327 quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nệm, sofa trong kinh doanh tại chi nhánh miền bắc công ty TNHH TM & SX nệm mousse liên á trên thị trường miền bắc

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài .Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, hoạt động logistics đang tỏ rõ vai tròquan trọng của mình cùng với các hoạt động khá

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài .

Trong hoạt động kinh doanh ngày nay, hoạt động logistics đang tỏ rõ vai tròquan trọng của mình cùng với các hoạt động khác như: sản xuất, marketing, tàichính hoạt động logistics bắt đầu từ khâu mua và vận chuyển nguyên vật liệucung cấp cho sản xuất, đến quá trình vận chuyển và lưu kho hàng hóa nhằm đápứng tối ưu nhất sản phẩm cho khách hàng Quản trị tốt hoạt động logistics giúpdoanh nghiệp tối thiểu hóa chi phí trong kinh doanh, từ đó giảm giá thành sảnphẩm, gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Đồng thời khi đó kháchhàng cũng nhận được tối đa về chất lượng phục vụ từ hiệu quả hoạt động nàymang lại: tính sẵn có của hàng hóa, độ tin cậy của dịch vụ cao, thời gian có đượchàng hóa nhanh chóng và chính xác về địa điểm…vì thế hoạt động logistics luôngiữ vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của các công ty và hoạtđộng logistics vẫn còn tiếp tục mở rộng quy mô và ảnh hưởng của mình tới hoạtđộng kinh doanh

Không nằm ngoài quy luật chung của nền kinh tế, đối với công ty TNHHTM& SX Nệm Mousse Liên Á, hoạt động logistics luôn có vai trò quan trọngảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh Là một công ty kinh doanh cácsản phẩm từ cao su và nhựa, hiện nay công ty nổi tiếng với các sản phẩm nệm vàsofa làm từ cao su và mở rộng kinh doanh sang các sản phẩm nội thất gia đình:giường, bàn ghế…nhằm hoàn thiện bộ sản phẩm cung cấp cho khách hàng Dođặc điểm sản phẩm kinh doanh có khối lượng và thể tích lớn, lại cồng kềnh nênhoạt động lưu kho và vận chuyển của công ty gặp khá nhiều khó khăn, chi phíchiếm tỷ trọng lớn so với tổng chi phí logistics và chi phí kinh doanh Nhất làđối với các chi nhánh công ty ở xa nhà máy sản xuất như chi nhánh miền bắc,hoạt động vận chuyển và lưu kho chiếm một vị trí quan trọng trong kinh doanh.Quản trị tốt nghiệp vụ kho và vận chuyển sẽ tối thiểu hóa chi phí từ đó giảm giáthành sản phẩm, đồng thời đảm bảo sản phẩm sẵn có cung cấp cho thị trường,góp phần tạo nên uy tín doanh nghiệp, chiếm lĩnh và mở rộng thị trường

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc nghiêncứu đề tài “quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nệm, sofa trong kinh doanh tạichi nhánh miền bắc công ty TNHH TM & SX Nệm Mousse Liên Á trên thị

trường miền Bắc” là cần thiết, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mở rộng thịtrường của công ty.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.

Năm 2006 Liên Á là một trong 20 thương hiệu hạt giống thuộc lĩnh vựcxuất khẩu để hỗ trợ xây dựng thương hiệu của UBND TP Hồ Chí Minh Nămnày cũng là khoảng thời gian công ty đẩy mạnh đa dạng hóa sản phẩm và mởrộng thị trường cả nước bằng việc khai trương chi nhánh tại miền Bắc Vấn đềquan trọng được đặt ra trong kinh doanh là nhanh chóng phát triển kinh doanh

và quảng bá thương hiệu trên thị trường miền bắc Trong đó hoạt động kho vàvận chuyển được đặt nên hàng đầu Làm thế nào có những quyết định về kho vàvận chuyển đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, tiết kiệm chi phí, đem lại uytín và lợi nhuận cho công ty Từ đó duy trì lượng khách hàng trung thành, thuhút khách hàng mới góp phần phát triển thương hiệu Liên Á trên thị trường miềnBắc Trong quá trình kinh doanh luôn có những vấn đề bất cập như: dự trữ saocho hợp lý đảm bảo tiết kiệm chi phí và chất lượng sản phẩm, thiếu phương tiệnvận chuyển hay làm sao để có phương thức vận chuyển tối ưu nhất… vì vậytrong quá trình khảo sát thực tế và thực tập tại công ty, tôi quyết định chọn để tài

“quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nệm, sofa trong kinh doanh tại chi nhánhmiền bắc công ty TNHH TM & SX Nệm Mousse Liên Á trên thị trường miềnBắc”

1.3 Mục tiêu nghiên cứu.

Sau quá trình học tập và nghiên cứu 4 năm tại giảng đường trường ĐạiHọc Thương Mại và quá trình thực tập tại doanh nghiệp, tôi mong qua bài luậnvăn có thể:

Ứng dụng lý thuyết môn học logistics vào thực tế, qua quá trình nghiên cứuhoàn thiện kiến thức về quản trị logistics, logistics kinh doanh thương mại vànâng cao năng lực tự nghiên cứu của sinh viên

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị hoạt động quản trị kho vàvận chuyển tại công ty từ đó phát hiện, giải quyết vấn đề tồn tại bất cập trongthực tế

- Qua quá trình thực tập và khảo sát tình hình thực tế hoạt động quản trịkho và vận chuyển trong việc bảo quản chất lượng sản phẩm cũng như phối hợp

vận chuyển các đơn hàng Phát hiện ưu nhược điểm từ đó đề xuất hướng giảiquyết vấn đề nhằm phát triển hoạt động kinh doanh cho công ty.

- Từ đó, tôi mong có thể bồi dưỡng thêm kiến thức thực tế và chuyên sâu,làm hành trang cho công việc trong tương lai Và một phần các giải pháp đưa ra

có thể giúp ích cho công tác quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển của công tyLiên Á đạt kết quả cao, từ đó góp phần vào hoạt động kinh doanh của công ty

Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp trong thời gian 3 năm trở về trước(2008-2010)

về tình hình hoạt động kinh doanh mà trọng tâm là hoạt động quản trị nghiệp vụkho và vận chuyển thông qua báo cáo kết quả kinh doanh, và báo cáo kết quảhoạt động quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển

Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp: thu thập thông tin, điều tra phỏng vấn trắcnghiệm trong thời gian thực tập(thời gian bắt đầu thực tập tổng hợp 10/1/2011-29/1/2011, thời gian thực tập chuyên sâu 14/3/2011- 5/2011) Địa điểm nghiêncứu tại chi nhánh công ty Qua quá trình điều tra đã tiến hành phỏng vấn nhânviên kinh doanh, nhân viên kho và vận chuyển, nhân viên kế toán…của chinhánh nên dữ liệu thu thập được có độ tin cậy chính xác

1.5 Kết cấu luận văn.

Ngoài tóm lược, mục lục, danh mục từ viết tắt, danh mục sơ đồ bảng biểu,danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung chính của đề tài đượctrình bày trong 4 chương như sau:

Chương 1: tổng quan nghiên cứu đề tài Đây là chương đầu tiên của đề tàinhằm giới thiệu tóm tắt về hoàn cảnh và tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Từ đóphân định xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và kết cấu luận văn

Chương 2: tóm lược lý luận về quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển Nộidung chương 2 trình bày những kiến thức cơ bản về quản trị logistics dưới dạngtóm lược và khái quát Đồng thời chỉ ra những nội dung cơ bản trong hoạt độngquản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển Chương 2 cũng nêu ra sự khác biệt củaluận văn so với các luận văn trước nghiên cứu về đề tài quản trị nghiệp vụ kho

và vận chuyển Từ đó tìm ra hướng đi và giải pháp mới cho đề tài

Chương 3: phương pháp nghiên cứu và phân tích các kết quả nghiên cứu

đề tài Chương 3 nêu ra phương pháp nghiên cứu đề tài, kết quả điều tra quabảng câu hỏi, thu thập và phân tích dữ liệu.Các nhân tố môi trường ảnh hưởng

và thực trạng nghiệp vụ quản trị kho và vận chuyển tại công ty Thông qua các

dữ liệu thu được phân tích tình trạng hoạt động quản trị nghiệp vụ kho và vậnchuyển tại đơn vị

Chương 4: các kết luận và đề xuất với đề tài nghiên cứu

Một số kết luận thông qua nghiên cứu đề tài, từ đó dự báo triển vọng kinh doanh

và đưa ra một số phương án kiến nghị để gia tăng hiệu quả hoạt dộng quản trịnghiệp vụ kho và vận chuyển sản phẩm nệm và sôpha tại chi nhánh miền bắccông ty TNHH TM& SX Nệm Mousse Liên Á trên khu vực thị trường miềnBắc

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGHIỆP VỤ KHO VÀ VẬN CHUYỂN TRONG HOẠT

ĐỘNG LOGISTICS 2.1 Một số khái niệm cơ bản.

