Tính cấp thiết của đề tài
Công tác hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ, việc tổ chức công tác hành chính văn phòng một cách khoa học là điều cần thiết Bộ phận này giúp lãnh đạo tổng hợp, xử lý và phân tích thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý Nếu công tác hành chính được thực hiện trật tự và hiệu quả, sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và điều hành, từ đó thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ, được xem như là “cửa ngõ” và “cánh tay nối dài” của lãnh đạo doanh nghiệp Họ thực hiện các hoạt động tham mưu cho Tổng giám đốc, đảm bảo công tác tổng hợp và hậu cần, đồng thời duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty Vì vậy, công tác hành chính văn phòng là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp.
Phòng Hành chính của Công ty Vosco đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Tổng Giám đốc về quản lý hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản trị văn phòng, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm hợp lý, quản lý đất đai và nhà cửa, cũng như thực hiện xây dựng và sửa chữa văn phòng công ty và chi nhánh Bên cạnh đó, phòng còn đảm bảo các yêu cầu về hội họp, đi lại, lưu trú và tiếp đón khách, theo dõi sức khỏe định kỳ cho người lao động, cấp phát thuốc cho các tàu, và tổ chức bữa ăn giữa ca cho nhân viên văn phòng tại trụ sở chính.
Với vai trò Trưởng phòng Hành chính, tôi chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng và thực hiện các nhiệm vụ được Ban giám đốc giao phó Phòng Hành chính cũng giữ mối quan hệ và trao đổi công văn với các cơ quan nhà nước như Sở kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực và cơ quan phòng cháy chữa cháy Do đó, tôi luôn tìm cách nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng mà mình quản lý.
Dựa trên những lý do nêu trên, tôi đã quyết định chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam (Vosco)” Mục tiêu của tôi là góp phần hoàn thiện, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác hành chính văn phòng tại công ty.
Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác quả trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp
Nghiên cứu này nhằm làm rõ thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco, bao gồm những điểm mạnh và điểm yếu hiện có Bên cạnh đó, bài viết cũng chỉ ra những hạn chế trong công tác tham mưu và tổng hợp, đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những vấn đề này.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Công ty Cổ phần Vận tải Biển Việt Nam (Vosco), cần đề xuất một số giải pháp chính Đầu tiên, tăng cường đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên, giúp họ nắm vững quy trình và quy định hành chính Thứ hai, cải tiến quy trình làm việc thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong công tác tham mưu, tổng hợp Cuối cùng, cần thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả công việc định kỳ, nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời những vấn đề phát sinh, đảm bảo công tác hành chính luôn đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Nội dung nghiên cứu
Đề tài, tập trung vào các nội dung chính sau:
- Nghiên cứu các vấn đề lý luận về công tác quản trị hành chính văn phòng tại doanh nghiệp
- Đánh giá thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017
- Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợphành chính văn phòng của phòng Hành chính công tyVosco
3.Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là:
- Phương pháp thống kê so sánh
- Phương pháp phân tích tổng hợp.
Thu thập dữ liệu
Qua các nguồn báo chí, tạp chí, website, và tài liệu hội thảo liên quan, chúng tôi đã thu thập thông tin và báo cáo về tình hình hành chính văn phòng của công ty Vosco.
Thông tin từ văn bản, bao gồm công văn đến từ cấp trên hoặc các nguồn khác và công văn đi do cơ quan sản sinh ra, là nguồn thông tin chính thức và quan trọng hàng đầu.
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, internet…
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp….)
Thu thập bằng các cách:
- Quan sát để đánh giá về thực trạng tình hình công tác văn phòng tại công ty Vosco
- Phỏng vấn các cán bộ văn phòng của công ty để tìm ra những vấn đề tồn tại của công tác Hành chính văn phòng của công ty Vosco
Để đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty Vosco, việc thu thập thông tin từ đánh giá của nhân viên và tự đánh giá của họ là rất quan trọng.
