Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH MTV xăng dầu quảng ngãi

Do đó, việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống KSNB phù hợp vào hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng, một khi doanh nghiệp có những hoạt động kiểm soát trong quá trình

MTV XĂ DẦU QUẢ Ã

LUẬ VĂ TH C SĨ Ế TOÁN

à ẵng – ăm 2019

MTV XĂ DẦU QUẢ Ã

UẬ VĂ T C SĨ KẾ TOÁN

M s : 8340301

gười hướng dẫn khoa học: S.TS Trương Bá Thanh

à Nẵng – ăm 2019

L CAM OA

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từngđược

ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

ỗ Thị Mi Ly

MỤC LỤC

MỞ ẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 4

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 4

C ƯƠ 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNHBÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 11

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 11

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 13

1.2.3 Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 22

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền 22

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 27

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 28

1.2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 39

C ƯƠ 2 THỰC TR NG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T CÔ TY T MTV XĂ DẦU QUẢNG NGÃI 40

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI

40

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 40

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 41

2.1.3 Đặc điểm hoạt động của công ty 42

2.1.4 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 47

2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI 49

2.2.1 Môi trường kiểm soát 49

2.2.2 Nhận định và đánh giá rủi ro 62

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI 63

2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền 63

2.3.2 Mục tiêu kiểm soát 69

2.3.3 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 70

2.3.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 75

2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI 84

2.4.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 84

2.4.2 Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 89

C ƯƠ 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN T I CÔNG TY TNHH MTV

XĂ DẦU QUẢ Ã .90

3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 90 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU QUẢNG NGÃI 91 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 91 3.2.2 Hoàn thiện quá trình nhận định và đánh giá rủi ro 93 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 95 3.2.4 Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 97 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 102

KẾT LUẬN 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chính COSO Committee of Sponsoring Organizations KSNB Kiểm soát nội bộ

MTV Một thành viên TNHH Trách nhiệm hữu hạn

VSA Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

S hiệu

1.1 Tóm tắt đặc điểm của các chứng từ thường được sử

dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền 30

2.1 Tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn từ

2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 47 2.2 Sơ đồ hình thức kế toán máy tại công ty 49 2.3 Sơ đồ tổ chức và quản lý của công ty 52

MỞ ẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ (KSNB) đang là vấn đề khá được quan tâm hiện nay tại

đa số các doanh nghiệp vì KSNB giúp cho doanh nghiệp có thể loại trừ hoặc giảm thiểu rủi ro thông qua đánh giá hiệu quả và hiệu suất các hoạt động và chức năng của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hoàn thiện của thông tin tài chính cũng như quản trị, hỗ trợ tuân thủ các chính sách và quy định có liên quan Do

đó, việc thiết lập, thực hiện và duy trì một hệ thống KSNB phù hợp vào hoạt động của doanh nghiệp là rất quan trọng, một khi doanh nghiệp có những hoạt động kiểm soát trong quá trình quản lý thì khả năng doanh nghiệp có thể đánh giá và điều chỉnh việc thực hiện là hoàn toàn có thể làm được để đạt được những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất.Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều loại rủi ro và tùy thuộc vào từng loại rủi ro mà doanh nghiệp sẽ chịu những tác động tương ứng Khi đó, yêu cầu nhận dạng, xác định đúng các loại rủi ro và mức độ tác động đến doanh nghiệp để từ đó tìm ra những biện pháp phòng tránh là một việc làm hết sức cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào Để có thể làm được điều này, doanh nghiệp rất cần phải xây dựng và vận hành trong thực tế một hệ thống KSNB sao cho hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp

Các công ty thuộc lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Việt Nam hiện nay cũng không nằm ngoài những quy luật trên Đặc biệt, việc xuất hiện ngày càng nhiều các công ty cung cấp các sản phẩm xăng dầu, hóa dầu, khí đốt… đã làm tăng thêm mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực này Do vậy, tự bản thân các doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một hướng đi, xây dựng các giải pháp cụ thể để

đạt được các mục tiêu đề ra, và hoàn thiện KSNB là một trong những giải pháp được các công ty xăng dầu ưu tiên lựa chọn

Để có thể tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải làm cho khâu bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp mình thật sự mang lại hiệu quả, vì đây là khâu cuối cùng trong sản xuất kinh doanh có ảnh hưởng quyết định đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp, mọi hoạt động khác đều xoay quanh việc bán được hàng để đạt được lợi nhuận mong muốn Do vậy, tổ chức tốt việc bán hàng và thu tiền sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận, tăng khả năng thu hồi vốn nhanh, từ đó tăng vòng quay của vốn lưu động giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh Nếu công tác bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu càng được xây dựng hoàn thiện và mở rộng thì khả năng cạnh tranh sẽ tăng lên đáng kể Do đó, vấn đề bán hàng và thu tiền cần phải được coi trọng và gia tăng tác động cần thiết nhằm mang lại những giá trị mong muốn cho doanh nghiệp

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam hiện nay đang là đơn vị giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa cung cấp xăng dầu theo đúng chỉ đạo của Chính phủ, tuy nhiên có không ít những công ty con của tập đoàn, trong đó có Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi, hiện đang chịu những áp lực cạnh tranh khiến hoạt động bán hàng và thu tiền vẫn chưa đạt được những mục tiêu mong muốn Để gia tăng lợi nhuận, công ty đã áp dụng nhiều thủ tục và hoạt động kiểm soát trong bán hàng và thu tiền nhưng thực tế vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế làm

ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty.Chính vì vậy, đề tài “Hoàn thiện

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi” hướng đến việc phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp

giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình KSNB đối với hoạt động bán hàng và

thu tiền, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, cung cấp sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh chóng với chất lượng tốt nhất để tối ưu lợi nhuận cũng như hiệu quả hoạt động

