163 kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần phương hải long

phân tích chiến lược TOWS, giải pháp phát triển thị trường, chuyên đề chiến lược cạnh tranh, phát triển hình ảnh thương hiệu, giải pháp giảm ô nhiễm, kế toán chi phí quản lý

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp cũngbước vào một môi trường cạnh tranh mạnh mẽ Doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển, mang lại nhiều lợi nhuận thì đòi hỏi phải có chính sách cụ thể để giảm thiểuchi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chi phí quản lýdoanh nghiệp là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng, việc tiết kiệm chi phí quản lýdoanh nghiệp không những góp phần giảm thiểu chi phí kinh doanh nói chung, nângcao lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có tác dụng góp phần cải thiện, nâng caođời sống của người lao động Do vậy, không ngừng phấn đấu hạ thấp chi phí nóichung và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng luôn được coi là vấn đề cấp báchcủa mọi doanh nghiệp Để có thể hạ thấp chi phí yêu cầu đặt ra đối với doanhnghiệp là phải có chính sách cụ thể để quản lý chi phí sao cho sử dụng tiết kiệm vàhiệu quả nhất, cắt giảm những chi phí không cần thiết trong quản lý doanh nghiệp

Để phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí của các nhà quản trị doanh nghiệp,các thông tin kế toán về chi phí quản lý doanh nghiệp luôn là một nguồn dữ liệu vôcùng quan trọng và không thể thiếu, vì vậy doanh nghiệp cần phải có một phươngpháp và hệ thống kế toán để ghi nhận, xử lý chi phí quản lý doanh nghiệp sao chohiệu quả nhất

Thông qua quá trình thực tập đợt 1 tại công ty cổ phần Phương Hải Long, emnhận thấy tổ chức bộ máy kế toán của công ty còn nhiều điểm hạn chế cần khắcphục như: quy trình luân chuyển chứng từ của công ty không hợp lý, việc sử dụngchứng từ không theo đúng quy định, công ty không mở tài khoản 6426: chi phí dựphòng Mặt khác việc quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty cổ phầnPhương Hải Long còn tồn tại nhiều yếu điểm dẫn tới việc chi phí quản lý doanhnghiệp tăng cao Điều đó đòi hỏi công ty cổ phần Phương Hải Long phải tìm ra cácbiện pháp để xây dựng một hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán chi phíquản lý doanh nghiệp nói riêng một cách hoàn thiện hơn nhằm tạo ra sự nhanh

chóng, chính xác và hiệu quả nhất trong quá trình ghi nhận, xử lý thông tin phục vụcho yêu cầu quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty Vì vậy việc nghiêncứu phân tích kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương HảiLong là rất cần thiết.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Xuất phát từ tính cấp thiết của việc nghiên cứu về hệ thống kế toán chi phíquản lý doanh nghiệp, xác định cần phải có giải pháp để hoàn thiện hệ thống kếtoán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long Với cách

đi sâu vào phân tích và nghiên cứu hệ thống kế toán chi phí quản lý doanh nghiệptại công ty Phương Hải Long, nhằm thông qua đó đề xuất các giải pháp cụ thể;

chuyên đề tốt nghiệp “Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long” đáp ứng yêu cầu bức thiết của việc tìm ra giải pháp hoàn thiện

hệ thống kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiện tại

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Việc nghiên cứu kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu bứcthiết của công ty cổ phần Phương Hải Long để tìm ra các giải pháp cụ thể góp phầnnâng cao bộ máy kế toán chi phí quản lý của công ty, làm giảm chi phí nói chung vàlàm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

Mục tiêu nghiên cứu chung của đề tài là đưa ra các giải pháp khắc phụcnhững hạn chế hiện nay trong hệ thống kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tạicông ty cổ phần Phương Hải Long thông qua việc đánh giá thực trạng kế toán chiphí quản lý doanh nghiệp tại công ty

Các mục tiêu nghiên cứu cụ thể của đề tài:

Về lý luận: hệ thống hóa các vấn đề cơ bản theo quyết định 15/2006/QĐ

-BTC của Bộ Tài chính về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

- Về thực tiễn: Tìm hiểu những nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kế toán của

công ty cổ phần Phương Hải Long và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó Đồng

thời tìm ra những hạn chế, bất cập và nguyên nhân của hạn chế đó thông qua việcđánh giá thực trạng kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Phương HảiLong hiện nay Từ việc tìm ra những hạn chế, bất cập trong hệ thống kế toán chi phíquản lý doanh nghiệp tại công ty Phương Hải Long, đưa ra những giải pháp khắcphục những hạn chế, bất cập đó.

- Về bản thân: Thông qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần Phương Hải

Long em nhận thấy giữa lý thuyết học trên trường lớp và thực tế công việc còn tồn

tại nhiều điểm khác biệt Vì vậy, mục tiêu của việc nghiên cứu chuyên đề: “Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long” nhằm giúp

bản thân có những hiểu biết chuyên môn về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệptrên thực tế, từ đó có thể kết hợp giữa lý luận với thực tiễn, tạo điều kiện cho em tìmhiểu về cơ hội nghề nghiệp và các yêu cầu của thực tế với chuyên ngành kế toán

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Nội dung: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Không gian: Tại công ty cổ phần Phương Hải Long.

