307 hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần intimex việt nam tại nghệ an

Tất cả nhữngđiều đó đỏi hỏi doanh nghiệp cần có cái nhìn chính xác về thị trường, nắm bắt cơ hội và quan tâm tới người tiêu dùng, luôn nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ….Trong đó, qu

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã và đang hội nhập mạnh mẽvới nền kinh tế thế giới Trong xu thế hội nhập đó đã và đang tạo ra nhiều cơ hội hơncho các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói chung Tuy nhiên,bên cạnh những cợ hội đó là những thách thức khó khăn và cạnh tranh Tất cả nhữngđiều đó đỏi hỏi doanh nghiệp cần có cái nhìn chính xác về thị trường, nắm bắt cơ hội

và quan tâm tới người tiêu dùng, luôn nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ….Trong

đó, quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng nói riêng là một vấn đề

vô cùng quan trọng trong sự phát triển và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Riêng với các doanh nghiệp thương mại với đặc điểm kinh doanh đặc thù riêng,muốn tồn tại và phát triển được thì bên cạnh đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ hàng hóadịch vụ thì công tác quản trị mua hàng chiếm vai trò quan trọng trong sự đáp ứng nhucầu khách hàng một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, có thể nói muahàng và bán hàng là hai nhân tố tiên quyết đảm bảo nhu cầu người tiêu dùng Nếu bánhàng có nghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thứcnhu cầu về sản phẩm dịch vụ đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng Thì muahàng lại đảm bảo nguồn hàng cho bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng

Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp luôn chiếm một vị trí quan trọngtrong việc quản trị mua hàng của các doanh nghiệp hiện nay Chỉ khi và khi công tácmua hàng được triển khai một cách hiểu quả thì lúc đó việc đáp ứng nguồn hàng vàcung cấp hàng hóa cho công tác bán hàng mới thực sự thông suốt, đảm bảo đáp ứngkịp thời nhu cầu của khách hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ

An mà cụ thể là thực tập tại phòng kinh doanh của công ty Em nhận thấy công tác tổchức mua hàng tại doanh nghiệp đã và đang đạt được nhiều kết quả nhất định, tuynhiên cũng còn nhiều hạn chế trong việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, đến thương

lượng đặt hàng và thanh toán tiền hàng Bên cạnh đó, cùng với sự đặc thù kinh doanhcủa doanh nghiệp là kinh doanh siêu thị cùng đó là môi trường kinh doanh của doanhnghiệp luôn thay đổi, cạnh tranh không ngừng của các đối thủ cạnh tranh…Cho nênquản trị mua hàng là công việc vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của công ty.

Do đó đặt ra cho doanh nghiệp cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản trị mua hàngnói chung và công tác tổ chức mua hàng của công ty nói riêng

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài.

Xuất phát từ vai trò tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và thực tiễncông tác mua hàng tại doanh nghiệp hiện nay Vấn đề bức thiết cần phải làm là làmsao để doanh nghiệp đánh giá được tầm quan trọng của công tác tổ chức mua hàng và

có những biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng làm sao đáp ứngnhững mục tiêu đã đề ra

Trong quá trình học tập tại nhà trường chúng em đã được học những kiến thức vềquản trị mua hàng, quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại…Qua đó, chúng emhiểu rõ vai trò tầm quan trọng của của công tác tổ chức mua hàng Bên cạnh đó, quathời gian thực tập tại công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An emnhận thấy vấn đề công tác tổ chức mua hàng tại công ty là một vấn đề bức thiết cầnphải giải quyết

Do đó em lựa chọn đề tài luận văn của mình là:

“ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.

Thông qua việc nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng củacông ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” nhằm đạt được một số mục tiêu cơbản sau:

 Tóm lược một số lý luận cơ bản về tổ chức mua hàng trong các doanh nghiệpthương mại và cụ thể là của chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tạiNghệ An

 Phân tích thực trạng công tác tổ chức mua hàng của chi nhánh công ty cổ phầnIntimex Việt Nam tại Nghệ An đang áp dụng, những thành công cũng như yếukém, chỉ ra những khó khăn vướng mắc trong công tác tổ chức mua hàng cầntháo gỡ

 Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàngcủa chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài.

1.4.2 Về mặt thời gian

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng và các nội dung của công tác tổchức mua hàng của công ty cổ phần Intimex tại Nghệ An trong thời gian 3 năm gầnđây từ năm 2008 – 2010

1.4.3 Về đối tượng nghiên cứu.

Giới hạn đối tượng nghiên cứu của đề tài là các sản phẩm bánh kẹo của trung tâmthương mại Intimex Nghệ An thuộc chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tạiNghệ An

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp.

Ngoài các phần: Tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồhình vẽ và danh mục từ viết tắt thì kết cấu luận văn bao gồm bốn chương:

Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài.

Chương II: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức mua hàng

trong doanh nghiệp thương mại

Chương III: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác tổ chức mua hàng các

sản phẩm bánh kẹo của công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh Nghệ An

Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các

sản phẩm bánh kẹo của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An

CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.

2.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản.

2.1.1 Mua hàng.

Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệgiữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi íchcủa cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của mình,người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giaochuyền quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồnhàng Mua hàng chính là hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ

hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí chịu ảnh hưởng lớn đến hoạt động muahàng

(GSTS Đồng Thị Thanh Phương – năm 2007, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, trang 245).

2.1.2 Quản trị mua hàng.

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng,triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanhnghiệp

Quản trị mua hàng là một hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chiến lượckinh doanh của DN Vì vậy nên hiện nay việc quản trị mua hàng luôn chiếm một vị tríquan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp

(TS Dương Hữu Hạnh, năm 2009, quản trị doanh nghiệp, NXB lao động xã hội, trang 328).

2.1.3 Tổ chức mua hàng.

Tổ chức mua hàng tại DNTM chính là việc thực hiện kế hoạch mua hàng theomột quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước cơ bản như sau: Tìmkiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng và thanhtoán tiền mua hàng

Các bước công việc này có mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫnnhau Mỗi bước được thực hiện hiệu quả là tiền đề cho các bước tiếp theo, mỗi bước

có nhiệm vụ vai trò khác nhau Chính vì vậy việc tổ chức mua hàng có hiệu quả làviệc thực hiện tốt, hiểu quả các hoạt động đó

2.2.Một số lý thuyết về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.

2.2.1.Một số cách tiếp cận về tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.

Theo giáo trình quản trị doanh nghiệp thương mại của tác giả Hoàng Mình Đường và Nguyễn Thừa Lộc – Đại học kinh tế quốc dân – năm 2005 Có cách tiếp cận như sau:

Tổ chức mua hàng là một hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của doanhnghiệp thương mại, sau khi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cảhàng hóa, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiệnmua bán, giao nhận, thanh toán tiền hàng hóa bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặctrao đổi hàng – tiền

Mua hàng có thể là kết quả của một quá trình tạo nguồn hàng của doanh nghiệpthương mại cũng có thể là kết quả khảo sát, tìm hiểu của doanh nghiệp thương mại.Tuy nhiên hai quá trình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để doanh nghiệpthương mại có nguồn hàng vững chắc phong phú và đa dạng

Theo cách tiếp cận của tác giả Nguyễn Trọng Thế và Nguyễn Hữu Thọ trong cuốn sách “Quản lý các hoạt động của doanh nghiệp” có cách tiếp cận như sau:

Tổ chức mua hàng là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp, vì tổchức mua tức là chọn nhà cung cấp, rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗvới họ không có nhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi, thì các kênh cungcấp không thể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiềuvào thiết kế sản phẩm và phát triển việc làm

Tổ chức mua hàng bao gồm những bước sau: Bộ phận thu nhận yêu cầu, bộ phậnmua chọn nhà cung cấp, bộ phận mua đưa đơn đặt hàng cho người bán, giám sát cácđơn đặt hàng, nhận đơn hàng

Theo cách tiếp cận của giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại – Đại học Thương Mại, có cách tiếp cận về tổ chức mua hàng như sau:

Sau khi đã xây dựng kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp thương mại sẽ tổ chứcthực hiện kế hoạch theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước

cơ bản như sau: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; thương lượng và đặt hàng; giaonhận hàng và thanh toán tiền mua hàng Các bước này có mối quan hệ tác động qua lạilẫn nhau

Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệgiữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi

ích của cả hai bên Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng Nếu bán hàng cónghĩa là tạo ra nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ và làm tăng ý thức nhu cầu

đó thì mua hàng phủ nhận hay định hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm điều kiện muahàng tốt nhất

Như chúng ta đã tìm hiểu ở trên, có rất nhiều cách tiếp cận về công tác tổ chứcmua hàng, tuy nhiên đề tài luận văn: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng củacông ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An” sẽ tiếp cận lý luận dựa trên cách tiếpcận của giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại do Đại Học ThươngMại biên soạn

