TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI ---NGUYỄN THỊ THÙY LINH TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH L
CẢM ƠN
Tính c ấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, với việc gia nhập, trao đổi, đàm phán, làm việc song phương cũng như đa phương giữa Việt Nam với nhiều quốc gia trên thế giới đã làm cho hoạt động của các doanh nghiệp trong nền kinh tế ngày càng năng động, phát triển mạnh mẽ, đa dạng và phong phú Để có thể đáp ứng được nhu cầu phát triển nhanh như vậy thì các doanh nghiệp cần phải tiến hành xem xét, phân tích, thiết kế cũng như đánh giá hệ thống kế toán tại đơn vị của mình Mặt khác, s ự tăng trưởng nhanh trong nền kinh tế đã tạo ra nhiều s ự thay đổi trong công tác kế toán Trong bối cảnh đó, việc thiết lập một cơ sở dữ liệu phù hợp cũng như có một hệ thống kế toán thật linh hoạt, đáp ứng nhu cầu thực tế, có thể cung cấp các tài liệu hữu ích, giúp doanh nghiệp hoạch định công tác kế toán kịp thời và có hiệu quả, tăng sức cạnh tranh trên thị trường là đòi hỏi thực tế và bức thiết của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay.
Sự tồn tại của kế toán quản trị trong nhiều thập kỷ qua đã chứng minh được s ự cần thiết và tầm quan trọng đối với công tác quản trị kinh doanh Hiện nay, kế toán quản trị thật s ự đã trở thành công cụ quản lý giúp nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng hoạch định, tổ chức, kiểm soát, đánh giá các hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh doanh Nam Định là một tỉnh nằ m ở trung tâm vùng Nam đồng bằng sông Hồng, nơi có nhiều tiềm năng, lợi thế chưa được khai thác hết cho đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh, đặc biệt là: Lợi thế về nguồn nhân lực trẻ, dồi dào, được đào tạo cơ bản, có chất lượng cao Hệ thống kết cấu hạ tầng giao thông mới được đầu tư khá đồng bộ, giúp rút ngắn khoảng cách và thời gian đi đến thủ đô Hà Nội cũng như cảng biển cửa ngõ quốc tế Hải Phòng chỉ còn khoảng 1 giờ đồng hồ.
Hạ tầng điện lực có công suất nằm trong Top dẫn đầu cả nước, luôn s ẵn sàng đáp ứng tốt cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp Vùng kinh tế biển của tỉnh rất giàu tiềm năng về phát triển công nghiệp, thương mạ i, du lịch, dịch vụ và hạ tầng đô thị Tỉnh luôn đả m bảo an ninh, an toàn cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước Tính đến ngày 20/12/2019, toàn tỉnh Nam Định có 8.690 doanh nghiệp đăng ký thành lập với tổng vốn đăng ký là 65.871 tỷ đồng, vốn đăng ký bình quân một doanh nghiệp 7,6 tỷ đồng Các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh chủ yếu có quy mô nhỏ và vừa; hoạt động chủ yếu trong ngành công nghiệp, xây dựng (41,17%) và ngành thương mại d ịch vụ (52,31%) Tuy nhiên, hiện nay nhận thức, hiểu biết và đặc biệt là công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tỉnh Nam Định nói riêng còn nhiều hạn chế Các doanh nghiệp mới chỉ có hệ thống kế toán tài chính hoàn chỉnh còn hệ thống kế toán quản trị thì chưa có một v ị trí thích hợp trong doanh nghiệp.
Việc s ử dụng thông tin kế toán quản trị để hỗ trợ ra quyết định cũng như kiể m soát và quản lý doanh nghiệp còn mờ nhạt Điều này gây ảnh hưởng rất lớn cho các nhà quản trị trong việc chủ động tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế mới hiệu quả.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, cùng với mong muốn được s ử dụng những kiến thức lí luận đã được học, được trang bị ở trường để vận dụng vào thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn nói riêng, đảm bảo đáp ứng tốt nhất, phù hợp nhất với hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh
Nam Định, tác giả đã mạnh dạn chọn đề tài:“Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định ”.
