320 hòan thiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngọai thương (công ty vietrans hà nội)

giải pháp marketing hút khách, phát triển dịch vụ logistic, nâng cao sức cạnh tranh, marketing khách sạn, giải pháp nâng cao lợi nhuận, định vị thị trường sản phẩm

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CƯỨ ĐỀ TÀI HÒAN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế thế giới đang bước vào thế kỷ XXI, kỷ nguyên của hội nhập

và phát triển Sự phồn thịnh của một quốc gia phải được gắn liền với sự pháttriển chung của nền kinh tế thế giới, không một quốc gia nào tự khép mình độclập với nền kinh tế thế giới mà lại có thể phát triển mạnh mẽ được, đó là qui luậtchung của nền kinh tế hiện nay Để làm cho quốc gia giàu mạnh hơn nữa thìkinh doanh mua bán trao đổi hàng hoá,đầu tư phát triển giữa các quốc gia làhoạt động kinh doanh quan trọng bậc nhất

Trong lịch sử cũng như trong thực tiễn các quốc gia giàu mạnh như Nhật,

Mỹ, Anh trở nên giàu có nhờ biết kinh doanh xuất nhập khẩu có hiệu quả.Nhiều quốc gia đã xây dựng chiến lược phát triển kinh tế trên cơ sở thúc đẩyhoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, xuất nhập khẩu luôn đóng vai trò quantrọng trong nền kinh tế của quốc gia, xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhậpkhẩu máy móc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước Nền kinh tế nước ta cũng không nằm ngoài xu thế đó.Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong những năm gần đây không ngừngđược gia tăng Từ khi hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh thì quá trìnhvận tải giao nhận cũng phát triển mạnh mẽ và ngày càng trở nên quan trọng Bởi

vì hoạt động mua bán ngoại thương chỉ có thể được thực hiện khi hàng hoáđược vận chuyển từ nước này sang nước khác và thực hiện công tác giao nhậnhàng hoá đã vận chuyển đó Làm tốt công tác này góp phần nâng cao của hoạtđộng mua bán ngoại thương

Nhận thức được tầm quan trọng của giao nhận hàng hoá trong buôn bánquốc tế cùng với những kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian

tiếp xúc, tìm hiểu, nghiên cứu tại công ty Vietrans Hà Nội được sự giúp đỡ tậntình chu đáo của các Thầy Cô cũng như các anh chị em ở phòng kinh doanhdịch vụ xuất nhập khẩu, em đã chọn được đề tài tốt nghiệp: “Hòan thiện nghiệp

vụ Giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển bằng container tại công ty giaonhận kho vận ngọai thương(Công ty Vietrans Hà Nội)” giai đoạn 2008 – 2011

1.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đề tài nghiên cứu về hoạt động “ Hòan thiện nghiệp vụ Giao nhận hàngxuất khẩu bằng container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngọaithương (Công ty Vietrans Hà Nội)”

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về nghiệp vụ giao nhận hàng hóaxuất khẩu trong container bằng đường biển

Tìm hiểu thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu trong container bằng đườngbiển của công ty giao nhận kho vận ngoại thương

Đưa ra những kết luận về những thành tựu đã đạt được,những vấn đề còn tồn tại,nguyên nhân ,trình bày quan điểm giải quyết vấn đề Từ đó trình bày quan điểmgiải quyết vấn đề của đề tài nghiên cứu và đề xuất những giải pháp nhằm hòan thiệnnghiệp vụ Giao nhận hàng hóa xuất khẩu trong container bằng đường biển một cáchhệ thống và khả thi

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu lý luận :giới hạn trong khái quát chung về nghiệp vụ Giaonhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển

Phạm vi nghiên cứu thực tế :

+Không gian :Công ty giao nhận kho vận ngọai thương(chi nhánh Hà Nội)