3.1.3 Xử lý số liệu thu thập
Bằng phương pháp thống kê và tổng hợp, so sánh và phân tích.
Quy trình nghiên cứu
Sơ đồ 1: Quy trình nghiên cứu
Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: phòng Hành chính công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017.
Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân có năng lực nghiên cứu, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo trong vai trò trưởng phòng Hành chính tại Công ty Vosco.
Vận dụng các luận cứ khoa học trong quản lý sẽ nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp cũng như hành chính văn phòng tại phòng Hành chính công ty Vosco.
Mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý và cải tiến quy trình làm việc, phòng Hành chính công ty Vosco đang tập trung vào việc cải thiện công tác tham mưu, tổng hợp và hành chính văn phòng.
Tổng quan nghiên cứu
Quản trị hành chính văn phòng là lĩnh vực quan trọng trong quản trị, thu hút sự quan tâm của nhiều nhà nghiên cứu Các giải pháp tổ chức thực tiễn được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý văn phòng.
Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn
Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng
Quan sát, đánh giá Thực trạng Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco là một vấn đề cấp thiết hiện nay Qua quá trình nghiên cứu, tác giả đã tìm hiểu nhiều tài liệu liên quan đến việc cải thiện hiệu quả quản trị hành chính văn phòng Việc phỏng vấn và thu thập ý kiến từ nhân viên cũng như các chuyên gia sẽ giúp xác định những điểm cần cải thiện và đề xuất các biện pháp phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc trong phòng hành chính.
Đề tài nghiên cứu của tác giả Phạm tập trung vào thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy tại Văn phòng Tỉnh ủy Quảng Ngãi trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa Nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của cấp ủy, đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời đại mới.
Đề tài nghiên cứu của tác giả Lương Thị Kim Ngân (2009) tập trung vào việc đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH thương mại và vận tải An Thái Những biện pháp này được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất lao động trong môi trường văn phòng.
Đề tài của tác giả Phạm Thị Thu Thảo (2010) tập trung vào việc đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH Một thành viên Tổng công ty công nghiệp Tàu thủy Nam Triệu Các giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ trong công ty.
Các nghiên cứu và luận văn hiện có đều tập trung vào việc cải thiện hiệu quả công tác văn phòng, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách toàn diện về vấn đề này tại phòng Hành chính công ty Vosco Mỗi công trình lại tiếp cận từ những khía cạnh khác nhau, cho thấy sự cần thiết phải có một nghiên cứu cụ thể và sâu sắc hơn về nâng cao hiệu quả công tác văn phòng trong bối cảnh này.
Kinh nghiệm về quản lý hành chính văn phòng
Công việc văn phòng yêu cầu người lao động có hoài bão nghề nghiệp, thái độ làm việc chuyên nghiệp, cùng với trình độ nghiệp vụ và kỹ năng giao tiếp vững vàng Nghiên cứu về công tác quản lý văn phòng đã chỉ ra một số kinh nghiệm quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc trong môi trường này.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý Hoạt động văn phòng không chỉ giới hạn trong nội bộ mà còn tác động đến toàn bộ doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động chung Là đầu mối giao tiếp và bộ mặt của tổ chức, văn phòng phản ánh uy tín và năng lực quản lý của lãnh đạo, do đó, quản trị văn phòng hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.
Mỹ cho rằng, bề ngoài gọn gàng và sạch sẽ của một văn phòng cùng với tổ chức ngăn nắp có ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng hoàn thành công việc nhanh chóng Mức độ hiệu quả của văn phòng tỷ lệ thuận với hình thức và sự chuyên nghiệp mà nó thể hiện.