Tổng quan nghiên cứu đề tài
Ở Việt Nam, kế toán quản trị cũng đã xuất hiện, phát triển gắn liền với chính sách, chế độ kế toán áp dụng ở các doanh nghiệp, tuy nhiên kế toán quản trị chỉ mới được đề cập một cách có hệ thống vào đầu những năm 1990 Cho đến nay đã có nhiều nghiên cứu về kế toán quản trị nói chung nhưng nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán quản trị khá hạn chế Điển hình như:
Luận văn thạc sĩ (2010) “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra các quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Loan đã trình bày một cách có hệ thống lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán quản trị, phân tích góp phần làm rõ hơn một s ố nội dung cơ bản của quyết định ngắn hạn và mối quan hệ của nó với các thông tin kế toán quản trị, khái quát về các tình huống ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp, xây dựng có tính khái quát quy trình thu nhận, xử lý, phân tích thông tin và lập báo cáo tư vấn cho nhà quản lý ra quyết định theo từng loại tình huống điển hình; đề ra một s ố giải pháp cơ bản và điều kiện cần thiết để thực hiện tổ chức thông tin kế toán quản trị tư vấn cho việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thu (2015) “Hệ thống thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn tại Công ty TNHH cao su Minh Thành” đã trình bày một cách có hệ thống lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán quản trị, đi sâu tìm hiểu thực trạng hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn theo quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quản trị, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện như hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán quản trị, nâng cao chất lượng thông tin kế toán quản trị, hoàn thiện hệ thống chỉ tiêu phân tích thông tin, hoàn thiện hệ thống biểu mẫu báo cáo quản trị Tuy nhiên, nghiên cứu mới chỉ tập trung tại một đơn vị khảo sát, chưa khái quát cho hệ thống các doanh nghiệp.
Luận văn thạc sĩ (2017) “Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp s ản xuất xi măng Bắc Miền Trung” của tác giả Nguyễn Hoàng Dũng Luận văn đã nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp s ản xuất theo chu trình kế toán, từ thu thập thông tin, xử lý thông tin và báo cáo thông tin kế toán quản trị Nghiên cứu đã đưa ra phương pháp phân tích một s ố tình huống quyết định điển hình làm cơ sở cho việc xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp s ản xuất xi măng. Tuy nhiên, luận văn chưa nghiên cứu sâu mô hình tổ chức thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu ở trên đã làm nổi bật được những nội dung lý luận cơ bản và có hệ thống về kế toán quản trị, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán quản trị, hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định… Các đề tài cũng đã khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng trong một s ố các đơn vị, doanh nghiệp điển hình để thể hiện cho những luận điểm trong đề tài, có ý nghĩa khoa học và thực tiễn Tuy nhiên, các đề tài đều tập trung quá nhiều vào phần lý luận, đi sâu nghiên cứu lý thuyết, nên ý nghĩa thực tiễn chưa cao, một s ố các giải pháp đưa ra còn chung chung, chưa có tính khả thi.
Mục tiêu nghiên cứu
- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa và làm rõ những vấn đề lý luận liên quan tới tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Nghiên cứu,phân tích thực trạng và các hạn chế trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại một s ố doanh nghiệp s ản xuất có quy mô nhỏvà vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định, từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a, Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định. b, Phạm vi nghiên cứu
- Về mặt thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu các tình huống, nghiệp vụ phát sinh chủ yếu trong năm tài chính
- Về mặt không gian: Do hạn chế về mặt thời gian nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu tại một s ố các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tỉnh Nam Định, cụ thể tác giả tiến hành khảo sát 5 doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa điển hình trên địa bàn tỉnh, với chức năng cơ bản là s ản xuất các s ản phẩm thiết yếu như quần áo, giường tủ, bàn ghế, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y … phục vụ cho sản xuất và đời s ống của nhân dân trên địa bàn tỉnh,đó là:
- Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường
- Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam.
- Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát
- Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu là một trong những bước cơ bản đầu tiên cho việc nghiên cứu đề tài Dữ liệu thu thập được là cơ sở quan trọng cho việc phân tích và đánh giá thực trạng cần nghiên cứu Để thu thập dữ liệu, tác giả đã sử dụng một s ố phương pháp cụ thể sau:
Tác giả đã thực hiện nghiên cứu tài liệu qua nhiều kênh thông tin khác nhau như: Tham khảo các công trình khoa học trước đây, tham khảo các bài viết liên quan đến đề tài nghiên cứu; đọc sách, báo, giáo trình chuyên ngành, tra cứu thông tin về các doanh nghiệp cần nghiên cứu qua mạng Internet cũng như qua các tài liệu thu thập được từ các doanh nghiệp được khảo sát.