2.2.2 Vai trò của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.

Tổ chức mua hàng góp phần thực hiện thành công mục tiêu kế hoạch muahàng của doanh nghiệp, tổ chức mua hàng được thực hiện có hiệu quả sẽ là tiền đềthuận lợi cho công tác bán hàng trong doanh nghiệp từ đó tạo tiền đề vật chất chodoanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh của mình Những yếu tố đầu vào đóchính là những sản phẩm hàng hóa dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phíthấp nhất đảm bảo các yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng mà khách hàng yêucầu

Tổ chức mua hàng nâng cao mối quan hệ khăng khít với các nhà cung cấp dựa trênnguyên tắc bình đẳng tin tưởng lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, mối quan hệ với nhàcung cấp luôn chiếm vai trò quan trọng trong quản trị mua hàng, chỉ khi và khi nhàcung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng chất lượng, thời hạn giao hàng…Thì khi

đó doanh nghiệp với có yếu tố đầu vào để thực hiện quá trình kinh doanh của mình

Và ngược lại, khi nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho doanhnghiệp dẫn đến nhiều hệ quả cho hoạt động kinh doanh Chính vì vậy thông qua côngtác tổ chức mua hàng, doanh nghiệp sẽ có cơ hội lựa chọn những nhà cung cấp chấtlượng và thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn nhau Bên cạnh đó thôngqua tổ chức mua hàng, chúng ta có thể tiếp cận thêm nhiều nhà cung cấp mới, trongnền kinh tế thị trường nguyên tắc phân tán rủi ro rất quan trọng với mọi hoạt độngkinh doanh và tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ

Tổ chức mua hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ hàng hóa – dịch vụ bán ra chokhách hàng Thông qua việc dựa trên điều kiện doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp

có các phương án mua hàng, giao hàng hợp lý đảm bảo hiểu quả và nhanh chóng.Giảm thiểu tình trạng lúc thì thừa hàng bán lúc thì không có hàng Cũng như giảmthiểu chi phí doanh nghiệp từ khâu mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có giá cả cạnhtranh trên thị trường

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị mua hàng và công tác tổ chức mua hàng trong những năm gần đây.

Cùng nghiên cứu đề tài này có một số các công trình dưới đây:

 Đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty cổ

phần phát triển kỷ thuật công nghệ EDH” – sinh viên thực hiện: Trịnh Thị

Thuần – lớp K43A2 – Năm 2010

 Đề tài: “ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng ở công ty TNHH thiết

bị Điện Việt Á” – sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Mai – năm 2010.

 Đề tài: “ Cải tiến quy trình mua hàng tại công ty thương mịa tài chính Hải Âu”

– sinh viên thực hiện: Đoàn Thị Chi – lớp K41A3 – năm 2009

 Đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần Phúc Thịnh” – sinh

viên thực hiện: Phan Thu hiền – Khoa Kinh Doanh Thương Mại – năm 2007 Như trên chúng ta có thể thấy, mới chỉ có 2 đề tài nghiên cứu về công tác tổ chứcmua hàng, tuy nhiên đề tài do bạn Trịnh Thị Thuần mới là đề tài đầu tiên của KhoaQuản Trị Doanh Nghiệp mấy năm gần đây Điều đó có thể thấy hầu hết các bạn sinhviên ít quan tâm tới vấn đề tổ chức mua hàng, điều đó cũng phản ánh lên nhiều điều,

có thể thấy các bạn sinh viên không quan tâm nhiều tới vấn đề tổ chức mua hàng tronghoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp Cũng có thể đây là một đề tài khó vàmới mẻ Tuy nhiên đó cũng là một điều thôi thúc em thực hiện đề tài luận văn cuốikhóa về công tác tổ chức mua hàng

Đồng thời bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về: “ Hoànthiện công tác mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An”

Chính vì vậy, thông qua qua trình học tập tại ghế nhà trường cùng với sự đòi hỏicấp thiết của tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã thôi thúc em lựachọn đề tài này làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu.

Hình 2.1 Nội dung của công tác tổ chức mua hàng.

Công tác tổ chức mua hàng

Giao nhận và thanh toán tiền hàng

2.4.1 Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

2.4.1.1 Tìm kiếm Nhà cung cấp.

Là quá trình phân loại nhà cung cấp dựa trên các thông tìn nội bộ doanh nghiệp

và nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp từ đó lập hồ sơ nhà cung cấp

Hình 2.2 Các bước tìm kiếm nhà cung cấp

Bước 1: Phân loại nhà cung cấp: Là quá trình phân loại các nhà cung cấp theo các

hình thức phân loại như sau:

 Phân loại theo giá trị hàng mua: Có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.Trong đó: Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà giá trị mua được chiếm tỉtrọng lớn nhất và chủ yếu trong khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua;Nhà cung cấp phụ là nhà cung cấp mà giá trị hàng mua được chiếm tỉ trọng nhỏtrong khối lượng hàng mua được

 Phân loại theo tính chất quan hệ: Có nhà cung cấp truyền thống và nhà cungcấp mới

Trong đó: Nhà cung cấp truyền thống là các doanh nghiệp đã có quan hệ làm

ăn lâu dài và hiểu biết lẫn nhau và mức độ rủi ro thấp; Nhà cung cấp mới làdoanh nghiệp chưa có hoặc ít có quan hệ thương mại với doanh nghiệp và độrủi ro cao

 Phân loại theo phạm vi địa lý: Có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấpngoài nước

Tìm kiếm nhà cung cấp

Bước1:Phân loại nhà cung cấp

Bước 2:Xác định nguồn thông

tin tìm kiếm

Bước 3:Lập hồ sơ nhà cung cấp

Trong đó: Nhà cung cấp trong nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng tạiViệt Nam, có thể tìm hiểu dễ dàng về thông tin cần thiết liên quan tới nhà cungcấp; Nhà cung cấp ngoài nước là nhà cung cấp có cơ sở, văn phòng nằm ngoàiViệt Nam, đây chính là nguồn hàng nhập khẩu của doanh nghiệp thương mại.

Bước 2: Xác định nguồn thông tin tìm kiếm:

Bao gồm những nguồn thông tin sau:

 Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Dựa trên dữ liệu đã lưu tại doanh nghiệp

về các nhà cung cấp

 Nguồn thông tin đại chúng: Như tivi, báo đài…

 Nguồn thông tin từ nhà cung cấp: Như thư chào hàng, catalog…

Cách thức tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp

 Dựa trên quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng quan hệ làm ănvới doanh nghiệp, có thể là các cá nhân có sự giới thiệu cũng như các hồ sơ nhàcung cấp đã được lưu trú tại doanh nghiệp

 Thông qua sự tìm kiếm của các phương tiện truyền thông đại chúng như: báo,tivi, mạng internet…doanh nghiệp tìm hiểu và xác minh thông tin liệt kê nhữngnhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp

 Thông qua các thư chào hàng của các doanh nghiệp, các catalog, và các hội chợtriển lãm…doanh nghiệp có thể có những thông tin của nhà cung cấp

Bước 3: Lập hồ sơ các nhà cung cấp.

Để lập hồ sơ nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hàng thu thập các thông tin xử lýnhà cung cấp Từ đó rút ra nhận xét đánh giá và kết luận về từng nhà cung cấp theonhững tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra như: chất lượng nhà cung cấp, thời hạn giao hàng,giá cả hàng mua, các điều kiện kỉ thuật, giao hàng…

Hồ sơ bao gồm: Tên hiệu nhà cung cấp; chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh

doanh,lĩnh vực kinh doanh, chất lượng sản phẩm; uy tín của doanh nghiệp; khả năng tài chính…

2.4.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp.

Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra trong số những nhà cung cấptiềm năng, một hoặc vài nhà cung cấp để tiến tới đàm phán, ký kết hợp đồng mua bánhàng hóa, khi lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên những tiêu chuẩn sau:

 Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều nàythường được thể hiện qua tiêu chuẩn mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra vàđánh giá chất lượng như tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…

 Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không?

