Bài giảng: Chương trình quản lý ngân sách – BUDGET MANAGEMENT

MỤC LỤC PhÇn I: tæng quan 1 I. KHÁI QUÁT CHUNG 1 1. Quản lý ngân sách 1 2. Mục tiêu quản lý Ngân sách: 1 3. Nội dung Quản lý ngân sách: 1 II. GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM 2 III. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH. 3 PhÇn II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 6 I. QUẢN LÝ Mà NGÂN SÁCH 6 1. Tổng quan về hệ thống các khoản mục ngân sách Item code: 6 2. Hướng dẫn sử dụng màn hình 7 2.1. Màn hình đăng ký mã ngân sách Budget Head Code Register: 7 2.2. Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code 8 2.3. Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách Register of Article Code 9 2.4. Màn hình đăng ký mã mục ngân sáchRegister of Item Code: 11 2.5. Màn hình đăng ký mã tiểu mục (Sub Item Code)Budget Sub Code Register 16 3. Màn hình quản lý thông tin mã mục ngân sách Item Code Management 17 4. Quản lý thuế VAT – VAT Management 19 II. QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 19 A. TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH (KH NGÂN SÁCH) 19 B. TÓM TẮT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRÊN IPCAS 20 1. Đăng ký kế hoạch ngân sách toàn ngành 20 2. Tạm giao kế hoạch ngân sách 20 3. Lập kế hoạch ngân sách 20 4. Phê duyệt và phân bổ kế hoạch ngân sách: 21 5. Điều chỉnh kế hoạch ngân sách 21 C. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÀN HÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 23 1. Đăng ký kế hoạch ngân sách Register Max Item Amount (HQ) 23 2. Lập kế hoạch ngân sách 25 2.1. Dự thảo kế hoạch ngân sách Apply For HQ, Branch L1, L2: 25 2.2. Huỷ xác nhận việc nhập dữ liệu dự thảo kế hoạch ngân sách Apply Release (HQ,L1) 29 2.3. Tổng hợp dự thảo lập kế hoạch ngân sách Compilation Form (L1): 31 2.4. Màn hình Compilation Form 2 (L1) 35 2.5. Tổng hợp kế hoạch ngân sách tại Trụ sở chínhCompilation Form 1 (HQ) 36 2.6. Huỷ xác nhận số liệu tổng hợp lập hoạch ngân sách Compilation FixRelease (HQ, L1) 40 III. PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 42 1. Phê duyệt kế hoạch ngân sách toàn hệ thống Approval Form (HQ): 42 2. Chi nhánh loại 1, loại 2 phân bổ kế hoạch ngân sáchAllocation Form 1(L1) 45 3. Phân bổ kế hoạch cho Phòng giao dịch: 49 4. Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách: 52 4.1. Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách thuộc chi nhánh 52 4.2. Vấn tin các thông tin về phân bổ KH ngân sách thuộc Phòng giao dịch 55 IV. ĐIỀU CHỈNH PHÂN BỔ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 56 1. Điều chỉnh giữa các chi nhánh Alocation Adjustment Form (HQ, L1,L2). 56 2. Điều chỉnh giữa các phòng giao dịch Alocation Adjustment Form (Transaction Office). 58 3. Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách cho chi nhánh Approval Allocation Adjustment 59 4. Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng giao dịch Approval Allocation Adjustment (Transaction Office) 61 5. Các màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách 62 5.1. Vấn tin điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng GD 62 5.2. Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách được thông báo tại chi nhánh loại 1, loại 2 63 5.3. Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách Trụ sở chính đã thông báo cho các chi nhánh 64 V. THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 65 A. KHÁI QUÁT 65 1. Nhóm màn hình quản lý hạch toán. 65 2. Nhóm màn hình phê duyệt, xác nhận số liệu. 66 3. Nhóm màn hình vấn tin đối chiếu. 66 B. GIỚI THIỆU CÁC MÀN HÌNH 66 1. Màn hình Item Transaction Management 66 2. Màn hình hạch toán các giao dịch Non – Allocation 75 2.1. Hướng dẫn nghiệp vụ phát sinh hạch toán trực tiếp vào thu nhập hoặc chi phí 75 2.2. Hướng dẫn hạch toán tạm ứng, hoàn tạm ứng: 86 3. Màn hình hạch toán các mục Allocation 90 4. Hướng dẫn nghiêp vụ hoàn tạm ứng tại màn hình Settle: 92 5. Màn hình Multi Item: 96 6. Màn hình Remitance 99 7. Chức năng phê duyệt giải ngân Approval 101 8. Các chức năng sửa đổi, hủy giao dịch 103 8.1. Sửa đổi các thông tin của hóa đơn thuế GTGT (Update VAT) 103 8.2. Chức năng sửa đổi dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu 103 8.3. Chức năng hủy hạch toán: 105 VI. CÁC CHỨC NĂNG: XÁC NHẬN GIAO DỊCH, VẤN TIN, LẬP CÁC BÁO CÁO 108 1. Màn hình xác nhận các giao dịch chuyển tiền liên chi nhánh 108 2. Các màn hình vấn tin 110 2.1. Màn hình vấn tin số dư Item 110 2.2. Màn hình vấn tin giao dịch theo Item code 111 2.3. Vấn tin giao dịch theo USER ID 111 Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý Ngân sách trên hệ thống IPCAS PhÇn I: tæng quan I. KHÁI QUÁT CHUNG 1. Quản lý ngân sách Quản lý Ngân sách (Budget Managemet BG) là một trong 7 cấu phần của Hệ thống quản lý nội bộ (GENERAL AFFAIR –Viết tắt là GA): Quản lý Ngân sách (Budget BG); Quản lý tiền lương (Payroll PR); Quản lý nhân (Human Resouce HR). Quản lý Tài sản cố định (Fixed Asset – FA); Quản lý công cụ dung cụ (Working Tool WT); Quản lý ấn chỉ, giấy tờ in quan trọng (Important Certificate IC); Quản lý xây dựng cơ bản (Contruction – CN); 2. Mục tiêu quản lý Ngân sách: Thiết lập, giám sát thực hiện các khoản thu – chi theo kế hoạch. Thiết lập, thực hiện và kiểm tra hoạt động ngân sách các cấp (chi nhánhTSC). Cập nhật đầy đủ, kịp thời chính xác thông tin về chi tiêu ngân sách để giúp người điều hành ngân sách toàn hệ thống đưa ra giải pháp thực hiện Ngân sách có hiệu quả. Là cơ sở xác định kết quả kinh doanh của từng đơn vị ngân sách, của toàn ngành. 3. Nội dung Quản lý ngân sách: 3.1. Hệ thống quản lý ngân sách bao gồm các khoản, hạng, mục ngân sách. Hệ thống khoản mục chi tiêu ngân sách do Trụ sở chính thống nhất xây dựng, quản lý, các chi nhánh khai thác sử dụng. 3.2. Quản lý Ngân sách thực hiện quản lý từ kế hoạch ngân sách đến chi tiêu và quyết toán ngân sách. 3.3. Hệ thống quản lý Ngân sách được điều hành tập trung toàn hệ thống trên cơ sở các chỉ tiêu kế hoạch chi tiêu ngân sách chi tiết trong năm tài chính. Căn cứ định hướng kế hoạch kinh doanh, các chi nhánh xây dựng chỉ tiêu kế hoạch Ngân sách. Trụ sở chính (TSC) cân đối ngân sách toàn hệ thống, thực hiện phân bổ (phê duyệt kế hoạch ngân sách), điều chỉnh kế hoạch Ngân sách cho chi nhánh. Các chi nhánh chỉ sử dụng trong hạn mức ngân sách được phê duyệt. 3.4. Ngân sách được quản lý chi tiết theo các khoản mục chi tiêu. Trụ sở chính, chi nhánh loại 1, 2 có thể kiểm soát chi tiết các khoản chi theo danh mục ngân sách, phân tích và tính toán ngân sách cho từng chi nhánh cấp dưới trực thuộc. 3.5. Hệ thống quản lý Ngân sách Hỗ trợ quản lý, hạch toán các giao dịch thủ công (không hạch toán Online trong hệ thống, thay thế hạch toán GL Entry trong Modulle GL Sổ cái). 3.6. Hệ thống quản lý Ngân sách là cơ sở để xây dựng phát triển hệ thống kế toán quản trị, phục vụ cho công tác điều hành ngân sách có hiệu quả thông qua quản lý hệ thống khoản mục Ngân sách. II. GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM 1. Ngân sách (Budget): Ngân sách là chi tiết những khoản mục thu nhập và chi phí của kế hoạch tài chính cho một giai đoạn nhất định (thường là một năm tài chính). 