295 nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu petrolimex

luận văn thương mại dịch vụ, giải pháp huy động tiền gửi, hoàn thiện công tác tổ chức, chuyên đề phân tích doanh thu, công tác đánh giá nhân sự, hoàn thiện bộ máy tổ chức

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THIÊT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX”

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, doanh nghiệp thương mại giữ vai trò quan trọngtrong việc thúc đẩy quá trình tái sản xuất xã hội, góp phần to lớn vào sự pháttriển của nền kinh tế quốc dân Cùng với tốc độ phát triển không ngừng củacông nghệ, khoa học kỹ thuật trong thời kỳ hội nhập, các doanh nghiệp cũngngày càng phát triển và cạnh tranh mạnh mẽ, đó vừa là cơ hội vừa là thách thứcđối với mỗi doanh nghiệp Khi nền kinh tế càng phát triển, sức ép cạnh tranhngày càng lớn, những đòi hỏi của con người cũng ngày càng tinh vi hơn Doanhnghiệp không những phải cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng đúng lúc,đúng chỗ, đảm bảo yêu cầu chất lượng, cơ cấu và chủng loại mà còn phải đảmbảo mức chi phí mà khách hàng bỏ ra là thấp nhất để có được sản phẩm mìnhmong muốn nhưng vẫn đảm bảo đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp.Muốn vậy doanh nghiệp phải có chiến lược và chính sách kinh doanh sao chosản phẩm của doanh nghiệp mình có chất lượng cao, giá cả lại phù hợp để nângcao năng lực cạnh tranh trên thị trường Một trong những phương án mà nhiềudoanh nghiệp lựa chọn đó là giảm chi phí mua hàng

Như chúng ta đã biết, mua hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanhnghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương mại, là khâu cung cấp các yếu tốđầu vào và do đó nó quyết định yếu tố đầu ra của doanh nghiệp Ngày nay cácdoanh nghiệp đều coi khách hàng là nhân vật trung tâm quan trọng nhất quyếtđịnh sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, do đó mọi hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp đều hướng tới khách hàng, doanh nghiệp luôn cố gắngmua những mặt hàng tốt để bán ra nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ Hoạtđộng mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện tốt sẽ đảm bảo cung cấp đầy

đủ và thường xuyên hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tạocho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác Mua hàng làmột công việc quan trọng như vậy nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều chưathực sự chú trọng đến hoạt động này mà quan tâm nhiều hơn đến hoạt động bánhàng Đây cũng là lý do làm cho hiệu quả kinh doanh của một số doanh nghiệp

không cao, gặp nhiều khó khăn trong đặt hàng cũng như thương lượng với cácnhà cung cấp hàng hóa

Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex – công

ty chuyên kinh doanh xăng dầu và các thiết bị phục vụ ngành xăng dầu, em thấycông ty đã chú trọng đến công tác quản trị mua hàng và đã đạt được những hiệuquả nhất định góp phần vào sự phát triển chung của công ty Tuy nhiên trong bốicảnh nền kinh tế trong nước nói riêng và nền kinh tế thế giới nói chung có nhiềubiến động, sự phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ công ty cũng đã gặprất nhiều khó khăn trong công tác mua hàng của mình Những khó khăn thườnggặp như trong công tác tổ chức mua hàng, lựa chọn nhà cung ứng, khâu giaonhận và thanh toán tiền hàng… Những khó khăn và hạn chế này cần được giảiquyết để công ty nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Với đặc thù củacông ty chuyên kinh doanh các thiết bị phục vụ ngành xăng dầu nên hàng hóachủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài vì vậy sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều củanhân tố môi trường trong nước cũng như trên thế giới Do đó, nâng cao chấtlượng công tác quản trị mua hàng là vấn đề cấp bách cần được quan tâm của cácdoanh nghiệp thương mại nói chung và đối với công ty cổ phần thiết bị xăng dầuPetrolimex nói riêng

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Trên thực tế công tác quản trị mua hàng của các doanh nghiệp nước ta nói chung

và công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nói riêng chưa thực sự được chútrọng và đầu tư nhiều, mang lại hiệu quả kinh tế chưa cao Vấn đề cấp thiết ởđây là doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác mua hàng vàgiải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Qua thời gian thựctập tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex với những phiếu điều traphỏng vấn em thấy vấn đề khó khăn đối với công ty là hoạt động tổ chức muahàng Quy trình đặt hàng chưa theo bài bản, khả năng thương lượng còn nhiềuhạn chế, công tác đánh giá và kiểm tra chất lượng chưa đồng bộ…

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác mua hàng và thực tiễn diễn ra tạicông ty, dưới sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn kết hợp với những kiến thức

về quản trị học, quản trị rủi ro, phân tích kinh tế doanh nghiệp thương mại… kỹnăng thu thập, xử lý, phân tích thông tin đã giúp em hiểu thêm và có khả năngnghiên cứu sâu sắc hơn về công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Vì

vậy em xin chọn để tài: “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex” làm đề tài luận văn của mình.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Việc nghiên cứu đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tạicông ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex” nhằm làm rõ một số mục tiêu sau:

- Tổng quan một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng trong doanhnghiệp thương mại và cụ thể là công ty cổ phần thiết bị xăng dầuPetrolimex

- Từ kết quả điều tra khảo sát, phân tích thực trạng công tác tổ chức muahàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex nhằm phát hiệnnhững hạn chế và nguyên nhân

- Đề xuất một số giải pháp khắc phục những hạn chế ở trên nhằm nâng caochất lượng công tác quản trị mua hàng tại công cổ phần thiết bị xăng dầu

nó quyết định hiệu quả công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Tổ chứcmua hàng có vai trò quan trọng như vậy nên để làm rõ hơn nội dung đề tài luậnvăn “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết

bị xăng dầu Petrolimex” em xin đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức mua hàng của công ty.