 Giá thành hàng mua :Bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanhtoán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá trị thị trường, chiphí vận chuyển, thuế, các ưu đãi

 Khả năng kỷ thuật của nhà cung cấp: Khả năng sản xuất của nhà cung cấp bảođảm phải liên tục, cũng như vấn đề về chất lượng hàng hóa

 Khả năng tài chính của nhà cung cấp

Trong tìm kiếm và lựa chon nhà cung cấp , cần chú ý tới nguyên tắc mua hàng:“nên tổ chức mua hàng của nhiều nhà cung cấp” Từ việc vận dụng nguyên tắc trêndoanh nghiệp sẽ giảm bớt các rủi ro trong công tác tổ chức mua hàng Nếu doanhnghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất thì lúc đó nếu rủi ro xảy ra doanhnghiệp phải gánh chụi tất cả những hậu quả đó và rất khó khắc phục, những rũi rokinh doanh rất đa dạng và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào có thể là những rũi ro kháchquan như thiên tai, lũ lụt…và những rũi do do chính bản thân nhà cung cấp như thiếunguyên vật liệu, công nhân đình công, hỏng hóc máy móc…thì lúc đó việc chậm giaohàng cho doanh nghiệp sẽ gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng có thể không cung cấpkịp thời nhu cầu của khách hàng, mất khách hàng, và cao nhất là phá sản Bên cạnh

đó, từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấpđiều đó có lợi cho doanh nghiệp và chất lượng của sản phẩm, các điều kiện giao hàng,giá cả…

Chính vì vây Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặthàng như sau:

Thứ nhất: Với những mặt hàng có sẵn thì việc lựa chọn cần dựa trên tình hình cung

ứng các sản phẩm đó về giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng… Nếu tình hình muahàng của những NCC này vẫn đáp ứng được nhu cầu về sản phẩm và đảm bảo nhữngtiêu chuẩn như chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng…Thì doanh nghiệp vẫn tiếp tụcmua hàng của NCC đó Tuy nhiên cần có sự kiểm tra đánh giá quá trình cung cấpnguồn hàng của nhà cung cấp và có những biện pháp dự phòng

Thứ hai: Đối với những mặt hàng mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh

hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng được nhu cầu mua hàng thìphải tìm nhà cung cấp mới

Bên cạnh việc xem xét đó, chúng ta cần dựa trên cơ sở các tiêu chuẩn nhà cungcấp để lựa chọn nhà cung cấp theo hai phương pháp thang điểm và phương pháp kinhnghiệm.

Trong đó:

 Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối vớinhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo tiêu chuẩn Sắp xếpthứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhà cungcấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chon mang tính khách quan

 Phương pháp kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng kinh nghiệm, sựtừng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động của mình đểlựa chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp được khách quan, chính xác, doanh nghiệp phải xâydựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp, và thông thường các bước của quy trình diễn ranhư sau: đầu tiên doanh nghiệp thu thập thông tin về nhà cung cấp; lập danh sách nhàcung cấp ban đầu; lập tiêu chí đánh giá; tiến hàng đánh giá nhà cung cấp theo tiêuchuẩn đã chọn; lập danh sách nhà cung cấp chính thức; lưu hồ sơ nhà cung cấp; đánhgiá lại nhà cung cấp

2.4.2 Thương lượng và đặt hàng.

2.4.2.1 Thương lượng với nhà cung cấp

Thương lượng với nhà cung cấp được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán vớinhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên( người mua và người bán)nhằm mục tiêu hai bên đều có lợi Đây là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trìnhmua hàng, quyết định chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng

Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thươnglượng như: các tiêu chuẩn kỷ thuật hàng hóa; giá cả và sự giao động giá cả thị trường;phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng; hình thức, thời gian địa điểmgiao hàng…

Giao dịch đàm phán nó vừa là khoa học và vừa nghệ thuật vì vậy bên cạnh sựchuẩn bị kỷ càng để không giao động khi đam phán, thì cần có sự linh hoạt chủ độngtrong mọi tình huống thương lượng dựa trên các công cụ giao tiếp, các kỹ năng đàmphán…

Trong thương lượng và đặt hàng cần chú ý tới hai nguyên tắc:

 Nguyên tắc: Luôn chủ đông trước nhà cung cấp: trong thương lượng và đặt hàngcần luôn nắm rõ những ràng buộc trong quá trình đặt hàng mà hai bên đưa ra, có

những “ràng buộc chặt” và những “ ràng buộc lõng” trong khi đó nhà cung cấpluôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điềukiện vận chuyển và thanh toán…Nếu không tỉnh táo và chủ động các quyền lợicủa doanh nghiệp sẽ mất và sẽ vô tình biến thành nô lệ cho các nhà cung cấp vớinhững điều kiện có lợi cho nhà cung cấp.

 Nguyên tắc: Đảm bảo quyền lợi hài hòa giữa các bên: Trong công tác thươnglượng đặt hàng thì nguyên tắc này nhắc nhở doanh nghiệp phải biết hài hòa giữacác lợi ích, có những thứ có thể được và những thứ có thể mất, điều cần làm làlàm sao doanh nghiệp có sự hợp lý giữa lợi ích giữa các bên thương lượng để đặthàng , và hơn hết từ đó tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững giữa doanhnghiệp với nhà cung cấp

2.4.2.2 Đặt hàng

Kết quả của quá trình thương lượng là đặt hàng với nhà cung cấp, theo các hìnhthức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng, trong đóhình thức hợp đồng mua bán là quan trọng nhất và có tính pháp lý cao nhất

Hợp đồng mua bán phải thể hiện tính chủ động trong mua hàng và đảm bào nhữnglợi ích của cả hai bên dựa trên những nội dung cơ bản sau: tên, số lượng, quy cách,phẩm chất hàng hóa, bao bì đóng gói, đơn giá và phương pháp định giá, tên địa chỉcủa các bên hoặc người đại diện, thời gian phương tiện, địa ddiemr giao hàng, tráchnhiệm của các bên…

2.4.3 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng.

Mục đích của công đoạn này nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng thờihạn, đúng hợp đồng hay đơn đặt hàng đã được ký kết theo đúng thỏa thuận của haibên

Các công việc chủ yếu của tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng cụ thể như sau:

 Thúc giục giao hàng: Doanh nghiệp thúc dục giao hàng khi thời hạn giao hàngsắp tới hoặc đã muộn, qua đó nâng cao sự chủ động trong việc giao nhận hàng

 Tổ chức nhận hàng: Doanh nghiệp thông qua giám sát, theo dõi quá trình giaohàng, khi giao nhận hàng cần thực hiện nghiêm túc, thận trọng và luôn kiểm tracác chỉ tiêu như: chủng loại, mẫu mã, cơ sơ, m,àu sắc, chất lượng hàng hóa rasao…

 Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán, thờihạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã thỏa thuận tronghợp đồng các bên tiến hành thanh toán tiền mua hàng cho bên bán Việc thanh

toán tiền hàng liên quan tới quyền lợi và nghĩa vụ của người mua và người bánnên cần phải nghiêm túc và thực hiện theo đúng nội dung hợp đồng, từ đó sẽ nângcao uy tín doanh nghiệp với nhà cung cấp tạo mối quan hệ làm ăn bền vững.Trong thời gian đó cần có những phát hiện kịp thời và xử lý các sai phạm trongqua trình thực hiện hợp đồng

Trong công tác tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng cần chú ý tới nguyêntắc “đảm bảo hài hòa lợi ích của hai bên” Trong công tác tổ chức giao nhận và thanhtoán tiền hàng là công việc thực hiện những điều khoản của hợp đồng đã ký Việcgiao nhận cần tiến hành khoa học và nhanh chóng đảm bảo tiết kiệm thời gian và chiphí cho cả hai bên, cũng như việc thanh toán tiền mua hàng liên quan tới vấn đề tàichính và rất hay xảy ra tình trạng chậm trễ trong việc hoàn trả công nợ Chính vì vậykhi thực hiện cần có sự cân đo đong đếm lợi ích giữa cả hai bên mua và bán, tạo mốiquan hệ làm ăn lâu dài và bền vững với NCC Chỉ khi hài hòa lợi ích khi đó mới quan

hệ mới có thể bền vững và thật sự hiểu nhau

2.4.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp.

2.5.1 Môi trường bên trong của doanh nghiệp.

Hình 2.3 các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng

 Mục tiêu & chiến lược kinh doanh: Mục tiêu & chiến lược kinh doanh nhằm

giúp doanh nghiệp định hướng đường đi và mục tiêu cần đạt được trong tương lai.Chính vì vậy tùy vào từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp thì có chiến lược

và mục tiêu khác nhau và nó chi phối mọi hoạt động của các bộ phận trong doanhnghiệp, mục tiêu mua hàng nhằm định hướng mục tiêu cái đích mà công tác muahàng hướng tới Nó sẽ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công tác mua hàng

Từ mục tiêu đó sẽ định hướng cho công tác mua phân bổ nguồn lực nhằm thựchiện mục tiêu chiến lược đó

Tổ chức mua hàng

Mục tiêu & chiến

lược kinh doanh

Nhà quản trị và nhân viên mua hàng

Điều kiện cơ sở vật

chất

Chính sách sản phẩm Khả năng tài chính

 Điều kiện cơ sở vật chất kỷ thuật: (máy móc, thiết bị, kho tàng bến bãi, khả

năng áp dụng khoa học kỷ thuật vào hoạt động của doanh nghiệp ) Cơ sở vậtchất kỷ thuật ảnh hưởng tới mọi hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp có cơ

sở vật chất kỷ thuật tốt sẽ là điều kiện cho các hoạt động bên trong diễn ra thuậnlợi, cở sở vật chất kỷ thuật của công tác mua hàng sẽ là phương tiện mà nhân viênmua hàng và nhà quản trị sử dụng để tiến hành các nghiệp vụ mua hàng Chính vìvậy khi doanh nghiệp có cơ sở vất chất kỷ thuật tốt sẽ giúp cho các hoạt độngnghiệp vụ mua hàng diễn ra thuận lợi hơn góp phần sự thành công của công tácmua hàng