2. Đơn vị Ngân sách: Là nơi phát sinh giao dịch Ngân sách bao gồm các chi nhánh và Trụ sở chính. 3. Khoản mục Ngân sách ( Item code): Là danh mục các khoản thu, chi nội bộ, được chi tiết theo đối tượng quản lý dựa trên tính chất của hệ thống tài khoản kế toán hiện hành. 4. Dự thảo lập kế hoạch (Apply): là việc lập tính toán, dự kiến để lập lên kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản mục Ngân sách tại các chi nhánh. 5. Lập kế hoạch (Compilation): Là việc tính toán, phân chia khoản mục Ngân sách cho từng đơn vị Ngân sách. 6. Điều chỉnh kế hoạch (Adjustment): Là việc thực hiện điều chỉnh các mục trong kế hoạch ngân sách gồm: điều chỉnh tăng; điều chỉnh giảm; hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác. 7. Phê duyệt kế hoạch Ngân sách: Phê duyệt của các cấp có thẩm quyến quản lý Ngân sách. Trụ sở chính phê duyệt cho các chi nhánh loại 1, loại 2 trực thuộc, chi nhánh loại 1, 2 phê duyệt cho các chi nhánh trực thuộc trong hạn mức chỉ tiêu Trụ sở chính phân bổ. 8. Quản lý phân bổ Ngân sách (Allocation) Là việc giao hạn mức cho các đơn vị Ngân sách đối với các khoản mục cần quản lý giới hạn ngân sách. 9. NonAllocation (Không Phân bổ): Là các khoản mục Ngân sách không bị giới hạn khi thực hiện Ngân sách. 10. Thực hiện Ngân sách (Disbursement): Là việc chi tiêu Ngân sách trong phạm vi kế hoạch được phê duyệt. Chi nhánh chỉ được phép sử dụng Ngân sách trong hạn mức phê duyệt. 11. Quản lý phải thu, phải trả (Advance): Là việc quản lý các khoản mục phải thu, phải trả, có tính chất như khoản ứng trước (Advance) được liên kết với khoản mục hoàn ứng (Related Item) xác định nguồn hoàn trả ngay tại thời điểm phát sinh ứng trước.. Hệ thống hỗ trợ hoàn ứng tự động theo từng số giao dịch (Disbursement Number). 12. Item quan hệ (Related Item): Là khoản mục được xác định để hoàn ứng cho các khoản mục ứng trước. Mỗi khoản mục ứng trước liên kết với khoản mục hoàn ứng nhất định (Ví dụ item tạm ứng lễ tân khánh tiết liên kết item quan hệ Chi lễ tân khánh tiết, khi hoàn ứng hệ thống tự động xử lý hạch toán đối ứng giữa 2 item để tất toán khoản mục ứng trước). 13. Giao dịch liên chi nhánh (Remit): Là các giao dịch hạch toán tự động giữa TSC và chi nhánh, giữa các chi nhánh cho các khoản mục đăng ký tính chất thuộc loại thanh toán liên chi nhánh. III. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH. 1. Quản lý hệ thống mã Ngân sách Đăng ký mã ngân sách. Quản lý thông tin chi tiết mã ngân sách. 2. Quản lý kế hoạch Ngân sách Đăng ký kế hoạch ngân sách. Lập kế hoạchdự thảo kế hoạch ngân sách. Phê duyệt kế hoạch ngân sách. Thay đổi, bổ sung, điều chỉnh kế hoạch Ngân sách. Quản lý Ngân sách dự phòng. 3. Thực hiện Ngân sách (chi tiêu Ngân sách). 4. Chức năng báo cáo, vấn tin. 5. Các chức năng khác: quyết toán, đối chiếu. S¬ ®å qu¶n lý Ng©n s¸ch PhÇn II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH I. QUẢN LÝ Mà NGÂN SÁCH 1. Tổng quan về hệ thống các khoản mục ngân sách Item code: Là hệ thống các khoản mục ngân sách có tính chất tương đương hệ thống tài khoản kế toán trong hệ thống. Một tài khoản có thể đăng ký nhiều Item. Sử dụng cho việc lập KH ngân sách, hạch toán chi tiêu ngân sách Item code quản lý theo tính chất sau: • Item Non Allocation: Khoản mục không quản lý hạn mức (không phân bổ KH) • Item Allocation: Khoản mục quản lý hạn mức (phân bổ kế hoạch Ngân sách) • Item Remittance: Khoản mục cho phép thực hiện giao dịch liên chi nhánh. • Item Advance: Khoản mục thực hiện giao dịch tạm ứng. • Item Planning: Khoản mục lập kế hoạch. • Item Footnote: Khoản mục quản lý ngoại bảng. Hệ thống khoản mục được xây dựng dựa trên cấu trúc sau: Cấu trúc 1 khoản mục gồm 14 ký tự, chia 5 nhóm: XXX XXX XXX XX 000 Head code Clause code Article code Item code Sub Item + 11 ký tự đầu do Trụ sở chính xây dựng đăng ký sử dụng chung toàn hệ thống. + 3 ký tự cuối do Trụ sở chính quản lý các khoản mục được phép mở Sub item. Trong đó: • Head code: Mã ngân sách tương ứng với 9 loại trong hệ thống tài khoản. • Clause code: Mã loại ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp II. • Article code: Mã khoản ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp III,IV. • Item code: Mã mục ngân sách tương ứng với tài khoản kế toán cấp V. • Subitem code: Mã tiểu mục ngân sách tương ứng các tiểu khoản. Ví dụ: Item code: 003 001 001 04 001. Item name: Phương tiện vận tải truyền dẫn chưa khấu hao hết. • Head code: 003 – tương ứng với loại 1 Tài sản CĐ và TS có khác • Clause code: 001 tương ứng với TK cấp 2 301: TSCĐ. • Article code: 001 tương ứng với TK cấp 3 3011: TSCĐ hữu hình • Item code: 04 tương ứng với TK cấp 5301401: Phương tiện vận tải. • Sub Item: 001: tương ứng với tiểu khoản cần quản lý chi tiết Hệ thống khoản mục chi tiêu ngân sách (item) do Trụ sở chính đăng ký, quản lý Chi nhánh sử dụng thống nhất toàn hệ thống. Hệ thống tiểu mục (Subitem): hỗ trợ chi nhánh quản lý chi tiết khoản mục. Trụ sở chính quản lý các khoản mục được phép mở Sub item 2. Hướng dẫn sử dụng màn hình Để đăng ký, quản lý mã ngân sách Trụ sở chính sử dụng các màn hình sau: Màn hình đăng ký Head code Mã ngân sách. Màn hình đăng ký Clause code Mã loại ngân sách. Màn hình đăng ký Article code Mã khoản ngân sách. Màn hình đăng ký Item code Mã mục ngân sách. Màn hình quản lý Item code Mã tiểu mục ngân sách. 2.1. Màn hình đăng ký mã ngân sách Budget Head Code Register:  Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký mới, sửa đổi, huỷ bỏ mã ngân sách  Đường dẫn: GA Budget Budget Head Code Register  Giới thiệu màn hình:  Giải thích các trường cần nhập: Add: Tạo mới 1 Head code và Head name. Chọn “Add”  Hệ thống tự sinh số thứ tự  Teller nhập tên mã ngân sách cần tạo mới. Modify: Sửa Head code, Head name. Remove: Xoá Head code, Head name đã có trong hệ thống Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. 2.2. Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code  Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký, quản lý Clause code  Đường dẫn: GABudget Budget Clause Code Register.  Giới thiệu màn hình:  Giải thích các trường cần nhập: Tạo mới 1 clause code: Chọn Head code cần đăng ký  chọn “Add”Hệ thống tự sinh mã head code  Teller nhập clause name cần tạo mới. Các chức năng khác: + Modify: Sửa clause code và clause name + Remove: Xoá clause code và clause name + Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. 2.3. Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách Register of Article Code  Mục đích: Trụ sở chính sử dụng đăng ký, quản lý Mã khoản ngân sách.  Đường dẫn: GA Budget Budget Article Code Register  Giới thiệu màn hình.  Giải thích các trường cần nhập: Tạo mới 1 article code: 1: Chọn Head code cần đăng ký  2: chọn Clause code  3: Chọn “Add” 4: Nhập tên khoản ngân sách  5: OK: Thành công hệ thống tự sinh mã khoản ngân sách mới (VDụ: mã 002). Các chức năng khác: + Modify: Sửa article code và article name + Remove: Hủy article code và article name + Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa. + Input Date: Ngày nhập 2.4. Màn hình đăng ký mã mục ngân sáchRegister of Item Code:  Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký, quản lý hệ thống mã khoản ngân sách toàn hệ thống.  Đường dẫn: GA Budget Budget Item Code Register :  Giới thiệu màn hình:

MỤC LỤC

PhÇn I: tæng quan 1

I KHÁI QUÁT CHUNG 1

1 Quản lý ngân sách 1

2 Mục tiêu quản lý Ngân sách: 1

3 Nội dung Quản lý ngân sách: 1

II GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM 2

III CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH 3

PhÇn II: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 6

I QUẢN LÝ MÃ NGÂN SÁCH 6

1 Tổng quan về hệ thống các khoản mục ngân sách - Item code: 6

2 Hướng dẫn sử dụng màn hình 7

2.1 Màn hình đăng ký mã ngân sách- Budget Head Code Register: 7

2.2 Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code 8

2.3 Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách- Register of Article Code 9

2.4 Màn hình đăng ký mã mục ngân sách-Register of Item Code: 11

2.5 Màn hình đăng ký mã tiểu mục (Sub Item Code)-Budget Sub Code Register 16

3 Màn hình quản lý thông tin mã mục ngân sách - Item Code Management 17

4 Quản lý thuế VAT – VAT Management 19

II QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 19

A TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH (KH NGÂN SÁCH) 19

B TÓM TẮT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRÊN IPCAS 20

1 Đăng ký kế hoạch ngân sách toàn ngành 20

2 Tạm giao kế hoạch ngân sách 20

3 Lập kế hoạch ngân sách 20

4 Phê duyệt và phân bổ kế hoạch ngân sách: 21

5 Điều chỉnh kế hoạch ngân sách 21

C HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÀN HÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 23