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danhmục từ viết tắt, kết cấu luận văn bao gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Nâng cao chất lượng công tác quản trị

mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex”

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công

tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng nâng

cao chất lượng công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu

Petrolimex

Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị

mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

CHƯƠNG II TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG

DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2.1 Một số định nghĩa và khái niệm cơ bản

2.1.1 Mua hàng

Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giaoquyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồnhàng Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa đểtriển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịuảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng

Mua hàng còn được hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hànghóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạtđược những lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thỏa mãn nhucầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền.[7] ([7]:xem tài liệu tham khảo số 7)

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổchức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu,máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho các hoạt động của tổchức.[10]

2.1.2 Quản trị mua hàng

Trong kinh doanh thương mại quản trị mua hàng là những hoạt động quản trị đốivới các yếu tố vật chất và con người có liên quan trực tiếp có liên quan trực tiếphay gián tiếp đến việc mua hàng hay tạo nguồn hàng cho doanh nghiệp thươngmại Quản trị mua hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể củaquản trị trong kinh doanh thương mại, nó liên quan đến quản trị hoạch định, tổchức lãnh đạo điều hành và kiểm tra kiểm soát hành động mua hàng của doanhnghiệp

Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổchức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trongdoanh nghiệp.[5]

2.1.4 Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

Tổ chức triển khai mua hàng trong doanh nghiệp là quá trình bao gồm các bước:tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, giao nhận hàng

và thanh toán tiền mua hàng.[2]

2.1.5 Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng

Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh đểthực hiện các mục tiêu mua hàng Kiểm soát mua hàng bao gồm các bước xácđịnh chỉ tiêu đo lường, thiết lập các tiêu chuẩn so sánh, đo lường kết quả muahàng, so sánh kết quả mua hàng với tiêu chuẩn, nếu kết quả đạt được đúng vớitiêu chuẩn đưa ra thì tiếp tục theo dõi việc mua hàng, nếu kết quả không đạtđược theo tiêu chuẩn thì doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh lại cho phù hợp

2.2 Một số lý thuyết về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là một hoat động nghiệp vụ kinh doanh thương mại của DNTM, saukhi xem xét chào hàng, mẫu hàng, chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, DNTMcùng với đơn vị bán hàng thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, thanh toántiền hàng bằng hợp đòng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền

Mua hàng có thể là kết quả của quá trình tạo nguồn hàng của DNTM, cũng cóthể là kết quả của quá trình khảo sát, tìm hiểu của DNTM Tuy nhiên, hai quátrình này luôn gắn bó với nhau và tạo điều kiện để DNTM có nguồn hàng vững

chắc, phong phú và đa dạng.[3]

Mua là vấn đề then chốt đem lại hiệu quả cho kênh cung cấp vì mua tức là chọnnhà cung cấp rồi sau đó thiết lập mối quan hệ lợi ích tương hỗ với họ Không cónhà cung cấp hàng hóa, không biết cách mua giỏi thì các kênh cung cấp khôngthể cạnh tranh trong thương trường ngày nay Mua cũng tham gia nhiều vào thiết

kế sản phẩm và phát triển việc làm Nhiều nhà sản xuất phát hiện rằng, chi phísản xuất có thể giảm, chất lượng sản phẩm được nâng lên và các sản phẩm mớiđược đem ra thị trường ở mức nhanh hơn nhiều, nếu như mua mang những nhà

nhất của quá trình, và mua trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các hệ thống

thương mại điện tử.[9]

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua,

mua cái gì? Mua bao nhiêu? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?[1]

Mua hàng là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh mối quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệgiữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm mục tiêu đạtđược lợi ích của cả hai bên Mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng Nếubán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ mộtcách hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ

nhận hay định hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm điều kiện mua hàng tốt nhất.[4]

Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổchức Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên liệu,máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho các hoạt động của tổ

chức.[10]

Trong quản trị mua hàng của doanh nghiệp thương mại bao gồm những bướcsau: Xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và đánh giácông tác mua hàng Và cũng có nhiều cách tiếp cận về quản trị mua hàng trongdoanh nghiệp nhưng ở đây luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các lý luận về muahàng trên cơ sở tiếp cận giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mạicủa Trường Đại học Thương mại năm 2009

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

- Đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty CổPhần Phát Triển Kỹ Thuật Công Nghệ EDH” – Tác giả: Trịnh Thị Nhuần – Năm2010

Đề tài này đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chứcmua hàng trong doanh nghiệp thương mại cụ thể là công ty Cổ Phần Phát Triển

Kỹ Thuật Công Nghệ EDH và đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác tổ chức mua hàng tại công ty

- Đề tài: “Giải pháp quản trị mua hàng tại công ty TNHH XNK Đông Nam ÁTân Minh” – Tác giả: Phạm Thị Thanh Tâm – Năm 2010

Đề tài này đã tiếp cận quản trị mua hàng trên góc độ Marketing quản trị logistics

và dựa trên các phương pháp phân tích như điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn

chuyên sâu để làm rõ thực trạng công tác quản trị mua hàng của công ty TNHHXNK Đông Nam Á Tân Minh nhưng giải pháp đưa ra mới chỉ dựa trên lý thuyếtchưa thực sự đi vào tình hình cụ thể của công ty.

- Đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị mua hàng của công ty Cổ PhầnThương mại Và Dịch vụ Thành Đạt” – Tác giả: Phan Thị Nệ - Năm 2007

Đề tài này tác giả nghiên cứu một cách tổng quát về quản trị mua hàng tại công

ty Cổ Phần Thương mại Và Dịch vụ Thành Đạt tức là nghiên cứu cả bốn nộidung: lập kế hoạch, tổ chức mua hàng, đánh giá và kiểm soát quá trình muahàng trong DNTM thông qua phương pháp điều tra trắc nghiệm và phỏng vấnchuyên gia Tuy nhiên vì đi cả bốn nội dung nên các đề xuất và giải pháp mànhững đề tài này đưa ra chưa thực sự cụ thể, chưa có tính thực tiễn sâu sắc dochưa biết tìm hiểu và giải quyết vấn đề một cách logic

- Đề tài: “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng ở công ty Đầu Tư VàPhát Triển Nam Hồng” – Tác giả: Nguyễn Liên Hồng – Năm 2006

Đề tài này cũng nghiên cứu tổng quát các nội dung của quản trị mua hàng nhưngchưa biết vận dụng các phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm hayphỏng vấn chuyên sâu nên chưa mang tính thực tiễn sâu sắc, các giải pháp đưa

ra mang tính lý thuyết nhiều hơn thực tế

Như vậy, nhìn chung những đề tài này đã giải quyết được những vấn đề lý luận

cơ bản về mua hàng và quản trị mua hàng tại các công ty và đưa ra những biệnpháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng của công ty Tuynhiên cho đến thời điểm này việc nghiên cứu về công ty cổ phần thiết bị xăngdầu Petrolimexv vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu về đề tài “Nâng caochất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầuPetrolimex”, đồng thời qua quá trình thực tập tại công ty em thấy công tác muahàng của công ty chưa thực sự đem lại hiệu quả cao Vì vậy nghiên cứu đề tài

“Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bịxăng dầu Petrolimex” là thực sự cần thiết

2.4 Phân định nội dung quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại bao gồm các nội dung sau:

2.4.1 Xây dựng kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, theoquý, theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thờigian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hàng gì, tênmặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật giúp phảnánh, định hình mặt hàng cần mua Đồng thời kế hoạch mua hàng phải xác địnhđược mặt hàng đó là mặt hàng nhập khẩu hay hàng hóa sản xuất trong nước, sốlượng mua bao nhiêu, hình thức mua hàng là gì, giá mua dự tính, thời điểm muahàng, nhà cung cấp dự tính là ai và ngân sách mua hàng là bao nhiêu?