2.1.1 Logistics và các vai trò của logistics.

a Khái niệm quản trị logistics

Logistics là một hoạt động quan trọng trong nhiều lĩnh vực, được con người nghiên cứu và ứng dụng từ rất sớm Hiện nay, khái niệm quản trị logistics được sử dụng phổ biến là định nghĩa do hội đồng quản trị chuỗi cung ứng đưa ranhư sau:

“Quản trị logistics là một bộ phận của quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình hoạch định, thực thi và kiểm soát một cách hiệu quả dòng lưu chuyển

và dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và dòng thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu dùng cuối cùng với mục tiêu thỏa mãn đúng yêu cầu và đòi hỏi của khách hàng”

Như vậy, logistics là một hệ thống bắt đầu từ nguồn cung cấp vật liệu và kết thúc khi đã phân phối hàng hóa cho người tiêu dùng cuối cùng Tham gia hệ thống logistics bao gồm nhiều tổ chức và cá nhân, trong đó các trung gian

thương mại thực hiện các hoạt động logistics trong kênh phân phối

Mục tiêu của hệ thống logistics là mang tới cho khách hàng các lợiích:đúng khách hàng, đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng điều kiện, đúng địađiểm, đúng thời gian, đúng chi phí Khi mục tiêu của logistics hoàn thành là lúckhách hàng được nhận sản phẩm với chất lượng dịch vụ tốt nhất và thỏa mãn tối

đa nhu cầu của mình

b.Vai trò logistics:

Quản trị logistics là chức năng tổng hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt độnglogistics cũng như phối hợp hoạt động logistics với chức năng khác nhưmarketing, kinh doanh, sản xuất, tài chính, công nghệ thông tin…nhằm đem lạigiá trị cao nhất cho khách hàng Trong những năm gần đây, quản trị logisticsđược ghi nhận như một thành tố quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận và lợi thếcạnh tranh cho doanh nghiệp Cụ thể, vai trò của logistics trong doanh nghiệpsản xuất- kinh doanh được thể hiện ở các khía cạnh sau:

- Logistics nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí kinh doanh, tăngcường sức cạnh tranh cho doanh nghiệp Quan điểm marketing cho rằng, kinhdoanh tồn tại dựa trên sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng và cho thấy 3 thành phầnchủ yếu của khái niệm này là sự phối hợp các nỗ lực marketing, thỏa mãn kháchhàng và lợi nhuận công ty Logistics đóng vai trò quan trọng với các thành phầnnày theo cách thức khác nhau Nó giúp phối hợp các biến số marketing-mix, giatăng sự hài lòng của khách hàng, trực tiếp làm giảm chi phí, gián tiếp làm tănglợi nhuận trong dài hạn.

- Logistics tạo ra giá trị gia tăng về thời gian và địa điểm: mỗi sản phẩmđược sản xuất ra luôn mang hình thái hữu dụng và giá trị cao nhất đối với conngười Tuy nhiên để được khách hàng tiêu thụ, hầu hết các sản phẩm này cần cónhiều hơn thế Nó cần được đưa đến đúng vị trí, đúng thời gian và có khả năngtrao đổi với khách hàng Các giá trị cộng thêm vào sản phẩm và vượt xa phầngiá trị tạo ra trong sản xuất gọi là lợi ích địa điểm, lợi ích thời gian và lợi ích sởhữu Như vậy, logistics góp phần tạo ra hữu ích về thời gian và địa điểm cho sảnphẩm, nhờ đó mà sản phẩm có thể đến đúng vị trí cần thiết vào thời điểm thíchhợp Trong xu thế toàn cầu hóa, khi mà thị trường tiêu thụ và nguồn cung ứngngày càng trở nên xa cách về mặt địa lý thì các lợi ích về thời gian và địa điểm

do logistics mang lại là đặc biệt cần thiết cho việc tiêu dùng sản phẩm

- Logistics cho phép doanh nghiệp di chuyển hàng hóa và dịch vụ hiệu quảđến khách hàng: logistics không chỉ góp phần tối ưu hóa về vị trí mà còn tối ưuhóa về dòng hàng hóa và dịch vụ tại doanh nghiệp nhờ vào việc phân bố mạnglưới các cơ sở kinh doanh và điều kiện phục vụ phù hợp yêu cầu vận động hànghóa Hơn thế nữa, các mô hình quản trị và phương án tối ưu trong dự trữ, vậnchuyển, mua hàng hóa…và hệ thống thông tin hiện đại sẽ tạo điều kiện để đưahàng hóa đến nơi khách hàng yêu cầu nhanh nhất với chi phí thấp nhất, cho phépdoanh nghiệp thực hiện hiệu quả công việc của mình

- Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là một nguồn lợi tiềm năng cho doanh nghiệp: một hệ thống logistics hiệu quả và kinh tế cũng tương tự như một tài sản vô hình của công ty Nếu một công ty có thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng của mình một cách nhanh chóng với chi phí thấp thì có thể thu được lợi thế về thị phần so với đối

thủ cạnh tranh Điều này có thể giúp cho việc bán hàng ở mức chi phí thấp hơn nhờ vào hệ thống logistics hiệu quả hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng với trình

độ cao hơn do đó tạo ra uy tín Mặc dù không tổ chức nào chỉ ra phần vốn quý này trong bảng cân đối tài sản nhưng cần phải thừa nhận rằng đây là phần tài sản

vô hình giống như bản quyền, phát minh, sáng chế, thương hiệu

Bên cạnh vai trò đối với từng doanh nghiệp sản xuất- kinh doanh nói riêng, logistics còn đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nói chung:

- Là công cụ liên kết các hoạt động kinh tế trong một quốc gia và toàn cầuthông qua việc cung cấp nguyên liệu, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộng thịtrường

- Tối ưu hóa các chu trình sản xuất, kinh doanh từ khâu đầu vào đến khi sảnphẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng

- Tiết kiệm và giảm chi phí trong kênh phân phối

- Mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, hoàn thiện và tiêu chuẩn hóahoạt động kinh doanh và vận tải quốc tế

- Là một bộ phận trong GDP, logistics ảnh hưởng đáng kể đến tỷ lệ lạmphát, tỷ lệ lãi xuất, năng suất, chi phí, chất lượng và hiệu quả cũng như các khíacạnh khác của nền kinh tế

2.1.2 Kho và mục tiêu quản trị kho

Quản trị kho hàng hóa là một trong những hoạt động quan trọng hàng đầu trong quản trị logistics Hoạt động này có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sảnphẩm trong quá trình lưu kho và tổng chi phí hoạt động logistics trong kinh doanh Trong đó kho hàng hóa được định nghĩa như sau:

“Kho hàng hóa là loại hình cơ sở logistics, thực hiện việc dự trữ và bảo quảnhàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất

- Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng các phương pháp công nghệ tiên tiếnhợp lý, một mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của quá trình , mặt khác giảm chiphí nghiệp vụ kho và do đó giảm toàn bộ chi phí của toàn bộ quá trình logistics.Quản trị nghiệp vụ kho hàng phải đáp ứng các mục tiêu:

- Đáp ứng nhanh những yêu cầu của quá trình mua bán hàng hóa qua kho.Mục tiêu này gắn liền với chức năng hỗ trợ của nghiệp vụ kho hàng hóa

- Hợp lý hóa việc phân bố dự trữ hàng hóa trong kho Mục tiêu này liênquan đến việc quản trị dự trữ hàng hóa và sử dụng hợp lý diện tích và dung tíchkho

- Mục tiêu đảm bảo chất lượng hàng hóa bảo quản: mục tiêu này liên quanđến quản trị chất lượng hàng hóa trong kinh doanh thương mại được tập trungchủ yếu trong kho hàng hóa

Để thực hiện tốt hoạt động quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa, trong quản trịlogistics đã đưa ra một số chỉ tiêu đánh giá như: số lần vi phạm hợp đồng cungcấp cho khách hàng, tỷ lệ các lô hàng bị trả lại, thời gian trung bình chuẩn bịmột lô hàng để phát cho khách hàng, tốc độ chu chuyển hàng hóa ở kho, hệthống sử dụng diện tích và dung tích kho, tỷ lệ hao hụt hàng hóa, giá thành thựchiện nghiệp vụ kho Các chỉ tiêu này giúp nhà quản lý và doanh nghiệp dễ dàngđánh giá hiệu quả của công tác quản trị nghiệp vụ kho hàng trong kinh doanh

2.1.3 Vận chuyển và mục tiêu quản trị vận chuyển.

Cùng với hoạt động quản trị kho hàng thì quản trị vận chuyển cũng là một trong những hoạt động quan trọng trong quản trị logistics và có ảnh hưởng lớn nhất tới chi phí logistics trong kinh doanh Hoạt động vận chuyển được định nghĩa như sau:

“Vận chuyển là sự di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận tải nhằm thực hiện các yêu cầu của mua bán, dự trữ”

Hoạt động quản trị vận chuyển tốt cần đạt được các mục tiêu trong kinh

doanh như:

- Mục tiêu chi phí: là một trong những mục tiêu hàng đầu của vận chuyểnhàng hóa Quản trị vận chuyển phải đưa ra những quyết định vận chuyển nhằmgiảm mức thấp nhất chi phí của cả hệ thống hậu cần Chi phí vận chuyển là sốtiền phải trả để di chuyển hàng hóa giữa các vị trí địa lý, chi phí quản lý và bảo

quản hàng hóa trong quá trình di chuyển Chi phí vận chuyển phụ thuộc nhiềuyếu tố: khoảng cách vận chuyển, khối lượng, dung tích hàng hóa…Đặc biệt,logistics cần sử dụng các giải pháp quản trị để cắt giảm chi phí.