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của Luận văn là hệ thống hóa những vấn đề cơ bản liên quan đến KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, làm cơ sở để phân tích, đánh giá thực trạng của KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Từ đó đề xuất những giải pháp giúp đơn vị nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt động bán hàng và thu tiền, giảm thiểu được những rủi ro có thể xảy ra, giúp gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh

3 i tượng và phạm vi nghiên cứu

- i tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền

tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn phạm vi nghiên cứu trong việc

tìm hiểu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở lĩnh vực kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của luận văn là phương pháp luận duy vật biện chứng: kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn

Khi tìm hiểu và thu thập số liệu từ thực tế, tác giả sử dụngphương pháp quan sát trực tiếp và thu thập số liệu (chủ yếu thu thập số liệu thông qua các chứng từ, sổ sách tại phòng kế toán) Bên cạnh đó, để tìm hiểu, tổng hợp và phân tích các kết quả thu thập được nhằm đưa ra các đề xuất phù hợp để hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, tác giả đã vận dụng phương pháp tổng hợp

óng góp của luận văn

- Đóng góp về mặt lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến KSNB

chu trình bán hàng và thu tiền

- Đóng góp về mặt thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn với một vấn

đề khá được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay đó là KSNB sẽ là tài liệu tham khảo cho chính Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nói riêng và những doanh nghiệp trong ngành nói chung để hoàn thiện hơn nữa KSNB tại đơn vị mình nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

5 ết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, có rất nhiều tác giả, nhóm tác giả với các công trình nghiên cứu về các khía cạnh khác nhau của KSNB, đặc biệt nghiên cứu ứng dụng KSNB trong một đơn vị cụ thể ở các ngành được nhiều tác giả quan tâm Phần này tác giả thực hiện hệ thống hóa, phân tích và đánh giá các nghiên cứu đã thực hiện có liên quan đến KSNB, KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, qua đó xác định khe hổng nghiên cứu cho luận văn

Đầu tiên phải kể đến những nghiên cứu về KSNB của COSO, đây là tổ chức đầu tiên đưa ra định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB được

trình bày trong báo cáo COSO một cách đầy đủ và cụ thể nhất.Trong báo cáo COSO, các khuôn mẫu và hướng dẫn về KSNB, quản trị rủi ro được xây dựng và ban hành giúp đơn vị giảm thiểu gian lận Báo cáo COSO đầu tiên được ban hành năm 1992, tuy nhiên vào đến năm 2013, với môi trường hoạt động kinh doanh có nhiều thay đổi, COSO đã cải tiến lại báo cáo nhằm giúp doanh nghiệp thiết kế và thực hiện KSNB phù hợp hơn trong thời đại mới Nội dung cơ bản trong báo cáo COSO (2013) không thay thế những khái niệm cốt lõi đã được trình bày trong báo cáo 1992 mà chỉ cập nhật, bổ sung các đặc điểm mới cho phù hợp hơn, gồm ba phần: phần một trình bày tổng quan về KSNB mức độ tóm tắt dành cho ban giám đốc, giám đốc điều hành và các nhà quản lý; phần thứ hai là khuôn mẫu KSNB, mô tả các thành phần của KSNB bao gồm các nguyên tắc và các thuộc tính, hướng dẫn các cấp quản lý thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá

hệ thống KSNB; phần thứ ba là công cụ đánh giá hệ thống KSNB, đưa ra các hướng dẫn gợi ý thiết thực cho việc đánh giá hệ thống KSNB

Tại Việt Nam, kể từ sau khi chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, số lượng doanh nghiệp gia tăng đáng kể với nhiều hình thức hoạt động khác nhau, tạo ra một môi trường kinh doanh mới, năng động và phát triển đi cùng với sự gia tăng đầu tư từ nhiều nguồn trong và ngoài nước, do đó, nhu cầu về thông tin tài chính minh bạch ngày càng gia tăng Xuất phát từ nhu cầu này, đòi hỏi phải

có một nền tảng lý thuyết căn bản về KSNB hoàn chỉnh để làm cơ sở cho việc quản lý doanh nghiệp ở nước ta Để kịp thời trong quá trình quản lý và hướng dẫn thực hiện, Bộ Tài chính đã xây dựng và ban hành các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, trong đó có VSA số 315 về “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của đơn vị”

Tiếp theo là các giáo trình về KSNB đang được giảng dạy và học tập tại

các trường đại học hiện nay, trong đó có các giáo trình như: “Kiểm soát nội bộ”

của tác giả Dương Nguyễn Hưng (2016) – Khoa Kế toán, Đại học Đà Nẵng –

Trường Đại học Kinh tế; “Kiểm soát nội bộ” của tác giả Trần Thị Giang Tân và

cộng sự (2012) – Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM;

“Kiểm soát nội bộ” của nhóm tác giả là giảng viên của Khoa Kế toán – Kiểm

toán, Trường Đại học Tài chính – Kế toán,… Các giáo trình này nêu lên những nội dung cơ bản của KSNB, vai trò quan trọng của KSNB trong các tổ chức hiện nay Bên cạnh đó, nội dung giáo trìnhcòn làm rõ các thành phần của hệ thống KSNB cũng như trình bày chi tiết về kiểm soát các chu trình hoạt động chủ yếu trong một đơn vị kinh doanh, đồng thời chỉ rõ các rủi ro, mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cần thiết để đối phó với các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp trong quá trình kinh doanh

Ngoài ra, có khá nhiều luận văn, luận án với các đề tài về hoàn thiện KSNB trong từng lĩnh vực hay doanh nghiệp cụ thể, bao gồm:

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Điệp (2010) với đề tài “Kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần sách và thiết bị trường học