2.4.2 Xác định nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình hoạchđịnh mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danh mục cáchàng hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanh của DN Nắmbắt nhu cầu mua hàng của DN là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tácmua hàng hiệu quả trong thời điểm trước mắt và sau này

2.4.3 Xác định mục tiêu và phương án mua hàng

Mục tiêu mua hàng của DN bao gồm: mục tiêu về chất lượng hàng mua, mụctiêu về đảm bảo thời hạn giao hàng nhằm tránh các sự cố thiếu hụt hàng hóatrong kinh doanh, mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất, mục tiêuđảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu rủi ro trong mua hàng… Xác định mục tiêumua hàng là xác định mục tiêu tối ưu chứ không phải xác định mục tiêu tối đa.Phương án mua hàng được xây dựng dựa trên cơ sở chính sách và kế hoạch muahàng của DN Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết nhưng cũng khôngcứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tác mua hàng Phương án muahàng của DN thường được xác lập cho từng thương vụ mua hàng hoặc cho mộtchu kỳ ngắn

2.4.4 Các phương án mua hàng trong doanh nghiệp

Mua hàng trong DNTM có nhiều phương pháp được tiến hành, về cơ bản luậnvăn đề cập một số phương pháp sau:

Mua hàng theo nhu cầu:

Ưu điểm của phương pháp: Dựa vào công thức này DN có thể xác định dượckhối lượng hàng mua vào một cách nhanh chóng và chính xác, tránh được trạnghàng hóa mua vào quá nhiều dẫn đến ứ đọng, không cần áp dụng các phươngpháp, thiết bị cầu kì tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mua hàng của DN Mặtkhác lượng tiền bỏ ra cho một lần mua hàng không lớn nên giúp DN nhanhchóng thu hồi vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, dự trữ hàng hóa.

Nhược điểm của phương pháp: Do mỗi lần mua hàng với số lượng ít, mua nhiềulần nên tốn nhiều chi phí mua hàng

Mua hàng theo lô:

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hóa dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có công thức sau:

1 2

Q – Số lượng hàng hóa thu mua một lần

D – Số lượng hàng hóa cần thiết trong một đơn

Mua hàng có giới hạn:

Theo phương thức này DN lúc nào cũng cần có một lượng hàng dự trữ nhất định, khi lượng hàng trong kho giảm đến một mức giới hạn thì DN lại tiếp tục nhập hàng Phương pháp này chỉ nên áp dụng cho những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu, hàng hóa thông thường, nhu cầu tiêu thụ bình thường, không nên áp dụng cho những mặt hàng nhanh chóng lỗi mốt như mặt hàng thời trang

2.4.5 Tổ chức thực hiện mua hàng

Sau khi đã xây dựng được kế hoạch mua hàng, DNTM sẽ tổ chức thực hiện côngtác mua hàng theo một quy trình khoa học và phù hợp với thực tế, gồm các bước

Sơ đồ 2.1: Quy trình tổ chức thực hiện công tác mua hàng trong DNTM

2.4.5.1 Tìm kiếm nhà cung cấp

Doanh nghiệp mong muốn có nhiều nhà cung cấp cho mỗi sản phẩm, dịch vụ màdoanh nghiệp thương mại cần mua để có thể lựa chọn Vấn đề là tìm họ ở đâu,bằng cách nào? Cần những thông tin gì về các nhà cung cấp đó?

+ Phân loại nhà cung cấp: Có ba cách phân loại nhà cung cấp:

- Phân theo giá trị hàng mua: Phân thành NCC chính và NCC phụ

- Phân theo tính chất quan hệ: NCC truyền thống và NCC mới

- Phân theo phạm vi địa lý: NCC trong nước và NCC nước ngoài

+ Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp

- Nguồn thông tin đại chúng

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp

+ Lập hồ sơ các nhà cung cấp:

Để lập hồ sơ các NCC, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập các thông tin và xử

lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá và kết luận về từngnhà cung cấp theo các nguyên tắc, tiêu chuẩn lựa chọn đã đề ra Hồ sơ NCC baogồm những nội dung sau:

- Tên hiệu của NCC

- Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh

- Phạm vi hoạt động theo thị trường

- Chất lượng sản phẩm dịch vụ

- Uy tín, nhãn hiệu, thuơng hiệu sản phẩm dịch vụ

- Các điều kiện cung cấp sản phẩm

Thương lượng và đặt hàng

Giao nhận và thanh toán tiền hàng

Doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quan điểm đầu tư xây dựngmối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ tuy nhiên cũng hết sức thận trọngkhi thu thập thông tin và tìm hiểu về họ.

- Thời hạn giao hàng: Phải xem xem thời hạn giao hàng có được đảm bảokhông

- Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiệnthanh toán…để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thịtrường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và muahàng…

Một số tiêu chuẩn khác như:

Khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp: Khả năng trong đổi mới sản phẩm,trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề về kỹ thuật và công nghệ trong cáchoàn cảnh đặc biệt, khả năng kỹ thuật giúp các nhà cung ứng có khả năngthích nghi với các đòi hỏi của thị trường

- Dịch vụ sau bán và bảo trì

- Khả năng sản xuất của nhà cung cấp

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp

+ Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp

Khi chọn nhà cung cấp cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có mộtnhà cung cấp”

Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được xem xét trên hai loại mặt hàng:

- Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà cung cấp thìviệc cần tìm nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc

“nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục muahàng của họ” Nghĩa là doanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng của những nhàcung cấp hiện thời nếu đáp ứng được nhu cầu và kế hoạch mua hàng của

doanh nghiệp Tuy nhiên cũng cần có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quátrình cung cấp hàng hóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng tốt hơn.

- Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinhdoanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng đượcnhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới.Trên cơ sở tiêu chuẩn lựa chọn doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp dựavào kinh nghiệm hoặc phương pháp thang điểm để lựa chọn nhà cung cấp:

- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm là nhà quản trị có thể bằng kinhnghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong quá trình hoạt độngcủa mình để lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp này đơn giản, cácquyết định được đưa ra nhanh chóng song mang tính chủ quan, địnhkiến hoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong đánh giá và lựa chọn

- Phương pháp thang điểm: nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá,kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ

tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng nhàcung cấp từ đó đưa ra quyết định mang tính khách quan

+ Quy trình lựa chọn nhà cung cấp:

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp có thể được biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp.