Văn phòng và công tác văn phòng của doanh nghiệp cần được hiện đại hóa để đáp ứng xu thế phát triển của toàn cầu hóa và nền kinh tế tri thức Sự cạnh tranh kinh tế gay gắt yêu cầu các lĩnh vực hoạt động phải không ngừng đổi mới, đặc biệt là chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới Bùng nổ thông tin đã làm nổi bật vai trò của thông tin như một nguồn lực quan trọng nhất trong kinh doanh, như Mike Harvey đã chỉ ra Do đó, văn phòng hiện đại cần tập trung vào việc xử lý thông tin và trở thành trung tâm xử lý thông tin, đòi hỏi các doanh nghiệp đầu tư thích đáng vào quản trị văn phòng để nâng cấp thành những văn phòng hiện đại.
Để đổi mới và hiện đại hóa văn phòng, cần thay đổi nhận thức về vị trí, chức năng và phạm vi công tác văn phòng Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần, nhưng trong bối cảnh hiện đại, việc xử lý thông tin, đặc biệt là chủ động xử lý thông tin, đã trở thành hoạt động chủ yếu Điều này nhấn mạnh "chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính" của văn phòng hiện đại Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động chuyên trách trong bộ phận văn phòng và được thực hiện bởi những nhân viên chuyên nghiệp Tuy nhiên, công việc văn phòng diễn ra rộng rãi trong toàn bộ doanh nghiệp, với sự tham gia của nhiều nhân viên từ giám đốc đến kế toán viên Do đó, việc trang bị kỹ năng hành chính văn phòng cho tất cả nhân viên là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng và toàn doanh nghiệp.
2 Nội dung hiện đại hóa văn phòng
Hiện đại hóa văn phòng bao gồm ba cấu trúc cơ bản: trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy tính, thiết bị truyền thông và ứng dụng công nghệ thông tin; nghiệp vụ hành chính văn phòng được thiết lập theo quy trình chặt chẽ với sự hỗ trợ của thiết bị hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả làm việc; và con người làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại cần được đào tạo chuyên môn cao, có kỹ năng xử lý thông tin và giao tiếp tốt, đồng thời có tinh thần sáng tạo và trách nhiệm với công việc.
Công tác tuyển dụng người lao động văn phòng yêu cầu những kỹ năng cơ bản như hiểu biết về kỹ năng làm việc, tổ chức công việc và hành chính Những kỹ năng này bao gồm khả năng áp dụng kiến thức vào thực tế, kết hợp giữa chuyên môn và tổ chức quy trình làm việc Các kỹ năng thiết yếu cho quản trị viên văn phòng, thư ký và nhân viên chuyên nghiệp bao gồm thiết kế, phân tích và phân công công việc, hoạch định và lập kế hoạch công tác, tổ chức hội họp, thu thập và xử lý thông tin, xây dựng quy chế làm việc, đảm bảo điều kiện làm việc, giao tiếp, soạn thảo văn bản, tổ chức công tác văn thư và lưu trữ Ngoài ra, các kỹ năng liên quan khác như quản trị nhân sự, kế toán, làm việc nhóm, tổ chức sự kiện và quan hệ công chúng cũng rất quan trọng.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của đề tài thể hiện bằng ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hành chính văn phòng
Chương 2: Thực trạng tình hình công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của Công ty Vosco giai đoạn 2012 - 2017
Chương 3: Xây dựng các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, hành chính văn phòng của phòng Hành chính công ty Vosco
Nội dung đề cương chi tiết của các chương như sau:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Văn phòng là đơn vị trung tâm trong các cơ quan, tổ chức, không còn chỉ là nơi thực hiện công việc giấy tờ hay hành chính đơn giản Trong kỷ nguyên thông tin và hội nhập, văn phòng đã khôi phục vị thế quan trọng, trở thành bộ mặt của tổ chức và là trung tâm điều hành Ngày nay, văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ lãnh đạo và quản lý, với sự hiện diện của các phòng hành chính trong cả cơ quan lớn và nhỏ Do đó, quản trị hành chính văn phòng được xem là nhiệm vụ hàng đầu để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc,…
Văn phòng là nơi hoạt động của cơ quan, tổ chức, nơi diễn ra quá trình thu nhận, bảo quản và lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ cùng với những công việc liên quan.