Đà Nẵng”, tác giả sau khinghiên cứu thực trạng đang xảy ra trong KSNB chu

trình bán hàng và thu tiền tại công ty sách và thiết bịđã nhận diện các rủi ro có khả năng xảy ra cho công ty Từ đó, tác giả xây dựng các giải pháp đểgia tăng sự hữu hiệu cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, giúp công ty đạt được những mục tiêu đặt ra

Nghiên cứu của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011) với đề tài “Tăng cường

kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty cổ phần Gạch men Cosevco 75 Bình Định”, tác giả đã sử dụng phương pháp luận biện

chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống KSNB và KSNB chu trình doanh thu

và thu tiền; tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu và bán hàng tại Công

ty, thông qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm gia tăng tính hiệu quả của hệ thống KSNB và KSNB cho khoản mục doanh thu và thu tiền tại công ty Cosevco 75 Bình Định

Nghiên cứu của tác giả Vương Hữu Khánh (2012)với đề tài “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên” Bằng những phương pháp nghiên cứu khoa học, tác giả đã phân tích, đánh

giá thực trạng hiện tại của công ty xăng dầu khu vực II, chỉ ra những thành tựu

đã đạt được và những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động Từ những hiểu biết đó, tác giả tiến hành xây dựng các biện pháp giúp công ty gia tăng sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nhằmđạt được những mục tiêu đặt ra

Nghiên cứu của tác giả Lương Thị Lan Oanh (2013) với đề tài “Kiểm soát

nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty xăng dầu Bình Định”, tác giả

đã phân tích công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty xăng dầu Bình Định để giúp công ty phát huy những điểm mạnh và hạn chế những nhược điểm khiến công ty chưa đạt được những mục tiêu đề ra, đồng thời tác giả cũng đưa ra các giải pháp thích hợp để tăng cường KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền

Nghiên cứu của tác giả Lê Thị Tuyết Nga (2013) với đề tài “Hoàn thiện

hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre” Trong nghiên cứu này, tác giả hệ thống hóa lại cơ

sở lý luận về KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp đồng thời tìm hiểu và đánh giá thực trạng về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Bến Tre Dựa vào những thực trạng tìm

hiểu đƣợc, tác giả tìm ra nguyên nhân cũng nhƣ ƣu và nhƣợc điểm của công tác KSNB chu trình mua hàng - thanh toán và bán hàng - thu tiền, trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng - thanh toán

và bán hàng - thu tiền tại Viễn thông Bến Tre

Nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ (2016) với đề tài “Các nhân tố ảnh

hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam” Nội dung nghiên cứu này nêu và phân tích những nội

dung cơ bản về lý thuyết của KSNB trong lĩnh vực ngân hàng, bài nghiên cứu cũng làm rõ bản chất của hệ thống KSNB, các tác nhân gây tác động tới thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống KSNB, các nhân tố cơ bản hình thành KSNB, trách nhiệm của nhà quản trị các cấp và nhân viên trong doanh nghiệp đối với thiết kế, thực hiện và duy trì các nhân tố thuộc hệ thống KSNB, đặc điểm hệ thống KSNB của các tổ chức ngân hàng trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay

Nghiên cứu của tác giả Vũ Thu Phụng (2016) với đề tài: “Tác động của

các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đến hiệu quả hoạt động của tập đoàn điện lực Việt Nam”đã có những đóng góp về mặt học thuật và lý luận gồm:

lý luận về KSNB và đặc thù của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, nghiên cứu nhận định nên ứng dụng KSNB cho các công ty điện lực vì trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và hạn chế về nguồn tài nguyên hiện nay, việc tiết kiệm chi phí đầu tƣ mua sắm trang thiết bị, hạn chế thấp nhất thiệt hại trong quá trình sản xuất, giảm rủi ro hoạt động là vấn đề cấp thiết

Tóm lại, từ việc xem xét, đánh giá các công trình nghiên cứu liên quan đến

đề tài KSNB nói chung và KSNBtrong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng, tác giả nhận thấy việc xây dựng và vận hành hữu hiệu KSNB đem đến nhiều ích

lợi cho bản thân các doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng biến động, cạnh tranh gia tăng và công nghệ thông tin đang ảnh hưởng sâu rộng đến mọi mặt hoạt động Các nghiên cứu trên tập trung chủ yếu vào nội dung liên quan đến các nhân tố nội tại bên trong của KSNB theo báo cáo của COSO tại một doanh nghiệp cụ thể, dựa vào đó nhận xét về thực trạng thực hiện KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền và đưa ra giải pháp hoàn thiện để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, vì chỉ nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại một doanh nghiệp cụ thể nên những giải pháp của những nghiên cứu trên khi áp dụng vào các công ty hoạt động tronglĩnh vực xăng dầu, khí đốt – một trong những ngành thiết yếu của xã hội, cụ thể tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi – thì có thể không phù hợp và mang lại hiệu quả không như mong đợi Mặc khác, vì được thành lập và hoạt động qua nhiều năm, nhiều thời kỳ thay đổi theo nền kinh tế, chính trị và xã hội của Việt Nam nên nhìn chung KSNB của Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện, trong khi hiện nay việc đánh giá và nhận diện rủi ro, gia tăng kiểm soát để đạt được mục tiêu đang là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và thành công Cùng với đó, tác giả nhận thấy rằng hiện chưa có nghiên cứu nào tìm hiểu một cách trực tiếp, toàn diện và có hệ thống liên quan đến KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi Tất cả những yếu tố trên chính là khoản trống nghiên cứu của

đề tài này Kết hợp với việc trình bày tổng thể các nghiên cứu như trên cùng với việc xác định khoảng trống nghiên cứu,tác giả sẽ thực hiện đề tài tìm hiểu về KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Quảng Ngãi nhằm đánh giá thực trạng đang diễn ra, từ đó đề xuất những giải pháp giúp công ty nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của KSNB trong hoạt