Lập tiêu chí đánh giá NCC

Đánh giá NCC

Đánh giá lại NCC

Lưu hồ

sơ NCC

Lập danh NCC chính thức

Mục đích của thương lượng và đặt hàng là nhằm đạt được những thỏa thuận vớiNCC về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua,tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất.

Thương lượng với nhà cung cấp: là quá trình giao dịch đàm phán với nhà cung

cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên nhằm mục đích cùng có lợi Đây làgiai đoạn rất quan trọng trong quá trình mua hàng, quyết định chất lượng và hiệuquả của công tác mua hàng Đàm phán, thương lượng là hoạt động vừa mangtính khoa học vừa mang tính nghệ thuật nên nhà quản trị cần có sự chuẩn bị vàlinh hoạt để luôn giữ thế chủ động trước các NCC, đó cũng chính là việc giải bàitoán mua hàng với các hàm mục tiêu và các ràng buộc lỏng, chặt khác nhau Tùytheo từng thương vụ kinh doanh, mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hànghóa mua bán… để lựa chọn những bước đi thích hợp

Các vấn đề cần thương lượng như:

- Mẫu mã, chất lượng hàng hóa: Đây là vấn đề DN cần quan tâm hàng đầu đểmua được hàng hóa có chất lượng theo yêu cầu của mình và theo nhu cầu củaKH

- Giá cả: Giá cả hàng mua có ảnh hưởng đến tình hình bán hàng hóa ra saunày, doanh nghiệp nào cũng muốn mua được hàng hóa có chất lượng tốt nhưnggiá cả lại rẻ để thu được nhiều lợi nhuận hơn Khi thương lượng về giá cả công

ty cần tính toán xem công ty nên tính giá theo giá nào, giá FOB hay giá CIF,chiết khấu thanh toán ra sao…

- Phương thức thanh toán: doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức thanh toánnào, trả bằng tiền mặt hay thanh toán qua ngân hàng, trả ngay hay trả chậm là cólợi cho doanh nghiệp

- Thời gian, địa điểm giao hàng: Hai bên cần thống nhất với nhau về thờigian và địa điểm giao hàng để công tác mua hàng được tiến hành nhanh nhất

- Vận chuyển hàng hóa: Vận chuyển hàng hóa cũng là vấn đề được doanhnghiệp rất quan tâm vì vận chuyển có liên quan đến thời gian hàng về nhập kho

và giao hàng cho KH đúng thời điểm

- Dịch vụ bảo trì: Đối với những mặt hàng có tính kỹ thuật cao cần đòi hỏi códịch vụ sau bán tốt, vì vậy bên mua cần thương lượng trước với bên bán về dịch

vụ sửa chữa, bảo hành hàng hóa, thiết bị tốt nhất

- Bảo hiểm: Hàng hóa có giá trị lớn nhất là những hàng hóa nhập khẩu cần cóbảo hiểm hàng hóa để đề phòng trường hợp xảy ra những thiệt hại, mất máttrong quá trình đưa hàng về nước.

Đặt hàng: kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp thương mại

đặt hàng với NCC, theo các hình thức chủ yếu như kí hợp đồng mua bán, hóađơn bán hàng, thư đặt hàng Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng

và có tính pháp lý cao nhất

2.4.5.4 Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng

Mục đính của công đoạn này là đảm bảo NCC giao hàng đúng thời hạn, đúnghợp đồng hay đơn đặt hàng đã ký kết, thanh toán tiền cho NCC theo đúng thỏathuận của hai bên Các bước thực hiện:

- Thúc giục giao hàng: DN có thể thúc giục NCC giao hàng khi thời hạn giaohàng sắp đến và thúc giục giao hàng khi thời hạn giao hàng đã hết, qua đó nângcao tính chủ động trong việc giao nhận hàng đề phòng giao hàng từ phía NCC

do những nguyên nhân khách quan Có thể sử dụng các kênh liên lạc khác nhaugiữa DN và NCC để giải quyết công việc này

- Tổ chức nhận hàng: quá trình nhận hàng bao gồm kiểm tra các chuyến tàu,

xe chở hàng mua về sau đó kiểm tra về mặt chủng loại hàng hóa, mẫu mã, chấtlượng có đúng tiêu chuẩn không, kiểm tra số lượng hàng hóa căn cứ vào hóađơn mua hàng sau đó kiểm tra các hóa đơn thanh toán tiền mua hàng Bộ phậnmua cũng phải thông báo khi đã nhận được hàng để kế toán thanh toán tiền, cả

bộ phận mua và kế toán đều phải biết về thông tin hiện tại để tiếp tục đánh giángười bán

- Thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở phương thức, hình thức thanh toán,thời hạn, đồng tiền thanh toán và các điều kiện thanh toán khác đã được thỏathuận và ghi trong hợp đồng, DNTM cần tiến hành thanh toán tiền mua hàngcho NCC (bên bán)

- Phát hiện và xử lý các sai phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng

2.4.6 Đánh giá công tác mua hàng

2.4.6.1 Đánh giá kết quả mua hàng

Đánh giá kết quả mua hàng nhằm xác định đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu

và kế hoạnh mua hàng đã xây dựng của doanh nghiệp ở mỗi kỳ kế hoạch hoặcsau khi thực hiện một hợp đồng mua hàng

Đánh giá kết quả mua hàng có thể tiến hành theo các bước:

- Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với mục tiêu mua hàng, bán hàng

và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp

- Đo lường kết quả mua hàng

- So sánh kết quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đã được lựa chọn đểxác định mức độ hoàn thành kế hoạch hay hợp đồng mua hàng của doanhnghiệp, phân tích các nguyên nhân hoàn thành hoặc chưa hoàn thành để cónhững biện pháp điều chỉnh phù hợp

2.4.6.2 Đánh giá quá trình mua hàng

Bao gồm các bước sau:

- Đánh giá công tác lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp: nhằm trả lờinhững câu hỏi sau: mục tiêu mua và nhu cầu mua hàng đã đúng chưa, cáchình thức mua hàng và phương án mua hàng đã được xây dựng đúng chưa

- Đánh giá công tác tổ chức mua hàng nhằm xem xét lại hoạt động tìm kiếm,lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán… quá trình này tậptrung trả lời câu hỏi công tác tổ chức mua hàng đã tối ưu chưa, có thể làm tốthơn không hay cần thay đổi những gì?

- Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng: giúp doanh nghiệp đánh giá nănglực của nhân viên mua hàng cũng như trình độ kiến thức kỹ năng, các phẩmchất nghề nghiệp của nhân viên mua hàng Vì vậy việc đánh giá thành tíchcủa họ là rất quan trọng để đảm bảo tốt kế hoạch mua hàng của doanh nghiệptrong từng thời kỳ hay mỗi đơn đặt hàng

2.4.7 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

2.4.7.1 Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Mục tiêu của việc làm này là:

- Phân tán sự rủi ro: Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng sẽ gặp phảirủi ro và rủi ro trong mua hàng cũng rất đa dạng, rủi ro xảy ra có thể là sựthất bại trong kinh doanh hay các rủi ro khác mà các NCC gặp phải nhưthiếu nguyên vật liệu, hàng hóa, trục trặc trong quá trình vận chuyển, mất uytín trên thị trường

- Tạo nên sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp: nếu hàng hóa đầu vào củadoanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số ít nhà cung cấp thì nhữngNCC này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán không có lợi chodoanh nghiệp khi doanh nghiệp chọn mua của nhiều NCC thì bản thân sẽ

đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hútngười mua về phía mình.

2.4.7.2 Luôn giữ thế chủ động trước nhà cung cấp

Nếu người bán cần tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có

hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình thìngười mua hàng lại tìm cách làm điều ngược lại Mua hàng là giải một bàitoán với vô số các ràng buộc, trong khi các NCC luôn cố gắng đưa ra nhữngthông tin hấp dẫn về giá cả, chất lượng và dịch vụ nếu doanh nghiệp khôngtỉnh táo thì doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động và gặp khó khăn trong quátrình mua hàng

2.4.7.3 Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không muốn chấp nhận những điều kiện bấtlợi cho mình, nhưng nếu doanh nghiệp cố tình ép NCC để đạt được lợi íchcủa mình thì sẽ gặp trục trặc trong thỏa thuận hay ký kết hợp đồng Vì vậyđảm bảo sự hợp lý về lợi ích giữa các bên không chỉ là điều kiện cơ bản đểdoanh nghiệp và NCC được gặp nhau và cùng thực hiện hợp đồng, tạo chữ

“tín” trong quan hệ làm ăn lâu dài mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được

sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảyra

2.5 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp thương mại

2.5.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp

- Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Tầm nhìn, chiến lược kinhdoanh của công ty cho thấy hướng đi, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệptrong tương lai, doanh nghiệp có tầm nhìn xa trông rộng sẽ nắm bắt được những

cơ hội và né tránh được những rủi ro trong tương lai

- Sản phẩm và chính sách sản phẩm: Sản phẩm của doanh nghiệp có chấtlượng tốt, có thương hiệu và uy tín trên thị trường sẽ thu hút nhiều khách hàng.Nhưng chỉ có sản phẩm tốt thôi thì chưa đủ, doanh nghiệp còn cần có chính sáchsản phẩm như thế nào để phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp mình tức là cơ cấu của sản phẩm và hướng phát triển các sảnphẩm của doanh nghiệp trong tương lai

- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp đều cần đến nguồn tài chính, nếu doanh nghiệp có khả năng

tài chính tốt sẽ thiết lập được mối quan hệ làm ăn với các đối tác dễ dàng vàcạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp: Nguồn nhân lực có ảnh hưởng rất lớn đếncông tác mua hàng của công ty, nếu công ty có đội ngũ nhân viên lành nghề, cótrình độ, có khả năng phân tích thị trường tốt thì sẽ giúp doanh nghiệp nắm đượcnhững cơ hội kinh doanh Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn đúng người thamgia vào công tác mua hàng để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất

2.5.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp

- Khách hàng: khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp, cóđược khách hàng thì doanh nghiệp mới có thể theo đuổi mục tiêu lợi nhuận và

có thể đứng vững trên thị trường vì khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, sốlượng hàng hóa bán ra nhiều doanh nghiệp sẽ mở rộng được mạng lưới kinhdoanh, giảm được chi phí mua hàng và gia tăng lợi nhuận Do đó khi có một sựthay đổi về nhu cầu của khách hàng sẽ ảnh hưởng đến công tác mua hàng củadoanh nghiệp từ khâu hoạch định, tổ chức đến đánh giá kiểm soát quá trình muahàng Vì vậy các doanh nghiệp phải thường xuyên thăm dò, khảo sát thị trường

để tìm hiểu nhu cầu và đưa ra những quyết định kinh doanh hợp lý nhất

- Đối thủ cạnh tranh: Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động cũng có đối thủcạnh tranh, đối thủ cạnh tranh vừa là nhân tố kìm hãm sự phát triển của doanhnghiệp nhưng đồng thời cũng tạo ra động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng

và phát triển Đối với các doanh nghiệp thương mại cạnh tranh về giá cả là rấtlớn, các doanh nghiệp đều muốn mua được hàng hóa giá rẻ và bán với giá caonên DN phải thường xuyên quan tâm đến chính sách giá của NCC để có quyếtđịnh lựa chọn NCC có giá cạnh tranh hơn so với đối thủ cạnh tranh

- Nhà cung cấp: Với DN thương mại, NCC có ảnh hưởng lớn đến công tác muahàng, Sự cạnh tranh trên thị trường càng mạnh, nếu công ty lựa chọn cho mìnhđược NCC tốt, có uy tính thì đã phần nào giành được lợi thế cạnh tranh trênthương trường Một NCC tốt sẽ luôn thực hiện đúng hợp đồng, đơn đặt hàng củacông ty đảm bảo công ty có nguồn hàng ổn định và chi phí mua là thấp nhất vàngược lại

- Công nghệ: Công nghệ KHKT có ảnh hưởng rất lớn đến công tác mua hàngcủa công ty, công nghệ làm thay đổi chất lượng sản phẩm hàng hóa dẫn đến thayđổi nhu cầu của KH Vì vậy công ty càng đổi mới công nghệ bao nhiêu thì sẽ

càng thuận lợi hơn trong công tác quản trị mua hàng nói chung và công tác tổchức mua hàng nói riêng bấy nhiêu.