Văn phòng là bộ phận làm việc chủ chốt của một cơ quan chức năng, hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành và quản lý Nó có nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết cho hoạt động chung của tổ chức.
Văn phòng được coi là bộ máy điều hành của cơ quan, nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý Đây là nơi đảm bảo các dịch vụ hậu cần và điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của tổ chức Văn phòng thực hiện nhiều nhiệm vụ đa dạng, từ mua sắm, bảo trì đến thiết kế và xây dựng, nhằm duy trì hoạt động thông suốt cho cơ quan Thực tế, văn phòng thường được gọi là "Hành chính - quản trị", "Hành chính - Tổ chức - Quản trị" hay "Hành chính - Tổng hợp".
Văn phòng không chỉ đơn thuần là bộ phận hành chính thực hiện các thủ tục như tiếp nhận và xử lý văn bản, mà còn là một phần quan trọng trong cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp Nó đóng vai trò tham mưu trong việc xây dựng quy định, cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện các quy định đó, đồng thời đảm bảo nguồn lực cho tổ chức Văn phòng cũng có nhiệm vụ phối hợp và điều hòa hoạt động qua hệ thống kế hoạch - chương trình hành động, tổ chức các hoạt động nội bộ để xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạnh, cũng như thực hiện các hoạt động đối ngoại nhằm nâng cao hình ảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức Do đó, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, mang lại nhiều giá trị cho tổ chức.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, là nơi hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành Nó thực hiện các nhiệm vụ hành chính cho các đơn vị chức năng, giúp giải quyết hiệu quả các nhiệm vụ chung của tổ chức.
1.1.2 Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng a Khái niệm về hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh, bao gồm việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ cũng như công văn giấy tờ Mục tiêu chính của văn phòng là đảm bảo thông tin được quản lý và truyền đạt một cách hiệu quả.
Văn phòng là bộ phận chuyên môn, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp Nó đảm bảo hoạt động của lãnh đạo diễn ra trôi chảy và hiệu quả thông qua việc xây dựng các chương trình và kế hoạch như lịch công tác hàng tuần và lịch tiếp khách Văn phòng còn giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian bằng cách xử lý các công việc hàng ngày, cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ chính và chiến lược phát triển của tổ chức.
Văn phòng là trung tâm thông tin quan trọng của cơ quan và doanh nghiệp, tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý và cung cấp thông tin cho các đơn vị khác Đây cũng là nơi truyền đạt thông tin chính thức ra bên ngoài, đảm bảo tính đáng tin cậy nhờ vào quy trình xử lý thông tin chặt chẽ Những thông tin được văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp đều phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt, vì bất kỳ sai sót nào trong việc thu thập và phát ngôn thông tin có thể ảnh hưởng lớn đến lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Văn phòng là trung tâm thông tin và là bộ phận hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo trong quản lý hành chính của cơ quan, doanh nghiệp Đây là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp chính thức với công dân, đối tác và khách hàng Sự tiếp đón lịch thiệp và phong cách làm việc chuyên nghiệp của nhân viên sẽ tạo ấn tượng tốt, giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý và thẩm mỹ cùng với quy trình làm việc chặt chẽ sẽ nâng cao uy tín và vị thế của cơ quan, doanh nghiệp, đồng thời góp phần quảng bá thương hiệu Do đó, văn phòng được xem như "bộ mặt" của tổ chức.
1.1.3 Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng
Văn phòng là một của cơ quan, tổ chức Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau:
- Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: phụ thuộc vào hai nội dung chính:
Văn phòng của các cơ quan, tổ chức thường có chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần, với các bộ phận như văn thư, tổng hợp và quản trị Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, văn phòng cũng có thể được giao thực hiện các nhiệm vụ khác như bảo hiểm, nhân sự, pháp chế và xuất nhập khẩu, điều này là cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Để quản lý hiệu quả, người quản lý cần xem xét khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện Dựa vào tình hình cụ thể, việc tính toán và quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ với các hình thức khác nhau là rất quan trọng.