động bán hàng và thu tiền, giúp làm giảm những rủi ro có khả năng xảy ra và gia tăng đƣợc lợi nhuận trong kinh doanh

C ƢƠ 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Ý UẬ C U VỀ ỂM SOÁT Ộ BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Các nhà quản lý luôn muốn xây dựng các kiểm soát hiệu quả cho các hoạt động của doanh nghiệp mình, vì vậy nhà quản lý cần phải biết đƣợc rằng các chính sách đƣa ra đã đƣợc nhân viên thực hiện nhƣ thế nào, kết quả thực hiện của các chính sách đó ra sao, nhà quản lý cũng cần biết các tài sản của doanh nghiệp đƣợc bảo quản và sử dụng ra sao và có đúng mục đích hay không Tất

cả những vấn đề trên, các nhà quản lý cầnnắm bắt và kiểm soát đƣợc khi doanh nghiệp hoạt động Do đó, khi xây dựng, thực hiện bất kỳ hoạt động nào, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, thì nhà quản lý cần kết hợp vào đó những kiểm soát cần thiết Đó chính là mô tả về cách xây dựng một hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Trên thực tế, trong mỗi giai đoạn sẽ có những nhận định khác nhau về KSNB, điều này dẫn đến sự hình thành nhiều khái niệm khác nhau liên quan đến KSNB, cụ thể:

- Báo cáo của COSO (2013) đƣa ra khái niệm về KSNB là một quá trình đƣợc thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách liên quan[2]

- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (VSA 315 – xác định và đánh giá rủi ro) [1] định nghĩa: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám

đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”

Các khái niệm về KSNB có thể diễn đạt bằng nhiều cách khác nhau, tuy nhiên có những khía cạnh khá thống nhất liên quan đến KSNB, đó là: [4]

- KSNB là một quá trình, trong đó các hoạt động của đơn vị diễn ra thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi Ban quản trị, Ban giám đốc và các nhân viên trong đơn vị, do đó KSNB bao gồm nhiều yếu tố, từ chính sách, thủ tục, quy định, cho đến con người trong đơn vị

- Xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng có thể xảy ra khi thiết kế và vận hành KSNB như là: đưa ra các quyết định sai lầm, các cá nhân có sự thông đồng với nhau, nhà quản lý sử dụng quyền lực vượt quá giới hạn cũng như ảnh hưởng của nguyên tắc quản trị là mọi khoản chi phí bỏ ra để thực hiện luôn không được vượt quá những lợi ích mang lại từ quá trình đầu tư đó, nên KSNB chỉ giúp đơn vị đạt được những mục tiêu đặt ra ở mức độ hợp lý mà thôi, không thể nào có sự đảm bảo tuyệt đốicho các nhà quản lý trong việc đạt được mọi mục tiêu của đơn vị đã đặt ra

- Các chiến lược mà công ty muốn thực hiện được xây dựng dựa trên những mục tiêu mà công ty đó mong muốn đạt được, và KSNB luôn hướng việc đạt mục tiêu thông qua xác định các chiến lược cụ thể

Có thể kết luận rằng KSNB là một quá trình bao gồm các thủ tục, chính sách và những con người trong đơn vị nhằm thực hiện các công việc không những trong phạm vi của các hoạt động liên quan đến kế toán, tài chính mà còn

bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động khác trong đơn vị, các yếu tố này hợp nhất với nhau tạo thành một chuỗi hoàn chỉnh, và được vận hành liên tục nhằm giúp đơn vị hoàn thành các mục tiêu của mình

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

KSNB được thiết kế, vận hành và duy trì nhằm xác định và có các biện pháp thích hợp đối với các rủi ro có thể xảy ra, cũng như rủi ro dẫn đến khả năng đơn vị không thể đạt được các mục tiêu liên quan đến quy trình lập và trình bày BCTC, sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động và quá trình tuân thủ các văn bản pháp luật, các quy định liên quan

Cụ thể KSNB bao gồm các mục tiêu sau [12]:

- Mục tiêu báo cáo: Nghĩa là KSNB giúp đơn vị đảm bảo rằng BCTC trung thực và đáng tin cậy, bởi vì bản thân nhà quản lý là người phải chịu trách nhiệm về việc lập và trình bày BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành

- Mục tiêu hoạt động: KSNB giúp đơn vị đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, các nguồn lực được bảo vệ và sử dụng hiệu quả, thông tin luôn được bảo mật, nâng cao vị thế đơn vị và hoàn thành tốt các chiến lược kinh doanh đã đặt ra

- Mục tiêu tuân thủ: KSNB cũng giúp đơn vị đảm bảo việc chấp hành pháp luật và các quy địnhcó liên quan, xuất phát từ việc nhà quản lý phải chịu trách nhiệm đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Mặt khác, KSNB còn yêu cầutất cả nhân viên của doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm túc các quy định, chính sách và nội bộ trong đơn vị, giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình

1.2.3 Nguyên tắc thiết lập hệ th ng kiểm soát nội bộ

Để xây dựng và áp dụng thành công một hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm của đơn vị thường sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó việc xác định các mục tiêu, sứ mệnh và kế hoạch hoạt động, tầm nhìn chiến lược cũng như đặc điểm kinh doanh riêng là rất quan trọng Vì vậy, khi xây dựngKSNB cũng như

để KSNB vận hành và duy trì tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc cụ thể như sau: [4]

- Cần phải xác định rõ mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược để xây dựng KSNB phù hợp, tương thích với đặc điểm hoạt động của đơn vị Các yếu tố phải được phổ biến, quán triệt cho mọi người, mọi thành viên trong đơn vị

- Cần thiết xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp quan tâm đến việc trung thực, có đạo đức nghề nghiệp, có những quy định rõ ràng và cụ thể về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân

- Các quy trình hoạt động KSNB cần được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị, điều này tạo cơ sở cho sự nhất quán trong mọi hoạt động của đơn vị