+Thời gian :2008—2011

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu

1.5.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu và các phương thức giao hàng xuất khẩu

a Khái quát về giao hàng xuất khẩu

 Khái niệm

Giao hàng xuất khẩu là một họat động thương mại theo đó người làm dịch vụ giaonhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng ,gomhàng ,lưu kho ,tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm các thủ tục giấy tờ và cácdịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tảichuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng thùlao

 Các bên tham gia vào hoạt động giao hàng xuất khẩu

+Người xuất khẩu

Là người kí hợp đồng ủy thác với người giao nhận ,Chủ hàng sẽ yêu cầu ngườigiao nhận thay mặt mình thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để giao hàng cho ngườinhận hay người chuyên chở đúng về số lượng ,chất lượng hàng hóa thời gian, địađiểm và phải trả một khỏan chi phí dịch vụ nhất định như trong hợp đồng quy địnhhay theo thỏa thuận của hai bên

+Người giao nhận

Là người sẽ thay mặt chủ hàng xuất khẩu thực hiện các dịch vụ và nhận thù lao : Lưu kho ,đóng gói hàng (theo yêu cầu của khách hàng )có tính đến tuyếnđường ,phương thức vận tải ,bản chất của hàng hóa và những qui chế áp dụng (nếu

có )ở nước xuất khẩu ,nước quá cảnh và nước nhập khẩu

Vận tải hàng hóa đến cảng ,khai báo hải quan giao hàng cho người chuyên chở. Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở giao cho người gửi hàng

Chuyển tải trên đường (nếu cần )

Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường tới người nhận hàng ,giúp đỡ người gửihàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng (nếu có)

+Ga ,Cảng

Kí hợp đồng xếp dỡ ,bảo quản ,lưu kho hàng hóa với người giao nhận Giao hàngcho phương tiện vận tải nếu xuất khẩu bằng Container,hay hàng hóa được lưu tại

kho của cảng

+Người chuyên chở

Trong một số trường hợp người giao nhận là người chuyên chở ,nhưng phần lớnngười vận tải thường hoạt động độc lập ,tham gia vào họat động giao hàng xuấtkhẩu dưới hình thức cho thuê phương tiện chuyên chở

+Chính phủ và các cơ quan chức năng

Các bộ chủ quản ,hải quan ,tổ chức kiểm nghiệm ,giám định

 Cơ sở pháp lý

Ở Việt Nam ,họat động giao hàng xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của các văn bảnpháp luật có liên quan như:

+Luật Thương mại Việt Nam (2005)

+Bộ luật hàng hải (2005)

+Luật hải quan (2005)

Các quy phạm pháp luật quốc điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu như cáccông ước quốc tế về vận đơn và vận tải như:

+Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924,sửa đổi bổ sungngày 23/2/1968 gọi là Hague-Visby

b Các phương thức giao hàng xuất khẩu

 Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không

Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm như chỉ dẫn gửi hàng đểngười giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn

Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu

Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu tại khotrước khi gửi cho hãng hàng không

Trên cơ sỏ ủy thác của người xuất khẩu ,người giao nhận tiến hành tập hợp cácchứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc ,một bộ để chuẩn bị giao hàng cho hãnghàng không gồm :

+Vận đơn hàng không AWB

+Hóa đơn thương mại

+Giấy phép xuất nhập khẩu

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không ,sân bay và thanh toán các chiphí ,người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa Bộ chứng từthứ 3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu

 Giao hàng xuất khẩu bằng đường sắt

Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận tổ chức giaohàng lên tàu Đối với gửi hàng lẻ,có số lượng và khối lượng không đủ để xếpnguyên toa ,đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng ,cân đo và xếp đỡ hàng ,niêmphong toa xe Đối với hàng nguyên toa ,người giao nhận sẽ tự tiền hành bốc dỡ ,giacố hàng vào toa và niêm phong toa

Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm :

+Bản gốc của RB

+Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Tờ khai hải quan

 Phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiếnhành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu

Giao hàng cho cảng :

+Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố trí phương

án xếp dỡ Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho ,bốc xếp hànghóa với cảng

+Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng ,giao hàng vào kho

Giao hàng cho tàu

+Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa,báo cho cảng ngày giờ tàuđến ,chấp nhận thông báo sẵn sàng Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩulập sơ đồ xếp hàng

+Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng ,lấy lệnh xếp hàng ,ấn định số mángxếp hàng Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của đạidiện hải quan ,người giao nhận ,nhân viên kiểm đếm của cảng và của tàu

Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó ,bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy B/L

Bộ chứng từ gồm :

+Vận đơn đường biển

+Hóa đơn thương mại

+Bản kê chi tiết hàng hóa

+Sơ đồ xếp hàng

+Giấy chứng nhận xuất xứ

+Tờ khai hải quan

 Giao hàng xuất khẩu bằng container

+Gửi hàng nguyên container(FCL/FCL)

Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng ,đóng hàng vào container theo đúngyêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an tòan cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyênchở,Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa,niêm phong kẹp chì từng container.Vận

chuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyênchở ,lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn.

+Gửi hàng lẻ bằng container(LCL/LCL)

Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa mhỏ ,không đủ xếp đầy mộtcontainer.Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàngthành lô hàng hỗn hợp ,đóng vào container và giao cho người chuyên chở tạiCFS.Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đườngbiển ,HAWB đối với hàng không )cho người gửi hàng lẻ Người chuyên chở sau khinhận hàng cấp vận đơn chủ (MB/L đối với đường biển ,MAWB đối với hàng không)cho người giao nhận

+Gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL-LCL/FCL)

Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL/LCL là một chủ hàngđóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container,LCL/FCL nghĩa lànhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận

1.5 2 Phân định nội dung của nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng container đường biển

1.5.2.1 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng container đường biển

Hình 1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng

container đường biển

- Nhận yêu cầu của khách hàng:

Khi người xuất khẩu muốn thông qua dịch vụ giao nhận để xuất khẩu hàng hóa, đầutiên họ sẽ phải liên hệ với công ty dịch vụ giao nhận, sau đó người giao nhận sẽ thu

Chuẩn bị chứng từ, kiểm tra hàng hóa

Lựa chọn hãng tàu vận chuyển

Lấy vỏ container

Đóng hàng, đưa hàng đến lên phương tiện đến nơi đóng hàng

Làm thủ tục hải quan

Vận chuyển và giao container cho tàu

Yêu cầu chủ tàu xác nhận và phát hành vận đơn

Thông báo cho hãng tàu

thập những thông tin về hàng hóa, địa điểm giao nhận, thỏa thuận mức phí, thờigian Khi hai bên có sự thông nhất nhất định người giao nhận sẽ nhận hồ sơ từkhách hàng bao gồm: chứng từ hàng hóa, thông tin về số lượng, chất lượng, quycách hàng từ người xuất khẩu.

- Kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan

Tất cả hàng hóa xuất khẩu đều phải khai báo làm thủ tục hải quan.Việc kê khai phảiđảm bảo đầy đủ, chi tiết về đặc điểm, số lượng, trọng lượng, trị giá, quy cách, phẩmchất và mã số của hàng hóa xuất khẩu Bộ chứng từ của nhà xuất khẩu chuyển chobên giao nhận cũng phải đầy đủ, có sự thống nhất giữa các chứng từ

- Lựa chọn hãng tàu vận chuyển

- Lấy vỏ container

- Đóng hàng, vận chuyển hàng đến nơi đóng hàng

Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL): Công ty giao nhận được chủ hàng ủy thác điền

vào Booking Note và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùngvới Danh mục hàng XK Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏcontainer để công ty giao nhận.Công ty giao nhận lấy container rỗng về địa điểmđóng hàng của mình

Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL): Công ty giao nhận gửi Booking Note cho hãng tàu

hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Saukhi Booking Note được chấp nhận, công ty giao nhận sẽ thoả thuận với hãng tàu vềngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thácmang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD

- Làm thủ tục hải quan:

Công ty giao nhận mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giámđịnh( nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóngxong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container

Công ty giao nhận vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải

quan cảng, trước khi hết thời gian quy định ( closing time) của từng chuyến tàu( thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt.

Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn

- Lập bộ chứng từ để thanh toán

Sau khi nhận hàng xong mỗi một lô hàng cho tàu, người giao nhận phải lấy Mate’srecept do thuyền phó cấp Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu có bán CIF hoặc CIP.Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C trên cơ sở mate’s recept để lập bộ vận đơn và yêucầu thuyền trưởng hoặc đại lý của tàu ký cùng các chứng từ khác lập thành 2 bộchứng từ phù hợp với hợp đồng hoặc L/C chuyển giao nhanh đến ngân hàng trongthời hạn hiệu lực của L/C nhằm nhanh chóng thu hồi tiền hang

Chậm nhất trong vòng 3 ngày kể từ ngày giao hàng xong cho người vận tải,bằng phương tiện nhanh nhất phải thông báo kết quả giao hàng cho người mua kịpmua bảo hiểm cho hàng hóa nếu hàng hóa bán theo điều kiện FOB, FCA,CFR

- Quyết toán

Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như chi phí quản lý lưukho, bốc xếp vận chuyển

Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ ( nếu có)

Theo dõi kết quả nhận hàng của người nhận, giải quyết khiếu nại về hàng hóa( nếucó)

CHƯƠNG 2.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU TRONG CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG (CHI NHÁNH HÀ NỘI)

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thông qua phiếu điều tra

Thiết kế câu hỏi đóng với những câu trả lời đã được giới hạn để có thể dễ dàngtổng hợp và phân tích thông tin một cách chính xác Các câu hỏi tập trung vào đánhgiá mức độ thực hiện quy trình giao nhận hàng XK trong container bằng đường biểntại công ty với 5 mức độ thực hiện từ rất tốt, tốt, đạt yêu cầu, còn thiếu sót,kém.Hàng xuất khẩu chủ yếu công ty giao nhận thường là gì ?, Thị trường giaonhận mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thị trường nào?

Thông qua phỏng vấn chuyên gia

Là phương pháp đưa ra những câu hỏi đã chuẩn bị trước để phỏng vấn trựctiếp các cán bộ, công nhân viên trong công ty nhằm thu thập những ý kiến đánh giácủa họ về tình hình đang nghiên cứu Những người tham gia phỏng vấn bao gồmgiám đốc Thái Duy Long , Trưởng phòng dự án Phạm Duy Hưng Bảng câu hỏiphỏng vấn kèm phụ lục 2, nội dung phỏng vấn chuyên gia chủ yếu về phươnghướng hoạt động của công ty, thành công mà công ty đã đạt được trong 3 năm gầnđây, những bất cập, rủi ro trong quá trình giao nhận công ty hay gặp phải và hướngkhắc phục như thế nào ?

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích kết quả trong phiếu điều tra, phỏngvấn để chọn lọc ra thông tin tổng hợp đánh giá được nghiệp vụ giao nhận hàng XKtrong container bằng đường biển tại công ty giao nhận ngoại thương

Phương pháp thống kê: thống kê kết quả trong các mẫu phiếu điều tra sau đóchuyển thành những thông tin hữu ích phục vụ cho đánh giá mức độ thực hiện trongquy trình giao nhận hàng XK trong container bằng đường biển tại công ty.