- Chính sách pháp luật của Nhà nước: Hiện nay các doanh nghiệp đều hoạt động dưới sự kiểm soát của Nhà nước, do đó DN phải nắm bắt rõ luật và tuân thủ những luật lệ đó nhằm tránh những rủi ro không đáng xảy ra

Trên đây là một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại nói chung, đồng thời cũng là cơ sở

lý thuyết để ta nghiên cứu rõ hơn về tình hình quản trị mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex cụ thể là công tác tổ chức mua hàng của côngty ở chương 3

CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX 3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công ty,luận văn sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp như sau:

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu lần đầu tiên tiến hành thu thập, xử lý, phân tích vàđánh giá phục vụ cho mục tiêu nghiên cứu Thu thập dữ liệu sơ cấp thôngqua các phương pháp sau:

 Phiếu điều tra trắc nghiệm:

- Mục đích của phiếu điều tra trắc nghiệm là để thu thập các thông tin cơbản nhất có liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp

- Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế bao gồm khoảng 8 câu, mỗi câu

có nhiều phương án trả lời khác nhau giúp cho người được hỏi lựa chọn đượccâu trả lời phù hợp nhất về thực trạng công tác quản trị mua hàng trong DN

- Cách thức tiến hành:

+ Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm bao gồm các câu hỏi xoayquanh công tác quản trị mua hàng của công ty như lập kế hoạch mua hàng, tìmkiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng Mỗi câu hỏi có nhiềuđáp án trả lời, người trả lời có thể tích dấu hoặc khoanh tròn vào câu trả lời mìnhlựa chọn

+ Bước 2: Tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến các bộ phậnnhân viên trong công ty, những người được phát phiếu bao gồm: Giám đốc công

ty Võ Quốc Tuấn, Phó trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Đức Hòa, nhân viênkinh doanh Lê Mạnh Hùng, nhân viên kinh doanh Nguyễn Trần Quang, nhânviên kinh doanh Võ Thùy Dung, nhân viên kinh doanh Quách Ngọc Đông Phóphòng kinh doanh Ngô Sỹ Tuấn Anh sau đó hướng dẫn mọi người điền thông tinvào phiếu điều tra

+ Bước 3: Tiến hành thu thập lại 9 phiếu điều tra đã phát

 Phiếu phỏng vấn:

- Mục đích: Khi tiến hành thu thập thông tin theo phương pháp phiếuđiều tra trắc nghiệm ta sẽ không thể tìm hiểu được các thông tin một cách cặn kẽ

và chính xác, nhiều thông tin trong phiếu điều tra chưa được đề cập đến cũngnhư những đáp án trong phiếu điều tra chưa được rõ ràng Vì vậy cần thông quaphương pháp phỏng vấn chuyên sâu để thu thập các thông tin một cách chínhxác và cụ thể hơn

- Nội dung phỏng vấn khoảng 8 câu hỏi nhằm cụ thể hóa nội dung côngtác quản trị mua hàng đặc biệt đi sâu công tác tổ chức mua hàng của công ty

- Cách thức tiến hành:

+ Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn, những câu hỏi phỏng vấn nàychủ yếu tập trung vào công tác tổ chức mua hàng của công ty, các câu hỏi phảinhấn mạnh và nêu lên được thực trạng công tác tổ chức mua hàng của công tyhiện nay và kế hoạch trong tương lai của công ty

+ Bước 2: Lên kế hoạch hẹn phỏng vấn

+ Bước 3: Tiến hành phỏng vấn Phó trưởng phòng kinh doanh NguyễnĐức Hòa và phó phòng KD Ngô Sỹ Tuấn Anh và ghi lại những câu trả lời phỏngvấn

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nếu luận văn nghiên cứu các vấn đề chỉ dựa trên các dữ liệu sơ cấp thì chưa

đủ, chưa phản ánh xác thực tình hình hoạt động kinh doanh của DN, do đócần thu thập những dữ liệu thứ cấp:

- Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thông tin có sẵn hoặc là kết quả nghiên cứu có từtrước được tập hợp về để phục vụ cho mục đích nghiên cứu hiện tại

Các dữ liệu được chọn làm dữ liệu thứ cấp để nghiên cứu ở công ty là cácbáo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm từ năm 2008 đếnnăm 2010, báo cáo tổng kết các năm, báo cáo tổng kết tình hình mua hàngcủa công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, bảng cân đối

kế toán và các báo cáo tài chính, các dữ liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức,lĩnh vực kinh doanh của công ty

- Mục đích: Nghiên cứu các dữ liệu thứ cấp nhằm phân tích, nhận xét, đánhgiá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như lên kếhoạch trong công tác tổ chức mua hàng của công ty trong thời gian tới

3.1.2 Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu

3.1.2.1 Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu sơ cấp

 Phương pháp phiếu điều tra: Thu thập tất cả các phiếu điều tra đã phát

ra và tiến hành tổng hợp, phân tích các kết quả nhận được từ phiếuđiều tra đó, xem mỗi phương án có bao nhiêu người lựa chọn, từ đóđưa ra nhận xét

 Phương pháp phỏng vấn: Phân tích những nhận xét, nhận định vàđánh giá của các chuyên gia về những câu hỏi phỏng vấn đó Từ đórút ra những kết luận chung về tình hình quản trị mua hàng của công

ty và đặc biệt là công tác tổ chức mua hàng của công ty Cổ PhầnThiết Bị Xăng Dầu Petrolimex

3.1.2.2 Phương pháp xử lý phân tích dữ liệu thứ cấp

 Phương pháp so sánh: Tiến hành so sánh, đối chiếu, phân tích các dữliệu, chỉ số giữa các năm nhằm đánh giá sự thay đổi về kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh giữa các năm đó và xem xét tình hình tăngtrưởng qua các năm như thế nào

 Phương pháp phân tích tổng hợp: Tiến hành đánh giá một cách tổngquan nhất các dữ liệu thứ cấp thu thập được và rút ra kết luận cầnthiết cho việc viết luận văn

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

3.2.1 Tổng quan tình hình tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

3.2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Ngày 28 tháng 12 năm 1968, Tổng cục trưởng Tổng cục Vật tư đã có Quyếtđịnh số 412/VT-QĐ thành lập Chi cục Vật tư I, với chức năng nhiệm vụ: Tổchức, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng và sản xuất vật tư thiết bị cho hai nhiệm vụchiến lược của đất nước là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Sau gần 4 năm hoạt động ngày 20 tháng 12 năm 1972 Bộ trưởng Bộ Vật tư cóQuyết định 719/VT-QĐ chuyển tên thành Công ty Vật tư I Sau năm 1975 đến 1977 tại Quyết định số 233/VT-QĐ Bộ Vật tư đã chuyểnCông ty Vật tư I thành Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu trực thuộc Tổngcông ty Xăng dầu Nhiệm vụ chính của công ty là cung ứng vật tư thiết bị xăngdầu cho sửa chữa, cải tạo và xây dựng mới công trình xăng dầu Năm 1993, Công ty đăng ký lại doanh nghiệp theo Quyết định số 364/QĐ-

Năm 1997, thành lập Xí nghiệp Cơ khí và Điện tử xăng dầu trực thuộc Công ty Năm 1999, thực hiện hợp đồng chuyển giao công nghệ giai đoạn 1, giữa Tổngcông ty Xăng dầu Việt Nam - Công ty thương mại NOMURA và HãngTATSUNO (Nhật Bản), Công ty đã xây dựng Nhà máy Thiết bị điện tử xăngdầu Petrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD và nhậnchuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệuVNT; đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO

Để phù hợp với chức năng nhiệm vụ mới của công ty, tại Quyết định số1642/2000/QĐ-BTM ngày 30 tháng 11 năm 2000 đổi tên thành Công ty Thiết bị