1 Đăng ký kế hoạch ngân sách - Register Max Item Amount (HQ) 23

2.1 Dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply For HQ, Branch L1, L2: 25

2.2 Huỷ xác nhận việc nhập dữ liệu dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply Release (HQ,L1) 29

2.3 Tổng hợp dự thảo lập kế hoạch ngân sách - Compilation Form (L1): 31

2.4 Màn hình Compilation Form 2 (L1) 35

2.5 Tổng hợp kế hoạch ngân sách tại Trụ sở chính-Compilation Form 1 (HQ) 36

2.6 Huỷ xác nhận số liệu tổng hợp lập hoạch ngân sách - Compilation Fix/Release (HQ, L1) .40 III PHÊ DUYỆT KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 42

1 Phê duyệt kế hoạch ngân sách toàn hệ thống - Approval Form (HQ): 42

2 Chi nhánh loại 1, loại 2 phân bổ kế hoạch ngân sách-Allocation Form 1(L1) 45

3 Phân bổ kế hoạch cho Phòng giao dịch: 49

4 Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách: 52

4.1 Vấn tin các thông tin về phân bổ kế hoạch ngân sách thuộc chi nhánh 52

4.2 Vấn tin các thông tin về phân bổ KH ngân sách thuộc Phòng giao dịch 55

IV ĐIỀU CHỈNH PHÂN BỔ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH: 56

1 Điều chỉnh giữa các chi nhánh- Alocation Adjustment Form (HQ, L1,L2) 56

2 Điều chỉnh giữa các phòng giao dịch- Alocation Adjustment Form (Transaction Office) 58

3 Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách cho chi nhánh - Approval Allocation Adjustment .59 4 Phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng giao dịch - Approval Allocation Adjustment (Transaction Office) 61

5 Các màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách 62

5.1 Vấn tin điều chỉnh kế hoạch ngân sách giữa các phòng GD 62

5.2 Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách được thông báo tại chi nhánh loại 1, loại 2 63

5.3 Màn hình vấn tin kế hoạch ngân sách Trụ sở chính đã thông báo cho các chi nhánh 64

V THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH 65

A KHÁI QUÁT 65

1 Nhóm màn hình quản lý hạch toán 65

2 Nhóm màn hình phê duyệt, xác nhận số liệu 66

3 Nhóm màn hình vấn tin đối chiếu 66

B GIỚI THIỆU CÁC MÀN HÌNH 66

1 Màn hình Item Transaction Management 66

IPCAS II PROJECT - GA TEAM

2 Màn hình hạch toán các giao dịch Non – Allocation 75

2.1 Hướng dẫn nghiệp vụ phát sinh hạch toán trực tiếp vào thu nhập hoặc chi phí 75

2.2 Hướng dẫn hạch toán tạm ứng, hoàn tạm ứng: 86

3 Màn hình hạch toán các mục Allocation 90

4 Hướng dẫn nghiêp vụ hoàn tạm ứng tại màn hình Settle: 92

5 Màn hình Multi Item: 96

6 Màn hình Remitance 99

7 Chức năng phê duyệt giải ngân - Approval 101

8 Các chức năng sửa đổi, hủy giao dịch 103

8.1 Sửa đổi các thông tin của hóa đơn thuế GTGT (Update VAT) 103

8.2 Chức năng sửa đổi dữ liệu hoặc xóa bỏ dữ liệu 103

8.3 Chức năng hủy hạch toán: 105

VI CÁC CHỨC NĂNG: XÁC NHẬN GIAO DỊCH, VẤN TIN, LẬP CÁC BÁO CÁO 108

1 Màn hình xác nhận các giao dịch chuyển tiền liên chi nhánh 108

2 Các màn hình vấn tin 110

2.1 Màn hình vấn tin số dư Item 110

2.2 Màn hình vấn tin giao dịch theo Item code 111

2.3 Vấn tin giao dịch theo USER ID 111

IPCAS II PROJECT - GA TEAM

3.2 Quản lý Ngân sách thực hiện quản lý từ kế hoạch ngân sách đến chi tiêu vàquyết toán ngân sách.

3.3 Hệ thống quản lý Ngân sách được điều hành tập trung toàn hệ thống trên cơ sởcác chỉ tiêu kế hoạch chi tiêu ngân sách chi tiết trong năm tài chính Căn cứ địnhhướng kế hoạch kinh doanh, các chi nhánh xây dựng chỉ tiêu kế hoạch Ngân sách.Trụ sở chính (TSC) cân đối ngân sách toàn hệ thống, thực hiện phân bổ (phê duyệt

kế hoạch ngân sách), điều chỉnh kế hoạch Ngân sách cho chi nhánh Các chi nhánhchỉ sử dụng trong hạn mức ngân sách được phê duyệt

3.4 Ngân sách được quản lý chi tiết theo các khoản mục chi tiêu Trụ sở chính, chinhánh loại 1, 2 có thể kiểm soát chi tiết các khoản chi theo danh mục ngân sách,phân tích và tính toán ngân sách cho từng chi nhánh cấp dưới trực thuộc

3.5 Hệ thống quản lý Ngân sách Hỗ trợ quản lý, hạch toán các giao dịch thủ công(không hạch toán Online trong hệ thống, thay thế hạch toán GL Entry trongModulle GL- Sổ cái)

3.6 Hệ thống quản lý Ngân sách là cơ sở để xây dựng phát triển hệ thống kế toánquản trị, phục vụ cho công tác điều hành ngân sách có hiệu quả thông qua quản lý

hệ thống khoản mục Ngân sách

II GIẢI THÍCH MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1 Ngân sách (Budget): Ngân sách là chi tiết những khoản mục thu nhập và chi

phí của kế hoạch tài chính cho một giai đoạn nhất định (thường là một năm tàichính)

2 Đơn vị Ngân sách: Là nơi phát sinh giao dịch Ngân sách bao gồm các chi

nhánh và Trụ sở chính

3 Khoản mục Ngân sách ( Item code): Là danh mục các khoản thu, chi nội bộ,

được chi tiết theo đối tượng quản lý dựa trên tính chất của hệ thống tài khoản kếtoán hiện hành

4 Dự thảo lập kế hoạch (Apply): là việc lập tính toán, dự kiến để lập lên kế

hoạch ngân sách chi tiết cho từng khoản mục Ngân sách tại các chi nhánh

5 Lập kế hoạch (Compilation): Là việc tính toán, phân chia khoản mục Ngân

sách cho từng đơn vị Ngân sách

6 Điều chỉnh kế hoạch (Adjustment): Là việc thực hiện điều chỉnh các mục

trong kế hoạch ngân sách gồm: điều chỉnh tăng; điều chỉnh giảm; hoặc giữa chinhánh này với chi nhánh khác