 Chính sách sản phẩm của doanh nghiệp: Chính sách sản phẩm của doanh

nghiệp tùy theo từng thời kỳ sẽ có những chính sách khác nhau, nó là quy phạm

và định hướng cho mọi sản phẩm cần mua, bán, xác định những mặt hàng sảnphẩm mua ưu tiên những sản phẩm hạn chế, và các hỗ trợ về thủ tục trong muahàng….một chính sách sản phẩm hợp lý sẽ đảm bảo hành làng pháp lý trong hoạtđộng mua hàng nhanh chóng và thuận lợi

 Khả năng tài chính: Như chúng ta biết, khả năng tài chính tác động tới tất cả các

khía cạnh vấn đề của cuộc sống, nó là tiền đề vật chất cho mọi hoạt động sản xuấtkinh doanh, công tác tổ chức mua hàng cũng không ngoại lệ Khi khả năng tàichình dồi dào việc thương lượng đặt hàng thanh toán tiền hàng được diễn ra thuậnlợi và từ đó uy tín doanh nghiệp cũng tăng lên và ngược lại, với tài chính eo hẹp

sẽ rất khó khăn cho công tác mua hàng được diễn ra thông suốt và thuận lợi

 Đội ngũ nhà quản trị và nhân viên mua hàng: Dù ở môi trường kinh doanh thế

nào, thì con người luôn là yếu tố tiên quyết Trong công tác tổ chức mua hàng đổingũ nhà quản trị và nhân viên mua hàng ảnh hưởng rất lớn từ khâu lựa chọn tìmkiếm nhà cung cấp; thương lượng ký kết hợp đồng cũng như giao nhận hàng vàthanh toán, yếu tố con người là yếu tố chủ yếu quyết định sự thành công của côngtác tổ chức mua hàng, vấn đề tổ chức mua hàng cũng là vấn đề sử dụng conngười nhân lực làm sao hoàn thành hiểu quả các bước của tổ chức mua hàng dựatrên điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

2.4.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

Tổ chức mua hàng

Cơ quản lý nhà nước Đối thủ cạnh tranh Nhân tố khác

Hình 2.4 các nhân tố môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng

 Nhà cung cấp: Là nhân tố quan trọng trong việc cung ứng hàng hóa kịp thời cả

về số lượng và chất lượng cho doanh nghiệp, chỉ khi và khi nhà cung cấp đủ nhucầu về hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thì khi đó hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp mới diễn ra kịp thời và hiệu quả Công tác tổ chức mua hàng là nơigặp gỡ và tạo dựng nên mối quan hệ đó Trong công tác tổ chức mua hàng, chính

là nơi gặp gỡ trực tiếp với NCC Chính vì vậy khi mua hàng của NCC cần vậndụng sáng tạo và linh hoạt các nguyên tắc mua hàng dựa trên tình hình của doanhnghiệp làm sao mối quan hệ làm ăn được thiết lập dựa trên niềm tin giữa haibên

 Đối thủ cạnh tranh: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh

nghiệp luôn tồn tại đối thủ cạnh tranh,cạnh tranh về giá, cạnh tranh về sảnphẩm…Mọi sự cạnh tranh nếu doanh nghiệp không có cái nhìn chính xác sẽ bịthua ngay trên thương trường dẫn đến việc mất khách hàng và nhiều hệ quả khác.Đối thủ cạnh tranh cũng giúp chúng ta hiểu chính mình và không ngừng hoànthiện hơn Chính vì vậy, sự cạnh tranh đó đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải chạyđua không ngừng về chất lượng sản phẩm hàng hóa của mình, tác động tới hoạtđộng sản xuất kinh doanh nói chung và tổ chức mua hàng nói riêng, thông quatìm hiểu về đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp sẽ có những chiến lược cạnh tranhkhác nhau Thông qua việc cạnh tranh về giá, chất lượng, dịch vụ…Đòi hỏi côngtác mua hàng luôn phải hoàn thiện hơn nữa làm sao tiết kiệm chi phí, nâng caochất lượng sản phẩm thông qua mua hàng và lựa chọn NCC, đáp ứng mục tiêuchiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp

 Khách hàng: Khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp,

từ đó doanh nghiệp thu được lợi nhuận và phát triển Chính vì vậy, khách hàng làyếu tố vô cùng quan trọng trong mọi chặng đường phát triển của doanh nghiệp từ

đó đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi lúc, mọi nơi cho kháchhàng, điều đó đòi hỏi từ công tác đầu vào là công tác mua hàng cần xác định nhucầu tiêu dùng từ đó có kế hoạch mua hàng hợp lý và luôn phải hoàn thiện hơnnữa Chỉ khi và khi đáp ứng được nhu cầu khách hàng thì khi đó doanh nghiệpmới tồn tại và phát triển

 Cơ quan quản lý nhà nước: Các chính sách luật pháp, các quy định pháp luật,

các chính sách kinh tế vĩ mô của trung ương và địa phương…ảnh hưởng tới hoạtđộng của mọi doanh nghiệp, nhà nước định hướng sự phát triển kinh tế cùng với

đó là các chính sách tạo điều kiện cho mọi thành phần kinh tế hoạt động thuậnlợi và bình đẳng Từ đó tác động tới công tác tổ chức mua hàng, dựa trên phápluật, công tác mua hàng có cơ sở pháp lý, cùng với đó là chính sách thuế củatừng loại mặt hàng, những mặt hàng sản phẩm cấm, giải quyết các vấn đề tranh

chấp…Thông qua những cơ sở pháp lý đó, doanh nghiệp nắm bắt và thực hiệnhoạt động của mình trong khuôn khổ luật pháp và thực hiện các nghĩa vụ củamình.

 Các nhân tố khác: Như tỉ giá hối đoái, thị trường tài chính tiền tệ các chính

sách tài khóa, văn hóa tiêu dùng….Cũng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh vàcông tác tổ chức mua hàng Các nhân tố này ảnh hưởng không nhỏ tới công tác

tổ chức mua hàng, tỉ giá hối đoái, thị trường tài chính tiền tệ tác động tới giá trịđồng tiền trên một sản phẩm tác động tới giá cả của tất cả các mặt hàng, điều này

có thể thấy rõ hiện nay ở nước ta, sự tác động của lạm phát cùng với đó là sự thắtchắt thị trường tài chính tiền tệ tác động tới mọi mặt đời sống của người dân.Ảnh hưởng tới nhu cầu mua tức là cả về phía doanh nghiệp và khách hàng Bêncạnh đó, văn hóa tiêu dùng cũng tác động rất lớn tới hoạt động kinh doanh củamọi doanh nghiệp thương mại, hiện nay đã và đang có sự thay dổi không nhỏtrong văn hóa tiêu dùng của nước ta Đặc biệt trong kinh doanh siêu thị Cácdoanh nghiệp cần nằm bắt những thay đổi để có sự đáp ứng nhu cầu khách hàngmột cách tốt nhất

CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC SẢN PHẨM BÁNH KẸO CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN INTIMEX VIỆT NAM TẠI NGHỆ AN.

3.1 Phương pháp nghiên cứu đề tài.

3.1.1.Phương pháp thu thập số liệu.

3.1.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm.

Mục đích:

Thông qua phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm nhằm thu thập thôngtin chung liên quan tới hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, các câu hỏi chủ yếu tậptrung vào công tác tổ chức mua hàng như tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp, thươnglượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Mỗi câu hỏi sẽ cónhiều phương án để người được phỏng vấn lựa chon một trong những phương án đó.Phương pháp này giúp cho người trả lời ít tốn thời gian và cũng như thu thập dữ liệunhanh chóng

Bước 1: Lập phiếu điều tra:

Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên cơ sở các câu hỏi liên quan tới công tác tổchức mua hàng của công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánh tại Nghệ An

Bước 2: Phát phiếu điều tra:

Sau khi lập phiếu điều tra, chúng ta tiến hành chọn mẫu điều tra dự kiến phát 20phiếu cho cán bộ nhân viên công ty chủ yếu ở phòng kinh doanh, phòng vật tư…vàcác bộ phận liên quan tới công tác tổ chức mua hàng Đông thời đặt lịch nhận lạiphiếu điều tra với người được phỏng vấn

Bước 3: Thu lại phiếu điều tra và xử lý thông tin:

Sau khi phát phiếu điều tra xong, theo thời gian hẹn lịch nhận lại phiếu chúng tatiến hành thu lại phiếu điều tra, xem xét phiếu hợp lệ và xử lý thông tin phiếu điều traphục vụ quá trình hoàn thiện vấn đề nghiên cứu luận văn

 Phương pháp phỏng vấn:

Mục đích:

Thông qua phương pháp phỏng vấn, chúng ta sẽ thu thập những thông tin cần thiếtliên quan tới công tác tổ chức mua hàng mà phiếu điều tra ít đề cập cập sau tới Phỏng

vấn trực tiếp sẽ là cơ hội để chúng ta nắm bắt được tình hình tổ chức mua hàng củacông ty thông qua việc phỏng vấn trưởng phòng kinh doanh và nhân viên mua hàng…Các bước thực hiện:

Bước 1: Xây dựng câu hỏi phỏng vấn: chủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua

hàng và những vấn đề liên quan mà phiếu điều tra không hoặc ít đề cập tới

Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn: lựa chọn phỏng vấn rất quan trọng với kết

quả và thông tin thu được, dự kiến phỏng vấn 2 người bao gồm:

 Trưởng phòng kinh doanh : Nguyễn Phương Thảo

 Giám đốc siêu thị: Nguyễn Thị Kim Ngân

Bước 3: Tiến hành phỏng vấn: Dựa trên các câu hỏi phỏng vấn, đặt lịch hẹn phỏng

vấn với người được phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn

Bước 4: Ghi chép những nội dung trả lời của người phỏng vấn để phục vụ cho đề tài

luận văn

3.1.1.2 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.