Cần quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ sau khi xác định các bộ phận trực thuộc văn phòng, và việc này nên được thực hiện bằng văn bản để đảm bảo rõ ràng và hiệu quả trong quản lý.
Để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc hiệu quả và tránh tình trạng tồn đọng, cần xác định số lượng nhân sự phù hợp trong từng bộ phận.
+ Xác định khối lượng công việc của từng bộ phận, từng nhân viên trong phòng của mình
+ Phân tích luồng công việc trong phòng, xác định các công việc có thể kiêm nhiệm, công việc không thể kiêm nhiệm
Để tối ưu hóa quy trình làm việc, cần tính toán thời gian hoàn thành cho từng công việc và từng bộ phận Qua đó, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của toàn phòng.
+ Xác định cá trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho từng vị trí lao động
1.1.4 Chức năng của công tác quản lý hành chính văn phòng
- Chức năng của quản lý hành chính văn phòng a Chức năng quản lý [17],[22]
- Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự
Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng [14], [25],[28] 20
1.2.1 Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng
Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng nên được xem xét giữa việc tập trung và phân tán Phân tán có nghĩa là mỗi bộ phận tự quản lý công việc hành chính của mình, dẫn đến thiếu sự phối hợp và hiệu quả kém, với nguy cơ trùng lặp công việc, lãng phí văn phòng phẩm và sức lực Do đó, việc tập trung công việc hành chính văn phòng là cần thiết để đảm bảo tính thống nhất Có hai hình thức tập trung mà các tổ chức có thể áp dụng.
- Tập trung theo địa bàn
- Tập trung theo chức năng
* Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn có nghĩa là tất cả các hoạt động liên quan đến hồ sơ và văn thư đều phải được thực hiện tại một địa điểm duy nhất, đó là phòng hành chính, dưới sự quản lý của nhà quản trị hành chính.
* Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng có nghĩa là các hoạt động hành chính được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn, nhưng phải tuân thủ sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát từ nhà Quản lý hành chính.
Sơ đồ 1.1:Chức năng hoạt động của nhà quản lý hành chính văn phòng
Nhà quản lý hành chính
Bộ phận A Công việc Hành chính
Bộ phận B Công việc Hành chính
Bộ phận C đảm nhận công việc hành chính với ưu điểm thu hút nhiều chuyên viên vào quản lý Những chuyên viên này sẽ cung cấp tư vấn cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn.
Nhược điểm của chế độ một thủ trưởng là dễ vi phạm quyền hạn, dẫn đến việc lấn quyền của các cấp quản trị chuyên môn, điều này thường xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp.
1.2.2 Phân công công việc [27] a Trưởng phòng
- Phụ trách chung; trực tiếp điều hành công tác hành chính, văn thư, phục vụ, lễ tân
Phòng hành chính có trách nhiệm ký các văn bản theo thừa lệnh của Tổng giám đốc, bao gồm giấy giới thiệu, lệnh điều động xe công tác, hóa đơn điện thoại, giấy đi đường, lịch làm việc, sao y, sao lục, văn bản đi của phòng và các hóa đơn khác liên quan đến phòng hành chính.
- Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo
- Phân công nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch, triển khai, đôn đốc và kiểm tra viên chức thực hiện các công việc được giao
Chủ động hợp tác với Trưởng các đơn vị khác để giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng hành chính.