Thực hiện chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, ngày 19 tháng

12 năm 2001, Quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM chuyển thành Công ty Cổphần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex

3.2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty

- Kinh doanh: Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, công nghệ, kinh doanhtổng đại lý xăng dầu, kinh doanh các sản phẩm dầu nhờn, hóa chất, LPG, xuấtnhập khẩu thiết bị công nghiệp

- Sản xuất: Sản xuất cơ khí (sản xuất bể chứa xăng dầu các loại; sảnxuất xe xitéc vận chuyển xăng dầu, LPG; Sản xuất các phụ kiện chuyên ngành),sản xuất xây lắp (các công trình xăng dầu, dầu khí và các công trình dân dụng;các công trình đã xây dựng)

- Dịch vụ : Cho thuê tài sản, dịch vụ kỹ thuật, tư vấn dạy nghề, vận chuyểnxăng dầu

Như vậy đặc điểm kinh doanh cơ bản của công ty là nhập khẩu và tự sản xuất

Về tự sản xuất công ty có thể nhận gia công, thay thế phụ tùng hoặc sản xuấttheo đơn đặt hàng của KH, đây là một đặc thù chỉ riêng có ở Petrolimex

3.2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

- Chức năng: Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, công nghệ phục vụ ngànhxăng dầu, kinh doanh tổng đại lý xăng dầu, các sản phẩm dầu nhờn, hóa chấtLPG, sản xuất các thiết bị ngành xăng dầu và dịch vụ vận chuyển xăng dầu

- Nhiệm vụ và quyền hạn: Thực hiện các nghĩa vụ về nộp thuế thu nhậpdoanh nghiệp, bảo hiểm, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường,nghĩa vụ công đoàn và các nghĩa vụ khác, góp phần vào sự phát triển và hộinhập kinh tế của đất nước Nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho các cán

bộ công nhân viên trong công ty đồng thời giữ trật tự kỷ cương, đạo đức, truyềnthống và bản sắc dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại góp phần ổn địnhchính trị - xã hội, an ninh quốc phòng.

3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.

Nguồn: Phòng tổ chức hành chính

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

BANGIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH

CƠ ĐIỆN

VÀ XÂY DỰNG

NHÀ MÁY THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ XĂNG DẦU PETROLIM -EX

CÁC CỬA HÀNG XĂNG DẦU

CHI NHÁNH TẠI TP

HỒ CHÍ MINH

BAN KIỂM SOÁT

3.2.1.5 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

Để nghiên cứu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanh của công ty luận văn có

đề cập đến bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008 đến

Năm2010

2009/2008(%)

2010/2009(%)

DT BH và CCDV 283.938 547.576 614.854 192,85 112,3

-DTT về BH, CCDV 283.938 547.576 614.836 192,85 112,3Giá vốn hàng bán 265.106 517.003 573.097 195,02 110,85

LN gộp về BH, DV 18.832 30.573 41.739 162,35 136,52

Chi phí tài chính 4.773 2.775 12.513 58,14 450,92Chi phí bán hàng 11.971 20.937 23.597 174,9 112,7

2008 – 2010 ta thấy tình hình hoạt động KD của công ty Cổ Phần Thiết Bị XăngDầu Petrolimex trong ba năm gần đây không ổn định, đặc biệt là sự biến độngcủa năm 2009 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế toàn cầu chi phối

- Về doanh thu thuần: Nhìn chung doanh thu thuần của công ty qua các năm đềuliên tục tăng, tăng mạnh nhất vào năm 2009 với tốc độ tăng năm 2009 bằng192,85% so với năm 2008, tuy nhiên đến năm 2010 doanh thu của công ty vẫntiếp tục tăng so với năm 2009 nhưng tốc độ tăng lại chậm lại (chỉ tăng 12,3%).Tốc độ tăng của doanh thu như trên một phần là do ảnh hưởng của cuộc khủnghoảng kinh tế thế giới năm 2008, tốc độ trượt giá thường xuyên xảy ra, đến năm

2010 khi nền kinh tế đã phục hồi trở lại và ổn định hơn thì tốc độ tăng của doanhthu lại quay về như trước

- Về chi phí: Cùng với tốc độ tăng của doanh thu thuần thì chi phí của công tycũng tăng theo Cụ thể, năm 2009 chi phí bán hàng tăng 74,9% so với 2008, đếnnăm 2010 chi phí bán hàng tăng chậm hơn (chỉ tăng 12% so với năm 2009) Tuynhiên chi phí tài chính thì ngược lại, năm 2009 chi phí tài chính chỉ bằng58,14% năm 2008 nhưng đến năm 2010 chi phí này lại tăng vọt bằng 450,92%năm 2009 Cùng với sự gia tăng của các loại chi phí trên chi phí mua hàng củacông ty cũng tăng lên đáng kể Nguyên nhân dẫn đến sự biến động của chi phínhư vậy là do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008 vẫnchưa được khôi phục nên chi phí của công ty mới tăng nhanh nhưng đến năm

2010 nền kinh tế thế giới đã có những chuyển biến tích cực cùng với những biệnpháp khắc phục của công ty nên chi phí có xu hướng tăng nhẹ hơn

- Về lợi nhuận: Do sự biến động của giá cả trên thị trường thế giới làm chodoanh thu và chi phí tăng nên lợi nhuận của công ty cũng biến động theo Lợinhuận của công ty năm 2009 tăng vượt bậc so với năm 2008 (bằng 260%), đếnnăm 2010 khi doanh thu và chi phí có chiều hướng tăng chậm lại thì lợi nhuậncũng chỉ tăng 20,85% so với năm 2009 Về hình thức, tốc độ tăng của lợi nhuậnnhư trên cho thấy doanh nghiệp đã rất thành công trong việc khắc phục nhữngkhó khăn trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế cũng như những thách thức của thịtrường và giữ được trạng thái phát triển tốt, tuy nhiên giá trị gia tăng bền vữngthì bị chi phối nhiều

Sự biến động của các chỉ tiêu trên cũng phản ánh về tình hình mua hàng củacông ty trong ba năm qua liên tục tăng, về hình thức sự tăng giá trị hàng hóamua vào chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công đạt hiệu quả vì nó chứng tỏ sựgia tăng của nhu cầu và đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng cao của công ty