Địa chỉ: 164A, phố Đội Cấn, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

- Thời gian: quý I năm 2011.

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu

1.5.1 Một số khái niệm

Trong công việc kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phínhất định để có thể thực hiện được mục tiêu thu lợi nhuận

Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản hao phí

về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp

đã chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định

Chi phí sản xuất kinh doanh được phân thành 2 loại: chi phí sản xuất và chiphí ngoài sản xuất

Chi phí ngoài sản xuất là những khoản chi phí doanh nghiệp phải chi ra để

thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ và quản lý bộ máykinh doanh của doanh nghiệp Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng vàchi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các hao phí về

lao động sống, lao động vật hóa và các khoản chi phí cần thiết khác phục vụ choquá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí,chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí dự phòng, chi phí dịch

vụ mua ngoài… Đây là loại chi phí phục vụ gián tiếp quá trình kinh doanh củadoanh nghiệp và tương đối ổn định

1.5.2 Phân định nội dung nghiên cứu về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

 Yêu cầu quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng, qua

đó phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Mức phí có ảnhhưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Việc tiết kiệm chi phí quản lýdoanh nghiệp không những góp phần giảm chi phí sản xuất kinh doanh nói chung,nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp, mà còn có tác dụng góp phần cải thiện, nâng caođời sống của người lao động Do đó, không ngừng phấn đấu hạ thấp chi phí nóichung và chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng luôn được coi là vấn đề cấp báchcủa các doanh nghiệp

Để có thể hạ thấp chi phí quản lý doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra đối với cácdoanh nghiệp là phải đánh giá được mức độ cần thiết của các loại chi phí quản lý,loại chi phí nào có thể giảm thiểu,… từ đó thiết lập được các chính sách quản lý chiphí trong từng giai đoạn cụ thể Các yêu cầu quản lý chi phí cụ thể:

- Quản lý tất cả chi phí phát sinh: trong kinh doanh, doanh thu và chi phí

luôn đi liền với nhau và được coi là những chỉ tiêu quan trọng hàng đầu cần quản lý

để có những chính sách kinh doanh phù hợp tăng doanh thu, hạ thấp chi phí Chi phíquản lý doanh nghiệp cũng là một loại chi phí quan trọng và chiếm một tỷ trọngkhông nhỏ Quản lý tổng chi phí giúp nhà quản trị đánh giá được trên bình diện tổngquát nhất: mức chi phí phát sinh đó cao hay thấp, như thế đã hợp lý hay chưa? Cóthể dễ dàng tính toán và so sánh với doanh thu, lợi nhuận đạt được từ đó đánh giáđược mức độ hợp lý của chi phí Để thỏa mãn yêu cầu quản lý tổng chi phí phát sinhđòi hỏi kế toán viên phải được trang bị các công cụ và phương tiện kế toán hợp lý

để ghi nhận và xử lý thông tin, kịp thời cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp

- Quản lý cụ thể theo từng khoản mục phí: Nếu chỉ quản lý tổng tất cả các

loại chi phí thì chưa đủ, chưa thấy được loại chi phí nào phát sinh nhiều, loại nàophát sinh ít, chưa đánh giá được mức độ quan trọng của các loại chi phí Quản lý chiphí theo từng khoản mục phí giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có thể thấy đượckết cấu, tỷ trọng của từng loại chi phí, đánh giá được mức độ trọng yếu của cáckhoản chi phí khác nhau Loại phí nào phát sinh nhiều và thường xuyên, loại chi phínào phát sinh ít; từ đó có thể lập dự toán các khoản chi phí theo từng loại chi phícho kỳ tiếp theo, đồng thời có các chính sách cụ thể để hạ thấp các chi phí khôngcần thiết Quản lý chi phí theo từng khoản mục phí có vai trò quan trọng, vì vậy yêucầu quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải có các công cụ và phương tiện kế toán phùhợp để hạch toán các chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục phí

- Quản lý chi phí theo từng nghiệp vụ phát sinh: Cần phải quản lý chi phí

theo từng nghiệp vụ phát sinh Việc quản lý chi phí theo từng nghiệp vụ phát sinhcho phép nhà quản trị doanh nghiệp thấy được trình tự phát sinh chi phí, mỗi lầnphát sinh nhiều hay ít

Để có thể thực hiện được việc quản lý chi phí đó, các nhà quản trị doanhnghiệp cần nắm được mọi thông tin cần thiết liên quan đến các loại chi phí Nguồnthông tin đó được lấy từ các thông tin kế toán cung cấp