- Xác định những hoạt động có rủi ro tiềm tàng cao thông qua thủ tục xác định và đánh giá rủi ro của đơn vị đồng thời đưa ra những giải pháp để đối phó với các rủi ro này

- Các thành viên của tổ chức phải tuân thủ hệ thống KSNB một cách thống nhất

- Việc thiết kế hệ thống KSNBgiúp đơn vị đảm bảo được hiệu quả thì cũng cần quy định rõ ràng về trách nhiệm khi thực hiện kiểm tra, kiểm soát Điều này giúp đơn vị đánh giá, cập nhật những kiểm soát bị thiếu hoặc chưa hiệu quả

- Ngoài ra cần tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập cũng như định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các bộ phận KSNB

- Đồng thời, khi thiết lập hệ thống KSNB, đơn vị cần tuân thủ các nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng như phân công phân nhiệm một cách nghiêm túc

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ th ng kiểm soát nội bộ

Tùy thuộc vào quy mô, loại hình hoạt động, tính chất hoạt động, mục tiêu cần đạt, … của từng đơn vị cụ thể mà cách thức tổ chức hệ thống KSNB sẽ có sự khác biệt Song bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm các thành phần cơ bản sau: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát.[2]

a Môi trường kiểm soát

VSA số 315 [1] đã nêu rõ: “Môi trường kiểm soát là một tập hợp các quan điểm, nhận thức và hành động cũng như các chức năng quản trị và quản lý của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát cũng như có tác động lan tỏa đến toàn bộ hệ thống KSNB của tổ chức”

Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm: [4]

(1) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức

Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế

(2) Cam kết về năng lực

Cam kết về năng lực là sự cân nhắc của ban giám đốc về các mức độ năng lực cần đáp ứng cho mỗi nhiệm vụ cụ thể, các kỹ năng và kiến thức cần thiết tương ứng Nếu không có sự cam kết, đảm bảo về năng lực thì có thể nhân viên

sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả

(3) Sự tham gia của Ban quản trị

Theo VSA số 315, [1] “Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức

về kiểm soát của đơn vị Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm

đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quản trị còn

có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị”

Sự tham gia của Ban quản trị trong hệ thống KSNB thể hiện qua: Mức độ độc lập đối với Ban Giám đốc đơn vị; kinh nghiệm và vị thế; mức độ tham gia của Ban quản trị; tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị

(4) Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc

Thể hiện qua cách tiếp cận đối với việc quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh; quan điểm và hành động đối với việc lập và trình bày BCTC; quan điểm đối với việc xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự

(5) Cơ cấu tổ chức

“Khuôn khổ mà theo đó các hoạt động của đơn vị được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét nhằm đạt được mục tiêu Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề về quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị” [1]

(6) Phân công quyền hạn và trách nhiệm:

Đây được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, [1] “việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ”

(7) Các chính sách và thông lệ về nhân sự

Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng và các biện pháp khắc phục sai sót “Các chính sách đào tạo trong đó truyền đạt vai trò

và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như tổ chức trường đào tạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn” [1]

Có thể nói, môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB và ảnh hưởng đến mọi hoạt động của đơn vị, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của BCTC Nếu đơn vị không xây dựng và duy trì một môi trường kiểm soát đảm bảo thì tất cả những yếu tố còn lại trong hệ thống KSNB đều sẽ bị ảnh hưởng

b Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị

Tất cả các hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của chính đơn vị Vì vậy, để quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động, đơn vị cần tìm hiểu,xem xét và phân tích các yếu tố dẫn đến nguy cơ mục tiêu của đơn vị không đạt được Thực tế thìđơn vị không thể hạn chế được mọiloại rủi rocó thể phát sinh, do vậy việc giảm rủi ro đến một mức độ chấp nhận được hay là kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do rủi

ro gây ra là điều cần thiết

Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải thiết lập quy trình đánh giá rủi ro, gồm các giai đoạn sau đây:

- Xác định mục tiêu của đơn vị

-Nhận dạng rủi ro

- Phân tích và đánh giá rủi ro

Quá trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm các bước sau:

- Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro

- Ước lượng mức độ thiệt hại nếu rủi ro xảy ra

- Có hành động thích hợp để đối phó rủi ro Các hành động thích hợp có thể là: Từ chối rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển giao rủi ro, hạn chế rủi ro

c Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc được thực hiện Dù trong hệ thống công nghệ thông tin hay thủ công thì các hoạt động kiểm soát đều có những mục tiêu đa dạng và được áp dụng ở các cấp độ tổ chức và chức năng khác nhau của đơn vị

- Chính sách kiểm soát là những quy định làm nền tảng đểtriển khai các thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được trình bày trong các tài liệu chính thống của đơn vị và phổ biến cho nhân viên hoặc đơn giản là lưu hành theo kiểu truyền miệng

- Thủ tục kiểm soát chính là các quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát [5]

Hoạt động kiểm soát được phân thành nhiều chức năng khác nhau, mỗi chức năng là một phần không thể thiếu trong đơn vị Cụ thể là:

(1) Phê duyệt (xét duyệt, phê chuẩn)

Phê duyệt là sự cho phép của người quản lý về việc thực hiện một nghiệp

(3) Xử lý thông tin

Theo VSA 315: [1] “Có hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung

về công nghệ thông tin” Bao gồm:

- Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, bao gồm kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét các số dư tài khoản và bảng cân đối phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ

tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ [1]

- Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các

kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.[1]

(4) Kiểm soát vật chất

- Cần đảm bảo sự an toàn về mặt vật chất của tài sản, các biện pháp có thể

sử dụng như sử dụng các phương tiện ứng dụng kỹ thuật, công nghệđể kiểm soát việc tiếp cận giấy tờ sổ sách hay tài sản vật chất (khóa an toàn, két sắt, camera…), thuê nhân viên bảo vệ