- Mục tiêu tốc độ: đây là mục tiêu hàng đầu trong quản trị vận chuyển.Trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng của chi phí thời gian vận chuyển.Trong một chu kì thực hiện đơn hàng, thời gian vận chuyển chiếm nhiều nhất

Và do đó tốc độ vận chuyển có liên quan đến việc đáp ứng kịp thời hàng hóacho khách hàng

- Độ ổn định: là sự biến động về thời gian cần thiết để thực hiện quá trìnhdịch chuyển hàng xác định đối với các lô hàng giao, nhận Phản ánh độ tin cậycủa vận chuyển và những cơ hội rủi ro trong kinh doanh Tốc độ và độ ổn địnhtạo nên chất lượng dịch vụ vận chuyển

2.2 Quản trị nghiệp kho và vận chuyển tại doanh nghiệp.

2.2.1 Quản trị nghiệp vụ kho

Trong doanh nghiệp, quản trị nghiệp vụ kho là một trong những hoạt độngquan trọng trong hoạt động logistics Thực hiện tốt nghiệp vụ này, nhà quản trịphải tiến hành lần lượt qua nhiều bước: xây dựng kế hoạch hoạt động của kho,triển khai nghiệp vụ và đánh giá quá trình nghiệp vụ Kết quả của cả nghiệp vụđược tạo nên từ hiệu quả của mỗi bước

a Xây dựng kế hoạch hoạt động của kho

Kế hoạch hoạt động của kho chủ yếu liên quan đến việc tổ chức tiếp nhậnhàng hóa sau mua, kế hoạch về dự trữ, kế hoạch đảm bảo điều kiện cơ sở vậtchất- trang thiết bị và tổ chức lao động trong kho

Các kế hoạch nêu trên được xây dựng trên kế hoạch kinh doanh chung, kế hoạch

dự trữ và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Các kế hoạch này được xây dựngtheo năm hoạt động và được cụ thể hóa theo quý, tháng

b Triển khai quá trình nghiệp vụ kho

Quá trình nghiệp vụ kho tổng quát bao gồm 3 khâu nghiệp vụ sau:

- Tiếp nhận hàng hóa: trên cơ sở kế hoạch mua hàng và kế hoạch hoạt độngcủa kho để có sự chuẩn bị về nhân lực, trang thiết bị, vị trí không gian sẵn sàngcho việc tiếp nhận hàng hóa khi phương tiện vận tải về đến kho

Trong quá trình tiếp nhận, cần kiểm nhận thực tế về tình trạng của bao bì,tình trạng của hàng hóa (cả về số lượng và chất lượng), tính đồng bộ, hợp phápcủa bộ hóa đơn chứng từ đi kèm lô hàng Tùy theo tính chất lô hàng để cóphương pháp kiểm nhận về số lượng, chất lượng hàng hóa phù hợp.

Sau khi kiểm nhận phải hoàn chỉnh các thủ tục giao nhận theo quy định, lậpbiên bản về các tình huống phát sinh để xác định nguyên nhân, trách nhiệm củacác bên tham gia giao nhận và cách xử lý

- Bảo quản hàng hóa: hàng hóa tiếp nhận cần nhanh chóng được chất xếptại các khu vực bảo quản hàng hóa trong kho Việc phân bố chất xếp cần đápứng các yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiếm… đồng thời chú ý đến các đặc tínhcủa hàng hóa, đặc tính lưu chuyển và điều kiện thiết bị của kho

Để duy trì tối đa trạng thái vật chất của hàng hóa lưu chuyển trong kho cầnxác định các yêu cầu với nghiệp vụ bảo quản, các thông số môi trường bảo quản(nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tình trạng vệ sinh) để có các giải pháp nghiệp vụ phùhợp nhằm tạo ra và duy trì đúng các thông số môi trường của điều kiện bảo quản( quản lý nhiệt độ- độ ẩm, vệ sinh sát trùng, phòng chống cháy nổ, phòng gianbảo mật…)

- Phát hàng: phản ánh kết quả và hiệu quả của hoạt động kho Nghiệp vụnày thực hiện dựa vào yêu cầu cung ứng hàng hóa cho các cơ sở kinh doanh,hợp đồng bán hàng của doanh nghiệp

Nội dung nghiệp vụ bao gồm:

+ Chuẩn bị phát hàng: chuẩn bị về hàng hóa, hóa đơn, chứng từ đi kèm.+ Vận chuyển hàng hóa tới vị trí phát hàng

+ Tiến hành phát hàng: tiến hành tại kho hoặc vị trí người nhận

c

Đánh giá quá trình nghiệp vụ kho hàng

Việc đánh giá quá trình nghiệp vụ kho cần quán triệt một số quan điểm sau:

- Gắn kết nội dung, kết quả và hiệu quả hoạt động kho với các hoạtđộng khác trong hệ thống cung ứng hàng hóa của doanh nghiệp (mua, dựtrữ, cung cấp cho hệ thống tiêu thụ)

Đánh giá dựa trên sơ đồ quy trình nghiệp vụ, các định mức kinh tế kĩ thuật

đã ban hành và có sự điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế, cũng nhưquy định chung của quản lý nhà nước

Mục đích đánh giá nhằm chỉ ra những khiếm khuyết của quá trình vànguyên nhân của chúng để hoàn thiện theo hướng đáp ứng tốt hơn nhu cầudịch vụ khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong quátrình hoạt động tiếp theo.

Một số chỉ tiêu đánh giá quá trình nghiệp vụ kho:

+ Mức độ đáp ứng yêu cầu đảm bảo dự trữ về không gian công nghệ

+ Mức độ sử dụng không gian và trang thiết bị công nghệ kho

+ Thời gian thực hiện việc nhập (xuất) hàng theo yêu cầu kinh doanh

+ Mức độ cơ giới hóa các khâu nghiệp vụ

+ Mức độ tuân thủ quy trình công nghệ, sơ đồ phân bổ, phương pháp côngnghệ đã xác định

+ Định mức hao hụt hàng hóa và sự biến động theo thời gian

+ Mức chi phí/ đơn vị hàng hóa lưu chuyển qua kho

+ Khả năng phối hợp với các khâu hoạt động có liên quan

2.2.2 Quản trị vận chuyển

Cũng như quản trị nghiệp vụ kho, quản trị vận chuyển được thực hiện thông qua các quyết định về phương thức vận chuyển, đơn vị vận tải, con đườngvận chuyển…mỗi quyết định lại có mối quan hệ với nhau và tạo nên thành công của quản trị vận chuyển trong doanh nghiệp

a Quyết định về mặt tổ chức

Về mặt tổ chức vận chuyển, doanh nghiệp có thể tùy thuộc năng lực tàichính, nhân lực, đặc điểm hàng hóa hay tình hình thực tế tại mỗi thời điểm đểđưa ra quyết định về hoạt động vận chuyển riêng của mình Có các hình thức tổchức vận chuyển như:

- Tự tổ chức vận chuyển trên cơ sở việc đầu tư và tổ chức điều vận phươngtiện vận tải riêng của doanh nghiệp Phương thức này được thực hiện ở cácdoanh nghiệp lớn, có khả năng về tài chính, nhân lực để tự vận chuyển trongdoanh nghiệp của mình Hoặc sản phẩm của doanh nghiệp mang những đặcđiểm riêng mà đơn vị vận tải thuê ngoài không đáp ứng được

- Liên kết đầu tư và sử dụng phương tiện vận tải cùng một số doanh nghiệpkhác Phương thức vận chuyển này được áp dụng nhằm tiết kiệm chi phí và tạothuận lợi trong phương thức vận chuyển

- Thuê vận tải từ các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải Các doanhnghiệp nhỏ, không có điều kiện tự tổ chức vận chuyển thường áp dụng hình thứcvận chuyển này.

