Một văn bản mà khoảng các của tất cả các dòng cách đều nhau thì thật khó đọc, khó nhớ; người đọc giống như lạc vào một rừng rậm chữ nghĩa, không biết văn bản này có bao nhiêu đoạn, đâu l[r]
Trang 1MỘT MẸO NHỎ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN
(Mẹo nhỏ nhưng hiệu quả không hề nhỏ)
Khi soạn thảo văn bản, muốn cho văn bản có bố cục trình bày đẹp mắt, dễ đọc, dễ ghi nhớ nội dung, ta nên tạo phân cách giữa các đoạn, nghĩa là tạo ra khoảng cách giữa các đoạn phải lớn hơn khoảng cách giữa các dòng Một văn bản (VB) mà khoảng các của tất cả các dòng đều đều nhau thì thật khó đọc, khó nhớ; người đọc giống như lạc vào một rừng rậm chữ nghĩa, không biết văn bản này có bao nhiêu đoạn, đâu là chỗ phân cách các đoạn
Để dễ nắm vấn để, trước hết xin nêu lại định nghĩa về đoạn văn bản trong tin học, định nghĩa này không giống với định nghĩa trong từ ngữ, ngữ pháp
Trong Word, đoạn văn bản (paragraph) được định nghĩa là phần văn bản được kết thúc bởi việc ấn phím Enter, nghĩa là mỗi lần ấn phím Enter là ta đã tạo ra được một đoạn
VB và bước sang một đoạn khác
Để thực hiện việc tạo VB có khoảng cách giữa các đoạn thưa hơn khoảng cách giữa các dòng, có người phân cách đoạn bằng hai lần ấn phím Enter Tuy nhiên việc này vừa tốn công vừa lãng phí giấy vì khoảng cách giữa các đoạn lại quá lớn Có người lại “cải tiến” bằng cách giảm kích thước dòng trống xuống (đúng ra là đoạn trống theo như định nghĩa nêu trên), tức là giảm co chữ của đoạn trống đó xuống cỡ 3-6 như đoạn “văn mẫu” sau: (Bạn đọc di chuyển con trỏ đến các dòng trống để biết được công phu, cách làm của người tạo ra VB):
Căn cứ Quyết định số 1101/QĐ-UBND ngày 27 tháng 6 năm 2008 của Uỷ ban nhân dân huyện …, tỉnh … “Về việc thành lập Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện ….”;
Căn cứ Quyết định số 402/QĐ-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2010 của Uỷ ban nhân dân huyện … “Về việc điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện …”;
Căn cứ Quyết định số 7650 /QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2011 của Uỷ ban nhân dân huyện … về “Giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2012”;
Vậy làm cách nào để có thể tạo ra một văn bản đẹp, dễ đọc, dễ ghi nhớ nội dung, dễ phân biệt các đoạn một cách tự động, nhanh chóng?
Rất đơn giản: Bạn chỉ cần chọn (bôi đen) các đoạn cần định dạng, rồi vào mục
Format - Paragraph, tăng độ lớn của mục Before hoặc After lên 6pt (pt: point, đơn vị đo độ lớn trong Word) Nếu muốn tự động thụt đầu dòng cho mỗi đoạn thì chọn thêm First line ở mục Special cũng nằm trong hộp thoại Paragraph.
Nếu muốn khỏi phải bôi đen thì bạn thực hiện thao tác định dạng trước khi soạn VB Khi đó mỗi lần ấn phím Enter thì đoạn mới sẽ kế thừa những đặc điểm định dạng mà bạn đã tạo ra ở đoạn trước
Tất cả chỉ có vậy, thật đơn giản quá phải không bạn? Đơn giản nhưng không hề kém hiệu quả chút nào! Hãy thử đi bạn sẽ thấy, không ngoa đâu
Chúc bạn thành công!
Để thấy rõ hiệu quả của việc định dạng, bạn hãy so sánh hình thức đoạn VB trên với đoạn
VB chưa được chỉnh sửa ở dưới đây để thấy
Trang 2Khi soạn thảo văn bản, muốn cho văn bản có bố cục trình bày đẹp mắt, dễ đọc, dễ ghi nhớ nội dung, ta thường phân cách các đoạn Nghĩa là tạo ra khoảng cách giữa các đoạn phải lớn hơn khoảng cách giữa các dòng Một văn bản mà khoảng các của tất cả các dòng cách đều nhau thì thật khó đọc, khó nhớ; người đọc giống như lạc vào một rừng rậm chữ nghĩa, không biết văn bản này có bao nhiêu đoạn, đâu là chỗ phân cách các đoạn
Để dễ nắm vấn để, trước hết xin nêu lại định nghĩa về đoạn văn bản trong tin học, định nghĩa này không giống với định nghĩa trong từ ngữ, ngữ pháp
Trong Word, đoạn văn bản (paragraph) được định nghĩa là phần văn bản được kết thúc bởi
việc ấn phím Enter, nghĩa là mỗi lần ấn phím Enter là ta đã tạo ra được một đoạn VB và bước sang một đoạn khác
Để thực hiện việc tạo VB có khoảng cách giữa các đoạn thưa hơn khoảng cách giữa các dòng, có người phân cách đoạn bằng hai lần ấn phím Enter Tuy nhiên việc này vừa tốn công vừa lãng phí giấy vì khoảng cách giữa các đoạn lại quá lớn Có người lại “cải tiến” bằng cách giảm kích thước dòng trống xuống (đúng ra là đoạn trống theo như định nghĩa nêu trên), tức
là giảm co chữ của đoạn trống đó xuống cỡ 3-6 như đoạn “văn mẫu” sau: (Bạn đọc di chuyển con trỏ đến dòng trống để biết được cách làm của người tạo ra VB)
Căn cứ Quyết định số 1101/QĐ-UBND ngày 27 tháng 6 năm 2008 của Uỷ ban nhân dân huyện …, tỉnh … “Về việc thành lập Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện ….”;
Căn cứ Quyết định số 402/QĐ-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2010 của Uỷ ban nhân dân huyện … “Về việc điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện …”;
Căn cứ Quyết định số 7650 /QĐ-UBND ngày 16 tháng 12 năm 2011 của Uỷ ban nhân dân huyện … về “Giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và dự toán thu, chi ngân sách nhà nước năm 2012”;
Vậy làm cách nào để có thể tạo ra một văn bản đẹp, dễ đọc, dễ ghi nhớ nội dung, dễ phân biệt các đoạn một cách tự động, nhanh chóng?
Rất đơn giản: chỉ cần chọn các đoạn cần định dạng (bôi đen), vào mục Format – Paragraph, tăng độ lớn của mục Before hoặc After lên 6pt (pt: point, đơn vị đo độ lớn trong Word) Nếu muốn tự động thụt đầu dòng cho mỗi đoạn thì chọn thêm First line ở mục Special
Nếu muổn khỏi phải bôi đen thì bạn thực hiện thao tác định dạng trước khi soạn VB Khi đó mỗi lần ấn phím Enter thì đoạn mới sẽ kế thừa những đặc điểm định dạng mà bạn đã tạo ra ở đoạn trước
Tất cả chỉ có vậy, thật đơn giản quá phải không bạn? Đơn giản nhưng không hề kém hiệu quả chút nào! Hãy thử đi bạn sẽ thấy, không ngoa đâu
Chúc bạn thành công
Mẹo nhỏ để trình bày văn bản đẹp trong Word