3.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

3.2.2.1 Môi trường bên trong công ty

Mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty: Công ty là doanh nghiệp sản

xuất, kinh doanh vật tư thiết bị ngành xăng dầu, đảm bảo tiếp nhận, bảo quản,cung ứng, đáp ứng nhu cầu nhiều loại vật tư chuyên dùng xăng dầu và nhiềuchủng loại thiết bị thông dụng khác trên thị trường cả nước Mục tiêu chính của

xăng dầu, dầu khí, giao thông, công nghiệp và các dịch vụ kỹ thuật liên quan,từng bước hiện đại hoá trang thiết bị theo định hướng của ngành, góp phần thựchiện chủ trương công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Vì vậy công ty luônđưa ra những chiến lược và chính sách kinh doanh cụ thể để chủ động đối phóvới những biến động của thị trường cũng như nhu cầu của KH, đặc biệt công ty

đã có những chính sách trong mua hàng rất rõ ràng vì đây là khâu vô cùng quantrọng trong hoạt động sản xuất KD của công ty, nó sẽ quyết định hiệu quả KDcủa công ty

Sản phẩm và chính sách sản phẩm của công ty: Là công ty chuyên sản xuất

và kinh doanh các thiết bị phục vụ ngành xăng dầu nên sản phẩm của công ty rất

đa dạng và phong phú, sản phẩm vừa được sản xuất trong nước vừa được nhậpkhẩu từ nước ngoài về vì vậy công ty có nhiều chính sách sản phẩm nhằm đápứng nhu cầu đa dạng của KH

Khả năng tài chính của công ty: Khả năng tài chính của công ty có ảnh

hưởng rất lớn đến công tác quản trị mua hàng nói chung cũng như công tác tổchức mua hàng của công ty nói riêng Nếu công ty có khả năng tài chính vữngmạnh thì sẽ chủ động hơn trong công tác tổ chức mua hàng, dễ dàng thươnglượng và đặt hàng cũng như quá trình giao nhận hàng hóa, luôn chớp đượcnhững cơ hội trong KD Tính đến năm 2009 tổng số vốn điều lệ của công ty là24,246 tỷ đồng, việc kinh doanh của công ty không ngừng phát triển mạnh vàngày càng có nhiều đơn đặt hàng, đó là cơ sở tạo điều kiện cho công ty xây dựngnguồn lực tài chính vững mạnh trên thị trường

Nguồn nhân lực của công ty: Tổng số lao động hiện có của công ty là 159

người, trong đó số nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh là 15 người Đội ngũnhân viên mua hàng nói riêng có ảnh hưởng rất lớn đến công tác mua hàng cũngnhư hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Hiện nay công ty đã áp dụngmột số chính sách mới trong việc tuyển dụng nhân viên, đào tạo và đãi ngộ nhân

sự nhằm tuyển những nhân viên trẻ năng động, sáng tạo và nhiệt tình với côngviệc, có trình độ chuyên môn và tay nghề cao đáp ứng tốt nhất nhu cầu côngviệc

3.2.2.2 Môi trường bên ngoài

Khách hàng: Khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của công ty, khách

hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác mua bán hàng hóa của công ty Vớiđặc thù hàng hóa kinh doanh của công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex,

khách hàng chủ yếu mua thiết bị qua các đơn đặt hàng vì vậy chất lượng hànghóa phải được đảm bảo và giữ uy tín với KH là điều rất quan trọng.

Đối thủ cạnh tranh: Hiện nay trên thị trường có rất nhiều doanh nghiệp kinh

doanh xăng dầu và thiết bị ngành xăng dầu, cùng với xu thế kinh tế thời kỳ hộinhập nên cạnh tranh trên thị trường là rất lớn Để có thể cạnh tranh được với cácđối thủ cạnh tranh, công ty cần có những chính sách, chiến lược kinh doanh saocho phù hợp

Nhà cung cấp: Với DNTM mua hàng nhà cung cấp có ảnh hưởng rất lớn, vì

vậy công ty đã có mối quan hệ với nhiều NCC có uy tín trên thị trường như: tậpđoàn TATSUNO (Nhật Bản), tập đoàn Pangang tại Thành Đô Trung Quốc, công

ty thương mại NOMURA Nhật Bản, hãng SEVERSTAL – CHLB Nga, hãngLIQID CONTROLS – Hoa Kỳ, hãng TOHATSU – Nhật Bản… Có mối quan hệlàm ăn lâu dài với những NCC này đã giúp công ty dễ dàng hơn trong thươnglượng và đặt hàng cũng như quá trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa tạo điềukiện thuận lợi trong công tác tổ chức mua hàng và đạt được hiệu quả KD cao

Công nghệ: Hiện nay với tốc độ phát triển như vũ bão của công nghệ

-KHKT đòi hỏi công ty phải luôn đổi mới, áp dụng những tiến bộ -KHKT đó vàosản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn

Chính sách pháp luật của Nhà nước: Những ràng buộc về chính sách, luật

pháp và những quy định của Nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty Hơn nữa công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex làcông ty chuyên nhập khẩu những thiết bị ngành xăng dầu từ nước ngoài nên cácquy định về xuất nhập khẩu, chính sách thuế và hành lang pháp lý là những nhân

tố công ty cần đặc biệt quan tâm

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn chuyên gia về công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Để có cơ sở khách quan đánh giá tình hình công tác tổ chức mua hàng của công

ty em đã tiến hành điều tra và thu được kết quả như sau:

3.3.1.1 Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty (Số phiếu phát ra 6, thu về 6/6) phản ánh kết quả:

Bảng 3.2: Mức độ quan tâm của công ty đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng

1 Thường xuyên 2 33,3

Qua kết quả điều tra trên ta thấy công ty chủ yếu xây dựng kế hoạch mua hàngdựa vào nhu cầu thị trường, khi nào có nhu cầu của KH thì công ty sẽ lên kếhoạch, mức độ thường xuyên có 2 người chọn, không có ai chọn chỉ một bộphận chuyên trách và chỉ ở bộ phận kế hoạch Sở dĩ công ty chủ yếu xác địnhnhu cầu mua hàng tùy thuộc vào nhu cầu thị trường là do hàng hóa mua về làhàng nhập khẩu có giá trị lớn, nhu cầu không thường xuyên như những mặthàng tiêu dùng khác nên xác định nhu cầu dựa vào nhu cầu thị trường sẽ giảmnhiều chi phí thu mua cho công ty

3.3.1.2 Các hình thức mua hàng của công ty (số phiếu phát ra 6, thu về 6/6)

Bảng 3.3: Các hình thức mua hàng của công ty

A, Mua từ bên ngoài

ty xăng dầu Việt Nam, công ty đã xây dựng nhà máy thiết bị điện tử xăng dầuPetrolimex với dây chuyền lắp ráp cột bơm TATSUNO dạng SKD và nhậnchuyển giao công nghệ giai đoạn 2: sản xuất cột bơm dạng IKD với nhãn hiệuVNT, đồng thời lắp ráp cột bơm mang nhãn hiệu PECO