Việc nghiên cứu tài liệu được tiến hành đầu tiên nhằm thu nhận các thông tin về thực trạng việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định Nội dung chính các tài liệu được nghiên cứu là: giới thiệu về doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, chế độ, chính sách kế toán, tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung và hệ thống thông tin kế toán quản trị nói riêng trong doanh nghiệp,…
Việc nghiên cứu tài liệu được tác giả tiến hành liên tục trong suốt quá trình lựa chọn đề tài cho đến khi hoàn thành đề tài Bản thân tác giả nhận thấy đây là một phương pháp rất cần thiết để hoàn thiện công trình nghiên cứu của mình vì phương pháp này giúp tác giả có cái nhìn tổng quát về đối tượng cần nghiên cứu.
Quan sát là phương pháp thu thập dữ liệu thông qua việc s ử dụng các giác quan và các thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con người phục vụ cho công tác nghiên cứu một vấn đề khoa học Quan sát là một trong những phương pháp được s ử dụng để thu thập dữ liệu ban đầu Phương pháp này thích hợp vì khi phỏng vấn tác giả có thể không thu thập được các thông tin chính xác hoặc không lấy được các thông tin một cách đầy đủ vì đối tác không muốn trả lời hoặc có thái độ bất hợp tác.
Dựa vào quan sát, tác giả có thể biết được chức năng, nhiệ m vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong tổ chức; mức độ làm việc hiệu quả ra sao, các công cụ, phương pháp hỗ trợ cho công việc mà họ thường s ử dụng, cách thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, cách thức thu thập và xử lý thông tin…, cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đây là phương pháp tốn khá nhiều thời gian và hiệu quả có thể không cao bởi những người được quan sát có thể thay đổi cách thức làm việc của họ Đồng thời, do hạn chế về thời gian, không có điều kiện đến các doanh nghiệp nhiều lần nên phương pháp này chỉ được áp dụng một vài lần Cụ thể thì tác giả đã tiến hành quan sát về cơ sở hạ tầng, về quá trình làm việc của các nhân viên trong phòng kế toán tại các công ty khảo sát.
Phương pháp thu thập dữ liệu này khá hiệu quả và đã giúp cho tác giả rất nhiều trong quá trình nghiên cứu đề tài Tuy nhiên phương pháp này bộc lộ nhược điể m là tốn kém về thời gian, những người được phỏng vấn thường là các nhà quản trị cấp cao, những người chịu trách nhiệ m chính về công việc kế toán quản trị nên rất khó s ắp xếp được lịch phỏng vấn Mặt khác, kết quả phỏng vấn lại phụ thuộc rất nhiều vào chính bản thân người được phỏng vấn về khả năng, trình độ của họ và tính khách quan trong việc trả lời các câu hỏi Do đó, phương pháp này chỉ được tác giả s ử dụng khi có những thông tin thật s ự cần thiết và liên quan đến doanh nghiệp mà chỉ những người được phỏng vấn mới đưa ra được đánh giá xác đáng về vấn đề được nêu mà thôi.
Thông qua s ử dụng Phiếu điều tra là một trong những phương pháp thông dụng nhất và được tiến hành khá đơn giản Tác giả chỉ cần một mẫu phiếu điều tra duy nhất và phát cho những người có liên quan ở các bộ phận của các doanh nghiệp đang nghiên cứu Trong luận văn này, tác giả chỉ dừng ở mức điều tra chọn mẫu, tức là phát phiếu điều tra cho những đối tượng nhất định chứ không phải cho toàn bộ nhân viên trong một doanh nghiệp, cụ thể đó là các nhà quản trị và nhân viên phòng kế toán Với các nhà quản trị, tác giả điều tra nhằm thu thập các dữ liệu về nhu cầu thông tin và mức độ thỏa mãn thông tin cho việc đưa ra các quyết định ngắn hạn do kế toán quản trị cung cấp Với các nhân viên kế toán, tác giả điều tra nhằm thu thập các dữ liệu về việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong đơn vị.
5.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Các dữ liệu đã thu thập được như trên sẽ được tổng hợp, xử lý và phân tích theo một s ố phương pháp nhất định Mục đích của phương pháp này là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập để đưa ra các thông tin, các kết luận phù hợp Nội dung của phương pháp này là phân tích các thông tin thu thập được bằng các phương pháp đã nêu ở trên, xử lý thông tin và s ố liệu bằng các kỹ thuật phân tích và tính toán để đưa ra các nhận xét, kết luận về thực trạng cũng như làm cơ sở cho việc đề xuất các giải pháp. Đối với các dữ liệu sơ cấp thu được thông qua phỏng vấn hoặc quan sát, nghiên cứu tài liệu thì tác giả tiến hành phân tích định tính. Đối với các dữ liệu thứ cấp thu được qua phát phiếu điều tra thì tác giả s ử dụng Exel để tính toán và xử lý s ố liệu Đây là một nhược điể m trong quá trình phân tích, xử lý s ố liệu của tác giả vì trên thực tế đã có phần mềm SPSS để xử lý s ố liệu rất nhanh và đơn giản nhưng do hạn chế về khả năng tiếp cận, s ử dụng phần mềm nên tác giả chưa áp dụng được phần mềm này vào xử lý dữ liệu.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định.