7 Phê duyệt kế hoạch Ngân sách: Phê duyệt của các cấp có thẩm quyến quản lý

Ngân sách Trụ sở chính phê duyệt cho các chi nhánh loại 1, loại 2 trực thuộc, chinhánh loại 1, 2 phê duyệt cho các chi nhánh trực thuộc trong hạn mức chỉ tiêu Trụ

sở chính phân bổ

8 Quản lý phân bổ Ngân sách (Allocation) Là việc giao hạn mức cho các đơn

vị Ngân sách đối với các khoản mục cần quản lý giới hạn ngân sách

9 Non-Allocation (Không Phân bổ): Là các khoản mục Ngân sách không bị giới

hạn khi thực hiện Ngân sách

10 Thực hiện Ngân sách (Disbursement): Là việc chi tiêu Ngân sách trong

phạm vi kế hoạch được phê duyệt Chi nhánh chỉ được phép sử dụng Ngân sáchtrong hạn mức phê duyệt

11 Quản lý phải thu, phải trả (Advance): Là việc quản lý các khoản mục phải

thu, phải trả, có tính chất như khoản ứng trước (Advance) được liên kết với khoảnmục hoàn ứng (Related Item) xác định nguồn hoàn trả ngay tại thời điểm phát sinh

ứng trước Hệ thống hỗ trợ hoàn ứng tự động theo từng số giao dịch (Disbursement

Number)

12 Item quan hệ - (Related Item): Là khoản mục được xác định để hoàn ứng

cho các khoản mục ứng trước Mỗi khoản mục ứng trước liên kết với khoản mục

hoàn ứng nhất định (Ví dụ item tạm ứng lễ tân khánh tiết liên kết item quan hệ Chi

lễ tân khánh tiết, khi hoàn ứng hệ thống tự động xử lý hạch toán đối ứng giữa 2 item để tất toán khoản mục ứng trước).

13 Giao dịch liên chi nhánh (Remit): Là các giao dịch hạch toán tự động giữa

TSC và chi nhánh, giữa các chi nhánh cho các khoản mục đăng ký tính chất thuộcloại thanh toán liên chi nhánh

NGÂN SÁCH.

1 Quản lý hệ thống mã Ngân sách

- Đăng ký mã ngân sách

2 Quản lý kế hoạch Ngân sách

- Đăng ký kế hoạch ngân sách

- Lập kế hoạch-dự thảo kế hoạch ngân sách

- Phê duyệt kế hoạch ngân sách

- Thay đổi, bổ sung, điều chỉnh kế hoạch Ngân sách

- Quản lý Ngân sách dự phòng

3 Thực hiện Ngân sách (chi tiêu Ngân sách).

4 Chức năng báo cáo, vấn tin.

5 Các chức năng khác: quyết toán, đối chiếu.

IPCAS II PROJECT - GA TEAM 6

 Article code: Mã khoản ngân sách - tương ứng với tài khoản kế toán cấp III,IV.

 Item code: Mã mục ngân sách - tương ứng với tài khoản kế toán cấp V

 Subitem code: Mã tiểu mục ngân sách - tương ứng các tiểu khoản

Ví dụ: Item code: 003 001 001 04 - 001

Item name: Phương tiện vận tải truyền dẫn chưa khấu hao hết.

 Head code: 003 – tương ứng với loại 1- Tài sản CĐ và TS có khác

 Clause code: 001- tương ứng với TK cấp 2- 301: TSCĐ.

 Article code: 001 -tương ứng với TK cấp 3- 3011: TSCĐ hữu hình

 Item code: 04 - tương ứng với TK cấp 5-301401: Phương tiện vận tải.

 Sub Item: 001: tương ứng với tiểu khoản cần quản lý chi tiết

- Hệ thống khoản mục chi tiêu ngân sách (item) do Trụ sở chính đăng

ký, quản lý - Chi nhánh sử dụng thống nhất toàn hệ thống

- Hệ thống tiểu mục (Sub-item): hỗ trợ chi nhánh quản lý chi tiết khoản mục.Trụ sở chính quản lý các khoản mục được phép mở Sub item

2 Hướng dẫn sử dụng màn hình

Để đăng ký, quản lý mã ngân sách Trụ sở chính sử dụng các màn hình sau:

- Màn hình đăng ký Head code - Mã ngân sách

- Màn hình đăng ký Clause code - Mã loại ngân sách

- Màn hình đăng ký Article code - Mã khoản ngân sách

- Màn hình đăng ký Item code - Mã mục ngân sách

- Màn hình quản lý Item code - Mã tiểu mục ngân sách

2.1 Màn hình đăng ký mã ngân sách- Budget Head Code Register:

Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký mới, sửa đổi, huỷ bỏ mã ngân sách

 Giải thích các trường cần nhập:

- Add: Tạo mới 1 Head code và Head name Chọn “Add”  Hệ thống tự sinh sốthứ tự  Teller nhập tên mã ngân sách cần tạo mới

- Modify: Sửa Head code, Head name

- Remove: Xoá Head code, Head name đã có trong hệ thống

- Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

2.2 Màn hình đăng ký mã loại ngân sách – Register of Clause Code

Mục đích: Trụ sở chính sử dụng để đăng ký, quản lý Clause code

Giải thích các trường cần nhập:

- Tạo mới 1 clause code: Chọn Head code cần đăng ký  chọn “Add”Hệ thống

tự sinh mã head code  Teller nhập clause name cần tạo mới

- Các chức năng khác:

+ Modify:Sửa clause code và clause name

+ Remove: Xoá clause code và clause name

+ Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

2.3 Màn hình đăng ký mã khoản ngân sách- Register of Article Code

Mục đích: Trụ sở chính sử dụng đăng ký, quản lý Mã khoản ngân sách.