Thông tin kế toán cung cấp là một nguồn thông tin quan trọng và là cơ sở

để nhà quản trị doanh nghiệp thiết lập các chính sách quản lý chi phí hiệu quả Để

có thể cung cấp các thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng đòi hỏi kế toán phải

có các công cụ và phương tiện ghi chép, tính toán phù hợp

 Công cụ và phương tiện kế toán cần sử dụng phục vụ yêu cầu quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp

Để cung cấp các thông tin kế toán cần thiết về chi phí quản lý doanh nghiệpcho các nhà quản trị doanh nghiệp đòi hỏi kế toán phải được sử dụng các công cụ vàphương tiện kế toán phù hợp

 Chứng từ kế toán: Công cụ kế toán cần sử dụng để ghi nhận xử lý

thông tin liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp là các chứng từ kế toán Kếtoán sử dụng các chứng từ như là một công cụ làm cơ sở để ghi chép các khoản chiphí phát sinh theo từng nghiệp vụ, phục vụ yêu cầu quản lý chi phí theo từng nghiệp

vụ phát sinh Cụ thể các chứng từ kế toán sử dụng trong việc ghi nhận thông tin kếtoán liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Kế toán viên cần sử dụng công cụ chứng từ là Bảng phân bổ tiền lương –BHXH, để ghi nhận chi phí lương nhân viên quản lý và tính trích các khoản theolương Chứng từ này cung cấp các thông tin liên quan đến mức lương cơ bản, cáckhoản phụ cấp và các khoản khác cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, đồng thờiphản ánh các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định

- Kế toán viên cần sử dụng công cụ chứng từ là phiếu xuất kho vật liệu đểghi nhận chi phí vật liệu quản lý Phiếu xuất kho này cung cấp các thông tin về tênvật liệu, số lượng,… xuất dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Kế toán cần sử dụng công cụ chứng từ là Bảng phân bổ CCDC, phiếu xuấtkho CCDC khi ghi nhận chi phí đồ dùng văn phòng Kế toán dùng phiếu xuất kholàm công cụ để ghi nhận việc xuất kho CCDC dùng cho bộ phận quản lý Phiếu xuấtkho cung cấp các thông tin về loại công cụ, số lượng xuất dùng,… cho bộ phậnquản lý doanh nghiệp Khi CCDC có giá trị lớn, cần phải phân bổ nhiều lần, kế toán

cần sử dụng bảng phân bổ CCDC để làm phân bổ chi phí ghi nhận trong kỳ Từ đócung cấp các thông tin kế toán hợp lý về chi phí đồ dùng văn phòng sử dụng trongkỳ.

- Kế toán cần sử dụng bảng tính và trích khấu hao TSCĐ để ghi nhận chi phíkhấu hao TSCĐ Chứng từ này là công cụ để kế toán ghi nhận các thông tin liênquan đến nguyên giá TSCĐ, tỷ lệ khấu hao, số khấu hao,… từ đó ghi nhận chi phíkhấu hao TSCĐ

- Kế toán cần sử dụng công cụ ghi nhận thông tin về thuế, phí và lệ phí là cácchứng từ bao gồm: thông báo thuế, bảng kê nộp thuế, biên lai thu thuế Thông quacác loại chứng từ này, kế toán ghi nhận các thông tin liên quan đến các khoản thuếnhư thuế nhà đất, thuế môn bài, các khoản thuế phải nộp nhà nước

- Khi ghi nhận chi phí dự phòng kế toán cần sử dụng bảng kê các khoản nợphải thu để xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập đồng thời căn cứvào số dự phòng đã trích lập năm trước để tính trích lập năm nay

- Khi ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài:

Kế toán cần sử dụng chứng từ gồm: hóa đơn dịch vụ, phiếu chi, giấy báo nợcủa ngân hàng, hóa đơn GTGT Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chi phídịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, điện thoại,… kế toán sử dụng hóa đơn dịch

vụ để ghi nhận thông tin liên quan đến chi phí đó, đồng thời cần sử dụng phiếu chinếu doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàngnếu doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua ngân hàng Kế toán cần sử dụng đồngthời hóa đơn GTGT để ghi nhận thuế GTGT của dịch vụ mua ngoài đó

- Khi ghi nhận các chi phí bằng tiền khác kế toán cần sử dụng phiếu chi,giấy báo nợ của ngân hàng để ghi nhận các chi phí bằng tiền khác như chi phí hộinghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ,… sử dụng phiếu chi nếu doanh nghiệp thựchiện thanh toán bằng tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng nếu doanh nghiệp thựchiện thanh toán qua ngân hàng

 Tài khoản kế toán: Kế toán cần dùng các tài khoản kế toán cấp 1 và cấp

2 để hệ thống hóa các thông tin về các nghiệp vụ phát sinh chi phí quản lý doanhnghiệp Việc sử dụng tài khoản kế toán có vai trò ghi nhận và hệ thống thông tin,phục vụ cho việc ghi sổ Tài khoản kế toán 642 cung cấp thông tin về chi phí quản

lý doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý chi phí Cụ thể tài khoản kế toán cần sửdụng để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Kế toán cần sử dụng TK 6421: chi phí nhân viên quản lý, để ghi nhận chiphí lương nhân viên quản lý và các khoản trích theo lương Tài khoản này dùng đểphân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ liên quan đến việc ghi nhận chi phí lương

và các khoản trích theo lương ở bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6422: chi phí vật liệu quản lý, để ghi nhận,

hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí vật liệu quản lý

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6423: chi phí đồ dùng văn phòng, để ghinhận và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí đồ dùng vănphòng