b Quyết định về phương thức vận chuyển

Có hai phương thức vận chuyển chủ yếu là vận chuyển thẳng và vậnchuyển qua kho

Về mặt tổng thể, vận chuyển thẳng được hiểu là sự di động của hàng hóa

từ khởi đầu của vận động hàng hóa tới thẳng cửa hàng bán lẻ mà không dừng lại

ở các khâu kho trung gian

Về mặt cục bộ (trong phạm vị doanh nghiệp) Vận chuyển thẳng là sự diđộng của hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở logistics của khách hàng hoặc

cơ sở bán lẻ mà không qua bất kì một khâu kho trung gian nào

Trong những tình thế nhất định, vận chuyển thẳng có những ưu thế: tăngnhanh quá trình dịch chuyển hàng hóa và do đó giảm dự trữ hàng hóa trongdoanh nghiệp, có thể giảm chi phí vận chuyển trong trường hợp cự ly vậnchuyển ngắn do giảm số lần xếp dỡ hàng hóa Tuy nhiên, phương thức này hạnchế khả năng cung ứng dịch vụ cho khách hàng, cho nên chỉ sử dụng trongnhững điều kiện nhất định

Phương thức vận chuyển phổ biến hơn cả vẫn là vận chuyển qua kho Đây

là phương thức vận chuyển trong đó, hàng hóa từ nguồn cung ứng cho kháchhàng phải qua ít nhất một khâu kho Thực chất của phương thức này là triển khaikênh logistics gián tiếp trong doanh nghiệp

Trong quá trình vận chuyển, người quản trị luôn cần tìm ra hành trình vậnchuyển tốt nhất cho sản phẩm của mình: “Hành trình vận chuyển là con đườngthực tế mà phương tiện vận tải di chuyển để đưa sản phẩm từ điểm khởi đầu đếnđiểm cuối cùng của quá trình vận chuyển”

Hành trình vận chuyển được coi là hợp lý khi đáp ứng được: Cự li vậnchuyển ngắn nhất, thời gian vận chuyển ít nhất, hoặc cả hai; từ đó đảm bảo đượcviệc tối thiểu hóa chi phí vận chuyển

Căn cứ để lực chọn hành trình vận chuyển:

+ Phương thức vận chuyển đã lựa chọn

+ Điều kiện giao thông vận tải

+ Yêu cầu giao nhận hàng hóa trong quá trình vận chuyển

c Quyết định về ph ương tiện vận tải

Các loại phương tiện vận tải phổ biến bao gồm: Máy bay, tàu hỏa, tàuthủy, ô tô, đường ống, và một số phương tiện vận tải thô sơ

Căn cứ để lựa chọn phương tiện vận tải:

- Phương thức và hành trình vận chuyển đã lựa chọn

- Một số đặc điểm cơ bản của phương tiện vận tải: tốc độ, cước phí,tính liên tục, mức độ linh hoạt của phương tiện trong tương quan với hệ thốngđường giao thông, khả năng bảo quản hàng hóa

- Đặc tính của hàng hóa vận chuyển: Kích thước, khối lượng, yêu cầubảo vệ, bảo quản

Tình hình phân bổ nguồn hàng, mạng lưới kho, vị trí giao hàng cho kháchhàng

Khi lựa chọn phương tiện vận tải, phải cân nhắc nhiều nhân tố Có một sốnhân tố mà những người ra quyết định không thể kiểm soát được:

- Thứ nhất: Cần khuyến khích sự hợp tác hiệu quả giữa cung ứng vàngười mua nếu biết được lý do gây ra là chi phí xác thực

- Thứ hai: Ở đâu có người cung ứng cạnh tranh trong kênh phânphối, người mua và người bán sẽ hành động để đạt được sự phù hợp tối ưu dịchvụ- chi phí vận tải Tuy nhiên, lý lẽ của các bên có thể không đảm bảo chắcchắn

- Thứ ba: Hiệu quả của giá cả thường không được cân nhắc Nếungười bán cung cấp dịch vụ vận tải chất lượng cao hơn, họ có thể nâng giá hànghóa để bù vào chi phí gia tăng Người mua sẽ phải cân nhắc cả giá và hiệu quảvận chuyển khi quyết định người cung ứng

- Thứ tư: Những thay đổi giá cước vận chuyển, thay đổi phối thứcsản phẩm và thay đổi chi phí dự trữ, cũng như sự trả đũa dịch vụ vận chuyển củađối thủ cạnh tranh, sẽ bổ sung thêm các yếu tố năng động vào những vấn đềkhông được nghiên cứu trực tiếp

- Thứ năm: Ảnh hưởng gián tiếp lựa chọn phương tiện vận tải về dựtrữ của người bán không được đánh giá Người bán có thể có mức dự trữ tăng,giảm là do quy mô lô hàng phù hợp với việc lựa chọn phương tiện vận tải như

người mua Nhà cung ứng có thể điều chỉnh giá để phản ánh những cái đó.Ngược lại, sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương tiện vận tải.

d Quyết định đ ơn vị vận tải

Thực chất đây là việc lựa chọn người bán dịch vụ vận chuyển hàng hóa,hay lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển

Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển có thể là các doanh nghiệp kinhdoanh dịch vụ vận tải (đơn vị vận tải), hoặc các đại lý vận tải Các nhà cung ứngnày có thể chỉ cung ứng dịch vụ vận tải thuần túy, song cũng có thể cung cấpmột số dịch vụ khác nhau liên quan đến quá trình vận chuyển như: dịch vụ khobãi, giao nhận, khai báo hải quan, xếp dỡ hàng hóa…

Khi lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ vận tải cần chú ý những tiêu chuẩn sau:chi phí, thời gian vận chuyển, độ tin cậy thời gian vận chuyển, khả năng vậnchuyển các loại hàng, tính linh hoạt, và độ an toàn của hàng hóa trong quá trìnhvận chuyển, khả năng cung cấp các dịch vụ khác có liên quan đến quá trình vậnchuyển

Quá trình đánh giá để lựa chọn các đơn vị vận tải được thực hiện qua cácbước sau:

- Xác định các tiêu chuẩn sử dụng trong đánh giá

- Xác định hệ số quan trọng của các tiêu chuẩn

- Đánh giá điểm theo các tiêu chuẩn cho từng đơn vị vận tải khảo sát

- Xác định tổng điểm đánh giá để làm cơ sở lựa chọn

2.2.3 Mối quan hệ giữa nghiệp vụ kho và hoạt động vận chuyển.

Giữa các hoạt động trong quản trị logistics đều có mối liên hệ mật thiết, ảnh hưởng tương quan đến nhau ở một mức độ nhất định Trong đó, quản trị nghiệp vụ kho và quản trị vận chuyển đặc biệt có mối quan hệ tương quan, thể hiện trên nhiều khía cạnh

a.Mối quan hệ tương hỗ

Mối quan hệ này thể hiện ở vị trí đặt kho sẽ giúp tối thiểu hóa chi phí vậnchuyển mà vẫn đảm bảo yêu cầu khách hàng Trong thực tế, bao gồm 2 loại khochủ yếu: là kho thu nhận và kho phân phối

- Trong trường hợp nguồn hàng phân tán, khách hàng tập trung thì đặtkho tại địa điểm gần nguồn hàng nhất Vì khi nguồn hàng phân tán thì chi phí

vận chuyển từ kho đến nguồn hàng lớn Nên kho được đặt gần nguồn hàng vàlựa chọn phương tiện vận tải thích hợp đến kho như vậy chi phí sẽ giảm Lượnghàng hóa từ nguồn nhỏ lẻ sẽ tập trung lại và được chuyển đến khách hàng tậptrung bởi một phương tiện vận tải thích hợp

- Trường hợp nguồn hàng tập trung mà khách hàng phân tán thì đặt kho ở

vị trí gần khách hàng để giảm chi phí vận chuyển vì tập trung lượng hàng lớn,sau đó chọn phương tiện có trọng tải lớn chuyển hàng đến kho và từ kho chọnphương tiện thích hợp để chuyển hàng đến khách hàng

- Trường hợp cả khách hàng và nguồn hàng đều phân tán, sử dụng kếthợp cả hai kho thu nhận và kho phân phối Lập kho thu gom sau đó tổng hợphàng hóa và nguồn cung cấp để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầuvào Hàng hóa từ nhà cung cấp, lô hàng nhỏ dùng phương tiện vận tải nhỏ vậnchuyển tập trung tại kho thu nhận gom thành lô lớn từ đây dùng phương tiệnthích hợp vận chuyển đến khách hàng

b Mối quan hệ tỉ lệ nghịch

Mối quan hệ này khá phức tạp, thể hiện ở số lượng kho và chi phí vậnchuyển Số lượng kho giới hạn ở một mức độ nhất định, nếu số lượng kho tăngthì chi phí vận chuyển giảm, nhưng số lượng kho quá nhiều vượt danh giới xácđịnh biến thành tương quan thuận, số lượng kho tăng làm chi phí vận chuyểntăng Một doanh nghiệp cần xác định số lượng kho để tạo điều kiện thuận lợicho cung ứng hàng hóa cả về số lượng, chất lượng và chủng loại… Nếu sốlượng kho hợp lý được đặt tại các đầu mối giao thông tạo điều kiện cho dễ vậnchuyển, giao hàng tới cho đối tác, các kho gần khu vực tập trung khách hàngnhất thì chi phí vận chuyển giảm Nhưng nếu nhiều kho sẽ làm tăng chi phí vậnchuyển hàng đến tất cả các kho, và tăng chi phí khâu nhận hàng

c Mối quan hệ thay thế

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mối quan hệ mật thiết giữa kho vàvận chuyển đang giảm dần do xuất hiện hình thức vận chuyển thẳng Sản phẩmđược vận chuyển thẳng đến cửa hàng bán lẻ và khách hàng áp dụng tùy thuộcđiều kiện( hàng tươi sống, hàng cấp thiết…) Vận chuyển thẳng giúp phát triểnnhanh quản trị dịch chuyển hàng hóa và giảm dự trữ trong doanh nghiệp, giảmchi phí vận chuyển trong trường hợp cự li gần do giảm số lần xếp dỡ hàng Tuy

nhiên phương pháp này hạn chế khả năng cung ứng dịch vụ cho khách hàng nênchỉ sử dụng cho một số điều kiện nhất định Điều kiện áp dụng:

- Không làm giảm trình độ dịch vụ khách hàng về số lượng, cơ cấu, đặcđiểm hàng hóa, thời gian cung ứng hàng hóa Điều kiện vận chuyển không phứctạp, không cần nhiều phương tiện

- Tổng chi phí vận chuyển giảm

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu của những năm trước và phân định nội dung nghiên cứu trong đề tài

Qua quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã tìm hiểu các nghiên cứu từ các luậnvăn, các đề tài nghiên cứu khoa học và thấy rằng, đã có rất nhiều nghiên cứu vềhoạt động logistics Điều đó cho thấy vai trò và vị trí logistics trong kinh doanhcủa doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại rất quan trọng và ngàyđược quan tâm Trong đó hoạt động quản trị kho và vận chuyển chiếm số lượngkhá lớn Một số luận văn tiêu biểu như:

- Giải pháp logistics nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho công tyTNHH Công nghệ và thương mại Thủ đô- tác giả: Đoàn thị Hồng Nhung (2010)

- Giải pháp quản trị công tác kho của công ty cổ phần xuất nhập khẩuHTC- tác giả: Trần Hữu Huy(2010)

- Giải pháp quản trị vận chuyển hàng hóa tại công ty TNHH Nam Đô luậnvăn của Trần Thị Thơm(2010)

- Hoàn thiện quản trị công tác kho tại công ty cổ phần công nghệ máy tính

và kiến trúc Hà Nội- tác giả: Chu Thanh Hải(2010)

- Hoàn thiện quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa tại công ty cổ phần nhậpkhẩu nội thất xây dựng DAF của tác giả Phạm Thị Phương(2010)

Các nghiên cứu này tập chung đưa ra các giải pháp hoàn thiện quản trịnghiệp vụ kho và quản trị vận chuyển theo hướng độc lập với nhau Nghiên cứunhư vậy chưa cho cho thấy được mối quan hệ giữa hoạt động kho và vận chuyểntrong hoạt động logistics Từ đó giải pháp hoàn thiện kho có thể ảnh hưởng tớihiệu quả quản trị của hoạt động kho và ngược lại, vì trong một số trường hợp cụthể hiệu quả quản trị kho và vận chuyển có xu hướng ngược chiều nhau Bêncạnh đó, mỗi đề tài nghiên cứu lại áp dụng với 1 sản phẩm có đặc điểm khácnhau, nên hoạt động kho và vận chuyển cũng mang những nét khác nhau

Điều đáng nói ở đây là các đề tài nghiên cứu này thường tập chung nghiêncứu hoạt động logistics ở các doanh nghiệp thương mại hoặc các doanh nghiệpkinh doanh dịch vụ logistics Ở các doanh nghiệp này, hoạt động logistics làthiết yếu và đã được quan tâm một cách thiết thực Nhưng đối với các doanhnghiệp sản xuất, hoạt động logistics chưa được quan tâm cần thiết Thậm chí cócông ty sản xuất kinh doanh nhưng hoạt động logistics hoàn toàn được thuêngoài, hoặc hoạt động vận chuyển và kho do bộ phận kinh doanh kiêm nhiệm.Điều đó dẫn tới hiệu quả hoạt động logistics không đạt hiệu quả cao, tốn kém,lãng phí ảnh hưởng chất lượng dịch vụ khách hàng và hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Vì thế, trong đề tài này tập chung nghiên cứu hoạt động quản trị nghiệp vụkho và vận chuyển tại công ty Liên Á, một công ty hoạt động sản xuất là chủyếu nhưng có sản phẩm tiêu thụ trên thị trường cả nước và nước ngoài.Và đốitượng được tập chung nghiên cứu là quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển sảnphẩm của công ty trên thị trường miền bắc Sản phẩm của công ty được nghiêncứu chủ yếu là các loại nệm và sofa có đặc điểm khối lượng lớn, kích thước to

và cồng kềnh nên trong quá trình lưu kho và vận chuyển đòi hỏi những tính toánchính xác để mang lại hiệu quả cao trong quản trị Vì vậy, việc tiếp cận nghiêncứu đề tài “quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nệm, sofa tịa chi nhánh miềnbắc công ty TNHH TM & SX nệm mousse Liên Á trên thị trường miến bắc”không bị trùng lặp với các công trình đã công bố Có giá trị khoa học và có thểđóng góp thiết thực cho hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và hoạtđộng quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nói riêng

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH CÁC

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

3.1 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài đã sử dụng phối hợp nhiều phươngpháp nghiên cứu khác nhau để có được những dữ liệu phản ánh một cách tổnghợp, khách quan và đa chiều về quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển tại côngty

3.1.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp.

Dữ liệu thứ cấp được thu thập và phân tích là những dữ liệu tổng quan vềcông ty TNHH TM & SX nệm mousse Liên Á,thực trạng tình hình phát triểnkinh doanh của công ty nói chung và tình hình quản trị nghiệp vụ kho và vậnchuyển nói riêng

Nguồn dữ liệu thứ cấp về thực trạng phát triển kinh doanh của công tytrong 3 năm gần nhất được công bố trong báo cáo kết quả kinh doanh thườngniên của công ty Thông tin chi phí về vận chuyển và chi phí bảo quản sản phẩmtrong kho có thể tìm thấy trong báo cáo kinh doanh và tổng hợp chi phí củaphòng kế toán

Quá trình thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp như sau:

- Liên hệ với phòng kế toán xin số liệu về doanh thu, chi phí vận chuyển vàhoạt động kho, danh sách các đại lý trên thị trường các tỉnh phía bắc và tiếnhành sao chép

- Tiến hành tìm hiểu một số thông tin về tình hình hoạt động kinh doanhcủa ngành nệm trên thị trường trong và ngoài nước thông qua internet, tạp chíkhoa học thương mại, báo kinh tế… Cụ thể: tình hình phát triển, triển vọng kinhdoanh của ngành trong và ngoài nước, đối thủ cạnh tranh và khách hàng củacông ty, các thuận lợi và khó khăn trong nền kinh tế…tìm hiểu tình hình vận tải

và hoạt động logistics của các công ty trong nền kinh tế thị trường

- Kiểm tra dữ liệu: dữ liệu thu thập từ các nguồn khác nhau được kiểm tratheo các tiêu thức về tính chính xác, tính thích hợp và tính thời sự Các dữ liệuđược đối chiếu và so sánh để có được sự nhất quán và thống nhất, đảm bảo nộidung phân tích có được độ tin cậy cao

- Tập hợp và phân tích dữ liệu theo mục tiêu xác định: sau khi đã tập hợp

và sàng lọc, dữ liệu thứ cấp chủ yếu được sử dụng để hình thành cơ sở lý luận vềhoạt động logistics nói chung và quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nói riêngtrong chương 2 Dữ liệu thứ cấp là nguồn tài liệu không thể thiếu để phân tíchnội dung liên quan đến tình hình phát triển kinh doanh của công ty, cũng nhưthực trạng quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyểnn trong chương 3 Bên cạnh đó,

dữ liệu thứ cấp cũng cung cấp một số thông tin cơ bản cho phần dự báo triểnvọng phát triển của thị trường nệm và sofa, cũng như đưa ra một số giải pháphoàn thiện quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển sản phẩm của công ty tronghoạt động kinh doanh và mở rộng thị trường trong chương 4 của đề tài

Trong đề tài này dữ liệu thứ cấp được thu thập và phân tích trước tiên để cóđược thông tin nền và hiểu biết toàn cảnh cho các bước nghiên cứu tiếp theo

3.1.2 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp:

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu cácnhân viên công ty Cụ thể:

- Xác định mục tiêu điều tra: trong phỏng vấn này các câu hỏi đưa ra nhằmtìm hiểu một cách chính xác tình hình quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển sảnphẩm chính là nệm và sofa của công ty trong kinh doanh Cụ thể là những khókhăn cũng như thuận lợi của công ty trong nghiệp vụ kho và vận chuyển, đơn vịchịu trách nhiệm vận tải, chi phí sử dụng cho hoạt động kho và vận chuyển…từ

