ luật đối với các nhân viên vi phạm Định kỳ (cuối mỗi tháng) hoặc khi có nhu cầu Giám đốc yêu cầu Trưởng phòng cung ứng báo cáo tình hình thực hiện hoạt động mua hàng và so sánh với các chỉ tiêu, kế hoạch đã định Từ đó, Giám đốc sẽ đưa ra các biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro cho DN Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu nhân viên báo cáo ngay lập tức các hoạt động bất thường xảy ra và các trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của DN cũng như

của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của DN

Thứ ba, định kỳ hoặc đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định chính xác số lượng và chất lượng hàng còn lại trong kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ Trong quá trình kiểm kê, Trưởng ban kiểm kê cần chú ý một số thủ thuật gian lận như sau: Hoán chuyển vị trí để đếm nhiều lần cho cùng một số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê; mượn hàng từ bên ngoài để làm tăng số lượng hàng trong kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó trả lại khi kiểm kê kết thúc; ngụy tạo hàng bằng thùng, hộp rỗng; cố tình kiểm kê sai hoặc tác động để nhóm kiểm kê sai

Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc về những những khiếm khuyết của hệ thống Khiếm khuyết ở đây được hiểu là những thiếu sót có thực hoặc tiềm ẩn mà người giám sát phát hiện được và cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra đồng thời xem xét hậu quả do khiếm khuyết gây ra, sau đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục

2.1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

2.1.5.1 Nhân tố bên trong

Đây là các nhân tố thuộc về bản thân, nội tại của doanh nghiệp, liên quan đến các hoạt động, chi phối và ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, KSNB của doanh nghiệp bao gồm:

+ Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động KSNB Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức khoa học, chặt chẽ, có sự kết hợp hài hòa giữa các bộ phận, giữa các cán phòng ban của doanh nghiệp, từ đó sẽ kịp thời đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời dễ dàng quản lý, theo dõi, giám sát từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB

+ Quan điểm và cách thức điều hành của người quản lý: Hiệu quả của hoạt động KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của người quản lý, bởi vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là người lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp hoặc hội đồng

cổ đông sẽ phê chuẩn các quyết định KSNB từ kế hoạch, phương pháp đến kết luận, kiến nghị.+ Đội ngũ cán bộ công nhân viên: Con người là yếu tố quyết định

sự thành bại của hầu hết mọi hoạt động của công ty Đội ngũ cán bộ có chuyên

môn giỏi, năng động, sang tạo, có đạo đức, năng lực, hiểu biết rộng về kinh tế - xã hội, ngoại ngữ, xu hướng thị trường … là một lợi thế trong hoạt động kinh doanh

+ Quy trình KSNB: Thông qua kiểm soát giúp lãnh đạo công ty nắm rõ được tình hình, những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện các quy định chính sách, thủ tục từ đó đưa ra chủ trương đường lối phù hợp nhằm giải quyết các khó khan phát huy thuận lợi và nâng cao hiệu quả hoạt động

+ Trang thiết bị phục vụ hoạt động KSNB: là công cụ, phương pháp thực hiện tổ chức quản lý, KSNB, kiểm tra quá trình hoạt động, thực hiện các nghiệp

vụ mua hàng nhập kho, bán hàng…(Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013)

2.1.5.2 Nhân tố bên ngoài

Đây là các nhân tố từ môi trường bên ngoài tác động đến công tác kiểm tra, KSNB của doanh nghiệp bao gồm:

+ Thứ nhất, cơ chế, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước đối với kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp đều phải chịu sự quản lý của nhà nước, nhận tác động từ các cơ quan quản lý nhà nước theo nguyên tắc chấp hành chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước các cấp Việc ban hành các chuẩn mực, quy định trong KSNB đối với hoạt động của các doanh nghiệp sẽ là thước đo cũng như cơ sở cho các cơ quan quản lý thực thi trách nhiệm quản lý của mình đối với các doanh nghiệp

+ Thứ hai, đặc điểm của thị trường đầu vào và đầu ra của các sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh Hiện nay, do nhu cầu tiêu dùng của khách hàng ngày càng trở nên phong phú, việc tìm kiếm nguồn hàng trở nên khó khăn dẫn đến sự thiếu ổn định trong giá nhập sản phẩm

+ Thứ ba, quan hệ với đối tác, khách hàng: Doanh nghiệp muốn có hoạt động hiệu quả trước hết phải có các đối tác, và nguồn khách hàng dồi dào Để làm được điều này, đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu khác nhau trong đó có yêu cầu về công tác kiểm soát nội bộ (Huỳnh Thị Kim Ánh, 2013)

2.2 CƠ SỞ THỰC TIỄN

2.2.1 Những kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ ở 1 số siêu thị trong nước

2.2.1.1 Kiểm soát nội bộ tại siêu thị Smart Long Biên, Hà Nội

Vai trò, vị trí của KSNB đối với công tác quản lý siêu thị đang dần được khẳng định không những ở nước ngoài mà còn ở trong nước Tại một số siêu thị