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6424: chi phí khấu hao TSCĐ, để ghi nhậnchi phí khấu hao TSCĐ

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6425: thuế, phí, lệ phí để hạch toán, tổnghợp các khoản thuế phải nộp nhà nước

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6426: chi phí dự phòng để hạch toán cáckhoản chi phí dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6427: chi phí dịch vụ mua ngoài để phảnánh, hệ thống hóa các chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh trong kỳ

- Kế toán cần sử dụng tài khoản 6428: chi phí bằng tiền khác để phản ánh, hệthống hóa các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong kỳ

 Sổ kế toán: Trong trường hợp sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung

thì phương tiện kế toán cần sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chi

phí quản lý doanh nghiệp là các sổ kế toán bao gồm sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổđặc biệt và sổ cái tài khoản 642 Sổ kế toán là phương tiện cung cấp các thông tincho nhà quản trị, phục vụ yêu cầu quản lý tất cả các chi phí Căn cứ vào chứng từgốc kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lýdoanh nghiệp vào sổ nhật ký chung, đồng thời lên sổ chi tiết và sổ đặc biệt, sau đó

kế toán thực hiện việc lên sổ cái TK 642 và sổ cái các tài khoản liên quan

 Đề tài cần tập trung nghiên cứu khảo sát về:

Trong các vấn đề được đề cập ở trên, đề tài cần tìm hiểu về chứng từ, tàikhoản và sổ mà công ty cổ phần Phương Hải Long sử dụng trong việc ghi chép cácnghiệp vụ phát sinh Đặc biệt chú trọng đi sâu tìm hiểu về hệ thống chứng từ và hệthống tài khoản cấp 2 mà công ty sử dụng để ghi chép và hệ thống các nghiệp vụphát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty cổ phần PhươngHải Long; tìm hiểu về nội dung của các chứng từ và tài khoản, đặc biệt đi sâu khảosát quá trình luân chuyển của chứng từ từ khâu hạch toán ban đầu đến khi lên sổ kếtoán Cụ thể:

- Tìm hiểu hệ thống chứng từ kế toán mà công ty sử dụng làm công cụtrong việc ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp

Chứng từ kế toán là một bằng chứng quan trọng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, nó giữ vai trò lưu trữ những thông tin giao dịch ban đầu, là cơ sở đểqua đó lên các sổ sách kế toán, thiết lập các thông tin kế toán hoàn chỉnh phục vụcho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Vì vậy chứng từ kế toán có vai trò đặc biệtquan trọng Hệ thống chứng từ có đầy đủ và phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tếphát sinh mới có thể phản ánh chính xác, nhanh chóng các thông tin kế toán Để cóthể có cái nhìn chính xác về hệ thống kế toán của công ty đòi hỏi phải tìm hiểu hệthống chứng từ mà công ty hiện đang sử dụng Hệ thống chứng từ công ty sử dụng

có tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính ban hành hay không? Công ty có sửdụng hệ thống chứng từ tự lập hay không và những chứng từ đó có hợp lệ haykhông? Các chứng từ do ai lập và được chuyển đi đâu? Nội dung ghi nhận của

chứng từ đó là gì? Có phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh hay không? Đó là mộtnội dung quan trọng mà đề tài cần tìm hiểu.

- Tìm hiểu hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng để hệ thống hóa cácchi phí phát sinh trong kỳ

Tài khoản kế toán có vai trò quan trọng giúp kế toán phân loại và hệthống hóa các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Tài khoản 642 giúp doanh nghiệp ghinhận chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung Đề tài cần đi sâu vào tìm hiểu về tàikhoản mà công ty cổ phần Phương Hải Long sử dụng để ghi nhận chi phí quản lýphát sinh trong kỳ, công ty có mở tài khoản chi tiết cấp 2 hay không? Và mở chi tiếtnhững tài khoản nào? Các tài khoản cấp 2 mà công ty mở được sử dụng trongtrường hợp nào, đã phù hợp hay chưa? Công ty không mở những tài khoản cấp 2nào?

- Tìm hiểu sơ qua các loại sổ kế toán mà công ty sử dụng

Sổ kế toán có vai trò quan trọng trong công việc kế toán, được sử dụng để ghichép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theonội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp Vì vậy đềtài cần phải tìm hiểu hình thức ghi sổ kế toán của công ty là gì? Với đặc điểm kinhdoanh của công ty Phương Hải Long thì hình thức sổ kế toán áp dụng đã hợp lý haychưa? Quá trình thu nhận và xử lý thông tin thông qua hình thức đó có hiệu quảkhông? Công ty đã sử dụng những loại sổ nào?