Phương pháp so sánh: qua các bảng biểu, sơ đồ so sánh với ý kiến của các nhàquản trị trong việc đánh giá thực trạng quy trình giao nhận để từ đó rút ra kết luận

và giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng XK bằng đường biển tạicông ty

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố đến hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển tại công

ty giao nhận kho vận ngoại thương (Chi nhánh Hà Nội).

a Qúa trình thành lập của công ty Vietrans và lĩnh vực kinh doanh

-Tên chính thức: Công ty giao nhận kho vận ngọai thương

-Tên tiếng Anh: Vietnam National Foreign Trade Forwarding and WarehousingCorporation

-Tên giao dịch: VIETRANS

-Địa chỉ: Số 45 Ngõ 167 Tây Sơn Hà Nội

-Chủ tịch công ty kiêm tổng giám đốc: Mr Thái Duy Long

-Email: vietr ans@hn.vnn.vn -Số điện thoại:(84-4) 3 7478 587

-Fax: (84-4) 3 8455 829 -Website:www.vietrans.com.vn

Là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại ,được thành lập ngày13.8.1970,đơn vị duy nhất ở Việt Nam giao nhận hàng hóa trong cả thời kỳ chiếntranh chống Mỹ và sau khi đất nước hoàn toàn giải phóng ,xây dựng đất nước

b Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa giai đọan 2008—2010

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chính của công ty ,doanh thu của dịch

vụ này luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 75-85% tổng doanh thu Công ty có rấtnhiều phương thức giao nhận hàng hóa là đường biển đường hàng không,đườngsắt ,đường bộ ,đường sông trong đó đường biển là phương thức giao hàng chính

của công ty với tỷ trọng doanh thu vào khỏang trên 70% doanh thu chung của hoạtđộng giao nhận ,và được thể hiện bảng số liệu sau:

Bảng 1:Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

1950-

2445495

2623178Doanh thu từ

1949672

588-

911323

1338427

Tổng lợi nhuận Gía trị

Mức tăng tuyệt đối

300-

492192

4953Lợi nhuận từ

dịch vụ giao

nhận

Gía trị Mức tăng tuyệt đối

132-

320188

265-55

Lợi nhuận từ

giaonhận

đường biển

Gía trị Mức tăng tuyệt đối

80-

192112

178-14

(Nguồn ban kế tóan công ty kho vận ngoại thương)

Qua bảng ta có thể thấy năm 2009 tuy có tăng so với năm 2008 nhưng do cuối năm 2009 khủng hỏang kinh tế thế giới làm cho tính đến cuối năm 2010 lợi nhuận công ty giảm đi đáng kể tuy nhiên với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu

năm ,trình độ cao hoạt động kinh doanh của công ty vẫn giữ được mức tỷ suất lời nhuận khá ổn định xấp xỉ 20%.

2.2.2.Ảnh hưởng của các nhân tố đến hoạt động nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại

thương (Chi nhánh Hà Nội) 2.2.2.1 Khách hàng

Hiện nay, có khoảng 570 doanh nghiệp xuất khẩu,các mặt hàng , các sản phẩmchế biến, nguyên liệu với các nước trên thế giới Vì vậy khách hàng chính của công

ty là các doanh nghiệp xuất khẩu và dịch vụ Ngoài ra khách hàng của công ty còn

là những công ty nước ngoài thuê công ty làm người đại lý hay môi giới và vậnchuyển hàng hóa từ Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại

Một số khách hàng quen thuộc của công ty VIETRANS chi nhánh Hà Nội là:Công ty cổ phần Việt’ Power, công ty TNHH INBUS Việt Nam, công ty TNHH nộithất IMAX …Ngoài những thị trường xuất khẩu đồ gỗ chính như Mỹ, EU, NhậtBản, các doanh nghiệp xuất khẩu hay gọi là những khách hàng quen của công ty sẽ

mở rộng thị trường ra các quốc gia khác như Nga, Ấn Độ, Trung Đông

Hoạt động kinh doanh, sự hài lòng của các khách hàng thay đổi cũng làm chohoạt động giao nhận của công ty VIETRANS cũng phải đáp ứng theo nhu cầu đó.Trong thời gian gần đây, công ty đã bỏ lỡ mất một số hợp đồng giao nhận của công

