Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi với chức năng nhiệm vụ là nhânviên Thiết bị - Thư viện kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường, luônluôn tư duy, trăn trở suy nghĩ
Trang 1Mục lục
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BÁ THƯỚC
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU
Trang 21 Mở đầu 1
2.2.1 Khái quát về tình hình nhà trường 32.2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Thiết Ống trước năm học 2019-2020 4
2.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư – lưu
2.3.1 Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực
2.3.2 Giải pháp 2: Tham mưu với BGH nhà trường trong việc nâng
cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của
công tác văn thư – lưu trữ
6
2.3.3 Giải pháp 3: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng
cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn
2.3.4 Giải pháp 4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
2.3.5 Giải pháp 5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác
2.3.6 Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định; Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi 82.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo
dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường 17
Trang 31 Mở đầu
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực từ công việcchỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền đến đến việc soạn thảo, lưutrữ, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản Do đó vai trò của công tác văn thư – lưutrữ tại các nhà trường là vô cùng cần thiết góp phần thực hiện tốt các mục tiêuquản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng đang là mục tiêu chính củanhà nước ta hiện nay về cải cách nền hành chính
Sau khi nghiên cứu Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22 tháng 8 năm
2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm địnhchất lượng giáo dục và công nhận Đạt chuẩn Quốc gia đối với trường trung học cơ
sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp [1] Nghị định số01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưutrữ [2]; Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ [3]; Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư[4]; Kế hoạch số 60/PGDĐT ngày 01/03/2021 của Trưởng phòng GD&ĐT vềCông tác Văn thư - Lưu trữ ngành Giáo dục huyện Bá Thước Tôi nhận thấy đây làviệc khó khăn đối với trường chúng tôi Trong những khó khăn đó có việc thiết lập
hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định Đây là côngviệc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từngloại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả
Trong quá trình làm công tác Văn thư - Lưu trữ, tôi mới thấy hết những khókhăn, trở ngại trong quá trình làm công việc này Thực tế việc giao, nhận văn bản,công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp không khoa học Sốlượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhấtlà một vấn đề không dễ dàng
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi với chức năng nhiệm vụ là nhânviên Thiết bị - Thư viện kiêm nhiệm công tác Văn thư - Lưu trữ nhà trường, luônluôn tư duy, trăn trở suy nghĩ không biết làm thế nào để thực hiện công việc hàngngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm và thuậnlợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia Chính vì vậy bản thân tôi đã mạnh
dạn chọn đề tài “Một số giải pháp trong công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường THCS Thiết Ống” để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, sắp xếp hồ sơ lưu
trữ trong nhà trường với mục tiêu trường đạt chuẩn Quốc gia
1.2 Mục đích nghiên cứu
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia.Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thểthiếu những hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân
bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình làgiáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường luôn
Trang 4chấp hành chỉ đạo của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện và có mối quan hệ vớicác cơ quan hữu quan khác thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụhay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành chínhVăn thư - Lưu trữ Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cầnphải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quantrọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhàtrường phải thực hiện.
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân củacán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm,vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc Biến cái khóthành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy vàđạt hiệu quả cao
1.3 Đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp trong công tác Văn thư - Lưu trữ ở trường THCS ThiếtỐng đạt chuẩn Quốc gia
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát, nghiên cứu, khảo sát thực tế
Phương pháp đối chiếu, phân tích
Phương pháp thống kê, tổng hợp
2 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1 Cơ sở lý luận:
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị Côngtác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý vănbản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dung công việccông tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chínhxác, bí mật, hiện đại
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồmnhững nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệulưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công táclưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một
sự việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giảiquyết công việc đó
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúpcho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian
Trang 5được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được côngviệc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phảiđược trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quantrọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ Quản lýhành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định,như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảmbớt phiền hà cho người thực hiện công việc