- Chú trọng khảo sát và tìm hiểu trình tự ghi sổ kế toán của công ty.Trình tự ghi sổ kế toán là một nội dung quan trọng cần nghiên cứu của đềtài Trình tự ghi sổ phức tạp hay đơn giản sẽ ảnh hưởng đến việc ghi nhận và xử lýthông tin nhanh chóng, kịp thời hay chậm chễ, từ đó ảnh hưởng đến việc đưa ra cácchính sách quản lý chi phí của doanh nghiệp Vì vậy để phục vụ cho yêu cầu quản

lý của các nhà quản trị và để phân tích sâu rộng thực trạng kế toán chi phí quản lýdoanh nghiệp của công ty thì đề tài cần phải đi vào tìm hiểu trình tự ghi sổ kế toáncủa công ty

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG HẢI LONG 2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

 Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp

Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp là phương pháp thu thập thông tin, dữliệu chưa qua xử lý, được thu thập lần đầu và thu thập trực tiếp từ các đơn vị củatổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều tra thống kê

Hình thức sử dụng để thu thập thông tin sơ cấp bao gồm 3 hình thức đó là

hình thức đặt câu hỏi dưới dạng phát phiếu điều tra trắc nghiệm (Phụ lục 01), hình thức phỏng vấn trực tiếp (Phụ lục 02) và hình thức quan sát Cụ thể em lập ra các

bảng câu hỏi điều tra trắc nghiệm; câu hỏi dạng trắc nghiệm là câu hỏi gợi mởhướng đáp án cho người trả lời, đặc biệt nó có tác dụng rất lớn trong các trường hợpcâu hỏi đưa ra mang đến cho người trả lời cảm giác khó diễn đạt, hoặc khó trả lờitrực tiếp thẳng vào vấn đề Ngược lại các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp là câu hỏidạng mở đòi hỏi người trả lời phải tự đưa ra ý kiến của riêng mình, điều này tạo ratính chất khách quan cho câu trả lời nhận được Phiếu điều tra được phát cho 5 cán

bộ công nhân viên của công ty cổ phần Phương Hải Long, trong đó có 2 nhân viên

bộ phận Quản lý doanh nghiệp, 3 nhân viên phòng Kế toán

Quá trình thu thập, nghiên cứu thông tin sơ cấp gồm 3 giai đoạn:

+ Giai đoạn 1: xác định nguồn thông tin cần thu thập và đối tượng cầnphỏng vấn tại công ty cổ phần Phương Hải Long

+ Giai đoạn 2: khảo sát thực tế chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty

cổ phần Phương Hải Long thông qua các câu hỏi khảo sát tại công ty và thông quaviệc quan sát hoạt động kế toán của công ty

→ Các câu hỏi được thiết kế liên quan đến chính sách kế toán áp dụngtại công ty, việc vận dụng quyết định 15 tại công ty, việc tuân thủ chế độ kế toán tạicông ty, việc tập hợp các khoản chi phí liên quan vào chi phí quản lý doanh nghiệp

có đúng với chế độ kế toán hiện hành không

→ Thu thập các chứng từ, sổ kế toán liên quan đến chi phí quản lýdoanh nghiệp

+ Giai đoạn 3: Phân tích xử lý số liệu từ đó rút ra nội dung cần nghiêncứu

Kết quả điều tra trắc nghiệm được tổng hợp tại phụ lục 03 Tổng số phiếu

điều tra phát ra là 5, tổng số phiếu thu về là 5

- Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp

Là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu từ những tài liệu có nguồn gốc từtài liệu sơ cấp đã được phân tích, giải thích và thảo luận, diễn giải

Trong đề tài này em sử dụng thông tin chủ yếu từ các bài giảng, báo chí, bàibáo, tập san chuyên đề, tạp chí, biên bản hội nghị, internet, báo cáo tài chính thườngniên của các công ty… cụ thể :

- Các khái niệm, những lý luận chung về kế toán chi phí quản lýdoanh nghiệp, giới thiệu về công ty cổ phần Phương Hải Long… chủ yếu được emthu thập các bài giảng, tài liệu chuyên ngành, internet

- Các tài liệu cụ thể đã sử dụng được lấy các tài liệu của công tyPhương Hải Long…

- Thông tin trên truyền hình, truyền thanh, báo chí… mang tính đạichúng cũng được thu thập và xử lý để làm luận cứ khoa học chứng minh cho vấn đềnghiên cứu trong đề tài

Quá trình thu thập dữ liệu thứ cấp gồm 4 bước:

B1: Tìm kiếm dữ liệu

B2: Sắp xếp tài liệu đã thu thập được

B3: Đọc và ghi chú tài liệu

B4: Phân tích và rút ra kết luận

 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp chủ yếu là phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp và sosánh