- Phân cấp thẩm quyền cho cá nhân được phép truy cập dữ liệu hay máy tính Định kỳ, tiến hành kiểm kê, chốt số lượng và so sánh số liệu thực tế kiểm

kê được với số liệu được ghi chép trong sổ sách đơn vị

(5) Phân chia nhiệm vụ (phân nhiệm):

Phân công, phân nhiệm là việc phân chia công việc của tổ chức cho tất cả mọi người trong tổ chức cùng thực hiện, các công việc phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng

[1] “Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thông thường của mình"

Khi thực hiện phân công, phân nhiệm cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm mục đích ngăn ngừa, phát hiện những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý (gian lận)

d Thông tin và trao đổi thông tin

[1] “Hệ thống thông tin - liên quan đến việc lập và trình bày BCTC, bao gồm các quy trình kinh doanh có liên quan, và trao đổi thông tin”.Truyền thông

là một phần của hệ thống thông tin, có vai trò quan trọng trong trao đổi thông tin

- Đơn vị cần có thông tin để thực hiện trách nhiệm KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu

- Trao đổi thông tin cho phép các thành viên của đơn vị nhận đƣợc các thông tin rõ ràng từ các cấp quản lý về thực hiện các trách nhiệm KSNB

- Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận rất quan trọng, gồm hai phần là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

- Bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu về chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận thiện

- Hệ thống kế toán là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin của đơn vị Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo kế toán

Nhƣ vậy, thông tin cần thiết cho mọi cấp của đơn vị trong việc giúp cho đơn vị đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau Truyền thông có vai trò quan trọng trong việc mang thông tin đến cho những ai có nhu cầu Thông tin và truyền thông đúng đắn, kịp thời và chính xác sẽ giúp đơn vị duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát

e Hoạt động giám sát

Theo VSA số 315, [1] “Giám sát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB trong từng giai đoạn, bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết Ban giám đốc thực hiện việc giám sát các kiểm soát thông qua các hoạt động liên tục, các đánh giá riêng biệt hoặc kết hợp cả hai Các hoạt động giám

sát liên tục thường gắn liền với các hoạt động lặp đi lặp lại của một đơn vị và bao gồm các hoạt động quản lý và giám sát thường xuyên”

Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ, cụ thể:

- Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động

để xác định các biến động bất thường

- Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ một cách đều đặn, các cuộc kiểm toán định kỳ thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập

1.2 ỂM SOÁT Ộ BỘ C U TRÌ BÁ À VÀ T U T Ề TRO DOA ỆP

1.2.1 ặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

a Khái niệm của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền [8] là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán và đơn vị thu được tiền

Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng và thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh, liên quan đến rất nhiều khoản mục trên BCTC của doanh nghiệp

Khi chu trình bán hàng và thu tiền thật sự hữu hiệu và hiệu quả sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp [3] Doanh nghiệp có bán được hàng hay không, kiểm soát được nợ phải thu hay không, tài sản đơn vị

có bị tổn thất chính là mối quan tâm lớn của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

b Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng Chu trình này được bắt đầu từ yêu cầu của khách hàng, xem xét, đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng, lập lệnh bán hàng, vận chuyển và giao hàng, lập hóa đơn bán hàng và kết thúc với việc chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành tiền hoặc khoản phải thu khách hàng [2]

Chu trình này có những đặc điểm [12] cần quan tâm như sau:

- Chu trình liên quan đến nhiều công đoạn,ảnh hưởng đến nhiều khoản mục, những tài sản có giá trị lớn tại đơn vị như hàng hóa, tiền, nợ phải thu khách hàng, nên đây là đối tượng dễ xảy ra sai sót, như tham ô, chiếm dụng

- Nhiều hình thức bán hàng và thanh toán ở doanh nghiệp thường đa dạng, tần suất phát sinh nghiệp vụ nhiều nên dễ xảy ra các sai sót

-Giá trị các khoản mục liên quan đến chu trình bán hàng và thanh toán như tiền, hàng tồn kho, doanh thu, công nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng lớn trên các BCTC, liên quan đến nhiều chỉ tiêu tài chính quan trọng nên những sai sót nếu xảy ra đối với các khoản mục này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự trung thực

và hợp lý của BCTC Chẳng hạn như nợ phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản, trong khi trên thị trường ngày càng có sự cạnh tranh gay gắt, các đơn vị phải mở rộng chính sách bán chịu, tăng hạn mức nợ điều này dẫn đến rủi ro có sai phạm bị tăng lên

Chu trình bán hàng thường bao gồm các bước công việc sau:

(1) Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Yêu cầu của khách hàng đối với hàng hóa là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình, đó là đơn đặt hàng với những điều khoản cụ thể Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Ở giai đoạn này các bước công việc lần lượt được thực hiện là: Tiếp nhận đơn hàng, xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng, định giá cho đơn hàng, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng, phê duyệt bán và phê duyệt bán chịu, lập hợp đồng (khi xuất hiện khách hàng mới hoặc đơn hàng có giá trị lớn hoặc với đơn hàng có tính trọng yếu), cuối cùng là thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách hàng

(2) Giao hàng cho khách hàng

Đây là giai đoạn đơn vị chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hóa Việc giao hàng cho khách hàng có nhiều phương thức khác nhau như: Giao tại kho của đơn vị, tự vận chuyển giao đến kho của khách hàng, hoặc sử dụng đơn vị vận chuyển độc lập để giao hàng Trong giai đoạn này các bước công việc được thực hiện theo trình tự sau: Lập lịch giao hàng; giao hàng cho khách; phát hành chứng

từ (Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng)