đó tìm hiểu nguyên nhân của những bất cập và đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển

- Thiết kế câu hỏi: Bảng câu hỏi gồm 7 câu hỏi chính, được xây dựng dựatrên bảng câu hỏi chuyên sâu về hoạt động logistics của khoa marketing và dựatrên tình hình thực tế về hoạt động kho và vận chuyển của công ty Bảng câu hỏiđược thiết kế với các câu hỏi từ dễ đến khó, từ tổng thể đến chi tiết, theo thứ tựliên quan đến vận chuyển, rồi đến kho, cuối cùng là tổng hợp vấn đề tồn tạichung trong quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển Sau khi hoàn thành được gửitới các đối tượng liên quan đề tài nghiên cứu để phỏng vấn

- Đối tượng tượng phỏng vấn: các nhân viên công ty liên quan trực tiếp đếnquản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển: trưởng chi nhánh, nhân viên kế toán,nhân viên kho và vận chuyển…

- Thu thập dữ liệu: dữ liệu được thu thập thông qua các câu trả lời thu về từđối tượng được chọn để phỏng vấn Bảng câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và bút

ký trả lời được đính kèm trong luận văn tại phần phụ lục A

Dữ liệu thu thập được thông qua so sánh với thực tế, phân tích và chọn lọccác thông tin phù hợp, chính xác đã cho thấy một cách nhìn tổng quát về các vấn

đề đã đạt được và vấn đề còn tồn tại bất cập trong quá trình quản trị nghiệp vụkho và vận chuyển sản phẩm của công ty

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản trị nghiệp vụ kho và hoạt động vận chuyển của công ty

3.2.1 Giới thiệu công ty Liên Á

a Sơ lược về công ty:

Năm 1987 ông Lâm Ngọc Hiệp tái lập cơ sở sản xuất nệm cao su thiên nhiênvới thương hiệu Liên Á đã được xây dựng trước năm 1975 Dòng sản phẩm chủlực là nệm ngủ và nệm salon cao su thiên nhiên Từ đó đến nay công ty đãkhông ngừng phát triển với việc mở rộng nhà máy tại quận Tân Bình (1991), vàxây dựng nhà máy thứ 2 tại quận Bình Tân (2000) và đa dạng hóa sản phẩm.Sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang các nước: Campuchia, Hàn Quốc,Đài Loan, Nhật Bản…

Chi nhánh công ty tại miền Bắc được thành lập năm 2006 với tên gọi đầy đủchi nhánh miền bắc công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nệm Mousse LiênÁ

Địa chỉ: 106 Đại Cồ Việt, phường Lê Đại Hành, Quận Hai Bà Trưng, HàNội

Điện thoại: +84 4-62951947

Fax: +84 4 -36453683

Website: www.liena.com.vn

b Đặc điểm kinh doanh của công ty

Trong quá trình kinh doanh, để thích ứng với nền kinh tế thị trường, công

ty luôn cố gắng đa dạng hóa trong sản xuất, phong phú các mặt hàng

Thực hiện kinh doanh mua bán hoá chất (trừ hoá chất độc hại), máy móc phụ tùng hoá chất ngành nhựa, cao su thiên nhiên

Sản xuất nệm Mousse xốp cao su, nệm cao su, nệm lò xo, yên xe, đế giầy

và hàng nhựa

Sản xuất keo gián mực in, khuôn mẫu và sản phẩm làm từ PU Sản xuất

và mua bán hàng trang trí nội thất: sofa, bàn…

Riêng tại chi nhánh của công ty tại miền bắc chỉ thực hiện kinh doanh mặthàng nệm và sôpha làm từ cao su thiên nhiên Và đang cố gắng mở rộng sang cácmặt hàng trọn bộ: giường, gối, ga chải giường, bàn…mang thương hiệu Liên Á

c Cơ cấu tổ chức

Việc thiết lập cơ cấu tổ chức của công ty chiếm một vai trò quan trọng, ảnhhưởng trực tiếp đến cách quản lý doanh nghiệp, hoạch định và thực hiện cácchính sách kinh doanh Mỗi một mô hình công ty khác nhau lại có một cơ cấu tổchức riêng, đồng thời mỗi một công ty tùy theo điều kiện vốn có, tình hình kinh

tế thị trường, và mặt hàng kinh doanh lại tự xây dựng cho mình một cơ cấu riêngsao cho phát huy hết tiềm năng doanh nghiệp Dưới đây là cơ cấu tổ chức củacông ty với các phòng ban cụ thể, mỗi phòng ban phụ trách một nhiệm vụ trongtổng thể hoạt động kinh doanh

Hình 3.1 sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, ta có thể thấy:

- Ban giám đốc là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định mọivấn đề liên quan đến sự tồn tạo và phát triển của công ty thông qua các phương

án, kế hoạch và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh Ban giám đốc gồmgiám đốc và phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành mọimặt của sản xuất kinh doanh của công ty Giúp việc cho ban giám đốc là cácphòng ban chức năng khác như: phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng chấtlượng sản phẩm…

- Tại chi nhánh công ty miền bắc:

+ Đứng đầu là trưởng chi nhánh chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kinhdoanh, tuyển chọn nhân lực và kế hoạch phát triển kinh doanh…

+ Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm hoạt động kế toán kinh doanh, lương,thống kê doanh số, chi phí bán hàng…tổng hợp và báo cáo đầy đủ về công ty.+ Bộ phận kinh doanh: thực hiện chức năng tìm hiểu, khai thác đại lý và

mở rộng thị trường kinh doanh

+ Bộ phận kho- giao nhận: thủ kho chịu trách nhiệm về nghiệp vụ kho vàvận chuyển hàng hóa tới các đại lý và showroom

Quá trình thu thập dữ liệu thứ cấp, bằng phương pháp tổng hợp và thống kêcho thấy kết quả hoạt động doanh thu 3 năm gần nhất của công ty như trongbảng sau:

Đơn vị: tỷ đồng

Doanh thu Tỷ trọng(%) năm

Khu vực 2008 2009 2010 2010Toàn công ty 121,0 171,0 240,0 100Miền bắc 10,0 16,0 19,0 7.92Bắc-miền trung 3,0 5,0 7,0 2.92

Nam-miền trung 7,6 9,6 12,0 5,0Miền đông 25,0 34,0 40,0 16,67Miền tây 19,0 24,0 29,0 12,08

TP HCM 35,0 49,0 56,0 23,33Kênh khác(dự án,

xuất khẩu )

21,4 33,4 77,0 32,08

Bảng 3.2 Báo cáo doanh thu của công ty 3 năm gần nhất

Doanh thu toàn công ty được tổng hợp từ hoạt động kinh doanh kênh đại lý

từ các khu vực trên cả nước và kênh khác(tính riêng cho sản phẩm nệm và sôphalàm từ cao su thiên nhiên)

Qua kết quả hoạt động doanh thu có thể thấy công ty có tốc độ tăng trưởngtrung bình hàng năm khá lớn vào khoảng trên 40% Trong đó doanh thu miềnbắc chiếm khoảng 8,45% doanh thu cả nước

Do điều kiện địa lý, chi nhánh miền bắc là khu vực xa công ty chính nhấtnên chi phí về vận chuyển và kho là cao nhất Vì thế, để nâng cao lợi nhuận kinhdoanh thì quản trị tốt nghiệp vụ kho và vận chuyển là yếu tố quan trọng hàngđầu tại chi nhánh miền bắc kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nệm và sofa, kèmtheo các sản phẩm liên quan như: gối, giường, drap giường, bàn… để mở rộngkinh doanh chi nhánh đang cố gắng mở rộng mặt hàng kinh doanh Tuy nhiên sốlượng mặt hàng kinh doanh phụ thuộc quy mô và nguồn lực của đại lý Tổnghợp kết quả kinh doanh chi tiết các mặt hàng của chi nhánh năm 2010 như sau:

Bảng 3.3 doanh thu các mặt hàng kinh doanh tại chi nhánh miền bắc 2010

Để phù hợp với thị trường từng khu vực và nhu cầu riêng biệt của từng

khách hàng, công ty luôn cố gắng đa dạng hóa sản phẩm và mở rộng phổ mặt

hàng với nhiều mẫu mã, kích thước khác nhau, chất lượng và giá cả tùy thuộcnguyên liệu… nên tổng số lượng các mặt hàng kinh doanh rất lớn

3.2.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường bên ngoài đến quản trị nghiệp vụ kho vận chuyển của công ty

a.Thị trường và khách hàng:

Thị trường và khách hàng luôn là những yếu tố quan trọng định hướngchính sách kinh doanh của doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh, doanhnghiệp luôn phải tìm hiểu nhu cầu thị trường và đặc tính tiêu dùng của kháchhàng để đưa ra các sản phẩm có chất lượng, mẫu mã, giá cả và phương thứccung cấp hợp lý

Đất nước đang từng bước phát triển, nền kinh tế thị trường đang mở ramuôn vàn cơ hội cũng như thách thức trong kinh doanh cho từng doanh nghiệp,trên mọi lĩnh vực kinh doanh