Để phục vụ cho việc nghiên cứu thực trạng kế toán chi phí quản lý doanhnghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long, em đã tiến hành thống kê các phiếuđiều tra và các dữ liệu đã thu thập được để thống kê sự lựa chọn trong các câu trảlời

Sau khi đã thống kê các phiếu điều tra, em tiến hành tổng hợp kết quả, lựachọn các câu trả lời có kết quả thống kê cao nhất và lấy đó làm kết quả thực trạngvấn đề cần nghiên cứu

Khi đã tìm ra được thực trạng tình hình kế toán chi phí quản lý doanh nghiệptại công ty cổ phần Phương Hải Long, em tiếp tục tiến hành so sánh và phân tích kếtquả thu được So sánh các chính sách kế toán của công ty đang áp dụng với các quyđịnh chuẩn mực của Bộ Tài chính để thấy được việc áp dụng chế độ và chuẩn mựccủa công ty đã hợp lý hay chưa Phân tích tất cả những dữ liệu và kết quả thu đượcsau đó tổng hợp lại để thấy được bản chất của vấn đề Từ đó, rút ra những ưu điểm

và hạn chế cần khắc phục của hệ thống kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp hiệntại của công ty cổ phần Phương Hải Long, đồng thời đề ra một số giải pháp cụ thể

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long

2.2.1 Đánh giá tổng quan tình hình kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long

 Khái quát chung về công ty

- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG HẢI LONG

+ Tên giao dịch: PHUONG HAI LONG JONT STOCK COMPANY

+ Tên viết tắt: HALOTEC.,JSC ( Công ty Halotec)

+ Ngày thành lập công ty : 17/11/2003

+ Người đại diện theo pháp luật của công ty là Ông: Nguyễn Ngọc Hải.Chức danh: Giám đốc

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 164A Đội Cấn - Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội

Điện thoại: 04-38237060 Website: www.halotec.vn

- Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần do 3 thành viên sáng lập, đăng kýkinh doanh số 0103003195

- Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu:

+ Buôn bán dầu nhớt Halotec

+ Kinh doanh bất động sản

- Quy mô của doanh nghiệp:

+ Tổng số vốn của công ty Halotec : 10.000.000.000 đồng, được thể hiệndưới dạng tài sản cố định và tài sản lưu động (hàng hoá, tiền mặt, cổ phiếu )

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp (phụ lục 04)

Nhận xét: cơ cấu bộ phận quản lý của công ty khá phù hợp với quy mô kinh vàhoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Phương Hải Long, gồm 5 phòng ban:Phòng Kinh doanh, phòng Tài chính – kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòngXNK và phòng xúc tiến thương mại

 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

- Số nhân viên phòng kế toán: 5 người, trong đó: trình độ đại học trở lên: 2người, tỷ lệ %: 40%

Sơ đồ tổ chức kế toán của công ty cổ phần Phương Hải Long(phụ lục 05)

Việc tổ chức bộ máy kế toán có phù hợp hay không ảnh hưởng rất nhiều đến quátrình xử lý công việc Một hệ thống kế toán phù hợp với sự sắp xếp các nhân viên

kế toán vào các nhiệm vụ cụ thể, giúp cho công việc diễn ra tuần tự, trôi chảy, tránhtình trạng chồng chéo và thiếu sót

- Kế toán trưởng có nhiệm vụ:

+ Chịu trách nhiệm chung trước ban giám đốc về công tác tổ chức kế toántoàn công ty

+ Trực tiếp phụ trách chỉ đạo điều hành các hoạt động liên quan đến tài chính

kế toán, tổ chức, hướng dẫn việc thực hiện các chính sách, chế độ và quy định củanhà nước và của ngành về công tác tổ chức kế toán

+ Soạn thảo các kế hoạch liên quan đến tài chính kế toán

+ Tham gia ký kết và kiểm tra việc thực hiện các hoạt động kinh tế, tổ chứcquản lý các thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của toàn công ty

- Kế toán quỹ và kế toán với ngân hàng có nhiệm vụ:

+ Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty Hàng ngày căn cứ vào cácchứng từ phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để theo dõi dòng tiền vào, ra, tồn quỹ, ghi sổquỹ Sau đó cuối ngày đối chiếu với số dư tiền mặt

+ Thực hiện các giao dịch thông qua ngân hàng, thanh toán với ngân hàng

- Kế toán kho có nhiệm vụ:

Chịu trách nhiệm kiểm kê, lưu trữ hàng hóa Hàng ngày kế toán kho căn cứvào phiếu xuất kho, nhập kho hợp lệ để nhập xuất hàng hóa, theo dõi hàng hóatrong kho

- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ: Tập hợp số liệu của các kế toán, lên báo cáotổng hợp trình kế toán trưởng

- Kế toán thuế có nhiệm vụ: Lập các báo cáo thuế, quyết toán thuế với các cơquan thuế