(3) Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Thông tin về nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán liên quan làmột trong những giai đoạn quan trọng, là cơ sở để lập BCTC phù hợp Kế toán các phần hành liên quan sẽ thực hiện những công việc này Các bước thực hiện trong giai đoạn này là tiếp nhận chứng từ, xử lý và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

(4) Thu tiền hoặc theo dõi công nợ

- Nếu đơn vị bán hàng thu tiền ngay thì có thể thu ngay bằng tiền mặt hoặc

nhận chuyển khoản qua ngân hàng

- Nếu đơn vị bán chịu cho khách hàng, khi đó một khoản nợ phải thu được ghi nhận đúng đối tượng, đúng hạn mức Các khoản nợ phải thu được theo dõi, xem xét nợ đến hạn cần thu hoặc trong một số trường hợp nợ không đòi được cần được xem xét chuyển thành nợ khó đòi Do đó, đơn vị cần quan tâm đến việc lập dự phòng và xóa nợ cho khách hàng

(5) Xử lý hàng bán trả lại và khiếu kiện của khách hàng

Trong trường hợp nếu sau khi hàng đã được giao nhận nhưng lại phát sinh vấn đề như khách hàng trả lại hàng hoặc có khiếu nại của khách hàng liên quan đến số lượng, chất lượng, giá, dịch vụ vận chuyển,…

c Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Vì trải qua nhiều giai đoạn, liên quan đến việc thực hiện chức năng nhiệm

vụ của nhiều cá nhân, nhiều bộ phận liên quan cộng thêm sự khác biệt ở mỗi loại hình doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô của đơn vị nên chu trình bán hàng và thu tiền thường gặp những sai phạm bị gây ra bởi các những hành vi gian lận, nhầm lẫn hoặc không tuân thủ pháp luật, quy định liên quan và phần lớn các sai phạm trong số đó có liên quan đến các hành vi nhằm che giấu hoặc khai khống doanh thu để đạt mục tiêu lợi nhuận Những sai phạm trong từng giai đoạn của chu trình bán hàng và thu tiền thường gặp như sau: [4]

(1) Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

- Khách hàng giả mạo, không xác thực hoặc có ý đồ lừa đảo hoặc có nhu cầu mua hàng không chính xác

- Chấp nhận đơn hàng khi không có khả năng cung ứng được

- Áp giá bán sai cho từng mặt hàng, không áp dụng hoặc áp dụng sai chính sách chiết khấu hoặc có sự thông đồng giữa người áp giá cho đơn hàng với khách hàng theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp

- Chấp nhận bán hàng cho khách hàng không đủ khả năng trả tiền hoặc áp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng không đúng

- Duyệt nhầm đơn hàng khi chưa được kiểm tra đối chiếu

- Ghi sai hoặc nhầm lẫn thông tin trên hợp đồng như: tên khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá và các khoản mục khác,… hoặc chưa có sự kiểm tra, xác nhận đã ký duyệt trên hợp đồng

- Sai sót trong quá trình xử lý dẫn đến bất đồng với khách hàng

(2) Giao hàng cho khách hàng

- Nhầm lẫn giữa thời gian giao hàng cho từng khách hàng

- Giaohàngkhi chưa được phê duyệt, hàng giao không đủ, không đúng theo như nhu cầu đặt hàng, hàng bị hư hỏng, mất khi giao nhận mà không tìm được nguyên nhân

- Chứng từ lập không khớp nhau hoặc không được lập hoặc sai thông tin

(3) Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

- Tiếp nhận chứng từ không đầy đủ, không trùng khớp

- Ghi nhận số tiền hoặcnhững thông tin liên quan bị sai (thông tin về khách hàng, số hợp đồng, mã hàng hóa, giá,….) ghi trùng hoặc sót nghiệp vụ

- Ghi nhận sai niên độ, các nghiệp vụ liên quan ghi nhận không kịp thời

- Nhận định sai đối tượng ghi nhận doanh thu, khoản phải thu

(4) Thu tiền hoặc theo dõi công nợ

Đối với từng khách hàng khác nhau, đơn vị có thể có các chính sách bán hàng khác nhau, có thể thu tiền ngay, hoặc bán chịu chưa thu tiền Do vậy tùy từng trường hợp mà sai phạm cũng có sự khác nhau Cụ thể:

- Nếu bán hàng thu tiền mặt, thu tiền từ tài khoản ngân hàng hoặc thu nợ bán chịu, những sai phạm có khả năng xảy ra như là: nhân viên bán hàng lấy tiền

của đơn vị mà không ghi nhận vào sổ sách; bán hàng thu tiền mà không in hóa đơn; có sự kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán quỹ; hoặc chiếm dụng hay biển thủ số tiền nợ thu được từ khách hàng

- Nếu ghi nhận khoản phải thu tức là cho khách hàng nợ thì có những sai phạm như: Ghi nhận sai đối tượng khách hàng; sai số tiền phải thu của từng khách hàng; không theo dõi kế hoạch thu nợ để thu đủ nợ; không cập nhật kịp thời khoản nợ tăng giảm của từng khách hàng; khách hàng chai ì không trả nợ; không thường xuyên thực hiện đối chiếu công nợ; không xem xét đến các khoản

nợ phải thu khó đòi; không thực hiện lập dự phòng nợ phải thu khách hàng khó đòi hoặc lập không đúng quy định hoặc nợ phải thu khách hàng bị xóa sổ khi chưa được phê duyệt

(5) Xử lý hàng bán trả lại hoặc khiếu kiện của khách hàng

- Có sự thông đồng trong việc bán hàng để tăng doanh số và sau đó cho khách hàng trả lại hàng

- Hàng bán bị trả lại không được thực hiện đúng quy trình dẫn đến hư hỏng, kiện tụng