Nền kinh tế thị trường hiện nay cho phép doanh nghiệp dễ dàng tiếp cậnkhách hàng cũng như có cơ hội tìm hiểu nhu cầu riêng lẻ, từ đó đưa ra các sảnphẩm phù hợp Bên cạnh đó là thách thức cạnh tranh gay gắt, khi trên thị trườngđối với mỗi ngành nghề kinh doanh đều có một số lượng lớn các doanh nghiệptham gia kinh doanh cả trong và ngoài nước Không nằm ngoài quy luật đó, thịtrường kinh doanh đồ nội thất nói chung và kinh doanh sản phẩm nệm, sofa cao

su nói riêng đang trong giai đoạn phát triển sôi động Đây có thể nói là một thịtrường khá mới mẻ so với các thị trường các sản phẩm truyền thống về nội thấtnhư bàn, ghế, tủ…làm từ gỗ Khi nền kinh tế phát triển, đời sống người dânđược nâng cao, kéo theo sự phát triển của nhu cầu về các sản phẩm có giá trị vàchất lượng cao, nhất là đối với các sản phẩm nội thất có ảnh hưởng trực tiếp đếnđời sống sức khỏe của con người Đây là một thuận lợi cho sự phát triển kinhdoanh của công ty Vì thế mạnh của công ty là sản xuất các sản phẩm nội thấtcao cấp từ cao su thiên nhiên, chất lượng cao lại thân thiện với môi trường vàđảm bảo sức khỏe cho người sử dụng Tuy vậy, một yếu tố được người tiêudùng luôn quan tâm khi mua sản phẩm là giá cả Khi trên thị trường có nhiềucông ty tham gia kinh doanh một mặt hàng có chất lượng và mẫu mã tươngđương thì yếu tố giá cả được khách hàng đem ra sử dụng như một chỉ tiêu để sosánh, lựa chọn Vì thế, công ty luôn cố gắng tối thiểu hóa các chi phí trong sảnxuất, kinh doanh để hạ giá thành sản phẩm, đồng thời nâng cao chất lượng dịch

vụ cung cấp để tạo uy tín doanh nghiệp Bên cạnh đó do thâm nhập thị trườngsau và hạn chế các phương thức quảng cáo trên các phương tiện thông tin đạichúng mà thương hiệu Liên Á trên thị trường miền Bắc chưa được rộng khắp

như các thương hiệu khác: sông hồng, kim đan, everon… Vì thế hoạt động quảntrị tốt nghiệp vụ kho và vận tải sẽ góp phần quan trọng trong việc tiết kiệm chiphí kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao chất lượng cung cấpdịch vụ khách hàng…từ đó thu hút khách hàng và mở rộng hình ảnh thương hiệuLiên Á trên thị trường.

Đặc điểm khách hàng ngày nay không những có điều kiện để thỏa mãn cácnhu cầu tiêu dùng của mình mà còn có kiến thức để tìm hiểu, lựa chọn sản phẩmphù hợp nhất với túi tiền và thỏa mãn tối đa nhu cầu tiêu dùng Vì thế muốn hoạtđộng kinh doanh có hiệu quả, doanh nghiệp phải làm sao làm cho khách hànghài lòng nhất với những gì mình bỏ ra và nhận được Đồng thời tiết kiệm tối đachi phí mua sắm về thời gian và tiền bạc Đó chính là lý do mà công ty đang cốgắng hoàn thiện mỗi bộ sản phẩm của mình trên thị trường như: chăn, gối, nệm,

Ví dụ: nệm Vạn Thành chiếm lĩnh phân khúc thị trường nệm giá rẻ và trungbình, phù hợp với người tiêu dùng có thu nhập vừa và thấp

Nệm Kim Đan với uy tín lâu đời, có phương thức kinh doanh độc đáo vàchú trọng trong quảng bá hình ảnh thương hiệu như: mua hàng trả góp với lãisuất 0%, tài trợ các chương trình sự kiện, phim truyền hình…

Chiếm lĩnh 30% còn lại trên thị trường là các công ty nước ngoài của ĐàiLoan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Anh… như: Everon, Hanvico….đây cũng lànhững đối thụ cạnh tranh gay gắt của công ty Do các công ty nước ngoài có cácphương thức marketing độc đáo, rộng rãi, lại thêm tâm lý thích dùng hàng ngoạicủa người tiêu dùng, hay các sản phẩm giá rẻ của Trung Quốc

Trên thị trường công ty Liên Á có uy tín lâu đời với các sản phẩm chấtlượng cao, đa dạng với các sản phẩm làm từ cao su thiên nhiên: hóa chất ngànhnhựa, cao su, nệm sofa cao su, lốp xe…tuy vậy do đặc điểm trụ sở chính công tytại TP.HCM lại thâm nhập thị trường khá muộn nên tại thị trường miền Bắc khảnăng nhận biết hình ảnh công ty của khách hàng thấp hơn đối với các doanhnghiệp khác Cùng với đó là sự hạn chế trong quảng bá hình ảnh doanh nghiệptrên các phương tiện thông tin đại chúng: tivi, báo chí, internet…nên tuy có chấtlượng sản phẩm cao, giá cả hợp lý nhưng so với các đối thủ cạnh tranh trên thịtrường miền bắc, công ty vẫn gặp khá nhiều khó khăn trong kinh doanh vàquảng bá sản phẩm, tạo dựng lòng tin khách hàng.

Vì thế để tạo ra sự khác biệt trong kinh doanh công ty cần không ngừngnâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mẫu mã, đồng thời đảm bảo chấtlượng dịch vụ để tăng uy tín và hình ảnh doanh nghiệp, trong đó quản trị tốt hoạtđộng nghiệp vụ kho và vận chuyển là một yếu tố tạo nên thương hiệu doanhnghiệp

c Môi trường vĩ mô

Môi trường vĩ mô có ảnh hưởng khá lớn tới tình hình kinh doanh củacông ty nói chung và hoạt động quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển hàng hóatại chi nhánh nói riêng Môi trường vĩ mô bao gồm nhiều yếu tố tạo thành: phápluật, điều kiện tự nhiên, môi trường văn hóa- xã hội, khoa học kỹ thuật, kinh tế

xã hội…

- Môi trường pháp luật: Nền kinh tế hội nhập hiện nay đòi hỏi doanhnghiệp phải có kinh nghiệm và hiểu biết luật pháp không chỉ trong nước mà cònluật pháp quốc tế Tuy nhiên đây lại là yếu kém của hầu hết các doanh nghiệpViệt Nam Bên cạnh đó hành lang pháp lý của Việt Nam không rõ ràng, các thủtục hành chính rườm rà gây cản trở cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạtđộng quản trrị nghiệp vụ kho và vận chuyển của công ty nói riêng Nếu nhưnhân viên thực hiện quản trị kho và vận chuyển không hiểu rõ pháp luật vềnghiệp vụ kho và vận chuyển sẽ ảnh hưởng quá trình nghiệp vụ và ảnh hưởngchất lượng dịch vụ, gây chậm chễ và gia tăng chi phí hoạt động

- Yếu tố tự nhiên bao gồm địa hình, nhiệt độ, độ ẩm…ảnh hưởng trực tiếpđến quá trình lưu kho và vận chuyển Do địa hình nước ta miền trung phân chia

miền bắc và miền nam thành 2 miền rõ rệt Trong quá trình vận chuyển chịu ảnhhưởng trực tiếp của địa hình qua dãy trường sơn, đồng thời khi miền trung có lũlụt làm quá trình vận chuyển của công ty bị ảnh hưởng, có thể làm chậm kếhoạch giao hàng, ảnh hưởng uy tín kinh doanh và hình ảnh của công ty.