Chương 3: Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra các quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp nhỏ và vừatrên địa bàn tỉnh Nam Định.
LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TRONG
1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1 Hệ thống thông tin Để hiểu được khái niệm về hệ thống thông tin, trước hết cần làm rõ khái niệm về hệ thống Theo Nguyễn Thế Hưng (2007): “Hệ thống là một tập hợp các phần tử
(các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức”.
Ba thành phần cơ bản của một hệ thống gồm:
(1) Các yếu tố đầu vào (Inputs);
(2) Xử lý, chế biến (Processing);
(3) Các yếu tố đầu ra (Outputs).
- Một hệ thống được cấu thành từ rất nhiều phần tử khác nhau như con người, máy móc, các thủ tục, chính sách, quy trình, các thông tin, dữ liệu cần xử lý…
- Các phần tử trong một hệ thống có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
- Đều theo quy trình chung là hệ thống tiếp nhận dữ liệu đầu vào, sau đó xử lý và tạo nên thông tin đầu ra cung cấp cho đối tượng phù hợp.
- Hệ thống luôn hoạt động theo những mục đích đã định s ẵn.
Như vậy, hệ thống là một tập hợp các thành phần kết hợp với nhau và cùng nhau hoạt động để đạt được các mục tiêu đã định trước Một hệ thống phải phục vụ ít nhất cho một mục đích, khi một hệ thống không còn phục vụ cho mục đích nào nữa thì nó cần được thay thế Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi là hệ thống con.
Một hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống Các hệ thống con này được thiết lập cũng có mục tiêu riêng trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức.
Theo Thiều Thị Tâm và cộng sự: “Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trongmột tổ chức nào đó”.
Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mố i quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổ i và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiể m soát thông tin.Hệ thống thông tin s ẽ giúp doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho chính đơn v ị mình.
1.1.1.2 Hệ thống thông tin k ế toán
Theo Boochholdt (1999) và Romney (2012): “Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống 7 có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các s ự kiện kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thông tin và ra quyết định” Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của hệ thống thông tin kế toán, quá trình xử lý dữ liệu chính là quá trình ghi chép, tổng hợp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế toán thích hợp và s ử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là s ản phẩm thông tin trên báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Các báo cáo kế toán này cung cấp thông tin cho các đối tượng s ử dụng thông tin kế toán để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng s ử dụng thông tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời Các đối tượng s ử dụng thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Trần Thị Quỳnh Giang (2018) đã có nhận định: “HTTTKT là một hệ thống bao gồm các quá trình thu thập, hệ thống hóa và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin kinh tế tài chính cung cấp cho các đối tượng s ử dụng trong việc ra quyết định”.HTTTKT trong đơn vị thực hiện các công việc như: Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động của tổ chức một cách thường xuyên, liên tục, chuyển dữ liệu thành các thông tin mà nhà quản lý có thể lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các hoạt động của tổ chức và từ đó đưa ra các quyết định Các nghiên cứu về HTTTKT đều thống nhất quan điểm đó là quy trình chung của HTTT bao gồm: Thu thập thông tin, xử lý – phân tích thông tin và cung cấp thông tin Trong nội dung luận văn, tác giả cũng thể hiện quan điểm đồng thuận là: “Hệ thống thông tin kế toán là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông tin này theo một trình tự từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người s ử dụng trong việc ra quyết định”.
Một cách khái quát, hệ thống thông tin kế toán được cấu thành từ các yếu tố sau:
- Yếu tố về con người: Điều hành hệ thống và thực hiện các chức năng khác
- Yếu tố về các thủ tục và những chỉ dẫn: Bất kể hệ thống kế toán thủ công hay tin học hóa thì quá trình tạo lập thông tin đều liên quan đến quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp.