2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long

Chi phí quản lý doanh nghiệp tuy chỉ là một loại chi phí gián tiếp nhưng nócũng vô cùng quan trọng và chiếm một tỷ trọng nhất định trong tổng chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanhđược hình thành từ 3 loại là chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp Trong đó chi phí mua hàng và chi phí bán hàng chịu ảnh hưởng rấtnhiều của các yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp, đó là những yếu tố kháchquan, vì vậy để giảm thiểu chi phí doanh nghiệp cũng vấp phải những khó khănnhất định và chỉ giảm được ở một mức độ nhất định, còn đối với chi phí quản lýdoanh nghiệp, tuy vẫn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khách quan bên ngoài doanhnghiệp nhưng vẫn mang tính chất chủ quan nhiều hơn, phụ thuộc vào bản thândoanh nghiệp nhiều hơn, vì vậy doanh nghiệp có thể chủ động giảm thiểu chi phímột cách có hiệu quả Thông qua các thông tin kế toán chi phí quản lý doanhnghiệp, các nhà quản trị doanh nghiệp lập kế hoạch chi phí cụ thể

 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

- Hệ thống luật kế toán: Hoạt động kế toán là một hoạt động khá nhạy cảm

và thường xảy ra những tiêu cực, bớt xén Vì vậy luôn đòi hỏi được điều chỉnh bởimột hệ thống luật kế toán Luật kế toán được ban hành để điều chỉnh, tạo khuôn khổpháp lý cho các hoạt động kế toán của công ty đi vào hoạt động bình thường, giảmthiểu tình trạng các doanh nghiệp cố tình gian lận trong quá trình xử lý các thôngtin Luật kế toán được ban hành, điều chỉnh đối với mọi doanh nghiệp, tạo hànhlang chung trong hoạt động kế toán, hay nói ngược lại hoạt động kế toán hoạt độngtrong khuôn khổ luật kế toán cho phép

- Hệ thống chuẩn mực kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan: Bộ

trưởng Bộ Tài Chính ký Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ kế toán

doanh nghiệp mới và công bố 26 chuẩn mực kế toán và hàng loạt các thông tưhướng dẫn kế toán thực hiện các chuẩn mực đó Các chuẩn mực, quy định, thông tư

hướng dẫn được ban hành để tiện cho quản lý và đồng nhất giữa các doanh nghiệp.

Nó giữ vai trò vô cùng quan trọng để ổn định hệ thống kế toán đi theo một hướngnhất định Ngày nay hệ thống các văn bản hướng dẫn thi hành kế toán liên quanluôn ngày càng được cải tiến và hoàn thiện hơn để có những hình thức ghi chép hợp

lý và yêu cầu quản lý chặt chẽ, nhanh gọn, trôi chảy hơn và được áp dụng cho tất cảcác doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam Nó chi phối các doanh nghiệp, buộccác doanh nghiệp phải thay đổi và thích nghi theo sự thay đổi của hệ thống quyđịnh, hướng dẫn đó Vì vậy có thể nói việc ban hành các chuẩn mực, quyết định vàthông tư hướng dẫn thi hành hoạt động kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống

kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng.Nghiên cứu nội dung của Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định

15, có thể thấy đây là Chế độ kế toán có nhiều tiến bộ

- Chế độ kế toán: Chế độ kế toán cũng là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến

công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp nóiriêng của doanh nghiệp Chế độ kế toán ban hành giúp doanh nghiệp thực hiện côngtác kế toán một cách đồng bộ từ sử dụng chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán đến cácbáo cáo tài chính sao cho khoa học và hợp lý nhất

- Công nghệ phần mềm phát triển: Hiện nay trong thời đại mới, công nghệ

ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành tựu lớn lao, điều này ảnh hưởng đếnrất nhiều mặt của nền kinh tế, tác động cho các hoạt động diễn ra nhanh chóng vàtiết kiệm chi phí một cách đáng kể Công nghệ phần mềm phát triển cho ra đời rấtnhiều sản phẩm phần mềm kế toán máy, giúp cho quá trình ghi nhận các nghiệp vụphát sinh được trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm sức lao động hơn Cácdoanh nghiệp nếu vẫn trì trệ, kiên trì áp dụng hình thức ghi chép truyền thống bằngtay sẽ gặp rất nhiều bất lợi so với các doanh nghiệp áp dụng phần mềm, ghi chépbằng tay tạo ra sự cách biệt, chi phí cao hơn, thời gian nhiều hơn, số lượng kế toánviên cũng cần nhiều hơn; trong khi kế toán bằng máy nhanh gọn, tiện lợi trong tínhtoán và lưu trữ Vì vậy các doanh nghiệp luôn có xu hướng áp dụng công nghệ phầnmềm để ghi chép kế toán Có thể nói công nghệ phần mềm phát triển tạo ra sự thuận

lợi rất lớn trong hoạt động kế toán nói chung và kế toán doanh thu bán hàng nóiriêng khi mà số lượng mặt hàng nhiều và giá trị tương đối lớn.