Miền bắc vào hè thường xuyên có mưa lớn nếu hàng hóa trong quá trìnhvận chuyển cũng như lưu kho không được bảo đảm sẽ ảnh hưởng đến chấtlượng, gây hao hụt và thiệt hại cho doanh nghiệp…

- Khoa học kỹ thuật: ngày nay với nền khoa học kĩ thuật phát triển khôngngừng, các sản phẩm mới liên tục ra đời cũng như không ngừng được nâng cao

về chất lượng Hoạt động quản trị kho và vận chuyển cũng gặp nhiều thuận lợitrong quá trình quản lý, do sự thuận lợi nhanh chóng từ sự phát triển của côngnghệ thông tin Tất cả hóa đơn, đơn đặt hàng từ khách hàng có thể nhanh chóngtập hợp thông qua hệ thống mạng nội bộ và internet Các khó khăn trong vậnchuyển cũng được giải quyết kịp thời, đảm bảo chất lượng dịch vụ, cung cấphàng hóa cho khách hàng một cách nhanh nhất…đồng thời cho phép áp dụngcác phương thức và thiết bị khoa học hiện đại vào quản lý vận chuyển, cũng nhưbảo quản hàng hóa

- Văn hóa xã hội: Sự phát triển của xã hội ngày càng cao, mức sống củangười dân được cải thiện kéo theo sự phát triển nhu cầu về các mặt hàng cao cấpnguồn gốc thiên nhiên Đây là cơ sở cho sự phát triển trong kinh doanh nệm vàsofa làm từ cao su thiên nhiên của công ty Đồng thời khi nhận thức người dânđược nâng cao đòi hỏi công ty không ngừng nghiên cứu, phát triển đa dạng hóa

và hoàn thiện sản phẩm cả về chất lượng và mẫu mã hình thức, nhằm tạo ấntượng tốt đẹp đối với thẩm mỹ tiêu dùng mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm

- Kinh tế- chính trị: Với nền kinh tế chính trị phát triển ổn định của ViệtNam hiện nay là một thuận lợi lớn cho sự phát triển của công ty nói chung vàcông tác quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển nói riêng Nhà nước có rất nhiềucác chương trình hỗ trợ các doanh nghiệp trong kinh doanh để phát triển kinh tếnhư: chiến dịch vận động “người Việt dùng hàng Việt”, trao giải “hàng ViệtNam chất lượng cao” nhằm khẳng định thương hiệu sản phẩm, tổ chức các hộichợ thương mại để quảng bá sản phẩm trong nước ra thị trường quốc tế…đây là

cơ hội để công ty đưa hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng trong

và ngoài nước, đồng thời khẳng định uy tín doanh nghiệp trên thị trường Bêncạnh đó là thách thức cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp nước ngoài khinhà nước áp dụng chính sách kinh tế mở cửa, các doanh nghiệp nước ngoài vớicác lợi thế về tài chính, khoa học kĩ thuật…đang ồ ạt tràn vào nước ta và nhanhchóng chiếm lĩnh thị trường.

3.3 Thực trạng quản trị nghiệp vụ kho và vận chuyển tại công ty Liên Á 3.3.1 Thực trạng quản trị nghiệp vụ kho

a Khái quát v ề h ạ t ầ ng c ơ s ở c ủ a kho hàng hóa công ty Liên Á t ạ i th ị tr

ườ ng mi ề n B ắ c:

Trong kinh doanh hiểu được tầm quan trong của kho hàng hóa, và sự khácbiệt các kho hàng giữa từng vùng miền nên công ty đầu tư 3 kho chính trên cảnước tương ứng với 3 miền đất nước, để phục vụ kinh doanh trên từng khu vực:kho tại miền bắc, kho tại miền trung và kho tại miền tây

Tại chi nhánh miền bắc công ty có 2 kho nằm cùng vị trí tại: L3D khu táiđịnh cư X2b Yên sở - quận Hoàng Mai- Hà Nội Với diện tích cả 2 kho khoảng360m2, chiều cao 4,2m Là kho riêng thuộc toàn quyền sở hữu và sử dụng củachi nhánh công ty

Kho của chi nhánh được xây dựng nhằm định hướng theo thị trường, với mụcđích cung cấp cho khách hàng trên thị trường sản phẩm một cách nhanh chóng

và thuận lợi Do điều kiện nhà máy sản xuất ở xa thị trường miền bắc, nên hànghóa được tập chung tại kho với lô hàng lớn và khi có đơn đặt hàng từ các đại lý,showroom kho sẽ trực tiếp phân phối hàng đến nơi theo yêu cầu Vì thế khoảngcách giữa kho và nhà máy là rất lớn so với khoảng cách từ kho đến khách hàng

Do đặc điểm hàng hóa khi sản xuất tại nhà máy đã đóng gói nguyên chiếc vàbọc bằng nilon, nên hàng hóa khi nhập và xuất kho đều nguyên đai, nguyênkiện Vì thế kho của chi nhánh được xây dựng là loại kho thường, chỉ có tácdụng che chắn mưa, gió, nắng ẩm…kho kín giúp ngăn cách môi trường bảoquản và môi trường ngoài kho nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa Trong quátrình sử dụng, do sự tác động của môi trường thiên nhiên: nắng, mưa, gió, bão…kho có thể có các hư hỏng Để đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho, khothường xuyên được kiểm tra, sửa chữa…

Hàng hóa trong kho được xếp theo phương pháp xếp chồng, có giá ở đáy đểtránh sự tiếp xúc giữa sản phẩm và đất, tránh tình trạng nhiễm ẩm ảnh hưởngchất lượng sản phẩm Tùy thuộc đặc tính từng loại sản phẩm mà có độ cao vàkhối lượng xếp khác nhau.

Ví dụ: đối với các sản phẩm xếp chồng với khối lượng lớn có thể ảnhhưởng đặc tính sản phẩm như nệm lò xo thì chỉ xếp chồng với số lượng thấp,chiều cao từ 1-2m (vì nếu xếp với khối lượng quá lớn sẽ có thể làm giảm khảnăng đàn hồi và kích thước của sản phẩm) Các sản phẩm có độ cứng cao, khibảo quản trong kho có thể xếp với chiều cao 2-2,5m

Với độ cao chất xếp như vậy là phù hợp, nếu xếp quá cao đối với các sảnphẩm có khối lượng và kích thước lớn sẽ rất nguy hiểm trong quá trình bảo quảnlàm vệ sinh, vì chất xếp không đúng quy cách có thể làm sản phẩm rơi, đổ ảnhhưởng chất lượng và nguy hiểm tới con người

Chi nhánh cũng như công ty đã có những quan tâm tới hoạt động bảo quảnkho, nên trong kho được trang bị trang thiết bị cho quá trình bảo quản hàng hóa:phương tiện chất xếp, xe kéo hàng, bình cứu hỏa, máy hút bụi, quạt thông gió…đảm bảo không gian an toàn và không ảnh hưởng chất lượng hàng hóa

- Một nhân viên giao hàng chịu trách nhiệm đưa hàng và bảo quản chấtlượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển tới đại lý theo chỉ định Trong quátrình giao hàng, nhân viên này ngoài nhiệm vụ bảo quản hàng hóa còn cần phốihợp với người vận chuyển tìm ra con đường vận chuyển ngắn nhất và phươngthức vận chuyển tốt nhất, với mục đích cung cấp cho khách hàng chất lượngdịch vụ tốt nhất

b.Thực trạng nghiệp vụ nhập hàng và xuất hàng tại kho

Đây là hai nghiệp vụ quan trọng nhất, thể hiện chính xác hiệu quả của quản trị nghiệp vụ kho hàng hóa

*Nghiệp vụ nhập hàng: đây là nghiệp vụ đầu tiên trong công tác quản lý kho hàng Vì thế kết quả của nghiệp vụ này ảnh hưởng lớn tới các nghiệp vụ tiếp theo Giả sử trong quá trình nhập hàng không làm đủ thủ tục nhập kho như: kiểm tra sản phẩm về chất lượng, số lượng, quy cách đóng gói thì nếu xảy ra sai xót thiếu hàng, hàng hỏng sẽ khó tìm ra nguyên nhân ở khâu bảo quản hay xuất hàng…

Quá trình thực hiện đặt hàng về kho của chi nhánh được thực hiện dựa trên

sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán Khi bộphận kinh doanh có được hợp đồng mua hàng của khách sẽ báo với bộ phận kếtoán, kế toán yêu cầu thủ kho xác định lượng hàng còn trong kho, nếu hàng hóatrong kho không đủ cung cấp cho khách hàng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu, lậpdanh mục hàng cần nhập đủ tên, số lượng, chủng loại sản phẩm, lên đơn đặthàng gửi về nhà máy đề nghị vận chuyển hàng ra kho của chi nhánh

Khoảng thời gian chi nhánh gửi thông báo nhập hàng đến khi hàng hóa ra đếnchi nhánh là 7 ngày Tùy điều kiện thời tiết, số lượng hàng hóa có sẵn trong khocủa nhà máy, và nguồn lực vận tải …khoảng thời gian này có thể xê dịch trong2-3 ngày, nhưng công ty luôn cố gắng hạn chế tối đa bất chắc xảy ra nhằm đảmbảo thời gian cung cấp sản phẩm cho khách hàng và tối thiểu chi phí

Tại kho của chi nhánh, để có thể tiếp nhận hàng hóa một cách thuận tiện,thủ kho sẽ tiến hành công tác chuẩn bị về mọi măt:

+ Chuẩn bị về nhân lực: do không có nhân viên bốc xếp riêng nên khi có lôhàng lớn từ miền nam về thủ kho sẽ chịu trách nhiệm thuê thêm nhân lực bốcxếp Còn đối với các đơn hàng nhỏ lẻ tới các đại lý thì nhân viên kho sẽ chịutrách nhiệm bốc xếp để tiết kiệm chi phí và chủ động nhân lực

+ Chuẩn bị về vị trí, không gian kho: nhân viên kho sẽ sắp xếp gọn lại hànghóa còn trong kho để tạo chỗ trống thoáng mát cho hàng hóa mới về Đồng thờilàm vệ sinh kho hàng, khử trùng…để nhận hàng mới Lên sơ đồ xếp hàng saocho hợp lý