- Yếu tố về dữ liệu: Dữ liệu về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Yếu tố về phương tiện xử lý: Hệ thống sổ kế toán trong điều kiện kế toán thủ công hay các cơ sở dữ liệu phần mềm trong điều kiện tin học hóa là phương tiện được sử dụng để ghi nhận, phân loại, sắp xếp các dữ liệu nhằm tạo lập thông tin kế toán.
- Các thủ tục kiểm soát nội bộ và biện pháp bảo mật nhằm bảo vệ dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán.
1.1.1.3 Hệ thống thông tin k ế toán quản trị
Kế toán quản trị xuất hiện lần đầu tiên ở các doanh nghiệp s ản xuất của Mỹ vào những năm 1965 Theo Hiệp hội kế toán viên Hoa Kỳ (1982) thì “Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, truyền đạt các thông tin tài chính và phi tài chính cho các nhà quản trị để điều hành các hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả s ử dụng vốn”.
Kế toán quản trị bắt đầu được nghiên cứu có hệ thống ở Việt Nam vào những năm 1990 Theo Luật kế toán Việt Nam (2015), kế toán quản trị được định nghĩa là
“Việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”
THỰC TRẠNG TÔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
2.1.1 Giới thiệu chung về các doanh nghiệp
Theo báo cáo kết quả điều tra doanh nghiệp năm 2019 của Tỉnh Nam Định, s ố doanh nghiệp điều tra thu thập thông tin là 6.169 doanh nghiệp; trong đó có 5.659 doanh nghiệp đang hoạt động, 510 doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động để đầu tư, đổi mới công nghệ và đang đầu tư, chưa đi vào hoạt động s ản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh chủ yếu có quy mô nhỏ và vừa; hoạt động chủ yếu trong ngành công nghiệp, xây dựng (41,17%) và ngành thương mạ i d ịch vụ (52,31%) Về địa bàn tập trung chủ yếu ở thành phố Nam Ðịnh và một s ố huyện: Ý Yên, Xuân Trường, Hả i Hậu, Trực Ninh Tổng số lao động đang làm việc trong các doanh nghiệp điều tra năm 2018 là 190.978 người Năm 2018, tổng doanh thu thuần của các doanh nghiệp đạt 131.425 tỷ đồng, tăng 19,3% so với năm 2017; doanh thu bình quân một doanh nghiệp đạt 23,2 tỷ đồng./.
Do hạn chế về mặt thời gian nên tác giả chỉ khảo sát, tập trung nghiên cứu tại một s ố doanh nghiệp s ản xuất có quy mô nhỏ và vừa điển hình trên địa bàn tỉnhNam Định Các doanh nghiệp này có quy mô vốn điều lệ trung bình khoảng 10 tỷ đồng, lại có thể thực hiện cả 2 chức năng vừa s ản xuất và vừa kinh doanh các sản phẩm mang tính thiết yếu như quần áo, giường tủ, bàn ghế, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y … phục vụ cho s ản xuất và đời s ống của nhân dân trên địa bàn tỉnh Tốc độ tăng trưởng của các doanh nghiệp này khá nhanh, có nhiều đóng góp quan trọng vào thu ngân sách, vào sản lượng và tạo công ăn việc làm ở địa phương.(Bảng 2.1)
Bảng 2.1 Thông tin về các doanh nghiệp khảo sát
Công ty Thông tin chung Quy mô Đặc điểm hoạt động
- Tên giao dịch: Công ty Sản xuất, mua bán hàng may
TNHH Hải  u - Vốn điều lệ: mặc, SX bao bì giấy, nhựa
- Địa ch ỉ: Số 172 ph ố 8.900.000.000 làm túi nilon, áo mưa nilon
Hai Bà Trưng, Phường đồng và nguyên phụ liệu hàng
Bà Triệ u, TP Nam - Số lao động may mặc Đào tạo nghề may  u Định, T ỉnh Nam Định bình quân: 80 công nghiệp, máy móc thiết
- Điện thoại: bị công nghiệp, thiết bị
Sản xuất kinh doanh các sản phẩm từ gỗ như giường, tủ, bàn ghế, trang thiết bị văn phòng, hàng mộc gia dụng, Bán buôn, bán lẻ đồ ngũ
- Tên giao dịch: Công ty kim, sơn, kính và thiết bị cổ phần nội thất Mạnh - Vốn điều lệ: lắp đặt khác trong xây dựng
Công ty cổ Trường 13.800.000.000 trong các cửa hàng chuyên phần nội - Địa ch ỉ: Xã Hồ ng đồng kinh doanh, bán lẻ hàng thất Mạnh Quang, huy ệ n Nam - Số lao động mộc gia dụng, đồ gỗ, hàng Trường Trực, T ỉnh Nam Định bình quân: 25 trang trí nội - ngoại thất,
- Điện thoại: hàng thủ công mỹ nghệ,
02283.826.657 trang thiết bị văn phòng trong đó, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là mua bán gỗ, sản xuất kinh doanh các s ản phẩm từ gỗ, thiết bị nội thất.
- Tên giao dịch: Công ty cổ phần vật tư kim khí
Sản xuất các s ản phẩm thép
Tùng Nam như Thép chịu nhiệt, thép
- Địa chỉ: Số 123 Trần hợp kim chịu va đập và mài phần vật tư đồng
Nhân Tông, Phường Lộc mòn, thép chế tạo các loại, kim khí - Số lao động
Vượng, TP Nam Định, gia công cơ khí, xử lý và
Tỉnh Nam Định tráng phủ kim loại…
- Tên giao dịch: Công ty
Phát - Vốn điều lệ: Sản xuất kinh doanh thuốc
- Địa ch ỉ: Đường 15.000.000.000 thú y, sản xuất vắc xin TNHH
Hoàng Hoa Thám, đồng phòng bệnh, dược phẩm, thuốc thú
Phường Ngô Quy ề n, - Số lao động thực phẩm chức năng, chế y Hưng
TP Nam Định, T ỉnh bình quân: 45 phẩm sinh học, thức ăn Phát
- Tên giao dịch: Công ty
Sản xuất các s ản phẩm từ cổ phần giấy bao bì Nam giấy s ản xuất bao bì Carton
3, 5,7 lớp Sản xuất hộp Công ty cổ - Địa ch ỉ: 6/89 Đường 10.000.000.000 giấy cao cấp in Flexo, in phần giấy Bế n Ng ự, Phường đồng
Offset nhiều màu chất bao bì Phan Đình Phùng, TP - Số lao động lượng cao Sản xuất các sản Nam A n Nam Định, T ỉnh Nam bình quân: 32 phẩm túi giấy; các s ản Định
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
Các công ty khảo sát đều được tổ ch ức quản lý theo kiể u trực tuyến - ch ức năng.
Theo cơ cấu này người lãnh đạo doanh nghiệp được s ự giúp s ức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiể m tra việc thực hiện quyết định Người lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọ i mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định.
Bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có một s ố hạn chế nhất định Mỗi khi các nhà lãnh đạo các bộ phận chức năng có các ý kiến khác nhau, thì người lãnh đạo s ẽ s ử dụng các bộ phận tham mưu giúp việc là một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó Nhờ đó, người lãnh đạo tận dụng được tài năng chuyên môn của các chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp Nhưng cũng vì thế, người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mố i quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn t ỉnh Nam Định được tổ chức hoạt động dưới hai hình thức phổ biến là: Công ty TNHH như ở các đơn vị khảo sát là Công ty TNHH Hải  u, Công ty TNHH thuốc thú y Hưng Phát và hình thức công ty cổ phần như Công ty cổ phần vật tư kim khí Tùng Nam, Công ty cổ phần nội thất Mạnh Trường, Công ty cổ phần giấy bao bì Nam A n Tùy theo đặc điểm riêng của mỗ i doanh nghiệp và loại hình doanh nghiệp mà bộ máy quản lý được tổ chức một cách phù hợp Mỗi công ty đều có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và hợp lý với cơ chế thị trường hiện nay Việc s ắp xếp nhân s ự phù hợp với trình độ, năng lực nghiệp vụ chuyên môn của từng người, có thể tham gia vào quá trình hoạt động s ản xuất kinh doanh để tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất.
Theo nghiên cứu khảo sát thì nhìn chung các doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được bố trí như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc: Là người điều hành s ản xuất kinh doanh của toàn công ty, là người đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và trước cán bộ công nhân viên công ty về mọi hoạt động của công ty.
Phó giám đốc : giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc chỉ đạo, điều hành công việc của công ty khi giám đốc vắng mặt, trực tiếp phụ trách một s ố công việc cụ thể được Giám đốc phân công.
Phòng Kế toán: có chức năng lập kế hoạch và quản lý tình hình tài chính của công ty, phân tích tình hình các hoạt động kinh tế, tổ chức hạch toán công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước.
Phòng Tổ chức hành chính: có chức năng vai trò là bộ phận ch ịu trách nhiệ m trong các công việc về thủ tục pháp lý, quản lý hồ sơ công ty, hồ sơ cá nhân, quản lý chế độ , chính sách của người lao động, báo cáo thường niên v ới s ở lao động thương binh xã hội, và các đơn vị nhà nước có liên quan khác.
Phòng kinh doanh: lập kế hoạch , ký kết các hợp đồng kinh tế, phân tích các điều kiện ưu, nhược điể m của công ty để tiến hành khám s ức khỏe, tìm nguồn dược, nguyên vật liệu … để quá trình hoạt động đạt hiệu quả cao.
Phòng k ỹ thuật vật tư: Là phòng nghiên cứu lập kế hoạch về vật tư, giám sát việc thi công về tiến độ cũng như chất lượng s ản phẩm Phòng kỹ thuật vật tư căn cứ vào các kế hoạch, công việc để giao vật tư.
Bộ phận sản xuất: Là bộ phận sẽ trực tiếp s ản xuất, chế biến ra các loại s ản phẩm để cung cấp cho thị trường tiêu thụ.
Mọi hoạt động trong công ty có sự nhất quán từ trên xuống dưới, các bộ phận hoạt động độc lập nhưng có mối liên hệ mật thiết với các bộ phận khác tạo thành một hệ thống.
2.1.2.2 Đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
3.1 CÁC DỰ BÁO TRIỂN VỌNG PHÁT TRIỂN VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐ NG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
3.1.1 Các dự báo triển vọng phát triển
Tỉnh Nam Định có tiềm năng, lợi thế rất lớn chưa được khai thác hết cho đầu tư phát triển s ản xuất, kinh doanh, đặc biệt là: Lợi thế về nguồn nhân lực trẻ dồ i dào, được đào tạo cơ bản, có chất lượng cao Cơ sở hạ tầng của tỉnh Nam Định đã được hoàn thiện dần, có nhiều tiềm năng để phát triển kinh tế và xã hội Các khu công nghiệp, các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh ngày càng được mở rộng và phát triển cả về số lượng, quy mô và chất lượng Tuy nhiên, Tỉnh còn nhiều hạn chế như Báo cáo chính trị Đạ i hội Đảng bộ Tỉnh Nam Định ngày 24/9/2020 đã chỉ rõ kinh tế chưa phát triển tương xứng với tiềm năng, truyền thống lịch s ử của tỉnh; chưa tạo được s ự đột phá trong phát triển kinh tế, chưa tận dụng được tiến bộ công nghệ của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 cho phát triển; chưa thu hút được các dự án đầu tư có vốn lớn, công nghệ cao để sản xuất ra các s ản phẩm chủ lực, có giá trị gia tăng cao và s ức cạnh tranh trên thị trường Kinh tế biển chưa phát huy được tiềm năng, lợi thế Xây dựng phát triển thành phố Nam Định chưa tạo được chuyển biến rõ nét GRDP trên đầu người đứng thứ 25/63 tỉnh/thành, thấp hơn mức trung bình cả nước Thu ngân sách còn thấp so với các địa phương trong vùng Từ đó đề ra mục tiêu đến năm
2030 là “ đẩy mạnh đổi mới sáng tạo, huy động và s ử dụng hiệu quả mọi nguồn lực để phát triển nhanh, bền vững, phấn đấu đến năm 2030, Nam Định là tỉnh phát triển khá của cả nước” Để có thể đạt được mục tiêu đề ra, Đảng bộ Tỉnh đã có chủ trương tiếp tục triển khai các biện pháp hỗ trợ DN nhỏ và vừa phát triển. Đối với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn Tỉnh, với mục tiêu chung là không ngừng nỗ lực vươn lên, ổn định s ản xuất, tiết kiệ m chi phí, nâng cao năng suất lao động để từng bước chuyển đổi thành các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ thành vừa, từ vừa thành lớn Một khi họ nhận thức được tầm quan trọng của thông tin kế toán quản trị đối với doanh nghiệp, nhất là đối với việc ra quyết định kinh doanh thì công tác thu thập xử lý thông tin s ẽ được thực hiện một cách kịp thời và khoa học Trong xu hướng đó, đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán quản trị nói riêng trong các DN là việc làm cấp bách.
Bên cạnh đó, với s ự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng ngày càng được hoàn thiện ở các doanh nghiệp.