2.2 Thực trạng của vấn đề.
2.2.1 Khái quát về tình hình nhà trường
- Trường THCS Thiết Ống ở trên địa bàn Phố Đồng Tâm 1, xã Thiết Ống,huyện Bá Thước, có diện tích 7.703m2 Trường được thành lập năm 1963 Sau nhiềulần đổi tên, sáp nhập, ngày 27/10/1994 thực hiện theo Quyết định số2074/TCUBTH về việc tách và mở trường năm học 1994-1995 của Chủ tịchUBND tỉnh Thanh Hóa, nhà trường mang tên: Trường THCS Thiết Ống
- Trường THCS Thiết Ống là đơn vị có số lượng học sinh đông nhất trên địabàn huyện Năm học 2019-2020, tổng số học sinh 443 em: Lớp 6 (3 lớp):128 HS;Lớp 7 (3 lớp): 116 HS; Lớp 8 (3 lớp): 105; Lớp 9 (3 lớp): 94 HS
- Đội ngũ CB, GV, NV nhà trường năm học 2019-2020, tổng số CB, GV,
NV là 23 đồng chí: Trong đó: QL: 02; GV văn hóa + Tổng PTĐ: 19; Nhân viên: 2(Kế toán 1; thiết bị: 1); CB, GV, NV có trình độ đại học: 21 đồng chí
- Trường THCS Thiết Ống là một trong những đơn vị có truyền thống dạytốt và học tốt của huyện nhà, từ năm học 2011- 2012 đến nay, nhà trường liên tụcđạt danh hiệu trường tiên tiến cấp huyện; Được UBND tỉnh tặng bằng khen Mỗinăm có từ 02 đến 06 giáo viên giỏi, CSTĐ cấp huyện; 30 đến 75 học sinh đạt giảiHSG các cấp và cơ bản luôn đứng trong tốp 4 đơn vị dẫn đầu về chất lượng bồidưỡng học sinh giỏi cấp cụm và cấp huyện
- Điều kiện CSVC năm học 2019-2020: Phòng học 14 phòng; nhà hiệu bộ: 3phòng; thư viện: 3 phòng nhà tạm; nhà học bộ môn: Chưa có Đồ dùng dạy học: 1
bộ tạm đủ cho việc giảng dạy 4 khối lớp
2.2.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS Thiết Ống trước
năm học 2019-2020
- Nhà trường chưa có nhân viên Văn thư - Lưu trữ, công việc do nhân viênThiết bị-Thư viện của trường kiêm nhiệm, trong đó còn thêm công tác Y tế trườnghọc, nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế
Bảng: 1
Trang 6Đối tượng trở về trước 2015-2016 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020
- Do nhân viên làm công tác kiêm nhiệm, không có chuyên môn, nghiệp vụnên việc cập nhật thông tin, trình bày văn bản còn sai thể thức, về quy cách; nộidung văn bản không rõ ràng
- Tư tưởng giải quyết xong công việc là hết trách nhiệm, không cần phải lập
hồ sơ, quản lý Nhiều văn bản, tài liệu được hình thành còn tồn tại ở một số cánhân, còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn hoặc không lưu giữ đầy đủ dẫnđến tình trạng: Khi cần tra cứu thì không có hoặc mất nhiều thời gian
- Do hệ thống phòng chức năng xuống cấp, hàng năm đơn vị luôn phải sửachữa, nâng cấp, nên mỗi lần thi công đơn vị lại di chuyển hồ sơ, sổ sách rất nhiềulần nên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ hồ sơ tại đơn vị
- Công tác văn thư, lưu trữ trước năm học 2019-2020 chưa các các cấp quảnlý và giáo viên, nhân viên trong nhà trường chưa thực sự quan tâm, nhất là ở các tổchuyên môn Bảng: 2
Nhận thức của CBGV,
và tổ chuyên môn về
công tác văn thư lưu
trữ
Không cầnthiết Ít cần thiết Cần thiết Rất cần thiết
tổ chuyên môn chưa coi công tác văn thư, lưu trữ và cần thiết
- Các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữchưa đáp ứng Bảng: 3
CSVC và điều kiện làm việc 2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020
Trang 7- Đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
Bảng: 4
Nội dung công việc Mức độ hoàn thành – Xếp loại (XS, Tốt, Khá TB,Yếu)
2016-2017 2017-2018 2018-2019 2019-2020
1 Nhận thức của CBGV, NV về
2 Xây dựng kế hoạch, tham
5 Lập hồ sơ và tạo lập danh
6 Thu thập, giao nhận VB, tài
11 Xếp loại công tác văn thư và
2.2.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế:
- Nhà trường chưa chú trọng nhiều đến việc xây dựng kế hoạch, chưa chỉđạo sâu sát các tổ, nhóm chuyên môn trong việc lưu trữ hồ sơ hàng năm
- Đại đa số giáo viên nhà trường vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được cácnội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu
tư đúng như yêu cầu của công tác này
- Việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế
- Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể đến những nguyên nhânkhách quan như:
+ Kinh phí dành cho hoạt động lưu trữ và chế độ chính sách đối với nhânviên kiêm nhiệm công tác Văn thư, lưu trữ chưa có
+ Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa được tổ chứcthường xuyên Nếu tổ chức thì số lượng lại quá đông, trong thời gian ngắn nênkhông truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu
- Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ còn thiếu nhiều: Máy tínhbàn đã lâu vì vậy không đáp ứng được việc soạn thảo và không tương thích với các
Trang 8phần mềm mới hiện nay, thiếu tủ đựng lưu trữ Phòng kho dành riêng cho lưu trữhàng năm không có Chưa đẩy mạnh được hiệu quả trong việc sử dụng Công nghệthông tin vào dạy học cũng như công tác lưu trữ tại các tổ, nhóm, chuyên môn.
- Lãnh đạo nhà trường chưa chú trọng nhiều đến công tác kiểm tra, giám sát,các bộ phận còn lỏng lẻo trong việc lưu trữ tài liệu hàng năm
- Công tác xây dựng kế hoạch chưa cụ thể về trình tự lưu trữ, lập hồ sơ lưutheo 5 tiêu chuẩn của thông tư 08/2018/BGDĐT chưa được lãnh đạo nhà trườngquan tâm đúng mức
- Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chínhkhác; tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lạinộp cho bộ phận văn thư lưu trữ Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằngngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởngsau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận cóliên quan để thực hiện Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian,từng công việc Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ củaviệc đó phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu
2.3 Các biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác Văn thư, lưu trữ tại trường THCS Thiết Ống
2.3.1 Giải pháp 1: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu đầu tiên của một chu trình Mọihoạt động quản lý đều được bắt đầu từ khâu xây dựng kế hoạch
Trên cơ sở các văn bản của UBND huyện và Phòng GD&ĐT, hàng năm nhàtrường đã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợpvới điều kiện thực tế của nhà trường Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ đạothuộc trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị, song đó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ.Muốn cho các văn bản đó trở thành hiện thực tôi đã tổ chức triển khai thực hiệnnhư sau:
- Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan,đưa văn bản lên Email, nhóm Zalo, Messenger của các tổ chuyển môn và cá nhânkiêm nhiệm công tác đó
- Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai,hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện Kiểm tra việc thực hiện củacác bộ phận, cá nhân liên quan
2.3.2 Giải pháp 2: Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư, lưutrữ bằng nhiều hình thức, tăng cường công tác bồi dưỡng CBGVNV thông quaviệc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại trường, khuyến khích
tự học tập bồi dưỡng
Trang 9Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổtúc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn, có chínhsách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làmviệc của cán bộ, nhân viên trong trường
Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhậnthức và thời gian thực hiện của từng đối tượng, giáo dục ý thức kỷ luật và tính tíchcực trong lao động cho GVNV
- Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tácvăn thư, lưu trữ: Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhàtrường đã bố trí thêm giáo viên hỗ trợ quản lý khâu văn bản đến và văn bản đi.Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên
có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Giao việc soạn thảo văn bản cho nhânviên văn thư, các đối tượng liên quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầulưu các mẫu văn bản chuẩn trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảosau
- Xác định rõ danh mục và thời hạn lưu giữ hồ sơ cho từng đối tượng, từng
bộ phận, tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng
2.3.3 Giải pháp 3 Tham mưu với Ban giám hiệu nhà trường tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ
- Là một trường lớn trong huyện vì vậy số công văn, hồ sơ tương đối nhiềucần được bảo quản, nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạnchế chưa có tính thống nhất, để khắc phục nhược điểm trên, nhà trường đã yêu cầucác bộ phận, cá nhân lập hồ sơ công việc theo trình tự thời gian, tự bảo quản tạiphòng làm việc của tổ chuyên môn và đến cuối năm học nộp cho bộ phận lưu trữ
- Các hồ sơ hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa
hồ sơ, sắp xếp theo các nhóm tài liệu lưu đã được quy định
Trên cơ sở các tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ nhà trường đã
có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần thiết như máy tính,giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, cặp tài liệu Tham mưu bổ sung phòng lưu trữ hồ
sơ đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này
2.3.4 Giải pháp 4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
- Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ đang đề cập đến ởđây không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi cácthiết bị, trong đó có máy tính điện tử
- Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động củanhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hànhchính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư Ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cáchnhanh chóng cho cán bộ lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịpthời, chính xác, đúng đắn, góp phần phục vụ công cuộc cải cách hành chính
Trang 102.3.5 Giải pháp 5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ
Để đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một sốbiện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số côngvăn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài liệu đượclưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời điều chỉnhcho phù hợp
Qua công tác kiểm tra đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thờikhắc phục Qua đó, xác định được những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, nhữngtài liệu nào không cần thiết có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽđược đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏiphải thật khách quan, có làm vậy mới nâng cao chất lượng của công tác văn thư,lưu trữ
Các tổ Chuyên môn, bộ phận trong Trường cần phải coi trọng công tác Vănthư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ đượcgiao, đảm bảo thông tin của Trường được giữ bí mật, an toàn
2.3.6 Giải pháp 6: Lập hồ sơ theo quy định, trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi, lưu hồ sơ minh chứng 5 tiêu chuẩn theo thông tư 18/2018/TT-BGDĐT.
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu nămđến hết 31/12/cuối năm Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định …theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp
hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ
- Theo Thông tư số 18/2018/TT-BGDĐT ngày 22/08/2018 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo về Ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dụcvà công nhận Đạt chuẩn Quốc gia đối với trường trung học cơ sở, trường trung họcphổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học; về các tiêu chuẩn quản lý nhàtrường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó nhân viên văn thư phảithiết lập một số loại hồ sơ và nên sắp xếp như sau:
THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Trang 11THỐNG KÊ CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN
TRƯỜNG ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA
Chung Chi tiết
1 01 01 Sổ đăng bộ
16 08 08a Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên, nhân viên 2017-2020
08d Hồ sơ kiểm tra đánh giá giáo viên 2019-2020
19 09 09a Sổ khen thưởng, kỉ luật học sinh 2017-2018
27 13 13 Sổ vàng của giáo viên và học sinh 2017-2020
31 15 15 QĐ khen thưởng về công tác quản lí 2017-2020
16 Hồ sơ chi bộ