ty cổ phần gỗ Á Châu, công ty TNHH sản xuất đồ gỗ Tân Mỹ Trân do chưa thực sựyêu cầu chất lượng của họ Những khách hàng này có yêu cầu rất cao về chất lượngdịch vụ cung ứng, phương châm của họ đặt ra trong sản xuất luôn là: “Chất lượng làsố một, an toàn là tuyệt đối” Họ yêu cầu công ty phải đảm bảo một cách tuyệt đốihàng hóa không bị hư hỏng, mất mát Chính điều này đặt ra rất nhiều thách thức đốivới công ty do hoạt động giao nhận hàng hóa không chỉ diễn ra ở một khâu hay một

bộ phận mà nó là sự gắn kết của rất nhiều khâu nghiệp vụ từ lưu kho, vận chuyển,bốc xếp tới giao nhận Trong quá trình tác nghiệp này việc không xảy ra những saisót ra rất khó khăn nhất là trong khâu quản lý Chính vì vậy mà trong mấy tháng đầu

năm 2010 công ty đã bỏ lỡ mất hai hợp đồng lớn của khách hàng.

2.2.2.2 Đối thủ cạnh tranh

Hoạt động giao nhận hiện nay có sự cạnh tranh là rất gay gắt Theo thống kê ViệtNam đang có hơn 800 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, vận tải.Không chỉ cạnh tranh về quy mô chất lượng, dịch vụ hay số lượng tàu vận chuyển

mà phải cạnh tranh cả thời gian thuê tàu chuyến vận tải hàng trong nước tại cáctuyến Hà Nội – thành phố Hồ Chí Minh, ngược lại và đến các cảng khác

Một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp của công ty Vietrans như: công ty TNHH tiếpvận Thăng Long, công ty TNHH Tân Tiên Phong, công ty giao nhận kho vận ngoạithương, công ty TNHH tiếp vận VINAFCO, công ty CP tiếp vận Biển Đông… Tất

cả những công ty này đều có lợi thế cao trên thị trường bởi họ có tiềm lực tài chínhlớn, đội ngũ nhân viên đông đảo, trang bị máy móc hiện đại, với nhiều kinh nghiệmtrong công tác quản trị nghiệp vụ giao nhận vận tải Với số lượng và quy mô của đốithủ cạnh tranh thìVietrans sẽ thật sự khó khăn trong thời gian tới nếu như không cónhững chính sách kinh doanh sao cho thật hợp lý, đồng thời phải tăng cường cơ sởvật chất kỹ thuật, đầu tư công nghệ, nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ cung ứngkhách hàng

Không chỉ có các đối thủ cạnh tranh trong nước, công ty còn có các đối thủ cạnhtranh nước ngoài trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển, bởi vì công ty còn nhận làmđại lý cho các công ty vận tải nước ngoài

2.2.2.3 Nhà cung cấp

Đó là các hãng tàu, hãng phương tiện, các đại lý công ty bán bảo hiểm, các cảngphục vụ cho nhu cầu vận chuyển của khách hàng

Công ty hợp tác với các hãng tàu như công ty vận tải biển Việt Nam (VOSCO),công ty vận tải quốc tế VINATRANS, các hãng tàu nước ngoài với các cảng biểnchủ yếu hoạt động như: cảng Hải Phòng, cảng Đà Nẵng, cảng Sài Gòn

Công ty có đội xe chuyên dụng trong thương mại hơn 150 chiếc với nhiềuphương tiện vận tải từ hạng nhẹ (như xe máy, xe giao hàng, xe tải hạng nhẹ) đến

hạng trung (xe tải với trọng tải đến 8 tấn) xe tải hạng nặng (với các xe trọng tải trên

8 tấn), nhiều khi công ty có nhiều các đơn hàng, phương tiện phục vụ cho thuênhiều nơi nên thiếu phương tiện khi cần thiết Lúc đó công ty sẽ thuê phương tiện ởcác hãng vận tải khác như công ty TNHH Thành Linh, Goldbell Corpration