Là phương pháp tham khảo các tài liệu liên quan từ công ty từ các nguồn nội bộdoanh nghiệp, báo chí, internet…

Cách thức tiến hành:

Bước 1: Thu thập thông tin, tài liệu về tổ chức mua hàng của công ty từ các nguồn

thông tin như : các phòng chức năng của công ty, báo chí, internet…

Bước 2: Xử lý thông tin phục vụ cho viết luận văn: Thông qua những thông tin đã

thu thập, từ đó phân loại lựa chọn những thông tin phù hợp với đề tài luận văn củamình

3.1.2 Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu.

3.1.2.1 Phương pháp so sánh.

Phương pháp so sánh này sử dụng đối chiếu chỉ tiêu, hiện tượng kinh tế đã đượclượng hóa có cùng một nội dung, một tính chất tương tự nhau Vì vậy để tiến hành sosánh cần phải giải quyết các vấn đề cơ bản như xác định điều kiện, mục tiêu so sánh

3.1.2.2 Phương pháp phân tích.

Qua quá trình thu thập thông tin, dữ liệu sử dụng để phân tích đánh giá, xem xétcác nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động tiêu thụ sản phẩm, những điểm mạnh, điểm yếu

mà công ty đang gặp phải từ đó tìm ra biện pháp, các hướng giải quyết hiệu quả nhất.

3.1.2.3 Phương pháp tổng hợp

Phương pháp tổng hợp các dữ liệu, các thông tin đã được xử lý như thông tin vềnhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhân tố ảnh hưởng khách quan….đểgiúp ta có cách nhìn khác nhìn một cách tổng quát nhất về vấn đề nghiên cứu dưới cácgóc độ khác nhau

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An

3.2.1 Giới thiệu tổng quan về tình hình chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An.

3.2.1.1.Sơ lược quá trình hình thành và phát triển.

Tên công ty chính: Chi nhánh công ty cổ phần Intimex

Việt Nam tại Nghệ An.

Địa chỉ: Số 32 Đại lộ Lê Nin, Thành phố Vinh, Nghệ An

3.2.1.2 Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An:

Là một thành viên của chi nhánh công ty cổ phần Intimex Việt Nam chi nhánhtại Nghệ An Diện tích: 3000m2 cho 3 tầng, Với lượng khách ra vào siêu thị trungbình:4000 lượt/ngày

Ngày 26/12/2006 Trung tâm thương mại Intimex Nghệ An chính thức đi vào hoạtđộng theo quyết định của chi nhánh Intimex Nghệ An Đến nay, TTTM Intimex Nghệ

An ngày càng lớn mạnh, khẳng định vị trí của mình trong tâm trí người dân thành phốVinh và những khách hàng đã từng nghé thăm siêu thị

Siêu thị Intimex mở cửa từ 7h30 đến 22h30 hàng ngày Với đội ngũ nhân viên bánhàng được chia thành 2 ca trong đó 15 nhân viên bán hàng và 8 nhân viên giám sát/cavới 5 bàn thu ngân Nhân viên bán hàng trong siêu thị lại được chia thành các ngànhhàng riêng biệt, chuyên sâu: ngành công nghệ thực phẩm; ngành thời trang, mỹ phẩm,gia dụng; ngành bánh kẹo, đường sữa; ngành bia rượu Các bộ phận phòng ban nội

bộ được kết nối với nhau bằng bộ đàm, đảm bảo hoạt động công việc được hiệu quả,kịp thời và liên tục Hơn thế nữa, phần mềm kế toán, quản lý hàng tồn (Daisy Mart)

hỗ trợ các nhân viên phòng kinh doanh, thu ngân, nhập liệu và bộ phận kho cùng toànthể cán bộ công nhân viên chức trong siêu thị rất nhiều trong công tác quản lý hàngtồn, nhập hàng, đặt hàng

Trung tâm thương mại Intimex có các gian hàng như: Gian hàng của Viettel,SamSung, điện thoại, laptop của FPT, tập đoàn dệt may Vinatex, nhà sách Văn Hóa,Ngân hàng Eximbank, hàng thời trang, đồ gia dụng, hàng tiêu dùng của Intimex Siêu thị Intimex hàng tiêu dùng nằm ở tầng 3 của tòa nhà Trung tâm thương mại vớitrên 25 nghìn mặt hàng đa dạng, trang thiết bị, máy móc hiện đại Đặc biệt vào ngày10/2/2009 siêu thị quyết định kinh doanh thức ăn nhanh và một số thực phẩm chế biếnsẵn Đáp ứng nhu cầu mua đồ ăn sẵn của các khách hàng trong thành phố, làm phongphú thêm chủng loại hàng hóa

Tiếp bước truyền thống đó, siêu thị Intimex luôn có cơ chế vận hành tốt, mặt hàngkinh doanh ngày càng đa dạng phong phú, thái độ phục vụ khách hàng của nhân viênđược cải thiện Intimex Nghệ An đã và đang phấn đấu đi lên, khẳng định vị trí củamình, ngày càng xứng đáng với vị trí số một trong ngành bán lẻ tại Nghệ An

3.2.1.3 Chức năng của siêu thị

 Kinh doanh siêu thị, phục vụ khách hàng tốt nhất

 Phân phối các mặt hàng thực phẩm, hàng tiêu dùng, hàng gia dụng, thời trang,điện thoại di động, các mặt hàng chuyên dụng khác

 Tạo ra lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh của siêu thị và chi nhánh IntimexNghệ An

3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy của siêu thị Intimex được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng nhưsau:

Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trung tâm thương mại Intimex

3.2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008 – 2010

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh( xem bảng 3.2) của công ty trong khoảngthời gian từ năm 2008 – 2010 ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của TTTM trong

ba năm gần đây tăng trưởng khá tốt cụ thể là:

Về tổng doanh thu: Nhìn chung doanh thu thuần của TTTM qua các năm đều có

sự tăng trưởng khá Từ năm 2008 đến năm 2009 doanh thu thuần tăng từ 89,16 tỉ đồngtới 106,94 tỉ đồng tương ứng tăng 19,94% và giá trị tăng thêm chênh lệch của năm

2009 so với năm 2008 là: 17,78 tỉ đồng Từ năm 2009 tới năm 2010 doanh thu thuầntăng từ 106,94 tỉ đồng tới 133,66 tỉ đồng tương ứng tăng 24,98% và giá trị chênh lệchtăng thêm là 26,71 tỉ đồng Như vậy ta thấy doanh thu của TTTM đều có tốc độ tăngtrưởng khá qua các năm, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của TTTM đạt hiệu quả

Về tổng chi phí: Nhìn chung qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy chi phí tài chính,

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp,chi phí khác của TTTM tăng qua cácnăm Từ năm 2008 tới năm 2009, tổng chi phí tăng từ 12,54 tỉ đồng lên 14,22 tỉ đồngtương ứng tăng 13,37% và mức tăng chênh lệch giữa hai năm là 1,67 tỉ đồng Từ năm

2009 tới năm 2010 tổng chi phí tăng từ 14,22 tỉ đồng lên 19,40 tỉ đồng, tương ứngtăng 36,47% và mức tăng chênh lệch là 5,18 tỉ đồng

GIÁM ĐỐC TTTM

P Giám Đốc TTTM

PhòngQuản TrịMạng

Bộ PhậnHànhChínhQuản Trị

Bộ phận

thu mua

Các BộPhậnNgànhHàng

BộPhậnKho

Qua đó, ta thấy tình hình chi phí nói chung của doanh nghiệp trong 3 năm vừa qua

có sự tăng dần, nguyên nhân do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 và hệlụy của nó tới chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, tới năm 2009 và 2010 việc vựcdậy sau khủng hoảng cũng đòi hỏi TTTM bổ sung nhiều chi phí cho công tác bánhàng, kiện toàn bộ máy quản lý…