- Các khiếu nại của khách hàng không được xác thực và giải quyết hợp lý

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Việc đặt ra các hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng là để những sai phạm kể trên được hạn chế mở mức tối đa, khi chu trình bán hàng và thu tiền được kiểm soát tốt thìcác mục tiêu kiểm soát chung và các mục tiêu cụ thể [12] của đơn vị đặt ra sẽ thực hiện được

a Mục tiêu kiểm soát chung:

Chính là sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động - hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ, thị phần hay tốc độ tăng trưởng; BCTC đáng tin cậy - các khoản mục trên BCTC có liên quan đến chu trình bán hàng được trình bày trung thực và hợp lý; và tuân thủ pháp luật và các quy định - hoạt động bán hàng và thu tiền phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật và các chính sách liên quan

b Mục tiêu cụ thể

Để đảm bảo đạt được các mục tiêu kiểm soát chung thì doanh nghiệp cần đảm bảo các mục tiêu cụ thể ở từng giai đoạn:

- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Đơn hàng cần được xử lý kịp thời, không

bỏ sót; nên áp giá cho từng đơn hàng phù hợp, chính xác; các đơn hàng bán chịu đều phải được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả nợ của khách; lập hợp đồng kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin, điều khoản liên quan

- Giao hàng cho khách hàng: Giao hàng cho khách đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm; đảm bảo bảo quản hàng không bị hư hỏng, mất phẩm chất trong quá trình vận chuyển

- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng: Ghi nhận doanh thu đúng kỳ, chính xác; ghi nhận nợ phải thu đúng đối tượng; đảm bảo chứng từ được lập đủ, chính xác;

- Thu tiền hoặc theo dõi công nợ: Thu tiền đầy đủ, chính xác, đúng đối tượng; theo dõi công nợ đầy đủ, chính xác cho từng đối tượng;

- Xử lý hàng bán trả lại và khiếu kiện của khách hàng: xử lý kịp thời, nhanh chóng hàng bán bị trả lại và các khiếu kiện của khách hàng;…

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền

Một bộ phận quan trọng không thể thiếu khi thực hiện các mục tiêu kiểm soát chính là thông tin kế toán Trong kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền mục tiêu cuối cùngmong muốn đạt được là doanh thu bán hàng được ghi nhận

chính xác, hợp lý; tiền được thu đủ, thu đúng Muốn việc kiểm tra, kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực và khách quan thì cần phải xây dựng và triển khai thực hiện một hệ thống

sổ sách và chứng từ kế toán sao cho khoa học, đầy đủ và phù hợp với quy định trên các báo cáo liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền Yêu cầu chứng từ

kế toán, sổ sách kế toán phải được lập, trình bày theo đúng quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực và chế độ kế toán có liên quan Cụ thể: [9]

a Đối với hoạt động bán hàng

Để mục tiêu bán hàng cho những khách hàng thật sự có nhu cầu và tính pháp lý của các giao dịch với khách hàng được đảm bảo thì yêu cầu đặt ra là phải

có đơn đặt hàng (phiếu yêu cầu mua hàng) của khách hàng và Hợp đồng mua bán được ký kết giữa hai bên

Để có căn cứ ghi nhận doanh thu và đảm bảo tính pháp lý của các nghiệp

vụ bán hàng ghi trên sổ kế toán đòi hỏi phải lập hóa đơn để ghi nhận thông tin ban đầu về những giao dịch đã thực hiện Đồng thời, để hệ thống hóa và theo dõi một cách thường xuyên, liên tục các thông tin bán hàng ban đầu thì các nghiệp

vụ bán hàng phải được đánh giá, ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác vào sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký doanh thu bị trả lại hoặc giảm giá, sổ cái doanh thu làm cơ sở tổng hợp số liệu lập các Báo cáo bán hàng

b Đối với hoạt động thu tiền bán hàng

Để có căn cứ pháp lý chứng minh khách hàng đã thanh toán tiền và chứng minh số tiền đã ghi sổ là số tiền thực tế đã thu được, khi thu tiền yêu cầu phải lập phiếu thu hoặc giấy báo có từ ngân hàng

Đối với các khoản tiền chưa thu được, định kỳ đơn vị cần phải gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng để so sánh việc ghi chép công nợ giữa hai

đơn vị, nếu có chênh lệch phải kịp thời điều chỉnh [8]

Các khoản tiền thu, nộp cũng như các khoản nợ phải thu cần được theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục, đầy đủ, kịp thời vào sổ quỹ, nhật ký thu tiền, sổ cái làm cơ sở đối chiếu và tổng hợp số liệu lập báo cáo thu tiền

Theo [12], đặc điểm của một số chứng từ thường được sử dụng trong chu

trình bán hàng và thu tiền được thể hiện qua Bảng 1.1 như sau:

Bảng 1.1 Tóm tắt đặc điểm của các chứng từ thường được sử dụng trong

chu trình bán hàng và thu tiền Tên

- 2

- Khách hàng

- Bộ phận bán hàng

- Xác nhận việc đặt hàng

- Cơ sở xét duyệt bán chịu

- Trưởng bộ phận bán hàng

- Trưởng bộ phận xét duyệt bán chịu

- 5

- Khách hàng

- Bộ phận lập hóa đơn

- Lưu

- Bộ phận tín dụng

- Bộ phận giao hàng

-Xác nhận bán chịu

- Cơ sơ giao hàng cho khách hàng

- Trưởng bộ phận

- Xác nhận đã nhận hàng

Hóa Bộ phận 3 - Người lập - 3 - Xác nhận đã

hoàn tất việc bán hàng

- Xác nhận đã hoàn tất việc mua hàng

- Thủ quỹ

- Xác nhận việc thu tiền

- Cơ sở ghi giảm nợ phải thu, tăng tiền

1.2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp và hợp lý, đồng thời các bước thực hiện nếu không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời [6] Quy trình KSNB chu trình bán hàng và thu tiền thông thường được thực hiện cụ thể theo từng giai đoạn như sau: