BÀI KỸ NĂNG TRAO QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TS Nguyễn Thị Hoài Dung Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

QUAN NIỆM TRAO QUYỀN Trao quyền là: • Giao phó cho người khác làm việc gì đó; • Chỉ định người nào đó làm đại diện cho một người khác; • Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn... HẠN CHẾ CỦA TR

BÀI 4

KỸ NĂNG TRAO QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

TS Nguyễn Thị Hoài Dung

Khoa Quản trị kinh doanh

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Lập kế hoạch ủy quyền

Bạn là giám đốc nhà hàng ăn nhanh Trước đây bạn thường lên lịch làm việc cho nhânviên Quy định mới của công ty là phải thay đổi lịch làm việc Bạn quyết định ủy quyền việclên lịch này cho trợ lý giám đốc Người trợ lý chưa từng làm việc này bao giờ nhưng luônsẵn sàng và tự tin nhận nhiệm vụ mới

Hãy lập kế hoạch ủy quyền với 4 bước công việc và sử dụng bản kế hoạchtác nghiệp?

2

MỤC TIÊU

Hiểu và trình bày được các vấn đề sau:

• Hiểu rõ bản chất của trao quyền và ủy quyền

• Phân biệt được sự khác nhau giữa quyền lực, trao quyền và ủy quyền

• Thấy được sự cần thiết phải trao quyền và ủy quyền

• Biết cách trao quyền hiệu quả

• Biết lựa chọn công việc để ủy quyền và ủy quyền hiệu quả

1 TRAO QUYỀN

1.2 Ý nghĩa của trao quyền

1.1 Quan niệm về trao quyền

1.3 Năm nhân tố quyết định trao quyền hiệu quả

1.4 Chín nguyên tắc trao quyền hiệu quả

1.5 Hạn chế của trao quyền

1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN

Trao quyền là:

• Giao phó cho người khác làm việc gì đó;

• Chỉ định người nào đó làm đại diện cho một người khác;

• Phân chia nhiệm vụ và quyền hạn

-1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN

“Tại sao người khác lại có

thể gặt hái được thành quả

trong khi lẽ ra điều đó phải

là của mình?”

“Tại sao mình lại trao quyền cho người khác, và thậm chí còn tạo điều kiện

để họ có nhiều quyền hơn trong khi bản thân mình cũng muốn được tán dương và thừa nhận?”.

1.1 QUAN NIỆM TRAO QUYỀN (tiếp theo)

1.2 Ý NGHĨA CỦA TRAO QUYỀN

• Trao quyền có nghĩa là cho phép ai làm gì, đồng thời giúp họ có

thể chủ động trong công việc

• Trao quyền không đơn thuần chỉ là trao sức mạnh cho một ai đó

mà còn trao cho họ thẩm quyền để làm việc

• Quyền lực được trao phụ thuộc nhiều vào yếu tố cá nhân và vị trí

được thừa nhận hiện tại của cá nhân đó

8

SỰ KHÁC NHAU GIỮA “QUYỀN LỰC” VÀ “TRAO QUYỀN”

1.3 NĂM NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH TRAO QUYỀN HIỆU QUẢ

10

1.4 CHÍN NGUYÊN TẮC TRAO QUYỀN HIỆU QUẢ

Khơi dậy cảm xúc Tầm nhìn và mục tiêu

1.5 HẠN CHẾ CỦA TRAO QUYỀN

Tại sao đa số nhân viên cảm thấy họ bị cô lập khỏi công việc chung, không được tham gia, và không thể phát triển bản thân?

12

Tại sao nhà quản lý lại không sẵn sàng trao quyền cho cấp dưới của mình?

Thái độ với cấp dưới

Tôi sẵn lòng trao quyền cho nhân viên, nhưng họ không chấp nhận phải gắn với trách nhiệm

Thiếu tự tin vào bản thân

Tôi sẵn sàng trao quyền lực cho nhân viên, nhưng khi tôi làm điều đó, họ hoặc

là làm rối tung mọi việc lên, hoặc là cố giành hết mọi thành quả về mình.

Nhu cầu kiểm soát

Tôi sẵn sàng trao quyền cho nhân viên, nhưng họ yêu cầu một định hướng rõ ràng và chỉ dẫn chi tiết.

1.5 HẠN CHẾ CỦA TRAO QUYỀN (tiếp theo)

2 ỦY QUYỀN

2.2 Quan niệm ủy quyền

2.1 Xác lập thứ tự ưu tiên thực hiện công việc

2.3 Lợi ích của ủy quyền

2.4 Hạn chế của ủy quyền

2.5 Những biểu hiện của ít ủy quyền

2.6 Quyết định ủy quyền

14

2.1 XÁC LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2.2 QUAN NIỆM ỦY QUYỀN

“Ủy quyền là giao cho nhân viên những nhiệm vụ mới Nhiệm vụ mới này có thể là một phần công việc được giao thêm hoặc chỉ đơn thuần là nhiệm vụ nhất thời.”

Robert N Lussier

“Ủy quyền là giao một phần công việc

cho người dưới quyền chịu trách

nhiệm thi hành và đồng thời giao cho

họ quyền hành tương xứng với trách

nhiệm được giao.”

Lê Văn Tâm – Ngô Kim Thanh

16

2.3 LỢI ÍCH CỦA ỦY QUYỀN

• Lãnh đạo có nhiều thời gian tập trung cho những công việc

có tính ưu tiên cao

• Công việc được hoàn thành với năng suất cao

• Rèn luyện nhân viên, nâng cao tính chủ động và giúp lãnh

đạo giảm tải công việc

• Làm cho công việc thêm phong phú

• Là cơ sở để hoàn thành công việc

2.4 HẠN CHẾ CỦA ỦY QUYỀN

• Lãnh đạo trở nên quen với việc ủy quyền

• Lãnh đạo sợ rằng nhân viên sẽ không hoàn thành được

nhiệm vụ hoặc sẽ vượt cả họ

• Thoái thác trách nhiệm

• Không nhận ra rằng ủy quyền là một phần rất quan trọng

trong công việc của lãnh đạo

• Không biết ủy quyền cái gì?

• Không biết ủy quyền như thế nào?

18

2.5 NHỮNG BIỂU HIỆN CỦA ÍT ỦY QUYỀN

• Mang việc về nhà làm;

• Làm cả việc của nhân viên;

• Chậm trễ trong công việc;

• Luôn cảm thấy bị áp lực trong công việc;

• Tất bật để hoàn thành tiến độ;

• Không hoàn thành tiến độ;

• Cố gắng tìm kiếm sự đồng thuận của nhân viên trước khi thực hiện công việc

2.6 QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN

ỦY QUYỀN CÁI GÌ?

CÔNG VIỆC GIẤY TỜ

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

20

KHÔNG NÊN

ỦY QUYỀN

Tổ chức cán bộ

Những côngviệc đã được ủyquyền chochính chúng ta

Không có thờigian để

việc cần giữ kín

2.6 QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN (tiếp theo)

QUY TRÌNH ỦY QUYỀN

Giải thích sự cần thiết phải

ủy quyền và

lý do chọn người để

ủy quyền

Phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn,

và thời hạn thực hiện

Triển khai kế hoạch

Kiểm tra chi tiết và xác định trách nhiệmHoạch định

Lãnh đạo

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Lập kế hoạch chi tiết cho 4 bước công việc:

• Bước 1 Giải thích sự cần thiết phải ủy quyền và lý do chọn người để ủy quyền

• Bước 2 Phân định trách nhiệm, mức độ quyền hạn, và thời hạn thực hiện

• Bước 3 Triển khai kế hoạch

• Bước 4 Kiểm tra chi tiết và xác định trách nhiệm

24

CÂU HỎI MỞ

Trao quyền thực chất là chia quyền Quan điểm của bạn về vấn đề này như thế nào?

Trả lời:

Trao quyền không phải là chia quyền vì:

• Chia quyền sẽ dẫn đến việc tạo ra “cát cứ”, “địa phương chủ nghĩa” và cạnh tranh

• Trao quyền thực chất là giao việc cho người khác và vẫn tiếp tục động viên, khuyến khích ,giám sát và tạo ra sự hợp tác

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Trao quyền sẽ tạo ra:

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Ủy quyền thực chất là:

A phân quyền

B phó thác nhiệm vụ cho người khác

C giao nhiệm vụ nhất thời cho người dưới quyền

D chia việc cho người khác

Trả lời:

• Đáp án đúng: C giao nhiệm vụ nhất thời cho người dưới quyền

• Giải thích: Lãnh đạo thường có quá nhiều công việc cần phải thực hiện Trong từng thờiđiểm nhất định, việc lựa chọn thứ tự ưu tiên cho các công việc sẽ ảnh hưởng đến kết quảcông việc Vì vậy, để tập trung cho những công việc có tính ưu tiên cao, lãnh đạo sẽ phảigiao cho nhân viên cấp dưới thực hiện 1 số những công việc không quá quan trọng

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Tại sao các nhà quản lý thường “ngại” trao quyền?

Trả lời:

Trao quyền có thể dẫn đến tình trạng khó xử Trao quyền có nghĩa là bỏ qua việc kiểm

soát và cho phép người khác tự quyết định, tự đặt mục tiêu, tự thực hiện và tự nhận

thành quả của công việc Điều đó có nghĩa người khác có thể có được danh vọng nhờ

sự thành công bởi công việc được giao Khi đó, người lãnh đạo có cảm giác họ đã phải

hy sinh lợi ích cho người khác

28

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Trao quyền và ủy quyền rất có ý nghĩa đối với cả nhà quản lý và các nhân viên Có thểnói, một nhà quản lý nếu không biết trao quyền như thế nào, kết cục là sẽ mệt mỏi đếnchết; nếu không biết trao quyền vào lúc nào, sẽ bực bội đến chết; và nếu không biếttrao quyền cho ai, chắc chắn sẽ bận rộn đến chết

• Người sáng lập công ty JC Penney, James Penney đã từng nói: “Con đường tự sátđáng tin cậy nhất của người giám đốc công ty, chính là sự cố chấp không chịu học tậptrao quyền như thế nào, trao quyền vào lúc nào và trao quyền cho những người nào”(Lee Thomas, Trao quyền hiệu quả, 2007)