Về tổng lợi nhuận trước thuế: Tuy tình hình kinh tế xã hội có nhiều biến động,

tuy nhiên trong 3 năm từ năm 2008 tới năm 2010, lợi nhuận của TTTM luôn tăng đềuqua các năm Cụ thể: từ năm 2008 tới năm 2009 lợi nhuận trước thuế của doanhnghiệp tăng từ 1,615 tỉ đồng tới 1,794 tỉ đồng và tăng tương ứng là 11,11% và chênhlệch tăng là 179,458 triệu đồng từ năm 2009 tới năm 2010 lợi nhuận trước thuế tăng

từ 1,794 tỉ đồng tới 2,422 tỉ đồng và tương ứng tăng 34,69% Chênh lệch tăng là 627,2triệu đồng Qua đó ta thấy tốc độ tăng trưởng lợi nhuận có sự phát triển tăng dần theocác năm, điều đó cho thấy doanh nghiệp đã và đang vượt qua khó khăn về tài chính vềcạnh tranh về môi trường vĩ mô biến động một cách thành công

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của TTTM Intimex Nghệ An (Đơn vị: Việt Nam đồng)

Cung cấp DV 88.911.715.045 106.710.687.065 133.390.242.595 17.798.972.020 20,02 26.679.555.530 24,95Giá vốn hàng bán 75.154.254.000 90.760.956.000 112.201.189.652 15.606.702.000 20,77 21.440.233.652 20,05Lợi nhuận gộp về BH

và cung cấp DV 13.757.461.045 15.949.731.065 21.189.052.943 2.192.270.020 15,94 5.239.321.878 4,90Lợi nhuận thuần từ

Lợi nhuận khác 113.803.000 -44.909.786 232.578.070 -158.712.786 -139,46 277.487.856 -617,88Tổng lợi nhuận trước

(Nguồn: phòng kế toán)

3.2.2 Đánh giá tổng quan tình hình ảnh hưởng của các nhân tố tới công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của công ty cổ phần Intimex Việt Nam tại Nghệ An.

3.2.2.1 Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong.

 Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty

Với mục tiêu và Chiến lược kinh doanh : “ phục vụ khách hàng một cách tốt nhất

với sản phẩm đa dạng, chất lượng tốt, phong cách phục vụ chuyên nghiệp với giá cả cạnh tranh” Bằng hành động củ thể, Intimex luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách

hàng với mẫu mã sản phẩm nổi bật và phong cách phục vụ chuyên nghiệp Do đóTTTM Intimex Nghệ An đã và đang có chổ đứng vững chắc trong thị trường bán sỉ và

lẻ của tỉnh Nghệ An nói chung và Thành phố Vinh nói riêng Tuy nhiên, trong cuốinăm 2010 với việc Big C nhắm vào thị trường Nghệ An, đòi hỏi công ty có chiến lượckinh doanh cũng như chiến lược cạnh tranh mới, chính vì vậy, cùng thời điểm Big Ckhai trương vào tháng 11, vào tháng 12 – 2010 Intimex Nghệ An khai trương siêu thịmới tại Phường Hưng Dũng – TP Vinh Từ đó đảm bảo mức độ bao phủ thị trườngcũng như khẳng định vị thế của mình trên thị trường Cũng chính vì vậy, công tác tổchức mua hàng càng được quan tâm hơn và hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng mục tiêuchiến lược kinh doanh cũng như chiến lược cạnh tranh mới của công ty

 Nhà quản trị và nhân viên mua hàng.

Đội ngũ nhà quản trị và nhân viên ảnh hưởng rất nhiều tới công tác tổ chức mua

hàng cũng như mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là nhân tố con người

và là nhân tố quan trọng nhất trọng mọi loại hình doanh nghiệp Với tình hình đội ngũnhà quản trị có kinh nghiệm và chủ yếu do công ty bổ nhiệm đã và đang hoàn thànhtốt các nhiệm vụ cũng như hoạch định sự phát triển đúng đắn cho công ty, cùng với đó

là đội ngũ nhân viên mua hàng của phòng gồm 10 người tất cả đều là những người trẻ,năng động, nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao đã và đang là động lực cho sự pháttriển của công ty Các nhân viên mua hàng được thực tập làm việc 3 tháng trước khilàm chính thức, chính thời gian đó giúp cho nhân viên hiểu công việc mình hơn, cũngnhư có những kỹ năng, kinh nghiệm và thực tế cần thiết trong công việc của mình.phòng kinh doanh( Thu- Mua) giữ vai trò chủ yếu trong công tác tạo nguồn hàng củatrung tâm Và thực tế cho thấy, phòng Thu – Mua đã và đang giữ vai trò trung tâm và

vô cùng quan trọng trong sự phát triển của công ty nói chung và TTTM Intimex Nghệ

An nói riêng

 Điều kiện cơ sở vật chất kỷ thuật

Hiện nay TTTM Intimex Nghệ An có tình hình cơ sở vật chất hạ tầng ổn định, vớiđầy đủ các máy móc thiết bị, phương tiện kỹ thuật chuyên dùng cho hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp nói chung và công tác tổ chức mua hàng nói riêng

Việc thực hiện giao dịch mua hàng của phòng kinh doanh với các đối tác đều đượcthực hiện trên máy tính với các điều kiện tác nghiệp tốt nhất Chình vì vậy hiệu quả vàtộc độ mua hàng luôn được đảm bảo Bên cạnh đó, hệ thống kho lạnh, dữ trữ hàng hóasản phẩm luôn được quan tâm và đầu tư với những thiết bị tiên tiến và hệ thống kiểmsoát nghiêm ngặt chụi trách nhiệm bởi bộ phận hành chính quản trị Chính vì vậy nêncông tác mua hàng luôn được đảm bảo và tránh được những rủi ro đáng tiếc

 Khả năng tài chính.

Khả năng tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của động của toàn công tycũng như trung tâm thương mại Intimex Nghệ An Khả năng tài chình có ảnh hưởngrất lớn tới quyết định mua hàng của công ty

Là đơn vị trực thuộc Chi nhánh công ty cổ phần Intimex Nghệ An, TTTMIntimex Nghệ An có tình hình tài chính tương đối ổn định Phần lớn vốn của TTTMIntimex Nghệ An là vốn lưu động nên Trung tâm phải thường xuyên vay ngân hàng,

có thời điểm Trung tâm đã vay ngân hàng lên đến hàng chục tỷ đồng Chính vì vậy,việc sử dụng đồng vốn hợp lý luôn là mục tiêu của công ty Với công tác mua hàng,dựa theo kế hoạch mua và sự phân bổ vốn cho công tác mua theo từng thời kỳ, côngtác tổ chức mua hàng cũng không nằm ngoại lệ phải đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp

lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh gây kho khăn cho công ty

3.2.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường bên ngoài.

 Nhà cung cấp:

Nhà cung cấp có vai trò rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của siêu thịIntimex Nhà cung cấp mà cung ứng hàng hóa tốt, giá cả phù hợp thì việc kinh doanhcủa doanh nghiệp sẽ tiến hành dễ dàng, thuận tiện hơn và đem lại nhiều lợi nhuận hơn.Nhà cung cấp cũng là đối tượng cung cấp một lượng vốn tín dụng lớn cho hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa, đàmphán và ký kết hợp đồng sao cho phù hợp là công việc rất quan trọng đảm bảo chothành công của doanh nghiệp.

Tình hình thực tế hiện nay bộ phận thu mua của trung tâm đang có mối quan hệvới trên 500 đối tác khác nhau trên khắp cả nước Các đối tác được chi làm 5 lĩnh vựchàng chủ yếu, đó là: Hàng gia dụng, hàng bánh kẹo, hàng mỹ phẩm, hang thực phẩm

và hang thời trang Hàng ngày có rất nhiều công ty, nhà phân phối thường xuyên đếngiới thiệu sản phẩm, làm việc cùng trung tâm

Hiện nay trên thị trường một loại sản phẩm có thể do rất nhiều công ty sản xuất vàđược cung ứng bởi rất nhiều nhà phân phối khác nhau Vì vậy vấn đề đặt ra cho bộphận thu mua là phải chọn những hãng sản xuất có chất lượng, những phà phân phốitin cậy, có đầy đủ các mặt hàng mà mình cần, đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra trong cơchế thị trường

 Khách hàng:

Khách hàng của trung tâm thương mại Intimex Nghệ An bao gồm tất cả nhữngngười mua hàng của doanh nghiệp, họ là những người có thể tác động làm thay đổidoanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp đó Họ có thể là cá nhân hộ gia đình, doanhnghiệp hoặc tổ chức, đại lý phân phối trên địa bàn TP Vinh, Hà Tĩnh, cũng có thể làkhách du lịch đến Vinh