- Chủ trì các cuộc họp của các phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phòng Hành chính
- Tham dự các cuộc họp của Phòng, quản lý các tài sản được giao cho Phòng hành chính
- Giải quyết các công việc khác theo ủy nhiệm của Tổng giám đốc b Chuyên viên Hành chính
- Tổng hợp, soạn thảo các loại văn bản theo sự phân công của lãnh đạo phòng
- Tổng hợp, lên lịch công tác của lãnh đạo Công ty và hoạt động của các đơn vị
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm…
- Tham gia công tác công tác chuẩn bị tổ chức các hoạt động trong năm của công ty: hội thảo, hội nghị, sự kiện…
- Theo dõi tiến độ thực hiện các văn bản đi và đến của công ty
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế
+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên
Chúng tôi chuyên mua sắm các dụng cụ và vật tư văn phòng phẩm phục vụ cho toàn công ty, đồng thời thực hiện các công tác đột xuất theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên c Văn thư
- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lý văn bản
- Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty
- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
- Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
- Sao in các văn bản tài liệu
- Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty
- Cấp giấy đi đường cho CBCNV đi công tác khi có lệnh của lãnh đạo công ty
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty
+ Đánh máy, văn thư lưu trữ
+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu cho công ty
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng Phòng
+ Thay mặt Trưởng phòng giải quyết các công việc của Trưởng Phòng khi Trưởng phòng, Phó trưởng phòng đi vắng và được sự ủy quyền của Trưởng phòng
- Quyền hạn: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng trong các lĩnh vực trên d Tổ nhà ăn
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Quản lý nhân lực trong tổ là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc lên lịch và đôn đốc các thành viên thực hiện nhiệm vụ nấu cơm ca Người quản lý chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho toàn công ty
Công khai thông tin kinh tế hàng ngày giúp cán bộ nhân viên công ty nắm bắt rõ ràng tình hình tài chính Bên cạnh đó, việc phụ trách sổ sách báo ăn hàng ngày cho CBCNV là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch Cuối cùng, việc tiếp phẩm và thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định cũng góp phần duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động tài chính.
+ Phụ việc cho người nấu ăn chính
+ Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vực nhà ăn theo định kỳ
+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Trưởng phòng
+ Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất và lượng trên cơ sở các nguyên liệu đã được cung cấp
+ Chịu trách nhiệm về vệ sinh ăn uống, giờ giấc phục vụ trong ca mình phụ trách
+ Phân công, phân việc cho người phụ việc
+ Thay thế một số công việc thủ kho khi thủ kho đi vắng
+ Vệ sinh khu nhà vệ sinh công nhân
+ Đề nghị, góp ý với tiếp phẩm cung cấp các loại thực phẩm ngon, rẻ, hợp vệ sinh
- Quyền hạn: Tham mưu cho Trưởng phòng về các lĩnh vực trên e Tổ Công nghệ Thông tin
Chịu trách nhiệm tư vấn cho Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và Trưởng phòng trong việc thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất liên quan đến nhiệm vụ cụ thể.
Quản lý toàn bộ hệ thống Công nghệ Thông tin trong Công ty bao gồm việc giám sát hệ thống mạng và các ứng dụng CNTT, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công tác đào tạo trong doanh nghiệp.
Xây dựng chiến lược và kế hoạch cho từng phòng ban trong công ty là rất quan trọng Cần thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình trạng công nghệ thông tin (CNTT) và đề xuất giải pháp liên quan đến toàn bộ hệ thống CNTT Đồng thời, việc phát triển phần mềm ứng dụng trong hệ thống công ty cũng cần được chú trọng để nâng cao hiệu quả công việc.
+ Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho các phòng ban trong cty
+ Làm các công việc khác do Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đóc và Trưởng phòng giao cho f Nhân viên tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm tham mưu cho Trưởng phòng thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:
Nhân viên bảo vệ có trách nhiệm lập sổ theo dõi tài sản ra vào Công ty Hàng tháng, họ phải báo cáo tình hình tài sản được đem ra khỏi công ty cho Trưởng phòng Hành chính.
Thường xuyên kiểm tra tài sản để phát hiện những CBCNV xâm phạm tài sản và nội quy công ty, sau đó báo cáo cho tổ trưởng tổ bảo vệ, người sẽ chịu trách nhiệm xử lý tình huống.
Hàng ngày có trách nhiệm mở/ tắt hệ thống camera, khi bị hỏng báo ngay cho Trưởng phòng
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CBCNV đưa xe vào đúng vị trí của khách, phát vé xe và lấy lại vé xe
Một số nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phòng [2],[4]
Nguyên tắc trong quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những điều cơ bản cần tuân thủ trong các hoạt động quản lý Chúng xuất phát từ tư tưởng chủ đạo, cơ sở khoa học của quản lý và bản chất của chế độ, đồng thời được quy định trong pháp luật, tạo nền tảng cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Dưới góc độ luật hành chính, nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước bao gồm các quy phạm pháp luật chủ đạo, tạo nền tảng cho hoạt động quản lý hiệu quả Mỗi nguyên tắc này được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, hình thành nên hệ thống các nguyên tắc cơ bản trong quản lý hành chính.
Quản lý hành chính nhà nước dựa trên các nguyên tắc đa dạng, thống nhất và liên hệ chặt chẽ với nhau Để đạt hiệu quả trong quản lý, cần xác định các nguyên tắc cơ bản và phân loại chúng một cách khoa học Việc này giúp xác định vị trí và vai trò của từng nguyên tắc, từ đó xây dựng và áp dụng hệ thống nguyên tắc một cách thực tiễn và hiệu quả trong quản lý hành chính nhà nước.
Hệ thống các nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước bao gồm:
* Nhóm những nguyên tắc chính trị - xã hội
- Nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong quản lý hành chính
- Nguyên tắc nhân dân tham gia vào quản lý hành chính
- Nguyên tắc tập trung dân chủ
- Nguyên tắc bình đẳng giữa các dân tộc
- Nguyên tắc pháp chế XHCN
* Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật
- Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp quản lý theo lãnh thổ
- Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp với quản lý theo từng chức năng
- Phân định chức năng quản lý nhà nước về kinh tế với quản lý sản xuất kinh doanh.
Phương thức thực hiện hiệu quả của công tác hành chính văn phòng [4],[17],[26]
[4],[17],[26] Để công tác quản lý hành chính văn phòng có hiệu quả gồm các bước tiến hành như sau: a Đầu tư vào nguồn nhân lực
Các đơn vị cần tập trung vào quản lý chất lượng và quy trình công tác để nâng cao hiệu suất làm việc Trong bối cảnh nhiều cơ quan vẫn sử dụng văn phòng truyền thống, lãnh đạo cần chú ý đến việc quản lý qua hình thức “vi hành” và nhận diện hạn chế của mô hình này, như việc nhân viên phải xử lý khối lượng công việc lớn và tốn thời gian cho việc tổ chức tài liệu Để cải thiện hiệu suất, ban lãnh đạo cần chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của văn phòng truyền thống và thay đổi tư duy làm việc của nhân viên thông qua đào tạo, giúp họ làm quen với công nghệ thông tin hiện đại Bên cạnh đó, việc đầu tư đồng bộ trang thiết bị hiện đại, như máy tính có kết nối Internet và máy scan cho bộ phận văn thư, cũng là yếu tố quan trọng Cuối cùng, việc sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác.
Các cơ quan và tổ chức cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin, tìm kiếm giải pháp mới để thay thế văn phòng truyền thống bằng phần mềm quản lý văn phòng điện tử Việc này hỗ trợ hiệu quả trong lưu trữ, xử lý văn bản, công văn và điều hành công việc Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong quản lý công việc, nhiều phần mềm điện tử như CloudOffice đã được phát triển.
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến công tác hành chính văn phòng, bao gồm khái niệm, vị trí, chức năng, nhiệm vụ và các yếu tố ảnh hưởng Các hoạt động chính của công tác này như phân công công việc, tổ chức hội nghị, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, tiếp khách, công tác hậu cần và quản lý nguồn nhân lực cũng được đề cập Thông qua nghiên cứu lý luận, tác giả đã tìm hiểu nguyên tắc quản lý hành chính văn phòng, tạo nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty Vosco trong chương 2.