2.2.2.4 Yếu tố tự nhiện, vị trí địa lý

Các yếu tố thuộc thiên nhiên có ảnh hưởng rất lớn đến mọi hoạt động của công tynói chung và với hoạt đông giao nhận mặt hàng bằng container đường biển nóiriêng như: mưa bão, lũ lụt, động đất, núi lửa…mặt hàng đặc biệt là đồ nội thất haycác loại hàng thì có giá trị rất lớn nếu có rủi ro về thiên nhiên thì cũng gây ảnhhưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty do nó làm chậm trễ quá trình giaonhận, làm giao hàng chậm cho đối tác

Vị trí địa lý có vai trò như là một nhân tố tích cực đến hoạt động giao nhận, vậnchuyển hàng hóa bằng đường biển công ty có điều kiện thuận lợi trong hoạt độngvận chuyển này khi nước ta có hơn 3000km đường biển, hệ thống cảng biển trải dàikhắp đất nước Một số cảng công ty hoạt động chính là cảng Hải Phòng, Đà Nẵng

2.2.2.5 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển của công ty

 Về vấn đề tài chính

Việc khan hiếm nguồn ngoại tệ để thanh toán với các đối tác nước ngoài cũng

là mội bài toán khó của ban lãnh đạo công ty Mặt khác,để có thể trúng thầu các

dự án lớn hoặc chỉ một phần của dự án cũng cần nguồn lực tài chính dồidào,chính vì lẽ đó nhiều lúc do quá theo đuổi dự án về xây dựng các công trìnhtrọng điểm quốc gia mà công ty đã không kịp xoay sở làm chậm tiến độ ,quytrình giao nhận hàng thương mại quốc tế

 Chất lượng nhân sự

Con người là chủ thể của mọi hoạt động do đó chất lượng nhân sự sẽ là yếu tốcạnh tranh quan trọng của mỗi công ty và của hoạt động kinh doanh dịch vụ giaonhận

Như vậy nhân sự ngành giao hàng xuất khẩu phải có chuyên môn vững vàng về

xu hướng phát triển của thị trường giá cước ,thành thạo thuật ngữ trong hợp đồngngoại thương ,nghiệp vụ thuê tàu ,nắm vững luật hàng hải thế giới và các thủtục ,yêu cầu cụ thể với việc giao hàng xuất khẩu của từng loại hàng hóa ,trên từngtuyến đường vận chuyển

 Năng lực ,cơ chế quản lý

Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch ,chỉ đạo thực hiện và giám sáthoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nên năng lựcquản lý là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu qủa của tòan bộ quy trình Một nhàquản trị giỏi sẽ thiết lập một kế hoạch và tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đườngbiển phù hợp với môi trường kinh doanh và tận dụng được tối đa nguồn lực hữu hạncủa doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có được tầm nhìn rộng ,từ

đó dự đóan những biến động có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời tiến trình giaonhận hàng ,đảm bảo được những mục tiêu do tổ chức đề ra

2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập được về nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận

ngoại thương (Chi nhánh Hà Nội) 2.3.1 Thực trạng nghiệp vụ giao nhậnt hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Chi nhánh Hà Nội) 2.3.1.1 Kết quả nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu trong container bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Chi nhánh Hà Nội) Bảng 2 Kết quả hoạt động giao nhận hàng XK trong container bằng đường

biển của công ty Đơn vị: TEU

Hàng khô tổng hợp 2782 24.9 3072 23.8 3520 23.1

(Nguồn: báo cáo phòng vận tải biển)

Qua bảng kết quả trên ta thấy tình hình hoạt động giao nhận và vận chuyển hàngxuất khẩu bằng container đường biển biến động tăng giảm nhẹ trước những biếnđộng của thị trường sản lượng giao nhận vận chuyển đều tăng qua các năm Tăngnhẹ đối với hàng bách hóa, cao su, đồ gỗ và giảm nhẹ đối với hàng khô tổng hợp,hàng đông lạnh Như vậy hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của công ty tươngđối ổn định, đồ gỗ xuất khẩu luôn chiếm tỷ trọng cao 25% trong cơ cấu hàng xuấtkhẩu bằng container đường biển

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hang xuất khẩu trong container bằng

đường biển tại công ty Vietrans (Chi nhánh Hà Nội)

Nhận yêu cầu của khách hàng

Kiểm tra bộ chứng từ, chuẩn bị giấy tờ cần thiết

làm thủ tục hải quanLàm thủ tục hải quanTiến hành nhận hàng từ khách hàngĐóng hàng vào container

Thanh toán cước vận chuyển cho người chuyên

chởKiểm hóaVận chuyển, giao container cho tàu

Kết quả điều tra trắc nghiệm: Về mức độ hoàn thành nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu vận chuyển trong container bằng đường biển tại công ty Vietrans (Chi nhánh Hà Nội)

yêucầu

Cònthiếusót

kém

2 Kiểm tra bộ chứng từ, chuẩn

8 Thanh toán cước vận chuyển

cho người chuyên chở

thiếu sót Cụ thể:

Khâu nhận yêu cầu của khách hàng của công ty được đánh giá tương đối tốt,30% đánh gía rất tốt, 60% tốt và 10% đạt yêu cầu chứng tỏ công ty có sự đáp ứng,liên hệ tốt với khách hàng

Khâu kiểm tra chứng từ, hàng hóa mặc dù đã đáp ứng tốt nhưng tỷ lệ thiếu sótvẫn là 20% Nhân viên kiểm tra cẩn thận cùng khách hàng để đảm bảo hồ sơ xuấtkhẩu có tính thống nhất giữa các chứng từ Tuy nhiên do Bộ chứng từ gồm rất nhiềuloại giấy tờ như: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, …với rất nhiều điều khoản trên đó như tên hàng hóa, tên cảng đi, tên cảng đến, số vậnđơn, số hóa đơn, số giấy phép… cho nên nhân viên kiểm tra chứng từ vẫn dễ mắcphải những sơ xuất như làm thiếu chứng từ, khai báo sai sót các thông số ở các loạichứng từ khác nhau Các thông số khai báo không khớp nhau dù chỉ là một điềukhoản rất nhỏ cũng gây mất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị hải quantrả lại hoặc mất nhiều thời gian sửa chữa, hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậmtiến độ của quá trình giao nhận

Làm thủ tục hải quan được đánh giá cao nhưng vẫn có thiếu sót tỷ lệ 10% trongtrường hợp bị sai sót khi chuẩn bị chứng từ hay bị hải quan gây khó dễ

Tiến hành nhận hàng từ khách hàng với 20% còn thiếu sót, nhân viên còn chưalàm tròn trách nhiệm kiểm tra, giám sát quá trình giao nhận hàng hóa như nhậnhàng không đúng, không đủ, thiếu về số lượng, trọng lượng, không đúng quy cáchphẩm chất … khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thếhàng hóa giao nhận sai, từ đó làm chậm thời gian theo hợp đồng ký kết

Đóng hàng vào container mức độ hoàn thành tốt 60%, đạt yêu cầu 30%, cònthiếu sót 10% Nhân viên R.L.G kéo container về kho của khách hàng hay kho củamình để đóng hàng Việc xếp hàng vào container cũng là điều phải quan tâm Hàngxếp vào container phải tận dụng được sức chở và dung tích chứa hàng nhưng phảiđảm bảo an toàn cho hàng hóa khi xếp cao 8 feet (2.435m)

Kiểm hóa: đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở cán bộ liên lạc vớihải quan để tiến hành kiểm hóa Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa hàng ngay