Đặc điểm của khách hàng mua hàng tại siêu thị là người có thu nhập trung bình, vàcao Họ có nhu cầu mua hàng đắt tiền, hàng khan hiếm hoặc họ sẵn sàng trả một mứcgiá cao hơn bên ngoài để đổi lấy sự tin tưởng về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ lượngkhách bình quân vào siêu thị là 4.000 lượt/ngày, vào những ngày lễ tết, số lượngkhách hàng có thể tăng lên gấp đôi Từ đó có thể thấy công ty có lượng khách hàng rấtlớn bao gồm mọi tầng lớp dân cư bao trùm cả khu vực Thành Phố Vinh

 Đối thủ cạnh tranh

Thời gian vừa qua, thị trường Vinh đã có rất nhiều sự thay đổi về thị phần bán lẻ khiBig C nhắm tới thị trường này, với việc mở ra siêu thị Big C tại Vinh đã phá thế độctôn của Intimex

Trước khi Big C về Vinh, Vinh có rất ít siêu thị chỉ có: Intimex, Maximart, G7 Mart

là các siêu thị lớn, còn lại chủ yếu là đại lý bán lẻ, đại lý bán sỉ và các cửa hàng nhỏ lẻ

sữa, mì tôm, dầu ăn không có các mặt hàng thời trang, gia dụng, thực phẩm đônglạnh đa dạng, phong phú như Intimex Còn Maximart với bề dày kinh nghiệm vì làngười đi đầu cho phương thức kinh doanh siêu thị tại Vinh (hơn 10 năm thành lập), vịtrí siêu thị thuận lợi (gần chợ Vinh) đã chiếm một thị phần nhất định Tuy nhiên,Intimex có lợi thế hơn về chủng loại mặt hàng và diện tích trưng bày hàng hóa cũngnhư đội ngũ nhân viên bán hàng đông đảo, có năng lực.

Sau đó Big C về Vinh vào cuối năm 2010 và mở tại số 2 đường Quang Trung một

vị trí khá đắc địa gần chợ Vinh, với bề dày phát triển và thương hiệu của mình cùngvới mặt hàng đa dạng và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp Big C Vinh đã và đang làđối thủ cạnh tranh chính và lâu dài của công ty Từ đó, đặt ra cho công ty phải thayđổi chiến lược cạnh tranh và sự đa dạng hàng hóa sản phẩm cũng như sự phục vụ mớithực sự đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

 Cơ quan quản lý nhà nước:

Các chính sách luật pháp, các quy định pháp luật, các chính sách kinh tế vĩ môcủa trung ương và địa phương…ảnh hưởng tới hoạt động của mọi doanh nghiệp, nhànước định hướng sự phát triển kinh tế cùng với đó là các chính sách tạo điều kiện chomọi thành phần kinh tế hoạt động thuận lợi Từ đó tác động tới công tác tổ chức muahàng, dựa trên pháp luật, công tác mua hàng có cơ sở pháp lý, cùng với đó là chínhsách thuế của từng loại mặt hàng, những mặt hàng sản phẩm cấm, vấn đề kiềm chếlạm phát…cũng ảnh hưởng tới kế hoạch mua của doanh nghiệp và công tác tổ chứcmua hàng

Trong những năm vừa qua, bên cạnh thị các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhưvay vốn ưu đãi, chính sách người Việt dùng hàng Việt, cũng như bình ổn giá…đã vàđang giúp cho công ty có những hành lang pháp lý cũng như cơ chế hoạt động thôngthoáng Cùng với đó thị trường bán lẻ Việt Nam mở cửa cũng đã tạo ra nhiều cơ hộinhưng cũng xuất hiện nhiều hơn các đối thủ cạnh tranh, việc mở cửa như là một sự tấtyếu của sự phát triển kinh tế nước nhà, và mọi doanh nghiệp cần có cái nhìn và sáchlược đúng đắn trong sự cạnh tranh khóc liệt này

3.3 Kết quả điều tra nghiên cứu các số liệu sơ cấp.

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Qua điều tra thông qua hình thức trắc nghiệm và phiều điều tra phỏng vấn ở các bộphận của TTTM Intimex Nghệ An Với 20 phiếu phát ra cho thấy công tác tổ chứcmua hàng của công ty hiện nay do phòng Thu – Mua đảm nhận Toàn bộ các côngviệc từ tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp tới thương lượng đặt hàng và thanh toán vàgiao nhận hàng được phòng Thu – Mua lập kế hoạch một cách chi tiết, đảm bảo chocông tác tổ chức mua hàng được diễn ra thành công và hiệu quả

3.3.1.1 Nhân tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức mua hàng

Hình 3.3 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thông qua hình 3.3 ở trên ta nhận thấy tất cả các nhân tố trên đều có sự ảnh hưởngnhất định tới công tác tổ chức mua hàng, đặc biệt có hai nhân tố có sự đánh giá khókhăn là các nhân tố đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp Trong đó nhân tố đối thủ cạnhtranh có mức độ đánh giá khó khăn là 70% và 30% đánh giá rất khó khăn ngoài raNhân tố có mức đánh giá thuận lợi nhất là nhà quản trị và nhân viên mua hàng là nhân

tố có sự đánh giá 60% thuận lợi, 10% rất thuận lợi và 30% bình thường

3.3.1.2 Hình thức mua hàng của công ty.

Thông qua hình 3.4 trên ta nhận thấy, hình thức mua hàng của TTTM rất đa dạng

và nhiều hình thức khác nhau trong đó, mua hàng theo nhà cung cấp có sự đánh giá là40%, mua hàng theo cơ cấu mặt hàng là 30%, mua theo hợp đồng là 20% và mua theokhu vực thị trường là 10%

3.3.1.3 Nguồn thông tin nhà cung cấp

Thông qua hình 3.5 về nguồn thông tin nhà cung cấp ta thấy thông tin nhà cungcấp qua mối quan hệ truyền thống và nguồn thông tin qua hồ sơ dữ liệu của công ty làhai nguồn thông tin chủ yếu của doanh nghiệp với số phiếu tối đa và độ quan trọng lớnnhất tiếp theo là các nguồn thông tin chào hàng từ nhà cung cấp, hội chợ triển lãm,mời thầu, thông qua các phương tiện truyền thông…

Hình 3.5 Nguồn thông tin nhà cung cấp

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

3.3.1.4 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Thông qua hình 3.6 ta nhận thấy, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì tiêu chí chấtlượng sản phẩm là quan trọng nhất với số phiếu tối đa Tiếp theo là giá thành mua, khảnăng tài chính của NCC, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán và dịch vụ bao bì…như

vậy, chúng ta có thể thấy, chất lượng và giá thành là hai tiêu chí quan trọng nhất củaTTTM khi lựa chọn NCC.

Hình 3.6 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

3.3.1.5 Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng.

Thông qua hình 3.7 ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹnăng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân

tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năngkiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Thông qua hình 3.7 ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹnăng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân

tố quan trọng nhất, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năngkiểm tra chất lượng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm

3.3.1.6 Đánh giá hoạt động tổ chức mua hàng của TTTM.

Nhìn vào hình 3.8 ta thấy đánh giá công tác tổ chức mua hàng của TTTM IntimexNghệ An như sau Trong đó công tác thương lượng và đặt hàng được đánh giá là tốtnhất với 16 phiếu rất tốt và 4 phiếu tốt công tác thanh toán và giao nhân hàng cóphiếu đánh giá rất tốt là 13, phiếu đánh giá tốt là 3 và số phiếu đánh giá bình thường là

4 Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có số phiếu đánh giá rất tốt là 13, sốphiếu đánh giá tốt là 4 và số phiếu đánh giá bình thường là 3

Hình 3.8 Đánh giá hoạt động mua hàng của TTTM

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

3.3.1.7 Những khó trở ngại lớn nhất trong mua hàng tại TTTM

Hình 3.9 những trở ngại khi mua hàng ở TTTM

Nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm

Nhìn trên hình 3.9 ta thấy những trở ngại khi mua hàng của TTTM Intimex Nghệ

An được đánh giá như sau: trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có trở ngại nhất với80% số phiếu, tiếp theo là chất lượng sản phẩm với 60% số phiếu, nguồn vốn 50% sốphiếu, thời hạn giao hàng 45% số phiếu, nhân viên mua hàng 40% số phiếu và cuốicùng là nhân tố giá cả 35% số phiếu

3.3.2 Kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu.

 Phỏng vấn Bà: Nguyễn phương Thảo – trưởng phòng Thu – Mua

o Quy trình tạo nguồn hàng và khó khăn trong công tác tạo nguồn hàng:

Quy trình tạo nguồn hàng của TTTM là dựa trên nhu cầu mua của khách hàng và

lên kế hoạch mua sản phẩm Sau đó phòng kế hoạch vật tư kiểm tra hang hóa tồn kho

và báo cáo cho phòng thu mua, phòng thu mua lên kế hoạch mua hàng và gửi chogiám đốc TTTM duyệt, nếu được duyệt thì sẽ tiến hành tìm kiếm lựa chọn nhà cungcấp, thương lượng và đặt hàng, tiến hành thanh toán và giao nhận hàng Chủ yếu côngtác tìm kiếm lựa chọn, thương lượng đặt hàng và giao nhận hàng hóa được thực hiệntrên phần mền mua quản lý mua hàng và nhà cung cấp Những khó khăn trong côngtác tạo nguồn hàng đó là vấn đề tài chính của TTTM, vấn đề nhân sự cũng như sựcạnh tranh khốc liệt của đối thủ cạnh tranh đặc biệt là Big C

o Công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp

Hiện nay công ty có rất nhiều nhà cung cấp vì đặc thù là doanh nghiệp thươngmại, kinh doanh siêu thị, công tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp TTTM luôn cóquan hệ làm ăn tốt với các nhà cung cấp chính và truyền thống, nên khi mua hàngTTTM thường quan hê với nhưng nhà cung cấp đã làm ăn lâu dài Chỉ khi, hàng hóasản phẩm mới chưa có trên thị trường, giá cả, chất lượng và những nhà cung cấp chínhkhông thể đáp ứng được những tiêu chuẩn đề ra Thì TTTM mới tiến hàng tìm kiếmnhà cung cấp mới Nói chung công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của TTTMdiễn ra khá tốt và thuận lợi Bởi TTTM với NCC có mối quan hệ làm ăn rất bền chặt

và hiểu nhau

o Công tác thương lượng và đặt hàng.

Việc thương lượng và đặt hàng của TTTM thường chủ yếu chỉ thực hiện qua điệnthoại và phần mềm quản lý mua hàng của công ty Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp

gỡ trực tiếp với NCC Khi thương lượng với NCC chúng tôi luôn đặt chất lượng sảnphẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu, cùng với đó là tài chínhcủa NCC, điều kiện kỉ thuật của NCC, điều kiện thanh toán, điều kiện hợp đồng…

o Công tác giao nhận và thanh toán tiền hàng.

Công tác giao nhận hàng hóa được thực hiên tại kho do phòng Kế hoạch Vật tư đảmnhận, tại đó có nhân viên mua hàng kiểm tra chất lượng, mẫu mã, số lượng như hợpđồng đã ký, thời hạn giao hàng Thanh toán tiền hàng TTTM chúng tôi thường thanhtoán tiền hàng với NCC dựa trên hợp đồng mua hàng, có thể thanh toán bằng tiền gửingân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt

 Phỏng vấn Bà: Nguyễn Thị Kim Ngân – Giám đốc TTTM

o Triển vọng mua hàng của công ty trong thời gian tới

Năm 2011 là năm đánh đấu sự lớn mạnh hơn nữa của chi nhánh công ty cổ phần

Intimex Việt Nam tại Nghệ An Với việc mở rộng thêm một siêu thị nữa tại phườngHưng Dũng TP Vinh đã và đang khẳng định chổ đứng và vị thế của TTTM trong lòngngười tiêu dùng TP Vinh và Thị trường Tỉnh Nghệ An Trong 3 năm gân đây, doanhthu và lợi nhuận của TTTM luôn tăng với tốc độ khá cao Tuy nhiên, cuối năm 2010,Big C là một trong những nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam đã về Vinh Từ đó, chúng tôi

đã và đang đối mặt với một đối thủ đáng gờm, tình hình thực tế đòi hỏi chúng tôi cần

có chiến lược cạnh tranh mới cũng như không ngừng nâng cao chất lượng mẫu mã sảnphẩm cũng như phong cách phục vụ khách hàng Với những gì chúng tôi đang và sẽlàm, chúng tôi xác định năm 2011 là năm khó khăn tuy nhiên nhu cầu mua hàng vẫnkhông ngưng tăng và phấn đấu năm 2011 doanh thu và lợi nhuận tăng 18%

o Phương hướng nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng của TTTM:

Trước tình môi trường kinh doanh có nhiều biến động và khó khăn, tuy nhiên dự

báo triển vọng mua hàng vẫn khá lớn nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu bán ra của doanh

nghiệp Chúng tôi cần thực hiện sát sao hơn nữa quy trình mua hàng của TTTM, chủ

động hơn trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nâng cao hơn nữachuyên môn và kỷ năng của nhân viên mua hàng, đặc biệt cần có sự phối hợp đồng bộgiữa các phòng ban trong TTTM để làm sao công tác mua hàng được diễn ra nhanhchóng hiệu quả và tiết kiệm chi phí

Bên cạnh đó, công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cũng vô cùng quan trọng Vìvậy cần có sự nghiên cứu chính xác về nhu cầu tiêu dùng, cũng như khả năng tài chínhcủa công ty Cần có sự kiểm soát về chất lượng mua hàng cũng như bán hàng hơn nữa.tất cả những công việc trên nhằm mục tiêu đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng,tạo ra sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh bằng chất lượng thương hiệu của mình

3.4 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp.

3.4.1 Tình hình tổ chức mua hàng các sản phẩm bánh kẹo của công ty theo cơ cấu

và danh mục các mặt hàng.

3.4.1.1 Mua hàng theo cơ cấu mặt hàng của TTTM

Theo hình 3.10 Tình hình mua hàng của TTTM theo cơ cấu mặt hàng qua 3 năm

2008 – 2010 như sau:

Mặt hàng bánh kẹo: Qua 2 năm từ năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 16,3 tỉ

đồng tới 22,1 tỉ đồng, tỉ trọng trong cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 24,87% lên26,21% và tương ứng chênh lệch qua hai năm tăng 5,8 tỉ đồng, tương ứng tăng34,65%.Từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 22,1 tỉ đồng tới 26,19 tỉ đồng, tỉ

trọng trong cơ cấu giá trị hàng mua giảm từ 26,21% xuống 24,83% Và chênh lệchmua qua hai năm tăng 4.0 tỉ đồng tương ứng tăng 18,3%.

Mặt hàng sản phẩm gia dụng: Qua 2 năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 19,1

tỉ đồng tăng lên 25,28 tỉ đồng tỉ trọng cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 29,17% lên29,92% và chênh lệch giá trị hàng mua là 6,13 tỉ đồng, tương ứng tăng 32,03%.Từnăm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 25,28 tỉ đồng lên 32,99 tỉ đồng, tỉ trọngtrong cơ cấu giá trị hàng mua tăng từ 29.92% lên 31,27% và chênh lệch giá trị hàngmua tăng 7,7 tỉ đồng.tương ứng tăng 30,50%

Mặt hàng mỹ phẩm, thời trang: qua 2 năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 12,5

tỉ đồng lên 12,71 tỉ đồng tương ứng tăng 1,64% và tỉ trọng tăng cơ cấu hàng mua giảm

từ 19,06% xuống 15,05% Mức tăng chênh lệch là 205 triệu đồng một mức tăng rất ít

Từ năm 2009 – 2010 giá trị mua tăng từ 12,71 tỉ đồng lên 18,8 tỉ đồng và tăng tươngứng 47,9% Với tỉ trọng tăng từ 15,05% lên 17,83% Với mức tăng chênh lệch là 6,09

tỉ đồng

Mặt hàng thực phẩm: Qua hai năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 10,54 tỉ

đồng lên 13,54 tỉ đồng với mức tăng tương ứng là 28,37% , tỉ trọng giảm tương ứng từ16,08% xuống 16,04% với mức chênh lệch tăng thêm là 2,99 tỉ đồng từ năm 2009 –

2010 giá trị hàng mua tăng từ 13,54 tỉ đồng lên 15,26 tỉ đồng tương ứng tăng 12,68%với mưc tăng chênh lệch là 1,71 tỉ đồng

Mặt hàng khác: qua hai năm 2008 – 2009 giá trị hàng mua tăng từ 7,09 tỉ đồng tới

10,8 tỉ đồng tương ứng tăng 52,37% và mức tăng chênh lệch là 3,07 tỉ đồng qua hainăm từ năm 2009 – 2010 giá trị hàng mua tăng từ 10,8 tỉ đồng tới 12,23 tỉ đồng tươngứng tăng 13,20% với mức tăng chênh lệch tăng thêm là 1,42 tỉ đồng

Qua phân tích bảng kết quả mua hàng(bảng 3.10) trên ta thấy Vai trò không nhỏ củacác sản phẩm trong cơ cấu mua hàng của siêu thị Các sản phẩm bánh kẹo chiếm giữvai trò lớn trong cơ cấu mua hàng với lần lượt giá trị hàng mua qua các năm lớn và tỉtrọng cao so với các mặt hàng khác Điều đó càng khẳng định hơn nữa, TTTM cần có

sự quan tâm hơn nữa tới công tác tổ chức mua hàng các sản phẩm mua hàng hiện naycho xứng với vị trí vai trò của ngành hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh củaTTTM