Đường dẫn: GA / Budget / Budget Article Code Register

IPCAS II PROJECT - GA TEAM 10

Giải thích các trường cần nhập:

- Tạo mới 1 article code: 1: Chọn Head code cần đăng ký  2: chọn

Clause code  3: Chọn “Add” 4: Nhập tên khoản ngân sách  5: OK: Thànhcông hệ thống tự sinh mã khoản ngân sách mới (VDụ: mã 002)

- Các chức năng khác:

+ Modify: Sửa article code và article name

+ Remove: Hủy article code và article name

+ Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

+ Input Date: Ngày nhập

2.4 Màn hình đăng ký mã mục ngân sách-Register of Item Code:

5 Màn hình chi tiết “ Details for Item code”:

- Article code (Mã khoản ngân sách): Tự động hiển thị sau khi đã thực hiện chọn ởbước 3

- Item code (Mã mục): Tự động hiển thị item đã nhập

- Item name (Tên mục): Nhập tên item

- Allocation Period (Kỳ phân bổ kế hoạch):

Chọn các tiêu chí sau:

 Monthly: Hàng tháng

 Quaterly: Hàng quý

 Yearly: Hàng năm

 Special: Trường hợp đặc biệt

- Item type (Loại mục): Chọn các tiêu chí sau

 Posting: Được phép hạch toán

 No Posting: Không được phép hạch toán

 Footnote: Hạch toán ngoại bảng

- Account code (Số và tên Tài khoản): Chọn tài khoản hạch toán liên kết với Item

- FootNote Code (Số và tên tài khoản ngoại bảng): Chọn tài khoản hạch toán ngoạibảng liên kết với Item.

- Relational Item( Mục quan hệ): Nhập loại Item quan hệ với Item đăng ký

- Limit Control (quản lý hạn mức): “Yes”: có bị giới hạn

“No”: Không bị giới hạn

- WithDrawal (rút bớt kế hoạch ): “Yes”: có bị điều chỉnh giảm kế hoạch

“No”: Không bị điều chỉnh giảm kế hoạch

- Reserve (Dự trữ): “Yes”: có được dự trữ “No”: Không được dự trữ

- Disbursement Period (Kỳ hạch toán tự động):

 Twice monthly: Hàng tháng hạch toán hai lần

 Any time: Bất cứ lúc nào

 First Date: Ngày đầu tiên

 Next Date: Ngày tiếp theo

 Value: ngày giá trị

 Day 1: ngày 1

 Day 2: ngày 2

- Allocation Type: Loại phân bổ

 Divert: Cho phép chuyển từ Item này sang Item khác

 Carry-over:

 Previous:

- Advance Acct: Item tạm ứng : có - không.

- Allocation Flag: Item bị phân bổ: có - không

- Clear Disbursement Blance: Kết chuyển số dư khi kết thúc năm tài chính

- Planning Flag: Đăng ký Item trong kế hoạch ngân sách

- In Use: Chọn các tiêu chí

- Provision Flag: Item dự phòng không (Yes/No)

- Object Balance Mannagement: Quản lý số dư theo đối tượng ( Yes/No)

- Migration Flag: Item chuyển được đổi số liệu ngày open GA ( Yes/No)

- Posting Flag (Tính chất số dư) : Chọn các tiêu chí

 Debit: Nợ

 Credit: Có

 Both: Nợ hoặc Có

- Các chức năng khác: Xem chi tiết, sửa, xóa Item

- Chọn “Head code” 2 Chọn Clause code 3 Chọn Search

 Details: Xem chi tiết

 Update: Để thay đổi

 Delete: Để xóa bỏ

2.5 Màn hình đăng ký mã tiểu mục (Sub Item Code)-Budget Sub Code Register

ngân sách phù hợp với yêu cầu quản lý hạch toán tại chi nhánh (Chi nhánh chỉ thựchiện đăng ký Sub-item đối với các khoản mục TSC cho phép mở đến Sub-item)

Đường dẫn: GA / Budget / Budget Sub Code Register:

Giải thích các trường cần nhập:

- Tạo mới Sub Item:

1 Branch (mã chi nhánh): Hệ thống tự động hiển thị

7 “Sub Item Code”: Hệ thống tự động sinh theo thứ tự.

8 “Sub Item Name”: Nhập tên Sub Item cần đăng ký

- Các chức năng khác:

 Chọn lần lượt các bước từ bước 1 bước 5 theo hướng dẫn tại “Tạo mới Sub Item”.

 Chọn Modify để sửa đổi:  Remove: xóa bỏ

 Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

3 Màn hình quản lý thông tin mã mục ngân sách - Item Code Management

 Mục đích: Màn hình hỗ trợ vấn tin, quản lý hệ thống các khoản mục ngân sách.

 Đường dẫn: GA / Budget / Item Code Management:

Giải thích các trường cần nhập:

- Chọn vấn tin theo từng Head code, Clause code, Article code hoặc vấn tin tất cả

các Item

- Chọn vấn tin theo tài khoản

- Chọn vấn tin theo tính chất Item

- Các chức năng dành cho Trụ sở chính thay đổi thông tin các khoản mục (tương tự

thay đổi thông tin trên màn hình Details for Item code)

4 Quản lý thuế VAT – VAT Management

Mục đích: Trụ sở chính sử dụng màn hình này để đăng ký mới, quản lý các mức

thuế suất thuế VAT

Giải thích các trường cần nhập:

- Chọn “Add” để đăng ký mới; “Modify”: để sửa đổi; “Delete”: để xóa bỏ; “Reset”:

để lấy lại dữ liệu đã thay đổi

- “Income/Loss”: Đầu vào/Đầu ra

- “Item Code”: Chọn Item thuế GTGT đầu ra hoặc Item thuế GTGT đầu vào

- “Reset”: Nhập mức thuế suất

II QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

A TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH (KH NGÂN SÁCH)

- Kế hoạch ngân sách được lập trên hệ thống IPCAS từ các chi nhánh Kế hoạchngân sách có thể được lập nhiều lần trong năm tài chính phù hợp với thực tế hoạtđộng kinh doanh theo nguyên tắc kế hoạch lập lần sau sẽ thay thế kế hoạch trước đó,

kế hoạch được lập cuối cùng là kế hoạch chính thức của năm tài chính

- Tạm giao kế hoạch ngân sách: Đầu năm tài chính, căn cứ kế hoạch tài chính nămtrước, Trụ sở chính tạm giao kế hoạch cho các đơn vị ngân sách (theo tỷ lệ nhất định), hệthống xử lý tự động cập nhật kế hoạch tạm giao đến tất cả các cấp ngân sách

- Đến thời điểm lập kế hoạch ngân sách, toàn hệ thống thực hiện lập kế hoạchthu chi ngân sách theo quy trình thống nhất

- Trong năm tài chính để phù hợp với tình hình thực tế, hệ thống cho phép dựtrữ, điều chỉnh (tăng, giảm) các chỉ tiêu trong kế hoạch ngân sách

B TÓM TẮT QUY TRÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TRÊN IPCAS

1 Đăng ký kế hoạch ngân sách toàn ngành

Bắt đầu năm ngân sách, Trụ sở chính căn cứ tình hình hoạt động kinh doanh

năm trước dự kiến kế hoạch chi tiêu ngân sách toàn ngành trong năm tài chính, đăng

ký trên hệ thống tại màn hình Register Max Item Amount (HQ).

2 Tạm giao kế hoạch ngân sách

- Hàng năm vào ngày giao dịch đầu tiên của năm, hệ thống tự động cập nhật kế

hoạch ngân sách (tạm giao kế hoạch ngân sách) để chi nhánh có thể thực hiện chitiêu đến khi lập kế hoạch ngân sách năm trên hệ thống

- Nguyên tắc: TSC thực hiện tạm giao kế hoạch ngân sách tự động trên hệ thống

theo 1 tỷ lệ % so kế hoạch năm trước do Tổng giám đốc quy định

3 Lập kế hoạch ngân sách

- Dự thảo kế hoạch ngân sách: Căn cứ nguyên tắc lập kế hoạch thu chi ngân

sách (kế hoạch ngân sách) hiện hành, Trụ sở chính, chi nhánh loại 1, loại 2, loại 3

thực hiện dự thảo kế hoạch thu - chi ngân sách của đơn vị mình cho năm tài chính

trên hệ thống IPCAS - Thực hiện tại màn hình Apply Form ( HQ,L1,L2)

- Tổng hợp dữ liệu dự thảo để lập kế hoạch ngân sách:

 Chi nhánh loại 1,2:

Nguyên tắc: Sau khi nhập dữ liệu dự thảo kế hoạch ngân sách tại màn hình

thuộc Chi nhánh loại 1, loại 2 thực hiện tổng hợp dự thảo kế hoạch ngân sách toànchi nhánh (bao gồm các chi nhánh loại 3 và Hội sở trực thuộc) gửi Trụ sở chính –

Thực hiện tại màn hình Compilation Form 1(L1) hoặc Compilation Form 2 ( L1).

 Trụ sở chính: Tổng hợp lập kế hoạch ngân sách toàn hệ thống ( bao gồm các

chi nhánh loại 1, loại 2 và Trụ sở chính) - Thực hiện tại màn hình Compilation

Form 1(HQ) hoặc Compilation Form 2(HQ).

4 Phê duyệt và phân bổ kế hoạch ngân sách:

- Trụ sở chính: Căn cứ kế hoạch chi tiêu ngân sách đã tổng hợp toàn ngành,

Trụ sở chính tiến hành phê duyệt và phân bổ kế hoạch ngân sách (phân bổ kế hoạch)

cho các chi nhánh loại 1, loại 2 - Thực hiện tại màn hình Approval Form (HQ) và

Allocation Form 1(HQ); Allocation Form 2(HQ).

- Chi nhánh loại 1,2: Căn cứ vào kế hoạch ngân sách được Trụ sở chính phân

bổ, Chi nhánh loại 1, loại 2 tiến hành phê duyệt cho các chi nhánh loại 3 và Hội sở

trực thuộc - Thực hiện tại màn hình Allocation Form 1(L1) hoặc Allocation Form

2(L1).

- Phân bổ cho phòng giao dịch: Nếu tại chi nhánh thực hiện việc khoán ngân

sách đến Phòng giao dịch trực thuộc và cho phép Phòng giao dịch hạch toán trực tiếpvào các khoản mục thuộc kế hoạch ngân sách, Chi nhánh thực hiện phân bổ kế

hoạch cho các phòng giao dịch - Thực hiện tại màn hình Allocation Form 1

(Transachtion Office) hoặc Allocation Form 2 (Transachtion Office).

5 Điều chỉnh kế hoạch ngân sách

- Hệ thống hỗ trợ việc điều chỉnh tăng, giảm các chỉ tiêu của kế hoạch

- Nguyên tắc điều chỉnh: chi nhánh cấp trên có quyền điều chỉnh cho các chi nhánhcấp dưới trực thuộc trong hạn mức kế hoạch đã được giao:

+ Trụ sở chính điều chỉnh cho các chi nhánh loại 1, loại 2; chi nhánh loại 1, loại 2

điều chỉnh cho các chi nhánh loại 3 - Thực hiện tại các màn hình: Alocation

Adjustment Form (Branch)

+ Chi nhánh điều chỉnh cho các phòng giao dịch- Thực hiện tại các màn hình:

Alocation Adjustment Form (Transachtion Office).

Sơ đồ quản lý kế hoạch ngân sách

C HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÀN HÌNH QUẢN LÝ KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH

1 Đăng ký kế hoạch ngân sách - Register Max Item Amount (HQ)

 Mục đích: Trụ sở chính sử dụng màn hình này để đăng ký (dự kiến) hạn mức cho

từng mục ngân sách toàn hệ thống

- Dự kiến hạn mức kế hoạch ngân sách hàng năm:

1. Fiscal Year (Năm ngân sách): Hệ thống mặc định năm hiện tại

2. New (Mới): Khi chọn “New”, tại trường “Fiscal Year” hệ thống tự động hiển thịnăm tiếp theo của năm hiện tại

3. Nhập số liệu cho năm ngân sách tiếp theo năm hiện tại

 Item Name: Chọn item cần lập kế hoạch

 Max Amount (Tổng số tiền): Nhập số tiền cho ngân sách năm ngân sách

4. OK

5. Print: in kế hoạch.

6 Online - Print: Xuất sang Exel

- Các chức năng khác.

 Modify (Chỉnh sửa): Được dùng để chỉnh sửa số liệu đã nhập trước đó.

 Reset: Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

2 Lập kế hoạch ngân sách

2.1 Dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply For HQ, Branch L1, L2:

để đăng nhập dữ liệu dự thảo của kế hoạch ngân sách cho năm ngân sách

 Giải thích các trường cần nhập:

- Thanh toán viên nhập dữ liệu cho việc dự thảo kế hoạchngân sách:

1 Chọn “New”:

Tại hộp Creating Condition - Điều kiện tạo:

 Chọn “Yes”: Nếu muốn tạo kế hoạch cho năm tài chính mới

 Chọn “ No”: Nếu muốn tạo số kế hoạch tiếp theo của năm hiện tại

2. Nhập số liệu kế hoạch ngân sách tại cột: “ Apply Amt”

3. Chấp nhận để lưu lại dữ liệu

4. In kế hoạch ngân sách:

 Chọn In: In trực tiếp từ hệ thống

 Chọn In trực tuyến: Xuất sang Excel và in

 Báo cáo 1 và báo cáo 2: Hệ thống hỗ trợ soạn thảo 1 số mẫu cụ thể.

- Trưởng giao dịch xác nhận dữ liệu:

Trưởng giao dịch sử dụng màn hình Apply For HQ, Branch L1, L2 để Xác

nhận việc đăng nhập dữ liệu dự thảo của kế hoạch ngân sách Trưởng giao dịch chọnchức năng “Fix” – mục 5 trên màn hình để xác nhận việc nhập dữ liệu trên

- Các chức năng khác:

 Search (Tìm kiếm): Tìm kiếm kế hoạch ngân sách đã dự thảo

 Modify (Chỉnh sửa): Chỉnh sửa số liệu đã nhập theo nguyên tắc:

 Số liệu chưa được Trưởng giao dịch xác nhận thì giao dịch viên được phépsửa đổi số liệu đã nhập

 Số liệu đã được Trưởng giao dịch xác nhận - “Fix” đồng nghĩa với việc kếhoạch ngân sách được gửi lên Chi nhánh cấp trên Muốn sửa dữ liệu thì chinhánh cấp trên phải hủy xác nhận (Chi nhánh loại 1, loại 2 hủy xác nhậncủa chi nhánh loại 3) sau đó thanh toán viên mới được phép sửa số liệu

 Reset (Đặt lại): Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

Giải thích các trường hiển thị:

- Fiscal Year (Năm ngân sách): Năm ngân sách

- Sequence (Số thứ tự): Số thứ tự của kế hoạch ngân sách trong năm ngân sách Hệthống tự sinh Sequence

- Iem: Mã Mục.

- Item Name: Tên mục

- Pre Apply Amt (Số kế hoạch trước): Cột này hiển thị số liệu dựthảo của kế hoạch ngân sách liền kề trước đó

- Pre Allocated (Số phê duyệt kỳ trước): Cột này hiển thị kế hoạchngân sách được phê duyệt liền kề trước đó

- Disbursed Amt (Số tiền giải ngân): Hiển thị số tiền đã giải ngân

từ ngày 1/1/năm ngân sách đến thời điểm hiện tại

- Apply Amt (số kế hoạch): Số liệu dự thảo của kế hoạch ngân sách kỳ hiện tại

- Different Amt (Chênh lệch): Hiển thị chênh lệch giữa số dự thảo

kế hoạch kỳ hiện tại với số kế hoạch đã được phê duyệt liền kề (Số tại cột ApplyAmt – Số tại cột Pre Allocated)

2.2 Huỷ xác nhận việc nhập dữ liệu dự thảo kế hoạch ngân sách - Apply Release (HQ,L1)

Màn hình này sử dụng cho Trụ sở chính, CN loại 1, loại 2 hủy xác nhận dữ liệu

dự thảo kế hoạch ngân sách, cho phép sửa đổi lại dự thảo kế hoạch ngân sách

Nguyên tắc Trưởng giao dịch chi nhánh cấp trên mới có quyền hủy xác nhận của

chi nhánh cấp dưới Sau đó chi nhánh cấp dưới mới có thể thay đổi số liệu đã nhập

 Giải thích các trường cần nhập:

- Branch: Chọn All Branch (hoặc chọn mã chi nhánh nhánh cần hủy)

3 Chọn chi nhánh cần hủy và chọn “Release”

4 “Ok”  hệ thống thông báo thành công Hệ thống trả lại tình trạng chưa xácnhận dữ liệu Sau khi chỉnh sửa lại số liệu, trưởng giao dịch phải xác nhận lại

số liệu đã nhập

5 “Reset” (Đặt lại): Phục hồi lại dữ liệu đã sửa

2.3 Tổng hợp dự thảo lập kế hoạch ngân sách - Compilation Form (L1):

Compilation Form 1 (L1) để tổng hợp số liệu dự thảo kế hoạch ngân sách và lập kếhoạch ngân sách Chi nhánh loại 1, loại 2 tổng hợp lập kế hoạch ngân sách của cácchi nhánh loại 3 và Hội sở chính

 Giải thích các trường cần nhập:

- Thanh toán viên tổng hợp dữ liệu:

2 “Fiscal year” (Năm tài chính) và “Sequence” (Số kế hoạch): Chọn năm ngân sách

5 “Compilation” và “ Ok”: Thành công  kế hoạch ngân sách của chi nhánh đãđược lập

6 In kế hoạch đã được tổng hợp và được xác nhận:

- Trưởng giao dịch phê duyệt xác nhận số liệu:

7 Phê duyệt việc tổng hợp lập kế hoạch ngân sách – “Fix Compilation”: Người

có thẩm quyền tại chi nhánh loại 1, loại 2 sử dụng chức năng “Fix” để xác nhận sốliệu đã tổng hợp lập kế hoạch ngân sách Sau khi thực hiện chức năng này đồngnghĩa với việc kế hoạch ngân sách của chi nhánh Loại 1, Loại 2 đã được tự động gửi

về Trụ sở chính

 Giải thích các trường hiển thị và các chức năng hỗ trợ:

- “Fiscal year” (Năm tài chính): Hệ thống hiển thị năm hiệntại và cho phép chọn năm ngân sách khác

Tình trạng số liệu kế hoạch đã được xác nhận và ngày xácnhận

trạng số liệu kế hoạch ngân sách đã được tổng hợp và ngày tổng hợp

nhận tổng hợp lập kế hoạch ngân sách

- “Reset” (Đặt lại): Phục hồi lại dữ liệu đã sửa.

- “Print”: Cho phép in tại màn hình

- “Print Online”: Xuất dữ liệu sang Exel

2.4 Màn hình Compilation Form 2 (L1)

việc lập kế hoạch ngân sách theo từng mục – Từng Item cho tất cả các chi nhánhtrực thuộc Sau khi thực hiện nhập xong số liệu, giao dịch viên quay lại màn hình

Compilation Form 1(L1) và thực hiện từ bước 5 đến khi hoàn thành.