Do đó, tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp s ẽ nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ hơn Thêm nữa, kế toán quản trị ngày càng được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn, đó cũng là tiền đề để các doanh nghiệp nhỏ và vừa học tập kinh nghiệ m và áp dụng theo.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn
Việc hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn trong các doanh nghiệp s ản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn
Tỉnh Nam Định phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
(1) Đảm bảo tính thống nhất, k ết hợp chặt chẽ với k ế toán tài chính KTQT và KTTC có mố i liên hệ chặt chẽ với nhau, chúng cùng nằm trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Việc áp dụng hệ thống KTQT không có nghĩa là phải thiết lập thêm một hệ thống kế toán mới, độc lập hoàn toàn với KTTC mà ngược lạ i phải kết hợp chặt chẽ với KTTC trên các phương diện Hai loại kế toán cùng s ử dụng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp để thu thập thông tin nhằm tiết kiệ m chi phí cho bộ máy kế toán nhưng vẫn tối đa hóa việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cả hai đều phải thống nhất với nhau trong việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ và đồng bộ cho lãnh đạo DN trong việc ra các quyết định quản lý.
Chính vì vậy, khi xây dựng hệ thống KTQT cần giả i quyết được s ự hài hòa về tổng thể và chi tiết một cách khoa hoc, nghĩa là KTQT và KTTC trong doanh nghiệp cần có tổ chức khoa học, tránh trùng lập, đảm bảo tính thống nhất, phù hợp và kết hợp chặt chẽ với nhau để giúp hệ thống kế toán doanh nghiệp vững mạnh, giúp nhà quản lý có thể đưa ra quyết định chính xác nhất.
(2) Phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp về quy mô, về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh KTQT nhằm phục vụ yêu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp nên tổ chức KTQT nhất thiết phải dựa trên yêu cầu, đòi hỏ i của các công tác quản trị doanh nghiệp đó Trong mỗi doanh nghiệp, nhu cầu thông tin của các cấp quản trị cũng khác nhau nên cần xác định rõ thông tin cần cung cấp để có thể tổ chức KTQT khoa học và hợp lý nhất.
(3) Có tính khả thi cao, phù hợp với các điều kiện hiện có của doanh nghiệp về nguồn lực trên các phương diện: Vốn, tài s ản, trình độ nhân viên kế toán, nhà quản trị Đồng thời phải đả m bảo tuân thủ luật pháp hiện hành về tài chính, kế toán… Thông tin của KTQT là cơ sở quan trọng để các nhà quản trị đưa ra các quyết định hợp lý, phù hợp, đúng thời cơ và đảm bảo thắng lợi trong kinh doanh.
(4) Đảm bảo hài hòa quan hệ chi phí – lợi ích nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho các doanh nghiệp Mục tiêu cuối cùng của kế toán nói chung và KTQT nói riêng là hiệu quả kinh doanh của DN Vì vậy, hiệu quả của KTQT được xem xét trong mối quan hệ giữa chất lượng thông tin và chi phí hạch toán Việc hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn phải đảm bảo đem lạ i thông tin chất lượng cao với hao phí hạch toán hợp lý, đảm bảo tính khả thi, đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng s ử dụng.
3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH NGẮN HẠN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NAM ĐỊNH
3.2.1 Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin k ế toán quản trị
Tuỳ vào loại hình kinh doanh, quy mô phạm vi hoạt động, đặc điểm quy trình công nghệ s ản xuất cũng như đặc điểm tổ chức s ản xuất và tính chất sản xuất, yêu cầu trình độ quản lý doanh nghiệp mà các doanh nghiệp s ản xuất có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định có thể tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị dưới dạng mô hình kết hợp:
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức hệ thống thông tin KTQT dạng k ết hợp
Theo mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán này thì bộ phận KTQT vàKTTC được kết hợp với nhau trong tổ chức bộ máy kế toán chung Trên cơ sở đó, bộ phận KTQT s ử dụng nguồn thông tin đầu vào chủ yếu từ KTTC để thu thập, xử lý và lượng hóa thông tin theo chức năng riêng của mình Với đặc điể m của các DNSX có quy mô nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định hiện nay khi mà nhận thức về kế toán quản trị còn chưa đầy đủ thì đây là cách tổ chức thông tin hợp lý nhất.
Bên cạnh đó, cần tăng cường việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức KTQT cho cán bộ quản lý, nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Có chính sách đào tạo lại, cũng như bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn về kế toán và KTQT cho đội ngũ nhân viên kế toán của doanh nghiệp thích ứng với yêu cầu đòi hỏi của một nền kinh tế thị trường.
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thu thập thông tin kế toán
Thông tin đầu vào của DN bao gồ m thông tin quá khứ và thông tin tương lai.