 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

- Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty: Cơ sở vật chất kỹ thuật là một nhân tố

khá quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống kế toán của công ty Cơ sở vật chất lớnđồng nghĩa với việc công ty có thể dễ dàng đầu tư trang bị hệ thống máy tính hiệnđại, từ đó áp dụng các phần mềm kế toán hiệu quả, tạo ra lợi thế rất lớn cho quátrình ghi chép và tính toán doanh thu bán hàng Có thể nói cơ sở vật chất lớn là nềntảng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí Chi phí ghi chép giảm, chi phí giấy tờgiảm, chi phí nhân viên giảm, chi phí lưu trữ giảm… Cơ sở vật chất kỹ thuật củadoanh nghiệp ảnh hưởng đến hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp, tạo ra sựchuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm đáng kể Công ty cổ phần Phương Hải Long

có cơ sở vật chất tương đối lớn, thích hợp cho việc áp dụng các phương pháp hạchtoán kế toán trên máy vi tính Điều này tạo ra rất nhiều lợi thế cho công ty, giúp hệthống kế toán diễn ra trôi chảy, nhanh chóng hơn, tiết kiệm được đáng kể chi phícho công ty cổ phần Phương Hải Long

- Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp thường ảnh hưởng

đến hình thức kế toán áp dụng của doanh nghiệp Một doanh nghiệp nhỏ, vốn điều

lệ không lớn, nghiệp vụ phát sinh không nhiều, vì vậy việc ghi chép thường với mộtmức độ không lớn Các đơn vị này thường chỉ áp dụng hình thức kế toán bằng taytrên sổ sách Ngược lại, một doanh nghiệp lớn, số lượng công việc nhiều, mặt hàng

đa dạng, số lượng giao dịch lớn, ghi chép nhiều, nếu thực hiện kế toán bằng taythường công việc quá nhiều, cần nhiều nhân viên và rất dễ xảy ra sai sót trong quátrình ghi chép Vì vậy các đơn vị này thường áp dụng hình thức kế toán trên máy vitính Nó mang lại một năng suất và hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí ghi chép, chi phínhân công Công ty cổ phần Phương Hải Long có quy mô hoạt động kinh doanh khálớn, với nhiều chi nhánh trên khắp cả nước, vì vậy việc công ty sử dụng phần mềm

kế toán trong việc hạch toán kế toán mang lại cho công ty hiệu quả cao

- Trình độ chuyên môn của các kế toán viên: Trình độ chuyên môn của kế

toán viên cũng có ảnh hưởng lớn đến kế toán doanh nghiệp Một kế toán viên giỏi,chuyên nghiệp thường nhanh nhạy, có phương pháp ghi chép tính toán mang lạinhiều hiệu quả nhất Một người kế toán viên giỏi có thể dễ dàng phát hiện ra các lỗisai sót trong quá trình tính toán và ghi chép Đặc biệt đối với những công ty lớn, sốlượng công việc nhiều thì một kế toán viên giỏi lại càng là một điều quan trọng Đặcbiệt một kế toán viên giỏi thì năng suất làm việc thường cao hơn hẳn những ngườikhác, vì vậy tuyển được nhiều kế toán viên giỏi đồng nghĩa với việc số lượng kếtoán viên giảm, chi phí nhân viên giảm Tại công ty cổ phần Phương Hải Long, sốlượng nhân viên kế toán có trình độ học vấn cao vẫn còn hạn chế, các kế toán viêntrẻ nhiều, kinh nghiệm còn chưa cao

2.3 Kết quả phân tích thực trạng kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long

Trong quá trình thực tập để tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kếtoán chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng tại công ty cổ phần Phương Hải Long,bằng cách thực hiện các phương pháp thu thập dữ liệu như quan sát, phát phiếu điềutra và trực tiếp tham gia vào các hoạt động kế toán của công ty, em đã thu thập đượccác dữ liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu của đề tài, từ đó sử dụng các phương

pháp thống kê, so sánh và phân tích dữ liệu để tổng hợp lại (Phụ lục 05),thông qua

kết quả điều tra rút ra được kết quả về thực trạng kế toán chi phí quản lý doanhnghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long

2.3.1 Khái quát về kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long.

 Kỳ kế toán: Kỳ kế toán năm của công ty bắt đầu từngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch

 Đơn vị tiền tệ mà công ty đang sử dụng : VNĐ

 Chế độ kế toán: công ty cổ phần Phương Hải Longđang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC

 Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật kýchung

 Hình thức hạch toán kế toán áp dụng: kế toán trên máy

vi tính, sử dụng phần mềm kế toán fast accouting

 Công ty trích lập các khoản trích theo lương theo tỷ lệ28,5%

 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổphần Phương Hải Long: trong quý I năm 2011, chi phí quản lý doanh nghiệp củacông ty cổ phần Phương Hải Long tăng khá cao Cụ thể tổng chi phí quản lý quý I là89.806.910 đồng Các chi phí chi tiết theo tài khoản cấp 2 được thống kê như sau:

Đơn vị: đồng

6423 Chi phí công cụ, đồ dùng văn phòng 25.312.000